ΕΚΘΕΣΗ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ Σ.Ε.Π. ΓΙΑ ΤΗΝ ΧΡΗΣΗ 2017 (01/01/ /12/2017)

Προς 42 η Τακτική Γενική Συνέλευση των μελών του Ιδρύματος Σώμα Ελλήνων Προσκόπων ΕΚΘΕΣΗ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ Σ.Ε.Π. ΓΙΑ ΤΗΝ ΧΡΗΣΗ 2017 (01/01/2017 31/12/2017) Σύμφωνα με το άρθρο 20 του Οργανισμού του Σ.Ε.Π., υποβάλουμε στην 42 η Τακτική Γενική Συνέλευση, την έκθεση ελέγχου της οικονομικής διαχείρισης του Σ.Ε.Π., για την χρήση 2017 (01/01/2017 31/12/2017). Ελέγξαμε διάφορα Έσοδα και Έξοδα της χρήσης 2017 (01/01/2017-31/12/2017), της Κεντρικής Διοίκησης, που ανέρχονται τα μεν Έσοδα σε 1.741.593,62 ευρώ και τα δε Έξοδα σε 2.024.129,41 ευρώ. Ελέγξαμε διάφορα Έσοδα και Έξοδα της χρήσης 2017 (01/01/2017-31/12/2017), του Προσκοπικού Πρατηρίου, που ανέρχονται τα μεν Έσοδα σε 482.302,10 ευρώ και τα δε Έξοδα σε 431.615,26 ευρώ. Σε συγκεκριμένους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων της Κ.Δ., υπάρχουν καταχωρήσεις που αφορούν κλιμάκια, λόγω της προσαρμογής των λογαριασμών τους. Το ίδιο συμβαίνει και στα χρηματικά διαθέσιμα. Για την χρήση του 2017 οι λογ/σμοί των κλιμακίων είναι εκατόν τριάντα δύο (132). Η προσαρμογή πλέον είναι συνεχής, με την προσθήκη και άλλων λογ/σμών κλιμακίων. Οι μέχρι τώρα δηλώσεις του Σ.Ε.Π., που έπρεπε να υποβληθούν, έχουν υποβληθεί εμπρόθεσμα και έχουν τηρηθεί οι φορολογικές και ασφαλιστικές υποχρεώσεις. Κατά την διεξαγωγή του έργου μας, τέθηκαν στην διάθεση μας, στοιχεία, βιβλία και δικαιολογητικά που ζητήθηκαν και πληροφορίες ή επεξηγήσεις που ζητήσαμε επί αυτών. Υπάρχουν κάποιες επισημάνσεις επί των οικονομικών καταστάσεων και στοιχείων, καθώς και της εν γένει οικονομικής διαχείρισης, για τις οποίες η διοίκηση ενημερώθηκε και οι οποίες είναι οι κάτωθι: 1. Το μητρώο παγίων έχει προχωρήσει πολύ στην τήρησή του. Θα πρέπει όλα τα πάγια, όσο μικρή να είναι η αξία τους, να απεικονίζονται στο μητρώο παγίων και όχι να καταχωρείται η αξία τους στα έξοδα. Θα πρέπει να γίνεται έγκαιρη ενημέρωση από τις υπηρεσίες του ΣΕΠ, προς τους διενεργούντες τις εγγραφές στα βιβλία, για την καταχώρηση τυχόν μεταβολών της περιουσίας. Θα πρέπει να γίνει συμφωνία των πλωτών μέσων που απεικονίζονται στο μητρώο παγίων, με το Λεμβολόγιο που τηρείται στο ΣΕΠ και να τακτοποιηθούν προσθήκες και διαγραφές που έχουν γίνει, καθώς επίσης και των λοιπών μεταφορικών μέσων, με τους ανάλογους λογαριασμούς. Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 1

Πραγματοποιήθηκαν το 2017 αποσβέσεις των κτιρίων (χωρίς φορολογικό ενδιαφέρον για διαχειριστικούς και μόνο λόγους) ποσού 289.638,81 ευρώ, οι οποίες και επιβάρυναν το αποτέλεσμα της χρήσης. Κατά την διάρκεια της χρήσης έγινε διαγραφή ακινήτου στο νομό Σερρών αξίας 11.902,50 ευρώ, διότι κατόπιν νομικών ενεργειών διευκρινίστηκε ότι το ακίνητο δεν ήταν περιουσία του ΣΕΠ, αλλά δασική έκταση ιδιοκτησίας του δήμου Σερρών. Ισόποσα έγινε και μείωση της αξίας στον λογ/σμό 40 - Περιουσία του ΣΕΠ. Για την κατανόηση της μεταβολής της περιουσίας παρατίθεται ο κάτωθι πίνακας: ΛΟΓ/ΣΜΟΣ 31/12/2016 ΑΞΙΑ ΔΙΑΓΡΑΦΗΣ 31/12/2017 10-00-00-0000 ΓΗΠΕΔΑ - ΟΙΚΟΠΕΔΑ 16.594.672,65 0,00 16.594.672,65 10-04-00-0000 ΑΓΡΟΙ 276.376,34 472,50 275.903,84 11-00-00-0000 ΚΤΙΡΙΑ - ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ 7.252.400,14 11.430,00 ΚΤΙΡΙΩΝ 7.240.970,14 ΣΥΝΟΛΟ 24.123.449,13 11.902,50 24.111.546,63 40-08-00-0000 ΠΕΡΙΟΥΣΙΑ ΣΕΠ 24.123.449,13 11.902,50 24.111.546,63 2. Παραμένει η συμμετοχή του Σ.