Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης - Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Ψηφιοποίηση Σπάνιων Βιβλίων και Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης - Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Προϋπολογισμός: 325.203,25 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια : 22 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία αποστολής στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων: 11/06/2012 (ενδεικτική) Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 15/06/2012 (ενδεικτική) Ημερομηνίες αποστολής και δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: α) Κέρδος β) Δημοπρασιών και Πλειστηριασμών στις11/06/2012, όπου και δημοσιεύθηκε στις 12/06/2012 και γ) Θεσσαλονίκη στις 08/06/2012, όπου και δημοσιεύθηκε στις 11/06/2012 (ενδεικτική) Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού:23/07/2012, 12:00 μμ(ενδεικτική) Κωδικός ΟΠΣ : 304234

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σελίδα 2 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σημείωση: Το παρόν κείμενο χρησιμοποίησε ως βάση το «πρότυπο τεύχος διακήρυξης» έκδοση 2.0 της ΕΥΔ του Ε.Π. Ψηφιακή Σύγκλιση Σελίδα 3 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 4 Πίνακας Πινάκων... 6 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 7 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 9 Συντομογραφίες... 9 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 10 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 10 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 10 Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 10 Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 11 Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 11 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 13 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 13 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 14 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 14 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 15 Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου (ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΟ)... 16 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 17 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 17 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 17 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 18 Α2.4 Αναλυτικοί πίνακες υλικού... 19 Α2.5 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 20 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 23 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 23 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 24 Α3.2.1 Απαιτήσεις Ψηφιοποίησης... 24 Α3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων... 25 Α3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού... 25 Α3.2.4 Τύποι Αρχείων... 28 Α3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος... 28 Α3.2.6 Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων... 28 Α3.2.7 Τεκμηρίωση και Μεταδεδομένα... 29 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 30 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 30 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα 1 : «Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων του Έργου»... 30 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα 2 : «Ψηφιοποίηση και επιμέλεια υλικού»... 30 Σελίδα 4 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα 3 : «Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων»... 31 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα 4 : «Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων εφημερίδων και περιοδικών»... 32 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 33 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 33 Α3.7 Διαλειτουργικότητα... 33 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 33 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα... 34 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 34 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 34 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 35 Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 35 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων... 37 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 37 Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 38 Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 38 Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 38 Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 38 Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 38 Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης... 38 Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 38 Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 39 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 39 Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου... 39 Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου... 39 Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης... 39 Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 39 Σελίδα 5 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Πινάκων Πίνακας 1 : Συγκεντρωτικός κατάλογος Ελληνικών περιοδικών Κεντρικής Βιβλιοθήκης προς Ψηφιοποίηση... 19 Πίνακας 2 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων... 20 Πίνακας 3 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου... 20 Πίνακας 4 : Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου... 22 Πίνακας 5: Περιγραφή Υπηρεσιών Έργου... 23 Πίνακας 6 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων... 23 Πίνακας 7 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου... 24 Πίνακας 8 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση εφημερίδες, περιοδικά και ημερολόγια... 24 Πίνακας 9 : Περιγραφή υλικού... 26 Πίνακας 10 : Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος... 27 Πίνακας 11 : Διαλειτουργικότητα υποσυστημάτων... 33 Πίνακας 12 : Αλληλεπίδραση υπηρεσιών... 34 Πίνακας 13 : Συγκεντρωτικός Πίνακας Φάσεων Έργου... 35 Πίνακας 14 : Αναλυτικός Πίνακας Φάσεων Έργου... 37 Πίνακας 15 : Πίνακας Παραδοτέων Έργου... 37 Πίνακας 16 : Πίνακας Οροσήμων Έργου... 37 Σελίδα 6 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Με την παρούσα Διακήρυξη προκηρύσσεται το υποέργο 1: «Ψηφιοποίηση Σπανίων Βιβλίων & Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης» Αντικείμενο του έργου είναι η συνέχιση της ψηφιοποίησης των συλλογών της ΒΚΠ. Στα πλαίσια του παρόντος έργου θα ψηφιοποιηθούν ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες, περιοδικά και βιβλία από τις συλλογές της ΒΚΠ που δεν έχουν κανένα περιορισμό στο θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων (copyright) τεκμήρια μέχρι το 1920. Θα ψηφιοποιηθούν, θα καταλογογραφηθούν και θα διατεθούν στο διαδίκτυο μέσω λογισμικού της ΒΚΠ διαθέσιμη από την ιστοσελίδα της βιβλιοθήκης http://www.lib.auth.gr οι παρακάτω κατηγορίες υλικού : 1. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες 2. Ημερολόγια 3. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί δεν υπόκειται σε περιορισμούς πνευματικών δικαιωμάτων. Το φυσικό αντικείμενο του έργου θα περιλαμβάνει τη ψηφιοποίηση των τεκμηρίων με μέσα ανάλογα της φυσικής τους κατάστασης, ώστε να μην υποστούν την παραμικρή αλλοίωση ή ταλαιπωρία. Η επιλογή του μηχανήματος ψηφιοποίησης από την πλευρά του αναδόχου πρέπει να έχει την αποδοχή της ΒΚΠ. Για τις περιοδικές εκδόσεις θα δημιουργηθεί εγγραφή με βάση το τεύχος του κάθε περιοδικού, ενώ στην περίπτωση των βιβλίων θα γίνει ψηφιοποίηση του τεκμηρίου και απλή μεταφόρτωση των μεταδεδομένων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα καταλόγου της ΒΚΠ. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής βάσης με τεκμήρια της ΒΚΠ τα οποία θα είναι κατά το δυνατόν πιστή αποτύπωση του πρωτοτύπου, αναζητήσιμα και προσβάσιμα μέσω λογισμικού της ΒΚΠ και μηχανών αναζήτησης τύπου GOOGLE στο ευρύ κοινό. Το υλικό αυτό που αφορά την νέα ελληνική ιστορία, λογοτεχνία, τέχνη, αλλά και τις θετικές επιστήμες, θα δώσει ώθηση στους επιστήμονες και τους χρήστες, προσφέροντας ψηφιοποιημένο υλικό κυρίως στην ελληνική γλώσσα καθώς και τα κατάλληλα εργαλεία υποστήριξής και προβολής του στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Επιπλέον θα επιτευχθεί η ελεύθερη διάθεση πρωτότυπου και σπάνιου υλικού μέσω της βάσης δεδομένων όπου θα μεταφορτωθούν τα ψηφιακά τεκμήρια. Με τον τρόπο αυτό θα γίνει άμεσα προσιτό σε καθηγητές, φοιτητές, ερευνητές εκπαιδευτικό και ερευνητικό υλικό που διαθέτει η ΒΚΠ. Το υλικό αυτό λόγω της ιδιαίτερης επιστημονικής του αξίας, μελετάται καθημερινά από χρήστες και ερευνητές με αποτέλεσμα λόγω της έκθεσης του μέσω της χρήσης του, τη φθορά του. Μέσω της δημιουργίας και της χρήσης των ψηφιακών αντιγράφων των τεκμηρίων θα αποφευχθεί η περαιτέρω φθορά των πρωτοτύπων. Επίσης θα διατεθεί για χρήση και από χρήστες που δεν έχουν τη δυνατότητα να επισκεφτούν τη ΒΚΠ στο φυσικό της χώρο. Σελίδα 7 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί θα συμβάλει στην προβολή των νεοελληνικού πολιτισμού διεθνώς. Σελίδα 8 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφία ΕΠ ΨΣ ΑΠΘ ΚΠΣ ΕΔΔΑΠ ΕΠΠΕ ΚΛΔ ΣΕΑΒ ΟΠΣ ΟΠΣΒ ΕΥΔ ΕΛΚΕ PDF JPEG GIF PNG ΤIFF XML OCR MODS ΕΚΤ DC OAI-PMH IFLA Επεξήγηση Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης Επιτροπή Διεξαγωγής Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Κέντρο Λειτουργίας Δικτύου Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Βιβλιοθήκης Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Portable Document Format Joint Photographics Expert Group Graphics Interchange Format Portable Network Graphics Tagged Image File Format extensible Markup Language Optical Character Recognition Metadata Object Description Schema Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης Dublin Core Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting International Federation of Library Associations Σελίδα 9 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΣΗΣ TOY ΕΠ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΥΔ ΨΣ ΕΛΚΕ - Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Υπουργείο Οικονομίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας http://www.digitalplan.gov.gr http://www.auth.gr http://www.ypoian.gr/ Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης του Α.Π.