S P E C I A L E D I T I O N ΜΑΪΟΣ 2012 THE INSIDER S VIEW MANAGED PRΙΝΤ SERVICES
Νέα τάξη πραγµάτων στην εκτύπωση Μια και µόνο µατιά στον αριθµό των συσκευών που χρησιµοποιεί η κάθε επιχείρηση δείχνει ξεκάθαρα πόσο µακριά είµαστε από την υλοποίηση του paperless office, που ίσως αποτελεί έναν από τους µεγαλύτερους µύθους του χώρου του IT. Είτε από ανάγκη, είτε επειδή τους βολεύει καλύτερα είτε αποτελεί προσωπική προτίµηση, οι περισσότεροι εργαζόµενοι µιας επιχείρησης χρησιµοποιούν εκτυπωτές, αντιγραφικά και fax. Αυτή η συλλογή από τελείως διαφορετικές συσκευές, οι οποίες µπορούν να είναι είτε πιο σύγχρονες είτε παλιότερες κάποιες να βρίσκονται σε δίκτυο και κάποιες όχι, δηµιουργούν µια κατάσταση που είναι χαοτική σε επίπεδο συντήρησης, αλλά και σε επίπεδο ανταλλακτικών. Το αποτέλεσµα είναι να αυξάνονται οι δαπάνες συντήρησης, να µειώνεται η αποτελεσµατικότητα αλλά και η παραγωγικότητα της επιχείρησης. Οι υπηρεσίες managed print µπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις ανεξαρτήτου κόστους να ελέγξουν τα απρόβλεπτα και σε κάποιες περιπτώσεις ιδιαίτερα υψηλά κόστη που σχετίζονται µε την εκτύπωση. Η προσέγγιση µάλιστα που γίνεται µέσω των εν λόγω υπηρεσιών δεν αφορά µόνο στο κόστος των εκτυπωτών, των toner και του χαρτιού, αλλά και στο επιπλέον hardware, στις υπηρεσίες συντήρησης και στην κατανάλωση ενέργειας. Σε κάθε περίπτωση, η µετάβαση µιας επιχείρησης στην εποχή των managed print υπηρεσιών έχει σαν αποτέλεσµα µια µείωση των δαπανών σε σχέση µε τις εκτυπώσεις που φτάνει κατά µέσο όρο το 30%. Οι υπηρεσίες µπορούν να είναι πλήρως παραµετροποιήσιµες και παρέχουν έναν ιδιαίτερα ευέλικτο και χωρίς προβλήµατα τα τρόπο για την προµήθεια εκτυπωτών, αναλωσίµων, υπηρεσιών και υποστήριξης σε ένα αξιόπιστο και ενιαίο συµβόλαιο. Εκδότης-Διευθυντής Μιχάλης Κ. Μπούσιας Διευθυντής Εκδόσεων & Εκδηλώσεων Νικόλας Κονδάκης Διευθυντής Σύνταξης: Νίκος Τηλιακός Αρχισυντάκτρια Ισαβέλλα Ζαµπετάκη Creative Director Θεοδώρα Τουτζιαράκη Ατελιέ Aλέξανδρος Καρβουτζής, Μαρία Πετροπούλου, Kωνσταντίνα Σοφιανοπούλου, Γεωργία Σαντούση Φωτογράφος Κορνήλιος Σαραντίογλου Νίκος Tηλιακός Τµήµα Διαφήµισης Account Managers Ζωή Ρακοπούλου, Bίκυ Στάµου Ιδιοκτησία Boussias Communications Γενικός Διευθυντής Ξενοφών Χασάπης Λογιστήριο Αλέξης Σουλιώτης, Δηµήτρης Φαραός, Κωνσταντίνος Χασιώτης Επικοινωνία Κλεισθένους 338, Τ.Κ. 153 44, Γέρακας Τηλ.: 210 661 7777, Fax: 210 661 7778 e-mail: info@netweek.gr, http://www.boussias.com 04 Ιωάννης Στασινόπουλος Active Ολοκληρωµένη Διαχείριση Εκτυπώσεων 06 Γεράσιµος Βασιλόπουλος Canon (Intersys) Μείωση εκτυπωτικού κόστους και αυξηµένη λειτουργικότητα 10 Αλκης Ρουγγέρης CPI Get the maximum out of MPS 12 Αθανασία Γαλάνη Eurosupplies MPS µε έµφαση στις ανάγκες της ελληνικής επιχείρησης 13 Αχιλλέας Γκίκας Infinitum MPS: Η απάντηση στις εκτυπωτικές ανάγκες µιας επιχείρησης 16 Η εκτύπωση ως υπηρεσία 18 Directory ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012 3
Ιωάννης Στασινόπουλος ACTIVE COMPUTER SYSTEMS Ολοκληρωµένη Διαχείριση Εκτυπώσεων Τα τελευταία χρόνια και µέσα στο σκληρό επιχειρηµατικό τοπίο της εποχής η ελληνική αγορά των Managed Print Services έχει ωριµάσει και αναπτύσσεται, ακολουθώντας την παγκόσµια αγορά MPS που αναµένεται να αγγίξει τα 45.4 δις το 2013. Σε αυτές τις συνθήκες, οι απαιτήσεις των επιχειρήσεων αυξάνουν και διαµορφώνονται προς συγκεκριµένα τεχνολογικά πεδία και αυτό βελτιώνει τις προσφερόµενες υπηρεσίες από τους παρόχους MPS που µπορούν να τις προσφέρουν. Για παράδειγµα, εκτός από τους κατευθυντήριους άξονες της µείωσης κόστους, της αύξησης παραγωγικότητας και της συµβολής στην προστασία του περιβάλλοντος, προέκυψαν νέα ζητούµενα που καλύπτουν τις ιδιαίτερες απαιτήσεις τόσο του IT τµήµατος όσο και του τµήµατος Προµηθειών, όπως: Η αυτοµατοποίηση των διαδικασιών µε αξιοποίηση των νέων τεχνολογιών (scan to email, scan to folder, save to folder, private print) Οι απαιτήσεις reporting, καταµερισµού κοστολογίων τµηµάτων και διαφοροποίησης παγίων-λειτουργικών εξόδων Ο ολοκληρωτικός έλεγχος των συσκευών και της κεντρικής διαχείρισής τους (διαθεσιµότητα, security, βλάβες, ανταπόκριση και downtime) και να αποτελεί σήµερα τον µεγαλύτερο ανεξάρτητο MPS Provider στην Ελλάδα. Το σύστηµα ολοκληρωµένης διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου µιας επιχείρησης που προτείνει σήµερα η Active Computer Systems σε συνδυασµό µε τις υπηρεσίες HP Managed Print Services καθιστούν εφικτή τη σηµαντική µείωση του συνολικού εκτυπωτικού κόστους µε παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας, µέσω ενός συνδυασµού Hardware (εκτυπωτών και MFPs), αυθεντικών αναλωσίµων και υπηρεσιών. Η επιτυχία της Active οφείλει πολλά στη διαµόρφωση λύσεων προσαρµοσµένων στις ανάγκες κάθε εταιρείας. Έτσι, παρέχονται 4 διαφορετικές λύσεις-πακέτα: Total MPS το οποίο καλύπτει νέο εξοπλισµό, αναλώσιµα, ανταλλακτικά, δωρεάν εργασία επισκευών, µηνιαίο reporting, δωρεάν αντικατάσταση αναλωσίµων και χρέωση Base & Click (µηνιαίο πάγιο για εξοπλισµό και µηνιαία χρέωση για τις σελίδες που παράγονται) Flexi 50/50 το οποίο καλύπτει νέο εξοπλισµό µε ταυτόχρονη διατήρηση του υπάρχοντος εξοπλισµού σε αναλογία 50%, αναλώσιµα, ανταλλακτικά, δωρεάν εργασία επισκευών, µηνιαίο reporting, δωρεάν αντικατάσταση αναλωσίµων και χρέωση Base & Click (µηνιαίο πάγιο µόνο για τον νέο εξοπλισµό και µηνιαία χρέωση για τις σελίδες που παράγονται συνολικά) Flexi QMPS το οποίο καλύπτει τα Managed Print Services µε νέο εξοπλισµό, αναλώσιµα, ανταλλακτικά, δωρεάν εργασία επισκευών, µηνιαίο reporting και monitoring και χρέωση Base & Click και τα Αναλώσιµα µε ειδική τιµή, διατήρηση του υπάρχοντος εξοπλισµού, έκπτωση στα ανταλλακτικά, δωρεάν εργασία επισκευών, µηνιαίο reporting και χρέωση για τα αναλώσιµα που παραδίδονται µε ειδική κλειστή τιµή για 6 ή 12 µήνες. Quick Print το οποίο καλύπτει τα Αναλώσιµα µε ειδική τιµή, διατήρηση όλου του υπάρχοντος εξοπλισµού, έκπτωση στα ανταλλακτικά, δωρεάν εργασία επισκευών, µηνιαίο reporting- Η πρωτοπορία της Active Computer Systems. Οι Ευέλικτες Λύσεις-Προτάσεις της Active συνδυάζονται µε τις υπηρεσίες HP Managed Print Services για κάθε επιχειρησιακή ανάγκη. Με ειδικευµένο Τοµέα Διαχείρισης Εκτυπώσεων από το 2006 και πανελλαδική κάλυψη 24x7, η Active Computer Systems πέτυχε να αλλάξει το σκηνικό στον τοµέα των επιχειρηµατικών εκτυπώσεων 4 netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012
