Δ9 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ανάδοχο

Δ9 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ανάδοχο Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 7 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 8 5.1 ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΚΑΙ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ... 8 5.2 ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ... 9 5.2.1 Προμήθειες και Υπηρεσίες... 9 5.2.2 Μελέτες (Υπαγόμενες στο Ν. 3316/05)... 11 5.3 ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ΕΝΣΤΑΣΕΩΝ... 12 5.4 ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ... 12 5.4.1 Προμήθειες Μελέτες Υπηρεσίες... 12 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 14 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 15 2

1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας είναι: α) η ορθολογική εκτέλεση όλων των αναγκαίων ενεργειών για την προετοιµασία και τη διενέργεια διαγωνισµών για την ανάθεση των συµβάσεων µελετών, προµηθειών, υπηρεσιών και εκτέλεσης έργων του, έτσι ώστε να τηρείται η ισχύουσα νοµοθεσία και οι κανόνες διαφάνειας και ανταγωνισµού, η διασφάλιση της νόµιµης αξιολόγησης των προσφορών των διαγωνιζοµένων, η εισήγηση στο αποφαινόµενο όργανο και η ανακήρυξη του αναδόχου µε βάση τους όρους της διακήρυξης και την υπογραφή της σύµβασης, και β) ο νόµιµος χειρισµός των ενστάσεων ή άλλων διαφωνιών, που υποβάλλονται εκ µέρους των υποψηφίων Αναδόχων µέχρι την υπογραφή της σύµβασης, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η νοµιµότητα της ανάθεσης του έργου ως προς την επιλογή του καταλληλότερου αναδόχου 3

2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η διαδικασία εφαρµόζεται για την ανάθεση συµβάσεων εκτέλεσης έργων, προµηθειών και υπηρεσιών που έχουν ενταχθεί στο Ετήσιο Πρόγραµµα της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ. 4

3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 7.3.3 Εκτέλεση έργου µε ανάδοχο 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ2 Διαδικασία παροχής νοµικής υποστήριξης και παρακολούθησης και τήρησης ισχύουσας Νοµοθεσίας Δ4 Διαδικασία Ετήσιου Προγραµµατισµού Έργων και επανεξέτασης-αναθεώρησής του Δ6 Διαδικασία διαχείρισης και συντήρησης υλικοτεχνικής υποδοµής Δ7 Διαδικασία Ωρίµανσης και Σχεδιασµού Έργων, Επιλογής άµεσα ωφελούµενων έργων και διαχείρισης ποιότητας έργων Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου Δ11 Διαδικασία Οικονοµικής Διαχείρισης 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο Ο Δήµος Βόλου τηρεί, µε οργανωµένο και συστηµατικό τρόπο, ενηµερωµένο αρχείο µε όλες τις ισχύουσες σχετικές διατάξεις (βλ. Δ2 Διαδικασία Παρακολούθησης και Τήρησης Ισχύουσας Νοµοθεσίας). Επιπλέον ο Δήµος παρέχει τη δυνατότητα έγκαιρης ενηµέρωσης από τους ιστοχώρους των ΥΠΕΣ, ΥΠΕΚΑ, ΥΠΟΙΟ, ΜΟΔ, ΜΟΠΑΔΙΣ, Εθνικού Τυπογραφείου, ΚΕΔΚΕ, κλπ., καθώς και από τις βάσεις Νοµικών Πληροφοριών: www.europa.eu, www.isotita.gr, www.npid.gr Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες υποχρεωτικές διατάξεις που διέπουν την εφαρµογή της διαδικασίας προετοιµασίας και διενέργειας διαγωνισµών είναι: N. 3852/2010 «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωµένης Διοίκησης Πρόγραµµα Καλλικράτης» 5

