Διακήρυξη Ανοικτού Δημόσιου Διαγωνισμού αριθ.1(ελκε)/2011 με Δημοσίευση για το Έργο «Επέκταση Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Διοικητικών και Οικονομικών Υποθέσεων» στα πλαίσια της Πράξης με τίτλο «Ψηφιακές Υπηρεσίες του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Αναθέτουσα Αρχή: {ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ} Προϋπολογισμός: Ενενήντα Έξι Χιλιάδες Τριακόσια Σαράντα Ένα Ευρώ και Σαράντα Επτά Λεπτά (96.341,47 )(χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: ΟΚΤΩ (8) μήνες Κριτήριο Κατακύρωσης: Πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: [304207]
Άρτα,../ /2011 Αρ. Πρωτ: ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Έχοντας υπ όψιν τις διατάξεις: 1. Του Ν.1404/83 (ΦΕΚ 173/Α/84) «Δομή και Λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων». 2. Την Β1/819/88 κοινή Υπουργική Απόφαση όπως τροποποιήθηκε και αντικαταστάθηκε με την Κ.Α./679/22/8/96 (ΦΕΚ 826/ τ.β 10 9 96), (Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας), κυρώθηκε αναδρομικά από την έκδοσή της με το άρθρο 36 του Ν. 3794/2009 (ΦΕΚ Α 156) και τροποποιήθηκε με το άρθρο 36 του Ν. 3848/2010. 3. Του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου της 11 ης Ιουλίου 2006 περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999. 4. Του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1828/2006 της Επιτροπής της 8 ης Δεκεμβρίου 2006 για τη θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης. 5. Του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 5 ης Ιουλίου 2006 για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και για την κατάργηση του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1783/1999. 6. Του Ν. 3614/2007 (ΦΕΚ Α 267) «Διαχείριση, έλεγχος, εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων 2007 2013». Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 2
7. Του Π.Δ 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (Φ.Ε.Κ 150/10 7 2007 τ. Α ), στο μέρος που δεν αντίκειται στην οδηγία 2004/18/ΕΚ. 8. Του Π.Δ.60/07 (Φ.Ε.Κ.64/Α/07) «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης των δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών» όπως τροποποιήθηκε με την οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005. 8. Tης κοινοτικής νομοθεσίας (Οδηγία 2004/18/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 31ης Μαρτίου 2004) «περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών» 9. Του Ν. 3886/2010 (ΦΕΚ Α 173/2010) «Δικαστική προστασία κατά το στάδιο που προηγείται της σύναψης συμβάσεως δημοσίων έργων, κρατικών προμηθειών και υπηρεσιών σύμφωνα με την Οδηγία 89/665/ΕΟΚ» (Φ.Ε.Κ. 178 Α ). που αντικατέστησε το N. 2522/1997. 10. Της υπ αριθ. πρωτ. 152.004/ΨΣ1811 Α2/18.04.2011 Απόφαση Ένταξης της Πράξης με τίτλο «Ψηφιακές Υπηρεσίες ΤΕΙ Ηπείρου» στο Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση». 11. Της υπ αριθμό /../ Απόφασης της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, με την οποία εγκρίθηκε η διεξαγωγή του παρόντος διαγωνισμού στο πλαίσιο της Πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» στον Άξονα Προτεραιότητας «02 ΤΠΕ και βελτίωση της ποιότητας ζωής» του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση» για το υποέργο 2 «Επέκταση Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Διοικητικών και Οικονομικών Υποθέσεων». 12. Του ισχύοντος Οδηγού Χρηματοδότησης & Διαχείρισης Έργων του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ, όπως αυτός εγκρίθηκε με την υπ αριθμ. 