ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

Transcript

1 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ ΒΑΣΙΚΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΠΡΟΣΦΕΡΟΜΕΝΗΣ ΛΥΣΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΓΕΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΛΟΓΙΚΗ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Συνοπτική περιγραφή πλατφόρμας Συνοπτική περιγραφή εξειδικευμένων εφαρμογών ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ Περιγραφή Content Repository Εφαρμογή βιβλιοθήκης εγγράφων και αρχείων Εφαρμογή διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου Διαχείριση εισερχομένων Διαχείριση εξερχόμενων Συνεργασία με Server Συνεργασία με Fax Server Οπτική αναγνώριση κειμένου Μετατροπή εγγράφου σε PDF ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ Περιγραφή Εφαρμογή ανάθεσης και παρακολούθησης υποθέσεων Υποβολή υπόθεσης - εγγράφου Διαχείριση χρεώσεων και διεκπαιρέωση Ενημέρωση εμπλεκομένων Ιστορικό εγγράφων Έλεγχος πρόσβασης Χρήση εγγράφων Υποσυστήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Χρήση μητρώου τμημάτων - στελεχών και λεξικών Δημιουργία στατιστικών αναφορών Μηχανισμός Διαχείρισης Ροής Επιχειρησιακών Διαδικασιών Εφαρμογή Σύνθεσης και Σχεδιασμού Διαδικασιών Εφαρμογή Διαχείρισης διαδικασιών Εφαρμογή Εκτέλεσης Διαδικασιών Διαχείριση Δεδομένων Περιγραφή JBOSS jbpm ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Online βοήθεια Υποστήριξη πρόσβασης βάσει WAI Λειτουργικότητες Υποβοήθησης Χρηστών Χρήση Ελληνικής Γλώσσας Υποστήριξη Προσβασιμότητας από διαφορετικούς web-browsers ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΛΥΣΗΣ (WEB SERVICES N-TIER) Γενική Περιγραφή Φυσική αρχιτεκτονική Open Source λογισμικό εφαρμογών Τεχνικές προδιαγραφές συστήματος Web based περιβάλλον χρήσης Virtualization / Cloud Computing Εγκατάσταση Συστήματος Υιοθέτηση από Φορείς ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 1

2 Ενεργοποίηση σημασιολογικά αυτόνομου virtual host Χρησιμοποίηση εικόνας κλώνου (clone machine image) Αυτόνομη χειροκίνητη εγκατάσταση Διεπαφές με Εξωτερικά Συστήματα Συνεργασία και ανταλλαγή περιεχομένου με εξωτερικά συστήματα Διαλειτουργικότητα - Υποστήριξη ΕΠΔ (Ελληνικό Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας) Λειτουργίες offline - συγχρονισμού Ολοκληρωμένο πλαίσιο ασφάλειας Ασφάλεια πύλης και εφαρμογών Ασφάλεια δεδομένων και πρόσβασης Auditing Ηλεκτρονικές Υπογραφές Open Source εργαλεία ανάπτυξης Χαρακτηριστικά της Αρχιτεκτονικής του Συστήματος Aνοικτή αρχιτεκτονική (open architecture) Χρήση αρθρωτής αρχιτεκτονικής (modular architecture) Χρήση πολυστρωματικών αρχιτεκτονικών (n-tier architecture) Χρήση συστήματος διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων Υποστήριξη Αποθηκών Δεδομένων Κλιμάκωση (Scalability) & επεκτασιμότητα (Expandability) Aναγνώριση και δικαιοδότηση χρηστών Λειτουργίες διαχείρισης χρηστών Λειτουργίες καθορισμού επιπέδων πρόσβασης Πιστοποίηση/Εξουσιοδότηση (Authorization/Authentication) Ασφάλεια και Προστασία Δεδομένων Ακεραιότητα δεδομένων Συμβατότητα και ομαλή ολοκλήρωση Επεκτασιμότητα/ προσαρμοστικότητα Εξασφάλιση Διαθεσιμότητας της Πληροφορίας Εξασφάλιση Ικανοποιητικών Χρόνων Απόκρισης Υποστήριξη Ταυτόχρονης Πρόσβασης Πολλαπλοί Τρόποι Πρόσβασης Ελάχιστες απαιτήσεις πόρων Μεθοδολογία Λήψης Αντιγράφων Ασφαλείας Προδιαγραφές Τύποι αντιγράφων ασφαλείας Τήρηση αντιγράφων ασφαλείας στην υποδομή Virtualization / Cloud Τήρηση αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση εγκατάστασης σε ιδία υποδομή ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΥΧΡΗΣΤΙΑΣ ΆΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ ΜΕ ΤΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΦΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΗΠΑΠΥ ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΥΧΡΗΣΤΙΑΣ ΆΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ ΆΛΛΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΈΡΓΟΥ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ - ΈΡΓΑ ΣΕ ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ (PR.IN.C.E) ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 2

3 6.2. ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΈΡΓΟΥ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ Εισαγωγή Περιγραφή της προτεινόμενης μεθοδολογίας ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΕ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΦΑΣΕΙΣ & ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ Φάση 1: Διαχείριση Έργου Παραδοτέα Φάσης Φάση 2: Ανάλυση Απαιτήσεων & Σχεδιασμός του συστήματος Παραδοτέα Φάσης Φάση 3 : Ανάπτυξη, εγκατάσταση και τεκμηρίωση του συστήματος ΠΕ 3.1: Ανάπτυξη και παραμετροποίηση πληροφοριακού συστήματος ΠΕ 3.2: Τεκμηρίωση Συστήματος ΠΕ 3.3: Εγκατάσταση & Έλεγχος του Συστήματος Παραδοτέα Φάσης Φάση 4.: Δημιουργία και υποστήριξη Κοινότητας Παραδοτέα Φάσης Φάση 5: Εκπαίδευση χρηστών & διαχειριστών ΠΕ 5.1: Σχέδιο Κατάρτισης και Εκπαίδευσης ΠΕ 5.2: Εκπαίδευση Χρηστών και Διαχειριστών Παραδοτέα Φάσης Φάση 6: Περίοδος πιλοτικής λειτουργίας Παραδοτέα Φάσης Χρονοδιάγραμμα Έργου ΟΜΑΔΑ ΈΡΓΟΥ Σχήμα Διοίκησης και Οργάνωσης του Έργου Υπεύθυνος Έργου (Project Manager) Αναπληρωτής Υπεύθυνος Έργου Υπεύθυνος Διασφάλισης Ποιότητας Υπεύθυνος Ανάπτυξης Συστήματος Μέλη της Ομάδας Έργου Προτεινόμενη Ομάδα Έργου Υπεύθυνος Έργου Αναπληρωτής Υπεύθυνος Έργου - Υπεύθυνος Διασφάλισης Ποιότητας Υπεύθυνος Ανάπτυξης Λογισμικού Μέλη Ομάδας Έργου Βιογραφικά Ομάδας Έργου ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΡΓΩΝ ΠΕΛΑΤΟΛΟΓΙΟ Επιχειρήσεις & Βιομηχανία Δημόσιοι Φορείς Φορείς Τοπικής Αυτοδιοίκησης Οργανισμοί και Ιδρύματα Διεθνείς Οργανισμοί & Ιδρύματα ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 3

