Διοίκηση Έργων - Project Management

Transcript

1 Πανεπιστήμιο Αιγαίου Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας και Διοίκησης Διοίκηση Έργων - Project Management ΔΙΑΛΕΞΗ 10 η : Φάση 3 Έλεγχος των έργων Δρ. Β. Ζεϊμπέκης Επίκουρος Καθηγητής vzeimp@fme.aegean.gr University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

2 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

3 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

4 Συστήματα ελέγχου Με μεγάλη συχνότητα πολλά έργα καθυστερούν, υπερβαίνουν τους προϋπολογισμούς, δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες των πελατών με αποτέλεσμα να τίθεται συχνά η ερώτηση: «Πως έγινε αυτό;» Η ανάπτυξη συστημάτων ελέγχου για την πρόληψη και αντιμετώπιση τέτοιου είδους περιστατικών δίνουν τη δυνατότητα στο διαχειριστή έργου να προχωράει στη λήψη διορθωτικών μέτρων ώστε να επαναφέρει το έργο στο σωστό δρόμο Οι βασικές προϋποθέσεις ενός συστήματις ελέγχου είναι οι εξής: Ορισμός σημαντικών χαρακτηριστικών συστήματος Καθορισμός των ορίων διακύμανσής τους Μέτρηση αυτών των χαρακτηριστικών Μέριμνα ώστε η πρόοδος να είναι ορατή Ανατροφοδότηση της ομάδας με την απόδοση Λήψη διορθωτικών μέτρων όπου απαιτείται University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

5 Ορισμός σημαντικών χαρακτηριστικών συστήματος Όλοι οι οργανισμοί είναι απαραίτητο να ιεραρχήσουν τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που πρέπει να ελέγχουν Πολλοί οργανισμοί αφιερώνουν πολλούς πόρους για τον έλεγχο σχεδόν όλων των χαρακτηριστικών του συστήματος, ωστόσο το μόνο που καταφέρνουν είναι να αυξήσουν ραγδαία το κόστος τους Με βάση τις νβασικές αρχές ελέγχου, οι μόνες πτυχές οι οποίοι θα πρέπει να ελεγχθούν είναι αυτές που αποτελούν μέρος της στρατηγικής ενός οργανισμού χρόνος, κόστος, ποιότητα Ωστόσο, ο χρόνος, το κόστος και η ποιότητα δεν αποτελούν τους μόνους στόχους που θα πρέπει να έχει ένα οργανισμός, δεδομένου ότι υπάρχουν και μια σειρά απο άλλα θέματα στρατηγικής σημασίας (π.χ. Νομικά, περιβαλλοντικά, ανθρώπινων πόρων, κλπ.) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

6 Καθορισμός των ορίων διακύμανσής τους (1/2) Πέρα απο τον ορισμό των σημαντικών χαρακτηριστικών του συστήματος, είναι απαραίτητο να καθοριστούν και τα όρια της διακύμανσης της απόδοσης των προκαθορισμένων χαρακτηριστικών Το ερώτημα το οποίο θα πρέπει να απντηθεί σε αυτό το σημείο είναι: «Πότε μια απόκλιση απο μια πρϋπόθεση γίνεται πρόβλημα για την πορεία εξέλιξης ενός έργου;» Οι επιτρεπόμενες αποκλίσεις (είτε θετικές έιτε αρνητικές) απο τους προκαθορισμένους στόχους, εξαρτώνται απο το είδος του έργου και απο τα χαρακτηριστικά του Δεδομένου ότι οι αρνητικές επιπτώσεις συσσωρεύονται αναπόφευκτα, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι κάθε αρνητική απόκλιση (π.χ. Υπέρβαση χρόνου ή κόστους, μη τήρηση ποιοτικών προτύπων, κλπ) πρέπεπι να αποτελεί αιτία για περαιτέρω έλεγχο ώστε να διασφαλιστεί ότι ένα διαχειριστής μπορεί να ελέγχει και να παρακολοουθεί τι συμβαίνει University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