monitoring και χρέωση για τα αναλώσιµα που παραδίδονται µε ειδική κλειστή τιµή για 6 ή 12 µήνες. Η εκδήλωση της Active HP Managed Print Services & Beyond. Tα case studies στις Metlife Alico, Ελληνικά Πετρέλαια,Merc Sharp & Dohme. Με στόχο να ενηµερώσει τις επιχειρήσεις για τις νέες ολοκληρω- µένες λύσεις της, η Active διοργάνωσε πρόσφατα ένα event στο οποίο οι παρευρισκόµενοι είχαν την ευκαιρία να παρακολουθήσουν από κοντά µελέτες περιπτώσεων εταιρειών που έχουν ήδη προχωρήσει σε λύσεις HP Managed Print Services. Ο κ. Πάνος Παναγιώτου, Project Management Office Manager της Metlife Alico, ανέφερε χαρακτηριστικά ότι µε αξιολόγηση πολλών βαθµίδων και βασικά κριτήρια, ανάµεσα σε άλλα, το προσφερόµενο κόστος, το σταθερό κόστος, την προτεινόµενη λύση και την τεχνογνωσία του υποψηφίου, επιλέχθηκε η Active Computer Systems και τα αποτελέσµατα ήταν εντυπωσιακά µε µείωση εκτυπωτικού κόστους 27% από τον πρώτο χρόνο, µείωση κατανάλωσης ρεύµατος και χαρτιού, µείωση των εκτυπωτών κατά 50% και αναλυτικό καταµερισµό κοστολογίων. Ως επιστέγασµα αυτών η σύµβαση επεκτάθηκε και σε ακόµη 43 γραφεία πωλήσεων σε όλη την Ελλάδα. Ο κ. Χρήστος Καθάρειος, IT Operations & Support Manager των Ελληνικών Πετρελαίων, τόνισε ότι οι υψηλές δαπάνες εκτυπώσεων σε όλο τον όµιλο, η ανοµοιογένεια εξοπλισµού, το υψηλό κόστος συντήρησης, οι συχνές βλάβες µε µεγάλο χρόνο αποκατάστασης και οι εκατοντάδες διαφορετικοί τύποι αναλωσίµων αποτέλεσαν το βαρόµετρο στην απόφαση των ΕΛ.ΠΕ. να υλοποιήσουν έργο Managed Print Services. Η Active πρότεινε HP MFPs σε συνδυασµό µε τη λύση FollowMe, µε τα οποία επιτεύχθηκε µείωση του όγκου των εκτυπώσεων κατά 25% από τον πρώτο µήνα, µε ταυτόχρονη µείωση του κόστους κατά 30%, ενώ περιορίστηκαν οι έγχρωµες εκτυπώσεις και αξιοποιήθηκαν σε µεγάλο βαθµό οι νέες τεχνολογίες scan to email και scan to folder. Ο κ. Σπύρος Μερκούρης, IT Support Manager της Merc Sharp & Dohme, δήλωσε ότι η επιλογή για υλοποίηση έργου Managed Print Services αποδείχθηκε εξαιρετικά κερδοφόρα για την MSD, ενώ η συµφωνία µε την Active είναι η καλύτερη που η εταιρεία αυτή έχει µε πάροχο MPS στην Ευρώπη. Σύµφωνα µε τον κ. Μερκούρη το µεγάλο πλήθος εκτυπωτών από 6 κατασκευαστές και η αλόγιστη χρήση έγχρωµων εκτυπώσεων µε πολύ υψηλές δαπάνες κατέδειξαν την ανάγκη για Managed Print Services. Επιλέχθηκαν οι προτάσεις και λύσεις των Active και HP, µε αποτέλεσµα τη µείωση των εκτυπώσεων, τη µείωση κόστους κατά 28% και το αναλυτικό reporting ανά κέντρο κόστους. O Ιωάννης Στασινόπουλος είναι Managing Director, ACTIVE COMPUTER SYSTEMS netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012 5
Γεράσιµος Βασιλόπουλος CANON (INTERSYS) Μείωση εκτυπωτικού κόστους και αυξηµένη λειτουργικότητα Περισσότερες από 50 υλοποιήσεις MPS, χιλιάδες εγκαταστάσεις εκτυπωτικού hardware και εµπλοκή σε πολύπλοκα έργα µε διασπορά εξοπλισµού µέχρι και σε 10 κτίρια συνηγορούν στην ανάδειξη της Intersys ως κορυφαίας ελληνικής εταιρείας για το outsourcing των εκτυπωτικών σας λειτουργιών. Η προσέγγιση της Intersys Από την πρώτη στιγµή που δηµιουργήθηκε το concept «Managed Print Services», η Intersys αντιλήφθηκε την σηµασία και τις ωφέλειες που θα µπορούσε να αποδώσει σε κάθε εταιρία και επένδυσε στην είσοδό της και την πρωτοπορία σε αυτόν τον τοµέα. Διαθέτοντας ήδη στο οπλοστάσιό της την τεχνολογία της Canon σε συνδυασµό µε τις βραβευµένες εφαρµογές λογισµικού που συνθέτουν τις λύσεις MPS της Canon, επένδυσε εξίσου γενναιόδωρα στο ανθρώπινο δυναµικό και στην δηµιουργία διαδικασιών και εργαλείων, προκειµένου να είναι σε θέση να προσφέρει τις καλύτερες δυνατές υπηρεσίες στην Ελληνική αγορά. Επειτα από την τετραετή ενασχόλησή µας στα MPS, απολαµβάνουµε το προνόµιο να δεχόµαστε ιδιαιτέρως θετικά σχόλια από τους πελάτες µας, οι οποίοι υπογραµµίζουν την ορθότητα της µεθοδολογίας µας. Πιο συγκεκριµένα, θεωρούµαστε οι µοναδικοί που καταλήγουµε απολύτως τεκµηριωµένα στον όγκο και το κόστος των εκτυπώσεων, καθώς και οι πιο αναλυτικοί σε ό,τι αφορά την καταγραφή των εκτυπωτικών αναγκών των επιµέρους εταιρικών τµηµάτων και την πληρότητα της µελέτης αφού σε αυτή συµπεριλαµβάνονται οι inkjet εκτυπωτές (µε την παραγωγή τους) και οι scanners. Ολα αυτά, βέβαια, δεν πραγµατοποιούνται αυτόµατα. Προϋποθέτουν ενδελεχή και ορθολογική προσέγγιση, αυξηµένο αίσθηµα ανταπόκρισης στις ανάγκες του πελάτη και σύνθεση της καλύτερης δυνατής λύσης για κάθε πελάτη ξεχωριστά. One size does not fit all! Με τα παραπάνω δεδοµένα και λαµβάνοντας υπόψη ότι σε όλες τις έρευνες προβλέπεται αύξηση της εφαρµογής τεχνολογιών MPS για τα επόµενα χρόνια, µε ταυτόχρονη επέκτασή τους σε ακόµα ευρύτερη γκάµα επιχειρηµατικών αναγκών, η Intersys θα εξακολουθήσει να επενδύει στρατηγικά και να πρωτοπορεί στις λύσεις MPS. Η κατάκτηση της κορυφής σε ποσότητα Τα παραπάνω επιβεβαιώνονται από απτά και µετρήσιµα αποτελέσµατα. Κατά τα 4 τελευταία χρόνια, η Intersys έχει υλοποιήσει περισσότερα από 50 έργα, η συντριπτική πλειονότητα των οποίων συµπεριλαµβάνει και λογισµικό διαχείρισης εκτυπώσεων. Οι υλοποιήσεις αυτές συµπεριλαµβάνουν εταιρίες από πολλούς και διαφορετικούς κλάδους, όπως τράπεζες, εταιρίες πληροφορικής, utilities και heavy industry, κλινικές και νοσοκοµεία, εµπορικές και εισαγωγικές, ενώ ο αριθµός των συσκευών κυ- µαίνεται από λίγες δεκάδες µέχρι και εκατοντάδες µηχανήµατα. Όσον αφορά στην χωροταξική κατανοµή, υπάρχουν περιπτώσεις υλοποιήσεων που ξεπερνούν τα 10 κτίρια. Οι ωφέλειες που προκύπτουν, ωστόσο, σχετικά µε την µείωση των εξόδων στις επιχειρήσεις µε τις οποίες συνεργαστήκαµε, αποτελούν τη σηµαντικότερη επιτυχία της εξειδικευµένης οµάδας MPS της Intersys. Υπολογίζοντας τα αποτελέσµατα έπειτα από την πάροδο του πρώτου χρόνου, προκειµένου να αποκλείσουµε εποχικές διακυµάνσεις, διαπιστώθηκε σε όλες τις περιπτώσεις σηµαντική µείωση του εκτυπωτικού κόστους που ξεκινά από 18% και φτάνει µέχρι 45%! Σε αυτά τα ποσοστά δεν συνυπολογίζονται τα κρυφά κόστη όπως πχ, οι ανθρωποώρες για παραγγελία αναλωσίµων, για προληπτική συντήρηση, για διάγνωση και ενηµέρωση για τις βλάβες κ.ά., εργασίες που µε τις λύσεις MPS πραγµατοποιούνται αυτόµατα. Αξίζει επίσης να σηµειωθεί και η αποσυµφόρηση του τµήµατος IT support από τις κλήσεις που αφορούν εκτυπωτικά θέµατα, οι οποίες, βάσει ερευνών, φτάνουν µέχρι και το 40% του συνόλου. και σε ποιότητα Τα παραπάνω αποτυπώνονται ευδιάκριτα στην ετήσια έρευνα θεσµό «Canon Loyalty Survey», που διοργανώνεται κάθε χρόνο σε 21 χώρες της Ευρώπης. Η Intersys, το 2011, πέτυχε εξαιρετικές επιδόσεις, τόσο σε σχέση µε τις υπόλοιπες Ευρωπαϊκές Canon, όσο και σε σχέση µε τον εγχώριο ανταγωνισµό σε όλους τους σχετικούς µε τις υπηρεσίες MPS τοµείς. Το αποτέλεσµα αυτό, αποτελεί την καλύτερη ανταµοιβή για τις προσπάθειές µας, αφού προέρχεται από τον αυστηρότερο και τον καταλληλότερο κριτή όλων µας, τους πελάτες! 6 netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012