Ε.Π., α. στην ΠΡΟΣΚΟΠΩΝ ΕΡΓΑ αξίας 770,00 ευρώ, για την οποία έχουν ξεκινήσει διαδικασίες διακοπής της. Θα πρέπει το ποσό των 770,00 ευρώ να γίνει πρόβλεψη ζημίας και β. στην ΕΥΗΝΟΣ Α.Τ.Ε. αξίας 114.779,90 ευρώ. Στα αναθεωρημένα στοιχεία του Ισολογισμού του 2015, εγγράφηκε πρόβλεψη ζημίας για την συμμετοχή στην ΕΥΗΝΟΣ Α.Τ.Ε. 104.915,02 ευρώ. Θα πρέπει και για το υπόλοιπο ποσό των 9.864,88 ευρώ να γίνει πρόβλεψη ζημίας. Από την ΕΥΗΝΟΣ Α.Τ.Ε.. ενημέρωσαν προφορικά τις οικονομικές υπηρεσίες του ΣΕΠ, ότι η κατάσταση της εταιρείας παραμένει ίδια με τα στοιχεία του 2015, που ήταν και τα τελευταία που έχουν στείλει και ότι στην πράξη η εταιρεία είναι ανενεργή. 3. Έγινε έλεγχος των αγορών και του ισοζυγίου αποθήκης των ειδών του πρατηρίου. Θα πρέπει να γίνεται περιοδική ενδεικτική απογραφή ειδών του πρατηρίου και να τακτοποιούνται άμεσα οι τυχόν διαφορές (ελλείμματα πλεονάσματα), ώστε να υπάρχει συνεχώς σωστή εικόνα της αποθήκης. Το Δ.Σ. έχει εγκρίνει λίστα προμηθευτών για τις αγορές του πρατηρίου. Θα πρέπει να εξεταστεί να δημιουργηθεί πρόβλεψη απαξίωσης διαφόρων ειδών του πρατηρίου. Η μέθοδος αποτίμησης της αξίας των εμπορευμάτων στο τέλος της χρήσης είναι η μέση τιμή. Η αξία των αυτοπαραδόσεων για το έτος 2017 ανήλθε στο ποσό των 4.690,90 ευρώ και για τις οποίες υπάρχουν εγκρίσεις. Τα αποθέματα (εμπορεύματα) του πρατηρίου είναι, 20-00 ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ - ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ 31/12/201 31/12/201 6 7 184.377,13 198.596,93 Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 2

4. Γίνεται περιστασιακή καταμέτρηση ταμείου κεντρικής διοίκησης και πρατηρίου κατά την διάρκεια της χρήσης. Θα πρέπει να γίνεται και συμφωνία με το λογιστικό υπόλοιπο του ταμείου που εμφανίζεται στα βιβλία. Στην φυσική καταμέτρηση που διενεργήθηκε από τον Ορκωτό την 03/01/2018, με αναγωγή στην 31/12/2017, στο ταμείο του πρατηρίου, βρέθηκε να υπάρχει ποσό 598,00 ευρώ που ήταν επί αποδώσει. Σύμφωνα με τον Διευθυντή Λειτουργιών του ΣΕΠ, το ποσό αυτό βρισκόταν στα χέρια της οικονομικής υπηρεσίας, για την αγορά ειδών του προγράμματος ERASMUS TIME TO BE WELCOME, για τα οποία έπρεπε να γίνει η αγορά μέχρι την 31/12/2017, ώστε να αναγνωριστεί η δαπάνη, μιάς και το ταμείο της Κ.Δ. είχε κλείσει την Παρασκευή 29/12/2017. Μας επιδείχτηκε το τιμολόγιο. 5. Τα Χρηματικά διαθέσιμα του Σ.Ε.Π. κατά την 31/12/2016 ήταν 689.348,03 και την 31/12/2017 ήταν 701.018,36 ευρώ και αναλύονται ως κάτωθι, ΧΡΗΜΑΤΙΚΑ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ 31/12/2016 31/12/2017 ΤΑΜΕΙΟ 1.181,73 640,94 ΤΑΜΕΙΟ ΠΡΑΤΗΡΙΟΥ 4.761,31 5.522,59 38-00 ΣΥΝΟΛΟ ΤΑΜΕΙΟΥ 5.943,04 6.163,53 ΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΕΣ Κ.Δ. 112.260,46 124.327,21 ΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΕΣ - ΚΑΤΑΠΙΣΤΕΥΜΑ ΑΛΕΞΑΤΟΥ 159.179,07 159.169,76 ΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΕΣ ΠΡΑΤΗΡΙΟ 52.142,77 5.535,88 38-03-00 ΣΥΝΟΛΟ ΚΑΤΑΘΕΣΕΩΝ Κ.