7 Καθορισμός των ορίων διακύμανσής τους (2/2) Ένας ενδεικτικός τρόπος παρακολούθησης και ελέγχου των ορίων της διακύμανσης του χρόνου είναι η ύπαρξη του «μαξιλαριού» Καθημερινά ο διαχειριστής του εγου δέχεται ερωτήσεις του τύπου: «Πόσος χρόνος απομένει μέχρι το deadline;» Οι απαντήσεις μπορούν να ερμηνευθούν με βάση τον αντίκτυπο στο «μαξιλάρι» καθώς ο διαχειριστής έργου μπορεί να το χρησιμοποιήσει ως ένα εργαλείο για να αποφασίσει τι να κάνει στη συνέχεια Μέγεθος «μαξιλαριού» Διείσδυση στο «μαξιλάρι» 30 ημέρες 0 ημέρες Στενή παρακολούθηση 20 ημέρες 10 ημέρες Σχεδιασμός 10 ημέρες 20 ημέρες Υλοποίηση University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

8 Μέτρηση των χαρακτηριστικών Ένα απο τα σημαντικότερα σημεία στο έλεγχο των έργων είναι ο προσδιορισμός της χρονικής στιγμής κατά τη διάρκεια της οποίας πρέπει να μετρήσουμε τα προκαθορισμένα χαρακτηριστικά Η μέτρηση της απόδοσης και η λήψη μέτρων δεν θα πρέπει να γίνεται ούτε πολύ νωρίς ούτε πολύ αργά, αντιθέτως θα πρέπει να ακολουθείται μια μέση οδός Με βάση τα παραπάνω είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι στη διαχείριση έργων, η χρονική στιγμή της μέτρησης και παρατήρησης και η ταχύτητα αντίδρασης στην κατάσταση αποτελεούν δυο πολύ σημαντικούς παράγοντες Η χρονική καθυστέρηση στη λήψη πληροφοριών ή στη δράση είναι αυτό που ανατρέπει κάθε σύστημα ελέγχου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

9 Μέριμνα ώστε η πρόοδος να είναι ορατή και λήψη διορθωτικών μέτρων Τα υψηλά επίπεδα ορατότητας κατά τη διαχείριση ενός έργου συμβάλουν καθοριστικά στην καλύτερη παρακολούθηση και έλεγχο των έργων και στον εντοπισμό προβλημάτων κατά τη διάρκεια εκτέλεσής του Ο εντοπισμός μιας απόκλισης αποτελεί το έναυσμα για την λήψη διορθωτικών μέτρων Οι βασική μεθοδολογία για την αντιμετώπιση αποκλίσεων περιλαμβάνει στενή παρακολούθηση, σχεδισμό των διορθωτικών κινήσεων και άμεση υλοποίηση αυτών Ο έλεγχος και η λήψη διορθωτικών μέτρων ενός έργου σχετίζεται με τον έλεγχο και τη λήψη διορθωτικών μέτρων σε πολλές και αλληλένδετες διαδικασίες ενός έργου Ο στόχος ενός διαχειριστή έργου είναι να υιοθετήσει έναν σταθερό σύστημα ελέγχου και διορθωτικών κινήσεων, δεδομένου ότι με αυτού του είδους το σύστημα οι αποκλίσεις δεν ξεφεύγουν στο άπειρο, δεν καταστρέφουν το έργο και οδηγούν σε ισορροπία μετά τη αρχική διαταραχή University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

10 Ιεραρχία των συστημάτων ελέγχου Ο έλεγχος με τη χρήση ανατροφοδότησης και προτροφοδότησης περιλαμβάνει και τη διαχείριση κινδύνου η οποία γίνεται στην αρχή και συνεχίζεται σε όλη τη διάρκεια του έργου Με αυτόν τον τρόπο ελέγχου δίνεται η δυνατότητα στο διαχειριστή έργου να παρατηρεί το μέλλον έτσι ώστε να μπορεί να εντοπίσει προβλήματα ή καταστάσεις και να πραγματοποιήσει πιθανές αλλαγέ ςπροκειμένου να προστατευτεί το αποτέλεσμα του έργου και να μειωθούν σημαντικά οι αρνητικές επιπτώσεις Επίπεδο συνόλου έργου Αναφορά Επίπεδο υποέργου Επίπεδο δραστηριότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright Ενέργειες ανατροφοδότησης / ελέγχου

