Όμιλος Generali. Κώδικας δεοντολογίας - Κανονισµοί του Οµίλου

Transcript

1 Όμιλος Generali Κώδικας δεοντολογίας - Κανονισµοί του Οµίλου 1

2 Πίνακας περιεχομένων Αναφορά προβληματισμών και εσφαλμένων συμπεριφορών... 3 Προώθηση της διαφορετικότητας και της αποδοχής της Σύγκρουση συμφερόντων Καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς

3 Όμιλος Generali Κώδικας Δεοντολογίας - Κανονισμοί του Ομίλου Αναφορά προβληματισμών και εσφαλμένων συμπεριφορών Όνομα προτύπου Εκδότης Κανονισμοί του Ομίλου Αναφορά προβληματισμών και εσφαλμένων συμπεριφορών Διευθύνων Σύμβουλος του Ομίλου Εταιρεία Χώρα Assicurazioni Generali SpA Παγκοσμίως Αποδέκτες Οι Εργαζόμενοι, όπως ορίζονται στον Κώδικα Δεοντολογίας - άλλα τρίτα πρόσωπα Υπεύθυνος επικοινωνίας Όνομα Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου GroupCompliance@Generali.com Κύρια σχετικά έγγραφα Κώδικας Δεοντολογίας και οι αντίστοιχοι Κανονισμοί του Ομίλου Ημερομηνία 9 Ιανουαρίου 2013 Υπογραφή Mario Greco 3

4 1. Αναφορά προβληματισμών Οι παραβάσεις εξωτερικών και εσωτερικών κανονισμών, συμπεριλαμβανομένων των παραβάσεων του Κώδικα Δεοντολογίας και των Κανονισμών του Ομίλου, θέτουν σε κίνδυνο τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και τη φήμη του Ομίλου. Ως εκ τούτου, ο Όμιλος ενθαρρύνει τους Εργαζόμενους να αναφέρουν οποιαδήποτε συμπεριφορά που φαίνεται, καλόπιστα, να παραβαίνει, έστω δυνητικά, το νόμο, τον Κώδικα Δεοντολογίας ή/και τους Κανονισμούς του Ομίλου ή άλλους εσωτερικούς κανονισμούς. Αναφορές από οποιαδήποτε πηγή, συμπεριλαμβανομένων των Εργαζομένων, θα πρέπει να λαμβάνονται δεόντως υπόψη. Μπορείτε να αναφέρετε οποιονδήποτε προβληματισμό σας: στον προϊστάμενό σας, στο Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης, στο Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου, το Νομικό τμήμα ή τοτμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρίας προσωπικά, γραπτά ή μέσω , στο Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης, στο Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου ή στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Ομίλου ως εξής: Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου: μέσω ταχυδρομικά: Via Machiavelli 3, Trieste, Italy. Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου του Ομίλου: μέσω ταχυδρομικά: Via Machiavelli 3, Trieste, Italy. Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Ομίλου: μέσω concerns. com ταχυδρομικά: Corporate & Institutional HR Processes, Via Machiavelli, Trieste, Italy. στη Γραμμή υποστήριξης κανονιστικής συμμόρφωσης του Ομίλου Generali, όπου μπορείτε να καλέσετε ή να αποστείλετε γραπτό μήνυμα μέσω της διαδικτυακής φόρμας. Μπορείτε να βρείτε τους αριθμούς τηλεφώνου και τις διευθύνσεις URL της Γραμμής υποστήριξης στη διαδικτυακή τοποθεσία του Ομίλου ( και στο ενδοδίκτυο (intranet) της εταιρίας σας. Η Γραμμή Υποστήριξης Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali ελέγχεται από τρίτο πάροχο και διαχειρίζεται από το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου. Σε ορισμένες χώρες, εκτός από τη Γραμμή Υποστήριξης Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali, υπάρχουν επίσης τοπικά κανάλια επικοινωνίας, όπως τοπική γραμμή υποστήριξης ή τοπικό σύστημα αποστολής ή υποβολής μηνυμάτων μέσω διαδικτύου. Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με τον τοπικό Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης. Σε ορισμένες χώρες ενδέχεται να υπάρχουν περιορισμοί σχετικά με το τι μπορείτε να αναφέρετε μέσω της Γραμμής υποστήριξης κανονιστικής συμμόρφωσης του Ομίλου Generali. Για λεπτομέρειες σχετικά με τους περιορισμούς αυτούς, παρακαλούμε να συμβουλευτείτε τη Γραμμή υποστήριξης (μέσω τηλεφώνου ή διαδικτύου) ή τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης της εταιρίας σας. Αν ένας προβληματισμός σχετίζεται με θέματα που δεν μπορούν να αναφερθούν στη Γραμμή υποστήριξης, σας ενθαρρύνουμε να επιλέξετε ένα από τα άλλα κανάλια αναφοράς που αναφέρονται παραπάνω. Αναφορές από τους πελάτες δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος Κανονισμού εάν σχετίζονται με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που τους παρέχονται από τις εταιρίες του Ομίλου, δεδομένου ότι τέτοιες αναφορές πρέπει να υπόκεινται σε ειδική διαχείριση, σύμφωνα με συγκεκριμένες διαδικασίες και πάντα σε συμμόρφωση με την εθνική νομοθεσία. Μπορείτε να επιλέξετε να αναφέρετε προσωπικά ή ανώνυμα, εάν δεν απαγορεύεται από την εθνική νομοθεσία. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αποκαλύψετε την ταυτότητα ή το όνομά σας μόνο στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης ή τη Γραμμή υποστήριξης. Αν αποκαλύψετε την ταυτότητά σας, το αποτέλεσμα της έρευνας μπορεί να σας παρασχεθεί κατόπιν αιτήματος, ανάλογα με την περίπτωση. Οι εκθέσεις θα πρέπει να είναι επαρκώς λεπτομερείς στην περιγραφή των πραγματικών περιστατικών της υποτιθέμενης παράβασης. 4

5 Παρά το γεγονός ότι γίνονται δεκτές ανώνυμες αναφορές, ο Όμιλος πιστεύει ότι η έρευνα για οποιαδήποτε αναφορά θα είναι πιο αποτελεσματική εάν είναι γνωστή η ταυτότητα του προσώπου που την υποβάλλει, γι' αυτό ο Όμιλος σας ενθαρρύνει να αποκαλύπτετε την ταυτότητά σας κατά την υποβολή της αναφοράς σας. Οι αναφορές σας, καθώς και τα δεδομένα σας και τα δεδομένα των ενδιαφερόμενων ατόμων, θα θεωρούνται εμπιστευτικές και θα υπόκεινται στην απαραίτητη επεξεργασία με απόλυτη εχεμύθεια και σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες εθνικούς κανονισμούς περί προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Παραβάσεις, καθώς και κακόπιστη υποβολή αναφορών, υπόκεινται σε πειθαρχικά μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της διακοπής της απασχόλησης, ενώ μπορούν επίσης να οδηγήσουν σε αστικές ή/ και ποινικές κυρώσεις, σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία και τους εσωτερικούς κανονισμούς. 2. Πολιτική απαγόρευσης αντιποίνων Ο Όμιλος απαγορεύει αυστηρά τυχόν αντίποινα εναντίον οποιουδήποτε εργαζόμενου που υποβάλλει μια αναφορά καλόπιστα, ανεξάρτητα ποιόν αφορά η εν λόγω αναφορά. 3. Μέτρα εφαρμογής 3.1. Τι μπορεί να αναφερθεί Μπορείτε να αναφέρετε οποιαδήποτε πρακτική ή συμπεριφορά που θεωρείτε, καλόπιστα, ανάρμοστη ή αντικείμενη στη νομοθεσία, στο Κώδικα ή στους Κανονισμούς του Ομίλου ή άλλες εσωτερικές πολιτικές. Οι αναφορές θα πρέπει να είναι λεπτομερείς. Δεν εξετάζονται παράπονα χωρίς επαρκή στοιχεία Ποια είναι η διαχείριση των αναφορών Οποιοσδήποτε λαμβάνει μια αναφορά, μέσω των ανωτέρω αναφερόμενων καναλιών ή οποιουδήποτε άλλου μέσου, πρέπει να τη διαβιβάζει αμέσως στον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Assicurazioni Generali, στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου, στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης της περιφέρειας/ χώρας ή τον Τοπικό Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης, σύμφωνα με τις ακόλουθες αρμοδιότητες. Το Διοικητικό Συμβούλιο της Assicurazioni Generali αξιολογεί και διαχειρίζεται αναφορές που εμπλέκουν τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου. Το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση αναφορών που αφορούν οποιονδήποτε υπεύθυνο κανονιστικής συμμόρφωσης (εκτός του Υπεύθυνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου) και: - ανώτερα διευθυντικά στελέχη και - σημαντικά λογιστικά, ελεγκτικά ή χρηματοοικονομικά θέματα σχετικά με οποιαδήποτε εξαρτημένη εταιρία (σε συντονισμό με το τμήμα Συμμόρφωσης της περιφέρειας/ χώρας) ή οποιαδήποτε άλλη άμεσα θυγατρική της Assicurazioni Generali S.p.A. Το τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης της Περιφέρειας/Χώρας είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση, σε συντονισμό με το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου, αναφορές που αφορούν: - ανώτερα διευθυντικά στελέχη και - σημαντικά λογιστικά, ελεγκτικά ή χρηματοοικονομικά θέματα σχετικά με οποιαδήποτε άμεσα θυγατρική οποιασδήποτε εξαρτημένης εταιρίας του Ομίλου. Το Τοπικό Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση όλων των άλλων υποθέσεων, σε συντονισμό με τα τμήματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου και της Περιφέρειας/ Χώρας. Η διαχείριση σχετικών υποθέσεων γίνεται από το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης μαζί με τους επικεφαλής των Τμημάτων Εσωτερικού Ελέγχου και Ανθρώπινου Δυναμικού (η Επιτροπή Κανονιστικής Συμμόρφωσης). Οι διαχείριση των αναφορών γίνεται σύμφωνα με τα ακόλουθα βήματα: α) προκαταρκτική αξιολόγηση β) διερεύνηση γ) διορθωτικά μέτρα δ) παρακολούθηση ε) αναφορά. 5

6 Οι αξιολογήσεις και οι αποφάσεις πρέπει να τεκμηριώνονται επαρκώς. Οποιαδήποτε αποδεικτικά στοιχεία της αξιολόγησης θα πρέπει να τηρούνται απολύτως εμπιστευτικά. 6

7 α) Προκαταρκτική αξιολόγηση Το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης (ή η Επιτροπή Κανονιστικής Συμμόρφωσης): - διασφαλίζει ότι η υπόθεση εμπίπτει στην αρμοδιότητά του και, αν όχι, διαβιβάζει αμέσως την αναφορά στο αρμόδιο Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης - επαληθεύει ότι η αναφορά είναι επαρκώς λεπτομερής, προκειμένου να προχωρήσει με την αξιολόγηση - εάν η αναφορά αποδειχθεί ανεπαρκώς λεπτομερής, την απορρίπτει παρέχοντας σχετική γραπτή ειδοποίηση στους αποστολείς (εφόσον είναι γνωστοί) - εάν η αναφορά είναι επαρκώς λεπτομερής, προχωρά στο βήμα β). Κάθε απόφαση σχετικά με την προκαταρκτική αξιολόγηση πρέπει να τεκμηριώνεται τυπικά. β) Διερεύνηση Το Τμήμα Συμμόρφωσης (ή η Επιτροπή Συμμόρφωσης), μπορεί να ζητήσει την υποστήριξη του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου ή εξωτερικών συμβούλων, προκειμένου να ελέγξει τη νομιμότητα των προβληματισμών. Οι έρευνες πρέπει να διεξάγονται κατά τρόπο επαγγελματικό, σε συμμόρφωση με όλους τους ισχύοντες νόμους και απαιτήσεις. Το πρόσωπο που αποτελεί το αντικείμενο της αναφοράς πρέπει να ενημερωθεί, προκειμένου να του δοθεί η δυνατότητα να απαντήσει σε οποιονδήποτε ισχυρισμό εναντίον του, σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία. γ) Διορθωτικά μέτρα Ως αποτέλεσμα της έρευνας, το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης (ή η Επιτροπή Κανονιστικής Συμμόρφωσης): - απορρίπτει την αναφορά, εάν κριθεί αβάσιμη ή αδικαιολόγητη - εντοπίζει τυχόν διορθωτικά μέτρα (διαδικασίες, οργανώσεις κ.λπ.) που πρέπει να εφαρμοστούν, σε συνεννόηση με οποιοδήποτε άλλο σχετικό τμήμα - αξιολογεί αν η υπόθεση χρήζει επιβολής πειθαρχικών κυρώσεων, λαμβάνοντας υπόψη την τοπική νομοθεσία και τους εσωτερικούς κανονισμούς - υποβάλλει την πρόταση για πειθαρχικές κυρώσεις (ή άλλα σχετικά διορθωτικά μέτρα) στον αρμόδιο Διευθύνοντα Σύμβουλο/ στο αρμόδιο διοικητικό όργανο για τη λήψη τελικών αποφάσεων. δ) Παρακολούθηση Το Τμήμα Συμμόρφωσης, με την πιθανή υποστήριξη του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, επαληθεύει την αποτελεσματική εφαρμογή των εγκεκριμένων διορθωτικών μέτρων. ε) Αναφορά Το Τοπικό Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης και το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης της Περιφέρειας/ Χώρας κοινοποιεί σε τριμηνιαία βάση στο Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου τις αναφορές που έχουν ληφθεί σε τοπικό επίπεδο, παρέχοντας την περιγραφή, την τρέχουσα κατάσταση διαχείρισης (ακόμη κι αν έχει απορριφθεί), τα εγκεκριμένα διορθωτικά μέτρα (αν υπάρχουν) και την κατάσταση εφαρμογής τους. Μία φορά το χρόνο, ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο της Assicurazioni Generali μια έκθεση σχετικά με τις ληφθείσες αναφορές. Ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου ειδοποιεί αμέσως το Διευθύνοντα Σύμβουλο και την Επιτροπή Κινδύνων και Ελέγχων για τυχόν σημαντικούς προβληματισμούς Ποιος είναι ο χειρισμός των αναφορών Οι αναφορές και οι επακόλουθες δραστηριότητες φυλάσσονται και ταξινομούνται ως αυστηρώς εμπιστευτικές. Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με κάθε αναφορά δεν θα διατηρούνται για περισσότερο χρονικό διάστημα από όσο είναι αναγκαίο. Η κυκλοφορία των αρχείων θα πρέπει να περιορίζεται στη βάση του αναγκαίου. 7

8 4. Αρμοδιότητες Οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι είναι υπεύθυνοι για: - τη διασφάλιση της αποτελεσματικής γνωστοποίησης των Κανονισμών αυτών στους Εργαζόμενους - την παροχή στη διοίκηση της κατάλληλης εκπαίδευσης - τη διασφάλιση της προστασίας των Εργαζομένων έναντι οποιασδήποτε μορφής αντιποίνων λόγω καλόπιστης αναφοράς. Το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου είναι υπεύθυνο για την περιοδική αναθεώρηση και τη διατήρηση των Κανονισμών αυτών, για την παροχή συμβουλών σε σχέση με αυτούς, καθώς και για την παρακολούθηση της εφαρμογής τους. Το Τοπικό Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης παρέχει συμβουλές και εκπαίδευση σε τοπικές εταιρικές μονάδες. Τα Διευθυντικά στελέχη είναι υπεύθυνα για την προώθηση της γνώσης των Κανονισμών αυτών. 8

9 9

10 Όμιλος Generali Κώδικας Δεοντολογίας - Κανονισμοί του Ομίλου Προώθηση της διαφορετικότητας και της αποδοχής της Όνομα προτύπου Εκδότης Κανονισμοί του Ομίλου Προώθηση της διαφορετικότητας και της αποδοχής της Διευθύνων Σύμβουλος του Ομίλου Εταιρεία Χώρα Assicurazioni Generali SpA Παγκοσμίως Αποδέκτες Υπεύθυνος επικοινωνίας Οι Εργαζόμενοι, όπως ορίζονται στον Κώδικα Δεοντολογίας Όνομα Τμήμα Ανθρώπινου δυναμικού και Οργάνωσης του Ομίλου - Διεθνής διοίκηση Ανθρώπινου δυναμικού IHRM@generali.com Κύρια σχετικά έγγραφα Κώδικας Κανονισμοί του Ομίλου: Αναφορά προβληματισμών και εσφαλμένων συμπεριφορών Δεοντολογίας Ημερομηνία 9 Ιανουαρίου 2013 Υπογραφή Mario Greco 10

11 1. Εισαγωγή Ο Όμιλος θεωρεί την κατανόηση και την αποδοχή της διαφορετικότητας αξίες που πρέπει να προάγονται, αλλά και παράγοντες που δημιουργούν επιχειρηματική ανάπτυξη και καινοτομία. Η διαφορετικότητα συνίσταται σε ορατές και μη ορατές ατομικές διαφορές. Οι διαφορές μπορεί να αφορούν τη φυλή ή την εθνότητα, το φύλο, το σεξουαλικό προσανατολισμό, την κοινωνικο-οικονομική κατάσταση, την ηλικία, τις σωματικές ικανότητες, τις θρησκευτικές πεποιθήσεις, το επαγγελματικό, εκπαιδευτικό ή πολιτιστικό υπόβαθρο και τη χώρα προέλευσης ενός ατόμου. Η προώθηση της ποικιλομορφίας σημαίνει κατανόηση της βασικής αρχής ότι κάθε άτομο είναι μοναδικό, αναγνώριση και σεβασμός των διαφορών και επένδυση στη δημιουργία και τη βελτίωση ενός φιλόξενου, ασφαλούς και ελκυστικού περιβάλλοντος εργασίας. 2. Πολιτική αποδοχής της διαφορετικότητας Είναι πολιτική του Ομίλου να δημιουργεί μια οργάνωση και να προάγει μια νοοτροπία σχεδιασμένη με γνώμονα το σεβασμό της μοναδικότητας του καθενός και την καλλιέργεια και διατήρηση ενός περιβάλλοντος εργασίας όπου κάθε συνάδελφος αισθάνεται υποστήριξη και αναγνώριση της αξίας του. 3. Μέτρα εφαρμογής Στη διοικητική σχέση με τους εργαζομένους του, ο Όμιλος θα προάγει την αποδοχή της διαφορετικότητας υιοθετώντας τα ακόλουθα μέτρα, σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία Προσλήψεις Ο Όμιλος, ως παγκόσμιος παράγοντας, προάγει τη διαφορετικότητα στη διαδικασία προσλήψεων που εφαρμόζει, με στόχο την ενσωμάτωση μιας ευρείας ποικιλίας δεξιοτήτων και ικανοτήτων, έτσι ώστε να δημιουργείται ένα εργασιακό περιβάλλον όπου οι ιδέες και οι εμπνεύσεις κάθε ατόμου αποτελούν στρατηγικό πλεονέκτημα για την επιχείρηση. Το προσωπικό του Τμήματος Ανθρώπινου δυναμικού και όλο το προσωπικό που εμπλέκεται στη διαδικασία πρόσληψης εκπαιδεύεται κατάλληλα προκειμένου να εφαρμόζει τις κατάλληλες τεχνικές επιλογής, συνέντευξης και διαχείρισης Ανθρώπινου δυναμικού, σε συμμόρφωση με τους παρόντες Κανονισμούς. Ο Όμιλος παρέχει πρόσθετους πόρους για ειδικά προγράμματα κατάρτισης. Κατά τη διαδικασία πρόσληψης, θα πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθες αρχές: Αγγελίες και αιτήσεις πρόσληψης Η δημοσίευση των ανοικτών θέσεων εργασίας του Ομίλου ενθαρρύνει την υποβολή αιτήσεων από ένα ευρύ φάσμα υποψηφίων. Οι περιγραφές των θέσεων εργασίας δηλώνουν με σαφήνεια τα κύρια καθήκοντα και ευθύνες, καθώς και τις απαιτήσεις για τη θέση. Είναι περιεκτικές, λεπτομερείς και άμεσα συναφείς με τη συγκεκριμένη θέση εργασίας. Η φυλή, η εθνικότητα, η θρησκεία/ πίστη ή ο σεξουαλικός προσανατολισμός δεν αποτελούν σε ουδεμία περίπτωση τμήμα των απαιτήσεων αυτών. Ο Όμιλος διασφαλίζει ότι η διαδικασία πρόσληψης απευθύνεται σε ανθρώπους κάθε ηλικίας. Όροι που αναφέρονται σε μια συγκεκριμένη ηλικιακή ομάδα, όπως "ώριμος", "νέος και δυναμικός" ή "θα ταίριαζε σε κάποιον που έχει μόλις αποφοιτήσει" θα πρέπει να αποφεύγονται. Από την άλλη πλευρά, η αναφορά συγκεκριμένου αριθμού ετών επαγγελματικής εμπειρίας μπορεί να είναι αποδεκτή, αν απαιτείται αντικειμενικά για τη θέση αυτή. Οι γυναίκες ή τα άτομα με αναπηρία μπορούν να τυγχάνουν ευνοϊκότερης μεταχείρισης από τη διαφήμιση μιας θέσης εργασίας ως ανοικτής μόνο για τις συγκεκριμένες ομάδες, αν δικαιολογείται αντικειμενικά ως αποδεκτή σύμφωνα με τους αντίστοιχους εθνικούς νόμους. Οι αιτούντες εργασία μπορούν να απαριθμούν τυχόν ειδικές απαιτήσεις για τη συμμετοχή σε μια συνέντευξη ή να αναφέρουν οποιαδήποτε άλλη ανάγκη τους κατά τη διαδικασία επιλογής Συνέντευξη Ερωτήσεις σχετικά με την ιδιωτική ζωή του ατόμου, όπως ο σεξουαλικός προσανατολισμός, οι σωματικές ικανότητες και οι θρησκευτικές πεποιθήσεις πρέπει να αποφεύγονται. 11

12 Ερωτήσεις σχετικά με την υγεία ή τυχόν αναπηρία μπορούν να διατυπώνονται όταν είναι απαραίτητες για τη διαπίστωση εάν ο αιτών είναι ή όχι σε θέση να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της θέσης εργασίας ή εάν η θέση αυτή είναι ανοικτή μόνο για άτομα με ειδικές ανάγκες Τεστ Στα τεστ μπορεί να εφαρμόζεται οποιαδήποτε λογική προσαρμογή για άτομα με αναπηρία, εφόσον οι αιτούντες θα ήταν διαφορετικά σε ουσιαστικά μειονεκτική θέση σε σύγκριση με τους λοιπούς υποψηφίους χωρίς αναπηρία Αποφάσεις Οι αποφάσεις δεν μπορούν να επηρεάζονται από τυχόν διαφορές, όπως η φυλή, η εθνότητα, η θρησκεία / πίστη, ο σεξουαλικός προσανατολισμός, η οικογενειακή κατάσταση, οι πολιτικές πεποιθήσεις ή η εθνικότητα, η αναπηρία ή η ηλικία (εκτός αν αυτά αποτελούν αντικειμενικές προϋποθέσεις για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας). Οποιαδήποτε τελική απόφαση σχετικά με τη διαδικασία πρόσληψης κοινοποιείται στον υποψήφιο. Η απόφαση πρέπει να στηρίζεται σε αντικειμενικά στοιχεία Αμοιβή και όροι των συμβάσεων απασχόλησης Οι μισθολογικές πολιτικές στοχεύουν στη διασφάλιση της ισότητας και της ισορροπίας των επιπέδων των απολαβών σε σχέση με τις θέσεις εργασίας και τις ευθύνες και αρμοδιότητες αυτών. Ο όρος «Αμοιβή» περιλαμβάνει όχι μόνο τις απολαβές/ μισθό, αλλά και τους συμβατικούς όρους και προϋποθέσεις. Σε ουδεμία περίπτωση γίνεται δεκτή η αδήλωτη εργασία, η εκμετάλλευση, η καταναγκαστική εργασία ή η παιδική εργασία, σε οποιαδήποτε μορφή τους. Ο Όμιλος προσπαθεί για την ίση μεταχείριση των έγγαμων και των άγαμων εργαζόμενων. Αυτό σημαίνει ότι, με την επιφύλαξη των εθνικών πολιτικών, τα όποια οφέλη για τους συζύγους των εργαζόμενων κατά τη διάρκεια της ενεργού απασχόλησης του εργαζομένου στον Όμιλο, όπως η ιδιωτική υγειονομική περίθαλψη, θα πρέπει επίσης να τίθενται στη διάθεση των συντρόφων εργαζομένων, ακόμη και αν πρόκειται για ομοφυλόφιλους συντρόφους. 3.3 Προσωπική ανάπτυξη και ευκαιρίες σταδιοδρομίας Ευκαιρίες ανάπτυξης και σταδιοδρομίας παρέχονται σε όλους τους εργαζόμενους, με βάση τις οργανικές ανάγκες, τα ατομικά χαρακτηριστικά και το επαγγελματικό υπόβαθρο. Όλες οι διαδικασίες εκτίμησης και αξιολόγησης πρέπει να τεκμηριώνονται και οι αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται κατά τρόπο αμερόληπτο και αντικειμενικό. Όλες οι διαδικασίες και τα κριτήρια απόδοσης για τις προαγωγές πρέπει να είναι διαφανή και χωρίς προκαταλήψεις και να εφαρμόζονται αμερόληπτα και μόνο με βάση τις απαιτήσεις της εταιρίας. 3.4 Προώθηση της πολυπολιτισμικότητας Ο Όμιλος προάγει την πολυ-πολιτισμικότητα, προάγει τη διεθνή κινητικότητα σε όλο τον Όμιλο, προσλαμβάνοντας άτομα από διαφορετικές χώρες και υπόβαθρα και αναπτύσσοντας διαπολιτισμικά εκπαιδευτικά προγράμματα. 3.5 Ενίσχυση του εργασιακού περιβάλλοντος Η Διοίκηση του Ομίλου προάγει τη δημιουργία ενός περιβάλλοντος που μεγιστοποιεί τις δυνατότητες όλων των εργαζομένων, αναγνωρίζοντας παράλληλα τις μοναδικές συνεισφορές και τις διαφορές τους. Όλα τα διευθυντικά στελέχη θα πρέπει να διασφαλίζουν την επίγνωση των διαφορετικών αναγκών και πλεονεκτημάτων κάθε εργαζόμενου. Ο Όμιλος επενδύει στη δημιουργία ενός υποστηρικτικού περιβάλλοντος, παρέχοντας, όπου είναι δυνατόν: ευέλικτες ρυθμίσεις του χρόνου εργασίας καθεστώς μερικής απασχόλησης δυνατότητα εργασίας από απόσταση (π.χ. στο σπίτι) εταιρικό βρεφικό σταθμό υποστήριξη για τους εργαζόμενους που επιστρέφουν στην εργασία μετά από μακρά διακοπή (π.χ. μετά από ασθένεια ή άδεια μητρότητας). Ο Όμιλος διασφαλίζει ένα φιλόξενο για όλους περιβάλλον και ίσα δικαιώματα για τους ομοφυλόφιλους, τους αμφιφυλόφιλους και τους τρανσεξουαλικούς υπαλλήλους σε όλο τον Όμιλο. Στην περίπτωση αναθέσεων και μεταφορών, αν προβλέπονται παροχές, αυτές ισχύουν για όλα τα ζευγάρια, συμπεριλαμβανομένων των ομοφυλόφιλων ζευγαριών. 12

13 4. Υπεύθυνος Αποδοχής Διαφορετικότητας Εντός του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού του Ομίλου διορίζεται ένας Υπεύθυνος Αποδοχής Διαφορετικότητας. Το άτομο αυτό είναι υπεύθυνο για όλες τις διαδικασίες υλοποίησης που απορρέουν από τους παρόντες Κανονισμούς του Ομίλου, καθώς και για την περιοδική αναθεώρηση και διατήρηση των παρόντων Κανονισμών, την παροχή συμβουλών και την παρακολούθηση σχετικά με τη διαφορετικότητα και την αποδοχή της στο εσωτερικό του Ομίλου. Ο Υπεύθυνος Αποδοχής Διαφορετικότητας: είναι υπεύθυνος για τις στρατηγικές διαφορετικότητας και ένταξης παρέχει πολιτικές, κατευθυντήριες γραμμές και οργανωτική συμβολή αναφορικά με τοπικούς ρόλους και αρμοδιότητες, ώστε να διασφαλίζεται η κατάλληλη εφαρμογή σε κάθε χώρα προάγει και αναπτύσσει την επικοινωνία σχετικά με τη Διαφορετικότητα και την Αποδοχή /ένταξή της από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη του Ομίλου προάγει πρωτοβουλίες και προγράμματα εκπαίδευσης και ευαισθητοποίησης σε ολόκληρο τον Όμιλο διασφαλίζει την αναφορά στα ανώτερα διευθυντικά στελέχη του Ομίλου και την κατάλληλη παρακολούθηση και συγκριτική αξιολόγηση εξασφαλίζει αποτελεσματικές σχέσεις με θεσμικούς, κυβερνητικούς και μη-κυβερνητικούς φορείς σε σχέση με τη διαφορετικότητα και την ένταξη/αποδοχή της. 13

14 Όμιλος Generali Κώδικας δεοντολογίας - Κανονισμοί του Ομίλου Σύγκρουση συμφερόντων Όνομα προτύπου Εκδότης Κανονισμοί του Ομίλου Σύγκρουση συμφερόντων Διευθύνων Σύμβουλος του Ομίλου Εταιρεία Χώρα Assicurazioni Generali SpA Παγκοσμίως Αποδέκτες Υπεύθυνος επικοινωνίας Όνομα Οι Εργαζόμενοι, όπως ορίζονται στον Κώδικα Δεοντολογίας Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου GroupCompliance@Generali.com Κύρια σχετικά έγγραφα Κώδικας δεοντολογίας Κανονισμοί του Ομίλου: Καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς Συναλλαγές με συνδεδεμένα πρόσωπα Κανονισμοί του Ομίλου: Αναφορά προβληματισμών και εσφαλμένων συμπεριφορών Ημερομηνία 9 Ιανουαρίου 2013 Υπογραφή Mario Greco 14

15 1. Εισαγωγή Μια σύγκρουση συμφερόντων προκύπτει όταν εμπλέκεστε σε προσωπικές δραστηριότητες ή σχέσεις που ενδέχεται να επηρεάζουν την ικανότητά σας να ενεργείτε προς το συμφέρον του Ομίλου. Ακόμη και αν αυτές οι καταστάσεις δεν οδηγούν απαραίτητα σε ανάρμοστες συμπεριφορές, η διαχείρισή τους θα πρέπει να είναι πολύ προσεκτική. Περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων μπορούν να προκύψουν, για παράδειγμα, όταν: α) αγοράζετε αγαθά ή υπηρεσίες από την εταιρία σας (εκτός ασφαλιστικών και χρηματοπιστωτικών προϊόντων ή υπηρεσιών στην περίπτωση του Ομίλου μας) β) αγοράζετε αγαθά ή υπηρεσίες για ιδιωτική χρήση από έναν προμηθευτή της εταιρίας σας, ακόμη και αν η αγορά γίνεται από την οικογένειά σας ή ένα πρόσωπο του στενού σας κύκλου 1 και με την εξαίρεση των μη σημαντικών επιχειρηματικών συναλλαγών ή της έλλειψης δυνητικής επιρροής γ) εργάζεστε στην ίδια εταιρία με ένα μέλος της οικογένειάς σας ή ένα πρόσωπο του στενού σας κύκλου δ) συνάπτετε μια συναλλαγή για λογαριασμό της εταιρίας σας ή του Ομίλου, όταν εσείς ή μέλη της οικογένειάς σας ή πρόσωπα του στενού σας κύκλου, έχετε σημαντικό οικονομικό/ χρηματικό συμφέρον για την επιχείρηση του αντισυμβαλλομένου (σημαντικό συμφέρον υπάρχει πάντα όταν κατέχεται μερίδιο τουλάχιστον 5% του μετοχικού κεφαλαίου) ε) αγοράζετε αγαθά ή υπηρεσίες για λογαριασμό της εταιρίας σας από μέλη της οικογένειάς σας ή πρόσωπα του στενού σας κύκλο ή μια εταιρία που ελέγχεται από μέλος της οικογένειάς σας ή πρόσωπο του στενού σας κύκλου στ) εργάζεστε ως διευθυντής, στέλεχος ή σύμβουλος εκτός της εταιρίας σας ή έχετε κάποια άλλη εξωτερική αμειβόμενη δραστηριότητα. Συγκρούσεις συμφερόντων προκύπτουν επίσης όταν προκαλείτε κάποιον να ενεργήσει σύμφωνα με τις καταστάσεις που περιγράφονται παραπάνω (π.χ. λόγω ιεραρχικής σχέσης). Οι Κανονισμοί αυτοί αποσκοπούν στην άμβλυνση των επιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων που μπορεί να προκύψουν κατά την εργασία σας για λογαριασμό της εταιρίας σας. 2. Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων Πρέπει να έχετε επίγνωση των καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια των καθημερινών επιχειρηματικών σας δραστηριοτήτων και να μην διστάζετε να επικοινωνήσετε άμεσα με τον προϊστάμενό σας ή το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης σε περίπτωση αμφιβολιών. Κατά γενικό κανόνα, καλείστε να αποφεύγετε κάθε κατάσταση που μπορεί να οδηγήσει σε πραγματική ή δυνητική σύγκρουση συμφερόντων. Εάν η σύγκρουση είναι αναπόφευκτη, θα πρέπει: - να αποφύγετε την εκτέλεση οποιασδήποτε επιχειρηματικής δραστηριότητας ή/και τη λήψη αποφάσεων για λογαριασμό της εταιρίας σας ή του Ομίλου - να αποκαλύψετε γραπτά τη σύγκρουση αυτή στον προϊστάμενό σας ή στο Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης και να περιμένετε για οδηγίες για το πώς θα ενεργήσετε. Τα διευθυντικά στελέχη οφείλουν να ελέγξουν αν η σύγκρουση μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τα συμφέροντα και τη φήμη της εταιρίας ή του Ομίλου και, εάν είναι απαραίτητο, να καθορίσουν τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα για την αποτροπή τυχόν ζημίας/ απώλειας για τον Όμιλο. Οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι και τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου πρέπει να γνωστοποιούν τα σχετικά περιστατικά σύγκρουσης στο διοικητικό συμβούλιο, με στόχο τη διαχείριση αυτών σύμφωνα με την τοπική νομοθεσία. 1 Πρόσωπα του στενού κύκλου είναι ο συνεργάτης ενός Εργαζόμενου, συγκάτοικοί του ή οποιοδήποτε άλλο άτομο με το οποίο έχει στενή προσωπική σχέση, που μπορεί να επηρεάσει την αντικειμενικότητα της κρίσης του. 15

