Υποσύστημα Πωλήσεων και Διανομών (SD)

Υποσύστημα Πωλήσεων και Διανομών (SD)

Πίνακας περιεχομένων Υποσυστήματα Sales-Distribution Υποστήριξη πωλήσεων - Sales Support Πωλήσεις - Sales Αποστολές και Μεταφορά - Shipping and Transportation Τιμολόγηση - Billing Διαχείριση Πιστώσεων Credit Management

Client Ένα ανεξάρτητο σύστημα SAP που συνήθως αντιστοιχεί σε ένα σύνθετο οργανισμό-επιχείρηση Κωδικός Εταιρείας - Company Code Μια νομική οντότητα με ξεχωριστό ΑΦΜ Περιοχή Πιστώσεων Credit Control Area Μια οντότητα που μπορεί να δίνει πίστωση σε πελάτες Μπορεί να περιλαμβάνει πολλούς κωδικούς Οργανισμός Πωλήσεων - Sales Organization Μια οντότητα υπεύθυνη για την πώληση προϊόντων ή υπηρεσιών Κανάλι διανομής Distribution Channel - Το πώς τα προϊόντα φτάνουν στον πελάτη - π.χ. κατάστημα λιανικής πώλησης

Διοικητική Διαίρεση - Division Διοικητική διαίρεση του οργανισμού για λειτουργικούς λόγους Περιοχή πωλήσεων - Sales Area Συνδυασμός Sales Organization, Distribution Channel και Division Εργοστάσιο - Plant (here: Delivering Plant) Άλλες μονάδες (units) που χρησιμοποιούνται στο υποσύστημα SD : - Σημείο Αποστολής - Shipping Point - Σημείο Φόρτωσης - Loading Point - Γραφείο Πωλήσεων - Sales Office - Ομάδα Πωλήσεων - Sales Group - Πωλητής - Sales Person

Δομή υποσυστήματος SD της εταιρείας GBI

GBI 2.0 Εταιρική Δομή υποσυστήματος πωλήσεων Κανάλι διανομής Χονδρική πώληση Wholesales WH Κανάλι διανομής Internet IN

GBI 2.0 Κύρια Δεδομένα (master data) Δεδομένα πελάτη Δεδομένα υλικών (material) Συνθήκες πώλησης (sales conditions)

Customer Master Απαραίτητες πληροφορίες για Παραγγελίες, παραδόσεις, τιμολογήσεις και πληρωμές Κάθε πελάτης έχει ένα master record Μπορεί να δημιουργηθεί από Sales Area Sales Organization Distribution Channel Division Η πληροφορία χωρίζεται σε 3 μέρη Κύρια δεδομένα Πελάτη Γενικά δεδομένα Δεδομένα που σχετίζονται με εταιρεία (Company Code Data) Δεδομένα που σχετίζονται με περιοχή πωλήσεων (Sales Area Data)

Κύρια δεδομένα Πελάτη Γενική πληροφορία σχετική με όλο τον οργανισμό Όνομα Διεύθυνση Στοιχεία Επικοινωνίας Ειδική πληροφορία σχετική μόνο με company code Πληρωμές Στοιχεία Τράπεζας Ειδική πληροφορία σχετική μόνο με sales area Υπεύθυνος πώλησης Γραφείο πώλησης

Material master Κύρια δεδομένα Υλικών (material) Χρησιμοποιείται από όλα σχεδόν τα υποσυστήματα Είναι πολύ βασικό Πληροφορία που χρειαζόμαστε για να διαχειριστούμε το υλικό Είναι οργανωμένο σε όψεις (views)

Κύρια δεδομένα Υλικών (material) Βασικά Δεδομένα Δεδομένα Ελέγχου Δεδομένα Πωλήσεων Δεδομένα Προμηθειών Προγρ. Προμηθειών Πρόβλεψη αναγκών Αποθήκευση Υλικών Δεδομένα για Ποιότητα Υλικών Δεδομένα για Λογιστική Παρακολούθηση

Κύρια δεδομένα Υλικών Γενική πληροφορία σχετική με όλο τον οργανισμό Όνομα Βάρος Μονάδα Μέτρησης Ειδική πληροφορία σχετική μόνο με sales org. Ειδική πληροφορία σχετική μόνο με storage loc. Σημείο Παράδοσης Σημείο Φόρτωσης Ποσότητα αποθέματος