11 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

12 Συμμόρφωση με την ποιότητα Η καθιέρωση ενός ολοκληρωμένου συστήματος για τον έλεγχο της ποιότητας αποτελεί έναν σημαντικό παράγοντα με αυξανόμενη σπουδαιότητα στο πλαίσιο της διαχείρισης έργων Τα συστήματα ποιότητα περιλαμβάνουν έναν αριθμό βασικών στοιχείων (π.χ. Πολιτικές, περιγραφές συτήματος, διαδικασίες, κλπ.) Ο σκοπός ενός συστήματος ποιότητας και κατ επέκταση του ποιοτικού ελέγχου είναι: «να εξασφαλίζει ένα τυποποιημένο σύστημα μέσα στο σύστημα του έργου, το οποίο θα αξασφαλίζει ότι οι ανάγκες του πελάτη ή οι δηλωθέντες στόχοι του συστήματος θα ικανοποιούνται συνεχώς» Μερικοί ακόμη παράγοντες συμμόρφωσης με την ποιότητα σχετίζονται με την προστασία του οργανσιμού απο τις νομικές ευθύνες καθώς επίσης αποτελεί μια προϋπόθεση για την εξασφάλιση επιχειρηματικής δραστηριότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

13 Υψηλό επίπεδο ποιότητας - Απόδοση Ο έλεγχος των προσδοκιών και των αντιλήψεων των ομάδων συμφερόντων θεωρείται ζωτικής σημασίας για τους οργανισμούς οι οποίοι επιθυμούν να επιτύχουν την ικανοποίηση του πελάτη και να διατηρήσουν τους πελάτες τους με κερδοφόρο τρόπο Αντίθετα για ένα έργο χωρίς έσοδα, η διαχείριση των προσδοκιών και των αντιλήψεων αποτελεί μια διαρκή πρόκληση Κάποια απο τα βασικότερα σημεία τα οποία πρέπει να ληφθούν υπόψη σε αυτή την περίπτωση είναι τα εξής: Μη δημιουργείτε προσδοκίες που δεν μπορούν να εκπληρωθούν Μετρήστε τις προσδοκίες και τις αντιλήψεις University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

14 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

15 Ο ρόλος του διαχειριστή κατά τον έλεγχο κόστους και χρόνου Ο ρόλος του διαχειριστή έργων στον έλεγχο του κόστους και του χρόνου είναι καθοριστικός και θα πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω: Εγκατάσταση συστήματος ελέγχου κόστους σε συνδυασμό με τις ανάγκες και τις εισηγήσεις του τμήματος χρηματοοικονομικών Κατανομή των ευθυνών για τη διαχείριση και την ανάλυση των χρηματοοικονομικών δεδομένων Διασφάλιση ότι το κόστος κατανέμεται σωστά Διασφάλιση ότιτο κόστος δημιουργείται στο πλαίσιο της γνήσιας επιδίωσξης των δραστηριοτήτων του έργου Διασφάλιση της έγκρισης των αμοιβών των εργολάβων Έλεγχος ότι τα χρηματικά κονδύλια που αφορούν ένα έργο δεν χρησιμοποιούνται από κάποιο άλλο έργο University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

16 Προκύπτουσα αξία Ο έλεγχος του κόστους εκτός απο μια απλή αξιολόγηση των συνολικών δαπανών, προϋποθέτει τη χρήση της έννοιας της «προκύπτουσας αξίας» Η συγκεκριμένη έννοια δίνει τη δυνατότητα για προειδοποίηση τυχόν προβλημάτων και ικανότητα πρόβλεψης του τελικού κόστους και χρόνου του έργου Με τη έννοια της προκύπτουσας αξίας, μπορούν να υπολογιστούν μια σειρά απο δείκτες όπως, μέσω των οποίων ο διαχειριστής έργου μπορεί να λάβει αποφάσεις για την εξέλιξη του έργου και τις πιθανές διορθωτικές κινήσεις Οι δείκτες που προκύπτουν είναι οι εξής: Δείκτης απόδοσης κόστους Δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμματος Εκτιμώμενο κόστος ολοκλήρωσης Εκτιμωμενος χρόνος ολοκλήρωσης University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

17 Προκύπτουσα αξία πρακτική εξάσκηση Ζητούμενο: Κατά τη διάρκεια ενός έργου διάρκειας 10 εβδομάδων, ο διαχειριστής του έργου αποφάσισε να ελέγξει το χρόνο και τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου. Δραστηριότητα Χρόνος Προϋπολογισμός 1 1 εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα εβδομάδα Σύνολο 10 εβδομάδες Υφιστάμενη κατάσταση έργου: Η χρονική στιγμή του ελέγχου πραγματοποιήθηκε μετά την παρέλευση της 5 ης εβδομάδας, ωστόσο εκείνη τη χρονική στιγμή είχαν πραγματοποιηθεί μόνο οι πρώτες 4 δραστηριότητες και το πραγματικό κόστος του έργου είχε ανέλθει σε University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