Κλείνοντας, πρέπει να τονίσουµε ότι πραγµατικά δεν υπάρχει λόγος κάποια εταιρία να καθυστερεί την είσοδό της στον κόσµο των MPS. Σπανίως, κάποια τεχνολογία Πληροφορικής προσφέρει τόσο απτά, άµεσα και εύκολα διαπιστώσιµα οφέλη. Σε περίπτωση που αποφασίσετε να εισέλθετε κι εσείς, η Intersys µε την εξειδικευµένη οµάδα MPS, τα βραβευµένα προϊόντα και το λογισµικό Uniflow της Canon, αποτελεί την καλύτερη δυνατή επιλογή. O Γεράσιµος Βασιλόπουλος είναι Sales Director Office Automation & IT Division, Intersys Tο Case study της Τράπεζας Πειραιώς Η εξοικονόµηση που επιτυγχάνεται µέσω µιας λύσης MPS, όπως στην περίπτωση της Τράπεζας Πειραιώς καταδεικνύει τη τεχνογνωσία και την εµπειρία της Intersys. Η ΜΕΛΕΤΗ Η Τράπεζα Πειραιώς ήθελε να διερευνήσει την αποδοτικότητα του εκτυπωτικού της εξοπλισµού και τα κόστη που συνδέονται µε αυτόν. Σε συνεννόηση µε τα τµήµατα Πληροφορικής και Προµηθειών της τράπεζας, προβήκαµε στην καταγραφή και την ανάλυση του εκτυπωτικού εξοπλισµού και των εκτυπωτικών αναγκών των χρηστών. Πέραν του κύριου εκτυπωτικού όγκου από εφαρµογές Office, διαπιστώθηκε ότι σηµαντικό µέρος της εκτυπωτικής παραγωγής προερχόταν από ειδικά κλειστά συστήµατα τραπεζικών συναλλαγών. Ιδιαίτερη µέριµνα δόθηκε στην ασφαλή µεταχείριση συγκεκριµένων εγγράφων που αφορούσαν προσωπικά δεδοµένα πελατών της τραπέζης και εµπιστευτικές εκθέσεις αποτελεσµάτων. Με την ανάλυση του εκτυπωτικού εξοπλισµού και της παραγωγικότητας κάθε συσκευής, διαπιστώσαµε ότι υπήρχε µεγάλη εγκατεστηµένη βάση µικρής δυναµικότητας laser εκτυπωτών µε µέσο όρο ηλικίας τα 4 χρόνια περίπου. Σε αυτές τις συσκευές κατευθύνονταν, ωστόσο, µεγάλο ποσοστό της παραγωγής, ενώ αντίθετα, τα περισσότερα πολυµηχανήµατα χρησιµοποιούνταν µόνο ως φωτοτυπικές συσκευές. Αναπόφευκτα το συνολικό κόστος ήταν ιδιαίτερα υψηλό. Η µέση ηλικία των µηχανηµάτων, επίσης δηµιουργούσε αρκετά προβλήµατα συντήρησης, µε αποτέλεσµα η Διεύθυνση Πληροφορικής της Τράπεζας να διατηρεί πάντα backup συσκευές, σε περιπτώσεις δυσλειτουργίας. Η ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Κατά την διάρκεια της σχεδίασης της πρότασής µας, λάβαµε υπόψη όλες τις παραµέτρους και τους περιορισµούς που συλλέχθηκαν κατά την διάρκεια της µελέτης. Διατηρήσαµε το παγκοσµίως αποδεκτό standard των 10 µέτρων µέγιστης απόστασης καθενός χρήστη από την εγγύτερη εκτυπωτική συσκευή. Με αυτόν τον τρόπο, µειώσαµε το σύνολο των συσκευών στο ένα τέταρτο της αρχικής κατάστασης. Με το λογισµικό Uniflow ανταποκριθήκαµε στις ανάγκες εµπιστευτικότητας, αφού κάθε χρήστης, πριν παραλάβει τις εκτυπώσεις του ή πριν χρησιµοποιήσει άλλες δυνατότητες, οφείλει να ταυτοποιηθεί στα πoλυµηχανήµατα. Μέσω λογισµικού δόθηκε λύση και στο θέµα της διαθεσιµότητας του εκτυπωτικού εξοπλισµού, αφού ακόµα και στην σπάνια περίπτωση που ο εξοπλισµός δεν λειτουργεί ή δεν είναι διαθέσιµος, οι χρήστες µπορούν να παραλάβουν τις εκτυπώσεις τους από οποιοδήποτε άλλο πολυµηχάνηµα του κτιρίου. Για τις ειδικές αυτόµατες εκτυπώσεις από διασυνδεδεµένα συστήµατα, ορίσαµε συγκεκριµένους χωροταξικά εκτυπωτές που εντάσσονται µεν στο σύστηµα σε ό,τι αφορά βλάβες, αναλώσιµα και στατιστικά, χωρίς όµως να είναι απαραίτητη η ταυτοποίηση πριν την εκτύπωση των εγγράφων. Η νέα λύση περιλαµβάνει µόνο 4 µοντέλα διαφορετικών πολυµηχανηµάτων και 2 µοντέλα εκτυπωτών, σε σύγκριση µε τα 91 διαφορετικά µοντέλα που καταγράφηκαν στην µελέτη. Αυτό το γεγονός, σε συνδυασµό µε το λογισµικό διαχείρισης αναλωσίµων, απάλλαξε από ένα σηµαντικό φόρτο εργασίας τους αρµόδιους ανά τοµέα για την παραγγελία αναλωσίµων. ΤΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Στον πρώτο χρόνο λειτουργίας του νέου συστήµατος, η Τράπεζα Πειραιώς πέτυχε 20% µείωση στον όγκο των εκτυπώσεων (γεγονός που οφείλεται στις δυνατότητες δικτυακής σάρωσης και αποστολής µε email), 35% µείωση στην κατανάλωση χαρτιού (γεγονός που οφείλεται κυρίως στην επιλογή της διπλής όψης σαν default option στις εκτυπώσεις) και 40% µείωση στο συνολικό κόστος χρήσης, χωρίς να συνυπολογίζονται οι κερδισµένες ανθρωποώρες, η καλύτερη διαχείριση των εκτυπώσεων και η µεγαλύτερη λειτουργικότητα που προσφέρει ο νέος εξοπλισµός. «Από την στιγµή που µία λύση Managed Print Services σχεδιαστεί σωστά στα αρχικά στάδια του έργου, είναι σχεδόν αδύνατο να µην προσφέρει σηµαντικά οφέλη, τόσο στην λειτουργικότητα όσο και στις δαπάνες του οργανισµού που υιοθετεί την λύση» Χάρης Βουτσάς, Group IT Operations Director της Τράπεζας Πειραιώς netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012 7
Εκτυπωτική υποδοµή που επιτυγχάνει µείωση κόστους, απόδοση και παραγωγικότητα Printing as a Service by Intersys & Canon Οι υπηρεσίες διαχείρισης εκτύπωσης της Intersys µε εξοπλισµό της Canon δίνουν στις επιχειρήσεις τη δυνατότητα να θέσουν τις εκτυπώσεις υπό τον έλεγχό τους και να σταµατήσουν την κλιµάκωση του κόστους που σχετίζεται µ αυτές. Οι υπηρεσίες MPS µπορούν να συµβάλουν στη βελτίωση της λειτουργικής απόδοσης, στην υλοποίηση στόχων συµµόρφωσης µε πρότυπα και στην προστασία του περιβάλλοντος. H χρήση των πολυµηχανηµάτων της Canon, τα οποία παρέχουν εξαιρετικά χαµηλά κόστη εκτύπωσης, επιτρέπει µείωση του συνολικού κόστους κτήσης χρήσης σε ποσοστά που µπορούν να φθάσουν το 40%. Η Canon κατέχει ηγετική θέση στις υπηρεσίες MPS πανευρωπαϊκά Στην Intersys οι εκτυπώσεις αποτελούν βασικό τµήµα των δραστηριοτήτων µας. Κατανοούµε τις εκτυπωτικές ανάγκες των επιχειρήσεων και µπορούµε να συνδυάσουµε τους εξειδικευµένους ανθρώπους, τη σωστή τεχνολογία και τις κατάλληλες διαδικασίες µε ευέλικτο τρόπο, συµβάλλοντας στην αύξηση της παραγωγικότητας και των κερδών των πελατών µας.
Οι υπηρεσίες MPS της Intersys εφαρµόζονται σε 5 βήµατα και βασίζονται στην επιτυχηµένη µεθοδολογία, τα ειδικά εργαλεία, και την εµπειρία που αποκτήθηκε έπειτα από περισσότερες από 50 υλοποιήσεις στην Ελλάδα. Σε συνεργασία µε τον πελάτη διενεργούµε µελέτη υφιστάµενης κατάστασης ώστε να καταγραφούν οι ανάγκες. Η µελέτη συµπεριλαµβάνει την καταγραφή και αξιολόγηση του υφιστάµενου εκτυπωτικού εξοπλισµού και τις απαιτήσεις των χρηστών. Επίσης, υπολογίζεται και το ολικό κόστος (TCO) του εξοπλισµού (χρήση και κτήση), βάσει της παραγωγής που καταµετράται. Η εξειδικευµένη οµάδα MPS της Intersys χρησιµοποιεί τα αποτελέσµατα της µελέτης ώστε να σχεδιάσει την εκτυπωτική υποδοµή που καλύπτει τις ανάγκες του πελάτη, έχοντας κατά νου και την δυνατότητα µελλοντικής επέκτασης. Συνεργαζόµαστε µε τον πελάτη για να καταλήξουµε στις λειτουργικότητες, να προτείνουµε υπηρεσίες και να υπολογίσουµε το όφελος, τόσο στα κρυφά όσο και στα φανερά κόστη. Η οµάδα MPS της Intersys παρακολουθεί την συνολική απόδοση των υπηρεσιών και τους επιµέρους δείκτες και στατιστικά στοιχεία, ώστε να προτείνει αλλαγές και να προσφέρει βελτιώσεις όποτε χρειάζονται και να υποστηρίξει τις µεταβαλλόµενες ανάγκες κάθε εταιρείας. Μετά την υλοποίηση, τα εκάστοτε αρµόδια τµήµατα της Intersys δίνουν λύσεις στα θέµατα που προκύπτουν κατά την καθηµερινή λειτουργία του συστήµατος και παρέχουν υποστήριξη και συµβουλευτικές υπηρεσίες όταν αυτό απαιτείται. Η οµάδα µας υλοποιεί τη λύση διασφαλίζοντας µια οµαλή µετάβαση στην νέα κατάσταση. Ακολουθεί εκπαίδευση στις συσκευές και στο λογισµικό, προκειµένου να υποστηριχτούν τα αρµόδια τµήµατα της εταιρίας και οι τελικοί χρήστες στα κρίσιµα αρχικά στάδια της λειτουργίας του νέου συστήµατος. Επικοινωνήστε µε την Intersys 210 95.54.000, www.intersys.gr, sales@intersys.gr
Άλκης Ρουγγέρης CPI Get the maximum out of MPS Στο σηµερινό οικονοµικό περιβάλλον γίνεται ολοένα και πιο επιτακτική η ανάγκη για περιορισµό του λειτουργικού κόστους και ταυτόχρονη αύξηση της αποτελεσµατικότητας µε την καλύτερη αξιοποίηση των πόρων της επιχείρησης. Ως αναντικατάστατο κοµµάτι της λειτουργίας της επιχείρησης, η εκτύπωση αποτελεί µια κρίσιµη διαδικασία, η οποία εφόσον ανασχεδιαστεί σύµφωνα µε συγκεκριµένες µεθόδους και πρότυπα µπορεί να συµβάλει σηµαντικά στον περιορισµό του κόστους, την αύξηση της παραγωγικότητας και την απελευθέρωση πόρων. Τα πραγµατικά σηµαντικά περιθώρια βελτίωσης της διαδικασίας παραγωγής εγγράφων προκύπτουν όχι µόνο από τα εµφανή κόστη (αναλώσιµα, συντήρηση) αλλά κυρίως από τα κρυφά κόστη τα οποία συνδέονται µε αυτήν. Η έρευνα για την αποτύπωση του αφανούς κόστους της εκτύπωσης είναι το βασικό βήµα προς την κατεύθυνση της µείωσης του συνολικού κόστους εκτύπωσης για τον οργανισµό. Τα αφανή κόστη που σχετίζονται µε την εκτύπωση Κόστος διαχείρισης Οταν η ευθύνη συντήρησης και καλής λειτουργίας του εξοπλισµού εκτύπωσης βαραίνει την ίδια την επιχείρηση τότε αντίστοιχη είναι και η επιβάρυνση του ετήσιου προϋπολογισµού από τη στιγµή που πολύτιµος χρόνος καταναλώνεται στην επικοινωνία και διαχείριση ενός ανοµοιογενούς συνόλου προµηθευτών εις βάρος των κυρίων εργασιών. Ο χρόνος ενασχόλησης του προσωπικού (κυρίως τµήµατα IT και Προµηθειών) για την εύρεση και παραγγελία αναλωσίµων και ανταλλακτικών, την αντιµετώπιση τεχνικών θεµάτων ή το καθηµερινό troubleshooting µπορεί να εντυπωσιάσει εάν γίνει η αναγωγή σε ετήσια βάση και ληφθεί υπόψη το µισθολογικό κόστος. Τεράστια σηµασία έχει και το κόστος ευκαιρίας, οι εργασίες δηλαδή που δεν υλοποιήθηκαν στο συγκεκριµένο χρόνο από τα εµπλεκόµενα στελέχη και αποτελούν το core business για την επιχείρηση. Λανθασµένη κατανοµή εξοπλισµού Χωρίς να ακολουθείται µια συγκεκριµένη µελέτη για την επιλογή και την αξιοποίηση του εξοπλισµού, οι ανάγκες της επιχείρησης καλύπτονται σχεδόν πάντα κατά περίπτωση και ανά τµήµα χωρίς να υπάρχει συνολική εικόνα. Η εµπειρία δείχνει πως στη συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων η αξιοποίηση του εξοπλισµού απέχει πολύ από την ιδανική. Το παραπάνω µεταφράζεται σε λανθασµένη κατανοµή του εκτυπωτικού έργου µε µεγάλους όγκους παραγωγής σε µηχανήµατα µε υψηλό κόστος χρήσης, την ίδια στιγµή που κάποια άλλα µηχανήµατα υπολειτουργούν. Παρόµοιο φαινόµενο που συναντάται συχνά είναι η προµήθεια δύο και τριών συσκευών σε διαφορετικό χρόνο για την εκτέλεση των εργασιών διαχείρισης εγγράφων ενός τµήµατος, λειτουργίες που ενσωµατώνονται σήµερα σε µια και µόνο πολυλειτουργική συσκευή µε άµεσο όφελος την εξοικονόµηση χώρου και χρόνου. Ενεργειακό κόστος Η χρήση µεγαλύτερου αριθµού συσκευών από αυτές που θα απαιτούνταν για την ολοκλήρωση των εκτυπωτικών εργασιών έχει ως αποτέλεσµα τη σηµαντική επιβάρυνση του ενεργειακού κόστους λειτουργίας της επιχείρησης. Ακόµη και σήµερα καταγράφονται περιπτώσεις οργανισµών µε µικρούς εκτυπωτές USB σε κάθε γραφείο, µια επιλογή µε τεράστια λειτουργικά κόστη σε κάθε περίπτωση. Πέραν από την αυτονόητη επιβάρυνση της επιχείρησης ως µονάδα µε την ανάγκη για κατανάλωση επιπλέον ενέργειας χωρίς παραγωγικό αντίκρισµα, πρέπει να ληφθεί υπόψη και η επιβάρυνση στο περιβάλλον (carbon footprint) συνολικά, η µείωση της οποίας θα πρέπει να αποτελεί πρωτεύοντα στόχο για κάθε σύγχρονο οργανισµό. Τα οφέλη από την υλοποίηση λύσεων MPS Σε µία λύση MPS γίνεται µία ολοκληρωτική καταγραφή των αναγκών µιας επιχείρησης και η λύση που προτείνεται είναι εξειδικευµένη και µοναδική. Υπάρχει ενοποίηση και οµογενοποίηση του εξοπλισµού, µε ση- µαντικές µειώσεις σε όλα τα σχετιζόµενα κόστη. Το πιο σηµαντικό όµως κοµµάτι είναι αυτό των παρεχόµενων υπηρεσιών διαχείρισης προς την επιχείρηση. Συνάπτοντας συµβόλαιο υποστήριξης µε τον προµηθευτή της λύσης MPS, η επιχείρηση µπορεί να είναι σίγουρη πως ότι και να προκύψει θα έχει απόλυτη κάλυψη από τον συνεργάτη της χωρίς κρυφές χρεώσεις και επιπλέον κόστος, ανεξάρτητα από το πρόβληµα. Η χρήση µεγαλύτερου αριθµού συσκευών από αυτές που θα απαιτούνταν για την ολοκλήρωση των εκτυπωτικών εργασιών έχει ως αποτέλεσµα τη σηµαντική επιβάρυνση του ενεργειακού κόστους λειτουργίας της επιχείρησης } 10 netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012
Η διαφοροποίηση της CPI Αντιπροσωπεύοντας την OKI και τη Sharp στην ελληνική αγορά, η CPI διαθέτει σήµερα µια ευρύτατη γκάµα λύσεων εκτύπωσης ικανή να καλύψει και τον πλέον αποτελεσµατικό σχεδιασµό. Με βάση την ευχέρεια να προσφερθούν λύσεις που συνδυάζουν εξειδικευµένους εκτυπωτές και πολυµηχανήµατα κεντρικής παραγωγής, γίνεται απόλυτα σαφές πως οι δυνατότητες επιλογής της λύσης η οποία προσαρµόζεται απόλυτα στις ανάγκες της επιχείρησης αυξάνουν σηµαντικά. Παράλληλα µε τον εξοπλισµό, οι εφαρµογές της YSoft και της FMAudit προσθέτουν αυξηµένες δυνατότητες ασφάλειας και ευελιξίας στη λύση MPS για την επιχείρηση όπως secure printing, διαχείριση δικαιωµάτων χρηστών, monitoring των συσκευών, δηµιουργία πράσινων αναφορών, κατανοµή του κόστους εκτύπωσης σε προκαθορισµένα κέντρα κόστους κ.α. Oπως σε κάθε λύση τεχνολογίας που στοχεύει στη βελτίωση της αποτελεσµατικότητας για την επιχείρηση, έτσι και στις λύσεις MPS, η τεχνογνωσία στην παροχή υπηρεσιών παίζει κυρίαρχο ρόλο και είναι ο παράγοντας που καθορίζει την τελική επιτυχία της εγκατάστασης. Η εµπειρία της CPI στην παροχή υπηρεσιών και οι συνεργασίες µε τη Dell, Lenovo, EMC και άλλους κατασκευαστές παγκόσµιου κύρους αποτελούν την καλύτερη πιστοποίηση αναφορικά µε την ποιότητα των υπηρεσιών που λαµβάνει η επιχείρηση. Περισσότερες πληροφορίες για τις λύσεις MPS από τη CPI είναι διαθέσιµες στο www.managedprintservices.gr O Άλκης Ρουγγέρης είναι Διευθυντής Marketing της CPI Το έργο στην Carglass Μια περίπτωση που καταδεικνύει τη διαφορετικότητα και την αξία που προσδίδει στις λύσεις MPS είναι αυτή της Carglass. Η Carglass είναι η πρώτη εταιρεία επισκευής και αντικατά- στασης κρυστάλλων παντός τύπου οχηµάτων στην Ελλάδα, εξυπηρετώντας 100.000 αυτοκινητιστές σε ετήσια βάση. Ανταποκρινόµενη στις προκλήσεις του σύγχρονου επαγγελ- µατικού περιβάλλοντος, αποφάσισε να προχωρήσει στην υλοποίηση µιας λύσης διαχείρισης εκτυπώσεων (MPS) στα κεντρικά γραφεία και τις αποθήκες της καθώς και στα 15 υποκαταστήµατά της ανά την Ελλάδα. Οι ανάγκες της Carglass σε κάθε υποκατάστηµα, καλύ- πτονταν στο παρελθόν από µία πληθώρα διαφορετικών συσκευών, όπως εκτυπωτή για την παραγωγή των τιµολογίων, φωτοαντιγραφικό/σαρωτή για την αντιγραφή/σάρωση των παραστατικών των πελατών και τέλος συσκευή FAX για την αποστολή εγγράφων στις ασφαλιστικές εταιρείες. Ολες οι παραπάνω λειτουργίες έχουν πλέον ενσωµατωθεί σε ένα και µόνο πολυµηχάνηµα Sharp ανά υποκατάστηµα. Χάρη στην συγκέντρωση όλων των επιµέρους λειτουργιών σε ένα σύγχρονο MFP το σύνολο των διαδικασιών παραγωγής αλλά και διαχείρισης εγγράφων έχει απλοποιηθεί σηµαντικά. Το πιο αντιπροσωπευτικό παράδειγµα είναι η δηµιουργία φακέλου πελάτη, µια διαδικασία που απαιτεί τη συγκέντρωση και διαχείριση όλων των απαραίτητων εγγράφων του πελάτη από το προσωπικό της Carglass µε στόχο την περαιτέρω επεξεργασία της υπόθεσης. Πλέον το σύνολο των δικαιολογητικών/παραστατικών αρχειοθετούνται αυτόµατα µέσω της λειτουργίας scan to folder και µε τη χρήση µίας και µοναδικής συσκευής στον ηλεκτρονικό φάκελο του πελάτη και παραµένουν ασφαλώς αποθηκευµένα στον σκληρό δίσκο του MFP έως το επόµενο στάδιο επεξεργασίας του υλικού. Πέρα όµως από τα σηµαντικά λειτουργικά οφέλη για την Carglass, υπάρχουν και πολλαπλά οφέλη σε επίπεδο διαχείρισης τα οποία αποτυπώνονται εµφανώς εάν κανείς µετρήσει το χρόνο εµπλοκής του προσωπικού της Carglass πριν και µετά τη λύση καθώς και το επίπεδο των παρεχόµενων υπηρεσιών στα αντίστοιχα χρονικά διαστήµατα. Ενδεικτική είναι η µέχρι πρότινος ανάγκη για τακτική επικοινωνία της Carglass µε διάφορους προµηθευτές σύµφωνα µε τις ανάγκες του κάθε µηχανήµατος, είτε για επισκευή και περιοδική συντήρηση είτε συχνότερα για την αναπλήρωση των αναλωσίµων. Πλέον, η µόνη επικοινωνία της Carglass είναι µε τη CPI, βάσει συµβολαίου παροχής Full Service Maintenance Agreement. Η CPI είναι λοιπόν υπεύθυνη για την παρακολούθηση της επάρκειας των αναλωσίµων και την αναπλήρωσή τους για κάθε συσκευή καθώς και για κάθε είδους τεχνική εργασία η οποία διασφαλίζει την πλήρη διαθεσιµότητα του εξοπλισµού. Αναφορικά µε τον τοµέα της οικονοµίας, η Carglass απολαµβάνει σηµαντική µείωση της δαπάνης εκτύπωσης από την επόµενη κιόλας ηµέρα της ολοκλήρωσης της εγκατάστασης της λύσης MPS. Είναι σηµαντικό να αναφερθεί πως το κόστος παραγωγής για τις ασπρόµαυρες εκτυπώσεις έχει µειωθεί κατά 32% στα κεντρικά και 50% στα υποκαταστήµατα, ενώ για τις έγχρωµες, η µείωση του κόστους ανέρχεται στο 50% και 65% αντίστοιχα. netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012 11
Αθανασία Γαλάνη EUROSUPPLIES MPS µε έµφαση στις ανάγκες της ελληνικής επιχείρησης Στη EuroSupplies συνεχίζουµε να επενδύουµε σε άρτια εκπαιδευ- µένο προσωπικό, σε νέες τεχνολογίες και δυνατότητες βελτιστοποίησης των MPS λύσεων. Με την υποδειγµατική υποστήριξη της HP, είµαστε σε θέση να παρέχουµε ευέλικτες εκτυπωτικές λύσεις υψηλού επιπέδου στις Ελληνικές Επιχειρήσεις. ΗΕκτυπωτική Διαχείριση MPS (Managed Print Services) αποτελεί µια ολοκληρωµένη υπηρεσία outsourcing που περιλαµβάνει την ανάθεση όλων των εκτυπωτικών διαδικασιών µιας επιχείρησης σε έναν εξειδικευµένο εξωτερικό συνεργάτη. Τα MPS µέσα από την αναδόµηση του εκτυπωτικού περιβάλλοντος, τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και τον έλεγχο των εξόδων µπορούν να επιφέρουν µείωση του εκτυπωτικού κόστους σε µια επιχείρηση έως και κατά 30%. Η EuroSupplies εδώ και 17 χρόνια δραστηριοποιείται αποκλειστικά στον τοµέα των εκτυπώσεων. Από το 2008, ως Στρατηγικός Συνεργάτης της HP, έχει υλοποιήσει µεγάλα MPS έργα µε Τράπεζες, Super Market, Ναυτιλιακές Κατασκευαστικές και άλλες εταιρίες µε µεγάλη επιτυχία. Παράλληλα στη EuroSupplies διαπιστώσαµε ότι µια ολοκληρωµένη MPS λύση αντιµετωπίζει συχνά δυσκολίες κατά την εφαρµογή της στις Ελληνικές επιχειρήσεις. Ετσι προσαρµόσαµε τα MPS προγράµµατα της HP σε αυτήν την πραγµατικότητα, µε ευέλικτα µοντέλα που συνδυάζουν όλα τα πλεονεκτήµατα της εκτυπωτικής διαχείρισης, µε ταυτόχρονη ελαχιστοποίηση του χρόνου µελέτης και προετοιµασίας, λιγότερες απαιτήσεις δικτυακών υποδοµών και IT υποστήριξης και απλοποίηση της σύµβασης µεταξύ της εταιρίας µας και του τελικού πελάτη. Και όλα αυτά µε επίτευξη εντυπωσιακής οικονοµίας, της τάξης του 50%. Τα νέα αυτά µοντέλα MPS -που αποτελούν αποκλειστική καινοτοµία της EuroSupplies- βρήκαν τεράστια ανταπόκριση και µας εξασφάλισαν συµβόλαια µε πολλούς, νέους και ικανοποιηµένους πελάτες που υπό άλλες συνθήκες δε θα κατάφερναν να επωφεληθούν της οικονοµίας µια MPS λύσης. «Η νέα λύση εκτυπωτικής διαχείρισης της HP κατάφερε να µειώσει δραστικά το κόστος εκτύπωσης στην εταιρία µας, καθώς και την ποσότητα του χαρτιού που χρησιµοποιούµε. Επίσης εξασφάλισε απόλυτη αξιοπιστία, µε άµεση αποκατάσταση των βλαβών όποτε παρουσιάζονται, χωρίς ποτέ να απαιτείται οποιαδήποτε συµµετοχή από την οµάδα µου.» Φώτης Κίτσος, IT Manager, Παγκρήτια Συνεταιριστική Τράπεζα «Η λύση ολοκληρωµένης εκτυπωτικής διαχείρισης της HP, που υλοποίησε στην εταιρεία µας η EuroSupplies, µας επέτρεψε να µειώσουµε τα κόστη από της εκτυπώσεις κατά 25% χωρίς καµία αρχική επένδυση κεφαλαίου σε εξοπλισµό. Ταυτόχρονα η ευθύνη για την προ- µήθεια αναλωσίµων και τη συντήρηση των εκτυπωτών µεταφέρθηκε εξολοκλήρου στη EuroSupplies, απελευθερώνοντας τουλάχιστον 30 εργατοώρες το µήνα από την οµάδα µου» Στέφανος Χαλκιαδάκης, IT Manager, Super Market Χαλκιαδάκης H Αθανασία Γαλάνη είναι Managing Director της Εurosupplies. 12 netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012
Αχιλλέας Γκίκας INFINITUM MPS: Η απάντηση στις εκτυπωτικές ανάγκες µιας επιχείρησης Βασική προτεραιότητα για τη διατήρηση µίας βιώσιµης και ανταγωνιστικής υποδοµής αποτελεί ο συγχρονισµός των εταιρικών αναγκών µε τις ανάγκες του εκτυπωτικού περιβάλλοντος. Την απάντηση στη νέα τάση της αγοράς δίνει η Infinitum S.A µε την παροχή υπηρεσιών HP Managed Print Services. Στον τοµέα αυτό, η Infinitum S.A. δραστηριοποιείται στρατηγικά από το 2011, έχοντας υλοποιήσει ολοκληρωµένες υπηρεσίες σε µεσαίους και µεγάλους οργανισµούς, παρέχοντας όλα τα απαιτούµενα µέσα για την ουσιαστική διαχείριση, και βελτιωµένη απόδοση. Στα πλαίσια ενός συµβολαίου παροχής υπηρεσιών HP MPS, η Infinitum αναλαµβάνει την συνολική ευθύνη του εκτυπωτικού στόλου της εταιρείας, (εξοπλισµό, αναλώσιµα, τεχνική υποστήριξη, διαχείριση) και παρέχει αναφορές για πορεία και την αξιοποίηση της υπηρεσίας. Τα κυριότερα στοιχεία που απαιτούνται για την υλοποίηση ενός συµβολαίου ολοκληρωµένης διαχείρισης εκτυπώσεων, είναι η διερεύνηση των αναγκών της εκάστοτε επιχείρησης καθώς και η καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης όσο αφορά τις εκτυπωτικές εργασίες (Assessment). Η προσέγγιση µας, πάντα λαµβάνει υπόψη τους χρήστες, την χρήση τεχνολογιών και τις εσωτερικές διαδικασίες της επιχείρησης, έτσι ώστε να εξασφαλιστεί η οµαλή µετάβαση από το υπάρχον στο νέο βελτιωµένο εκτυπωτικό περιβάλλον. Ανάλογα µε τις απαιτήσεις του πελάτη, µπορεί επιπροσθέτως και µέσα στα πλαίσια της συνολικής λύσης, να παρέχουµε εφαρµογές, οι οποίες επιτρέπουν τη δυνατότητα εύκολου προγραµµατισµού και αυτοµατοποίησης προκαθορισµένων ροών εργασίας (workflow optimization), τη δυνατότητα παρακολούθησης εγγράφων και την έξυπνη αντιµετώπιση προβληµάτων καθώς και την ασφάλεια τους (secure printing). Λόγω του ότι οι συγκεκριµένες υπηρεσίες HP MPS της Infinitum, µπορούν να διαθέσουν τον νέο εξοπλισµό µε την µέθοδο της µηνιαίας µίσθωσης (Leasing), η επιχείρηση πετυχαίνει την µείωση των παγίων εξόδων της, καθώς η υπηρεσία αποτελεί πλέον λειτουργικό έξοδο (OpEx). Η διαδικασία της τιµολόγησης των υπηρεσιών HP MPS από την Infinitum, γίνεται µε απόλυτα διαφανείς τρόπους, αφού στηρίζεται στην µηνιαία καταγραφή του αριθµού των εκτυπώσεων από ειδικό λογισµικό, το οποίο και αποστέλλει αναφορά για τον σκοπό αυτό και στον administrator της επιχείρησης, ο οποίος µπορεί ανά πάσα στιγµή να έχει τον απόλυτο έλεγχο των αναφορών αυτών. Ετσι λοιπόν το κόστος ανά σελίδα (CPP) καλύπτει όλα τα έξοδα της παρεχόµενης υπηρεσίας όπως εξοπλισµό, ανταλλακτικά, maintenance kit, αναλώσιµα, εγκατάσταση εξοπλισµού, εγκατάσταση λογισµικών, τεχνική υποστήριξη και αποκατάσταση βλαβών εντός συµφωνηµένων χρόνων, αποµακρυσµένη παρακολούθηση των εκτυπώσεων και γενικώς παντός είδους υπηρεσίας και υλικού το οποίο περιλαµβάνεται στο συµβόλαιο. Συµφώνα µε τα παραπάνω τα οφέλη για µια εταιρεία είναι σηµαντικά. Με τα συµβόλαια HP MPS, πετυχαίνει σηµαντική µείωση του κόστους, αφού, οι εκτυπώσεις γίνονται πλέον σε ένα πλήρως ελεγχόµενο περιβάλλον, ο αριθµός και το είδος των εκτυπωτικών µηχανών είναι ο βέλτιστος δυνατός, και η διαχείριση γίνεται κεντρικά, απαιτώντας λιγότερους πόρους σε ανθρώπινο δυναµικό και ώρες. Επίσης µε τις τεχνολογίες duplex printing, color access control και secure printing, µπορεί µια εταιρεία να µειώσει σηµαντικά τα έξοδά της σε χαρτί και κατασπατάληση αναλωσί- µων. Ενα σηµαντικό παράδειγµα χρήσης συµβολαίου HP MPS, είναι η εταιρεία InternetQ, που εµπιστευόµενη την εµπειρία της Infinitum στον τοµέα αυτό, προχώρησε πριν από περίπου 8 µήνες, στην αντικατάσταση του παλαιού εκτυπωτικού εξοπλισµού της και στην πλήρη κεντρικοποίηση, µε την τοποθέτηση ενός CM6040f MFP, το οποίο εξυπηρετεί περίπου 80 χρήστες. Η ένταξη του στο συµβόλαιο είχε σαν αποτέλεσµα την µείωση του εκτυπωτικού κόστους κατά 35%, σε σχέση µε την προηγού- µενη κατάσταση. Ο Αχιλλέας Γκίκας είναι Printing Specialist INFINITUM Α.Ε. netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012 13
Η εκτύπωση ως υπηρεσία Oι λόγοι που ωθούν την αγορά των Managed Print Services (MPS) είναι πολλοί. Πέρα από την καθολική επιθυµία για µείωση των δαπανών, η επιτυχία των έργων που έχουν ήδη ολοκληρωθεί, αποτελεί το κατάλληλο επιχείρηµα για τις διευθύνσεις IT που θέλουν να υλοποιήσουν µια αντίστοιχη στρατηγική. βάνονται κάτω από αυτόν τον τίτλο. Αυτό ξεκινά µε την προσεκτική ανάγνωση του συµβολαίου και την επίλυση των όποιων αποριών προκύπτουν από αυτό. Επειδή ακριβώς ο ορισµός που δίνει ο κάθε προµηθευτής στα MPS είναι διαφορετικός, η παραπάνω διαδικασία έχει ιδιαίτερη σηµασία. Σταδιακά, ο πελάτης µπορεί να αποκτήσει πιο ενεργό ρόλο στη διαµόρφωση του ορισµού των MPS και να προσθέσει κάποιους δικούς του όρους και στόχους όσον αφορά τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας των εκτυπώσεων. Τα περισσότερα έργα MPS ξεκινούν µε την καταχώρηση των δεδοµένων της εταιρείας σχετικά µε τον όγκο των εκτυπώσεών της και τις σχετικές διαδικασίες, και συνεχίζουν µε ανάλυση των στοιχείων αυτών ώστε να δηµιουργηθεί µια στρατηγική εκτυπώσεων η οποία να ανταποκρίνεται στις συνήθειες των εργαζο- µένων, στον καθηµερινό όγκο εκτυπώσεων και στις ιδιαίτερες απαιτήσεις για χρήση εξειδικευµένης τεχνολογίας. Παράλληλος στόχος είναι σαφώς η µείωση του χρόνου κατά τον οποίο τα µηχανήµατα βρίσκονται εκτός λειτουργίας, αλλά και του συνολικού κόστους χρήσης του εξοπλισµού. Σύµφωνα µε στοιχεία της Gartner, οι εταιρείες που υλοποιούν υπηρεσίες MPS έχουν ως στόχο τη µείωση έως και 30% του συwww.visualphotos.com Μπορεί οι στρατηγικές προσέγγισης των επιµέρους προµηθευτών να διαφέρουν, ωστόσο ο βασικός στόχος κάθε εταιρείας που προχωρά σε MPS είναι κοινός και αφορά το ROI. Η ολοένα διευρυνόµενη ποικιλία διαφορετικών τύπων µηχανηµάτων (εκτυπωτών, φωτοτυπικών και πολυµηχανηµάτων) αλλά και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά κάθε µεµονωµένου µηχανήµατος καθιστούν τη διαχείρισή του συνόλου τους κάτι παραπάνω από πολύπλοκη. Η σύνθετη αυτή ευθύνη ανατίθεται στη διεύθυνση IT, η οποία και αναγκάζεται να ακολουθήσει µία συµβατική και τυποποιηµένη διαδικασία διαχείρισης των εταιρικών εκτυπώσεων. Κι αυτό συµβαίνει επειδή το ΙΤ προσωπικό, δεν είναι εύκολο να παρακολουθεί, µαζί µε όλα τα άλλα, και το σύνολο των πολύπλοκων εξελίξεων στον τοµέα των εκτυπώσεων. Ούτε έχει εκπαιδευτεί κατάλληλα ώστε να κάνει την ενδεδειγµένη επιλογή αγοράς εξοπλισµού ή επίλυση τεχνικών προβληµάτων. Αντιθέτως, αναγκάζεται να δαπανά πολύ χρόνο για την αντιµετώπιση σχετικών θεµάτων -χρόνο που χάνει από άλλες, σηµαντικότερες δραστηριότητες. Για να επιλέξουν τον σωστό συνεργάτη για MPS, οι εταιρείες θα πρέπει να διερευνήσουν διεξοδικά το ποιες υπηρεσίες περιλαµ- 16 netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012
νολικού κόστος εκτυπωτικών εργασιών. Κατόπιν της µελέτης, ο προµηθευτής-συνεργάτης σε συνεργασία µε την ενδιαφερόµενη εταιρεία µπορεί να προχωρήσει σε µερική ή ολική αλλαγή του εξοπλισµού, και παράλληλα να αναλάβει την αναπλήρωση αναλώσιµων, την τεχνική υποστήριξη και την παρακολούθηση των εκτυπωτικών εργασιών ή/και την τροποποίηση του εξοπλισµού ανάλογα µε τις εκάστοτε ανάγκες. Από τη στιγµή που θα ξεκινήσει η παροχή υπηρεσιών, η εταιρεία πάροχος θα πρέπει να έχει δεσµευτεί µέσω του συµβολαίου για µια περιοδική αναφορά, σχετικά µε τις εργασίες που προβλέπονται, όπως αριθµός αναλώσιµων που χρησιµοποιήθηκαν, επισκευές που έγιναν, αντικαταστάσεις ή προσθήκες συσκευών κ.λπ. Σε αυτό το επίπεδο είναι καθοριστική η ανάθεση του ελέγχου των αναφορών από την πλευρά της εταιρείας σε έναν υπεύθυνο, µε στόχο την εξασφάλιση τόσο των ορίων που έχουν τεθεί όσο και της ικανοποίησης των εργαζοµένων από την ποιότητα των υπηρεσιών. Οφέλη υλοποίησης µιας λύσης MPS Τα MPS µπορεί κανείς να τα προσεγγίσει από πολλές διαφορετικές οπτικές, αλλά ο γενικός στόχος παραµένει πάντα ο ίδιος: η µείωση των δαπανών µέσα από την πιο ορθή χρήση και διαχείριση του εξοπλισµού. Τα πιο σηµαντικά οφέλη είναι τα ακόλουθα: Μείωση εκτυπωτικού στόλου: Το consolidation στην περίπτωση των εκτυπωτών δεν αποτελεί ένα τρόπο για την εξάλειψη µόνο των παλαιότερων συσκευών αλλά και όσων διαθέτουν ιδιαίτερα υψηλό κόστος χρήσης. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις, που ο συνδυασµός πολλαπλών συσκευών σε µια πολυλειτουργική µονάδα φέρει επιπλέον οφέλη από την ελαχιστοποίηση του χαµένου χαρτιού αλλά και των άλλων αναλωσίµων. Ενέργεια: οι νέοι εκτυπωτές διαθέτουν συνήθως χαρακτηριστικά warm-up τα οποία είναι πιο αποτελεσµατικά σε ενεργειακό επίπεδο από τις παλαιότερες τεχνολογίες. Φυσικός χώρος: το consolidation των συσκευών ή η εγκατάσταση µικρότερων συσκευών µπορεί να ελευθερώσει σηµαντική επιφάνεια µιας επιχείρησης, η οποία µπορεί να αξιοποιηθεί στη συνέχεια µε τελείως διαφορετικό και αποτελεσµατικό τρόπο. Μελάνι και toner: Οι νέοι εκτυπωτές διαθέτουν αναβαθµισµένες τεχνολογίες όσον αφορά στα µελάνια και στα toner που χρησιµοποιούν. Επιπλέον διαθέτουν µια σειρά από χαρακτηριστικά, τα οποία µπορούν να βοηθήσουν στην εξοικονόµηση µελανιού ανά σελίδα. Επιπλέον πρέπει να σηµειωθεί ότι τα cartridges που χρησιµοποιούν τα νέα µοντέλα περιλαµβάνουν συνήθως πολύ περισσότερο µελάνι, µειώνοντας σηµαντικά τη συχνότητα αντικατάστασης αλλά και τις αντίστοιχες δαπάνες διαχείρισης. Χαρτί και παραγωγικότητα: Η δυνατότητα εκτύπωσης στις δυο πλευρές του φύλλου, που είναι διαθέσιµη σε αρκετούς νέους εκτυπωτές αλλά και πολυµηχανήµατα αποτελεί χαρακτηριστικό που οδηγεί σε µείωση της χρήσης χαρτιού και κατ επέκταση στις δαπάνες. Η χρήση αυτού του χαρακτηριστικού σηµαίνει και λιγότερο χαµένο χρόνο για την ανατροφοδότηση του tray. Κόστη συντήρησης: Ο σχεδιασµός των νέων µοντέλων εκτυπωτών έχει σαν στόχο τη µείωση των απαιτήσεων συντήρησής τους ενώ τα πιο σύγχρονα µοντέλα µε toner µπορούν να συντηρηθούν ιδιαίτερα απλά και από τους χρήστες. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις µάλιστα που κάποιο προϊόν προσφέρεται µε ένα πακέτο συντήρησης στο βασικό κόστος τους. Δυνατότητα πρόβλεψης: Κάτω από ένα συµβόλαιο managed print, ο προβλεπόµενος όγκος εκτυπώσεων αποτελεί την παράµετρο που καθορίζει το κόστος των αναλωσίµων και της συντήρησης. Με αυτό τον τρόπο η επιχείρηση µπορεί να έχει ιδιαίτερα καλή πρόβλεψη για το συνολικό κόστος. Με αυτό τον τρόπο µπορεί να πληρώνει για αυτό που χρει- άζεται συνήθως χωρίς κάποιο minimum ή άλλα παραθυράκια. Αυτό το µειωµένο οικονοµικό ρίσκο µπορεί να είναι ιδιαίτερα ελκυστικό σε επιχειρήσεις ανεξαρτήτου µεγέθους, οι οποίες έχουν ιδιαίτερα αυστηρό cash flow. Σχεδόν σε κάθε επι- χείρηση, το πραγµατικό κόστος της εκτύπωσης είναι κρυµµένο ανάµεσα σε λειτουργικά έξοδα τµηµάτων αλλά και χαµένο χρόνο εργασίας. netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012 17
Directory Η Active Computer Systems, διαθέτοντας ειδικευµένο Τοµέα Διαχείρισης Εκτυπώσεων από το 2006 και πανελλαδική κάλυψη 24x7, είναι σήµερα ο µεγαλύτερος ανεξάρτητος MPS Provider στην Ελλάδα. Διαχειρίζεται πάνω από 1.000 εκτυπωτικές µηχανές σε περισσότερους από 150 πελάτες. Με την ολοκληρωµένη διαχείριση εκτυπώσεων και εκτυπωτικού στόλου που προσφέρει, σε συνδυασµό µε τα προϊόντα της HP, επιτυγχάνεται η µέγιστη δυνατή εξοικονόµηση κόστους µε ταυτόχρονη αύξηση της παραγωγικότητας. Active Computer Systems AE Ελ. Βενιζέλου 107, 153 41 Αγία Παρασκευή Τηλ.: 2106577900, Fax: 2106538002 Contact Person: Ιωάννης Στασινόπουλος Managing Director, ACTIVE COMPUTER SYSTEMS Η EuroSupplies ιδρύθηκε το 1995 µε σκοπό την εµπορία εκτυπωτικών λύσεων (Εκτυπωτές και Αναλώσιµα). Η πολυετής εµπειρία των ιδρυτών της στο χώρο της πληροφορικής, σε συνδυασµό µε το υψηλό επίπεδο των παρεχόµενων υπηρεσιών, είχαν ως αποτέλεσµα την ταχύτατη ανάπτυξη και καταξίωση της εταιρείας στην Ελληνική αγορά. Mε στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών µας, η Εταιρεία το 2003 ιδρύει την Bluestream Supplies στη Θεσσαλονίκη, και το 2006 την CreteSupplies στο Ηράκλειο Κρήτης. Σήµερα, µε τη µακρόχρονη εµπειρία µας, την καθολική αποδοχή από τους πελάτες µας και µε την αξιοπιστία των συναλλαγών µας, έχουµε πετύχει µοναδικές συνεργασίες µε τους µεγαλύτερους κατασκευαστές του χώρου. EUROSUPPLIES Αρµονίας, Θέση Λιοφύτι, Σπάτα, 19 004, Αττική Τηλ.: 210 6037990, Fax: 210 6039065 Web: www.eurosupplies.com.gr, E-mail: info@eurosupplies.com.gr Contact Person: Λυδία Σαραντίδη, Marketing Assistant Τηλ.: (+30) 2104805836, E-mail: lsar@cpi.gr Η Intersys Α.E, είναι µια από τις µεγαλύτερες εταιρείες στον χώρο των Συστηµάτων Αυτοµατισµού Γραφείου, της Πληροφορικής, και των Ηλεκτρονικών Καταναλωτικών Προϊόντων. Αποτελεί σήµερα τον ηγέτη στην ελληνική αγορά της εκτύπωσης, σύµφωνα µε τα τελευταία στοιχεία της InfoSource, και ανήκει στις «Strongest Companies in Greece» της ICAP Group, ως µια από τις πιο ισχυρές εταιρείες στην Ελλάδα. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε την ιστοσελίδα: www.intersys.gr INTERSYS A.E. Μαρκόπουλο Μεσογαίας, Θέση Ντοροβάτεζα, 19003 Μαρκόπουλο Αττικής Τηλ.: 210 95.54.000, Fax: 210 95.54.365 Website: www.intersys.gr, E-mail: sales@intersys.gr Η INFINITUM S.A. ΙΔΡΥΘΗΚΕ το 1991 ως µία εταιρία εξειδικευµένη στις τεχνολογίες lan/wan και στην παροχή υπηρεσιών υποστήριξης δικτύων που ήδη είχαν αρχίσει να κατακτούν τον χώρο των µικρών και µεγάλων επιχειρήσεων µε ταχύτατους ρυθµούς. Σήµερα, είναι ήδη ένας από τους πιο καταξιωµένους system Integrators, και πλέον κατέκτησε και την εξειδίκευση συνεργάτη HP OPS (Office Printing Solution Specialist). INFINITUM A.E. Μ.ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΥ 20-22, Ν. Ηράκλειο Τηλ.: 2130180000, Fax 2130180080 Website: www.infinitum.gr, E-mail: sales@infinitum.gr H CPI Α.Ε. δραστηριοποιείται στην αγορά Πληροφορικής από το 1990 ως διανοµέας προστιθέµενης αξίας των εταιρειών ΟΚΙ, SHARP, OLIVETTI και MUTOH (εκτυπωτικά προϊόντα), BenQ (projectors), KODAK, MICROTEK, AVISION, ATIZ (scanners), POSIFLEX (POS), CLASSBOARD (διαδραστικοί πίνακες), AXIS, QNAP, ACTI (IP surveillance) και Docuware (document management). Προσφέρει επίσης ολοκληρωµένες υπηρεσίες Διαχείρισης Εκτυπώσεων (Managed Print Services) και υπηρεσίες Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management Services). CPI A.E. Αθήνα: Ραφαηλίδου 1 & Αγρινίου, 177 78 Ταύρος, Τηλ: (+30) 2104805800, Fax: (+30) 210 4805801 Θεσσαλονίκη: Τηλ: (+30) 2310 531334, Fax: (+30) 2310 541654 Website: www.cpi.gr, E-mail: info@cpi.gr Contact Person: Λυδία Σαραντίδη, Marketing Assistant Τηλ.: (+30) 2104805836 E-mail: lsar@cpi.gr H Lexmark International, Inc. παρέχει στις επιχειρήσεις κάθε µεγέθους µία ευρύ γκάµα προϊόντων εκτύπωσης και απεικόνισης, λογισµικού, λύσεων και υπηρεσιών διαχείρισης εγγράφων. Το 2011 η Lexmark παρουσίασε έσοδα $4,2 δις. από πωλήσεις προϊόντων και υπηρεσιών σε περισσότερες από 170 χώρες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε τη Lexmark µπορείτε να επισκεφτείτε την ηλεκτρονική σελίδα της εταιρείας www.lexmark.com. Infolex Α.Ε. Ελαιώνων 51-53, TK 153 51, Παλλήνη Τηλ: 210 67 22 230, Fax: 210 67 22 337 Website: www.infolex.gr, www.lexmark.com, E-mail: info@infolex.gr, Contact Person: Χαρά Ευαγγελινού Marketing Communications Manager Τηλ.: 210.6722230 E-mail: hevagelinou@infolex.gr 18 netweek I Managed Print Services I Μάιος 2012