Θ. (ΒΚΠ http://www.lib.auth.gr ) ιδρύθηκε το 1927. Είναι η δεύτερη σε μέγεθος πανελλαδικά μετά την Εθνική Βιβλιοθήκη, η μεγαλύτερη και καλύτερα οργανωμένη βιβλιοθήκη της Βόρειας Ελλάδας και μία από τις μεγαλύτερες στα Βαλκάνια. Έχει στόχο την υποστήριξη των εκπαιδευτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του ιδρύματος, καθώς και τη συμβολή στη συνολική πνευματική και πολιτιστική ανάπτυξη της πανεπιστημιακής κοινότητας και του ευρύτερου κοινωνικού συνόλου. Η ΒΚΠ υπήρξε από τις πρώτες βιβλιοθήκες στην Ελλάδα που μηχανογραφήθηκε το 1992. Έχει παρουσιάσει μια εντυπωσιακή αναβάθμιση υπηρεσιών τα τελευταία χρόνια, που οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στις χρηματοδοτήσεις μέσω των Προγραμμάτων ΕΠΕΑΕΚ Ι και ΙΙ. Σημαντικό ρόλο στην αναβάθμιση των υπηρεσιών παίζει και η πρόσβαση στις βάσεις των ηλεκτρονικών περιοδικών (HEAL-Link), η οποία μέχρι και σήμερα καλύφθηκε κεντρικά από τις δημόσιες επενδύσεις ή άλλες πηγές του ΥΠΕΠΘ. Η ΒΚΠ ήταν από τις πρώτες ελληνικές βιβλιοθήκες που ανέπτυξαν καινοτόμες ψηφιακές υπηρεσίες, όπως online πληροφόρηση (2004), ηλεκτρονικά μαθήματα (2004), καταθετήριο διδακτορικών διατριβών (2003) και μεταπτυχιακών διατριβών (2008), ψηφιοποίηση συλλογών (2004) και Ιδρυματικό Καταθετήριο Επιστημονικών Εργασιών (2009). Η ΒΚΠ έχει εμπειρία στην εκτέλεση έργων και την εφαρμογή Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) και έχει ολοκληρώσει επιτυχώς τρία σημαντικά σχετικά έργα του Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης: 1. «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ» (1996-2000) 2. «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ Γ ΚΠΣ» (2000-2009) 3. «Ψηφιοποίηση συλλογών νεοελληνικής γραμματείας και τέχνης» (2004-2005) Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ http://www.rc.auth.gr) του ΑΠΘ δημιουργήθηκε για να καλύψει τις ανάγκες της ερευνητικής δραστηριότητας. Η Επιτροπή Ερευνών (Ολομέλεια) αποτελείται από ισάριθμα με τα τμήματα μέλη ΔΕΠ (42), τα οποία εκλέγονται από τις ΓΣ των Τμημάτων. Η Επιτροπή Ερευνών αποτελεί το ένα από τα δύο όργανα διοίκησης και διαχείρισης του ΕΛΚΕ. Οι αρμοδιότητες της Επιτροπή Ερευνών περιλαμβάνουν την χάραξη της ερευνητικής πολιτικής του Ιδρύματος και τις συναφείς ενέργειες, την αποδοχή, διάθεση κονδυλίων για την υλοποίηση των έργων, την Σελίδα 10 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου κατάρτιση ετήσιων οικονομικών και επιστημονικών προγραμματισμών/απολογισμών και την εξασφάλιση της λειτουργίας του «Ειδικού Λογαριασμού». Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ, αποτελεί το 2ο όργανο διοίκησης και διαχείρισης του ΕΛΚΕ με αρμοδιότητες την παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης του «Ειδικού Λογαριασμού», την εκτέλεση αποφάσεων της Επιτροπή Ερευνών και γραμματειακής εξυπηρέτησης και την υποβολή εισηγήσεων για θέματα λειτουργίας και ανάπτυξης του «Ειδικού Λογαριασμού». Στελεχώνεται από 65 άτομα σε τμήματα όπως Marketing, Οικονομικής Διαχείρισης, Παρακολούθησης Έργων, Οικονομικών Συναλλαγών, Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος, Διαχείρισης Ποιότητας, Δημοσιότητας, Νομικής Υποστήριξης, Διαμεσολάβησης και Κινητικότητας Ερευνητών. Η Επιτροπή Ερευνών του ΑΠΘ έχει αναπτύξει ένα ολοκληρωμένο και σύγχρονο τεχνολογικά Πληροφοριακό Σύστημα (ResCom). Το σύστημα καλύπτει όλες τις ανάγκες διαχείρισης ερευνητικών έργων, λειτουργικές ανάγκες και παρέχει πλήρη εικόνα των δραστηριοτήτων της. Η Επιτροπή Ερευνών φροντίζει για την οργάνωση, την απρόσκοπτη λειτουργία και την ποιοτική διαχείριση των παραγόμενων νέων γνώσεων και υπηρεσιών, που αναπτύσσονται από το επιστημονικό του προσωπικό. Ο ΕΛΚΕ εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισής Ποιότητας κατά ISO 9001 2008, Σύστημα Διαχείρισής Έργων σύμφωνα με το πιστοποιητικό υπ αριθμ. 25808/21.11.08 και εσωτερικό κανονισμό διαχείρισης της έκδοσης 15. Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς στην υλοποίηση τη λειτουργία του Έργου Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Η διοίκηση, και οικονομική παρακολούθηση του έργου επιτελείται από τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας του Α.Π.Θ. Η Επιστημονική Μονάδα Υλοποίησης αποτελούμενη από τους: - Επιστημονικώς υπεύθυνος έργου : Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος, καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ, διευθυντής του Εργαστηρίου Γενικής και Γεωργικής Υδραυλικής και Βελτιώσεων. Πρόεδρος της Επιτροπής Εποπτείας της ΒΚΠ από τον Σεπτέμβριο του 2006 μέχρι σήμερα. - Υπεύθυνη υλοποίησης : Κλωντίνη Ξενίδου Δέρβου, ΕΕΔΙΠ Τμήματος Φυσικής, υπεύθυνη Βιβλιοθήκης Τμήματος Φυσικής. Συμμετείχε στην Επιτροπή Υλοποίησης των έργων ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και ΙΙΙ για το Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Μέλος της Επιτροπής Εποπτείας του Συστήματος των Πανεπιστημιακών Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Μέλος του Δ.Σ. του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ). - Τεχνικός υπεύθυνος : Τριαντάφυλλος Χατζηαντωνίου, ΕΕΔΙΠ Τμήματος Φυσικής, υπεύθυνος Υπολογιστικού Κέντρου Τμήματος Φυσικής. Συμμετείχε στην Επιτροπή Υλοποίησης των έργων ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και ΙΙΙ για το Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Συντονιστής Γραφείου Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης της ΒΚΠ. Η Επιτροπή Παραλαβής και Πιστοποίησης Ποιότητας Παραδοτέων της πράξης έχει σκοπό την εξασφάλιση αποτελεσματικού ελέγχου της ποσότητας και της ποιότητας των υπηρεσιών και του τελικού παραδοτέου αποτελέσματος και απαρτίζεται από τους: 1. Μούγιος Βασίλειος, Καθηγητής Τμ. Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού Α.Π.Θ. 2. Κραλίδης Απόστολος, Επίκουρος Καθηγητής Τμ. Ποιμαντικής και Κοινωνικής θεολογίας Α.Π.Θ. 3. Παπαδάκη Δέσποινα, Διοικητική υπάλληλο ΚΒ Σελίδα 11 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η Επιτροπή Παραλαβής θα παραλαμβάνει θα ελέγχει και θα πιστοποιεί τα επιμέρους παραδοτέα της πράξης. Στις περιπτώσεις που απαιτείται θα προβαίνει σε επιτόπιους ελέγχους της λειτουργίας και τις ποιότητας των προϊόντων και των υπηρεσιών που θα ολοκληρώνονται. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ): Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγησης των προσφορών του παρόντος Έργου. Η επιτροπή θα ορισθεί από τον ΕΛΚΕ με εσωτερικές διαδικασίες που προβλέπονται στον κανονισμό λειτουργίας του. Σελίδα 12 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης Α.Π.Θ. (ΒΚΠ) διαθέτει εμπειρία από το 2002 στον τομέα της ψηφιοποίησης λόγω της υλοποίησης σχετικών προγραμμάτων στο πλαίσιο του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και του Προγράμματος της Κοινωνίας της Πληροφορίας. «Κοινωνία της Πληροφορίας» 2000-2006 Γ ΚΠΣ Άξονας 1 : Παιδεία-Πολιτισμός,Μέτρο 1.3 «Τεκμηρίωση, Αξιοποίηση και Ανάδειξη του Ελληνικού Πολιτισμού». Επίσης διαθέτει αρμόδια υπηρεσία ψηφιοποίησης η οποία διαθέτει μεγάλη εμπειρία στο χώρο της ψηφιοποίησης. Το προσωπικό της υπηρεσίας όσο και άλλοι επιλεγμένοι υπάλληλοι της ΒΚΠ θα κατευθύνουν και θα συνεργάζονται με τον ανάδοχο για την υλοποίηση του έργου. Το προσωπικό και ο εξοπλισμός του αναδόχου που θα υλοποιήσει το νέο πρόγραμμα ψηφιοποίησης θα τοποθετεί σε χώρο κατάλληλα διαμορφωμένο στην κεντρική βιβλιοθήκη που θα υποδείξει η ΒΚΠ, ώστε να διαφυλάσσεται η ασφάλεια των αντικειμένων/τεκμηρίων και η απρόσκοπτη λειτουργία των υπολοίπων υπηρεσιών της ΒΚΠ. Από τα αρχεία των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων θα παραδίδονται και αντίγραφα ασφαλείας (back up) σε εξωτερικούς σκληρούς δίσκους. Ο συνολικός κατάλογος των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων θα υπάρχει σε ένα Λογιστικό φύλλο τύπου Excel όπου θα αναφέρεται ο ταξινομικός αριθμός του τεκμηρίου, ο τίτλος, η ημερομηνία ψηφιοποίησης και το όνομα του υπαλλήλου που το ψηφιοποίησε. Η ΒΚΠ από το 2003, για την διατήρηση και την διάθεση των ψηφιακών της αρχείων της, χρησιμοποιεί συγκεκριμένο λογισμικό ανοικτού κώδικα (http://invenio.lib.auth.gr/). Το λογισμικό φιλοξενείται σε εξυπηρετητές της ΒΚΠ. Το σύστημα θα μεταφερθεί σε νέους εξυπηρετητές, των οποίων η προμήθεια θα γίνει από το έργο «Προμήθεια Εξοπλισμού» της παρούσης πράξης. Η συλλογή των ψηφιακών αρχείων της ΒΚΠ ονομάζεται «Ψηφιοθήκη». Συνολικά η Ψηφιοθήκη φιλοξενεί πάνω από 1.000.000 ψηφιοποιημένες σελίδες και 114.736 εγγραφές. Αναλυτικές πληροφορίες για τις συλλογές φιλοξενούνται στη σελίδα : http://www.lib.auth.gr/index.php/el/digitalcollections Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η ΒΚΠ με την υπάρχουσα υποδομή της προσφέρει σύνολο ψηφιακών υπηρεσιών στα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας και στην κοινωνία ευρύτερα. Από το 2003 προχώρησε στην υλοποίηση της ΨΗΦΙΟΘΗΚΗΣ (http://digital.lib.auth.gr/) για την ψηφιοποίηση και διάθεση σημαντικών αρχειακών συλλογών, καθώς επίσης και την online διάθεση αρχικά των διδακτορικών διατριβών (2003) και στη συνέχεια των μεταπτυχιακών εργασιών (2006) που εκπονούνται στο ΑΠΘ. Βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη και η προσπάθεια συγκέντρωσης των επιστημονικών εργασιών που εκπονούνται από τα μέλη ΔΕΠ, ως ξεχωριστής συλλογής στην ΨΗΦΙΟΘΗΚΗ με την ονομασία "Ιδρυματικό Καταθετήριο Επιστημονικών Εργασιών (IKEE)". Επίσης, μέσω του ιστότοπου της Βιβλιοθήκης (http://www.lib.auth.gr/) και των εργαλείων αναζήτησης που προσφέρει, παρέχεται περιβάλλον αναζήτησης στις ηλεκτρονικές και έντυπες συλλογές της Βιβλιοθήκης μέσω του διαδικτύου, συμπληρωματικά προς τον δημόσιο ηλεκτρονικό κατάλογο (http://ipac.lib.auth.gr/). Σελίδα 13 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στις υφιστάμενες ψηφιακές υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης περιλαμβάνονται επίσης: η υπηρεσία ηλεκτρονικής πληροφόρησης & Διαδανεισμού «QuestionPoint» (http://www.lib.auth.gr/index.php/el/information-service ) μέσω της οποίας υποβάλλονται και απαντώνται online σε 24ωρη βάση ερωτήσεις χρηστών, η υπηρεσία υποστήριξης ηλεκτρονικών μαθημάτων που προσφέρει στους διδάσκοντες στο ΑΠΘ τη δυνατότητα δημιουργίας ηλεκτρονικού υλικού και εργαλείων για την υποστήριξη των μαθημάτων τους και γ) η υπηρεσία εκπαίδευσης χρηστών στις υπηρεσίες και τις συλλογές της Βιβλιοθήκης Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η ΒΚΠ αποτελείται από την Κεντρική Βιβλιοθήκη του ΑΠΘ (ΚΒ), 5 Θεματικές και 44 Περιφερειακές Βιβλιοθήκες (ΠΒ) Σχολών ή Τμημάτων που στελεχώνονται από έμπειρο προσωπικό (Βιβλιοθηκονόμους, πληροφορικούς και λοιπό βοηθητικό τεχνικό ή διοικητικό προσωπικό). Η Κεντρική και οι Περιφερειακές Βιβλιοθήκες λειτουργούν υπό ενιαίο πλαίσιο με βάση ενιαίο Κανονισμό Λειτουργίας. Αρμόδια για την εποπτεία της ΒΚΠ του ΑΠΘ είναι η «Επιτροπή Εποπτείας της Βιβλιοθήκης» του ΑΠΘ, η οποία ορίζεται από τη Σύγκλητο του ΑΠΘ με διετή θητεία και δυνατότητα ανανέωσης. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής ορίζεται από το Πρυτανικό συμβούλιο, ενώ για την περίοδο που διανύουμε είναι ο καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος (επιστημονικώς υπεύθυνος του έργου). Οι 5 Θεματικές και 44 Περιφερειακές Βιβλιοθήκες των Σχολών και Τμημάτων του ΑΠΘ εποπτεύονται από επιτροπές ορισμένες από τα αντίστοιχα Τμήματα ή Σχολές. Η ΒΚΠ εποπτεύεται από δεκαπενταμελή Επιτροπή Εποπτείας η οποία χαράσσει την πολιτική της. Η Επιτροπή Εποπτείας και ο πρόεδρος της ορίζεται από το Πρυτανικό συμβούλιο. Πρόεδρος για την περίοδο που διανύουμε έχει οριστεί ο καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη ΑΠΘ στελεχώνεται με 53 υπαλλήλους (βιβλιοθηκονόμους και πληροφορικούς) και συγκροτείται από τέσσερα διοικητικά τμήματα: 1. Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης 1.1. Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών 1.2. Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών 2. Τμήμα Συλλογών 2.1. Γραφείο Προσκτήσεων 2.2. Γραφείο Καταλογογράφησης και Μεταδεδομένων 2.3. Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Αρχείων και Ειδικών Συλλογών 3. Τμήμα Υπηρεσιών προς τους Χρήστες 3.1. Γραφείο Πληροφόρησης. Δανεισμού και Διαδανεισμού 3.2. Γραφείο Εκπαίδευσης Χρηστών 3.3. Γραφείο Υποστήριξης Ηλεκτρονικών Μαθημάτων 3.4. Γραφείο Τεχνολογιών Πληροφόρησης 4. Τμήμα Συστημάτων και Τεχνολογίας 4.1. Γραφείο Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης 4.2. Γραφείο Ψηφιακών Εφαρμογών, Έρευνας & Ανάπτυξης Στο παρόν έργο εμπλέκονται άμεσα τα Τεχνολογίας. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες του φορέα συνίστανται Σελίδα 14 από 41 Τμήματα Συλλογών και Συστημάτων και

