Κωδικοποίηση Υλικών στις Επιχειρήσεις: Καταγραφή Εμπειρικών Καταστάσεων από την Προσέγγιση Έργων Α. Σούγιαννη 1, Δ. Παπασωτηρίου 2

Κωδικοποίηση Υλικών στις Επιχειρήσεις: Καταγραφή Εμπειρικών Καταστάσεων από την Προσέγγιση Έργων Α. Σούγιαννη 1, Δ. Παπασωτηρίου 2 1 Τμήμα Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων, Πανεπιστήμιο Πειραιώς, Ελλάδα 2 Τμήμα Βιομηχανικής Οργάνωσης και Τεχνολογίας, Πανεπιστήμιο Πειραιώς, Ελλάδα 2 dpapasot@otenet.gr Περίληψη Τα έργα κωδικοποίησης ειδών στην βιομηχανία είναι σπάνια καθόσον δεν υπάρχει βαθιά μελέτη και τεχνογνωσία επί του θέματος στην Ελληνική αγορά. Το αντικείμενο της κωδικοποίησης δεν διδάσκεται σε όλη την έκταση και τις πτυχές που απαιτεί μια ολοκληρωμένη προσέγγιση στο θέμα. Ειδικότερα η βαριά βιομηχανία έχει περισσότερο από κάθε άλλη οργανωτική δομή μια εσωτερική ανάγκη να καταγράψει τις χιλιάδες των ειδών που έχει καταχωρημένα στο αρχείο της και να το οργανώσει κατά τρόπο αποτελεσματικό και λειτουργικό. Το παρόν άρθρο μέσα από τις καταγεγραμμένες εμπειρίες έργων κωδικοποίησης επιχειρεί να μεταδώσει μια προσέγγιση από σχετικά έργα. Λέξεις Κλειδιά: κωδικοποίηση, ταξινόμηση, κωδικοποίηση ειδών, κωδικοποίηση υλικών, κωδικοποίηση προϊόντων, βιομηχανική τεκμηρίωση 1. Εισαγωγή Η κωδικοποίηση υλικών σε μιά επιχείρηση αποτελεί μια αναπόφεκτη διαδικασία που η εφαρμογή της είτε υπαγορεύεται από το νόμο είτε υπαγορεύεται από τις λειτουργικές καθημερινές ανάγκες της. Σε άλλες περιπτώσεις υπαγορεύεται από την καθ αυτό λειτουργία μηχανογραφικών εφαρμογών, εμπορολογιστικών, εφορμογών διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (Enterprise Resource Planning - ERP) ή άλλου είδους εφαρμογές (πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης / λειτουργίας αποθηκών - warehouse management systems - WMS). Η παρακάτω αναφορά σχετίζεται σε μιά εμπειρική προσέγγιση θεμάτων που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη σε έργα κωδικοποίησης υλικών σε επιχειρήσεις. Είναι προφανές ότι στο ξεκίνημα μιας επιχειρήσης είναι αρκετά δύσκολο να προσδιοριστεί η μελλοντική της πορεία η οποία επηρεάζει άμεσα το πλήθος των προς κωδικοποίηση ειδών. PROCEEDINGS 1

2. Βιβλιογραφική επισκόπιση Οι Adams και Yoshpe (1965) αναφέρουν ότι στο Υπουργείο Άμυνας των Η.Π.Α. είχαν καταγραφεί εικοσιένα (21) διαφορετικά συστήματα αρίθμησης υλικών και οκτώ (8) διαφορετικά συστήματα ταξινόμησης υλικών αποκλείοντας την οποιαδήποτε επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών σε θέματα εφοδιασμού. Ένα τυποποιημένο ρουλεμάν (ένσφαιρος τριβέας) είχε καταχωρηθεί και αναγνωρισθεί με 273 διαφορετικούς αριθμούς από τις υπηρεσίες του στρατού και του ναυτικού των Η.Π.Α.! Ο πρόεδρος Ρούσβελτ αναγνώρισε αμέσως την πολυτυπία των διαφορετικών συστημάτων κωδικοποίησης και αναγνώρισης των υλικών και τους κινδύνους που ελογχεύαν για την εθνική οικονομία των Η.Π.Α 19 (Λισαβώνα, 1985). Στη βιομηχανία ο Λάιος (2000) αναφέρεται στην αναγκαιότητα των συστημάτων αναγνώρισης και ακολούθως στο διαχωρισμό τους σε αυτά που εφαρμόζουν την αυθαίρετη προσέγγιση, την συμβολική προσέγγιση και τη χρήση της αρίθμησης του τμήματος μελετών. Ο Λαγοδήμος (1996) αναφέρει για τον Vouso από την πρώην Τσεχοσλοβακία ότι ανέπτυξε ένα σύστημα με τέσσερα ψηφία, τρία από τα οποία διευθετούνται ιεραρχικά για να δώσουν το σχήμα του υλικού περιλαμβάνοντας το μέγεθός του και συγκεκριμένες αναλογίες του. Το τέταρτο ψηφίο προσδιορίζει το υλικό από το οποίο κατασκευάζεται. Ο Storch (2009) αναφέρει για το σύστημα Vuste ότι είχε έναν τετραψήφιο κωδικό αριθμό. Τα πρώτα δύο ψηφία έδειχναν το σχήμα του υλικού και ακολουθούνταν από δύο ακόμη ψηφία που κωδικοποιούσαν τη θέση οπών, ραβδώσεων ή/και άλλων χαρακτηριστικών επί του υλικού. Ο Παπασωτηρίου (1997α, 1997β, 1997γ, 1999, 2000) συνδέει τα συστήματα ταξινόμησης με τα συστήματα κωδικοποίησης, προσεγγίζει την κωδικοποίηση βάση τεχνικών χαρακτηριστικών, αποδεικνύει ότι ο ευρύτερος δημόσιος τομέας και οι ΔΕΚΟ μπορούν να λειτουργήσουν κάτω από ένα κοινό σύστημα παρουσιάζει μια μεθοδολογία ολοκληρωμένης προσέγγισης του θέματος, αναλύει διεθνή και εταιρικά συστήματα, εκθέτει μαζί με τον Σούγιαννη Α. (2001) τα πορίσματα σχετικής έρευνας που αποδεικνύουν την κατάσταση στις ελληνικές επιχειρήσεις στην αρμοδιότητα του ΕΒΕΠ κάνοντας διάκριση των εννοιών της εσωτερικής και της εξωτερικής κωδικοποίησης. Στα διεθνή συστήματα ταξινόμησης (κωδικοποίηση σε πρώτο βαθμό) υπάρχουν επικρατέστερα αυτά των Ηνωμένων Εθνών (UN, 1992) και του ΝΑΤΟ (2003). Στο θέμα των ονομασιών περιγραφών των ειδών ο ΕΛΟΤ (2003) έχει εκδόσει σχετικό πρότυπο που αναλύει το σκεπτικό για το πως πρέπει να αποδίδονται περιγραφές στα είδη. Στα παραπάνω θα πρέπει να προσθέσουμε τις προσεγγίσεις όπως παρουσιάστηκαν από τον Λαγοδήμο (1996) για τον Opitz που φθάνει σε επίπεδο κατεργασιών και τον Brich PROCEEDINGS 2