Δ. 323.582,30 289.032,85 38-03-02 ΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΕΣ (ΕΝΟΙΚΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ) 13.080,89 17.516,86 38-03-03 ΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΕΣ ΚΛΙΜΑΚΙΩΝ 347.241,80 388.305,12 38-03 ΣΥΝΟΛΟ ΧΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ 689.848,03 701.018,36 6. Έγινε έλεγχος και ανάλυση των κινήσεων και των υπολοίπων των λογ/σμών Χρεωστών και Προμηθευτών-Πιστωτών. Σε συνεργασία με τις οικονομικές υπηρεσίες, έγιναν έλεγχοι σε διάφορους λογ/σμούς. Είναι απαραίτητο, όσοι διενεργούν συναλλαγές (σε δράσεις ή λοιπές ενέργειες), κατ εντολή του Δ.Σ. και της Κ.Δ., να προσκομίζουν έγκαιρα τα ανάλογα σωστά παραστατικά εξόδων (ιδίως τιμολόγια εξωτερικού), ώστε να αποφεύγονται εκπρόθεσμες υποβολές δηλώσεων και καταβολή τυχόν προστίμων. Είναι απαραίτητο, όλα τα παραστατικά αεροπορικών εισιτήριων που εκδίδονται για τις ανάγκες του Σ.Ε.Π., να συνοδεύονται από τις κάρτες επιβίβασης αναχώρησης και άφιξης. Θα πρέπει να γίνονται συμβάσεις με προμηθευτές (ιδίως υπηρεσιών), και να περιγράφονται οι όροι συνεργασίας, ώστε να υπάρχει διασφάλιση του Σ.Ε.Π.. Συνιστάται οι πληρωμές προς προμηθευτές να γίνονται βάση της καρτέλας του λογ/σμού τους. Είναι απαραίτητο, να αναγράφονται σαφείς αιτιολογίες στα δελτία εγκρίσεων των δαπανών, ώστε να διευκολύνεται η δουλειά των οικονομικών υπηρεσιών. Υπάρχει δυσκολία συμφωνίας με τα παραστατικά (Τιμολόγια, Α.Π.Υ. κλπ) που αφορούν κλιμάκια, γεγονός που αντανακλά αρνητικά σε ορισμένες τυπικές υποχρεώσεις του Σ.Ε.Π., λόγω με έγκαιρης Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 3

αποστολής των παραστατικών από τα κλιμάκια, με συνέπεια την πιθανή καταβολή προστίμων. Η ανάλυση και ο έλεγχος συνεχίζεται. Στην χρήση του 2017, δεν έγιναν εγγραφές προβλέψεων δαπανών Προμηθευτών (αμοιβές υπηρεσιών) που αφορούν την χρήση περίπου 9,5 χιλ ευρώ και οι οποίες θα βαρύνουν το 2018. 7. Η παρακολούθηση της είσπραξης των πελατών θα πρέπει να είναι διαρκής, ώστε να αποφεύγονται τυχόν επισφάλειες. Σήμερα το Σ.Ε.Π., έχει συνεργασία με ένα (1) πελάτη-πρατήριο. Συνεχίζονται δικαστικές ενέργειες για την είσπραξη οφειλομένων. Υπάρχει προσπάθεια συμβιβασμού με πελάτη που είναι επίδικος και η οφειλή του ανέρχεται σε 17 χιλ περίπου. Για το ποσό αυτό έχουν γίνει ισόποσες προβλέψεις ζημιών. Θα πρέπει να γίνει πρόβλεψη επισφάλειας πελατών 3 χιλ περίπου, λόγω μεγάλων καθυστερήσεων είσπραξης από κάποιους πελάτες. 8. Το Σ.Ε.Π. σύμφωνα με το πρόγραμμα χρηματοδότησης για τα Προσκοπικά Κέντρα που είχε αποφασιστεί, προχώρησε το 2017 στην χρηματοδότηση τριών (3) Κέντρων, συνολικού ύψους 8 χιλ περίπου (στην διάθεσή μας τα στοιχεία), για την εκτέλεση εργασιών βελτίωσης των υποδομών τους. 9. Το Σ.Ε.