ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΑΝΟΙΚΤΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟ Ο ΟΙΠΟΡΙΚΩΝ Πάροδος Αριστοτέλους 18, , Πάτρα Πληροφορίες: Νταή Αντιγόνη Ντονάδος Αντώνης : odoip@eap.gr URL: Πάτρα, 01/09/2014 Προς µέλη.ε.π. & Σ.Ε.Π. του Ε.Α.Π. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Θέµα: Μετακινήσεις των µελών.ε.π. και Σ.Ε.Π. του Ε.Α.Π. Oι δα άνες ου καλύ τονται για µετακινήσεις των µελών.ε.π. και Σ.Ε.Π. του Ε.Α.Π., οι ο οίες ραγµατο οιούνται σε κάθε ερί τωση σύµφωνα µε το Ακαδηµαϊκό Ηµερολόγιο Σ ουδών, αφορούν στους αρακάτω λόγους: Ο.Σ.Σ. (Οµαδικές Συµβουλευτικές Συναντήσεις) Ο..Π. (Συναντήσεις Οµάδων ιδακτικού Προσω ικού) το ανώτερο έως και 5 ανά ακαδ. έτος Τελικές Εξετάσεις Ε αναλη τικές Εξετάσεις Παρουσίαση ι λωµατικών Εργασιών µόνο για τον 1 ο Ε ιβλέ οντα

2 Ε ισηµαίνεται ότι: Η διάρκεια του ακαδηµαϊκού έτους είναι 10 µήνες (α ό 1 η Οκτωβρίου έως 31 η Ιουλίου). Κατά το διάστηµα αυτό και µόνο αυτό µ ορούν να ορίζονται οι αρα άνω συναντήσεις. Εξαίρεση α οτελούν οι αρουσιάσεις δι λωµατικών εργασιών, οι ο οίες ραγµατο οιούνται και µετά το έρας του ακαδ. έτους. Ειδικότερα, όσον αφορά στις Συναντήσεις Οµάδων ιδακτικού Προσω ικού (Ο..Π.), οι ιευθυντές των Προγραµµάτων Σ ουδών ή οι Συντονιστές των Θεµατικών Ενοτήτων υ οχρεούνται τουλάχιστον δέκα (10) ηµέρες ριν την ηµεροµηνία των συναντήσεων (Ο..Π.) να ενηµερώσουν το Τµήµα Εκ αίδευσης του Ε.Α.Π., ροκειµένου να ενηµερωθεί το Ακαδηµαϊκό Ηµερολόγιο Σ ουδών. Τονίζεται ότι η καταβολή των οδοι ορικών εξόδων για τις εν λόγω συναντήσεις (Ο..Π.) είναι εφικτή µόνο στην ερί τωση ου έχει ακολουθηθεί λήρως η ως άνω διαδικασία. Σύµφωνα µε την ισχύουσα νοµοθεσία, - Ν.2685/1999 «Κάλυψη δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως αυτός τρο ο οιήθηκε α ό το Ν.3833/ Α όφαση του Υ ουργού Οικονοµικών 2/54866/0022 (Φ.Ε.Κ./1583/ ) «ικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης για την κάλυψη των δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός της Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως τρο ο οιήθηκε µε την υ αρ. 2/83346/0022 (Φ.Ε.Κ ) α όφαση - Ν.3861/2010 (Φ.Ε.Κ./Α/112) «Ενίσχυση της διαφάνειας µε την υ οχρεωτική ανάρτηση νόµου ράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο Πρόγραµµα ιαύγεια και άλλες διατάξεις», η διαδικασία η ο οία ακολουθείται µετά α ό τη µετακίνηση, και οι δα άνες ου δύνανται να αναγνωριστούν και να εκκαθαριστούν, αναλύονται αρακάτω: Μετά α ό τη µετακίνηση συµ ληρώνονται και α οστέλλονται τα αρακάτω δικαιολογητικά: 2

