ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Δημιουργία φύλλου εργασίας 4.1 Εισαγωγή Δεδομένων 1. Κτυπήστε στο tab Sheet 2.Τώρα βρίσκεστε στο δεύτερο φύλλο εργασία του Workbook. 2. Μετακινήστε το τόξο στο κελί Α3 χρησιμοποιώντας το ποντίκι και πατήστε το αριστερό κουμπί μια φορά. Η διεύθυνση του κελιού εμφανίζεται στο name box. 3. Πληκτρολογείστε North στο κελί A3 και μετά πατήστε Enter. Ο δείκτης του κελιού σας μεταφέρεται στο κελί Α4. 4. Στο κελί Α4 πληκτρολογήστε South και πατήστε Enter. 5. Στο κελί Α5 γράψετε Total 6. Με το ποντίκι σας μετακινηθείτε στο κελί Β2 και γράψετε Quarter 1. 7. Στο κελί Β2 μετακινήστε το τόξο σας στην κάτω δεξιά γωνία μέχρι να γίνει το τόξο σταυρός. Αυτό ονομάζεται Fill handle. 8. Πατήστε το αριστερό κουμπί του ποντικού και κρατώντας το πατημένο σύρετε το ποντίκι για να επιλέξετε τα κελιά C2, D2 και E2. 9. Αφήστε το κουμπί. Τα υπόλοιπα κελιά έχουν γεμίσει αυτόματα με τους υπόλοιπους τίτλους. 10. Κτυπήστε με το ποντίκι σας στο κελί Β3 και γράψετε 123. 11. Πατήστε το δεξί βελάκι στο πληκτρολόγιο σας για να μετακινηθείτε στο κελί C3. 12. Προχωρήστε μέχρι να γράψετε τα πιο κάτω δεδομένα. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Σελ. 1/7
4.2 Χρήση του AutoSum Μέχρι τώρα έχουμε περάσει στο φύλλο εργασίας τα δεδομένα που εύκολα θα μπορούσατε να κάνετε και με ένα επεξεργαστή κειμένου. Τώρα όμως θα δούμε ένα από τα πιο δυνατά εργαλεία του Excel που μας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσουμε υπολογισμούς (όπως αθροίσματα, εκατοστιαίες αναλογίες κ.α.) 1. Μετακινηθείτε με το ποντίκι σας στο κελί Β5 όπου θέλουμε να τυπωθεί το άθροισμα των κελιών Β3 και Β4. 2. Επιλέξετε από τη γραμμή εργαλείων το κουμπί AutoSum (Σ) και πατήστε το. Προσέξτε ότι στο κελί Β5 γράφει Sum(Β3:Β4) που εννοεί να προστεθούν τα κελιά Β3 και Β4. 3. Πατήστε το enter για να γίνει η πιο πάνω πρόσθεση. 4. Στο κελί Β5 αναγράφεται η τιμή 224 που είναι το αποτέλεσμα του AutoSum. 4.3 Αντιγραφή Φόρμουλας Θα μπορούσατε να επαναλάβετε το ίδιο και για τα κελιά C5, D5 και Ε5. Υπάρχει όμως πιο εύκολος και πιο γρήγορος τρόπος για να υπολογίσετε τα αθροίσματα για τα υπόλοιπα 3 κελιά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Fill handle. 1. Κτυπήστε στο κελί Β5. 2. Στο κελί Β5 μετακινήστε το τόξο σας στην κάτω αριστερή γωνία μέχρι να γίνει το ποντίκι σας λεπτός σταυρός. (fill handle). 3. Πατήστε το αριστερό κουμπί του ποντικού και κρατώντας το πατημένο σύρετε το ποντίκι για να μαυρίσετε τα κελιά C5, D5 και Ε5. 4. Αφήστε το κουμπί. Τα υπόλοιπα κελιά έχουν γεμίσει αυτόματα με τα υπόλοιπα αθροίσματα. Μόλις έχετε συμπληρώσει την εισαγωγή δεδομένων στο φύλλο εργασίας. Θα πρέπει να είναι όπως φαίνεται στην πιο κάτω οθόνη. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Σελ. 2/7
Τώρα θα πρέπει να το μορφοποιήσουμε για να φαίνεται πιο όμορφος ο πίνακας μας 4.4 Μορφοποίηση Πίνακα Για να μορφοποιήσετε ο γενικός κανόνας είναι να επιλέξετε πρώτα το πεδίο το οποίο θέλετε να μορφοποιήσετε και μετά να επιλέξετε την εντολή. Στην περίπτωση της εντολής AutoFormat είναι αρκετό να κτυπήσετε οπουδήποτε μέσα στον πίνακα. Προσέξετε ότι αν υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες οπουδήποτε μέσα στον πίνακα σας το πιο πάνω δεν ισχύει. 1. Για να επιλέξετε τον πίνακα σας μετακινήστε το τόξο σας στο κελί Α2 και κρατώντας το πατημένο σύρετε το ποντίκι σας μέχρις ότου να μαυρίσετε ολόκληρο τον πίνακα σας (E5). 2. Πηγαίνετε με το ποντίκι σας πάνω στο κατάλογο και επιλέξετε το Format (single click) και μετά από τον υποκατάλογο το AutoFormat. 3. Ένα κουτί διαλόγου εμφανίζεται με τίτλο AutoFormat. 4. Από το παράθυρο AutoFormat στη λίστα Table Format επιλέξετε το Classic 3 και πατήστε με το αριστερό κουμπί του ποντικού σας το ΟΚ. Το Excel μορφοποιεί τον πίνακά σας. 5. Κτυπήστε με το ποντίκι σας σε οποιοδήποτε κελί έξω από τον πίνακα. Ο πίνακας σας δεν είναι πλέον επιλεγμένος και έτσι μπορείτε να δείτε τα πραγματικά του χρώματα. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Σελ. 3/7
4.5 Μέθοδοι Επιλογής 4.5.1 Χρησιμοποιώντας το Shift και τα βελάκια κινήσεως 1. Κτυπήστε στο Sheet 3. 2. Επιλέξετε το κελί Α1 πατήστε Shift και μετά το δεξί βελάκι κινήσεως αρκετές φορές μέχρι το Η1. Με αυτό το τρόπο επιλέγουμε τα διαστήματα Α1:H1. 4.5.2 Click and Drag 1. Επιλέξετε το κελί C4. 1. Πατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σας και τραβήξετέ το μέχρι το G8. Η οθόνη σας θα φαίνετε όπως πιο κάτω. Θα προσέξετε ότι το κελί C4, το πρώτο κελί που επιλέξετε παραμένει άσπρο ενώ τα άλλα γίνονται μαύρα. Το κελί C4 που παραμένει άσπρο είναι τώρα το ενεργό κελί. 1. Γράψετε το όνομα σας και πατήστε το Enter. Θα προσέξετε ότι τώρα έγινε ενεργό κελί το κελί C5. 2. Πατήστε το Enter αρκετές φορές. Θα προσέξετε ότι μετακινείστε μόνο στο επιλεγμένο διάστημα. 4.5.3 Επιλογή μη συνεχόμενων κελιών 1. Επιλέξετε το διάστημα Α1 μέχρι το Η1. 2. Πατήστε το Ctrl και επιλέξετε το διάστημα Α8 μέχρι το Η8. Η οθόνη σας φαίνεται όπως πιο κάτω. Θα προσέξετε ότι επιλέξατε δύο μη συνεχόμενα διαστήματα. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Σελ. 4/7
4.5.4 Επιλογή χρησιμοποιώντας το Name Box 1. Κτυπήστε στο Name Box στη γραμμή φόρμουλας και πληκτρολογήστε Α3:E15. Πατήστε Enter. Η οθόνη σας θα φαίνεται όπως πιο κάτω: 4.5.5 Επιλογή χρησιμοποιώντας το F5. 1. Πατήστε το F5 στο πληκτρολόγιο σας. Θα εμφανιστεί η πιο κάτω οθόνη: MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Σελ. 5/7
2. Γράψετε τώρα στο Reference B3:D16 3. Πατήστε το ΟΚ. 4. Θα επιλέξει το διάστημα B3:D16 MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Σελ. 6/7
4.6 Μέθοδοι Επισκόπησης 1. Από το μενού View επιλέξετε το Zoom. 2. Στην οθόνη σας θα παρουσιαστεί το πιο κάτω μενού 3. Από το magnification τώρα επιλέξετε το 75%. 4. Πατήστε το ΟΚ. 5. Από το μενού View επιλέξετε το Zoom. 6. Από το Magnification τώρα επιλέξετε το Custom και πληκτρολογήστε τον αριθμό 87. 7. Πατήστε το ΟΚ. 4.6.1 Εναλλακτικός τρόπος επισκόπησης 1. Από τα Standard Toolbar κάνετε ένα click δίπλα από το βελάκι που γράφει 87%. 2. Επιλέξετε το 50%. 3. Τώρα κάνετε διπλό click στον αριθμό 50% ώστε να γίνει μπλε. 4. Πληκτρολογήστε τον αριθμό 63 5. Πατήστε το Enter. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 04 Σελ. 7/7