Τ.Ε.Ι. ΚΡΗΤΗΣ, Σ.Δ.Ο., Τμήμα Λογιστικής Master Data
Τα βασικά δεδομένα (master data) αντιπροσωπεύουν τις οντότητες που συνδέονται με διάφορες διεργασίες. Για παράδειγμα, στην αγορά υλικών από τους προμηθευτές και στην πώληση υλικών στους πελάτες οι πελάτες, οι προμηθευτές, και τα υλικά σε ένα σύστημα ERP αποτελούν τα βασικά δεδομένα. Τα συνηθέστερα βασικά δεδομένα σε μια επιχείρηση είναι τα υλικά τα οποία χρησιμοποιούνται σε πολλές διαδικασίες. Αγοράζονται, πωλούνται, παράγονται, προγραμματίζονται, χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση του εξοπλισμού και την παροχή after-sales υπηρεσιών, και σε έργα. Master Data
Παρόλο που τα υλικά είναι σχετικά με πολλές διαδικασίες, κάθε διαδικασία χρησιμοποιεί με διαφορετικό τρόπο τα υλικά. Για παράδειγμα, η διαδικασία προμηθειών αγοράζει τα υλικά, η διαδικασία παραγωγής τα δημιουργεί και η διαδικασία εκπλήρωσης τα πουλά. Είναι προφανές ότι, επειδή ο πίνακας των υλικών χρησιμοποιείται σε πολλές διαδικασίες, θα πρέπει να περιλαμβάνει και ένα μεγάλο όγκο δεδομένων. Για τη διαχείριση αυτών των δεδομένων, ο πίνακας των υλικών κατηγοριοποιεί τα δεδομένα σε όψεις ή προβολές (views), όπου καθεμιά είναι σχετική με μία ή περισσότερες διαδικασίες. Βασικά στοιχεία, όπως ο αριθμός υλικών, η περιγραφή και το βάρος, σχετίζονται με σχεδόν όλες τις διεργασίες. Οι άλλες προβολές έχουν σημασία μόνο σε ορισμένες διεργασίες. Για παράδειγμα, τα στοιχεία αγορών είναι συναφή με τη διαδικασία προμηθειών και τα δεδομένα πωλήσεων με τη διαδικασία εκπλήρωσης. Materials Master
Major views of material data
Ένας άλλος παράγοντας που επηρεάζει το είδος των απαιτούμενων στοιχείων σε μία διαδικασία είναι ο τύπος του υλικού. Τα υλικά κατηγοριοποιούνται σε διαφορετικούς τύπους υλικού με βάση τον τρόπο που χρησιμοποιούνται στις δραστηριότητες της επιχείρησης. Κάθε τύπος υλικού έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά και χρησιμοποιείται για διαφορετικούς σκοπούς και με διαφορετικούς τρόπους. Συγκεκριμένα, ο τύπος υλικού, για παράδειγμα, καθορίζει τις οθόνες που εμφανίζονται στο αρχείο υλικών, τα λειτουργικά δεδομένα που πρέπει να διατηρηθούν, πώς καθορίζονται οι αριθμοί του υλικού, οι κατάλληλοι τρόποι προμήθειας του υλικού (εσωτερικά ή εξωτερικά), και τους γενικούς λογαριασμούς που πρέπει να ενημερώνονται. Material Types
SAP Material Types
GBI Product Structure
Οι τέσσερις συνηθέστεροι τύποι υλικών είναι οι πρώτες ύλες, τα ημιτελή εμπορεύματα, τα έτοιμα προϊόντα και τα εμπορεύματα των συναλλαγών. Οι όροι σε παρενθέσεις μετά τα ονόματα είναι η SAP ERP συντομογραφία για το συγκεκριμένο τύπο υλικού. Η δομή του καταλόγου προϊόντων της GBI (έτοιμα προϊόντα και αγαθά συναλλαγών) παρουσιάζεται στο παραπάνω σχήμα. Material Types
GBI Material List
Οι πρώτες ύλες (ROH) που αγοράζονται από μια εξωτερική πηγή συνήθως ένας προμηθευτής, χρησιμοποιούνται στην παραγωγική διαδικασία. Συνήθως, οι πρώτες ύλες δεν πωλούνται στους τελικούς πελάτες. Κατά συνέπεια, ο πίνακας υλικών θα περιέχει δεδομένα που σχετίζονται με την προμήθεια και την παραγωγή, αλλά όχι με την εκπλήρωση. Παραδείγματα των πρώτων υλών που χρησιμοποιούνται από την GBI είναι τροχοί, ελαστικά, και σωλήνες. Material Types (2)
Τα ημιτελή προϊόντα (HALB) παράγονται συνήθως στο εσωτερικό της επιχείρησης από άλλα υλικά (π.χ. πρώτες ύλες) και χρησιμοποιούνται στην παραγωγή ενός τελικού αγαθού. Κατά συνέπεια, τα δεδομένα που σχετίζονται με την παραγωγή πρέπει να διατηρούνται για ημιτελή εμπορεύματα. Τα συγκροτήματα τροχών είναι ένα παράδειγμα ημιτελούς αγαθού. Τα τελικά προϊόντα (FERT) δημιουργούνται από την παραγωγική διαδικασία από άλλα υλικά, όπως οι πρώτες ύλες και ημιτελή εμπορεύματα. Γενικά δεν αγοράζονται. Ως αποτέλεσμα, ο πίνακας υλικών θα περιλαμβάνει δεδομένα που σχετίζονται με την παραγωγή και την εκπλήρωση αλλά όχι με την διαδικασία προμηθειών. Ένα παράδειγμα είναι το πολυτελές ποδήλατο περιοδείας. Material Types (3)
