Περιεχόμενα Οι συγγραφείς... 11 Εισαγωγή στο PowerPoint 2007... 13 Νέες λειτουργίες...13 Καταργημένες λειτουργίες...16 Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν Windows ΧΡ... 17 Διαχείριση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...17 Χρήση του μενού Έναρξη...18 Χρήση των πλαισίων διαλόγου...19 Πιστοποιήσεις της Microsoft για επαγγελματίες... 21 Επιλογή της κατάλληλης πιστοποίησης...22 Πώς θα αποκτήσετε την πιστοποίηση Microsoft Certified Application Specialist...22 Οι εξετάσεις για τις επαγγελματικές πιστοποιήσεις της Microsoft...23 Για περισσότερες πληροφορίες...24 Χαρακτηριστικά και συμβάσεις του βιβλίου... 25 Χρήση του CD του βιβλίου... 27 Τα περιεχόμενα του CD...27 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...30 Εγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...31 Χρήση των αρχείων εξάσκησης...32 Απεγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...33 Βοήθεια... 35 Βοήθεια για το βιβλίο και το συνοδευτικό CD...35 Βοήθεια για το PowerPoint 2007...35 Γρήγορη αναφορά... 41
6 Περιεχόμενα 1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 67 Εργασία στο περιβάλλον του PowerPoint...68 Άνοιγμα, χειρισμός, και κλείσιμο παρουσίασης...77 Ειδικό πλαίσιο: Συμβατότητα με προηγούμενες εκδόσεις...80 Οι διαφορετικές προβολές μιας παρουσίασης...80 Αποθήκευση παρουσίασης...86 Κύρια σημεία...89 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης 91 Γρήγορη δημιουργία παρουσίασης...92 Δημιουργία παρουσίασης με βάση ένα έτοιμο σχέδιο...96 Μετατροπή διάρθρωσης σε παρουσίαση...99 Ειδικό πλαίσιο: Εξαγωγή παρουσίασης ως διάρθρωσης... 101 Επαναχρησιμοποίηση διαφανειών... 101 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση βιβλιοθήκης διαφανειών... 104 Κύρια σημεία... 105 3 Επεξεργασία κειμένου διαφανειών 107 Καταχώριση κειμένου... 108 Επεξεργασία κειμένου... 113 Προσθήκη και χειρισμός πλαισίων κειμένου... 115 Ειδικό πλαίσιο: Αλλαγή προεπιλεγμένης γραμματοσειράς πλαισίων κειμένου... 120 Διόρθωση και αλλαγή μεγέθους κειμένου κατά την πληκτρολόγηση... 121 Ειδικό πλαίσιο: Έξυπνες ετικέτες... 124 Έλεγχος ορθογραφίας και επιλογή των πιο κατάλληλων λέξεων... 125 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και γραμματοσειρών... 129 Αλλαγή μεγέθους, στοίχισης, απόστασης, και εμφάνισης του κειμένου... 132 Κύρια σημεία... 137 4 Προσαρμογή της διάταξης, της σειράς, και της εμφάνισης των διαφανειών 139 Αλλαγή της διάταξης μιας διαφάνειας... 140 Αναδιάταξη των διαφανειών παρουσίασης... 143 Εφαρμογή θέματος... 145 Αλλαγή χρωματικού συνδυασμού... 147 Ειδικό πλαίσιο: Αλλαγή των γραμματοσειρών και των εφέ ενός θέματος... 150
Περιεχόμενα 7 Χρήση χρωμάτων που δεν ανήκουν στο συνδυασμό... 150 Προσθήκη σκίασης και υφής στο φόντο διαφάνειας... 152 Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη εικόνας στο φόντο διαφάνειας... 152 Κύρια σημεία... 155 5 Προσθήκη πινάκων, γραφημάτων, και διαγραμμάτων 157 Προσθήκη και μορφοποίηση πίνακα... 158 Προσθήκη και ενημέρωση φύλλου εργασίας του Excel... 162 Προσθήκη και μορφοποίηση γραφήματος... 166 Ειδικό πλαίσιο: Άλλες επιλογές μορφοποίησης γραφημάτων... 172 Προσθήκη και μορφοποίηση διαγράμματος... 173 Μετατροπή λίστας κουκκίδων σε διάγραμμα... 177 Κύρια σημεία... 179 6 Βελτίωση των διαφανειών με γραφικά 181 Προσθήκη και τροποποίηση έτοιμων εικόνων... 182 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση της Οργάνωσης Clip... 188 Προσθήκη και τροποποίηση εικόνων... 189 Ειδικό πλαίσιο: Μορφές γραφικών... 190 Δημιουργία άλμπουμ φωτογραφιών... 196 Σχεδίαση, τροποποίηση, και σύνδεση σχημάτων... 198 Προσθήκη και τροποποίηση στυλιζαρισμένου κειμένου... 205 Στοίχιση και στοίβαξη γραφικών... 209 Κύρια σημεία... 213 7 Προσθήκη κίνησης, ήχου, και ταινιών 215 Προσθήκη κίνησης σε στοιχεία διαφανειών... 216 Προσθήκη εφέ εναλλαγής... 222 Προσθήκη, αναπαραγωγή, και τροποποίηση ήχων... 224 Ειδικό πλαίσιο: Εγγραφή αφήγησης... 228 Προσθήκη, αναπαραγωγή, και τροποποίηση ταινιών... 228 Κύρια σημεία... 231