18 Προκύπτουσα αξία πρακτική εξάσκηση: Βήμα 1 Ερώτηση 1: Πόσα έπρεπε να είχαμε δαπανήσει και πόσα έχουμε δαπανήσει; Με βάση το αρχικό χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό έπρεπε να έχουμε δαπανήσει: ( ) Απο το ταμείο όμως έχουμε δαπανήσει: Επίσης είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι παρ όλο που εχουμε ολοκληρώσει την Πέμπτη εβδομάδα, έχουν υλοποιηθεί μόνο οι πρώτες 4 δραστηριότητες Άρα, είμαστε πλήρως ευθυγραμμισμένοι με το αρχικό χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό ή υπάρχει πρόβλημα; University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

19 Προκύπτουσα αξία πρακτική εξάσκηση: Βήμα 2 Δυστυχώς, ο διαχειριστής κατάλαβε ότι το έργο είναι εκτός χρονοδιαγράμματος και εκτός προϋπολογισμού Εκτός χρονοδιαγράματος είναι κατά 1 εβδομάδα Με βάση την προκύπτουσα αξία μετά την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων που έχουν ολοκληρωθεί, το έργο βρίσκεται και εκτός προϋπολογισμου Προκύπτουσα αξία μετά την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων 1 4 = = Οπότε με βαση τα παραπάνω ο διαχειριστή έχει στη διάθεσή του: Πραγματική δαπάνη: Σχεδιασθείσα δαπάνη: Προκύπτουσα αξία: University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

20 Προκύπτουσα αξία πρακτική εξάσκηση: Βήμα 3 Δεδομένου ότι ο διαχείριστής αντιλήφθηκε ότι το έγο αντιμετωπίζει προβλήματα με το κόστος και το χρόνο, το επόμενο βήμα είναι να διαπιστώσει ακριβώς το βαθμό τουθ προβλήματος. Επομένως το επόμενο που πρέπει να εξετάσει είναι η απόδοση του κόστους και η απόδοση του χρονοδιαγράμματος. Δείκτης απόδοσης κόστους = προκύπτουσα αξία / πραγματική αξία = / = 0,889 Δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμαμτος = προκύπτουσα αξία / προγραμματισμένη δαπάνη = / = 0,889 Με βάση τα παραπάνω και στις δυο περιπτώσεις εντοπίζονται σημαντικά προβλήματα δεδομένου ότι οι δείκτες είναι μικρότεροι του 100%. University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

21 Προκύπτουσα αξία πρακτική εξάσκηση: Βήμα 3 Δεδομένου ότι ο διαχείριστής αντιλήφθηκε ότι το έγο αντιμετωπίζει προβλήματα με το κόστος και το χρόνο, το επόμενο βήμα είναι να διαπιστώσει ακριβώς το βαθμό τουθ προβλήματος. Επομένως το επόμενο που πρέπει να εξετάσει είναι η απόδοση του κόστους και η απόδοση του χρονοδιαγράμματος. Δείκτης απόδοσης κόστους = προκύπτουσα αξία / πραγματική αξία = / = 0,889 < 1 απόκλιση κόστους Δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμαμτος = προκύπτουσα αξία / προγραμματισμένη δαπάνη = / = 0,696 < 1 απόκλιση χρόνου Με βάση τα παραπάνω και στις δυο περιπτώσεις εντοπίζονται σημαντικά προβλήματα δεδομένου ότι οι δείκτες είναι μικρότεροι του 100%. University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

22 Προκύπτουσα αξία πρακτική εξάσκηση: Βήμα 4 Το επόμενο βήμα του διαχειριστή είναι να εξετάσει τις επιπτώσεις που θα έχουν οι αποκλίσεις του χρόνου και του κόσοτυς του έργου στον τελικό κόστος και χρόνο του έργου Εκτιμώμενο κόστος ολοκλήρωσης = αρχικός προϋπολογισμός/ δείκτης απόδοσης κόστους = / 0,889 = > Εκτιμώμενος χρόνος ολοκλήρωσης = αρχική εκτίμηση χρόνου / δείκτης απόδοσης χρόνου = 10 εβδομάδες / 0,696 = 14,4 > 10 εβδομάδων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

23 Αξιοποίηση της πληροφορίας που προέκυψε απο τον έλγχο Με την ολοκλήρωση του ελέγχου και την εξαγωγή των βασικών συμπερασμάτων ο διαχειριστής του έργου, μπορεί να προχωρήσει στις επόμενες ενέργειες: Λήψη μιας προφορικής αναφοράς για την πρόοδο εκ μέρους του ατόμου ή της ομάδας που υλοποιεί αυτό το κομμάτι της εργασίας Με την αποστολή και τη συγκέντρωση ενός ερωτηματολογίου σχετικού με την πρόοδο, όπου σκιαγραφούνται οι δραστηριότητες και οι αρχικοί στόχοι γι αυτές και το οποίο συμπλρώνουν τα μέλη της ομάδας και το επιστρέφουν στο συντονιστή με όλα τα στοιχεία που αφορούν την υφιστάμενη κατάσταση του έργου Με αναλυτική εσωτερική μέτρηση της προόδου ένας αξιολογητής παρακολουθεί την πρόοδο ως ημιανεξάρτητος διαιτητής Ένας εξωτερικός αξιολογητής πραγματοποιεί κάποιας μορφής έλεγχο του έργου έχοντας ευρείες αρμοδιότητες πρόσβασης σε δεδομένα που αφορούν το έργο University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

24 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

25 Η δυνατότητα ορατού ελέγχου σε διαφορετικά είδη έργων Όλα τα έργα δεν είναι ίδια με αποτέλεσμα η δυνατότητα ελέγχου του εκάστοτε έργου να είναι διαφορετική Με διαφορετικό τρόπο και ευκολία μπορεί να ελεγχεί ένα έργο κατασκευής μιας πολυκατοικίας και με διαφορετικό τρόπο ένα έργο ανάπτυξης συγκεκριμένου λογισμικού Στις περιπτώσεις έργων χωρίς τη δυνατότητα ορατού ελέγχου, συνήθως επιλέγεται να πραγματοποιηθεί έλεγχος στη διαδικασία και όχι στο αποτέλεσμα. Για παράδειγμα σε ένα ερευνητικό έργο μπορεί να ελεχθεί το πλήθος των πειραμάτων που έχουν γίνει ή το πλήθος των ιδεών που έχουν προκύψει και θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε μορφές φαρμάκων για τις οποίες υπάρχει η δυνατότητα δοκιμής Η ανάπτυξη της τεχνολογίας (cloud computing, big data analytics, blockchain) έχει συμβάλει σημαντικά στη επεξεργασία και διάδοση της πληροφορίας σε πραγματικό χρόνο, συμβάλλοντας με αυτό τον τρόπο στη άμεση επέμβαση των μελών μιας ομάδας έργου και στην πραγματοποίηση διορθωτικών ενεργειών εφόσον αυτές είναι απραίτητες University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

26 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

27 Τελευταίο σχέδιο (1/4) Η λύση για τον αναλυτικό σχεδιασμό και έλεγχο των καθημερινών δραστηριοτήτων δόθηκε απο το Lean Construction Institute των ΗΠΑ και έγινε γνωστή ως «τελευταίο σχέδιο» Η συγκεριμένη μέθοδος περιλαμβάνει τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων και αφορούν τις επόμενες 4-6 εβδομάδες Τα εν λόγω χρονοδιαγράμματα περιλαμβάνουν όλες τις δραστηριότητες των έργω χωρισμένες σε τμήματα διάρκειας μισής ημέρας ή μικρότερα Όλες οι δραστηριότητες συγκεντρώνονται σε έναν πίνακα που δείχνει πως αναλύονται τα επιμέρους βήματα για την εκτέλεση μιας εργασίας, ενώ παράλληλα περιλαμβάνει και στοιχεία που αφορούν το χρόνο εκτέλεσης, τον υπέυθυνο καθώς επίσης λοιπές σημειώσεις (βλέπε πίνακα επόμενης διαφάνειας) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

28 Τελευταίο σχέδιο (2/4) Δραστηριότητα Πότε Ποιος Σημειώσεις Σύνταξη διάρθρωσης Κεφαλαίου 4 Δευτέρα πρωί Όλοι Συγγραφή ενότητας 4.1 Δευτέρα απόγευμα HT & MR Ολοκλήρωση γραφικών για το Κεφάλαιο 3 Δευτέρα απόγευμα WF Ολοκλήρωση τηλεφωνικών συνεντεύξεων Δευτέρα απόγευμα KR Συγγραφή ενότητας 4.2 Τρίτη πρωί HT & WF Προαπαιτούμενη η Ενότητα 4.1 Παρουσίαση διάρθρωσης Τρίτη απόγευμα MR Συγγραφή ενότητας 4.3 Τρίτη απόγευμα HT & WF Προαπαιτούμενη η Ενότητα 4.3 Μεταγραφή δεδομένων τηλεφωνικής συνέντευξης Τρίτη απόγευμα KR &MR Απαιτείται ολοκλήρωση συνεντεύξεων Ανάλυση δεδομένων συνέντευξης Τετάρτη πρωί KR & WF Απαιτείται ολοκλήρωση καταγραφής Συγγραφή ενότητας 4.4 Τετάρτη πρωί HT & MR Προαπαιτούμενη η Ενότητα 4.3 Συγγραφή συμπεράσματος Κεφαλαίου 4 Τετάρτη απόγευμα HT & MR Απαιτείται ολοκλήρωση των 4 ενοτήτων Περίγραμμα Κεφαλαίου 5 Ανάλυση δεδομένων Πέμπτη πρωί Όλοι Προαπαιτούμενο το Κεφάλαιο 4 Σύνταξη ανάλυσης δεδομένων Πέμπτη απόγευμα KR & MR Συγκέντρωση κυριότερων διαπιστώσεων στην παρουσίαση Πέμπτη απόγευμα HT & WF Ετοιμασία διαγραμμάτων Κεφαλαίου 5 & παρουσίαση Παρασκευή πρωί WF Σύνταξη αναφοράς και έλεγχος ροής Παρασκευή πρωί HT, KR & MR Απαιτείται ολοκλήρωση όλων των ενοτήτων Ενσωμάτωση διαγραμμάτων Κεφ. 5 & εκτύπωση αναφοράς Παρασκευή απόγευμα Όλοι Δοκιμή παρουσίασης Παρασκευή απόγευμα Όλοι University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

29 Τελευταίο σχέδιο (3/4) Με βάση τις αρχές της μεθοδολογίας του τελευταίου σχεδίου, για την επανεξέταση της προόδου υπάρχει δυνατότητα επανεξέτασης της προόδου απλώς με τη χρήση του ίδιου πίνακα και την προσθήκη δυο ακόμη στηλών Η πρώτη στήλη χρησιμοποείται έτσι ώστε να περιγραφεί εαν η δραστηριότητα ολοκληρώθηκε ή δεν ολοκληρώθηκε Η δεύτερη στήλη χρησιμοποιείται για την εισαγωγή σχολίων, σχετικά με την αιτιολογία μη ολοκλήρωσης της δραστηριότητας Επίσης στο τέλος του πίνακα εμφανίζεται και το ποσοστό ολοκλήρωσης των σχεδιασμένων δραστηριότητων της εβδομάδας, με βάση τον παρακάτω τύπο: Ολοκληρωμένο ποσοστό σχεδιασμένων εργασιών (Planned Percent Complete) PPC = ολοκληρωμένες δραστηριότητες / μη ολοκληρωμένες δραστηριότητες Στον πίνακα που ακολουθεί το ολοκληρωμένο ποσοστό σχεδιασμένων εργασιών είναι 67%, δεδομένου ότι οι 12 απο τις 18 δραστηριότητες ολοκληρώθηκαν University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

30 Τελευταίο σχέδιο (4/4) Δραστηριότητα Ολοκληρώθηκε Ποιος Σύνταξη διάρθρωσης Κεφαλαίου 4 Ναι Συγγραφή ενότητας 4.1 Ναι Ολοκλήρωση γραφικών για το Κεφάλαιο 3 Ναι Ολοκλήρωση τηλεφωνικών συνεντεύξεων Ναι Συγγραφή ενότητας 4.2 Ναι Παρουσίαση διάρθρωσης Ναι Συγγραφή ενότητας 4.3 Ναι Μεταγραφή δεδομένων τηλεφωνικής συνέντευξης Ναι Ανάλυση δεδομένων συνέντευξης Ναι Συγγραφή ενότητας 4.4 Ναι Συγγραφή συμπεράσματος Κεφαλαίου 4 Ναι Περίγραμμα Κεφαλαίου 5 Ανάλυση δεδομένων Ναι Σύνταξη ανάλυσης δεδομένων Όχι Η ανάλυση δεν ολοκληρώθηκε έγκαιρα Συγκέντρωση κυριότερων διαπιστώσεων στην παρουσίαση Όχι Η ανάλυση δεν ολοκληρώθηκε έγκαιρα Ετοιμασία διαγραμμάτων Κεφαλαίου 5 & παρουσίαση Όχι Η ανάλυση δεν ολοκληρώθηκε έγκαιρα Σύνταξη αναφοράς και έλεγχος ροής Όχι Αναμονή για το Κεφάλαιο 5 Ενσωμάτωση διαγραμμάτων Κεφ. 5 & εκτύπωση αναφοράς Όχι Αναμονή για το Κεφάλαιο 5 Δοκιμή παρουσίασης Όχι Τα συμπεράσματα δεν είναι ακόμη έτοιμα Ολοκληρωμένο ποσοστό σχεδιασμένων εργασιών - PPC 67% University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

31 Ολοκληρωμένο ποσοστό σχεδιασμένων εργασιών (Planned Percent Complete - PPC) Το PPC αποτελεί ένα αξιόπιστο εργαλείο ελέγχου της προόδου εκτέλεσης των εργασιών, στις περιπτώσεις όπου υπάρχουν δραστηριότητες σε εξέλιξη ανά πάσα στιγμή, ενώ παράλληλα μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ως ένα πολύ ισχυρό μέσο για την επικοινωνία με τις διάφορες ομάδες έργου Η χρήση του συγκεκριμένου εργαλείου σε συνδυασμό με τη πραγματοποίηση εβδομαδιαίων συσκέψεων επισκόπησης δίνουν τη δυνατότητα να συζητηθεί η πρόοδος, αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι αυτό το εργαλείο βοηθάει στη διαρκή επίλυση προβλημάτων Με την υιοθέτηση του παραπάνω μοντέλου, εβδομαδιαίων συσκέψεων δίνεται η ευκαιρία στις ομάδες έργου να διασφαλίσουν ότι τα προβλήματα θα επιλύονται σε αυτό το επίπεδο και δεν θα αφήνονται να λυθούν την ώρα που θα γίνει ο απολογισμός με τά την ολοκλήρωση του έργου Ο στόχος είναι με το πέρασμα των εβδομάδων το PPC να βελτιώνεται University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

32 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

33 Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Ο έλεγχος και η διανομή πληροφοριών στα μέλη της ομάδας έργου και σε άλλες ομάδες συμφερόντων αποτελούν ένα σημαντικό μέρος της ευθύνης του διαχειριστή έργου Επίσης τα εν λόγω συστήματα διδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στην αποτελεσματική διαχείριση των προσδοκιών των ομάδων συμφερόντων Ο κύκλος των συμβάντων που οδηγεί στη σύνταξη εκθέσεων πρέπει να είναι ο εξής: Μέτρηση Καταγραφή Ανάλυση Δράση Για τον επιτυχημένο έλεγχο καθώς επίσης την εφαρμογή των απαραίτητων διορθωτικών δράσεων είναι σημαντικό να ακολουθείται ο παραπάνω κύκλος συμβάντων Επίσης, είναι άξιο αναφοράς ότι τα δεδομένα που συγκεκντρώνονται πρόκειται να αποτελέσουν μέρος μιας ανάλυσης και κάποιας πιθανης δράσης, σε αντίθετη περίπτωση τα δεδομένα δεν είναι απαραίτητο να συλλέγονται University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

34 Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Τα συστήματα διαχείρισης πληροφοριών έργου σε υπολογιστή χρησιμοποιούνται για την τακτική ενημέρωση των προγραμμάτων παρακολούθησης και ελέγχου της διαχείρισης και εκτέλεσης των έργων Τα ραβδογράμματα που απεικονίζονται στο παρακάτω σχήμα είναι ένα εύχρηστο εργαλείο για το συνεχή έλεγχο και ενημέρωση των σχεδίων Η ολοκληρωμένη εργασία εμφανίζεται στο διάγραμμα ως το επάνω μισό των ράβδων, με σκούρα σκίαση Ολοκληρωμένη εργασία Προγραμματισμένη εργασία Προγραμματισμένη εργασία University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

35 Προβλήματα απο την εξάρτηση με συστήματα διαχείρισης πληροφοριών έργου Παρά τα σημαντικά οφέλη των λογισμικών διαχείρισης έργων, η στενή εξάρτηση των ατόμων και των ομάδων απο τα εν λόγω συστήματα μπορεί να οδηγήσει σε μια σειρά προβλημάτων: Παράλυση λόγω υπολογιστή - ο διαχειριστής του έργου αφιερώνει όλη τη μέρα του στην καταχώριση νέων δεδομένων του έργου στον Η/Υ Επαλήθευση του συστήματος διαχείρισης πληροφοριών έργου η επιλεκτική μεταχείριση των δεδομένων μπορεί να κρύψει πολύ αποτελεσματικά τα προβλήματα Υπερβολικός όγκος δεδομένων όλοι έχουν πάρα πολλά στοιχεία που πρέπει να κατανοήσουν ώστε να μπορούν να ενεργήσουν αποτελεσματικά Απομόνωση ο διαχειριστής έργου γίνεται σκλάβος του υπολογιστή και αποκόπτεται απο αυτά που συμβάινουν στην πραγματικότητα Εξάρτηση αφαιρείται απο τους διαχειριστές έργων ο ρόλος της ανάλυσης προβλημάτων και της λήψης αποφάσεων, γεγονός που οδηγεί σε λιγότερο αποτελεσματικές ενέργειες και κξατάργηση της πρόληψης των προβλημάτων Αποπροσανατολισμός αντί να ασχοληθούμε με τις εγγενείς αιτίες, επιχειρείται η αντιμετώπιση των επιπτώσεων των προβλημάτων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

36 Όρια ελέγχου εφαρμοσμένα στην πρόοδο των δαπανών του προϋπολογισμού Ο ρόλος των συστημάτων πρέπει να είναι ο εντοπισμός των εξαιρέσεων και η παροχή έγκαιρων πληροφοριών ελέγχου Το σημαντικό ερώτημα το οποίοι τίθεται κατά τη διάρκεια παρακολούθησης αι ελέγχου είναι «Σε ποιο σημείο πρέπει να ληφθούν μέτρα όταν υπάρχει διαφορά ανάμεσα στην προσδοκόμενη και την πραγματική απόδοση» Για την απάντηση στην παραπάνω ερώτηση είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη το γεγονός ότι σε κάθε δραστηριότητα θα υπάρξη ένας βαθμός διακύμανσης Σωρευτικό κόστος ( ) Σημεία δράσης Χρόνος Άνω όριο ελέγχου Πραγματικό κόστος εκτελεσθέντων έργων Κάτω όριο ελέγχου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

37 Ατζέντα Συστήματα ελέγχου Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών - ποιότητα Έλεγχος των κυριότερων περιορισμών κόστος & χρόνος Ορατός έλεγχος Τελευταίο σχέδιο Ο ρόλος των συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών έργου Έλεγχος της αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

38 Σύστημα ελέγχου αλλαγής (1/2) Τα αιτήματα αλλαγών τα οποία μέσα σε ένα οργανισμό διατυπώνονται απο πολλά άτομα, περνούν μέσω ενός συστήματος αξιολόγησης των εξής παραγόντων: Κόστος και οφέλη Προτεραιότητα της αλλαγής Επιπτώσεις της αλλαγής σε άλλες διαδικασίες Επιπτώσεις σε άλλες υποθέσεις και ειδικά στο κόστος University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

39 Σύστημα ελέγχου αλλαγής (2/2) προωθείται σε Κόστος & οφέλη αλλαγής που επιβάλλει Ιδιοκτήτης έργου που αν συμφωνεί προσχωράει σε Ανακοίνωση αποδοσής αλλαγής Περιγραφή απαιτούμενης αλλαγής Λόγοι για την αλλαγή Ερευνητής που δημιουργεί που διορίζει Νέες βάσεις για το έργο Συντονιστής αλλαγής δίνει «πράσινο φως» σε για να ενημερώσει που δημιουργεί Αίτημα αλλαγής που περιλαμβάνει Βαθμός προτεραιότητας Οφέλη απο την αλλαγή Πληροφορίες ατόμου που συνέβαλε στην ιδέα Εξουσιοδότηση για αίτημα αλλαγής Γεννήτορας ιδέας αλλαγής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

40 Βιβλιογραφία Maylor, H., 2005, Διαχείριση έργων, 3 η έκδοση, Εκδοσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα, Ελλάδα (ISBN: ) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright