A ΕΠΑ.Λ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 7η ΕΝΟΤΗΤΑ: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Εκπαιδευτικοί: ΓΑΛΑΝΟΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΜΠΟΥΣΟΥΝΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ 1
Περιβάλλον εργασίας Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου: Το περιβάλλον εργασίας του λογισμικού του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι: Γραμμή τίτλου Γραμμή εντολών Εργαλειοθήκη Μενού επιλογών Παράθυρο εργασίας Εισερχόμενων Μηνυμάτων Περιεχόμενο Μηνύματος 2
Αποστολή Αλληλογραφίας: Πλαίσιο διαλόγου μηνύματος Στο πεδίο Προς πληκτρολογείτε ο αποστολέας π.χ: listserver@sch.gr Στο πεδίο Κοιν. πληκτρολογείτε ο αποστολέας π.χ: eschool@sch.gr, all@sch.gr Η επιλογή των ονομάτων μπορεί να πραγματοποιηθεί και από το βιβλίο διευθύνσεων Στο πεδίο Θέμα πληκτρολογείτε το θέμα του μηνύματος π.χ: Εκπαιδευτικά θέματα Στο κεντρικό παράθυρο πληκτρολογείτε το πλήθος των γραμμών του μηνύματος. 3
Ανάγνωση Μηνύματος: Μετά την ανάγνωση του περιεχομένου του μηνύματος, υπάρχει η δυνατότητα ν απαντήσουμε. Ο τρόπος απάντησης επιλέγεται από το πάτημα του πλήκτρου Απάντηση ή από το μενού εντολών Ενέργειες Απάντηση 4
Διαχείριση Επαφών (Διευθύνσεων): Μετάβαση στην επαφή απ ευθείας με το πάτημα ενός πλήκτρου της ελληνικής αλφαβήτου Κλικ στο πλήκτρο Επαφές, πιέζουμε το πλήκτρο Δημιουργία και εμφανίζεται το παράθυρο στο οποίο παρατηρούμε διάφορες πληροφορίες με λεπτομέρειες για τις επαφές 5
Διαχείριση Επαφών (Διευθύνσεων): Προσωπικά Στοιχεία του φυσικού προσώπου Ηλεκτρονικά Στοιχεία του φυσικού προσώπου Φωτογραφία προσώπου επαφής 6
Διαχείριση Επαφών (Διευθύνσεων): Με το πάτημα του εικονιδίου της σημαίας ή από το μενού εντολών Ενέργειες Παρακολούθηση Θέματος εμφανίζεται το παράθυρο στο οποίο μπορούμε να ορίσουμε ένα είδος υπενθύμισης σε μια επαφή. Πιο συγκεκριμένα στο πεδίο Σημαία επιλέγουμε το είδος της εργασίας, στο πεδίο Προθεσμία επιλέγουμε την ημερομηνία και στο διπλανό πεδίο την ώρα. 7
Διαχείριση Επαφών (Διευθύνσεων): Η αναζήτηση μιας επαφής πραγματοποιείται από το πάτημα του πλήκτρου Εύρεση. Εμφανίζεται το παράθυρο στο οποίο στο πεδίο Αναζήτηση για: πληκτρολογούμε το τίτλο της επαφής 8
Παρακολούθηση Εργασιών: Κλικ στο πλήκτρο Εργασίες, πιέζουμε το πλήκτρο Δημιουργία και εμφανίζεται το παράθυρο στο οποίο παρατηρούμε διάφορες πληροφορίες με λεπτομέρειες για τις εργασίες 9
Παρακολούθηση Εργασιών: Οι επιλογές που γίνονται συνήθως κατά τη δημιουργία μιας εργασίας είναι να δοθεί ένα όνομα στην εργασία, να ορισθούν οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης, να σημειωθεί η κατάσταση της εργασίας και να οριστεί προτεραιότητα ως προς την εκτέλεση της. Υπενθύμιση μιας εργασίας Αν υπάρχει η τιμή 100%, τότε η εργασία χαρακτηρίζεται ως ολοκληρωμένη 10
