ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ: ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΜΑΘΗΜΑ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ

ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ: ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΜΑΘΗΜΑ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ (Σημειώσεις Excel) ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΕΣ: ΒΑΡΕΛΑΣ ΙΩΑΝΝΗΣ, ΠΟΖΟΥΚΙΔΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ

MICROSOFT EXCEL (ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Γενικά... 3 Δημιουργία βιβλίου εργασίας... 4 Αποθήκευση βιβλίου εργασίας... 4 Κλείσιμο βιβλίου εργασίας εφαρμογής... 4 Άνοιγμα βιβλίου εργασίας... 5 Φύλλα Εργασίας... 5 Εύρεση Αντικατάσταση... 6 Προβολή Ζουμ Γραμμές εργαλείων... 6 Επιλογή κελιού Περιοχής κελιών Γραμμών - Στηλών... 6 Σταθεροποίηση Διαίρεση παραθύρου... 7 Εισαγωγή δεδομένων σε κελιά... 7 Διόρθωση - Απαλοιφή δεδομένων... 8 Αυτόματη συμπλήρωση... 8 Ταξινόμηση... 9 Εισαγωγή Διαγραφή Γραμμών και Στηλών... 9 Μορφοποίηση Γραμμών - Στηλών... 9 Μορφοποίηση κελιών... 9 Αντιγραφή μορφοποίησης... 12 Τύπο και συναρτήσεις... 12 Χρήση απλών συναρτήσεων... 12 Χρήση αυτόματων συναρτήσεων... 13 Χρήση συναρτήσεων fx... 13 2

Γενικά Το Excel είναι μία εφαρμογή στην οποία δημιουργούνται βιβλία εργασίας. Κάθε βιβλίο εργασίας αποτελείται από τρία φύλλα εργασίας και το κάθε φύλλο εργασίας αποτελείται από κελιά. Κάθε κελί χαρακτηρίζεται από ένα όνομα. Το όνομα του κελιού προέρχεται από τη στήλη και τη γραμμή που αυτό βρίσκεται(π.χ. Α1). Στην παρακάτω εικόνα παρουσιάζεται το παράθυρο εργασίας στο excel και τα βασικά στοιχεία που αυτό εμπεριέχει: Στήλες Γραμμές Κελιά Φύλλα εργασίας 3

Δημιουργία βιβλίου εργασίας Υπάρχουν δύο επιλογές για τη δημιουργία ενός βιβλίου εργασίας: 1. Κενό βιβλίο εργασίας: i. Από το πρώτο εικονίδιο της βασικής γραμμής εργαλείων. ii. Γραμμή μενού αρχείο δημιουργία παράθυρο εργασιών κενό βιβλίο εργασίας 2. Βιβλίο εργασίας από πρότυπο i. Γραμμή μενού αρχείο δημιουργία παράθυρο εργασιών γενικά πρότυπα επιλέγω το πρότυπο οκ Αποθήκευση βιβλίου εργασίας Κατά την αποθήκευση ενός βιβλίου εργασίας λαμβάνω υπόψη μου πάντα τρία σημεία(εκτός αν ζητείται αποθήκευση ως ιστοσελίδα, όπου τα σημεία γίνονται τέσσερα). Εάν ζητηθεί αλλαγή σε ένα τουλάχιστον από τα σημεία πηγαίνω αρχείο - αποθήκευση ως, εάν όχι πηγαίνω αρχείο - αποθήκευση. Τα τέσσερα σημεία είναι τα εξής: 4. Με τι τίτλο(όταν πρόκειται για ιστοσελίδα) 1. Που θα το αποθηκεύσω 2. Με τι όνομα 3. Με τι τύπο Κλείσιμο βιβλίου εργασίας εφαρμογής 1. Για το κλείσιμο πηγαίνω αρχείο κλείσιμο ή από το κάτω x. 2. Για το κλείσιμο της εφαρμογής(excel) πηγαίνω αρχείο έξοδος η από το κόκκινο x Κόκκινο x Κάτω x 4

Άνοιγμα βιβλίου εργασίας Υπάρχουν δύο τρόποι για το άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας: 1. Από το δεύτερο κουμπί της βασικής γραμμής εργαλείων 2. Από αρχείο άνοιγμα Τα σημεία που θα μου ζητηθούν κατά το άνοιγμα είναι δύο: 1. Που βρίσκεται το βιβλίο εργασίας 2. Ποιο είναι το όνομα του βιβλίου εργασίας Φύλλα Εργασίας Κάθε βιβλίο εργασίας εξ ορισμού αποτελείται από τρία φύλλα(φύλλο1, Φύλλο2, Φύλλο3). Υπάρχει δυνατότητα εισαγωγής νέων φύλλων, μετονομασίας φύλλων, διαγραφής φύλλων και μετακίνησης ή αντιγραφής φύλλων. 1. Εισαγωγή νέου φύλου: Γραμμή μενού εισαγωγή φύλλο εργασίας.. 2. Μετονομασία: Δεξί κλικ πάνω στο φύλλο μετονομασία. 3. Διαγραφή φύλλου: Δεξί κλικ πάνω στο φύλλο διαγραφή. 4. Μετακίνηση-Αντιγραφή φύλλου: Δεξί κλικ πάνω στο φύλλο μετακίνηση ή αντιγραφή. 1. Επιλέγω σε ποιο βιβλίο θέλω να μετακινήσω το φύλλο. 2. Επιλέγω πριν από πιο φύλλο θέλω να μετακινήσω το φύλλο. 3. Τσεκάρω αν θέλω να δημιουργήσω αντίγραφο του φύλλου. 5

Εύρεση Αντικατάσταση 1. Γράφω τη λέξη που θα αναζητήσω Με τη λειτουργία της εύρεσης αναζητώ μία λέξη μέσα στο βιβλίο εργασίας. Πηγαίνω γραμμή μενού επεξεργασία εύρεση 2. Πατάω το πλήκτρο για να αρχίσει η αναζήτηση 1. Γράφω τη λέξη που θέλω αντικαταστήσω Με τη λειτουργία της αντικατάστασης, αντικαθιστώ μία λέξη του βιβλίου εργασίας με μία άλλη. Πηγαίνω γραμμή μενού επεξεργασία αντικατάσταση 2. Γράφω με ποια λέξη θέλω να γίνει η αντικατάσταση 3. Πατάω αντικατάσταση όλων για να γίνει η αντικατάσταση σε όλο το έγγραφο Προβολή Ζουμ Γραμμές εργαλείων Υπάρχουν τέσσερις προβολές εμφάνισης του εγγράφου(κανονική, διάταξη web, διάταξη εκτύπωσης, διάρθρωση). Για να αλλάξω την προβολή πηγαίνω γραμμή μενού προβολή. Το ζουμ του εγγράφου μπορεί να αλλάξει με δύο τρόπους: από τη βασική γραμμή εργαλείων ή πηγαίνοντας γραμμή μενού προβολή ζουμ. Εάν μου ζητηθεί να εμφανίσω ή να αποκρύψω μια γραμμή εργαλείων πηγαίνω γραμμή μενού προβολή γραμμές εργαλείων και διαλέγω τη γραμμή που μου αναφέρει. Επιλογή κελιού Περιοχής κελιών Γραμμών - Στηλών Για να επιλέξω ένα κελί απλά «κλικάρω» μία φορά πάνω του. Για να επιλέξω μία περιοχή κελιών «κλικάρω» το πάνω αριστερά κελί της περιοχής και σέρνω το ποντίκι στο τελευταίο κελί της περιοχής. π.χ. Αν θέλω να επιλέξω την περιοχή κελιών Α1:C5 τότε επιλέγω πρώτα το κελί Α1 και σέρνω το ποντίκι μέχρι το κελί C5. Για να επιλέξω μία γραμμή ή μία στήλη πατάω το αριστερό κουμπί του ποντικιού πάνω στο γράμμα της στήλης ή στον αριθμό της γραμμής. 6