16 3. Μέτρα εφαρμογής 3.1 Υποχρέωση αποχής Δεν πρέπει ποτέ να ανταγωνιστείτε τον Όμιλο ή/ και να επωφεληθείτε προσωπικά από τα περιουσιακά στοιχεία, την πνευματική ιδιοκτησία, τις πληροφορίες ή τις επιχειρηματικές ευκαιρίες του Ομίλου ή από το ρόλο σας εντός του Ομίλου για αποκλειστικά προσωπικά οφέλη ή οφέλη τρίτων, εκτός εάν έχετε λάβει κατάλληλη σχετική εξουσιοδότηση. Η απασχόληση των συγγενών σας ή προσώπων του στενού σας κύκλου υπό την άμεση εποπτεία σας επιτρέπεται μόνο σε μεμονωμένη βάση και μετά από έγκριση από τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης. 3.2 Υποχρέωση δήλωσης Κατά τη στιγμή της πρόσληψης, με την επιφύλαξη των διατάξεων της εθνικής νομοθεσίας, οφείλετε να δηλώσετε: α) αν εκτελείτε εξωτερικές συναλλαγές ή άλλες εξωτερικές αμειβόμενες δραστηριότητες β) αν κατέχετε, άμεσα ή έμμεσα, σημαντικό οικονομικό ή χρηματοοικονομικό συμφέρον (σημαντικό ενδιαφέρον υπάρχει πάντα όταν κατέχεται μερίδιο τουλάχιστον 5% του μετοχικού κεφαλαίου) σε επιχειρήσεις ανταγωνιστών ή προμηθευτών γ) αν μέλη της οικογένειας σας ή πρόσωπα του στενού σας κύκλου εργάζονται σε κάποια από τις εταιρίες του Ομίλου δ) οποιαδήποτε άλλη κατάσταση που μπορεί να επηρεάσει ή να θεωρηθεί ότι επηρεάζει την ικανότητά σας να εκπληρώνετε με εντιμότητα ή/ και αντικειμενικότητα το ρόλο σας μέσα στον Ομιλο. Το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει να ελέγξει, με τη συμμετοχή του Τμήματος Κανονιστικής Συμμόρφωσης όταν είναι απαραίτητο, αν οι δηλωθείσες ειδικές περιστάσεις θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων και, αν παρουσιαστεί ή μπορεί να παρουσιαστεί μια τέτοια σύγκρουση, να διασφαλίζει τη σωστή διαχείριση αυτής. Θα πρέπει να ενημερώνετε το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για τυχόν αλλαγές στις παραπάνω δηλώσεις. 3.3 Απαίτηση πρότερης έγκρισης Θα πρέπει να λαμβάνετε την πρότερη έγκριση του άμεσου προϊσταμένου σας, αν σκοπεύετε να εκτελέσετε οποιαδήποτε εξωτερική αμειβόμενη δραστηριότητα, είτε πρόκειται για συναλλαγή με τον Όμιλο είτε για πραγματικό ή δυνητικό ανταγωνισμό του Ομίλου. Τα διευθυντικά στελέχη οφείλουν να ελέγχουν σε συνεργασία με τα Τμήματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης και Ανθρώπινου Δυναμικού, αν η εξωτερική δραστηριότητα μπορεί να οδηγήσει σε σύγκρουση με το συμφέρον του Ομίλου. Οι αποφάσεις σχετικά με τις εξωτερικές δραστηριότητες θα σας γνωστοποιούνται γραπτά. Θα πρέπει να αποκαλύπτετε κάθε σημαντική αλλαγή στις εγκεκριμένες εξωτερικές δραστηριότητες, ώστε να διασφαλίζεται ότι εξακολουθούν να ισχύουν οι όροι έγκρισής τους. 3.4 Συναλλαγές με συνδεδεμένα πρόσωπα Εάν ο αντισυμβαλλόμενος μιας συναλλαγής είναι πρόσωπο συνδεδεμένο με την Assicurazioni Generali SpA, η διαχείριση της σύγκρουσης πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τις διαδικασίες συναλλαγών με Συνδεδεμένα Πρόσωπα Αρμοδιότητες Οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι διασφαλίζουν την εφαρμογή των παρόντων Κανονισμών. Το Τμήμα Συμμόρφωσης του Ομίλου είναι υπεύθυνο για την περιοδική αναθεώρηση και τη διατήρηση των Κανονισμών αυτών, την παροχή σχετικών συμβουλών και την παρακολούθηση της εφαρμογής τους. Το Τοπικό Τμήμα Συμμόρφωσης παρέχει συμβουλές και εκπαίδευση σε τοπικές εταιρικές μονάδες. Τα διευθυντικά στελέχη διασφαλίζουν ότι οι Εργαζόμενοι είναι ενήμεροι για τους παρόντες Κανονισμούς και διαχειρίζονται τις καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων που υπόκεινται στη σφαίρα αρμοδιοτήτων τους. 2 Για την κατάσταση με τα συνδεδεμένα πρόσωπα, ανατρέξτε στη διεύθυνση http(s)://webappexte.generali.com/rpt. 16

17 17

18 Όμιλος Generali Κώδικας δεοντολογίας - Κανονισμοί του Ομίλου Καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς Όνομα προτύπου Εκδότης Αποδέκτες Υπεύθυνος επικοινωνίας Εταιρεία Χώρα Όνομα Κανονισμοί του Ομίλου Καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς Διευθύνων Σύμβουλος του Ομίλου Assicurazioni Generali SpA Παγκοσμίως Οι Εργαζόμενοι, όπως ορίζονται στον Κώδικα Δεοντολογίας Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου GroupCompliance@Generali.com Κύρια σχετικά έγγραφα Κώδικας Δεοντολογίας Κανονισμοί του Ομίλου: Σύγκρουση συμφερόντων Κανονισμοί του Ομίλου: Αναφορά προβληματισμών και εσφαλμένων συμπεριφορών Ημερομηνία 9 Ιανουαρίου 2013 Υπογραφή Mario Greco 18

19 1. Εισαγωγή Ο Όμιλος αγωνίζεται για - και κερδίζει - τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και τη φήμη του μέσα από την ποιότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών του. Σχεδόν σε όλες τις χώρες στις οποίες δραστηριοποιείται ο Όμιλος υπάρχουν νόμοι που απαγορεύουν τη διαφθορά και τη δωροδοκία δημόσιων και ιδιωτικών φορέων. Οι κυρώσεις για τις παραβάσεις των νόμων αυτών περιλαμβάνουν ποινικές και αστικές κυρώσεις, που μπορούν να επιβληθούν τόσο μεμονωμένα στα εμπλεκόμενα άτομα όσο και στον Όμιλο. Οι παρόντες Κανονισμοί αποσκοπούν στην άμβλυνση του κινδύνου εμφάνισης συμβάντων δωροδοκίας ή διαφθοράς. Σε ορισμένες χώρες ενδέχεται να εφαρμόζονται τοπικές πολιτικές που επιβάλλουν πρόσθετους περιορισμούς. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις επιπλέον πολιτικές, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης. 2. Πολιτική καταπολέμησης της δωροδοκίας και της διαφθοράς Όταν ενεργείτε για λογαριασμό του Ομίλου, θα πρέπει να ενεργείτε κατά τρόπο έντιμο και ηθικό. Ο Όμιλος έχει μια προσέγγιση μηδενικής ανοχής στη διαφθορά σε όλες της τις μορφές, συμπεριλαμβανομένης της δωροδοκίας και του εκβιασμού. Έτσι, εσείς (προσωπικά ή μέσω προσώπων που ενεργούν για λογαριασμό σας) δεν πρέπει σε ουδεμία περίπτωση: - να προσφέρετε, υποσχεθείτε ή δώσετε 3 αδικαιολόγητες/μη οφειλόμενες πληρωμές, δώρα, ψυχαγωγία ή άλλα οφέλη σε Δημόσιους Λειτουργούς 4, στελέχη ή εργαζόμενους Επιχειρηματικών Συνεργατών 5 (ή σε συγγενείς ή επιχειρηματικούς συνεργάτες αυτών) - να συμφωνήσετε να αποδεχτείτε ή να αποδεχτείτε αδικαιολόγητες/μη οφειλόμενες πληρωμές, δώρα, ψυχαγωγία ή άλλα οφέλη από Δημόσιους Λειτουργούς ή από Επιχειρηματικούς Συνεργάτες (ή από συγγενείς ή επιχειρηματικούς συνεργάτες αυτών). Η απαγόρευση περιλαμβάνει προφανείς ανάρμοστες πληρωμές, όπως δωροδοκίες ή μίζες, αλλά και άλλα παράτυπα οφέλη οποιασδήποτε φύσης. Οι προσφορές μπορούν να τιμωρηθούν ακόμη και αν δεν γίνουν δεκτές. Οι Κανονισμοί αυτοί ισχύουν ακόμη και οι εν λόγω αδικαιολόγητες/μη οφειλόμενες πληρωμές, δώρα, ψυχαγωγία ή άλλα παράτυπα οφέλη είναι συνηθισμένα και αποδεκτά ως τρόπος άσκησης επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σε ένα συγκεκριμένο μέρος του κόσμου. Εάν υποπέσει στην αντίληψή σας οποιαδήποτε αδικαιολόγητη/μη οφειλόμενη πληρωμή, δώρο, ψυχαγωγία ή άλλη παράτυπη ωφέλεια, πρέπει να το αναφέρετε άμεσα στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης. 2.1 Δώρα και ψυχαγωγία Σύμφωνα με τους παρόντες Κανονισμούς, δεν επιτρέπεται να δίνετε ή να λαμβάνετε δώρα ή ψυχαγωγία σε/ή από Δημόσιους Λειτουργούς ή Επιχειρηματικούς Συνεργάτες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν ή φαίνεται να επηρεάζουν την επιχειρηματική σας κρίση ή την επιχειρηματική κρίση του αποδέκτη. Όσον αφορά στις συναλλαγές με Δημόσιους Λειτουργούς, ανατρέξτε στις ειδικές διατάξεις που αναφέρονται στην ενότητα 2.4 κατωτέρω. Η παροχή ή αποδοχή δώρων ή ψυχαγωγίας επιτρέπεται μόνον εφόσον: - η αξία τους δεν υπερβαίνει τα 100,00 - είναι σύμφωνα και συμβατά με την εθνική νομοθεσία και τις συνήθεις επιχειρηματικές πρακτικές - δεν περιλαμβάνουν μετρητά ή ισοδύναμα μετρητών (όπως δωροεπιταγές ή κουπόνια) - προσφέρονται (ή λαμβάνονται) ανοιχτά και όχι κρυφά - είναι εύλογα και κατάλληλα για τις συνθήκες και την περίσταση - στην περίπτωση της ψυχαγωγίας, εσείς και ο παραλήπτης παρακολουθείτε αμφότεροι την εκδήλωση και 3 Ο όρος "αδικαιολόγητες" ορίζεται κατωτέρω, στην ενότητα Δημόσιος Λειτουργός: ανατρέξτε στον ορισμό που παρέχεται από την τοπική νομοθεσία σας. 5 Επιχειρηματικός συνεργάτης είναι ένα άτομο ή μια εταιρία που έχει ή μπορεί να έχει πιθανή δυναμική συμμετοχή στις επιχειρηματικές συναλλαγές του Ομίλου. Μπορεί να περιλαμβάνει, για παράδειγμα, πράκτορες και άλλους διαμεσολαβητές, συμβούλους, αντιπροσώπους, διανομείς, κοινοπραξίες, αναδόχους και προμηθευτές και εταίρους συμμετοχών. 19

20 - δεν δημιουργούν εικόνα κακής πίστης ή ακαταλληλότητας και δεν θα μπορούσαν λογικά να παρερμηνευθούν ως δωροδοκία - οι προσκλήσεις σε σεμινάρια/ συνέδρια έχουν πραγματικό και συναφές επιχειρηματικό περιεχόμενο. Οποιαδήποτε εξαίρεση σε αυτούς τους Κανονισμούς θα πρέπει να επιτρέπεται, σε μεμονωμένη βάση, από τον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης. Αν ένας Δημόσιος Λειτουργός ή Επιχειρηματικός Συνεργάτης ζητά οποιοδήποτε ανάρμοστο δώρο ή ψυχαγωγία από εσάς, να το αναφέρετε αμέσως στον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης Λήψη αδικαιολόγητου/μη οφειλόμενου δώρου Εάν λάβετε ένα δώρο που δεν είναι συμβατό με τις προαναφερθείσες προδιαγραφές, θα πρέπει να το αναφέρετε στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης. Κατά γενικό κανόνα, το δώρο αυτό θα πρέπει να επιστραφεί στο δωρητή ή να απορριφθεί με άλλο κατάλληλο τρόπο. Οι ανωτέρω προδιαγραφές ισχύουν ανεξάρτητα από τον τρόπο λήψης του δώρου, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που παραδίδονται στην ιδιωτική διεύθυνσή σας. 2.2 Συνήθεις επιχειρηματικές πρακτικές Σε πολλές χώρες όπου δραστηριοποιείται ο Όμιλος, οι συνήθεις επιχειρηματικές πρακτικές μπορούν να θεωρούν ορισμένες πληρωμές, δώρα, ψυχαγωγία ή άλλα οφέλη "συνηθισμένα" ή "φυσιολογικά", ακόμη και αν αποτελούν άμεση παράβαση των τοπικών νόμων. Για να ελέγξετε εάν μια τέτοια πληρωμή, δώρο, ψυχαγωγία ή άλλο όφελος είναι νόμιμο, θα πρέπει να αναφέρετε άμεσα το ζήτημα στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης. 2.3 Επιχειρηματικές σχέσεις Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Όμιλος μπορεί να θεωρηθεί νομικά υπεύθυνος για διαφθορά εξαιτίας ενός Επιχειρηματικού Συνεργάτη (για παράδειγμα, για έναν πράκτορα/αντιπρόσωπο που έκανε δωροδοκία). Επιπλέον, αν ο Όμιλος συναλλάσσεται με Επιχειρηματικούς Εταίρους που είναι γνωστό ότι εμπλέκονται σε δραστηριότητες διαφθοράς, αυτό μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη φήμη του Ομίλου. Έτσι, οποιαδήποτε σχέση με τους συμβούλους, τους πράκτορες/αντιπροσώπους και άλλους διαμεσολαβητές του Ομίλου πρέπει να τεκμηριώνεται με γραπτή συμφωνία, η οποία θα προσδιορίζει τις σχετικές διατάξεις της πολιτικής καταπολέμησης της διαφθοράς του Ομίλου. Κάθε πληρωμή ή άλλο όφελος που προκύπτει για έναν Επιχειρηματικό Συνεργάτη (και οποιαδήποτε άλλη μέθοδος αποζημίωσης) θα πρέπει να είναι σύμφωνη με την τιμή της αγοράς. Επιπλέον, δεν είναι δυνατή η πραγματοποίηση πληρωμών σε κρυπτογραφημένους/ αριθμημένους τραπεζικούς λογαριασμούς. 2.4 Συναλλαγές με Δημόσιους Λειτουργούς Αν έχετε συναλλαγές με Δημόσιους Λειτουργούς, θα πρέπει να ζητήσετε συμβουλές από το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης σχετικά με τους εφαρμοστέους νόμους κατά της διαφθοράς σε σχέση με την προσφορά οφελών σε Δημόσιους Λειτουργούς. Οποιοδήποτε δώρο ή πρόσκληση για ψυχαγωγικές εκδηλώσεις προς Δημόσιο Λειτουργό απαιτεί την προηγούμενη έγκριση του Υπεύθυνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης. 2.5 Συναλλαγές με πολιτικά κόμματα και συνδικάτα Οι εισφορές σε πολιτικά κόμματα μπορεί να συνιστούν το ποινικό αδίκημα της διαφθοράς, Θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν ως τρόπος για την απόκτηση αθέμιτου πλεονεκτήματος, όπως για την επίτευξη μιας σύμβασης, την απόκτηση μιας άδειας ή τη διαμόρφωση της νομοθεσίας κατά τρόπο ευνοϊκό για την επιχείρηση. Έτσι, ο Όμιλος δεν υποστηρίζει οποιαδήποτε εκδήλωση ή πρωτοβουλία, στόχος της οποίας είναι κυρίως ή αποκλειστικά πολιτικού χαρακτήρα. Επιπλέον, απέχει από οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πίεση σε πολιτικούς εκπροσώπους και δεν κάνει οποιαδήποτε εισφορά σε συνδικαλιστικές οργανώσεις για το σκοπό της άσκησης πολιτικής πίεσης. 2.6 Φιλανθρωπικές εισφορές και χορηγίες Οι φιλανθρωπικές εισφορές ή χορηγίες, που ενδέχεται να φαίνονται νόμιμες, θα μπορούσαν στην πραγματικότητα να αποτελούν ένα πρόσχημα για δωροδοκία. Έτσι, πρέπει να λαμβάνετε υπόψη τα ακόλουθα: - απαγορεύονται πληρωμές σε κρυπτογραφημένους/ αριθμημένους λογαριασμούς ή με μετρητά - ανάλογα με την περίπτωση, ο δικαιούχος πρέπει να υπόκειται σε προηγούμενο έλεγχο/τεκμηρίωση δέουσας επιμέλειας - όλες οι πληρωμές πρέπει να γίνονται αποκλειστικά και μόνο σε λογαριασμό εγγεγραμμένο στο όνομα του δικαιούχου 20

21 - οι δικαιούχοι πρέπει να τηρούν ορθά και διαφανή αρχεία για τις εισπραχθείσες εισφορές στα βιβλία τους. 2.7 Πληρωμές διευκόλυνσης Οι πληρωμές διευκόλυνσης είναι μια μορφή δωροδοκίας που γίνεται με σκοπό την επίσπευση ή τη διευκόλυνση της εκτέλεσης μιας συνήθους ενέργειας. Είναι παράνομες σε όλες σχεδόν τις χώρες του κόσμου και ο Όμιλος τις απαγορεύει ανεξαιρέτως. Δεν επιτρέπεται να κάνετε ή να δέχεστε Πληρωμές Διευκόλυνσης οποιουδήποτε είδους και πρέπει να αποφεύγετε κάθε δραστηριότητα που θα μπορούσε να οδηγήσει στο συμπέρασμα, ή υποδηλώνει, ότι μία Πληρωμή Διευκόλυνσης πραγματοποιήθηκε ή έγινε αποδεκτή από την εταιρία σας ή από τον Όμιλο. 2.8 Συναλλαγές σχετικές με Συγχωνεύσεις και εξαγορές Σε οποιαδήποτε περίπτωση συναλλαγών σχετικών με συγχωνεύσεις και εξαγορές, θα πρέπει: - να εξετάζετε τους κινδύνους διαφθοράς που σχετίζονται με την εταιρία-στόχο (αντικείμενο της συγχώνευσης - εξαγοράς), συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχετίζονται με τη χώρα στην οποία δραστηριοποιείται, τον κλάδο και τα προϊόντα της - να διασφαλίζετε ότι η συναλλαγή δεν θα οδηγήσει σε κληρονομικούς κινδύνους ή κινδύνους που συνδέονται με πράξεις διαφθοράς που έχουν διαπραχθεί στο παρελθόν από την εταιρία-στόχο. Για το σκοπό αυτό, οι συναλλαγές αυτές πρέπει να υπόκεινται σε πρότερο έλεγχο/τεκμηρίωση δέουσας επιμέλειας, ώστε να διαπιστώνονται όποιες παλαιότερες ή τρέχουσες περιπτώσεις δωροδοκίας, για ένα εύλογο χρονικό διάστημα πριν από την ημερομηνία ολοκλήρωσης της συναλλαγής. 3. Μέτρα εφαρμογής Οι Εταιρείες του Ομίλου δεσμεύονται να εφαρμόζουν και να επιβάλλουν ένα αποτελεσματικό σύστημα για την αντιμετώπιση της διαφθοράς. Για το σκοπό αυτό, κάθε Εταιρία: - υιοθετεί και παρακολουθεί τακτικά επαρκείς εσωτερικούς ελέγχους, προγράμματα συμμόρφωσης ή μέτρα για την πρόληψη και τον εντοπισμό της διαφθοράς, με βάση προσέγγιση αξιολόγησης του κινδύνου. Για το σκοπό αυτό, κάθε Εταιρία ορίζει διαδικασίες αξιολόγησης του κινδύνου, ανάλογα με το μέγεθος και τη δομή του οργανισμού, καθώς και με τη φύση, την κλίμακα και την τοποθεσία των δραστηριοτήτων - θεσπίζει ένα σύστημα οικονομικών και λογιστικών διαδικασιών, εύλογα σχεδιασμένο ώστε να εξασφαλίζεται η διατήρηση ορθών λογιστικών βιβλίων, αρχείων και λογαριασμών και να διασφαλίζεται ότι αυτά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για σκοπούς δωροδοκίας ή απόκρυψης δωροδοκίας - καθορίζει, σε ετήσια βάση, κατευθυντήριες γραμμές για τις φιλανθρωπικές εισφορές που περιλαμβάνουν : κριτήρια επιλογής αποδέκτη, ποσό των εισφορών που θα καταβληθούν, συναφείς διαδικασίες και μηχανισμούς παρακολούθησης - προάγει την ευαισθητοποίηση των εργαζομένων για τα προγράμματα συμμόρφωσης και τα μέτρα για την πρόληψη και την ανίχνευση της δωροδοκίας, μέσω κατάλληλης κατάρτισης που απευθύνεται σε όλους: o όσους συναλλάσσονται με Δημόσιους Λειτουργούς στο πλαίσιο της εργασίας τους o όσους συνάπτουν συμβάσεις με Επιχειρηματικούς Συνεργάτες για λογαριασμό μιας εταιρίας του Ομίλου o o όσους εμπλέκονται στην διαδικασία εσωτερικού ελέγχου και αυτούς των οποίων το περιεχόμενο της εργασίας θεωρείται "σε κίνδυνο" από τον άμεσο προϊστάμενό τους. 21

22 4. Αρμοδιότητες Οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι διασφαλίζουν την εφαρμογή των παρόντων Κανονισμών. Το Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου είναι υπεύθυνο για την περιοδική αναθεώρηση και τη διατήρηση των Κανονισμών αυτών, για την παροχή συμβουλών σε σχέση με αυτούς, καθώς και για την παρακολούθηση της εφαρμογής τους. Το Τοπικό Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης αξιολογεί αν, σύμφωνα με τους εθνικούς νόμους, οι Κανονισμοί αυτοί χρήζουν συμπλήρωσης με πρόσθετες διατάξεις και παρέχει συμβουλές και εκπαίδευση σε τοπικές επιχειρηματικές μονάδες. Αξιολογεί, επίσης, αν η ανώτατη αξία για τα δώρα και την ψυχαγωγία πρέπει να μειωθεί ανάλογα με τις τοπικές συνθήκες. Τα Διευθυντικά Στελέχη διασφαλίζουν ότι οι Εργαζόμενοι γνωρίζουν τις καταστάσεις που ενδέχεται να τους εκθέσουν στον κίνδυνο της διαφθοράς κατά την άσκηση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, καθώς και τις σχετικές διαδικασίες που υιοθετούνται σύμφωνα με τις διατάξεις των παρόντων Κανονισμών. 22

23 Όμιλος Generali Κώδικας δεοντολογίας - Κανονισμοί του Ομίλου