[ομοίως] που προσεγγίσζει το θέμα της κωδικοποίησης ως μια ολοκληρωμένη λειτουργία στην επιχείση όπου πέρα από τα είδη προσεγγίζει και την οργανωτική δομή της επιχειρήσης. Το πλεόν ενδεδειγμένο όμως πληροφοριακό υλικό βρίσκεται καταχωρημένο στις βάσεις δεδομένων του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας των ΗΠΑ (1989) όπου οι επιχειρήσεις έχουν παραδώσει την τεκμηρίωση των συστημάτων κωδικοποίησης σε κάθε μεταξύ τους συνεργασία. 3. Έργα κωδικοποίησης υλικών (ΚΥ) Οι ιδιαιτερότητες των έργων κωδικοποίησης εστιάζουν κυρίως στην ολοκλήρωμένη προσέγγιση έχοντας συμπεριλάβει μεταξύ των άλλων εκτιμήσεις που αφορούν τους παρακάτω παράγοντες (ILSS, 2003): 1. Αναγνώριση και καταγραφή του φυσικού προβλήματος 2. Διαχωρισμός εσωτερικής και εξωτερικής Κωδικοποίησης Υλικών 3. Διερεύνηση εξωτερικών αναγκών 4. Διερεύνηση εσωτερικών αναγκών 5. Έκταση (εύρος κωδικοποίησης) 6. Ορισμός των προς κωδικοποίηση υλικών / προϊόντων 7. Αγορές και ρυθμοί αύξησης αυτών 8. Ορισμός του Character set 9. Αρχές και κανόνες χρήσης του Character set 10.Ονοματολογία υλικών / προϊόντων 11.Ομαδοποίηση ονομασιών 12.Επισκόπηση ονομασιών 13.Έκταση ποιότητα κωδικοποίησης 14.Χαρακτηριστικά υλικών / προϊόντων 3.1 Αναγνώριση και καταγραφή του φυσικού προβλήματος Μια ολοκληρωμένη και σωστή προσέγγιση του προβλήματος της ΚΥ σε μια επιχείρηση προϋποθέτει την αναγνώριση και την καταγραφή του προβλήματος, καθώς επίσης και τη διερεύνηση του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος για πιθανά μελλοντικά προβλήματα που θα πρέπει να προβλεφθούν και να λυθούν πριν εκδηλωθούν. Η ομάδα εργασίας που θα αναλάβει την ΚΥ μιας επιχείρησης θα πρέπει: PROCEEDINGS 3

Να συλλάβει τις μελλοντικές τάσεις που θα έχουν επιπτώσεις στην επιχείρηση και την αγορά στην οποία δραστηριοποιείται. Να έχει σαφή αντίληψη του μέτρου της απόδοσης που θα ικανοποιεί η προτεινόμενη λύση. Να έχει επίσης σαφή ιδέα του τι προσδοκά η επιχείρηση από την οργάνωση ή τη βελτίωση ενός συστήματος ΚΥ. 3.2 Η εσωτερική και η εξωτερική Κωδικοποίηση Υλικών Από τις βασικές προϋποθέσεις έναρξης μίας διαδικασίας κωδικοποίησης υλικών σε μία επιχείρηση θα πρέπει να είναι ο ξεκάθαρος προσανατολισμός της διαδικασίας για το αν η κωδικοποίηση θα κατευθυνθεί εσωτερικά στην επιχείρηση ή θα προσανατολιστεί στην επικοινωνία της με τον εξωτερικό περιβάλλον της. 3.2.1 Η εσωτερική Κωδικοποίηση Υλικών Η εσωτερική ΚΥ αφορά μεθόδους, στάδια και διαδικασίες κωδικοποίησης στο εσωτερικό της επιχείρησης. Ξεκινά από την κωδικοποίηση της εισαγόμενης πρώτης ύλης. Στη συνέχεια, στα διάφορα και διαδοχικά στάδια κατεργασίας της πρώτης ύλης είναι δυνατό να προκύψουν πολλά ενδιάμεσα ημιέτοιμα προϊόντα μέχρι το τελικό προϊόν. Σε αυτή την περίπτωση είναι απαραίτητο η επιχείρηση να έχει τη δυνατότητα να παρακολουθεί την εξελικτική πορεία : πρώτες ύλες => ημιέτοιμα προϊόντα => τελικά προϊόντα με ένα σύστημα κωδικοποίησης υλικών κατάλληλα σχεδιασμένο που να ικανοποιεί πλήρως τις ανάγκες της. Σε μη παραγωγικές επιχειρήσεις (καθαρά εμπορικές) το πρόβλημα αυτό δεν υφίσταται διότι δεν υπάρχουν οι ενδιάμεσες φάσεις παραγωγής. Ανακύπτει όμως και εδώ πρόβλημα εάν η επιχείρηση θα διατηρήσει ως κωδικούς αναγνώρισης κατά τις επαφές της με τους πελάτες της, τους κωδικούς αριθμούς των υλικών/ προϊόντων που παίρνει από τους προμηθευτές της ή θα εισάγει ένα δικό της σύστημα κωδικοποίησης. 3.2.2 Η εξωτερική Κωδικοποίηση Υλικών Η εξωτερική ΚΥ αφορά τους κωδικούς αριθμούς που έρχονται σε επαφή με τον πελάτη της επιχείρησης ή γενικότερα με την αγορά της επιχείρησης. Όπως γίνεται αντιληπτό οι κωδικοί αριθμοί των υλικών που συμμετέχουν στην ολοκλήρωση ενός τελικού προϊόντος στα προηγούμενα στάδια παραγωγής, σπάνια ενδιαφέρουν τον πελάτη της επιχείρησης. Η κωδικοποίηση αυτή αφορά και παραγωγικές και εμπορικές επιχειρήσεις. PROCEEDINGS 4

