S P E C I A L E D I T I O N

Transcript

1 THE INSIDER S 02 VIEW PRINT SERVICES S P E C I A L E D I T I O N ΙΟΥΛΙΟΣ 2010

2

3 Γιατί τα Managed Print Services είναι προτεραιότητα σήµερα Στο σηµερινό επιχειρηµατικό περιβάλλον, όπου επικρατεί η τάση της βελτιστοποίησης των πρακτικών ελέγχου κόστους, οι επιχειρήσεις έχουν αρχίσει να αντιλαµβάνονται τα οφέλη που µπορεί να τους προσφέρει ο έλεγχος του output των εκτυπώσεών τους και η διαχείριση εγγράφων γενικότερα. Τα Managed Print Services (MPS) αποτελούν µια αποδεδειγµένη πρακτική που έχει σχεδιαστεί, ώστε να βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν κατάλληλα τους όγκους των εγγράφων που δηµιουργούνται µέσα στον οργανισµό και να µειώσουν τα κόστη που σχετίζονται µε τις εκτυπώσεις, τη διανοµή και ανανέωσή τους. Τα µακροπρόθεσµα αποτελέσµατα µιας επιτυχηµένης εφαρµογής ΜPS περιλαµβάνουν ενίσχυση της απόδοσης, βελτίωση της περιβαλλοντικής ευαισθησίας, κ.ά. Πώς όµως µπορεί µια επιχείρηση να γνωρίσει αν θα έπρεπε να εξετάσει µια εφαρµογή MPS; Για αρχή δεν έχει παρά να θέσει τα παρακάτω ερωτήµατα: 1. Μια τέτοια προσπάθεια θα παραδώσει την απόδοση στην επένδυση που υπόσχεται; Η Gartner απαντά θετικά, καθώς αναφέρει ότι µπορεί να υπάρξει εξοικονόµηση της τάξης του 30%, εφόσον επιλεγεί ο σωστός συνεργάτης. 2. Λαµβάνω αξία από τις υπάρχουσες επενδύσεις µου; Εξετάστε ποιες ήταν οι προτεραιότητές σας όταν αποφασίσατε να προµηθευτείτε το hardware και software το οποίο σήµερα συνιστά την εκτυπωτική σας υποδοµή. Προσφέρει σήµερα την αξία που έχετε ανάγκη; Θα µπορούσε να προσφέρει περισσότερα, όπως π.χ. Scanning και imaging για εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα; Mε αυτό τον τρόπο, αξιολογείτε το περιβάλλον και έχετε µια ιδέα για το µετασχηµατισµό των διαδικασιών σας. 3. Μπορώ να ακολουθήσω τις τεχνολογικές εξελίξεις; Oσο εξελίσσεται η επιχείρηση, µαζί πρέπει να εξελίσσονται και οι λύσεις που σχετίζονται µε το output και τις εκτυπωτικές διαδικασίες. Μια τέτοια υποδοµή πρέπει να είναι ευέλικτη, ώστε να προσαρµόζεται στις εκάστοτε ανάγκες της επιχείρησης, να αυτοµατοποιεί τις διαδικασίες και να µειώνει τους χρόνους απόκρισης. 4. Υποστηρίζει η εκτυπωτική µου υποδοµή άλλους στόχους της επιχείρησης; Πέρα από τη µείωση κόστους και την αύξηση της παραγωγικότητας, οι περισσότερες επιχειρήσεις στοχεύουν στη µείωση της ενέργειας που καταναλώνουν και εφαρµόζουν πρακτικές κοινωνικής και περιβαλλοντικής ευαισθησίας. 5. Το downtime µου κοστίζει; Οταν το τµήµα ΙΤ ασχολείται διαρκώς µε την επισκευή των servers και το προσωπικό δεν µπορεί καν να εκτυπώσει ή να διαχειριστεί τα έγγραφά του, τότε όλη επιχείρηση υποφέρει. Με την αξιοποίηση έξυπνων εργαλείων επιθεώρησης όλων των συσκευών και proactive στρατηγικές, µπορεί να αποφευχθεί όλο το αχρείαστο downtime. 6. Δεν έχω να ασχοληθώ µε κάτι καλύτερο από τις εκτυπώσεις; Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν διαθέτουν τη γνώση για το print management εσωτερικά και σίγουρα αντιµετωπίζουν σηµαντικότερες προκλήσεις που σχετίζονται µε το core business τους. Εδώ, ο συνεργάτης στα MPS φέρνει τεχνογνωσία και εξειδίκευση για να διαχειριστεί, να αναβαθµίσει και να βελτιώσει το εκτυπωτικό output, ενισχύοντας παράλληλα το προσωπικό να αγκαλιάσει την αλλαγή. Στις επόµενες σελίδες θα διαβάσετε χρήσιµες κατευθύνσεις, συµβουλές και σχόλια που θα σας βοηθήσουν να αναγνωρίσετε τα οφέλη των MPS αλλά και να αξιολογήσετε τον συνεργάτη σας σε µια τέτοια µετάβαση. Καλή ανάγνωση Εκδότης-Διευθυντής Μιχάλης Κ. Μπούσιας Διευθυντής Εκδόσεων & Εκδηλώσεων Νικόλας Κονδάκης Διευθύντρια Σύνταξης Αγγελική Κορρέ Αρχισυντάκτρια Ισαβέλλα Ζαµπετάκη Creative Director Θεοδώρα Τουτζιαράκη Ατελιέ Kωνσταντίνα Σοφιανοπούλου, Μαρία Πετροπούλου, Γιάννης Σοφιανόπουλος, Στέλλα Χουβαρδά Φωτογράφος Κορνήλιος Σαραντίογλου Υποδοχή Διαφήµισης Στέλιος Κιοσσές Νικόλας Κονδάκης Τµήµα Διαφήµισης Account Managers Ζωή Ρακοπούλου, Χρήστος Παναγιωτακόπουλος Ιδιοκτησία Boussias Communications Γενικός Διευθυντής Ξενοφών Χασάπης Marketing Director Ανδρέας Μαυροµµάτης Λογιστήριο Αλέξης Σουλιώτης, Δηµήτρης Φαραός, Κωνσταντίνος Χασιώτης Επικοινωνία Κλεισθένους 338, Τ.Κ , Γέρακας Τηλ.: , Fax: Ιωάννης Στασινόπουλος, ACTIVE COMPUTER SYSTEMS A.E. Αλλάζει ο τρόπος διαχείρισης των εκτυπωτών 07 Γεράσιµος Βασιλόπουλος, CANON Εµπειρία, εξειδίκευση και κατάλληλα εργαλεία 09 Μυρτώ Henin, CPI TCO versus tag price 11 Γιάννης Γαρυφαλλάκης, FIRST DATA Δυναµική εκτύπωση για δυναµική επικοινωνία 13 Κώστας Ψάρρας, HP Managed Print Services, η επόµενη σελίδα στο χώρο της εκτύπωσης 15 HP PARTNERS Συνολική διαχείριση εκτυπώσεων: Εξουσιοδοτηµένοι συνεργάτες της HP (Office Printing Solution Specialists) σας δίνουν τη λύση Πάνος Παναγιωτόπουλος, KONICA MINOLTA Optimized Print Services 19 Ανδρέας Κυλικάς, LEXMARK Οutput Optimization Services 21 Μαρία Στεργίου, XEROX HELLAS Mε ποια κριτήρια επιλέγετε συνεργάτη; ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ netweek I Print Services I Ιούλιος

4

5 Ιωάννης Στασινόπουλος ACTIVE COMPUTER SYSTEMS A.E. Αλλάζει ο τρόπος διαχείρισης των εκτυπωτών Αν ο στόχος είναι η µείωση του κόστους και η αύξηση της παραγωγικότητας, το outsourcing της διαχείρισης των εκτυπώσεων είναι η λύση Τα τελευταία χρόνια έχουµε γίνει µάρτυρες µιας αλλαγής, ή έστω προσπάθειας αλλαγής, του τρόπου διαχείρισης των εκτυπωτικών µηχανών σε πολλές επιχειρήσεις. Σε πολλές περιπτώσεις, η προσπάθεια αυτή ξεκινά µε εντελώς διαφορετικό στόχο από αυτόν που πραγµατικά επιτυγχάνεται µετά την υλοποίηση ενός τέτοιου project. Οι άξονες που θα πρέπει να κινηθεί µια επιχείρηση κατά τον σχεδιασµό ενός έργου MPS είναι η µείωση κόστους χρήσης, η αύξηση παραγωγικότητας, η αυτοµατοποίηση διαδικασιών και φυσικά η συµβολή της ίδιας και των εργαζοµένων της στην προστασία του περιβάλλοντος. Αν εξετάσουµε τους άξονες αυτούς θα δούµε πόσο σηµαντικός είναι ο καθένας, έστω και αποµονωµένος από τους υπόλοιπους. Κόστος, παραγωγικότητα & περιβάλλον τα οφέλη των MPS Η µείωση κόστους είναι ο βασικός στόχος όλων των επιχειρήσεων την περίοδο που διανύουµε, µε την οικονοµική κρίση να βρίσκεται στο επίκεντρο της καθηµερινότητας. Είναι γεγονός ότι από την πρώτη κιόλας στιγµή που µια επιχείρηση αποφασίζει να αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας της, κάνοντας outsourcing τη διαχείριση των εκτυπωτών της, γίνονται ορατά τα οικονοµικά οφέλη και η µείωση των εξόδων. Μελέτες µιλούν για τουλάχιστον 30% ετήσια µείωση των εξόδων σε µια επιχείρηση που λειτουργεί µε τη µέθοδο MPS. Αν µεταφράσουµε το ποσοστό αυτό σε χρηµατική αξία, τότε πραγµατικά µιλάµε για πολλές χιλιάδες ευρώ που µπορεί να εξοικονοµήσει µια επιχείρηση. Η αλήθεια είναι, βέβαια, ότι για να εκτιµηθεί µια προτεινόµενη λύση Managed Print Services, θα πρέπει η επιχείρηση να διαθέτει οικονοµικά στοιχεία για όλα τα κόστη, κρυφά ή φανερά, που έχει ξοδέψει τα τελευταία χρόνια στην αγορά εξοπλισµού και στις δαπάνες χρήσης. Μόνο έτσι θα µπορέσει να συγκρίνει σωστά την οικονοµική πρόταση µιας σύµβασης MPS. Δυστυχώς, η εµπειρία έχει δείξει ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις δύσκολα µπορούν να προσδιορίσουν µε ακρίβεια τις ετήσιες δαπάνες αυτές, µε αποτέλεσµα πολλές φορές να είναι δύσκολη η σύγκριση και η λήψη της τελικής απόφασης. Ενα σηµαντικό στοιχείο που θα πρέπει να αναφέρουµε, επίσης, είναι ότι ένα έργο Managed Print Services «δεν απαιτεί αρχική επένδυση». Από την άλλη πλευρά, η παραγωγικότητα των εργαζοµένων σε µια επιχείρηση είναι αυτή που µπορεί την οδηγήσει σε επιτυχίες, αλλά και να της δηµιουργήσει µη αναστρέψιµα προβλήµατα αν αυτή δεν είναι η αναµενόµενη. Το 2009, σε µια µελέτη που έγινε από την IDC στις ΗΠΑ, έδειξε ότι κάθε εργαζόµενος σπαταλά από 250 έως 400 ώρες ετησίως, στην αναζήτηση εγγράφων που τυπώθηκαν πολλές φορές από διαφορετικούς χρήστες, αλλά δεν αρχειοθετήθηκαν ποτέ σωστά. Πολλοί έχουν παροµοιάσει την τάση της ολοκληρωµένης διαχείρισης εκτυπώσεων (Managed Print Services) µε τον θάνατο των φωτοτυπικών µηχανών - γεγονός πραγµατικό και αναµφισβήτητο. Οι τεχνολογικές καινοτοµίες που κρύβουν µέσα τους, πλέον, οι πολυλειτουργικοί εκτυπωτές σε συνδυασµό µε το πλούσιο διαθέσιµο λογισµικό λύσεων, όπως η ηλεκτρονική τιµολόγηση, το scan to , το save to folder, η αυτόµατη αρχειοθέτηση και η ασφαλής εκτύπωση (private print), δίνουν απεριόριστες δυνατότητες στους χρήστες, περιορίζοντας ταυτόχρονα τις εκτυπώσεις στις απολύτως απαραίτητες. Σχετικά µε την προστασία του περιβάλλοντος, είναι σηµαντικό να αναφερθεί ότι αυτή επιτυγχάνεται καταρχήν στον τοµέα της εξοικονόµησης ενέργειας, καθώς όλες οι νέες µηχανές καταναλώνουν ενέργεια µόνο όταν τυπώνουν, ενώ την υπόλοιπη ώρα βρίσκονται σε stand by κατάσταση, µειώνοντας στο ελάχιστο το χρησιµοποιούµενο ρεύµα. Επιπλέον, οι δυνατότητες , scan, save to folder που παρέχουν τα νέα µοντέλα, µειώνουν σηµαντικά το χαρτί που χρησιµοποιεί µια επιχείρηση. Επίσης, για όλα τα χρησιµοποιηµένα αναλώσιµα υλικά ακολουθείται η διαδικασία ανακύκλωσης που ορίζει η Ευρωπαϊκή Ενωση. Για κάθε σύγχρονη επιχείρηση, λοιπόν, που έχει σαν στόχο τη µείωση του κόστους, την αύξηση της παραγωγικότητας και την προστασία του περιβάλλοντος, η outsourcing διαχείριση των εκτυπωτών της είναι η λύση. O σωστός συνεργάτης εγγυάται την επιτυχία Σηµαντικός παράγοντας, φυσικά, στην επιτυχία ενός τέτοιου έργου, θα πρέπει να θεωρηθεί η επιλογή του σωστού και έµπειρου συνεργάτη που θα υλοποιήσει το έργο. Η τάση της αγοράς και η αυξανόµενη ζήτηση για τέτοιου είδους υπηρεσίες οδηγούν πολλές επιχειρήσεις Πληροφορικής να πειραµατιστούν για µικρό διάστηµα στο χώρο αυτό, µε αποτέλεσµα να θέτουν σε κίνδυνο τις συνεργαζόµενες µε αυτές επιχειρήσεις. Θα πρέπει, λοιπόν, η επιλογή του σωστού συνεργάτη να γίνει µε γνώµονα την αξιοπιστία, την εµπειρία σε παρόµοια έργα, την τεχνογνωσία και την τεχνική υποδοµή που διαθέτει. Ιωάννης Στασινόπουλος, Managing Director, ACTIVE COMPUTER SYSTEMS A.E. netweek I Print Services I Ιούλιος

6 Ανεξάρτητα από τις ανάγκες ή τους οικονοµικούς σας περιορισµούς, η Intersys, µε πολύτιµο σύµµαχο την Canon, µπορεί να σας βοηθήσει στον εξορθολογισµό των εκτυπωτικών σας διαδικασιών αποτελεσµατικότερα από ποτέ. Τεκµηριωµένη ανάλυση υφιστάµενου κόστους και λειτουργικότητας Αποτελεσµατικός σχεδιασµός εκτυπωτικής ροής Μείωση κόστους και βελτίωση λειτουργικότητας Άµεση πληροφόρηση και παροχή δεδοµένων για τις εκτυπωτικές διαδικασίες. Managed Print Services µε συνεργάτη σας την Intersys Μειώστε τώρα το κόστος σας και αυξήστε την αποδοτικότητά σας, εύκολα και γρήγορα. Το 90% των οργανισµών δεν γνωρίζει το πραγµατικό κόστος της εκτύπωσης (IDC 2004) Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε την Υπηρεσία Διαχείρισης Εκτυπώσεων από την Intersys, επισκεφτείτε το ή επικοινωνήστε στο τηλέφωνο

7 Γεράσιµος Βασιλόπουλος CANON Εµπειρία, εξειδίκευση και κατάλληλα εργαλεία Οι καθοριστικοί παράγοντες µείωσης κόστους και βελτίωσης της λειτουργικότητας Είναι πλέον ασφαλές να πούµε ότι η αγορά των Managed Print Services (MPS) βρίσκεται στο στάδιο της ωρίµανσης. Η τάση των MPS διακρίνεται έντονα στην ελληνική αγορά και δεν χρειάζεται να είναι κανείς προφήτης για να προβλέψει ότι οι τρέχουσες οικονοµικές συγκυρίες θα την καταστήσουν εντονότερη. Αρκετές φορές, όµως, συναντάµε εύλογες απορίες που µπορούν να οδηγήσουν σε παρανοήσεις σχετικά µε τα MPS, οι οποίες οφείλονται σε ελλιπή πληροφόρηση. Στη συνέχεια, επιχειρώ να απαντήσω εν συντοµία σε ορισµένες βασικές ερωτήσεις που µας θέτουν συχνά οι υποψήφιοι πελάτες µας. Λειτουργικότητα Αν µειωθεί το κόστος των εκτυπωτικών διαδικασιών θα διατηρηθεί η λειτουργικότητα; Η µείωση του κόστους είναι ο βασικότερος λόγος για την µετάβαση σε MPS, αλλά ο πελάτης συχνά ανησυχεί σχετικά µε το αν θα διατηρήσει την υφιστάµενη λειτουργικότητα της εκτυπωτικής του δοµής. Το ζήτηµα, όµως, δεν θα έπρεπε να είναι η διατήρηση της λειτουργικότητας, αλλά η δραστική µείωση του κόστους µε ταυτόχρονη βελτίωση της λειτουργικότητας. Το βασικό ρόλο εδώ παίζει η επιλογή του συνεργάτη, ο οποίος πρέπει να µπορεί να σχεδιάσει και να τεκµηριώσει σωστά τα οφέλη από την υλοποίηση. Η εµπειρία και η εξειδίκευση του ανθρώπινου δυναµικού στον σχεδιασµό ενός ολοκληρωµένου έργου MPS, µαζί µε το κατάλληλο λογισµικό για τη διαχείριση της εκτυπωτικής διαδικασίας, αποτελούν καθοριστικούς παράγοντες για την επιτυχή έκβαση. Διαβλέπω, µάλιστα, ότι αυτή αποτελεί και την κυρίαρχη τάση στην αγορά MPS, σε επίπεδο τεχνολογίας και υπηρεσιών. Δηλαδή, µείωση του κόστους και βελτίωση της λειτουργικότητας, σε συνδυασµό µε εργαλεία Knowledge Management στη διάθεση του service provider και του ίδιου του πελάτη, προσφέροντας έτσι πολύτιµη γνώση για την εκτυπωτική διαδικασία και για τις δυνατότητες προσαρµογής σε νέα δεδοµένα αναγκών. Μείωση κόστους Ποια είναι τα αναµενόµενα ποσοστά µείωσης κόστους; Είναι σαφές ότι µια εταιρεία θα προτιµήσει τον συνεργάτη που θα της υποσχεθεί τη µεγαλύτερη µείωση κόστους. Πέραν, όµως, από τη µείωση του πρωτογενούς κόστους των εκτυπώσεων, πρέπει να υπάρχει και πρόβλεψη περαιτέρω οφελών που µπορεί να προσφέρει µια επιτυχής υλοποίηση MPS. Για παράδειγµα, η Intersys σε επίπεδο ανάλυσης καταφέρνει να εµφανίζει µείωση του πρωτογενούς κόστους της τάξης τουλάχιστον 25%, χωρίς σε αυτό να συµπεριλαµβάνονται δευτερογενή κόστη, όπως η ενασχόληση του ανθρώπινου δυναµικού σε ολόκληρη την αλυσίδα της εκτυπωτικής διαχείρισης (π.χ.: ΙΤ Help Desk, τµήµα αγορών, λογιστήριο κ.λπ.), η υπερβολική κατανάλωση χαρτιού και τα αναξιοποίητα αναλώσιµα. Ποιοι είναι οι σηµαντικότεροι παράγοντες µείωσης του κόστους; Επιχειρώντας µία ιεράρχηση, θεωρώ ότι η σχεδιαστική ικανότητα και η εµπειρία της οµάδας MPS είναι οι βασικότεροι παράγοντες που θα προσφέρουν υπεραξία στον πελάτη. Με το κατάλληλο consolidation, π.χ., του εξοπλισµού και τη χρήση του κατάλληλου λογισµικού διαχείρισης εκτυπώσεων, µειώνεται ο συνολικός όγκος εκτυπώσεων και οι εκτυπώσεις υψηλού κόστους (έγχρωµες εκτυπώσεις) σε δεύτερη φάση. Στη συνέχεια, ο πελάτης πρέπει να δώσει ιδιαίτερη βαρύτητα στο συνοδευτικό λογισµικό. Ο ρόλος ενός εξελιγµένου λογισµικού MPS δεν περιορίζεται µόνο στη διαχείριση του όγκου παραγωγής. Μπορεί να αποτελέσει το βασικό εργαλείο βελτίωσης της εκτυπωτικής διαδικασίας, καθώς προσφέρει πληροφορίες όπως ποιος τυπώνει τι και πού, και µε ποιο κόστος. Μπορεί να ενισχύσει την εκτυπωτική ροή µε προσχεδιασµένη κατανοµή των εκτυπωτικών εργασιών, είτε βάσει όγκου είτε βάσει διαθεσιµότητας των εκτυπωτικών µονάδων. Επίσης, προσφέρει ενη- µέρωση για τα τεχνικά προβλήµατα των µονάδων ή τη διαθεσιµότητα των αναλωσίµων. Τέλος, είναι το εργαλείο που θα βοηθήσει στον επανασχεδιασµό της εκτυπωτικής ροής σε περιπτώσεις αλλαγών ακόµα και επεκτάσεων. Η χρήση του λογισµικού Uniflow της Canon, για παράδειγµα, σε συνδυασµό µε το σωστό αρχικό consolidation του εξοπλισµού, έρχεται να επιβεβαιώσει, µε στατιστικά δεδοµένα από τα στοιχεία παραγωγής των υλοποιήσεων, τη µείωση της παραγωγής του εγχρώµου κατά 30% και του συνολικού όγκου κατά 20%. Αυτό µας οδηγεί σε περαιτέρω µείωση του πρωτογενούς κόστους επιπλέον 20%, δηλαδή συνολικά 45%. Επιλογή συνεργάτη Ποια είναι τα σηµεία εστίασης κατά τη φάση αξιολόγησης του συνεργάτη; Κατά τη φάση αξιολόγησης των προτάσεων πρέπει η εταιρεία να διερευνήσει τις δοµές λειτουργίας του service provider και να εξετάσει πόσο εστιασµένες είναι σε σχέση µε τη συγκεκριµένη υπηρεσία. Η εµπειρία (υλοποιηµένα συµβόλαια), τα εργαλεία (λογισµικό) για τη διαχείριση της εκτυπωτικής διαδικασίας και για την τεκµηρίωση του SLA, καθώς και η αντιµετώπιση της υλοποίησης στο στάδιο της µετάβασης (test lamp, roll out, εκπαίδευση χρηστών) αποτελούν τα βασικότερα κριτήρια επιλογής του κατάλληλου συνεργάτη. Γεράσιµος Βασιλόπουλος, Διευθυντής Πωλήσεων Τοµέα Αυτοµατισµού Γραφείου, Intersys A.E. netweek I Print Services I Ιούλιος

