"ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ"

"ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ" Αικατερίνη Πουστουρλή Management Standard Systems & Integration Management Systems Expertise and Auditor Περίληψη Η συνεχής βελτίωση της ποιότητας αποτελεί θεμελιώδη απαίτηση των συστημάτων διαχείρισης ποιότητας στα σχήματα πιστοποίησης και διαπίστευσης. Στα πλαίσια ενός συστήματος ολοκληρωμένης διαχείρισης, η συμμόρφωση προς την απαίτηση αυτή μπορεί να περιλαμβάνει τις απαιτήσεις συνολικά και ενιαία των προτύπων συστημάτων διαχείρισης όπως για παράδειγμα των σχημάτων πιστοποίησης ISO 9001:2008, ISO 22000:2005, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, ISO 27001:2005 ή/και των σχημάτων διαπίστευσης ISO 17025:2005 και 17020:2005. Τούτο μπορεί να επιτευχθεί αποτελεσματικά, ακολουθώντας τις αρχές του ISO Guide 72:2001 και κύρια τις απαιτήσεις της Διαθέσιμης Δημοσίως Προδιαγραφής PAS 99:2006 του BSI. Είναι διεθνώς αποδεκτό ότι η δημιουργία ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος μέσω της βελτίωσης των επιδόσεων επιτυγχάνεται με την εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης όπως πχ των ISO 9001, PAS 99, ISO/IEC 20000. Η δημιουργία αξίας μέσω βιώσιμων και αειφορικών επιχειρηματικών πρακτικών επιτυγχάνεται με την εφαρμογή των συστημάτων διαχείρισης όπως πχ των ISO 14001, ΕΝ 16001 (ISO 50001) κ.α. Τέλος η ελαχιστοποίηση κάθε σκόπιμης ή μη αποδιοργάνωσης δια μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης των κινδύνων μπορεί να επιτευχθεί με την εφαρμογή των συστημάτων διαχείρισης όπως πχ των OHSAS 18001, ISO 22000 και ISO/IEC 27001. Λέξεις Κλειδιά: Πρότυπα, Συστήματα Διαχείρισης, ISO, Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης, Συνεχής Βελτίωση, BSI. Abstract Continuous quality improvement is a fundamental requirement for quality management systems in the certification and accreditation schemes. Under an integrated management system, compliance with this requirement could include requirements for comprehensive and uniform management standards such as the schemes certification of ISO 9001:2008, ISO 22000:2005, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, ISO 27001:2005 and / or accreditation schemes as ISO 17025:2005 and also 17020:2005. This can be done effectively by following the principles of ISO Guide 72:2001 and main requirements of the Publicly Available Specification PAS 99:2006 of the BSI. It is internationally accepted that a competitive advantage through improved performance achieved by the application management system as e.g. the ISO 9001, PAS 99, ISO/IEC 20000. Creating value through a viable and sustainable business practices is achieved through the implementation of management systems such as e.g. the ISO 14001, EN 16001 (ISO 50001) etc. Finally, to minimize any disruption (deliberate or intended) through effective risk management can be achieved by implementing management systems such as e.g. the OHSAS 18001, ISO 22000 and ISO / IEC 27001. Key words: Standards, Management Standard Systems-MSS, ISO, Integrated Management Systems, Continuous Improvement, PDCA, BSI- British Standards Institution. 1. Εισαγωγή Σκοπός της παρούσας εργασίας είναι η περιεκτική παρουσίαση ενός νέου προϊόντος στη διεθνή αγορά των Συστημάτων Διαχείρισης, της Διαθέσιμης Δημοσίως Προδιαγραφής PAS 99:2006 του BSI (British Standard Institution) [2]. Είναι γνωστό 1

