Report Generator
Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της Δημιουργίας Εκτύπωσης χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα πεδία του Report Generator και την τροποποίηση της σχεδίασής της σύμφωνα με τις ανάγκες του. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.
Το Report Generator βρίσκεται στο menu Εκτυπώσεις Σχεδιασμός Εκτυπώσεων Report Generator. Στο πάνω μέρος εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων με όλες τις δυνατότητες οι οποίες αναλύονται στη συνέχεια. Ακριβώς από κάτω εμφανίζεται η λίστα των διαθέσιμων εκτυπώσεων. Η πράσινη επισήμανση δείχνει τις πρότυπες εκτυπώσεις στις οποίες δεν επιτρέπεται η επεξεργασία από το χρήστη. Στο κάτω μέρος της οθόνης βρίσκεται η λίστα με τα διαθέσιμα πρότυπα στυλ καθώς και η μορφή του επιλεγμένου στυλ.
Δημιουργία εκτύπωσης Η δημιουργία μιας νέας εκτύπωσης από αρχικό στάδιο γίνεται πατώντας το όπου εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα : 1 Όνομα Είναι το όνομα της εκτύπωσης που εμφανίζεται στη λίστα επιλογής των διαθέσιμων εκτυπώσεων. 2 Τίτλος Είναι η τίτλος που εμφανίζεται στην πρώτη σελίδα της εκτύπωσης με έντονη γραμματοσειρά 3 Υπότιτλος Είναι η περιγραφή που εμφανίζεται κάτω από τον τίτλο στην πρώτη σελίδα της εκτύπωσης. 4 Μέγεθος Ορίζεται το μέγεθος του χαρτιού της εκτύπωσης. Ο ορισμός του μεγέθους θα πρέπει να προηγηθεί του σχεδιασμού της
εκτύπωσης καθώς ορίζει το διαθέσιμο χώρο για τα πεδία της εκτύπωσης. 5 Διάταξη Ορίζεται η κατακόρυφη ή η οριζόντια διάταξη της εκτύπωσης. Ο ορισμός της επιλογής αυτής επηρεάζει τη διάταξη των πεδίων στο διαθέσιμο χώρο της εκτύπωσης, γι αυτό είναι απαραίτητο να οριστεί σωστά πριν την σχεδίαση της εκτύπωσης. 6 Προσαρμογή Μήκους Πεδίων Ενεργοποιεί τη δυνατότητα προσαρμογής του μήκους των λεκτικών πεδίων ώστε να εξασφαλίζεται η εμφάνιση όλων των χαρακτήρων. 7 Dot Matrix Η επιλογή αυτού του πεδίου σημαίνει ότι η εκτύπωση μπορεί να εκτυπωθεί σε εκτυπωτές ακίδων (Dot Matrix). Η αποεπιλογή του πεδίου αυτού σημαίνει ότι η εκτύπωση μπορεί να εκτυπωθεί σε εκτυπωτές γραφικών (InkJet / Laser) 8 Πρωτεύον Πίνακας 9 Δευτερεύον Πίνακας 11 Διάταξη σε στήλες Είναι ο βασικός πίνακας με τα διαθέσιμα πεδία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην εκτύπωση με μορφή μιας λίστας. Είναι ο δεύτερος προαιρετικός πίνακας με τα διαθέσιμα πεδία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην εκτύπωση σε μια δεύτερη ανεξάρτητη από την πρώτη λίστα. Επιλέγεται αν τα δεδομένα θα πρέπει να εμφανίζονται σε στήλες. Με την αποεπιλογή αυτού τα δεδομένα εμφανίζονται με μορφή γραμμών. 12 Φίλτρα Ορίζονται τα φίλτρα της εκτύπωσης τα οποία θα εφαρμοστούν στα δεδομένα της εκτύπωσης. Κάθε φίλτρο εφαρμόζεται σε ένα πεδίο με βάση έναν τελεστή. Το όρισμα σημαίνει ότι το συγκεκριμένο φίλτρο θα εμφανίζεται στο χρήστη πριν τη λήψη της εκτύπωσης για τον ορισμό μιας
τιμής. Επιπλέον στο πεδίο τιμή μπορεί να καταχωρηθεί η προτεινόμενη τιμή που θα εμφανίζεται στο χρήστη. 13 Αναζήτηση πεδίου Στη συγκεκριμένη λίστα μπορεί να γίνει αναζήτηση του πεδίου πληκτρολογώντας το πρώτο γράμμα από το όνομα του πεδίου. 14 Ταξινόμηση Η λίστα αυτή αναφέρει τα πεδία με βάση τα οποία εφαρμόζεται η ταξινόμηση στην εκτύπωση. Η ταξινόμηση με πολλαπλά πεδία γίνεται με προτεραιότητα από πάνω προς τα κάτω. 15 Ομαδοποίηση Η λίστα αυτή αναφέρει τα πεδία με βάση τα οποία εφαρμόζεται ομαδοποίηση των δεδομένων της εκτύπωσης. Είναι δυνατό ένα πεδίο να συμμετέχει και στην ομαδοποίηση αλλά και στην ταξινόμηση. 16 Αποθήκευση Αποθηκεύει και κλείνει τη φόρμα των ρυθμίσεων της εκτύπωσης. Επιλογή πεδίων Επιλέγοντας τον πίνακα, εμφανίζονται στη λίστα όλα τα διαθέσιμα πεδία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην εκτύπωση. Παρακάτω φαίνεται ότι από τα διαθέσιμα πεδία έχουν επιλεχθεί τα Επίθετο, Όνομα, Εταιρεία, Είδος, Ορισμένου / Αορίστου, Οικ. κατάσταση, Ημέρες εργασίας και επιπλέον στις ημέρες εργασίας έχει επιλεχθεί και η δημιουργία πεδίου συνόλου.
Η στήλη μήκος δείχνει το μέγιστο πλήθος χαρακτήρων που μπορεί να δεχτεί το κάθε πεδίο στη βάση δεδομένων. Το μήκος του πεδίου καθοδηγεί τον χρήστη στον καθορισμό του μεγέθους του κάθε πεδίου στον σχεδιασμό της εκτύπωσης. Το μέγεθος του κάθε πεδίου θα πρέπει να είναι τέτοιο ώστε να είναι δυνατή η εμφάνιση όλων των χαρακτήρων ακόμη και στην περίπτωση που τα δεδομένα έχουν το μέγιστο δυνατό μήκος. Εναλλακτικά, ο χρήστης μπορεί να εξασφαλίσει την εμφάνιση όλων των χαρακτήρων των πεδίων σε κάθε περίπτωση, επιλέγοντας το «Προσαρμογή μήκους πεδίων». Η σειρά των πεδίων μπορεί να μεταβληθεί πατώντας τα κόκκινα βελάκια
Για παράδειγμα επιλέγοντας το πεδίο «ΑΜ ΙΚΑ» και πατώντας συνεχόμενα το βέλος με κατεύθυνση το πεδίο μετακινείται στην πρώτη σειρά που σημαίνει ότι θα εμφανιστεί πρώτο στη σχεδίαση της εκτύπωσης. Ταξινόμηση - Ομαδοποίηση Ο ορισμός των ταξινομήσεων και των ομαδοποιήσεων γίνεται επιλέγοντας το επιθυμητό πεδίο από τη λίστα και πατώντας το βέλος με κατεύθυνση δεξιά. Η προτεραιότητα των πεδίων στις ταξινομήσεις και τις ομαδοποιήσεις ορίζεται από τα θέση αυτών στη λίστα και συγκεκριμένα η ψηλότερη θέση δείχνει τη μεγαλύτερη προτεραιότητα.
Ορισμός Φίλτρων Το τελευταίο βήμα είναι ο ορισμός των φίλτρων που γίνεται πατώντας το :...ανοίγει ο πίνακας ορισμού των φίλτρων. Στο παρακάτω παράδειγμα ορίζονται φίλτρα τα οποία έχουν ως αποτέλεσμα τα παρακάτω : 1. Εμφάνιση μόνο των ενεργών εργαζομένων χωρίς τη δυνατότητα αλλαγής του φίλτρου από το χρήστη. 2. Εμφάνιση των εργαζομένων που έχουν προσληφθεί μετά την 1/1/2008 με τη δυνατότητα αλλαγής του φίλτρου. 3. Εμφάνιση μόνο των γυναικών ή των ανδρών με δυνατότητα αλλαγής του φίλτρου.
Αποθήκευση εκτύπωσης Η αποθήκευση της εκτύπωσης γίνεται πατώντας το και στο προειδοποιητικό μήνυμα επιλέγεται το «Ναι».
Χρήση εκτύπωσης Μετά την αποθήκευση ενημερώνεται η λίστα των διαθέσιμων εκτυπώσεων με μια νέα επιλογή ίδια με τον όνομα εκτύπωσης. Στο παράδειγμα μας η νέα εκτύπωση που δημιουργήθηκε είναι η «Ευρετήριο Εργαζομένων» η οποία εμφανίζεται χωρίς πράσινη επισήμανση μιας και είναι δυνατή η επεξεργασία της από τον χρήστη. Πατώντας το «Εκτύπωση» εμφανίζονται τα διαθέσιμα προς τον χρήστη φίλτρα :
Όπως έχει αναφερθεί και νωρίτερα, ο χρήστης στο σημείο αυτό μπορεί να τροποποιήσει μόνο τα φίλτρα τα οποία είναι «Ορίσματα» (βλέπε ενότητα «Ταξινόμηση Ομαδοποίηση»). Στο παράδειγμα μας, το φίλτρο «Ενεργός» λόγω του ότι δεν είναι όρισμα, δεν φαίνεται στη συγκεκριμένη φόρμα επιλογής των φίλτρων. Παρόλα αυτά συμμετέχει ομότιμα στο αποτέλεσμα της εκτύπωσης όπως και τα υπόλοιπα δύο φίλτρα, στα οποία μπορεί ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τον τελεστή και την τιμή. Έτσι, πατώντας το μεγεθυντικό φακό στο πεδίο «Φύλο» εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα επιλογής των διαθέσιμων τιμών : Επιλέγοντας το «Άνδρας» για την τιμή του φίλτρου και πατώντας το «Επιλογή»
ενημερώνεται το πεδίο της «Τιμής» και πατώντας το «ΟΚ» εμφανίζεται η προεπισκόπηση της εκτύπωσης :