Συνθήκες (conditions) κύρια δεδομένα Τα κύρια δεδομένα περιλαμβάνουν : Τιμές (prices) Επιπλέον χρεώσεις (Surcharges) Εκπτώσεις (Discounts) Μεταφορικά Έξοδα (Freights) Φόρους (Taxes) Οι συνθήκες ορίζονται παραμετρικά σε σχέση με: Τα υλικά, τους πελάτες

Η διεργασία της παραγγελίας (sales order) Πληρωμή από πελάτη ΑΡΧΗ 1. Δραστηριότητες πριν την πώληση (Presales) Εισαγωγή παραγγελίας Τιμολόγηση πελάτη Έλεγχος Διαθεσιμότητας Αποστολή υλικών Συσκευασία υλικών Συλλογή υλικών

Δραστηριότητες πριν την πώληση (Presales) Η Υποστήριξη Πωλήσεων είναι ένα υποσύστημα του SD που βοηθά στις πωλήσεις, τις διανομές και την εμπορία των προϊόντων και υπηρεσιών. Περιλαμβάνει τις ακόλουθες λειτουργίες: Δημιουργία και παρακολούθηση επαφών με πελάτες και της επικοινωνίας με αυτούς (πωλήσεις - δραστηριότητα) αρχείο τηλεφωνημάτων οn-site συνεδριάσεις επιστολές Υποστήριξη διαφημιστικής καμπάνιας Είναι ένα μικρό σύστημα CRM Στόχος είναι να δώσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να γίνει μια πώληση 360 εικόνα του πελάτη

Αίτημα πελάτη για αγορά προϊόντος (inquiry) Ένας πελάτης ζητά πληροφορίες για ένα προϊόν χωρίς την υποχρέωση αγοράς. Θέλει να ξέρει: Πόσο θα κοστίσει; Διαθεσιμότητα Υλικού/Service Διαθέσιμες ποσότητες προϊόντων και ημερομηνίες Το αίτημα το πελάτη διατηρείται στο σύστημα και δημιουργείται μια προσφορά για τον δυνητικό πελάτη. Η προσφορά αποτελεί δέσμευση προς τον πελάτη

Εντολή πώλησης (sales order) Μια παραγγελία μπορεί να προέρχεται από: - Επαφές μας με πελάτη : τηλέφωνο, internet, e-mail - Από υφιστάμενης σύμβασης - Από προφορά που είχαμε κάνει στο παρελθόν Το ηλεκτρονικό έγγραφο που θα δημιουργηθεί πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες βασικές πληροφορίες: - Πληροφορίες πελάτη - Υλικά προς πώληση/ υπηρεσίες και ποσότητα - Τιμές (και συνθήκες) - Οι συγκεκριμένες ημερομηνίες παράδοσης και οι ποσότητες που θα παραδοθούν - Πληροφορίες Αποστολής - Πληροφορίες Τιμολόγησης

Εντολή πώλησης (sales order) Η εντολή πώλησης απαρτίζεται από τρία βασικά τμήματα: Επικεφαλίδα (Header) Τα δεδομένα αφορούν στο σύνολο των πωλήσεων σειρά: π.χ. τα δεδομένα των πελατών, το σύνολο των κόστος της παραγγελίας Γραμμές υλικών/προϊόντων (items) Πληροφορίες σχετικά με το συγκεκριμένο προϊόντος Πρόγραμμα Παράδοσης του προϊόντος Περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες για Διαθεσιμότητα προϊόντος Σημείο Αποστολής Τιμή 1 2 3

Χρονοπρογραμματισμός παραδόσεων (Delivery Scheduling) Όταν δημιουργείται η εντολή πώλησης θα πρέπει να εισάγουμε την επιθυμητή ημερομηνία παράδοσης για την παραγγελία συνολικά ή για κάθε γραμμή (προϊόν) της παραγγελίας. Το σύστημα θα καθορίσει ένα χρονοδιάγραμμα παράδοσης. Η ημερομηνία αυτή θα χρησιμοποιηθεί για τον καθορισμό διαθεσιμότητα υλικού μας, ή της ημερομηνίας ATP (Αvailable to Promise). Το σύστημα θα καθορίσει την ημερομηνία αυτή με χρήση των κανόνων προγραμματισμού που έχουμε ορίσει.