Ν. 3463/2006 «Κώδικας Δήµων και Κοινοτήτων» Για τις προµήθειες ισχύουν ο Ν. 2286/1995 και η Υ.Α. 11389/1993 (ΕΚΠΟΤΑ) Για τις µελέτες ισχύει ο Ν. 3316/2005 Για τις υπηρεσίες ισχύει ο «Κώδικας Δήµων και Κοινοτήτων» (άρ. 209) και το Π.Δ. 28/1980 Το Π.Δ. 60/2007 Η Υπουργική Απόφαση ΥΠΑΣΥΔ 14053/ΕΥΣ 1749/7.03.08 Βάσεις Νοµικών Πληροφοριών: www.europa.eu, www.isotita.gr, www.npid.gr 6

4 Αρµοδιότητες Αρµόδια όργανα για τη διενέργεια της διαδικασίας είναι τα ακόλουθα: 1. Διοικητικό Συµβούλιο 2. Πρόεδρος 3. Διεύθυνση 4. Νοµικό Τµήµα Διεύθυνσης 5. Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού 6. Τµήµα Κοινωνικής Μέριµνας & Αλληλεγγύης 7. Τµήµα Προγραµµατισµού 8. Επιτροπές που συγκροτούνται κατά τις κείµενες διατάξεις ανάλογα µε το είδος της σύµβασης (π.χ. Επιτροπή Διενέργειας του Διαγωνισµού) 9. Η Οµάδα Έργου 7

5 Διαδικασία 5.1 Προετοιµασία και διενέργεια διαγωνισµού 1. Προσδιορίζεται ο τρόπος εκτέλεσης του έργου, από το Διοικητικό Συµβούλιο, µετά από εισήγηση των αρµοδίων Τµηµάτων. Αν η δράση θα υλοποιηθεί µε ίδια µέσα, λαµβάνεται σχετική απόφαση µε τεκµηρίωση της επιλογής. Ο τρόπος εκτέλεσης της προµήθειας καθορίζεται από τον Πρόεδρο όταν πρόκειται για ανοικτό διαγωνισµό ή πρόχειρο διαγωνισµό ή απευθείας ανάθεση ή ανάθεση µε διαπραγµάτευση 2. Προετοιµάζεται από την αρµόδια υπηρεσία, µε την συνδροµή του Νοµικού τµήµατος, όπου κριθεί σκόπιµο, η διακήρυξη (το/τα Τεύχος/η της Διακήρυξης/Προκήρυξης) του έργου µε τη χρήση των προτύπων του ΥΠΕΚΑ για τα έργα και τις τεχνικές µελέτες ή µε πρότυπα της επιχείρησης για προµήθειες και υπηρεσίες 3. Καταρτίζονται οι όροι της Διακήρυξης/Προκήρυξης από το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού, µετά από εισήγηση των αρµοδίων υπηρεσιών. Το σχέδιο της διακήρυξης υποβάλλεται στην οικεία Διαχειριστική Αρχή για να εκφραστεί η σύµφωνη γνώµη της, εφόσον το έργο είναι συγχρηµατοδοτούµενο και στη Μονάδα Παρακολούθησης Διαγωνισµών και Συµβάσεων (ΜΟ.ΠΑ.ΔΙ.Σ.), εφόσον υπερβαίνει τα όρια εφαρµογής των Κοινοτικών Οδηγιών 4. Η έκδοση της Διακήρυξης/Προκήρυξης γίνεται µε ευθύνη του αρµόδιου οργάνου. Η Διακήρυξη/Προκήρυξη του έργου δηµοσιεύεται όπως ορίζει η νοµοθεσία (στον εθνικό τύπο, στο τεύχος Δηµοσίων Συµβάσεων της Εφηµερίδας της Κυβερνήσεως και στην Εφηµερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης εφόσον το έργο υπερβαίνει τα όρια εφαρµογής του ΠΔ 60/2007). Η Διακήρυξη/ Προκήρυξη διατίθεται στους ενδιαφερόµενους, µαζί µε τα τεύχη που τη συνοδεύουν µε ευθύνη των αρµοδίων Υπηρεσιών, και ενηµερώνεται σχετικά και η ιστοσελίδα της επιχείρησης 8

