(3) Να επιλέξουμε Microsoft Access. (2) Να σύρουμε το ποντίκι στην επιλογή All Programs. Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 1

Transcript

1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ACCESS Δημιουργία Πίνακα στην ACCESS Για να δημιουργήσουμε ένα πίνακα σε Ηλεκτρονική μορφή θα πρέπει πρώτα να τον σχεδιάσουμε. Η σχεδίαση ενός πίνακα αρχίζει με τον καθορισμό των πεδίων. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να γνωρίζουμε τον σκοπό της βάσης δεδομένων που θα δημιουργήσουμε και που θα χρησιμοποιηθεί. Για παράδειγμα θα προσπαθήσουμε μια βάση δεδομένων που να περιέχει τα στοιχεία των μαθητών μιας τάξης καθώς επίσης και των γενικό τους βαθμό στο τέλος της σχολικής χρονιάς. Τα πεδία αυτού του πίνακα θα μπορούσαν να καθοριστούν σαν: (1) Επώνυμο (2) Όνομα (3) Τάξη (4) Τμήμα (4) Ηλικία (5) Φύλο (6) Διεύθυνση (7) Τηλέφωνο (8) Βαθμός Για να εκκινήσουμε την ACCESS θα πρέπει να (1)επιλέξουμε το START (3) Να επιλέξουμε Microsoft Access (2) Να σύρουμε το ποντίκι στην επιλογή All Programs Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 1

2 Το περιβάλλον του προγράμματος ACCESS (1) Επιλέξτε τα κουμπιά αυτά για να δημιουργήσετε ένα καινούργιο αρχείο ACCESS Στο καινούργιο παράθυρο που ανοίγει θα πρέπει (2) Να επιλέξετε τον φάκελο που θα περιέχει το αρχείο σας (3) Ονομάστε το αρχείο σας με το όνομα που θέλετε. Το πρόγραμμα ACCESS θα προσθέσει την κατάληξη.mdb Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 2

3 Ονομασία και δημιουργία αρχείου Φάκελος στον οποίο θα αποθηκεύσετε το αρχείο σας Σύμβολο αρχείου ACCESS (4) Ονομάστε το αρχείο σας «Μαθητολόγιο» (5) Επιλέξτε το κουμπί Create για να σας δημιουργήσει το αρχείο «Μαθητολόγιο» Πατώντας το κουμπί CREATE η ACCESS εμφανίζει το παράθυρο του Σύστηματος Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων (ΣΔΒΔ Δημιουργία και διαχείριση «Πινάκων» Δημιουργία και διαχείριση Δημιουργία και διαχείριση «Φορμών» Δημιουργία και διαχείριση Εκθέσεων «Reports» Το σχεδιαστικό Περιβάλλον ενός Πίνακα Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 3

4 Σε αυτό το περιβάλλον θα πρέπει να δημιουργήσετε τα πεδία του πίνακα που θέλετε να κατασκευάσετε. Αυτό σημαίνει ότι έχετε κάνει την προεργασία σας και γνωρίζετε ποια πεδία χρειάζεστε να υπάρχουν στον συγκεκριμένο πίνακα. Στην δική μας περίπτωση θα δημιουργήσουμε τον πίνακα «Μαθητολόγιο» που μελετήσαμε στην εισαγωγή του μαθήματος για της Βάσεις Δεδομένων Για κάθε πεδίο που θα δημιουργήσουμε θα πρέπει να θέσουμε το όνομα του πεδίου, τον τύπο και το μέγεθος του. Θα ήταν καλά να χρησιμοποιούμε λατινικά γράμματα για την ονομασία και Ελληνικά για την εμφάνιση του πεδίου, αλλά αυτό δεν είναι νόμος. Για την ευκολία μας, πριν αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε την ACCESS, θα ήταν καλά να γράψουμε όλα αυτά τα στοιχεία σε μια κόλλα χαρτί, όπως πιο κάτω: Πεδίο Τύπος Μέγεθος Εμφάνιση ΕΠΩΝΥΜΟ ΟΝΟΜΑ ΤΑΞΗ ΗΛΙΚΙΑ ΦΥΛΟ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΗΛΕΦΩΝΟ ΕΚΤΟΠΙΣΘΗΣ ΒΑΘΜΟΣ Αρχικά αυτά είναι τα «πεδία» που θέλουμε. Το επόμενο στάδιο είναι να επιλέξουμε τον «τύπο» του κάθε πεδίου. Όταν λέμε «τύπο» εννοούμε αν το «πεδίο» είναι αριθμητικό και θα το χρησιμοποιήσουμε σε μαθηματικές πράξεις ή αλφαβητικό δηλαδή κείμενο, ή οτιδήποτε άλλο. Στην ACCESS έχομε διάφορους τύπους πεδίων, οι πιο βασικοί είναι οι αριθμοί (Numbers), κείμενο (Text), και Λογικού Λογισμού (Boolean). Τα αριθμητικά χρησιμοποιούνται κυρίως όταν έχομε πεδία όπως Ηλικία, Τιμή, Κόστος, κτλ δηλαδή πεδία που θα χρησιμοποιηθούν κυρίως για μαθηματικές πράξεις. Για να μειώσουμε την ανάγκη μνήμης της Βάσης Δεδομένων μας, θα είναι καλό να δηλώσουμε τον τύπο του αριθμητικού πεδίου, αν δηλαδή είναι ακέραιος (integer) ή πραγματικός (Double). Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 4