8 Περιεχόμενα 8 Αναθεώρηση και κοινή χρήση παρουσίασης 233 Προεπισκόπηση και εκτύπωση παρουσίασης... 234 Περιορισμός πρόσβασης σε παρουσίαση... 239 Προσθήκη σχολίων αναθεώρησης σε παρουσίαση... 242 Χρήση χώρου εργασίας εγγράφου... 245 Ειδικό πλαίσιο: Αποστολή παρουσίασης ως συνημμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 248 Οριστικοποίηση παρουσίασης... 248 Ειδικό πλαίσιο: Επισύναψη ψηφιακής υπογραφής... 250 Ειδικό πλαίσιο: Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών... 251 Κύρια σημεία... 253 9 Δημιουργία δικών σας στοιχείων παρουσίασης 255 Δημιουργία χρωμάτων και γραμματοσειρών θεμάτων... 256 Εμφάνιση και τροποποίηση υποδειγμάτων διαφανειών παρουσίασης... 260 Δημιουργία διάταξης διαφάνειας... 268 Αποθήκευση προσαρμοσμένου προτύπου σχεδίασης... 273 Κύρια σημεία... 275 10 Ηλεκτρονική προβολή παρουσίασης 277 Προσαρμογή παρουσίασης για διαφορετικά ακροατήρια... 278 Δοκιμή παρουσίασης... 281 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία αυτόματα εκτελούμενης παρουσίασης... 285 Ετοιμασία σημειώσεων ομιλητή και ακροατηρίου... 286 Ετοιμασία παρουσίασης για μεταφορά... 291 Προβολή παρουσίασης... 294 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση δύο οθονών... 298 Κύρια σημεία... 299 11 Ετοιμασία παρουσίασης για προβολή στον Ιστό 301 Δημιουργία υπερσυνδέσμου... 302 Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη του ίδιου υπερσυνδέσμου σε όλες τις διαφάνειες... 305 Προσάρτηση ενέργειας σε κείμενο ή αντικείμενο... 306 Αποθήκευση παρουσίασης για τον Ιστό... 311 Κύρια σημεία... 317
Περιεχόμενα 9 12 Προσαρμογή του PowerPoint 319 Αλλαγή προεπιλογών παρουσιάσεων... 320 Εύκολη πρόσβαση στις συνήθεις διαταγές του PowerPoint... 327 Ειδικό πλαίσιο: Εύρεση των πλήκτρων συντόμευσης... 331 Διαθεσιμότητα διαταγών σε συγκεκριμένη παρουσίαση... 331 Κύρια σημεία... 334 Γλωσσάρι... 335 Ευρετήριο... 341
2 Δημιουργία νέας παρουσίασης Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε: Να δημιουργείτε γρήγορα μια παρουσίαση. Να δημιουργείτε μια παρουσίαση με βάση ένα έτοιμο σχέδιο. Να μετατρέπετε μια διάρθρωση σε παρουσίαση. Να χρησιμοποιείτε υπάρχουσες διαφάνειες. Για να δουλεύετε αποδοτικά στο Microsoft Office PowerPoint 2007, πρέπει να γνωρίζετε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε τη δημιουργία μιας παρουσίασης. Το παράθυρο Δημιουργία παρουσίασης παρέχει αρκετές επιλογές για τη δημιουργία μιας νέας παρουσίασης: Αν θέλετε βοήθεια σχετικά με το περιεχόμενο αλλά και την εμφάνιση της παρουσίασης, μπορείτε να "κατεβάσετε" μια πλήρη παρουσίαση από την τοποθεσία Microsoft Office Online και να την προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Αν έχετε δημιουργήσει ήδη μια παρουσίαση της οποίας το περιεχόμενο και η σχεδίαση μπορούν να αποτελέσουν μια καλή αφετηρία για τη νέα, έχετε τη δυνατότητα να τη χρησιμοποιήσετε ως βάση. Αν έχετε έτοιμο περιεχόμενο για την παρουσίαση αλλά θέλετε βοήθεια σχετικά με την εμφάνισή της, μπορείτε να βασιστείτε σε ένα από τα πρότυπα σχεδίασης που περιλαμβάνει το PowerPoint. Αυτά τα πρότυπα περιλαμβάνουν γραφικά, χρώματα, γραμματοσειρές, και στυλ. Επίσης, μπορείτε να βασίσετε τις παρουσιάσεις σας σε προσαρμοσμένα πρότυπα. Αν έχετε δημιουργήσει τη διάρθρωση μιας παρουσίασης στο Microsoft Office Word, μπορείτε να την εισαγάγετε στο PowerPoint και να δημιουργήσετε αμέσως μια προβολή διαφανειών. Αν γνωρίζετε ποιο θα είναι το περιεχόμενο και το σχέδιο και θέλετε να δημιουργήσετε την παρουσίαση από το μηδέν, μπορείτε να ξεκινήσετε με μια κενή παρουσίαση. Αυτό το κεφάλαιο θα σας βοηθήσει να εξοικειωθείτε με αυτές τις μεθόδους ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε ποια είναι η καλύτερη προσέγγιση για κάθε νέα παρουσίαση που δημιουργείτε.
92 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης Σε αυτό το κεφάλαιο, θα δημιουργήσετε αρκετές νέες παρουσιάσεις: μία από αυτές βασίζεται σε ένα παράδειγμα από την τοποθεσία Office Online, μία σε ένα αρχείο εξάσκησης που είναι αποθηκευμένο στο σκληρό σας δίσκο, μία σε ένα πρότυπο σχεδίασης, και μία σε μια διάρθρωση του Word. Επίσης, θα προσθέσετε διαφάνειες σε μια παρουσίαση και θα εισαγάγετε διαφάνειες από μια παρουσίαση σε άλλη. Δείτε επίσης Μήπως χρειάζεστε ένα φρεσκάρισμα για τα θέματα του κεφαλαίου αυτού; Δείτε τη Γρήγορη αναφορά στις σελίδες 41-65. Σημαντικό Για να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει πρώτα να τα ε- γκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD του βιβλίου στην προεπιλεγμένη θέση τους. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα "Χρήση του CD του βιβλίου" στη σελίδα 27. Πρόβλημα Σε αυτό το βιβλίο, οι εικόνες και οι οδηγίες που αναφέρονται στο λειτουργικό σύστημα αντιστοιχούν στη διασύνδεση των Windows Vista με το χρήστη. Αν στον υπολογιστή σας χρησιμοποιείτε Microsoft Windows XP και δυσκολεύεστε να ακολουθήσετε τις οδηγίες, δείτε την ενότητα "Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν Windows ΧΡ", στην αρχή του βιβλίου. Γρήγορη δημιουργία παρουσίασης Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το PowerPoint, στο παράθυρο παρουσίασης εμφανίζεται μια κενή παρουσίαση, στην οποία μπορείτε να καταχωρίσετε κείμενο και να προσθέσετε στοιχεία σχεδιασμού. Αυτή είναι μια καλή αφετηρία αν θέλετε να δημιουργήσετε μια παρουσίαση από το μηδέν. Συμβουλή Αν δουλεύετε ήδη στο PowerPoint, μπορείτε να ανοίξετε μια νέα, κενή παρουσίαση πατώντας στο κουμπί Office, επιλέγοντας τη διαταγή Δημιουργία, και στη συνέχεια, στο παράθυρο Δημιουργία παρουσίασης, διπλοπατώντας στην επιλογή Κενή παρουσίαση. Ωστόσο, η δημιουργία παρουσιάσεων από το μηδέν είναι χρονοβόρα διαδικασία και απαιτεί αρκετές ικανότητες και γνώσεις για το PowerPoint. Ακόμη και οι μέσου ή προχωρημένου επιπέδου χρήστες του PowerPoint μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο βασιζόμενοι στη δουλειά που έχει κάνει ήδη κάποιος άλλος. Στο παράθυρο Δημιουργία παρουσίασης, μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση και να κατεβάσετε παρουσιάσεις που είναι διαθέσιμες στην τοποθεσία Office Online και να προσαρμόσετε αυτά τα πρότυπα στις ανάγκες σας. Επίσης, ως βάση για τη νέα σας παρουσίαση μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παρουσίαση που έχετε ήδη δημιουργήσει και αποθηκεύσει στο σκληρό σας δίσκο. Όταν δημιουργείτε μια νέα παρουσίαση που βασίζεται σε πρότυπο, δεν ανοίγετε το ίδιο το πρότυπο δημιουργείτε ένα νέο αρχείο που έχει όλα τα χαρακτηριστικά του προτύπου. Το νέο αρχείο είναι προσωρινό μέχρι να το αποθηκεύσετε.