3.3 Διερεύνηση εξωτερικών αναγκών Σε αυτή τη περίπτωση ερευνώνται οι εξωτερικές ανάγκες που ενδεχομένως να υπαγορεύσουν την κωδικοποίηση υλικών στην επιχείρηση. Διακρίνουμε τις παρακάτω περιπτώσεις από τις οποίες θα προέλθει η ανάγκη για τη τροποποίηση ή το σχεδιασμό του συστήματος ΚΥ. Αυτές εστιάζονται στα συστήματα ΚΥ των προμηθευτών μας, των πελατών μας και γενικά στην όλη εφοδιαστική αλυσίδα. 3.3.1 Τα συστήματα των προμηθευτών της επιχείρησης Εδώ είναι απαραίτητο να μελετήσουμε τα συστήματα ΚΥ των κυριοτέρων προμηθευτών της επιχείρησης. Αυτό θα πρέπει να γίνει με γνώμονα τον ορθό υπολογισμό του πεδίου με το οποίο ο κωδικός αριθμός του υλικού της εταιρείας θα συσχετίζεται με τον αντίστοιχο κωδικό αριθμό του υλικού του προμηθευτή της. Σε περιπτώσεις στις οποίες έχουμε παραγωγική δραστηριότητα συσχετίζεται ο κωδικός αριθμός του τελικού ή του ημιέτοιμου προϊόντος που παράγεται, με όλους τους επιμέρους κωδικούς αριθμούς των υλικών που προμηθεύεται η επιχείρηση και που απαιτούνται για την κατασκευή αυτού του προϊόντος. 3.3.2 Τα συστήματα των πελατών της επιχείρησης Για παρόμοιους λόγους θα πρέπει να ερευνηθεί αν μια αλλαγή στο σύστημα ΚΥ της επιχείρησης επηρεάζει και πόσο τους πελάτες της. Πρέπει να αναρωτηθούμε για πιθανά προβλήματα που μπορεί να επιφέρει σε αυτούς ή όχι οποιαδήποτε απόφαση ανασχεδιασμού του συστήματος ΚΥ. Στη συνέχεια θα πρέπει να εξεταστεί η κρισιμότητα των προβλημάτων και των αποφάσεων που θα ληφθούν για την επίλυσή τους με σκοπό να προβλεφθούν οι επιπτώσεις στην επιχείρηση και στους πελάτες της. 3.3.3 Τα συστήματα της όλης εφοδιαστικής αλυσίδας Υπάρχουν περιπτώσεις που τα αποτελέσματα των αποφάσεων των αρμοδίων στελεχών της επιχείρησης που αφορούν την τροποποίηση ενός συστήματος ΚΥ δεν είναι άμεσα ορατά σε αυτήν ή στους πελάτες της. Αυτό πιθανόν να συμβαίνει με την εμφάνιση προβλημάτων στους πελάτες των πελατών της επιχείρησης. Σε τέτοιες περιπτώσεις είναι απαραίτητο να προηγείται μια αρχική προενημέρωση ή διερεύνηση των συστημάτων ΚΥ σε όλο το κανάλι διανομής με σκοπό να γίνει πλήρως κατανοητό και να εκτιμηθεί ορθά που πραγματικά υπάρχει πρόβλημα και που δεν υπάρχει. Ενδεικτικά στην σύναψη συμβάσεων με κρατικές PROCEEDINGS 5