5 Ο τύπος πεδίου «Boolean» χρησιμοποιείτε όταν θέλουμε να υποδηλώσουμε ένα πεδίο που παίρνει δύο μόνο τιμές, όπως Ναι (Yes) / Όχι (No), ή Ορθό (True) / Λάθος (False). Στην ACCESS αυτού του τύπου τα πεδία εμφανίζονται με το όνομα Yes/No. Συμπληρώνοντας τον προηγούμενο πίνακα με τους τύπους του κάθε πεδίου θα έχομε το αποτέλεσμα που φαίνεται πιο κάτω Πεδίο Τύπος Μέγεθος Εμφάνιση ΕΠΩΝΥΜΟ Text ΟΝΟΜΑ Text ΤΑΞΗ Text ΗΛΙΚΙΑ Number, Integer (Ακέραιος) ΦΥΛΟ Text ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Text ΤΗΛΕΦΩΝΟ Text ΕΚΤΟΠΙΣΘΗΣ Boolean (Yes / No) ΒΑΘΜΟΣ Number, Integer Το επόμενο στάδιο στον σχεδιασμό των πεδίων μας είναι να υπολογίσουμε το μέγεθος τους. Το μέγεθος δεν χρειάζεται να υπολογισθεί για πεδία τύπου Number, ή Boolean. Ο υπολογισμός γίνεται απλά και εμπειρικά, π.χ. Πόσο μεγάλο μπορεί να είναι ένα Ελληνικό επώνυμο; χαρακτήρες ; Έτσι σχεδιάζουμε το πεδίο Επώνυμο να έχει μέγεθος 30 χαρακτήρες για να καλύψουμε όλες τις πιθανές περιπτώσεις. Συμπληρώνοντας τον πίνακα μας θα έχομε το πιο κάτω αποτέλεσμα: Πεδίο Τύπος Μέγεθος Εμφάνιση ΕΠΩΝΥΜΟ Text 30 ΟΝΟΜΑ Text 20 ΤΑΞΗ Text 12 ΗΛΙΚΙΑ Number, Integer Ακέραιος (Ακέραιος) ΦΥΛΟ Text 10 ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Text 50 ΤΗΛΕΦΩΝΟ Text 10 ΕΚΤΟΠΙΣΘΗΣ Boolean (Yes / No) ΒΑΘΜΟΣ Number, Integer Ακέραιος Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 5

6 Η εμφάνιση του πεδίου είναι το πως θα φαίνεται το όνομα του πεδίου πάνω στις φόρμες που θα κατασκευαστούν. Πεδίο Τύπος Μέγεθος Εμφάνιση ΕΠΩΝΥΜΟ Text 30 Επώνυμο ΟΝΟΜΑ Text 20 Όνομα ΤΑΞΗ Text 12 Τάξη ΗΛΙΚΙΑ Number, Integer Ακέραιος Ηλικία (Ακέραιος) ΦΥΛΟ Text 10 Φύλο ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Text 50 Διεύθυνση ΤΗΛΕΦΩΝΟ Text 10 Τηλέφωνο ΕΚΤΟΠΙΣΘΗΣ Boolean (Yes / Εκτοπισθής No) ΒΑΘΜΟΣ Number, Integer Ακέραιος Βαθμός Χρησιμοποιώντας την ACCESS για την δημιουργία ενός Πίνακα (1) Επιλέξτε την Εντολή «Tables» από το περιβάλλον της ACCESS (2) Επιλέξτε την Εντολή «New» (3) Επιλέξτε την Εντολή «Design View» (4) Επιλέξτε το Κουμπί «ΟΚ» (2) Επιλέξτε την εντολή New (3) Επιλέξτε την εντολή Design View (1) Επιλέξτε την εντολή Tables (4) Επιλέξτε το κουμπί «ΟΚ» Το αποτέλεσμα φαίνεται πιο κάτω Δημιουργία Πεδίων (1) Πληκτρολογήστε το όνομα του πρώτου πεδίου από τον πίνακα που είχατε σχεδιάσει προηγουμένως στο χαρτί. Στην περίπτωση μας είναι το πεδίο «ΕΠΩΝΥΜΟ» Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 6

7 Πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου κάτω από την στήλη «Field Name» (2) Από την δεύτερη στήλη («Data Type») επιλέξτε τον τύπο του πεδίου, στην συγκεκριμένη περίπτωση («Text») Επιλογή «ΤΕΧΤ» σαν τον τύπο του πεδίου «ΕΠΩΝΥΜΟ» (3) πληκτρολογήστε το μέγεθος του πεδίου Πληκτρολογήστε το μέγεθος του πεδίου (4) Πληκτρολογήστε το πως θα θέλατε να εμφανίζεται το πεδίο (Κεφαλαία γράμματα, μικρά κτλ) Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 7

8 Πληκτρολογήστε το πως θα θέλατε να εμφανίζεται το πεδίο «ΕΠΩΝΥΜΟ» (5) Θα είναι καλό να πληκτρολογείτε μια μικρή περιγραφή του κάθε πεδίου Πληκτρολόγηση περιγραφής κάθε πεδίου, για επεξήγηση του λόγου ύπαρξης του πεδίου (6) Χρησιμοποιώντας τον πίνακα με τα πεδία που είχατε δημιουργήσει προηγουμένως, αρχίστε να δημιουργείτε τα πεδία που Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 8

9 θέλετε. Όταν θα δημιουργήσετε ένα πεδίο Αριθμητικού τύπου, όπως το πεδίο «Ηλικία», θα πρέπει να δηλώσετε και τον υπό τύπο του αριθμητικού πεδίου Επιλογή «Number» για την δημιουργία αριθμητικού πεδίου (7) Επιλογή του υπο τύπου του αριθμητικού πεδίου Επιλογή «Integer» σαν υποτύπο (Field Size) του αριθμητικού πεδίου «ΗΛΙΚΙΑ» (8) Όταν θα δημιουργήσετε το πεδίο «Εκτοπισθείς» θα πρέπει να επιλέξετε τύπο πεδίου «Boolean». Ο λόγος επιλογής αυτού του τύπου είναι διότι ένα άτομο είναι ή δεν είναι εκτοπισθέντας. Η ACCESS παρέχει σαν τύπο πεδίου «BOOLEAN» τον τύπο «Yes/No» Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 9

10 Φύλο Επιλογή τύπου πεδίου «Yes/No» (9) Όταν πληκτρολογήσετε όλα τα πεδία θα πρέπει να αποθηκεύσετε τον πίνακα σας (α) Επιλέξτε την εντολή «Save» (γ) Επιλέξτε κουμπί «ΟΚ» (β) Πληκτρολογήστε το όνομα του Πίνακα (10) Η «ACCESS» θα σας ρωτήσει για την δημιουργία του Κυρίως Κλειδιού (Primary Key) του πίνακα. Το τι είναι Κλειδί στους πίνακες βάσης δεδομένων το εξηγήσαμε στην εισαγωγή αυτών των μαθημάτων. Σαν υπενθύμιση το Κλειδί ενός πίνακα είναι ένα πεδίο που παίρνει μια μοναδική τιμή. Δηλαδή η τιμή που κατέχει κάθε εγγραφή αυτού του πεδίου δεν υπάρχει σε καμιά άλλη εγγραφή του ίδιου πεδίου. Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 10