5. Σε κάθε περίπτωση οποιαδήποτε ανάθεση για συγχρηµατοδοτούµενα έργα µε προϋπολογισµό άνω των 15.000, θα πρέπει να τηρεί και την προβλεπόµενη στη σχετική Υπουργική Απόφαση (ΥΠΑΣΥΔ 14053/ΕΥΣ 1749/17.03.08) δηµοσιοποίηση 6. Κατά τη διάρκεια της περιόδου προετοιµασίας των προσφορών παρέχονται διευκρινίσεις από τις αρµόδιες υπηρεσίες, εφόσον ζητηθούν από τους υποψήφιους αναδόχους 7. Ορίζεται από το αρµόδιο όργανο (κατά κανόνα από το Διοικητικό Συµβούλιο) η Επιτροπή για τη διενέργεια του διαγωνισµού, εφόσον δεν έχει καθορισθεί κάποιο πάγιο όργανο του φορέα (π.χ. Επιτροπή Προµηθειών) 8. Η Επιτροπή διενέργειας του διαγωνισµού παραλαµβάνει και αποσφραγίζει τις προσφορές σύµφωνα µε τα όσα αναφέρονται στη σχετική διακήρυξη και κατά τη διαδικασία που ορίζει η σχετική νοµοθεσία 5.2 Έλεγχος Προσφορών 5.2.1 Προμήθειες και Υπηρεσίες Την ηµεροµηνία διενέργειας του διαγωνισµού αποσφραγίζονται από την οριζόµενη Επιτροπή διενέργειας διαγωνισµού ενώπιον των Διαγωνιζοµένων οι φάκελοι συµµετοχής. Μονογράφονται οι φάκελοι δικαιολογητικών, τεχνικής προσφοράς και οικονοµικής προσφοράς και ανοίγεται ο φάκελος των δικαιολογητικών συµµετοχής. Α Φάση Διαγωνισµού: Έλεγχος Δικαιολογητικών 1. Συντάσσεται από την Επιτροπή Διαγωνισµού το πρακτικό της Α Φάσης το οποίο αποστέλλεται στους διαγωνιζόµενους 2. Εντός προθεσµίας καλούνται οι διαγωνιζόµενοι να υποβάλουν ενστάσεις 3. Σε περίπτωση ενστάσεων γνωµοδοτεί η Επιτροπή διενέργειας διαγωνισµού και συντάσσει πρακτικό επί των ενστάσεων 4. Τα παραπάνω σχετικά διαβιβάζονται στο Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού το οποίο αποφαίνεται 9

5. Η απόφαση του Τµήµατος Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού διαβιβάζεται στους διαγωνιζόµενους Β Φάση Διαγωνισµού: Τεχνική Αξιολόγηση 1. Καλούνται οι διαγωνιζόµενοι για το άνοιγµα των τεχνικών προσφορών 2. Γίνεται αξιολόγηση των τεχνικών προσφορών βάσει βαθµολόγησης και συντάσσεται από την Επιτροπή διενέργειας διαγωνισµού το πρακτικό της Β Φάσης το οποίο αποστέλλεται στους διαγωνιζόµενους 3. Εντός προθεσµίας καλούνται οι διαγωνιζόµενοι να υποβάλουν ενστάσεις 4. Σε περίπτωση ενστάσεων γνωµοδοτεί η Επιτροπή διενέργειας διαγωνισµού και συντάσσει πρακτικό επί των ενστάσεων 5. Τα παραπάνω σχετικά διαβιβάζονται στο Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού το οποίο αποφαίνεται 6. Η απόφαση του Τµήµατος Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού διαβιβάζεται στους διαγωνιζόµενους Γ Φάση Διαγωνισµού: Αξιολόγηση Οικονοµικής Προσφοράς 1. Γίνεται αξιολόγηση και συντάσσεται το πρακτικό της Γ Φάσης το οποίο αποστέλλεται στους διαγωνιζόµενους 2. Εντός προθεσµίας καλούνται οι διαγωνιζόµενοι να υποβάλουν ενστάσεις 3. Σε περίπτωση ενστάσεων γνωµοδοτεί η Επιτροπή διενέργειας διαγωνισµού και συντάσσει πρακτικό επί των ενστάσεων 4. Τα παραπάνω σχετικά διαβιβάζονται στο Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου το οποίο αποφαίνεται 5. Η απόφαση του Τµήµατος Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού διαβιβάζεται στους διαγωνιζόµενους 6. Η Επιτροπή διενέργειας διαγωνισµού εισηγείται σχετικά µε την επιλογή του αναδόχου και την κατακύρωση του διαγωνισµού 10

7. Η εισήγηση υποβάλλεται προς το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού ή, για τις περιπτώσεις της απευθείας ανάθεσης προµηθειών, προς τον Πρόεδρος ή, για τις περιπτώσεις υπηρεσιών, προς το Διοικητικό Συµβούλιο 8. Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού (ή ο Πρόεδρος ή το Διοικητικό Συµβούλιο για απευθείας αναθέσεις) µε απόφασή του κατακυρώνει το διαγωνισµό, αφού χειριστεί τις πιθανές ενστάσεις σύµφωνα µε την παράγραφο 5.3 «Χειρισµός Ενστάσεων» που ακολουθεί 5.2.2 Μελέτες (Υπαγόμενες στο Ν. 3316/05) 1. Η Επιτροπή Διαγωνισµού προβαίνει στον έλεγχο των δικαιολογητικών συµµετοχής και αποφασίζει για την νοµιµότητα της συµµετοχής των διαγωνιζοµένων, συντάσσοντας πρακτικό το οποίο κοινοποιεί στους υποψήφιους 2. Η Επιτροπή Διαγωνισµού, σε κλειστή συνεδρίαση, ελέγχει τις τεχνικές προσφορές και τις βαθµολογεί 3. Το πρακτικό µε τη βαθµολογία της τεχνικής προσφοράς και τη σχετική αιτιολογία κοινοποιείται στους υποψήφιους 4. Γνωστοποιείται εγγράφως στους υποψηφίους, η ηµεροµηνία αποσφράγισης των οικονοµικών προσφορών 5. Σε δηµόσια συνεδρίαση της Επιτροπής Διαγωνισµού αποσφραγίζονται οι οικονοµικές προσφορές και καταχωρείται το περιεχόµενό τους στο πρακτικό 6. Η Επιτροπή Διαγωνισµού βαθµολογεί τις οικονοµικές προσφορές 7. Η Επιτροπή Διαγωνισµού εισηγείται την ανάθεση της σύµβασης στον υποψήφιο που υπέβαλε την πλέον συµφέρουσα προσφορά, µε στάθµιση της βαθµολογίας των τεχνικών και των οικονοµικών προσφορών. Επί ισοβαθµίας προκρίνεται ο υποψήφιος µε τη µεγαλύτερη βαθµολογία της τεχνικής προσφοράς 8. Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού µε απόφασή του κατακυρώνει το διαγωνισµό, αφού χειριστεί τις πιθανές ενστάσεις σύµφωνα µε την παράγραφο 5.3 «Χειρισµός Ενστάσεων» που ακολουθεί 11

5.3 Χειρισµός Ενστάσεων 1. Ανάλογα µε τους λόγους που επικαλείται ο ενιστάµενος και τη φύση των θεµάτων, η ένσταση τίθεται υπόψη του Νοµικού Τµήµατος της επιχείρησης και εκφράζεται η άποψή του (π.χ. για το εµπρόθεσµο και παραδεκτό της ένστασης) εφόσον κριθεί σκόπιµο από την Επιτροπή Διαγωνισµού 2. Ακολουθεί γνωµοδότηση της Επιτροπής Διαγωνισµού, ανάλογα µε το είδος της σύµβασης και τις προβλέψεις της νοµοθεσίας, προς το αρµόδιο όργανο (Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού ή Διοικητικό Συµβούλιο) 3. Επί της ενστάσεως αποφαίνεται το αρµόδιο όργανο (Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού ή Διοικητικό Συµβούλιο) 4. Η απόφαση κοινοποιείται µε ευθύνη της Επιτροπής Διαγωνισµού στον ενιστάµενο και στους λοιπούς τυχόν ενδιαφερόµενους, µε µνεία των δικαιωµάτων τους και των προθεσµιών για προσφυγή στη δικαιοσύνη 5.4 Υπογραφή σύµβασης Ολοκλήρωση διαγωνισµού 5.4.1 Προμήθειες Μελέτες Υπηρεσίες 1. Πριν την ανάθεση της Σύµβασης απαιτείται έγκριση από το Ελεγκτικό Συνέδριο για έργα προϋπολογισµού µεγαλύτερα από τα όρια όπως κάθε φορά ισχύουν 2. Επίσης, απαιτείται προσυµβατικός έλεγχος από την Διαχειριστική Αρχή για τα έργα, ανεξαρτήτως προϋπολογισµού, που συγχρηµατοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Το σχέδιο της σύµβασης µαζί µε φάκελο µε τα απαραίτητα έγγραφα που τεκµηριώνουν τη νοµιµότητα της διαδικασίας, υποβάλλεται από το αρµόδιο Τµήµα (Προγραµµατισµού/ Κοινωνικής Μέριµνας και Αλληλεγγύης/ Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού) για έλεγχο στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάµεσο Φορέα Διαχείρισης 3. Η κατακυρωτική του διαγωνισµού απόφαση για την ανάδειξη µειοδότη, κοινοποιείται στους συµµετέχοντες πλην του µειοδότη για τυχόν προσφυγές 12

4. Μετά από 10 ηµέρες κοινοποιείται έγγραφο στο µειοδότη για προσκόµιση επικαιροποιηµένων δικαιολογητικών και γίνεται έλεγχος αυτών από την Προϊσταµένη Αρχή 5. Σε περίπτωση θετικού ελέγχου κοινοποιείται στο δεύτερο µειοδότη η θετική απόφαση της Προϊσταµένης Αρχής 6. Σε περίπτωση που ο έλεγχος των δικαιολογητικών αποβεί αρνητικός, ενηµερώνεται η Επιτροπή διενέργειας του Διαγωνισµού και κινείται η προβλεπόµενη από την Διακήρυξη διαδικασία έκπτωσης του αναδόχου ή και άλλων κυρώσεων 7. Στη συνέχεια κοινοποιείται η εγκριτική του αποτελέσµατος του διαγωνισµού απόφαση στο µειοδότη και εφόσον έχουν εξασφαλιστεί οι εγκριτικές αποφάσεις από τα αρµόδια όργανα της επιχείρησης, προσκαλείται να υπογράψει τη σύµβαση προσκοµίζοντας εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης του έργου 8. Στη συνέχεια υπογράφεται η σύµβαση του έργου από τον Ανάδοχο και τον Πρόεδρο Όλα τα έγγραφα της διαδικασίας τηρούνται στο Φάκελο Έργου 13

6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ9_ΕΝ01 Δ9_ΕΝ02 Δ9_ΕΝ03 Δ9_ΕΝ04 Δ9_ΕΝ05 Δ9_ΕΝ06 Δ9_ΕΝ07 Δ9_ΕΝ08 Δ9_ΕΝ09 Δ9_ΕΝ10 Δ1_ΕΝ10 Δ1_ΕΝ11 Πρότυπη Προκήρυξη Μελετών Πρότυπη Προκήρυξη Παροχής Υπηρεσιών Περίληψη Διακήρυξης Μελέτη έργου Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισµού Παροχής Υπηρεσιών Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισµού Προµηθειών Περίληψη Διακήρυξης Ανοικτού Διαγωνισµού Προµηθειών Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισµού Προµηθειών Τεχνική Περιγραφή Ανοικτού Διαγωνισµού Προµηθειών Σύµβαση έργου Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου (για τον ορισµό των επιτροπών διαγωνισµών και τον τρόπο εκτέλεσης του έργου) Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου (για την κατάρτιση των όρων διακήρυξης και την κατακύρωση του έργου) Αρχεία Φάκελος έργου 14

7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/2012 11/06/2015 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 15