8

9 Μυρτώ Henin CPI TCO versus tag price Πριν αγοράσετε εκτυπωτικό εξοπλισµό, αναλογιστείτε το συνολικό του κόστος Ηµεγαλύτερη πρόκληση που αντιµετωπίζουν σήµερα οι εταιρείες έγκειται στο να αντιληφθούν το µέγεθος του εξόδου που δηµιουργούν οι εκτυπώσεις τους, ώστε να το βάλουν ψηλά στην agenda των θεµάτων που έχουν «προς επίλυση». Σε περιόδους ύφεσης, όπως η σηµερινή, είναι πολύ πιο εύκολο για τις επιχειρήσεις να πάρουν αποφάσεις για να αλλάξουν παγιωµένες πρακτικές και να δουν πραγµατική εξοικονόµηση χρηµάτων, µέσω της συγκέντρωσης των εκτυπωτικών µονάδων αλλά και των διαδικασιών. Παράλληλα, δεδοµένων των ανθρώπινων πόρων (όπως το τµήµα ΙΤ, το τµήµα παραγγελιών, κ.ά.) που απασχολούνται και την ανάγκη για καλύτερη αποδοτικότητα της επιχείρησης, η απεµπλοκή υπαλλήλων από χρονοβόρες και ταυτόχρονα αντιπαραγωγικές διαδικασίες είναι εξίσου σηµαντική για την εξοικονόµηση πόρων και, εποµένως, µείωση του κόστους. Σε σχέση µε αυτές καθαυτές τις εκτυπωτικές τους ανάγκες, η σηµαντικότερη περιοχή όπου η επιχείρηση πρέπει να στρέψει την προσοχή της είναι η διασφάλιση της λειτουργικότητας της λύσης. Είναι ιδιαίτερα ση- µαντικό η λύση να παραµένει ευέλικτη, ώστε να µπορεί να ακολουθήσει την πορεία εργασιών της επιχείρησης, µε αντίστοιχη αύξηση ή µείωση των συσκευών, µε ανακατάταξη των εκτυπώσεων και αντίστοιχη διαφανή µεταβολή των χρεώσεων και του συνολικού κόστους. Οutsourcing των εκτυπώσεων Σαφώς και σήµερα υπάρχει µεγαλύτερο ενδιαφέρον για τις υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων, και αυτό οφείλεται σε τρεις κυρίως λόγους. Ο πρώτος λόγος έχει να κάνει µε την ωριµότητα της αγοράς. Από την πλευρά τους, οι προµηθευτές είναι πλέον σε ετοιµότητα να προσφέρουν λειτουργικές λύσεις βάσει της εµπειρίας και της γνώσης που έχουν αποκτήσει από τις εφαρµογές λύσεων MPS που έχουν υλοποιήσει τα τελευταία τρία χρόνια στη χώρα µας. Από την άλλη, και οι εταιρείες που αναζητούν λύση στις εκτυπώσεις τους είναι πλέον καλύτερα εκπαιδευ- µένες µε πληθώρα πληροφοριών για λύσεις outsourcing, ενώ αρκετές έχουν εξετάσει το θέµα εις βάθος, αναζητώντας από τους προµηθευτές, ή παράγοντας εσωτερικά µελέτες που προσδιορίζουν το σηµερινό εκτυπωτικό τους κόστος. Ο δεύτερος λόγος αφορά στην αναγνώριση των απτών πλέον αποτελεσµάτων των MPS, αφού είναι εµφανές ότι η συνολική διαχείριση της εκτύπωσης, όταν ανατίθεται σε κάποιον ειδικό µέσω outsourcing, µπορεί να γίνει καλύτερα και µε µικρότερο κόστος εξοικονοµώντας πόρους, τόσο χρηµατικούς, όσο και ανθρώπινους και αυξάνοντας τη λειτουργικότητα και την παραγωγικότητα της επιχείρησης. Ο τρίτος και τελευταίος λόγος είναι φυσικά η οικονοµική ύφεση, που πλέον έχει κάνει περισσότερο επίκαιρη από ποτέ την ανάγκη να µετατραπούν τα µεταβλητά κόστη σε σταθερά. Αυτό δεν ισχύει µόνο στην περίπτωση της εκτύπωσης, αλλά σε οποιαδήποτε δραστηριότητα που από κεφαλαιακή δαπάνη µπορεί να µετατραπεί σε υπηρεσία, η οποία να πληρώνεται κατά τη διάρκεια της χρήσης της και ανάλογα µε την ένταση και το ύψος της. Είναι κάτι που αναζητείται έντονα από τις επιχειρήσεις λόγω των οικονοµικών συνθηκών και της ευελιξίας που τους προσφέρει. Το κόστος των Print Services Μία χαρακτηριστική µελέτη της IDC υποστηρίζει ότι το 90% των επιχειρήσεων δεν µπορούν να εκτιµήσουν τα έξοδά τους σε εκτύπωση εγγράφων, αν και δαπανούν µέχρι και το 15% του κύκλου εργασιών τους σε δραστηριότητες που έχουν σχέση µε εκτυπώσεις. Παρόλο που η µελέτη είναι παλαιότερη, δεδοµένης της σηµερινής ύφεσης, ίσως και να είναι πιο επίκαιρη από ποτέ. Βέβαια, το ποσοστό του 15% που αναφέρεται είναι στο ανώτερο όριο ένα πιο τυπικό νούµερο είναι περίπου στο 3% για µια επιχείρηση µε κανονική παραγωγή. Και πάλι, είναι εξαιρετικά υψηλό! Μελετώντας την εµπειρία µας από πελάτες, φαίνεται ότι παρόλο που το έξοδο είναι τόσο υψηλό, δεν µπορεί να γίνει αντιληπτό γιατί απλά δεν είναι συγκεντρωµένο. Τι σηµαίνει αυτό; Κυρίως ότι διαφορετικά κέντρα διαχειρίζονται τις αγορές που σχετίζονται µε το συνολικό κόστος εκτύπωσης. Για παράδειγµα, σε πολλούς οργανισµούς το τµήµα προµηθειών αγοράζει πολυµηχανήµατα και παραγγέλνει αναλώσιµα, ενώ το τµήµα ΙΤ εκτυπωτές, και το τµήµα εσωτερικής οργάνωσης ή κτηρίου διαχειρίζεται τα συµβόλαια. Επίσης, επειδή το έξοδο γίνεται περιοδικά, δηλαδή ανάλογα µε τις ανάγκες και σε διαφορετικά διαστήµατα, δεν παρακολουθείται εύκολα. Κατ επέκταση, επειδή το έξοδο δεν παρακολουθείται συστηµατικά, δεν περιλαµβάνεται στον οικονοµικό προγραµµατισµό και έτσι δηµιουργείται ένας φαύλος κύκλος, χωρίς υπεύθυνο για την παρακολούθησή του και, εποµένως, χωρίς έλεγχο. Τέλος υπάρχει και ένας ακόµα λόγος που έχει να κάνει µε το τι θεωρείται «φτηνό» και τι «ακριβό» από µια επιχείρηση. Η αγορά της εκτύπωσης διαφέρει από την αγορά των λοιπών περιφερειακών, ακριβώς επειδή το µεγαλύτερο κόστος είναι το δευτερογενές έξοδο που σχετίζεται µε τα αναλώσιµα και τη συντήρηση. Παρόλο, λοιπόν, που το tag price είναι ο πιο σηµαντικός τρόπος αξιολόγησης για τα λοιπά περιφερειακά, για τους εκτυπωτές θα πρέπει να µπει σε δεύτερη µοίρα και το Total Cost of Ownership να ανέβει σε προτεραιότητα αξιολόγησης. Η πρόκληση, λοιπόν, είναι η αλλαγή του τρόπου σκέψης του αγοραστή εκτυπωτικών λύσεων, ώστε να αξιολογείται κατάλληλα και συνολικά η πραγµατικά «φθηνότερη» πρόταση. Μυρτώ Henin, Διευθύντρια Projects και Υπηρεσιών, CPI. netweek I Print Services I Ιούλιος

10

11 Γιάννης Γαρυφαλλάκης FIRST DATA Δυναµική εκτύπωση για δυναµική επικοινωνία H κυρίαρχη τάση της αγοράς print services είναι η έγχρωµη ψηφιακή δυναµική εκτύπωση Ηψηφιακή εκτύπωση αλλάζει δυναµικά την επικοινωνία των µεγάλων οργανισµών (τραπεζών, εταιρειών τηλεπικοινωνιών, κ.λπ.) µε τους πελάτες τους και µετατρέπει τον απλό λογαριασµό που αποτύπωνε µόνο τις συναλλαγές των πελατών µε µαυρόασπρη στατική εκτύπωση σε δυναµικό εργαλείο επικοινωνίας. Οι λογαριασµοί από ενηµερωτικά έγγραφα υψηλού κόστους, µετατρέπονται σε εργαλεία δηµιουργίας εσόδων για τον οργανισµό. Πολλαπλές δυνατότητες Οι διαφηµιστές και οι υπεύθυνοι µάρκετινγκ αναζητούν τρόπους να επικοινωνήσουν δυναµικά µε τους καταναλωτές, χωρίς επιπλέον κόστος µέσω του λογαριασµού που ήδη αποστέλεται στον πελάτη τους, χρησιµοποιώντας το «λευκό χώρο» που είναι διαθέσιµος σε ένα λογαριασµό, ώστε να παρουσιάσουν νέα προϊόντα/ υπηρεσίες του ίδιου του οργανισµού ή ακόµη και άλλων εταιρειών, διαθέτοντας το χώρο προς πώληση σε άλλες εταιρείες ή συνεργάτες τους. Με βάση επιλεγµένα κριτήρια, η εταιρεία µπορεί να χρησιµοποιήσει έγχρωµα µηνύµατα και εικόνες σε κάθε διαφορετικό λογαριασµό, έτσι ώστε το έντυπο να γίνει ένα δυναµικό µάρκετινγκ εργαλείο µε προσωποποιηµένες προσφορές ανά πελάτη αντί των γενικών-µαζικών προσφορών σε όλους τους πελάτες. Το χρώµα έχει τη δύναµη να επηρεάσει, να παρακινήσει και να εµπνεύσει. Είναι άµεσα συνδεδεµένο µε κάθε ανθρώπινο συναίσθηµα, εταιρία, brand και χώρα. Ο κάθε πελάτης (τελικός καταναλωτής) µε βάση το προφίλ του είναι δυνατόν να λαµβάνει στο λογαριασµό του συγκεκριµένες πληροφορίες οι οποίες τον αφορούν προσωπικά. Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα να συµπεριληφθούν προσωπικά κωδικοποιηµένα κουπόνια προσφορών µε έγχρωµες φωτογραφίες συγκεκριµένων προιόντων. Στο παρελθόν, οι διάφορες διαφηµιστικές επικοινωνίες γίνονταν µε ένθετα που τοποθετούνταν στον ίδιο φάκελο µε το λογαριασµό, αλλά είχαν επιπλέον κόστος παραγωγής, αύξαναν το βάρος του φακέλου και κατά συνέπεια και τα ταχυδροµικά κόστη, ενώ δεν ήταν βέβαιο ότι ο τελικός καταναλωτής δεν τα πετούσε σαν περιττά, κρατώντας µόνο το έντυπο του λογαριασµού που θεωρούσε ότι τον αφορά. Με τη χρήση της έγχρωµης ψηφιακής εκτύπωσης ο οργανισµός δεν είναι απαραίτητο να παράγει τα παραδοσιακά προ-τυπωµένα έντυπα, που απαιτούν σηµαντικό κόστος διαχείρισης για την παραγωγή και την παρακολούθηση των αποθεµάτων και επίσης ελαχιστοποιείται η ποσότητα των εντύπων που καταστρέφεται λόγω µη καταλληλότητας ή µη χρήσης. Σαν αποτέλεσµα, ο οργανισµός έχει τη δυνατότητα να αλλάξει το σχεδιασµό του τελικού εντύπου λογαριασµού, καθώς και την όποια επικοινωνία µε τον πελάτη µέχρι την τελευταία στιγµή πριν την εκτύπωση, καθώς και να εκτυπώσει µόνο τον απαιτούµενο αριθµό εντύπων που προκύπτει από την επεξεργασία των δεδοµένων. Αυξηµένες διαχειριστικές ανάγκες Παραδοσιακά οι µεγάλοι οργανισµοί / επιχειρήσεις έχουν πολύπλοκες εκτυπωτικές ανάγκες που απαιτούν διαχείριση ευαίσθητων δεδοµένων των πελατών τους και µε απαίτηση για ασφαλή επεξεργασία και ταχύτατη αποστολή στους τελικούς παραλήπτες. Οι εκτυπωτικές ανάγκες απαιτούν διαχείριση δεδοµένων από εξειδικευµένες οµάδες, σε όλο τον σχεδιασµό και την επικοινωνία, οι οποίες δεν είναι διαθέσι- µες συνήθως από τον οργανισµό/επιχείρηση και είναι εκτός της βασικής υπηρεσίας που καλούνται να παρέχουν στους πελάτες τους. Επιπλέον, για την παραγωγή επιτυχηµένων εντύπων ή λογαριασµών απαιτούνται εξειδικευµένα εργαλεία (software & hardware). Μία από τις σηµαντικές λειτουργικότητες των εργαλείων (software & hardware) είναι η δυνατότητα διαχείρισης των δεδοµένων που έχει στη διάθεση του ο κάθε οργανισµός. Το κόστος προµήθειας εκτυπωτικών και εµφακελωτικών µηχανηµάτων, καθώς και νέων εφαρµογών επεξεργασίας δεδοµένων και σχεδιασµού εντύπων και λογαριασµών, σε συνδυασµό µε την ανάγκη για τη συνεχή ανανέωση τους σύµφωνα µε τις ολοένα αυξανόµενες απαιτήσεις της αγοράς και των σύγχρονων µεθόδων µάρκετινγκ και επικοινωνίας, είναι µια επένδυση για τους οργανισµούς/ επιχειρήσεις που δεν έχει να κάνει µε τη βασική υπηρεσία που παρέχουν στους πελάτες τους. Σε αντιδιαστολή, ένας σύγχρονος εκτυπωτικός οργανισµός µέσω των συνεχών επενδύσεων σε τεχνολογίες αιχµής έχει τη δυνατότητα να αναλάβει την υλοποίηση απλών αλλά και σύνθετων εκτυπωτικών έργων - από το σχεδιασµό, την παραγωγή, το layout, την ψηφιοποίηση και ότι άλλο χρειάζεται από την αρχική σκέψη/ιδέα του λογαριασµού µέχρι το τελικό προϊόν και την αποστολή του, ώστε να καλύψει τις ανάγκες και τις απαιτήσεις της κάθε επιχείρησης. Επιπλέον, ένας µεγάλος και σύγχρονος εκτυπωτικός οίκος αξιοποιεί τις όποιες τεχνολογικές επενδύσεις σε πολλαπλούς πελάτες και έργα, χρησιµοποιώντας εξειδικευµένο προσωπικό που οδηγούν σε οικονοµίες κλίµακας, παρέχοντας υπηρεσίες µε χαµηλότερο κόστος και καλύτερο τελικό προιόν. Οι αγοραστικές συνήθειες και ανάγκες εξελίσσονται. Στον τοµέα της έντυπης επικοινωνίας οι συνεχείς επενδύσεις σε τεχνολογικό εξοπλισµό, η εξειδίκευση του ανθρωπίνου δυναµικού και ο έλεγχος του κόστους των πρώτων υλών αποτελούν προϋπόθεση για την παροχή ανταγωνιστικών προϊόντων και υπηρεσιών. Η ανάθεση της έντυπης επικοινωνίας σε εξωτερικό εκτυπωτικό οίκο/ συνεργάτη επιτρέπει στους οργανισµούς/επιχειρήσεις να επικεντρωθούν στις βασικές επιχειρηµατικές τους δραστηριότητες. Ο εξωτερικός συνεργάτης έχοντας τη δυνατότητα εξειδίκευσης και επένδυσης σε εξοπλισµό τελευταίας τεχνολογίας και έχοντας ελαστικότητα στη ζήτηση έχει τη δυνατότητα βέλτιστης αξιοποίησης της τεχνολογικής υποδοµής, σηµαντικής αύξησης της ταχύτητας παραγωγής, µείωσης του κόστους διάθεσης και παροχή ανταγωνιστικού προϊόντος. Γιάννης Γαρυφαλλάκης, Senior Product Manager, First Data netweek I Print Services I Ιούλιος

12

13 Κώστας Ψάρρας ΗΡ Managed Print Services, η επόµενη σελίδα στο χώρο της εκτύπωσης Καθώς η ανάγκη περιορισµού των λειτουργικών εξόδων γίνεται ολοένα και πιο επιτακτική, όλο και περισσότερες εταιρείες επικεντρώνονται στον απολογισµό και στην αναθεώρηση του εκτυπωτικού τους περιβάλλοντος, µε σκοπό τη µέγιστη απόδοση, τη µείωση και τον έλεγχο του συνολικού κόστους, το οποίο είναι συνυφασµένο µε την εκτυπωτική τους υποδοµή. Σε ένα τυπικό εταιρικό περιβάλλον, οι αναλυτές του κλάδου εκτι- µούν ότι για κάθε 1 που επενδύεται για εκτυπωτικό εξοπλισµό, δαπανώνται άλλα 9 για τη διαχείριση της εκτυπωτικής διαδικασίας καθ όλη τη διάρκεια της χρήσης του 1. Ο συγχρονισµός των εταιρικών αναγκών µε τις ανάγκες του εκτυπωτικού περιβάλλοντος αποτελεί βασική προτεραιότητα για τη διατήρηση µίας βιώσιµης και ανταγωνιστικής υποδοµής. Την απάντηση σε αυτή την τάση της αγοράς δίνει η ΗΡ µε την απευθείας παροχή υπηρεσιών Managed Print Services. Σε αυτό τον τοµέα, η ΗΡ Ηellas δραστηριοποιείται στρατηγικά από το 2007, υλοποιώντας ολοκληρωµένες υπηρεσίες σε µεσαίους και µεγάλους οργανισµούς, παρέχοντας όλα τα απαιτού- µενα µέσα για ουσιαστική διαχείριση, βελτιωµένη απόδοση, επιχειρηµατική ευελιξία, διασφάλιση και διατήρηση του εκτυπωτικού περιβάλλοντος, καθώς και παράλληλη απελευθέρωση εσωτερικών πόρων. Στο πλαίσιο ενός συµβολαίου παροχής MPS υπηρεσιών, η ΗΡ αναλαµβάνει τη συνολική ευθύνη της εκτυπωτικής υποδο- µής του πελάτη, συµπεριλαµβανοµένου του εξοπλισµού, των αναλωσίµων, της τεχνικής υποστήριξης και της συνολικής διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου, παρέχοντας σε µηνιαία βάση αναφορές για την πορεία και την αξιοποίηση της παρεχόµενης υπηρεσίας. Τα κύρια στοιχεία που απαιτούνται για την υλοποίηση ενός MPS συµβολαίου είναι η διερεύνηση των σηµερινών αναγκών και η καταγραφή της σηµερινής παραγωγής των εκτυπωτικών εργασιών του πελάτη. Οι υπηρεσίες MPS ενσωµατώνουν τη µίσθωση από την ΗΡ (embedded leasing) του παρεχόµενου εξοπλισµού, µε αποτέλεσµα τη µείωση των πάγιων εξόδων (CAPEX), καθώς η υπηρεσία αποτελεί λειτουργικό έξοδο (OPEX). Ανάλογα µε τις εκάστοτε απαιτήσεις του πελάτη, παρέχεται η δυνατότητα προσθήκης λογισµικών και έξυπνων εργαλείων που παρέχουν βελτιστοποίηση ροών εργασίας, ασφάλεια δεδοµένων και συνδεσιµότητα µε λογισµικά διαχείρισης εγγράφων. Βελτιστοποίηση Υποδοµής Η ΗΡ σας προσφέρει τα µέσα για να διατηρήσετε την ισορροπία ανάµεσα στις εκτυπωτικές σας ανάγκες και στο κόστος µε αυξηµένη παραγωγικότητα και ευελιξία. Επίτευξη αποδοτικών αποτελεσµάτων σε 3 στάδια µε την ΗΡ Διαχείριση περιβάλλοντος Με την ΗΡ εξασφαλίζετε ουσιαστική διαχείριση της εκτυπωτικής σας υποδοµής και ταυτόχρονα διασφαλίζετε αυξηµένη αποδοτικότητα, ασφάλεια και αξιοπιστία. Βελτίωση Ροής Εργασιών Με την βελτιστοποίηση των διαδικασιών που σχετίζονται µε την διαχείριση εγγράφων η ΗΡ διασφαλίζει ένα περισσότερο αποτελεσµατικό περιβάλλον για την δηµιουργία, διαχείριση και διακίνηση της επιχειρησιακής πληροφορίας. Οι υπηρεσίες ΗΡ Managed Print Services (MPS) περιλαµβάνουν: Υπηρεσίες Αξιολόγησης: Διερεύνηση και αξιολόγηση της κατάστασης του υφιστάµενου εκτυπωτικού εξοπλισµού και καταγραφή των αναγκών µε βάση τους χρήστες, την τεχνολογία και τις διαδικασίες, ώστε να διασφαλιστεί µια οµαλή µετάβαση από το υπάρχον στο νέο, βελτιστοποιηµένο περιβάλλον. Υπηρεσίες Διαχείρισης: Διασφάλιση του χαµηλότερου δυνατού συνολικού κόστους από τη µελέτη και την απόκτηση της νέας τεχνολογίας µέχρι την κατάργηση και αντικατάσταση αυτής. Υπηρεσίες Μετάβασης & Υλοποίησης: Εξασφάλιση της εγκατάστασης του κατάλληλου εξοπλισµού, διαχείρισης έργου και εκπαίδευσης των χρηστών. Υπηρεσίες Διαχείρισης και Τεχνικής Υποστήριξης: Διασφάλιση της διαχείρισης αναλωσίµων και της τεχνικής υποστήριξης, δηµιουργία και παροχή αναφορών του εξοπλισµού µέσω της ΗΡ πλατφόρµας λογισµικού αποµακρυσµένης διαχείρισης (ΗΡ Remote-Monitoring). Ο πελάτης έχει πρόσβαση σε προσωπική ιστοσελίδα παρακολούθησης (service portal) της εκτυπωτικής του υποδοµής για την παροχή πληροφοριών και δηµιουργία αναφορών. Υπηρεσίες ΗΡ Eco-Solutions: Ενσωµατώνουν λύσεις και διαδικασίες για την εφαρµογή πολιτικών εκτύπωσης, όπως εκτύπωση σε διπλή όψη, µείωση της κατανάλωσης ηλεκτρικής ενέργειας και ανακύκλωση αναλωσίµων. Υπηρεσίες βελτιστοποίησης ροής εργασιών/workflow: Δυνατότητα επέκτασης εφαρµογών για την βελτιστοποίηση των ροών εργασίας του πελάτη κατόπιν µελέτης. Οι υπηρεσίες ΗΡ MPS παρέχουν µια στρατηγική προσέγγιση εξωτερικής ανάθεσης, η οποία επιτρέπει στον πελάτη να µεταφέρει την κατοχή υποδοµής συστη- µάτων παραγωγής εγγράφων και την ευθύνη για τεχνική υποστήριξη και οµαλή λειτουργία στην HP. Ταυτόχρονα µε τον έλεγχο και την τυποποίηση του περιβάλλοντος παραγωγής εγγράφων, παρέχουν επιπλέον αξία για την επιχείρηση µέσω της επένδυσής της σε µια στρατηγική συνεργασία στον τοµέα παροχής υπηρεσιών εκτύπωσης. Παράλληλα µε την παροχή των MPS υπηρεσιών απευθείας από την ΗΡ, ολοκληρωµένες υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων (Channel Pay Per Use), παρέχονται από ειδικευµένους συνεργάτες της ΗΡ, οι οποίοι χαρακτηρίζονται από την ΗΡ ως OPS/Office Printing Solution Specialists. 1 IDC World Wide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, U.S Printer Page Volume Forecast # , & U.S MFP Page Volume Forecast # , IDC 06/09 Κώστας Ψάρρας, MPS Business Development Manager, Imaging & Printing Group, HP Hellas netweek I Print Services I Ιούλιος

14 Ίσως γνωρίζετε πως... Το συνολικό κόστος διαχείρισης εκτυπώσεων είναι από τα µεγαλύτερα σε έναν οργανισµό, κατά µέσο όρο το 6% του τζίρου(*) Το κόστος προκύπτει από την άναρχη εγκατάσταση εκτυπωτών, την επιλογή ακατάλληλων µοντέλων και την «τυχαία» προµήθεια αναλωσίµων (*) All Associates Group Ίσως ΕΝ γνωρίζετε πως... Mόνο το 10% του συνολικού κόστους αφορά εξοπλισµό και αναλώσιµα, καθώς το µεγαλύτερο ποσοστό προέρχεται από «κρυφά» κόστη, όπως υποστήριξη και διαχείριση (15%), χρόνος του χρήστη για αναµονή και άλλες εργασίες όπως σελιδοποίηση, συρραφή, εµφακέλωση (20% user interface), διαχείριση εγγράφων, αποστολή, αρχειοθέτηση, ανάκληση (45% document lifecycle). Οι συνεργάτες της HP συµβάλλουν στη βελτιστοποίηση της εκτυπωτικής υποδοµής, τη συνολική διαχείριση του περιβάλλοντος εκτύπωσης και τη βελτιστοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών. HP Channel Led Managed Print Services: Παροχή υπηρεσιών από εξειδικευµένο δίκτυο HP συνεργατών Ολοκληρωµένες λύσεις για όλο το περιβάλλον πληροφορικής της επιχείρησης Κοινή ανάπτυξη και υποστήριξη σε συνεργασία µε την HP και τρίτους κατασκευαστές

15 HP PARTNERS Συνολική διαχείριση εκτυπώσεων: Εξουσιοδοτηµένοι συνεργάτες της HP (Office Printing Solution Specialists) σας δίνουν τη λύση... Η ACTIVE ξεκίνησε να προσφέρει υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπωτικού στόλου (Managed Print Services) ως HP Office Printing Solution Specialist to Μέχρι σήµερα έχει συνεργαστεί µε επιχειρήσεις του δηµόσιου και ιδιωτικού τοµέα, εξυπηρετώντας εκατοντάδες εκτυπωτικές µηχανές, όχι µόνο σε µεγάλους πελάτες αλλά και σε εταιρείες µε 30 χρήστες. Αρχικά δραστηριοποιηθήκε στον τοµέα των λύσεων για ροή εργασιών, µείωση δηλαδή του κόστους που σχετίζεται µε τη φυσική µεταφορά, αρχειοθέτηση και ανάκληση των εντύπων. Με την ανάλυση του κόστους άρχισε να γίνεται προφανές πώς ήταν σχεδιασµένοι οι εκτυπωτικοί στόλοι µε προβλήµατα όπως πολλοί προσωπικοί εκτυπωτές, χωρίς καταγραφή της χρήσης, αποθήκες αναλωσίµων στον πελάτη, πολλά διαφορετικά µοντέλα εξοπλισµού µε διαφορετικούς drivers, και φυσικά µεγάλα κόστη και κόποι από τα τµήµατα προµηθειών και πληροφορικής για όλη αυτή την διαχείριση. Βασικό χαρακτηριστικό στη σωστή σχεδίαση και διαχείριση του εκτυπωτικού στόλου είναι η συνέργεια που υπάρχει από την Active στους τοµείς Service, αναλωσίµων και λογισµικών µαζί µε τη µεγάλη πρoϊόντική γκάµα της Hewlett-Packard. Η DIGIMARK Α.Ε. είναι µια δυναµική ελληνική εταιρεία, µέλος οµίλου εταιρειών που δραστηριοποιούνται στον τοµέα της Πληροφορικής και στον εξοπλισµό αυτοµατισµού γραφείου από το Παρέχει στους πελάτες της δυνατότητα για συνεχή, άµεση και αποτελεσµατική ανταπόκριση στις δυναµικές συνθήκες της αγοράς. Σήµερα οι ελληνικές επιχειρήσεις αναζητούν τρόπους για την εξοικονόµηση πόρων και κόστους. Σηµαντικό ρόλο στη σωστή καταγραφή των προβληµάτων και την επίλυσή τους θα παίξει η επιλογή στρατηγικού συνεργάτη, ο οποίος θα διαθέτει την ανάλογη εµπειρία και τεχνική γνώση που θα του επιτρέπει να αφουγκραστεί τις ανάγκες της εταιρείας και να σχεδιάσει τη βέλτιστη δυνατή λύση για το µέγιστο δυνατό αποτέλεσµα. Η Digimark Α.Ε., διαβλέποντας αυτή τη στροφή των ελληνικών επιχειρήσεων στην παροχή υπηρεσιών MPS, έχει επενδύσει σηµαντικά στην ανάπτυξη υπηρεσιών MPS. Διαθέτοντας σηµαντική εµπειρία στον σχεδιασµό και στην υλοποίηση σηµαντικών έργων σε µεγάλες και µεσαίες ελληνικές επιχειρήσεις, προσφέρει ανταγωνιστικές λύσεις και υπηρεσίες πολύτιµες για κάθε εταιρεία. Ως Office Printing Solution Specialists συνεργάτες της HP ξεκινήσαµε την εκπαίδευσή µας και τη σταδιακή υλοποίηση λύσεων Managed Print Services εδώ και περίπου ενάµιση χρόνο. Στο σχετικά µικρό αυτό διάστηµα καταφέραµε να πετύχουµε και να ξεπεράσουµε τους στόχους µας, εξασφαλίζοντας τριετή και πενταετή συµβόλαια µε δύο Τράπεζες, µία αλυσίδα Super Market και αρκετές ακόµα εταιρείες. Το βασικότερο, όµως, επίτευγµα θεωρούµε ότι ήταν η δηµιουργία και η παγίωση σταθερών σχέσεων µε ευχαριστηµένους και αφοσιωµένους πελάτες. Και αυτό γιατί ύστερα από τη µελέτη και την εγκατάσταση των νέων εκτυπωτικών λύσεων, επιβεβαιώθηκε στην πράξη η χαρακτηριστική µείωση του λειτουργικού κόστους και κυρίως η αύξηση της παραγωγικότητας των χρηστών, µέσα από σύγχρονες λύσεις ψηφιακών εκτυπώσεων, λύσεις ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, ψηφιακής αποστολής, Secure Printing και Workflow. Σε αυτό το διάστηµα, επίσης, διαπιστώσαµε ότι ο ανταγωνισµός και σε αυτόν τον τοµέα είναι ιδιαίτερα σκληρός. Παρόλα αυτά, στη EUROSUPPLIES θα συνεχίσουµε να επενδύουµε µε πάθος στις λύσεις Εκτυπωτικής Διαχείρισης της HP γιατί είµαστε σίγουροι ότι το µέλλον της εκτύπωσης βρίσκεται ακριβώς εκεί. Η εταιρεία Μ.ΠΑΠΑΣΑΒΒΑΣ ΑΕΒΕ ξεκίνησε στον τοµέα παραγωγικών κεντρικών εκτυπωτικών λύσεων και συστηµάτων για µεγάλους οργανισµούς. Τα τελευταία χρόνια η διασπορά της πληροφορίας έχει αυξηθεί σηµαντικά και ως συνέπεια οι αποκεντρωµένες εκτυπώσεις. Η εταιρεία Μ.ΠΑΠΑΣΑΒΒΑΣ ΑΕΒΕ ως HP Office Printing Solution Specialist σχεδιάζει και στο χώρο το γραφείου ένα ελεγχόµενο και αποδοτικό εκτυπωτικό περιβάλλον Συλλέγει στοιχεία και αναλύει το συνολικό κόστος χρήσης και διαχείρισης Σχεδιάζει και προτείνει τη νέα διασπορά του εκτυπωτικού στόλου µε βάση τη λειτουργικότητα και τυποποίηση και µε στόχο τη βελτίωση στον τοµέα διαχείρισης των εντύπων Προσφέρει στον πελάτη το νέο εκτυπωτικό του περιβάλλον µέσα από ένα συµβόλαιο: ο πελάτης πληρώνει ένα µηναίο µίσθωµα για τον εξοπλισµό, τις υπηρεσίες διαχείρισης και το κόστος ανά σελίδα για τα παραγόµενα έντυπα. Ολες οι υπηρεσίες συµπεριλαµβάνουν την τεχνική υποστήριξη του εξοπλισµού, αναπλήρωση αναλωσίµων, διαχείριση και επίλυση προβληµάτων των χρηστών σχετικά µε την εκτύπωση (help desk) και συµβουλευτικές υπηρεσίες σχετικά µε την εξέλιξη της χρήσης του εκτυπωτικού στόλου και την αξιοποίησή του σε προηγµένες εφαρµογές ροής εργασιών (Workflow, Digital Sending, Archiving). Η ΠΡΑΞΗ Ε.Π.Ε. µία από τις κορυφαίες επιχειρήσεις που δραστηριοποιείται στην αγορά της Β. Ελλάδος µε έδρα τη Θεσσαλονίκη, στον κλάδο της Πληροφορικής / εκτύπωσης έχει αναπτύξει πλέον νέες σειρές επιχειρηµατικών υπηρεσιών και λύσεων. Ως στρατηγικός συνεργάτης της HP Office Printing Solution Specialist παρέχει ολοκληρωµένες λύσεις διαχείρισης εκτυπώσεων µέσω συµβολαίων Pay Per Use Πλέον, κάθε πελάτης µας µπορεί να εξαλείψει ένα µεγάλο µέρος των λειτουργικών εξόδων και ταυτόχρονα να αυξήσει την παραγωγικότητα και ευελιξία της επιχείρησής του σε σχέση µε τις εκτυπώσεις του. Η ΠΡΑΞΗ Ε.Π.Ε. έχει πιστοποιηθεί από τη HP ως S.D.P. ( Service Delivery Partner) και καλύπτει πλήρως µε το τεχνικό τµήµα της (Service / Εγγυήσεις / Care Pack ) τα εκτυπωτικά µηχανήµατα της HP. netweek I Print Services I Ιούλιος

16

17 Πάνος Παναγιωτόπουλος KONICA ΜΙΝΟLTA Optimized Print Services Σε µια εποχή που oι ανάγκες των επιχειρήσεων χαρακτηρίζονται από την επιδίωξη της λειτουργικότητας, αξιοπιστίας και οικονοµίας, οι «Υπηρεσίες Βελτιστοποίησης Εκτυπώσεων» ή Optimized Print Services (OPS) προσθέτουν την αξία που απαιτείται. Τέτοιου είδους Υπηρεσίες πρέπει να χαρακτηρίζονται από τέσσερις βασικές κατηγορίες (Εικ. 1): Εκτυπωτικά συστήµατα: Επανεξέταση των εκτυπωτικών συστηµάτων παραγωγής εγγράφων, ώστε να καλύπτουν τις πραγµατικές ανάγκες της επιχείρησης, παρέχοντας τη βέλτιστη υποστήριξη τόσο στις διεργασίες όσο και στην υποστήριξη αυτών, θεµελιώνοντας καθεστώς συνεχούς βελτίωσης. Διεργασία: Ανάλυση της ροής εργασιών στην παραγωγή εγγράφων, ώστε να αυξηθεί η παραγωγικότητα, να µειωθεί το κόστος χρήσης µε τη σχεδίαση ολοκληρωµένης λύσης χρήσης των εκτυπωτικών συστηµάτων, όπου θα υποστηρίζει επακριβώς τις ηµερήσιες ανάγκες της επιχείρησης. Χρηµατοδότηση: Προσφορά διαφορετικών επιλογών αγοράς και εκµίσθωσης, διάφορους τύπους συµβολαίων, καθώς και ενσωµάτωση υπαρχόντων συµβολαίων σε ένα µοναδικό, διάφανο χρηµατοδοτικό πρόγραµµα. Ασφάλεια: Σχεδιασµός και υλοποίηση λύσεων Πληροφορικής και ασφάλειας πληροφοριών, από ταυτοποίηση χρήστη και διαχείριση ασφάλειας δεδοµένων σε σκληρούς δίσκους απορριπτόµενων συσκευών, έως σύνθετες απαιτήσεις ασφαλείας δικτύου. Στάδια Υλοποίησης Τα στάδια υλοποίησης των OPS (Εικ. 1) πρέπει να συνδυάζουν εξειδικευµένη υποστήριξη, µε λεπτοµερή σχεδιασµό διαχείρισης και βελτιστοποίησης, για µια οµαλή µετάβαση, όχι µόνο στη βοήθεια για την εγκατάσταση της ιδανικής υποδοµής εκτυπωτικών συστηµάτων, αλλά και στη λειτουργία τους µε τον πιο αποδοτικό τρόπο. Ετσι επιτυγχάνεται συνεχής µείωση του κόστους TCO (Total Cost of Ownership), άµεσου και έµµεσου, µε το µικρότερο ρίσκο και τη µηδαµινή παρεµπόδιση της καθηµερινής εργασίας, αλλά και τον καλύτερο δυνατό έλεγχο. Τα τρία στάδια υλοποίησης περιγράφονται παρακάτω: 1. Συµβουλευτικές Υπηρεσίες Ολες οι προτάσεις βελτίωσης που προέρχονται από την παροχή των συµβουλευτικών υπηρεσιών πρέπει να είναι βασισµένες σε προκαθορισµένες διαδικασίες παροχής συµβουλών και σε ισχυρά εργαλεία ανάλυσης. Συλλογή στοιχείων: Αναγνώριση µέσω λογισµικού των υπαρχόντων συσκευών εκτύπωσης, ακριβής παρακολούθηση των τρόπων λειτουργίας και των όγκων παραγωγής εκτύπωσης. Συλλογή όλων των διαθέσιµων εµπορικών δεδοµένων. Ανάλυση: Ακριβής υπολογισµός κόστους TCO µε λεπτοµερή ανάλυση των απαιτού- µενων και προτεινόµενων υπηρεσιών εκτύπωσης. Βελτιστοποίηση: Σχεδιασµός των εκτυπωτικών συστηµάτων που ταιριάζουν επακριβώς στις ανάγκες της επιχείρησης, προεπισκόπηση βάσει της πραγµατικής διαρρύθ- µισης του χώρου και παρουσίαση εναλλακτικών σεναρίων. Ακριβής υπολογισµός της µελλοντικής µείωσης κόστους TCO και εκτίµηση της σχετικής εξοικονόµησης στο σύνολο. 2. Εφαρµογή Η εταιρεία που σκοπεύει να υλοποιήσει τέτοιες Υπηρεσίες, πρέπει να αντιληφθεί ότι αυτές είναι κάτι παραπάνω από εγκατάσταση µιας νέας λύσης εκτυπώσεων. Η εταιρεία για την υλοποίηση θα πρέπει να προσφέρει, επίσης, διαχείριση των αλλαγών στο επίπεδο που επιθυµεί ο πελάτης. Αυτό περιλαµβάνει προσαρµοσµένη διαχείριση του έργου στις ανάγκες του πελάτη, σύµφωνα µε αναγνωρισµένα πρότυπα, όπως επίσης και υποστήριξη και εκπαίδευση για την κατάλληλη εµπλοκή των ενδιαφεροµένων και των χρηστών. Εικόνα 1 3. Λειτουργία Μετά από την εγκατάσταση και τις απαραίτητες δοκιµές της νέας υποδοµής εκτυπώσεων, µια ολοκληρωµένη προσέγγιση πρέπει να προσφέρει ένα κλιµακωτό χαρτοφυλάκιο υπηρεσιών για τη λειτουργία και διαχείριση του συνόλου των εκτυπωτικών συστηµάτων. Υπηρεσίες που είναι προσαρµοσµένες στις εξειδικευµένες ανάγκες και απαιτήσεις κάθε επιχείρησης, έως και την πλήρη ανάθεση ευθύνης λειτουργίας των εκτυπωτικών συστηµάτων από την εταιρεία. Εδώ χρήζουν προσοχής τα εξής: Παρακολούθηση: Συνεχής επιτήρηση όλων των εγκατεστηµένων δικτυακών ή τοπικών εκτυπωτικών συσκευών για τον έλεγχο της χρήσης αυτών, την κατάσταση λειτουργίας, καθώς και για πιθανές προειδοποιήσεις. Διαχείριση: Κανονικές διοικητικές αναφορές, τακτικές συναντήσεις των εµπλεκοµένων στο έργο και συνεχή αναζήτηση για προτάσεις, περαιτέρω ανάπτυξη και βελτιστοποίηση των εκτυπωτικών συστηµάτων. Επίσης, χρεώσεις σύµφωνα µε τις απαιτήσεις κάθε πελάτη, π.χ. ξεχωριστοί λογαριασµοί για τοποθεσίες ή περιοχές. Συντήρηση και υποστήριξη: Προληπτική συντήρηση, εξ αποστάσεως και επί τόπου, αυτόµατη παράδοση αναλωσίµων και αντικατάσταση ανταλλακτικών. Κάθε είδους υπηρεσίες µε κλιµακωτούς χρόνους περάτωσης. Η Konica Minolta και τα OPS Οι Υπηρεσίες Βελτιστοποίησης Εκτυπώσεων της Konica Minolta συνδυάζουν τις συµβουλευτικές υπηρεσίες µε την εφαρµογή και τη λειτουργία των συσκευών εκτύπωσης, καθώς και σχετικών εφαρµογών λογισµικού. Η εταιρεία αναπτύσσει στρατηγικές βελτίωσης βασισµένες σε ακριβή στοιχεία. Ετσι, µπορεί να εγγυηθεί για τη µέγιστη µείωση κόστους και απροβληµάτιστες διαδικασίες στην παραγωγή εγγράφων. Τα οφέλη για την εταιρεία που θα αξιοποιήσει τις υπηρεσίες OPS είναι κυρίως τα παρακάτω: Ελάχιστη προσπάθεια διαχείρισης και διοικητικά έξοδα από µέρους της Βέλτιστη εκτύπωση, λειτουργικότητα και υπηρεσίες µε το ελάχιστο δυνατό κόστος TCO Μέγιστος έλεγχος µε «ελάχιστους πονοκεφάλους» Ευελιξία και υποστήριξη για την ανάπτυξη, τη µετάβαση και την αλλαγή σύµφωνα µε τις επιχειρηµατικές ανάγκες Βρίσκονται στην κορυφή της τεχνολογικής ανάπτυξης µε τη χρήση των νεότερων συστηµάτων και λογισµικού. Πάνος Παναγιωτόπουλος, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύµβουλος, Konica Minolta Επιχειρηµατικές Λύσεις Α.Ε. netweek I Print Services I Ιούλιος

18

19 Ανδρέας Κυλικάς LEXMARK Οutput Optimization Services Οι ραγδαίες αλλαγές που βιώνουµε επιβάλλουν την αναθεώρηση του τρόπου λειτουργίας των επιχειρήσεών µας, µε εστίαση στη µείωση του κόστους Στο σηµερινό οικονοµικό περιβάλλον, οι προκλήσεις που αντιµετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι µεγάλες και πολυδιάστατες. Κύριο µέληµά τους, πέραν της αύξησης των εσόδων, αποτελεί η µείωση των λειτουργικών εξόδων. Οµως, πολύ λίγες από αυτές γνωρίζουν ότι µεγάλο τµήµα των εξόδων αυτών έχει άµεση σχέση µε το output και τη διαχείριση των εγγράφων γενικότερα. Στην πλειονότητα των περιπτώσεων δε, επικρατεί η εντύπωση ότι το output αφορά µόνο στην αγορά των συσκευών, του χαρτιού και των αναλωσίµων που χρησιµοποιούνται για την εκτύπωση εγγράφων. Παρ όλα αυτά, υπάρχουν έρευνες οι οποίες έχουν αποδείξει ότι: το 67% των επιχειρήσεων δεν γνωρίζει τι ξοδεύει σε σχέση µε τις εκτυπώσεις τους το output µπορεί να στοιχίζει έως και 3% του κύκλου εργασιών µιας επιχείρησης το 75% του κόστους που σχετίζεται µε το output αφορά κρυφά κόστη. Εύκολα αντιλαµβάνεται, λοιπόν, κανείς ότι µειώνοντας το κόστος του output, ουσιαστικά επιτυγχάνει σηµαντική µείωση των λειτουργικών εξόδων. Σηµαντικά οφέλη του Output Optimization Services Τα οφέλη τα οποία αποκοµίζει µία επιχείρηση υιοθετώντας τις πρακτικές Output Optimization Services, µε την προϋπόθεση ότι έχει επιλέξει τον κατάλληλο συνεργάτη, ο οποίος θα διαθέτει εµπειρία και τεχνογνωσία, είναι πολλά. Συνοπτικά αναφέρουµε: Μείωση του αριθµού των συσκευών. Μείωση λειτουργικών εξόδων (help desk, διαχείριση αναλωσίµων & βλαβών). Μείωση του αριθµού των εκτυπωµένων σελίδων (print less save more). Συνεχής διαθεσιµότητα εξοπλισµού. Λύση φιλική προς το περιβάλλον. Ικανοποίηση χρηστών. Αυξηµένη παραγωγικότητα. Βελτίωση διαδικασιών. Αυξηµένη ασφάλεια. Τα στάδια εφαρµογής που εξασφαλίζουν την επιτυχία του έργου Πώς όµως εξασφαλίζονται τα προσδοκώµενα οφέλη από ένα Output Optimization Services έργο; Τέσσερα διακριτά βήµατα ορίζουν τα στάδια υλοποίησης, τα οποία λειτουργούν αυτόνοµα αλλά και σε συνδυασµό. Οσο µεγαλύτερος ο βαθµός εµπλοκής και υλοποίησης, τόσο µεγαλύτερα τα οφέλη. Συγκεκριµένα: α. Αναβάθµιση Υποδοµής Ενοποίηση τεχνολογιών µέσω χρήσης πολυµηχανηµάτων, µε δυνατότητες πλήρους και συνεχούς διαθεσιµότητας του εξοπλισµού. β. Βελτίωση Εφοδιαστικής Αλυσίδας Υπηρεσίες εγκατάστασης εξοπλισµού, εκπαίδευσης χρηστών, εξυπηρέτησης βλαβών, παραγγελιών αναλωσίµων, help desk, κ.λπ. γ. Μείωση Ογκου Εκτυπώσεων Μείωση του όγκου των εκτυπώσεων µέσω αυτοµατοποίησης των διαδικασιών εκτύπωσης και λύσεων ψηφιοποίησης. δ. Εκσυγχρονισµός Διαδικασιών Ροής & Παραγωγής Output Προτάσεις βελτίωσης της χρήσης του υφιστάµενου εξοπλισµού µέσω χρήσης στατιστικών στοιχείων και σχετικών αναφορών. Τι πρέπει να εξασφαλίσετε πριν προχωρήσετε Σηµαντικός κρίκος για µια επιτυχηµένη υλοποίηση Output Optimization Services είναι οι παρακάτω αρχές που πρέπει να εξασφαλίζουν (όπως η αρχή Asset Lifecycle Infrastructure της Lexmark): Availability Services: Με την ενοποίηση των τεχνολογιών και τη χρήση του απαραίτητου λογισµικού ( print-anywhere στην περίπτωση της Lexmark) πρέπει να εξασφαλίζεται 100% διαθεσιµότητα και ταυτόχρονα προληπτικός έλεγχος των συσκευών. Optimization Services: Ο συνεργάτης πρέπει να διαχειρίζεται τον εκτυπωτικό σας στόλο, από την απλή εγκατάσταση, υποστήριξη, λειτουργία και διαχείριση του εξοπλισµού έως την υποβολή προτάσεων βελτιστοποίησης διαδικασιών, όπως «print less save more», ώστε να έχετε περισσότερο χρόνο για ενασχόληση µε καθαρά επιχειρηµατικές δραστηριότητες και αποφάσεις. Consumables Management: Αυτοµατοποιούνται οι διαδικασίες παραγγελιών και παραδόσεων αναλωσίµων, επιτυγχάνοντας διαρκή διαθεσιµότητα, µείωση λαθών και ελαχιστοποίηση αποθεµάτων. Μείωση κόστους λειτουργίας έως και 40% Με βάση την τεχνογνωσία, τα εργαλεία και τη διεθνή εµπειρία που διαθέτει η Lexmark, µπορούµε ασφαλώς να αναφέρουµε έργα που έχουν επιτύχει: α. δραστική µείωση του κόστους λειτουργίας έως και 40% β. αναβάθµιση και ανανέωση εξοπλισµού γ. βελτίωση διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων, µέσα από τις υπηρεσίες ολοκληρωµένης διαχείρισης των εκτυπώσεων. Παγκόσµια εµπειρία Τα Output Optimization Services της Lexmark έχουν εµπιστευθεί πολλές εταιρείες από διάφορους επιχειρηµατικούς τοµείς παγκοσµίως. Σηµαντικός είναι ο υψηλός βαθµός ανανέωσης τέτοιου είδους συµβολαίων, ο οποίος αγγίζει το 97%, γεγονός που επισφραγίζει την εµπιστοσύνη των πελατών µας στις υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που προσφέρουµε. Ενδεικτικό πελατολόγιο Output Optimization Services UBS - Χρηµ/κός Τοµέας Ελβετία BNP PARIBAS - Χρηµ/κός Τοµέας Γαλλία La Poste - Γαλλικά Ταχυδροµεία SNCF - Γαλλικοί Σιδηρόδροµοι Vodafone - Τηλεπικοινωνίες Η.Β. Coca - Cola - Τρόφιµα ΗΠΑ Schenker - Logistics Αυστρία Newsweek - Εκδόσεις ΗΠΑ CVS Pharmacy - Αλυσίδα Φαρµακείων ΗΠΑ TESCO - Αλυσίδα Καταστηµάτων Τροφίµων, Η.Β. Renault - Αυτοκινητοβιοµηχανία Γαλλία Volvo - Αυτοκινητοβιοµηχανία Σουηδία Dixons - Αλυσίδα Ηλεκτρικών Ειδών, Η.Β. Media Markt - Αλυσίδα Ηλεκτρικών Ειδών, Γερµανία Ανδρέας Κυλικάς, Γενικός Διευθυντής, Infolex Α.Ε. netweek I Print Services I Ιούλιος

20

21 Μαρία Στεργίου XEROX HELLAS Mε ποια κριτήρια επιλέγετε συνεργάτη; Πολλαπλά και σηµαντικά τα οφέλη των Managed Print Services Δραµατική µείωση κόστους, εξειδίκευση του προσωπικού, πελατοκεντρική προσέγγιση, ευελιξία, πανοµοιότυπη παροχή υπηρεσιών βάσει παγκοσµίων προτύπων, είναι λίγα από τα επιχειρήµατα για να αποφασίσει µια επιχείρηση για τον συνεργάτη που θα υλοποιήσει ένα έργο ολοκληρωµένων υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων. Ποια είναι, όµως, τα κριτήρια επιλογής του κατάλληλου συνεργάτη που θα εξασφαλίσουν ότι τελικά το έργο θα έχει το προσδοκώµενο αποτέλεσµα; Ενας τρόπος είναι να ρωτήσετε εταιρείες που έχουν ήδη υλοποιήσει µία τέτοια προσέγγιση: «ποιος είναι ο συνεργάτης τους;». Πιο αναλυτικά, όµως, τα θεµελιώδη συστατικά µιας επιτυχηµένης επιλογής συνεργάτη είναι τα ακόλουθα: Εµπειρία στη µετάβαση Ενας συνεργάτης σε µία υπηρεσία ολοκληρωµένης διαχείρισης εκτυπώσεων, που θα υλοποιήσει µε επιτυχία όσα υπόσχεται, θα πρέπει να διαθέτει πολυετή εµπειρία στη µετάβαση εταιρειών από το fragmented µοντέλο εκτύπωσης στο ολοκληρωµένο περιβάλλον διαχείρισης. Σε αυτό το πλαίσιο, βασικό συστατικό επιτυχίας είναι η κατανόηση της αξίας µίας ενδελεχούς, σε βάθος έρευνας της αρχικής κατάστασης, η οποία δεν µπορεί να υποεκτιµηθεί. Οταν εταιρείες βασίζονται σε µέσους όρους και απλοποιηµένα εργαλεία και µεθοδολογίες έρευνας, καταλήγουν σε παραδοχές που, τελικά, δεν αποφέρουν τα οφέλη τα οποία είχαν σχεδιάσει. Οι περισσότερες εταιρείες δεν γνωρίζουν πόσες συσκευές έχουν, ποιος είναι ο πραγµατικός όγκος εκτυπώσεων, ή πώς να υπολογίσουν το πραγµατικό υφιστάµενο κόστος κτήσης και λειτουργίας. Ο συνεργάτης πρέπει να γνωρίζει. Οι άνθρωποι του συνεργάτη που διενεργούν την έρευνα για σας, πρέπει να έχουν την εµπειρία, τα εργαλεία και τη µεθοδολογία για να εντοπίσουν κάθε συσκευή που έχετε, να µετρήσουν επακριβώς τον όγκο παραγωγής, να ανακαλύψουν κάθε κρυµµένο κόστος, και να καταλάβουν µε ακρίβεια τη λειτουργικότητα που χρειάζονται οι εργαζόµενοί σας, σε κάθε σηµείο των εγκαταστάσεών σας. Προσφορά ενιαίας υπηρεσίας απλά και χωρίς περιορισµούς Μια τέτοια λεπτοµερής έρευνα διαρκεί τυπικά µερικές εβδοµάδες. Αυτός είναι χρόνος-επένδυση για σας, καθώς στο τέλος θα γνωρίζετε ακριβώς πόσο σας κοστίζει µία σελίδα σήµερα και πόσο αυτό το κόστος µπορεί να µειωθεί. Για κάθε σελίδα που παράγεται σήµερα: από εκτυπωτή, φωτοτυπικό ή φαξ, προσωπική ή παραγωγική συσκευή, στο κέντρο της Αθήνας ή σε αποµακρυσµένο νησί. Προσφορά υπηρεσίας για εξοπλισµό ανεξαρτήτως κατασκευαστή Ενας συνεργάτης πρέπει να έχει τα εχέγγυα να αποτελεί το µοναδικό σηµείο επικοινωνίας για όλες τις ανάγκες που αφορούν εκτύπωση, φωτοαντιγραφή και φαξ και να παρέχει ένα µοναδικό τιµολόγιο. Εσείς δεν χρειάζεται να επενδύετε χρόνο στη διαχείριση πολλαπλών προµηθευτών και πολλαπλών τιµολογίων. Και το κόστος της σελίδας καλύπτει και τη διαχείριση συσκευών άλλων κατασκευαστών. Για παράδειγµα, σήµερα το 15% των συσκευών που καλύπτει στην Ελλάδα η Xerox είναι τρίτων κατασκευαστών και µπορούµε να το διαχειριστούµε µε οικονοµικό τρόπο, άρα ποτέ δεν θα προτείνουµε την πλήρη ανανέωση του εξοπλισµού σας αν δεν είναι αναγκαία. H σηµασία του πανελλαδικού και παγκόσµιου βεληνεκούς Θεµελιώδες συστατικό επιτυχίας είναι η οµοιογένεια της υποδοµής σε κάθε χώρα. Ο επιλεγµένος συνεργάτης πρέπει να έχει το ίδιο µοντέλο σε κάθε χώρα, εξυπηρετώντας κάθε σηµείο µε τις ίδιες υπηρεσίες. Η Xerox κατέχει το 53% της παγκόσµιας αγοράς σε όλες πρακτικά τις ηπείρους και τις χώρες. Στην Ελλάδα, εξυπηρετεί εταιρείες µε παρουσία σε περισσότερα από 150 σηµεία, τα περισσότερα από αυτά εκτός Αθηνών, σε µικρές πόλεις και νησιά. Κορυφαία τεχνολογία Οταν έρχεται η ώρα για την αξιολόγηση του εξοπλισµού, πρέπει να είσαστε σίγουροι ότι ο συνεργάτης έχει να προσφέρει το καλύτερο. Εδώ αποκτούν ιδιαίτερη σηµασία αξιολογήσεις διεθνών ανεξάρτητων οίκων, βάσει ερευνών τους σε διεθνές επίπεδο. Ουσιαστικές υπηρεσίες µετά την πώληση Οι πραγµατικές υπηρεσίες προσφέρονται µετά την υπογραφή και το επίπεδο ποιότητας αυτών πρέπει να καθορίζει και την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη. Καµία εταιρεία δεν µένει στάσιµη: χρήστες και τµήµατα µετακινούνται, πραγµατοποιούνται αλλαγές κτηρίων, ΙΤ εφαρµογών, διαδικασιών που αφορούν και την εκτύπωση, µετακινούνται όγκοι εκτύπωσης προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Ο συνεργάτης σε µία υπηρεσία ολοκληρωµένης διαχείρισης εκτυπώσεων πρέπει να είναι µαζί σας σε όλα αυτά. Για να τα προβλέψει, να προσαρµόσει την υποδοµή, να σας δίνει πληροφορία για να αποφασίζετε µε βάση πραγµατικά στοιχεία όχι µόνο για την πρώτη µέρα, αλλά για κάθε µέρα. Η Xeroχ στα Managed Print Services Σύµφωνα µε τα παγκόσµια µερίδια αγοράς που δηµοσίευσε η Gartner, η Xerox κατέχει το 53% της παγκόσµιας αγοράς ποσοστό υπερδιπλάσιο από τη δεύτερη εταιρεία. Στην Ελλάδα, µε εταιρικούς χρήστες που παράγουν περισσότερες από 100 εκατοµµύρια σελίδες το χρόνο, η Xerox παρέχει ήδη υπηρεσίες ολοκληρωµένης διαχείρισης εκτυπώσεων σε πολλές κορυφαίες εταιρείες της αγοράς. Ο κύριος λόγος που η πλειοψηφία της αγοράς επιλέγει την Xerox είναι ένας: µας εµπιστεύονται να κάνουµε τις υποσχέσεις µας πράξη. Υλοποιούµε τα οφέλη που υποσχόµαστε, αναλαµβάνοντας την ευθύνη αυτής της υλοποίησης και τα ρίσκα της αν προκύψουν. Για την Xerox ο κύκλος ζωής των εγγράφων δεν είναι απλά η δουλειά της και η εξειδίκευσή της είναι η µόνη δουλειά της και η απόλυτη εξειδίκευσή της. Η δουλειά µας αναγνωρίζεται σε παγκόσµιο επίπεδο. Πρόσφατα καταλάβαµε την πρώτη θέση στην κατηγορία «Document Process Outsourcing» στο Black Book of Outsourcing, καθώς και την πρώτη θέση στην κατηγορία «Green Outsourcing». Είµαστε Leaders στο European Managed Print Services Leadership Grid της IDC. Είµαστε Leaders στο Magic Quadrant της Gartner στην αγορά των Managed Print Services. Θεωρούµαστε Gold Standard της αγοράς outsourced managed print services από την IDC. Οι αναγνωρίσεις αυτές είναι αποτέλεσµα συστηµατικής επένδυσης στον τοµέα αυτό. Μαρία Στεργίου, Global Services (XGS) Director, Xerox Hellas netweek I Print Services I Ιούλιος