Χρονοπρογραμματισμός προς τα πίσω (Backward Scheduling) Ημερομηνία Παραγγελίας Διαθεσιμότητα Υλικών Χρόνος Μεταφοράς Χρόνος Φόρτωσης Εξαγωγή Αγαθών (από αποθήκη) Επιθυμητή Ημερομηνία Παράδοσης Χρόνος Συλλογής και Συσκευασίας Χρόνος μεταφοράς Χρόνος Φόρτωσης Χρόνος διέλευσης

Χρονοπρογραμματισμός προς τα μπροστά (Forward Scheduling) Ημερομηνία Παραγγελίας Διαθεσιμότητα Υλικών Χρόνος Μεταφοράς Χρόνος Φόρτωσης Εξαγωγή Αγαθών (από αποθήκη) Επιθυμητή Ημερομηνία Παράδοσης Πραγματική Ημερομηνία Παράδοσης Χρόνος Συλλογής και Συσκευασίας Χρόνος μεταφοράς Χρόνος Φόρτωσης Χρόνος διέλευσης

Αποστολή και καθορισμός διαδρομής Κατά τη δημιουργία της εντολής πώλησης, το σύστημα πρέπει να προσδιορίσει το σημείο αποστολής από την οποία το υλικό θα πρέπει να αποσταλεί και τη διαδρομή (route) που θα πάρει το υλικό από την αποθήκη σας στον πελάτη Ένα σημείο αποστολής προσδιορίζεται για κάθε συγκεκριμένο προϊόν της εντολής πώλησης. Ο προσδιορισμός της διαδρομής χρησιμοποιείται για να καθορίσει το χρόνο διέλευσης του υλικού.

Έλεγχος διαθεσιμότητας (Availability Check) Έλεγχος διαθεσιμότητας Καθορίζει την ημερομηνία διαθεσιμότητας του υλικού Ελέγχει όλες τις κινήσεις υλικών, εισερχόμενες (inbound) και εξερχόμενες (outbound) Προτείνει μεθόδους παράδοσης - Πλήρης παράδοση - Μερική παράδοση

Τιμολόγηση (pricing) Το σύστημα εμφανίζει πληροφορίες τιμολόγησης για την εντολή πώλησης τόσο στην επικεφαλίδα για όλη την εντολή πώλησης είτε σε κάθε γραμμή για κάθε προϊόν ξεχωριστά και το επίπεδο στοιχείου γραμμής. Το σύστημα αναζητά αυτόματα την τιμή, εκπτώσεις, προσαυξήσεις, υπολογίζει τους φόρους και το κόστος της μεταφοράς. Δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε χειροκίνητα τις τιμές τόσο στην επικεφαλίδα όσο και στο κάθε στοιχείο γραμμής εισάγοντας συνθήκες (conditions)

Έλεγχος πιστωτικού ορίου πελάτη (credit check) Επιτρέπει στην εταιρεία σας να διαχειριστεί τον πιστωτικό κίνδυνο του κάθε πελάτη προσδιορίζοντας τα όρια πίστωσης. Κατά τη διαδικασία της παραγγελίας, το σύστημα θα ειδοποιήσει τον πωλητή σχετικά με την κατάσταση της πιστοληπτικής ικανότητας των πελατών, ώστε εάν είναι απαραίτητο π.χ. να αποκλειστεί μια παραγγελία.

Αποστολή και Μεταφορά (Shipping & Transportation) Η διαδικασία της μεταφοράς αρχίζει όταν δημιουργείτε την έγγραφο παράδοσης. Το έγγραφο ελέγχει, υποστηρίζει και παρακολουθεί όλες τις υπο-διαδικασίες για την επεξεργασία αποστολής: Συλλογή προϊόντων (Picking) Συσκευασία (Packing) Εξαγωγή αγαθών (Post Goods Issue) H διαδικασία μεταφοράς είναι ολοκληρωμένη με τα υποσυστήματα Διαχείρισης Υλικών (MM) και την Οικονομική Διαχείριση (FI)

