Διοίκηση Έργων Πληροφορικής MS Project Εργαστήριο 1. Μακρή Ελένη-Λασκαρίνα

Διοίκηση Έργων Πληροφορικής MS Project Εργαστήριο 1 Μακρή Ελένη-Λασκαρίνα elmak@unipi.gr

Περιεχόμενα Τι είναι Έργο Παραδείγματα Έργων Χαρακτηριστικά Έργου Τι είναι Διαχείριση Έργου Διαχείριση Έργων με χρήση Λογισμικού Εισαγωγή στο MS Project Διαχείριση Έργου με το MS Project Βασικές Έννοιες του MS Project Παρακολούθηση Έργου Ξεκινώντας ένα Νέο Έργο Χρονοπρογραμματισμός Νέου Έργου Παράδειγμα Χρήσης Έργου

Τι είναι Έργο Έργο (Project): Προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας. Προσωρινό σημαίνει ότι κάθε έργο έχει καθορισμένο τέλος Μοναδικό σημαίνει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες Εγχείρημα κατά το οποίο ανθρώπινοι πόροι, μηχανές, οικονομικοί πόροι και πρώτες ύλες οργανώνονται κατά καινοφανή τρόπο, με στόχο την ανάληψη συγκεκριμένου αντικειμένου εργασιών που έχουν συγκεκριμένες προδιαγραφές και υπόκεινται σε δεδομένους κοστολογικούς και χρονικούς περιορισμούς, ώστε να παραχθεί μια επωφελής μεταβολή η οποία ορίζεται μέσω ποσοτικών και ποιοτικών στόχων. 3

Παραδείγματα Έργων Παράδειγμα έργου αποτελεί κάθε μεταβατική περίοδος στην διάρκεια της οποίας συντελούνται αλλαγές: Η μελέτη και η κατασκευή κτιρίου, σπιτιού. Ο σχεδιασμός νέου μοντέλου αυτοκινήτου. Η εισαγωγή νέων προϊόντων στην αγορά. Η υλοποίηση συστημάτων πληροφορικής. Ο σχεδιασμός και υλοποίηση νέων οργανωτικών δομών. Ο σχεδιασμός και άσκηση επιθεωρήσεων. Η περιοδεία ενός μουσικού συγκροτήματος. Δημιουργία μια κινηματογραφικής ταινίας. Μετακόμιση. Διακοπές. 4

Χαρακτηριστικά Έργου Τα χαρακτηριστικά ενός έργου είναι: Μοναδικότητα: Ένα σύνολο από μη συνηθισμένες εργασίες που εκτελούνται με μία συγκεκριμένη σειρά προτεραιότητας και οδηγούν σε ένα μοναδικό στόχο (προϊόν ή υπηρεσία) Προσωρινότητα: Μια συγκεκριμένη ημερομηνία έναρξης και μία συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης. Προοδευτική Ανάπτυξη: Ξεκινάει από μια γενική περιγραφή και σταδιακά προσδιορίζεται και σχεδιάζεται. Περιορισμοί: Η ύπαρξη περιορισμένων πόρων, προϋπολογισμού και χρόνου. 5

Τι είναι Διαχείριση Έργου (1/2) Διαχείριση έργου (project management): Είναι η διαδικασία κατά την οποία εφαρμόζουμε γνώσεις (knowledge), δεξιότητες (skills), εργαλεία (tools) και τεχνικές (techniques) κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου με στόχο να ικανοποιήσουμε τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των συμμετεχόντων Αντικείμενο εργασιών, χρόνος, κόστος και ποιότητα Συμμετέχοντες (stakeholders) έχουν διαφορετικές ανάγκες και απαιτήσεις (expectations) Διαδικασία ενσωμάτωσης όλων όσων πρέπει να γίνουν καθώς το έργο διανεύει τον κύκλο ζωής ώστε να ικανοποιηθούν οι στόχοι του έργου. 6

Τι είναι Διαχείριση Έργου (2/2) Με άλλα λόγια η διαχείριση έργου είναι ένας τρόπος για τη διατήρηση της ισορροπίας ανάμεσα στο αντικείμενο του έργου, στο χρονοδιάγραμμά του και στους διαθέσιμους πόρους, όπου: Αντικείμενο έργου (Scope): Είναι μια σειρά από εργασίες που απαιτείται να πραγματοποιηθούν για να επιτευχθούν οι διάφοροι στόχοι. Χρονοδιάγραμμα (Schedule): Καθορίζει τον χρόνο και την συχνότητα της κάθε εργασίας, καθώς και τη συνολική διάρκεια του έργου. Πόροι (Resources): Είναι οι άνθρωποι ή/και ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται για την περάτωση διαφόρων εργασιών. Η παρακολούθηση της χρήσης και του κόστους των πόρων είναι πολύ σημαντική. 7

Διαχείριση Έργων με χρήση Λογισμικού Έγκαιρος σχεδιασμός Επισκόπηση προόδου Αναγνώριση συγκρούσεων Προσαρμογές Ευέλικτες και αναλυτικές αναφορές 8

Εισαγωγή στο MS Project Ορισμός: Με τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης έργων είμαστε σε θέση να απαντάμε τελικά πιο εύκολα σε ερωτήσεις όπως: Ποιες εργασίες πρέπει να εκτελεστούν για να πάρουμε το παραδοτέο του έργου; Ποιος θα υλοποιήσει αυτές τις εργασίες; Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος γνωστοποίησης των λεπτομερειών του έργου; Πότε θα πρέπει να πραγματοποιηθεί κάθε εργασία; Πόσο θα κοστίσει; Τι θα γίνει αν κάποιες εργασίες δεν ολοκληρωθούν μέσα στον προγραμματισμένο χρόνο; 9

Διαχείριση Έργου με το MS Project Το MS Project είναι από τα πλέον χρησιμοποιούμενα εργαλεία διαχείρισης έργων. Με τη βοήθειά του μπορούμε να επιτελέσουμε μια σειρά από πολύ σημαντικές εργασίες που αφορούν το έργο, όπως: Ο υπολογισμός των περισσοτέρων λεπτομερειών του χρονοδιαγράμματος του έργου. Ο έλεγχος διαφόρων κρίσιμων παραγόντων (αντικείμενο, πόροι, χρόνος) που επηρεάζουν την πορεία του έργου. Η δυνατότητα πρόληψης χρονικών προβλημάτων στην εκτέλεση του έργου με τον έγκαιρο αναπρογραμματισμό. Ο αναλυτικός σχεδιασμός και έλεγχος του έργου. Το κλείσιμο του έργου. 10

Βασικές Έννοιες του MS Project (1/4) Κάθε έργο που διαχειρίζεται το MS Project ενσωματώνει τρεις βασικές έννοιες. Αυτές είναι οι: Εργασίες ή δραστηριότητες (tasks) Πόροι (resources) Αναθέσεις (assignments) Εργασίες ή δραστηριότητες (tasks): Η πρώτη δουλειά που πρέπει να γίνει για να πραγματοποιηθούν οι στόχοι του έργου είναι ο διαχωρισμός του έργου σε επιμέρους εργασίες. Ο συνδυασμός των εργασιών με τους στόχους ενός έργου αποτελεί το αντικείμενό του. 11

Βασικές Έννοιες του MS Project (2/4) Πόροι (resources): Ένας πόρος είναι συνήθως ένας άνθρωπος, αλλά μπορεί να είναι και ένα εργαλείο, υλικά ή υπηρεσίες. Δηλαδή, οτιδήποτε απαιτείται για να ολοκληρωθεί μια εργασία και το έργο. Προγραμματισμός πόρων είναι η διαδικασία πρόβλεψης των πόρων που απαιτούνται για να εκτελεστεί το αντικείμενο του έργου εντός καθορισμένου χρονικού πλαισίου: Εκτίμηση πόρων (ποιοι) Πρόβλεψη απαιτήσεων σε πόρους (πόσοι) Διαθεσιμότητα πόρων (πότε) Ιστόγραμμα πόρων (εργαλείο που βοηθά να συγκρίνουμε τους προβλεπόμενους με τους διαθέσιμους πόρους και να προσδιορίσουμε τυχόν υπερβολικές επιβαρύνσεις πόρων) Επιβάρυνση, εξομάλυνση & έλεγχος πόρων 12

Βασικές Έννοιες του MS Project (3/4) Παρατήρηση: Η ποσότητα των πόρων που είναι διαθέσιμη μπορεί να επηρεάσει το αντικείμενο του έργου, καθώς και τη χρονική του διάρκεια. Παράδειγμα: Αν μέρος των ανθρωπίνων πόρων ασθενήσει για μεγάλο διάστημα, έχεις την επιλογή να αλλάξεις το αντικείμενο του έργου διατηρώντας τις ίδιες χρονικές προθεσμίες ή να διατηρήσεις το αντικείμενο του έργου, αναδιοργανώνοντας τις επιμέρους εργασίες και μεταθέτοντας τις χρονικές προθεσμίες. 13

Βασικές Έννοιες του MS Project (4/4) Αναθέσεις (assignments): Όταν ένας πόρος διατίθεται σε μια εργασία, έχει καθοριστεί μια ανάθεση. Παρατήρηση: Οι αναθέσεις επηρεάζουν τον χρόνο που απαιτείται για να ολοκληρωθεί μια εργασία, καθώς και τον συνολικό χρόνο του έργου. Όταν οι προθεσμίες αλλάξουν και πρέπει ένα έργο να παραδοθεί νωρίτερα από το προβλεπόμενο, ίσως υπάρχει η δυνατότητα να διατεθούν σε μια εργασία περισσότεροι πόροι. Αυτό σημαίνει ότι η εργασία που ανατίθεται πλέον σε κάθε πόρο απαιτεί μικρότερο χρονικό διάστημα για την ολοκλήρωση της. Με το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας να μικραίνει, μικραίνει και ο συνολικός χρόνος ολοκλήρωσης του έργου. 14

Παρακολούθηση Έργου Για την παρακολούθηση της εξέλιξης ενός έργου χρειάζεται να εισάγεται η εξής πληροφόρηση στο MS Project: Πρόοδος δραστηριοτήτων Αλλαγές στον προγραμματισμό δραστηριοτήτων ή στις αλληλεξαρτήσεις Αλλαγές στους πόρους Αλλαγές στη διαθεσιμότητα και στο κόστος των προγραμματισμένων για χρήση πόρων 15

Ξεκινώντας ένα νέο έργο Για να εκκινήσουμε το MS Project πατάμε «Start», στη συνέχεια «All Programs» και από εκεί το «Microsoft Project 2016». Εμφανίζεται η αρχική οθόνη του προγράμματος. Πρότυπα σχεδίασης: Είναι έτοιμα πρότυπα για διάφορα είδη έργων, που έχουν ήδη οργανωμένες τις επιμέρους εργασίες του έργου και προτείνουν ένα χρονοδιάγραμμα για αυτές. Σαν πρότυπο σχεδίασης μπορεί να αποθηκευτεί κάθε παλαιότερο έργο του χρήστη. Πλεονεκτήματα προτύπων: Ταχύτητα κατασκευής ενός νέου έργου, καθοδήγηση του άπειρου project manager. Είδη έργων που μπορούν να οριστούν σαν πρότυπα: Εμπορικό έργο, κατασκευαστικό έργο, μετακόμιση σπιτιού, αναδιοργάνωση εταιρικής δομής, νέα επιχείρηση, νέο προϊόν, μετεγκατάσταση γραφείων, περιβαλλοντικό έργο, έργο σχεδίασης και συγγραφής λογισμικού Η/Υ, κλπ. 16

Δημιουργία νέου έργου Ανοίγουμε το MS Project και επιλέγουμε «Κενό Έργο»: 17

MS Project Interface Ανοίγοντας ένα κενό έργο, βλέπουμε το Interface του προγράμματος: Toolbar Ribbon Main screen components 18

Ορισμός της ημερομηνίας έναρξης ή λήξης του έργου (1/4) Αρχικά, θα πρέπει να εισάγουμε τις πληροφορίες του έργου. Επιλέγουμε Μενού -> Έργο -> Πληροφορίες Έργου 19

Ορισμός της ημερομηνίας έναρξης ή λήξης του έργου (2/4) Χρονική οργάνωση έργου από την αρχή: Από το μενού «Έργο» επιλέγουμε το «Πληροφορίες έργου». Για να οργανώσουμε χρονικά το έργο από την αρχή, στο πλαίσιο «Ημερομηνία έναρξης» γράφουμε την επιθυμητή ημερομηνία. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο «Χρονοδιάγραμμα από» επιλέγουμε «Ημερομηνία έναρξης έργου». Το MS Project υπολογίζει μόνο του την ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου. Χρονική οργάνωση έργου από το τέλος: Από το μενού «Έργο» επιλέγουμε το «Πληροφορίες έργου». Για να οργανώσουμε χρονικά το έργο από το τέλος, στο πλαίσιο «Χρονοδιάγραμμα από» επιλέγουμε «Ημερομηνία λήξης έργου». Στη συνέχεια, στο πλαίσιο «Ημερομηνία λήξης» γράφουμε την επιθυμητή ημερομηνία ολοκλήρωσης. Το MS Project υπολογίζει μόνο του την ημερομηνία έναρξης του έργου. 20

