ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μεταφορά Δεδομένων από Business σε Pylon Version: 01.00 4/4/2017
Περιεχόμενα Εισαγωγή... 3 Παραμετροποίηση... 4 Εκτέλεση Λειτουργία... 5 Αποτέλεσμα... 13 Διάθεση... 13 Πίνακας Αλλαγών... 14 Σ.Α. [2]
Εισαγωγή Σκοπός αυτού του κειμένου είναι να περιγράψει απλά και σύντομα την παραμετροποίηση και την εκτέλεση της εργασίας μεταφοράς δεδομένων από Business σε Pylon μέσω του ανασχεδιασμένου εργαλείου μεταφοράς. Συνοπτικά, η πρώτη έκδοση του εργαλείου μεταφοράς δεδομένων αφορά τις παρακάτω οντότητες: Είδη Πελάτες-Προμηθευτές Αγορές Πωλήσεις Τιμοκατάλογοι Πωλήσεων Τράπεζες Πωλητές Εναλλακτικοί Κωδικοί Ειδών Υπηρεσίες Παρτίδες Serial Numbers Απογραφικά Πελατών, Προμηθευτών, και Αποθήκης Εισπρακτέα Αξιόγραφα (Εκκρεμή και Εκκρεμή Μερικώς Εξοφλημένα) Πληρωτέα Αξιόγραφα Παραγγελίες Πωλήσεων και Αγορών Εισπράξεις Πελατών Πληρωμές Προμηθευτών Η πρώτη έκδοση του εργαλείου μεταφοράς δεδομένων από Business σε Pylon δεν αφορά τις παρακάτω οντότητες, και γενικότερα οντότητες που δεν αναφέρονται στην παραπάνω λίστα των υποστηριζόμενων οντοτήτων: Πάγια και κινήσεις παγίων. Σε περίπτωση που στη βάση Business προς μεταφορά υπάρχουν πάγια ή/και κινήσεις παγίων τότε η διαδικασία διακόπτεται και παράγεται αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα. Συντιθέμενα και κινήσεις συντιθέμενων. Σε περίπτωση που στη βάση Business προς μεταφορά υπάρχουν συντιθέμενα ή/και κινήσεις συντιθέμενων τότε η διαδικασία διακόπτεται και παράγεται αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα. Δαπάνες Αντιλογισμοί/Συμψηφισμοί Σ.Α. [3]
Εμβάσματα Κινήσεις Τραπεζικών Λογαριασμών Σενάρια Εκπτώσεων Τιμοκατάλογοι Αγορών Εγγυοδόσια Πρόσθετες χρεώσεις που έχουν παραμετροποιηθεί να συμμετέχουν στις γραμμές των παραστατικών μέσω των πεδίων «Φόρος Είδους», «Φόρος Τιμής», ή ελεύθερων πεδίων. Παραστατικά αποθήκης, πλην των απογραφικών Από την παραπάνω λίστα είναι εμφανές ότι η πρώτη έκδοση του εργαλείου migration αφορά εγκαταστάσεις Business Unit ή Business Plus (στη δεύτερη περίπτωση υπό προϋποθέσεις όπως αυτές προκύπτουν από τη λίστα των υποστηριζόμενων οντοτήτων). Σημειώνεται ότι για την εκτέλεση του εργαλείου μεταφοράς απαιτείται έκδοση Pylon 17.02.08 ή νεότερη. Προϋπόθεση για την απρόσκοπτη εκτέλεση της εργασίας μεταφοράς δεδομένων αλλά και για την κατανόηση του παρόντος κειμένου είναι: Η γνώση του περιβάλλοντος και του τρόπου χρήσης των εμπλεκόμενων εφαρμογών Η εκτέλεση όλων των απαραίτητων ενεργειών εκκίνησης Το σωστό στήσιμο του εξοπλισμού Παραμετροποίηση Πριν την έναρξη της διαδικασίας μεταφοράς, με κλειστή την εφαρμογή Pylon και απενεργοποιημένο το Poseidon Service, θα πρέπει να εκτελέσετε το αρχείο Pylon_Migration_Add-in.exe (θα το βρείτε συμπιεσμένο εδώ), το οποίο θα αντιγράψει τα απαραίτητα αρχεία στο φάκελο εγκατάστασης του Pylon που θα του υποδείξετε. Στη συνέχεια θα πρέπει να δημιουργήσετε μια πρότυπη βάση. Στη βάση του Business που πρόκειται να μεταφερθεί, θα πρέπει πριν την εκκίνηση της διαδικασίας, να βεβαιωθείτε ότι: Για κάθε είδος στο οποίο έχει οριστεί παραπάνω από μία μονάδα μέτρησης, η 1 η, 2 η, και εναλλακτική μονάδα μέτρησης δε συμπίπτουν. Για κάθε αποθηκευτικό χώρο έχει οριστεί υποκατάστημα εταιρίας. Σ.Α. [4]
Για κάθε τραπεζικό λογαριασμό έχει οριστεί υποκατάστημα τράπεζας. Για κάθε τράπεζα έχει οριστεί υποκατάστημα τράπεζας. Στα είδη σετ δεν έχει καταχωρηθεί παραπάνω από μία φορά το ίδιο είδος. Σε όσους προμηθευτές έχει καταχωρηθεί τράπεζα έχει καταχωρηθεί και IBAN. Δεν πρόκειται για εγκατάσταση που να περιέχει το module «Αγροτική Διαχείριση». Δεν υπάρχουν παραστατικά που να κινούν πάγια ή είδη set. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι για την ορθή λειτουργία του εργαλείου μεταφοράς από Business σε Pylon πρέπει να χρησιμοποιηθεί prototype βάση τεχνολογίας SQL Server. Σημειώνεται επίσης ότι πριν την έναρξη της μεταφοράς καλό θα είναι να έχει γίνει backup της πρότυπης βάσης από τον SQL Server ώστε εφόσον χρειαστεί να εκτελεστεί εκ νέου η μεταφορά να μη χρειαστεί εκ νέου και η μεταφορά και παραμετροποίηση της πρότυπης σε SQL Server. Για τη δημιουργία πρότυπης βάσης σε SQL Server προτείνεται να δημιουργηθεί μία νέα κενή βάση στον SQL Server, να δηλωθεί από τον Pylon Configurator το αντίστοιχο database alias και περιοχή εργασίας, και τέλος κατά την είσοδό σας στην εφαρμογή να επιλεγεί restore από την πρότυπη PROTOTYPE_BASE.DAT. Με τον τρόπο αυτό αποφεύγετε την πιο χρονοβόρα διαδικασίας μετατροπής πρότυπης Firebird σε SQL. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί ώστε να συμφωνεί το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων που χρησιμοποιούνται από τις δύο εφαρμογές για τις ποσότητες και τις τιμές. Εκτέλεση Λειτουργία Εφόσον έχουν ολοκληρωθεί σωστά τα βήματα της παραμετροποίησης, κατά την εκκίνηση της εφαρμογής θα εμφανιστεί ο παρακάτω διάλογος ο οποίος δηλώνει πως η εφαρμογή έχει τεθεί σε λειτουργία Migration και δε θα είναι πλήρως λειτουργική. Κατά τη διαδικασία του migration δεν επιτρέπεται η πρόσβαση σε διάφορα κυκλώματα της εφαρμογής, όπως για παράδειγμα στις αγορές και στις πωλήσεις. Σ.Α. [5]
