Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Αίτησης

29/3/2011 Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Αίτησης (Έκδοση 6 η ) Πίνακας Περιεχομένων 1. Εισαγωγή... 2 2. Περιγραφή Οθονών... 2 2.1. Αναζήτηση Μηνιαίας Παραγωγής... 2 2.2. Αναζήτηση Παραγωγής με Κριτήρια... 4 2.3. Μηνιαίος Λογαριασμός... 5 2.4. Πινάκιο Παραγωγής... 6 2.5. Εκτύπωση Βεβαίωσης Καταβολής Ασφαλίστρων Κλάδου Πυρός... 6 3. Λειτουργίες Εφαρμογής... 7 3.1. Αναζήτηση Ανεξόφλητων Συμβολαίων... 7 3.2. Αναζήτηση Αριθμού Συσχέτισης... 7 3.3. Ανάκτηση Ειδοποιητηρίου Εξόφλησης Ασφαλίστρων... 7 3.4. Έλεγχος Εκτέλεσης Πάγιας Εντολής... 7 3.5. Διαχείριση Ομαδικών Συμβολαίων... 7 3.6. Ανάκτηση και Εκτύπωση Ανανέωσης Συμβολαίου (όπου παρέχεται)... 8 3.7. Μαζική Διαχείριση Στοιχείων Παραγωγής (Excel)... 8 3.8. Εξόφληση Ασφαλιστηρίων Συμβολαίων... 8 Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 1 από 9

1. Εισαγωγή Με στόχο την αρτιότερη ενημέρωση των Συνεργατών της, η ΑΤΕ Ασφαλιστική δημιούργησε μία νέα ενότητα στην Ηλεκτρονική Αίτηση Ασφάλισης, με τον τίτλο: Πληροφοριακό Σύστημα. Το Πληροφοριακό Σύστημα αποτελείται από τις εξής υπο-ενότητες: 1. Αναζήτηση Παραγωγής μου ανά Μήνα, 2. Αναζήτηση Παραγωγής μου με Κριτήρια, 3. Βεβαιώσεις Καταβολής Ασφαλίστρων, 4. Μηνιαίος Λογαριασμός και Πινάκιο Παραγωγής. Στο παρόν περιγράφονται τόσο οι Οθόνες του Πληροφοριακού Συστήματος, όσο και οι Λειτουργίες του: Αναζήτηση Ανεξόφλητων Συμβολαίων, Αναζήτηση Αριθμού Συσχέτισης Συμβολαίου, Ανάκτηση Ειδοποιητηρίου Εξόφλησης Ασφαλίστρων, Ανάκτηση και Εκτύπωση Ανανεωτηρίου Συμβολαίου, Έλεγχος Εκτέλεσης Πάγιας Εντολής, Ανάκτηση και Εκτύπωση Μηνιαίου Λογαριασμού (όπου παρέχεται). 2. Περιγραφή Οθονών 2.1. Αναζήτηση Μηνιαίας Παραγωγής Οθόνη Ανάκτησης Στοιχείων Μηνιαίας Παραγωγής Ανάκτηση της μηνιαίας παραγωγής γίνεται, όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί, επιλέγοντας κατά σειρά: 1. Το «κλειδωμένο λουκέτο», ώστε να διατηρείτε σε πρώτο πλάνο τις Επιλογές της Εφαρμογής 2. Tην Αναζήτηση Παραγωγής μου Ανά Μήνα. Κατόπιν, στο ΠΙΝΑΚΙΟ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ που εμφανίζεται επιλέγετε: (Ι): Τρόπο Πληρωμής (ΙΙ): Κλάδο Ασφάλισης (ΙΙΙ): Μήνα και Έτος της παραγωγής (ΙV): Είδος Συμβολαίων: Όλα, εξοφλημένα, ανεξόφλητα. (V): GO, προκειμένου να ανακτηθούν τα υπό αναζήτηση στοιχεία. Παρατήρηση Τα υπό αναζήτηση στοιχεία εμφανίζονται στην Οθόνη Ανακτημένων Στοιχείων (βλέπε παρακάτω) με ταξινόμηση ανά Κλάδο Ασφάλισης και τρόπο πληρωμής ασφάλιστρων. Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 2 από 9

Οθόνη Ανακτημένων Στοιχείων Στην Οθόνη Ανακτημένων Στοιχείων έχετε τη δυνατότητα να ενημερωθείτε: (Ι): Επιλέγοντας τον Αριθμό Συμβολαίου έχετε πρόσβαση σε αναλυτικές πληροφορίες για το Λήπτη Ασφάλισης και τις Καλύψεις (βλέπε παρακάτω, Οθόνη Συμβολαίου). (ΙΙ): Αριθμός Συσχέτισης: Εμφανίζεται ο Αριθμός που είναι υποχρεωτικό να συνοδεύει ως Αιτιολογία κάθε εξόφληση Συμβολαίου. (ΙΙΙ): Έντυπο/Συμβόλαιο: Όταν στο πεδίο εμφανίζεται «Έντυπο Πληρωμής» περιέχονται πληροφορίες για την ενημέρωση του Πελάτη σχετικά με την οφειλή του (τον Αριθμό Συσχέτισης, τα ασφάλιστρα και τους τρόπους εξόφλησής τους). Η εμφάνιση του «Εντύπου Πληρωμής», συνεπάγεται τη μη εξόφληση των ασφαλίστρων του εν λόγω Συμβολαίου. Σε περίπτωση που τα ασφάλιστρα έχουν εξοφληθεί, εμφανίζεται το «Συμβόλαιο» και ενεργοποιείται η δυνατότητα εκτύπωσης του εξοφλημένου Συμβολαίου. (ΙV): Tries: περιέχει αναλυτικές πληροφορίες για το αποτέλεσμα της εκτέλεσης πάγιας εντολής σε Τραπεζικό λογαριασμό ή Πιστωτική Κάρτα, εφόσον φυσικά έχει προβλεφθεί ο εν λόγο τρόπος εξόφλησης ασφαλίστρων. (V): Excel: επιλέγοντάς το, μπορείτε να ανακτήσετε το σύνολο της πληροφορίας που παρέχει η Οθόνη, σε αρχείο excel για μεγαλύτερη ανάλυση και επεξεργασία. Το εν λόγω αρχείο αποτελεί εξαιρετικό εργαλείο για τη μαζική διαχείριση των συμβολαίων σας, αφού περιέχει βασικά στοιχεία για κάθε συμβόλαιο, όπως: τον αριθμό συσχέτισης στην περίπτωση ανεξόφλητου συμβολαίου, τα ασφάλιστρα, τον κωδικό του πελάτη και τα στοιχεία της πάγιας εντολής (εφόσον έχουν δηλωθεί) κ.λπ.. Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 3 από 9

Οθόνη Συμβολαίου Η Οθόνη Συμβολαίου περιέχει αναλυτικές πληροφορίες για το Λήπτη Ασφάλισης (πχ. Τηλέφωνο, Διεύθυνση), τα στοιχεία του Συμβολαίου (ημερομηνίες, αριθμό πρότασης και Συμβολαίου, Ασφαλισμένους κ.λπ.), τα ασφάλιστρα. Επίσης από την εν λόγω ενότητα παρέχεται και η κατάσταση των ασφαλισμένων στην περίπτωση Ομαδικών Ασφαλιστηρίων. Παρατηρήσεις 1. H ανάλυση των καλύψεων του Συμβολαίου εμφανίζεται, επιλέγοντας (Ι). 2. Επιλέγοντας (ΙΙ), επιστρέφετε στις προηγούμενες ενότητες της Εφαρμογής. 2.2. Αναζήτηση Παραγωγής με Κριτήρια Οθόνη Ανάκτησης Στοιχείων Παραγωγής με Κριτήρια Στην οθόνη που ακολουθεί, επιλέγετε: (Ι): Χρονική περίοδο αναζήτησης (μήνας, έτος) (ΙΙ): Κριτήριο επιλογής (ΙΙΙ): GO, για ανάκτηση στοιχείων. Οθόνη Ανάκτησης Στοιχείων Παραγωγής με Κριτήρια Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 4 από 9

Μέσω της Οθόνης Ανάκτησης Στοιχείων Παραγωγής παρέχονται οι ακόλουθες πληροφορίες: (Ι): Αριθμός Συμβολαίου (επιλέγοντάς το, έχετε πρόσβαση στην Οθόνη Συμβολαίου, που περιγράφηκε παραπάνω). (ΙΙ): Αριθμός Πρώτου Συμβολαίου. (ΙΙΙ): Εμφανίζεται ως επιλογή το «Έντυπο Πληρωμής» μόνο σε ανεξόφλητα Συμβόλαια και παρέχει πληροφορίες για τον Αριθμό Συσχέτισης, τα ασφάλιστρα και τους τρόπους εξόφλησής τους). Αντίθετα, σε περίπτωση εξοφλημένων ασφαλίστρων παρέχεται δυνατότητα εκτύπωσης Συμβολαίου. (ΙV): Αριθμός Κυκλοφορίας. (V): Πελάτης (επιλέγοντάς το, εμφανίζεται η Παραγωγή που αντιστοιχεί στον Πελάτη). (VI): ΑΦΜ (επιλέγοντάς το, εμφανίζεται η Παραγωγή που αντιστοιχεί στο ΑΦΜ). (VII): Excel (επιλέγοντάς το, μπορείτε να αποθηκεύσετε το σύνολο της πληροφορίας που παρέχει η Οθόνη, σε αρχείο excel για μεγαλύτερη ανάλυση και επεξεργασία). 2.3. Μηνιαίος Λογαριασμός Ο Μηνιαίος Λογαριασμός εμφανίζεται μόνο σε Συνεργάτες που έχουν ενταχθεί στην Εμπορική Πολιτική της ΑΤΕ Ασφαλιστικής. Ανάκτηση και εκτύπωση του Μηνιαίου Λογαριασμού γίνεται από την ενότητα «Μηνιαίος Λογαριασμός» του Πληροφοριακού Συστήματος, επιλέγοντας: (Ι): Έτος και μήνα παραγωγής, (ΙΙ): Εκτύπωση. Το εδικό αρχείο (pdf) που εμφανίζεται περιέχει μαζί με τα στοιχεία παραγωγής και τον Αριθμό Συσχέτισης του Μηνιαίου Λογαριασμού. Παρατήρηση: Η Ημερομηνία Ενημέρωσης της Εφαρμογής εμφανίζεται στην κεντρική οθόνη του Μηνιαίου Λογαριασμού. Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 5 από 9

2.4. Πινάκιο Παραγωγής Ανάλυση της παραγωγής που «δημιουργεί» το Μηνιαίο Λογαριασμό του Συνεργάτη παρέχεται από την Ενότητα «Πινάκιο Παραγωγής» του Πληροφοριακού Συστήματος, επιλέγοντας: (Ι): Έτος και μήνα παραγωγής, (ΙΙ): Εκτύπωση. Το εδικό αρχείο (pdf) που εμφανίζεται περιέχει αναλυτικά στοιχεία παραγωγής: καθαρά ασφάλιστρα, δικαιώματα, προμήθειες κ.λπ.. 2.5. Εκτύπωση Βεβαίωσης Καταβολής Ασφαλίστρων Κλάδου Πυρός Από την Ενότητα «Βεβαιώσεις Καταβολής Ασφαλίστρων» του Πληροφοριακού Συστήματος, παρέχεται η δυνατότητα ανάκτησης και εκτύπωσης του εντύπου «Βεβαίωση Καταβολής Ασφαλίστρων», για τον Κλάδο Πυρός. Η εκτύπωση της «Βεβαίωσης» αφορά σε κάθε συμβόλαιο χωριστά και ενεργοποιείται μόνο εφόσον τα αναλογούντα ασφάλιστρα έχουν εξοφληθεί στην Εταιρία (Εικόνα 1). Ειδικά στην περίπτωση που ο Λήπτης Ασφάλισης δικαιούται «Βεβαίωσης» για περισσότερα του ενός Συμβόλαια παρέχεται η δυνατότητα ανάκτησης των αντίστοιχων εντύπων, βάσει των κριτηρίων αναζήτησης. Συνοπτικά, η διαδικασία ανάκτησης-εκτύπωσης «Βεβαίωσης» έχει ως ακολούθως (Εικόνα 1): (Α): Το εικονίδιο πρέπει να είναι πάντα «κλειδωμένο», ώστε να εμφανίζονται συνεχώς οι «Επιλογές Εφαρμογής» (Β): Επιλέγετε «Βεβαιώσεις Καταβολής Ασφαλίστρων» (Γ): Εμφανίζεται ο Κωδικός του Συνεργάτη (Δ): Επιλέγετε το κατάλληλο Κριτήριο και κατόπιν «GO» (Ε): Ανακτάτε και εκτυπώνετε τη «Βεβαίωση». Παρατήρηση: Παρέχεται δυνατότητα ανάκτησης και αποθήκευσης ολόκληρης της λίστας των δικαιούχων σε μορφή αρχείου excel, επιλέγοντας: Κριτήριο «ΟΛΑ» Go «Excel» (κάτω αριστερά). Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 6 από 9

3. Λειτουργίες Εφαρμογής 3.1. Αναζήτηση Ανεξόφλητων Συμβολαίων Για την ανάκτηση των ανεξόφλητων συμβολαίων επιλέγετε: (Ι): Αναζήτηση Παραγωγής μου Ανά Μήνα (ΙΙ): Συμπληρώνεται τα Στοιχεία Ανάκτησης, επιλέγετε στο πεδίο Εμφάνιση Συμβολαίων: «Ανεξόφλητα» και κατόπιν GO. Παρατήρηση: Εναλλακτικά παρέχεται η δυνατότητα ανάκτησης των ανεξόφλητων συμβολαίων, μεγαλύτερης χρονικής περιόδου, από την Ενότητα «Αναζήτηση Παραγωγής μου με Κριτήρια», επιλέγοντας: «Ανεξόφλητα». 3.2. Αναζήτηση Αριθμού Συσχέτισης Ο Αριθμός Συσχέτισης εμφανίζεται τόσο στο «Έντυπο Πληρωμής», όσο και στην Ενότητα Αναζήτηση Παραγωγής μου ανά Μήνα: (Ι): Αναζήτηση Παραγωγής μου ανά Μήνα (ΙΙ): Μήνα, Κλάδο, Τρόπο Πληρωμής, GO και (ΙΙΙ): Ο Αριθμός Συσχέτισης εμφανίζεται δίπλα στον Αριθμό Συμβολαίου και φυσικά στο «Έντυπο Πληρωμής», που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως Ειδοποιητήριο για τον Ασφαλισμένο. 3.3. Ανάκτηση Ειδοποιητηρίου Εξόφλησης Ασφαλίστρων Για το Ειδοποιητήριο Εξόφλησης Ασφαλίστρων, επιλέγετε: (Ι): Αναζήτηση Παραγωγής μου ανά Μήνα (ΙΙ): Μήνα, Κλάδο, Τρόπο Πληρωμής, GO και (ΙΙΙ): «Έντυπο Πληρωμής», που σας ενδιαφέρει. Επισήμανση: Η εμφάνιση του «Εντύπου Πληρωμής» στο πεδίο «Έντυπο/Συμβόλαιο» αποδεικνύει ότι το αντίστοιχο Συμβόλαιο δεν έχει εξοφληθεί στην ΑΤΕ Ασφαλιστική. Το «Έντυπο Πληρωμής» εμφανίζεται και στην ενότητα «Αναζήτηση Παραγωγής μου με Κριτήρια». 3.4. Έλεγχος Εκτέλεσης Πάγιας Εντολής Πληροφορίες για την εκτέλεση της Πάγιας Εντολής, επιλέγετε: (Ι): Αναζήτηση Παραγωγής μου ανά Μήνα (ΙΙ): Μήνα, Κλάδο, Τρόπο Πληρωμής (Πάγια Εντολή), GO και (ΙΙΙ): Tries, στο Συμβόλαιο που σας ενδιαφέρει. Επισήμανση: Η διαδικασία της πάγιας εντολής, εκτελείται μέχρι και 6 φορές από την ΑΤΕ Ασφαλιστική, κάθε Δευτέρα. Σε περίπτωση υπέρβασης των 6 προσπαθειών είσπραξης, το Συμβόλαιο θα πρέπει να εξοφλείται με μετρητά, με ευθύνη του Συνεργάτη. 3.5. Διαχείριση Ομαδικών Συμβολαίων Στην περίπτωση Ομαδικού Συμβολαίου παρέχεται η δυνατότητα ανάκτησης των στοιχείων των ασφαλισμένων καθώς και των ασφαλίστρων που τους αναλογούν. Οι εν λόγω πληροφορίες παρέχονται από την «Οθόνη του Συμβολαίου». Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 7 από 9

3.6. Ανάκτηση και Εκτύπωση Ανανέωσης Συμβολαίου (όπου παρέχεται) Η ανάκτηση και εκτύπωση ανανέωσης Συμβολαίου γίνεται μέσω της Ενότητας Αναζήτηση Παραγωγής μου ανά Μήνα και μόνο εφόσον το εν λόγω συμβόλαιο έχει εξοφληθεί στην ΑΤΕ Ασφαλιστική. Η διαδικασία ανάκτησης/ εκτύπωσης είναι η ακόλουθη: (Ι): Αναζήτηση Παραγωγής μου ανά Μήνα (ΙΙ): Μήνα, Κλάδο, Τρόπο Πληρωμής, GO και (ΙΙΙ): Η Ενότητα «Έντυπο/Συμβόλαιο» εμφανίζει είτε το Ειδοποιητήριο (περίπτωση ανεξόφλητου συμβολαίου), είτε το Συμβόλαιο (περίπτωση εξόφλησης). Παρατηρήσεις: 1. Η αποδέσμευση της ανάκτησης / εκτύπωσης Συμβολαίου, γίνεται δύο εργάσιμες ημέρες μετά την εξόφληση των ασφαλίστρων στην ΑΤΕ Ασφαλιστική. 2. Με την εκτύπωση της ανανέωσης Συμβολαίου, πρέπει να αποστέλλεται στην ΑΤΕ Ασφαλιστική: το Αντίγραφο του Συμβολαίου, με την υπογραφή του Λήπτη Ασφάλισης, ενώ στον πελάτη παραδίδονται: το Ασφαλιστήριο Συμβόλαιο, η Εξοφλητική Απόδειξη Είσπραξης Ασφαλίστρων (υπογεγραμμένο από το Συνεργάτη), τα Υποδείγματα Δηλώσεων Εναντίωσης και οι Γενικοί και Ειδικοί Όροι Ασφάλισης. 3.7. Μαζική Διαχείριση Στοιχείων Παραγωγής (Excel) Στην Ενότητα Πληροφοριακό Σύστημα, όπως ήδη αναφέρθηκε πιο πάνω, εμφανίζεται η επιλογή «Excel». Επιλέγοντάς το, ανακτάτε τα στοιχεία που εμφανίζονται στην Οθόνη σας, σε αρχείο excel. Στο εν λόγω αρχείο εμφανίζεται ανά συμβόλαιο: ο αντίστοιχος αριθμός συσχέτισης (μόνο για τα ανεξόφλητα συμβόλαια), τα στοιχεία των ασφαλισμένων, τα ασφάλιστρα, ο αριθμός λογαριασμού ή πιστωτικής κάρτας (σε περίπτωση πάγιας εντολής), καθώς και ο αριθμός του δανείου (όπου συνδέεται συμβόλαιο με δάνειο). Επισήμανση: Από το εν λόγω αρχείο, μπορεί να δημιουργηθεί η κατάσταση που πρέπει να συνοδεύει το καταθετήριο όταν το ποσό της κατάθεσης αφορά στην εξόφληση περισσοτέρων του ενός συμβολαίων. 3.8. Εξόφληση Ασφαλιστηρίων Συμβολαίων Εξόφληση Μεμονωμένου Συμβολαίου Η εξόφληση μεμονωμένου συμβολαίου θα πρέπει υποχρεωτικά να συνοδεύεται στην Αιτιολογία από τον αντίστοιχο Αριθμός Συσχέτισης. Επισημαίνεται ότι, ο αριθμός συσχέτισης αναγράφεται στα Ειδοποιητήρια, στα Συμβόλαιο και στις Αποδείξεις Καταβολής Ασφαλίστρων. Η μοναδικότητα του Αριθμού Συσχέτισης σε συνδυασμό με τους ελέγχους της Εταιρίας, εξασφαλίζουν την άμεση και αυτόματη σύνδεση των ασφαλίστρων με το αντίστοιχο συμβόλαιο. Υπενθυμίζεται ότι, η ανάρτηση της εξόφλησης στο Πληροφοριακό Σύστημα γίνεται εντός δύο εργασίμων ημερών, από την κατάθεση των ασφαλίστρων στο Λογαριασμό της ΑΤΕ Ασφαλιστικής. Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 8 από 9

Μαζική Εξόφληση Συμβολαίων Η εξόφληση περισσότερων του ενός συμβόλαια με μία κατάθεση θα πρέπει να αιτιολογείται από τον Αριθμό Συσχέτισης του Πινακίου, στο οποίο αντιστοιχούν τα Συμβόλαια. Κατόπιν, αντίγραφο της εν λόγω Κατάθεσης θα πρέπει να αποστέλλεται άμεσα στην Εταιρία, συνοδευόμενη με κατάσταση των Συμβολαίων που της αντιστοιχούν. Επισημαίνεται ότι, η δημιουργία της εν λόγω Κατάσταση καθώς και ανάκτηση του Αριθμού Συσχέτισης του Πινακίου, παρέχονται από την επιλογή «Excel». Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (v.6) Σελίδα 9 από 9