Π. σε συνεργία με το Παγκόσμιο Προσκοπικό Γραφείο και άλλους Ευρωπαϊκούς φορείς (Προσκοπικούς και μη), συμμετέχει στο πρόγραμμα ERASMUS TIME TO BE WELCOME, το οποίο πραγματοποιείται στην Ελλάδα. Το πρόγραμμα έχει εγκεκριμένο προϋπολογισμό 155.402,00 και αναμένετε να ολοκληρωθεί τον Νοέμβριο του 2018. Έως σήμερα έχει αναλωθεί περίπου το 53% του προϋπολογισμού (82.148,24 ευρώ), ενώ η απορρόφηση του αναμένεται να φτάσει στο 87% του εγκεκριμένου προϋπολογισμού του. Στο πλαίσιο του ελέγχου του προγράμματος ελέχθησαν: Η αίτηση-πρόταση χρηματοδότησης του έργου, ο οικονομικός προϋπολογισμός του έργου, συμβάσεις ενοικίου, αμοιβές εθελοντών, παραστατικά δαπανών που σχετίζονται με το υλοποίηση του έργου και ψηφιακό υλικό σχετικό με το φυσικό αντικείμενο του προγράμματος. Έως τώρα η πορεία του έργου είναι ικανοποιητική, δεν υπάρχει απόρριψη κάποιας δαπάνης, ενώ εκκρεμεί αποπληρωμή δαπανών ύψους 7.693,50. Πληρέστερη εικόνα για το σύνολο του προγράμματος, φυσικό και οικονομικό αντικείμενο του έργου, θα έχουμε με την λήξη του έργου και τότε θα αποτιμηθεί το οικονομικό αποτέλεσμα για το Σώμα από την συμμετοχή στην υλοποίηση του έργου. 10. Το Σ.Ε.Π. ετησίως καταβάλει συνδρομές σε Διεθνείς Προσκοπικούς Οργανισμούς. Με απόφαση του παγκοσμίου γραφείου το 2009, ο υπολογισμός γίνεται επί των απογεγραμμένων μελών (εκτός ΕΚΣ και Παλαιών Προσκόπων), με τύπο που τότε καθορίστηκε. Για το 2017 καταβλήθηκαν, α. στο παγκόσμιο γραφείο ποσό ύψους 11.403,51 ευρώ, β. στο ευρωπαϊκό γραφείο ποσό ύψους 1.984,00 ευρώ και γ. στο γραφείο διεθνής φιλίας Παλαιών Προσκόπων και Οδηγών ποσό ύψους 3.175,02 ευρώ). Το Σ.Ε.Π. (και όλοι οι Προσκοπικοί Οργανισμοί), σύμφωνα με οδηγία του παγκόσμιου Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 4

γραφείου, που αναρτήθηκε το 2017 στην ιστοσελίδα του, οφείλει να καταβάλει δικαιώματα χρήσης 5% επί της τιμής πώλησης των ειδών, που έχουν το σήμα του παγκοσμίου γραφείου πάνω σε αυτά και πωλούνται από το πρατήριο. 11. Οι υποχρεώσεις του Σ.Ε.Π. την 31/12/2017 α) σε επιταγές πληρωτέες είναι 29.127,47 ευρώ και οι οποίες εξοφλούνται στην ημερομηνία λήξης τους, β) σε φόρους και τέλη 33.436,99 και οι οποίες εξοφλούνται εμπροθέσμως στις ανάλογες ημερομηνίες και γ) σε υποχρεώσεις σε ασφαλιστικούς οργανισμούς 19.140,96 ευρώ και οι οποίες εξοφλούνται εμπροθέσμως στις ανάλογες ημερομηνίες. 12. Το Σ.Ε.Π. χρησιμοποιεί δύο (2) δανειακούς λογ/σμούς για τις ανάγκες λειτουργίας του. Η εικόνα των δανείων είναι, 31/12/2016 31/12/2017 52-00-00-0001 ΔΑΝΕΙΟ ΚΔ 21.572,82 36.857,65 52-00-00-0002 ΔΑΝΕΙΟ ΦΩΤΟΒΟΛΤΑΙΚΑ ΚΔ 18.842,05 15.894,09 Τα ποσά του δανείου της Κ.Δ. εξοφλούνται άμεσα με την αρχή της κάθε νέας χρήσης από την Διοίκηση και σήμερα είναι μηδέν. Το δάνειο για τα φωτοβολταϊκά είναι διαρκώς μειούμενο και εξυπηρετείται κανονικά. 13. Η Κ.Δ. από το 2014 απεικονίζει τις οφειλές προς τις Π.Ε. στο τέλος της κάθε χρήσης στο λογ/σμό 44-16-00-0000. Κατά την διάρκεια της χρήσης γίνεται παρακολούθηση όσον κινήσεων αφορούν την κάθε Π.Ε. (στην μερίδα της κάθε μίας) και οι οποίες συνήθως είναι η καταβολή των ποσών των μεριδίων απογραφών και η εξόφληση από την Κ.Δ., υποχρεώσεων των Π.Ε. προς τρίτους σε συνεννόηση μαζί τους. Κατά την 31/12/2017 υπάρχουν Π.Ε. που η Κ.Δ. δεν οφείλει κανένα ποσό από τις απογραφές. Οι οφειλές της Κ.Δ. προς τις Π.Ε. στο ισοζύγιο της 31/12/2017 εμφανίζονται ως κάτωθι, 44-16-00-0000 31/12/2016 31/12/2017 ΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣ ΑΠΟΔΟΣΕΩΝ ΓΙΑ ΕΠΙΤΕΥΞΗ.