Ορισμός της ημερομηνίας έναρξης ή λήξης του έργου (3/4) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, στην οποία πρέπει να επιλέξουμε την ημερομηνία έναρξης ή λήξης του έργου: Έστω ότι επιλέγουμε 16 Οκτωβρίου 2017 (Ημερομηνία Έναρξης). Αν θέλουμε μπορούμε να ρυθμίσουμε και την ημερομηνία λήξης του έργου. Επιλέγουμε «ΟΚ». 21

Ορισμός της ημερομηνίας έναρξης ή λήξης του έργου (4/4) Βασικά ημερολόγια, χρήση και προσαρμογή τους: Από το μενού «Έργο» επιλέγουμε το «Πληροφορίες έργου». Στο πλαίσιο «Ημερολόγιο» επιλέγουμε το επιλεγμένο ημερολόγιο. Τύποι ημερολογίων: Τυπικό: Δευτέρα Παρασκευή 8:00-17:00 με διάλειμμα στις 13:00 για 1 ώρα Νυχτερινή βάρδια: Δευτέρα Παρασκευή 23:00-8:00 με διάλειμμα στις 3:00 24 ώρες: 7 μέρες την βδομάδα όλο το 24ωρο Προφανώς, οι παραπάνω ώρες μπορούν να αλλάξουν ανάλογα με τις ανάγκες του έργου. 22

Γενικές Ρυθμίσεις (1/5) Πριν ξεκινήσουμε το πρόγραμμα, θα πρέπει να κάνουμε κάποιες βασικές ρυθμίσεις. Επιλέγουμε Μενού -> Αρχείο -> Επιλογές Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: Στο tab «Γενικά» εμφανίζονται γενικές πληροφορίες για το πρόγραμμα. 23

Γενικές Ρυθμίσεις (2/5) Επιλέγουμε το tab «Εμφάνιση». Μπορούμε να ρυθμίσουμε το νόμισμα και το σύμβολο του νομίσματος. 24

Γενικές Ρυθμίσεις (3/5) Επιλέγουμε το tab «Χρονοδιάγραμμα». Το πιο σημαντικό tab. Μπορούμε να ρυθμίσουμε το ημερολόγιο, π.χ. ημέρα έναρξης της εβδομάδας, ωράριο εργασίας, ώρες ανά εβδομάδα, ημέρες ανά μήνα, κτλ 25

Γενικές Ρυθμίσεις (4/5) Στο συγκεκριμένο tab είναι σημαντικό να ενεργοποιήσουμε την παρακάτω ενέργεια: Επιλέγουμε «Αυτόματος Προγραμματισμός». 26 Κάθε φορά που ενημερώνεται η κατάσταση εργασίας, ενημερώνεται ταυτόχρονα και η κατάσταση των πόρων.

Γενικές Ρυθμίσεις (5/5) Επιλέγουμε το tab «Για προχωρημένους». Μπορούμε να ρυθμίσουμε το κόστος ανά ώρα. Επιλέγουμε «ΟΚ». 27

Ορισμός Χρόνου Εργασίας (1/2) Επιλέγουμε Μενού -> Έργο -> Αλλαγή χρόνου εργασίας 28

Ορισμός Χρόνου Εργασίας (2/2) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, στην οποία μπορούμε να δούμε το χρόνο εργασίας, π.χ. ωράριο εργαζομένων, κτλ: 29 Μπορούμε να δούμε το τυπικό ωράριο των εργαζομένων. Το Σάββατο και η Κυριακή δεν θεωρούνται εργάσιμες, γκρι στο ημερολόγιο. Μπορούμε να ορίσουμε εξαιρέσεις, π.χ. ποιές ημέρες ή εβδομάδες θα δουλέψουμε ή δεν θα δουλέψουμε σίγουρα (π.χ. Χριστούγεννα). Επιλέγουμε «ΟΚ».

Βασική Οθόνη Αφού κάνουμε τις βασικές ρυθμίσεις, εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Λίστα Εργασιών Διάγραμμα Gantt 30

Εργασίες (1/2) Προσθέτουμε στη λίστα εργασιών, τα ονόματά τους: Παρατηρούμε ότι όλες οι εργασίες, αρχικά, ξεκινούν την ημερομηνία έναρξης του έργου που βάλαμε στις ρυθμίσεις. 31

Εργασίες (2/2) Βάζουμε τη διάρκεια της κάθε εργασίας σε ημέρες: 32

Σύνδεση Επιλεγμένων Εργασιών (1/3) Επιλέγουμε όλες τις εργασίες: 33

Σύνδεση Επιλεγμένων Εργασιών (2/3) Αφού επιλέξουμε τις εργασίες, πατάμε το κουμπί της σύνδεσης: 34

Σύνδεση Επιλεγμένων Εργασιών (3/3) Αποτέλεσμα σύνδεσης εργασιών: 35

Αποσύνδεση Εργασιών Αν επιλέξουμε να τις αποσυνδέσουμε, επιστρέφουμε πάλι στην αρχική μας κατάσταση: 36

Σύνδεση Επιλεγμένων Εργασιών Εναλλακτικός Τρόπος (1/2) Αν δεν συνδέσουμε τις εργασίες με το αντίστοιχο κουμπί, μπορούμε να το κάνουμε τραβώντας μια γραμμή από τη μία εργασία στην άλλη: 37

Σύνδεση Επιλεγμένων Εργασιών Εναλλακτικός Τρόπος (2/2) Αποτέλεσμα: 38

Μετακίνηση Εργασιών (1/4) Μπορούμε να μετακινήσουμε την κάθε εργασία κάνοντάς την scroll μέσα στο διάγραμμα Gantt: 39

Μετακίνηση Εργασιών (2/4) Κάνοντας διπλό κλικ στο όνομα της εργασίας (π.χ. Design), εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: 40

Μετακίνηση Εργασιών (3/4) Για να μετακινήσουμε την εργασία πάλι πίσω στην αρχή, επιλέγουμε tab «Για προχωρημένους» και μετά από το μενού επιλέγουμε το «Το ταχύτερο δυνατό», και μετά «OK»: 41

Μετακίνηση Εργασιών (4/4) Αποτέλεσμα: 42

Σύνοψη (1/3) Χρησιμοποιούμε τη «Σύνοψη» για να θέσουμε labels στις εργασίες που έχουμε ορίσει. Επιλέγουμε τις 2 πρώτες εργασίες και πατάμε «Σύνοψη»: 43

Σύνοψη (2/3) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, για να εισάγουμε το κείμενο: Έστω ότι εισάγουμε το κείμενο «Definition»: 44

Σύνοψη (3/3) Με τον ίδιο τρόπο εισάγουμε labels και στα υπόλοιπα: 45

Σχέσεις Εργασιών (1/12) Ενώνοντας την μία εργασία με την άλλη, χρησιμοποιώντας το ποντίκι μας (από το μέσο της μιας, στο μέσο της άλλης): Αποτέλεσμα: 46

Σχέσεις Εργασιών (2/12) Εφόσον, το κάνουμε με όλες, έχουμε το παρακάτω αποτέλεσμα: 47

Σχέσεις Εργασιών (3/12) Αν κάνουμε κλικ στα βελάκια που υπάρχουν μεταξύ των εργασιών, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο το οποίο θα μας επιτρέπει να πειράξουμε τις σχέσεις τους: 48

Σχέσεις Εργασιών (4/12) Έστω ότι θέλουμε να τροποποιήσουμε τη σχέση ανάμεσα στην εργασία «Build» και «Test»: 49

Σχέσεις Εργασιών (5/12) Κάνουμε διπλό κλικ και από το μενού επιλέγουμε «-2η» στο πεδίο «Καθυστέρηση»: Αποτέλεσμα: Βλέπουμε ότι οι εργασίες επικαλύπτονται. 50

Σχέσεις Εργασιών (6/12) Επιλέγουμε να διαγράψουμε τη σχέση ανάμεσα στην εργασία «Test» και «Install»: Αποτέλεσμα: 51

Σχέσεις Εργασιών (7/12) Συνδέουμε την εργασία «Build» με την «Install»: Αποτέλεσμα: 52

Σχέσεις Εργασιών (8/12) Επιλέγουμε να τροποποιήσουμε τη ΝΕΑ σχέση ανάμεσα στην εργασία «Build» και «Install»: Αποτέλεσμα: 53

Σχέσεις Εργασιών (9/12) Προσθέτουμε μια σχέση ανάμεσα στις εργασίες «Test» και «Handover»: Αποτέλεσμα: 54

Σχέσεις Εργασιών (10/12) Επιλέγουμε από τις εργασίες την «Build» και την τροποποιούμε, ώστε να μην ξεκινάει νωρίτερα από 26/10: 55

Σχέσεις Εργασιών (11/12) Αποτέλεσμα: 56

Σχέσεις Εργασιών (12/12) Με αυτή την αλλαγή, βλέπουμε ότι έχει βγάλει ειδοποίηση το σύστημα γι αυτή την ενέργεια: 57

Φύλλο Πόρων (1/5) Επιλέγουμε από το μενού Γράφημα Gantt -> Φύλλο πόρων : 58

Φύλλο Πόρων (2/5) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, στην οποία θα προσθέσουμε πόρους: 59

Φύλλο Πόρων (3/5) Πόροι δεν είναι μόνο άνθρωποι, μπορεί να είναι και υλικά. Προσθέτουμε τους παρακάτω: 60

Φύλλο Πόρων (4/5) Ο πόρος «cable» κοστίζει 350. Επίσης, θα βάλουμε και μια ετικέτα, έστω «drum». Οι αλλαγές φαίνονται παρακάτω: 61

Φύλλο Πόρων (5/5) Θα πρέπει να προσθέσουμε και το κόστος ανά άτομο: Έστω ότι βάζουμε τις παρακάτω χρεώσεις: 62

Ανάθεση Πόρων (1/10) Εφόσον προσθέσαμε πόρους, επιστρέφουμε στο «Γράφημα Gantt» για να γίνει η ανάθεση πόρων. Από το μενού επιλέγουμε Οργάνωση Ομάδας -> Γράφημα Gantt : 63

Ανάθεση Πόρων (2/10) Επιστρέφουμε στην οθόνη: 64

Ανάθεση Πόρων (3/10) Επιλέγουμε από το μενού Πόρος -> Ανάθεση πόρων : 65

Ανάθεση Πόρων (4/10) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: 66

Ανάθεση Πόρων (5/10) Η ανάθεση γίνεται ως εξής: Κλικ στην εργασία (π.χ. Plan), μετά κλικ στον πόρο (π.χ. Dave) και μετά κλικ στην «Ανάθεση»: 67

Ανάθεση Πόρων (6/10) Design: Dick, Harry 68

Ανάθεση Πόρων (7/10) Build: Dick, Harry, cable (3 drums) 69

Ανάθεση Πόρων (8/10) Test: Harry, Tom 70

Ανάθεση Πόρων (9/10) Install: Dave 71

Ανάθεση Πόρων (10/10) Handover: Dave, Dick, Harry, Tom 72

Πίνακες: Κόστος Πόρων (1/4) Για να δούμε το κόστος των πόρων, επιλέγουμε από το μενού Προβολή -> Πίνακες -> Κόστος 73

Πίνακες: Κόστος Πόρων (2/4) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: 74

Πίνακες: Κόστος Πόρων (3/4) Έστω ότι κατά τη διάρκεια της εργασίας «Build», χρησιμοποιήθηκε επιπλέον υλικό εκτός από drum που κόστισε παραπάνω: 75

Πίνακες: Κόστος Πόρων (4/4) Κάνοντας διπλό κλικ στην εργασία «Build», εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο, στο οποίο επιλέγουμε το tab «Σημειώσεις» και μπορούμε να γράψουμε ότι σημείωση θέλουμε: 76

Υπερ-ανάθεση Πόρων (1/5) Επιστρέφοντας στην κεντρική οθόνη και εμφανίζοντας τις στήλες «Λειτουργία Εργασίας» και «Δείκτες», παρατηρούμε την παρακάτω ένδειξη: Βλέπουμε ότι αυτή η εργασία έχει πρόβλημα πόρων. 77

Υπερ-ανάθεση Πόρων (2/5) Πώς λύνουμε το πρόβλημα της υπερ-ανάθεσης πόρων σε μια εργασία? Κάνοντας κλικ πάνω στο κόκκινο ανθρωπάκι, εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Μπορούμε είτε να κάνουμε επιδιόρθωση στον Έλεγχο Εργασιών (χρονοβόρο), είτε να προγραμματίσουμε την συγκεκριμένη εργασία σε νέα διαθέσιμη ημερομηνία. 78

Υπερ-ανάθεση Πόρων (3/5) Υπάρχει όμως και ένας πιο παραδοσιακός τρόπος να λύσουμε το πρόβλημα της υπερ-ανάθεσης πόρων που είναι πιο βοηθητικό. Επιλέγουμε από το μενού Πόρος -> Ισοστάθμιση όλων 79

Υπερ-ανάθεση Πόρων (4/5) Μέσω της επιλογής «Ισοστάθμιση όλων», επιλύονται προβλήματα πόρων, καθυστερώντας τις εργασίες. Κάνοντας το, έχουμε το παρακάτω αποτέλεσμα: 80

Υπερ-ανάθεση Πόρων (5/5) Με αυτό τον τρόπο λύνονται τα όποια προβλήματα πόρων υπάρχουν και εξαλείφονται οι ενδείξεις: 81

Πληροφορίες Έργου (1/3) Μετά τις αλλαγές, ας δούμε μια συνολική εικόνα του έργου. Επιλέγουμε από το μενού Έργο -> Πληροφορίες Έργου 82

Πληροφορίες Έργου (2/3) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη και επιλέγουμε «Στατιστικά Στοιχεία»: 83

Πληροφορίες Έργου (3/3) Επιλέγοντας «Στατιστικά Στοιχεία», βλέπουμε την παρακάτω οθόνη: Με τις αλλαγές βλέπουμε την έναρξη και λήξη του έργου τα οποία έχουν τροποποιηθεί. Επίσης, βλέπουμε τη νέα διάρκεια, την εργασία και το κόστος που είναι υψηλότερο. 84

Ορισμός Γραμμής Βάσης (1/2) Επιλέγουμε από το μενού Έργο -> Ορισμός γραμμής βάσης -> Ορισμός γραμμής βάσης Αυτό αποτελεί τη βάση του project, ώστε να μπορούμε να δούμε στο μέλλον τι αλλαγές γίνονται στην πάροδο του χρόνου. 85

Ορισμός Γραμμής Βάσης (2/2) Επιλέγοντας να ορίσουμε γραμμή βάσης, εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Επιλέγουμε «Ολόκληρο το έργο» και μετά «ΟΚ». 86

Παρακολούθηση Gantt (1/2) Για να δούμε τη γραμμή βάσης που ορίσαμε, θα πρέπει να επιλέξουμε από το μενού Εργασία -> Γράφημα Gantt -> Παρακολούθηση Gantt 87

Παρακολούθηση Gantt (2/2) Αποτέλεσμα: Βλέπουμε ότι έχουν εμφανιστεί 2 μπάρες. Η γκρι είναι η γραμμή βάσης που ορίσαμε. Και οι χρωματιστές είναι οι πραγματικοί χρόνοι. 88

Πίνακες: Παρακολούθηση (1/2) Επίσης, μέσω των πινάκων μπορούμε να δούμε όλες αυτές τις ενέργειες. Επιλέγουμε από το μενού Προβολή -> Πίνακες -> Παρακολούθηση 89

Πίνακες: Παρακολούθηση (2/2) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Σε αυτή την οθόνη, μπορούμε να δούμε την πραγματική διάρκεια, το πραγματικό κόστος της κάθε εργασίας, τον πραγματικό όγκο δουλειάς, κτλ 90

Πίνακες: Εργασία (1/2) Επιλέγουμε από το μενού Προβολή -> Πίνακες -> Εργασία 91

Πίνακες: Εργασία (2/2) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Σε αυτή την οθόνη, μπορούμε να δούμε την εργασία σε σχέση με τη γραμμή βάσης που ορίσαμε αρχικά. 92

Ολοκλήρωση Εργασίας (1/2) Μπορούμε να σημειώσουμε τι ποσοστό μιας εργασίας έχει ολοκληρωθεί. Αυτό γίνεται αν επιλέξουμε από το μενού Εργασία -> (Ποσοστό ολοκλήρωσης) Αυτό μπορούμε να το κάνουμε, αν επιλέξουμε την εργασία και μετά μία από τις επιλογές του μενού. 93

Ολοκλήρωση Εργασίας (2/2) Επιλέγουμε την εργασία «Plan» και στη συνέχεια πατάμε το «100%». 94

Μετακίνηση Εργασίας (1/10) Έστω ότι θέλουμε να μετακινήσουμε μια εργασία και να δούμε τι αλλαγές θα γίνουν στο έργο. Έστω ότι θέλουμε να μετακινήσουμε την εργασία «Design». Κάνουμε διπλό κλικ στην εργασία και εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο και επιλέγουμε έναρξη στις 19/10: 95

Μετακίνηση Εργασίας (2/10) Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο και κάνουμε κλικ στην δεύτερη επιλογή, ώστε να διατηρηθεί η σύνδεση με τις άλλες εργασίες: 96

Μετακίνηση Εργασίας (3/10) Αποτέλεσμα: 97

Μετακίνηση Εργασίας (4/10) Παρατηρήσεις: Η εργασία μετακινήθηκε κατά μια μέρα Δεν άλλαξαν οι συνδέσεις με τις επόμενες και προηγούμενες εργασίες Φαίνεται η αλλαγή που έγινε σε σχέση με τη γραμμή βάσης που είχαμε θέσει αρχικά στο πρόγραμμα. 98

Μετακίνηση Εργασίας (5/10) Έστω ότι στην εργασία «Design» αυξάνουμε τον «Πραγματικό όγκο» των ωρών σε «15 ώρες». Αυτόματα, θα αλλάξει και το «Υπόλοιπο» των ωρών και θα γίνει «65 ώρες». Επίσης, το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας «Design», θα γίνει από «0%» σε «19%». 99

Μετακίνηση Εργασίας (6/10) Αν αλλάξει το «Υπόλοιπο» των ωρών και γίνει «70 ώρες» και τον «Πραγματικό όγκο» των ωρών σε «25 ώρες», τότε θα έχουμε αλλαγή και στο ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας, θα γίνει «26%», θα έχει καθυστέρηση η επόμενη, αλλά θα μετακινηθεί και ολόκληρο το έργο κατά 1 ημέρα. 100

Μετακίνηση Εργασίας (7/10) Αποτέλεσμα: 101

Μετακίνηση Εργασίας (8/10) Ας το κάνουμε ακόμα πιο δύσκολο, ώστε να δούμε τις αλλαγές που θα επιφέρει στο συνολικό έργο. Έστω ότι στην εργασία «Build» αυξάνουμε το «Υπόλοιπο» των ωρών από «80 ώρες» σε «199 ώρες». 102

Μετακίνηση Εργασίας (9/10) Αποτέλεσμα: 103

Μετακίνηση Εργασίας (10/10) Παρατηρήσεις: Βλέπουμε ότι σε σχέση με τη γραμμή βάσης, οι εργασίες έχουν μετακινηθεί κατά πολύ, λόγω επιπλέον εργασιών που πιθανόν έχουν προκύψει στο μέσο του έργου. Έχουν επηρεαστεί σημαντικά όλες οι εργασίες. Έχει αλλάξει η συνολική διάρκεια του έργου. Τώρα, θα πρέπει να δούμε πως μπορούμε να επαναφέρουμε την κατάσταση σε σχέση με τους πόρους (π.χ. πιθανή αύξηση πόρων) που διαθέτουμε και το χρονικό διάστημα. 104

Προβολή Λεπτομερειών Εργασίας (1/5) Επιλέγουμε από το μενού Εργασία -> Λεπτομέρειες 105

Προβολή Λεπτομερειών Εργασίας (2/5) Σε αυτή την ενότητα η οθόνη χωρίζεται σε 2 μέρη. Στο πάνω φαίνονται οι εργασίες και στο κάτω εμφανίζονται λεπτομέρειες για την κάθε εργασία (π.χ. σε ποιον έχει γίνει ανάθεση, κτλ). 106

Προβολή Λεπτομερειών Εργασίας (3/5) Επιλέγοντας την εργασία «Design» βλέπουμε ότι έχει γίνει ανάθεση στον Dick και Harry. 107

Προβολή Λεπτομερειών Εργασίας (4/5) Υποθέτοντας ότι η πραγματική εργασία και των δύο είναι διαφορετική από την αναγραφόμενη, θα την εμφανίσουμε. Κάνουμε δεξί κλικ στην οθόνη και επιλέγουμε «Εργασία» από το μενού που εμφανίζεται. 108

Προβολή Λεπτομερειών Εργασίας (5/5) Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Βλέπουμε ότι ο «Πραγματικός Όγκος Εργασίας» είναι «12,5 ώρες» και η «Υπόλοιπη Εργασία» είναι «35 ώρες». Θα πρέπει να είμαστε σε θέση να αλλάξουμε τις ώρες ανά άτομο στην πρώτη περίπτωση («Πραγματικός Όγκος Εργασίας») και τις ώρες ανά task στη δεύτερη περίπτωση («Υπόλοιπη Εργασία»). 109

Αναφορές (1/4) Μπορούμε να δούμε ότι είδους αναφορά θέλουμε στο έργο μας. Επιλέγουμε από το μενού Αναφορά -> (ότι θέλουμε) 110

Αναφορές (2/4) Αναφορά -> Πίνακες εργαλείων -> Επισκόπηση έργου 111

Αναφορές (3/4) Αναφορά -> Πίνακες εργαλείων -> Επισκόπηση κόστους 112

Αναφορές (4/4) Αναφορά -> Πόροι -> Επισκόπηση πόρων 113

114 Ευχαριστώ πολύ!