ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΡΓΟΥ

Transcript

1 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ Γενικά περί ελέγχου των έργων Συστήματα ελέγχου Έλεγχος ποιότητας Έλεγχος κόστους και χρόνου Ανάλυση αποκτημένης αξίας (E.V.A.)

3 ΓΕΝΙΚΑ ΠΕΡΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (1) Ελληνική πραγματικότητα: Το σύνολο των έργων έχει αποκλείσει από τις αρχικές προδιαγραφές του σε ένα τουλάχιστον σκέλος (κόστος, ποιότητα, χρόνος) Βασικά ερωτήματα που προκύπτουν: - Γιατί έγινε αυτό; - Τι φταίει; - Ποιος δεν έκανε σωστά τη δουλειά του; - Μπορούσαμε να το διαπιστώσουμε έγκαιρα; - Μπορούμε να κάνουμε κάτι τώρα;

4 ΓΕΝΙΚΑ ΠΕΡΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (2) Απάντηση: Η απόκλιση γίνεται σταδιακά και ανεπαίσθητα (καθυστέρηση σε επιμέρους εργασίες συνεχής υπέρβαση κόστους σε μικρά ποσά) Σε μεγάλα έργα απαραίτητη η χρήση εργαλείων για την παρακολούθηση της πορείας τους!!! Κλειδί για την αποφυγή δυσάρεστων καταστάσεων είναι η έγκαιρη αναγνώριση της υλοποίησης ενός έργου!!!

5 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (1) Με τη χρήση συστημάτων ελέγχου αντιμετωπίζεται τυχόν εκτροχιασμός των παραγόντων επιτυχίας ενός έργου. Πολύτιμη βοήθεια στον έλεγχο και την έγκαιρη διόρθωση. Προσοχή!!!! Ο έλεγχος δεν πρέπει να αφορά μόνο τη φάση υλοποίησης αλλά και σχεδιασμού του έργου και να εντάσσεται σε αυτό.

6 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (2) Βασικές προϋποθέσεις συστήματος ελέγχου: - Ορισμός των σημαντικών χαρακτηριστικών του συστήματος - Καθορισμός των ορίων διακύμανσής τους - Μέτρηση αυτών των χαρακτηριστικών - Μέριμνα ώστε η πρόοδος να είναι ορατή - Ανατροφοδότηση της ομάδας με την απόδοση - Λήψη διορθωτικών μέτρων όπου απαιτείται

7 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (3) Ορισμός των σημαντικών χαρακτηριστικών του συστήματος: - Αποσαφήνιση των πιο σημαντικών στοιχείων ελέγχου του συστήματος. - Συνήθως πρόκειται για το χρυσό τρίγωνο. - Έλεγχος για τυχόν επιπλέον στοιχεία/κριτήρια επιτυχίας. - Π.χ. όπερα του Σύδνεϋ

8 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (4) Καθορισμός αποδεκτών ορίων διακύμανσης χαρακτηριστικών: - Εξαρχής αποδεκτές είναι μόνο οι θετικές αποκλίσεις. - Για την περίπτωση αρνητικών ορίζονται ποια στοιχεία των χαρακτηριστικών θα γίνουν αποδεκτά και ποια όχι. - Ανάλογα με τα όρια διακύμανσης ορίζεται και ο τρόπος ελέγχου των χαρακτηριστικών.

9 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (5) Μέτρηση (έλεγχος) των χαρακτηριστικών: - Αρχικά πρέπει να οριστεί η συχνότητα των μετρήσεων. - Προβλήματα εμφανίζονται όταν γίνονται υπερβολές (πολύ συχνός ή πολύ σπάνιος) πρέπει να βρεθεί ισορροπία. - Πρέπει να συνδεθεί με τον τρόπο αντίδρασης σε περιπτώσεις αρνητικών διαπιστώσεων. - Πρέπει να γίνεται σε σύντομο χρόνο ώστε να λαμβάνονται γρήγορα οι αποφάσεις.

10 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ (6) Λήψη απαιτούμενων διορθωτικών μέτρων: - Πρέπει να αποσαφηνιστούν εξαρχής τα βήματα που θα ακολουθήσουμε. - Ο τρόπος αντίδρασης θα πρέπει να είναι γνωστός και σε μεσαίας ιεραρχίας θέσεις για βέλτιστο συντονισμό των προσπαθειών. - Σε ιδιαίτερες και σύνθετες περιπτώσεις επιβάλλεται οι αποφάσεις για τα απαιτούμενα μέτρα να καθοριστούν από τις υψηλόβαθμες θέσεις.

11 ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (1) Αφορά τον έλεγχο της συμμόρφωσης του τελικού προϊόντος και των διαδικασιών υλοποίησης, με τρόπο που έχει εκ των προτέρων συμφωνηθεί. Βασική είναι η καθιέρωση και η διαχείριση ενός τέτοιου συστήματος. Περιλαμβάνει το σύνολο των πληροφοριών για τις διαδικασίες υλοποίησης, ελέγχου και τρόπου διόρθωσης σφαλμάτων, καθώς επίσης και τα πρόσωπα που συμμετέχουν σε αυτόν.

12 ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (2) Ο έλεγχος της ποιότητας μπορεί να αφορά απαίτηση του πελάτη ή να παρέχεται ως εγγύηση από τον κατασκευαστή. Βασίζεται σε τυποποιημένες διαδικασίες. Προστατεύει τα μέρη από τυχόν νομικές διαφωνίες. Υπάρχει ολόκληρος κλάδος διαχείρισης έργων σχετικά με την διασφάλιση της ποιότητας. Το πιο γνωστό σύστημα διασφάλισης ποιότητας είναι το ISO9000.

13 ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΟΣΤΟΥΣ & ΧΡΟΝΟΥ (1) Συνήθως γίνεται ταυτόχρονα καθώς αλληλεξαρτώνται άμεσα. Αφορά τη φάση υλοποίησης. Εφαρμόζονται και εδώ συστήματα για έλεγχο και διόρθωση της διαδικασίας υλοποίησης ενός έργου. Απαραίτητη είναι και η άμεση παροχή πληροφοριών απευθείας από το εργοτάξιο. Για την παροχή πληροφοριών ορίζεται συγκεκριμένος υπεύθυνος.

14 ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΟΣΤΟΥΣ & ΧΡΟΝΟΥ (2) Οι περισσότερες εταιρίες παρατηρούν τα σφάλματα όταν είναι πολύ αργά εξαιτίας του παράλληλου και όχι ενιαίου ελέγχου του κόστους και του χρόνου. Το καμπανάκι συνήθως χτυπάει αφού το έργο ήδη έχει ξεφύγει από τις αρχικές προβλέψεις. Σταδιακά αρχίζει η καθιέρωση του τρόπου ελέγχου με την ανάλυση της αποκτημένης αξίας (EVA).

15 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (1) Κλασσική περίπτωση εφησυχασμού του κατασκευαστή: Το έργο έχει υλοποιηθεί κατά 50%. Ο μεμονωμένος έλεγχος κόστους και χρόνου δείχνει ότι: - δεν υπάρχει μέχρι στιγμής υπέρβαση στο τελικό κόστος - δεν υπάρχει μέχρι στιγμής υπέρβαση στο συνολικό χρόνο. Οι παλιοί το λένε εμπειρικά «έτσι όπως πάς παιδάκι μου»

16 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (2) Παράδειγμα: - Έστω ότι υπάρχει ένα αρχικό σχέδιο που περιλαμβάνει την υλοποίηση ενός έργου, που αποτελείται από 5 εργασίες. - Κάθε μία από τις εργασίες απαιτεί για να ολοκληρωθεί ποσό και ένα μήνα διάρκεια. - Έστω ότι κάποια στιγμή γίνεται έλεγχος της πορείας του έργου. - Σύμφωνα με το αρχικό χρονοδιάγραμμα θα έπρεπε να έχουν ολοκληρωθεί 3 εργασίες αλλά διαπιστώνεται ότι έχουν ολοκληρωθεί μόνο οι 2. - Επίσης καταγράφηκε ότι για την υλοποίηση των 2 αυτών εργασιών ξοδεύτηκαν συνολικά

17 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (3) Μπορούμε να θεωρήσουμε πως όλα πηγαίνουν καλά; Ποια είναι η πραγματική πορεία του έργου;

18 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (4) Ορισμοί: - Αρχική διάρκεια έργου είναι η συνολική διάρκεια όλων των εργασιών. Ο.D. = 5 μήνες - Προϋπολογισμός κατά την ολοκλήρωση είναι η συνολική αξία που θα έχουν οι δραστηριότητες όταν ολοκληρωθεί το έργο. B.A.C. =

19 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (5) Ορισμοί (συνέχεια): - Αποκτημένη Αξία είναι η συνολική αξία που έχουν οι δραστηριότητες μέχρι την ημερομηνία ενημέρωσης και ελέγχου, σύμφωνα με το αρχικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου. E.V. = Σχεδιασμένη Αξία είναι η συνολική αξία των δραστηριοτήτων που έπρεπε να έχουν ολοκληρωθεί μέχρι την ημερομηνία ελέγχου. P.V. =

20 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (6) Ορισμοί (συνέχεια): - Πραγματικό κόστος είναι το συνολικό κόστος που έχουμε καταναλώσει μέχρι την ημερομηνία ελέγχου. Α.C. =

21 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (7) Εύκολα διαπιστώνει κανείς πως, εάν: - E.V. < A.C. σημαίνει ότι ξοδέψαμε περισσότερα από όσα αποκτήσαμε (κακό!!!) - E.V. > A.C. σημαίνει ότι αποκτήσαμε περισσότερα από όσα ξοδέψαμε (καλό!!!) - P.V. < E.V. σημαίνει ότι αποκτήσαμε περισσότερα από όσα σχεδιάσαμε να αποκτήσουμε (καλό!!!) - P.V. > E.V. σημαίνει ότι αποκτήσαμε λιγότερα από όσα σχεδιάσαμε να αποκτήσουμε (κακό!!!) - Ρ.V. < A.C. σημαίνει ότι ξοδέψαμε περισσότερα από όσα είχαμε σχεδιάσαμε να αποκτήσουμε (κακό!!!) - Ρ.V. > A.C. σημαίνει ότι ξοδέψαμε λιγότερα από όσα είχαμε σχεδιάσαμε να αποκτήσουμε (καλό!!!)

22 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (8)

23 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (9) Τι ακριβώς συμβαίνει στο συγκεκριμένο έργο; - Έχουν εκτελεστεί 2 εργασίες αντί για 3. - Μέχρι τώρα θα έπρεπε να είχαμε συνολική αξία των εργασιών ίση με και όχι που έχουμε. - Για τις 2 αυτές δραστηριότητες θα έπρεπε να είχαν ξοδευτεί και όχι

24 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (10) Δείκτες απόκλισης: - Απόκλιση κόστους C.V. = E.V. A.C. Στην συγκεκριμένη περίπτωση: C.V. = E.V. A.C. = = (κακό!) - Απόκλιση χρονοδιαγράμματος S.V. = E.V. P.V. Στην συγκεκριμένη περίπτωση: S.V. = E.V. P.V. = = (κακό!)

25 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (11) Άρα και ξοδεύουμε περισσότερα και υλοποιούμε με πιο αργούς ρυθμούς το έργο. Εάν συνεχιστεί η ίδια πορεία μπορεί να προκύψει το συμπέρασμα ότι η ταχύτητα υλοποίησης είναι πιο αργή από όσο πρέπει και ότι στο τέλος θα έχουμε ξοδέψει περισσότερο από Η πρόβλεψη για την τελική κατάσταση γίνεται με τη χρήση επιπλέον δεικτών, στην ανάλυση αποκτημένης αξίας.

26 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (12) Εκτίμηση τελικού κόστους - Ο δείκτης απόδοσης κόστους αποτυπώνει την αναλογία των όσων κερδίζουμε με όσα ξοδεύουμε: C.P.I. = E.V. / A.C. = / = 0,5 - Άρα αποκτούμε τα μισά από όσα ξοδεύουμε ή ξοδεύουμε τα διπλάσια από όσα πρέπει.

27 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (13) Εκτίμηση τελικού κόστους (συνέχεια) - Στην περίπτωση που ο ρυθμός απόδοσης παραμένει ο ίδιος, όταν ολοκληρωθεί το έργο θα έχουμε ξοδέψει: E.A.C. = B.A.C. / C.P.I. = / 0,5 = Δηλαδή στο τέλος αντί για θα ξοδέψουμε

28 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (14) Εκτίμηση τελικού κόστους (συνέχεια) - Εάν ο ρυθμός απόδοσης αλλάξει και από εδώ και πέρα πηγαίνουμε σύμφωνα με το πρόγραμμα, όταν ολοκληρωθεί το έργο θα έχουμε ξοδέψει: E.A.C. = A.C. + (B.A.C E.V.) = ( ) = Γενικά το ποσό που απομένει ακόμη για να ξοδέψουμε μέχρι το τέλος είναι: E.T.C. = E.A.C. - A.C = = / = /

29 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (15) Εκτίμηση τελικής διάρκειας - Ο δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμματος αποτυπώνει την πρόοδο του έργου σε σχέση με ότι είχαμε σχεδιάσει: S.P.I. = E.V. / P.V. = / = 0,67 - Άρα αποκτούμε λιγότερα από όσα είχαμε σχεδιάσει, οπότε κινούμαστε με πιο αργούς ρυθμούς. - Εάν συνεχίσουμε έτσι το έργο θα ολοκληρωθεί σε διάστημα: Ο.D. / S.P.I. = 5 μήνες / 0,67 = 7,6 μήνες

30 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (16) Προσοχή!!! Σε ένα έργο, για να ελεγχθεί έγκαιρα και να αποδώσει η E.V.A., ώστε να μπορούν να γίνουν οι απαραίτητες διορθωτικές κινήσεις, θα πρέπει η ανάλυση αυτή να γίνει για πρώτη φορά σε πρόοδο υλοποίησης μικρότερη του 20% του έργου.

31 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (17) Άσκηση Τα ποσά του πίνακα είναι αθροιστικά Μήνας PV AC EV

32 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (18) Άσκηση (συνέχεια) Ζητείται να υπολογιστούν: CPI στο τέλος του 4 ου μήνα EAC στο τέλος του 4 ου μήνα CV στο τέλος του 4 ου μήνα SPI στο τέλος του 4 ου μήνα ETC στο τέλος του 4 ου μήνα SV στο τέλος του 4 ου μήνα Εάν όλη η εργασία που έγινε κατά τον 4 ο μήνα δεν περάσει τον έλεγχο ποιότητας και πρέπει να ξαναγίνει τον 5 ο μήνα, κάτι που σημαίνει ότι δεν θα ολοκληρωθεί καμία εργασία που είχε αρχικά σχεδιαστεί να γίνει τον 5 ο μήνα, να βρεθούν: ΕV στο τέλος του 5 ου μήνα CPI στο τέλος του 5 ου μήνα AC στο τέλος του 5 ου μήνα

33 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΚΤΗΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ (19) Άσκηση (λύση) - CPI = EV / AC = / = 0,75 - SPI = EV / PV = / = 0,86 - EAC = BAC / CPI = / 0,75 = ETC = EAC AC = = CV = EV AC = = SV = EV PV = = EV = AC = CPI = EV / AC = / = 0,5