ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ Πληροφορίες: Νταή Αντιγόνη Ντονάδος Αντώνης Πάτρα: 12/10/2016 Τηλ. : Fax: odoip@eap.gr Διεύθυνση: Πάροδος Αριστοτέλους 18, 26335, Πάτρα Προς µέλη.ε.π. του Ε.Α.Π. ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Θέµα: Μετακινήσεις των µελών.ε.π. του Ε.Α.Π. για τη συµµετοχή σε Συνέδρια Σχετικά µε τις µετακινήσεις των µελών.ε.π. του Ε.Α.Π., ου αφορούν σε συµµετοχή σε Συνέδρια στο Εσωτερικό ή στο Εξωτερικό θα θέλαµε να σας ενηµερώσουµε ότι σύµφωνα µε την ισχύουσα νοµοθεσία, - Ν.2685/1999 «Κάλυψη δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως αυτός τρο ο οιήθηκε α ό το Ν.4336/ Α όφαση του Υ ουργού Οικονοµικών 2/54866/0022 (Φ.Ε.Κ./1583/ ) «ικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης για την κάλυψη των δα ανών µετακινούµενων υ αλλήλων εντός και εκτός της Ε ικράτειας και άλλες διατάξεις», ό ως τρο ο οιήθηκε µε την υ αρ. 2/83346/0022 (Φ.Ε.Κ ) α όφαση, και τις σχετικές α οφάσεις της ιοικούσας Ε ιτρο ής του Ε.Α.Π., το συνολικό οσό για τις εν λόγω µετακινήσεις δεν µ ορεί να ξε ερνά το ύψος των 600 ανά ακαδηµαϊκό έτος, ενώ η διαδικασία ου ακολουθείται ριν και µετά α ό τη µετακίνηση αναλύεται ως κάτωθι:

2 Πριν τη µετακίνηση: Α αραίτητη ροϋ όθεση ριν τη µετακίνηση είναι η ύ αρξη της σχετικής Α όφασης της ιοικούσας Ε ιτρο ής (.Ε.) µε την ο οία έχει εγκριθεί η άδεια της συµµετοχής του µέλους.ε.π. στο συγκεκριµένο Συνέδριο. Στη συνέχεια, συµ ληρώνεται το έντυ ο «ΦΟΡΜΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠ» και α οστέλλεται το αργότερο έντε (5) εργάσιµες ηµέρες ριν την ηµεροµηνία αναχώρησης στην ηλεκτρονική διεύθυνση Ε ισηµαίνεται ότι α αιτείται ιδιαίτερη ροσοχή στη συµ λήρωση και α οστολή του εντύ ου «ΦΟΡΜΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕΛΩΝ ΕΠ», διότι η µη έγκαιρη α οστολή του συνε άγεται αδυναµία εκκαθάρισης της εν λόγω δα άνης. Μετά α ό τη µετακίνηση: Μετά α ό τη µετακίνηση συµ ληρώνονται και α οστέλλονται τα αρακάτω δικαιολογητικά: 1. Ηµερολόγιο Κίνησης και Κατάστασης Συµ ληρωµένο και υ ογεγραµµένο (Το έντυ ο ε ισυνά τεται). 2. Υ εύθυνη ήλωση στην ο οία θα αναγράφεται ότι: «η δα άνη αυτή δεν θα ληρωθεί α ό άλλη ηγή, έραν αυτής ου αναφέρεται στην εντολή µετακίνησης», καθώς και ό,τι άλλο α αιτείται αναφορικά µε τα δικαιολογητικά των δα ανών ό ως αναλύονται στη συνέχεια. 3. ικαιολογητικά µετακίνησης (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 4. ικαιολογητικά διανυκτέρευσης (εφόσον υ άρχει διανυκτέρευση) (Περιγράφονται αναλυτικά αρακάτω.) 2