2/10.11.2010 Απόφαση της Γενικής Συνέλευσης του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Π Ρ Ο Κ Η Ρ Υ Σ Σ Ο Υ Μ Ε 1. Ανοικτό Δημόσιο διαγωνισμό με το σύστημα των σφραγισμένων εγγράφων προσφορών και κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά για την «Επέκταση Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Διοικητικών και Οικονομικών Υποθέσεων» στο πλαίσιο της Πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» με Επιστημονικό Υπεύθυνο τον κ. Μαρέτα Δημήτριο, το οποίο διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του ΤΕΙ Ηπείρου και υλοποιείται μέσω του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση ΕΣΠΑ 2007 2013, Άξονας Προτεραιότητας 02 ΤΠΕ και βελτίωση της ποιότητας ζωής» με συγχρηματοδότηση από την Ευρωπαϊκή Ένωση (το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης ΕΤΠΑ) και από Εθνικούς Πόρους και κωδικό ΟΠΣ 304207. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 3
2. Προσφορές μπορούν να κατατεθούν για το σύνολο των ζητουμένων. 3. Εναλλακτικές προσφορές ή αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές. 4. Οι προσφορές υποβάλλονται στο Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, Ειδικός Λογαριασμός Αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ, Ισόγειο) Έναντι Γέφυρας Αράχθου, Άρτα, Τ.Κ. 47100, όπου θα παραλαμβάνονται με απόδειξη, μέχρι την././2011 ημέρα. και ώρα 12 μ.μ., ή εφόσον αποστέλλονται, θα πρέπει να περιέρχονται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 11 παρ. 4 του ΠΔ 118/2007, μέχρι την προηγουμένη της ημερομηνίας διενέργειας του διαγωνισμού. 5. Ο Διαγωνισμός θα γίνει στην Άρτα την /../2011 ημέρα και ώρα 12:00 μ.μ. ενώπιον Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης του Διαγωνισμού, η οποία έχει συγκροτηθεί ειδικά για το σκοπό αυτό, στο Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, Ειδικός Λογαριασμός Αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ, Ισόγειο) Έναντι Γέφυρας Αράχθου, Άρτα, Τ.Κ. 47100. 6. Κατά την αποσφράγιση των προσφορών από την Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης, μπορούν να παρίστανται οι προμηθευτές ή οι νόμιμοι εκπρόσωποί τους. 7. Για πληροφορίες της διακήρυξης του διαγωνισμού οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στο Τ.Ε.Ι. Ηπείρου, Ειδικός Λογαριασμό Αξιοποίησης Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ, Ισόγειο) Έναντι Γέφυρας Αράχθου, Άρτα, Τ.Κ. 47100 όλες τις εργάσιμες μέρες και κατά τις ώρες 9:00 με 13:00 και στο τηλέφωνο 2681050038/50034, καθώς και στο elke@teiep.gr 8. Για διευκρινίσεις σχετικά με τις τεχνικές προδιαγραφές οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται, τις εργάσιμες ημέρες στo τηλέφωνο: 26810 50034 κ. Μαρέτα Δημήτριο. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών & Αντιπρόεδρος του ΤΕΙ Ηπείρου Γλαβάς Ευριπίδης Καθηγητής Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 4
Περιεχόμενα Συνοπτικά στοιχεία Έργου...9 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ...10 Α1 Περιβάλλον του Έργου...12 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου...12 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 12 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 14 Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 14 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)...15 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 15 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 16 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 16 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 17 Α2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...17 Α3 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου...17 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη...18 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου...18 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου...19 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου...21 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες...21 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος...23 Α3.2.1 Γενικές Αρχές... 23 Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1... 25 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου...25 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)...26 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών»... 