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου o o o o στην βιβλιογραφική καταγραφή, τεκμηρίωση, ανάδειξη, συντήρηση, φύλαξη και δανεισμό των αντικειμένων (τεκμηρίων κ.ά.) που αποτελούν τις διαρκώς εμπλουτιζόμενες συλλογές της ΒΚΠ (εμπλουτισμός υλικού στο παρόν Έργο) στην πληροφόρηση και εκπαίδευση των μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας για τις παρεχόμενες πηγές και υπηρεσίες (εμπλουτισμός με υπηρεσίες που δημιουργούνται ή αναβαθμίζονται στην παρούσα Πράξη) στην ανάπτυξη και υποστήριξη του υλικού και λογισμικού που χρησιμοποιούνται για τις παραπάνω διαδικασίες (ενισχύεται στην παρούσα Πράξη με προμήθεια εξοπλισμού και αναβάθμιση λογισμικού) στην οικονομική και διοικητική οργάνωση της ΒΚΠ (Η ΒΚΠ διαθέτει τους πόρους της για τη στήριξη της υλοποίησης της παρούσας Πράξης). Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α) Υποδομή Υλικού: Η ΒΚΠ διαθέτει σύγχρονο Data Center 35τμ που βρίσκεται σε απομονωμένο και ελεγχόμενο χώρο, στο ανώγειο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης, στο οποίο φιλοξενεί τους servers που εξυπηρετούν τις περισσότερες υπηρεσίες της. Το Data center υποστηρίζεται από ηλεκτροπαραγωγό ζεύγος για την αδιάλειπτη παροχή των υπηρεσιών που φιλοξενεί. Η επικοινωνία της υποδομής με το πανεπιστημιακό δίκτυο γίνεται μέσω 6 πριζών στα 100Mbps, με ειδική πρόβλεψη για μεγαλύτερη προτεραιότητα της δικτυακής κίνησης μεταξύ της ΒΚΠ και της υπάρχουσας δικτυακής υποδομής του Κέντρου Λειτουργίας Δικτύου Α.Π.Θ. (ΚΛΔ). Όλες οι υπηρεσίες της ΒΚΠ είναι απομονωμένες πίσω από ισχυρό αυτόνομο τείχος προστασίας που περιορίζει την πρόσβαση όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο, παρέχοντας έτσι αυξημένη ασφάλεια σε όλη την υποδομή. Στο Data Center φιλοξενούνται servers, δικτυακοί αποθηκευτικοί χώροι, συσκευές λήψης αντιγράφων ασφαλείας και γενικά περιφεριακές συσκευές υποστήριξης των υπηρεσιών της ΒΚΠ. Από την συγκεκριμένη πράξη προβλέπεται επίσης η προμήθεια νέων εξυπηρετητών και δικτυακού αποθηκευτικού χώρου για την υποστήριξη των νέων υπηρεσιών της πράξης και την φιλοξενία του ψηφιακού υλικού που πρόκειται να παραχθεί από το έργο. Επίσης στην Κεντρική Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ. είναι διαθέσιμο τοπικό δίκτυο ηλεκτρονικών υπολογιστών που χρησιμοποιείται από το προσωπικό της ΒΚΠ. Επίσης διατίθεται νησίδα Η/Υ και ασύρματο δίκτυο που χρησιμοποιείται από τους επισκέπτες της ΒΚΠ. Τέλος για τις ανάγκες εκπαίδευσης στον ίδιο χώρο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης διατίθενται δύο νησίδες Η/Υ συνολικής δυναμικότητος 53 Η/Υ. Β) Λογισμικό: Η διάθεση ψηφιοποιημένου υλικού από την ΒΚΠ πραγματοποιείται μέσω λογισμικού ελεύθερου λογισμικού ανοικτού κώδικα (Invenio). Η υπηρεσία είναι προσβάσιμη μέσω διαδικτύου σύμφωνα με διεθνή πρότυπα. Το λογισμικό πληροί βασικές βιβλιοθηκονομικά πρότυπα προϋποθέσεις όπως MARC21 (Machine Readable Cataloging, XML (Extensible Markup Language) και του προτύπου OAI-PMH (Open archives initiative Protocol for Metadata Harvesting). Επίσης υποστηρίζει αναζήτηση πλήρους κειμένου, προσφέρει μεγάλες δυνατότητες παραμετροποίησης, επίσης «φιλικό» για το χρήστη Interface πολλές δυνατότητες επικαιροποίησής του. Γ) Τεχνική Υποστήριξη: Η τεχνική υποστήριξη παρέχετε από τετραμελή ομάδα του «Τμήματος Συστημάτων και Τεχνολογίας» που προαναφέρεται στην παράγραφο Α1.2.3 του παρόντος. Η ομάδα βρίσκεται σε διαρκή συνεργασία με τα κέντρα της Επιτροπή Δικτύων Επικοινωνιών και Πληροφορικής (ΕΔΕΠ) του Α.Π.Θ. και συγκεκριμένα: - Το Κέντρο Λειτουργίας Δικτύου (ΚΛΔ) (http://noc.auth.gr/) - Το Τηλεπικοινωνιακό Κέντρο (http://www.tcom.auth.gr/) Σελίδα 15 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου - Το Κέντρο Υποστήριξης Τεχνολογιών Πληροφορικής (ΚΥΤΠ) (http://www.itc.auth.gr/ - Το Κέντρο Επιστημονικών Υπολογιστικών Υπηρεσιών (ΚΕΥΥ) (http://www.grid.auth.gr) σε θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές τους. Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου (ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΟ) Κατά την προετοιμασία του έργου πραγματοποιήθηκαν: Έρευνα αγοράς και τεχνολογικών λύσεων που παρέχονται, καθώς και συναντήσεις με προμηθευτές υποδομών πληροφορικής Αρχική προσέγγιση κόστους και εκτίμηση παραγόντων επιτυχίας του εγχειρήματος. Καταγραφή του πλήθους των τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση. Τα παραπάνω στοιχεία που συνοψίζονται στα παραδοτέα «2.1.1 «Κατάλογος των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων» και 2.1.2 «Καθορισμός ποιοτικών παραμέτρων Αναφορά αναγκών» χρησιμοποιήθηκαν για τη σύνταξη του παρόντος δελτίου. Στο έργο θα χρησιμοποιηθεί η τεχνογνωσία που αποκτήθηκε κατά τη διεξαγωγή των προγραμμάτων «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ», «Εκσυγχρονισμός του συστήματος βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ.- 2ο Κ.Π.Σ», «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ Γ ΚΠΣ» και «Ψηφιοποίηση συλλογών νεοελληνικής γραμματείας και τέχνης» από τη Βιβλιοθήκη. Σελίδα 16 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιοποίηση συλλογών της ΒΚΠ. Στα πλαίσια του παρόντος έργου θα ψηφιοποιηθούν ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες, περιοδικά και βιβλία από τις συλλογές του ΒΚΠ που δεν έχουν κανένα περιορισμό στο θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων (copyright) τεκμήρια μέχρι το 1920. Κατηγορίες υλικού που θα ψηφιοποιηθεί, θα καταλογογραφηθεί και θα διατεθεί στο διαδίκτυο μέσω του Ηλεκτρονικού Καταλόγου της Βιβλιοθήκης OPAC και της ιστοσελίδας της ΒΚΠ http://www.lib.auth.gr 1. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες 2. Ημερολόγια 3. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί δεν υπόκειται σε περιορισμούς πνευματικών δικαιωμάτων. Το φυσικό αντικείμενο του έργου θα περιλαμβάνει τη ψηφιοποίηση των τεκμηρίων με μέσα ανάλογα της φυσικής τους κατάστασης ώστε να μην υποστούν την παραμικρή αλλοίωση ή ταλαιπωρία. Η επιλογή του μηχανήματος ψηφιοποίησης από την πλευρά του αναδόχου πρέπει να έχει την αποδοχή της ΒΚΠ. Για τις περιοδικές εκδόσεις θα δημιουργηθεί εγγραφή με βάση το τεύχος του κάθε περιοδικού ή εφημερίδας, ενώ στην περίπτωση των βιβλίων θα γίνει ψηφιοποίηση του τεκμηρίου και απλή μεταφόρτωση των μεταδεδομένων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα καταλόγου (opac) της ΒΚΠ. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής βάσης με τεκμήρια της ΒΚΠ τα οποία θα είναι κατά το δυνατόν πιστή αποτύπωση των πρωτοτύπων τα οπία θα είναι αναζητήσιμα και προσβάσιμα μέσω λογισμικού της ΒΚΠ και μηχανών αναζήτησης τύπου GOOGLE στο ευρύ κοινό. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Το έργο της ψηφιοποίησης έχει ως κύριο στόχο την πρόσβαση μέσω του διαδικτύου σε πολιτιστικό περιεχόμενο που δεν είναι γνωστό ή εύκολα προσβάσιμο στο ευρύ κοινό καθώς επίσης και την προστασία του από τους κινδύνους της φθοράς και της μεγάλης χρήσης ειδικά στις περιπτώσεις παλιών τεκμηρίων. Τα τεκμήρια αυτά αποτελούν πολύτιμα πολιτιστικά τεκμήρια της εθνικής μας κληρονομιάς που συμβάλλουν στην προβολή του νεοελληνικού πολιτισμού, απαραίτητα εργαλεία στην έρευνα και τη διδασκαλία κυρίως των ανθρωπιστικών και όχι μόνο επιστημών. Τα αποτελέσματα της ψηφιοποίησης οδηγήσουν στην παραγωγή πολυμεσικών εκδόσεων προβολής του πολιτισμού. Σύμφωνα με την IFLA αποστολή και στόχοι της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης είναι: Η Ψηφιακή Βιβλιοθήκη πρέπει να δίνει άμεση πρόσβαση στις πηγές πληροφοριών, ψηφιακές και μη-ψηφιακές, με έναν δομημένο και έγκυρο τρόπο και έτσι να συνδέσει την τεχνολογία πληροφοριών, την εκπαίδευση και τον πολιτισμό στη σύγχρονη υπηρεσία βιβλιοθηκών. Για να εκπληρώσει αυτήν την αποστολή θα πρέπει να τηρούνται οι παρακάτω ποιοτικές παράμετροι : Σελίδα 17 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Υποστήριξη της ψηφιοποίησης, πρόσβαση και συντήρηση της πολιτιστικής και επιστημονικής κληρονομιάς. Παροχή πρόσβασης σε όλους τους χρήστες στις πηγές πληροφοριών που συλλέγονται από τις βιβλιοθήκες, με σεβασμό στα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας. Δημιουργία διαλειτουργικών ψηφιακών συστημάτων βιβλιοθηκών για την προώθηση ανοιχτών προτύπων και πρόσβασης. Υποστήριξη του κεντρικού ρόλου των βιβλιοθηκών και των υπηρεσιών πληροφοριών στην προώθηση κοινών προτύπων και καλών πρακτικών. Εξασφάλιση της μόνιμης δυνατότητας πρόσβασης στο ψηφιακό υλικό. Διασύνδεση ψηφιακών βιβλιοθηκών με δίκτυα έρευνας και ανάπτυξης. Εκμετάλλευση της αυξανόμενης σύγκλισης των μέσων επικοινωνίας και των θεσμικών ρόλων για τη δημιουργία και διάδοση του ψηφιακού περιεχομένου. Η ψηφιοποίηση θα περιλαμβάνει τη σάρωση και ψηφιακή αποτύπωση των τεκμηρίων καθώς επίσης και την επεξεργασία των ψηφιακών αντιγράφων καθώς και τη χρήση προγραμμάτων οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων. Η δε τεκμηρίωση (καταγραφή μεταδεδομένων είναι εξίσου σημαντική με την ψηφιακή αποτύπωση, καθώς περιλαμβάνει την καταγραφή των υπαρχόντων στοιχείων της καταλογογράφησης ή τη αναζήτηση και δημιουργία σχετικών πληροφοριών όταν αυτές δεν υπάρχουν. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Με το παρόν Έργο, η ΒΚΠ στοχεύει να εμπλουτίσει σε σημαντικό βαθμό το Ιδρυματικό της Αποθετήριο με υλικό μεγάλης σημαντικότητας. Ειδικότερα θα πραγματοποιηθούν: 1. Ψηφιοποίηση α. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες προ του 1920 β. Ημερολόγια γ. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. 2. Optical Character Recognition τουλάχιστον στα ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες και ημερολόγια (ελληνικό πολυτονικό) 3. Εισαγωγή μεταδεδομένων τεκμηρίωσης και δημιουργία πινάκων περιεχομένων 8000 τεκμηρίων (περίπου) Τελικός στόχος είναι η απόδοση του τεκμηρίου σε μορφή κατά το δυνατόν ίδια με το αρχικό τεκμήριο με μεταδεδομενα που θα δώσουν τη δυνατότητα της αναζήτησης και εύρεσης τους, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα χρήσης του ψηφιοποιημένου τεκμηρίου με όλες τις πιθανές δυνατότητες και άμεσα αλλά και στη διάρκεια του χρόνου. Επίσης στο τέλος του έργου και με δεδομένο το ήδη ψηφιοποιημένο υλικό που υπάρχει στη Ψηφιοθήκη της ΒΚΠ, θα δημιουργηθεί μια βάση ψηφιοποιημένου υλικού στην ελληνική γλώσσα με σχετικά μεγάλη κάλυψη που θα συνεισφέρει στη δημιουργία βιβλιογραφίας στα ελληνικά και θα καλύψει το αντίστοιχο βιβλιογραφικό κενό στην έρευνα στην ελληνική γλώσσα. Από το πλήθος των συλλογών της Κεντρικής Βιβλιοθήκης καταρτίστηκε κατάλογος των τεκμηρίων, που δεν υπόκειται σε περιορισμούς λόγω των πνευματικών δικαιωμάτων και αποφασίστηκε να ψηφιοποιηθεί υλικό που έχει ενδιαφέρον για το ευρύ κοινό. Τα τεκμήρια αυτά είναι ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας και είναι γραμμένα είτε σε ελληνική γλώσσα είτε είναι ξενόγλωσσα. Τα τεκμήρια επιλέχτηκαν, ώστε να είναι μοναδικά και να μην έχουν ψηφιοποιηθεί από άλλους φορείς. Σελίδα 18 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Αποφασίστηκε να ελεγχθούν οι συλλογές των σπανίων βιβλίων της Κεντρικής Βιβλιοθήκης (ελληνικών και ξένων), της Δωρεάς Τρικόγλου (εκτός των 3.819 έργων κυρίως τέχνης, γκραβούρες κ.