ÅÓÏÄÁ-ÅÎÏÄÁ ÅÊÐÁÉÄÅÕÔÉÊÇ ÕËÇ LEVEL II
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II Εκπαιδευτική Ύλη Εφαρμογής Academia Financials Έσοδα-Έξοδα Level II 1. Οριζόμενα Πεδία 1 2. Παράμετροι Αναζήτησης 2 3. Εκτυπώσεις της εφαρμογής 3 3.1. Φόρμα Αναζήτησης 3 3.2. Αναζήτηση 3 3.3. Wind Characters 4 4. Δημιουργία νέων Εκτυπώσεων 5 4.1. Δημιουργία Φόρμας Αναζήτησης 5 4.2. Διαμόρφωση Αποτελεσμάτων Εκτύπωσης 5 4.2.1. Προεπισκόπηση εκτύπωσης 6 4.2.2. Εκτύπωση 6 4.2.3. Ανάκτηση δεδομένων 6 4.2.4. Φιλτράρισμα 6 4.2.5. Ταξινόμηση 6 4.2.6. Κόκκινο χέρι 7 4.2.7. Τα βέλη 7 4.2.8. Σμίκρυνση & Μεγέθυνση 7 4.2.9. Μορφοποίηση 7 4.2.10. Αποκοπή, Αντιγραφή, Επικόλληση 8 4.2.11. Εύρεση 9 4.2.12. Εμφάνιση γραφήματος 9 4.2.13. Ιδιότητες γραφήματος 9 5. Φόροι Επιβαρύνσεις 12 6. Πάγια 13 6.1. Διαχείριση Παγίων 13 6.2. Υπολογισμός Αποσβέσεων 16 6.3. Υπολογισμός Αξίας Αποθεματικού 17 6.4. Υπολογισμός Αξίας Επιδότησης 18 6.5. Διάσπαση παγίων 19 copyright DATA COMMUNICATION
7. Αξιόγραφα 21 7.1. Διαχείριση Αξιογράφων 21 7.2. Κινήσεις Αξιογράφων 23 8. Προϋπολογισμοί 25 8.1. Προϋπολογισμοί Λογαριασμών 25 8.2. Προϋπολογισμοί Πελατών / Προμηθευτών 25 8.3. Μεταφορά Προϋπολογισμών 26 9. Office Management Διαχείριση Εγγράφων 27 10. Office Management Ημερολόγιο 28 10.1. Ημερολόγιο 28 10.2. Σχεδιασμός Ημερολογίου 28 11. Office Management Κοστολόγηση Πελατών 29 11.1. Διαχείριση Υπαλλήλων 29 11.2. Επιμερισμός Δαπανών 29 11.3. Διαχείριση Εξωτερικών Εργασιών 30 11.4. Διαχείριση Εκτάκτων Δαπανών 30 11.5. Αναλυτική Κοστολόγηση Εργασιών (εκτύπωση) 31 11.6. Συγκεντρωτική Κοστολόγηση Εργασιών (εκτύπωση) 31 12. Μεταφορά Εγγραφών Υποκαταστημάτων 32 13. Μάσκες Πεδίων 33 13.1. Μάσκες Κωδικών 33 13.2. Μάσκες Ημερομηνιών 33 14. Φόρμες Εκτύπωσης 34 14.1. Φόρμες Παραστατικών 34 14.2. Φόρμες Εντύπων 35 15. Ασφάλεια εφαρμογής 36 15.1. Διαχείριση Ομάδων & Χρηστών 36 15.2. Διαχείριση μενού Ομάδων 37 15.3. Διαχείριση Πεδίων Ομάδων 37 15.4. Αλλαγή Κωδικών Πρόσβασης 38
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 1. Οριζόμενα Πεδία Σε κάθε ένα από τα βασικά αρχεία της εφαρμογής (Πελάτες, Προμηθευτές, Πάγια κλπ) υπάρχει μια υπό-οθόνη με τον τίτλο Οριζόμενα Πεδία. Είναι πεδία κειμένων, ημερομηνιών, αριθμών και μεταβλητών παραμετρικά οριζόμενα από τον χρήστη. Στην επιλογή Παράμετροι \ Κύριες Εργασίες \ Διαχείριση Εταιρίας, υπάρχουν εργασίες για τα οριζόμενα πεδία. Στην πρώτη στήλη, υπάρχει η Σταθερή Περιγραφή την οποία ο χρήστης δεν μπορεί να επηρεάσει. Στη δεύτερη στήλη υπάρχει η Περιγραφή Πεδίου, όπου ο χρήστης εισάγει την περιγραφή με την οποία θα εμφανίζεται το συγκεκριμένο πεδίο και στην οθόνη καταχώρησης και στις εκτυπώσεις. Στην τρίτη στήλη πρέπει να μπει ένδειξη Ενεργό / Μη Ενεργό (δηλαδή αν θα εμφανίζεται το πεδίο ή όχι). Σκοπός της ύπαρξης των Οριζομένων Πεδίων είναι να μπορεί ο χρήστης να παρακολουθεί και να ενημερώνεται για κάποια ιδιαίτερα στοιχεία, που μπορεί να τον ενδιαφέρουν. Πχ μπορεί να θέλει να γνωρίζει τις ημερομηνίες γέννησης των πελατών του, ώστε να τους στέλνει ευχετήριες κάρτες. copyright DATA COMMUNICATION 1
2. Παράμετροι Αναζήτησης Παρέχεται η δυνατότητα στο χρήστη να αλλάξει τα στοιχεία που βλέπει στον πίνακα αναζήτησης. Από τον πίνακα της αναζήτησης, πατώντας + ή επιλέγοντας την εργασία από το μενού, εμφανίζεται η οθόνη ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ \ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ. Το «Πεδίο Αναζήτησης 1» και το «Πεδίο Αναζήτησης 2» προσδιορίζουν με πιο πεδίο θα γίνεται συνήθως η αναζήτηση. Αρχικά λοιπόν το πρόγραμμα θα αναζητήσει με το «Πεδίο Αναζήτησης 1» ενώ, αν στο τέλος αυτού που αναζητάτε πληκτρολογήστε και το σύμβολο /, τότε η αναζήτηση θα γίνει με το «Πεδίο Αναζήτησης 2». Η πρώτη στήλη δείχνει την σειρά με την οποία θα εμφανίζονται τα πεδία (99 σημαίνει ότι δεν εμφανίζεται). Η δεύτερη στήλη είναι το όνομα του πεδίου. Στην τρίτη στήλη υπάρχει η ένδειξη, για το αν θέλουμε το πεδίο να εμφανίζεται στον πίνακα. Στην τέταρτη στήλη ορίζεται πόσους χαρακτήρες θα καταλαμβάνει το κάθε πεδίο στον πίνακα Τα βελάκια που βρίσκονται κάτω από τον πίνακα έχουν την ιδιότητα να αλλάζουν την σειρά κάποιου πεδίου που έχουμε επιλέξει στον πίνακα, τοποθετώντας το πρώτο ή τελευταίο, ή ανεβάζοντάς το μία θέση πιο πάνω ή πιο κάτω. Με το καταχωρούμε τις νέες παραμέτρους. 2
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 3. Εκτυπώσεις της εφαρμογής 3.1. Φόρμα Αναζήτησης Η διαδικασία της εκτύπωσης είναι κοινή σε όλη την εφαρμογή και έχει την φιλοσοφία της προβολής στην οθόνη και στη συνέχεια της εκτύπωσης στον εκτυπωτή. Βέβαια οποιαδήποτε εκτύπωση μπορεί να αποθηκευθεί ή στο clipboard ή σαν αρχείο Excel, Text, Lotus και HTML. Επιλέγοντας μια εκτύπωση εμφανίζεται η οθόνη Κριτηρίων Αναζήτησης. Αρχικά ο χρήστης επιλέγει τη Φόρμα Αναζήτησης που επιθυμεί οπότε ανάλογα διαμορφώνονται και τα Κριτήρια Αναζήτησης. Επιπλέον ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τα Πεδία Ταξινόμησης της εκτύπωσης. Τέλος, από τη υπό-οθόνη «Επιλογή Εταιριών», μπορεί να δηλώσει για ποιες εταιρίες θέλει την συγκεκριμένη εκτύπωση. Αφού ορίσετε τα παραπάνω πατήστε και στην οθόνη σας θα εμφανιστούν τα αποτελέσματα της εκτύπωσης. Σε κάθε εκτύπωση υπάρχει μια φόρμα αναζήτησης προκαθορισμένη από τη Data Communication. Θα δούμε στη συνέχεια πως μπορείτε να δημιουργήσετε δικές σας φόρμες αναζήτησης. 3.2. Αναζήτηση Η αναζήτηση στα εκτυπωτικά προγράμματα είναι περίπου ίδια με τα προγράμματα καταχώρησης και ενεργοποιείται με τον ίδιο τρόπο ( ). Η αναζήτηση μπορεί να γίνει από διάφορα πεδία που έχουν ορισθεί, και μπορείτε να τα δείτε πατώντας κλικ στο κουμπί δεξιά του πεδίου «Αναζήτηση Με». Από τον πίνακα αυτόν επιλέξτε το πεδίο με το οποίο θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Πατώντας το πρόγραμμα φέρνει τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες αναζήτησης. Εάν τοποθετηθείτε στην εγγραφή που θέλετε και πατήσετε μεταφέρεται το στοιχείο στην οθόνη εκτύπωσης στο πεδίο από το οποίο ενεργοποιήθηκε η αναζήτηση. Πχ Είστε στην ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΩΝ στο πεδίο «Κωδικός» Από» και πληκτρολογείστε. Επιστρέφοντας στην οθόνη εκτύπωσης, το πρόγραμμα στο πεδίο «Κωδικός» έχει τοποθετήσει τον κωδικό επαγγέλματος της γραμμής που βρισκόσαστε στον πίνακα αναζήτησης. copyright DATA COMMUNICATION 3
3.3. Wind Characters Μπορείτε χρησιμοποιώντας κάποια σύμβολα στα όρια αναζήτησης, να φιλτράρετε τα αποτελέσματα των εκτυπώσεων. Αναλυτικότερα: 1). % Εάν θέλετε όλους τους Πελάτες, που ο κωδικός τους αρχίζει από 30.00.00 τότε στο πεδίο «Κωδικός από», γράψτε 30.00.00%. 2). _ Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς, που έχουν πρώτο βαθμό τον 70 και τρίτο και τέταρτο τον 00.0001 τότε στο πεδίο κωδικός από γράψτε 70..00.0001 3). > Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς που είναι μεγαλύτεροι από τον 70.00.00.0001 τότε στο πεδίο «Κωδικός από», γράψτε 70.00.00.0001> 4). < Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς που είναι μικρότεροι από τον 70.00.00.0001 τότε στο πεδίο «Κωδικός από», γράψτε 70.00.00.0001< 4