4 1. Εισαγωγή Η παρούσα προσφορά αναφέρεται στην παροχή από την του συνόλου των υπηρεσιών σχεδιασμού, ανάπτυξης, εγκατάστασης, πιλοτικής λειτουργίας, εκπαίδευσης, δημιουργίας κοινότητας και τεχνικής υποστήριξης που καλύπτουν το σύνολο των απαιτήσεων σχεδιασμού και επιχειρησιακής λειτουργίας ενός άρτιου και λειτουργικού πληροφοριακού συστήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Αναθέσεων - Παρακολούθησης Υποθέσεων (ΗΠΑΠΥ). Το λογισμικό σύστημα παρέχεται ως Open Source κάτω από το μοντέλο αδειοδότησης EUPL. Συμπληρωματικά των προσφερόμενων υπηρεσιών στη προσφορά συμπεριλαμβάνεται και η παροχή της απαιτούμενης άδειας χρήσης Open Source του λογισμικού κάτω από το μοντέλο αδειοδότησης EUPL Σύντομη Περιγραφή του Αναδόχου Η ΓΝΩΜΩΝ Α.Ε., παρέχει υπηρεσίες και προϊόντα σε δημόσιους και ιδιωτικούς οργανισμούς στην Ελλάδα και το εξωτερικό στηρίζοντας την ανάπτυξη τους στην οικονομία της γνώσης. Ιδρύθηκε το 1994, έχει παρουσία σε Αθήνα, Θεσσαλονίκη και Κύπρο και αποτελείται από στελέχη με υψηλή εξειδίκευση και εμπειρία στις τεχνολογίες πληροφορικής και διαχείρισης έργου. Από την ίδρυσή της επενδύει διαρκώς στην τεχνογνωσία και έχει διεθνείς συνεργασίες για την εφαρμογή συγκεκριμένων καινοτόμων τεχνολογιών στις Ελληνικές επιχειρήσεις και οργανισμούς. Η ΓΝΩΜΩΝ Πληροφορικής έχει ως όραμα να γίνει ηγέτης στην ανάπτυξη εφαρμογών διαδικτύου και παροχή υπηρεσιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών προσφέροντας ένα φάσμα αποδοτικών, καινοτόμων και αξιόπιστων υπηρεσιών τόσο στον δημόσιο, όσο και στον ιδιωτικό τομέα. Έχοντας τεχνογνωσία για τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων, εφαρμόζουμε μια στρατηγική ανάπτυξης για τους πελάτες μας με υψηλή απόδοση και χαμηλό ρίσκο, που εγγυάται επιτυχημένα την αποτελεσματική απόδοση της επένδυσης τους στην τεχνολογία. Αποστολή μας είναι: Η ανάπτυξη νέων προϊόντων και υπηρεσιών. Η αξιοποίηση νέων ευκαιριών για τους πελάτες μας. Η υλοποίηση έργων σε εθνικό και διεθνές επίπεδο. Η διατήρηση υψηλού επιπέδου και ποιότητας υπηρεσιών με σκοπό την ικανοποίηση πελατών και συνεργατών. Η επιχειρηματική δραστηριότητα της εταιρίας επικεντρώνεται στην ανάπτυξη τεχνολογικά προηγμένων διαδικτυακών εφαρμογών και ολοκληρωμένων λύσεων (systems integration & turn-key solutions), στους τομείς: της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (egovernment) των ηλεκτρονικών προμηθειών (eprocurement) της υγείας (ehealth) ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 4

5 της παροχής υπηρεσιών συμβούλου σε θέματα τεχνολογίας και πληροφορικής (IT Consulting) 1.2. Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του έργου είναι η ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος για τη διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων έντυπων και ηλεκτρονικών εγγράφων και της εν γένει γραπτής και ηλεκτρονικής επικοινωνίας καθώς και της παρακολούθησης των εσωτερικών υποθέσεων μιας υπηρεσίας. Το πληροφοριακό σύστημα θα αποτελείται από δύο βασικά υποσυστήματα: 1. Υποσύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (e-πρωτόκολλο) 2. Υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υπόθεσης Το πληροφοριακό σύστημα θα αναπτυχθεί με λογισμικό ανοιχτού κώδικα (open source) και η υλοποίησή του θα υποστηρίζει τη λειτουργία σε περιβάλλον virtual computing. Η λειτουργία του συστήματος θα βασίζεται σε λογικές cloud computing. Το σύστημα στην τελική του μορφή θα γίνει διαθέσιμο μέσω ειδικής ιστοσελίδας τύπου Gov Apps και θα είναι ελεύθερα διαθέσιμο προς χρήση από οποιαδήποτε Δημόσια Υπηρεσία ή Φορέα του Δημοσίου, η οποία με τη συμπλήρωση μιας απλής ηλεκτρονικής αίτησης θα μπορεί να το εγκαταστήσει και να το χρησιμοποιεί για τους σκοπούς της λειτουργίας της. Η ανάπτυξη του συστήματος θα πρέπει να γίνει παράλληλα με τη δημιουργία πλαισίου για την ανάπτυξη κοινότητας χρηστών ανάπτυξης και επέκτασης των δυνατοτήτων 1.3. Βασικά πλεονεκτήματα της προσφερόμενης λύσης Η προτεινόμενη από τη ΓΝΩΜΩΝ Πληροφορικής Α.Ε. λύση για την υλοποίηση του έργου διαθέτει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα: 1. Αποτελεί ολοκληρωμένη λύση άμεσης εγκατάστασης και λειτουργίας (turn-key) 2. Βασίζεται σε λογισμικά με σημαντικό αριθμό εγκαταστάσεων στον ιδιωτικό και δημόσιο τομέα. 3. Αξιοποιεί την πολυετή εμπειρία της ΓΝΩΜΩΝ Πληροφορικής Α.Ε. στο χώρο του integration open source λογισμικών και την παραγωγή συστημάτων επιχειρησιακού επιπέδου 4. Διαθέτει απλότητα χρήσης, λειτουργικά χαρακτηριστικά υψηλού επιπέδου και ασφάλεια με βασικά χαρακτηριστικά το ενοποιημένο περιβάλλον για επισκέπτες και προσωπικό, λειτουργίες drag n drop, προσωποποίηση υπηρεσιών, ασφαλείς περιοχές πρόσβασης, καταγραφή κινήσεων 5. Ευκολία επέκτασης καθώς αποτελεί πλατφόρμα ανοικτού κώδικα, στηρίζεται δε εξ ολοκλήρου σε ευρέως διαδεδομένα προϊόντα ανοικτού κώδικα με ενεργές κοινότητες ανάπτυξης, ανοικτή αρχιτεκτονική & πρότυπα ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 5