τ.λ. που είχαν ήδη ψηφιοποιηθεί) καθώς επίσης και οι περιοδικές ελληνικές εκδόσεις (εφημερίδες, περιοδικά και ημερολόγια) που είχαν εκδοθεί πριν το 1920. Ο αρχικός κατάλογος περιελάμβανε 314 ελληνικούς τίτλους περιοδικών εκδόσεων που αντιστοιχούσαν σε 840.000 σελίδες, 2.562 τίτλους σπανίων βιβλίων της συλλογής της Κεντρικής Βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. που αντιστοιχούν σε 4.306 τόμους και 10.781 τίτλους της Συλλογής Τρικόγλου της Κεντρικής Βιβλιοθήκης που αντιστοιχούν σε 14.012 τόμους. Σε μια εποχή που η ψηφιοποίηση αρχειακών συλλογών είναι πλέον διαδομένη στο διαδίκτυο, αποφασίστηκε να γίνει έλεγχος των παραπάνω επιλεγμένων τίτλων σε ελληνικές και ξένες ψηφιακές βάσεις, προκειμένου να ψηφιοποιηθούν τίτλοι μοναδικοί και πρωτότυποι από τις συλλογές της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Μετά από προσεχτικό έλεγχο και πολλαπλές αναζητήσεις ο κατάλογος των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων μειώθηκε σημαντικά. Ο τελευταίος έλεγχος για αναζήτηση ψηφιοποιημένων τεκμηρίων στο διαδίκτυο έγινε τον Δεκέμβριο του 2011, πριν την έναρξη των εργασιών του υποέργου. Α2.4 Αναλυτικοί πίνακες υλικού 1. Κατάλογος περιοδικών εκδόσεων Η καταγραφή του αρχικού καταλόγου των ελληνικών περιοδικών εκδόσεων αριθμούσε 314 τίτλους που αντιστοιχούσαν σε 840000 σελίδες. Μετά την έρευνα στο διαδίδκτυο (Δεκέμβριος 2011), κυρίως σε ελληνικές ψηφιακές βάσεις, ο αριθμός τους μειώθηκε αρκετά. Θα ψηφιοποιηθούν τελικά 179 τίτλοι που αντιστοιχούν σε 465 τόμους και 199.865 σελίδες. Ακολουθεί συγκεντρωτικός πίνακας : Τεκμήρια Σύνολο τίτλων Σελίδες Τόμοι Τεύχη Ύψος (εκ.) Πλάτος (εκ.) Πάχος (εκ) Κατάσταση Εφημερίδες 11 19209 41 1596 21-35 14-26 1-6,5 3 σε κακή Μεγαλόσχημες Εφημερίδες 5 9830 14 798 36-47 25-30 2-3,5 1 σε κακή Ημερολόγια 54 22839 92 149 11-33 11-24 0,5-3 1 σε κακή Περιοδικά 108 146562 313 5331 20 25 12 28 0,5-9 17 σε κακή Μεγαλόσχημα Περιοδικά 1 1425 5 36 39 27 2 Μέτρια Σύνολα 179 199865 465 7910 Πίνακας 1 : Συγκεντρωτικός κατάλογος Ελληνικών περιοδικών Κεντρικής Βιβλιοθήκης προς Ψηφιοποίηση 2. Κατάλογος της συλλογής σπανίων εκδόσεων Η συλλογή των σπανίων αριθμεί 2562 μοναδικούς ελληνικούς και ξενόγλωσσους (λατινικούς, γαλλικούς, γερμανικούς κ.α.) τίτλους που αντιστοιχούν σε 4305 τεκμήρια (items). Από το σύνολο αυτό κάποια έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί στα πλαίσια προηγουμένων έργων από το ίδιο το Α.Π.Θ. Για τα υπόλοιπα έγινε εκτενής έρευνα στο διαδίκτυο (ψηφιακές βάσεις άλλων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, στη ψηφιακή βάση των Δημοσίων Βιβλιοθηκών, Σελίδα 19 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου σε εθνικές βιβλιοθήκες του εξωτερικού κ.ά). Μεγάλο μέρος αυτών εντοπίστηκε ψηφιοποιημένο και προστέθηκε το αντίστοιχο πεδίο φιλοξενίας (url : MARC 856) στον δημόσιο κατάλογο της βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. Από τους παραπάνω τίτλους θα ψηφιοποιηθούν μόνο αυτοί που δεν υπάρχουν στο διαδίκτυο και είναι μοναδικοί εμπλουτίζοντας την ελληνική και ξένη βιβλιογραφία. Αναλυτικά : Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Σπάνια Ελληνικά Βιβλία 493 209342 Σπάνια Ξενόγλωσσα 491 293153 Πίνακας 2 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων 3. Κατάλογος της δωρεάς Τρικόγλου Η δωρεά Τρικόγλου αποτελείται από έντυπο υλικό, φωτογραφίες, χαρακτικά, χάρτες, έργα τέχνης, γελοιογραφίες και κειμήλια κ.ά. Το περιεχόμενο των βιβλίων που ξεκινούν χρονολογικά από το 1495 και φτάνουν στα μέσα του 20ου αιώνα και αποτελούν τον κύριο όγκο της συλλογής, αφορά την ελληνική ιστορία, αρχαιολογία, λαογραφία και λογοτεχνία, με ιδιαίτερο ενδιαφέρον στην Ελληνική Επανάσταση του 1821. Από τη συλλογή Τρικόγλου που περιλαμβάνει 14.012 τεκμήρια ψηφιοποιήθηκε ένα αριθμός τεκμηρίων και για τα εναπομείναντα 11.000 έντυπα τεκμήρια έγινε εκτενής έρευνα στο διαδίκτυο (σε ψηφιακές βάσεις άλλων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, στη ψηφιακή βάση των Δημοσίων Βιβλιοθηκών, σε εθνικές βιβλιοθήκες του εξωτερικού κ.ά.). Μεγάλο μέρος αυτών εντοπίστηκε ψηφιοποιημένο και προστέθηκε το αντίστοιχο πεδίο φιλοξενίας (url : MARC 856) στον δημόσιο κατάλογο της βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. Από τους παραπάνω τίτλους θα ψηφιοποιηθούν μόνο αυτοί που δεν υπάρχουν στο διαδίκτυο και είναι μοναδικοί, εμπλουτίζοντας την ελληνική και ξένη βιβλιογραφία. Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Ελληνικά Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου 535 60000 Ξένια Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου 1275 285664 Πίνακας 3 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου Α2.5 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμος Παράγοντας Επιτυχίας Τήρηση χρονοδιαγράμματος Διαγωνισμού Τύπος 1 Δ Σχετικές Ενέργειες Αντιμετώπισης Ενδεχόμενη μη τήρηση των χρόνων υλοποίησης του έργου μπορεί να οφείλεται σε: - Ενστάσεις ή προσφυγές των υποψηφίων αναδόχων κατά των αποφάσεων κατακύρωσης των διαδικασιών διαγωνισμών - Καθυστέρηση υπογραφής των συμβάσεων με τους αναδόχους - Παρατηρήσεις και επανυποβολές κατά τις διαδικασίες παράδοσης-παραλαβής 1 Τ = Τεχνικός/Τεχνολογικός, Ο = Οργανωτικός, Δ = Διοικητικός, Κ = Κανονιστικός Σελίδα 20 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου παραδοτέων - Άλλες απρόβλεπτες συνθήκες ή φυσικές καταστροφές. Έχει προβλεφθεί επαρκής χρόνος για την υλοποίηση, πιλοτική λειτουργία και έλεγχο της ποιότητας των παραδοτέων σε όλες τις φάσεις του έργου. Διοίκηση του Έργου Εξειδικευμένο και καταρτισμένο προσωπικό με γνώσεις στο αντικείμενο Προετοιμασία υποδομής Αξιόπιστο τελικό προϊόν Συνέργεια με το Ο.Π.Σ.Β. Επιλογή κατάλληλου υλικού Διατήρηση ακεραιότητας πρωτοτύπων Τήρηση χρονοδιαγράμματος Ο Ο.Δ. Τ,Δ Τ Τ,Δ Τ Ο.Δ.Κ Κ.Ο Ορισμός ικανού σχήματος και διαδικασιών διοίκησης του έργου από πλευράς αναδόχου, με ξεκάθαρο οργανόγραμμα, αρμοδιότητες, επικοινωνία και επάρκεια Απασχόληση αποδεδειγμένα έμπειρων υπαλλήλων μετά από συνεργασία με ΒΚΠ Διευθέτηση χώρου για την εγκατάσταση κατάλληλου εξοπλισμού που θα διατεθεί από τον ανάδοχο για την ψηφιοποίηση. Προμήθεια εξοπλισμού και αποθηκευτικών μέσων για τη φιλοξενία και διάθεση του ψηφιοποιημένου υλικού. - Πλήρης εναρμόνιση προσφερόμενων υπηρεσιών με τις ζητούμενες ελάχιστες προδιαγραφές. - Συμμόρφωση με τα διεθνή πρότυπα. - εμπειρία του αναδόχου, χρήση ώριμων τεχνολογιών ψηφιοποίησης και σήμανσης με μεταδεδομένα - Τμηματική παράδοση με ταυτόχρονο έλεγχο και άμεση διάθεση στο κοινό. Διαρκής αξιολόγηση της διαδικασίας, διόρθωση μεθοδολογίας, όταν απαιτείται Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της κεντρικής δράσης του Ο.Π.ΣΒ., σε επίπεδο τεχνολογιών, σήμανσης με μεταδεδομένα καθώς και διαλειτουργικότητας που υιοθετεί Επιλογή υλικού με εκπαιδευτική/πολιτιστική αξία, το οποίο δεν υπόκειται σε περιορισμούς προστασίας πνευματικών δικαιωμάτων. Δημιουργία πρωτοκόλλου ψηφιοποίησης. Προετοιμασία του υλικού. Εξασφάλιση μεθόδων που προστατεύουν την ακεραιότητα των ευαίσθητων πρωτοτύπων (σπάνια τεκμήρια κτλ) με χρήση κατάλληλου εξοπλισμού και χειρισμό από εξειδικευμένο προσωπικό. Αυστηρή τήρηση των αντίστοιχων πινάκων παραδοτέων και των πινάκων Σελίδα 21 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου υλοποίησης Τήρηση όλων των διαδικασιών για τη ψηφιοποίηση, σάρωση, επεξεργασία και εισαγωγή δεδομένων όπως τα ορίζει η ΒΚΠ συμμόρφωσης Η ΒΚΠ θα περιγράψει αναλυτικά τη διαδικασία ψηφιοποιήσης, σάρωσης, την επεξεργασία αυτών για την απόδοση του Ο.Δ καλύτερου αποτελέσματος αλλά δημιουργία και αντιστοίχιση με τα ανάλογα μεταδεδομένα Πίνακας 4 : Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου Σελίδα 22 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Περιγραφή Υπηρεσίας Ψηφιακό αρχείο Ψηφιοποιημένα Τεκμήρια OCR Τεκμηρίωση περιοδικών και εφημερίδων Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) 1.000.000 σελίδες Σπανίων Βιβλίων και περιοδικών Ψηφιοποιημένα αρχείο (PDF) 8.000 τεκμήρια Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Ψηφιοποιημένο αρχείο, αρχείο text, αρχείο text over PDF 1.000.000 Ψηφιοποιημένα αρχεία (PDF) αρχεία κειμένου Μεταδεδομένα στα 8000 τεκμήρια Πίνακας 5: Περιγραφή Υπηρεσιών Έργου Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) Επίπεδο 2: Λήψη μεταφόρτωση εκτύπωση ψηφιακών αρχείων Επίπεδο 2: Λήψη μεταφόρτωση εκτύπωση ψηφιακών αρχείων Επίπεδο 2: Λήψη μεταφόρτωση εκτύπωση ψηφιακών αρχείων Επίπεδο 2: Λήψη μεταφόρτωση εκτύπωση ψηφιακών αρχείων Α3.1.1. Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιοποίηση συλλογών της ΒΚΠ. Στα πλαίσια του παρόντος έργου θα ψηφιοποιηθούν ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες και βιβλία από τις συλλογές του ΒΚΠ που δεν έχουν κανένα περιορισμό στο θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων (copyright) τεκμήρια μέχρι το 1920. Οι Κατηγορίες υλικού που θα ψηφιοποιηθούν, θα καταλογογραφηθούν και θα διατίθενται στο διαδίκτυο μέσω λογισμικού της ΒΚΠ, του Ηλεκτρονικού Καταλόγου της Βιβλιοθήκης OPAC και της ιστοσελίδας της ΒΚΠ http://www.lib.auth.gr είναι οι εξής: 1. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες 2. Ημερολόγια 3. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα Α3.1.2. Η συλλογή των σπανίων αριθμεί 2562 μοναδικούς ελληνικούς και ξενόγλωσσους τίτλους που αντιστοιχούν σε 4305 τεκμήρια από αυτούς θα ψηφιοποιηθούν 493 ελληνικοί τίτλοι και 491 ξενόγλωσσοι με αντίστοιχα 209342 και 293153 σελίδες Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Σπάνια Ελληνικά Βιβλία 493 209342 Σπάνια Ξενόγλωσσα 491 293153 Πίνακας 6 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων Επίσης από τους 11.000 τίτλους της συλλογής Τρικόγλου που δεν έχει ψηφιοποιηθεί θα ψηφιοποιηθούν 535 ελληνικοί τίτλοι και 1275 ξενόγλωσσοι με 60.000 και 282664 σελίδες αντίστοιχα Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Ελληνικά Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου 535 60000 Σελίδα 23 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Ξένια Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου 1275 285664 Πίνακας 7 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου Α3.1.3 Η καταγραφή του αρχικού καταλόγου των ελληνικών περιοδικών εκδόσεων αριθμούσε 314 τίτλους που αντιστοιχούσαν σε 840000 σελίδες. Μετά την έρευνα στο διαδίκτυο (Δεκέμβριος 2011), κυρίως σε ελληνικές ψηφιακές βάσεις, ο αριθμός τους μειώθηκε αρκετά. Θα ψηφιοποιηθούν τελικά 179 τίτλοι που αντιστοιχούν σε 465 τόμους και 199.865 σελίδες. Ακολουθεί συγκεντρωτικός πίνακας : Τεκμήρια Σύνολο τίτλων Σελίδες Τόμοι Τεύχη Ύψος (εκ.) Πλάτος (εκ.) Πάχος (εκ) Κατάσταση Εφημερίδες 11 19209 41 1596 21-35 14-26 1-6,5 3 σε κακή Μεγαλόσχημες Εφημερίδες 5 9830 14 798 36-47 25-30 2-3,5 1 σε κακή Ημερολόγια 54 22839 92 149 11-33 11-24 0,5-3 1 σε κακή Περιοδικά 108 146562 313 5331 20 25 12 28 0,5-9 17 σε κακή Μεγαλόσχημα Περιοδικά 1 1425 5 36 39 27 2 Μέτρια Σύνολα 179 199865 465 7910 Πίνακας 8 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση εφημερίδες, περιοδικά και ημερολόγια Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Απαιτήσεις Ψηφιοποίησης 1. (Α3.2.2.1) Με τον όρο «Ψηφιοποίηση» νοείται η μετατροπή του υπό επεξεργασία υλικού σε κατάλληλη ψηφιακή μορφή, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και η εισαγωγή του σε λογισμικό όπως θα ορίσει η ΒΚΠ. Η μετατροπή θα γίνει σε υλικό που θα επιλέξει και θα υποδείξει η ΒΚΠ από ειδικά καταρτισμένο προσωπικό του Αναδόχου. Το αποτέλεσμα της Ψηφιοποίησης θα συμπεριλαμβάνει τόσο τα ψηφιακά αρχεία σε κατάλληλες μορφές όπως tiff, pdf, jpeg, κ.