Φυσική Απογραφή & Παραστατικά Αποθήκης

Φυσική Απογραφή & Παραστατικά Αποθήκης

Περιεχόμενα Διαδικασία Φυσικής Απογραφής... 3 Συμπλήρωση φόρμας... 3 Βήματα Απογραφής... 5 Εισαγωγή Αρχείου Απογραφής... 9 Εκτυπώσεις Φυσικής Απογραφής... 10 Λίστα Φυσικών Απογραφών... 11 Λίστα Φυσικών Απογραφών με Υπόλοιπα... 11 Λίστα Φυσικών Απογραφών με Υπόλοιπα (Συνολική)... 11 Σενάρια Φυσικής Απογραφής... 11 Παραστατικά Αποθήκης... 12 Διαδικασία Φυσική Απογραφή [2]

Διαδικασία Φυσικής Απογραφής Το μενού για τη δημιουργία Φυσικής Απογραφής είναι το εξής: Αρχεία Εργασίες Διαδικασία Φυσικής Απογραφής. Ακολουθώντας το μενού, ανοίγει η λίστα με τα ήδη αποθηκευμένα στοιχεία φυσικής απογραφής, με την παρακάτω γραμμή εργαλείων στο πάνω μέρος της οθόνης. Με την επιλογή «Προσθήκη», ανοίγει η φόρμα «Φυσική Απογραφή», για την καταχώρηση μίας νέας απογραφής. Συμπλήρωση φόρμας Κωδικός & Α/Α: Κωδικός είναι ο αύξων αριθμός που συμπληρώνεται από τον χρήστη και αφορά την αρίθμηση της απογραφής, ενώ ο Α/Α παίρνει αυτόματη αρίθμηση από την εφαρμογή και ο χρήστης δεν μπορεί να επέμβει. Όνομα: Δίνεται από τον χρήστη μία ονομασία στην απογραφή. Σενάριο Φυσικής Απογραφής: Εάν ο χρήστης επιθυμεί να γίνει η απογραφή βάσει κάποιου σεναρίου, προσθέτει στο εν λόγω πεδίο το σενάριο το οποίο έχει δημιουργηθεί. Για οδηγίες δημιουργίας σεναρίου πατήστε εδώ. Καθεστώς: Το καθεστώς φυσικής απογραφής συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή και μεταβάλλεται ανάλογα το στάδιο της διαδικασίας, όπως περιγράφεται και παρακάτω. Ημ/νία έναρξης Ημ/νία Λήξης: Ενδεχομένως η καταγραφή της απογραφής να διαρκεί πάνω από 1 μέρες, οπότε αυτή η πληροφορία μπορεί να δηλωθεί σε αυτά τα πεδία ορίζοντας τις ημερομηνίες έναρξης κα λήξης απογραφής. Προέλευση Ειδών: Σε αυτό το πεδίο επιλέγεται «Είδη Εταιρίας», για την περίπτωση που επιθυμείται απογραφή όλων των ειδών της εταιρίας ή «Οριζόμενο από το χρήστη», σε Διαδικασία Φυσική Απογραφή [3]