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 4. Δημιουργία νέων Εκτυπώσεων 4.1. Δημιουργία Φόρμας Αναζήτησης Έχοντας επιλέξει την εκτύπωση που επιθυμείτε, για να κατασκευάσετε μία νέα φόρμα, πληκτρολογείστε + ή επιλέξτε από το toolbar το συγκεκριμένο εικονίδιο με το mouse, εφόσον βρίσκεστε στην επιλογή της εκτύπωσης που επιθυμείτε. Εμφανίζεται η οθόνη ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ (η οθόνη αυτή έχει διαφορετική μορφή από αυτή που βγαίνει αν δώσετε + από οθόνη αναζήτησης). Το πρώτο πεδίο της οθόνης είναι οι «Φόρμες», όπου γράψτε το όνομα με το οποίο θα καλείται η φόρμα. Εάν θέλετε αυτή να είναι η φόρμα, που θα εμφανίζεται στην «Φόρμα Αναζήτησης», όταν μπαίνετε στην εκτύπωση της κατάστασης, κάντε κλικ στην ένδειξη «Προεπιλογή». Στο παράθυρο ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΕΜΦΑΝΙΣΗΣ, στην αριστερή στήλη (γκρι) ορίστε ποια πεδία επιθυμείτε να υπάρχουν στην οθόνη κριτηρίων αναζήτησης. Αν κάνετε κλικ (στο κουτάκι «Από / Έως»), σε ένα πεδίο, εμφανίζεται «Χ» μπροστά από το πεδίο ως ένδειξη επιλογής του. Για να εμφανίζεται το πεδίο αυτό και στις επικεφαλίδες της εκτύπωσης, τότε κάντε κλικ στο κουτάκι «Επικεφαλίδες». Στην δεξιά στήλη ορίζονται από το χρήστη οι ενδεικτικές τιμές που επιθυμεί να εμφανίζονται στην επιλογή της εκτυπωτικής κατάστασης. Πχ Αν συνηθίζετε να εκτυπώνετε τακτικά τους πελάτες, που έχουν Τ.Κ. 100, επιλέξτε το Τ.Κ. στην αριστερή στήλη και στην δεξιά στο πεδίο «Τ.Κ.» γράψτε 100. Κάθε φορά που θα ζητάτε να τυπώσετε αυτή την φόρμα, το πεδίο «Τ.Κ.» θα δείχνει 100 (αν επιθυμείτε άλλη τιμή μπορείτε να αλλάξετε το στοιχείο γράφοντας από πάνω). Στο κάτω σημείο της οθόνης, υπάρχει το «Πεδία Ταξινόμησης» όπου μπορείτε να ορίσετε τα πεδία βάσει των οποίων επιθυμείτε να είναι αρχικά ταξινομημένη η φόρμα. Με αυτόν τον τρόπο έχετε δημιουργήσει μία νέα φόρμα. Τώρα πρέπει να αποθηκεύσετε την μορφή της φόρμας πατώντας ώστε κάθε φορά που θα ζητάτε εκτύπωση της κατάστασης, να μπορείτε να την επιλέξετε (θα εμφανίζεται στο παράθυρο της ΦΟΡΜΑΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ). 4.2. Διαμόρφωση Αποτελεσμάτων Εκτύπωσης Έχοντας ορίσει στην οθόνη Κριτηρίων Αναζήτησης τις πληροφορίες που θέλετε να εκτυπώσετε, πατήστε και θα δείτε στην οθόνη σας το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Κάνοντας διπλό κλικ σε μία αναλυτική γραμμή του αποτελέσματος της εκτύπωσης, αυτόματα μεταφέρεστε στην οθόνη διαχείρισης της συγκεκριμένης εγγραφής. Εκεί μπορείτε να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε την εγγραφή. copyright DATA COMMUNICATION 5
Παρατηρείστε ότι υπάρχει δεύτερο Τoolbar το οποίο παρέχει πρόσθετες λειτουργίες με τις οποίες μπορείτε να επηρεάσετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Οι νέες αυτές λειτουργίες είναι: 4.2.1. Προεπισκόπηση εκτύπωσης Κάνοντας κλικ στην επιλογή αυτή βλέπετε στην οθόνη, τον τρόπο εκτύπωσης στον εκτυπωτή, δηλαδή πως θα εμφανιστεί και πως θα σελιδοποιηθεί η εκτύπωση από τον εκτυπωτή (ισχύει μόνο για εκτυπώσεις σε Inkjet και Laser εκτυπωτές). 4.2.2. Εκτύπωση Κάνοντας κλικ στην επιλογή αυτή ή πατώντας το, ξεκινάει η εκτύπωση στον εκτυπωτή, αφού πρώτα έχετε επιλέξει, από τους διαθέσιμους εκτυπωτές, σε ποιον θέλετε να κατευθύνετε την εκτύπωση. 4.2.3. Ανάκτηση δεδομένων Έχετε τη δυνατότητα να ανακτήσετε τα δεδομένα που έχετε αποκλείσει από την εκτύπωση (πχ από φιλτράρισμα ή κάνοντας διαγραφές αναλυτικών γραμμών). Με την ανάκτηση ουσιαστικά επιλέγετε ξανά τα δεδομένα όπως τα είχατε επιλέξει την πρώτη φορά. 4.2.4. Φιλτράρισμα Στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχει ένας πίνακας με τα πεδία βάσει των οποίων μπορείτε να φιλτράρετε. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε και αυτό θα εμφανιστεί σε μπλε φόντο. Ταυτόχρονα μεταφέρεται στο επάνω παράθυρο, το οποίο θα δεχτεί και την συνθήκη φιλτραρίσματος. Πχ βρίσκεστε στην ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΩΝ και έχετε εκδώσει την κατάσταση αυτή με όλα τα επαγγέλματα. Αν θελήσετε να δείτε τα επαγγέλματα που ο κωδικός τους είναι μικρότερος από τον κωδικό πχ 0010, τότε κάντε κλικ στο πεδίο «Κωδικός», κλικ στο «<» και γράψτε 100101. Πατώντας κλικ στο ΟΚ, η εμφάνιση των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης αλλάζει. Ο χρήστης θα πρέπει να προσέξει ένα βασικό κανόνα όταν διαμορφώνει τις συνθήκες που επιθυμεί. Επειδή το πεδίο που ελέγχει στην συνθήκη είναι αλφαριθμητικό οι τιμές που γράφονται θα πρέπει να βρίσκονται μέσα σε (quotes). 4.2.5. Ταξινόμηση Επιλέγοντας το εικονίδιο εμφανίζεται η οθόνη ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ ΠΕΔΙΩΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗΣ. Η οθόνη αυτή έχει δύο στήλες. Στην αριστερή υπάρχουν όλα τα πεδία με τα οποία μπορείτε να ταξινομήσετε. 6
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II Κάνοντας κλικ σε ένα από τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση, μεταφέρεται στην δεξιά στήλη με ένα βέλος που δείχνει προς τα επάνω. Το βέλος αυτό δείχνει ότι η ταξινόμηση θα γίνει με αύξουσα σειρά. Αν επιθυμείτε να γίνει με φθίνουσα σειρά, κάντε κλικ με το δεξί κουμπί του mouse οπότε το βέλος θα δείξει προς τα κάτω. Η ταξινόμηση θα γίνει με όσα πεδία έχουν μεταφερθεί στην δεξιά στήλη, και με την σειρά που έχουν μεταφερθεί. Μπορείτε να ταξινομήσετε (κατά αύξουσα ή φθίνουσα μορφή), το αποτέλεσμα μίας εκτύπωσης πατώντας κλικ στην επικεφαλίδα μίας από τις στήλες. 4.2.6. Κόκκινο χέρι Όταν η εκτύπωση έχει πάρα πολλά δεδομένα στο αποτέλεσμά της, αν θέλετε να σταματήσετε τη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων κάντε κλικ στο button με το κόκκινο χέρι. Εμφανίζεται μήνυμα για το αν θέλετε να σταματήσετε ή να συνεχίσετε. 4.2.7. Τα βέλη Το βέλος αριστερά με γραμμή, οδηγεί το χρήστη στην αρχή της κατάστασης. Το βέλος δεξιά με γραμμή, οδηγεί στο τέλος της κατάστασης. Το βέλος αριστερά, οδηγεί μία σελίδα πάνω από την γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης. Το βέλος δεξιά, οδηγεί μία σελίδα κάτω από την γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης. 4.2.8. Σμίκρυνση & Μεγέθυνση Κάθε φορά που κάνετε κλικ στην σμίκρυνση, μπορείτε να δείτε την κατάσταση σε πιο μικρή μορφή. Στη μεγέθυνση εμφανίζεται η κατάσταση σε μεγαλύτερη μορφή. 4.2.9. Μορφοποίηση Επιλέγοντας μορφοποίηση έχετε τη δυνατότητα να μορφοποιήσετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Η οθόνη της Μορφοποίησης αποτελείται από 3 υπό-οθόνες ( TAB ):Βασικά (Main), Τμήματα (Bands), Ταξινόμηση (Order Column). Στην οθόνη Βασικά εμφανίζεται ένας πίνακας με όλα τα πεδία της εκτύπωσης: Η πρώτη στήλη ορίζει το όνομα του πεδίου Η δεύτερη στήλη ορίζει τον τύπο του πεδίου δηλαδή, τίτλος ή τιμή. copyright DATA COMMUNICATION 7