ΣΚΟΠΟΥ 77.547,37 96.284,89 14. Θα είναι χρήσιμο, να γίνεται περιστασιακά έλεγχος των ισοζυγίων και των λογ/σμών της Λογιστικής και του πρατηρίου κατά την διάρκεια της χρήσης, ώστε εγκαίρως να διευκρινίζονται και να τακτοποιούνται τυχόν λανθασμένες κινήσεις, και να εντοπίζονται εκκρεμότητες, για να μην επιβαρύνονται οι εργασίες του τέλους της χρήσης. 15. Θα είναι χρήσιμο και θα βοηθήσει πολύ στην εσωτερική παρακολούθηση των υποχρεώσεων και των ενεργειών που πρέπει να γίνονται, να τηρείται η κατάσταση εξωτερικών συνεργατών της Κ.Δ. (συντηρήσεις, επισκευές, αναθέσεις σε δικηγόρους, μηχανικούς, κλπ) και των οργανισμών κοινής ωφελείας, με όλα τα απαραίτητα στοιχεία, οι οποίες θα πρέπει να συμπληρώνονται και να ανανεώνονται διαρκώς, με τις όποιες μεταβολές τους. Πρέπει επίσης να δημιουργηθεί και να τηρείται κατάσταση συνδρομών Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 5

του Σ.Ε.Π. προς διάφορους φορείς και οργανισμούς (εσωτερικού και εξωτερικού) και να ενημερώνεται με τις όποιες μεταβολές της. 16. Συνεχίζεται η βελτίωση της λογιστικής και εμπορικής παρακολούθησης. Είναι σωστό, να τίθενται διαδικασίες, ώστε η κάθε αλλαγή στην διοίκηση και στα καθήκοντα του οικονομικού συμβούλου, να μην επηρεάζει την εύρυθμη λειτουργία των οικονομικών υπηρεσιών. Λόγω της προσαρμογής των λογ/σμών των κλιμακίων, ο όγκος διαχείρισης των παραστατικών αυξήθηκε σημαντικά. Θα πρέπει και τα κλιμάκια εγκαίρως να στέλνουν τα παραστατικά τους για καταχώρηση, ώστε να μην δημιουργούνται κίνδυνοι με τις φορολογικές και άλλες υποχρεώσεις του Σ.Ε.Π.. Είναι απαραίτητο οι αιτιολογίες στις εγγραφές να είναι αναλυτικές και σαφείς. Θα πρέπει οι καταχωρήσεις των παραστατικών να γίνονται στην ημέρα που πραγματοποιείτε η κίνηση και όχι πολλές μαζί σε μία ημερομηνία. Επίσης, έγκαιρα θα πρέπει να επιλύονται ερωτήματα επί των παραστατικών και να μην καθυστερεί η καταχώρησή τους. Θα διευκολύνει την ορθή παρακολούθηση των κινήσεων και των λογ/σμών κατά την διάρκεια της χρήσης, καθώς και την καθημερινή εσωτερική λειτουργία. Πρέπει όλες οι οικονομικές κινήσεις να αξιολογούνται και να εγγράφονται στην χρήση που αφορούν, ώστε η αυτοτέλεια των χρήσεων να εφαρμόζεται σωστά. Σημασία έχει το πότε γίνεται η δαπάνη και όχι το πότε εξοφλείται. Τεχνικά αυτό είναι εφικτό (προβλέψεις), και δίνει καλύτερη εικόνα των οικονομικών στοιχείων. Έτσι θα είναι ορθότερη και πιο σύντομη, η προσέγγιση τυχόν προϋπολογισμών, απολογισμών και άλλων στοιχείων, που θα βασίζονται σε οριστικοποιημένα ισοζύγια και τα οποία η διοίκηση χρειάζεται για την ενημέρωσή της και για τις αποφάσεις της, ή για την ενημέρωση των μελών του Σ.Ε.Π.. Θα πρέπει τα εισερχόμενα έγγραφα που αφορούν διαχειριστικές ενέργειες, να ακολουθούν την προβλεπόμενη διαδικασία έγκαιρα, με τις σωστές ημερομηνίες και να προωθούνται στις ανάλογες υπηρεσίες του Σ.Ε.Π. για τις ενέργειές τους. 17. Όλα τα μισθώματα εισπράττονται από την Κ.Δ.. Παρακολουθούνται πλέον και απεικονίζονται τα εισπραττόμενα ενοίκια κατά μισθωτή, στο λογιστικόεμπορικό πρόγραμμα. Η Κ.Δ. αποδίδει στις Π.Ε. τα ανάλογα ποσά μισθωμάτων, αφού αφαιρεθούν φόροι και λοιπές υποχρεώσεις (που αφορούν τα ακίνητα), παρακολουθώντας σε ανάλογη μερίδα κατά Π.