ότι τα Συστήματα Διαχείρισης (Management Standard System-MSS) κατά τα Πρότυπα του ISO (International Standardization Organization), θέτουν απαιτήσεις λειτουργίας και απόδοσης της διοίκησης, διεθνώς αποδεκτές, όπως την οργανωτική δομή μιας επιχείρησης, τον καθορισμό αρμοδιοτήτων/υπευθυνοτήτων και πολιτικής, τις διεργασίες, τις διαδικασίες και τους πόρους για την εφαρμογή της Διαχείρισης Ποιότητας μέσα στον οργανισμό [1,12]. Οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί χρειάζονται τα Πρότυπα ή τις προδιαγραφές για να : υπάρχει ένα γενικό πλαίσιο για την αξιολόγηση των Συστημάτων Διαχείρισης τους παρέχεται μια δομημένη μορφή σχεδιασμού Συστημάτων Διαχείρισης, εφαρμόσιμη, ανεξαρτήτως πεδίου δραστηριοτήτων (παραγωγή, μεταποίηση, δοκιμές-μετρήσεις-διακριβώσεις, παροχή υπηρεσιών) και μεγέθους υφίσταται μια σειρά κατηγοριών απαιτήσεων διεθνώς αποδεκτή, εξασφαλίζεται η αντικειμενική επαλήθευση των παραπάνω απαιτήσεων από ανεξάρτητο φορέα προς όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Τα κυριότερα αλλά και γνωστότερα συστήματα διαχείρισης παρατίθενται στην ενότητα που ακολουθεί. 2. Συστήματα Διαχείρισης (Management Systems) 2.1 Πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης (Management System Standards) Τα πιο γνωστά και διαδεδομένα Συστήματα Διαχείρισης (MSS), τα οποία εφαρμόζονται και πιστοποιούνται στην Ελλάδα αλλά και διεθνώς είναι τα [1,3,5,6,7,8,9]: ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 «Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας-Απαιτήσεις» ΕΛΟΤ ΕΝ ISO ISO 22000:2005 «Συστήματα Διαχείρισης της Ασφάλειας Τροφίμων- Απαιτήσεις για τους οργανισμούς της αλυσίδας τροφίμων ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 14001:2004 «Συστήματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης- Απαιτήσεις και καθοδήγηση για τη χρήση του» ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 1801:2002 «Συστήματα Διαχείρισης της Υγείας και Ασφάλειας στης Εργασία-Προδιαγραφή» ή πλέον το «BS OHSAS 18001:2007 Διαχείριση της Υγείας και Ασφάλειας στης Εργασία- Απαιτήσεις» ISO/IEC 27001:2005 «Συστήματα Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών» ISO/IEC 20000:2005 IT Service (Information technology -- Service management -- Part 1: Specification και Information technology -- Service management -- Part 2: Code of practice). Αντίστοιχα, τα πιο γνωστά Συστήματα Διαχείρισης που εφαρμόζονται και διαπιστεύονται στην Ελλάδα είναι τα : ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17025:2005 «Γενικές Απαιτήσεις για την Ικανότητα των εργαστηρίων Δοκιμών και Διακριβώσεων» και ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17020:2005- «Γενικές Απαιτήσεις για τους Φορείς Τεχνικού Ελέγχου». Από τα παραπάνω συστήματα διαχείρισης, αυτά που εφαρμόζονται παράλληλα στις επιχειρήσεις σήμερα, είναι τα :[11, 13, 14,15] ISO 22000:2005 με ISO 9001:2008 και ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 με ISO 9001:2000 και ISO 14001:2004 ΕΝ 16001:2009 (ενεργειακή διαχείριση) με ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 και OHSAS 18001:2007. 2