Παρακολούθηση Εργασιών: Εφ όσον δημιουργηθούν κάποιες εργασίες μπορεί κανένας να αρχίσει να εργάζεται μ αυτές, και να τις επιβλέπει για την πρόοδο τους. Η αντιγραφή επιλεγμένων εργασιών υλοποιείται από μενού εντολών: Αντιγραφή Επικόλληση. Η μετονομασία της εργασίας υλοποιείται με δεξί κλικ του ποντικιού και την επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού της συγκεκριμένης εργασίας. Όταν έχει οριστεί μια εργασία τότε μπορεί να διαγραφεί από την λίστα εργασιών, κάνοντας δεξί κλικ του ποντικιού στην συγκεκριμένη εργασία και από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την Διαγραφή. 11
Παρακολούθηση Εργασιών: Η οργάνωση των εργασιών πραγματοποιείται από τον μενού: Εργαλεία Οργάνωση Επιλέγοντας μια από τις κατηγορίες προσθήκης ή την δημιουργία μιας νέας κατηγορίας 12
Χρονοπρογραμματισμός με το ημερολόγιο: Κλικ στο πλήκτρο Ημερολόγιο, και εμφανίζεται το ημερολόγιο σε μορφή μήνα, ή ημέρας ή εβδομάδας, πιέζοντας το αντίστοιχο πλήκτρο. 13
Χρονοπρογραμματισμός με το ημερολόγιο: Στο ημερολόγιο οι ημέρες με συναντήσεις είναι έντονα φωτισμένες Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει ένα οποιοδήποτε από τα στοιχεία του ημερολογίου να το ανοίξει, να το τροποποιήσει ή και να το διαγράψει στην περίπτωση που δεν το χρειάζεται. Μπορεί ακόμη να οργανώσει τα στοιχεία αυτά κατά κατηγορία και να στέλνει προσκλήσεις σε συμμετέχοντες. Επίσης μπορεί να ενεργοποιήσει την υπενθύμιση, ώστε να είναι σίγουρος ότι δε θα ξεχάσει κάποια σημαντική Συνάντηση. Το ημερολόγιο εμφανίζει τις προγραμματισμένες δραστηριότητες σε μορφή συνηθισμένου ημερολογίου ή μορφή λίστας. 14
Χρονοπρογραμματισμός - Συναντήσεις: Ο χρονοπρογραμματισμός επίσης γίνεται μ έναν πολύ απλό και άμεσο τρόπο αφού δίνει τη δυνατότητα χρησιμοποίησης εκφράσεων του τύπου «επόμενη Παρασκευή», «Πρώτη Κυριακή» οπότε δε χρειάζεται να ψάχνει κανείς να βρει τη συγκεκριμένη Ημερομηνία. Τα περιεχόμενα του ημερολογίου εμφανίζονται και τροποποιούνται ανά ημέρα. Οι συναντήσεις, οι συσκέψεις και τα συμβάντα αποτελούν τα στοιχεία του ημερολογίου. Για να διαγραφεί ένα στοιχείο από το ημερολόγιο επιλέγεται και στη συνέχεια διαγράφεται με το πάτημα του πλήκτρου Διαγραφή (Delete). Οι συναντήσεις είναι δραστηριότητες τις οποίες προγραμματίζει ο χρήστης στο Ημερολόγιο του και δεν αφορούν την πρόσκληση άλλων προσώπων ή τη δέσμευση πόρων. Αν μια συνάντηση επαναλαμβάνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα τότε ονομάζεται περιοδική. Για τη δημιουργία μιας συνάντησης χρειάζεται απαραίτητα το Θέμα το οποίο είναι μια περιγραφή της συνάντησης, η Θέση και η ώρα έναρξης και λήξης. Ο Προγραμματισμός μιας συνάντησης γίνεται με τρόπο ανάλογο με αυτόν του προγραμματισμού εργασιών. Από το μενού Αρχείο επιλέγεται Δημιουργία και στη 15 συνέχεια η εντολή Συνάντηση.
Χρονοπρογραμματισμός - Συναντήσεις: Για να οριστεί μια συνάντηση ως περιοδική, θα πρέπει να προσδιοριστεί η συχνότητα με την οποία θα επαναλαμβάνεται (Ημερησία, Εβδομαδιαία, Μηνιαία, Ετήσια) και μετά να γίνουν οι επιλογές που αφορούν αυτή τη συχνότητα. Οι ρυθμίσεις αυτές γίνονται συνήθως από το μενού Ενέργειες και στη συνέχεια την επιλογή της εντολής Περιοδικότητα. Θα πρέπει η συνάντηση να είναι ανοικτή. Όποιος φοβάται μην τυχόν λησμονήσει μια σημαντική συνάντηση, μπορεί να βάλει στη συνάντηση αυτή υπενθύμιση, ώστε το πρόγραμμα να τον ειδοποιήσει εγκαίρως μ ένα γραπτό ή ηχητικό μήνυμα. Η τοποθέτηση της υπενθύμισης γίνεται από το πλαίσιο ελέγχου Υπενθύμιση της καρτέλας Συνάντηση όταν η συνάντηση είναι ανοικτή. Αν η συνάντηση είναι περιοδική τότε πρέπει ν ανοιχτούν όλες οι εμφανίσεις και να γίνει τοποθέτηση υπενθύμισης. Η ρύθμιση ή η κατάργηση μιας υπενθύμισης γίνεται από το μενού Εργαλεία και την εντολή Επιλογές και επιλέγουμε την καρτέλα Προτιμήσεις. 16
Χρονοπρογραμματισμός - Συσκέψεις: Μια σύσκεψη είναι μια συνάντηση στην οποία προσκαλούνται πρόσωπα ή δεσμεύονται πόροι για την πραγματοποίηση της. Μια σύσκεψη μπορεί να πραγματοποιείται μια φορά, οπότε χαρακτηρίζεται ως άμεση ή να επαναλαμβάνεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα, οπότε χαρακτηρίζεται ως περιοδική. Οι συσκέψεις μπορούν να πραγματοποιούνται άμεσα ή ηλεκτρονικά. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται για τη σύσκεψη εμφανίζονται στο φάκελο «Εισερχόμενα». Μπορεί να επιλέγεται μια σύσκεψη και στη συνέχεια από το παράθυρο διαλόγου Σύσκεψη, να επιλέγεται η καρτέλα Διαθεσιμότητα συμμετεχόντων και κατόπιν η επιλογή Εμφάνιση ρόλου συμμετεχόντων. Πριν δημιουργηθεί μια σύσκεψη, θα πρέπει πρώτα να καθοριστεί ποια πρόσωπα θα κληθούν, τι πόροι θα δεσμευτούν καθώς και ο χρόνος που θα πραγματοποιηθεί. Για τον προγραμματισμό της στη συνέχεια επιλέγεται Ημερολόγιο και από το μενού Αρχείο επιλέγεται Δημιουργία και κατόπιν Οργάνωση Σύσκεψης. Από την καρτέλα σχεδιασμός σύσκεψης με το πάτημα του πλήκτρου Πρόσκληση άλλων εμφανίζεται μια καρτέλα στην οποία εισάγεται στο αντίστοιχο πλαίσιο, το όνομα του ατόμου ή του πόρου που πρόκειται να προσκληθεί στη σύσκεψη. 17
Χρονοπρογραμματισμός - Συσκέψεις: Για κάθε όνομα ή πόρο που εισάγεται πρέπει να επιλεγεί στο αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου αν είναι Απαιτούμενος ή Προαιρετικός ή οι Πόροι. Οι συμμετέχοντες που ανήκουν στην κατηγορία Απαιτούμενος και Προαιρετικός εμφανίζονται στο πλαίσιο Προς, ενώ οι Πόροι εμφανίζονται στο πλαίσιο Θέση. Μπορεί, αν θέλει να χρησιμοποιήσει την Αυτόματη Επιλογή για να βρει την επόμενη διαθέσιμη ελεύθερη ώρα για όλους τους προσκεκλημένους. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με το πάτημα του πλήκτρου Διεξαγωγή σύσκεψης. Όταν τα μέλη λαμβάνουν μέρος σε μια σύσκεψη είναι αρκετά ή οι συσκέψεις είναι επαναλαμβανόμενες, τότε χρήσιμο είναι να δημιουργείται μια λίστα διανομής ή να χρησιμοποιείται μια έτοιμη, αν υπάρχει ήδη. Στην περίπτωση αυτή στο πλαίσιο Προς της καρτέλας σύσκεψη, εισάγεται το όνομα της λίστας διανομής, αντί του ονόματος του ατόμου που πρόκειται να προσκληθεί. Επιλέγοντας στη συνέχεια την καρτέλα Διαθεσιμότητα συμμετεχόντων και πατώντας στο σύμβολο συν (+) δίπλα στο όνομα της προσωπικής λίστας διανομής μπορεί να δει τη διαθεσιμότητα συγκεκριμένων μελών της ή να τα καταργήσει από την πρόσκληση σε σύσκεψη. 18
Χρονοπρογραμματισμός - Συμβάντα: Ένα συμβάν είναι ένα γεγονός ή μια δραστηριότητα που διαρκεί 24 ώρες ή περισσότερο. Τα συμβάντα χαρακτηρίζονται ως ετήσια, αν επαναλαμβάνονται μια φορά το χρόνο σε συγκεκριμένη ημερομηνία όπως είναι τα γενέθλια. Τα συμβάντα δεν καταλαμβάνουν κάποιο χρονικό διάστημα στο Ημερολόγιο, ανεξάρτητα αν είναι ετήσια ή απλά και εμφανίζονται σε λωρίδες με τη μορφή λίστας. Η δημιουργία τους γίνεται όπως και των συσκέψεων από το ημερολόγιο αρκεί στην καρτέλα συνάντηση να επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου ολοήμερο συμβάν. Αν θέλει κάποιος να υποδείξει σε άλλα πρόσωπα που προβάλλουν το Ημερολόγιο του ότι είναι διαθέσιμος ή ότι είναι εκτός γραφείου και δεν είναι διαθέσιμος, τότε στη λίστα Εμφάνιση ως επιλέγει αντίστοιχα διαθέσιμος ή εκτός γραφείου. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την επιλογή Αποθήκευση και Κλείσιμο. 19
Χρονοπρογραμματισμός - Χρονικό: Το χρονικό καταγράφει αυτόματα όλες τις δραστηριότητες που εκτελέστηκαν από το πρόγραμμα αυτοματισμού γραφείου. Εκτός από την παρακολούθηση στοιχείων, όπως ηλεκτρονική αλληλογραφία, καταγράφει όλες τις ενέργειες που αφορούν μια συγκεκριμένη εργασία, τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα. Υπάρχει επίσης δυνατότητα να ρυθμιστεί κατάλληλα το χρονικό ώστε να παρακολουθεί και έγγραφα από άλλες εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου. Οι καταχωρίσεις στο «Χρονικό» καταγράφονται με βάση τη χρονική στιγμή κατά την οποία η δραστηριότητα π.χ: ένα έγγραφο του Word καταγράφεται με βάση τη χρονική στιγμή της δημιουργίας του. Υπάρχει δυνατότητα οι καταχωρίσεις χρονικού να οργανωθούν σε λογικές ομάδες όπως μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, συσκέψεις κ.λπ. Οι περισσότερες από τις καταχωρίσεις γίνονται αυτόματα στο χρονικό, ορισμένες όμως όπως οι εργασίες και οι συναντήσεις π.χ: δεν καταχωρούνται αυτόματα αλλά αυτό πρέπει να το κάνει ο χρήστης. Η καταγραφή γίνεται από το μενού εργαλεία και την εντολή επιλογές απ όπου επιλέγεται η καρτέλα χρονικό. 20
Χρονοπρογραμματισμός - Χρονικό: Στο πλαίσιο Επίσης Καταγραφή αρχείων από επιλέγονται τα προγράμματα που θα καταγράφονται αυτόματα στο χρονικό ενώ στο πλαίσιο Αυτόματη καταγραφή Στοιχείων επιλέγονται οι δραστηριότητες που θα καταγράφονται αυτόματα. Η προβολή των καταχωρήσεων του χρονικού γίνεται με το άνοιγμα του Χρονικού. Για την προβολή μιας συγκεκριμένης καταχώρησης επιλέγεται ο τύπος καταχώρισης που την περιέχει και κατόπιν η ίδια η καταχώριση με διπλό πάτημα του ποντικιού πάνω της. Από το χρονικό επιλέγεται καταχώριση χρονικού και κατόπιν από το μενού Επεξεργασία, επιλέγεται η εντολή Διαγραφή. 21
Χρονοπρογραμματισμός - Σημειώσεις: Η δημιουργία μιας σημείωσης γίνεται από το μενού Αρχείο την εντολή Δημιουργία και στη συνέχεια την εντολή Σημείωση. Το άνοιγμα μιας ή περισσοτέρων σημειώσεων που έχουν επιλεγεί γίνεται πάλι από το μενού Αρχείο την επιλογή Άνοιγμα και στη συνέχεια την επιλογή Επιλεγμένα στοιχεία. Για τη διαγραφή επιλέγονται οι Σημειώσεις και διαγράφονται με το πλήκτρο διαγραφή. Σε πολλές περιπτώσεις είναι χρήσιμο να δίνονται στις σημειώσεις διάφορα χρώματα, ανάλογα με το είδος των πληροφοριών που περιέχουν και τη σημασία τους. Τα μεγέθη και τα χρώματα διαφοροποιούνται από το μενού Εργαλεία και το υπόμενού Επιλογές. 22