Ε. τις όποιες κινήσεις (στην διάθεσή μας τα στοιχεία). Κατά την διάρκεια της χρήσης προέκυψαν μη καταβαλλόμενα μισθώματα 34 χιλ ευρώ περίπου, από διαφόρους μισθωτές (στην διάθεση μας τα αναλυτικά στοιχεία). Ποσό 9 χιλ ευρώ περίπου εισπράχθηκε από την 1/1/2018 έως και σήμερα. Θα πρέπει να πραγματοποιηθούν κάποιοι συμψηφισμοί με μισθωτές για εργασίες που ανέλαβαν να κάνουν για λογ/σμό του Σ.Ε.Π. στα ακίνητα που μισθώνουν, ποσού 4 χιλ ευρώ περίπου. Γίνονται ενέργειες για την είσπραξη μη καταβεβλημένων μισθωμάτων, σε κάποιες υποθέσεις οι προσπάθειες πρέπει να ενταθούν. Κατά την διάρκεια της χρήσης έγιναν μεταβολές σε υπάρχοντα μισθώματα με τάση μείωσης των καταβαλλομένων μισθωμάτων σχεδόν στο σύνολό τους. Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 6

Διαπιστώθηκε ότι υπήρξε διαφορά, στα στοιχεία τριών μισθώσεων μεταξύ της απόφασης της εκτελεστικής γι αυτά και των συμφωνητικών που συντάχτηκαν και υπογράφηκαν με του μισθωτές. Τα στοιχεία που έχουν διαφορά είναι οι ημερομηνίες μίσθωσης και τα ποσά της μίσθωσης (στην διάθεσή μας τα στοιχεία). Η Διοίκηση και οι οικονομικές υπηρεσίες ενημερώθηκαν για την διαφορά αυτή και θα πρέπει να προβούν σε διορθώσεις. Με επιστολή της στο τέλος του 2017 και η εταιρεία COSMOTE ζήτησε μείωση του μισθώματος. Το ετήσιο μίσθωμα, μετά από διαπραγματεύσεις του Δ.Σ. με την COSMOTE, από 19 χιλ έγινε 15 χιλ για το 2018. Μετά από δικαστικές αποφάσεις θετικές για το Σ.Ε.Π., επήλθε συμφωνία με τον Δήμο Βύρωνα, να καταβάλει οφειλόμενα μισθώματα, πλέον τόκων και δικαστικών εξόδων 32 χιλ ευρώ περίπου. Το Σ.Ε.Π. βρίσκεται σε επαφή με τον Δήμο για την άμεση είσπραξη του ως άνω ποσού. Τα εισοδήματα από μισθώματα στο Ε2 ανέρχονται σε 198.080,48 ευρώ. Τα τεκμαρτά εισοδήματα ιδιοχρησιμοποιούμενων ακινήτων ανέρχονται σε 370.237,20 ευρώ. Διαπιστώθηκε ότι σε κάποιες επαγγελματικές μισθώσεις το προβλεπόμενο χαρτόσημο συνεχίζει να μην εισπράττεται. 18. Το Σ.Ε.Π. το 2016 προχώρησε, στην προκήρυξη προμήθειας της νέας Προσκοπικής στολής. Προσήλθαν με προσφορά τους εννέα (9) προμηθευτές. Το Δ.Σ. προχώρησε σε κατάρτιση συγκριτικού πίνακα όλων των οικονομικών προσφορών και χρηματοοικονομική μελέτη των οικονομικών και άλλων στοιχείων και δεδομένων, των τεσσάρων (4) επικρατέστερων υποψηφίων του διαγωνισμού. Η ανάθεση της προμήθειας έγινε στην εταιρεία ΕΛΒΕ Α.Ε., τρίτο κατά σειρά μειοδότη. Το τελικό συνολικό κόστος των ειδών της προκήρυξης στις ποσότητες που αναγράφονται σε αυτήν είναι 269.978,50 ευρώ (η αρχική προσφορά του προμηθευτή ήταν 279.795,00 ευρώ). Το Δ.Σ. προχώρησε στην υπογραφή σύμβασης με τον ως άνω προμηθευτή την 10/11/2016. Στους όρους της σύμβασης, αναγραφόταν η έκδοση από τον προμηθευτή εγγυητικής επιστολής καλής εκτέλεσης της υπογραφείσας σύμβασης, ύψους 10% επί του συνολικού κόστους της προμήθειας. Το Σ.Ε.Π. με την υπογραφή της σύμβασης, παρέλαβε την εγγυητική επιστολή, της τραπέζης EUROBANK ERGASIAS A.E., ποσού 27.000,00 ευρώ, με άμεση κατάπτωση και διάρκεια ισχύος έως την 11 Ιουνίου 2018. Το Δ.Σ., σε συνεδρίαση του την 10/2/2017, πλειοψηφικά (με μειοψηφούντα 2 μέλη και την απουσία ενός μέλους), α) ενέκρινε λεπτομερώς αναφερόμενες τροποποιήσεις στις ιδιότητες και τα χαρακτηριστικά των ειδών της προσκοπικής στολής, β) εξουσιοδότησε τους Γ.Ε. και Οικ. Σύμβουλο, για την υπογραφή του σχετικού πρωτοκόλλου έγκρισης των δειγμάτων, βάση των οποίων θα γίνει η παραγωγή και η οριστική παραλαβή των ειδών της στολής και να συμφωνήσουν τυχόν αναγκαίες τροποποιήσεις στα είδη της στολής, μη επιφέρουσες ουσιώδης αλλαγές στις ιδιότητες των αρχικώς συμφωνηθέντων ειδών, και γ) όρισε επιτροπή από υπαλλήλους του Σ.Ε.Π. για τον έλεγχο και την τελική παραλαβή των ειδών της στολής. Την 15/2/2017 υπογράφηκε το σχετικό πρωτόκολλο με τον προμηθευτή, σύμφωνα με την πιο πάνω έγκριση του Δ.Σ. της 10/2/2017. Η νέα στολή άρχισε να παραλαμβάνεται την 15/3/2017. Την 17/3/2017 η Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 7

ορισθείσα επιτροπή παραλαβής συνήλθε και προχώρησε στις προβλεπόμενες διαδικασίες για τον έλεγχο της στολής. Διαπίστωσε μακροσκοπικά αποκλίσεις με τα συμφωνηθέντα με τον προμηθευτή, τα οποία και κατέγραψε. Επίσης ήρθε σε προφορική επικοινωνία με τον προμηθευτή, του επισημάνθηκαν τα προβλήματα και αυτός συμφώνησε στις ενέργειες που του προτάθηκαν, όπως επίσης δεσμεύτηκε σε επόμενες παρτίδες να ακολουθήσει τα προβλεπόμενα. Το Δ.Σ. σε συνεδρίασή του, την 22/3/2017, πλειοψηφικά (μειοψηφούντων 2 μελών) ενέκρινε το πρωτόκολλο παραλαβής της επιτροπής. Στον ποιοτικό έλεγχο της στολής, από τα δείγματα που στάλθηκαν για έλεγχο, από επίσημο φορέα ελέγχου (ΕΤΑΚΕΙ - 25/4/2017), διαπιστώθηκαν αποκλίσεις σε ορισμένα από τα αποτελέσματα των εργαστηριακών ελέγχων, σε σχέση με τα προβλεπόμενα της σύμβασης. Το Δ.Σ. προχώρησε σε επικοινωνία με τον προμηθευτή για το θέμα αυτό. Σε συνεδρίαση του Δ.Σ. την 21/5/2017 τέθηκε από 2 μέλη το θέμα της ποιότητας της στολής. Το Δ.Σ., μετά την ανάληψη των καθηκόντων του, προχώρησε, σε επαφές με τον προμηθευτή για την επίλυση των ζητημάτων που προέκυψαν με την στολή. Μετά από διαπραγματεύσεις με τον προμηθευτή, το Δ.Σ., σε συνεδρίασή του την 30/8/2017, συμφώνησε ομόφωνα στην αποδοχή της πρότασης του προμηθευτή της στολής, για παροχή έκπτωσης 3,00 ευρώ το τεμ. στην συνολική ποσότητα των υποκαμίσων της συνολικής παραγγελίας, στην παραλαβή των νέων ειδών και εξουσιοδότησε τον πρόεδρο του Δ.Σ. να υπογράψει το σχετικό ιδιωτικό συμφωνητικό, γεγονός και το οποίο έγινε. Μετά την παραλαβή της πρώτης παρτίδας και μέχρι την οριστική συμφωνία με τον προμηθευτή δεν έγινε καμία παραλαβή των ειδών της στολής. (στην διάθεσή μας όλα τα σχετικά έγγραφα και στοιχεία). 19. Το Δ.Σ. προχώρησε σε διαγωνισμό για την προμήθεια των νέων σημάτων της στολής. Η ανάθεση της προμήθειας έγινε στην μειοδότη εταιρεία TOLLEY BADGES. Το συνολικό κόστος της προμήθειας είναι 14,5 χιλ ευρώ περίπου. Η παραλαβή των σημάτων ολοκληρώθηκε τον Απρίλιο 2017. 20. Tο Δ.Σ. προχώρησε στην ανακατασκευή μέρους του 4ου ορόφου στο κτίριο της ΚΔ, καθώς και σε αναδιάρθρωση του 2ου ορόφου, για την καλύτερη λειτουργία των υπηρεσιών. Το κόστος των εργασιών ανήλθε στο ποσό των 2.744,05 ευρώ. Επίσης πραγματοποιήθηκε ανακατασκευή στο σπιτάκι του φύλακα του ΠΥΒΑ, συνολικού κόστους 4.135,91 ευρώ. 21. Το Σ.Ε.Π. έχει στραφεί νομικά έναντι τρίτων για διάφορους λόγους. Κάποιες από αυτές τις υποθέσεις, είναι με οικονομικό αντικείμενο, μια και το Σ.Ε.Π. έχει κερδίσει κάποιες από αυτές, οι οποίες δεν εμφανίζονται σαν απαιτήσεις στα βιβλία και για τις οποίες γίνονται συνεχείς νομικές ενέργειες (στην διάθεσή μας τα στοιχεία όλων αυτών των υποθέσεων). 22. Κατά την διάρκεια της χρήσης πραγματοποιήθηκε η 5 η Πανελλήνια δράση Ανιχνευτών «Ελπίδα 2017». Το Δ.Σ. πραγματοποίησε διαγωνισμούς για την σίτιση, τις μεταφορές και τα αναμνηστικά της δράσης. Οι διαδικασίες των Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 8

διαγωνισμών προχώρησαν κανονικά και έγιναν οι ανάλογες αναθέσεις. Το Σ.Ε.Π. χρηματοδότησε την δράση με περίπου 11 χιλ ευρώ. 23. Το Σ.Ε.Π. σε συνεργασία με το Σ.Ε.Ο., έχει αναλάβει την πραγματοποίηση στην Αθήνα, της 16 ης Μεσογειακής συνάντησης Παλαιών Προσκόπων και Οδηγών, που θα γίνει το διάστημα 17-24 Οκτ 2018. Ο συνολικός προϋπολογισμός που εγκρίθηκε από το Δ.Σ. του Σ.Ε.Π. είναι 142.880,00 ευρώ. Για την πραγματοποίηση της δράσης έχει γίνει διαγωνισμός για την διαμονή των συμμετεχόντων και ο οποίος κατοχυρώθηκε στο Ξενοδοχείο ΤΙΤΑΝΙΑ, στο οποίο έχει καταβληθεί προκαταβολή 8.500,00 ευρώ. 24. Έγινε έλεγχος δαπανών διαφόρων δράσεων Πανελληνίας κλίμακας, καθώς και δράσεων της Κ.Δ., που πραγματοποιήθηκαν κατά την διάρκεια του έτους. Οι απολογισμοί των δράσεων πρέπει να γίνονται έγκαιρα. Σε κάποιες από αυτές το Σ.Ε.Π. ανέλαβε πλήρως ή συνέβαλε στην χρηματοδότησή τους. Σε κάποιες από τις δράσεις υπήρχαν χορηγίες από τρίτους. Δεν έχουν οριστικοποιηθεί μέχρι σήμερα οι απολογισμοί του 13ου WORLD SCOUT YOUTH FORUM & 41ου WORLD SCOUT CONFERENCE, των επισκέψεων για το Στρατηγικό Σχεδιασμό και οι οικονομικοί απολογισμοί των Εφορειών της Γ.Ε.. 25. Είναι απαραίτητο η απόδοση από τους υπευθύνους σχολών, δράσεων ή άλλων ενεργειών, να είναι σε σύντομο χρονικό διάστημα και να μην μένουν «ανοιχτές» για μεγάλο διάστημα αυτές οι αποδόσεις. Σε περιπτώσεις που υπάρχει ανάγκη να υπάρχουν ποσά επί αποδώσει διαρκώς σε υπευθύνους δράσεων ή ενεργειών, θα πρέπει αυτοί, σε συνεργασία με την οικονομική υπηρεσία, σε σύντομα χρονικά διαστήματα, να αποδίδουν λογαριασμό και μετά να ανανεώνουν τα ποσά που διαχειρίζονται. 26. Το Σ.Ε.Π. συνεχίζει να διατηρεί τραπεζική θυρίδα στην ALPHABANK, στο κεντρικό κατάστημα, με αριθμό 118. Το Σ.Ε.Π. διατηρεί δύο (2) κάρτες στην ALPHABANK, για τις ανάγκες λειτουργίας του (αεροπορικά εισιτήρια, δαπάνες εξωτερικού κλπ). Το Σ.Ε.Π. συνεχίζει να έχει ασφαλιστήρια συμβόλαια με την ΕΘΝΙΚΗ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ, τα πλωτά μέσα, τα οχήματα, το κεντρικό κτίριο και τα Προσκοπικά κέντρα του Αγ. Ανδρέα, του ΠΥ.ΒΑ., του Παρνασσού και του Δέλτα Φαλήρου. Το Σ.Ε.Π. χρησιμοποιεί έξι (6) αριθμούς κινητής τηλεφωνίας, για τις ανάγκες των δράσεων και των υπηρεσιών. 27. Η εξελεγκτική επιτροπή συνεχίζει ακόμα τον έλεγχο σε διάφορα θέματα και αν υπάρχει κάποιο εύρημα, με συμπληρωματική έκθεση την ημέρα της Γ.Σ., θα ενημερώσουμε τα μέλη της Γ.Σ. Τα στοιχεία του Ισολογισμού, του Προσαρτήματος και του λογαριασμού αποτελεσμάτων της χρήσεως του 2017, που υποβάλλεται για έγκριση Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 9

καταρτίστηκαν με αφετηρία τα υπόλοιπα των βιβλίων της προηγούμενης χρήσης 2016 και τις εγγραφές του 2017 στα βιβλία. Με Προσκοπικούς Χαιρετισμούς Αθήνα 16 / 05 / 2018 Για την εξελεγκτική επιτροπή Θεοδοσίου Ζηνοβία Μακρυβέλιος Ευάγγελος Χρονόπουλος Δημήτριος Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής Χρήσης 2017 Σελίδα 10