3 5. Βεβαίωση συµµετοχής στο συνέδριο (αντίγραφο) 6. Ε ίσηµο ρόγραµµα συνεδρίου (αντίγραφο) 7. Α όδειξη δα άνης συµµετοχής στο συνέδριο (αντίγραφο) Πρόσκληση για τη συµµετοχή στο συνέδριο (αντίγραφο) ή 8. Εργασία ου αρουσιάστηκε (αντίγραφο) Ε ισηµαίνεται ότι: - Τα δικαιολογητικά 1 4 ου ροσκοµίζονται ρέ ει να είναι ρωτότυ α. - Τα δικαιολογητικά στα ο οία αναγράφονται ροσω ικά στοιχεία (.χ. α όδειξη αροχής υ ηρεσιών ξενοδοχείου στοιχεία ελάτη κ.λ.) θα ρέ ει να εκδίδονται µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. - Τα δικαιολογητικά θα ρέ ει να α οστέλλονται στο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων εντός 10 ηµερών α ό την ηµεροµηνία µετακίνησης, και συγκεκριµένα στην ταχυδροµική διεύθυνση: Ελληνικό Ανοικτό Πανε ιστήµιο Τµήµα Οικονοµικών Υ οθέσεων Γραφείο Οδοι ορικών Πάροδος Αριστοτέλους Πάτρα Οι δα άνες ου δύνανται να καλύ τονται είναι οι εξής: Α. α άνες µετακίνησης Β. Έξοδα διανυκτέρευσης Γ. Ηµερήσια α οζηµίωση και αναλύονται ακολούθως: 3

4 Α. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ (ανάλογα µε το µέσο µετακίνησης) ΥΠΕΡΑΣΤΙΚΟ ΚΤΕΛ Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια ΤΡΕΝΟ Οι µετακινούµενοι µε τρένο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλινάµαξας Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Ε ισήµανση: Σε ερί τωση χρήσης κλινάµαξας, και εφόσον αρακρατηθεί το ρωτότυ ο αραστατικό ου αφορά στο κόστος της κλινάµαξας α ό την εταιρεία (.χ. ΟΣΕ, ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ.λ.), θα ρέ ει να ροσκοµισθεί ρωτότυ η βεβαίωση της συγκεκριµένης εταιρείας στην ο οία θα αναφέρονται τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων, τα στοιχεία της µετακίνησης και ότι είναι άγια τακτική της εταιρείας να αρακρατεί τα ρωτότυ α αραστατικά ου αφορούν στο κόστος της κλινάµαξας. ΠΛΟΙΟ Οι µετακινούµενοι µε λοίο έχουν το δικαίωµα χρήσης Α θέσης καθώς και το δικαίωµα χρήσης κλίνης Α θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: ρωτότυ α εισιτήρια Ε ισήµανση: Η δα άνη για µεταφορά οχήµατος δεν καλύ τεται και ως εκ τούτου δεν ρέ ει να ροσκοµίζονται ανάλογα αραστατικά. ΑΕΡΟΠΛΑΝΟ Οι µετακινούµενοι µε αερο λάνο έχουν το δικαίωµα χρήσης µόνο της οικονοµικής θέσης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων Α αιτούνται: α) ρωτότυ η Α όδειξη ώλησης Εισιτηρίων α ό την αερο ορική εταιρεία ή το ρακτορείο ή το γραφείο ταξιδίων στην ο οία θα ρέ ει να αναφέρονται οι συγκεκριµένοι αριθµοί των εισιτηρίων οι ο οίοι 4