Οι οργανισμοί τυποποίησης και οι τεχνικές επιτροπές των, λαμβάνοντας υπόψη την τάση που υπάρχει διεθνώς για ενοποίηση των Συστημάτων Διαχείρισης, καταρτίζουν πλέον, πρότυπα και προδιαγραφές με τέτοιον τρόπο ώστε να είναι συμβατά μεταξύ τους και να διευκολύνουν την ενοποίηση των συστημάτων Διαχείρισης (πχ της ποιότητας, του περιβάλλοντος, της υγείας & ασφάλειας στην εργασία και άλλων), προς όφελος των οργανισμών που επιθυμούν να αναπτύξουν και να εφαρμόζουν ολοκληρωμένα συστήματα. Προϊόν μιας τέτοιας προσπάθειας αποτελεί η έκδοση της Διαθέσιμη Δημοσίως Προδιαγραφής PAS 99 από το BSI. 2.2 Πρότυπα, Προδιαγραφές και Οδηγοί Ολοκληρωμένων Συστημάτων Διαχείρισης Μπορούμε να ταξινομήσουμε τα Συστήματα Διαχείρισης των διεθνών οργανισμών τυποποίησης, όπως αυτά αναπτύσσονται και εφαρμόζονται σήμερα στις επιχειρήσεις, σε τρείς κατηγορίες επιπέδων εφαρμογής [16]: Μεμονωμένα (separate level), πχ εφαρμογή μόνο του ISO 14001 Ευθυγραμμισμένα (alignment level), πχ ISO 9001 παράλληλα με ISO 14001, παράλληλα με OHSAS 18001 κ.ο.κ Ενοποιημένα (integration level), πχ ISO 9001 και ISO 14001 και OHSAS 18001. Το επίπεδο ενοποίησης εξαρτάται από την πολυπλοκότητα των υπαρχόντων (κληρονομημένων) συστημάτων Διαχείρισης και κυρίως από τη βούληση της ανώτατης Διοίκησης της επιχείρησης. Τα κυριότερα μειονεκτήματα από τη λειτουργία μεμονωμένων Συστημάτων Διαχείρισης είναι ότι [11,13]: α) Απαιτείται διπλή προσπάθεια / δουλειά για τη καθημερινή λειτουργία τους β) Υλοποιείται μεμονωμένη-αποσπασματική διαχείριση των οργανωτικών κινδύνων γ) Δημιουργούνται Συγκρούσεις Συμφερόντων (Conflict Interests) δ) Δαπανούνται πολλαπλάσιοι πόροι ε) Δεν είναι λειτουργικά (δημιουργούνται ιδιαίτερες δυσκολίες στο προσωπικό που εμπλέκεται στη καθημερινή διαχείριση δηλαδή τη λειτουργία τεκμηρίωση μέτρηση - παρακολούθηση συγχρόνως, διαφορετικών συστημάτων και αρχείων). 3. Ενοποιημένα Συστήματα Διαχείρισης / Προδιαγραφή PAS 99:2006 Στα πλαίσια των διεθνών απαιτήσεων για ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης, έχει εκδοθεί η PAS 99:2006 (Publicly Available Specification-Διαθέσιμη Δημοσίως Προδιαγραφή). H προδιαγραφή PAS 99 αναπτύχθηκε από το BSI ως απάντηση στις απαιτήσεις της αγοράς για επίτευξη της ενοποίησης των επιμέρους απαιτήσεων των γνωστών διαχειριστικών συστημάτων [2,16]. Η PAS 99 ως προϊόν, εκτιμάται ότι ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της αγοράς για ενοποίηση των διεργασιών και διαδικασιών των επιχειρήσεων με μια ολιστική προσέγγιση, που θα καθιστά ικανές τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τις λειτουργίες τους πιο αποτελεσματικά [11,12]. Η Ολοκληρωμένη Διαχείριση μπορεί να εφαρμόζεται σε οποιοδήποτε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους και κλάδου, η οποία επιθυμεί να ενοποιήσει αποτελεσματικά δύο ή περισσότερα Συστήματα Διαχείρισης σε ένα συνεκτικό σύστημα διαχείρισης της τεκμηρίωσης της παρακολούθησης της επίδοσης, των πολιτικών, των επιμέρους διαδικασιών και διεργασιών. Στη χώρα μας δεν έχει εκδοθεί ακόμη, σχήμα πιστοποίησης συστήματος ολοκληρωμένης διαχείρισης από τους αρμόδιους φορείς (ΕΣΥΔ, ΕΛΟΤ κ.α.). 3