Γρήγορη δημιουργία παρουσίασης 93 Σε αυτή την άσκηση, θα δημιουργήσετε δύο νέες παρουσιάσεις: η μια βασίζεται σε ένα παράδειγμα της τοποθεσίας Office Online, και η άλλη σε ένα αρχείο εξάσκησης που είναι αποθηκευμένο στο σκληρό σας δίσκο. Πρόβλημα Βεβαιωθείτε ότι ο υπολογιστής σας είναι συνδεδεμένος με το Διαδίκτυο πριν ξεκινήσετε την άσκηση. Αν δεν είναι, μπορείτε να διαβάσετε τα βήματα που ακολουθούν, αλλά δε θα έχετε πρόσβαση στις παρουσιάσεις που είναι διαθέσιμες στην τοποθεσία Office Online. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ την παρουσίαση 01_Δημιουργία. Αυτό το αρχείο εξάσκησης βρίσκεται στον υποφάκελο Κεφ02 του φακέλου BB_PowerPoint2007. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ανοίξει το PowerPoint πριν ξεκινήσετε την άσκηση. Κουμπί Office 1. Πατήστε στο κουμπί Office και επιλέξτε τη διαταγή Δημιουργία. Ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία παρουσίασης. 2. Στο αριστερό τμήμα του παραθύρου, στην ενότητα Microsoft Office Online, πατήστε στο κουμπί Παρουσιάσεις. Στο κεντρικό τμήμα εμφανίζονται κατηγορίες παρουσιάσεων που είναι διαθέσιμες στην τοποθεσία Office Online. 3. Στο κεντρικό τμήμα, πατήστε στο κουμπί Επαγγελματικά. Το κεντρικό τμήμα εμφανίζει τώρα εικόνες όλων των έτοιμων επαγγελματικών παρουσιάσεων που είναι διαθέσιμες στην τοποθεσία Office Online. Η επιλεγμένη παρουσίαση χαρακτηρίζεται από ένα πορτοκαλί περίγραμμα και στο δεξιό τμήμα εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με αυτή.
94 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης Πρόβλημα Μην ανησυχείτε αν η λίστα των παρουσιάσεων που βλέπετε διαφέρει από τη δική μας. Διαρκώς προστίθενται καινούργιες παρουσιάσεις στην τοποθεσία. Μάλιστα, αξίζει τον κόπο να επισκέπτεστε συχνά την τοποθεσία Office Online για να βλέπετε τι καινούργιο υπάρχει. 4. Κυλήστε τα περιεχόμενα του κεντρικού τμήματος και παρατηρήστε τη μεγάλη ποικιλία των διαθέσιμων παρουσιάσεων. 5. Σχεδόν στη μέση του τμήματος παραθύρου, πατήστε στην εικόνα Παρουσίαση εταιρικής σύσκεψης, και στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου πατήστε στο κουμπί Λήψη. Ένα πλαίσιο μηνύματος σας πληροφορεί ότι μπορείτε να κατεβάσετε πρότυπα από την τοποθεσία Office Online μόνον αν διαθέτετε γνήσια έκδοση του PowerPoint. 6. Πατήστε στο κουμπί Συνέχεια. Συμβουλή Αν δε θέλετε να εμφανίζεται αυτό το πλαίσιο μηνύματος κάθε φορά που κατεβάζετε ένα πρότυπο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να μην εμφανιστεί ξανά το μήνυμα αυτό πριν πατήσετε στο κουμπί Συνέχεια. Αφού επαληθευτεί η γνησιότητα της έκδοσης του PowerPoint που χρησιμοποιείτε, ανοίγει στην οθόνη σας μια παρουσίαση που βασίζεται στο επιλεγμένο πρότυπο, σε Κανονική προβολή. Η καρτέλα Διαφάνειες παρουσιάζει μικρογραφίες των διαφανειών, και η διαφάνεια τίτλου εμφανίζεται στο τμήμα διαφάνειας.
Γρήγορη δημιουργία παρουσίασης 95 Επόμενη διαφάνεια 7. Στη δεξιά πλευρά της οθόνης, κάτω από τη ράβδο κύλισης, πατήστε στο κουμπί Επόμενη διαφάνεια όσες φορές χρειάζεται για να εμφανίσετε όλες τις διαφάνειες της παρουσίασης με τη σειρά. Οι διαφάνειες περιέχουν γενικές οδηγίες για το είδος των πληροφοριών που ίσως πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια παρουσίαση για μια εταιρική σύσκεψη. Μπορείτε να αντικαταστήσετε αυτές τις οδηγίες με δικό σας κείμενο. Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την καταχώριση και την επεξεργασία κειμένου, δείτε τις ενότητες "Καταχώριση κειμένου" και "Επεξεργασία κειμένου" του Κεφαλαίου 3, "Επεξεργασία κειμένου διαφανειών". Αποθήκευση 8. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Το PowerPoint προτείνει ως όνομα αρχείου τον τίτλο της πρώτης διαφάνειας. 9. Μεταφερθείτε στο φάκελο Έγγραφα \Κλειδάριθμος \BB_PowerPoint2007 \Κεφ02, και αποθηκεύστε την παρουσίαση με το όνομα Εταιρική σύσκεψη. Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αποθήκευση παρουσιάσεων, δείτε την ενότητα "Αποθήκευση παρουσίασης" του Κεφαλαίου 1, "Εξερεύνηση του PowerPoint 2007". Η γραμμή τίτλου εμφανίζει τώρα το όνομα Εταιρική σύσκεψη ως όνομα της ανοιχτής παρουσίασης. 10. Εμφανίστε ξανά το παράθυρο Δημιουργία παρουσίασης και, στη συνέχεια, στο αριστερό τμήμα παραθύρου πατήστε στην επιλογή Δημιουργία από υπάρχον της ενότητας Πρότυπα. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία από υπάρχουσα παρουσίαση. 11. Με ορατά τα περιεχόμενα του υποφακέλου Κεφ02, διπλοπατήστε στο αρχείο 01_Δημιουργία.
96 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης Με μια γρήγορη ματιά στη γραμμή τίτλου, βλέπετε ότι, αντί να ανοίξει την παρουσίαση 01_Δημιουργία, το PowerPoint άνοιξε μια νέα παρουσίαση, που βασίζεται στην παρουσίαση 01_Δημιουργία. 12. Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Επειδή αυτή η παρουσίαση είναι ένα νέο αρχείο, το PowerPoint εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως για να της δώσετε ένα όνομα. 13. Αποθηκεύστε το αρχείο στο φάκελο Κεφ02 με το όνομα Σύσκεψη πωλήσεων. Η γραμμή τίτλου εμφανίζει τώρα το όνομα Σύσκεψη πωλήσεων ως όνομα της ανοιχτής παρουσίασης. ΚΛΕΙΣΤΕ τις παρουσιάσεις Σύσκεψη πωλήσεων και Εταιρική σύσκεψη. Δημιουργία παρουσίασης με βάση ένα έτοιμο σχέδιο Όταν θέλετε βοήθεια όχι για το περιεχόμενο μιας παρουσίασης, αλλά για το σχεδιασμό της, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα παρουσίαση που θα βασίζεται σε ένα πρότυπο σχεδίασης. Ένα πρότυπο σχεδίασης είναι μια κενή παρουσίαση, στην οποία έχουν εφαρμοστεί μορφοποιήσεις, συνδυασμοί χρωμάτων και, σε μερικές περιπτώσεις, έχουν προστεθεί γραφικά. Μπορείτε να βασίσετε μια παρουσίαση σε ένα πρότυπο σχεδίασης του Office Online ή να σχεδιάσετε μια δική σας παρουσίαση και να την αποθηκεύσετε ως πρότυπο. Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αποθήκευση δικών σας προτύπων, δείτε την ενότητα "Αποθήκευση προσαρμοσμένου προτύπου σχεδίασης" του Κεφαλαίου 9, "Δημιουργία δικών σας στοιχείων παρουσίασης". Όταν δημιουργείτε μια παρουσίαση που βασίζεται σε πρότυπο σχεδίασης, το PowerPoint εμφανίζει μια διαφάνεια τίτλου και σας επιτρέπει να προσθέσετε τις υπόλοιπες διαφάνειες που χρειάζεστε. Για το σκοπό αυτόν, πατήστε στο κουμπί Δημιουργία διαφάνειας της ομάδας Διαφάνειες στην Κεντρική καρτέλα. Έτσι προσθέτετε μια νέα διαφάνεια με την προεπιλεγμένη διάταξη, αμέσως μετά την τρέχουσα διαφάνεια. Αν θέλετε να προσθέσετε μια διαφάνεια με διαφορετική διάταξη, επιλέξτε τη διάταξη που θέλετε από τη συλλογή Δημιουργία διαφάνειας. Συμβουλή Επίσης, μπορείτε να προσθέτετε νέες διαφάνειες με πλήκτρα συντόμευσης, την ώρα που καταχωρίζετε κείμενο στην καρτέλα Διάρθρωση. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα "Καταχώριση κειμένου" του Κεφαλαίου 3, "Επεξεργασία κειμένου διαφανειών". Σε αυτή την άσκηση θα ξεκινήσετε μια νέα παρουσίαση με βάση ένα πρότυπο σχεδίασης, θα προσθέσετε μια νέα διαφάνεια με την προεπιλεγμένη διάταξη, θα προσθέσετε διαφάνειες με διαφορετικές διατάξεις, και μετά θα διαγράψετε μια διαφάνεια. Δεν υπάρχουν αρχεία εξάσκησης για την ά- σκηση αυτή.
Δημιουργία παρουσίασης με βάση ένα έτοιμο σχέδιο 97 ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ανοίξει το PowerPoint και ότι έχετε κλείσει τυχόν ανοιχτές παρουσιάσεις πριν ξεκινήσετε την άσκηση. Κουμπί Office Πίσω 1. Πατήστε στο κουμπί Office, και επιλέξτε τη διαταγή Δημιουργία. 2. Στο αριστερό τμήμα του παραθύρου Δημιουργία παρουσίασης, στην περιοχή Microsoft Office Online, πατήστε στην επιλογή Διαφάνειες σχεδίασης. Στο κεντρικό τμήμα παραθύρου εμφανίζονται τώρα κατηγορίες έτοιμων σχεδίων. 3. Στο κεντρικό τμήμα παραθύρου, πατήστε σε κάθε κατηγορία με τη σειρά, κυλήστε τα περιεχόμενα του παραθύρου για να δείτε τις μικρογραφίες των διαφόρων συλλογών σχεδίων, και πατήστε στο κουμπί Προηγούμενο στην κορυφή του κεντρικού τμήματος για να επιστρέψετε στη λίστα των κατηγοριών. 4. Στο κεντρικό τμήμα, πατήστε στην κατηγορία Επαγγελματικά. 5. Πατήστε στην επιλογή Πρότυπο σχεδίασης μπλε γραναζιού. Στη συνέχεια, στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου, πατήστε στο κουμπί Λήψη, και αν εμφανιστεί το πλαίσιο μηνύματος Microsoft Office Genuine Advantage, πατήστε στο κουμπί Συνέχεια. Στην οθόνη σας ανοίγει μια νέα παρουσίαση με μία μόνο διαφάνεια τίτλου σε Κανονική προβολή. Η καρτέλα Διαφάνειες παρουσιάζει μια μικρογραφία της διαφάνειας, και στο τμήμα διαφάνειας εμφανίζεται η ίδια η διαφάνεια.