υπηρεσίες μία ενδεχόμενη αλλαγή μπορεί να συνοδεύεται από απαίτηση τροποποίησης της σύμβασης με τις όποιες καθυστερήσεις συνεπάγεται αυτή η ενέργεια. 3.3.4 Άλλοι λόγοι Εδώ αναφέρονται θέματα που έχουν να κάνουν με τη τροποποίηση των εντύπων (ή προγραμμάτων Η/Υ) εξωτερικής επικοινωνίας ή άλλα θέματα που επιβάλλονται από το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης (συμβάσεις, υποχρεώσεις εξωτερικής σήμανσης, απαιτήσεις σύμφωνες με το νόμο κλπ). 3.4 Διερεύνηση εσωτερικών αναγκών Εδώ διερευνούνται και καταγράφονται οι εσωτερικές ανάγκες κωδικοποίησης της εταιρείας. Γίνεται διεξοδική ανάλυση για το ποια τμήματα της επιχείρησης: Επηρεάζονται ή όχι από την κωδικοποίηση των υλικών (Π.χ. υπάρχει συμφωνία μεταξύ του λογιστηρίου, της αποθήκης, της παραγωγής κλπ). Υπάρχει ανάγκη ή όχι να απεικονισθούν στο σύστημα κωδικοποίησης υλικών. Επίσης εξετάζεται το αν υπάρχει ανάγκη ή όχι για κάποιο υλικό να απεικονισθούν άλλα δεδομένα του όπως: Το εργοστάσιο παραγωγής Το σημείο παραγωγής Η μηχανή παραγωγής Ο προμηθευτής Η παρτίδα Οι επιτρεπτές ανοχές Οι δείκτες φθοράς Ο αριθμός σχεδίου ή του φασεολογίου Το μέγεθος του σχεδίου Η ιδιοκατασκευή ή η αγορά Η προέλευση Άλλα χαρακτηριστικά ή ιδιότητες του υλικού Εκτός από τα παραπάνω μελετώνται και οι επιπτώσεις, οι οποίες θα επέλθουν εξαιτίας της μεταβολής ορισμένων πεδίων ή στηλών στα έντυπα εσωτερικής επικοινωνίας (αντίστοιχα στα προγράμματα Η/Υ εσωτερικής επικοινωνίας). PROCEEDINGS 6

3.5 Έκταση (εύρος κωδικοποίησης) Ένα από τα ποιο σημαντικά χαρακτηριστικά που αρχικά πρέπει να διερευνηθούν είναι να ορισθεί από την αρχή, σύμφωνα με τις ανάγκες τις επιχείρησης το εύρος τις κωδικοποίησης των υλικών. Με άλλα λόγια είναι ουσιαστικό για την ομαλή πορεία της επιχείρησης σε αυτό το θέμα καθώς και για την υποδομή της γενικότερα, να απαντηθούν οι παρακάτω ερωτήσεις: 1. Αρκεί και μόνο η κωδικοποίηση των υλικών με μόνο διαχωριστικό χαρακτηριστικό για την αναγνώρισή τους την ονομασία τους; 2. Είναι αναγκαίο η κωδικοποίηση των υλικών να περιλαμβάνει ορισμένα (ελάχιστα) ή όλα τα τεχνικά χαρακτηριστικά τους, προκειμένου τα υλικά να μπορούν να αναγνωρίζονται μέσω αυτών; 3. Υπάρχει η απαραίτητη υποδομή στην επιχείρηση (υλικά μέσα και κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό) ώστε να μπορεί να υλοποιηθεί και να λειτουργήσει αποτελεσματικά μια τέτοια προσπάθεια. 3.6 Ορισμός του τι υλικά έχω να Κωδικοποιήσω Μετά από προσεκτική έρευνα καταγράφονται οι κατηγορίες των υλικών, ανάλογα με την επιχείρηση, οι οποίες θα ενταχθούν στο σύστημα κωδικοποίησης υλικών που σχεδιάζεται. Ειδικότερα καταγράφονται οι κατηγορίες: 3.6.1 Για παραγωγική επιχείρηση Πρώτες ύλες Βοηθητικές ύλες Καύσιμες ύλες Λιπαντικά Ημιέτοιμα προϊόντα Τελικά προϊόντα Υλικά συσκευασίας Ανταλλακτικά Αναλώσιμα υλικά εξοπλισμού (παγίων) Τυποποιημένα υλικά κοινής ή πολλαπλής χρήσης Ιδιοκατασκευή ή αγορά υλικού. Άχρηστα υλικά PROCEEDINGS 7

Ελαττωματικά - ακατάλληλα Επιστρεφόμενα Άλλες περιπτώσεις που δεν εντάσσονται στις παραπάνω κατηγορίες ή που απαιτούν πιο σύνθετους συνδυασμούς ανάλογα με την επιχείρηση. 3.6.2 Για καθαρά εμπορική επιχείρηση Τελικά - κύρια προϊόντα Υλικά συσκευασίας Ανταλλακτικά Καύσιμες ύλες Λιπαντικά Αναλώσιμα Άχρηστα υλικά Ελαττωματικά - ακατάλληλα Επιστρεφόμενα Άλλες περιπτώσεις 3.7 Οι αγορές της εταιρείας και οι ρυθμοί αύξησης των υλικών Η μέτρηση του ρυθμού αύξησης των υλικών (ή των επιμέρους κατηγοριών των υλικών) δίνει μια γενική εικόνα για το πλήθος των ψηφίων που είναι απαραίτητα στο σχεδιασμό του κωδικού αριθμού. Αυτό γίνεται σε συνδυασμό με τους στόχους και το όραμα της εταιρείας. Αν αναπτύσσει την αγορά της με μεγάλους ρυθμούς, τι βλέψεις έχει για οριζόντια ή κάθετη επέκταση (ολοκλήρωση), αν καλύπτει την τοπική ή όλη την εγχώρια αγορά ή έχει βλέψεις για εξαγωγές ή ακόμα και για διεθνοποίηση είναι ερωτήματα που πρέπει να συνεξεταστούν και να απαντηθούν κατά το σχεδιασμό ενός συστήματος ΚΥ. Επίσης είναι δυνατόν την επιχείρηση να την ενδιαφέρει η ανάληψη προγραμμάτων / συμβάσεων του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας οπότε το σύστημα ΚΥ της επιχείρησης θα ενταχθεί κατόπιν συμβατικών υποχρεώσεων κάτω από το Διεθνές Σύστημα ΚΥ του ΝΑΤΟ. PROCEEDINGS 8

3.8 Ορισμός του Character set Πριν από την όποια προσπάθεια κωδικοποίησης πρέπει να αποσαφηνιστεί και να οριστεί το Character set που θα χρησιμοποιηθεί στη κωδικοποίηση των υλικών της επιχείρησης. Στην παρακάτω Check List δίνονται μερικά από τα ερωτήματα που πρέπει να μας απασχολήσουν: Ποιο σύστημα εξυπηρετεί σήμερα και θα εξυπηρετεί στο μέλλον την επιχείρησή μας; Υπάρχει ανάγκη χρησιμοποίησης λατινικών χαρακτήρων ή άλλων συμβόλων; Υπάρχει συμβατότητα με τα Character set των προμηθευτών μας; Είναι συμβατό το Character set που θα χρησιμοποιήσουμε με αυτά των πελατών μας; Ειδικότερα θα πρέπει να εξεταστεί η σύναψη εμπορικών σχέσεων με πελάτες, προμηθευτές από χώρες της Ανατολικής Ευρώπης. Αυτοί χρησιμοποιούν επιπρόσθετα γράμματα στο αλφάβητό τους που δεν συμβαδίζουν με το γνωστό ελληνολατινικό αλφάβητο και συνεπώς έχει σπουδαία σημασία η ορθή επιλογή του Character set στην Κωδικοποίηση των Υλικών μιας επιχείρησης. Στην περίπτωση που η επιχείρηση χρησιμοποιεί τυποποιημένο λογισμικό και δεν έχει ιδιαίτερο Μηχανογραφικό Τμήμα, τότε ακολουθεί κατά κανόνα τις δυνατότητες και τους περιορισμούς που έχουν ενσωματωθεί στο τυποποιημένο λογισμικό. Συνεπώς επειδή η πληροφορική είναι άρηκτα συνδεδεμένη με τη λειτουργία της επιχειρήσης ο καθορισμός του Character set αποκτά ιδιαίτερη σημασία.αντικατοπτρίζει σχέση πεδίου ορισμού και πεδίου τιμών στο υποσύστημα αριθμοδότησης των κωδικών των υλικών. Έτσι λοιπόν για τον καθορισμό του λαμβάνονται υπόψην τα εξής: Ποιοί από τους αλφαβητικούς χαρακτήρες θα συμπεριληφθούν σε αυτό. Γλώσσα αλφάβητο αναφοράς χαρακτήρων. Ποιοί από τους αριθμητικούς χαρακτήρες θα συμπεριληφθούν. Ποιοί απο τους χαρακτήρες στήξης και τους άλλους χαρακτήρες θα συμπεριληφθούν. Σε αυτή την περίπτωση ελέγχεται η σκοπιμότητα συνύπαρξης των ανωτέρω σε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα. 3.9 Αρχές και κανόνες χρήσης του Character set Υπάρχουν τα παρακάτω συστήματα: 3.9.1 Αλφαβητικό σύστημα ΚΥ Τα αλφαβητικά συστήματα τα διαχωρίζουμε σε Λεκτικά και Φθογγογραφικά. PROCEEDINGS 9

3.9.1.1 Λεκτικό Το λεκτικό αλφαβητικό σύστημα ΚΥ στηρίζεται στη διάκριση των υλικών με βάση την ταξινόμηση του λεκτικού μέρους της ονομασίας τους. Αυτό μπορεί να γίνει με πλήρη ή συντομογραφική περιγραφή του υλικού που θέλουμε να κωδικοποιήσουμε. Στη συνέχεια αποδίδεται σε κάθε υλικό ένας σειριακά απονεμειμένος αριθμός ανάλογα με τη χρονική σειρά εισόδου του υλικού στο σύστημα ΚΥ. 3.9.1.2 Φθογγογραφικό Το φθογγογραφικό σύστημα ΚΥ στηρίζεται σε διαδοχικές ομαδοποιήσεις των υλικών έχοντας ως βάση τα γράμματα του αλφαβήτου (Ελληνικού ή / και Λατινικού). Σε αυτή την περίπτωση έχουμε έναν αρχικό διαχωρισμό των υλικών σε βασικές κατηγορίες. Κάθε βασική κατηγορία αντιπροσωπεύεται από γράμματα του αλφαβήτου (είτε ένα, είτε περισσότερα) που περιέχονται στην ονομασία των υλικών που θέλουμε να κωδικοποιήσουμε. Στη συνέχεια η κάθε κατηγορία χωρίζεται σε 24 επιμέρους ομάδες υλικών (όσα και τα γράμματα του Ελληνικού αλφαβήτου), οι οποίες με τη σειρά τους χωρίζονται πάλι σε 24 υποομάδες υλικών. Π.χ. ΤΛ Τηλεόραση ΤΛ.Α Τηλεόραση Φορητή ΤΛ.ΑΑ Τηλεόραση Φορητή 14 ΤΛ.B Τηλεόραση Μη Φορητή ΤΛ.ΒΑ Τηλεόραση 21 3/4 ΤΛ.ΒΒ Τηλεόραση 21 9/16 ΤΛ.ΑΑ001 Τηλεόραση Φορητή 14 SONY 3/4 ΧΧΧΧΧ (Συγκεκριμένος Τύπος) ΤΛ.AA002 Τηλεόραση Φορητή 14 PHILIPS 3/4 ΧΧΧΧΧ ΤΛ.AB001 Τηλεόραση Φορητή 18 SONY 9/16 ΧΧΧΧΧ ΤΛ.BA001 Τηλεόραση 21 PHILIPS 3/4 ΧΧΧΧΧ ΤΛ.BA002 Τηλεόραση 21 SIEMENS 3/4 ΧΧΧΧΧ ΤΛ.BA003 Τηλεόραση 21 SONY 3/4 ΧΧΧΧΧ ΤΛ.BB001 Τηλεόραση 21 PHILIPS 9/16 ΧΧΧΧΧ ΤΛ.BB002 Τηλεόραση 21 SONY 9/16 ΧΧΧΧΧ ΨΓ. Ψυγείο ΨΓ.Ε Ψυγείο Εντοιχισμένο ΚΦ. Καφετιέρα PROCEEDINGS 10