Η τρίτη στήλη ορίζει αν θα εμφανιστεί ή όχι το πεδίο στην οθόνη. Αν δεν είναι ενεργοποιημένο εμφανίζεται με κόκκινα γράμματα. Η τέταρτη στήλη Χ ορίζει την οριζόντια θέση εμφάνισης του πεδίου στην οθόνη. Η πέμπτη στήλη Υ ορίζει τη κάθετη θέση εμφάνισης του πεδίου στην οθόνη Η έκτη στήλη ορίζει το πλάτος του πεδίου Η έβδομη στήλη ορίζει το ύψος του πεδίου Ακολουθούν η όγδοη και η ένατη στήλη όπου αντίστοιχα ορίζονται πόσοι χαρακτήρες θα τυπωθούν σε DOT MATRIX εκτυπωτή για κάθε πεδίο και από ποια θέση θα ξεκινήσει να εκτυπώνεται κάθε πεδίο Στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχουν οι εξής επιλογές: Μικρά, Ανενεργά. Επιλέγοντας την ένδειξη Σύντομη Φόρμα εμφανίζονται και άλλες στήλες στον πίνακα όπως τα περιθώρια, η στοίχιση, το χρώμα, η γραμματοσειρά και το κείμενο. Με αυτά τα πεδία ο χρήστης μπορεί να διαμορφώσει ανάλογα τις εκτυπώσεις του. Επιλέγοντας Μικρά ο χρήστης ορίζει ότι η εκτύπωση θα βγαίνει με μικρά γράμματα (condensed) όταν αυτή γίνεται σε DOT MATRIX εκτυπωτή. Επιλέγοντας την ένδειξη Ανενεργά τότε στον πίνακα θα εμφανίζονται μόνο τα ενεργά ή όλα τα πεδία. Στην υπό-οθόνη Τμήματα ο χρήστης μπορεί να ορίσει το ύψος που θα καταλαμβάνει στην εκτύπωση η επικεφαλίδα, η αναλυτική γραμμή και το υποσέλιδο. Στην οθόνη Ταξινόμηση ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ορίσει εύκολα τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται τα πεδία στην εκτύπωση. Μετά από τις όποιες αλλαγές πραγματοποιήσετε στην ταξινόμηση πιέστε το πλήκτρο Αποδοχή ώστε να αλλάξει η εκτύπωση ανάλογα. Τέλος αποθηκεύστε την εκτύπωση πατώντας το πλήκτρο. 4.2.10. Αποκοπή, Αντιγραφή, Επικόλληση Μπορείτε να διαγράψετε μία αναλυτική γραμμή, κάνοντας κλικ στην Αποκοπή εφ όσον βρίσκεστε σε αυτήν. Μπορείτε να αντιγράψετε μία αναλυτική γραμμή, κάνοντας κλικ στην Αντιγραφή εφ όσον βρίσκεστε σε αυτήν. Αν θέλετε να τοποθετήσετε τη γραμμή αυτή κάπου αλλού, πηγαίνετε με το βελάκι πάνω / κάτω στην επόμενη γραμμή από εκεί που θέλετε να μπει, και κάντε κλικ στην Επικόλληση Πριν την Γραμμή. Αν τοποθετηθείτε στην προηγούμενη γραμμή από εκεί που θέλετε να μπει η γραμμή, κάντε κλικ στην Επικόλληση Μετά την Γραμμή. 8
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 4.2.11. Εύρεση Επιλέγοντας Εύρεση, εμφανίζεται μία οθόνη που ζητάει να γράψετε το κείμενο ή τη λέξη που επιθυμείτε να εντοπίσετε. Αν θέλετε να υπάρξει ταίριασμα πεζών και κεφαλαίων χαρακτήρων, κάντε κλικ στο πεδίο αυτό, οπότε, το πρόγραμμα, θα σταματήσει σε οποιαδήποτε μορφή εντοπίσει το κείμενο / λέξη. 4.2.12. Εμφάνιση γραφήματος Εφ όσον έχετε δημιουργήσει γράφημα για την συγκεκριμένη εκτύπωση, κάνοντας κλικ στο συγκεκριμένο εικονίδιο θα εμφανισθεί το γράφημα. Με νέο κλικ το εικονίδιο θα φύγει από την οθόνη. 4.2.13. Ιδιότητες γραφήματος Έχοντας ενεργοποιήσει την λειτουργία Εμφάνιση Γραφήματος, ενεργοποιείται η λειτουργία Ιδιότητες Γραφήματος. Με αυτήν μπορείτε να μορφοποιήσετε σε γράφημα, αποτελέσματα που έχει εμφανίσει η συγκεκριμένη εκτύπωση. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Ιδιότητες Γραφήματος, εμφανίζεται ένα παράθυρο με 6 TABS. Αναλυτικότερα: Πεδία Επιλογή Πεδίου \ Κατηγορία Επιλογή Πεδίου \ Τιμές Επιλογή Πεδίου \ Σειρές Ταξινόμηση \ Σειρές Ταξινόμηση \ Κατηγορία Βάθος Αποθήκευση : Δηλώστε το πεδίο του οποίου τις τιμές θα εμφανίζει ο άξονας των (Ψ). : Δηλώστε το πεδίο του οποίου τις τιμές θα εμφανίζει ο άξονας των (Χ). : Δηλώστε την κατηγοριοποίηση του πεδίου «Κατηγορία». : Ορίστε τον τρόπο ταξινόμησης των σειρών. : Ορίστε τον τρόπο ταξινόμησης του άξονα των (Χ). : Σε περιπτώσεις τρισδιάστατων γραφημάτων (3D) ορίστε το βάθος του γραφήματος : Μπορείτε να αποθηκεύσετε το γράφημα είτε στο Πρόχειρο, είτε στο Ms Excel, είτε στην Ζωγραφική. Με το μπορείτε σε οποιοδήποτε σημείο να δείτε τις αλλαγές που έχετε κάνει στο γράφημα. copyright DATA COMMUNICATION 9
Γράφημα Τίτλος : Δηλώστε τον τίτλο του γραφήματος Τύπος : Ορίστε τον τύπο του γραφήματος (Πίτα, Στήλες, 3D Στηλών, κλπ) Κείμενα : Ορίστε την γραμματοσειρά, το χρώμα, το στυλ του συγκεκριμένου κειμένου. Στο Προσκήνιο : Κάνοντας κλικ το γράφημα θα εμφανιστεί στο προσκήνιο (μπροστά από την εκτύπωση) Στο Φόντο : Κάνοντας κλικ το γράφημα θα εμφανιστεί στο φόντο (πίσω από την εκτύπωση) Χρώματα Αντικείμενο : Επιλέξτε το αντικείμενο στο οποίο θέλετε να ορίσετε το χρώμα. Επιλογή : Κάνοντας κλικ γίνεται η ενεργοποίηση του χρώματος που επιθυμείτε Προκαθορισμένα Χρώματα Κόκκινο, Πράσινο, Μπλε. : Επιλέξτε ένα από τα προκαθορισμένα χρώματα. : Μπορείτε, αν επιθυμείτε, να δημιουργήσετε τα δικά σας χρώματα Χαρακτηριστικά Πλαίσιο : Δηλώστε τον τύπο του πλαισίου του παράθυρου του γραφήματος Υπόμνημα : Έχοντας επιλέξει «Σειρές» στο TAB Πεδία, τότε ενεργοποιείται η επιλογή ορισμού του σημείου που θα εμφανιστεί το υπόμνημα με τις τιμές των σειρών. Μεταβαλλόμενων Διαστάσεων : Κάνοντας κλικ, μπορείτε να μεταβάλλετε τις διαστάσεις του παράθυρου, με το mouse. Μετακινούμενο : Κάνοντας κλικ, μπορείτε να μετακινήσετε το παράθυρο, με το mouse Περιστροφή, Προοπτική, Ανύψωση, Διαστήματα : Τροποποιώντας τις παραμέτρους, τροποποιείται ανάλογα η εμφάνιση του γραφήματος. 10
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II Άξονας Κατηγοριών Ετικέτα : Ορίστε την ετικέτα του άξονα των (Χ). Τιμή Ανά : Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι τιμές στον άξονα των (Χ). Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Αριθμός Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Πλέγμα Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Σημάδι Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Αριθμός Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Πλέγμα Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Σημάδι : Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι τιμές στον άξονα των (Χ). : Ορίστε τον τρόπο εμφάνισης του πλέγματος του άξονα των (Χ). : Ορίστε πώς θα εμφανίζεται το σημαδάκι των διαστημάτων του άξονα των (Χ). : Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι δευτερεύουσες τιμές (αν υπάρχουν), στον άξονα των (Χ). : Ορίστε τον τρόπο εμφάνισης του πλέγματος των δευτερευουσών τιμών (αν υπάρχουν), του άξονα των (Χ). : Ορίστε πώς θα εμφανίζεται το σημαδάκι των διαστημάτων των δευτερευουσών τιμών (αν υπάρχουν),του άξονα των (Χ). Γραμμές \ Κύρια : Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης της γραμμής του άξονα των (Χ). Γραμμές \ Δευτερεύουσα : Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης της δευτερεύουσας (αν υπάρχει), γραμμής του άξονα των (Χ). Γραμμές \ Αρχική : Ισχύει για τα 3D γραφήματα Γραμμές \ Πλαίσιο : Ισχύει για τα 3D γραφήματα Άξονας Τιμών Ισχύουν τα παραπάνω αλλά αφορούν τον άξονα των (Ψ). Άξονας Σειρών Ισχύουν τα παραπάνω αλλά αφορούν τον άξονα των σειρών. copyright DATA COMMUNICATION 11
5. Φόροι Επιβαρύνσεις Στην επιλογή αυτή δημιουργούμε τους φόρους επιβαρύνσεις που υπάρχουν στους λογαριασμούς λογιστικής (όπως ο Δημοτικός φόρος 2%). Συμπληρώνουμε τα πεδία: Κωδικός Ορίζουμε τον κωδικό του φόρου επιβάρυνση. Περιγραφή Δηλώνουμε μια σχετική με το φόρο επιβάρυνση περιγραφή. Ποσό / Ποσοστό Ορίζουμε αν η συγκεκριμένη επιβάρυνση θα υπολογίζεται βάσει ποσού ή βάσει ποσοστού, επιλέγοντας από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Αν επιλέξουμε ότι θα υπολογίζεται βάσει ποσού, δηλώνουμε το ποσό το οποίο θα είναι πάντα σταθερό και επισκιάζεται το πεδίο Ποσοστό. Στην αντίθετη περίπτωση δηλώνουμε το ποσοστό και επισκιάζεται το πεδίο Ποσό. Λογαριασμός Δηλώνουμε το λογαριασμό λογιστικής με τον οποίο συνδέεται ο συγκεκριμένος φόρος επιβάρυνσης και ο οποίος θα εμφανίζεται αυτόματα στην ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΚΙΝΗΣΕΩΝ, μόλις επιλέγουμε έναν λογαριασμό που έχουμε δηλώσει ότι έχει το συγκεκριμένο φόρο - επιβάρυνση. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Εμπεριέχεται στην Αξία Επιλέγοντας Ναι ορίζουμε ότι θα εμπεριέχεται στην αξία (μικτή/ καθαρή) του λογαριασμού, δεν θα επιβαρύνει δηλαδή με επιπλέον ποσό. Επιλέγοντας Όχι ισχύει ακριβώς το αντίθετο. Υπολογισμός στην Ορίζουμε αν θα υπολογίζεται πάνω στη μικτή ή στην καθαρή αξία του λογαριασμού, επιλέγοντας από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. 12
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 6. Πάγια 6.1. Διαχείριση Παγίων Στην επιλογή αυτή καταχωρούμε, διαχειριζόμαστε ή ακόμη και διαγράφουμε τα πάγια της επιχείρησης. Έχουμε τις παρακάτω οθόνες: Βασικά Στοιχεία Συμπληρώνουμε τα πεδία τα οποία είναι: Α/Α Ενημερώνεται αυτόματα και μας δίνει το νούμερο της καταχώρησης. Βάσει αυτού του αριθμού μπορούμε να καλέσουμε μια συγκεκριμένη καταχώρηση στην οθόνη, να την δούμε, να την τροποποιήσουμε ή ακόμη και να την διαγράψουμε. Αυτό γίνεται είτε πληκτρολογώντας το νούμερο της καταχώρησης στο πεδίο είτε αναζητώντας το. Κωδικός Λογαριασμού Δίνουμε τον κωδικό του λογαριασμού λογιστικής που αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο πάγιο. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αυτόματα δίπλα εμφανίζεται, σε επισκιασμένο πεδίο, η περιγραφή του λογαριασμού. Κωδικός Προμηθευτή Δίνουμε τον κωδικό του προμηθευτή από τον οποίο έγινε η αγορά του παγίου. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αυτόματα δίπλα εμφανίζεται, σε επισκιασμένο πεδίο, η επωνυμία του. Περιγραφή Δίνουμε την περιγραφή του παγίου. Παραστατικό Δηλώνουμε το παραστατικό με το οποίο έγινε η αγορά του παγίου. Αν έχουμε ορίσει το είδος παραστατικού να είναι Από Πίνακα, τότε το επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει και δίπλα συμπληρώνουμε και τον αριθμό του ή συμπληρώνεται αυτόματα αν πρόκειται για παραστατικό με αυτόματη αρίθμηση. Ημερομηνία Αγοράς Δίνουμε την ημερομηνία αγοράς του παγίου. Νόμος Δηλώνουμε τη νομοθεσία στην οποία υπόκειται το πάγιο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Ποσότητα Δίνουμε την ποσότητα του παγίου. Μπορούμε να έχουμε περισσότερες από μία ποσότητες σε ένα πάγιο όταν αυτό αποτελείται από πολλά κομμάτια, για παράδειγμα η αγορά καρεκλών γραφείου. copyright DATA COMMUNICATION 13
Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε έναν κωδικό που συσχετίζει το συγκεκριμένο πάγιο με κάποιο άλλο πάγιο. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Είδος Απόσβεσης Δηλώνουμε το είδος απόσβεσης με το οποίο υπολογίζουμε την απόσβεση του παγίου, επιλέγοντας είτε το Σταθερή είτε το Φθίνουσα. Ποσοστό Κανονικής Απόσβεσης Δηλώνουμε το ποσοστό της κανονικής απόσβεσης του παγίου. Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να κάνει συνολική απόσβεση ενός παγίου μέσα στο οικονομικό έτος αγοράς του, έχει τη δυνατότητα να βάλει 100% στο ποσοστό έτσι ώστε να επιτευχθεί η πλήρης απόσβεση του παγίου. Ποσοστό Extra Απόσβεσης Δηλώνουμε το ποσοστό σε περίπτωση πρόσθετης απόσβεσης του παγίου. Ημερομηνία Έναρξης Λειτουργίας Μεταφέρεται αυτόματα η ημερομηνία που έχουμε καταχωρήσει στο πεδίο Ημερομηνία Αγοράς. Ο χρήστης μπορεί να επέμβει και να καταχωρήσει διαφορετική ημερομηνία αφού η έναρξη λειτουργίας του παγίου μπορεί να γίνει αργότερα από την αγορά του. Αξία Αγοράς Δηλώνουμε το ποσό με το οποίο αγοράστηκε το συγκεκριμένο πάγιο σε Ευρώ. Διάφορα Στοιχεία Δίνουμε κάποια άλλα πληροφοριακά στοιχεία που αφορούν τα πάγια στα εξής πεδία: Λογαριασμός Απόσβεσης Δίνουμε το λογαριασμό του λογιστικού σχεδίου που ενημερώνεται όταν γίνεται αυτόματος υπολογισμός απόσβεσης του συγκεκριμένου παγίου στο τέλος του οικονομικού έτους. Δίνοντας τον κωδικό εμφανίζεται αυτόματα και η περιγραφή του λογαριασμού. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Τοποθεσία Δηλώνουμε τον τόπο στον οποίο έχει γίνει η εγκατάσταση του παγίου (πχ έδρα ). Αξία Αποθεματικού Δηλώνουμε την πιθανή αποθεματική αξία του παγίου σε Ευρώ. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: είτε να το γράψουμε στο συγκεκριμένο πεδίο είτε μέσω του προγράμματος Υπολογισμός Αποθεματικού, όπου και ενημερώνεται μαζικά για μια ομάδα παγίων αυτόματα. Ποσό Επιδότησης Δηλώνουμε όλο το ποσό πιθανής επιδότησης του παγίου σε Ευρώ. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: είτε να το γράψουμε στο συγκεκριμένο πεδίο είτε μέσω του προγράμματος Υπολογισμός Επιδοτήσεων, όπου και ενημερώνεται μαζικά για 14
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II μια ομάδα παγίων αυτόματα. Κέντρο Κόστους Δηλώνουμε το κέντρο κόστους του συγκεκριμένου παγίου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Διακοπή Λειτουργίας Δηλώνουμε το χρονικό διάστημα πιθανής διακοπής λειτουργίας του παγίου. Έχουμε τη δυνατότητα για την καταχώρηση δύο πιθανών διακοπών λειτουργίας του παγίου μέσα στην χρήση. Ημερομηνία Τερματισμού Ζωής Δηλώνουμε την ημερομηνία που τερματίζεται η ζωή του παγίου. Αιτιολογία Τερματισμού Ζωής Δίνουμε την αιτιολογία που τερματίζεται η ζωή του παγίου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Αναπροσαρμογές Δηλώνουμε τις αναπροσαρμογές του παγίου, μέχρι πέντε, γράφοντας τις αξίες τους σε Ευρώ. Τέλος συμπληρώνουμε και την Ημερομηνία κατά την οποία έγινε η εκάστοτε αναπροσαρμογή. Κινήσεις Αποσβέσεων Στο πάνω μέρος της οθόνης έχουμε δύο εικονίδια που αντιστοιχούν στη Δραχμή και στο Ευρώ, όπου επιλέγουμε το νόμισμα που θα δούμε τις κινήσεις αποσβέσεων. Εμφανίζονται οι αποσβέσεις που έχουν γίνει μέσω του αρχείου Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Υπολογισμός Αποσβέσεων. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επέμβει για διορθώσεις μόνο στα μη επισκιασμένα πεδία: Ημερομηνία Απόσβεσης Τιμή Αγοράς Τιμή Αναπροσαρμογής Συνολικό Κόστος Ποσοστό Κανονική Απόσβεση Ποσοστό Extra Απόσβεση Απόσβεση Αναπροσαρμογής Συνολική Απόσβεση Αναπόσβεστη Αξία copyright DATA COMMUNICATION 15
Επιδότηση Ποσοστό Απόσβεση Επιδότησης Αναπόσβεστη Αξία Επιδότησης Οριζόμενα Πεδία Η οθόνη των οριζόμενων πεδίων για τα πάγια. 6.2. Υπολογισμός Αποσβέσεων Υπολογίζουμε τις αποσβέσεις. Πρέπει να συμπληρώσουμε το υποχρεωτικό πεδίο που είναι το Ημερομηνία Υπολογισμού Έως. Ημερομηνία Υπολογισμού Έως Δηλώνουμε την ημερομηνία που θέλουμε να κάνουμε υπολογισμό αποσβέσεων για τα συγκεκριμένα πάγια. Συνήθως είναι η τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Ημερομηνία Αγοράς Δίνουμε τις ημερομηνίες αγοράς των παγίων. Κωδικός Λογαριασμού Δίνουμε τους κωδικούς λογαριασμών λογιστικής, των παγίων των οποίων θέλουμε να κάνουμε υπολογισμό αποσβέσεων. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αριθμός Παγίου Δηλώνουμε τους αύξοντες αριθμούς καταχώρησης, από την επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων, των παγίων που θέλουμε να αποσβέσουμε. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Ημερομηνία Έναρξης Δίνουμε τις ημερομηνίες έναρξης λειτουργίας των παγίων που μπορεί να είναι διαφορετικές από τις ημερομηνίες αγοράς τους. Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε τους κωδικούς συσχέτισης των παγίων. Είδος Απόσβεσης Δηλώνουμε το είδος απόσβεσης (σταθερή ή φθίνουσα), που έχει καταχωρηθεί στην επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων για τους συγκεκριμένους λογαριασμούς, με το οποίο θα υπολογιστούν οι αποσβέσεις. Κέντρο Κόστους Δηλώνουμε το κέντρο κόστους των παγίων. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. 16
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II Νόμος Δηλώνουμε τη νομοθεσία στην οποία υπόκεινται τα συγκεκριμένα πάγια. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Όλα τα παραπάνω πεδία αποτελούν κριτήρια με τα οποία κάνουμε επιλογή των παγίων που θέλουμε να αποσβεσθούν. Η επιλογή μπορεί να αποτελεί και συνδυασμό δύο ή περισσοτέρων κριτηρίων, πχ τα πάγια που αγοράστηκαν το 1998 και ανήκουν στην κατηγορία των επίπλων. Αφού καταχωρήσουμε τα στοιχεία που θέλουμε, πατώντας κλικ στο εικονίδιο Έναρξη Υπολογισμού αρχίζει ο υπολογισμός των αποσβέσεων. Σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάποιο λάθος μπορούμε με την ίδια διαδικασία αφού έχουμε κάνει τις διορθώσεις μας, να υπολογίσουμε ξανά τις αποσβέσεις αρκεί να αλλάξουμε την ημερομηνία. Το πρόγραμμα θα διαγράψει αυτόματα τις παλιές αποσβέσεις και θα φέρει της νέες. 6.3. Υπολογισμός Αξίας Αποθεματικού Υπολογίζουμε την αποθεματική αξία των παγίων μαζικά για όλα η μια κατηγορία ή ομάδα. Ποσοστό Αποθεματικού Δηλώνουμε το ποσοστό (%) με το οποίο θα υπολογίσουμε το αποθεματικό. Το ποσοστό υπολογίζεται πάνω στην αξία του παγίου. Αξία Αποθεματικού Δηλώνουμε το ποσό της αξίας του αποθεματικού. Ημερομηνία Αγοράς Δίνουμε τις ημερομηνίες αγοράς των παγίων. Κωδικός Λογαριασμού Δίνουμε τους κωδικούς λογαριασμών των παγίων, των οποίων την αξία του αποθεματικού θέλουμε να υπολογίσουμε. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αριθμός Παγίου Δηλώνουμε τους αύξοντες αριθμούς καταχώρησης, από την επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων, των παγίων των οποίων την αξία του αποθεματικού θέλουμε να υπολογίσουμε. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Ημερομηνία Έναρξης Δίνουμε τις ημερομηνίες έναρξης λειτουργίας των παγίων που μπορεί να είναι διαφορετικές από τις ημερομηνίες αγοράς τους. Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε τους κωδικούς συσχέτισης των παγίων. Είδος Απόσβεσης Δηλώνουμε το είδος απόσβεσης (σταθερή ή φθίνουσα) που έχει καταχωρηθεί στην copyright DATA COMMUNICATION 17
επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων για τους συγκεκριμένους λογαριασμούς. Κέντρο Κόστους Δηλώνουμε το κέντρο κόστους των παγίων. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Νόμος Δηλώνουμε τη νομοθεσία στην οποία υπόκεινται τα συγκεκριμένα πάγια. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Όλα τα παραπάνω πεδία αποτελούν κριτήρια με τα οποία κάνουμε επιλογή των παγίων, των οποίων την αξία αποθεματικού θέλουμε να υπολογίσουμε. Η επιλογή μπορεί να αποτελεί και συνδυασμό δύο ή περισσοτέρων κριτηρίων, πχ τα πάγια που αγοράστηκαν το 1998 και ανήκουν στη κατηγορία των επίπλων. Αφού καταχωρήσουμε τα στοιχεία που θέλουμε, πατώντας κλικ στο εικονίδιο Έναρξη Υπολογισμού αρχίζει ο υπολογισμός της αποθεματικής αξίας. Σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάποιο λάθος μπορούμε με την ίδια διαδικασία αφού έχουμε κάνει τις διορθώσεις μας, να υπολογίσουμε ξανά τα αποθεματικά αρκεί να αλλάξουμε την ημερομηνία. Το πρόγραμμα θα διαγράψει αυτόματα τις παλιές αξίες αποθεματικού και θα φέρει τις νέες. 6.4. Υπολογισμός Αξίας Επιδότησης Υπολογίζουμε τις επιδοτήσεις των παγίων. Ποσοστό Επιδότησης Δηλώνουμε το ποσοστό (%) με το οποίο υπολογίζουμε την αξία επιδότησης. Το ποσοστό υπολογίζεται πάνω στην αξία του παγίου. Επιδοτούμενο Ποσό Δηλώνουμε το ποσό της επιδότησης για κάθε πάγιο. Ημερομηνία Αγοράς Δίνουμε τις ημερομηνίες αγοράς των παγίων. Κωδικός Λογαριασμού Δίνουμε τους κωδικούς λογαριασμών των παγίων των οποίων την αξία της επιδότησης θέλουμε να υπολογίσουμε. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αριθμός Παγίου Δηλώνουμε τους αύξοντες αριθμούς καταχώρησης τους στην επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων, των παγίων των οποίων την αξία της επιδότησης θέλουμε να υπολογίσουμε. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Ημερομηνία Έναρξης Δίνουμε τις ημερομηνίες έναρξης λειτουργίας των παγίων που μπορεί να είναι 18
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II διαφορετικές από τις ημερομηνίες αγοράς τους. Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε τους κωδικούς συσχέτισης των παγίων. Είδος Απόσβεσης Δηλώνουμε το είδος απόσβεσης (σταθερή ή φθίνουσα) που έχει καταχωρηθεί στην επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων για τους συγκεκριμένους λογαριασμούς. Κέντρο Κόστους Δηλώνουμε το κέντρο κόστους των παγίων. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Νόμος Δηλώνουμε τη νομοθεσία στην οποία υπόκεινται τα συγκεκριμένα πάγια. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Όλα τα παραπάνω πεδία αποτελούν κριτήρια με τα οποία κάνουμε επιλογή των παγίων, των οποίων την αξία επιδότησης θέλουμε να υπολογίσουμε. Η επιλογή μπορεί να αποτελεί και συνδυασμό δύο ή περισσοτέρων κριτηρίων, πχ τα πάγια που αγοράστηκαν το 1998 και ανήκουν στη κατηγορία των επίπλων. Αφού καταχωρήσουμε τα στοιχεία που θέλουμε, πατώντας κλικ στο εικονίδιο Έναρξη Υπολογισμού αρχίζει ο υπολογισμός των επιδοτήσεων. Σε περίπτωση που το ποσό της επιδότησης αφορά και προηγούμενα έτη τότε γίνεται υπολογισμός της απόσβεσης της επιδότησης συνολικά για τα προηγούμενα έτη και από το τρέχον έτος και μεταγενέστερα γίνεται ο υπολογισμός ανά έτος από το πρόγραμμα του υπολογισμού των αποσβέσεων. Σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάποιο λάθος μπορούμε με την ίδια διαδικασία αφού έχουμε κάνει τις διορθώσεις μας, να υπολογίσουμε ξανά τις επιδοτήσεις αρκεί να αλλάξουμε την ημερομηνία. Το πρόγραμμα θα διαγράψει αυτόματα τις παλιές αξίες επιδότησης και θα φέρει τις νέες. 6.5. Διάσπαση παγίων Υπάρχει περίπτωση να θέλουμε να διασπάσουμε ένα πάγιο για λόγους πώλησης, μεταβίβασης ή ακόμα και τερματισμού ζωής. Για παράδειγμα έχουμε ηλεκτρονικούς υπολογιστές στο γραφείο μας και χαλάει ο ένας από αυτούς. Σε περίπτωση που οι υπολογιστές αποτελούν ένα λογαριασμό παγίου είναι απαραίτητο να προβούμε σε διάσπαση παγίου για να διατηρήσουμε στο λογαριασμό τους καλούς υπολογιστές και να περάσουμε σε άλλον τον χαλασμένο όπου θα τερματιστεί η ζωή του. Κάνουμε αυτή τη διαδικασία ως εξής: Α/Α Δηλώνουμε τον αύξων αριθμό της καταχώρησης του παγίου που θέλουμε να διασπάσουμε, από την επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Τα επισκιασμένα πεδία copyright DATA COMMUNICATION 19
Περιγραφή, Ημερομηνία Αγοράς, Παραστατικό, Παλαιά Ποσότητα, Τιμή Αγοράς (ΔΡΧ) και Τιμή Αγοράς (EURO) ενημερώνονται αυτόματα. Ποσότητα Διάσπασης Δηλώνουμε τη ποσότητα διάσπασης του παγίου, η οποία πρέπει σαφώς να είναι μικρότερη από την παλαιά. Αφού συμπληρώσουμε τα υποχρεωτικά πεδία που αναφέραμε παραπάνω, πατώντας κλικ στο εικονίδιο Έναρξη Υπολογισμού πραγματοποιείται η διάσπαση του παγίου. 20
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 7. Αξιόγραφα 7.1. Διαχείριση Αξιογράφων Σε αυτό το αρχείο καταχωρούμε, τροποποιούμε ή ακόμη και διαγράφουμε τα αξιόγραφα. Έχουμε τις εξής οθόνες: Βασικά Συμπληρώνουμε τα πεδία που είναι τα εξής: Α/Α Είναι ο αύξων αριθμός καταχώρησης του αξιογράφου, ο οποίος ενημερώνεται αυτόματα. Μπορούμε από το πεδίο αυτό να κάνουμε αναζήτηση ενός υπάρχοντος αξιογράφου, είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αριθμός Δίνουμε τον αριθμό που αναγράφεται στο αξιόγραφο. Βάσει αυτού του αριθμού μπορούμε να καλέσουμε ένα υπάρχον αξιόγραφο στην οθόνη είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Είδος Δηλώνουμε το είδος του συγκεκριμένου αξιογράφου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Τρόπος Έκδοσης Δηλώνουμε τον τρόπο έκδοσης του αξιογράφου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Ημερομηνία Έκδοσης Δίνουμε την ημερομηνία κατά την οποία εκδίδουμε το αξιόγραφο. Βαθμός Φερεγγυότητας Δηλώνουμε τον βαθμό φερεγγυότητας του συγκεκριμένου αξιόγραφου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Ημερομηνία Λήξης Δίνουμε την ημερομηνία λήξης του αξιογράφου. Κατάσταση Δηλώνουμε την κατάσταση στην οποία βρίσκεται το αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Ημερομηνία Εξόφλησης Δίνουμε την ημερομηνία κατά την οποία εξοφλείται το αξιόγραφο και που μπορεί να είναι διαφορετική από την ημερομηνία λήξης. Τράπεζα Δηλώνουμε την τράπεζα που αφορά το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Αν έχουν καταχωρηθεί τα copyright DATA COMMUNICATION 21
απαραίτητα στοιχεία στην επιλογή Αξιόγραφα\ Πίνακες\ Τράπεζες τότε τα πεδία Υποκατάστημα και Αριθμός Λογαριασμού ενημερώνονται αυτόματα. Υποκατάστημα Δηλώνουμε το υποκατάστημα της τράπεζας που αφορά το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Αριθμός Λογαριασμού Δίνουμε τον τραπεζικό αριθμό λογαριασμού που αφορά το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Ποσό Δίνουμε το ποσό του αξιογράφου σε Ευρώ. Κινήσεις Βλέπουμε τις πληροφορίες που αφορούν το συγκεκριμένο αξιόγραφο και έχουν καταχωρηθεί από την κίνηση των αξιόγραφων στην επιλογή Αξιόγραφα\ Κύριες Εργασίες\ Κινήσεις Αξιογράφων. Στο πάνω μέρος της οθόνης βλέπουμε σε επισκιασμένα πεδία τα εξής: Ημερομηνία Λήψης Ημερομηνία Εξόφλησης Κατάσταση Στο κάτω μέρος της οθόνης βλέπουμε τις κινήσεις αναλυτικότερα με πληροφορίες στα εξής πεδία: Α/Α Ημερομηνία Παραστατικό Α/Α Παραστατικού Κωδικός Παραστατικού Αιτιολογία Είδος Συναλλασσομένου Περιγραφή Συναλλασσομένου Τράπεζα Υποκατάστημα Αξία Δραχμές Αξία Ευρώ Οριζόμενα Πεδία Η οθόνη των οριζόμενων πεδίων για τα πάγια. 22
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 7.2. Κινήσεις Αξιογράφων Στην επιλογή αυτή καταγράφουμε την κίνηση των αξιογράφων. Στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης υπάρχουν τα εικονίδια Δραχμές και Ευρώ από τα οποία μπορούμε να επιλέξουμε το νόμισμα με το οποίο θα βλέπουμε τις αξίες της κίνησης. Τα πεδία είναι τα: Α/Α Ενημερώνεται αυτόματα και μας δείχνει το νούμερο καταχώρησης της κίνησης αξιογράφου. Βάσει αυτού του αριθμού μπορούμε να καλέσουμε μια συγκεκριμένη κίνηση στην οθόνη, να την δούμε, να την τροποποιήσουμε ή ακόμη και να την διαγράψουμε. Αυτό γίνεται είτε πληκτρολογώντας το νούμερο της κίνησης στο πεδίο είτε αναζητώντας το. Ημερομηνία Δίνουμε την ημερομηνία κατά την οποία έγινε η κίνηση του αξιογράφου. Αιτιολογία Δίνουμε οποιαδήποτε διευκρίνιση χρειαζόμαστε για την συγκεκριμένη κίνηση. Παραστατικό Δηλώνουμε το παραστατικό, με το οποίο έχει γίνει η αγορά ή η πώληση. Αν έχουμε ορίσει το είδος παραστατικού να είναι Από Πίνακα, τότε το επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Αριθμός Αν έχουμε ορίσει το είδος παραστατικού να είναι Από Πίνακα, τότε εμφανίζεται το πεδίο Αριθμός όπου δίνουμε τον αριθμό του παραστατικού. Νέα Κατάσταση Δηλώνουμε τη νέα κατάσταση στην οποία επέρχεται το αξιόγραφο με τη συγκεκριμένη κίνηση. Την επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Είδος Συναλλασσόμενου Το είδος συναλλασσομένου μας δείχνει με ποιον συναλλασσόμαστε για το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει οθόνη αναζήτησης από την οποία επιλέγουμε: Πελάτης, Προμηθευτής, Τράπεζα, ή Άλλοι. Ανάλογα με τον συναλλασσόμενο που δηλώνεται ανοίγουν και αντίστοιχα υποχρεωτικά πεδία για να καταχωρίσουμε τα στοιχεία του. Έχουμε τις εξής γραμμές καταχώρησης: No Α/Α Αξιογράφου Αριθμός Ημερομηνία Έκδοσης copyright DATA COMMUNICATION 23
Ημερομηνία Λήξης Τράπεζα Ποσό Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο η Συνολική Αξία των αξιογράφων που κινούνται. 24
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 8. Προϋπολογισμοί 8.1. Προϋπολογισμοί Λογαριασμών Στην επιλογή αυτή συνδέουμε τα σενάρια προϋπολογισμών με τους λογαριασμούς. ΓΙΑ ΝΑ ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΘΕΙ ΤΟ ΣΕΝΑΡΙΟ ΠΡΕΠΕΙ ΣΤΟΝ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ ΒΙΒΛΙΟΥ ΕΣΟΔΩΝ ΕΞΟΔΩΝ ΝΑ ΕΧΟΥΜΕ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΕΝΟ ΤΟ ΠΕΔΙΟ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΣΤΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΠΟΥ ΘΕΛΟΥΜΕ. Έτος Προϋπολογισμού Επισκιασμένο πεδίο, επομένως ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα παρέμβασης, το οποίο συμπληρώνεται αυτόματα και δείχνει το έτος το οποίο αφορά ο προϋπολογισμός που δημιουργούμε. Σενάριο Προϋπολογισμού Δηλώνουμε το σενάριο προϋπολογισμού που αφορά τον συγκεκριμένο προϋπολογισμό λογαριασμών. Το επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Κατηγορία Λογαριασμού Δηλώνουμε την κατηγορία λογαριασμών που αφορά τον συγκεκριμένο προϋπολογισμό λογαριασμών. Την επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Αυτόματα δημιουργείται πίνακας με χρονικές περιόδους (πχ δεκαπενθήμερο, μήνας, τρίμηνο κλπ) ανάλογα με το σενάριο που έχει δηλωθεί, όπου δηλώνουμε τα οικονομικά στοιχεία του προϋπολογισμού ανά περίοδο, σε ευρώ. Στην τελευταία στήλη φαίνεται το ποσοστό συμμετοχής της κάθε περιόδου στο σύνολο του προϋπολογισμού. 8.2. Προϋπολογισμοί Πελατών / Προμηθευτών Στην επιλογή αυτή συνδέουμε τα σενάρια με τους πελάτες. ΓΙΑ ΝΑ ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΘΕΙ ΤΟ ΣΕΝΑΡΙΟ ΠΡΕΠΕΙ ΣΤΗΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΩΝ ΝΑ ΕΧΟΥΜΕ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΕΝΟ ΤΟ ΠΕΔΙΟ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ. Έτος Προϋπολογισμού Επισκιασμένο πεδίο, επομένως ο χρήστης δεν έχει δυνατότητα παρέμβασης, το οποίο συμπληρώνεται αυτόματα και δείχνει το έτος το οποίο αφορά ο προϋπολογισμός που δημιουργούμε. copyright DATA COMMUNICATION 25
Σενάριο Προϋπολογισμού Δηλώνουμε το σενάριο προϋπολογισμού που αφορά τον συγκεκριμένο προϋπολογισμό πελατών / προμηθευτών. Τον επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Κατηγορία Πελάτη / Προμηθευτή Δηλώνουμε την κατηγορία πελάτη / προμηθευτή που αφορά τον συγκεκριμένο προϋπολογισμό πελατών / προμηθευτών. Την επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Αυτόματα δημιουργείται πίνακας με χρονικές περιόδους (πχ δεκαπενθήμερο, μήνας, τρίμηνο κλπ) ανάλογα με το σενάριο που έχει δηλωθεί, όπου δηλώνουμε τα οικονομικά στοιχεία του προϋπολογισμού ανά περίοδο, σε ευρώ. Στην τελευταία στήλη φαίνεται το ποσοστό συμμετοχής της κάθε περιόδου στο σύνολο του προϋπολογισμού. 8.3. Μεταφορά Προϋπολογισμών Στην επιλογή αυτή μπορούμε να εισάγουμε ποσά προϋπολογισμού γρήγορα από κάποια άλλη χρήση ή από κάποιον παλαιότερο προϋπολογισμό (αυξημένα η μειωμένα), προκειμένου να δημιουργήσουμε ένα προϋπολογισμό. Επιλέγουμε, τσεκάροντας, μία από τις παρακάτω εργασίες: Μεταφορά από Πραγματικά Ποσά Μεταφορά από Σενάριο Προϋπολογισμού 26
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 9. Office Management Διαχείριση Εγγράφων Το πρόγραμμα μας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρήσουμε και να διαχειριζόμαστε διάφορα έγγραφα πελατών. Μπορούμε να κάνουμε scan κάποια επίσημα έντυπα όπως η ταυτότητα ή να αποθηκεύσουμε έγγραφα που έχουμε γράψει σε κάποιο κειμενογράφο (Word,Excel κτλ). Ημερομηνία Καταχώρησης Δηλώνουμε την ημερομηνία κατά την οποία καταχωρούμε το συγκεκριμένο έγγραφο. Περιγραφή Δίνουμε την περιγραφή του εγγράφου που καταχωρούμε. Σχόλια Δίνουμε σε ελεύθερο κείμενο κάποια σχόλια που αφορούν το συγκεκριμένο πρόγραμμα για προσωπική μας χρήση. Έγγραφα Δηλώνουμε το έγγραφο που καταχωρούμε. Μόλις πατήσουμε <enter> το πρόγραμμα μας βγάζει στα windows όπου έχουμε τη δυνατότητα να έχουμε και οπτική απεικόνιση του εγγράφου. Διαδρομή Αρχείου Μόλις κάνουμε επιλογή του εγγράφου, συμπληρώνεται αυτόματα και δηλώνει την ακριβή θέση του αρχείου στον υπολογιστή όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο. Δίπλα βλέπουμε σε προεπισκόπηση το έγγραφο. copyright DATA COMMUNICATION 27
10. Office Management Ημερολόγιο 10.1. Ημερολόγιο Στην επιλογή αυτή βλέπουμε συγκεντρωτικά ανά χρήστη, τις εργασίες και τα ραντεβού που έχουν καθοριστεί. Επάνω δεξιά της οθόνης έχουμε τα εξής πλήκτρα σύνδεσης: Ημερήσιο Εβδομαδιαίο Μηνιαίο Ετήσιο Επάνω δεξιά της οθόνης έχουμε το πεδίο Χρήστης όπου επιλέγουμε το χρήστη του οποίου τις διάφορες σημειώσεις του ημερολογίου θέλουμε να δούμε. 10.2. Σχεδιασμός Ημερολογίου Δημιουργούμε την παραμετροποίηση του ημερολογίου, από πότε δηλαδή θα αρχίζει και θα τελειώνει η μέρα, τις ώρες έναρξης και λήξης του ωραρίου καθώς και την υποδιαίρεση της ώρας σε λεπτά. Παρατηρούμε ότι το ωράριο απεικονίζεται στα διάφορα ημερολόγια με πράσινο χρώμα. Συμπληρώνουμε τα πεδία που είναι τα: Ώρα Έναρξης Ωραρίου Ώρα Λήξης Ωραρίου Ώρα Έναρξης Ώρα Λήξης Υποδιαίρεση Λεπτών 28
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 11. Office Management Κοστολόγηση Πελατών 11.1. Διαχείριση Υπαλλήλων Στην επιλογή αυτή καταχωρούμε το κόστος των υπαλλήλων του λογιστικού γραφείου που θα είναι υπεύθυνοι για την διεκπεραίωση των εργασιών της εταιρίας που έχει αναλάβει το γραφείο. Έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε κατά χρονικά διαστήματα διαφορετικό ωριαίο κόστος εργασιών. Συμπληρώνουμε τα πεδία: Όνομα Επιλέγουμε, από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει, ποιος από τους χρήστες που έχουμε ορίσει στην επιλογή Παράμετροι\ Κύριες Εργασίες (Ασφάλεια Εφαρμογής)\ Διαχείριση Ομάδων - Χρηστών, θα αναλάβει εργασίες του λογιστικού γραφείου. Περιγραφή Αυτόματα εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο η περιγραφή του χρήστη που επιλέξαμε. Από Ημερομηνία Έως Ημερομηνία Ορίζουμε τα διάφορα χρονικά διαστήματα κοστολόγησης. Ωριαίο Κόστος Ορίζουμε και το ωριαίο κόστος των εργασιών του υπαλλήλου, σε Ευρώ. 11.2. Επιμερισμός Δαπανών Στην επιλογή αυτή επιμερίζουμε τους λογαριασμούς δαπανών του γραφείου, στις διάφορες εταιρίες που παρακολουθούμε. Συμπληρώνουμε τα στοιχεία: Λογαριασμός Δηλώνουμε τον λογαριασμό δαπανών που θα επιμερίσουμε (πχ ΕΝΟΙΚΙΑ). Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Είδος Επιμερισμού Δηλώνουμε το είδος επιμερισμού του λογαριασμού επιλέγοντας: Αναλογικά, Βάσει Κινήσεων ή Βάσει Εργατοωρών. Κωδικός Εταιρίας Δηλώνουμε τους κωδικούς των εταιριών στις οποίες επιμερίζεται ο συγκεκριμένος λογαριασμός δαπανών. Τις επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Αυτόματα δίπλα εμφανίζονται, σε επισκιασμένα πεδία, το επώνυμο(ια) και το Α.Φ.Μ. των εταιριών. copyright DATA COMMUNICATION 29
11.3. Διαχείριση Εξωτερικών Εργασιών Το πρόγραμμα κρατάει αυτόματα την ώρα που ο κάθε χρήστης κάνει καταχωρήσεις. Η παρακολούθηση των εργασιών γίνεται με κριτήριο την εταιρία, την ημερομηνία εκτελέσεως καθώς και τον υπάλληλο που εκτελεί την εργασία. Στην επιλογή αυτή καταχωρούμε συμπληρωματικά τις εργασίες που εκτελούνται εκτός του προγράμματος αλλά μέσα στα καθορισμένα πλαίσια της λογιστικής παρακολούθησης της εταιρίας. Συμπληρώνουμε τα πεδία: Ημερομηνία Δίνουμε την ημερομηνία κατά την οποία εκτελούμε την εργασία (πχ θεώρηση εντύπων στην εφορία). Αυτόματα ενημερώνεται το πεδίο Έτος με δικαίωμα όμως παρέμβασης του χρήστη. Εταιρία Επιλέγουμε, από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει, την εταιρία που αφορά η συγκεκριμένη εργασία. Υπάλληλος Δηλώνουμε τον υπάλληλο που έχει αναλάβει να διεκπεραιώσει την συγκεκριμένη εργασία. Τον επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Από Ώρα Έως Ώρα Δηλώνουμε την ώρα που θα ξεκινήσει και την ώρα που θα τελειώσει η εκτέλεση της εργασίας. Αιτιολογία Δίνουμε μια σχετική με την εργασία περιγραφή. Έτος Ορίζουμε το έτος χρήσης που αφορά η εκτέλεση της συγκεκριμένης εργασίας. 11.4. Διαχείριση Εκτάκτων Δαπανών Στην επιλογή αυτή καταχωρούμε κάποιες έκτακτες δαπάνες που έχουν γίνει (όπως αγορά σφραγίδας). Συμπληρώνουμε τα πεδία: Ημερομηνία Δίνουμε την ημερομηνία στην οποία έχει πραγματοποιηθεί η έκτακτη δαπάνη. Αυτόματα ενημερώνεται το πεδίο Για Έτος με δικαίωμα όμως παρέμβασης του χρήστη. Εταιρία Επιλέγουμε, από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει, την εταιρία που αφορά η συγκεκριμένη έκτακτη δαπάνη. 30
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II Ποσό Δίνουμε το ποσό κόστους της συγκεκριμένης έκτακτης δαπάνης σε Ευρώ. Αιτιολογία Δίνουμε μια σχετική με την έκτακτη δαπάνη περιγραφή Για Έτος Ορίζουμε το έτος χρήσης που αφορά η εκτέλεση της δαπάνης. 11.5. Αναλυτική Κοστολόγηση Εργασιών (εκτύπωση) Περιλαμβάνει την αναλυτική κοστολόγηση των εργασιών (αυτόματες και καταχωρημένες) ανά εταιρία και χρήστη, σε χρονικό διάστημα που ορίζουμε. Υποχρεωτικό πεδίο που πρέπει να συμπληρώσουμε προκειμένου να μπορέσουμε να εμφανίσουμε την εκτύπωση είναι το Ημερομηνία. 11.6. Συγκεντρωτική Κοστολόγηση Εργασιών (εκτύπωση) Περιλαμβάνει για κάθε εταιρία το κόστος παρακολούθησης, το κόστος εξωτερικών εργασιών, το κόστος εκτάκτων δαπανών και το κόστος δαπανών. Ακόμη έχει το συνολικό κόστος κάθε εταιρίας καθώς και τα γενικά σύνολα όλων των εταιριών μαζί. Υποχρεωτικό πεδίο που πρέπει να συμπληρώσουμε προκειμένου να μπορέσουμε να εμφανίσουμε την εκτύπωση είναι το Ημερομηνία. copyright DATA COMMUNICATION 31
12. Μεταφορά Εγγραφών Υποκαταστημάτων Στην επιλογή αυτή μεταφέρουμε τις εγγραφές των υποκαταστημάτων. Από Υποκατάστημα Δηλώνουμε την εταιρία που αποτελεί το υποκατάστημα. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Δίπλα εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο και η επωνυμία του υποκαταστήματος. Ημερομηνία Δηλώνουμε το ημερολογιακό διάστημα που θέλουμε να κάνουμε μεταφορά των εγγραφών. Εγγραφές σε Πελάτη Δίνουμε τον πελάτη στον οποίο θέλουμε να μεταφερθούν οι εγγραφές του υποκαταστήματος. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Δίπλα εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο και η επωνυμία του πελάτη. Εγγραφές σε Προμηθευτή Δίνουμε τον προμηθευτή στον οποίο θέλουμε να μεταφερθούν οι εγγραφές του υποκαταστήματος. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Δίπλα εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο και η επωνυμία του πελάτη. Αιτιολογία Δίνουμε μια σχετική με την κίνηση αιτιολογία. Παραστατικό Δηλώνουμε το παραστατικό που αφορά τη συγκεκριμένη κίνηση. Αν έχουμε ορίσει το είδος παραστατικού να είναι Κείμενο τότε το συμπληρώνουμε εμείς ενώ αν έχουμε ορίσει το είδος παραστατικού να είναι Από Πίνακα, τότε το επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει και δίπλα συμπληρώνουμε και τον αριθμό του ή συμπληρώνεται αυτόματα αν πρόκειται για παραστατικό με αυτόματη αρίθμηση. Αφού συμπληρώσουμε τα παραπάνω κάνουμε κλικ στο πλήκτρο ΟΚ για να αρχίσει η διαδικασία μεταφοράς των εγγραφών του υποκαταστήματος. 32
Εκπαιδευτική Ύλη - Level II 13. Μάσκες Πεδίων 13.1. Μάσκες Κωδικών Δημιουργούμε τη μορφή που θα έχουν οι εξής κωδικοί: Πελάτη Προμηθευτή Λογαριασμού Είδους Για τον ορισμό των μορφών των κωδικών χρησιμοποιούμε τους εξής χαρακτήρες: Α (λατινικοί χαρακτήρες στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ) Σημαίνει αλφαριθμητικός χαρακτήρας, δηλαδή αν δώσω ΑΑΑ τότε ο κωδικός θα παίρνει υποχρεωτικά τρεις αλφαριθμητικούς χαρακτήρες. Χ (λατινικοί χαρακτήρες στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ) Σημαίνει αλφαριθμητικούς χαρακτήρες αλλά αν δώσω ΧΧΧ σημαίνει ότι ο κωδικός μπορεί να είναι είτε ένας χαρακτήρας, είτε δύο χαρακτήρες, είτε τρεις χαρακτήρες. Ν (λατινικοί χαρακτήρες στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ) Σημαίνει αριθμητικοί χαρακτήρες, δηλαδή αν δώσω ΝΝΝ τότε ο κωδικός θα παίρνει υποχρεωτικά τρεις αριθμητικούς χαρακτήρες. Μπορούμε βέβαια να χρησιμοποιήσουμε και τους τρεις παραπάνω τρόπους για ένα κωδικό. Μπορούμε ακόμη να χρησιμοποιήσουμε και τους παρακάτω χαρακτήρες για να διαμορφώσουμε ένα κωδικό ( /,\,-,_). 13.2. Μάσκες Ημερομηνιών Δημιουργούμε τη μορφή που θα εμφανίζεται η ημερομηνία στην καταχώρηση και στην εκτύπωση. Αλλαγές μπορώ να κάνω ακόμα και αν έχουν γίνει καταχωρήσεις. Ημερομηνία Καταχώρησης Στο πεδίο Μορφή Ημερομηνίας υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τη μορφή με την οποία θα εμφανίζεται η ημερομηνία καταχώρησης. Στο πεδίο Εμφάνιση Ημερομηνίας εμφανίζεται αυτόματα υπόδειγμα της φόρμας που έχουμε επιλέξει. Ημερομηνία Εκτύπωσης Στο πεδίο Μορφή Ημερομηνίας υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τη μορφή με την οποία θα εμφανίζεται η ημερομηνία εκτύπωσης. Στο πεδίο Εκτύπωση Ημερομηνίας εμφανίζεται αυτόματα υπόδειγμα της φόρμας που έχουμε επιλέξει. copyright DATA COMMUNICATION 33
14. Φόρμες Εκτύπωσης 14.1. Φόρμες Παραστατικών Στην επιλογή αυτήν δημιουργούμε την εκτυπωτική φόρμα του τιμολογίου απόδειξης παροχής υπηρεσιών. Έχουμε τις εξής οθόνες: Α. Φόρμα Επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης μια προϋπάρχουσα φόρμα και δουλεύουμε πάνω σε αυτή. Έχουμε τη δυνατότητα να αντιγράψουμε μια προϋπάρχουσα φόρμα με την εντολή Αντίγραφο Φόρμας και στην συνέχεια να κάνουμε τροποποιήσεις. Β. Πεδία Πεδίο Αφού έχουμε προσδιορίσει τις διαστάσεις της φόρμας από την επιλογή Ρυθμίσεις, στην συγκεκριμένη επιλογή διαμορφώνουμε το τι θα εκτυπωθεί πάνω στην φόρμα μας. Από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει καθορίζουμε τα πεδία που θα εμφανίζονται στη συγκεκριμένη φόρμα, επιλέγοντας τα και τοποθετώντας τα στη θέση που θέλουμε να εμφανίζονται. Στην κάτω γραμμή της οθόνης της φόρμας εμφανίζονται, τοποθετώντας τον κέρσορα πάνω στο πεδίο, κάποια χαρακτηριστικά που αφορούν το πεδίο καθώς και οι αριθμοί γραμμής και σειράς που βρίσκεται. Μπορούμε να διαμορφώσουμε τη φόρμα βάσει των εξής δυνατοτήτων: Πατώντας κλικ πάνω στο πεδίο το σύρουμε και το αλλάζουμε, αν επιθυμούμε, θέση. Τοποθετούμε τον κέρσορα στην άκρη του πεδίου πατώντας ταυτόχρονα Control μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος και κατόπιν πατώντας κλικ, μπορούμε να αλλάξουμε το μέγεθος του πεδίου. Επιλέγοντας ένα πεδίο που έχουμε καταχωρήσει και κάνοντας δεξιό κλικ εμφανίζεται ένα άλλο μενού όπου έχουμε τις εξής επιλογές: Επιλογή Καθαρισμός Διαγραφή Ευθυγράμμιση Αντιστοίχηση Μεγεθών Γραμματοσειρά Αντίγραφα Αναλυτικών Γραμμών Δημιουργία νέας φόρμας: Ακόμη εδώ δημιουργούμε μια νέα φόρμα ακολουθώντας την εξής διαδικασία: επιλέγουμε ένα από τα πεδία, το τοποθετούμε στην οθόνη και 34