98 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης 6. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Διαφάνειες, πατήστε στο κουμπί Δημιουργία διαφάνειας όχι στο βέλος του. Το PowerPoint προσθέτει στην παρουσίαση τη Διαφάνεια 2, με την προεπιλεγμένη διάταξη Τίτλος και Αντικείμενο. Αυτή η διάταξη περιλαμβάνει έναν τίτλο και είτε κείμενο είτε γραφικά πίνακες, γραφήματα, διαγράμματα, φωτογραφίες, έτοιμες εικόνες, ή αποσπάσματα ταινιών.
Μετατροπή διάρθρωσης σε παρουσίαση 99 7. Στην ομάδα Διαφάνειες, πατήστε στο βέλος του κουμπιού Δημιουργία διαφάνειας και επιλέξτε την καταχώριση Δύο περιεχόμενα από τη λίστα. 8. Στην ομάδα Διαφάνειες, πατήστε στο κουμπί Δημιουργία διαφάνειας. Το PowerPoint προσθέτει άλλη μία διαφάνεια στη διάταξη Δύο περιεχόμενα. Για όλες τις διαφάνειες εκτός από αυτή του τίτλου, όταν πατάτε στο κουμπί Δημιουργία διαφάνειας προσθέτετε μια διαφάνεια με τη διάταξη της τρέχουσας. 9. Εξακολουθήστε να προσθέτετε διαφάνειες, επιλέγοντας διαφορετική διάταξη κάθε φορά για να δείτε τη μορφή κάθε μίας. 10. Στην κορυφή του Γενικού τμήματος, πατήστε στην δεύτερη διαφάνεια της καρτέλας Διαφάνειες. Στη συνέχεια, στην ομάδα Διαφάνειες, πατήστε στο κουμπί Διαγραφή. Το PowerPoint αφαιρεί τη διαφάνεια από την παρουσίαση και αλλάζει την αρίθμηση των επόμενων διαφανειών. ΚΛΕΙΣΤΕ την παρουσίαση χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που κάνατε. Μετατροπή διάρθρωσης σε παρουσίαση Σε μια διαφάνεια του PowerPoint μπορείτε να εισαγάγετε ένα διάγραμμα που έχετε δημιουργήσει με άλλο πρόγραμμα. Το κείμενο μπορεί να είναι έγγραφο του Word (.doc ή.docx) ή αρχείο εμπλουτισμένου κειμένου (Rich Text Format, RTF), με προέκταση.rtf. Το PowerPoint χρησιμοποιεί τα στυλ επικεφαλίδων του εισαγόμενου εγγράφου για να δημιουργήσει τίτλους διαφανειών και στοιχεία με κουκκίδες. Σε αυτή την άσκηση, θα μετατρέψετε μια διάρθρωση του Word σε παρουσίαση.
100 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το έγγραφο 03_Μετατροπή. Αυτό το αρχείο εξάσκησης βρίσκεται στον υποφάκελο Κεφ02 του φακέλου BB_PowerPoint2007. ΑΝΟΙΞΤΕ μια νέα κενή παρουσίαση. 1. Στην ομάδα Διαφάνειες της Κεντρικής καρτέλας, πατήστε στο βέλος του κουμπιού Δημιουργία διαφάνειας και μετά, κάτω από τις μικρογραφίες των διαφανειών, πατήστε στην επιλογή Διαφάνειες από διάρθρωση. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή διάρθρωσης. 2. Μεταφερθείτε στο φάκελο Έγγραφα \Κλειδάριθμος \BB_PowerPoint2007 \Κεφ02, και διπλοπατήστε στο αρχείο 03_Μετατροπή. 3. Μετά τη μετατροπή της διάρθρωσης, στο Γενικό τμήμα παραθύρου πατήστε στην καρτέλα Διάρθρωση για να πάρετε μια ιδέα σχετικά με το περιεχόμενο της παρουσίασης. Το PowerPoint έχει μετατρέψει όλες τις επικεφαλίδες πρώτου επιπέδου σε διαφάνειες τίτλου, τις επικεφαλίδες δευτέρου επιπέδου σε στοιχεία με κουκκίδες, και τις επικεφαλίδες τρίτου επιπέδου σε δευτερεύοντα στοιχεία. 4. Στην καρτέλα Διάρθρωση, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στον κενό τίτλο της πρώτης διαφάνειας, και μετά πατήστε στη διαταγή Διαγραφή διαφάνειας. ΚΛΕΙΣΤΕ την παρουσίαση χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που κάνατε.
Επαναχρησιμοποίηση διαφανειών 101 Συμβουλή Με τη διαταγή Άνοιγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε μια νέα παρουσίαση που βασίζεται σε διάρθρωση του Word. Πατήστε στο κουμπί Office και επιλέξτε τη διαταγή Άνοιγμα. Στο ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, πατήστε στη ρύθμιση Όλες οι παρουσιάσεις του PowerPoint και από τη λίστα με τους τύπους αρχείων επιλέξτε Όλα τα αρχεία. Στη συνέχεια, εντοπίστε το έγγραφο διάρθρωσης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και διπλοπατήστε σε αυτό. Εξαγωγή παρουσίασης ως διάρθρωσης Όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το κείμενο μιας παρουσίασης σε κάποιο άλλο πρόγραμμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε τη διάρθρωση της παρουσίασης ως αρχείο RTF. Πολλά προγράμματα, μεταξύ των οποίων και οι εκδόσεις του Word για Microsoft Windows και Macintosh και οι παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint, μπορούν να εισαγάγουν διαρθρώσεις που έχουν αποθηκευτεί σε μορφή RTF χωρίς να χαθεί η μορφοποίηση. Για να αποθηκεύσετε μια παρουσίαση ως αρχείο RTF, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Πατήστε στο κουμπί Office και επιλέξτε τη διαταγή Αποθήκευση ως. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. 2. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου. 3. Πατήστε στο βέλος της επιλογής Αποθήκευση ως και διαλέξτε την επιλογή Διάρθρωση/RTF. 4. Μεταφερθείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τη διάρθρωση και πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση. Το PowerPoint αποθηκεύει στον επιλεγμένο φάκελο τη διάρθρωση της παρουσίασης σε μορφή RTF, με το όνομα που δώσατε. Επαναχρησιμοποίηση διαφανειών Αν οι παρουσιάσεις σας περιλαμβάνουν συχνά μία ή περισσότερες διαφάνειες με τις ίδιες βασικές πληροφορίες, δε χρειάζεται να τις δημιουργείτε ξανά για κάθε παρουσίαση. Για παράδειγμα, αν δημιουργήσετε μια διαφάνεια με τον κύκλο ανάπτυξης προϊόντων της εταιρείας σας για την παρουσίαση ενός νέου προϊόντος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραλλαγές της ίδιας διαφάνειας σε όλες τις παρουσιάσεις νέων προϊόντων. Μπορείτε εύκολα να ζητήσετε από το PowerPoint να αντιγράψει μια διαφάνεια και να την εισαγάγει σε συγκεκριμένη θέση μιας άλλης παρουσίασης. Η διαφάνεια θα πάρει τη μορφοποίηση της νέας παρουσίασης. Σε αυτή την άσκηση, θα πάρετε διαφάνειες από μια παρουσίαση που είναι αποθηκευμένη στο σκληρό σας δίσκο και θα τις προσθέσετε στην ενεργό παρουσίαση.
102 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τις παρουσιάσεις 04_Επαναχρησιμοποίηση1 και 04_Επαναχρησιμοποίηση2. Αυτά τα αρχεία εξάσκησης βρίσκονται στον υποφάκελο Κεφ02 του φακέλου BB_PowerPoint2007. ΑΝΟΙΞΤΕ την παρουσίαση 04_Επαναχρησιμοποίηση1. 1. Στην καρτέλα Διαφάνειες του Γενικού τμήματος παραθύρου, πατήστε στην τρίτη διαφάνεια. 2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Διαφάνειες, πατήστε στο βέλος του κουμπιού Δημιουργία διαφάνειας, και από τη λίστα επιλέξτε τη διαταγή Εκ νέου χρήση διαφανειών. Ανοίγει το παράθυρο εργασιών Εκ νέου χρήση διαφανειών. 3. Στο παράθυρο εργασιών Εκ νέου χρήση διαφανειών, πατήστε στο σύνδεσμο Άνοιγμα ενός αρχείου PowerPoint. Το PowerPoint εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση με τα περιεχόμενα του φακέλου Έγγραφα. 4. Μεταφερθείτε στο φάκελο Έγγραφα \Κλειδάριθμος \BB_PowerPoint2007 \Κεφ02 και διπλοπατήστε στην παρουσίαση 04_Επαναχρησιμοποίηση2. Στο παράθυρο εργασιών Εκ νέου χρήση διαφανειών εμφανίζονται μικρογραφίες όλων των διαφανειών της παρουσίασης.
Επαναχρησιμοποίηση διαφανειών 103 5. Κυλήστε τα περιεχόμενα του παραθύρου εργασιών και πατήστε στην έβδομη μικρογραφία, με τον τίτλο Σειρά προϊόντων μπαμπού. Το PowerPoint εισάγει την επιλεγμένη διαφάνεια της παρουσίασης 04_Επαναχρησιμοποίηση2 ως Διαφάνεια 4 της παρουσίασης 04_Επαναχρησιμοποίηση1. Η διαφάνεια παίρνει τη μορφοποίηση της παρουσίασης στην οποία προστέθηκε. Κλείσιμο 6. Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο του παραθύρου εργασιών. ΚΛΕΙΣΤΕ την παρουσίαση 04_Επαναχρησιμοποίηση1 χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που κάνατε και, αν δεν πρόκειται να προχωρήσετε αμέσως στο επόμενο κεφάλαιο, κλείστε το PowerPoint.
