ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΑΝΟΙΚΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΑΝΟΙΚΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ Ο ΟΙΠΟΡΙΚΩΝ Πάροδος Αριστοτέλους 18, , Πάτρα Πληροφορίες: Νταή Αντιγόνη Ντονάδος Αντώνης : odoip@eap.gr URL: Πάτρα, 01/09/2014 Προς µέλη.ε.π. του Ε.Α.Π. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Θέµα: Μετακινήσεις των µελών.ε.π. του Ε.Α.Π. για τη συµµετοχή σε Συνέδρια Σχετικά µε τις µετακινήσεις των µελών.ε.π. του Ε.Α.Π., ου αφορούν σε συµµετοχή σε Συνέδρια στο Εσωτερικό ή στο Εξωτερικό θα θέλαµε να σας ενηµερώσουµε ότι σύµφωνα µε την ισχύουσα νοµοθεσία, - Ν.2685/1999 «Κάλυψη δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως αυτός τρο ο οιήθηκε α ό το Ν.3833/ Α όφαση του Υ ουργού Οικονοµικών 2/54866/0022 (Φ.Ε.Κ./1583/ ) «ικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης για την κάλυψη των δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός της Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως τρο ο οιήθηκε µε την υ αρ. 2/83346/0022 (Φ.Ε.Κ ) α όφαση - Ν.3861/2010 (Φ.Ε.Κ./Α/112) «Ενίσχυση της διαφάνειας µε την υ οχρεωτική ανάρτηση νόµου ράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο Πρόγραµµα ιαύγεια και άλλες διατάξεις», και τις σχετικές α οφάσεις της ιοικούσας Ε ιτρο ής του Ε.Α.Π., το συνολικό οσό για τις εν λόγω µετακινήσεις δεν µ ορεί να ξε ερνά το ύψος των 600 ανά ακαδηµαϊκό έτος, ενώ η διαδικασία ου ακολουθείται ριν και µετά α ό τη µετακίνηση αναλύεται ως κάτωθι:

2 Πριν τη µετακίνηση: Α αραίτητη ροϋ όθεση ριν τη µετακίνηση είναι η ύ αρξη της σχετικής Α όφασης της ιοικούσας Ε ιτρο ής (.Ε.) µε την ο οία έχει εγκριθεί η άδεια της συµµετοχής του µέλους.ε.π. στο συγκεκριµένο Συνέδριο. Στην συνέχεια, συµ ληρώνεται το έντυ ο «ΦΟΡΜΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠ» και α οστέλλεται το αργότερο έντε (5) εργάσιµες ηµέρες ριν την ηµεροµηνία αναχώρησης στην ηλεκτρονική διεύθυνση Ε ισηµαίνεται ότι α αιτείται ιδιαίτερη ροσοχή στη συµ λήρωση και α οστολή του εντύ ου «ΦΟΡΜΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠ», διότι η µη έγκαιρη α οστολή του συνε άγεται αδυναµία εκκαθάρισης της εν λόγω δα άνης. Μετά α ό τη µετακίνηση: Μετά α ό τη µετακίνηση συµ ληρώνονται και α οστέλλονται τα αρακάτω δικαιολογητικά: 1. Ηµερολόγιο Κίνησης και Κατάστασης Συµ ληρωµένο και υ ογεγραµµένο (Το έντυ ο ε ισυνά τεται.) 2. Υ εύθυνη ήλωση στην ο οία θα αναγράφεται ότι: «η δα άνη αυτή δεν θα ληρωθεί α ό άλλη ηγή, έραν αυτής ου αναφέρεται στην εντολή µετακίνησης.» 3. ικαιολογητικά µετακίνησης (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 4. ικαιολογητικά διανυκτέρευσης (εφόσον υ άρχει διανυκτέρευση) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 5. Βεβαίωση συµµετοχής στο συνέδριο (αντίγραφο) 6. Ε ίσηµο ρόγραµµα συνεδρίου (αντίγραφο) 2