3.1 Δομή της προδιαγραφής PAS 99:2006 Η PAS 99 είναι η πρώτη, παγκοσμίως, προδιαγραφή απαιτήσεων Ολοκληρωμένων Συστημάτων Διαχείρισης, η γενική δομή της οποίας ακολουθεί τις έξι κοινές απαιτήσεις της οδηγίας ISO Guide 72:2001 («Guidelines for the justification and development of management system standards»), οι οποίες είναι [1,2]: Η Πολιτική (της Διοίκησης) για τo σύστημα διαχείρισης Ο Σχεδιασμός τoυ συστήματος διαχείρισης Η Εφαρμογή και Λειτουργία τoυ συστήματος Η Αξιολόγηση της απόδοσης τoυ συστήματος Η συνεχής Βελτίωση τoυ συστήματος Η Ανασκόπηση τoυ συστήματος από τη Διοίκηση. Αναλυτικότερα η παραγραφοποίηση των ενοτήτων της PAS 99:2006, περιλαμβάνει τέσσερεις ενότητες εκ των οποίων οι παράγραφοι της ενότητας τέσσερα αφορούν στις απαιτήσεις της προδιαγραφής για ανάπτυξη, εφαρμογή και λειτουργία ενοποιημένων συστημάτων [2,10]: Πρόλογος 1 Αντικείμενο 2 Παραπομπές 3 Όροι και ορισμοί 4 Κοινές Απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης 4.1 Γενικές Απαιτήσεις 4.2 Πολιτική Συστήματος Διαχείρισης 4.3 Σχεδιασμός 4.3.1 Αναγνώριση και αξιολόγηση των πτυχών, επιπτώσεων και της επικινδυνότητας 4.3.2 Αναγνώριση Νομικών και άλλων απαιτήσεων 4.3.3 Προγραμματισμός για έκτακτες ανάγκες 4.3.4 Αντικειμενικοί σκοποί 4.3.5 Οργανωτική δομή, ρόλοι, υπευθυνότητες και αρμοδιότητες 4.4. Εφαρμογή και λειτουργία 4.4.1. Έλεγχος λειτουργίας 4.4.2. Διοίκηση πόρων 4.4.3. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης 4.4.4 Επικοινωνία 4.5 Αξιολόγηση της επίδοσης 4.5.1. Παρακολούθηση και μέτρηση 4.5.2. Αξιολόγηση της συμμόρφωσης 4.5.3. Εσωτερική Επιθεώρηση 4.5.4 Διαχείριση Μη Συμμορφώσεων 4.6. Βελτίωση 4.6.1. Γενικά 4.6.2. Διορθωτικές, Προληπτικές Ενέργειες και ενέργειες Βελτίωσης 4.7. Ανασκόπηση από τη Διοίκηση 4.7.1 Γενικά 4.7.2 Εισερχόμενα ανασκόπησης 4.7.3 Εξερχόμενα ανασκόπησης. Παρόμοια με τα άλλα πρότυπα συστημάτων διαχείρισης του ISO και η προδιαγραφή PAS 99 υπόκειται στη φιλοσοφία της συνεχούς βελτίωσης. 4

3.2 Συνεχής Βελτίωση Συστημάτων Διαχείρισης Η συνεχής βελτίωση της λειτουργίας της επιχείρησης επιτυγχάνεται μέσω των κύκλων βελτίωσης. Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό των κύκλων βελτίωσης είναι ότι μπορούν να εφαρμοσθούν σε επίπεδο συστήματος Διαχείρισης αλλά και σε επίπεδο διεργασιών και επιμέρους διαδικασιών του. Στα συστήματα Διαχείρισης ISO απαιτείται η εφαρμογή του κύκλου PDCA (Plan-Στόχοι Ποιότητας, Do-Λειτουργία της επιχείρησης, Check-Μέτρηση στοιχείων που σχετίζονται με την παρακολούθηση των Στόχων Ποιότητας, Act-Αξιολόγηση των μετρήσεων και προσδιορισμός νέων τιμών των Στόχων Ποιότητας). Όλοι οι κύκλοι βελτίωσης της ποιότητας, αποτελούν κλασικά παραδείγματα συστημάτων με ανάδραση (feedback). Όπως τα πρότυπα ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008, ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 και ISO/IEC 27001:2005 ακολουθούν αυτήν την προσέγγιση έτσι και η προδιαγραφή PAS 99:2006, εμπεριέχει την προσέγγιση PDCA όπως φαίνεται στο ακόλουθο σχήμα 1 [2,16]: Σχήμα 1: Η προσέγγιση του κύκλου PDCA (Plan Do Check Act) στο PAS 99:2006 [2,16]. Στην Ελλάδα και διεθνώς, έως σήμερα, ένας μεγάλος αριθμός επιχειρήσεων λειτουργεί πιστοποιημένα Συστήματα Διαχείρισης σύμφωνα με τις απαιτήσεις των τεσσάρων προτύπων ΕΝ ISO 9001:2008, ΕΝ ISO 22000:2005, ΕΝ ISO 14001:2004 και OSHAS 18000, όπου ειδικά για την κοινή σε όλα παράγραφο απαιτήσεων «Βελτίωση» ή «Συνεχής Βελτίωση», αξιοποιούνται εύρωστα εργαλεία Στατιστικής όπως η 6-sigma, οι μέθοδοι Taguchi, ο Σχεδιασμός Πειραμάτων DOE (Design of Experiments), η ANOVA (Analysis Of Variance) κλπ. [10,14,15]. 3.3 Κοινές Απαιτήσεις στα Συστήματα Διαχείρισης Η ανάπτυξη και εφαρμογή ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης κατά PAS 99:2006 θα υποστηριχτεί εφόσον οι εσωτερικές ομάδες εργασίας των επιχειρήσεων προσδιορίσουν και διασαφηνίσουν τις κοινές απαιτήσεις των παράλληλα εφαρμοζόμενων συστημάτων διαχείρισης. Οι απαιτήσεις που είναι κοινές στα συστήματα διαχείρισης είναι οι [1,4,13]: Δήλωση Πολιτικής Τεκμηριωμένοι αντικειμενικοί σκοποί και στόχοι 5

Περιγραφή των βασικών διεργασιών και της αλληλεπίδρασης τους Ορισμός Εκπροσώπου Διαχείρισης Καθορισμός ευθυνών, αρμοδιοτήτων και εσωτερική επικοινωνία Παροχή πόρων για αποτελεσματική εφαρμογή Αρχεία ικανότητας προσωπικού (μόρφωση, εκπαίδευση, δεξιότητες, εμπειρία) Έλεγχος Εγγράφων Έλεγχος Αρχείων Διακρίβωση / επαλήθευση οργάνων μέτρησης Μη Συμμορφώσεις, Διορθωτικές και Προληπτικές ενέργειες Εσωτερική Επιθεώρηση Ανασκόπηση από τη Διοίκηση Παρακολούθηση και μέτρηση της επίδοσης / Ανάλυση Δεδομένων Συνεχής βελτίωση. Οι επιπρόσθετες ως προς το ISO 9001 αλλά κοινές απαιτήσεις στα ISO 14001 και OHSAS 18001 είναι [3,5,7]: Τα Προγράμματα διαχείρισης για επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών Οι Νομικές και άλλες απαιτήσεις Η Αξιολόγηση της συμμόρφωσης με νομικές και άλλες απαιτήσεις Η Εξωτερική επικοινωνία με ενδιαφερόμενα μέρη Ο Έλεγχος λειτουργίας/τεκμηριωμένες διαδικασίες οι οποίες καλύπτουν καταστάσεις, των οποίων η απουσία θα μπορούσε να οδηγήσει σε αποκλίσεις από την πολιτική και τους αντικειμενικούς σκοπούς Η Ετοιμότητα και ανταπόκριση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Παραδείγματα κοινών εγγράφων στα Συστήματα Διαχείρισης αποτελούν [3,5,7,8,9]: Η Πολιτική Το Εγχειρίδιο Η Οργανωτική δομή / περιγραφές εργασίας / οδηγίες εργασίας Διαδικασία ελέγχου εγγράφων, αρχείων και έντυπα Διαδικασία ανασκόπησης της Διαχείρισης και πρακτικά Διαδικασία εκπαίδευσης και έντυπα Διαδικασία συντήρησης και έντυπα Διαδικασία σχεδιασμού και ανάπτυξης και έντυπα Διαδικασία αγορών και έντυπα Διαδικασία εσωτερικών επιθεωρήσεων και έντυπα Διαδικασία μη-συμμορφώσεων και έντυπα Διαδικασία διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών και έντυπα Διαδικασία διακρίβωσης / επαλήθευσης και έντυπα. Στον πίνακα 1 που ακολουθεί, αποτυπώνονται οι κοινές απαιτήσεις ανά ενότητα και παράγραφο απαιτήσεων επιλεγμένων Συστημάτων Διαχείρισης ISO, όπως θα μπορούσαν να διαχειριστούν στα πλαίσια κοινών απαιτήσεων ενός Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης κατά PAS 99:2006 [2,10]: 6

Πίνακας 1: Κοινές απαιτήσεις ανά ενότητα και παράγραφο απαιτήσεων επιλεγμένων Συστημάτων Διαχείρισης ISO [2,10]. Συμπεράσματα Η εφαρμογή ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης, δίνει τελικά στους οργανισμούς τη δυνατότητα ολιστικής διαχείρισης κρίσιμων παραμέτρων του επιχειρείν (ποιότητα, περιβάλλον, ασφάλεια, ενέργεια κλπ) με ταυτόχρονη μείωση λειτουργικών δαπανών και τελών πιστοποίησης. Τα αποτελέσματα της εφαρμογής αυτής μπορεί να είναι η λειτουργία συνεκτικών, αποτελεσματικών, αξιόπιστων συστημάτων διαχείρισης, που ελαχιστοποιούν τη γραφειοκρατία (τεκμηρίωση), το κόστος λειτουργίας των και τελικά μεγιστοποιούν την προστασία του πελάτη/καταναλωτή (εφόσον τα παραγόμενα προϊόντα ή οι παρεχόμενες υπηρεσίες υπόκεινται σε αξιόπιστο, ουσιαστικό και ολιστικό έλεγχο). 7

Συνοπτικά, τα οφέλη που προκύπτουν από την εφαρμογή Συστημάτων Ολοκληρωμένης Διαχείρισης είναι : Πιο μικρά συστήματα (περιβαλλοντικά φιλικά) Πιο απλά συστήματα και πιο κατανοητά Πιο αποτελεσματικά στην εφαρμογή τους Χαμηλότερα κόστη Βελτίωση της απόδοσης του προσωπικού Πιο αποτελεσματικές ανασκοπήσεις Καλύτερες διασυνδέσεις Βελτιστοποίηση στη διάθεση πόρων Εξάλειψη συγκρούσεων συμφερόντων μεταξύ συστημάτων Πιο αποτελεσματικές επιθεωρήσεις Μεγαλύτερη επικέντρωση στους επιχειρηματικούς στόχους και στις προσδοκίες των πελατών και καλύτερη «κοινωνική» εικόνα της επιχείρησης Αναβάθμιση της εικόνας και του ονόματος της Επιχείρησης / διαφοροποίηση από τον ανταγωνισμό Απόκτηση σημαντικού εργαλείου marketing και διαφήμισης Αναγνώριση της αξιοπιστίας της επιχείρησης τόσο σε εθνικό όσο και σε διεθνές επίπεδο Ικανοποίηση ανθρώπινου δυναμικού της Επιχείρησης / διαμόρφωση καλύτερων συνθηκών εργασίας Βάση αναγνώρισης σημαντικών αναγκών για εκπαίδευση προσωπικού / βελτίωση ικανοτήτων προσωπικού / περισσότερη εμπλοκή του προσωπικού σε βελτιώσεις / ευαισθητοποίηση προσωπικού Διευκόλυνση της αλλαγής κουλτούρας των εργαζομένων. Βασικοί παράγοντες επιτυχίας της αποτελεσματικότερης εφαρμογής ενοποιημένων συστημάτων Διαχείρισης αποτελούν : Η Δέσμευση της Διοίκησης Ο κατάλληλος σχεδιασμός (το Σύστημα θα πρέπει να σχεδιασθεί ώστε να ανταποκρίνεται στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και ανάγκες της επιχείρησης) Η απέριττη τεκμηρίωση του Συστήματος (η οποία δεν επιβαρύνει άσκοπα το προσωπικό με περιττές γραφειοκρατικές υποχρεώσεις) Η έμφαση στην εκπαίδευση και ενεργό συμμετοχή όλων των εμπλεκομένων για την αποτελεσματικότερη εφαρμογή και ανάπτυξη του συστήματος. Ο άμεσος συσχετισμός του Συστήματος με τη στρατηγική, τους επιχειρηματικούς στόχους και τις επιδιώξεις της επιχείρησης (έτσι μόνο θα συμβάλει στην ανάπτυξη της επιχειρηματικότητας και ανταγωνιστικότητάς της καθώς και στην ευημερία του προσωπικού, στην προστασία του περιβάλλοντος κ.α.). Η εξέλιξη των συστημάτων διαχείρισης είναι ραγδαία τα τελευταία χρόνια, με κύρια χαρακτηριστικά την έμφαση στον συστηματικό έλεγχο, την ενσωμάτωση αρχών ολικής ποιότητας, στην εμπλοκή της διοίκησης, στην αποτελεσματική επικοινωνία με το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον, την συμμόρφωση και εναρμόνιση με εθνικές ή διεθνείς κανονιστικές διατάξεις και νομικές απαιτήσεις, στην αξιοποίηση των ανθρωπίνων και άλλων πόρων, στην επικύρωση του συστήματος, έτσι ώστε να διασφαλιστεί ο σχεδιασμός, η παραγωγή και η διάθεση ασφαλών, ποιοτικών, περιβαλλοντικά και ενεργειακά φιλικών προϊόντων/υπηρεσιών. 8

Επιπροσθέτως η έκδοση στα ελληνικά του βοηθητικού προτύπου ISO 9004:2009 «Managing for sustainability A Quality Management Approach» θα υποστηρίξει την επίτευξη μια σταθερής και βιώσιμης επιτυχημένης πορείας για οποιοδήποτε είδος επιχείρησης ανεξάρτητα από το μέγεθος, το είδος της δραστηριότητας ή το σύστημα που εφαρμόζει και το κυριότερο θα συμβάλλει στον προσανατολισμό των επιχειρήσεων για μια αειφορική και ολοκληρωμένη διαχείριση. Λαμβάνοντας υπόψη ότι ένας μεγάλος αριθμός επιχειρήσεων στο εξωτερικό έχει αναπτύξει, εφαρμόσει Σύστημα Ολοκληρωμένης Διαχείρισης και έχει πιστοποιηθεί από εγκεκριμένους φορείς πιστοποίησης, όπως πχ από το BSI κατά PAS 99 στο Ηνωμένο Βασίλειο, στις ΗΠΑ, στη Ρωσία, στο Dubai, στην Κύπρο και σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες και από τον DNV (Det Norske Veritas) κατά DS 8001:2005 (Danish Standard) στη Δανία, είναι εύλογο να αναμένεται και στη χώρα μας σχετική δραστηριοποίηση τόσο από τον εθνικό φορέα και ελληνικό οργανισμό τυποποίησης και πιστοποίησης (ΕΛΟΤ) όσο και από το σύνολο των διαπιστευμένων φορέων πιστοποίησης. Βιβλιογραφία - Πηγές 1. ISO Guide 72:2001, Guidelines for the justification and development of management system standards. 2. PAS 99:2006 Specification of common management system requirements as a framework for integration, BSI 3. ISO 9001:2008 «Quality Management systems Requirements» 4. ISO 9004:2009 «Managing for sustainability A Quality Management Approach» 5. ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 14001:2004 «Συστήματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης-Απαιτήσεις και καθοδήγηση για τη χρήση τους» 6. ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 1801:2002 «Συστήματα Διαχείρισης της Υγείας και Ασφάλειας στης Εργασία- Προδιαγραφή» 7. BS OHSAS 18001:2007 «Occupational Health & Safety Management Systems Requirements» 8. ISO/IEC 27001:2005 «Information technology Security techniques Information security management systems Requirements» 9. ISO/IEC 20000 IT Service (Information technology -- Service management -- Part 1: Specification και Information technology -- Service management -- Part 2: Code of practice) 10. Aikaterini Poustourli-Vrasidas Leopoulos, «Integration Management System of a Dimensional Laboratory», 6 th CONFERENCE STANDARDIZATION, PROTYPES AND QUALITY: A MEANS OF BALKAN COUNTRIES COLLABORATION, October 9-10, 2009, Thessaloniki. 11. Αικατερίνη Πουστουρλή, Βρασίδας Λεώπουλος, «Ενοποιημένα Συστήματα Διαχείρισης (Integrated Management System) και Συνεχής Βελτίωση, (Απαιτήσεις, Πρότυπα, Προβλήματα και Οφέλη από την εφαρμογή τους)», Περιοδικό PLANT management Τεύχος 206, σελίδες 82-87, Απρίλιος-Ιούνιος 2009. 12. ΜΕ-ΤΠ Π ΤΕΕ, «Τυποποίηση και ποιότητα στη σύγχρονη κοινωνία», σελ. 10, 2008 13. Βάσος Βασιλείου, «Πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης», ΚΕΠ, 2008. 14. Θεόδωρος Πάνου, ΕΛΟΤ, «Βασικά πρότυπα- πρότυπα συστημάτων διαχείρισης», 2008. 15. Κατερίνα Λιάνα, ΕΛΟΤ, «Συστήματα Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συστήματα Διαχείρισης Επικινδυνότητας», 2006. 16. http://www.bsi.com/ Αικατερίνη Πουστουρλή, Διπλ. Μηχανικός Παραγωγής & Διαχείρισης, Υπ. Διδάκτωρ στο Μετροτεχνικό Εργαστήριο, Σχολής Μηχανολόγων Μηχανικών, Ε.Μ.Π., MSS & IMS Expertise and Auditor, Μηχανικός Δ/νσης Τεχνικών Υπηρεσιών & Πληροφορικής ΤΕΙ Σερρών, Σέρρες 62124, Τηλ. 2321049138, e-mail: pkate@teiser.gr, pkate@mail.ntua.gr 9