Ο μηχανισμός της μεταφοράς δεδομένων δημιουργεί ενδιάμεσους/προσωρινούς πίνακες στη βάση-προορισμό του Pylon. Η ονοματολογία των ενδιάμεσων πινάκων χρησιμοποιεί το πρόθεμα SEDF, ενώ το υπόλοιπο όνομα κάθε πίνακα ακολουθεί τα ονόματα των κανονικών πινάκων της εφαρμογής (για παράδειγμα δημιουργείται ενδιάμεσος πίνακας με όνομα SEDFITEMS στον οποίο αποθηκεύονται προσωρινά τα είδη από τη βάσηαφετηρία του Business, ακολουθώντας την ονοματολογία του πίνακα HEITEMS). Στους ενδιάμεσους πίνακες εισάγονται, ύστερα από το βήμα αντιστοίχισης (mapping) των οντοτήτων, οι εγγραφές από τη βάση-αφετηρία του Business. Στη συνέχεια με τον γνωστό μηχανισμό της εισαγωγής δεδομένων του Pylon γίνεται η μεταφορά στις οντότητες της εφαρμογής (δηλαδή στους κανονικούς πίνακες της εφαρμογής). Επιλέξτε ΟΚ στο διάλογο που εμφανίζεται κατά την εκκίνηση της εφαρμογής για να εισέλθετε στο Pylon. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται να δοθεί στο γεγονός ότι εάν επιλέξετε «Έξοδος» οι ενδιάμεσοι πίνακες καθώς και τα αρχεία του εργαλείου μεταφοράς θα διαγραφούν. Μετά την είσοδο στην εφαρμογή ακολουθείστε τη διαδρομή Οργάνωση -> Data Transfer -> Import from Business για να εκκινήσετε τη διαδικασία του migration. Σ.Α. [6]
Στην παραπάνω οθόνη δηλώνετε το όνομα του instance του SQL Server όπου βρίσκεται η βάση-αφετηρία του Business καθώς και όλα στοιχεία σύνδεσης στο συγκεκριμένο instance, δηλαδή τύπο authentication, username/password, και όνομα βάσης-αφετηρίας. Πατώντας το πλήκτρο του συγχρονισμού στα δεξιά του πεδίου Database πραγματοποιείται η σύνδεση με τον SQL server και επιλέγεται η βάση του business. Στη συνέχεια πατώντας next πραγματοποιούνται κάποιοι έλεγχοι σχετικά με τη βάση του Business και την έκδοση της (πρέπει να είναι στην τελευταία έκδοση) και εφόσον οι έλεγχοι ολοκληρωθούν επιτυχώς, πατώντας και πάλι next ξεκινάει η δημιουργία των ενδιάμεσων πινάκων στη βάση του Pylon. Επιλέγοντας next ακόμη μία φορά μεταφέρεστε στην οθόνη των αντιστοιχίσεων (mapping) που αφορούν τις διάφορες οντότητες. Σ.Α. [7]
Στον πίνακα υπάρχουν 5 στήλες. Στην πρώτη εμφανίζεται η οντότητα και στη δεύτερη ο αριθμός των εγγραφών που υπάρχουν στο Business και θα εισαχθούν στους ενδιάμεσους πίνακες. Στην τρίτη στήλη εμφανίζεται ο αριθμός των αντιστοιχίσεων που έχουν πραγματοποιηθεί μέχρι στιγμής. Η ένδειξη υποδηλώνει πως απαιτείται ολοκληρωμένη αντιστοίχιση για τη συγκεκριμένη οντότητα προκειμένου να προχωρήσει η διαδικασία στο επόμενο βήμα, ενώ η ένδειξη υποδηλώνει πως προτείνεται η αντιστοίχιση. Η τέταρτη στήλη (Keep Code), σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε τη μεταφορά του παλιού κωδικού της εκάστοτε οντότητας ή τη δημιουργία νέου. Τέλος, στην πέμπτη στήλη (details), πατώντας πάνω στο εικονίδιο οντότητας: εμφανίζονται οι επιλογές αντιστοίχισης της αντίστοιχης Στις ορισμένες από τις οντότητες σας δίνεται η δυνατότητα να δημιουργήσετε αυτόματα τις mapped τιμές με την επιλογή Create Missing : Εξυπακούεται ότι θα πρέπει κατά την αντιστοίχιση να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην παραμετροποίηση των mapped οντοτήτων. Για παράδειγμα, θα πρέπει οι πρόσθετες χρεώσεις του Pylon οι οποίες θα αντιστοιχηθούν με αυτές του Business να έχουν ίδιο τρόπο υπολογισμού με τις τελευταίες, διαφορετικά τα παραστατικά που θα μεταφερθούν δεν θα έχουν σωστά υπολογισμένες πρόσθετες χρεώσεις. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην αντιστοίχιση των τρόπων πληρωμής: Θα πρέπει οι τρόποι πληρωμής Μετρητά και Πιστωτική Κάρτα (και γενικά όλοι οι τρόποι πληρωμής με πληρωμή μετά από 0 ημέρες) να αντιστοιχηθούν με dummy τρόπους πληρωμής στο Pylon (οι dummy τρόποι πληρωμής ψευδο-μετρητών/πιστωτικής κάρτας θα παραμετροποιηθούν με χρήση π.χ. της παραμετροποίησης του Τρόπου Πληρωμής Επί Πιστώσει ), έτσι ώστε τα παραστατικά που θα μεταφερθούν με τρόπο πληρωμής Σ.Α. [8]
μετρητά/πιστωτική κάρτα να μη δημιουργήσουν αυτόματα και χρηματοοικονομικά παραστατικά, εφόσον τα τελευταία θα μεταφερθούν και αυτά από το εργαλείο μεταφοράς. Μετά το πέρας της διαδικασίας, οι dummy τρόποι πληρωμής μπορούν να παραμετροποιηθούν κανονικά ή να παραμείνουν ως έχουν, ακόμα και αν δεν πρόκειται να ξαναχρησιμοποιηθούν. Αφού ολοκληρώσετε την διαδικασία του mapping, ακολουθεί η εισαγωγή των δεδομένων στους ενδιάμεσους πίνακες και στη συνέχεια η εμφάνιση της οθόνης των αποτελεσμάτων: Σε αυτή την οθόνη μπορείτε να δείτε τι έχει εισαχθεί στους ενδιάμεσους πίνακες και να αλλάξετε κάποια δεδομένα πριν την εισαγωγή στους πίνακες του Pylon. Επιλέγοντας next μεταφέρεστε στην οθόνη εκτέλεσης των σεναρίων import: Τα σενάρια εισαγωγής που εμφανίζονται σε αυτή την οθόνη θα πρέπει να εκτελεστούν με τη σειρά που εμφανίζονται (για παράδειγμα θα πρέπει η εισαγωγή πελατών/προμηθευτών/ειδών να προηγηθεί της εισαγωγής παραστατικών), πατώντας το πλήκτρο play της στήλης Details. Τα σενάρια αυτά μπορούν να ελεγχθούν και να Σ.Α. [9]
τροποποιηθούν από τις Εισαγωγές Δεδομένων (μενού Οργάνωση->Για Προχωρημένους- >Εισαγωγές Δεδομένων). Σημειώνεται ότι με το πάτημα του πλήκτρου Finish οι ενδιάμεσοι πίνακες και τα περιεχόμενά τους διαγράφονται από τη βάση του Pylon. Παρακάτω ακολουθεί ανάλυση των οντοτήτων που μεταφέρονται σε αυτή την πρώτη έκδοση της διαδικασίας καθώς και οι αντίστοιχοι περιορισμοί: Είδη Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία τις παραπάνω οντότητας, παρτίδες και serial numbers. Δεν υποστηρίζονται: Χαρακτηριστικά αποθέματος (δέσιμο στην καρτέλα του είδους) και συντιθέμενα. Τα χαρακτηριστικά αποθέματος και οι αντίστοιχες λίστες χαρακτηριστικών αποθέματος μεταφέρονται ως οντότητες από το εργαλείο αλλά δεν δένονται με είδη. Επίσης δεν υποστηρίζεται η λειτουργικότητα των επιστρεφόμενων (εγγυοδοσία). Πελάτες Προμηθευτές Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία τις παραπάνω οντότητας. Προσοχή: Καθώς η διαδικασία χρησιμοποιεί ως κλειδί ταύτισης για τους προμηθευτές το ΑΦΜ, θα πρέπει να διασφαλίσετε πως υπάρχει ΑΦΜ σε όλους του πελάτες και προμηθευτές που προέρχονται από το business και να είναι διαφορετικό από το 0. Σε αντίθετη περίπτωση θα χρησιμοποιηθεί ως ΑΦΜ προμηθευτή ο κωδικός του προμηθευτή, και θα πρέπει σε δεύτερο χρόνο να διορθωθεί χειροκίνητα. Επίσης, εάν υπάρχουν προμηθευτές με ίδιο ΑΦΜ, τότε θα μεταφερθεί μόνο ο πρώτος προμηθευτής. Θα πρέπει να φροντίσετε είτε να δώσετε, έστω προσωρινά, διαφορετικό ΑΦΜ για κάθε προμηθευτή, είτε να περάσετε χειροκίνητα όσους προμηθευτές δε μεταφερθούν. Αγορές Μεταφέρονται: όλα τα παραστατικά στην τρέχουσα χρήση και αυτά σε ξένο νόμισμα. Δεν υποστηρίζονται: Ακυρωτικά και ακυρωμένα Παραστατικά. Πωλήσεις Μεταφέρονται: όλα τα παραστατικά στην τρέχουσα χρήση και αυτά σε ξένο νόμισμα. Σ.Α. [10]
Δεν υποστηρίζονται: Ακυρωτικά και ακυρωμένα Παραστατικά. Τιμοκατάλογοι Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία των τιμοκαταλόγων πωλήσεων. Δεν υποστηρίζονται: τιμοκατάλογοι αγορών. Τράπεζες Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας. Προσοχή: Κατά τη διαδικασία της αντιστοίχισης των οντοτήτων (βήμα Retrieve Common Data ) αντιστοιχίζονται τραπεζικοί λογαριασμοί εταιρίας από τη βάση του Business στη βάση του Pylon. Λόγω του ότι το βήμα αυτό προηγείται του βήματος εισαγωγής Τραπεζών, θα πρέπει να γίνει άνοιγμα τραπεζικών λογαριασμών με dummy στοιχεία (τράπεζα, υποκατάστημα) για την αντιστοίχιση, τα οποία να διορθωθούν χειροκίνητα μετά τη μεταφορά των τραπεζών μέσω του αντίστοιχου σεναρίου import. Επίσης, εφόσον αυτό είναι απαραίτητο, θα πρέπει να γίνουν οι αντίστοιχες διορθώσεις στην οντότητα των πιστωτικών καρτών και συγκεκριμένα στην αντιστοίχιση τραπεζών με πιστωτικές κάρτες. Πωλητές Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας. Εναλλακτικοί Κωδικοί Ειδών Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας. Υπηρεσίες Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας. Παρτίδες Serial Numbers Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας. Απογραφικά Πελατών, Προμηθευτών και Αποθήκης Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας για την τρέχουσα χρήση. Εισπρακτέα Αξιόγραφα εκκρεμή και μερικώς εξοφλημένα Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας, με status εκκρεμές και μερικώς εξοφλημένο για την τρέχουσα χρήση. Προσοχή: Τα αξιόγραφα δε θα επηρεάσουν τα οικονομικά στοιχεία των οντοτήτων (συναλλασσόμενοι, τραπεζικοί λογαριασμοί, κλπ.). Οι κινήσεις των αξιογράφων θα περαστούν ανεξάρτητες στις αντίστοιχες οντότητες που αφορούν και οι οποίες θα επηρεάσουν τα οικονομικά στοιχεία της οντότητας (συναλλασσόμενοι, τραπεζικοί λογαριασμοί, κλπ.) με σειρά Μετρητά, π.χ. Σ.Α. [11]
Παραλαβή επιταγής πελάτη από import εισπράξεων πελατών (βλ. εισπράξεις πελατών). Πληρωτέα Αξιόγραφα - εκκρεμή Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας με status εκκρεμές για την τρέχουσα χρήση. Προσοχή: Τα αξιόγραφα δε θα επηρεάσουν τα οικονομικά στοιχεία των οντοτήτων (συναλλασσόμενοι, τραπεζικοί λογαριασμοί, κλπ.). Οι κινήσεις των αξιογράφων θα περαστούν ανεξάρτητες στις αντίστοιχες οντότητες που αφορούν και οι οποίες θα επηρεάσουν τα οικονομικά στοιχεία της οντότητας (συναλλασσόμενοι, τραπεζικοί λογαριασμοί, κλπ.) με σειρά Μετρητά, π.χ. Παραλαβή επιταγής πελάτη από import εισπράξεων πελατών (βλ. εισπράξεις πελατών). Παραγγελίες Πωλήσεων και Αγορών Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας, για την τρέχουσα και την προηγούμενη χρήση. Εισπράξεις Πελατών και Πληρωμές Προμηθευτών Μεταφέρονται: όλα τα στοιχεία της παραπάνω οντότητας για την τρέχουσα χρήση. Προσοχή: σε περίπτωση είσπραξης/πληρωμής με αξιόγραφό στο Pylon, θα δημιουργηθεί παραστατικό με πλασματικές γραμμές μετρητών, ίσες με την αρχική αξία του αξιογράφου και στην αιτιολογία θα αναφέρεται «ΣΕ ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΞΙΟΓΡΑΦΟΥ ΑΡ. ΛΗΞΗΣ» Τέλος θα πρέπει να σημειωθεί ότι δε μεταφέρονται τα παρακάτω : 1. Oι συσχετισμοί μεταξύ παραστατικών, π.χ. το από ποια/ποιες Παραγγελίες μετασχηματίστηκε ένα Δελτίο Αποστολής. 2. Oι αντιστοιχίσεις μεταξύ χρεωστικών και πιστωτικών κινήσεων. Η αντιστοίχιση μπορεί να γίνει χειροκίνητα μέσω της batch διαδικασίας μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας μεταφοράς, με μέθοδο FIFO. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, θα πρέπει να προχωρήσετε στους παρακάτω ελέγχους προκειμένου να επιβεβαιώσετε την ορθή μεταφορά των δεδομένων: Έλεγχος συμφωνίας του πλήθους των εγγραφών ανά μεταφερόμενη οντότητα. Έλεγχος Ισοζυγίων ανά κύρια οντότητα (Αποθήκη Συναλλασσόμενοι, κλπ.). Σ.Α. [12]
Έλεγχος Ημερολογίων ανά οντότητα (Ημερολόγιο Πωλήσεων ανά Συντελεστή ΦΠΑ σε Καθαρή αξία και ΦΠΑ, Ημερολόγιο Αγορών, Αποθήκης, Πελατών, Προμηθευτών, κλπ.). Αποτέλεσμα Δεν υπάρχουν διαθέσιμες αναφορές σχετικές με τη μεταφορά δεδομένων από Business σε Pylon. Διάθεση MODULE/ ΠΡΟΪΟΝ-ΔΙΑΘΕΣΗ PYLON Entry - PYLON Start PYLON Standard PYLON Advanced PYLON ERP PYLON CRM PYLON Hospitality Start PYLON Hospitality Standard PYLON Restaurant Start PYLON Restaurant Standard PYLON Retail Start PYLON Retail Standard PYLON Γενική Λογιστική - PYLON Έσοδα-Έξοδα - Σ.Α. [13]
: Διαθέσιμο, : Αγοραζόμενο, -: Μη διαθέσιμο, : Επιλεγόμενο Πίνακας Αλλαγών # Περιγραφή Σελίδα Έκδοση Ημ/νία Σ.Α. [14]