ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Τομέας Μεταλλευτικής Τμήμα Μηχανικών Μεταλλείων Μεταλλουργών ΕΝΟΤΗΤΑ 7. ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΠΟΡΩΝ Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Eπίκουρος Καθηγήτρια
ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 2 Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς.
ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 3 Διαχείριση Προμηθειών; Απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών για τη υλοποίηση Έργου. Προμήθειες από προμηθευτές, ή εταιρικά τμήματα εκτός ομάδας έργου. Σειρά Σύνταξης Διάγραμμα Δικτύου/Γραμμικό Χρονοδιάγραμμα Χρονοδιάγραμμα Προμηθειών Ιστόγραμμα Πόρων Καταστάσεις Ταμειακών Ροών
ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 4 Διαχείριση Προμηθειών; Απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών για τη υλοποίηση Έργου. SOS Αντικείμενα με μεγάλο χρόνο παραγγελίας (κατασκευής ή παράδοσης), και κυρίως αυτά που βρίσκονται πάνω στην κρίσιμη διαδρομή. Kόστος/αποθηκευτικοί χώροι/χειρισμοί, μπορούν να έχουν σημαντική επ ιπτωση στην επιτυχία του έργου. Πρόωρη αγορά, επιβάρυνση στη ταμειακή ροή Just in time, αυξάνει κίνδυνος καθυστέρησης
ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 5 Κύκλος Προμηθειών / Αγορών Προγραμματισμός προμηθειών: Aγορά ή εσωτερική παραγωγή, Παράμετροι που επηρεάζουν την απόφαση: Κατάσταση προμηθειών, Βill of Materials, (κατασκευαστής, τύπος μοντέλου, προδιαγραφές, τιμή κλπ) Σε τι ποσότητα Πότε χρειάζονται Χρόνος παραγγελίας Τύπος σύμβασης
ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 6 Κύκλος Προμηθειών / Αγορών Προγραμματισμός προμηθειών: Aγορά ή εσωτερική παραγωγή Αγορά : H εταιρεία δεν διαθέτει τη τεχνογνωσία/πόρους/χαμηλό κόστος υπεργολάβου Εσωτερική παραγωγή: Διαθέσιμη τεχνογνωσία/πόροι που υποαπασχολούνται (λιμνάζον δυναμικό) Κατάσταση Προμηθειών Χρονοδιάγραμμα Προμηθειών, σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα του έργου Κατάσταση προμηθευτών (σύστημα ποιότητας, ecolabeling, ISO 14000) Πρόσκληση για εκδήλωση ενδιαφέροντος, απαιτούμενα στοιχεία/προδιαγραφές Έλεγχος, αξιολόγηση, κατακύρωση προσφορών Ανάθεση παραγγελίας
ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 7 Κύκλος Προμηθειών / Αγορών Χρονοδιάγραμμα Προμηθειών, σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα του έργου
ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 8 Κύκλος Προμηθειών / Αγορών Υλοποίηση/Συμβατικές υποχρεώσεις Μεταφορά, (οδικώς, σιδηροδρομικώς,ακτοπλοϊκώς) Παραλαβή (σύγκριση δελτίου αποστολής με παραγγελία, έλεγχος προϊόντων) Αποθήκευση (ειδικές συνθήκες αποθήκευσης) Λογιστήριο (έλεγχος παραγγελίας, τιμολογίων, παραλαβής προϊόντων πριν τις πληρωμές)
9 Συντονισμός προγραμματισμού πόρων με χρονικό προγραμματισμό έργου Πόροι: Ανθρώπινο Δυναμικό, Εξοπλισμός που συμμετέχει στη εκτέλεση δραστηριότητας. Προγραμματισμός πόρων, διαδικασία πρόβλεψης πόρων για τη έγκαιρη εκτέλεση αντικειμένου Διάγραμμα Δικτύου/Γραμμικό Χρονοδιάγραμμα, Χρονοδιάγραμμα Προμηθειών, Ιστόγραμμα Πόρων, Καταστάσεις Ταμειακών Ροών Εκτίμηση Πόρων συνδέεται άμεσα με το αντικείμενο εργασιών και την προσμέτρηση υλικών Μεταβάλλοντας τη διαθεσιμότητα των πόρων, μεταβάλλεται η διάρκεια των δραστηριοτήτων Σε πολλές περιπτώσεις περιορισμένη η δυνατότητα προγραμματισμού πόρων σε συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα /προϋπολογισμό ΑΝ/ΜΕΡΕΣ Διαθέσιμο Προσωπικό Διάρκεια 180 10 18 180 12 15 180 18 10