26 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας»... 27 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων»... 27 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων»... 29 Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών»... 31 Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού»... 32 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών...34 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού...34 Α3.7 Διαλειτουργικότητα...34 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση...35 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα...36 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας...37 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος...37 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας...37 Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου...38 Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 5
Α4 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων...40 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου...41 Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών...41 Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου...41 Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων...42 Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης...42 Α4.4 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης...44 Α4.5 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας...44 Α4.5.1 Υπηρεσίες Πιλοτικής Λειτουργίας... 44 Α4.5.2 Υπηρεσίες Παραγωγικής Λειτουργίας... 45 Α4.6 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»...45 Α4.7 Υπηρεσίες Συντήρησης...46 Α4.7.1 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 46 Α4.7.2 Χρόνος απόκρισης βλάβης... 47 Α4.7.3 Χρόνος αποκατάστασης βλάβης... 47 Α5 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου...47 Β1 Β2 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης...47 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου...48 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας...49 Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου...49 ΜΕΡΟΣ Β: ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ...51 Γενικές Πληροφορίες...51 Β1.1 Αντικείμενο Διαγωνισμού...51 Β1.2 Προϋπολογισμός Έργου...51 Β1.3 Νομικό και Θεσμικό πλαίσιο Διαγωνισμού...52 Β1.4 Ημερομηνία αποστολής της Διακήρυξης...53 Β1.5 Τόπος και χρόνος υποβολής Προσφορών...53 Β1.6 Τρόπος λήψης εγγράφων Διαγωνισμού...53 Β1.7 Παροχή Διευκρινίσεων επί της Διακήρυξης...54 Δικαίωμα Συμμετοχής Δικαιολογητικά...55 Β2.1 Δικαίωμα Συμμετοχής...55 Β2.2 Αποκλεισμός Συμμετοχής...55 Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής...56 Β2.4 Δικαιολογητικά Κατακύρωσης...61 Β2.4.1 Οι Έλληνες Πολίτες... 62 Β2.4.2 Οι Αλλοδαποί Πολίτες... 64 Β2.4.3 Τα ημεδαπά Νομικά Πρόσωπα... 66 Β2.4.4 Οι συνεταιρισμοί... 68 Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 6
Β2.4.5 Τα αλλοδαπά νομικά πρόσωπα... 70 Β2.4.6 Οι ενώσεις κοινοπραξίες... 73 Β2.5 Λοιπές Υποχρεώσεις / Διευκρινήσεις...73 Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής...74 Β2.6.1 Οικονομική και χρηματοοικονομική ικανότητα (capacity)... 74 Β2.6.2 Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα... 74 Β2.7 Εγγύηση Συμμετοχής...78 Β3 Κατάρτιση Υποβολή Προσφορών...79 Β3.1 Τρόπος Υποβολής Προσφορών...79 Β3.2 Περιεχόμενο Προσφορών...80 Β3.2.1 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής»... 82 Β3.2.2 Περιεχόμενα Φακέλου «Τεχνική Προσφορά»... 83 Β3.2.3 Περιεχόμενα Φακέλου «Οικονομική Προσφορά»... 85 Β3.2.4 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Κατακύρωσης»... 85 Β3.3 Ισχύς Προσφορών...85 Β3.4 Εναλλακτικές Προσφορές...85 Β3.5 Τιμές Προσφορών Νόμισμα...86 Β4 Διενέργεια Διαγωνισμού Αξιολόγηση Προσφορών...87 Β5 Β4.1 Διαδικασία Διενέργειας Διαγωνισμού, Αξιολόγησης Προσφορών και Κατακύρωσης του Διαγωνισμού...87 Β4.1.1 Διαδικασία διενέργειας Διαγωνισμού αποσφράγιση Προσφορών... 87 Β4.1.2 Διαδικασία αξιολόγησης Προσφορών... 89 Β4.1.3 Βαθμολόγηση τεχνικών Προσφορών... 90 Β4.1.4 Ομάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης... 90 Β4.1.5 Διαμόρφωση συγκριτικού κόστους Προσφοράς... 93 Β4.1.6 Διαδικασία κατακύρωσης Διαγωνισμού... 93 Β4.2 Απόρριψη Προσφορών...94 Β4.3 Ενστάσεις Προσφυγές...95 Β4.4 Αποτελέσματα Κατακύρωση Ματαίωση Διαγωνισμού...95 Κατάρτιση Σύμβασης Γενικοί Όροι Σύμβασης...96 Β5.1 Κατάρτιση, υπογραφή, διάρκεια Σύμβασης Εγγυήσεις...96 Β5.2 Τρόπος Πληρωμής Κρατήσεις...97 Β5.3 Εκτελωνισμός Φόροι Δασμοί...98 Β5.4 Περίοδοι Εγγύησης και Συντήρησης...98 Β5.5 Ποινικές Ρήτρες Εκπτώσεις...99 Β5.6 Υποχρεώσεις Αναδόχου...100 Β5.7 Υπεργολαβίες...103 Β5.8 Εμπιστευτικότητα...103 Β5.9 Πνευματικά δικαιώματα...104 Β5.10 Εφαρμοστέο Δίκαιο Διαιτησία...105 Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 7
ΜΕΡΟΣ C: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ... 106 C1 Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών... 106 C1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής...106 C1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης...108 C1.3 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας...110 C1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης...112 C2 Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος... 114 C3 Πίνακες Συμμόρφωσης... 116 C3.1 Γενικές Προδιαγραφές Συστήματος...116 C3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ...119 C3.2.1 Διαχείριση ΕΛΚΕ... 119 C3.2.2 Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων... 119 C.3.2.2.1 Λογιστική και Οικονομική Διαχείριση... 119 C.3.2.2.2 Διαχείριση Μισθοδοσίας... 129 C3.2.3 Διαχείριση Έργων... 136 C3.2.4 Διαχείριση Προμηθειών... 139 C3.2.5 Διαχείριση Προσωπικού... 144 C3.3 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων...149 C3.4 Εκπαίδευση Τεκμηρίωση Πιλοτική Λειτουργία...150 C3.5 Παραγωγική λειτουργία Εγγύηση Συντήρηση...153 C4 Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς... 154 C4.1 Πληροφοριακό Σύστημα...154 C4.1.1 Έτοιμο Λογισμικό... 154 C4.1.2 Υλοποίηση λειτουργικοτήτων (βλ. C3.2)... 154 C4.1.3 Υπηρεσίες μετάπτωσης και προετοιμασίας (βλ. C 3.3)... 154 C4.1.4 Άλλες δαπάνες... 155 C4.2 Εκπαίδευση τεκμηρίωση πιλοτική λειτουργία...155 C4.2.1 Εκπαίδευση τεκμηρίωση πιλοτική λειτουργία (βλ. C3.4)... 155 C4.3 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου...155 C4.4 Παραρτήματα που αφορούν το Έργο...156 C.4.4.1 Πίνακας ΧΧ... 156 C.4.4.2 Πίνακας ΥΥ... 156 C.4.4.3 Πίνακας ΖΖ... 156 C.4.4.4 Σχέδιο Σύμβασης... 157 Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 8
Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο στοχεύει στην αναβάθμιση των Πληροφοριακών Συστημάτων του ΤΕΙ Ηπείρου, μέσω της υιοθέτησης νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Τεχνικών Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Το έργο θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα καλύπτουν όλο το φάσμα δραστηριοτήτων ενός Ιδρύματος Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης και αφορούν στη συνολική υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του, καθώς και τη σύνδεσή του με την Κοινωνία. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 9
ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standarization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες έργου ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΑΕΙ Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα ΤΕΙ Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα ΔΕΠ Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού ΕΠ Μέλη Επιστημονικού Προσωπικού ΔΕΣΕ Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων ΕΔΙΠ Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό ΕΕΔΙΠ Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ ΕΛΚΕ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας ΕΣΡ Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης ΕΣ Ελεγκτικό Συνέδριο ΕΤΕΠ Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού ΕΤΠ Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό ΛΕ Λειτουργική Ενότητα ΛΣ Λειτουργικό Σύστημα ΟΠΣ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΠΔΕ Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων ΠΔΗΔ Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 10
ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ ΡΕ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates/ec ts/index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/policies/rec_qual/recogni tion/diploma_en.html Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 11
Α1 Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ http://www.infosoc.gr/ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ http://research.teiep.gr ΦΟΡΕΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ www.teiep.gr ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α1.1.3 Βλ. παρ. Α1.1.3 http://www.minedu.gov.gr/ Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το T.E.I. ΗΠΕΙΡΟΥ είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου πλήρως αυτοδιοικούμενο και ανήκει στον τεχνολογικό τομέα της Ανώτατης Εκπαίδευσης. Συναλλάσσεται με δέκα χιλιάδες επτακόσιους (10.700) εγγεγραμμένους φοιτητές. Οι διδακτικές, ερευνητικές και διοικητικές του υπηρεσίες υποστηρίζονται από 99 μέλη Διδακτικού και Ερευνητικού Προσωπικού, 720 μέλη Ειδικού Βοηθητικού και Διδακτικού Προσωπικού (ΕΤΠ, ΕΡΔΙΠ, Έκτακτο Εκπαιδευτικό Προσωπικό) καθώς και περισσότερα από 100 άτομα μόνιμο διοικητικό προσωπικό. Σήμερα το ίδρυμα έχει ολοκληρώσει σε σημαντικό βαθμό τη Διοικητική του Δομή, όπως επίσης έχει ολοκληρωθεί και κατατεθεί στην πολιτική ηγεσία του ΥΠΔΒΜΘ τετραετής Στρατηγικός Σχεδιασμός για την ανάπτυξή του. Η προτεινόμενη πράξη θα υποστηριχθεί κυρίως από το Ίδρυμα και συγκεκριμένα το Κέντρο Δικτύων & Πληροφορικής και το Γραφείο Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος της Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 12
Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού τόσο κατά τη διάρκεια υλοποίησής της, όσο και μετά το πέρας ολοκλήρωσης της σύμβασης με τον ανάδοχο. ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ Τ.Ε.Ι. ΗΠΕΙΡΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΕΙ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΕΙ ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΣ Ακαδημαϊκών Υποθέσεων & Προσωπικού ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΣ Οικονομικού Προγραμματισμού & Ανάπτυξης ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ Δ/ΝΣΗ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ ΣΠΟΥΔΩΝ & ΣΠΟΥΔΑΣΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΓΡΟΚΤΗΜΑΤΟΣ ΑΥΤΟΤΕΛΗ ΤΜΗΜΑΤΑ ΑΥΤΟΤΕΛΗ ΓΡΑΦΕΙΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Τμήμα Προσωπικού Τμήμα Διοικητική Μέριμνας & Πρωτοκόλλου Τμήμα Προϋπολογισμού και Δαπανών Τμήμα Σπουδών Πρακτικής Άσκησης Τμήμα Σπουδαστικής Μέριμνας και Περίθαλψης Τμήμα Φυτικής Παραγωγής Τμήμα Ζωικής Παραγωγής Τμήμα Πληροφορικής Τμήμα Τεχν. Υπηρεσιών Τμήμα Δημοσίων και Διεθνών Σχέσεων Γραφείο Ερευνητικών και Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων ΙΩΑΝΝΙΝΩΝ Γραμματεία Παραρτήματος Αυτοτελές Γραφείο Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης Αυτοτελές Γραφείο Συντήρησης Τμήμα Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων Τμήμα Προμηθειών και Περιουσίας Τμήμα Παιδικού Σταθμού Τμήμα Βοτανικού Κήπου Αρχιτεκτ. Εξωτ. χώρων Τμήμα Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης Γραμματεία Προέδρου Αντιπροέδρων Με το άρθρο 29 του Κανονισμού υπάγεται απ ευθείας στον Αντιπρόεδρο Ακαδημαϊκών Υποθέσεων Τμήμα Παιδικού Σταθμού Γραμματεία Παραρτήματος Γραμματείες Σχολών Τμήμα Συλλογικών και Ατομικών Οργάνων Γραμματείες Τμημάτων ΗΓΟΥΜΕΝΙΤΣΑΣ Αυτοτελές Γραφείο Συντήρησης Τμήμα Ιχθυοκομίας Αλιείας Αυτοτελές Γραφείο ΠΣΕΑ Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 13
Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης έχει οριστεί με την υπ αριθμ. 14/Θ.4/21.12.2010 Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Πενταμελής «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί με την υπ αριθμ. 10/Θ.5/11.07.2011 Απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Τριμελής «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Η Επιτροπή αυτή αποτελείται από τους: Γκανά Ιωάννη, Αναπληρωτή Καθηγητή του Τμήματος Λογιστικής, ως Πρόεδρο Στύλιο Χρυσόστομο, Επίκουρο Καθηγητή του Τμήματος Τεχνολογίας Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών και Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 14
Κοκκώνη Γεώργιο, Καθηγητή Εφαρμογών του Τμήματος Λαϊκής & Παραδοσιακής Μουσικής, ως Μέλη. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Το Ίδρυμα διαθέτει: μέρος του ΟΠΣ για τις οικονομικές και διοικητικές υπηρεσίες το οποίο δεν θεωρείται αξιοποιήσιμο για τη νέα κατάσταση πλην του υφιστάμενου συστήματος Διαχείρισης ΕΛΚΕ το οποίο θα διατηρηθεί και θα συμπληρωθεί για να καλύψει τις απαιτήσεις του Έργου. Με τις υπάρχουσες υποδομές δεν είναι δυνατή η διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με άλλα συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης αλλά και με τα συστήματα που θα αναπτυχθούν στη δράση Α1 της ίδιας πρόσκλησης όπως: το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών και το σύστημα διαχείρισης ακίνητης περιουσίας (αφορά στο Π.Σ Οικονομικών Υποθέσεων). Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των ΤΕΙ Η οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Το Ίδρυμα. Η Σχολή. Το Τμήμα. Ο Τομέας. Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι οι βασικές μονάδες και αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Τεχνολογικού Ιδρυμάτων διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Καθηγητές Εφαρμογών), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό, (γ) το Ειδικό και Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 15
Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Σύμφωνα με τον Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (Π.Δ. 116 / ΦΕΚ 105/30.05.1997, οι διοικητικές υπηρεσίες του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ διαρθρώνονται σε οργανικές μονάδες ως εξής: Α) Διευθύνσεις 1. Διεύθυνση Διοικητικού Οικονομικού 2. Διεύθυνση Συντονισμού Σπουδών & Σπουδαστικής Μέριμνας 3. Διεύθυνση Αγροκτήματος Β) Αυτοτελή Τμήματα 1. Τμήμα Πληροφορικής 2. Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών 3. Τμήμα Δημοσίων & Διεθνών Σχέσεων 4. Τμήμα Εκδόσεων & Βιβλιοθήκης 5. Γραμματεία Πρόεδρου Αντιπροέδρων 6. Γραμματείες Σχολών (μία για κάθε Σχολή) 7. Γραμματείες Τμημάτων (μία για κάθε Τμήμα) Γ) Αυτοτελή Γραφεία 1. Γραφείο Ερευνητικών & Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας) Δ) Παραρτήματα Τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή στις διοικητικές υπηρεσίες του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ απασχολούνται περισσότεροι από εκατό (100) διοικητικοί υπάλληλοι (Μόνιμοι και ΙΔΑΧ), οι οποίοι παρέχουν την διοικητική και γραμματειακή στήριξη των προαναφερθέντων μονάδων του Ιδρύματος στο εν γένει εκπαιδευτικό και ερευνητικό του έργο. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τις περιοχές του παρόντος έργου αναφέρονται στις λειτουργικές απαιτήσεις των εξής οργανικών Μονάδων του Ιδρύματος: - Διεύθυνση Διοικητικού Οικονομικού o Τμήμα Προσωπικού o Τμήμα Προϋπολογισμού και Δαπανών o Τμήμα Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων o Τμήμα Προμηθειών και Περιουσίας o Τμήμα Συλλογικών και Ατομικών Οργάνων - Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών - Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 16
Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Σε σχέση με τις περιοχές του e university, το Ίδρυμα διαθέτει ήδη τα παρακάτω υποσυστήματα τα οποία καλύπτουν επαρκώς τις ανάγκες του και επιθυμεί να ολοκληρώσει με πρόσθετα υποσυστήματα και λειτουργίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος. Διαχείριση Προσωπικού Δεν διαθέτει συγκεκριμένο υποσύστημα διαχείρισης Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 1 έτος Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 9 έτη Διαχείριση Έργων Δεν διαθέτει συγκεκριμένο υποσύστημα διαχείρισης Διαχείριση Προμηθειών Δεν διαθέτει συγκεκριμένο υποσύστημα διαχείρισης Α2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το έργο στοχεύει στην αναβάθμιση και επέκταση των Πληροφοριακών Συστημάτων του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ, μέσω της υιοθέτησης νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών τόσο για τη λειτουργία των υπηρεσιών του, όσο και για την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Τεχνικών Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Για τις ανωτέρω θεματικές ενότητες προβλέπεται ένα σύνολο υπηρεσιών οι οποίες συνοψίζονται επιγραμματικά στις εξής: υπηρεσίες αναβάθμισης πληροφοριακών συστημάτων υπηρεσίες μεταφοράς δεδομένων από τα υφιστάμενα συστήματα υπηρεσίες προσαρμογής και παραμετροποίησης των εφαρμογών στις ανάγκες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος υπηρεσίες εγκατάστασης υπηρεσίες εκπαίδευσης χρηστών και διαχειριστών Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 17
υπηρεσίες υποστήριξης πιλοτικής και παραγωγικής εφαρμογής Το έργο θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα καλύπτουν όλο το φάσμα δραστηριοτήτων ενός Ιδρύματος Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης και αφορούν στη συνολική υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του, καθώς τη σύνδεσή του με την Κοινωνία. Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν θα καλύψουν τους παρακάτω τομείς: Διοικητικές Υπηρεσίες: Πρόκειται για υπηρεσίες που συνδέονται με την αυτοματοποίηση διοικητικών διαδικασιών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ όπως παρακολούθηση και διαχείριση προσωπικού, παροχή στατιστικών κλπ.. Οικονομικές Υπηρεσίες: Πρόκειται για υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση των οικονομικών διαδικασιών και συγκεκριμένα των διαδικασιών που αφορούν τη λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, τη σύνταξη και διαχείριση του προϋπολογισμού, τη διαχείριση των εσόδων και εξόδων, την παρακολούθηση των παγίων και των αποθηκών, τη διαχείριση των κεφαλαίων, τη διαχείριση των προμηθειών, την εκκαθάριση της μισθοδοσίας, τη διαχείριση των έργων κτλ. Τα παραπάνω συστήματα θα διασυνδεθούν με τα συστήματα που θα αναπτυχθούν στη δράση Α1 της ίδιας πρόσκλησης όπως: το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών, τον κεντρικό SMS Aggregator και το σύστημα διαχείρισης ακίνητης περιουσίας (αφορά στο Π.Σ Οικονομικών Υποθέσεων). Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των υποσυστημάτων θα έχει τα ακόλουθα οφέλη: Βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Ιδρύματος προς τους εργαζόμενους του και τους συναλλασσόμενους του. Καλύτερη αξιοποίηση των μέχρι τώρα σχετικών επενδύσεων. Μετεξέλιξη του Ιδρύματος σε e University. Σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ιδρύματος στο νέο περιβάλλον. Αξιοποίηση της μέχρι τώρα σημαντική εμπειρίας του Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και συμβολή στην απόκτηση πολύτιμης τεχνογνωσίας. Μείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων. Βελτίωση της εξυπηρέτησης των ενδιαφερόμενων για διαγωνισμούς. Βελτίωση της ενημέρωσης των συναλλασσόμενων. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους εκατόν πενήντα (150) εργαζόμενους του Ιδρύματος, τους κατ ελάχιστο δέκα χιλιάδες επτακόσιους (10.700) φοιτητές, τους εξακόσιους (600) Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 18