λπ. όσο και τις βιβλιογραφικές εγγραφές τους για κάθε τεκμήριο περιοδικών, εφημερίδων και ημερολογίων από τις αντίστοιχες συλλογές, πάντα σύμφωνα με τα διεθνή και καθιερωμένα πρότυπα σε MARC XML. 2. Α3.2.1.2 Η ψηφιοποίηση αφορά κυρίως σπάνια βιβλία και περιοδικά τα οποία θα είναι άμεσα διαθέσιμα προς χρήση και επεξεργασία. Τα ψηφιακά τεκμήρια στο σύνολό τους θα αναρτηθούν στην υφιστάμενη λογισμικό της ΒΚΠ και θα είναι διαθέσιμα στην ελληνική και διεθνή ερευνητική κοινότητα μέσω του Διαδικτύου αναρτηθούν στην υφιστάμενη λογισμικό Ψηφιακής Βιβλιοθήκης και Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΑΠΘ και θα είναι διαθέσιμα στην ελληνική και διεθνή ερευνητική κοινότητα μέσω του Διαδικτύου. 3. Α3.2.1.3 Τα βασικά βήματα ψηφιοποίησης είναι τα ακόλουθα: Προετοιμασία του υλικού προς ψηφιοποίηση. Ψηφιοποίηση του υλικού. Επεξεργασία της εικόνας σε σταθμό επεξεργασίας του υποψήφιου αναδόχου αν απαιτείται (διόρθωση χρωμάτων, γεωμετρίας, κ.λπ.) και αποθήκευση σε δύο διαφορετικές αναλύσεις. Σελίδα 24 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων Το προς ψηφιοποίηση υλικό είναι παλαιό (προ του 1920), ιδιαίτερης αξίας και ως εκ τούτου ο Ανάδοχος θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στις παρακάτω επισημάνσεις: 1. (Α3.2.2.1) Όλα τα πρωτότυπα θεωρούνται εξαιρετικά ευαίσθητα. Ως εκ τούτου κάθε υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει στην προσφορά του: Τις κατάλληλες τεχνικές ψηφιοποίησης και συνθήκες χειρισμού (ανάμεσά τους και η παραλαβή και παράδοση του υλικού) & περιβάλλοντος ώστε να μην προκληθούν φθορές και αλλοίωση των πρωτοτύπων. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κανένα πρωτότυπο δεν θα ψηφιοποιηθεί με μέσο το οποίο θα καταπονήσει φυσικά το τεκμήριο. 2. (Α3.2.2.2) Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner). Όπου αυτό είναι δυνατόν προτείνεται μηχάνημα που να παρέχει όλες εκείνες τις προϋποθέσεις, ώστε το τεκμήριο να υποστεί τη μικρότερη δυνατή πίεση και ιδανική γι αυτό λύση είναι η ρομποτική ψηφιοποίηση, τέτοια μηχανήματα χρησιμοποιούν τη μέθοδο της αναρρόφησης για το «γύρισμα» των σελίδων κάτι που «ταλαιπωρεί» λιγότερο τα τεκμήρια και ενδείκνυται για παλιά αλλά ακόμη και φθαρμένα τεκμήρια. Η χρήση άλλων μη ειδικών μηχανημάτων μπορεί να οδηγήσει στη φθορά και στην αλλοίωση του επιθυμητού αποτελέσματος. Επίσης το ρομποτικό μηχάνημα ψηφιοποίησης μπορεί να αποδώσει το μέγιστο δυνατόν αποτέλεσμα στο μικρότερο δυνατό χρόνο (ενδεικτικά υπάρχουν ρομποτικά μηχανήματα που αποδίδουν ως και πάνω από 1500 σελίδες/ώρα κατά περίπτωση). Σε διαφορετική περίπτωση για μεγαλόσχημο υλικό η ανάδοχος εταιρεία θα διαθέσει ανάλογο μηχάνημα. Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης και σκιάς στο εσωτερικό του βιβλίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου 3. (Α3.2.2.3) Στις διαδικασίες ψηφιοποίησης του υλικού οι οποίες θα πρέπει κατ ελάχιστον να είναι σύμφωνες με τις προδιαγραφές του «Οδηγού καλών πρακτικών για την ψηφιοποίηση και τη μακροπρόθεσμη διατήρηση του πολιτιστικού περιεχομένου», που υλοποιήθηκε στο πλαίσιο της Πρόσκλησης 65 του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Κοινωνία της Πληροφορίας» 2000-2006 του Γ Κ.Π.Σ. και του οδηγού «Προδιαγραφές και χαρακτηριστικά διαλειτουργικότητας για ανοιχτό τεκμηριωμένο ψηφιακό περιεχόμενο», που εκπονήθηκε από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και συμπληρώνει τον προηγούμενο με τις νεώτερες εξελίξεις στο χώρο, ενώ ενσωματώνει και την ευρωπαϊκή και ελληνική «στρατηγική» όπως αυτή έχει διαμορφωθεί από την έως τώρα εμπειρία Α3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού 1. (Α3.2.3.1) Πριν την έναρξη της ψηφιοποίησης θα εγκατασταθεί από τον Ανάδοχο στο χώρο που θα ορίσει το ΑΠΘ ο εξοπλισμός που θα χρησιμοποιηθεί. Ο συγκεκριμένος εξοπλισμός θα ανήκει στον Ανάδοχο και θα λειτουργεί με δική του ευθύνη. Ο Ανάδοχος είναι υπεύθυνος για την καλή χρήση του, την τακτική συντήρησή του και την αντικατάσταση τμήματος ή του συνόλου σε περίπτωση φθοράς και καταπόνησης, η οποία επιδρά αρνητικά στην ποιότητα. Ωράριο Ψηφιοποίησης : Ο Ανάδοχος θα μπορεί να έχει πρόσβαση στο χώρο ψηφιοποίησης τις εργάσιμες ημέρες και κατά τις ώρες λειτουργίας της ΒΚΠ για όλους τους μήνες εκτός των επίσημων αργιών και την περίοδο που το ίδρυμα παραμένει κλειστό με σχετική πρυτανική απόφαση. Σελίδα 25 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 2. (Α3.2.3.2) Γενικά οι εργασίες και τεχνικές ψηφιοποίησης θα περιλαμβάνουν διάφορες μεθόδους και τεχνικές, ανάλογα με το προς ψηφιοποίηση υλικό και θα ακολουθούν τα διεθνή πρότυπα και τους οδηγούς καλής πρακτικής για την ψηφιοποίηση πολιτιστικού περιεχομένου. Βασικός στόχος είναι η ποιοτική ψηφιοποίηση των τεκμηρίων κάτι το οποίο σημαίνει ανώτερης ποιότητας εικόνες και υψηλής ακρίβειας οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) και ολοκληρωμένα μεταδεδομένα (metadata) με στόχο την πλήρη αποτύπωση του αρχικού τεκμηρίου. Η εκτίμηση των ποσοτικών στοιχείων όσον αφορά στην ψηφιοποίηση συνοψίζεται στον ακόλουθο πίνακα: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΟΝΑΔΑΣ Ανάλυση Αριθμός τεκμηρίων Βιβλία 3000 περίπου ~800.000 περίπου Ημερολόγια και ελληνικά περιοδικά και εφημερίδες 8000 τεύχη περίπου ~200.000 περίπου Πίνακας 9 : Περιγραφή υλικού Ο συνολικός αριθμός σελίδων προς ψηφιοποίηση είναι περίπου 1.000.000. Το 99% των τεκμηρίων δεν ξεπερνούν σε μέγεθος σελίδας το Α3 με το υπόλοιπο 1% να βρίσκεται ανάμεσα στο Α3 και Α2. 3. (Α3.2.3.3) Η σάρωση, εφ όσον η μορφή και το μέγεθος του ψηφιοποιούμενου τεκμηρίου το επιτρέπουν, μπορεί να γίνεται ταυτόχρονα για την αριστερή και δεξιά σελίδα ενός ανοικτού εντύπου ή βιβλίου. Θα ακολουθήσει επεξεργασία για το διαχωρισμό των σελίδων και την ξεχωριστή αποθήκευσή τους. 4. (Α3.2.3.4) Οι διαστάσεις του ψηφιακού υποκατάστατου που θα προκύψει από τη διαδικασία ψηφιοποίησης θα είναι ίδιες (1:1) με αυτές του τεκμηρίου. Στη συνέχεια θα προκύψουν και αντίγραφα με διαφορετικές αναλύσεις και διαστάσεις. 5. (Α3.2.3.5) Τα προϊόντα ψηφιοποίησης θα υφίστανται την ελάχιστη δυνατή επεξεργασία από τον Ανάδοχο προς την κατεύθυνση της επίτευξης της μέγιστης δυνατής ομοιότητας με το πρωτότυπο τεκμήριο. Αποτελέσματα της επεξεργασίας θα πρέπει να είναι: Διαχωρισμός σελίδων στην περίπτωση ταυτόχρονης σάρωσης αριστερής και δεξιάς σελίδας ενός ανοικτού εντύπου ή βιβλίου. Διόρθωση των χρωμάτων ώστε να προσομοιώνουν ακριβέστερα στο πρωτότυπο. Αποκοπή των περιθωρίων για κάθε σελίδα του τεκμηρίου, όταν απαιτείται. Αλλαγή προσανατολισμού, όταν απαιτείται. Περιορισμός της κύρτωσης που οφείλεται στη βιβλιοδεσία. 6. (Α3.2.3.6) Τα ψηφιακά αρχεία που θα δημιουργηθούν θα πρέπει να είναι πιστά αντίγραφα των πρωτοτύπων τεκμηρίων. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες δυνατότητες οι οποίες είναι επιθυμητό να προσφέρει ο εξοπλισμός του υποψηφίου αναδόχου, έτσι ώστε να διασφαλισθεί η υψηλή ποιότητα ψηφιοποίησης του υλικού Τα ψηφιακά αρχεία που θα δημιουργηθούν θα πρέπει να είναι πιστά αντίγραφα των πρωτοτύπων τεκμηρίων και με ποιότητα και ανάλυση που θα συνάδει με το κάθε τεκμήριο. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες δυνατότητες, που είναι επιθυμητό να υποστηρίζονται έτσι ώστε να διασφαλισθεί η υψηλή ποιότητα ψηφιοποίησης του υλικού: (Α3.2.3.6.1) craddle (αντιστάθμισμα της καμπυλότητας των ψηφιακών αντιγράφων) Σελίδα 26 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου (Α3.2.3.6.2) despeckle (καθαρισμός εντύπου από κουκκίδες) (Α3.2.3.6.3) καθαρισμός εντύπου από κηλίδες, κιτρίνισμα, κ.λπ. (Α3.2.3.6.4) deskewing (ευθυγράμμιση της σαρωμένης εικόνας) (Α3.2.3.6.5) cropping (αποθήκευση ωφέλιμης εικόνας, μεταβλητά περιθώρια, κ.λπ.) (Α3.2.3.6.6) υψηλές αναλύσεις σάρωσης- δυνατότητα ψηφιοποίησης τεκμηρίων διαφόρων μεγεθών. (Α3.2.3.6.7) Τήρηση των απαιτούμενων διαδικασιών ασφάλειας με σκοπό το μηδενισμό του κινδύνου ολικής ή μερικής απώλειας του ψηφιοποιημένου υλικού. Ο ανάδοχος οφείλει να παρουσιάσει ολοκληρωμένο σχέδιο για διαχείριση κινδύνων. 7. (Α.3.2.3.7) Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος Η ψηφιακή αποτύπωση απαιτείται να γίνεται στη μέγιστη ανάλυση που θεωρείται ικανοποιητική για το συγκεκριμένο αντικείμενο. Παρακάτω ακολουθεί ένας πίνακας με τις ελάχιστες απαιτήσεις σε ανάλυση και χρωματικό βάθος για το ψηφιακό υποκατάστατο. Πρωτότυπο αντικείμενο Ελάχιστη ανάλυση Χρωματικό βάθος Φωτοτυπημένο υλικό (ασπρόμαυρο) 300 dpi 8 bit γκρι Έντυπο υλικό (ασπρόμαυρο) 300 dpi 8 bit γκρι Έντυπο υλικό (έγχρωμο) 300 dpi 24 bit Φωτογραφίες (ασπρόμαυρες) 600 dpi 8 bit γκρι Φωτογραφίες (έγχρωμες) 600 dpi 24 bit Πίνακας 10 : Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος (Α.3.2.3.8) Τα ψηφιακά αρχεία θα παραδοθούν ως εξής: Α.3.2.3.8.1 Το σύνολο των αρχείων που θα παραχθούν θα αποθηκεύονται και θα παραδίδονται σε κατάλληλους διακομιστές που θα υποδείξει η ΒΚΠ και θα παρέχονται για τις ανάγκες εκτέλεσης του Έργου. Για λόγους μεγαλύτερης ασφάλειας, ο Ανάδοχος θα διατηρεί αντίγραφα ασφαλείας με τα ψηφιακά αρχεία σε εξωτερικούς σκληρούς δίσκου ή/και άλλα πρόσφορα μέσα. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να προβλέψει τη χρήση των παραπάνω δίσκων ή άλλων μέσων και να προσφέρει όσους δίσκους απαιτούνται για την ομαλή εκτέλεση του έργου της ψηφιοποίησης. Το σύνολο των αρχείων που θα παραχθούν θα παραδοθούν τελικά σε κατάλληλους εξωτερικούς σκληρούς δίσκους. Α.3.2.3.8.2 Σε ένα αρχείο PDF ανά τεκμήριο σε μέτρια ανάλυση και μέτρια συμπίεση με σκοπό την ανάρτησή τους σε λογισμικό της ΒΚΠ του ΑΠΘ. Τα αρχεία αυτά θα είναι προσβάσιμα μέσω διαδικτύου. Κύριο μέλημα στη δημιουργία των αρχείων αυτών είναι η ισορροπία ανάμεσα στην αναγνωσιμότητα και στην ευκολία μεταφοράς τους. Α.3.2.3.8.3 Σε επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου για εύκολη εύρεση της συγκεκριμένης έκδοσης από τον χρήστη. Τα αρχεία των εξωφύλλων θα έχουν μέγεθος 150 pixels στη μικρότερη διάσταση και θα χρησιμοποιείται ως thumbnail. Α.3.2.3.8.4 Σε επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου μεγέθους 600 pixel στη μικρότερη διάσταση. Τα αρχεία αυτά θα χρησιμοποιηθούν για λεπτομερέστερη προεπισκόπηση. Α.3.2.3.8.5 Σε επιμέρους αρχεία TIFF ανά σελίδα σε πλήρη ανάλυση και χωρίς συμπίεση Σελίδα 27 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.2.4 Τύποι Αρχείων Οι τύποι των αρχείων στους οποίους θα αποθηκεύονται τα ψηφιακά αντίγραφα πρέπει να βασίζονται σε πρότυπα συμβατά με όσο το δυνατό περισσότερες πλατφόρμες και με ευρεία αποδοχή κατά προτίμηση ανοικτά, π.χ. TIFF, JPEG, PNG,GIF,PDF κ.