6 6. Διαλειτουργικότητα με υπάρχοντα συστήματα με χρήση XML & Web Services, διαφανής συνεργασία με Βάσεις Δεδομένων, Εξυπηρετητές Εφαρμογών, Εξυπηρετητές Διαδικτύου, Λειτουργικά Συστήματα 7. Μεγάλη ευελιξία εγκατάστασης, επέκτασης χρήσης (δυναμικές δομές επαφών και οργανογραμμάτων, πολλαπλά websites, ταχεία ενσωμάτωση νέων εφαρμογών) και αποφυγή lock-in με συγκεκριμένο προμηθευτή (πρότυπο JSR-168) 8. Εύκολη μετάβαση και φιλοξενία web εφαρμογών σε περιβάλλοντα virtualization και cloud computing, με αποτέλεσμα την κατάργηση του κόστους αγοράς και χρήσης υλικού, το χαμηλό κόστος λειτουργίας και την υψηλότατη διαθεσιμότητα του συστήματος 9. Ευέλικτοι τρόποι διάθεσης του συστήματος στους φορείς, καθώς και ταχεία αποδοχή του συστήματος λόγω των διαφορετικών τύπων διάθεσης του λογισμικού και του μηδενικού έως ελάχιστου κόστους εγκατάστασης και λειτουργίας από τον φορέα 10. Εγκατάσταση και λειτουργία από τον φορέα χωρίς την ανάγκη προγραμματιστικών ή ιδιαίτερων τεχνικών γνώσεων 11. Ελαχιστοποίηση του κόστους φιλοξενίας της κεντρικής υποδομής χρησιμοποιώντας την τεχνολογία virtual hosting της πύλης 12. Υψηλή διαθεσιμότητα του συστήματος, μέσα από την υποδομή virtualization / cloud αλλά και μέσω εγκατάστασης για λειτουργία ακόμη και σε περίπτωση πτώσης της σύνδεσης με το Διαδίκτυο 13. Υποστήριξη μέσω Help Desk & Συστήματος Καταγραφής Συμβάντων ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 6

7 2. Λειτουργικές Προδιαγραφές Στις παραγράφους που ακολουθεί περιγράφεται αναλυτικά η συμμόρφωση της προτεινόμενης από τον ανάδοχο τεχνολογικής λύσης με τις γενικές αρχές σχεδιασμού όπως αυτές διατυπώνονται αναλυτικά στην διακήρυξη 2.1. Γενική περιγραφή Λαμβάνοντας υπ όψιν τις περιοχές ενδιαφέροντος της ΕΛ/ΛΑΚ και τη σκοπιμότητα του έργου, η Γνώμων Πληροφορικής Α.Ε. προτείνει μια ολοκληρωμένη λύση που καλύπτει τις απαιτήσεις του Διαγωνισμού. Το προσφερόμενο σύστημα θα είναι αμιγώς web-based (ως προς τη διεπαφή με τους χρήστες αλλά και με τους διαχειριστές), θα περιλαμβάνει δε το σύνολο των εφαρμογών και υπηρεσιών που προδιαγράφονται από τον Διαγωνισμό. Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζεται η ενιαία απομακρυσμένη πρόσβαση σε αυτές μέσω του διαδικτύου, η ανεξαρτησία της λειτουργικότητα τους από τον web browser ή το λειτουργικό σύστημα των σταθμών εργασίας των χρηστών (clients). Αναλυτικότερα η Γνώμων Πληροφορικής Α.Ε. προσφέρει ένα ενοποιημένο Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου, Αναθέσεων και Παρακολούθησης Υποθέσεων (ΗΠΑΠΥ), το οποίο περιλαμβάνει: Διαδικτυακή Πλατφόρμα Πύλη (Portal Platform) Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Υποσύστημα Αναθέσεων και Παρακολούθησης Υποθέσεων Για την εκτέλεση του συνόλου των λειτουργιών που προδιαγράφονται, το σύστημα συνεργάζεται με άλλα εξειδικευμένα λογισμικά, όπως Fax Server, Server, κα. Το σύστημα αυτό θα διατεθεί τόσο ως εγκαταστάσιμη εφαρμογή για χρήση από τις ενδιαφερόμενες υπηρεσίες και φορείς, όσο και ως Λογισμικό Ανοικτού Κώδικα για την συντήρηση και ανάπτυξή του από την ανοικτή κοινότητα προγραμματιστών Λογική αρχιτεκτονική συστήματος Συνοπτική περιγραφή πλατφόρμας Η προτεινόμενη λύση για την υλοποίηση του έργου χρησιμοποιεί ως κεντρικό κόμβο την πλατφόρμα υλοποίησης διαδικτυακών εφαρμογών και συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου Liferay Portal. Το Liferay Portal είναι μία διαδικτυακή πύλη με ενσωματωμένες δυνατότητες διαχείρισης περιεχομένου νέας γενιάς που φτιάχτηκε για να ικανοποιήσει την ανάγκη ενός απλού και αξιόπιστου συστήματος διαχείρισης δικτυακών τόπων. Δομημένο πάνω σε δοκιμασμένες τεχνολογίες, το Liferay Portal είναι ένα από τα πιο ευέλικτα, οικονομικά και πλέον εύχρηστα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου (CMS). Μέσα ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 7

8 από ένα σύνολο διαχειριστικών εργαλείων και λειτουργιών δίνει τη δυνατότητα του συνεχούς εμπλουτισμού του συστήματος με νέο περιεχόμενο. Οι εφαρμογές ενημέρωσης είναι προσβάσιμες μέσω Web Browser και είναι ιδιαίτερα φιλικές ώστε να μην απαιτείται εξειδικευμένο προσωπικό για τη συντήρησή της. Απευθύνεται σε επιχειρήσεις και οργανισμούς που θέλουν να αποκτήσουν ένα δυναμικό και πλούσιο σε περιεχόμενο σημείο παρουσίας στο Internet καθώς επίσης και για χρήση σε εταιρικά δίκτυα (intranet) είτε σαν σύστημα διαχείρισης περιεχομένου είτε σαν σύστημα διαχείρισης εγγράφων (document management system). Η αντικειμενοστραφής αρχιτεκτονική του επιτρέπει την γρήγορη προσάρτηση επιπλέον λειτουργιών μέσω της χρήσης portlets και modules που βασίζονται στο ίδιο λειτουργικό πλαίσιο όπως και το υπόλοιπο σύστημα και κάνει την εγκατάστασή τους διαφανή στη λειτουργία του συστήματος. Το Liferay Portal είναι μια διαδικτυακή πύλη διαχείρισης περιεχομένου ανοιχτής αρχιτεκτονικής, προσβάσιμη από οποιοδήποτε web browser, χωρίς την ανάγκη εγκατάστασης πρόσθετου λογισμικού, με υποστήριξη από Σχεσιακό Σύστημα Βάσης Δεδομένων (RDBMS) και με δυνατότητα υποστήριξης απεριόριστου αριθμού χρηστών. To λογισμικό καλύπτει τις ανάγκες διαχείρισης των ρυθμίσεων και δημοσίευσης του περιεχομένου της Πύλης. Μέσα από ένα σύνολο διαχειριστικών εργαλείων και λειτουργιών δίνει τη δυνατότητα του συνεχούς εμπλουτισμού της πύλης με νέο περιεχόμενο. Οι εφαρμογές ενημέρωσης είναιι προσβάσιμες μέσω οποιoυδήποτε Web Browser και είναι ιδιαίτερα φιλικές ώστε να μην απαιτείται εξειδικευμένο προσωπικό για τη συντήρηση της πύλης. Επιπρόσθετα, η διαχείριση της πλοήγησης της πύλης είναι ανεξάρτητη από το περιεχόμενο. Παράλληλα, η διαχείριση της εμφάνισης της πύλης είναι επίσηςανεξάρτητη από το περιεχόμενο Η δικτυακή πύλη παρέχει ένα ασφαλές και εύχρηστο πλαίσιο μέσα από το οποίο είναι δυνατή η πρόσβαση σε εσωτερικές ή εξωτερικές προς τον οργανισμό εφαρμογές και πηγές πληροφοριών. Η διεπαφή (interface) με τους χρήστες είναι ιδιαίτερα απλή και έχει τη δυνατότητα να διαμορφωθεί ανάλογα με τις προσωπικές προτιμήσεις του κάθε χρήστη, προσφέροντάς έτσι μία προσωποποιημένη (personalized) όψη της πληροφορίας του οργανισμού, του υλικού που υπάρχει στο Διαδίκτυο και των εφαρμογών που χρησιμοποιεί ο κάθε χρήστης. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 8

9 Μηχανισμός ροών εργασιών (JBPM) Πλαίσιο ασφάλειας και ιεραρχίας Liferay Portal Ecosystem Portlet Container Η δικτυακή πύλη παρέχει επίσης δυνατότητες αυτοεξυπηρέτησης (self-service) που επιτρέπουν την έκδοση υλικού πάνω σε αυτό από απλούς χρήστες που δεν διαθέτουν γνώσεις προγραμματισμού, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής ανανέωση του περιεχομένου. Για παράδειγμα, κάθε εξουσιοδοτημένος χρήστης έχει τη δυνατότητα συγγραφής του υλικού που επιθυμεί, ενώ παρέχεται μηχανισμός ελέγχου και έγκρισης περιεχομένου για τη δημοσίευσή του σε σελίδες της διαδικτυακής πύλης. Η διαδικασίες διαχείρισης περιεχομένου εκτελούνται εξ ολοκλήρου μέσα από φιλικές φόρμες της πύλης. Εκτός από τις βασικές δυνατότητες για τη δημιουργία και τη διαχείριση portals, η δικτυακή πύλη παρέχει ένα επεκτάσιμο πλαίσιο για την σύνδεση κάθε είδους εφαρμογής και την παρουσίαση οποιασδήποτε επιχειρηματικής πληροφορίας. Το πλαίσιο αυτό βασίζεται σε επαναχρησιμοποιούμενα κομμάτια πληροφοριών και εφαρμογών, γνωστά και ως portlets. Κάθε ιστοσελίδα, επιχειρηματική εφαρμογή, αναφορές επιχειρηματικής νοημοσύνης, εφαρμογές τρίτων και γενικότερα οποιαδήποτε πηγή πληροφορίας γίνεται πλέον προσπελάσιμη, μέσω των portlets. Ο οργανισμός μπορεί να δημιουργήσει τα δικά του portlets ή / και να επιλέξει τα portlets που τον ενδιαφέρουν από αυτά που είναι ήδη διαθέσιμα. Mέσα από το περιβάλλον δημιουργίας και λειτουργίας της δικτυακής πύλης μπορεί να γίνει η διαχείριση των χρηστών και των ομάδων, καθώς και η ανάθεση και η επιβολή των δικαιωμάτων στους χρήστες. Η δικτυακή πύλη υποστηρίζει τόσο εξουσιοδοτημένους όσο και δημόσιους χρήστες. Οι εγγεγραμμένοι χρήστες έχουν ένα username και έναν κωδικό και προαιρετικά είναι μέλη κάποιας ομάδας. Οι δημόσιοι χρήστες μπορούν να βλέπουν το περιεχόμενο του portal που είναι διαθέσιμο για όλους. Η δημιουργία όλων των χρηστών του portal μπορεί να γίνεται, είτε μέσα από το περιβάλλον ανάπτυξης της δικτυακής πύλης, είτε μέσα από εγγραφές του LDAP καταλόγου του οργανισμού εφόσον αυτός έχει τοποθετηθεί και διαμορφωθεί. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 9

10 Γενικά λοιπόν, για τη δημιουργία και τη διαχείριση ενός portal που βασίζεται στην τεχνολογία της δικτυακής πύλης οι οργανισμοί δεν χρειάζεται να προσλάβουν μία μεγάλη ομάδα από προγραμματιστές και διαχειριστές. Συγχρόνως, οι χρήστες δεν σπαταλούν τον χρόνο τους ψάχνοντας να βρουν και να προσπελάσουν τις πληροφορίες και τις εφαρμογές που τους χρειάζονται σε καθημερινή βάση. Η δικτυακή πύλη παρέχει κεντρικές ιστοσελίδες που μπορούν να προσαρμοστούν στις καθημερινές ανάγκες του κάθε χρήστη (πελάτη, πολίτη, υπαλλήλου, συνεργάτη, προμηθευτή κλπ.) καθώς επίσης και όλο το απαραίτητο λογισμικό για την δημιουργία του portal, μέσα από ένα πλήρες, αξιόπιστο, ισχυρό και εύχρηστο περιβάλλον. Επιπλέον, η δικτυακή πύλη βασίζεται σε ανοιχτά Internet πρότυπα (π.χ. Apache, Java2EE, XML, SOAP, LDAP, WAP κ.α.), και είναι διαθέσιμο σε πολλαπλές πλατφόρμες λειτουργικών συστημάτων και εξοπλισμού (π.χ. Windows NT/2000/XP, Linux, Unix κλπ.), γεγονός που παρέχει ευελιξία, επεκτασιμότητα και αποφυγή lock-ins με συγκεκριμένο κατασκευαστή Συνοπτική περιγραφή εξειδικευμένων εφαρμογών Το σύστημα ΗΠΑΠΥ διαθέτει δύο κεντρικές εφαρμογές: Το Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Το Υποσύστημα Ανάθεσης και Παρακολούθησης Υποθέσεων Οι εφαρμογές αυτές θα διατίθενται προς χρήση στους τελικούς χρήστες μέσα από το ενιαίο περιβάλλον της διαδικτυακής πύλης. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται η απλότητα και η ευκολία χρήσης, ενώ ταυτόχρονα διατηρείται ο έλεγχος της λειτουργίας του συστήματος και η εφαρμογή όλων των απαραίτητων κανόνων ασφάλειας. Οι προσφερόμενες εφαρμογές αξιοποιούν τη διαδικτυακή πλατφόρμα Liferay Portal Platform. Η τεχνολογία Liferay επιτρέπει την ενσωμάτωση και συνεργασία ανεξάρτητων εφαρμογών κάτω από μία κοινή υποδομή. Η υποδομή αυτή παρέχει το περιβάλλον χρήσης και τις οριζόντιες υπηρεσίες οι οποίες είναι απαραίτητες στις εφαρμογές (π.χ. security context). Η ενιαία πρόσβαση των χρηστών εξασφαλίζεται μέσα από μία ενιαία διαδικτυακή πύλη, με τη χρήση ενός απλού web browser. Οι προσφερόμενες εφαρμογές αξιοποιούν τις υπηρεσίες και επίπεδα αφαίρεσης που παρέχει η πλατφόρμα Liferay Portal Platform, ώστε να παρέχουν την επιθυμητή λειτoυργικότητα. Έτσι είναι δυνατή η εγγενής εφαρμογή των επιχειρησιακών κανόνων (αυθεντικοποίηση, πολιτικές ασφάλειας, ροή εργασιών). Η λογική αρχιτεκτονική του συστήματος στηρίζεται στην πολυεπίπεδη (3-tier) αρθρωτή αρχιτεκτονική της πλατφόρμας Liferay, και παρουσιάζεται στο επόμενο σχήμα: ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 10