5 αναγράφονται στις κάρτες ε ιβίβασης και στις ε ιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. β) ρωτότυ ες κάρτες ε ιβίβασης (boarding pass) είτε α ό το εκδοτήριο των εισιτηρίων του αεροδροµίου είτε εκτυ ωµένες ηλεκτρονικά. γ) ε ιβεβαιώσεις κράτησης των εισιτηρίων. Σηµειώνεται ότι, η εξόφληση καθώς και ο τρό ος ληρωµής (µετρητοίς, ιστωτική κάρτα κ.λ.) δεν συνιστούν στοιχεία για την εκκαθάριση της δα άνης. Ε ισήµανση: α) Η α όδειξη ώλησης εισιτηρίων θα ρέ ει να αφορά α οκλειστικά και µόνο στη συγκεκριµένη µετακίνηση και α οκλειστικά και µόνο στο µέλος.ε.π. ιαφορετικά δεν δύναται να εκκαθαριστεί η δα άνη. β) Τυχόν ε ιβαρύνσεις ου αφορούν σε αλλαγές εισιτηρίων και οι ο οίες έχουν ραγµατο οιηθεί χωρίς υ αιτιότητα του Ε.Α.Π. δεν δύνανται να καλυφθούν. Ι ΙΩΤΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΟ ΜΕΣΟ Για τις µετακινήσεις µε ιδιωτικής χρήσης µεταφορικό µέσο: Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων του ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. Α αιτούνται: α) Υ εύθυνη ήλωση (Υ..) στην ο οία θα αναφέρεται το γεγονός ότι για τη µετάβαση των µετακινουµένων α ό την έδρα τους στον τό ο διεξαγωγής της συγκεκριµένης συνάντησης χρησιµο οιήθηκε ιδιωτικής χρήσης µεταφορικό µέσο. Σηµειώνεται ότι είναι α αραίτητη η αναγραφή στην Υ.. του αριθµού κυκλοφορίας του ιδιωτικής χρήσης µεταφορικού µέσου καθώς και του αριθµού άδειας οδήγησης. β) όλες οι ρωτότυ ες α οδείξεις διοδίων της αρα άνω διαδροµής. Σηµείωση: Η ληρωµή των διοδίων ηλεκτρονικά θα ρέ ει να αναφέρεται στην Υ.. καθώς και ο αύξων αριθµός (serial number) της συσκευής. Ε ι λέον, θα ρέ ει να α οστέλλεται συνηµµένα Ανάλυση Λογαριασµού ιελεύσεων. ΤΑΞΙ Οι µετακινούµενοι έχουν το δικαίωµα χρήσης ΤΑΞΙ α ό την έδρα τους στον τό ο συνάντησης. Καταβάλλεται: το αντίτιµο των εισιτηρίων υ εραστικού ΚΤΕΛ για τη συγκεκριµένη διαδροµή. 5

6 Α αιτούνται: ρωτότυ ες α οδείξεις ΤΑΞΙ (στις ο οίες αναγράφονται το όνοµα του οδηγού, ο αριθµός του αυτοκινήτου, το οσό και η διαδροµή). Β. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΩΝ ΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΗΣ Η δα άνη διανυκτέρευσης καλύ τεται µόνο στην ερί τωση ου η α όσταση α ό την έδρα των µετακινουµένων είναι: α) µεγαλύτερη α ό 160 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε ιδιωτικής χρήσης µέσο, β) µεγαλύτερη α ό 120 χιλιόµετρα, εφόσον µετακινούνται µε συγκοινωνιακό µέσο, γ) µεγαλύτερη α ό 20 ναυτικά µίλια, εφόσον µετακινούνται στη νησιωτική Ελλάδα. Η διανυκτέρευση µ ορεί να γίνει σε κάθε τύ ο ξενοδοχειακής µονάδας, ανσιόν ή ενοικιαζόµενου δωµατίου, και σε κάθε ερί τωση στον ίδιο τον τό ο του Συνεδρίου και όχι σε ενδιάµεσο σταθµό. Καταβάλλεται στο Εσωτερικό: το οσό ου αναγράφεται στην α όδειξη και αφορά α οκλειστικά στη διαµονή. Το οσό της καταβολής σε κάθε ερί τωση δεν µ ορεί να ξε ερνά το οσό των 80. Καταβάλλεται στο Εξωτερικό: το οσό ου αναγράφεται στην α όδειξη και αφορά α οκλειστικά στη διαµονή. Το οσό της καταβολής σε κάθε ερί τωση δεν µ ορεί να ξε ερνά το οσό των 220. Α αιτείται: ρωτότυ ο δελτίο (α όδειξη) αροχής υ ηρεσιών α ό τη ξενοδοχειακή µονάδα, ανσιόν ή ενοικιαζόµενο δωµάτιο και το ο οίο θα ρέ ει να έχει εκδοθεί µε τα ροσω ικά στοιχεία των µετακινουµένων και όχι µε τα στοιχεία του Ε.Α.Π. Ε ίσης, θα ρέ ει να αναφέρεται α οκλειστικά στη διανυκτέρευση του µέλους.ε.π. (1 ατόµου). Εάν η κράτηση του ξενοδοχείου γίνει µέσω ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων, τότε µαζί µε την ρωτότυ η θεωρηµένη α όδειξη ληρωµής του ρακτορείου ή γραφείου ταξιδίων θα ρέ ει να ε ισυνά τεται και φωτοαντίγραφο του σχετικού α οδεικτικού (voucher ή fax) ρος το ξενοδοχείο α ό το εν λόγω ρακτορείο ή γραφείο ταξιδίων. 6