3 7. Α όδειξη δα άνης συµµετοχής στο συνέδριο (αντίγραφο) Πρόσκληση για τη συµµετοχή στο συνέδριο (αντίγραφο) ή 8. Εργασία ου αρουσιάστηκε (αντίγραφο) Ε ισηµαίνεται ότι: - Τα δικαιολογητικά 1 4 ου ροσκοµίζονται ρέ ει να είναι ρωτότυ α. - Τα δικαιολογητικά στα ο οία αναγράφονται ροσω ικά στοιχεία (.χ. α όδειξη αροχής υ ηρεσιών ξενοδοχείου στοιχεία ελάτη κ.λ.) θα ρέ ει να εκδίδονται µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. - Τα δικαιολογητικά θα ρέ ει να α οστέλλονται στο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων εντός 10 ηµερών α ό την ηµεροµηνία µετακίνησης, και συγκεκριµένα στην ταχυδροµική διεύθυνση: Ελληνικό Ανοικτό Πανε ιστήµιο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων Γραφείο Οδοι ορικών Πάροδος Αριστοτέλους Πάτρα Οι δα άνες ου δύνανται να καλύ τονται είναι οι εξής: Α. α άνες µετακίνησης Β. Έξοδα διανυκτέρευσης Γ. Ηµερήσια α οζηµίωση και αναλύονται ακολούθως: Α. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) ΥΠΕΡΑΣΤΙΚΟ ΚΤΕΛ Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια 3

4 ΤΡΕΝΟ Οι µετακινούµενοι µε τρένο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλινάµαξας Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Σε ερί τωση χρήσης κλινάµαξας, και εφόσον αρακρατηθεί το ρωτότυ ο αραστατικό ου αφορά στο κόστος της κλινάµαξας α ό την εταιρεία (.χ. ΟΣΕ, ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ.λ.), θα ρέ ει να ροσκοµισθεί ρωτότυ η βεβαίωση της συγκεκριµένης εταιρείας στην ο οία θα αναφέρονται τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων, τα στοιχεία της µετακίνησης και ότι είναι άγια τακτική της εταιρείας να αρακρατεί τα ρωτότυ α αραστατικά ου αφορούν στο κόστος της κλινάµαξας. ΠΛΟΙΟ Οι µετακινούµενοι µε λοίο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλίνης Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Ε ισήµανση: Η δα άνη για µεταφορά οχήµατος δεν καλύ τεται και ως εκ τούτου δεν ρέ ει να ροσκοµίζονται ανάλογα αραστατικά. ΑΕΡΟΠΛΑΝΟ Οι µετακινούµενοι µε αερο λάνο έχουν το δικαίωµα χρήσης µόνο της οικονοµικής θέσης, ανεξαρτήτως κόστους. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: α) ρωτότυ η Α όδειξη ώλησης Εισιτηρίων α ό την αερο ορική εταιρεία ή το ρακτορείο ή το γραφείο ταξιδίων στην ο οία θα ρέ ει να αναφέρονται οι συγκεκριµένοι αριθµοί των εισιτηρίων οι ο οίοι αναγράφονται και στις κάρτες ε ιβίβασης. β) ρωτότυ ες κάρτες ε ιβίβασης (boarding pass) είτε α ό το εκδοτήριο των εισιτηρίων του αεροδροµίου είτε εκτυ ωµένες ηλεκτρονικά. Σηµειώνεται ότι οι εκτυ ωµένες Ε ιβεβαιώσεις κράτησης, η εξόφληση καθώς και ο τρό ος ληρωµής (µετρητοίς, ιστωτική κάρτα κ.λ.) δεν συνιστούν στοιχεία για την εκκαθάριση της δα άνης. 4

5 Ε ισήµανση: Τυχόν ε ιβαρύνσεις ου αφορούν σε αλλαγές εισιτηρίων και οι ο οίες έχουν ραγµατο οιηθεί χωρίς υ αιτιότητα του Ε.Α.Π. δεν δύνανται να καλυφθούν. Ι ΙΟΚΤΗΤΟ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΟ ΜΕΣΟ Οι µετακινούµενοι µε ιδιόκτητο µεταφορικό µέσο έχουν το δικαίωµα χρήσης ε ιβατικού αυτοκινήτου (Ι.Χ.), το ο οίο µ ορεί να ανήκει είτε στους ίδιους είτε σε συζύγους τους. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων του ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: α) Υ εύθυνη ήλωση (Υ..) στην ο οία θα αναφέρεται το γεγονός ότι για τη µετάβαση των µετακινουµένων α ό την έδρα τους στον τό ο διεξαγωγής του Συνεδρίου χρησιµο οιήθηκε Ι.Χ. αυτοκίνητο. Σηµειώνεται ότι είναι α αραίτητη η αναγραφή στην Υ.. του αριθµού κυκλοφορίας του αυτοκινήτου καθώς και του αριθµού άδειας οδήγησης. β) ρωτότυ ες α οδείξεις διοδίων της αρα άνω διαδροµής. Η µετακίνηση µέσω οδών χωρίς διόδια ή η ληρωµή των διοδίων ηλεκτρονικά θα ρέ ει να αναγράφεται στην Υ.. Για την τελευταία ερί τωση ( ληρωµή των διοδίων ηλεκτρονικά) θα ρέ ει να αναγράφεται στην Υ.. και ο αύξων αριθµός (serial number) της συσκευής. ΤΑΞΙ Οι µετακινούµενοι έχουν το δικαίωµα χρήσης ΤΑΞΙ α ό την έδρα τους στον τό ο διεξαγωγής του Συνεδρίου. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων υ εραστικού ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: ρωτότυ ες α οδείξεις ΤΑΞΙ (στις ο οίες αναγράφονται το όνοµα του οδηγού, ο αριθµός του αυτοκινήτου, το οσό και η διαδροµή). ΣΗΜΕΙΩΣΗ: εν καλύ τονται δα άνες, και ε οµένως δεν θα ρέ ει να α οστέλλονται αραστατικά, ου αφορούν σε αστικές µετακινήσεις στην έδρα ή στον τό ο διεξαγωγής του Συνεδρίου (.χ. αστικό ΚΤΕΛ, ΜΕΤΡΟ, ΤΑΞΙ κ.λ.). 5

6 Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΗΣ Η δα άνη διανυκτέρευσης καλύ τεται µόνο στην ερί τωση ου η α όσταση α ό την έδρα των µετακινουµένων είναι: α) µεγαλύτερη α ό 160 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε ιδιόκτητο αυτοκίνητο, β) µεγαλύτερη α ό 120 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε συγκοινωνιακό µέσο, γ) µεγαλύτερη α ό 20 ναυτικά µίλια, εφόσον µετακινούνται στη νησιωτική Ελλάδα. Για τα Συνέδρια στο Εσωτερικό η διανυκτέρευση µ ορεί να γίνει σε κάθε τύ ο ξενοδοχειακής µονάδας, ανσιόν ή ενοικιαζόµενου δωµατίου. Για τα Συνέδρια στο Εξωτερικό η διανυκτέρευση µ ορεί να γίνει σε ξενοδοχείο έως τεσσάρων (4*) αστέρων (σε ερί τωση ου δεν διευκρινίζεται στην α όδειξη αροχής υ ηρεσιών, α αιτείται βεβαίωση α ό το ξενοδοχείο). Καταβάλλεται για Συνέδρια στο Εσωτερικό: το οσό ου αναγράφεται στην α όδειξη και αφορά α οκλειστικά στη διαµονή, το ο οίο σε κάθε ερί τωση δεν µ ορεί να ξε ερνά το οσό των 52,82 ανά ηµέρα διανυκτέρευσης. Το οσό αυτό (52,82 ) ροσαυξάνεται κατά 20% κατά τη θερινή ερίοδο Ιουλίου Σε τεµβρίου. Α αιτείται: ρωτότυ ο δελτίο (α όδειξη) αροχής υ ηρεσιών α ό την ξενοδοχειακή µονάδα, ανσιόν ή ενοικιαζόµενο δωµάτιο και το ο οίο θα ρέ ει να έχει εκδοθεί µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. Καταβάλλεται για Συνέδρια στο Εξωτερικό: το οσό ου αναγράφεται στην α όδειξη και αφορά α οκλειστικά στη διαµονή, εφόσον η διανυκτέρευση ραγµατο οιήθηκε σε ξενοδοχείο έως και τεσσάρων (4*) αστέρων. Α αιτείται: ρωτότυ ο δελτίο (α όδειξη) αροχής υ ηρεσιών α ό την ξενοδοχειακή µονάδα, ανσιόν ή ενοικιαζόµενο δωµάτιο και το ο οίο θα ρέ ει να έχει εκδοθεί µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. 6

7 Εάν η κράτηση του ξενοδοχείου γίνει µέσω ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων, τότε µαζί µε τη ρωτότυ η θεωρηµένη α όδειξη ληρωµής του ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων θα ρέ ει να ε ισυνά τεται και φωτοαντίγραφο του σχετικού α οδεικτικού (voucher ή fax) ρος το ξενοδοχείο α ό το εν λόγω ρακτορείο ή γραφείο ταξιδίων. Το γεγονός της διανυκτέρευσης σε ιδιόκτητο, συγγενικό, φιλικό σ ίτι κ.λ. θα ρέ ει να αναγράφεται σε Υ εύθυνη δήλωση καθώς και η ταχυδροµική διεύθυνση του εν λόγω σ ιτιού. Στην ερί τωση αυτή καταβάλλεται µόνο η ηµερήσια α οζηµίωση, ό ως αναφέρεται αναλυτικά αρακάτω. Γ. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Το οσό της ηµερήσιας α οζηµίωσης για συµµετοχή σε Συνέδριο στο Εσωτερικό ορίζεται σε 29,35, ανεξάρτητα α ό τη θέση ή το βαθµό των µετακινουµένων και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (29,35 ), όταν οι µετακινούµενοι διανυκτερεύουν σύµφωνα µε τις ροϋ οθέσεις του άρθρου 8 του Ν.2685/ Το 1/3 της ηµερησίας α οζηµίωσης (9,78 ): Ι) Για την ηµέρα ε ιστροφής µετά α ό διανυκτέρευση ΙΙ) Για α όσταση άνω των 40 χιλ. ή 10 ναυτικών µιλίων και ε ιστρέφοντες αυθηµερόν στην έδρα τους, καθώς και α ό νησί σε νησί άνω των 5 ναυτικών µιλίων. Το οσό της ηµερήσιας α οζηµίωσης για συµµετοχή σε Συνέδριο στο Εξωτερικό ορίζεται σε 105 ανά ηµέρα και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (105 ), σύµφωνα µε το άρθρο 21 του Ν.2685/1999: Ι) Για κάθε ηµέρα αραµονής και διανυκτέρευσης στη χώρα µετάβασης ΙΙ) Για την ηµέρα µετάβασης και διανυκτέρευσης ΙΙΙ) Για την ηµέρα ε ιστροφής όταν είναι ηµέρα εργασιών και µετά α ό διανυκτέρευση (σηµειώνεται ότι αν η ε ιστροφή ραγµατο οιηθεί την 7

8 ε όµενη ηµέρα της λήξης των εργασιών του µετακινουµένου, δεν δίνεται ηµερήσια α οζηµίωση διότι θεωρείται ηµέρα ε ιστροφής) ΙV) Σε ερί τωση ρόσκλησης, όταν ροσφέρεται α ό την ίδια ή άλλη ηγή, µόνο το αντίτιµο του εισιτηρίου και τα έξοδα διανυκτέρευσης. 2. Συµ ληρωµατικό οσό της δικαιούµενης ολόκληρης, σε ερί τωση καταβολής µέρους της α οζηµίωσης αυτής α ό άλλη ηγή. 3. Μειωµένη κατά 50% (52,50 ): Ι) Σε ερί τωση αυθηµερόν µετάβασης και ε ιστροφής α ό την Ελλάδα στο Εξωτερικό ΙΙ) Σε ερί τωση ου αρέχεται δωρεάν ηµιδιατροφή ή διατροφή µε µειωµένες τιµές. 4. Μειωµένη κατά 75% (26,25 ) σε ερί τωση µετακίνησης µε ληρωµένα ή καλυµµένα όλα τα έξοδα διατροφής και διανυκτέρευσης α ό φορέα άλλον α ό εκείνο στον ο οίο ανήκει ο µετακινούµενος. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: εν καλύ τονται δα άνες, και ε οµένως δεν θα ρέ ει να α οστέλλονται αραστατικά, ου αφορούν σε διατροφή (α οδείξεις εστιατορίων κ.λ.). ιαδικασία Καταβολής Α οζηµίωσης Τα οσά ου δικαιούνται τα µέλη.ε.π. µετά την εκκαθάριση των δα ανών µετακίνησης θα καταβάλλονται στον ίδιο τρα εζικό λογαριασµό ου έχουν γνωστο οιήσει στο Γραφείο Μισθοδοσίας για την καταβολή των αµοιβών τους. Η καταβολή γίνεται µέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωµής µε ίστωση τρα εζικού λογαριασµού στον ο οίο τα µέλη.ε.π. & Σ.Ε.Π. θα ρέ ει να είναι κύριοι δικαιούχοι. Τέλος, σε ερί τωση ου υ άρξει αλλαγή του τρα εζικού λογαριασµού, είναι α αραίτητη η έγκαιρη γρα τή ενηµέρωση τόσο του Γραφείου Μισθοδοσίας όσο και του Γραφείου Οδοι ορικών. Για ο οιαδή οτε διευκρίνιση ή ληροφορία στους: Νταή Αντιγόνη Ντονάδο Αντώνη : odoip@eap.gr URL: 8

9 Παρακαλείσθε για την ιστή τήρηση των ανωτέρω, ροκειµένου για την ταχεία διεκ εραίωση της ληρωµής των µετακινήσεών σας. Με τιµή Ελένη Πανίτσα Ανα λ. Προϊσταµένη Τµήµατος Οικονοµικών Υ οθέσεων 9