λπ. Επίσης, πέρα από το ψηφιακό υποκατάστατο απαιτείται να δημιουργούνται τουλάχιστον άλλες δυο εκδοχές του: μία εικόνα κατάλληλη για πρόσβαση από το Διαδίκτυο και μια εικόνα σε σμίκρυνση για προεπισκόπηση. (Α.3.2.4.1) Το ψηφιακό υποκατάστατο απαιτείται να αποθηκεύεται σε μορφή TIFF, χωρίς συμπίεση, οι εικόνες που εξυπηρετούν την πρόσβαση από το Διαδίκτυο σε JPEG ή PNG και οι σμικρύνσεις σε JPEG ή GIF, χωρίς να αποκλείονται και άλλοι τύποι αρχείων. Α3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος Με την παράδοση των αρχείων στο ΑΠΘ θα πραγματοποιείται δειγματοληπτικός έλεγχος σε ποσοστό 10% τουλάχιστον ανά κατηγορία του προς ψηφιοποίηση υλικού ώστε να πιστοποιείται η ποιότητά τους και η κάλυψη των απαιτούμενων προδιαγραφών (βάθος χρώματος, ανάλυση, ποιότητα, ονοματολογία, κ.λπ.). (A3.2.5.1) Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει στην προσφορά του όλη τη μεθοδολογία χειρισμού των πρωτοτύπων, τον εξοπλισμό που θα χρησιμοποιήσει με τα χαρακτηριστικά του και όλες τις διαδικασίες ποιοτικού και ποσοτικού ελέγχου που θα ακολουθήσει για να εξασφαλίσει την ποιότητα του αποτελέσματος. Α3.2.6 Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων 1. (Α3.2.6.1) Στο παρόν έργο απαιτείται η εφαρμογή επεξεργασίας στη φάση της ψηφιοποίησης με σύστημα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), ώστε να γίνεται δυνατή η αναζήτηση στο πλήρες κείμενο (full text search) από μηχανές αναζήτησης στο Διαδίκτυο, ή από την λογισμικό της ΒΚΠ. 2. (Α3.2.6.2) Ο Ανάδοχος καλείται να παραδώσει «αδιόρθωτο» OCR για κείμενα μονοτονικών ή πολυτονικών ελληνικών ή άλλων διαδεδομένων γλωσσών (εφόσον πρόκειται για ξενόγλωσσο υλικό), στις παρακάτω μορφές: a. (A3.2.6.2.1) Το κείμενο σε πολυτονική μορφή σε ξεχωριστό αρχείο xml, κωδικοποίησης UTF-8. Στο αρχείο αυτό πρέπει να περιλαμβάνονται οι αλλαγές γραμμής και σελίδας. b. (A3.2.6.2.2) Το κείμενο σε μορφή επιπρόσθετου layer στα αρχεία PDF που θα παραχθούν. Το κείμενο αυτό θα είναι μονοτονικό και θα έχει παραχθεί από το πολυτονικό αποτέλεσμα του OCR. Αρχεία αυτού του τύπου επιτρέπουν το indexing όλου του κειμένου από λογισμικό της ΒΚΠ με αποτέλεσμα ο χρήστης να λαμβάνει αποτελέσματα από το πλήρες κείμενο (full text search). Με τη μέθοδο αυτή ο χρήστης θα λαμβάνει αποτελέσματα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσει πολυτονικό κείμενο. Η ποιότητα της εκτύπωσης ανά έκδοση διαφέρει σημαντικά και κατά έτος έκδοσης και κατά τίτλο. Ως εκ τούτου το ποσοστό επιτυχία της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων αναμένεται να είναι χαμηλό σε ορισμένες περιπτώσεις. Παρ όλα αυτά, και με σκοπό η ΒΚΠ να μπορεί να εξασφαλίσει της επιτυχία του εγχειρήματος, οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους: c. (A.3.2.6.2.3) Όσον αφορά στους τόμους με καλή ποιότητα εκτύπωσης και με χρήση διαδεδομένων γραμματοσειρών (Times, Didot, Porson κ.λπ.), προκειμένου η διαδικασία της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων να Σελίδα 28 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου θεωρείται επαρκής, ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραδώσει κατά την εκτέλεση του έργου επιτυχή αποτελέσματα της διαδικασίας άνω του 70% σε επίπεδο λέξης, ειδάλλως θα αναγκαστεί να βελτιώσει τα αποτελέσματα αυτά είτε με επαναψηφιοποίηση, είτε με βελτίωση της παραγόμενης εικόνας (π.χ. thresholding), είτε με διόρθωση μέσω πληκτρολόγησης έως το ανωτέρω ποσοστό. Η μέτρηση του 70% ισχύει σε επίπεδο σελίδας και όχι ως μέσος όρος στο σύνολο του έργου. Όσον αφορά σε εκδόσεις με χειρότερη ποιότητα εκτύπωσης, ικανοποιητικό ποσοστό επιτυχίας θεωρείται το 60%. Όσον αφορά σε εκδόσεις των οποίων οι τόνοι δεν είναι καν αναγνωρίσιμοι από άνθρωπο (πολύ κακή ποιότητα εκτύπωσης ή πολύ μικρό μέγεθος χαρακτήρων), ή χρησιμοποιούνται γραμματοσειρές που από τη φύση τους δεν μπορούν να αναγνωρισθούν (π.χ. καλλιγραφικά, διακοσμητικά, script κ.λπ.), ο Ανάδοχος σε συνεργασία με την Αναθέτουσα αρχή θα βγάζουν εκτός της διαδικασίας OCR τη συγκεκριμένη σελίδα ή άρθρο ή τίτλο κατά περίπτωση. d. (Α.3.2.6.2.4) Δείγματα και των τριών ποιοτήτων εκτυπώσεων θα είναι διαθέσιμα στους Υποψήφιους Αναδόχους για προσωπική εξέταση κατόπιν επικοινωνίας με τη Βιβλιοθήκη του ΑΠΘ για το κλείσιμο συγκεκριμένης ημερομηνίας επίσκεψης. Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι η απαίτηση για OCR πολυτονικών κειμένων αφορά σημαντικό μέρος (πάνω από 50%). Ως εκ τούτου η ποιότητα του παραγόμενου ψηφιακού αρχείου από τη διαδικασία της ψηφιοποίησης είναι κεφαλαιώδους σημασίας προκειμένου να επιτευχθεί όσον το δυνατό υψηλότερο ποσοστό επιτυχίας της διαδικασίας. Α3.2.7 Τεκμηρίωση και Μεταδεδομένα Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα περιεχόμενα θα πρέπει να δημιουργηθούν και να εισαχθούν εξ αρχής στο σύστημα από τους τίτλους των άρθρων των εφημερίδων και των περιοδικών. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι το συγκεκριμένο αφορά στη δημιουργία 7910 πινάκων περιεχομένων (περίπου) που θα καταγράφουν 78201 άρθρα (περίπου). Η δημιουργία μεταδεδομένων αφορά μόνο στη συλλογή των εφημερίδων και των περιοδικών, αφού για τα βιβλία έχει ολοκληρωθεί η αντίστοιχη εργασία και υπάρχουν εγγραφές στο αυτοματοποιημένο σύστημα καταλόγου 1. (Α3.2.7.1) Θα γίνει τεκμηρίωση για 8.000 τεύχη περιοδικών και εφημερίδων. Θα πραγματοποιηθεί τεκμηρίωση και εισαγωγή των απαραίτητων μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών σε λογισμικό της ΒΚΠ. 2. (Α3.2.7.2) Θα δημιουργηθούν 8.000 πίνακες περιεχομένων με τα εξής πεδία που θα δημιουργηθούν και θα εισαχθούν είναι: Τίτλος Εφημερίδας Περιοδικού / Συγγραφέας ή Συγγραφείς / Αριθμός Τόμου / Αριθμός Τεύχους Φύλλου / Ημερομηνία έκδοσης / Φυσική Περιγραφή (διαστάσεις αριθμός σελίδων) / Εκδοτικός οίκος / Περιεχόμενα 3. (Α3.2.7.3) Θα εισαχθούν τεχνικά στοιχεία τα οποία αφορούν σε μεταδεδομένα σχετικά με τις προδιαγραφές και τον εξοπλισμό ψηφιοποίησης. Για παράδειγμα πότε ψηφιοποιήθηκε ένα βιβλίο, σε τι ανάλυση, ποιος ήταν ο χειριστής του μηχανήματος 4. (Α3.2.7.4) Τα μεταδεδομένα τεκμηρίωσης θα πρέπει να παρέχονται και σε μορφή Marc XML. Σελίδα 29 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 5. (Α3.2.7.5) Τα βιβλιογραφικά δεδομένα θα εισαχθούν σε πρότυπα Dublin Core, MODS και HealMeta όπως αυτό έχει καθοριστεί από τον ΣΕΑΒ.κ.λπ. 6. (Α3.2.7.6) Η ΒΚΠ διατηρεί το δικαίωμα να πραγματοποιεί δειγματοληπτικό έλεγχο για την ποιότητα του τεκμηριωμένου υλικού και να κάνει τις σχετικές παρατηρήσεις για τυχόντα προβλήματα 7. (Α3.2.7.7) Η ψηφιοποίηση των τεκμηρίων θα γίνει σε υφιστάμενη λογισμικό της ΒΚΠ όπως αυτή θα ορίσει Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Το σύνολο των λειτουργικών και τεχνικών προδιαγραφών και απαιτήσεων του έργου αναλύονται λεπτομερώς στο Παράρτημα Γ Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Το προκηρυσσόμενο Έργο χωρίζεται σε τέσσερις (4) Λειτουργικές Ενότητες: Τον καθορισμό των λειτουργικών απαιτήσεων του Έργου. Την ψηφιοποίηση και επιμέλεια υλικού Την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων. Την τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομέων της συλλογής των περιοδικών. Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα 1 : «Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων του Έργου» Λόγω της πολυπλοκότητας του έργου, ο Ανάδοχος θα πρέπει σε συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή να καταρτίσει μία ολοκληρωμένη Μελέτη Λειτουργικών Απαιτήσεων η οποία θα απαντά με σαφήνεια σε μία σειρά ζητημάτων που θα πρέπει να επιλυθούν πριν την έναρξη της υλοποίησης. Μερικά από τα θέματα αυτά θα μπορούσαν να είναι: Ο διαχωρισμός των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων όσον αφορά στο μέγεθος και στη φυσική τους κατάσταση. Ο καθορισμός του αριθμού των σελίδων που θα ψηφιοποιούνται ανά ημέρα ανάλογα με τον τύπο τους. Οι διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου του αποτελέσματος. Ο ορισμός του σχήματος και των πεδίων των μεταδεδομένων που θα ακολουθηθεί κατά την τεκμηρίωση. Το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης του Έργου. Η διαδικασία λήψης αντιγράφων ασφαλείας. Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα 2 : «Ψηφιοποίηση και επιμέλεια υλικού» Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων Η ΒΚΠ θα ψηφιοποιήσει περίπου 1 εκ. σελίδες βιβλίων και περιοδικών, τα οποία θα ψηφιοποιηθούν από τον Ανάδοχο και θα αναρτηθούν σε λογισμικό της ΒΚΠ μαζί με τα κατάλληλα μεταδεδομένα για αναζήτηση, όπως θα περιγραφεί παρακάτω. Σελίδα 30 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner). Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης, και σκιάς στο εσωτερικό του βιβλίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου Ψηφιοποίηση περιοδικών (και ημερολογίων) προ του 1920 Η συλλογή των περιοδικών (και ημερολογίων) προ του 1920 αποτελείται από 7910 τεύχη τα οποία αναπτύσσονται σε 199.865 σελίδες περίπου. Τα τεύχη αυτά θα ψηφιοποιηθούν και θα αναρτηθούν σε λογισμικό της ΒΚΠ μαζί με τα κατάλληλα μεταδεδομένα για αναζήτηση. Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner). Όπου αυτό είναι δυνατόν προτείνεται μηχάνημα που να παρέχει όλες εκείνες τις προϋποθέσεις ώστε το τεκμήριο να υποστεί την μικρότερη δυνατή πίεση και ιδανική γι αυτό λύση είναι η ρομποτική ψηφιοποίηση, τέτοια μηχανήματα χρησιμοποιούν τη μέθοδο της αναρρόφηση για το «γύρισμα» το σελίδων κάτι που «ταλαιπωρεί» λιγότερο τα τεκμήρια και ενδείκνυται για παλιά αλλά ακόμη και φθαρμένα τεκμήρια. Η χρήση άλλου μη ειδικών μηχανημάτων μπορεί να οδηγήσει στη φθορά και στην αλλοίωση του επιθυμητού αποτελέσματος. Επίσης το ρομποτικό μηχάνημα ψηφιοποίησης μπορεί να αποδώσει το μέγιστο δυνατόν αποτέλεσμα στο μικρότερο δυνατό χρόνο (ενδεικτικά υπάρχουν ρομποτικά μηχανήματα που αποδίδουν ως και πάνω από 1500 σελίδες / ώρα κατά περίπτωση). Σε διαφορετική περίπτωση για μεγαλόσχημο υλικό η ανάδοχος εταιρεία θα διαθέσει ανάλογο μηχάνημα. Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης, και σκιάς στο εσωτερικό του τεκμηρίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου. Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα 3 : «Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων» Στο παρόν έργο απαιτείται η εφαρμογή επεξεργασίας στη φάση της ψηφιοποίησης με σύστημα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), ώστε να γίνεται δυνατή η αναζήτηση στο πλήρες κείμενο (full text search) από μηχανές αναζήτησης στο Διαδίκτυο, ή από την λογισμικό της ΒΚΠ. Ο Ανάδοχος καλείται να παραδώσει «αδιόρθωτο» OCR για κείμενα μονοτονικών ή πολυτονικών ελληνικών ή άλλων διαδεδομένων γλωσσών (εφόσον πρόκειται για ξενόγλωσσο υλικό), στις παρακάτω μορφές: Το κείμενο σε πολυτονική μορφή σε ξεχωριστό αρχείο xml, κωδικοποίησης UTF- 8. Στο αρχείο αυτό πρέπει να περιλαμβάνονται οι αλλαγές γραμμής και σελίδας. Το κείμενο σε μορφή επιπρόσθετου layer στα αρχεία PDF που θα παραχθούν. Το κείμενο αυτό θα είναι μονοτονικό και θα έχει παραχθεί από το πολυτονικό αποτέλεσμα του OCR. Αρχεία αυτού του τύπου επιτρέπουν το indexing όλου του κειμένου από λογισμικό της ΒΚΠ με αποτέλεσμα ο χρήστης να λαμβάνει αποτελέσματα από το πλήρες κείμενο (full text search), καθώς και την αναζήτηση και επιλογή κειμένου σε επίπεδο μεμονωμένου αρχείου PDF. Με τη μέθοδο αυτή ο χρήστης θα λαμβάνει αποτελέσματα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσει πολυτονικό κείμενο. Σελίδα 31 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η ποιότητα της εκτύπωσης σε καθεμία έκδοση διαφέρει σημαντικά και κατά εποχή και κατά τίτλο. Ως εκ τούτου το αποτέλεσμα της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων δεν θα μπορεί να είναι εξίσου επιτυχημένο σε όλες τις περιπτώσεις. Παρ όλα αυτά, και με σκοπό το ΑΠΘ να μπορεί να εξασφαλίσει της επιτυχία του εγχειρήματος, οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει να λάβουν υπ όψιν τους: Όσον αφορά στους τόμους με καλή ποιότητα εκτύπωσης και με χρήση διαδεδομένων γραμματοσειρών (Times, Didot, Porson κ.