Σταθεροποίηση Διαίρεση παραθύρου Σταθεροποίηση: Με τη λειτουργία της σταθεροποίησης διατηρώ σταθερό ένα τμήμα του παραθύρου κατά την οριζόντια ή την κατακόρυφη μου περιήγηση σ αυτό. Προτού προβώ στη σταθεροποίηση πρέπει να έχω επιλέξει το σωστό κελί. Η επιλογή του κελιού έχει ως εξής: Σταθεροποίηση στήλης: επιλέγω το κελί της επόμενης στήλης και της γραμμής 1. π.χ. αν μου ζητηθεί να σταθεροποιήσω τη στήλη C, επιλέγω το κελί D1. Σταθεροποίηση γραμμής: επιλέγω το κελί της στήλης Α και της επόμενης γραμμής. π.χ. αν μου ζητηθεί να σταθεροποιήσω τη γραμμή 4, επιλέγω το κελί Α5. Σταθεροποίηση γραμμής και στήλης: επιλέγω το κελί της επόμενης στήλης και της επόμενης γραμμής π.χ. αν μου ζητηθεί να σταθεροποιήσω τη στήλη C και τη γραμμή 4 επιλέγω το κελί D5. Κατόπιν πηγαίνω γραμμή μενού παράθυρο σταθεροποίηση. Διαίρεση: Με τη λειτουργία της διαίρεσης χωρίζω το υπάρχον παράθυρο σε περισσότερα μέρη. Ισχύουν τα ακριβώς ίδια με τη σταθεροποίηση μόνο που στο τέλος πηγαίνω γραμμή μενού παράθυρο σταθεροποίηση. Εισαγωγή δεδομένων σε κελιά Υπάρχουν τρεις τρόποι εισαγωγής δεδομένων σε ένα κελί: 1. Επιλέγω το κελί και γράφω κατευθείαν τα δεδομένα που θέλω να εισάγω στο κελί. 2. Κάνω διπλό κλικ πάω στο κελί και γράφω τα δεδομένα που θέλω να εισάγω σ αυτό. 3. Επιλέγω το κελί και γράφω τα δεδομένα που θέλω να εισάγω στη γραμμή συνάρτησης. ii. Γράφω τα δεδομένα στη γραμμή συνάρτησης i. Επιλέγω το κελί 7

Διόρθωση - Απαλοιφή δεδομένων Για να διορθώσω τα δεδομένα ενός κελιού κάνω διπλό κλικ στο περιεχόμενο του κελιού ή επιλέγω το κελί και διορθώνω το περιεχόμενο από τη γραμμή συνάρτησης. Για να απαλείψω τα δεδομένα ενός κελιού επιλέγω το κελί και πατάω delete. Αυτόματη συμπλήρωση Με τη λειτουργία της αυτόματης συμπλήρωσης μπορώ και εισάγω δεδομένα σε κελιά χωρίς να τα πληκτρολογώ. Τα δεδομένα αυτά πρέπει να έχουν μια λογική συνέχεια(π.χ. Δευτέρα, Τρίτη, Τετάρτη ή fax 1, fax 2, fax 3 κτλ). Η διαδικασία έχει ως εξής: 1. Επιλέγω το κελί και τοποθετώ το ποντίκι στη μαύρη βούλα που υπάρχει στο κάτω δεξί μέρος του κελιού. 2. Πατάω το αριστερό κουμπί του ποντικιού και σέρνω κατακόρυφα ή οριζόντια μέχρι το σημείο που επιθυμώ. 3. Έχει δημιουργηθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα 8

Ταξινόμηση Για να εφαρμόσω ταξινόμηση(αύξουσα ή φθίνουσα), επιλέγω την περιοχή κελιών και πηγαίνω γραμμή μενού δεδομένα ταξινόμηση. 1. Επιλέγω βάση ποια στήλης θέλω να γίνει η ταξινόμηση 2. Επιλέγω το στυλ της ταξινόμησης. Εισαγωγή Διαγραφή Γραμμών και Στηλών Για να εισάγω μια γραμμή ανάμεσα σε δύο γραμμές τότε επιλέγω τη δεύτερη γραμμή κάνω δεξί κλικ και πατάω εισαγωγή. Για να εισάγω μια στήλη ανάμεσα σε δύο στήλες τότε επιλέγω τη δεύτερη στήλη κάνω δεξί κλικ και πατάω εισαγωγή. Για να διαγράψω μία γραμμή ή μία στήλη επιλέγω τη γραμμή ή τη στήλη, κάνω δεξί κλικ και πατάω διαγραφή. Μορφοποίηση Γραμμών - Στηλών Μπορώ να αλλάξω το ύψος γραμμών επιλέγοντας τη γραμμή και πηγαίνοντας γραμμή μενού μορφή γραμμή ύψος. Μπορώ επίσης να προσαρμόσω αυτόματα το ύψος μιας γραμμής στα περιεχόμενα της πηγαίνοντας γραμμή μενού μορφή γραμμή αυτόματη προσαρμογή. Μπορώ να αλλάξω το πλάτος στηλών επιλέγοντας τη στήλη και πηγαίνοντας γραμμή μενού μορφή στήλη πλάτος. Μπορώ επίσης να προσαρμόσω αυτόματα το πλάτος μιας στήλης στα περιεχόμενα της πηγαίνοντας γραμμή μενού μορφή στήλη αυτόματη προσαρμογή επιλογής. Μορφοποίηση κελιών Η μορφοποίηση κελιών συνιστά την αλλαγή των κελιών και της μορφής που αυτά έχουν. Για να μορφοποιήσω ένα κελί ή μια περιοχή κελιών επιλέγω πρώτα το κελί ή την περιοχή και πηγαίνω γραμμή μενού μορφή κελιά. 9

Καρτέλα αριθμός: Σ αυτήν την καρτέλα γίνεται μορφοποίηση της εμφάνισης του περιεχομένου των κελιών. 1. Επιλέγω την κατηγορία στην οποία εντάσσεται το περιεχόμενο του κελιού 2. Τροποποιώ τις ρυθμίσεις ανάλογα με την κατηγορία Καρτέλα στοίχιση: Σ αυτήν την καρτέλα εφαρμόζονται οι μορφές στοίχισης, ο προσανατολισμός του κειμένου κτλ. Εφαρμόζω τη στοίχιση οριζόντια ή κατακόρυφη Εφαρμόζω αναδίπλωση κειμένου Αλλάζω το προσανατολισμό του κειμένου κάθετα και σε μοίρες Εφαρμόζω συγχώνευση κελιών 10

Καρτέλα γραμματοσειρά: Σ αυτήν την καρτέλα εφαρμόζονται όλες οι μορφοποιήσεις που αφορούν την εμφάνιση του κειμένου. Εφαρμόζω έντονη και πλάγια γραφή Αλλάζω τον τύπο της γραμματοσειράς Αλλάζω το μέγεθος της γραμματοσειράς Εφαρμόζω υπογράμμιση Εφαρμόζω ειδικά εφέ (εκθέτη, δείκτη, διακριτής διαγραφής) Αλλάζω το χρώμα της γραμματοσειράς Καρτέλα περίγραμμα: Σ αυτήν την καρτέλα εφαρμόζουμε περίγραμμα σε ένα κελί και σε μια περιοχή κελιών. 3. Στο τέλος επιλέγω αν αλλάξω το εξωτερικό περίγραμμα(πλαίσιο) ή το εσωτερικό (πλέγμα) 1. Πρώτα επιλέγω το στυλ της γραμμής 2. Κατόπιν επιλέγω το χρώμα της γραμμής 11

Καρτέλα μοτίβα: Σ αυτήν την καρτέλα εφαρμόζω γέμισμα στα κελιά. Ωστόσο λόγω του ότι στην καρτέλα μοτίβα δεν αναφέρεται το όνομα του χρώματος, για την εφαρμογή του γεμίσματος θα επιλέγω το κελί και θα πηγαίνω στο «κουβαδάκι» της γραμμής μορφοποίησης Κεντράρισμα σε μια περιοχή κελιών: Εάν μου ζητηθεί να κεντράρω το περιεχόμενο ενός κελιού στο κέντρο μιας περιοχής τότε επιλέγω τη ζητούμενη περιοχή και πατάω το πλήκτρο «Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο» Αντιγραφή μορφοποίησης Με τη συγκεκριμένη λειτουργία αντιγράφω τη μορφοποίηση ενός κελιού/ περιοχής κελιών(χρώμα, γραμματοσειρά, μέγεθος, στοίχιση κτλ) σε ένα άλλο κελί/ περιοχής κελιών. Η διαδικασία που ακολουθώ είναι η εξής: 1. Επιλέγω το κελί/ περιοχή κελιών από το οποία μου ζητείται να αντιγράψω τη μορφοποίηση. 2. Πατάω το κουμπί με το πινέλο που βρίσκεται στη βασική γραμμή εργαλείων 3. Επιλέγω το κελί/ περιοχή κελιών στο οποίο θέλω να αντιγράψω τη μορφοποίηση. Τύπο και συναρτήσεις Το κυριότερο εργαλείο της εφαρμογής του Excel είναι οι τύποι και οι συναρτήσεις που παρέχονται. Οι τρόποι λειτουργίας των συναρτήσεων ποικίλουν και αλληλοσυμπληρώνονται ωστόσο στο παρόν εγχειρίδιο θα διαχωριστούν σε τρεις κατηγορίες: Χρήση απλών συναρτήσεων Χρήση αυτόματων συναρτήσεων Χρήση συναρτήσεων fx Χρήση απλών συναρτήσεων Με τον όρο απλές συναρτήσεις αναφερόμαστε στις απλές μαθηματικές πράξεις: πρόσθεση(+), αφαίρεση(-), πολλαπλασιασμό(*), διαίρεση(/). Για να εισάγω μια απλή συνάρτηση σε ένα κελί τότε επιλέγω το κελί, πατάω το πλήκτρο = και γράφω την αριθμιτική παράσταση επιλέγοντας τα κελιά που εμπεριέχονται σ αυτήν. π.χ. Έστων ότι στο κελί Α3 θέλω να εισάγω το άθροισμα των κελιών Α1 και Α2. Επιλέγω το κελί Α3, πατάω το = και κατόπιν επιλέγω με το ποντίκι το κελί Α1, πατάω το + και έπειτα επιλέγω το κελί Α2. Στο τέλος πατάω enter. 12

Χρήση αυτόματων συναρτήσεων Με τον όρο αυτόματες συναρτήσεις εννοούμε το κουμπί της βασικής γραμμής εργαλείων. Επιλέγω το κελί στο οποίο θέλω να εισάγω την αυτόματη συνάρτηση και πατάω το προαναφερθέν κουμπί. Αυτόματα τότε θα εφαρμοστεί η συνάρτηση που θα επιλέξω παίρνοντας ως δεδομένα τα κελία που βρίσκονται άνωθεν ή αριστερά του κελιού. π.χ. Έστω ότι στο κελί Α3 θέλω να εισάγω αυτόματα το άθροισμα των κελιών Α1 και Α2. 1. Επιλέγω το κελί Α3. 2. Επιλέγω την αυτόματη συνάρτηση άθροισμα και πατάω enter. Με την ίδια ακριβώς λογική χρησιμοποιούνται και οι υπόλοιπες αυτόματες συναρτήσεις: μέσος όρος, πλήθος, μέγιστο, ελάχιστο. Χρήση συναρτήσεων fx Προτού γίνει αναφορά στη χρήση των συναρτήσεων με αυτόν τον τρόπο κρίνεται σκόπιμο να δούμε τις συναρτήσεις που θα ζητηθούν/ ΣΥΝΑΡΤΗΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ sum Άθροισμα Μαθηματικές average Μέσος Όρος Στατιστικές min Ελάχιστο Στατιστικές max Μέγιστο Στατιστικές count Πλήθος Στατιστικές now Ημερομηνία και Ώρα Ημερομηνία και Ώρα Today Ημερομηνία Ημερομηνία και Ώρα Για να εισάγω συναρτήσεις με το συγκεκριμένο τρόπο επιλέγω πρώτα το κελί στο οποίο θα εισαχθεί η συνάρτηση και κατόπιν πατάω το πλήκτρο fx της γραμμής τύπων ή πηγαίνω γραμμή μενού εισαγωγή συνάρτηση. 13

Κατόπιν επιλέγω τη συνάρτηση που μου ζητείται, αφού πρώτα επιλέξω την κατηγορία της συναρτήσεως. Στο επόμενο παράθυρο καθορίζω τα ορίσματα(περιοχή κελιών) στα οποία θέλω να εφαρμοστεί η συνάρτηση. Τα ορίσματα μπορών να τα πληκτρολογήσω ή να πατήσω το κουμπί με το κόκκινο βέλος και να επιλέξω την περιοχή καλιών με Με την ακριβώς ίδια λογικά χρησιμοποιούνται και οι υπόλοιπες συναρτήσεις. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Κατά τη χρήση των συναρτήσεων today και now δεν επιλέγονται ορίσματα. 14