ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΙΔΡΥΜΑΤΙΚΟΥ ΑΠΟΘΕΤΗΡΙΟΥ ΓΙΑ ΤΙΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ Οδηγίες αποδοχής/απόρριψης εργασίας που καταχωρείται στο Ιδρυματικό Αποθετήριο ELiDOC Systems & Services 2017
ELiDOC Systems & Services Σελίδα 1
Εισαγωγή Η διαδικασία αυτοαπόθεσης πτυχιακής και μεταπτυχιακής εργασίας, δηλαδή η καταχώρηση της εργασίας του φοιτητή από τον ίδιο στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια: Στάδιο 1 : Αυτοαπόθεση Ο φοιτητής συνδέεται στο Ιδρυματικό Αποθετήριο με τα διαπιστευτήρια (κωδικούς) που του έχουν διατεθεί από το ΤΕΙ Ηπείρου και κάνει την απόθεση της εργασίας του. Κατά την απόθεση, ο φοιτητής Α) συμπληρώνει τα απαραίτητα μεταδεδομένα (στοιχεία), Β) ανεβάζει το ψηφιακό αρχείο (pdf) με την εργασία του στο Αποθετήριο, Γ) επιλέγει μια άδεια Creative Commons και Δ) συμφωνεί με τους όρους δημοσίευσης στο Αποθετήριο. Μετά από τα 4 παραπάνω βήματα, ο φοιτητής ολοκληρώνει την απόθεση, αλλά η εργασία δε δημοσιεύεται στο Αποθετήριο και ΔΕΝ είναι ακόμα ορατή από το ευρύ κοινό. Η διαδικασία απόθεσης από τον φοιτητή αναλύεται στον οδηγό που μπορείτε να βρείτε εδώ. Στάδιο 2 : Έγκριση από την γραμματεία του Τμήματος Ο έλεγχος των στοιχείων (μεταδεδομένων) από τη Γραμματεία είναι απόλυτα απαραίτητος, πριν η εργασία προστεθεί στο Ιδρυματικό Αποθετήριο. Έτσι, μόλις ο φοιτητής ολοκληρώσει την αυτοαπόθεση (δηλ. την κατάθεση της εργασίας στο Αποθετήριο), ένα email αποστέλλεται στο λογαριασμό της Γραμματείας κι ενημερώνει πως υπάρχει μια εργασία που έχει κατατεθεί και αναμένει έλεγχο. Το προσωπικό της Γραμματείας ελέγχει τα μητρώα της κι εφόσον η εργασία έχει βαθμολογηθεί, κι αναγράφονται σωστά τα στοιχεία του φοιτητή, του επιβλέποντα καθηγητή, της επιτροπής αξιολόγησης, του θέματος (τίτλου εργασίας) και έχει ανεβάσει το σωστό αρχείο, την εγκρίνει. Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, η εργασία δεν είναι κατάλληλη για οριστική απόθεση στο Αποθετήριο, το προσωπικό της Γραμματείας συμπληρώνει την αιτιολογία της απόρριψης στο ειδικό πλαίσιο κι αυτόματα η εφαρμογή αποστέλλει email στον φοιτητή, ενημερώνοντας τον για τον λόγο απόρριψης της ώστε να προβεί σε διορθώσεις. Σε αυτό το στάδιο, η εργασία είναι ορατή στην εφαρμογή του Ιδρυματικού Αποθετηρίου μόνο από την σελίδα του φοιτητή και της γραμματείας (Ο λογαριασμός μου) ως εκκρεμής. Μόλις ο φοιτητής επανυποβάλλει την εργασία του διορθωμένη, τότε η Γραμματεία προβαίνει στην «Αποδοχή» της. Εδώ ολοκληρώνεται και ο ρόλος της Γραμματείας. Στάδιο 3 : Έγκριση από την βιβλιοθήκη και οριστική καταχώρηση στο Ιδρ. Αποθετήριο Μόλις εγκριθεί μια απόθεση από την Γραμματεία, η Βιβλιοθήκη ενημερώνεται αυτόματα με email. Το προσωπικό της ελέγχει την ορθότητα των υπόλοιπων μεταδεδομένων (πχ. θέματα, λέξεις κλειδιά κλπ) την τήρηση των προτύπων και ανάλογα αποδέχεται ή απορρίπτει την εργασία. Η Βιβλιοθήκη ακολουθεί την ίδια διαδικασία με αυτή της Γραμματείας και μετά την οριστική «Αποδοχή» η εργασία ανεβαίνει στο Αποθετήριο, γίνεται ορατή σε όλους τους χρήστες και μπορεί να αναζητηθεί. ELiDOC Systems & Services Σελίδα 2
Η διαδικασία ελέγχου μιας καταχωρημένης εργασίας από τη Γραμματεία έχει ως εξής: Βήμα 1 ο : Ανάληψη μια κατατεθείσας εργασίας Το προσωπικό της Γραμματείας ενημερώνεται αυτόματα μόλις κατατεθεί κάποια εργασία μέσω email, που αποστέλλεται στον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) της Γραμματείας και όχι στους λογαριασμούς email του προσωπικού. Το email που θα λάβετε θα είναι όπως το παρακάτω. Αποστολέας : apothetirio@teiep.gr Θέμα : Ι.Α. ΤΕΙ Ηπείρου: Καταχώρηση νέας εργασίας Μήνυμα : Προστέθηκε μια νέα καταχώρηση: Τίτλος: ΔΟΚΙΜΗ - Ενυδρεία συγκριτική αξιολόγηση της απόδοσης διαφορετικών τύπων βιολογικών φίλτρων Συλλογή: Τμήμα Ιχθυοκομίας - Αλιείας Προστέθηκε από: tgo12024983 (tgo12024983@students.teiep.gr) It requires reviewing. Για να αναλάβετε αυτή την νέα εργασία, παρακαλώ επισκεφθείτε τη σελίδα "Ο λογαριασμός μου": http://apothetirio.teiep.gr/xmlui/mydspace Ευχαριστούμε! Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης ΤΕΙ Ηπείρου Εάν πατήσετε πάνω στο σύνδεσμο (link) που εμφανίζεται στο μήνυμα, ο φυλλομετρητής (browser) σας κατευθύνει στη σελίδα σύνδεσης στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, όπου επιλέγετε τη μέθοδο σύνδεσης μέσω «Ταυτοποίησης Κωδικού»: ELiDOC Systems & Services Σελίδα 3
Μόλις συνδεθείτε επιτυχώς, μεταβαίνετε στην παρακάτω σελίδα όπου καλείστε να αναλάβετε την εργασία τσεκάροντας το κουτάκι στο αριστερό μέρος του πίνακα και πατώντας το κουμπί «Αναλάβετε τις επιλεγμένες εργασίες». Βήμα 2 ο : Έλεγχος της εργασίας Στη συνέχεια, ξαναφορτώνεται η ίδια σελίδα με διαφοροποιημένο τον προηγούμενο πίνακα. Τώρα καλείστε να πατήσετε πάνω στον τίτλο της πτυχιακής εργασίας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. ELiDOC Systems & Services Σελίδα 4
Πατώντας τον τίτλο της εργασίας μεταφέρεστε στην προβολή της εγγραφής που καταχώρησε ο φοιτητής και εδώ βλέπετε ήδη το ονοματεπώνυμο του φοιτητή και τον τίτλο της πτυχιακής του εργασίας. Πατάτε Εμφάνιση πλήρους εγγραφής, για να δείτε όλα τα στοιχεία που καταχώρησε ο/η φοιτητής/-τρια. Η επόμενη εικόνα δείχνει την εμφάνιση της πλήρους εγγραφής, όπου θα ελέγξετε/διορθώσετε τα στοιχεία που είναι υπογραμμισμένα με κόκκινο. ELiDOC Systems & Services Σελίδα 5
Θα προχωρήσετε στην έγκριση της εργασίας μόνο εφόσον τα ακόλουθα στοιχεία (μεταδεδομένα) είναι σωστά και πληρούνται και οι τρεις τελευταίες προϋποθέσεις: το ονομ/μο του/της φοιτητή/τριας dc.contributor.author ο τίτλος της εργασίας dc.title το ονομ/μο του επόπτη καθηγητή heal.advisorname τα μέλη της εξεταστικής επιτροπής heal.committeemembername το Τμήμα στο οποίο ανήκει ο φοιτητής heal.academicpublisher 1. Ο φοιτητής έχει παρουσιάσει την εργασία του, έχει εξεταστεί και βαθμολογηθεί 2. Ο φοιτητής έχει ανεβάσει το ψηφιακό αντικείμενο της εργασίας του (το σωστό αρχείο, σε μορφότυπο pdf). Μπορείτε να ελέγξετε το αρχείο πατώντας το «Προβολή/Άνοιγμα». 3. Η βαθμολογία της εργασίας του είναι μεγαλύτερη ή ίση με το όριο που έχει οριστεί από το Τμήμα για τη δημόσια προβολή του ψηφιακού αντικειμένου της εργασίας Εφόσον όλα τα παραπάνω είναι σωστά, τότε εγκρίνετε την εργασία πατώντας «Αποδοχή τεκμηρίου». ELiDOC Systems & Services Σελίδα 6
