Διαχείριση Τιμών / Εκπτώσεων & Μαζική ενημέρωση Τιμών Σε αυτό το εγχειρίδιο περιγράφεται η Διαδικασία δημιουργίας Εκπτωτικής Πολιτικής καθώς και η μαζική ενημέρωση τιμών.
Περιεχόμενα Δημιουργία Νέου Είδους Error! Bookmark not defined. Καρτέλα Βασικά Στοιχεία 6 Καρτέλα Πολιτική Τιμολόγησης Bookmark not defined. Error! Στην καρτέλα Σχόλια: 7 Μεταβολή Είδους 9 Αναζήτηση Είδους 12 Διαγραφή Είδους 15 2
Διαχείριση Τιμών και Εκπτώσεων Στην συγκεκριμένη ενότητα, περιγράφεται η διαχείριση των πολιτικών εκπτώσεων ειδών και πελατών. Κατά τη διαδικασία καταχώρησης είδους δίνεται η δυνατότητα καταχώρησης τιμών Χονδρικής Λιανικής, στην καρτέλα «Πολιτικής Τιμολόγησης» όπως αντίστοιχα και ποσοστών έκπτωσης. Σχετικές οδηγίες για την καταχώρηση του είδους βρίσκονται ΕΔΩ Εκπτώσεις βάσει κατηγορίας Είδους & Πελάτη Για την παραμετροποίηση των εκπτώσεων αλλά και διαχείρισης συνδυαστικών εκπτώσεων θα πρέπει ο χρήστης να μεταβεί στο Μενού Οργάνωση Εκπτώσεις / Τιμές Παραμετροποίησης / Εκπτώσεις /Τιμές 3 Μέσα από την παραμετροποίηση των εκπτώσεων, δίνεται η δυνατότητα ορισμού έκπτωσης βάσει συγκεκριμένης κατηγορίας είδους και συγκεκριμένης κατηγορίας πελάτη. Στις «Πολιτικές» επιλέγεται η ένδειξη Συνδυασμένα Είδη & Πελάτης και στην «Κατηγορία για Είδος» και «Κατηγορία για Πελάτες» γίνεται επιλογή μια εκ των δύο κατηγοριών, βάσει των οποίων θα οριστούν τα συνδυαστικά ποσοστά έκπτωσης.
Αφού έχουν επιλεγεί οι κατηγορίες είδους και πελατών, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει για να ορίσει τα ποσοστα ανά κατηγορία είδους και πελάτη. Σε αυτή τη μάσκα, ο χρήστης ανάλογα με τους συνδυασμούς που ορίζει, προτείνει το ποσό έκπτωσης που θέλει να γίνεται κατά τη διαδικασία καταχώρησης παραστατικού πωλήσεων. Παρατίθενται ενδεικτικά συνδυασμοί με ποσοστά. 4 Σε αυτό το σημείο έχει ολοκληρωθεί η παραμετροποίηση και μπορεί ο χρήστης να προχωρήσει στην καταχώρηση παραστατικών πωλήσεων.
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ! 1. Οι επιλογές «Κατηγορία 1» και «Κατηγορία 2» αναφέρονται στα αντίστοιχα tab που υπάρχουν στην καρτέλα Πρόσθετα στα Είδη ή αναφορικά με τους Πελάτες στην καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία 2. Σε περίπτωση που δεν έχουν οριστεί «Κατηγορίες» στα είδη ή στους πελάτες, πολύ εύχρηστη λειτουργία για απόδοση των τιμών αυτών είναι η μαζική ανάθεση Πελατών ή Ειδών. Η διαδρομή που ακολουθείται είναι με στην «Κατηγορία», Ενέργειες Ανάθεση Ειδών 5
ο χρήστης επιλέγει και συνεχίζει επιλέγοντας από τη λίστα των ειδών,με control+αριστερό κλικ,τα Είδη που θέλει να συνδέσει με την κατηγορία. Έπειτα χρησιμοποιεί την και η Ανάθεση Πελατών.. Με την Αποθήκευση ολοκληρώνεται η διαδικασία. Αντίστοιχη λογική έχει Δυνατότητα αλλαγής έκπτωσης στο παραστατικό από τον χρήστη 6 Στο Μενού Οργάνωση Παραμετροποίηση Εκπτώσεων υπάρχει πεδίο που αφορά την «Αλλαγή έκπτωσης συναλλασσόμενου στις γραμμές». Με την τιμή δεν επιτρέπεται από τον χρήστη η απευθείας αλλαγή της έκπτωσης στη γραμμή του είδους, κατά την έκδοση του παραστατικού. Με την τιμή ο χρήστης μπορεί να παρέμβει και να τροποποιήσει την προτεινόμενη έκπτωση στη γραμμή είδους στο παραστατικό.
Δημιουργία Παραστατικού Πωλήσεων-Παράδειγμα Η διαδρομή που ακολουθείται για Καταχώρηση Παραστατικού Πωλήσεων είναι Πωλήσεις Παραστατικά Πωλήσεων και ξεκινάει η καταχώρηση με την επιλογή Προσθήκη. 7 Ο Πελάτης ΔΗΜΟΥ ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΣ που επιλέχθηκε στο παραστατικό, έχει στην καρτέλα του έκπτωση 7%. Εντάσσεται σε «Κατηγορία 1» GOLD ΠΕΛΑΤΗΣ. Το Είδος ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΕΣ έχει έκπτωση Χονδρικής Πώλησης 3%. Εντάσσεται στην «Κατηγορία 1» ΥΨΗΛΟ ΠΕΡΙΘΩΡΙΟ ΚΕΡΔΟΥΣ. Από τον,ο συγκεκριμένος συνδυασμός ορίστηκε από τον χρήστη με ποσοστό 8%. Παρακάτω, αναλύεται ο τρόπος υπολογισμού της εκπτωσης για το παράδειγμα που αναφέρθηκε. Στη μάσκα του παραστατικού υπάρχει η επιλογή κάτω δεξιά που εμφανίζει ανάλυση των ποσών.
Το συνολικο ποσο είναι 100. Έκπτωση Είδους είναι ίση με (100χ3%=)3. Υπολείπονται 97. Πάνω στα 97 υπολογίζεται η έκπτωση που ορίστηκε από Ορισμό Συνδυασμών Εκπτώσεων και είναι ίση με (97χ8%=)7,76. Τέλος, η Έκπτωση Πελάτη είναι ίση με [(97-7,76)χ7%]=6,25. Συνολικά, προκύπτει το ποσό (3+7,76+6,25=)17,01. 8
Εισαγωγή Τιμών Ειδών Σε περιπτώσεις που ο χρήστης έχει ένα έτοιμο αρχείο με τις τιμές των ειδών, μπορεί να ακολουθήσει τη διαδικασία της Εισαγωγής Τιμών Ειδών. Έτσι, έχει τη δυνατότητα εισάγοντας το αρχείο του, να ενημερωθούν μαζικά οι τιμές των υπαρχόντων ειδών με τις τιμές του αρχείου. Για τη συγκεκριμένη λειτουργία ο χρήστης μεταβαίνει από το μενού Αρχεία Εργασίες Εισαγωγή Τιμών Ειδών. 9 Ο σκοπός της συγκεκριμένης διαδικασίας είναι να εισάγουμε ένα έτοιμο αρχείο με τις τιμές των ειδών ώστε να γίνει μετέπειτα μαζική ενημέρωση. Επομένως,πρέπει να χρησιμοποιήσουμε την επιλογή της Εισαγωγής Αρχείου εμφανίζεται όταν ο χρήστης επιλέξει το πεδίο «Ενέργειες».. Η συγκεριμένη επιλογή
Επιλέγοντας το,ανοίγει νέα μάσκα με την παρακάτω μορφή, όπου ενεργοποιείται η δυνατότητα επιλογής αρχείου.(παρατίθεται μια ενδεικτική συμπλήρωση της συγκεκριμένης μάσκας). 10 Το πεδίο «Περιγραφή» είναι υποχρεωτικό. Εδώ δίνει ο χρήστης το όνομα που θέλει. Στο πεδίο «Εισαγωγή Είδους» δίνουμε τον τύπο του αρχείου, excel. Στο πεδίο «Επιλογή Αρχείου» ο χρήστης αναζητά και επιλέγει το έτοιμο αρχείο που έχει με τις τιμές των Ειδών. Το πεδίο «Έχει Επικεφαλίδες» παίρνει τιμές ή ανάλογα με το αν το αρχείο περιέχει ονομασίες στηλών ή όχι. Στο πεδίο «Εργασία» ο χρήστης επιλέγει το όνομα που έχει το φύλλο του excel που εισάγει με τις τιμές. Το πεδίο αυτό είναι υποχρεωτικό.
γίνεται η συμπλήρωση των πεδίων που αφορούν τον Προμηθευτή και το Φπα. Σε περίπτωση που το αρχείο έχει επικεφαλίδες, είναι υποχρεωτική για την ενημέρωση τιμών να γίνει αντιστοίχιση «Διαθέσιμων Πεδίων» με «Στήλες Αρχείου». Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την επιλογή. 11
Μαζική Διαχείριση Τιμών Όταν ο χρήστης επιθυμεί να κάνει μαζικά κάποια αναπροσαρμογή τιμών μπορεί να χρησιμοποιήσει τη δυνατότητα της Μαζικής Διαχείρισης Τιμών. Για την μαζική διαχείριση τιμών θα πρέπει ο χρήστης να μεταβεί στο μενού Αρχεία Εργασίες Μαζική ενημέρωση τιμών. Επιλέγοντας το πλήκτρο,ο χρήστης μπορεί να εισάγει μια εργασία και να καταχωρήσει στο πεδίο Από Τιμή. Παρατίθεται παρακάτω λίστα με ανάλυση της κάθε επιλογής. 12 Τελευταία Τιμή Κτήσης/Mark up Είδους: Ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει ημερ/νια έναρξης και ημερ/νια λήξης. Είναι απαραίτητα πεδία ώστε να δοθεί στην εφαρμογή το διάστημα που θα ανατρέξει,για να ανακτήσει την τελευταία τιμή κτήσης. Η πληροφόρηση του mark up είδους αντλείται από την καρτέλα είδους. Τελευταία Τιμή Κτήσης/Οριζόμενο Markup: : Ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει ημερ/νια έναρξης και ημερ/νια λήξης. Είναι απαραίτητα πεδία ώστε να δοθεί στην εφαρμογή το διάστημα που θα ανατρέξει,για να ανακτήσει την τελευταία τιμή κτήσης. Εδώ απαιτείται καταχώρηση από τον χρήστη τιμής mark up στο πεδίο Χονδρική Τιμή/Mark up Είδους: Η εφαρμογή αντλεί την πληροφόρηση της Χονδρικής Τιμής από την καρτέλα του Είδους όπως και την τιμή του mark up.
Χονδρική Τιμή/Οριζόμενο Markup: Η εφαρμογή αντλεί την πληροφόρηση της Χονδρικής Τιμής από την καρτέλα του Είδους. Εδώ απαιτείται καταχώρηση από τον χρήστη τιμής mark up στο πεδίο Από Κοστολόγια: Κατά την καταχώρηση παραστατικών αγοράς, υπάρχει η δυνατότητα υπολογισμού κοστολογίου. Ουσιαστικά, γίνεται σύγκριση της νέας τιμής κτήσης, που προκύπτει από την σχετική ενέργεια στα παραστατικά αγοράς, με αυτήν στην καρτέλα του Είδους και εφόσον το επιθυμεί ο χρήστης, ορίζεται νέα Τιμή Πώλησης. Υπάρχει ανάλυση της διαδικασίας σε επόμενη ενότητα. Χονδρική Τιμή Εισαγωγή/ Mark up Είδους: Ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει στο πεδίο Εισαγωγή Τιμών την περιγραφή της εισαγωγής τιμών ειδών που είχε κάνει, από την οποία η εφαρμογή θα αντλήσει την Χονδρική Τιμή. Η πληροφόρηση του mark up είδους αντλείται από την καρτέλα είδους. Χονδρική Τιμή Εισαγωγή/ Οριζόμενο Markup: Ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει στο πεδίο Εισαγωγή Τιμών την περιγραφή της εισαγωγής τιμών ειδών που είχε κάνει, από την οποία η εφαρμογή θα αντλήσει την Χονδρική Τιμή. Εδώ απαιτείται καταχώρηση από τον χρήστη τιμής mark up στο πεδίο Χονδρική Τιμή/Εισαγωγή Mark up: Ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει στο πεδίο Εισαγωγή Τιμών 13 την περιγραφή της εισαγωγής τιμών ειδών που είχε κάνει, από την οποία η εφαρμογή θα αντλήσει την Χονδρική Τιμή αλλά και το Mark up είδους. Πατώντας Υπολογισμός γίνεται η ενημέρωση των τιμών πώλησης των ειδών/υπηρεσιών με την Τιμή αγοράς * Mark Up (περιθώριο κέρδους).
14
Υπολογισμός Κοστολογίου: Αναπροσαρμογή Τιμής Κτήσης Τιμής Πώλησης Ειδών μέσα από τα παραστατικά αγοράς Πολλές φορές, για την βελτίωση της οικονομικής και όχι μόνο, εικόνας μιας επιχείρησης υπάρχει ανάγκη αναπροσαρμογής τιμών. Η δυνατότητα αυτή δίνεται στον χρήστη και μέσα από την καταχώρηση Παραστατικών Αγοράς. Η εφαρμογή συγκρίνει τις τιμές του Είδους που έχουν οριστεί στην καρτέλα Είδους «Πολιτική Τιμολόγησης», με αυτήν που καταχωρήθηκε στο παραστατικό αγοράς. Κατ αυτόν τον τρόπο, ο χρήστης μπορεί να αποφασίσει αν θέλει να αναπροσαρμόσει τις τιμές των Ειδών και κατ επέκταση να ορίσει και μια νέα Τιμή Πώλησης. Το πρώτο βήμα είναι η καταχώρηση παραστατικού αγοράς από Αγορές Παραστατικά Αγορών και ακολουθεί η Αποθήκευση. Έπειτα, ο χρήστης μεταβαίνει στο μενού Ενέργειες. 15 Σε ενδεικτικό παράδειγμα αγοράς Η/Υ, ο οποίος σαν Είδος είχε Τιμή Αγοράς 400 στην καρτέλα «Πολιτική Τιμολόγησης», αγοράστηκε τελικά με 500. Από τις Ενέργειες επιλέγει ο χρήστης το πεδίο Υπολογισμός Κοστολογίου
Στο συγκεκριμένο πίνακα θα υπάρχει η Νέα Τιμή Κτήσης, όπως έχει πια διαμορφωθεί λόγω ενδεχόμενης αλλαγής Τιμής αγοράς. Προχωράει ο χρήστης καταγράφοντας ποσοστό Mark up(περιθώριο κέρδους) και ορίζεται η Τιμή Πώλησης με την πράξη Τιμή κτήσης * ποσοστό(mark up) = Τιμή πώλησης. Η διαδικασία ολοκληρώνεται επιλέγοντας Ενημέρωση 16 Τιμών και προκύπτει η αναπροσαρμοσμένη Τιμή Πώλησης.