10 Πρόβλεψη Πόρων: πρόβλεψη συνολικών πόρων ανά ειδικότητα ή ανά εναλλακτικό πόρο Δραστηριότητα Ειδικ προσωπ. Αρ/Ημέρα Διάρκ. Απασχόλησης Χρόνος προπορείας * 100 Οικοδόμος 2 2 0 200 Οικοδόμος 4 4 2 300 Οικοδόμος 3 2 6 * Χρόνος προπορείας διαφορά μεταξύ του χρόνου έναρξης της δραστηριότητας και του χρόνου έναρξης απασχόλησης του συγκεκριμένου εργαζομένου
11 Πρόβλεψη Πόρων
12 Διαθεσιμότητα Πόρων Κατά πόσον οι απαιτούμενοι πόροι είναι διαθέσιμοι Αναμενόμενο ποσοστό αδειών ανάρρωσης, απρογραμμάτιστων αδειών, 25%
13 Ιστόγραμμα Πόρων Κατασκευή γραμμικού διαγράμματος νωρίτερης έναρξης Δραστηριότητα Ημ. έναρξης Ημ. Λήξης Πόροι/ ημέρα Πρόβλεψη πόρων ανά δραστηριότητα 100 1 2 2 200 3 4 2 300 3 4 6 400 5 6 3 500 7 10 1 600 11 11 2
14 Επιβάρυνση Πόρων Σύγκριση απαιτούμενων με διαθέσιμους Υπερ-επιβάρυνση, προβλεπόμενοι > διαθέσιμοι, καθυστέρηση δραστηριοτήτων & συνεπακόλουθα έργου Υποεπιβάρυνση, υποαπασχόληση ΑΔ, προβλεπόμενοι << διαθέσιμοι, αρνητική επίπτωση στη κερδοφορία
15 Επιβάρυνση Πόρων Δραστηρ ιότητα Ημ. έναρξης Ημ. Λήξης Πόροι/ ημέρα 100 1 2 2 200 3 4 2 300 3 4 6 400 5 6 3 500 7 10 1 600 11 11 2
16 Αντιμετώπιση Υπέρ & Υπό Επιβάρυνσης, Πόρων Εξομάλυνση πόρων Προγραμματισμός πόρων για οριοθετημένο χρόνο Προγραμματισμός πόρων για οριοθετημένο αριθμό πόρων Αύξηση/Μείωση πόρων
17 Εξομάλυνση Πόρων Διαδικασία κατά τη οποία οι απαιτήσεις σε ανθρώπινο δυναμικό είναι κατά το δυνατόν ομοιόμορφη, αποφεύγοντας ακραίες απαιτήσεις ή υποαπασχολούμενο προσωπικό. Επιτυγχάνεται μετακινώντας δραστηριότητες στο χρονοδιάγραμμα, μεταβολή κατανομής πόρων. Παράδειγμα: 5 διαθέσιμες Α/μονάδες. Για την υλοποίηση του έργου είναι καλλίτερο να αξιοποιούνται πάντα οι 5 αντί για, 2 κλπ. Ακόμη και εάν δεν παρατηρείται υπερεπιβάρυνση πόρων, η ομαλή κατανομή είναι σε όλες τις περιπτώσεις επιδιωκόμενη. Οι πόροι των κρίσιμων διαδρομών θεωρούνται αμετάβλητοι Ενίσχυση της εξέλιξης των δραστηριοτήτων εν παραλλήλω και όχι εν σειρά Ιεράρχιση προτεραιοτήτων, μία κατηγορία προσωπικού κάθε φορά Πόρος με τη μεγαλύτερη υπερεπιβάρυνση Σημαντικότητα πόρου για τη υλοποίηση του έργου Ευελιξία/Δυνατότητα εξεύρεσης πόρου Αμοιβή πόρου Κατάταξη δραστηριοτήτων ανάλογα με απαιτούμενους πόρους, διαθέσιμο περιθώριο
18 Εργαλείο Ιεράρχισης πόρων: Λόγος Συνολικών απαιτούμενων πόρων/παραμένον περιθώριο, εξομάλυνση στις δραστηριότητες με το μεγαλύτερο λόγο. Μετακίνηση δραστηριότητας 200 & 400
19 Εργαλείο Ιεράρχισης πόρων: Λόγος Συνολικών απαιτούμενων πόρων/παραμένον περιθώριο, εξομάλυνση στις δραστηριότητες με το μεγαλύτερο λόγο. Μετακίνηση δραστηριότητας 200 & 400 Ως αποτέλεσμα της διαδικασίας της εξομάλυνσης πόρων, μειώνονται τα περιθώρια των δραστηριοτήτων, αυξάνονται οι δραστηριότητες κοντά στην κρίσιμη διαδρομή
20 Προγραμματισμός Πόρων για οριοθετημένους πόρους, καθυστέρηση δραστηριοτήτων, ακόμη και κρίσιμων διαδρομών Προγραμματισμός Πόρων για οριοθετημένο χρόνο, (ποινικές ρήτρες, προαπαιτούμενο για άλλο έργο, Ολυμπιακοί αγώνες) απαιτείται αύξηση πόρων Αύξηση πόρων (Υ, ΕΒ, ΑΠαρ, Κμαθ.,Υπ., ΑνΕργ.) Μείωση Πόρων (Μετ, άλλες εργασίες, Μετεκπαίδευση,άδεια..)
21 Προγραμματισμός και έλεγχος πόρων Αθροιστική καμπύλη ανάλωσης πόρων, μέτρο προσδιορισμού της απόδοσης έργου
22 Προγραμματισμός πόρων για πολλαπλά έργα Κατανομή και ιεράρχιση πόρων στα έργα που έχουν προτεραιότητα
23 Λογισμικό Επιλογή δεδομένων πόρων Ταξινόμηση-Προτεραιότητες Ολικό περιθώριο Χρόνου Κρίσιμες διαδρομές Νωρίτερη έναρξη, χρονικό περιθώριο Διάρκεια Για έργα μεγάλης διάρκειας η νωρίτερη έναρξη προτεραιότητα Προτεραιότητα στις δραστ. με μικρότερη ευελιξία, κόστος,διάρκεια Κατά τη διάρκεια υλοποίησης ενός έργου απαιτούνται μεταβολές στις προτεραιότητες, Ενημέρωση προόδου του έργου
ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο την αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους.