Διοίκηση Έργων - Project Management

Transcript

1 Πανεπιστήμιο Αιγαίου Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας και Διοίκησης Διοίκηση Έργων - Project Management ΔΙΑΛΕΞΗ 1 η : Εισαγωγή στις βασικές έννοιες της Διοίκησης Έργων Δρ. Β. Ζεϊμπέκης Επίκουρος Καθηγητής vzeimp@fme.aegean.gr University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

2 Ατζέντα Ορισμός & Χαρακτηριστικά έργου Οργανωτική δομή & Μοντέλο έργου Φάσεις έργου Αλληλεπίδραση διεργασιών έργου Εξωτερικό περιβάλλον & πολυπλοκότητα έργου Θεματικές ενότητες διαχείρισης έργων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

4 Μερικοί από τους ορισμούς που έχουν δοθεί είναι οι εξής: Ορισμός έργου Έργο είναι μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται για να δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία (PMI, 2000) Έργο είναι μια μοναδική δέσμη συντονισμένων δραστηριοτήτων με σαφές σημείο έναρξης (αρχή) και λήξης (τέλος), οι οποίες αναλαμβάνονται από ένα άτομο ή οργανισμό προκειμένου να επιτευχθούν συγκεκριμένοι στόχοι απόδοσης μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο, με συγκεκριμένο κόστος και συγκεκριμένη απόδοση (BS 6079:2000) Ο σχεδιασμός, οργάνωση, διεύθυνση και έλεγχος των πόρων για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο ώστε να επιτευχθούν αντικειμενικοί στόχοι που τίθενται άπαξ (Τζάμος, 1990) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

5 Έργο (Project) vs Διαδικασία (Operation) Έργο (Project) vs Διαδικασία (Operation) Κοινά χαρακτηριστικά έργων με διαδικασίες: Σχεδιάζονται Εκτελούνται Παρακολουθούνται / ελέγχονται Για την πραγματοποίησή τους απαιτούνται πόροι Οι διαθέσιμοι πόροι είναι περιορισμένοι Η διαφορά των έργων από τις διαδικασίες είναι ότι τα έργα είναι περιστασιακά και μοναδικά University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

6 Σχέση όγκου και ποικιλίας σε ένα έργο Υπάρχει αντίστροφη σχέση ανάμεσα στον όγκο και την ποικιλία ενός έργου Μεγάλος όγκος σε μικρή ποικιλία McDonald s Όγκος Σύμβουλος Management Μικρός όγκος σε μεγάλη ποικιλία Ποικιλία Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

7 Παραδείγματα έργων Κατασκευή μιας αποθήκης, μιας γέφυρας, ενός αυτοκινητόδρομου Ανάπτυξη νέου προϊόντος ή υπηρεσίας Σχεδιασμός ενός αεροσκάφους, αυτοκινήτου Μετεγκατάσταση ενός κέντρου διανομής ή ενός εργοστασίου Ανάπτυξη και εγκατάσταση πληροφοριακού συστήματος (π.χ. ERP) Λειτουργική αναδιοργάνωση οργανισμού Προεκλογική εκστρατεία Η παραγωγή και η σκηνοθεσία μια ταινίας Χωροταξική αναδιοργάνωση παραγωγής εργοστασίου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

8 Ιστορική εξέλιξη διαχείρισης έργων Η φύση της διαχείρισης έργων έχει πλέον πάψει να αφορά τον κλάδο των κατασκευών και αφορά όλους τους οργανισμούς Πλέον η διαχείριση έργων είναι ένας προηγμένος και εξειδικευμένος κλάδος του management Σήμερα, η διαχείριση έργων δεν είναι απλώς μια προέκταση κάποιας τεχνικής ειδικότητας (όπως συνέβαινε στο παρελθόν) καθώς για να οδηγηθεί ένα έργο από τη στρατηγική στη δράση απαιτείται πλέον μια πλήρης δομή Δεν υπάρχουν γενικώς αποδεκτές ή καθορισμένες μέθοδοι Η μέθοδος της «μιας βέλτιστης οδού» που στηρίζεται σε αριθμητικές μεθόδους οι οποίες καθιερώθηκαν στις ΗΠΑ για τη διαχείριση μεγάλων έργων Μια υπό προϋποθέσεις μέθοδος που στηρίζεται στη στρατηγική Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