Αποστολή (Shipping) Συνδυασμός Παραγγελιών Μερική Παράδοση Πλήρης Παράδοση

Παράδοση προϊόντων (Delivery Creation) Ελέγχει την εντολή πώλησης και τα υλικά για να καθορίσει εάν είναι δυνατόν η παράδοση να γίνει - πλήρως ή τμηματικά Επιβεβαιώνει τη διαθεσιμότητα Πιο συγκεκριμένα: Παράγει πρόταση συσκευασίας - Generates packing proposal Υπολογίζει βάρος και όγκο - Calculates weight and volume Ελέγχει το χρονοδιάγραμμα παράδοσης - Checks scheduling Ελέγχει αν τμηματικές παραδόσεις είναι εφικτές - Considers partial deliveries Ενημερώνει την διαδρομή Updates route assignment Καθορίζει το σημείο συλλογής προϊόντων - Assigns picking location Ενημερώνει την εντολή πώλησης - Updates sales order Ελέγχει την ποσότητα (αν χρειάζεται) - Quality check

Συλλογή προϊόντων (Picking) Η συλλογή των προϊόντων γίνεται με βάση τις ποσότητες που εμφανίζονται στο δελτίο παράδοσης Ορίζει την ημερομηνία κατά την οποία η συλλογή θα πρέπει να αρχίσει Επιπλέον: Η διαχείριση της θέσης αποθήκευσης είναι αυτοματοποιημένη Υποστηρίζει εντοπισμό σειριακών αριθμών / αριθμού παρτίδας Είναι ολοκληρωμένο με το υποσύστημα Διαχείρισης Αποθήκης - Warehouse Management (WM)

Συσκευασία και Φόρτωση (Packing and Loading) Προσδιορίζει ποιες συσκευασίες πρέπει να χρησιμοποιούνται για συγκεκριμένα προϊόντα. Λαμβάνει υπόψη τις προτιμήσεις των πελατών και της UCC-128 κωδικοποίηση Αναγνωρίζει και ενημερώνει τους λογαριασμούς που σχετίζονται με επιστρεφόμενες συσκευασίες Αντιστοιχίζει τα συσκευασμένα προϊόντα με εμπορευματοκιβώτια τα μέσα μεταφοράς Επιβάλλει τις απαιτήσεις ασφάλειας αναφορικά με το βάρος και τον όγκο

Εξαγωγή αγαθών από την επιχείρηση (Goods issue) Είναι μια λογιστική κίνηση και δεν συνδέεται με την κίνηση των προϊόντων Σηματοδοτεί την αλλαγή της ιδιοκτησίας των προϊόντων Στο τέλος της συναλλαγής το προϊόν ανήκει στον πελάτη τα διαθέσιμα αποθέματα έχουν μειωθεί Ενημερώνει το υποσύστημα της λογιστικής Ολοκληρώνει τη διαδικασία αποστολής

Τιμολόγηση (Billing) To τιμολόγιο δημιουργείται από την αντιγραφή των πληροφοριών από την εντολή πώλησης και/ή το έγγραφο παράδοσης. Υπάρχουν δυο προσεγγίσεις - Τιμολόγηση που βασίζεται στην εντολή παραγγελίας - Τιμολόγηση που βασίζεται στην παράδοση Ενημερώνεται η πιστοληπτική ικανότητα του πελάτη.

Τρόποι Τιμολόγηση (Billing methods) Τιμολόγηση με βάση την παράδοση Συνδυαστική Τιμολόγηση Τιμολόγηση ανά είδος

Πληρωμή (Payment) Η πληρωμή είναι το τελικό βήμα στη διαδικασία παραγγελίας Αυτό το βήμα υλοποιείται από το υποσύστημα της Λογιστικής Η τελική πληρωμή περιλαμβάνει: Αντιστοίχιση πληρωμών έναντι τιμολογίων Εντοπισμός διαφορών μεταξύ πληρωμών και τιμολογίων

Ροή Εγγράφων (Document Flow) Η δυνατότητα του συστήματος να παρουσιάζει με συγκεντρωτικό τρόπο τη ροή των εγγράφων μας επιτρέπει να δούμε την κατάσταση μιας εντολής σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή. Το σύστημα SAP ενημερώνει την κατάσταση της παραγγελίας κάθε φορά που γίνεται μια μεταβολή σε οποιοδήποτε έγγραφο που έχει δημιουργηθεί στον κύκλο διαχείρισης της παραγγελίας του πελάτη (Order-to-Cash).

Ο έλεγχος της διαδικασίας «εντολής πώλησης» Ροή εγγράφων (document flow) Δίνει την κατάσταση της παραγγελίας Λίστα παραγγελιών - List of Sales Orders (VA05) Είναι ένα εργαλείο για να βρούμε μια παραγγελία Χρειάζεται να έχουμε το νούμερο του φοιτητή