H Έννοια και η Φύση του Προγραμματισμού Αθανασία Καρακίτσιου, PhD 1
Η Διαδικασία του προγραμματισμού Προγραμματισμός είναι η διαδικασία καθορισμού στόχων και η επιλογή μιας μελλοντικής πορείας για την επίτευξη τους Ο προγραμματισμός γεφυρώνει το κενό ανάμεσα στην θέση που βρισκόμαστε τώρα και σε εκείνη που αποσκοπούμε να βρεθούμε μελλοντικά Παρούσα θέση προγραμματισμός Μελλοντική Επιθυμητή θέση Ασχολείται με την μελλοντική αποτελεσματικότητα των αποφάσεων που θα ληφθούν σήμερα. 2
Φάσεις του Προγραμματισμού 3
Φάσεις του Προγραμματισμού Φάση 1η: Καθορισμός στόχων Οι στόχοι αποτελούν το σημείο εκκίνησης αφού παρέχουν την κατεύθυνση για όλες τις δραστηριότητες της διοίκησης Αφετηρία των στόχων αποτελούν οι εκάστοτε παρουσιαζόμενες ευκαιρίες από το περιβάλλον Φάση 2η: Προτάσεις των διοικητικών στελεχών Ανάπτυξη προτάσεων για το μελλοντικό περιβάλλον υλοποίησης των στόχων. Πρόβλεψη γεγονότων/ συνθηκών/ καταστάσεων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν επίτευξης των στόχων. Φάση 3η: Λήψη αποφάσεων Επιλογή της εναλλακτικής που θα συμβάλει καλύτερα στην επίτευξη των στόχων Τα στάδια λήψης απόφασης είναι: Προσδιορισμός ομάδας εναλλακτικών Ανάλυση Εναλλακτικών λύσεων Επιλογή Βέλτιστης εναλλακτικής 4
Φάσεις του Προγραμματισμού Φάση 4η: Εφαρμογή του προγράμματος δράσης Πρωτοβουλία των διοικητικών στελεχών για την μετατροπή των προγραμμάτων σε δράση Φάση 5η: Αξιολόγηση του προγράμματος Τα προγράμματα και οι εφαρμογές τους πρέπει να υποβάλλονται σε έλεγχο κατά την διάρκεια της υλοποίησης κατά την ολοκλήρωση τους Σύγκριση πραγματικών/ αναμενόμενων αποτελεσμάτων Βελτίωση αποτελεσματικότητας των προγραμμάτων που υλοποιούνται Επαναπληροφόρηση καλύτερη επεξεργασία μελλοντικών προγραμμάτων 5
Η Αναγκαιότητα του Προγραμματισμού Λόγοι για την αναγκαιότητα του προγραμματισμού Το δυναμικό περιβάλλον της επιχείρισης Η προσαρμογή στο δυναμικό περιβάλλον επιτυγχάνεται μόνο μέσω της δραστηριότητας του προγραμματισμού Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός επιτρέπει στο διοικητικό στέλεχος να επηρεάζει το μέλλον και όχι απλά να το δέχεται. Η σύγχρονη παραγωγή είναι εντάσεως κεφαλαίου. Η τεχνολογική πρόοδος Αλλαγή της σχέσης μεταξύ μεταβλητού και σταθερού κόστους Αυτοματοποίηση Δέσμευση κεφαλαίου Η σύγχρονη επιχείρηση έχει ανάγκη από μακροχρόνιο και συστηματικό προγραμματισμό 6
Η Αναγκαιότητα του Προγραμματισμού Ο προγραμματισμός δείχνει την κατεύθυνση και παρέχει αίσθημα ευθύνης Σαφής καθορισμός στόχων Βοηθά τα στελέχη να παίρνουν αποφάσεις στα πλαίσια μιας ευρύτερης προοπτικής Κάνει τα διοικητικά στελέχη να συντονίζουν της ενέργειές τους αποτελεσματικότερη εκτέλεση εργασιών Επίτευξη στόχων αίσθημα επιτυχίας, δημιουργίας, συντελεστών υλοποίησης στόχων (εργαζομένων) Από τον προγραμματισμό εξαρτώνται οι άλλες δραστηριότητες της διοίκησης. 7
Οι στόχοι της επιχείρησης Στόχοι της επιχείρησης είναι: Οι αντικειμενικοί σκοποί της Το αποτέλεσμα που θέλει να επιτύχει η επιχείρηση Οι στόχοι παρέχουν: Προσανατολισμό στο επιθυμητό αποτέλεσμα Προσανατολισμό για όλες τις διοικητικές αποφάσεις Καθορισμό προτύπων για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων Ανυπαρξία στόχων ισοδυναμεί με λόγο μη ύπαρξης της επιχείρησης Ο προγραμματισμός αρχίζει με τον καθορισμό των στόχων. Συνήθως κατά την εξέταση των στόχων απαριθμούνται διάφορες ιδιότητες που επηρεάζουν και διαμορφώνουν το περιεχόμενο των στόχων 8
Ιδιότητες των στόχων Σαφήνεια ως προς το περιεχόμενο ως προς την χρονική διάρκεια η γραπτή διατύπωση Ρεαλισμός βοηθά στην αποσαφήνισή τους και βοηθά το προσωπικό ως προς της επίτευξή τους Οι στόχοι πρέπει να μπορούν να επιτευχθούν με τα υπάρχοντα μέσα και το υπάρχον προσωπικό Ιεράρχηση ανάλογα με την σπουδαιότητα καθορισμός σειράς πραγματοποίησης Συνέπεια. συμφωνία με την αποστολή και τους γενικότερους στόχους της επιχείρησης 9
Πλεονεκτήματα των Στόχων 10
Πλεονεκτήματα των Στόχων Κατεύθυνση προσπαθειών Οι στόχοι με τον προσδιορισμό τους προσφέρουν σημείο αναφοράς προσανατολισμού της προσπάθειας διοίκησης και εργαζομένων Εξυπηρετούν επίσης τον συντονισμό των προσπαθειών προς ένα κοινό σκοπό Καθορίζουν περιορισμούς Οι στόχοι καθορίζουν τι πρέπει να γίνει αλλά και τι δεν πρέπει να γίνει Επικέντρωση προσπάθειας στο τι πρέπει να γίνει, αποφυγή ανάλωσης προσπάθειας στο τι δεν πρέπει πρέπει να γίνει Πηγή δικαιωμάτων από το περιβάλλον Οι στόχοι αιτιολογούν την ύπαρξη της επιχείρησης στους πελάτες τους εργαζόμενους στο κοινωνικό σύνολο 11
Πλεονεκτήματα των Στόχων Καθορισμός προτύπων Από την στιγμή που οι στόχοι γίνουν συγκεκριμένοι παρέχονται και τα απαραίτητα πρότυπα μέτρησης των αποτελεσμάτων. Τα πρότυπα είναι 3 ειδών ιστορικά συγκριτικά βάσει υπολογισμού Τα πρότυπα μπορεί να χαρακτηριστούν θετικά όταν δηλώνεται ακριβώς τι απαιτείται αρνητικά όταν δηλώνεται ακριβώς τι δεν απαιτείται μηδενικά όταν δηλώνεται πότε δεν θα γίνει τίποτα Αξιολόγηση είναι η σύγκριση του πραγματικού αποτελέσματος με το πρότυπο που αναφέρει ο στόχος Δημιουργία κινήτρων Όταν ένας στόχος έχει προσδιοριστεί με σαφήνεια παρέχει μία βάση κινήτρων για αύξηση της παραγωγικότητας για την επιτυχία των στόχων π.χ αύξηση πωλήσεων,μεριδίου αγοράς κτλ 12
Είδη Στόχων Παραγωγικοί Στόχοι Αναφέρονται στην βασική δραστηριότητα της επιχείρησης: Παραγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών για την ικανοποίηση των καταναλωτών π.χ εντοπισμός μιας συγκεκριμένης ανάγκης μερίδας της αγοράς παραγωγή του προϊόντος που ικανοποιεί αυτή την ανάγκη Ο στόχος μπορεί να αναφέρεται και στα προϊόντα της ίδιας σειράς ενίσχυση διαφοροποίηση κατάργηση Ο στόχος μπορεί να έχει σχέση με την αγορά τους υπάρχοντες αγοραστές τους πιθανούς το μερίδιο αγοράς την γεωγραφική εξάπλωση 13
Είδη Στόχων Οικονομικοί Στόχοι Αυτοί οι στόχοι συνυπάρχουν με τους παραγωγικούς αλλά είναι ανεξάρτητοι Έχουν την βάση τους στις οικονομικές έννοιες οικονομικότητα, αναφέρονται στην οικονομική αρχή παραγωγικότητα, αναφέρονται στα ποσοτικά και τεχνικά επιτεύγματα αποδοτικότητα, αναφέρονται στο επιτυγχανόμενο λογιστικό αποτέλεσμα μεγιστοποίηση κερδών, αναφέρονται στην μεγιστοποίηση της διαφοράς ανάμεσα στα έσοδα και τα έξοδα 14
Είδη Στόχων Κοινωνικοί Στόχοι Έχουν έμμεση και όχι άμεση συσχέτιση με βασικούς στόχουςεπιδιώξεις της επιχείρησης. Προκύπτουν από το ευρύτερο περιβάλλον και την κουλτουρα της κοινωνίας μέσα στην οποία λειτουργεί η επιχείρηση. Κοινωνικοί στόχοι μπορεί να είναι ικανοποίηση των αναγκών του προσωπικού η βελτίωση των συνθηκών εργασίας υιοθέτηση μεθόδων παραγωγής φιλικών προς το περιβάλλον 15
Διοίκηση Βάσει Στόχων Management by Objectives H διοίκηση με βάση στόχους είναι ένα διοικητικό σύστημα πού έχει ως στόχο την βελτίωση της απόδοσης μιας επιχείρησης εναρμονίζοντας τους στρατηγικούς στόχους με τους επιμέρους επιχειρηματικούς στόχους κάθε διοικητικής ομάδας και εργαζομένου μέσα σε αυτή. Η ΔΒΣ βασίζεται σε δύο βασικές αρχές Η δέσμευση ανθρώπων για την επίτευξης ένος σκοπού τους κάνει να δουλεύουν για την επίτευξη του. Οι άνθρωποί που συμμετέχουν στον καθορισμό στόχων είναι διαθετιμένοι να κάνουν οτιδηπότε δυνατό για να τους πετύχουν. Αυτός που προΐσταται μιας διοικητικής ιεραρχίας θέτει για κάθε υφιστάμενό του σαφείς στόχους που πρέπει να επιτευχθούν. Φιλοσοφία αυτής της προσέγγισης είναι να εισάγει όλα τα στελέχη στο συγκεκριμένο στόχο. Μόλις ο στόχος γίνει κατανοητός από τα στελέχη και γενικά από του εργαζομένους αυτοί θα προσπαθήσουν να τον πραγματοποιήσουν 16
17
Η Διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων 18
Η Διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων Στάδιο 1ο Συζήτηση για τις απαιτήσεις της εργασίας Ενημέρωση του υφισταμένου για τους στόχους που έχουν τεθεί. Ανάθεση στον υφιστάμενο συγκεκριμένου τομέα από τον γενικό στόχο. Συζήτηση για τις απαιτήσεις της εργασίας του καλείται να εκτελέσει ο υφιστάμενος. Ευκαιρία στον υφιστάμενο να κατανοήσει τις προτεραιότητες του προκειμένου να εκτελέσει το έργο που του έχει ανατεθεί. Προϊστάμενος στόχος είναι... Εσυ θα αναλάβεις... Οκ κατάλαβα υφιστάμενος 19
Η Διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων Στάδιο 2ο. Ανάπτυξη των ειδικών στόχου του υφισταμένου. Ο υφιστάμενος αναπτύσει τους δικούς του ειδικούς στόχους προκειμένου να εκτελέσει το έργο που του ανατέθηκε. Οι ειδικοί στόχοι πρέπει να είναι σαφείς και σύντομοι κατορθωτοί μετρήσιμοι σύμφωνοι με τους γενικούς στόχους Τι κάνω τώρα? Κάτι πρέπει να σκεφτώ. να έχουν συγκεκριμένο χρονικό ορίζοντα. υφιστάμενος Το βρήκα, για να πετύχω θα πρέπει να κάνω τα εξής... 20
Η Διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων Στάδιο 3ο. Συζήτηση των ειδικών στόχων του υφισταμένου. Συζήτηση με τον προϊστάμενο για τους ειδικούς στόχους που έθεσε ο υφιστάμενος από κοινού συμφωνία για τους ειδικούς στόχους Έτσι ο υφιστάμενος γνωρίζει ξεκάθαρα ποίο είναι το έργο του και τις προτεραιότητες που πρέπει να θέσει. εντάξει προχώρα Για να πετύχω το στοχό που μου έθεσες πρέπει α) β) Προϊστάμενος υφιστάμενος 21
Η Διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων Στάδιο 4ο. Καθορισμός των προτύπων και σημείων ελέγχου Καθορίζονται τα πρότυπα και τα σημεία ελέγχου για την ολοκλήρωση του έργου που έχει ανατεθεί στον υφιστάμενο Προϊστάμενος υφιστάμενος 22
Η Διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων Στάδιο 5ο. Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Με την ολοκλήρωση του έργου γίνεται από κοινού η αξιολόγηση του έργου του υφιστάμενου Η αξιολόγηση θα πρέπει να είναι αμερόληπτη Εάν τα αποτελέσματα είναι θετικά αναγνωρίζεται το έργο του υφισταμένου, π.χ bonus Προϊστάμενος Γιατί δεν έγινε τίποτα απολύτως? #%*%&%$!!!!!???!?!??! υφιστάμενος 23
Παράδειγμα Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε γενικός διευθυντής σε μια μεγάλη βιομηχανία τροφίμων. Υποθέτουμε ότι έχετε θέσει ως στόχο την αύξηση των πωλήσεων της βιομηχανίας κατά 15%. Πως θα μπορούσε να εφαρμοστεί η ΔΒΣ προς αυτή την κατεύθυνση? Κάθε τμήμα της επιχείρησης θα πρέπει να θέσεις υποστόχους που θα βοηθήσουν την επίτευξη το στρατηγικού στόχου. π.χ το τμήμα Μάρκετινγκ μπορεί να θέσει ως στόχο την αύξηση της αναγνωρισιμότητας των προϊόντων. Ως γενικός διευθυντής θα πρέπει να αξιολογήσετε τις προτάσεις των τμημάτων προσεχτικά. Ρωτήστε εάν οι στόχοι κάθε τμήματος θα βοηθήσουν πραγματικά στην επίτευξη του στρατηγικού στόχου. Ρωτήστε πώς μπορεί να επιτευχθούν αυτοί οι υποστόχοι. π.χ ζήτηστε από τον υπεύθυνο μια αναλυτική έκθεση για την σημαντικότητα της αναγνωρισιμότητας και τον τρόπο με τον οποίο θα κατορθώσει να επιτύχει τον στόχο του. Κάθε υποστόχος πρέπει να έχει ένα προκαθορισμένο πρόγραμμα που περιγράφει τις μεθόδους που θα χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη και την αξιολόγηση του. 24
Πλεονεκτήματα Βελτίωση Επικοινωνίας Προϊσταμένου-Υφισταμένου Αποδοτικότερη/Αποτελεσματικότερη επίτευξη στόχων Ανάπτυξη Υφισταμένων Απόδοση Εργαζομένων Βελτίωση καμπύλης Μαθησιακής Εμπειρίας Βελτίωση κριτηρίων αξιολόγησης Βελτίωση διαδικασίας προγραμματισμού 25
Μειονεκτήματα Ελλιπής υποστήριξη από Διοίκησης Ασαφής καθορισμός Στόχων Καθοδήγηση Αδυναμία τροποποίησης στόχων Γραφειοκρατία Σπατάλη χρόνου Αμεροληψία? Σχέσεις Υφισταμένου/ Προϊσταμένου Αναγνώριση συμβολής 26
Τύποι Προγραμμάτων 27
Διάκριση ως προς την Έκταση Τα στρατηγικά προγράμματα διαμορφώνουν τις μακροπρόθεσμες επιδιώξεις καθορίζουν τις διοικητικές αποφάσεις- ενέργειες καθορίζουν της πολιτικές δράσεις που διαμορφώνουν το μέλλον θέτουν τις βάσεις για τα λειτουργικά προγράμματα. Τα λειτουργικά προγράμματα αφορούν μια λειτουργία προσδιορίζουν τον τρόπο και τις λεπτομέρειες υλοποίησης των συνολικών στόχων 28
Διάκριση ως προς το Χρόνο Τα μακροχρόνια προγράμματα Διάρκεια μεγαλύτερη από 5 χρόνια Τα βραχυχρόνια προγράμματα Μικρότερη διάρκεια Υπάρχει στενή αλληλεξάρτηση μεταξύ τους Η χρονική διάρκεια των βραχυχρόνιων προγραμμάτων καθορίζεται από το στρατηγικό μακροχρόνιο πρόγραμμα της επιχείρησης Μικρή χρονική διάρκεια συγκεκριμένο, λεπτομερειακό πρόγραμμα Μεγάλη χρονική διάρκεια γενικό σκιώδες πρόγραμμα 29
Μη αναπροσαρμοζόμενα προγράμματα (ακαμπτα) ο στόχος είναι ξεκάθαρος Πρέπει να αναπροσαρμόζονται αφού ένα διοικητικό στέλεχος δεν μπορεί να προβλέψει κάθε λεπτομέρεια του σχεδίου 30
Τα εύκαμπτα προγράμματα παρέχουν την δυνατότητα αναπροσαρμογής ανάλογ με τις ανάγκες του περιβάλλοντος 31
Περιοριστικοί Παράγοντες Ο τύπος του προγράμματος δεν τον υπαγορεύουν οι φορείς και τα στελέχη της αλλά εξαρτάται από τις συνθήκες κάτω άπω τις οποίες βρίσκεται μια επιχείρηση. Τα επίπεδο της οργάνωσης. Υψηλόβαθμα στελέχη Μακροχρόνια Στρατηγικά προγράμματα Χαμηλόβαθμα στελέχη Βραχυχρόνια λειτουργικά προγράμματα Το στάδιο του κύκλου ζωής που βρίσκεται η επιχείρηση. Τα στάδια είναι της δημιουργίας της ανάπτυξης Εύκαμπτα Προγράμματα της ωριμότητας άκαμπτα προγράμματα, οι στόχοι είναι πλέον ξεκάθαροι κάμψης Εύκαμπτα προγράμματα, προσπάθεια ανάκαμψης 32
Ο Βαθμός αβεβαιότητας του περιβάλλοντος Μεγάλος βαθμός αβεβαιότητας βραχυχρόνια εύκαμπτα προγράμματα Η διάρκεια των μελλοντικών υποχρεώσεων 33