καθηγητές του Ιδρύματος και τους τουλάχιστον οκτακόσιους (800) εξωτερικούς συναλλασσόμενους (προμηθευτές, εργολήπτες, μελετητές, σύμβουλους κλπ). Οι στόχοι του έργου είναι οι εξής: Στόχος 1: Η χρήση των υπηρεσιών από το 80% των διοικητικών υπαλλήλων κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Στόχος 2: Η διασύνδεση του συστήματος με το κεντρικό σύστημα διαχείρισης στατιστικών που θα αναπτυχθεί από την δράση Α1 της πρόσκλησης 21.1. Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από υπαλλήλους κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Αριθμός υπαλλήλων που χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες Τιμή >80% των υπαλλήλων 750 Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου απαιτείται η αντιμετώπιση από τον ανάδοχο με συνέπεια μίας σειράς θεμάτων: Οι εργασίες για την ολοκλήρωση του ΟΠΣ με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς την διαταραχή των λειτουργιών και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στα νέα συστήματα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στην λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (ή υποσυστήματα) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συλλειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον και να εξασφαλίζουν την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής Η ευκολία προσαρμογής των χρηστών στις νέες λειτουργικότητες είναι ένα σύνηθες πρόβλημα εφαρμογής μηχανογραφικής λύσης σε μεγάλο εργασιακό χώρο και θα πρέπει να απαιτηθεί η ελάχιστη προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος από τους χρήστες Το σύστημα θα πρέπει να κερδίσει την εμπιστοσύνη του χρήστη Πολύ σημαντικό θέμα αποτελεί η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφοριακά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 19
προβλέπονται και τα οποία σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ιδρύματος Η ενημέρωση και εκπαίδευση τεχνικών και χρηστών του Ιδρύματος σε όποιο αντικείμενο ο Ανάδοχος κρίνει απαραίτητο και περιγράφει στην πρόταση του Η ύπαρξη διαρκούς και καλής ποιότητας τεχνικής υποστήριξης. Κατά την υλοποίηση του έργου ο ανάδοχος θα φέρει την ευθύνη: Της έγκαιρης προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού. Της υλοποίησης ρυθμίσεων και παραμετροποιήσεων που απαιτούνται για την καλή λειτουργία του συστήματος, όπως αυτή προσδιορίζεται από τις προδιαγραφές και την τεχνική του πρόταση. Της παροχής σχετικού υλικού τεκμηρίωσης για το λογισμικό αλλά και όποιες επιπλέον ενέργειες εγκατάστασης και παραμετροποίησης έγιναν επ αυτού, το οποίο θα επικαιροποιείται σε κάθε φάση μεταβολής. Επιπρόσθετοι κρίσιμοι παράγοντες μπορούν να θεωρηθούν και Η επιτυχής υλοποίηση των δυνατοτήτων της διαλειτουργικότητας με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ιδρύματος. Η διασφάλιση της προσαρμογής των συστημάτων του ΟΠΣ στις αλλαγές του θεσμικού πλαισίου, αποτελεί ούτως ή άλλως κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχή υλοποίηση του έργου. Αυτό λαμβάνει κρισιμότερη σημασία στην περίοδο που διανύουμε δεδομένου ότι το εκπαιδευτικό σύστημα στην Ελλάδα είναι υπό διαμόρφωση (πχ. νέος νόμος πλαίσιο, Καλλικράτης στην παιδεία κλπ.). Για το λόγο αυτό ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί: ότι θα προσαρμόζει το σύστημα σύμφωνα με τις αλλαγές αυτές για μία τουλάχιστον πενταετία (5 έτη). ότι θα υπογράφει σύμβαση συντήρησης υποστήριξης του ΟΠΣ μία τουλάχιστον πενταετία (5 έτη) και μέσω αυτής θα παρέχει στο Ίδρυμα τις νέες εκδόσεις και θα υποστηρίζει τη λειτουργία του και τους χρήστες να καταθέσει στην τεχνική προσφορά του ολοκληρωμένο σχέδιο συντήρησης υποστήριξης, και στην οικονομική του προσφορά το προβλεπόμενο ανά έτος κόστος. Τ.Ε.Ι. Ηπείρου Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας 20