Η εγκεκριμένη πτυχιακή εργασία προχωρά στο επόμενο στάδιο της ροής εργασίας που είναι ο έλεγχος από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης. ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΤΕΚΜΗΡΙΟΥ Στην περίπτωση που συμβαίνει έστω κι ένα από τα παρακάτω: Η πτυχιακή εργασία δεν έχει παρουσιαστεί ή βαθμολογηθεί. Έχουν παρουσιαστεί λάθη κατά τη συμπλήρωση των μεταδεδομένων. Η βαθμολογία της εργασίας του φοιτητή είναι μικρότερη από το όριο που έχει οριστεί από το Τμήμα για τη δημόσια προβολή του ψηφιακού αντικειμένου της αλλά ο φοιτητής έχει ανεβάσει ως δημόσια διαθέσιμο το ψηφιακό αρχείο της εργασίας του. Η βαθμολογία της εργασίας του φοιτητή είναι μεγαλύτερη ή ίση με το όριο που έχει οριστεί από το Τμήμα για τη δημόσια προβολή του ψηφιακού αρχείου της, αλλά ο φοιτητής έχει ανεβάσει λανθασμένο ψηφιακό αρχείο της εργασίας του ή λανθασμένο μορφότυπο του ψηφιακού αρχείου (π.χ. αρχείο word αντί για αρχείο pdf) τότε υπάρχουν σφάλματα τα οποία δε μπορούν να διορθωθούν χωρίς τη συμβολή του φοιτητή. Στην περίπτωση αυτή επιλέγετε το κουμπί «Απόρριψη τεκμηρίου». Μετά την επιλογή της απόρριψης της υποβολής, μεταβαίνετε στην παρακάτω σελίδα, στην οποία θα πρέπει να συμπληρώσετε τον λόγο για τον οποίο απορρίπτετε την καταχώρηση. ELiDOC Systems & Services Σελίδα 7
Εφόσον απορρίψετε μια καταχώρηση, ένα email αποστέλλεται αυτόματα στο φοιτητή, στο λογαριασμό email που του έχει παραχωρηθεί από το ΤΕΙ Ηπείρου και τον οποίο λαμβάνει το Ιδρυματικό Αποθετήριο αυτόματα από το μηχανισμό ταυτοποίησης του Ιδρύματος (SSO CAS), π.χ. lpm12024983@students.teiep.gr. Το μήνυμα που αποστέλλεται στο φοιτητή θα έχει την ακόλουθη μορφή: ELiDOC Systems & Services Σελίδα 8
Αποστολέας : apothetirio@teiep.gr Θέμα : Ι.Α. ΤΕΙ Ηπείρου: Η καταχώρηση σας Απορρίφθηκε Μήνυμα : Καταχωρήσατε την εργασία με τίτλο: ΔΟΚΙΜΗ - Ενυδρεία συγκριτική αξιολόγηση της απόδοσης διαφορετικών τύπων βιολογικών φίλτρων Στη συλλογή: Τμήμα Ιχθυοκομίας - Αλιείας Η καταχώρησή σας απορρίφθηκε από τον/την Γραμματεία του Τμήματος Ιχθυοκομίας - Αλιείας (email_grammateias@teipir.gr) με την ακόλουθη εξήγηση: Η πτυχιακή σας δεν έχει βαθμολογηθεί ακόμα. Παρακαλώ επαναλάβετε την απόθεση μετά την παρουσίαση και βαθμολόγηση τη εργασίας σας Η καταχώρησή σας δεν έχει διαγραφεί και είναι προσβάσιμη από τη σελίδα "Υποβολές" στο μενού "Ο λογαριασμός μου": http://apothetirio.teiep.gr/xmlui/mydspace Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης ΤΕΙ Ηπείρου To μήνυμα θα περιέχει την αιτιολογία που συμπληρώσατε κατά την απόρριψη της καταχώρησης. Εφόσον αυτό το μήνυμα είναι η πιο απλή μορφή επικοινωνίας με τον φοιτητή, προτείνεται στο πεδίο της αιτιολογίας να συμπληρώσετε και τις όποιες οδηγίες είναι απαραίτητες για την επιτυχή ολοκλήρωση της απόθεσης, π.χ. Θα πρέπει να επαναλάβετε την απόθεση μόλις εξεταστεί η πτυχιακής σας ή Δεν έχετε συμπληρώσει τα ονόματα της εξεταστικής επιτροπής της πτυχιακής. Παρακαλώ συμπληρώστε τα για να γίνει δεκτή η απόθεση. Επιπλέον, όπως θα είδατε στο παραπάνω μήνυμα, η απόθεση του φοιτητή ακόμα κι αν έχει απορριφθεί, δεν διαγράφεται. Παραμένει εκκρεμής και εμφανίζεται μόνο από την σελίδα του φοιτητή «Ο λογαριασμός μου» στο Ιδρυματικό Αποθετήριο, προκειμένου αυτός να προβεί στις απαραίτητες διορθώσεις σύμφωνα με τις παρατηρήσεις σας και να επανυποβάλλει την εργασία του. Μόλις λάβετε τη διορθωμένη υποβολή του φοιτητή και αφού την ελέγξετε κάνετε «Αποδοχή τεκμηρίου» και η εργασία στέλνεται στη Βιβλιοθήκη. Σημείωση: Η ηλεκτρονική επικοινωνία της εφαρμογής Ιδρυματικού Αποθετηρίου, του προσωπικού των Γραμματειών και του προσωπικού της Βιβλιοθήκης με τον φοιτητή θα γίνεται μέσω του email που διαθέτει εκείνος στο ΤΕΙ Ηπείρου και το οποίο λαμβάνεται αυτόματα από το μηχανισμό ταυτοποίησης του Ιδρύματος (SSO CAS). Θα διευκόλυνε πολύ την επικοινωνία αν οι φοιτητές είναι ενήμεροι πώς θα πρέπει να ελέγχουν τα εισερχόμενα email τους, μέσω της υπηρεσίας webmail του ΤΕΙ Ηπείρου http://webmail.teiep.gr, τουλάχιστον μέχρι να ολοκληρωθεί η καταχώρηση της εργασίας τους. ELiDOC Systems & Services Σελίδα 9
ΠΟΙΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ Η ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΑΠΟΔΕΧΕΤΑΙ ΧΩΡΙΣ ΕΛΕΓΧΟ Η Βιβλιοθήκη στα πλαίσια του εμπλουτισμού του αποθετηρίου εισάγει αναδρομικά, σε καθημερινή βάση, εργασίες παλαιότερων ετών. Τα μεταδεδομένα (στοιχεία) των εργασιών αυτών η Γραμματεία δεν θα τα ελέγχει παρά μόνο θα προβαίνει στην «Αποδοχή» της εργασίας. Οι εργασίες που εισάγονται αναδρομικά θα ξεχωρίζονται από αυτές της αυτοαπόθεσης από φοιτητή από τον λογαριασμό email που θα αποστέλλονται. Συγκεκριμένα: Το προσωπικό των Γραμματειών στα ΙΩΑΝΝΙΝΑ θα κάνει απευθείας «Αποδοχή» (χωρίς έλεγχο) τις εργασίες που θα λαμβάνει από τους παρακάτω λογαριασμούς email: 1. fgoudava@ioa.teiep.gr 2. gousia@teiep.gr 3. apothetirio@teiep.gr Το προσωπικό των Γραμματειών στην ΠΡΕΒΕΖΑ θα κάνει απευθείας «Αποδοχή» (χωρίς έλεγχο) τις εργασίες που θα λαμβάνει από τους παρακάτω λογαριασμούς email: 1. libprev@teiep.gr 2. etheodor@teiep.gr 3. theodoratsoli@teiep.gr 4. apothetirio@teiep.gr Το προσωπικό των Γραμματειών στην ΑΡΤΑ θα κάνει απευθείας «Αποδοχή» (χωρίς έλεγχο) τις εργασίες που θα λαμβάνει από τους παρακάτω λογαριασμούς email: 1. dvasilak@teiep.gr 2. ctheodor@teiep.gr 3. astrati@teiep.gr 4. apothetirio@teiep.gr Το προσωπικό των Γραμματειών στην ΗΓΟΥΜΕΝΙΤΣΑ θα κάνει απευθείας «Αποδοχή» (χωρίς έλεγχο) τις εργασίες που θα λαμβάνει από τον παρακάτω λογαριασμό email: 1. karvounis@teiep.gr 2. apothetirio@teiep.gr ELiDOC Systems & Services Σελίδα 10