Διαδικαςία Ειςερχόμενων Εντφπων Απαιτιςεων 10
Περιεχόμενα Σκοπόσ... 2 Γενικά... 2 Ζντυπο Απαίτθςθσ και Αποδεικτικά Ζγγραφα... 2 Διαχείριςθ Εντφπου Απαιτιςεων... 2 Πωσ καταχωρείται θ απαίτθςθ ςτο λογιςμικό ςφςτθμα τθσ εταιρείασ (admin)/ Σάρωςθ & Κατάταξθ.. 2 Πορεία Απαιτιςεων ανά Αςφαλιςτικι Εταιρεία... 9 Εκνικι Αςφαλιςτικι... 9 Lloyds Lumen... 11 Prime Insurance... 14 CNP Insurance... 14 Olympic Insurance Company... 14 1
Σκοπόσ Η διαδικαςία ςκοπεφει να δθμιουργιςει μια ξεκάκαρθ εικόνα τθσ πορείασ μιασ απαίτθςθσ και να αποςαφθνίςει το τι ςυμβαίνει και πότε κακϊσ και ποιοσ ζχει τθν ευκφνθ να κάνει κάκε βιμα οφτωσ ϊςτε να επιβεβαιϊνεται ότι τόςο οι απευκείασ πελάτεσ όςο και οι ςυνεργάτεσ και ςυμβεβλθμζνοι να λαμβάνουν υψθλισ ποιότθτασ εξυπθρζτθςθσ μετά τθν πϊλθςθ. Γενικά Τα Ζντυπα Απαιτιςεων φτάνουν ςτα καταςτιματα μασ από τουσ απαιτθτζσ ι από τουσ αντιπροςϊπουσ τουσ, δθλ. Μζλθ του Δίκτυο Συνεργατϊν μασ. Λαμβάνουμε απαιτιςεισ για όλων των ειδϊν τα ςυμβόλαια που εκδίδονται από τθν Anytime Insurance ανεξαρτιτωσ προϊόντοσ ι Αςφαλιςτικισ Εταιρείασ. Ζντυπο Απαίτθςθσ και Αποδεικτικά Ζγγραφα Όλα τα ζντυπα απαιτιςεων φτάνουν ςτο γραφείο μασ ςυμπλθρωμζνα. Είναι ευκφνθ του Λειτουργοφ Εξυπθρζτθςθσ (CSA) να επιβεβαιϊνει ότι ζχει χρθςιμοποιθκεί το ςωςτό ζντυπο απαίτθςθσ. Επιπρόςκετα, ο CSA επιβεβαιϊνει ότι το Ζντυπο Απαίτθςθσ είναι ςωςτά ςυμπλθρωμζνο και υπογεγραμμζνο. Είναι επίςθσ ςθμαντικό να επιβεβαιϊνεται ότι όλα τα απαραίτθτα αποδεικτικά ζγγραφα επιςυνάπτονται ςτο ζντυπο απαίτθςθσ. Δεχόμαςτε μόνο πρωτότυπα ζγγραφα και τα αντίγραφα δεν είναι αποδεκτά αφοφ αυτι είναι θ πολιτικι όλων των Αςφαλιςτικϊν Εταιρειϊν. Το ζντυπο απαίτθςθσ πρζπει να ςφραγίηεται με ειδικι ςφραγίδα θ οποία περιλαμβάνει Ημερομθνία, Όνομα & Υπογραφι Αποςτολζα, Όνομα & Υπογραφι Παραλιπτθ (κάκε υποκατάςτθμα κα πρζπει να ζχει μια τζτοια ςφραγίδα). Είναι ςθμαντικό να ςφραγίηεται το ζντυπο απαίτθςθσ οφτωσ ϊςτε να υπάρχει απόδειξθ για τθν θμερομθνία παραλαβισ τθσ απαίτθςθσ. Διαχείριςθ Εντφπου Απαιτιςεων Είναι ευκφνθ του CSA που παραλαμβάνει ζνα ςυμπλθρωμζνο ζντυπο απαίτθςθσ να ςαρϊςει και να κατατάξει (scan and index) τα ζγγραφα ςτο λογιςμικό ςφςτθμα τθσ εταιρείασ και αυτό κα πρζπει να γίνεται τθν θμζρα που παραλαμβάνεται θ απαίτθςθ. Πωσ καταχωρείται θ απαίτθςθ ςτο λογιςμικό ςφςτθμα τθσ εταιρείασ (admin)/ Σάρωςθ & Κατάταξθ 2
Βήμα 1 Ανοίξτε τον Σαρωτι κάνοντασ κλικ ςτο αντίςτοιχο εικονίδιο ςτο desκtop Βήμα 2 Κάνετε κλικ ςτο Scan 3
Βήμα 3 Τοποκετιςτε τα ζγγραφα ςτο feeder του ςαρωτι και κάντε κλικ ςτο Scan Βήμα 4 Κάντε κλικ ςτο Save για να φυλάξετε τα ςαρωμζνα ζγγραφα 4
Βήμα 5 Φυλάξετε τα ςαρωμζνα ζγγραφα κάπου ςτο desktop ςασ και ονομάςτε το ςφμφωνα με τον Αρικμό Απαίτθςθσ Βήμα 6 Ανοίξετε το λογιςμικό www.insuranceincyprus.com ςτον πλοθγό διαδικτφου ςασ 5
Βήμα 7 Καταχωριςτε το προςωπικό ςασ Όνομα Χριςτθ και Κωδικό Πρόςβαςθσ και πατιςτε Log in Βήμα 8 Κάντε κλικ ςτο Tab Reports 6
Βήμα 9 Κάντε κλικ ςτο System General Reports Βήμα 10 Αναηθτιςτε το ςυμβόλαιο χρθςιμποποιϊντασ αρικμό ςυμβολαίου, αρικμό τθλεφϊνου, όνομα ι αρικμό ταυτότθτασ 7
Βήμα 11 Κάντε κλικ ςτο Euro Sign για να προςκζςετε μια απαίτθςθ Βήμα 12 Συμπλθρϊςτε όλα τα πεδία του dialogue box και πατιςτε Add Claim 8
Βήμα 13 Μόλισ πατιςετε το Add Claim (όπωσ φαίνεται ςτο προθγοφμενο βιμα) εμφανίηεται θ πιο κάτω «Επιβεβαίωςθ Απαίτθςθσ» ςτθν οκόνθ ςασ. Τυπϊςτε το και επιςυνάψετε το ςτο Ζντυπο Απαίτθςθσ και τα ζγγραφα ωσ εξϊφυλλο. Στθ ςυνζχεια ακολουκιςτε τα βιματα που περιγράφονται ςτο Πορεία Απαιτιςεων ανά Αςφαλιςτικι Εταιρεία πιο κάτω. Σημείωση Αν κζλετε να δείτε ςε ποιο ςτάδιο βρίςκεται μια απαίτθςθ μπορείτε να επιςκεφκείτε το Claim Reports ςτο www.insuranceincyprus.com Πορεία Απαιτιςεων ανά Αςφαλιςτικι Εταιρεία Εκνικι Αςφαλιςτικι Όλεσ οι απαιτιςεισ για Εκνικι Αςφαλιςτικι ςτζλνονται ςτο γραφείο τθσ Εκνικισ Αςφαλιςτικισ ςτθ Λευκωςία γι αυτό και όλα τα γραφεία μασ κα πρζπει να ςτζλνουν τισ απαιτιςεισ τθσ Εκνικισ Αςφαλιςτικισ, αφοφ τισ ςαρϊςουν και τισ κατατάξουν ςτο λογιςμικό τθσ εταιρείασ, με μεταφορζα ςτο γραφείο μασ ςτθ Λευκωςία, κάκε Τετάρτθ. Οι CSA ςτθ Λευκωςία ζχουν τθν ευκφνθ να ελζγξουν και να επιβεβαιϊςουν ότι όλεσ οι απαιτιςεισ που παρζλαβαν είναι ςωςτά ςαρωμζνεσ και καταχωρθμζνεσ. Σε ότι αφορά τισ απαιτιςεισ που 9
παραλαμβάνονται από το γραφείο τθσ Λευκωςίασ απευκείασ ο ζνασ CSA ζχει τθν ευκφνθ να επιβεβαιϊςει ότι οι απαιτιςεισ που ςάρωςε και καταχϊρθςε ο άλλοσ είναι ςωςτζσ και αντίςτροφα. Οι CSA τθσ Λευκωςίασ πρζπει να ετοιμάηουν το ζντυπο Ethniki Insurance Documents Check List το οποίο κα περιλαμβάνει όλεσ τισ απαιτιςεισ τθσ Εκνικισ Αςφαλιςτικισ (από όλα τα καταςτιματα). Η λίςτα αυτι κα ςυμπλθρϊνεται θλεκτρονικά και κα ετοιμάηεται φάκελοσ που κα περιλαμβάνει όλεσ τισ απαιτιςεισ για τθν Εκνικι Αςφαλιςτικι. Στθν λίςτα αυτι δεν επιτρζπεται να γράφουμε ότιδιποτε με ςτυλό, δθλ όλεσ οι πλθροφορίεσ πρζπει να είναι εκτυπωμζνεσ. Ο φάκελοσ πρζπει να φτάνει ςτα γραφεία τθσ Εκνικισ Αςφαλιςτικισ ςτο τμιμα υποδοχισ από κάποιο άτομο του γραφείου μασ ςτθ Λευκωςία κάκε Παραςκευι το αργότερο μζχρι το μεςθμζρι. Ο παραλιπτθσ κα πρζπει να ελζγχει ότι όλα τα ζγγραφα που αναφζρονται ςτθ λίςτα περιλαμβάνονται, να ςφραγίηει και να υπογράφει τθ λίςτα. Η λίςτα κα ζρχεται πίςω ςτο γραφείο μασ. Η υπογεγραμμζνθ και ςφραγιςμζνθ Ethniki Insurance Documents Checklist πρζπει να ςαρϊνεται και να κατατάςςεται ςτο λογιςμικό τθσ εταιρείασ ςε κάκε απαίτθςθ που αναγράφεται ςτθ λίςτα. Η Ethniki Insurance Documents Check List πρζπει να κρατείτε ςτoν φάκελο Ethniki Insurance Documents Check List που πρζπει να διατθρείται ςτο γραφείο και να καταςτρζφονται ζνα χρόνο μετά από τθν θμερομθνία ετοιμαςίασ τουσ. Η Εκνικι Αςφαλιςτικι ζχει επίςθσ τθν ευκφνθ να κλείνει τισ απαιτιςεισ μόλισ εκδοκεί θ επιταγι. 10
Δείγμα τθσ Ethniki Insurance Documents Checklist Lloyds Lumen Δεν υπάρχει ανάγκθ αποςτoλισ οποιονδιποτε αντιγράφων απαιτιςεων ςτθ Lloyds κακϊσ αυτοί ζχουν πρόςβαςθ ςτο λογιςμικό μασ "admin" και μποροφν να δουν και να χειριςτοφν οποιαδιποτε απαίτθςθ μόλισ αυτι ςαρωκεί και καταχωρθκεί ςτο λογιςμικό μασ. Όλα τα ζντυπα των απαιτιςεων τθσ Lloyds κα πρζπει να αρχειοκετοφνται ςε κουτιά με διαχωριςτικά ανά μινα για ζνα χρόνο πριν καταςτραφοφν. 10
Οποιαδιποτε από τουσ CSAs μασ, ο οποίοσ μιλά, διαβάηει, γράφει και κατανοεί τζλεια τθν ελλθνικι γλώςςα και υπό τθν προχπόκεςθ ότι ζχει οριςκεί από τθ διεφκυνςθ μπορεί να ακολουκιςει τθ διαδικαςία που περιγράφεται εδώ για απαιτιςεισ τθσ Lloyds-Lumen. Η Lloyds-Lumen λαμβάνει τισ απαιτιςεισ μασ θλεκτρονικά, δεδομζνου ότι ζχουν πρόςβαςθ ςτο λογιςμικό μασ. Ζχουν επίςθσ τθν ευκφνθ να προετοιμάςουν το «Medical Claim Report" και να το ςτείλουν ςτο CSA που αςχολείται με τζτοιεσ απαιτιςεισ. Ο CSA προετοιμάηει μια παρόμοια εςωτερικι ζκκεςθ χρθςιμοποιϊντασ ζνα ςυγκεκριμζνο ζντυπο, «Ανάλυςθ Πλθρωμισ Αποηθμίωςθσ» για τθ ςυγκεκριμζνθ απαίτθςθ. Η ζκκεςθ αυτι πρζπει να ετοιμάηεται εντόσ 24 εργάςιμων ωρϊν από τθν θμερομθνία κατά τθν οποία παρελιφκει θ ζκκεςθ από τθν Lloyds-Lumen. Πλθρϊνουμε πάντα ςφμφωνα με τθν δικι μασ ανάλυςθ και όχι με τθν ανάλυςθ τθσ Lloyds-Lumen. Μόλισ ο CSA ετοιμάςει τθν δικι μασ ανάλυςθ πρζπει να ςτζλνει με email και τισ δφο αναλφςεισ ςτο λογιςτιριο όπου μζςα ςε 24 εργάςιμεσ ϊρεσ κα πρζπει να εκδίδεται επιταγι και κα αποςτζλλεται ςτο αντίςτοιχο υποκατάςτθμα για να παραδοκεί ςτον πελάτθ. Δείγμα Medical Claim Report 12
Δείγμα Εντφπου Ανάλυςθ Πλθρωμισ Αποηθμίωςθσ 13
Prime Insurance Η Αςφάλιςθ Οχθμάτων είναι το μοναδικό προϊόν που πουλοφμε από τθν Prime Insurance. Για οποιεςδιποτε απαιτιςεισ αφοροφν τθν Prime Insurance κα πρζπει να ακολουκείται θ ίδια διαδικαςία που ακολουκείται και με τισ υπόλοιπεσ αςφαλιςτικζσ εταιρείεσ και ςτθ ςυνζχεια όλεσ οι απαιτιςεισ κα πρζπει να αποςτζλλονται ςτο γραφείο μασ ςτθ Λάρνακα, ςτον CSA που ζχει κακορίςει θ διεφκυνςθ για να επικοινωνεί με τθν Prime Insurance. Ο CSA αυτόσ πρζπει να ακολουκεί τθν διαδικαςία που περιγράφεται πιο πάνω ςτo Ethniki Insurance. CNP Insurance Η Αςφάλιςθ Οχθμάτων είναι το μοναδικό προϊόν που πουλοφμε από τθν CNP Insurance. Για οποιεςδιποτε απαιτιςεισ αφοροφν τθν CNP Insurance κα πρζπει να ακολουκείται θ ίδια διαδικαςία που ακολουκείται και με τισ υπόλοιπεσ αςφαλιςτικζσ εταιρείεσ και ςτθ ςυνζχεια όλεσ οι απαιτιςεισ κα πρζπει να αποςτζλλονται ςτο γραφείο τθσ Λεμεςοφ, ςτον CSA που ζχει κακορίςει θ διεφκυνςθ για να επικοινωνεί με τθν CNP Insurance. Ο CSA αυτόσ πρζπει να ακολουκεί τθν διαδικαςία που περιγράφεται πιο πάνω ςτo Ethniki Insurance. Olympic Insurance Company Ακολουκοφμε τθν διαδικαςία που περιγράφεται ςτο Ethniki Insurance πιο πάνω με τθ μόνθ διαφορά ότι όλα τα υποκαταςτιματα αποςτζλλουν τισ απαιτιςεισ τουσ ςτο κατάςτθμα τθσ Λεμεςοφ και οι CSA τθσ Λεμεςοφ ζχουν τθν ευκφνθ να ακολουκιςουν τθν διαδικαςία και να προωκιςουν τισ απαιτιςεισ ςτθν Olympic Insurance. Μετά τθν ζκδοςθ των επιταγϊν θ Olympic Insurance ςτζλνει αναλυτικι κατάςταςθ με τισ πλθρωμζνεσ απαιτιςεισ ςτον CSA που ζχει οριςκεί από τθν εταιρεία για να χειρίηετε απαιτιςεισ και αυτόσ κα πρζπει να ελζγχει τισ απαιτιςεισ και να τισ κλείνει μζςα ςτο λογιςμικό τθσ εταιρείασ. Αυτό πρζπει να γίνεται μζςα ςε 24 εργάςιμεσ ϊρεσ από τθν ςτιγμι που παραλαμβάνεται θ αναλυτικι κατάςταςθ. 14