7 Γ. ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ Το οσό της ηµερήσιας α οζηµίωσης στο Εσωτερικό ορίζεται στα 40 και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη (40 ), όταν οι µετακινούµενοι διανυκτερεύουν σύµφωνα µε τις ροϋ οθέσεις του άρθρου 11 του Ν.4336/ Κατά το ήµισυ (20 ), όταν οι µετακινούµενοι ε ιστρέφουν αυθηµερόν ενώ δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της α όστασης του ροορισµού α ό την έδρα τους. 3. Το 1/4 της ηµερησίας α οζηµίωσης (10 ), όταν οι µετακινούµενοι ε ιστρέφουν αυθηµερόν και δεν δικαιούνται διανυκτέρευση βάσει της α όστασης του ροορισµού α ό την έδρα τους. Το οσό της ηµερήσιας α οζηµίωσης στο Εξωτερικό ορίζεται στα 100 ή 80 ή 60, ανάλογα µε την χώρα µετάβασης και καταβάλλεται ως εξής: 1. Ολόκληρη, σύµφωνα µε τις ροϋ οθέσεις του άρθρου 17 του Ν.4336/2015: Ι) Για την ηµέρα µετάβασης, καθώς και την ηµέρα ε ιστροφής µόνο όταν αυτή συµ ί τει µε την ηµέρα λήξης εργασιών. ΙΙ) Για κάθε ηµέρα αραµονής και διανυκτέρευσης στη χώρα µετάβασης. 2. Κατά το ήµισυ όταν: Ι) Οι µετακινούµενοι ε ιστρέφουν αυθηµερόν στην Ελλάδα α ό το εξωτερικό. ΙΙ) Παρέχεται ηµιδιατροφή. 3. Μειωµένη κατά 75% σε ερί τωση µετακίνησης µε ληρωµένα ή καλυµµένα όλα τα έξοδα διατροφής και διανυκτέρευσης. 4. Σε ερί τωση καταβολής µέρους της α οζηµίωσης αυτής α ό άλλο φορέα, καταβάλλεται οσό µέχρι τη συµ λήρωση του δικαιούµενου οσού της α οζηµίωσης. 5. εν αρέχεται ηµερήσια α οζηµίωση για την ηµέρα ε ιστροφής. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: εν καλύ τονται δα άνες, και ε οµένως δεν θα ρέ ει να α οστέλλονται αραστατικά ου αφορούν σε διατροφή (α οδείξεις εστιατορίων κ.λ.). 7

8 ιαδικασία Καταβολής Α οζηµίωσης Τα οσά ου δικαιούνται τα µέλη.ε.π. µετά την εκκαθάριση των δα ανών µετακίνησης θα καταβάλλονται στον ίδιο τρα εζικό λογαριασµό ου έχουν γνωστο οιήσει στο Γραφείο Μισθοδοσίας για την καταβολή των αµοιβών τους. Η καταβολή γίνεται µέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωµής µε ίστωση τρα εζικού λογαριασµού στον ο οίο τα µέλη.ε.π. θα ρέ ει να είναι κύριοι δικαιούχοι. Τέλος, σε ερί τωση ου υ άρξει αλλαγή του τρα εζικού λογαριασµού, είναι α αραίτητη η έγκαιρη γρα τή ενηµέρωση τόσο του Γραφείου Μισθοδοσίας όσο και του Γραφείου Οδοι ορικών. Για ο οιαδή οτε διευκρίνιση ή ληροφορία στους: Νταή Αντιγόνη Ντονάδο Αντώνη : odoip@eap.gr URL: Παρακαλείσθε για την ιστή τήρηση των ανωτέρω, ροκειµένου για την ταχεία διεκ εραίωση της ληρωµής των µετακινήσεών σας. 8