λπ.), προκειμένου η διαδικασία της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων να θεωρείται επαρκής, ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραδώσει κατά την εκτέλεση του έργου επιτυχή αποτελέσματα της διαδικασίας άνω του 70% σε επίπεδο λέξης, ειδάλλως θα αναγκαστεί να βελτιώσει τα αποτελέσματα αυτά είτε με επαναψηφιοποίηση, είτε με βελτίωση της παραγόμενης εικόνας (π.χ. thresholding), είτε με διόρθωση μέσω πληκτρολόγησης έως το ανωτέρω ποσοστό. Η μέτρηση του 70% ισχύει σε επίπεδο σελίδας και όχι ως μέσος όρος στο σύνολο του έργου. Όσον αφορά σε εκδόσεις με χειρότερη ποιότητα εκτύπωσης, ικανοποιητικό ποσοστό επιτυχίας θεωρείται το 60%. Όσον αφορά σε εκδόσεις των οποίων οι τόνοι δεν είναι καν αναγνωρίσιμοι από άνθρωπο (πολύ κακή ποιότητα εκτύπωσης ή πολύ μικρό μέγεθος χαρακτήρων), ή χρησιμοποιούνται γραμματοσειρές που από τη φύση τους δεν μπορούν να αναγνωρισθούν (π.χ. καλλιγραφικά, διακοσμητικά, script κ.λπ.), ο Ανάδοχος σε συνεργασία με την Αναθέτουσα αρχή θα βγάζουν εκτός της διαδικασίας OCR τη συγκεκριμένη σελίδα ή άρθρο ή τίτλο κατά περίπτωση. Δείγματα και των τριών ποιοτήτων εκτυπώσεων θα είναι διαθέσιμα στους Υποψήφιους Αναδόχους για προσωπική εξέταση κατόπιν επικοινωνίας με τη Βιβλιοθήκη του ΑΠΘ για το κλείσιμο συγκεκριμένης ημερομηνίας επίσκεψης. Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι η απαίτηση για OCR πολυτονικών κειμένων αφορά σχεδόν στο σύνολο του υλικού (πάνω από 99%). Ως εκ τούτου η ποιότητα του παραγόμενου ψηφιακού αρχείου από τη διαδικασία της ψηφιοποίησης είναι κεφαλαιώδους σημασίας προκειμένου να επιτευχθεί όσον το δυνατό υψηλότερο ποσοστό επιτυχίας της διαδικασίας. Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα 4 : «Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων εφημερίδων και περιοδικών» Στην παρούσα ενότητα θα πραγματοποιηθεί τεκμηρίωση και εισαγωγή των απαραίτητων μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών σε λογισμικό της ΒΚΠ. Συγκεκριμένα τα μεταδεδομένα που θα διατηρούνται για κάθε εφημερίδα ή περιοδικό θα είναι σε 2 επίπεδα: Βιβλιογραφικά: τα βιβλιογραφικά δεδομένα θα εισαχθούν σε πρότυπα Dublin Core, MODS και HealMeta όπως αυτό έχει καθοριστεί από τον ΣΕΑΒ. Τα πεδία που θα δημιουργηθούν και θα εισαχθούν είναι: Τίτλος Εφημερίδας Περιοδικού / Συγγραφέας ή Συγγραφείς / Αριθμός Τόμου / Αριθμός Τεύχους Φύλλου / Ημερομηνία έκδοσης / Φυσική Περιγραφή (διαστάσεις αριθμός σελίδων) / Εκδοτικός οίκος / Περιεχόμενα Τεχνικά: τα οποία αφορούν σε μεταδεδομένα σχετικά με τις προδιαγραφές και τον εξοπλισμό ψηφιοποίησης. Για παράδειγμα πότε ψηφιοποιήθηκε ένα βιβλίο, σε τι ανάλυση, ποιος ήταν ο χειριστής του μηχανήματος κ.λπ. Σελίδα 32 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ: Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα περιεχόμενα θα πρέπει να δημιουργηθούν και να εισαχθούν εξ αρχής στο σύστημα από τους τίτλους των άρθρων των εφημερίδων και των περιοδικών. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι το συγκεκριμένο αφορά στη δημιουργία 7910 πινάκων περιεχομένων (περίπου) που θα καταγράφουν 78201 άρθρα (περίπου). Η δημιουργία μεταδεδομένων αφορά μόνο στη συλλογή των εφημερίδων και των περιοδικών, αφού για τα βιβλία έχει ολοκληρωθεί η αντίστοιχη εργασία και υπάρχουν εγγραφές στο αυτοματοποιημένο σύστημα καταλόγου Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner).όπου αυτό είναι δυνατόν προτείνεται μηχάνημα που να παρέχει όλες εκείνες τις προϋποθέσεις ώστε το τεκμήριο να υποστεί την μικρότερη δυνατή πίεση και ιδανική γι αυτό λύση είναι η ρομποτική ψηφιοποίηση, τέτοια μηχανήματα χρησιμοποιούν τη μέθοδο της αναρρόφηση για το «γύρισμα» το σελίδων κάτι που «ταλαιπωρεί» λιγότερο τα τεκμήρια και ενδείκνυται για παλιά αλλά ακόμη και φθαρμένα τεκμήρια. Η χρήση άλλου μη ειδικών μηχανημάτων μπορεί να οδηγήσει στη φθορά και στην αλλοίωση του επιθυμητού αποτελέσματος. Επίσης το ρομποτικό μηχάνημα ψηφιοποίησης μπορεί να αποδώσει το μέγιστο δυνατόν αποτέλεσμα στο μικρότερο δυνατό χρόνο (ενδεικτικά υπάρχουν ρομποτικά μηχανήματα που αποδίδουν ως και πάνω από 1500 σελίδες / ώρα κατά περίπτωση). Σε διαφορετική περίπτωση για μεγαλόσχημο υλικό η ανάδοχος εταιρεία θα διαθέσει ανάλογο μηχάνημα. Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης, και σκιάς στο εσωτερικό του βιβλίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου Α3.7 Διαλειτουργικότητα Τα μεταδεδομένα που θα παραχθούν από τον ανάδοχο καθώς θα πρέπει να μεταφορτωθούν στο αποθετήριο της ΒΚΠ (Invenio) και συνεπώς θα πρέπει να συμφωνούν με τα πρότυπα που υποστηρίζει. (Υπο)συστήματα/Υπηρεσίες που οφείλουν να διαλειτουργούν Αποθετήριο ΒΚΠ (Invenio) Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση Πληροφορίες που ανταλλάσσονται Μεταδεδομένα σε Dublin Core, XML Πίνακας 11 : Διαλειτουργικότητα υποσυστημάτων Σελίδα 33 από 41 Παρατηρήσεις Το ψηφιακό υλικό θα φιλοξενηθεί στο λογισμικό που χρησιμοποιείτε σήμερα από τη ΒΚΠ για τον σκοπό αυτό (INVENIO). Oι χρήστες θα έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στο

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου υλικό μέσω διαδικτύου από ηλεκτρονικούς υπολογιστές και δημοφιλή προγράμματα φυλλομέτρησης. Στην εκτέλεση του έργου θα πρέπει να ληφθούν υπόψη οι ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις πρόσβασης στις υπηρεσίες από ΑμΕΑ και άλλες ευπαθείς ομάδες πληθυσμού, και να εφαρμοσθούν, όπου υπάρχουν, οι σχετικοί διεθνώς αναγνωρισμένοι κανόνες και οδηγίες προσβασιμότητας (όπως ενδεικτικά του Web Accessibility Initiative και, συγκεκριμένα, Web Content Accessibility Guidelines 1.0, Authoring Tool Accessibility Guidelines 1.0, User Agent Aggessibility Guidelines 1.0 - http://www.w3.org/tr/wcag10/) που αφορούν στην ανάπτυξη προσβάσιμων εφαρμογών και υπηρεσιών σε περιβάλλον παγκόσμιου ιστού. Υπηρεσία Τρόποι Αλληλεπίδρασης Τερματικό Πρόσβασης Ψηφιοποιημένο υλικό WebBrower PC / Laptop/Tablet PC Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα Πίνακας 12 : Αλληλεπίδραση υπηρεσιών (α) Το πλήθος των δεδομένων που θα διατίθενται στην πλήρη παραγωγική λειτουργία μέσω της πλατφόρμας της ΒΚΠ θα είναι το σύνολο του 1.000.000 ψηφιοποιημένων σελίδων και τα αντίστοιχα μεταδεδομένα τεκμηρίωσης. (β) Το πρότυπο μεταδεδομένων τεκμηρίωσης θα είναι σε το MarcXML (γ) Η πλατφόρμα της ΒΚΠ υποστηρίζει το πρότυπο OAI-PMH για την αναζήτηση στα μεταδομένα (δ) Τα δεδομένα θα διατίθενται με την άδεια Public Domain Mark (ε) Ο Ανάδοχος οφείλει να μεταβιβάσει το σύνολο των πνευματικών δικαιωμάτων των ψηφιακών υποκατάστατων των τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση καθώς των μεταδομένων τεκμηρίωσης. Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας Για την πιστοποίηση των χρηστών εφαρμόζονται πρωτόκολλα και πρότυπα που καθορίζονται από την ιδρυματική πολιτική. Συγκεκριμένα το Ίδρυμα δια το ΚΛΔ διαθέτει «Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού» και διαθέτει ψηφιακά πιστοποιητικά σε χρήστες και εξυπηρετητές υπηρεσίες (http://pki.auth.gr/). Η Αρχή πιστοποίησης του ιδρύματος είναι διαπιστευμένη από την Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού των Ελληνικών Ακαδημαϊκών και Ερευνητικών Ιδρυμάτων - HARICA (http:// http://www.harica.gr/). Επίσης το Ίδρυμα διαθέτει υποδομή «Single Sign On») με χρήση τεχνολογίας Shibboleth. Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Το ψηφιοποιημένο υλικό θα είναι διαθέσιμο μέσω εύχρηστης πλατφόρμας λογισμικού ΕΛ/ΛΑΚ, στην οποία οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση από οποιοδήποτε ηλεκτρονικό υπολογιστή με σύνδεση στο διαδίκτυο. Ο ανάδοχος δεν παρεμβαίνει στη διαδικασία διάθεσης του υλικού. Σελίδα 34 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σε άλλο έργο της παρούσας Πράξης, προβλέπεται η αύξηση της ευχρηστίας και της λειτουργικότητας του συστήματος με προσθήκη νέων χαρακτηριστικών. Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Το διακινούμενο υλικό είναι διαθέσιμο μέσω διαδικτύου σε ανοιχτές πλατφόρμες και αναγνωρίζεται/επεξεργάζεται και μέσω ανοικτών εφαρμογών πχ αρχεία της μορφής PDF, HTML κτλ. Όπου είναι δυνατό, διατίθεται σε πολλές γλώσσες ή/και σε πολυγλωσσικό περιβάλλον. Τέλος, παραμένει διαθέσιμο για απεριόριστο χρονικό διάστημα. Εξασφαλίζεται η πρόσβαση ανεξάρτητα από τον θεματικό τύπο του περιεχομένου, χωρίς αποκλεισμούς. Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Η μεθοδολογία υλοποίησης του έργου συνίσταται στην υλοποίηση 5 διακριτών Φάσεων ή Πακέτων εργασίας με αντίστοιχα παραδοτέα. Η υλοποίηση του έργου από τον Ανάδοχο θα γίνει με βάση την εξέλιξη των φάσεων αυτών και την ποιοτική αξιολόγηση των αντίστοιχων παραδοτέων τους. Α/Α Φάσης Τίτλος Φάσης Μήνας Έναρξης Μήνας Λήξης (παράδοσης) Φ1 Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων Μ1 Μ2 Φ2 Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων Μ2 Μ8 Φ3 Ψηφιοποίηση περιοδικών και εφημερίδων (προ 1920) Μ9 Μ10 Φ4 Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) των Μ2 Μ12 ψηφιακών αρχείων Φ5 Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών Μ2 Μ12 Πίνακας 13 : Συγκεντρωτικός Πίνακας Φάσεων Έργου Φάση Νο 1 Τίτλος Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων Μήνας Έναρξης M1 Μήνας Λήξης M2 Στόχοι Εξειδίκευση υλοποίησης του έργου Περιγραφή Υλοποίησης Στην παρούσα φάση θα καθοριστεί μετά από συναντήσεις με τον ανάδοχο το πλάνο υλοποίησης του έργου και θα εξειδικευτούν οι φάσεις υλοποίησης του έργου Παραδοτέα Μελέτη Εφαρμογής Φάση Νο 2 Τίτλος Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων Μήνας Έναρξης M2 Μήνας Λήξης M8 Σελίδα 35 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Στόχοι Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων, και ψηφιακή επιμέλεια αυτών. Περιγραφή Υλοποίησης Στην παρούσα φάση ο ανάδοχος με κατάλληλο τεχνικό προσωπικό θα ψηφιοποιήσει το αρχείο σπανίων βιβλίων του ΑΠΘ που θα του υποδείξει η Βιβλιοθήκη. Μετατροπή του υλικού αυτού σε αναλύσεις σχετικές με την ψηφιακή του διάθεση. Παραδοτέα Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό σε λογισμικό της ΒΚΠ. Ψηφιακά αρχεία 800.000 σελίδων από τη συλλογή των σπανίων βιβλίων και της συλλογή τρικόγλου Φάση Νο 3 Τίτλος Ψηφιοποίηση περιοδικών και εφημερίδων (προ 1920) Μήνας Έναρξης M9 Μήνας Λήξης M10 Στόχοι Ψηφιοποίηση εφημερίδων και περιοδικών, και ψηφιακή επιμέλεια αυτών. Περιγραφή Υλοποίησης Στην παρούσα φάση ο ανάδοχος με κατάλληλο τεχνικό προσωπικό θα ψηφιοποιήσει το αρχείο εφημερίδων και περιοδικών του ΑΠΘ που θα του υποδείξει η Βιβλιοθήκη. Μετατροπή του υλικού αυτού σε αναλύσεις σχετικές με την ψηφιακή του διάθεση. Παραδοτέα Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό σε λογισμικό της ΒΚΠ. Ψηφιακά αρχεία 200.000 σελίδων Φάση Νο 4 Τίτλος Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) των ψηφιακών αρχείων Μήνας Έναρξης M2 Μήνας Λήξης M12 Στόχοι Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων του συνόλου του ψηφιοποιημένου υλικού σε 1.000.000 ψηφιακά τεκμήρια Περιγραφή Υλοποίησης Ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραχθεί «αδιόρθωτο» OCR για το σύνολο των σελίδων που θα ψηφιοποιήσει, τηρώντας της προϋποθέσεις όπως αυτές ορίζονται στους πίνακες συμμόρφωσης και στο C.3.2.6.2.3. Το OCR αυτό θα πρέπει να είναι αρκετά υψηλής ποιότητας ώστε να μπορεί να δώσει αξιοπιστα αποτελέσματα σε αναζητήσεις επί του κειμένου που θα γίνονται από ερευνητές (full text search). Παραδοτέα Αρχεία σχετικών μορφοτύπων εισηγμένα σε λογισμικό της ΒΚΠ της Βιβλιοθήκης του ΑΠΘ. Φάση Νο 5 Τίτλος Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών Μήνας Έναρξης M2 Μήνας Λήξης M12 Στόχοι Σελίδα 36 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η τεκμηρίωση της συλλογής των εφημερίδων και των περιοδικών με την εισαγωγή μεταδεδομένων και τη δημιουργία πινάκων περιεχομένων για το σύνολο της συλλογής. Περιγραφή Υλοποίησης Ο ανάδοχος θα έχει την ευθύνη της ομάδας από εξειδικευμένο προσωπικό που θα αναλάβουν να περιγράψουν τα ψηφιακά τεκμήρια που θα έχουν ψηφιοποιηθεί από την προηγούμενη φάση στα σχετικά πρότυπα (Dublin Core, MODS, HealMeta) που έχει καθοριστεί για αυτά ανάλογα με το είδος της συλλογής τους. Η Φάση θα υλοποιηθεί με την επίβλεψη των επιστημόνων βιβλιοθηκονόμων της Αναθέτουσας Αρχής Παραδοτέα 8.000 μεταδεδομένα τευχών καταχωρημένα σε λογισμικό της ΒΚΠ Πίνακας 14 : Αναλυτικός Πίνακας Φάσεων Έργου Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων Α/Α Τύπος Μήνας Τίτλος Παραδοτέου Παραδοτέου Παραδοτέου 2 Παράδοσης 3 1.1 Μελέτη Εφαρμογής Μ Μ2 2.1 Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό σε Υ Μ8 λογισμικό της ΒΚΠ. 2.2 Ψηφιακά αρχεία ΧΧΧΧΧΧΧ σελίδων σπανίων βιβλίων Υ Μ10 3.1 Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό στο ΙΚ/Α Υ Μ12 της Βιβλιοθήκης. 4.1 Αρχεία σχετικών μορφοτύπων από το OCR εισηγμένα σε Υ Μ12 λογισμικό της ΒΚΠ 5.1 Εισαγωγή σε λογισμικό της ΒΚΠ 8000 περίπου νέων τεκμηρίων (ως μεταδεδομένα) Υ Μ12 Πίνακας 15 : Πίνακας Παραδοτέων Έργου Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α/Α Τίτλος Οροσήμου Μήνας Επίτευξης Μέθοδος μέτρησης της επίτευξης 1 Υπογραφή Σύμβασης 1 Υπογραφή Σύμβασης 2 Ολοκλήρωση Φάσης «Μελέτη Εφαρμογής» 2 Παραλαβή Μελέτης Εφαρμογής 3 Ψηφιοποίηση 400.000 6 Παραλαβή 400.000 σελίδων και OCR ψηφιακών σελίδων με OCR 4 Ολοκλήρωση ψηφιοποίησης, OCR, τεκμηρίωσης σε λογισμικό της ΒΚΠ 12 Παραλαβή του συνόλου του ψηφιακού υλικού και των μεταδεδομένων Πίνακας 16 : Πίνακας Οροσήμων Έργου % επί του συνολικού κόστους/ αμοιβής 4 20% 40% 40% 2 Τύπος Παραδοτέου: Μ (Μελέτη), ΑΝ (Αναφορά), Λ (Λογισμικό), Υ (Υλικό/Εξοπλισμός), Υ (Υπηρεσία), Σ (Σύστημα), ΑΛ (Άλλο) 3 Μήνας Παράδοσης Παραδοτέου (π.χ. Μ1, Μ2,...ΜΝ) όπου Μ1 είναι ο πρώτος μήνας (δηλ. μήνας έναρξης) του Έργου 4 εφόσον η ΑΑ επιλέξει τη σύνδεση παράδοσης προοδευτικών τμημάτων λειτουργικότητας με αμοιβή Σελίδα 37 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών Ο Ανάδοχος πρέπει να διαθέτει οργανωμένο σύστημα διασφάλισης ποιότητας, όπως αναλύεται στο Μέρος Β της παρούσης «Ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής. Θα πρέπει επίσης να πραγματοποιείται δειγματοληπτικός έλεγχος για την ποιότητα του τεκμηριωμένου υλικού, των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων και του παραγομένου OCR. Στην περίπτωση που το παραγόμενο αποτέλεσμα δεν είναι το επιθυμητό είτε στα ψηφιοποιημένα τεκμήρια, είτε στα αρχεία pdf που θα παραχθούν είτε στα μεδεδομένα που δημιουργηθούν η ΒΚΠ διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει κατά περίπτωση τη διόρθωση τους έως το επιθυμητό για αυτήν αποτέλεσμα. Σελίδα 38 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Ο Ανάδοχος θα πρέπει να εκπονήσει ένα συνολικό σχέδιο οργάνωσης και διαχείρισης των υπό ανάπτυξη και υλοποίηση ενεργειών που προβλέπονται στο Έργο. Επίσης θα εκπονήσει και παρουσιάσει ένα κατάλληλο για το ΑΠΘ και το παρόν Έργο σχήμα οργάνωσης των παραδοτέων, ενώ δίδεται ιδιαίτερη βαρύτητα σε μία σωστή και έγκυρη Διαχείριση Έργου, συνοδευόμενη από τρόπο ελέγχου της ποιότητας των εργασιών. Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αναφέρει και να τεκμηριώσει τόσο τις ενέργειες, όσο και την ακολουθούμενη μεθοδολογία και (ενδεχομένως) τυχόν εξοπλισμό ή και λογισμικό που θα χρησιμοποιήσει για την υλοποίηση του έργου κατά την προσφορά του. Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου Ο Ανάδοχος πρέπει να διαθέτει Ομάδα Διοίκησης Έργου, όπως αναλύεται στο Μέρος Β2.6 της παρούσης «Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής». Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου Το Έργο πρέπει να περιλαμβάνει απαραίτητα και ένα ολοκληρωμένο σχέδιο ελέγχου ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και των αποτελεσμάτων του. Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει τη Μεθοδολογία, το Σχήμα Διοίκησης Έργου και γενικά όλες τις ενέργειες και τα μέτρα που θα λαμβάνει καθ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου, προκειμένου να εξασφαλισθεί η άρτια και έγκαιρη υλοποίησή του. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει οργανωμένο σύστημα διασφάλισης ποιότητας, όπως αναλύεται στο Μέρος Β της παρούσης «Ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής». Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης Ο Ανάδοχος οφείλει να καταθέσει ολοκληρωμένο σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων Υλοποίησης του έργου. Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου Η διαδικασία παράδοσης, διαχείρισης και παραλαβής του έντυπου υλικού των τεκμηρίων θα γίνεται με ευθύνη του επιστημονικού προσωπικού του υποέργου με την συμμετοχή και του προσωπικού της εταιρείας. Το προσωπικό για την Συμπλήρωση των Πρωτοκόλλων Παράδοσης και Παραλαβής του προς ψηφιοποίηση υλικού είναι υποχρεωμένο να τηρεί τους εξής κανόνες: Πριν την ψηφιοποίηση πραγματοποιούνται απαρέγκλιτα και για όλα τα προς ψηφιοποίηση τεκμήρια οι ακόλουθες εργασίες: Εξέταση κάθε τεκμηρίου, ώστε να προσδιοριστούν και να καταγραφούν σε ένα ενυπόγραφο Πρωτόκολλο Προσωρινής Παράδοσης και σε ένα αντίστοιχο Πρωτόκολλο Παραλαβής από τους επιστημονικούς συνεργάτες του έργου τα εξής: - Τόμος Περιοδικού - Αύξων Αριθμός Πρωτοκόλλου Σελίδα 39 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου - Ημερομηνία - Τίτλος - Τόμος - τα Τεύχη ή Φύλλα που περιέχει - οι Διαστάσεις του - η Φυσική του Κατάστασή (καλή, μέτρια, κακή) Ημερολόγιο Βιβλίο - Αύξων Αριθμός Πρωτοκόλλου - Ημερομηνία - Τίτλος - Ταξινομικός του Αριθμός - η Συλλογή στην οποία ανήκει - οι Διαστάσεις του - η Φυσική του Κατάστασή (καλή, μέτρια, κακή) - Παρατηρήσεις μετά από έλεγχο του τόμου (π.χ. κατεστραμμένη βιβλιοδεσία, φύλλα που λείπουν, κολλημένες, σκισμένες-διπλωμένες σελίδες, χειρόγραφες σημειώσεις) - Ονοματεπώνυμα και υπογραφές του Επιστημονικού Συνεργάτη και του Υπαλλήλου που θα σαρώσει σε scanner τον τόμο. Μετά την ψηφιοποίηση ακολουθεί νέα Εξέταση του τόμου από το επιστημονικό προσωπικό ώστε να πιστοποιηθεί ότι ο τόμος βρίσκεται στην ίδια ακριβώς κατάσταση με αυτή που παραδόθηκε. Τα αποτελέσματα της εξέτασης αυτής καταγράφονται από το επιστημονικό προσωπικό σε ένα αντίστοιχο με το Πρωτόκολλο Παράδοσης, Πρωτόκολλο Παραλαβής. Σε περίπτωση Έγκρισης της Παραλαβής συμπληρώνονται τα Ονοματεπώνυμα και οι υπογραφές του επιστημονικού προσωπικού και του Υπαλλήλου που σάρωσε σε scanner τον τόμο. Σε περίπτωση που ο τόμος κατά την σάρωσή του έχει υποστεί σημαντικές φθορές (π.χ. βιβλιοδεσία που καταστράφηκε, φύλλα που ενώ πριν δεν έλειπαν τώρα λείπουν, σελίδες που κόλλησαν, σκίστηκαν, λερώθηκαν, διπλώθηκαν, πρόσφατες χειρόγραφες σημειώσεις κ.α.) αυτές καταγράφονται αναλυτικά στις Παρατηρήσεις από δύο (2) τουλάχιστον επιστημονικούς συνεργάτες που δεν υπογράφουν ούτε παραλαμβάνουν τον τόμο άλλα ενημερώνουν γραπτά τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου, την Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης και την Εταιρεία που θα αναλάβει το έργο της ψηφιοποίησης. Σε περίπτωση σοβαρού περιστατικού καταστροφής τόμου ή επαναλαμβανομένων περιστατικών πρόκλησης φθοράς υλικού προς ψηφιοποίηση λόγω αμέλειας του προσωπικού ζητείται από την Εταιρεία η απομάκρυνση και η αντικατάστασή του με νέο. Μετακίνηση και Μεταχείριση του υλικού Το προσωπικό κατά την Μετακίνηση και Μεταχείριση του υλικού προς ψηφιοποίηση είναι υποχρεωμένο να τηρεί τους εξής Κανόνες: Η απομάκρυνση ενός τόμου από κάποιο ράφι δε θα πρέπει να γίνεται από την κορυφή του δεσίματος, γιατί μπορεί να προκληθεί ζημιά. Ο σωστός τρόπος είναι να τραβηχτεί, πιάνοντάς το γύρω από το δέσιμο με τα δάχτυλα στην μία μεριά και τον αντίχειρα στην άλλη, αφού παραμεριστούν οι γύρω τόμοι. Απαγορεύεται η μετακίνηση πάρα πολλών τόμων μαζί ταυτόχρονα. Η μαζική μετακίνηση σε μια μόνο φάση μπορεί να προκαλέσει τραυματισμούς ή ζημιές στους τόμους. Κατά την μεταφορά του το υλικό θα πρέπει να μεταφέρεται και με τα δυο χέρια. Κρατώντας το με το ένα χέρι, αυξάνεται ο κίνδυνος πρόκλησης ζημιάς. Για ογκώδη τόμους θα πρέπει να εξασφαλιστεί εκ των προτέρων ότι υπάρχουν αρκετά άτομα για την ασφαλή μεταφορά τους. Αν όχι, θα πρέπει να ζητηθεί βοήθεια από το υπόλοιπο προσωπικό Σελίδα 40 από 41

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Απαγορεύονται να μεταφέρονται με τρόλεϊ πάρα πολλοί τόμοι μαζί. Μπορεί να μην είναι κατάλληλη η στήριξή τους, με αποτέλεσμα την πιθανή πρόκληση ατυχήματος. Επίσης, δεν πρέπει να γίνεται προσπάθεια εξοικονόμησης χρόνου, υπερφορτώνοντας τα τρόλεϊ ή βάζοντας πολλούς τόμους τον ένα πάνω στον άλλο. Κατά τη μετακίνηση των τόμων με τρόλεϊ ή κουτιά απαγορεύονται να αναπτύσσονται ταχύτητες και να γίνονται απότομα σταματήματα των τρόλεϊ. Τα εξώφυλλα των τόμων μπορεί να φθαρούν με την τριβή αλλά και οι σελίδες τους μπορούν να παραμορφωθούν εξαιτίας τους βάρους. Συνεπώς τόμοι ογκώδεις ή σε κακή φυσική κατάσταση απαγορεύεται να τοποθετούνται ο ένας πάνω στον άλλο. Σελίδα 41 από 41

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Ψηφιοποίηση Σπάνιων Βιβλίων και Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Προϋπολογισμός: 325.203,25 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια : 22 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνία αποστολής στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων: 11/06/2012 (ενδεικτική) Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 15/06/2012 (ενδεικτική) Ημερομηνίες αποστολής και δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: α) Κέρδος β) Δημοπρασιών και Πλειστηριασμών στις11/06/2012, όπου και δημοσιεύθηκε στις 12/06/2012 και γ) Θεσσαλονίκη στις 08/06/2012, όπου και δημοσιεύθηκε στις 11/06/2012 (ενδεικτική) Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού:25/07/2012, 12:00 μμ(ενδεικτική) (Με χρήση της δυνατότητας που προσφέρει το άρθρο 32 παρ. 5 και 6 του ΠΔ 60/2007)

Κωδικός ΟΠΣ : 304234