3 1. Ηµερολόγιο Κίνησης και Κατάστασης Συµ ληρωµένο και υ ογεγραµµένο ξεχωριστά για κάθε µία συνάντηση (Το έντυ ο ε ισυνά τεται). 2. Υ εύθυνη ήλωση στην ο οία θα αναγράφεται ότι: «η δα άνη αυτή δεν θα ληρωθεί α ό άλλη ηγή, έραν αυτής ου αναφέρεται στην εντολή µετακίνησης» 3. ικαιολογητικά µετακίνησης (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 4. ικαιολογητικά διανυκτέρευσης (εφόσον υ άρχει διανυκτέρευση) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) Ε ισηµαίνεται ότι: - Σε κάθε ερί τωση θα ρέ ει να ροσκοµίζονται τα ρωτότυ α δικαιολογητικά. - Τα δικαιολογητικά στα ο οία αναγράφονται ροσω ικά στοιχεία (.χ. α όδειξη αροχής υ ηρεσιών ξενοδοχείου στοιχεία ελάτη κ.λ.) θα ρέ ει να εκδίδονται µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. - Τα δικαιολογητικά θα ρέ ει να α οστέλλονται στο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων εντός 10 ηµερών α ό την ηµεροµηνία µετακίνησης, και συγκεκριµένα στην ταχυδροµική διεύθυνση: Ελληνικό Ανοικτό Πανε ιστήµιο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων Γραφείο Οδοι ορικών Πάροδος Αριστοτέλους Πάτρα Οι δα άνες ου δύνανται να καλύ τονται είναι οι εξής: Α. α άνες µετακίνησης Β. Έξοδα διανυκτέρευσης Γ. Ηµερήσια α οζηµίωση και αναλύονται ακολούθως: 3

4 Α. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) ΥΠΕΡΑΣΤΙΚΟ ΚΤΕΛ Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια ΤΡΕΝΟ Οι µετακινούµενοι µε τρένο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλινάµαξας Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Σε ερί τωση χρήσης κλινάµαξας, και εφόσον αρακρατηθεί το ρωτότυ ο αραστατικό ου αφορά στο κόστος της κλινάµαξας α ό την εταιρεία (.χ. ΟΣΕ, ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ.λ.), θα ρέ ει να ροσκοµισθεί ρωτότυ η βεβαίωση της συγκεκριµένης εταιρείας στην ο οία θα αναφέρονται τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων, τα στοιχεία της µετακίνησης και ότι είναι άγια τακτική της εταιρείας να αρακρατεί τα ρωτότυ α αραστατικά ου αφορούν στο κόστος της κλινάµαξας. ΠΛΟΙΟ Οι µετακινούµενοι µε λοίο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλίνης Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Ε ισήµανση: Η δα άνη για µεταφορά οχήµατος δεν καλύ τεται και ως εκ τούτου δεν ρέ ει να ροσκοµίζονται ανάλογα αραστατικά. ΑΕΡΟΠΛΑΝΟ Οι µετακινούµενοι µε αερο λάνο έχουν το δικαίωµα χρήσης µόνο της οικονοµικής θέσης, ανεξαρτήτως κόστους. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: α) ρωτότυ η Α όδειξη ώλησης Εισιτηρίων α ό την αερο ορική εταιρεία ή το ρακτορείο ή το γραφείο ταξιδίων στην ο οία θα ρέ ει να αναφέρονται οι συγκεκριµένοι αριθµοί των εισιτηρίων οι ο οίοι αναγράφονται και στις κάρτες ε ιβίβασης. 4

5 β) ρωτότυ ες κάρτες ε ιβίβασης (boarding pass) είτε α ό το εκδοτήριο των εισιτηρίων του αεροδροµίου είτε εκτυ ωµένες ηλεκτρονικά. Σηµειώνεται ότι οι εκτυ ωµένες Ε ιβεβαιώσεις κράτησης, η εξόφληση καθώς και ο τρό ος ληρωµής (µετρητοίς, ιστωτική κάρτα κ.λ.) δεν συνιστούν στοιχεία για την εκκαθάριση της δα άνης. Ε ισήµανση: Τυχόν ε ιβαρύνσεις ου αφορούν σε αλλαγές εισιτηρίων και οι ο οίες έχουν ραγµατο οιηθεί χωρίς υ αιτιότητα του Ε.Α.Π. δεν δύνανται να καλυφθούν. Ι ΙΟΚΤΗΤΟ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΟ ΜΕΣΟ Οι µετακινούµενοι µε ιδιόκτητο µεταφορικό µέσο έχουν το δικαίωµα χρήσης ε ιβατικού αυτοκινήτου (Ι.Χ.), το ο οίο µ ορεί να ανήκει είτε στους ίδιους είτε σε συζύγους τους. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων του ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: α) Υ εύθυνη ήλωση (Υ..) στην ο οία θα αναφέρεται το γεγονός ότι για τη µετάβαση των µετακινουµένων α ό την έδρα τους στον τό ο διεξαγωγής της συγκεκριµένης συνάντησης χρησιµο οιήθηκε Ι.Χ. αυτοκίνητο. Σηµειώνεται ότι είναι α αραίτητη η αναγραφή στην Υ.. του αριθµού κυκλοφορίας του αυτοκινήτου καθώς και του αριθµού άδειας οδήγησης. β) ρωτότυ ες α οδείξεις διοδίων της αρα άνω διαδροµής. Η µετακίνηση µέσω οδών χωρίς διόδια ή η ληρωµή των διοδίων ηλεκτρονικά θα ρέ ει να αναγράφεται στην Υ.. Για την τελευταία ερί τωση ( ληρωµή των διοδίων ηλεκτρονικά) θα ρέ ει να αναγράφεται στην Υ.. και ο αύξων αριθµός (serial number) της συσκευής. ΤΑΞΙ Οι µετακινούµενοι έχουν το δικαίωµα χρήσης ΤΑΞΙ α ό την έδρα τους στον τό ο συνάντησης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων υ εραστικού ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: ρωτότυ ες α οδείξεις ΤΑΞΙ (στις ο οίες αναγράφονται το όνοµα του οδηγού, ο αριθµός του αυτοκινήτου, το οσό και η διαδροµή). 5

6 ΣΗΜΕΙΩΣΗ: εν καλύ τονται δα άνες, και ε οµένως δεν θα ρέ ει να α οστέλλονται αραστατικά ου αφορούν σε αστικές µετακινήσεις στην έδρα ή στον τό ο συνάντησης (.χ. αστικό ΚΤΕΛ, ΜΕΤΡΟ, ΤΑΞΙ κ.λ.) Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΗΣ Η δα άνη διανυκτέρευσης καλύ τεται µόνο στην ερί τωση ου η α όσταση α ό την έδρα των µετακινουµένων είναι: α) µεγαλύτερη α ό 160 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε ιδιόκτητο αυτοκίνητο, β) µεγαλύτερη α ό 120 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε συγκοινωνιακό µέσο, γ) µεγαλύτερη α ό 20 ναυτικά µίλια, εφόσον µετακινούνται στη νησιωτική Ελλάδα. Η διανυκτέρευση µ ορεί να γίνει σε κάθε τύ ο ξενοδοχειακής µονάδας, ανσιόν ή ενοικιαζόµενου δωµατίου. Ε ίσης, η δα άνη διανυκτέρευσης για κάθε συνάντηση καλύ τεται µόνο για µία ηµέρα (η ο οία θα ρέ ει να είναι η ίδια µε την ηµέρα συνάντησης ή η ακριβώς ροηγούµενη) και σε κάθε ερί τωση στον ίδιο τον τό ο της συνάντησης και όχι σε ενδιάµεσο σταθµό. Καταβάλλεται: το οσό ου αναγράφεται στην α όδειξη και αφορά α οκλειστικά στη διαµονή. Το οσό της καταβολής σε κάθε ερί τωση δεν µ ορεί να ξε ερνά το οσό των 52,82. Το οσό αυτό (52,82 ) ροσαυξάνεται κατά 20% κατά τη θερινή ερίοδο Ιουλίου Σε τεµβρίου. Α αιτείται: ρωτότυ ο δελτίο (α όδειξη) αροχής υ ηρεσιών α ό τη ξενοδοχειακή µονάδα, ανσιόν ή ενοικιαζόµενο δωµάτιο και το ο οίο θα ρέ ει να έχει εκδοθεί µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. Εάν η κράτηση του ξενοδοχείου γίνει µέσω ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων, τότε µαζί µε την ρωτότυ η θεωρηµένη α όδειξη ληρωµής του ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων θα ρέ ει να ε ισυνά τεται και φωτοαντίγραφο του σχετικού α οδεικτικού (voucher ή fax) ρος το ξενοδοχείο α ό το εν λόγω ρακτορείο ή γραφείο ταξιδίων. 6

7 Το γεγονός της διανυκτέρευσης σε ιδιόκτητο, συγγενικό, φιλικό σ ίτι κ.λ. θα ρέ ει να αναγράφεται σε Υ εύθυνη δήλωση καθώς και η ταχυδροµική διεύθυνση του εν λόγω σ ιτιού. Στην ερί τωση αυτή καταβάλλεται µόνο η ηµερήσια α οζηµίωση, ό ως αναφέρεται αναλυτικά αρακάτω. Γ. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Το οσό της ηµερήσιας α οζηµίωσης ορίζεται σε 29,35, ανεξάρτητα α ό τη θέση ή το βαθµό των µετακινουµένων, και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (29,35 ), όταν οι µετακινούµενοι διανυκτερεύουν σύµφωνα µε τις ροϋ οθέσεις του άρθρου 8 του Ν.2685/ Το 1/3 της ηµερησίας α οζηµίωσης (9,78 ): Ι) Για την ηµέρα ε ιστροφής µετά α ό διανυκτέρευση ΙΙ) Για α όσταση άνω των 40 χιλ. ή 10 ναυτικών µιλίων και ε ιστρέφοντες αυθηµερόν στην έδρα τους, καθώς και α ό νησί σε νησί άνω των 5 ναυτικών µιλίων. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: εν καλύ τονται δα άνες, και ε οµένως δεν θα ρέ ει να α οστέλλονται αραστατικά ου αφορούν σε διατροφή (α οδείξεις εστιατορίων κ.λ.). ιαδικασία Καταβολής Α οζηµίωσης Τα οσά ου δικαιούνται τα µέλη.ε.π. & Σ.Ε.Π. µετά την εκκαθάριση των δα ανών µετακίνησης θα καταβάλλονται στον ίδιο τρα εζικό λογαριασµό ου έχουν γνωστο οιήσει στο Γραφείο Μισθοδοσίας για την καταβολή των αµοιβών τους. Η καταβολή γίνεται µέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωµής µε ίστωση τρα εζικού λογαριασµού στον ο οίο τα µέλη.ε.π. & Σ.Ε.Π. θα ρέ ει να είναι κύριοι δικαιούχοι. 7

8 Τέλος, σε ερί τωση ου υ άρξει αλλαγή του τρα εζικού λογαριασµού, είναι α αραίτητη η έγκαιρη γρα τή ενηµέρωση τόσο του Γραφείου Μισθοδοσίας όσο και του Γραφείου Οδοι ορικών. Για ο οιαδή οτε διευκρίνιση ή ληροφορία στους: Νταή Αντιγόνη Ντονάδο Αντώνη : odoip@eap.gr URL: Παρακαλείσθε για την ιστή τήρηση των ανωτέρω, ροκειµένου για την ταχεία διεκ εραίωση της ληρωµής των µετακινήσεών σας. Με τιµή Ελένη Πανίτσα Ανα λ. Προϊσταµένη Τµήµατος Οικονοµικών Υ οθέσεων 8