ΠΛ. ΠΛ.Π ΠΛ.ΠΕ ΠΛ.Ρ ΦΜ. ΚΖ. Κλπ. Πλυντήριο Πλυντήριο Πιάτων Πλυντήριο Πιάτων Εντοιχισμένο Πλυντήριο Ρούχων Φούρνος Μικροκυμάτων Κουζίνα 3.9.2 Αριθμητικό σύστημα ΚΥ Το αριθμητικό σύστημα ΚΥ είναι το πλέον διαδεδομένο σήμερα στις επιχειρήσεις. Στηρίζεται σε διαδοχική κατάτμηση του πλήθους των ψηφίων του κωδικού αριθμού με τέτοιο τρόπο που να παρουσιάζονται πάνω σε αυτόν οι επιμέρους αναγκαίες πληροφορίες. Το πλήθος των ψηφίων κυμαίνεται ανάλογα με την αρχική σχεδίαση και δομή του κωδικού αριθμού. Το αριθμητικό σύστημα ΚΥ είναι πολύ προσιτό και εύκολο στη χρήση του όταν πρόκειται στοιχεία του συστήματος αυτού να υποστούν επεξεργασία από Η/Υ. Παράδειγμα αριθμητικού συστήματος ΚΥ δίδεται στις παραγράφους. 3.9.3 Αλφαριθμητικό σύστημα ΚΥ Το αλφαριθμητικό σύστημα ΚΥ είναι επίσης διαδεδομένο στις επιχειρήσεις. Στηρίζεται σε ένα συνδυασμό των παραπάνω συστημάτων. Είναι αρκετά εύκολο στη χρήση του. Με κατάλληλο σχεδιασμό μπορεί να υιοθετήσει τα πλεονεκτήματα των άλλων συστημάτων και να αποφύγει τα μειονεκτήματα τους. Παραδείγματα αλφαριθμητικών συστημάτων ΚΥ δίνονται στις παραγράφους. 3.9.4 Άλλα σύμβολα Πολλές φορές στα συστήματα ΚΥ χρησιμοποιούνται διάφορα σημεία στίξης, με σκοπό να συμπληρώσουν ή να κάνουν τους κωδικούς αριθμούς να διακρίνονται ή να προφέρονται ευκολότερα. Συνήθως χρησιμοποιούνται τα εξής : Η παύλα ( - ) Η κάθετος ( / ) Το κόμμα (, ) Η τελεία (. ) PROCEEDINGS 11

3.9.5 Παρανοήσεις από εσφαλμένη αντίληψη συμβόλων Στα παραπάνω συστήματα χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή εξαιτίας της σύγχυσης που μπορεί να προκληθεί στο προσωπικό της επιχείρησης από την εσφαλμένη αντίληψη των εξής αριθμών ή γραμμάτων: Το 1 (ένα) με το Ι (Γιώτα) ή το J και αντίστροφα. Το 0 (μηδέν) με το Ο (όμικρον) ή το Θ (θήτα) ή το Q ή το D. To S με το 5 (πέντε). To Z με το 2 (δύο). Οι παραπάνω παρανοήσεις μπορούν να αποφευχθούν με τη χρήση Bar Code στην αναγνώριση των υλικών. 3.10 Ονοματολογία Υλικών Η απόδοση της πλέον σωστής ονομασίας στα υλικά μιας επιχείρησης αποτελεί μια από τις κρισιμότερες εργασίες που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Η ονοματολογία των υλικών έχει άμεσο αντίκτυπο στη γενικότερη υποδομή που πρέπει να αναπτύξει η εταιρεία. Αυτό επηρεάζει άμεσα τις σχέσεις της τόσο με τους πελάτες της, όσο και με τους προμηθευτές της. Κλειδί στην επιτυχία μιας τέτοιας προσπάθειας είναι η υποβοήθησή της με τα πρότυπα ΕΛΟΤ 561 και 402, τα οποία αφορούν το λεξιλόγιο ορολογίας και τις αρχές και μεθόδους ορολογίας αντίστοιχα. Τα λάθη που γίνονται στις επιχειρήσεις σε αυτό τον τομέα της ΚΥ είναι πάρα πολλά, καθόσον το βάπτισμα των υλικών δεν γίνεται με τρόπο που να εξυπηρετεί και να ενισχύει την λειτουργικότητα του συστήματος κωδικοποίησης των υλικών. Για παράδειγμα, σε πολλά αρχεία υλικών διαφόρων επιχειρήσεων θα συναντήσουμε την συνύπαρξη διφορούμενων εννοιών που προκαλούν σύγχυση, όπως αυτές του παρακάτω πίνακα: Λαμπτήρας πυρακτώσεως ή ηλεκτρικός λαμπτήρας Φλάντζα ή παρέμβασμα ή τσιμούχα Ροδέλα ή δακτύλιος ή παξιμάδι ή παράκυκλος Σωλήνας ελαστικός ή ελαστικός σωλήνας Βίδα ή κοχλίας Βίδα ή βίδες Πείρος ή περόνη Ασφαλιστικός δακτύλιος ή δακτύλιος ασφάλισης Κ.α. PROCEEDINGS 12

Η συνύπαρξη των παραπάνω ενδεικτικών εννοιών είναι φαινόμενο συνηθισμένο στο μηχανογραφικό αρχείο μιας επιχείρησης και περιορίζει κατ επέκταση τις δυνατότητες εκμετάλλευσης του αρχείου αυτού. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι η διαδικασία απονομής ονομασίας σε ένα υλικό είναι από τις σημαντικότερες αποφάσεις που πρέπει να παρθούν όσον αφορά την δόμηση του πεδίου της ονομασίας. Ιδιαίτερα δε η κρίσιμη λειτουργία έγκειται στην ακολουθία των προσδιοριστικών συνοδευτικών ουσιαστικών ή επιθέτων. Συχνά παρουσιάζονται προβλήματα στο δεύτερο ή τρίτο συνθετικό μιάς ονομασίας υλικού με την υπόθεση ότι είναι δυνατόν να αλλοιωθεί η πραγματική έννοια ενός υλικού. Στο συγκεκριμένο θέμα η σύγχυση που επικρατεί στις επιχειρήσεις είναι σε τέτοιο βαθμό που συνήθως αρκεί ένας έλεγχος από ένα έμπειρο μάτι για να καταλάβει την αταξία που επικρατεί. Παράγοντες όπως : Εμβαλωματικές λύσεις. Η ελλιπής εκπαίδευση του προσωπικού. Η καθαρά εμπειρική - ευκαιριακή προσέγγιση. Οι αλλαγές του προσωπικού. Η απουσία μεθοδικής και τεκμηριωμένης αντιμετώπισης. Η άγνοια του management της επιχείρησης να ελέγξει και να καθοδηγήσει τους αρμοδίους και τους υπεύθυνους. Η έλλειψη επιχειρηματικής στρατηγικής στο θέμα της κωδικοποίησης των υλικών. Άλλοι παράγοντες αναλόγως του είδους της επιχείρησης και της δραστηριότητά της. Επηρεάζουν αρνητικά ή θετικά την ποιοτική συνοχή της επιχείρησης. Στην απόφαση για την διαδοχική σειρά μεταξύ των όρων που συνθέτουν την ονομασία ενός υλικού ενδείκνυται να ακολουθείτε η σειρά: ΟΝΟΜΑΣΙΑ π.χ. Φίλτρο ΙΔΙΟΤΗΤΑ π.χ. Ακουστικών συχνοτήτων ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ π.χ. 2000 HZ Σε περίπτωση που μια ιδιότητα δεν είναι γνωστή τότε αναφέρεται κατευθείαν το χαρακτηριστικό. ΟΝΟΜΑΣΙΑ π.χ. Φίλτρο ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ π.χ. 2000 HZ PROCEEDINGS 13

3.11 Ομαδοποίηση ονομασιών των υλικών Η ομαδοποίηση των ονομασιών των υλικών επιτρέπει στην ομάδα εργασίας, να αναγνωρίσει ακριβώς τις γενικές κατηγορίες υλικών που θα κωδικοποιήσει στη συνέχεια. Κατά κανόνα η ομαδοποίηση των ονομασιών γίνεται τηρώντας τα πρότυπα του ΕΛΟΤ 561 & 402. Επίσης σχετικά με τη χρήση του ενικού και του πληθυντικού αριθμού, ο ενικός αριθμός είναι εκείνος που συνιστάται να επιλέγεται πριν την έναρξη της απόδοσης κωδικών αριθμών (τουλάχιστον για το πρώτο συνθετικό μέρος μιας ονομασίας με περισσότερες από μια λέξεις). 3.12 Επισκόπηση ονομασιών των υλικών Εδώ οι ονομασίες των υλικών λαμβάνουν την οριστική τους μορφή και δομή, και τα υλικά της επιχείρησης είναι έτοιμα να ενταχθούν στο μηχανογραφικό σύστημα της. Για παράδειγμα οι ονομασίες που ακολουθούν είναι δυνατόν να αλλάξουν δομή από : ΦΙΛΤΡΟ Αερίων Απόσμησης ΦΙΛΤΡΟ Αερίων Αποστείρωσης σε ΦΙΛΤΡΟ Απόσμησης Αέρος ή αερίων ΦΙΛΤΡΟ Αποστείρωσης Αέρος ή αερίων προκειμένου να αποδοθεί εννοιολογικά ορθότερα η ονομασία ενός υλικού. Επιπρόσθετες ανάγκες για τήρηση επιπλέον τεχνικών ή άλλων χαρακτηριστικών, πρέπει να καλύπτονται από τον αρχικό σχεδιασμό του συστήματος ΚΥ, ανάλογα πάντα με τη φύση και τις απαιτήσεις της εταιρείας. 3.13 Έκταση και ποιότητα κωδικοποίησης Στις περισσότερες περιπτώσεις κωδικοποίησης υλικών σε διάφορες επιχειρήσεις είναι αρκετή η κωδικοποίηση των υλικών τους και του διαχωρισμού ενός υλικού από ένα άλλο μόνο με το στοιχείο της περιγραφής. Η έκταση και η ποιότητα αυτού του είδους κωδικοποίησης οπωσδήποτε είναι περιορισμένη. Διπλές εγγραφές υλικών είναι δυνατόν να παρεισφρήσουν στο σύστημα. Από την άλλη μεριά είναι δυνατόν δύο διαφορετικά υλικά να ενταχθούν στον ίδιο κωδικό αριθμό. Κατά αυτό τον τρόπο η απαίτηση για διαχωρισμό και διάκριση των υλικών μεταξύ τους προβάλει επιτακτική κυρίως σε επιχειρήσεις ή οργανισμούς που διαχειρίζονται πολλές χιλιάδες υλικά (για παράδειγμα πάνω από 10.000). Το πρόβλημα γίνεται οξύτερο όταν ο αριθμός των διαφορετικών ειδών ξεφεύγει πάνω από τα 50.000 ειδη. PROCEEDINGS 14