104 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης Χρήση βιβλιοθήκης διαφανειών Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί την τοποθεσία Microsoft Office SharePoint Server 2007 και έχει ενεργοποιήσει τις βιβλιοθήκες διαφανειών, εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να αποθηκεύετε διαφάνειες ή και ολόκληρες παρουσιάσεις στη βιβλιοθήκη, ώστε να είναι διαθέσιμες για κάθε παρουσίαση. Έτσι, μπορείτε να τις ξαναχρησιμοποιείτε αντί να τις δημιουργείτε από το μηδέν. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάποιος που έχει ταλέντο στα γραφικά δημιούργησε μια διαφάνεια με ένα περίπλοκο γράφημα που δείχνει το ποσοστό των εσόδων από την πώληση εμπορευμάτων διαφόρων κατηγοριών. Μπορεί να αποθηκεύσει τη διαφάνεια σε μια βιβλιοθήκη διαφανειών ώστε να μπορούν να τη χρησιμοποιούν και άλλοι συνάδελφοί του στις παρουσιάσεις, χωρίς να σπαταλούν χρόνο για να δημιουργήσουν ένα παρόμοιο γράφημα. Οι μεγάλοι οργανισμοί μπορούν να αναθέσουν σε συγκεκριμένα άτομα την ευθύνη της δημιουργίας διαφανειών αυτού του είδους, για να εξασφαλίσουν ότι όλες οι διαφάνειες παρουσιάζουν τις ίδιες πληροφορίες με τον ίδιο επαγγελματικό τρόπο. Για να αποθηκεύσετε διαφάνειες σε μια βιβλιοθήκη διαφανειών: 1. Πατήστε στο κουμπί Office, δείξτε στη διαταγή Δημοσίευση, και επιλέξτε Δημοσίευση διαφανειών. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Δημοσίευση διαφανειών. 2. Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου της διαφάνειας που θέλετε να α- ποθηκεύσετε στη βιβλιοθήκη. Μπορείτε επίσης να πατήσετε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη διαφάνεια που θέλετε να δημοσιεύσετε και μετά να επιλέξετε τη διαταγή Δημοσίευση διαφανειών για να ανοίξετε το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου με επιλεγμένη τη συγκεκριμένη διαφάνεια. 3. Αν η διεύθυνση URL της βιβλιοθήκης διαφανειών SharePoint δεν εμφανίζεται στο πλαίσιο Δημοσίευση σε, πατήστε στο πλαίσιο και καταχωρίστε την. 4. Πατήστε στο κουμπί Δημοσίευση για να αποθηκεύσετε τη διαφάνεια στη βιβλιοθήκη διαφανειών. Για να εισαγάγετε μια διαφάνεια από μια βιβλιοθήκη διαφανειών: 1. Πατήστε στη διαφάνεια μετά την οποία θέλετε να εμφανιστεί η νέα. 2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Διαφάνειες, πατήστε στο βέλος του κουμπιού Δημιουργία διαφάνειας και από τη λίστα επιλέξτε τη διαταγή Εκ νέου χρήση διαφανειών. 3. Στο παράθυρο εργασιών Εκ νέου χρήση διαφανειών, στο πλαίσιο Εισαγωγή διαφάνειας από, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της βιβλιοθήκης διαφανειών SharePoint, και μετά πατήστε στο βέλος Μετάβαση. 4. Διπλοπατήστε στη μικρογραφία της διαφάνειας που θέλετε να προσθέσετε στην ενεργό παρουσίαση.
Κύρια σημεία 105 Κύρια σημεία Ο τρόπος με τον οποίο δημιουργείτε μια νέα παρουσίαση εξαρτάται από το αν θέλετε βοήθεια για το περιεχόμενο ή τη σχεδίαση. Η τοποθεσία Ιστού Office Online διαθέτει πολλά πρότυπα παρουσιάσεων τα οποία μπορείτε να προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Αν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο σχέδιο για μια παρουσίαση, όπως κάποιο με τα χρώματα και το εμπορικό σήμα της εταιρείας σας, πολύ συχνά είναι απλούστερο να ξεκινήσετε με τη σχεδίαση και μετά να προσθέσετε το δικό σας περιεχόμενο. Η χρήση μιας υπάρχουσας παρουσίασης για τις ανάγκες ενός διαφορετικού ακροατηρίου είναι μια χρήσιμη τεχνική με την οποία κερδίζετε χρόνο. Η χρήση υλικού που έχει δημιουργηθεί σε άλλα προγράμματα, όπως το Word, εκμεταλλεύεται τη συμβατότητα μεταξύ των προγραμμάτων του συστήματος 2007 Office. Η χρήση έτοιμων διαφανειών είναι άλλος ένας τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο και να εξασφαλίσετε συνέπεια.