Τα εμπορεύματα συναλλαγών (Hawa), όπως οι πρώτες ύλες, έχουν αγοραστεί από προμηθευτή. Σε αντίθεση με τις πρώτες ύλες, όμως, αυτά μεταπωλούνται στους πελάτες. Ουσιαστικά, η εταιρεία δεν εκτελεί οποιαδήποτε πρόσθετη επεξεργασία του υλικού πριν από τη μεταπώληση. Ως εκ τούτου, ο πίνακας υλικών για το εμπόριο προϊόντων θα περιλαμβάνει στοιχεία σχετικά με την αγορά και την πώληση, αλλά όχι την παραγωγή. Ένα παράδειγμα είναι το κράνος. Η GBI αγοράζει απλώς τα κράνη από έναν προμηθευτή και τα μεταπωλεί στους πελάτες της χωρίς να εμπλέκονται άλλα βήματα. Material Types (4)
Σχετική με τον τύπο του υλικού είναι η έννοια της ομάδας υλικών, η οποία περιλαμβάνει υλικά με παρόμοια χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, όλα τα υλικά που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή ποδηλάτων, όπως τα ελαστικά και σωλήνες, τα οποία είναι πρώτες ύλες και συγκροτήματα τροχών τα οποία είναι ημιτελή προϊόντα μπορούν να συμπεριληφθούν σε μία ομάδα που ονομάζεται ομάδα παραγωγής. Ως άλλο παράδειγμα, όλα τα ποδήλατα, τα οποία είναι τα τελικά εμπορεύματα, μπορούν να τοποθετηθούν στην ομάδα πωλήσεων. Εναλλακτικά, τα ποδήλατα μπορούν να ομαδοποιηθούν με βάση το πώς χρησιμοποιούνται, όπως τα touring και τα off-road ποδήλατα. Στο κλάδο του λιανικού εμπορίου, οι ομάδες υλικών αντιπροσωπεύουν κατηγορίες εμπορευμάτων, όπως τα υποδήματα, τα ρούχα, και τα ποτά. Material Groups
Οι διεργασίες εκτελούνται στο πλαίσιο των οργανωτικών επιπέδων, περιλαμβάνουν βασικά δεδομένα, και οδηγούν σε δεδομένα συναλλαγών. Τα δεδομένα συναλλαγών αντανακλούν τις συνέπειες εκτέλεσης των βημάτων μιας διαδικασίας, ή των συναλλαγών. Παραδείγματα τέτοιων δεδομένων είναι ημερομηνίες, ποσότητες, τιμές, τα στοιχεία πληρωμής και οι όροι παράδοσης. Το SAP ERP χρησιμοποιεί διάφορους τύπους εγγράφων για την καταγραφή των συναλλαγών. Μερικά από αυτά τα έγγραφα δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται όσο η διαδικασία είναι σε εκτέλεση και άλλα όταν έχουν ολοκληρωθεί όλα τα στάδια της διαδικασίας. Η πρώτη κατηγορία είναι τα έγγραφα συναλλαγής. Παραδείγματα αποτελούν οι εντολές αγοράς, οι λίστες συσκευασίας, και τα τιμολόγια. Transaction Data
Transaction Data
Μια εντολή αγοράς κοινοποιεί την παραγγελία της επιχείρησης στον προμηθευτή της. Μία λίστα συσκευασίας συνοδεύει την αποστολή που αποστέλλεται από τον προμηθευτή, καθώς και ένα τιμολόγιο που είναι ένα αίτημα πληρωμής για τα υλικά που αποστέλλονται. Τα έγγραφα τα οποία δημιουργούνται μετά την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας περιλαμβάνουν έγγραφα χρηματοοικονομικής λογιστικής [FI], λογιστικής διαχείρισης και ελέγχου [CO] και έγγραφα υλικών. Αυτά είναι «εικονικά» έγγραφα που κατοικούν στο σύστημα και εκτυπώνονται μόνο περιστασιακά, όπου απαιτείται. Για παράδειγμα, όταν η εταιρεία λαμβάνει ένα ποσό από τον πελάτη, ένα έγγραφο FI δημιουργείται. Τα έγγραφα συνήθως αποτελούνται από δύο τμήματα, ένα τμήμα της κεφαλίδας και το τμήμα λεπτομερειών. Το επόμενο σχήμα δείχνει την έννοια των κεφαλίδων και των στοιχείων χρησιμοποιώντας ένα παράδειγμα μιας παραγγελίας, η οποία είναι ένα είδος εγγράφου συναλλαγής. Transaction documents
Purchase order
Το επάνω μέρος του εγγράφου είναι η επικεφαλίδα. Τα τρία υλικά που περιλαμβάνονται στην αγορά είναι επιγονατίδες, επιθέματα αγκώνων, και off-road κράνη. Η κεφαλίδα περιλαμβάνει στοιχεία όπως ο αριθμός εντολής αγοράς, η ημερομηνία, και οι όροι πληρωμής που σχετίζονται με όλα τα στοιχεία γραμμής, πράγμα που σημαίνει ότι τα δεδομένα αυτά είναι σχετικά με το σύνολο του εγγράφου. Σε αντίθεση, τα δεδομένα στο τμήμα λεπτομερειών, όπως η ποσότητα και η τιμή, γαφορούν κάθε υλικό, δλδ. αναφέρονται σε ξεχωριστό στοιχείο γραμμής. Header Detail sections