11 Χρήστες Εξωτερικοί, εσωτερικοί Διαδικτυακή Πύλη Διαδικασίες Μηχανισμός ροών εργασιών (JBPM) ADMIN Υποσύστημα Διαχείρισης Πύλης (χρήστες, ρόλοι, διεργασίες) CMS Υποσύστημα Διαχείρισης περιεχομένου (νέα, άρθρα, multimedia, faq, κα) Επίπεδο δεδομένων DMS REPOSITORY Υποσύστημα εναπόθεσης εγγράφων και αρχείων Επίπεδο Υπηρεσιών Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Υποσύστημα Ανάθεσης και Παρακολούθησης Υποθέσεων Επίπεδο Ολοκλήρωσης Web Services, XML, Middleware Πλαίσιο ασφάλειας και ιεραρχίας Κατάλογος LDAP (Active Directory, Apache DS, ) Βάση δεδομένων (MySQL, SQL Server, Oracle,...) Fax Server Mail Server External storage Διαύγεια Λογική αρχιτεκτονική συστήματος Τα προαναφερόμενα υποσυστήματα, θα αποτελέσουν υποεφαρμογές οι οποίες, στα πλαίσια του Liferay Portal και των διαδικτυακών πυλών γενικότερα, ονομάζονται Portlet. Τα Portlets αποτελούν μονάδες λογισμικού (modules) οι οποίες φιλοξενούνται στο περιβάλλον της πύλης, εκτελούνται αυτόνομα, συνεργάζονται ωστόσο μεταξύ τους αλλά και με την πύλη ώστε να παρέχουν λειτουργίες υψηλής αξίας. Για την ταχεία ανάπτυξη των εφαρμογών, αξιοποιείται η επιχειρησιακή υποδομή της πύλης Liferay, η οποία περιλαμβάνει μηχανισμούς, υπηρεσίες και τρόπους επικοινωνίας για την υλοποίηση και λειτουργία πολύπλοκων επιχειρησιακών εφαρμογών. Για την υλοποίηση του ΗΠΑΠΥ, θα χρησιμοποιηθούν τα εξής components: Υποσύστημα Εναπόθεσης Εγγράφων και Αρχείων (Content Repository) Παρέχει υπηρεσίες αποθήκευσης, αναζήτησης και ανάκτησης εγγράφων για χρήση τόσο από το Υποσύστημα Πρωτοκόλλού, όσο και από αυτό της Διαχείρισης Υποθέσεων. Για την κάλυψη των απαιτήσσεων ψηφιοποίησης, αναγνώρισης χαρακτήρων και μετατροπής μορφών αρχείων, το υποσύστημα θα ενσωματώσει σχετικές βιβλιοθήκες λογισμικού. Υποσύστημα Εκτέλεσης Διεργασιών (Workflow/BPM Engine) Παρέχει το μηχανισμό δρομολόγησης εγγράφων και υποθέσεων και την παρακολούθηση της κατάστασης τους ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 11

12 Υποσύστημα Διαχείρισης Πύλης (Ασφάλεια συστήματος, Δομή Πύλης) Παρέχει τον ενιαίο μηχανισμό οργάνωσης, ορισμού και ελέγχου της πρόσβασης χρηστών στα υποσυστήματα, τις υπηρεσίες, πληροφορίες και ενέργειες του συστήματος Επίπεδο Ολοκλήρωσης (Ανταλλαγή Δεδομένων και Επικοινωνία με Εξωτερικές Εφαρμογές) Παρέχει την υποδομή και τις τεχνολογίες (Web Services, XML, APIs, SMPT/IMAP/POP3 Interfaces, κα) για την αξιόπιστη και ασφαλή συνεργασία με εξωτερικά συστήματα, όπως τη «Διαύγεια», το συνεργαζόμενο εξυπηρετητή , κα Υποσυστήμα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Περιγραφή Το Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου αποτελεί το θεμέλιο λίθο της λειτουργίας του συστήματος, καθώς αναλαμβάνει την διακίνηση όλης της επίσημης αλληλογραφίας του φορέα, συνεργάζεται δε με το Υποσύστημα Διαχείρισης Υποθέσεων για τη δρομολόγηση και παρακολούθηση της κατάστασης εγγράφων και την παροχή υποστηρικτικού υλικού (supporting literature) στα πλαίσια μιας υπόθεσης ή ενός εσωτερικού θέματος. Το Υποσύστημα παρέχει: Το Content Repository ως αποθήκη εγγράφων και εντύπων Την εφαρμογή (portlet) βιβλιοθήκης εγγράφων η οποία αποτελεί generic λειτουργικότητα της πύλης Την εξειδικευμένη εφαρμογή (portlet) διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου η οποία θα χρησιμοποιείται από τους τελικούς χρήστες τους συστήματος μέσα από την πύλη Ο χρήστης έχει πρόσβαση στο σύστημα κυρίως μέσα από το ενιαίο περιβάλλον της πύλης, ωστόσο εξουσιοδοτημένοι χρήστες (π.χ. εσωτερικοί χρήστες των υπηρεσιών) θα έχουν πρόσβαση απ αυεθείας στο ηλεκτρονικό αρχείο εγγράφων (Repository) μέσω του δημοφιλούς πρωτοκόλλου Web DAV, ώστε να είναι δυνατή η εύχρηστη και αποδοτική χρησιμοποίηση του συστήματος (π.χ. άμεση αρχειοθέτηση αρχείου με την σάρωση). Για τον έλεγχο των δικαιωμάτων πρόσβασης, εφαρμόζονται οι κανόνες του πλαισίου ασφάλειας της πύλης, οι οποίοι επιτρέπουν την απόδοση δικαιωμάτων πρόσβασης σε φακέλους και μεμονωμένα αρχεία ανά υπηρεσία, τμήμα, ρόλο, μεμονωμένο χρήστη. Οι ίδιοι κανόνες εφαρμόζονται και στην πρόσβαση με Web DAV, καθώς αυτή παρέχεται από υπηρεσία διαμεσολάβησης της πύλης. Με βάση την επιλεγμένη αρχιτεκτονική, το σύστημα διακρίνει τις διαφορετικές χρήσεις του υποσυστήματος σε: Ενέργειες παραλαβής αρχείου Ενέργειες αποστολής αρχείου ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 12

13 Ενέργειες αρχειοθέτησης και δεικτοδότησης αρχείου Ενέργειες πρωτοκόλλησης αρχείου Ενέργειες μετατροπής και μορφής αρχείου Ενέργειες χαρακτηρισμού αρχείου Ενέργειες πλοήγησης και αναζήτησης αρχείου Η διάκριση αυτή αντιστοιχεί στις διαφορετικές υπηρεσίες που παρέχει το υποσύστημα, και επιτρέπει τον καταμερισμό των εργασιών σε αυτόνομες μονάδες λογισμικού. Για παράδειγμα, η αρχειοθέτηση του αρχείου αποτελεί υπηρεσία του υποκείμενου Content Repository, ενώ η μετατροπή της μορφής τους αρχείου πραγματοποιείται από τις βιβλιοθήκες ανάγνωσης εγγραφής στους αντίστοιχους τύπους αρχείων (π.χ. PDF) Content Repository Η αποθήκη αρχείων του συστήματος αποτελεί υποδομή (υποκείμενο layer) της Βιβλιοθήκης Εγγράφων και Αρχείων της πύλης και παρέχει πλήρεις λειτουργίες content repository όπως αποθήκευση εγγράφων, δεικτοδότηση, αναζήτηση στο πλήρες κείμενό τους, ταχεία ανάκτηση, κα. Η τεχνολογία Liferay επιτρέπει την υιοθέτηση οποιασδήποτε αποθήκης προτυποποιημένης με JSR-170, JSR-268, μεταξύ των οποίων το Apache Jackrabbit το οποίο προτείνεται με βάση την αποδοχή της από την διεθνή κοινότητα και τις προδιαγραφές του συστήματος ΗΠΑΠΥ Εφαρμογή βιβλιοθήκης εγγράφων και αρχείων Η βιβλιοθήκη εγγράφων παρέχει πλήρη υποστήριξη για αρχεία οποιασδήποτε μορφής (zip, rar, xls, ppt, κλπ), αρχεία κειμένων, ήχου, εικόνας και βίντεο. Το περιεχόμενο αυτό κατηγοριοποιείται και δημοσιεύεται μέσω των μηχανισμών του υποσυστήματος διαχείρισης περιεχομένου και των σελίδων της πύλης. Κάθε αρχείο μπορεί να συνοδευτεί από μεταδεδομένα που είναι χαρακτηριστικά του περιεχομένου του. Οι τελικοί χρήστες έχουν την δυνατότητα να πλοηγούνται στα αρχεία, τόσο μέσα από έναν κατάλογο ιεραρχικά δομημένο, όσο και μέσω της επισύναψης ή ενσωμάτωσής τους σε άλλες οντότητες πληροφορίας (νέα, άρθρα, κλπ). Ανάλογα με τη μορφή του αρχείου και τον τρόπο παρουσίασής τους, οι χρήστες θα μπορούν είτε να σώζουν τα αρχεία αυτά στον υπολογιστή τους (download), είτε να τα βλέπουν online (π.χ. για video ή εικόνες). Η εφαρμογή εγγράφων αποτελεί γενική εφαρμογή του συστήματος και επιτρέπει την πρόσβαση στο πλήρες περιεχόμενο και τη δομή φακέλων του repository. Ιδιαίτερα σημαντικές είναι οι υπηρεσίες που παρέχει η εφαρμογή και οι οποίες περιλαμβάνουν λειτουργίες κατηγοριοποίησης και χαρακτηρισμού περιεχομένου, πρόσβασης μέσω πρωτοκόλλων Web DAV, λειτουργίες versioning, και -σε συνεργασία με το μηχανισμό permissioning της πύλης- ελέγχου πρόσβασης σε φακέλους και αρχεία. Ως διεπαφή χρήσης στο σύστημα θα έχει βοηθητικό ρόλο, καθώς η αρχειοθέτηση και πρόσβαση στα έγγραφα του συστήματος θα γίνεται μέσα από την εξειδικευμένη εφαρμογή διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 13

14 Εφαρμογή διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου Στα πλαίσια του συστήματος θα αναπτυχθεί εξειδικευμένη εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, η οποία θα αποτελεί το κεντρικό περιβάλλον χρήσης για την παρακολούθηση επίσημης αλληλογραφίας και την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση. Στις επόμενες δύο ενότητες περιγράφονται ο τρόπος λειτουργίας της εφαρμογής στην περίπτωση παραλαβής, αποστολής και πρωτοκόλλησης εγγράφων Διαχείριση εισερχομένων Text Scanner/ Files Fax 3 rd party sources Editing Upload / Web DAV Fax to IMAP/POP3 Polling API polling/upload Document Storage Tagging Protocol Assignment Notification Receipt Fax to edoc DOC OCR Διαδικασία παραλαβής εισερχόμενου εγγράφου Η διαδικασία καταχώρησης εισερχομένης αλληλογραφίας περιλαμβάνει κάποια από τα παρακάτω βήματα: Εισαγωγή του εγγράφου. Το έγγραφο εισάγεται με οποιονδήποτε από τους διαθέσιμους τρόπους (χειρονακτικά, με scanning, fax, , από τρίτες πηγές) στο σύστημα. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 14

15 Αποθήκευση του εγγράφου στην αποθήκη του συστήματος. Το έγγραφο αποθηκεύεται στην αρχική (πρωτότυπη) μορφή στην αποθήκη εγγράφων του συστήματος. Ανάθεση αριθμού πρωτοκόλλου. Ανατίθεται μέσα από το σύστημα αριθμός πρωτοκόλλου. Δημιουργία αποδείξεων παραλαβής και αποστολής ειδοποιήσεων. Δημιουργείται η κατάλληλη απόδειξη παραλαβής η οποία είναι προσβάσιμη στον αποστολέα τόσο μέσω του συστήματος όσο και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο αποστέλλέται εκείνη τη στιγμή. Χαρακτηρισμός εγγράφου. Παρέχεται η δυνατότητα χαρακτηρισμού του εγγράφου με χρήση tags, διαβάθμιση, περιγραφή. Οπτική αναγνώριση του περιεχομένου του. Παρέχεται η δυνατότητα οπτικής αναγνώρισης του περιεχομένου του αρχείου, σε περίπτωση αρχείων από fax, scanner, κλπ. Το αρχειοθετημένο έγγραφο είναι διαθέσιμο για οποιαδήποτε χρήση στο σύστημα, είτε αυτή είναι απλή μεταφόρτωση (download), είτε δρομολόγηση (χρέωση) σε κάποιο τμήμα ή στέλεχος, είτε επισύναψη σε case του Υποσυστήματος Διαχείρισης Υποθέσεων. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 15

16 Διαχείριση εξερχόμενων Review Editing Tagging Template tags Document Generation Public Service information (logo, details) Document Storage Protocol Assignment Relate DOC Tagging Download & to Fax Send to 3 rd party File Fax Gmail Διαύγεια Dropbox... Διαδικασία αποστολής εξερχόμενου εγγράφου Η διαδικασία αποστολής εξερχόμενης αλληλογραφίας περιλαμβάνει κάποια από τα παρακάτω βήματα: Συγγραφή περιεχομένου εγγράφου. Ο χειριστής συμπληρώνει στο σύστημα φόρμα δημιουργίας εγγράφου, στην οποία μπορεί να επισυνάπτει έγγραφα, σχόλια ή tags, ενώ μπορεί παράλληλα να συνδέει το έγγραφο με εισερχόμενα έγγραφα του συστήματος (για την τήρηση του ιστορικού αλληλογραφίας). Η διαδικασία συγγραφής μπορεί να γίνεται σταδιακά με βάση ένα κύκλο ελέγχου και αναθεώρησης. Δημιουργία μορφοποιημένου εγγράφου. Χρησιμοποιώντας τις βιβλιοθήκες επεξεργασίας εγγράφων είτε σε Open Document Format, είτε σε Microsoft Office formats, και αξιοποιώντας την πληροφορία των master data (πληροφορίες επικοινωνίας υπηρεσίας, λογότυπο, κοκ), το σύστημα θα παρέχει τη δυνατότητα αυτοματοποιημένης δημιουργίας του μορφοποιημένου εγγράφου. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 16

17 Αποθήκευση του εγγράφου στην αποθήκη του συστήματος. Το παραγόμενο έγγραφο αποθηκεύεται στην αποθήκη εγγράφων του συστήματος Ανάθεση αριθμού πρωτοκόλλου. Ανατίθεται μέσα από το σύστημα αριθμός πρωτοκόλλου. Αποστολή εγγράφου. Το έγγραφο αποστέλλεται χρησιμοποιώντας την επιλεγμένη μέθοδο αποστολής (Fax, , Download and Print), ενώ παρέχεται η δυνατότητα αποστολής του εγγράφου τόσο στο σύστημα «Διαύγεια» όσο και σε άλλα εξωτερικά συστήματα με βάση τα διαθέσιμα API. Χαρακτηρισμός εγγράφου και συνδεση με εισερχόμενη αλληλογραφία. Παρέχεται η δυνατότητα χαρακτηρισμού του εγγράφου με χρήση tags, διαβάθμιση, περιγραφή., καθώς και η σύνδεση του εγγράφου με εισερχόμενα έγγραφα του συστήματος (για την τήρηση του ιστορικού αλληλογραφίας) Συνεργασία με Server Για την καταχώρηση και διαχείριση εγγράφων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το σύστημα χρησιμοποιεί διεπαφές συμβατές με τα πρωτόκολλα IMAP, POP3, SMTP και αναλαμβάνει την αρχειοθέτηση εισερχόμενου ή εξερχόμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έχοντας ως μόνη διεπαφή τα πρωτόκολλα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το σύστημα μπορεί να συνεργαστεί με οποιονδήποτε server διαθέτει ο φορέας, είτε αυτός είναι τοπικός είτε απομακρυνσμένος π.χ. υποδομή Σύζευξις) Η αποστολή και αρχειοθέτηση εξερχόμενου μηνύματος πραγματοποιείται μέσα από το σύστημα, ώστε να παράγεται αυτοματοποιημένα το κατάλληλα μορφοποιημένο έγγραφο (με λογότυπο, πληροφορίες υπηρεσίας, κλπ). Σκοπός του κανόνα είναι η διακίνηση πρωτοκολλημένης αλληλογραφίας μόνο μέσα από τα επίσημα και ελεγχόμενα κανάλια του συστήματος, στα οποία τηρείται και όλο το σχετικό ιστορικό. Για την αρχειοθέτηση λοιπής εξερχόμενης αλληλογραφίας από τρίτες εφαρμογές (π.χ. Thunderbird, Outlook, κα), το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα προώθησης σε επιλεγμένους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όπου και αρχειοθετούνται. Στην περίπτωση εισερχόμενου μηνύματος, το σύστημα εφαρμόζει τεχνικές polling του Mail Server σε επιλεγμένους λογαριασμούς . Οι λογαριασμοί αυτοί θα χρησιμοποιούνται για την καταγραφή παραλαβής εισερχόμενης αλληλογραφίας, την αρχειοθέτηση του μηνύματος, την πρωτοκόλληση και τη δημιουργία μηνυμάτων βεβαίωσης παραλαβής, τα οποία μπορεί να λαμβάνει ο τελικός χρήστης είτε μέσα από το σύστημα είτε με notification Συνεργασία με Fax Server Για τη συνεργασία με εξωτερικό Fax Server λογισμικό, θα χρησιμοποιηθούν οι λειτουργίες Fax to και to Fax οι οποίες παρέχονται από όλα τα σύγχρονα λογισμικά Fax Server (π.χ. ο open source HylaFax server). Με αυτόν τον τρόπο είναι δυνατή η πρωτοκόλληση, αρχειοθέτηση και αποστολή εγγράφων με τους διαφορετικούς Fax Servers οι οποίοι ενδέχεται να υπάρχουν σε κάθε υπηρεσία ή φορέα. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 17

18 Σύμφωνα με τη λειτουργία Fax to , το λογισμικό Fax υποδέχεται το εισερχόμενο έγγραφο, το ψηφιοποιεί και και το προωθεί ως ηλεκτρονικό έγγραφο στον Server. Έπειτα, το έγγραφο ακολουθεί τα οριζόμενα από τη συνεργασία του συστήματος με Server. Για την αποστολή εγγράφου μέσω Fax, το σύστημα αποστέλει σε επιλεγμένο λογαριασμό τον οποίο παρακολουθεί η υπηρεσία το Fax του Fax Server. Το μπορεί να περιέχει επισυναπτόμενο ή να μετατρέπεται σε έγγραφο προς αποστολή (ανάλογα τις ρυθμίσεις), και αποστέλλεται στον προορισμό (τηλεφωνικός αριθμός, παραλήπτης) το οποίο ορίζεται στο πεδίου παραλήπτη του με βάση συμφωνημένο κανόνα. Το σύστημα θα επιτρέπει τον ορισμό ρυθμίσεων για την ομαλή λειτουργία αποστολής / παραλαβής fax, με βάση και τις ρυθμίσεις του fax server Οπτική αναγνώριση κειμένου Για την οπτική αναγνώριση του κειμένου, το σύστημα ενσωματώνει το open source λογισμικό Tesseract OCR. Η βιβλιοθήκη OCR παρέχει στο σύστημα δυνατότητες αυτοματοποιημένης αναγνώρισης κειμένου χωρίς την ανάγκη εγκατάστασης επιπλέον λογισμικού από το χρήστη, καθώς η διαδικασία πραγματοποιείται server side. Το αποτέλεσμα της μετατροπής αρχείων PDF και εικόνων τα οποία προέρχονται από fax ή απλό scanning εγγράφων καταχωρείται ως κείμενο δεικτοδότησης των εγγράφων, ενώ είναι δυνατή και η αρχειοθέτησή του παράλληλα με το αρχικό κείμενο, ώστε να υπάρχουν διαθέσιμες τόσο η αρχική μορφή του εγγράφου όσο και η έκδοση που έχει περάσει από OCR Μετατροπή εγγράφου σε PDF Το σύστημα ενσωματώνει το open source PDF Engine IcePDF, το οποίο επιτρέπει τη μετατροπή αρχειοθετημένων εγγράφων σε μορφή PDF. Η λειτουργικότητα μετατροπής σε PDF κρίνεται απαραίτητη τόσο λόγω των προδιαγραφών του συστήματος «Διαύγεια», όσο και λόγω της διαλειτουργικότητας του format PDF, των δυνατοτήτων κλειδώματος (δικαιώματα αλλαγών, κα) Υποσυστήμα Διαχείρισης Υποθέσεων Περιγραφή Το παρόν υποσύστημα αφορά την υποβολή Υποθέσεων και την παρακολούθηση της εξέλιξής τους από τους εξωτερικούς χρήστες, καθώς και τη Διαχείριση αυτών από τους εσωτερικούς χρήστες του εκάστοτε φορέα. Επιτρέπει στους χρήστες να υποβάλλουν ηλεκτρονικά υποθέσεις (cases) τα οποία θα δρομολογούνται προς την κατάλληλη υπηρεσία και θα διεκπαιρεώνονται συνεργατικά από τα στελέχη του φορέα ή της υπηρεσία. Το Υποσύστημα θα διατίθεται μέσα από το web περιβάλλον της πύλης, και θα παρέχει συνοπτικά τις εξής λειτουργίες: Ηλεκτρονική υποβολή υπόθεσης Παρακολούθηση εξέλιξης υπόθεσης με πλήρες ιστορικό ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 18