9 Συνήθεις φράσεις στη διαχείριση έργων Φράσεις μέσα από τις οποίες προκύπτουν ζητήματα τα οποία εγκυμονούν σοβαρούς κινδύνους για την πορεία και την εξέλιξη των έργων: «Έτοιμοι, πυρ, σκοπεύσατε» «Τα έχω όλα στο μυαλό μου» «Εργαζόμαστε σε ένα περιβάλλον όπου όλα λειτουργούν σε εκατομμυριοστά του δευτερόλεπτου. Δεν έχουμε χρόνο να ασχοληθούμε με αυτά» «Διαχείριση έργου.έχουμε διαδικασία γι αυτό» «Δεν χρειάζεται τίποτα περισσότερο από τον κοινό νου» «Αυτό το κάναμε πολλές φορές στο παρελθόν. Τότε, πάντως δεν δούλεψε. Επομένως, γιατί να δουλέψει τώρα;» «Δεν θα δουλέψει εδώ!» Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

10 Βασικοί νόμοι στη διαχείριση έργων (1/2) Κανένα μεγάλο έργο δεν είναι ποτέ έτοιμο εγκαίρως, εντός των ορίων του προϋπολογισμού ή με το ίδιο προσωπικό με το οποίο ξεκίνησε. Το δικό σας έργο δεν θα είναι το πρώτο. Τα έργα εξελίσσονται γρήγορα μέχρι να ολοκληρωθούν κατά 90%, αλλά συχνά παραμένουν σε αυτό το βαθμό ολοκλήρωσης για πάντα. Ένα πλεονέκτημα των ασαφών στόχων ενός έργου, είναι ότι σας επιτρέπουν να αποφύγετε την εκτίμηση των αντίστοιχου κόστους. Όταν τα πράγματα πάνε καλά, κάτι θα στραβώσει. Όταν τα πράγματα δεν μπορούν να πάνε χειρότερα, θα πάνε χειρότερα. Όταν τα πράγματα φαίνεται να πηγαίνουν καλύτερα, τότε έχετε παραβλέψει κάτι. Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

11 Βασικοί νόμοι στη διαχείριση έργων (2/2) Εάν το περιεχόμενο ενός έργου αλλάζει ελεύθερα, ο δείκτης των αλλαγών θα υπερβεί το δείκτη της προόδου. Κανένα σύστημα δεν είναι πλήρως απαλλαγμένο από σφάλματα. Οι προσπάθειες απαλλαγής από τα σφάλματα, αναπόφευκτα εισάγουν νέα σφάλματα που είναι ακόμη πιο δύσκολο να εντοπισθούν. Ένα απρόσεκτα σχεδιασμένο έργο θα χρειαστεί τρεις φορές περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθεί από τον αναμενόμενο. Ένα προσεκτικά σχεδιασμένο έργο θα χρειαστεί μόνο το διπλάσιο. Οι ομάδες έργων απεχθάνονται τις αναφορές προόδου γιατί αποκαλύπτουν την έλλειψη προόδου τους. Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

13 Οργανωτική δομή έργου Διοικητικό Συμβούλιο Εκτελεστικοί / Λειτουργικοί Managers Τμήμα Marketing Τμήμα Ποιότητας Τμήμα Χρηματοοικονομικών Τμήμα Λειτουργιών Τμήμα Ανθρώπινων πόρων Τμήμα Προμηθειών Διαχειριστής έργου Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