3.14 Χαρακτηριστικά Υλικών Αν απαιτείται γίνεται για κάθε μία από τις παραπάνω ονομασίες μια ανάλυση των διαφόρων χαρακτηριστικών των υλικών υπό μορφή πινάκων που περιλαμβάνουν τις φυσικές, μηχανικές, χημικές, ηλεκτρικές, μαγνητικές και άλλες ιδιότητες των υλικών. Αυτό απαιτεί ισχυρή μηχανογραφική υποστήριξη προκειμένου να επιτευχθούν τα επιθυμητά εκμεταλλεύσιμα αποτελέσματα. Ειδικότερα αναλύονται για κάθε ονομασία λεπτομέρειες όπως οι παρακάτω (μη εξαντλητική αναφορά): 3.14.1 Φυσικές ιδιότητες Οι φυσικές ιδιότητες περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως: Μέγεθος, διαστάσεις, όκγος Μορφή (πλάκες, ράβδοι, χύδην κλπ) Πυκνότητα, ιξώδες, πορώδες Κατάσταση (υγρή, στερεά, αέρια, πλάσμα) Σημεία τήξεως και βρασμού Άλλα 3.14.2 Μηχανικές ιδιότητες Οι μηχανικές ιδιότητες περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως: Ικανότητα μορφοποιήσεως και μηχανικών κατεργασιών Αντοχή στην τάση, συμπίεση, σχάση, εφελκυσμό, θλίψη, στρέψη, κάμψη Ελαστικότητα και αντοχή στην καταπόνηση Σκληρότητα Άλλα. 3.14.3 Χημικές ιδιότητες Οι χημικές ιδιότητες περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως: Μορφή (γαλάκτωμα, αιώρημα κλπ) Σύνθεση Καθαρότητα Δυναμικά οξειδώσεως και αναγωγής PROCEEDINGS 15

Αναφλεξιμότητα και ιδιότητες αυτοκατασβέσεως Άλλα 3.14.4 Ηλεκτρικές και μαγνητικές ιδιότητες Οι ηλεκτρικές και μαγνητικές ιδιότητες περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως: Ικανότητα μαγνητίσεως Αντίσταση, αγωγιμότητα Διηλεκτρικές σταθερές Τάση εισόδου - εξόδου Ένταση λειτουργίας Άλλα 4 Επίλογος και θέματα μελλοντικής έρευνας Τα έργα κωδικοποίησης υλικών παρουσιάζουν ιδιαιτερότητες που εξειδικεύονται όχι μόνο ως προς την επιχειρήση και ως προς το χρόνο που διανύει αυτή στην εξεληκτική της πορεία αλλά και ως προς τη βούλησή της για πλήρη ανάπτυξη των υποδομών λειτουργίας της. Οπωσδήποτε το θέμα της προσέγγισης των έργων δεν εξαντλείται στο παρόν άρθρο αλλά διευρύνεται μελλοντικά και σε άλλα πεδία όπως: έρευνα καταγραφής προσεγγίσεων από έργα κωδικοποίησης σε επιχειρήσεις, προγγίσεις έργων μετασχηματισμού υποσυστημάτων αριθμοδότησης, έργων μετασχηματισμού υποσυστημάτων ονοματολογίας, εφαρμογή διεθνών προτύπων, τεκμηρίωση διαδικασιών κ.α. 5 Βιβλιογραφία 1. Adams G.C., Yoshpe H.B, (1965), The Economics of National Security, Supply Management, pp. 80-81, Industrial College of the Armed Forces. 2. Storch R.L., (2009), Manufacturing Systems, Group Technology Section, Ειδικές Σημειώσεις Παραδόσεων Μαθήματος, Washington University. 3. ILSS (2003), Co company data file 4. Segment M, NATO (2003), Codification System Acodp1 5. UN., (1992), Numerical Index of Goods, May 1992. 6. USA MoD H7, (1997), Basic Codification Publication. 7. ΕΛΟΤ (2003), Πρότυπο ΕΛΟΤ 402 & 561 PROCEEDINGS 16

8. Λαγοδήμος Α., (1996), Διοίκηση Παραγωγής, Ειδικές Σημειώσεις Παραδόσεων Μαθήματος, Πανεπιστήμιο Πειραιώς. 9. Λάιος Λ., (2000), Διαχείριση Υλικών & Βιομηχανικές Προμήθειες, Σημειώσεις Παραδόσεων Μαθήματος, Πανεπιστήμιο Πειραιώς. 10. Λισαβώνα. (1985), Τεύχος πρακτικών 9 ου διεθνούς συνεδρίου Κωδικοποίησης. 11. Παπασωτηρίου Δ., (1997α), Το Διεθνές Σύστημα Κωδικοποίησης Υλικών Κοινή Γλώσσα Επικοινωνίας, Plant management, 143, pp. 64 68. 12. Παπασωτηρίου Δ. (1997β), Η Κωδικοποίηση Υλικών ως εργαλείο των Logistics, Σεμινάριο S.O.L.E. 13. Παπασωτηρίου Δ. (1997γ), Το διεθνές σύστημα κωδικοποίησης υλικών ως κοινή γλώσσα επικοινωνίας μεγάλων οργανισμών και επιχειρήσεων, 2 ο Πανελλήνιο Συνέδριο Προμηθειών και Διαχείρισης Υλικών. 14. Παπασωτηρίου Δ., (1999), Κωδικοποίηση Υλικών μια σύγχρονη μεθοδική προσέγγιση, Management Plant. 15. Παπασωτηρίου Δ., (2000), Η διαχείριση διαμόρφωσης (CONFIGURATION MANAGEMENT) του ηλεκτρομηχανολογικού εξοπλισμού και τα συστήματα κωδικοποίησης στην Ελληνική Βιομηχανία, Διπλωματική Εργασία. 16. Σούγιαννης Α., Παπασωτηρίου Δ., (2001), Παρουσίαση ευρημάτων έρευνας για την κωδικοποίηση υλικών στις ελληνικές εμπορικές και βιομηχανικές επιχειρήσεις, Επιστημονική Επετηρίδα, Τόμος Β, Πανεπιστήμιο Πειραιώς, 2001 (τιμητικός τόμος Αν. Καθηγητή Κοδοσάκη Δημήτρη) σελ. 925 939. PROCEEDINGS 17