περίπτωση που ο χρήστης φιλτράρει τα είδη βάσει κατηγορίας ή εισάγοντας συγκεκριμένα είδη με excel, όπως περιγράφεται παρακάτω. Συμπεριφορά μη Υπαρχόντων Ειδών: Σε περίπτωση που κάποια είδη δεν οριστούν στην απογραφή, ο χρήστης πρέπει να επιλέξει «Παράλειψη», εάν επιθυμεί να αγνοηθούν και να διατηρήσουν τις ποσότητες που αποτυπώνονται στην εφαρμογή ή «Μηδενική Καταμέτρηση», εάν επιθυμεί να μηδενιστούν οι ποσότητές τους. Τύπος Ημερ/νίας Υπολοίπου Ημερ/νία Υπολοίπου : Ορίζεται αν η ημερομηνία δημιουργίας του παραστατικού απογραφής θα είναι η ημερομηνία Έναρξης ή Λήξης απογραφής. Σε περίπτωση που επιλεγεί η τιμή «ημερομηνία καταμέτρησης», ο χρήστης ορίζει στο διπλανό πεδίο την ημερομηνία που επιθυμεί. Σειρά Παρ/κού Ελλειμάτων Πλεονασμάτων: Επιλέγονται οι σειρές παραστατικού για τη δημιουργία των σχετικών παραστατικών ελλείματος και πλεονάσματος. Υπάρχουν διαθέσιμες δύο σειρές για κάθε περίπτωση, μια για την ενημέρωση ποσότητας και αξίας και δεύτερη για την ενημέρωση μόνο ποσότητας. Τα πεδία με την ένδειξη είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθούν, ώστε να ολοκληρωθεί η αποθήκευση της απογραφής. Κατηγορίες Είδους: Στο κάτω μέρος της φόρμας μπορεί ο χρήστης να φιλτράρει τα είδη βάσει της κατηγορίας που θέλει. Πίνακες Είδους: Δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής περιορισμών των ειδών στην απογραφή μέσω πινάκων. Ρυθμίσεις Εμφάνισης: Ο χρήστης ορίζει εάν θέλει να εμφανίσει κάποια συγκεκριμένη στήλη στην εμφάνιση των ειδών, όπως για παράδειγμα η μονάδα μέτρησης. Από την επιλογή, στο κάτω μέρος της οθόνης εισάγει τον «Τύπο Εμφάνισης» και καθορίζει εάν Διαδικασία Φυσική Απογραφή [4]

θέλει ο τύπος να είναι ορατός στην απογραφή ή να πραγματοποιείται η ταξινόμηση των ειδών βάσει αυτού. Τέλος, ο χρήστης πρέπει να αποθηκεύσει με την επιλογή η διαδικασία απογραφής, όπως φαίνεται παρακάτω., ώστε να προχωρήσει Βήματα Απογραφής Εφόσον, συμπληρωθεί η φόρμα επιλέγεται το υπό μενού. Για την εισαγωγή των ειδών επιλέγεται «Φόρτωση Ειδών», αν θέλουμε να συμπεριληφθούν τα είδη σύμφωνα με τις κατηγορίες και τους πίνακες που έχουμε ορίσει, ή «Φόρτωση Ειδών Εταιρίας» ανεξάρτητα από τις επιλογές μας.,αν επιθυμούμε να συμπεριληφθούν όλα τα είδη, Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την επιλογή «Εμφάνιση και Διόρθωση» απογραφή., όπου βλέπουμε τα είδη που συμμετέχουν στην Διαδικασία Φυσική Απογραφή [5]

Με την επιλογή «Επόμενο», έρχεται η φόρμα του 2 ου βήματος με τα είδη, ώστε να περάσουμε την ποσότητα καταμέτρησης των ειδών. Συνεχίζοντας ο χρήστης επιλέγει «Επόμενο» για την επικύρωση των δεδομένων στο 3 ου βήμα. Διαδικασία Φυσική Απογραφή [6]

Στο 4 ο βήμα, μετά από τον έλεγχο των δεδομένων που καταχωρήθηκαν, γίνεται έλεγχος των νέων υπολοίπων, δίνοντας την δυνατότητα επεξεργασίας των ποσοτήτων για τυχόν διορθώσεις. Το 5 ο βήμα αφορά την επιβεβαίωση των δεδομένων που θα ορίσουν τα παραστατικά που θα δημιουργηθούν αυτόματα με την επιλογή «Επόμενο». Διαδικασία Φυσική Απογραφή [7]

Τέλος, στο 6 ο βήμα ολοκληρώνεται η διαδικασία δημιουργίας παραστατικών αποθήκης. Ο χρήστης μπορεί να δει τα παραστατικά που δημιουργήθηκαν και να εισέλθει σε αυτά από την ένδειξη, για τον έλεγχο της καταχώρησης που ορίστηκε στα πρώτα βήματα. Εάν ο χρήστης επιθυμεί να δει τα παραστατικά αποθήκης, μπορεί να ακολουθήσει και το μενού Λοιπά Λοιπά Παραστατικά Αποθήκη. Εάν όμως θέλήσει να διαγράψει τα παραστατικά, δεν μπορεί από την λίστα παραστατικών αποθήκης. Θα πρέπει να μεταβεί στην απογραφή που ολοκλήρωσε και να τα διαγράψει επιλέγοντας «Προηγούμενο». Διαδικασία Φυσική Απογραφή [8]

*** Για οδηγίες χρήσης των επιλογών της γραμμής εργαλείων πατήστε εδώ. Εισαγωγή Αρχείου Απογραφής Στο 2 ο βήμα της απογραφής ο χρήστης μπορεί να κάνει εισαγωγή αρχείου.xls ή.xlsx, από το υπό μενού επιλέγοντας «Εισαγωγή Excel». Διαδικασία Φυσική Απογραφή [9]

Τα πεδία προς συμπλήρωση της φόρμας είναι: Πλήθος: Καταγράφεται το πλήθος καταμετρήσεων που εισάγονται και παραμένει σταθερό σε «1 η καταμέτρηση». Τύπος Εισαγωγής: Ορίζεται ο τρόπος συμπεριφοράς της εισαγωγής των ειδών με αρχείο excel. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει: «Αντικατάσταση Προηγούμενων», εάν επιθυμεί να γίνει αντικατάσταση των τιμών, στα ήδη υπάρχοντα είδη κατά την εισαγωγή. «Προσθήκη», όταν θέλει να προσθέσει τα είδη του αρχείου, στα ήδη υπάρχοντα είδη της απογραφής. «Διαγραφή Προηγούμενων», εάν ο χρήστης επιθυμεί κατά την εισαγωγή αρχείου ειδών να διαγραφούν όσα είδη έχουν ήδη καταχωρηθεί προς απογραφή και να εισαχθεί εκ νέου όλη η πληροφορία από το αρχείο excel. «Αρχικοποίηση και Προσθήκη», εάν ο χρήστης επιθυμεί να διατηρηθούν μεν τα είδη που έχουν ήδη καταχωρηθεί προς απογραφή αλλά με 0 ποσότητα και να προστεθούν/αντικατασταθούν τα είδη που εισάγονται με το αρχείο excel. Έχει επικεφαλίδες: Σε περίπτωση που το αρχείο έχει επικεφαλίδες στηλών στην πρώτη γραμμή, επιλέγοντας «Ναι» σε αυτό το πεδίο, η εισαγωγή θα αγνοήσει αυτή την πρώτη γραμμή. Εργασία: Συμπληρώνεται το φύλλο excel του αρχείου προς εισαγωγή. Επιλογή αρχείου: Επισυνάπτεται το αρχείο προς εισαγωγή. Αντιστοίχιση στηλών: Για κάθε πεδίο ορίζεται ποια στήλη του αρχείου αντιστοιχεί, έτσι ώστε να γίνει σωστή τοποθέτηση και κατ επέκταση επιτυχής ενημέρωση της απογραφής. Τέλος, ολοκληρώνεται η διαδικασία επιλέγοντας «Εκτέλεση». Εκτυπώσεις Φυσικής Απογραφής Για τις εκτυπώσεις φυσικής απογραφής πρέπει να ακολουθηθεί το εξής μενού: Εκτυπώσεις Φυσική Απογραφή Διαδικασία Φυσική Απογραφή [10]