11 Επιλέξτε «Yes» για την δημιουργία του πεδίου Κλειδί (Primary Key) Το πεδίο Κλειδί φαίνεται σαν όλα τα άλλα πεδία με την διαφορά ότι έχει στα αριστερά του ένα κλειδάκι, υποδεικνύοντας την ιδιότητα του. Το πεδίο που έχει την ιδιότητα Primary Key (11) Η εισαγωγή δεδομένων στον πίνακα γίνετε με την επιλογή του κουμπιού «Data Sheet» Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 11

12 Επιλέξτε το κουμπί «Data Sheet» για να πληκτρολογήσετε τα δεδομένα σας (12) Πληκτρολογήστε τα δεδομένα στον πίνακα. Φύλο Επώνυμο Όνομα Τάξη Ηλικία Φύλο Διεύθυνση Τηλέφωνο Εκτοπισθής Βαθμός Χρύσανθου Ηλίας Τρίτη 14 Αγόρι 14 Αγ. Σπυρίδωνα No 16 Αντρέου Αντρέας Τρίτη 14 Αγόρι 45 Γερίου Yes 14 Χαραλάμπους Ανθή Τρίτη 13 Κορίτσι 77 Τριτος Δρομος Συν. Πολεμιδιών Παπαδόπουλος Μιχάλης Τρίτη 13 Αγόρι 34 Ετεοκλέους Yes No 18 Πασχάλη Πασχάλης Τρίτη 15 Αγόρι 90 Πελλοπίδα Yes 16 Χαραλάμπους Ινώ Τρίτη 12 Κορίτσι 77 Αθηνας Yes 17 Παπαδόπουλος Μιχάλης Τρίτη 14 Αγόρι 12 Αμαθούντας No 15 Αβραάμ Παναγώτα Τρίτη 14 Κορίτσι 23 Ηρακλή Yes 14 Βασιλείου Μαρίνα Τρίτη 14 Κορίτσι 60 Μαρίνου Γαβριήλ No 16 Παπαδόπουλος Μιχάλης Τρίτη 15 Αγόρι 40 Σπερχιού Yes 13 Ιακωβίδου Γιάννα Τρίτη 13 Κορίτσι 7 Γαλιλαίου No 16 Μπορείτε να μετακινείστε μεταξύ των πεδίων χρησιμοποιώντας το ποντίκι, τα βελάκια του πληκτρολογίου ή το ΤΑΒ. Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 12

13 (13) Μπορείτε να αλλάξετε το πλάτος μιάς στήλης (α) Τοποθετήστε το τοξάκι του ποντικιού στο διαχωριστικό της στήλης (β) Σύρετε το ποντίκι, κρατώντας πιεσμένο το αριστερό κουμπί προς τα δεξιά, μεγαλώνοντας το πλάτος της στήλης (14) Αφού πληκτρολογήσετε όλα τα δεδομένα, αποθηκεύστε τον πίνακα σας (15) Κάποτε μπορεί να χρειασθεί να προσθέσετε ένα ακόμη πεδίο στον πίνακα σας. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί «Design View» Τύπος Πεδίου Πληκτρολογήστε το καινούργιο πεδίο Μέγεθος Πεδίου Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 13

14 (16) Επιλέξτε ξανά το «Data Sheet View» και πληκτρολογήστε τα δεδομένα του νέου πεδίου σε όλες τις εγγραφές του πίνακα. (β) Τοποθέτηση ποντικού στην κορυφή της στήλης και πάτημα του αριστερού κουμπιού του ποντικού (α) Επιλογή νέας στήλης (17) Η θέση που εμφανίζεται η στήλη του νέου πεδίου στον πίνακα μπορεί να αλλάξει αν τοποθετήσουμε το τοξάκι του ποντικού στον τίτλο της στήλης, αφού προηγούμενος την έχομε προ επιλέξει, και να το σύρομε στην καινούργια θέση Φύλο Σύρετε την στήλη στην νέα της θέση Δημιουργία Πινάκων στην ACCESS 14