Περιεχόµενα Ευχαριστίες... 17 1 Λίγα λόγια για το βιβλίο... 19 Χωρίς τεχνική ορολογία!... 19 Σύντοµη παρουσίαση... 20 Τι νέο υπάρχει στο Office 2007;... 23 Μερικές υποθέσεις... 25 Μία τελευταία λέξη (ή και δύο)... 26 2 Εργασία στο Office... 27 Τι υπάρχει στο Office... 28 Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου... 29 Χρήση της Κορδέλας... 30 Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων... 32 Χρήση µόνο του πληκτρολογίου... 34 Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου... 36 Λήψη βοήθειας... 38 Αποθήκευση της εργασίας σας... 39 Οι µορφές αρχείων του Office... 40 3 Συνηθισµένες εργασίες στο Office... 41 Εργασία µε παλαιότερα έγγραφα... 42 Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων... 43 Εισαγωγή εικόνων... 44 Αλλαγή µεγέθους εικόνας... 45 Επεξεργασία εικόνας... 46 Προσθήκη σχηµάτων... 48 Προσθήκη εικόνων clip art... 49 Μορφοποίηση σχηµάτων... 50 7
8 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Εισαγωγή ηµεροµηνίας και ώρας... 51 ηµιουργία καλλιτεχνικού κειµένου... 52 Εισαγωγή διαγραµµάτων σχέσεων... 54 ιεξαγωγή έρευνας για ένα θέµα... 56 4 Προβολή και επεξεργασία κειµένου στο Word... 57 Περιήγηση στα στοιχεία του Word 2007... 58 ηµιουργία νέου εγγράφου... 60 Σύνθεση διαφορετικών τύπων εγγράφων... 61 Οι προβολές του Word... 62 Ανάγνωση εγγράφου... 64 Επεξεργασία κειµένου... 65 Εύρεση κειµένου... 66 Αντικατάσταση κειµένου... 67 Ορθογραφικός και γραµµατικός έλεγχος... 68 Αυτόµατη διόρθωση κειµένου... 70 Προσθήκη αριθµών σελίδων... 71 Εναλλακτικοί τρόποι εκτέλεσης εργασιών... 72 Σήµανση και αναθεώρηση αλλαγών σε ένα έγγραφο... 74 Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση... 76 5 Μορφοποίηση στο Word... 77 Έλεγχος της εµφάνισης: Θέµατα, στυλ, και γραµµατοσειρές... 78 Καθορισµός της συνολικής εµφάνισης... 79 Μορφοποίηση κειµένου... 80 Χρήση οποιουδήποτε στυλ... 81 Αλλαγή γραµµατοσειρών χαρακτήρων... 82 Ορισµός στοίχισης παραγράφου... 83 Προσαρµογή του διάστιχου παραγράφων... 84 Εσοχή παραγράφου... 86 Μορφοποίηση µε στηλοθέτες... 87 Εφέ χαρακτήρων και ειδική µορφοποίηση... 88 Αντιγραφή µορφοποίησης... 89
Περιεχόµενα 9 ηµιουργία λίστας µε κουκκίδες ή αριθµηµένης λίστας... 90 Μορφοποίηση λίστας... 91 ηµιουργία πίνακα από το µηδέν... 92 Χρήση προσχεδιασµένου πίνακα... 93 ηµιουργία πίνακα από υπάρχον κείµενο... 94 Προσθήκη ή αφαίρεση γραµµών και στηλών... 95 Μορφοποίηση πίνακα... 96 Βελτίωση της διάταξης µε συλλαβισµό... 97 ιάταξη σελίδας... 98 Αλλαγή προσανατολισµού σελίδας σε ένα έγγραφο... 100 Ροή κειµένου σε στήλες... 101 ηµιουργία κεφαλαίων... 102 Αναδίπλωση κειµένου γύρω από γραφικά... 103 ηµιουργία επαναλαµβανόµενης κεφαλίδας... 104 Ταξινόµηση των πληροφοριών σας... 105 Αναδιοργάνωση εγγράφου... 106 6 Χρήση ειδικού περιεχοµένου στο Word... 107 Εισαγωγή εξωφύλλου... 108 Αρίθµηση επικεφαλίδων... 109 Προσθήκη αριθµών γραµµών... 110 Εισαγωγή πληροφοριών µε έξυπνες ετικέτες... 111 Εισαγωγή εξισώσεων... 112 Προσθήκη ένθετου κειµένου ή παράθεσης φράσης... 113 Εισαγωγή υδατογραφήµατος... 114 ηµιουργία υποσηµειώσεων και σηµειώσεων τέλους... 115 Εισαγωγή µιας βιβλιογραφικής αναφοράς... 116 ηµιουργία πίνακα περιεχοµένων... 118 Εκτύπωση φακέλων... 119 Εκτύπωση ετικέτας αλληλογραφίας... 120 Συγχώνευση αλληλογραφίας: Ευλογία και κατάρα... 121 ηµιουργία µιας φόρµας επιστολής... 122 Ολοκλήρωση του εγγράφου σας... 124
10 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά 7 Εργασία µε το Excel... 125 Περιήγηση στα στοιχεία του Excel... 126 Καταχώριση δεδοµένων... 127 Επεξεργασία δεδοµένων... 128 Οι εκκεντρικότητες του Excel... 129 Χρήση προκαθορισµένου βιβλίου εργασίας... 130 Μορφοποίηση κελιών... 131 Αλλαγή της συνολικής εµφάνισης... 132 Μορφοποίηση αριθµών... 133 Μετακίνηση και αντιγραφή δεδοµένων... 134 Προσθήκη και διαγραφή στηλών και γραµµών... 136 ηµιουργία σειράς... 138 Απόκρυψη στηλών και γραµµών... 139 ιαστάσεις κελιών... 140 Οργάνωση φύλλων εργασίας... 142 ιαµόρφωση σελίδας... 144 Εκτύπωση φύλλου εργασίας... 146 Προσθήκη και εµφάνιση σχολίων... 148 8 Ανάλυση και παρουσίαση δεδοµένων στο Excel... 149 ηµιουργία πίνακα... 150 Αναφορές κελιών, τύποι, και συναρτήσεις... 152 Αριθµητικές πράξεις... 154 Άθροιση δεδοµένων... 156 ηµιουργία σειράς υπολογισµών... 157 Εκτέλεση υπολογισµών µε συναρτήσεις... 158 Αντιµετώπιση προβληµάτων σε τύπους... 160 Ταξινόµηση δεδοµένων... 162 Φιλτράρισµα δεδοµένων... 163 ιαχωρισµός δεδοµένων σε στήλες... 164 ηµιουργία µερικών αθροισµάτων... 165 Σύνοψη δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Πίνακα... 166 Εµφάνιση σχετικών τιµών... 168 Αυτόµατη επισήµανση συγκεκριµένων δεδοµένων... 169
Περιεχόµενα 11 Προσαρµογή της µορφοποίησης υπό όρους... 170 Ανατοµία ενός γραφήµατος... 171 ηµιουργία γραφήµατος από τα δεδοµένα σας... 172 Μορφοποίηση γραφήµατος... 174 Προσαρµογή γραφήµατος... 176 Εξέταση δεδοµένων... 178 9 ηµιουργία παρουσίασης του PowerPoint... 179 Περιήγηση στα στοιχεία του PowerPoint... 180 ηµιουργία παρουσίασης... 182 Εισαγωγή πίνακα... 184 Μετατροπή κειµένου σε γραφικό SmartArt... 185 Μετατροπή κειµένου σε WordArt... 186 Προσθήκη διαφάνειας από άλλη παρουσίαση... 187 Εισαγωγή πολυµέσων... 188 Μορφοποίηση διαφάνειας... 190 Προσθήκη κίνησης σε στοιχεία διαφάνειας... 192 Προσαρµογή της κίνησης... 194 Προσθήκη ενέργειας σε διαφάνεια... 195 Επεξεργασία παρουσίασης... 196 Επανάληψη περιεχοµένου σε κάθε διαφάνεια... 198 Προσθήκη εφέ εναλλαγής διαφανειών... 199 Τροποποίηση της προεπιλεγµένης διάταξης... 200 ηµιουργία άλµπουµ φωτογραφιών... 202 10 Παρουσίαση διαφανειών του PowerPoint... 203 Προσθήκη σηµειώσεων οµιλητή... 204 Εκτύπωση σηµειώσεων για το ακροατήριο... 206 Οι κίνδυνοι µιας παρουσίασης... 207 Εκτέλεση παρουσίασης... 208 Εκτέλεση παρουσίασης σε δύο οθόνες... 210 Προσαρµογή παρουσίασης... 211 Ηχογράφηση αφήγησης... 212
12 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρονισµός παρουσίασης... 213 ηµιουργία διαφορετικών εκδόσεων µιας παρουσίασης διαφανειών... 214 ηµιουργία προβολής διαφανειών για διανοµή... 215 Μεταφορά παρουσίασης... 216 Χρήση κουµπιών περιήγησης... 217 ηµιουργία εικόνων από τις διαφάνειές σας... 218 Αναθεώρηση παρουσίασης... 219 Αλλαγή ρυθµίσεων προβολής παρουσίασης... 220 11 Εργασία µε µηνύµατα στο Outlook... 221 Περιήγηση στα στοιχεία των µηνυµάτων του Outlook... 222 Αποστολή µηνύµατος... 224 Παραλαβή και ανάγνωση µηνυµάτων... 226 Απάντηση σε µήνυµα και προώθηση µηνύµατος... 227 Αποστολή ή λήψη αρχείου... 228 Μορφοποίηση µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου... 230 ιαχείριση µηνυµάτων... 232 Προσθήκη υπογραφής σε µηνύµατα... 234 ιευθέτηση συνδροµών RSS... 235 Ανάγνωση στοιχείων RSS... 235 ιευθέτηση λογαριασµών ηλεκτρονικού ταχυδροµείου... 236 Αποστολή χρονοδιαγράµµατος µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο... 238 Βασικές έννοιες κρυπτογράφησης µηνυµάτων... 240 12 Οργάνωση µε το Outlook... 241 Περιήγηση στα στοιχεία του Outlook... 242 Παρακολούθηση του χρονοδιαγράµµατός σας... 244 Κοινή χρήση ηµερολογίων... 246 Εµφάνιση χρονοδιαγράµµατος οµάδας... 248 Προγραµµατισµός σύσκεψης... 250 ιαχείριση των επαφών σας... 252 Παρακολούθηση των εργασιών σας... 254 Ανάθεση εργασιών... 256 Καταγραφή σηµειώσεων... 257
Περιεχόµενα 13 ηµιουργία και αποστολή επαγγελµατικών καρτών µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο... 258 Προσαρµογή του Outlook... 260 13 ηµιουργία δηµοσίευσης στο Publisher... 261 Περιήγηση στα στοιχεία του Publisher... 262 ηµιουργία δηµοσίευσης µε βάση µια σχεδίαση... 263 ηµιουργία δηµοσίευσης από το µηδέν... 264 Προσθήκη κειµένου... 265 Ροή κειµένου µεταξύ πλαισίων κειµένου... 266 Προσαρµογή του κειµένου σας... 268 Προσθήκη πίνακα... 269 Επανάληψη αντικειµένων σε κάθε σελίδα... 270 Τροποποίηση εικόνας... 271 Μορφοποίηση αντικειµένου... 272 Προσθήκη αντικειµένου σχεδίασης... 273 ιάταξη αντικειµένων στη σελίδα... 274 Στοίβαξη και οµαδοποίηση αντικειµένων... 276 Ροή κειµένου γύρω από αντικείµενο... 277 Επαναχρησιµοποίηση περιεχοµένου... 278 Εισαγωγή των επαγγελµατικών σας στοιχείων... 279 ηµιουργία τοποθεσίας Ιστού στο Publisher... 280 Επανέλεγχος της δηµοσίευσής σας... 282 Αποστολή δηµοσίευσης ως µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου... 283 Εκτύπωση της δηµοσίευσης... 284 14 Εργασία στην Access... 285 Περιήγηση στα στοιχεία της Access... 286 Τι είναι µια σχεσιακή βάση δεδοµένων;... 288 Χρήση υπάρχουσας βάσης δεδοµένων... 289 ηµιουργία βάσης δεδοµένων από πρότυπο... 290 Προσθήκη πίνακα σε βάση δεδοµένων... 292 Τροποποίηση πίνακα... 293
14 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Προσθήκη δεδοµένων σε πίνακα... 294 Μορφές αρχείων της Αccess... 295 Εισαγωγή δεδοµένων... 296 Εξαγωγή δεδοµένων... 298 Ορισµός σχέσεων µεταξύ πινάκων... 299 ηµιουργία φόρµας... 300 ηµιουργία έκθεσης από τα δεδοµένα... 302 Εξαγωγή πληροφοριών από µια βάση δεδοµένων (Ερωτήµατα)... 304 Ανάλυση δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Γράφηµα... 306 Συλλογή δεδοµένων µε χρήση ηλεκτρονικού ταχυδροµείου... 308 Προσαρµογή της Access... 310 15 Ανταλλαγή δεδοµένων µεταξύ προγραµµάτων... 311 Εισαγωγή δεδοµένων του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση... 312 Εισαγωγή γραφήµατος του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση.. 314 Ανάλυση πίνακα του Word στο Excel... 315 Χρήση του Word για προετοιµασία κειµένου του PowerPoint... 316 Προετοιµασία σηµειώσεων ακροατηρίου του PowerPoint στο Word... 317 Εισαγωγή προβολής διαφανειών του PowerPoint σε έγγραφο, φύλλο εργασίας, ή δηµοσίευση... 318 Χρήση του Publisher για την παρουσίαση εγγράφου του Word... 319 Χρήση του Word για την προετοιµασία κειµένου του Publisher... 320 Χρήση του Word για την παρουσίαση δεδοµένων της Access... 321 Ανάλυση δεδοµένων της Access στο Excel... 322 Προσθήκη δεδοµένων του Excel σε βάση δεδοµένων της Access... 323 Xρήση δεδοµένων της Access σε συγχώνευση αλληλογραφίας... 324 Χρήση της λίστας επαφών σας σε συγχώνευση αλληλογραφίας... 325 ηµιουργία εγγράφων PDF ή XPS... 326 ηµιουργία µιας εικόνας της εργασίας σας... 328 Προβολή και σχολιασµός σαρωµένης εικόνας ή φαξ... 329 Μετατροπή σαρωµένου εγγράφου σε κείµενο... 330 Σάρωση εγγράφου... 331 ιαχείριση και επεξεργασία των εικόνων σας... 332 Σύνδεση µε αρχείο ή ιστοσελίδα... 333 ιαχείριση εικόνων, βίντεο, και αρχείων ήχου... 334
Περιεχόµενα 15 16 Προσαρµογή και προστασία του Office... 335 Προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης... 336 Προσαρµογή του παραθύρου... 338 Προσαρµογή της επεξεργασίας σας... 340 Αλλαγή των πληροφοριών χρήστη... 341 Προσαρµογή του ορθογραφικού και γραµµατικού ελέγχου... 342 Προσαρµογή των ορθογραφικών σας λεξικών... 343 Αλλαγή της θέσης και του τύπου των αποθηκευµένων αρχείων... 344 Προστασία εγγράφου... 345 Προστασία εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης µε κωδικό πρόσβασης... 346 Υπογραφή εγγράφου ή βιβλίου εργασίας µε ορατή υπογραφή... 348 Υπογραφή εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης µε ψηφιακό πιστοποιητικό... 350 Έλεγχος µακροεντολών, πρόσθετων, και χειριστηρίων ActiveX... 351 Λήψη πρόσθετων και άλλου δωρεάν λογισµικού... 352 Προσθήκη ή αφαίρεση στοιχείων του Office... 353 Έλεγχος συµβατότητας... 354 Επιδιόρθωση του Office... 355 Ευρετήριο... 357
Εργασία στο Office Στο κεφάλαιο αυτό Τι υπάρχει στο Office; Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου Χρήση της Κορδέλας Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων Χρήση µόνο του πληκτρολογίου Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου Λήψη βοήθειας Αποθήκευση της εργασίας σας Οι µορφές αρχείων του Office Σε αυτό το κεφάλαιο του βιβλίου θα αναφερθούµε στα διάφορα προγράµµατα του 2007 Microsoft Office System τις οµοιότητες και τις διαφορές τους, και τους τρόπους µε τους οποίους λειτουργούν τόσο αυτόνοµα όσο και σε συνεργασία. Ανάλογα µε το ποια έκδοση του Office χρησιµοποιείτε, µπορεί να έχετε µερικές ή όλες τις εφαρµογές εγκατεστηµένες στον υπολογιστή σας. Όλα τα προγράµµατα του Office έχουν κοινά στοιχεία, αλλά υπάρχουν δύο µεγάλες διαφορές τις οποίες θα παρατηρήσετε αµέσως. Κάποια προγράµµατα χρησιµοποιούν τη νέα σχεδίαση, που περιλαµβάνει την Κορδέλα και τις καρτέλες διαταγών και δεν περιλαµβάνει κανένα µενού και καµία γραµµή εργαλείων, εκτός από ένα και µοναδικό µενού και µία γραµµή εργαλείων. Τα άλλα προγράµµατα χρησιµοποιούν τη σχεδίαση που βασίζεται στα µενού, µε την οποία θα είστε ήδη εξοικειωµένοι αν είστε λάτρης του Office, ενώ υπάρχει και ένα πρόγραµµα, το Microsoft Outlook, το οποίο χρησιµοποιεί ένα συνδυασµό και των δύο σχεδιάσεων. Θα περιγράφουµε κατά περίπτωση τους διαφορετικούς τρόπους λειτουργίας του κάθε προγράµµατος. Θα δούµε σύντοµα τα βασικά στοιχεία που είναι κοινά σε όλα τα προγράµµατα του Office: πλαίσια διαλόγου που χρησιµοποιείτε για να ενεργοποιείτε διάφορες επιλογές, µενού συντόµευσης που εµφανίζονται όταν πατάτε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε ένα στοιχείο, συντοµεύσεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν το ρυθµό εργασίας σας, το Πρόχειρο του Office και το Πρόχειρο των Windows που χρησιµοποιείτε για να αποκόπτετε, να αντιγράφετε, και να µετακινείτε κείµενο από ένα σηµείο σε ένα άλλο, το σύστη- µα Βοήθειας και, φυσικά, τη διαδικασία αποθήκευσης της εργασίας σας. Επίσης, θα βρείτε και έναν κατάλογο µε τις πολλές µορφές αρχείων του Office. 27
28 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Τι υπάρχει στο Office Ακολουθεί ένας κατάλογος µε τα πιο συνηθισµένα προγράµµατα που περιέχονται στο 2007 Microsoft Office System, µαζί µε µια σύντοµη περιγραφή του σκοπού του καθενός. Ανάλογα µε το ποια έκδοση του Office 2007 έχετε και το αν έχετε προµηθευτεί κάποια επιπρόσθετα προγράµµατα του Office, πιθανόν να έχετε µερικές ή όλες αυτές τις εφαρµογές εγκατεστηµένες στον υπολογιστή σας. Παρατηρήστε τη διαφορετική σχεδίαση των προγραµµάτων. Τα Microsoft Word, Excel, PowerPoint, και Access βασίζονται στη νέα σχεδίαση µε την Κορδέλα, η οποία περιέχει καρτέλες για την εµφάνιση των διαφορετικών εργαλείων για συγκεκριµένους τύπους εργασιών. Το Microsoft Publisher και τα προγράµµατα της οµάδας Εργαλεία του Microsoft Office χρησιµοποιούν την πιο παραδοσιακή σχεδίαση που βασίζεται στα µενού. Το Microsoft Outlook αποτελεί ένα «υβρίδιο» σε κάποια τµήµατά του χρησιµοποιείται η παραδοσιακή σχεδίαση και σε άλλα η σχεδίαση µε την Κορδέλα. Καθώς θα εξοικειώνεστε µε τις διαφορετικές σχεδιάσεις, θα ανακαλύψετε ότι είναι εύκολο να κατανοήσετε τον τρόπο µε τον οποίο λειτουργούν τα προγράµµατα, καθώς θα µεταβαίνετε από το ένα στο άλλο. Τα προγράµµατα του Microsoft Office 2007 Η Microsoft Office Access είναι ένα πρόγραµµα σχεσιακών βάσεων δεδοµένων για την αποθήκευση, την ανάκτηση, και την ανάλυση δεδοµένων. Το Microsoft Office Excel είναι µια εφαρµογή λογιστικών φύλλων που χρησιµοποιείται για την οργάνωση, την ανάλυση, και τη γραφική αναπαράσταση δεδοµένων. Το Microsoft Office Outlook είναι ένα πρόγραµµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και διαχείρισης των επαφών, των εργασιών, και των χρονοδιαγραµµάτων σας. Το Microsoft Office PowerPoint είναι µια εφαρµογή για την ανάπτυξη και την προβολή σε οθόνη υπολογιστή, µέσω προβολέα, ή στον Ιστό ηλεκτρονικών διαφανειών µε συνοδευτικές σηµειώσεις οµιλητή και σηµειώσεις για το ακροατήριο. Το Microsoft Office Publisher είναι ένα πρόγραµµα ηλεκτρονικής σελιδοποίησης για την περίτεχνη τοποθέτηση κειµένου και γραφικών σε τυπωµένες σελίδες ή στον Ιστό. Το Microsoft Office Word είναι µια ισχυρή εφαρµογή επεξεργασίας κειµένου µε την οποία µπορείτε να κάνετε τα πάντα από τη συγγραφή µιας επιστολής ή ενός µυθιστορήµατος µέχρι τη δηµιουργία οµαδικής αλληλογραφίας. Τα Εργαλεία του Microsoft Office είναι προγράµµατα που µπορείτε να χρησιµοποιείτε σε συνδυασµό µε τις βασικές εφαρµογές του Office: Η Οργάνωση Clip της Microsoft παρέχει εύκολη πρόσβαση σε εικόνες clip art και σε άλλο παρόµοιο υλικό. Οι Ρυθµίσεις γλώσσας Microsoft Office 2007 καθορίζουν τις γλώσσες που αναγνωρίζονται και χρησιµοποιούνται στα προγράµµατά σας. Τα ιαγνωστικά του Microsoft Office παρέχουν ένα σύνολο διαγνωστικών προγραµµάτων για τον καθορισµό των αιτιών της κακής λειτουργίας του Office, και είτε αποκαθιστούν το πρόβληµα είτε σας δίνουν πληροφορίες για να βρείτε εσείς τον τρόπο διόρθωσης του προβλήµατος. Η εφαρµογή Microsoft Office Picture Manager χρησιµεύει στη οργάνωση και τη γρήγορη προσπέλαση των εικόνων σας. Οι εφαρµογές Microsoft Office Document Imaging και Microsoft Office Document Scanning χρησιµοποιούνται για τη σάρωση και την προβολή εγγράφων, αλλά και την αναγνώριση κειµένου σε σαρωµένες (σκαναρισµένες) εικόνες και έγγραφα φαξ.
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 29 Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου Καθώς θα δουλεύετε µε τα προγράµµατα του Office θα βλέπετε πολλά πλαίσια διαλόγου, µε τα οποία θα εξοικειωθείτε σύντοµα ακόµα και αν δεν είστε τώρα. Τα πλαίσια διαλόγου εµφανίζονται όταν ένα πρόγραµµα (ή τα Windows) χρειάζεται από εσάς να αποφασίσετε τι θέλετε να κάνετε. Μερικές φορές το µόνο που πρέπει να κάνετε είναι να πατήσετε σε ένα κουµπί OK, ή ένα κουµπί Ναι, ή ένα κουµπί Όχι. Άλλες φορές, θα υπάρχουν αρκετές περισσότερες αποφάσεις που θα πρέπει να λάβετε σε ένα πλαίσιο Η γραµµή τίτλου. σύρετέ τη για να µετακινήσετε το πλαίσιο διαλόγου. Επιλέξτε ένα στοιχείο από έναν πτυσσόµενο κατάλογο. Πατήστε σε ένα κουµπί επιλογής για να ενεργοποιήσετε µια επιλογή της οµάδας. διαλόγου. Το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση, το οποίο φαίνεται στην εικόνα µοιάζει µε πολλά άλλα πλαίσια διαλόγου και πιθανότατα θα το βλέπετε συχνά, γι' αυτό εξετάστε τα στοιχεία του και τον τρόπο λειτουργίας του. Αν χρησιµοποιείτε τα Windows Vista, θα βλέπετε επίσης µερικά παράθυρα που λειτουργούν σαν πλαίσια διαλόγου, και κάποια πλαίσια διαλόγου που λειτουργούν σαν παράθυρα. Όπως και αν ονοµάζονται, τα χρησιµοποιείτε για να λάβετε αποφάσεις και να συνεχίσετε την εργασία σας. Πατήστε στο κουµπί Κλεισίµατος για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου. Πατήστε στο κουµπί αυτό για να ανοίξετε ένα άλλο πλαίσιο διαλόγου µε περισσότερες επιλογές. Πατήστε εδώ για να αυξήσετε ή να µειώσετε µια τιµή. Αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να απενεργοποιήσετε την επιλογή. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να ενεργοποιήσετε την επιλογή. Πατήστε για να εφαρµόσετε τις αποφάσεις σας στη συγκεκριµένη περίπτωση, για να τυπώσετε τις διαφάνειές σας. Οι επιλογές που φαίνονται αµυδρά δεν είναι διαθέσιµες εκείνη τη στιγµή. Πατήστε για να ακυρώσετε τις αποφάσεις σας και να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.
30 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρήση της Κορδέλας Οι εφαρµογές Word, Excel, PowerPoint, και Access, και κάποια τµήµατα του Outlook, χρησι- µοποιούν την Κορδέλα και τις διάφορες καρτέλες της αντί της τυποποιηµένης δοµής µενού για την προσπέλαση των διαταγών και λειτουργιών τους. Με την Κορδέλα, µπορείτε να περνάτε από µια θεµατική καρτέλα σε µια άλλη, και να βλέπετε τις διαθέσιµες επιλογές. Επιπλέον, για πολλά στοιχεία παρέχεται και «ζωντανή προεπισκόπηση» (ή προεπισκόπηση σε πραγµατικό χρόνο): αν δείξετε σε κάποιο στοιχείο της Κορδέλας, όπως ένα στυλ ή µια γραµµατοσειρά, θα δείτε αµέσως πώς επηρεάζει το περιεχόµενο του εγγράφου σας. Εξερεύνηση της Κορδέλας 1 Ανοίξτε ένα από τα προγράµµατα που χρησιµοποιούν την Κορδέλα. 2 Αν βλέπετε τις καρτέλες διαταγών αλλά όχι τις ίδιες τις διαταγές, πατήστε σε µια καρτέλα διαταγών για να εµφανίσετε προσωρινά την Κορδέλα. 3 Κάντε κάτι από τα παρακάτω: Πατήστε σε ένα κουµπί για να εκτελέσετε µια διαταγή. Πατήστε σε κάποιο βέλος για να ανοίξετε µια συλλογή, ένα πτυσσόµενο µενού, ή ένα πτυσσόµενο κατάλογο. είξτε σε ένα στοιχείο µιας συλλογής για να δείτε την επίδρασή του στο περιεχόµενο του εγγράφου σας. 4 Πατήστε σε µια άλλη καρτέλα και εξερευνήστε τα στοιχεία της. 5 Πατήστε στο κουµπί Office για να δείτε τις διαταγές που αφορούν το άνοιγµα, την αποθήκευση, την εκτύπωση, ή γενικότερα τη διαχείριση του εγγράφου σας. 2 1 3 5 4 Μια συλλογή Συμβουλή Η Κορδέλα αποτελείται από καρτέλες και διαταγές. Όταν η Κορδέλα είναι ε- λαχιστοποιηµένη, βλέπετε µόνο τις καρτέλες.
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 31 Ρύθµιση εµφάνισης της Κορδέλας 1 Με ορατή την Κορδέλα, πατήστε στο κάτω βέλος στα δεξιά της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Στο µενού Προσαρµογή γραµµής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, επιλέξτε τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της κορδέλας. 2 Όταν θέλετε να εµφανίσετε την Κορδέλα, πατήστε στην καρτέλα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε. Η Κορδέλα θα εµφανιστεί και θα εξακολουθήσει να είναι ορατή µέχρι να πατήσετε σε µια διαταγή της ή να πατήσετε στο έγγραφό σας. 3 Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα να είναι συνεχώς ορατή, πατήστε στο κάτω βέλος στα δεξιά της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και επιλέξτε πάλι τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της κορδέλας. 2 1 3 Δοκιμάστε αυτό Με ορατή την Κορδέλα, διπλοπατήστε στην ενεργό καρτέλα για να ελαχιστοποιήσετε την Κορδέλα, και µετά πατήστε σε οποιαδήποτε καρτέλα για να εµφανίσετε προσωρινά την Κορδέλα. Για να την ελαχιστοποιήσετε πάλι, πατήστε σε κάποιο σηµείο του εγγράφου σας. Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα ώ- στε να εµφανίζεται µόνιµα, διπλοπατήστε στην ενεργό καρτέλα της. Πατήστε Ctrl+F1 για να κρύψετε την Κορδέλα, και πατήστε ξανά τον ίδιο συνδυασµό πλήκτρων προκειµένου να εµφανίζεται συνεχώς.
32 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων Αν τα µενού είναι «πύλες» προς τις δυνατότητες των εφαρµογών σας, τότε οι γραµµές εργαλείων είναι «συντοµεύσεις» προς τις λειτουργίες που χρησιµοποιείτε συχνότερα από τα µενού. Μέσα στα µενού υπάρχουν αποθηκευµένες συντοµεύσεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν την εργασία σας. Επιπλέον, υπάρχουν ειδικά θεµατικά µενού Εξερεύνηση των µενού 1 Σε µια εφαρµογή του Office που χρησιµοποιεί την τυπική δοµή µενού, ανοίξτε το µενού Αρχείο. 2 Πατήστε σε µια διαταγή µε βέλος που δείχνει προς τα δεξιά για να δείτε τα περιεχόµενα του υποµενού. 3 Πατήστε στο όνοµα ενός άλλου µενού για να το ανοίξετε, και εξετάστε τα στοιχεία που εµφανίζονται. Το εικονίδιο στα αριστερά ενός στοιχείου µενού είναι το κουµπί γραµµής εργαλείων που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε για να εκτελέσετε τη συγκεκριµένη διαταγή, ενώ το κείµενο στα δεξιά της διαταγής είναι η συντόµευση πληκτρολογίου της. 4 Συνεχίστε να εξερευνείτε τα διάφορα µενού σε αυτήν και σε άλλες εφαρµογές του Office. 5 Για να εκτελέσετε οποιαδήποτε διαταγή, απλώς πατήστε σε αυτήν. 6 Για να κλείσετε ένα µενού χωρίς να εκτελέσετε κάποια διαταγή του, απλώς πατήστε έξω από το µενού. συντόµευσης, που εµφανίζονται αµέσως όταν πατάτε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού. Για να επιταχύνουν και να διευκολύνουν την εργασία σας στο Publisher και σε κάποια τµήµατα του Outlook, τα µενού και οι γραµµές εργαλείων χρησιµοποιούν την ίδια βασική δοµή, µε προσαρµογές για κάθε πρόγραµµα. 1 2 Ένα υποµενού 4 3 5 Συμβουλή Για να ανοίξετε ένα µενού χωρίς να χρησιµοποιήσετε το ποντίκι, πατήστε και αφήστε το πλήκτρο Alt, και στη συνέχεια πατήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµισµένο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα του µενού. Έπειτα, για να εκτελέσετε µια διαταγή, πατήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµισµένο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα της διαταγής. 6
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 33 Χρήση γραµµών εργαλείων 1 είξτε σε ένα κουµπί µιας γραµµής εργαλείων και περιµένετε µέχρι να εµφανιστεί µια συµβουλή οθόνης, η οποία δείχνει το όνοµα του κουµπιού. Πατήστε στο κουµπί για να εκτελέσετε την αντίστοιχη διαταγή. 2 Αν ένα κουµπί φαίνεται «πατηµένο», πατήστε πάλι σε αυτό για να απενεργοποιήσετε τη συγκεκριµένη λειτουργία. 3 Αν η γραµµή εργαλείων βρίσκεται στην ίδια σειρά µε µια άλλη γραµµή εργαλείων και είναι συµπτυγµένη δηλαδή ένα µέρος της δεν είναι ορατό, πατήστε στα δεξιά βέλη για να εµφανίσετε τα κρυµµένα κουµπιά. 1 3 2 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε την προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης στο Word, το Excel, το PowerPoint, την Access, και τον Επεξεργαστή του Outlook δείτε την ενότητα «Προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης» στις σελίδες 336-337. Χρήση µενού συντόµευσης 1 Πατήστε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιοδήποτε περιεχόµενο ή σηµείο του προγράµµατος όπου θέλετε να εκτελέσετε µια ενέργεια. 2 Επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε από το θεµατικό µενού συντόµευσης το οποίο εµφανίζεται. 1 2 Συμβουλή Τα στοιχεία που φαίνονται αµυδρά σε µενού ή γραµµές εργαλείων δεν είναι διαθέσιµα τη συγκεκριµένη στιγµή. Για παράδειγµα, αν δεν έχετε αντιγράψει κάτι, το κουµπί Επικόλληση θα είναι αµυδρό αφού δεν υπάρχει κάτι για να επικολληθεί.
34 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρήση µόνο του πληκτρολογίου Αν προτιµάτε να έχετε τα χέρια σας συνέχεια στο πληκτρολόγιο αντί να χρησιµοποιείτε το ποντίκι, µπορείτε να κάνετε σχεδόν τα πάντα µε συντοµεύσεις πληκτρολογίου που σχετίζονται µε το Office και µε συγκεκριµένα προγράµµατα. Αν ενεργοποιήσετε τις καρτέλες διαταγών και την Κορδέλα, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τα Περιήγηση στην Κορδέλα µέσω του πληκτρολογίου 1 Πατήστε και αφήστε το πλήκτρο Alt για να εµφανίσετε τις συµβουλές πλήκτρων που αφορούν την προσπέλαση των καρτελών και της Κορδέλας. 2 Πατήστε το γράµµα του πληκτρολογίου που αντιστοιχεί στην καρτέλα της αρεσκείας σας. Μπορείτε ακόµα να πατήσετε το γράµµα που αντιστοιχεί σε οποιοδήποτε στοιχείο της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ή για να ανοίξετε το µενού Office. 3 Πατήστε το γράµµα ή τη συντόµευση πληκτρολογίου για να προσπελάσετε το στοιχείο που θέλετε στην Κορδέλα. Αν εµφανιστεί µια συλλογή ή ένα πτυσσόµενο µενού, χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να επιλέξετε το στοιχείο που θέλετε, και µετά πατήστε το Enter. 4 Αν θέλετε να προσπελάσετε στοιχεία στη γραµµή κατάστασης, πατήστε το πλήκτρο F6 µέχρι να επιλεγεί ένα στοιχείο της. Μετά χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να επιλέξετε ένα από τα στοιχεία της γραµµής κατάστασης, και πατήστε το Enter για να εκτελέσετε την ενέργεια που επιλέξατε. πλήκτρα που εµφανίζονται για την περιήγηση και την εκτέλεση διαταγών και ενεργειών. Υ- πάρχουν επίσης και πολλές συντοµεύσεις πληκτρολογίου που µπορείτε να χρησιµοποιείτε για να εκτελείτε µερικές από τις πιο συνηθισµένες διαταγές και ενέργειες. 2 4 3 Συμβουλή Αν αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να εκτελέσετε µια ενέργεια αφού έχετε πατήσει το πλήκτρο Alt, πατήστε το πλήκτρο Esc για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας.
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 35 Χρήση των συντοµεύσεων πληκτρολογίου 1 Χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα συντόµευσης που αναφέρονται στον πίνακα για να εκτελέσετε την αντίστοιχη ενέργεια. εν ισχύουν πάντοτε όλες οι συντοµεύσεις σε όλες τις εφαρµογές. 2 Αν θέλετε να κάνετε χρήση του πληκτρολογίου αντί του ποντικιού, δείξτε στο κουµπί ή όποιο άλλο στοιχείο που θέλετε να χρησιµοποιήσετε, και σηµειώστε το πλήκτρο συντόµευσης που φαίνεται στη συµβουλή οθόνης. Κατόπιν χρησιµοποιήστε αυτή τη συντόµευση πληκτρολογίου. 3 Αν δεν βρίσκετε τη συντόµευση που θέλετε στον πίνακα ή σε κάποια συµβουλή οθόνης, αναζητήστε τη στη Βοήθεια µε το λήµµα «Συντοµεύσεις πληκτρολογίου». Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε το πώς να αξιοποιείτε το σύστηµα Βοήθειας του Office δείτε την ενότητα "Λήψη βοήθειας" στη σελίδα 38. Συνηθισµένες συντοµεύσεις πληκτρολογίου ΕΝΕΡΓΕΙΑ Αντιγραφή και διαγραφή (αποκοπή) επιλεγµένου περιεχοµένου Αντιγραφή επιλεγµένου περιεχοµένου Επικόλληση περιεχοµένου Απόκρυψη ή ελαχιστοποίηση της Κορδέλας Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης έντονης γραφής Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης πλάγιας γραφής Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης υπογράµµισης Στοίχιση παραγράφου αριστερά Στοίχιση παραγράφου στο κέντρο Στοίχιση παραγράφου δεξιά Προσθήκη/αφαίρεση κενού που προηγείται µιας παραγράφου Εφαρµογή διάστιχου δύο γραµµών Εφαρµογή διάστιχου µίας γραµµής Εφαρµογή Βασικού στυλ Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 1» Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 2» Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 3» Εναλλαγή πεζών κεφαλαίων Αναίρεση τελευταίας ενέργειας Επανάληψη τελευταίας ενέργειας Άνοιγµα µενού συντόµευσης Ορθογραφικός έλεγχος Αποθήκευση εγγράφου Αποθήκευση ως Εκτύπωση (εµφάνιση του οµώνυµου πλαισίου διαλόγου) Βοήθεια ΠΛΗΚΤΡΟ ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗΣ Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+F1 Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+L Ctrl+C Ctrl+R Ctrl+0 (µηδέν) Ctrl+2 Ctrl+1 Ctrl+Shift+N Alt+Shift+1 Alt+Shift+2 Alt+Shift+3 Shift+F3 Ctrl+Z Ctrl+Y Shift+F10 F7 Ctrl+S F12 Ctrl+P F1
36 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου Οι εφαρµογές του Office, και η πλειοψηφία των υπόλοιπων προγραµµάτων, χρησιµοποιούν ένα εργαλείο, το Πρόχειρο, ως χώρο προσωρινής αποθήκευσης περιεχοµένου που θέλετε να µετακινήσετε ή να αντιγράψετε σε άλλο τµήµα του εγγράφου σας, σε άλλο έγγραφο της ίδιας εφαρ- µογής, ή σε ένα έγγραφο άλλη εφαρµογής. Α- πλώς µεταφέρετε το κείµενό σας στο Πρόχειρο και έπειτα, όταν είστε έτοιµοι, το ανακτάτε και το «επικολλάτε» στη νέα θέση του. Τα προγράµµατα του Office χρησιµοποιούν δύο διαφορετικά Πρόχειρα: το Πρόχειρο των Windows, Αποκοπή ή αντιγραφή κειµένου 1 Επιλέξτε το κείµενο που θέλετε να αποκόψετε ή να αντιγράψετε. 2 Κάντε κάτι από τα παρακάτω: Πατήστε στο κουµπί Αποκοπή (ή τα πλήκτρα Ctrl+X) για να διαγράψετε το επιλεγµένο κείµενο και να το αποθηκεύσετε στο Πρόχειρο. Πατήστε στο κουµπί Αντιγραφή (ή τα πλήκτρα Ctrl+C) για να διατηρήσετε το επιλεγµένο κείµενο στη θέση που βρίσκεται και ταυτόχρονα να τοποθετήσετε ένα αντίγραφό του στο Πρόχειρο. στο οποίο αποθηκεύεται το τελευταίο αντικείµενο που αποκόψατε ή αντιγράψατε, και το Πρόχειρο του Office, στο οποίο µπορούν να αποθηκευτούν µέχρι και 24 διαφορετικά στοιχεία, συ- µπεριλαµβανοµένου και του τελευταίου στοιχείου που αποκόψατε ή αντιγράψατε. Συνήθως θα χρησιµοποιείτε το κουµπί Επικόλληση (ή τη συντόµευση πληκτρολογίου Ctrl+V) για να επικολλάτε το τελευταίο στοιχείο που αποκόψατε ή αντιγράψατε, και το Πρόχειρο των Windows ό- ταν θέλετε να µετακινήσετε αρκετά διαφορετικά τµήµατα κειµένου από µια θέση σε µια άλλη. 2 1 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε την τροποποίηση των προκαθορισµένων ρυθµίσεων για τον τρόπο αποκοπής και επικόλλησης στοιχείων στα έγγραφά σας, και για την εµφάνιση του κουµπιού Επιλογές επικόλλησης δείτε την ενότητα "Προσαρµογή της επεξεργασίας" στη σελίδα 340. Συμβουλή Μπορείτε να χρησιµοποιείτε και το Πρόχειρο των Windows και του Office για να αποθηκεύετε όχι µόνο κείµενο, αλλά και άλλα στοιχεία, όπως εικόνες, πίνακες, ακόµα και δεδοµένα από φύλλα εργασίας του Excel. Συμβουλή Αν και το Πρόχειρο των Windows περιορίζεται στην αποθήκευση µόνο ενός στοιχείου κάθε φορά, µπορείτε να το χρησιµοποιείτε για να µεταφέρετε πληροφορίες µεταξύ πολλών διαφορετικών προγραµµάτων. Αντίθετα, το Πρόχειρο του Office λειτουργεί µόνο µεταξύ των εφαρµογών του Office.
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 37 Επικόλληση του αντιγραµµένου (ή αποκοµµένου) κειµένου 1 Πατήστε στο σηµείο του εγγράφου σας όπου θέλετε να εισαγάγετε το κείµενο. 2 Πατήστε στο κουµπί Επικόλληση (ή τα πλήκτρα Ctrl+V). 3 Αν το κείµενο που εισαγάγατε φαίνεται περιέργο επειδή δεν ταιριάζει µε την εµφάνιση (δηλαδή, µε τη µορφοποίηση) του περιβάλλοντος κειµένου, πατήστε στο κουµπί Επιλογές επικόλλησης που εµφανίζεται και, από το µενού, επιλέξτε τη διαταγή Συµφωνία µορφοποίησης προορισµού. 1 2 3 Αντιγραφή και επικόλληση πολλών στοιχείων 1 Σε κάποιο από τα προγράµµατα Word, Excel, PowerPoint, ή Access, πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος του Προχείρου, στην Κεντρική καρτέλα. Στο Publisher ή το Outlook, επιλέξτε Πρόχειρο του Office από το µενού Επεξεργασία. Σε ένα νέο µήνυµα του Outlook, πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος του Προχείρου στην καρτέλα Μήνυµα. Επιλέξτε και αποκόψτε ή αντιγράψτε τα στοιχεία που θέλετε σε µία ή περισσότερες ξεχωριστές θέσεις στο έγγραφό σας, ή σε οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Office. 2 Αν είναι απαραίτητο, µεταφερθείτε στο έγγραφο στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε µερικά ή όλα τα στοιχεία που αποκόψατε ή αντιγράψατε. Πατήστε στο σηµείο που θέλετε να εισαγάγετε κάποιο από τα στοιχεία. 3 Πατήστε στο στοιχείο που θα προσθέσετε. Συνεχίστε να εισαγάγετε, να αποκόπτετε, και να αντιγράφετε κείµενο σύµφωνα µε τις ανάγκες σας. 4 Για να επικολλήσετε όλα τα στοιχεία που αντιγράψατε σε µία θέση, πατήστε στο κουµπί Επικόλληση όλων. 5 Πατήστε στο κουµπί Απαλοιφή όλων όταν δεν χρειάζεστε πλέον κανένα από τα αντιγραµµένα στοιχεία, και θέλετε να αδειάσετε το Πρόχειρο για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε νέα αντικείµενα. 1 5 4 3 2 Το Πρόχειρο του Office
38 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Λήψη βοήθειας Τίποτα δεν µπορεί φυσικά να υποκαταστήσει το βιβλίο αυτό, αλλά το Office σάς παρέχει άλλους πόρους για να σας βοηθά στην επίλυση προβλη- µάτων που µπορεί να συναντάτε. Εδώ θα χρησι- µοποιήσουµε τη Βοήθεια του Word για να σας δείξουµε τους τρόπους µε τους οποίους µπορείτε να πάρετε βοήθεια σε όλες τις εφαρµογές του Office. Περιήγηση στη Βοήθεια 1 Στη εφαρµογή που χρησιµοποιείτε, πατήστε το πλήκτρο F1 για να εµφανίσετε το αντίστοιχο παράθυρο Βοήθειας. 2 Πατήστε σε µια κατηγορία για να επεκτείνετε τη λίστα. 3 Πατήστε στο κατάλληλο θέµα, και στη συνέχεια πατήστε σε ένα άρθρο που φαίνεται σχετικό µε την απορία σας. 4 Αν το µέγεθος της γραµµατοσειράς είναι πολύ µικρό ή πολύ µεγάλο, πατήστε στο κουµπί Αλλαγή µεγέθους γραµµατοσειράς, και επιλέξτε µέγεθος γραµµατοσειράς από τον κατάλογο. 5 Για να τυπώσετε το θέµα, πατήστε στο κουµπί Εκτύπωση. 6 Για να επιστρέψετε είτε στον κατάλογο είτε στα άρθρα, πατήστε στο κουµπί Πίσω. Για να επιστρέψετε στον αρχικό κατάλογο θεµάτων, πατήστε ξανά στο ίδιο κουµπί. Μετακίνηση µεταξύ θεµάτων που έχετε ήδη προβάλει. 1 Πατήστε σε αυτό το εικονίδιο για να παρα- µείνει το παράθυρο σε πρώτο πλάνο. 2 6 3 4 5 Αναζήτηση στη Βοήθεια 1 Πληκτρολογήστε το κείµενο σας στο πλαίσιο Αναζήτησης. 2 Αν θέλετε να καθορίσετε συγκεκριµένους πόρους Βοήθειας, πατήστε στο βέλος του κουµπιού Αναζήτηση, και κατόπιν πατήστε στο σχετικό πόρο. 3 Πατήστε στο κουµπί Αναζήτηση. 4 Επιλέξτε ένα σχετικό αποτέλεσµα αναζήτησης. Αν τα αποτελέσµατα ξεπερνούν τη µία σελίδα, πατήστε στο κουµπί Επόµενο στο επάνω µέρος των αποτελεσµάτων αναζήτησης για να δείτε τις επιπλέον σελίδες. 5 Κλείστε το παράθυρο όταν τελειώσετε. 1 3 2 4 5
Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 39 Αποθήκευση της εργασίας σας Ενώ δουλεύετε στο έγγραφό σας, καλό είναι να το αποθηκεύετε ανά τακτά χρονικά διαστήµατα για να διασφαλίζετε ότι θα είναι διαθέσιµο για µελλοντική χρήση ή τουλάχιστον µέχρι να το ολοκληρώσετε, να το τυπώσετε, ή να το στείλετε σε κάποιον για να το διαβάσει ή να το αναθεωρήσει. Αφού ονοµάσετε το αρχείο και το αποθηκεύσετε για πρώτη φορά, την επόµενη φορά που θα το αποθηκεύσετε δεν θα εµφανιστεί πάλι το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Αποθήκευση αρχείου 1 Σε κάποια από τις εφαρµογές Word, Excel, και PowerPoint, πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Στο Publisher, πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση στη Βασική γραµµή εργαλείων. Στην Access, το αρχείο αποθηκεύεται αυτόµατα, όταν το δηµιουργείτε. πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε µεµονωµένα στοιχεία, όπως ένα νέο πίνακα. 2 Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το αρχείο στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου, αν δεν θέλετε το όνοµα που σας προτείνει το πρόγραµµα. Τα ονόµατα αρχείων µπορούν να περιέχουν µέχρι 250 χαρακτήρες και να περιλαµβάνουν κενά διαστήµατα, όµως όχι τους χαρακτήρες \ / *? < > και. 3 Αν θέλετε πάντα να αποθηκεύετε τα αρχεία σας στην προεπιλεγµένη σας θέση, πατήστε στο κουµπί Απόκρυψη φακέλων. 4 Αν δεν θέλετε το αρχείο σας να αποθηκευτεί µε την προτεινόµενη µορφή αρχείου, διαλέξτε µια άλλη. 5 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου (αν είναι διαθέσιµο), αν θέλετε να βλέπετε µια µικρογραφία του αρχείου στο παράθυρο του φακέλου αποθήκευσης. 6 Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση. 7 Συνεχίστε την εργασία σας, φροντίζοντας να την αποθηκεύετε συχνά χρησιµοποιώντας το κουµπί Αποθήκευση ή τη συντόµευση πληκτρολογίου Ctrl+S. 1 2 3 5 4 6 Συμβουλή Αν χρησιµοποιείτε τα Windows XP αντί των Windows Vista, το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως θα διαφέρει από αυτό της εικόνας, αλλά θα λειτουργεί µε παρόµοιο τρόπο.