Λίστα Φυσικών Απογραφών Στην συγκεκριμένη εκτύπωση μπορεί να ανατρέξει ο χρήστης, για την εκτύπωση των απογραφών που έχουν γίνει, με την ανάλυση των ειδών κάθε απογραφής και την ποσότητα καταμέτρησης τους. Λίστα Φυσικών Απογραφών με Υπόλοιπα Από την εν λόγω εκτύπωση δίνεται ενημέρωση για τα είδη της απογραφής μαζί με το υπόλοιπο ανά είδος και την διαφορά του υπολοίπου, που προκύπτει από το προηγούμενο υπόλοιπο + την ποσότητα της καταμέτρησης απογραφής. Λίστα Φυσικών Απογραφών με Υπόλοιπα (Συνολική) Πρόκειται για την αναλυτικότερη εκτύπωση φυσικών απογραφών με υπόλοιπα. Αναλύει κάθε είδος ξεχωριστά και δίνει το τελικό συνολικό του υπόλοιπο. Για αναλυτικές οδηγίες ως προς τις λειτουργίες εκτύπωσης πατήστε εδώ. Σενάρια Φυσικής Απογραφής Εφόσον ο χρήστης, δεν επιθυμεί να συμπληρώνει τα πεδία στη φόρμα φυσικής απογραφής κάθε φορά που εκτελεί την διαδικασία, έχει την δυνατότητα να δημιουργήσει σενάρια που θα προτείνουν επιθυμητές τιμές. Για την υλοποίηση αυτών ακολουθείται το μενού: Αρχεία Εργασίες Σενάρια Φυσικής Απογραφής. Επιλέγοντας «Προσθήκη», ανοίγει η καταχώρηση σεναρίου. Διαδικασία Φυσική Απογραφή [11]

Τα πεδία με την ένδειξη είναι τα υποχρεωτικά πεδία για την καταχώρηση του σεναρίου. Όπως φαίνεται από την φόρμα, δεν υπάρχει κάποιο επιπλέον πεδίο από αυτά της φυσικής απογραφής. Οπότε, ορίζονται οι επιλογές που επιθυμεί ο χρήστης ενώ θα πρέπει να συμπληρωθεί ο κωδικός και το όνομα του σεναρίου. Έπειτα ο χρήστης επιλέγει Αποθήκευση για να ολοκληρωθεί η καταχώρηση του σεναρίου. Παραστατικά Αποθήκης Για την καταχώρηση παραστατικού αποθήκης το μενού στην εφαρμογή είναι το εξής: Λοιπά Λοιπά Παραστατικά Αποθήκη. Με την επιλογή «Προσθήκη», ανοίγει η φόρμα καταχώρησης παραστατικού. Τα πεδία με την ένδειξη παραστατικού. είναι τα υποχρεωτικά πεδία για την καταχώρηση του Σειρά: Επιλέγεται η σειρά του παραστατικού. Αριθμός Κωδικός: Τα πεδία αυτά συμπληρώνονται αυτόματα από την εφαρμογή κατά την καταχώρηση. Ημερομηνία έκδοσης: Πρόκειται για την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού. Διαδικασία Φυσική Απογραφή [12]

Ημερομηνία: Πρόκειται για την ημερομηνία καταχώρησης του παραστατικού. Κωδικός Όνομα: Πεδία από τα οποία επιλέγεται το είδος το οποίο θέλει ο χρήστης να καταχωρήσει. Ποσότητα Τιμή Συνολική Αξία: Από τα ομώνυμα πεδία συμπληρώνεται η ποσότητα του είδους για το παραστατικό και η αξία του ανά μονάδα. Αυτόματα η εφαρμογή υπολογίζει την συνολική αξία. Κωδικός Εκτύπωσης Όνομα Εκτύπωσης: Πεδία που συμπληρώνονται αυτόματα κατά την επιλογή του είδους. Ο χρήστης μπορεί να επέμβει ώστε να διαφοροποιήσει αυτά τα πεδία, δίνοντας την πληροφορία που τον ενδιαφέρει. 1 η Αιτιολογία Κωδικός Αναφοράς Παρατηρήσεις: Πεδία του παραστατικού που συμπληρώνει ο χρήστης πληροφοριακά με ελεύθερη καταχώρηση. Τα πεδία που πλαισιώνουν την ομάδα επιλογών «Κατάσταση / Παρατηρήσεις», αφορούν την κατάσταση του παραστατικού αποθήκης και συμπληρώνονται αυτόματα από την εφαρμογή για την κατάλληλη ενημέρωσή τους. Από την επιλογή «Οικονομικά Στοιχεία», μπορεί ο χρήστης να δει απευθείας τα οικονομικά στοιχεία του είδους την συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Διαδικασία Φυσική Απογραφή [13]