14 Σχέση ανάμεσα στη διαχείριση έργου και τη γενική διαχείριση Γενική διαχείριση Αρμόδια για τη διαχείριση της υφιστάμενης κατάστασης Η εξουσία ορίζεται από τη δομή της διαχείρισης Συνεπής δέσμη καθηκόντων Οι αρμοδιότητες περιορίζονται στη λειτουργία της Λειτουργεί σε «μόνιμες» οργανωτικές δομές Καθήκοντα που χαρακτηρίζονται ως «συντήρηση» Το κύριο καθήκον είναι η βελτιστοποίηση Η επιτυχία καθορίζεται από την επίτευξη των ενδιάμεσων στόχων Περιορισμένος αριθμός μεταβλητών Διαχείριση έργου Αρμόδια για την εποπτεία της αλλαγής «Ασαφείς» γραμμές εξουσίας Διαρκώς μεταβαλλόμενα καθήκοντα Αρμοδιότητα για διατμηματικές λειτουργίες Λειτουργεί μέσα σε υφιστάμενες δομές Την απασχολούν κυρίως οι καινοτομίες Το κύριο καθήκον είναι η επίλυση διαφωνιών Η επιτυχία καθορίζεται από την επίτευξη των τελικών στόχων Εμπεριέχει εσωτερικές αβεβαιότητες Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

15 Το μοντέλο του έργου 2 Περιορισμοί Χρηματοοικονομικοί Νομικοί Ηθικοί Περιβαλλοντικοί Λογικοί Δραστηριοποίησης Χρονικοί Ποιοτικοί Έμμεσες επιδράσεις Ανάγκη / επιθυμία 1 Εισροή Έργο 3 Εκροή Ικανοποιημένη ανάγκη 3 Μηχανισμοί Άνθρωποι Γνώση και εμπειρία Κεφάλαιο Εργαλεία και τεχνικές Τεχνολογία Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

17 Οι φάσεις του έργου (1/2) Επίπεδο δραστηριότητας ΦΑΣΗ 1: Ορισμός Καθορισμός του αντικειμένου, των λόγων ύπαρξης και των στόχων του έργου. Πρόκειται για το στάδιο αναζήτησης εναλλακτικών λύσεων στα δυνητικά προβλήματα που πρόκειται να εμφανιστούν. Ορισμός Σχεδιασμός Εκτέλεση Χρόνος Ανάπτυξη ΦΑΣΗ 2: Σχεδιασμός Σχεδιασμός μοντέλων για τον καθορισμό της βέλτιστης διαδικασίας εκτέλεσης του έργου και την ελαχιστοποίηση του κινδύνου. ΦΑΣΗ 3: Εκτέλεση Υλοποίηση του έργου σύμφωνα με τα μοντέλα ή τα σχέδια που δημιουργήθηκαν στις προηγούμενες φάσεις του έργου. ΦΑΣΗ 4: Ανάπτυξη Βελτίωση των προϊόντων και των διαδικασιών με αξιοποίηση της εμπειρίας που αποκτήθηκε από το έργο. Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

18 Οι φάσεις του έργου (2/2) Βασικά θέματα Φάσεις έργου Θεμελιώδη ερωτήματα Στρατηγική έργου, στρατηγική οργάνωσης, καθορισμός στόχου ΦΑΣΗ 1: Ορισμός Τι πρέπει να γίνει; Γιατί πρέπει να γίνει; Κατασκευή μοντέλου και σχεδιασμός, εκτίμηση και ανάλυση πόρων, επίλυση διαφορών και αιτιολόγηση ΦΑΣΗ 2: Σχεδιασμός Πως θα γίνει; Ποιος θα συμμετέχει σε κάθε μέρος; Πότε μπορεί να ξεκινήσει; Πότε μπορεί να τελειώσει; Οργάνωση, έλεγχος, ηγεσία, λήψη αποφάσεων και επίλυση προβλημάτων ΦΑΣΗ 3: Εκτέλεση Πώς πρέπει να γίνει η διαχείριση σε καθημερινή βάση; Εκτίμηση της διαδικασίας και των αποτελεσμάτων του έργου, αξιολόγηση και αλλαγές για το μέλλον ΦΑΣΗ 4: Ανάπτυξη Πώς μπορεί να υπάρχει συνεχής βελτίωση της διαδικασίας; Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