19 Ηλεκτρονική χρέωση υπόθεσης Λειτουργίες ειδοποιήσεων πολιτών, χειριστών και επιτελικών στελεχών Εσωτερική προώθηση και δρομολόγηση υποθέσεων προς επίλυση Επισύναψη σχετικής αλληλογραφίας (case literature) σε συνέργια με το Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Δημιουργία case από έγγραφο του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Στατιστικές αναφορές προόδου και απόδοσης από τη χρήση του συστήματος Διαχείριση μητρώου τμημάτων και υπηρεσιών σε συνέργια με την εφαρμογή λεξικών Εφαρμογή ανάθεσης και παρακολούθησης υποθέσεων Στα πλαίσια του συστήματος θα αναπτυχθεί εξειδικευμένη εφαρμογή για την ηλεκτρονική ανάθεση, παρακολούθηση και διεκπαιρέωση υποθέσεων από τα στελέχη της υπηρεσίας, με ταυτόχρονη ενημέρωση της εξέλιξης της υπόθεσης στον ενδιαφερόμενο. Στις επόμενες ενότητες περιγράφονται οι λειτουργίες ο οποίες εμπλέκονται στον κύκλο ζωής μιας υπόθεσης Υποβολή υπόθεσης - εγγράφου Η λειτουργικότητα αυτή θα επιτρέπει στους εξωτερικούς χρήστες να υποβάλλουν ηλεκτρονικά, προς την αντίστοιχη υπηρεσία αίτημα για την διεκπαιρέωση μιας υπόθεσης. Σε συνέργια με το Υποσύστημα Πρωτοκόλλησης, ανατίθεται αριθμός πρωτοκόλλου, ο οποίος και αποστέλλεται στον ενδιαφερόμενο ως απόδειξη παραλαβής, και ακολουθεί την υπόθεση σε όλη τη διάρκεια της διεκπαιρέωσής της. Επιπλέον το σύστημα θα υποστηρίζει την υποβολή και παρακολούθηση των εσωτερικών υποθέσεων από τα στελέχη της υπηρεσίας Διαχείριση χρεώσεων και διεκπαιρέωση Το υποσύστημα θα επιτρέπει τη χρέωση και παρακολούθηση των εκκρεμών εγγράφων ή των προς διεκπεραίωση υποθέσεων με βάση κριτήρια όπως το χρονικό διάστημα, το στέλεχος ή το τμήμα που έχει χρεωθεί το έγγραφο, κτλ. Επιπλέον θα υποστηρίζεται η ηλεκτρονική διεκπαιρέωση της υπόθεσης, μέσω διαδικασίας διαδοχικής χρέωσης εγγράφων σε διευθύνσεις και υπαλλήλους για την υποστήριξη της συνεργασίας αυτών. Κατά τη διαδικασία της χρέωσης ή της διεκπεραίωσης, θα μπορούν να επισυνάπτονται στο έγγραφο σχόλια ή σχετικά ηλεκτρονικά αρχεία σε συνέργια με το Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 19

20 Ενημέρωση εμπλεκομένων Το σύστημα θα παρέχει πλήρη ενημέρωση στους εμπλεκόμενους οποιασδήποτε υπόθεσης ή εγγράφου το οποίο διεκπαιρεώνεται στο σύστημα. Πέρα από την απόδειξη παραλαβής αιτήματος, ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται σε κάθε φάση της διεκπαιρέωσης, τόσο μέσα από το σύστημα όσο και με notifications τα οποία αποστέλονται στα εμπλεκόμενα μέρη. Το notification περιγράφει τη χρέωση και περιλαμβάνει link για την πρόσβαση στο έγγραφο μέσω Web περιβάλλοντος ή περιλαμβάνει το ίδιο το έγγραφο. Σχετική ενημέρωση λαμβάνουν και τα στελέχη που έχουν χρεωθεί τη διεκπαιρέωση της υπόθεσης. Επιπλέον, κάθε στέλεχος θα έχει στη διάθεσή του προσωπικές υπενθυμίσεις, αναφορές και φίλτρα εγγράφων, ορίζοντας πολλαπλά κριτήρια επιλογής και αποθηκεύοντας τα κριτήρια για μελλοντική χρήση. Στόχος του προσωπικού περιβάλλοντος εργασίας κάθε στελέχους είναι η υπενθύμιση προσωπικών εκκρεμοτήτων, με επισήμανση όσων χρήζουν προσοχής (λόγω καθυστέρησης, χαρακτηρισμού ή άλλου κριτηρίου) Ιστορικό εγγράφων Το υποσύστημα θα υποστηρίζει πλήρες και αναλυτικό ιστορικό διεκπαιρεώσεων, με δυνατότητα εντοπισμού του ιστορικού ενός εγγράφου και των σχετικών εγγράφων που προηγήθηκαν ή ακολούθησαν αυτό. Το ιστορικό θα μπορεί να οργανωθεί σε υποθέσεις (cases), ώστε να υπάρχει η πλήρης εικόνα υποθέσεων με ιστορικό Έλεγχος πρόσβασης Για τον έλεγχο των δικαιωμάτων πρόσβασης σε υποθέσεις του υποσυστήματος, εφαρμόζονται οι κανόνες του πλαισίου ασφάλειας της πύλης και της οριζόμενης διαδικασίας αναθέσεων του μηχανισμού ροής εργασιών. Ο μηχανισμός ασφάλειας της πύλης αναλαμβάνει την αυθεντικοποίηση του χρήστη και τον έλεγχο εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Ο διαχειριστής μπορεί να καθορίσει αναλυτικά τα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα για κάθε χρήστη, και το περιβάλλον του χρήστη προσαρμόζεται αυτόματα με βάση αυτά τα δικαιώματα πρόσβασης. Επίσης παρέχεται η δυνατότητα διαβάθμισης των εγγράφων και η παραμετροποίηση της πρόσβασης των χρηστών σε αυτά. Με βάση την οριζόμενη διαδικασία και τις χρεώσεις εγγράφων και υποθέσεων, κάθε εμπλεκόμενο στέλεχος στη διαδικασία διεκπαιρέωσης ενός αιτήματος λαμβάνει τα απαραίτητα δικαιώματα, ώστε να μπορεί να επιτελέσει την εργασία του (κανόνας ελάχιστων δικαιωμάτων για την επιτέλεση της εργασίας) Χρήση εγγράφων Υποσυστήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου Βασικό χαρακτηριστικό του υποσυστήματος είναι η ομαλή συνεργασία με το υποσύστημα πρωτοκόλλου για τη διαχείριση των εγγράφων. Αυτή επιτρέπει την εισαγωγή εγγράφων ως υποθέσεων προς διεκπαιρέωση, την οργάνωση εγγράφων σε cases, την αρχειοθέτηση του ιστορικού αλληλογραφίας της υπηρεσίας στα πλαίσια μιας υπόθεσης, και την πρόσβαση των εμπλεκόμενων στελεχών στα σχετικά έγγραφα. ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ - ΣΕΛΙΔΑ 20