19 Δαπάνες έργου Δυνατότητα αλλαγών Κόστος αλλαγών Ρίσκο και Αβεβαιότητα συναρτήσει του χρόνου Χρόνος Χρόνος University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright Δαπάνες έργου ( ) Βαθμός μεταβολής Ορισμός Σχεδιασμός Εκτέλεση Ανάπτυξη Δυνατότητα αλλαγών Ορισμός Σχεδιασμός Εκτέλεση Ανάπτυξη Κόστος αλλαγών Ρίσκο και αβεβαιότητα Ορισμός Σχεδιασμός Εκτέλεση Ανάπτυξη Χρόνος Πηγή: PMI, 2013

20 Έλεγχος και παρακολούθηση του έργου Η παρακολούθηση και ο έλεγχος του έργου είναι απαραίτητο να πραγματοποιούνται καθ όλη τη διάρκεια του έργου Ανάλογα με τα αποτελέσματα της παρακολούθησης και του ελέγχου υπάρχει αλληλεπίδραση μεταξύ των διεργασιών του σχεδιασμού και της εκτέλεσης Monitoring & Controlling Processes Planning Processes Enter Phase / Start project Initiating Processes Closing Processes Exit Phase / End project Executing Processes Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

21 Αλληλεπίδραση διεργασιών έργου Εκτέλεση Παρακολούθηση & έλεγχος Αλληλεπίδραση διεργασιών Έναρξη έργου 1 Σχεδιασμός Κλείσιμο έργου 5 Έναρξη Χρόνος Λήξη Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

23 Εξωτερικό Περιβάλλον Το εξωτερικό περιβάλλον του έργου επηρεάζει την πορεία και εξέλιξή του Ομάδα Έργου Ομάδα Έργου Πολυπλοκότητα: Οι απλούστερες ιδέες αξιοποιούνται πρώτες, αυξάνονται «τα εμπόδια εισόδου», αυξάνεται ο ρυθμός της τεχνολογίας Πληρότητα Στροφή προς ολοκληρωμένες λύσεις και όχι απλώς προσφορά προϊόντων ή υπηρεσιών Ανταγωνιστικότητα Μείωση μονοπωλίων στον τομέα της τεχνολογίας, η εργασία μπορεί να γίνει σχεδόν οπουδήποτε, ο χρόνος και η ποιότητα είναι ανταγωνιστικοί πόροι Πελατοκεντρικότητα Εμφάνιση νέων προτύπων για τα χαρακτηριστικά των προϊόντων / υπηρεσιών και για την ευελιξία Αγορά Ανταγωνισμός Πελάτης Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

24 Η πολυπλοκότητα των έργων Ο βαθμός πολυπλοκότητας μιας δραστηριότητας είναι συνάρτηση τριών χαρακτηριστικών Οργανωτική πολυπλοκότητα (xx ) Πλήθους προσώπων, τμημάτων, εταιριών, χωρών, γλωσσών, πολιτισμών, και ζωνών ώρας χ Πολυπλοκότητα πόρων(yy ) Ο όγκος των εμπλεκόμενων πόρων και η σύνδεσή τους με τον προϋπολογισμό του έργου χ Τεχνική Πολυπλοκότητα(zz ) Ο βαθμός καινοτομίας στο προϊόν ή την υπηρεσία και στα σημεία επαφής ανάμεσα στα διάφορα μέρη της διαδικασίας Πολυπλοκότητα πόρων Οργανωτική πολυπλοκότητα Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

26 Θεματικές ενότητες διαχείρισης έργων Αντικείμενο έργου - Scope Χρόνος έργου - Time Κόστος έργου - Cost Ποιότητα έργου - Quality Πόροι έργου - Resources Επικοινωνία έργου - Communication Κίνδυνοι έργου - Risks Προμήθειες έργου - Procurement Ενδιαφερόμενα μέρη έργου - Stakeholders Διαχείριση Ενοποίησης - Integration Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

27 Αντικείμενο έργου - Scope Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός διαχείρισης αντικειμένου Επικύρωση του αντικειμένου του έργου Συγκέντρωση απαιτήσεων Έλεγχος αντικειμένου Προσδιορισμός του αντικειμένου του έργου δημιουργία WBS Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: work-breakdown structure (WBS) Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

28 Χρόνος έργου - Time Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός διαχείρισης χρόνου Έλεγχος Καθορισμός δραστηριοτήτων Καθορισμός αλληλουχίας Εκτίμηση πόρων δραστηριότητας Εκτίμηση διάρκειας Ανάπτυξη προγράμματος Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Critical Path Method (CPM), Gantt Chart, Program Evaluation and Review Technique (PERT) Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

29 Κόστος έργου - Cost Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός διαχείρισης κόστους Έλεγχος Εκτίμηση κόστους Ανάπτυξη προϋπολογισμού Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Ταμειακές ροές, Earned Value Management (EVM) Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

30 Ποιότητα έργου - Quality Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός διαχείρισης ποιότητας Διασφάλιση ποιότητας Έλεγχος ποιότητας Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Standards (πρότυπα) Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

31 Πόροι έργου - Resources Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός απαιτήσεων σε πόρους «Στρατολόγηση» μελών ομάδας Ανάπτυξη ομάδας Διαχείριση ομάδας (Επίλυση προβλημάτων, κλπ.) Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Οργανωτικές δομές, RACI Matrix Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

32 Επικοινωνία έργου - Communication Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός επικοινωνίας Διαχείριση επικοινωνίας (Διανομή πληροφόρησης, Αναφορές προόδου κ.λπ.) Έλεγχος επικοινωνίας Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Reports Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

33 Κίνδυνοι έργου - Risks Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός διαχείρισης κινδύνων Έλεγχος Εντοπισμός κινδύνων Ποιοτική ανάλυση κινδύνων Ποσοτική ανάλυση κινδύνων Σχεδιασμός αντίδρασης Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Risk Sheet, Risk Matrix Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

34 Προμήθειες έργου - Procurement Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Σχεδιασμός διαδικασίας προμήθειας Διενέργεια διαγωνισμού (προμήθειας) Έλεγχος προμήθειας (συμβολαίου) Κλείσιμο προμήθειας (συμβολαίου) Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Συμβάσεις Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

35 Ενδιαφερόμενα μέρη έργου Stakeholders (1/2) Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Εντοπισμός ενδιαφερομένων Σχεδιασμός διαχείρισης ενδιαφερομένων Διαχείριση ενδιαφερομένων Έλεγχος εμπλοκής ενδιαφερομένων Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: - Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

36 Ενδιαφερόμενα μέρη έργου Stakeholders (2/2) Διευθυντής του έργου Πελάτης Οργανισμός που πραγματοποιεί το έργο Ομάδα έργου Χρηματοδότες Οποιοσδήποτε άλλος επηρεάζει το έργο Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

37 Διαχείριση Ενοποίησης - Integration Initiating (Αρχική) Planning (Σχεδιασμός) Executing (Εκτέλεση) Monitoring & Controlling (Παρακολούθηση & έλεγχος) Closing (Κλείσιμο) Ανάπτυξη καταστατικού έργου (Project Charter) Ανάπτυξη σχεδίου διαχείρισης έργου Διαχείριση εκτέλεσης του έργου Παρακολούθηση και έλεγχος εργασιών Ολοκληρωμένος έλεγχος αλλαγών Κλείσιμο έργου / φάσης Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Διαδικασίες Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

38 Βιβλιογραφια PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edition, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania, USA(ISBN: ) Maylor, H., 2005, Διαχείριση έργων, 3 η έκδοση, Εκδοσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα, Ελλάδα (ISBN: ) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright