ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ - ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ

Transcript

1 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ - ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Ερωτήσεις 1. Αναφέρετε τις κυριότερες αρμοδιότητες της Διεύθυνσης του έργου. (ΡΡ1 διαφ3) Οι κυριότερες από τις αρμοδιότητες αυτές είναι ο σχεδιασμός, ο προγραμματισμός του έργου (στάδιο προετοιμασίας για τη λήψη αποφάσεων), η λήψη αποφάσεων, η εφαρμογή (που υλοποιείται με την κατασκευή) και ο έλεγχος της προόδου των εργασιών και του κόστους. 2. Ποιες είναι οι δραστηριότητες που ακολουθούνται κατά το ξεκίνημα του έργου; (ΡΡ1 διαφ5,6,7) Τεκμηρίωση της ιδέας του έργου. Συλλογή πρόσθετων πληροφοριών, έλεγχος και συμπλήρωση της πρότασης του έργου. Δημιουργία προτάσεων για σχετικά έργα. Αξιολόγηση του έργου με βάση τις προτάσεις. Λήψη μιας πρώτης απόφασης για το έργο. Κατασκευή μιας περισσότερο αναλυτικής περιγραφής του έργου. Νέα αξιολόγηση του έργου. Τελική απόφαση για το έργο. 3. Ποιες είναι οι δραστηριότητες που ακολουθούνται κατά το σχεδιασμό του έργου; (ΡΡ1 διαφ8,9) Καθορισμό του κωδικού ονόματος του έργου Εξασφάλιση της απαιτούμενης υποδομής Δημιουργία ενός σχεδίου για τον τρόπο κατασκευής του έργου (project plan). Αξιολόγηση του έργου. Λήψη απόφασης για το έργο. Εξασφάλιση των συντελεστών παραγωγής Καθορισμός του πίνακα με τους αποδέκτες των εγγράφων. Έναρξη των εργασιών. 4. Οι πληροφορίες ανάλογα με την φορά της ροή τους σε ποιες κατηγορίες διακρίνονται; (ΡΡ1 διαφ13) Οι πληροφορίες, ανάλογα με τη φορά ροής τους, διακρίνονται σε κατερχόμενες πληροφορίες και σε ανερχόμενες πληροφορίες. Στην πρώτη περίπτωση οι πληροφορίες μεταβιβάζονται από τα προϊστάμενα κλιμάκια στα Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 1

2 υφιστάμενα. Στην δεύτερη περίπτωση οι πληροφορίες ακολουθούν πορεία από τα υφιστάμενα στα προϊστάμενα, ανερχόμενες δε υφίστανται συμπίεση (φιλτράρισμα) ώστε όταν φθάνουν στον προορισμό τους να είναι μεν ολοκληρωμένες πληροφορίες αλλά να μην περιέχουν περιττές λεπτομέρειες. 5. Σε ποιες κατηγορίες διακρίνονται οι κατερχόμενες πληροφορίες; (ΡΡ1 διαφ14,15) Υποχρεωτικές πληροφορίες. Πληροφορίες για ενημέρωση. Προαιρετικές πληροφορίες. 6. Αντιστοιχίστε τις αρμοδιότητες ανάλογα με την διοικητική ιεραρχία. (ΡΡ1 διαφ19) 7. Σε ποιες περιπτώσεις διακρίνεται ο τερματισμός του έργου; (ΡΡ1 διαφ21) την φάση του κανονικού τερματισμού των εργασιών. την φάση πρόωρου τερματισμού των εργασιών. 8. Ποιες είναι οι δραστηριότητες επανατροφοδότησης πληροφοριών;.(ρρ1 διαφ24) Ταξινόμηση των πληροφοριών. Αποθήκευση τους (συνήθως σε Η.Υ.) Δημιουργία κατάλληλου μηχανισμού ανάκλησης πληροφοριών. Δημιουργία μηχανισμού επεξεργασίας των πληροφοριών. 9. Ποιοι είναι δείκτες προόδου τεχνικών έργων;(ρρ1 διαφ40,41) Ο Δείκτης Παραγωγικότητας Ο Δείκτης Φυσικής Προόδου Εργασιών Ο Δείκτης Απορροφητικότητα. 10. Αναπτύξτε έναν από τους δείκτες προόδου τεχνικών έργων; (ΡΡ1 διαφ40,41) Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 2

3 Ο Δείκτης Παραγωγικότητας (Productivity Index) ενός προγραμματιστή είναι ο αριθμός των γραμμών σε πηγαίο κώδικα που παράγεται σε ένα ανθρωπομήνα (man-month). Ο Δείκτης Φυσικής Προόδου Εργασιών που είναι το πηλίκο του έργου που πραγματοποιήθηκε σε σχέση με προγραμματισμένο έργο. Ο Δείκτης Απορροφητικότητας που δείχνει την οικονομική πρόοδο του έργου αθροιστικά από την αρχή του έργου. Είναι το πηλίκο των δαπανών προς τον προϋπολογισμό. 11. Ποιες είναι οι περισσότερο γνωστές κλασσικές οργανωτικές μορφές, για τα μεγάλα τεχνικά έργα;(ρρ2 διαφ6) Η οργάνωση κατά ειδικότητες (Λειτουργική οργάνωση). Η οργάνωση κατά έργο. Η οργάνωση κατά πίνακα. 12. Αναπτύξτε την οργάνωση κατά έργο στην οργανωτική δομή της αναδόχου εταιρίας. (ΡΡ2 διαφ9) Σύμφωνα με την οργανωτική αυτή δομή κάθε έργο ή εφαρμογή έχει τη δική του διεύθυνση. Ο επικεφαλής της διεύθυνσης αυτής project manager είναι ο αποκλειστικός υπεύθυνος των εργασιών που απαιτείτο έργο. Είναι επικεφαλής μιας αυτοτελούς ομάδας και έχει αυξημένες αρμοδιότητες. Μπορεί να αναζητήσει πόρους είτε μέσα από την επιχείρηση είτε εκτός αυτής. Όλο το προσωπικό της ομάδος του εργάζεται κάτω από την καθοδήγησή του. 13. Σύμφωνα με το μοντέλο του Richard Nolan η ανάπτυξη της Πληροφορικής χωρίζεται σε έξι στάδια. Ποιά είναι αυτά;(ρρ2 διαφ15) Έναρξη (Initation), Μετάδοση (Contagion). Έλεγχο (Control), Ολοκλήρωση (Integration), Διαχείριση Δεδομένων (Data Administration) Ωριμότητα (Maturity). 14. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΡΓΟ (PROJECT) ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ? PP3 ΔΙΑΦ.2 Ένα έργο (project) Πληροφορικής είναι ένα σύνολο από δραστηριότητες, δηλαδή εργασίες που η υλοποίηση τους απαιτεί χρόνο, χρήμα, μέσα, πόρους σε προσωπικό, μηχανήματα, υλικά κ.λπ Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 3

4 15. ΠΟΙΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΒΑΣΙΚΟΣ ΣΚΟΠΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ? PP3 ΔΙΑΦ.2 Βασικός σκοπός του σχεδιασμού (planning) ενός έργου είναι ο προσδιορισμός των δραστηριοτήτων που το αποτελούν ο καθορισμός των σχέσεων αλληλεξάρτησής τους, και τέλος, μια γραφική απεικόνιση, αναπαράσταση, ολόκληρης της πορείας των δραστηριοτήτων του έργου. Ο σχεδιασμός είναι στην πραγματικότητα μια προσπάθεια να γίνει η κατασκευή ενός γραφικού μοντέλου ολόκληρου του έργου, που θα παρέχει πληροφορίες χρήσιμες για την λήψη αποφάσεων πάνω στην διαχείριση και τον έλεγχο της προόδου των εργασιών. 16. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ GANTT? PP3 ΔΙΑΦ.4 Στο διάγραμμα Gantt η χρονική διάρκεια που διαρκεί μια δραστηριότητα παριστάνεται με μια οριζόντια ευθεία γραμμή. Το μήκος του ευθύγραμμου τμήματος είναι ανάλογο της χρονικής διάρκειας της δραστηριότητας. Έτσι οι διάφορες δραστηριότητες απεικονίζονται με την μορφή ευθυγράμμων παραλλήλων τμημάτων κάτω από μια ορισμένη χρονική κλίμακα (π.χ. ημέρες, εβδομάδες, μήνες ή έτη). 17. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΒΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΕΝΟΣ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ GANTT? PP3 ΔΙΑΦ.6 Τα βήματα που ακολουθούμε για την κατασκευή ενός διαγράμματος Gantt είναι τα ακόλουθα: Βήμα 1: Γίνεται η ανάλυση του έργου σε επιμέρους δραστηριότητες. Βήμα 2: Εκτιμάται η χρονική διάρκεια κάθε δραστηριότητας. Βήμα 3: Τοποθετούνται οι δραστηριότητες στο διάγραμμα, σύμφωνα με την προγραμματισμένη χρονική αλληλουχία που προσδιορίσθηκε στο Βήμα 4: Αν υπάρχει καταληκτική ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου, τότε διορθώνεται ανάλογα (αν χρειάζεται) ο χρονικός προγραμματισμός των εργασιών, ώστε το έργο να ολοκληρώνεται μέσα στα προβλεπόμενα χρονικά πλαίσια. 18. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ GANT? PP3 ΔΙΑΦ.7-8 Σχεδιάζεται εύκολα και δεν απαιτεί ξεχωριστές γνώσεις για να γίνει κατανοητό. Ο σχεδιασμός του δεν απαιτεί εξειδικευμένο προσωπικό. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 4

5 Επιτρέπει την απρόσκοπτη παρακολούθηση της προόδου των εργασιών. Επειδή ο οριζόντιος άξονας παριστάνει τον χρόνο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την απεικόνιση του ημερολογίου εκτέλεσης των εργασιών. Αν ο αριθμός των δραστηριοτήτων που απεικονίζει είναι μικρός, τότε παρέχει και την δυνατότητα γραφικής απεικόνισης σχέσεων αλληλεξάρτησης μεταξύ των δραστηριοτήτων. Αν εμπλουτισθεί με ορόσημα σταδιοδείκτες (milestones), τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για την περιγραφή του χρόνου παράδοσης προϊόντων (deliverables) ή της ολοκλήρωσης κάποιας σημαντικής φάσης του έργου ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ GANTT? PP3 ΔΙΑΦ.9,10,11 Το διάγραμμα δείχνει μόνο τον χρόνο έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας του έργου, χωρίς να δείχνει και τις υπάρχουσες σχέσεις αλληλεξάρτησης μεταξύ όλων των δραστηριοτήτων. Έτσι όπως εμφανίζονται οι πληροφορίες στο διάγραμμα Gantt, είναι δύσκολο να εξαχθεί ακριβής εκτίμηση για την συνολική πορεία του έργου. Συγκεκριμένα το διάγραμμα δείχνει ότι κάποια χρονική στιγμή Τ, μερικές δραστηριότητες εκτελούνται σύμφωνα με τον αρχικό προγραμματισμό των εργασιών, άλλες καθυστερούν ενώ κάποιες άλλες έχουν γίνει νωρίτερα από ότι είχε αρχικά εκτιμηθεί. Το διάγραμμα Gantt δεν δείχνει τις κρίσιμες δραστηριότητες και τα κρίσιμα γεγονότα, δηλαδή τις δραστηριότητες και τα γεγονότα εκείνα που καθορίζουν αποφασιστικά την χρονική διάρκεια του έργου, με την έννοια ότι η παραμικρή καθυστέρηση υλοποίησής τους συνεπάγεται αντίστοιχη καθυστέρηση στο πέρας του έργου. Πολλές φορές δεν μπορεί να γίνει εκτίμηση της διάρκειας μιας δραστηριότητας γιατί αυτή εξαρτάται από πολλούς αστάθμητους παράγοντες (π.χ. απεργίες, κακές καιρικές συνθήκες κ.λπ.). Σε περίπτωση που το έργο αποτελείται από μεγάλο αριθμό δραστηριοτήτων (π.χ. εκατοντάδες), οπότε οι σχέσεις αλληλεξάρτησης μεταξύ τους είναι πολλές και ο συντονισμός των εργασιών δύσκολος, η χρήση του διαγράμματος Gantt ελάχιστα έχει να προσφέρει στη διεύθυνση του έργου. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 5

6 20. ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΙΚΤΥΩΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ(ΑΝΑΦΟΡΙΚΑ)? PP3 ΔΙΑΦ.13 Η Τεχνική της Κρίσιμης Διαδρομής (ή Κρίσιμου Δρόμου) - Critical Path Method (CPM). Η μέθοδος MPM (Metra Potential Method). Η Τεχνική Εκτίμησης και Αναθεώρησης Προγραμματισμού - Project Evaluation and Review Techniques (PERT), Η Τεχνική GERT (Graphical Evaluation and Review Technique). 21. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΚΤΙΩΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ (CPM)? PP3 ΔΙΑΦ.14 Η πρώτη μέθοδος (CPM) χρησιμοποιεί γραφήματα, στα οποία οι κόμβοι είναι γεγονότα και τα τόξα παριστάνουν δραστηριότητες. Αναπτύχθηκε το 1957 όταν η Remington Rand Univac Division της Sperry Rand Corporation ανέλαβε για λογαριασμό της Εταιρίας Dupont Corportation, την δημιουργία μιας τεχνικής που θα βοηθάει τον προγραμματισμό των εργασιών, την κατασκευή και την συντήρηση των έργων της Εταιρίας. 22. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΚΤΙΩΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ (MPM)? PP3 ΔΙΑΦ.15 Η δεύτερη μέθοδος χρησιμοποιεί μόνο δραστηριότητες ως κόμβους και τα τόξα δείχνουν απλά τις σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων. Αναπτύχθηκε από τον Β. Roy στην Γαλλία το Είναι γνωστή και ως Μέθοδος των Δυναμικών (Potentials) ή μέθοδος Roy, και εφαρμόσθηκε για πρώτη φορά από την Γαλλική Επιχείρηση Ηλεκτρισμού για την κατασκευή ατομικών αντιδραστήρων. 23. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΚΤΙΩΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ (PERT)? PP3 ΔΙΑΦ.16 Η τρίτη τεχνική (PERT) αναπτύχθηκε από μια ομάδα έρευνας του Ειδικού Γραφείου του Ναυτικού των Η.ΠΑ, σε συνεργασία με τεχνικούς της Εταιρίας Lockheed Aircraft. Σκοπός της ομάδας ήταν η ανάπτυξη μιας μεθόδου για τον καλύτερο προγραμματισμό των εργασιών του Συστήματος Όπλων και Πυραύλων του Ναυτικού των Η.Π.Α. Το αποτέλεσμα των προσπαθειών της ομάδας ήταν η ανάπτυξη της τεχνικής PERT, η οποία εφαρμόσθηκε για πρώτη φορά στον προγραμματισμό κατασκευής των γνωστών πυραύλων Polaris και πέτυχε να μειώσει κατά δύο χρόνια την ολοκλήρωση του όλου έργου. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 6

7 24. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΚΤΙΩΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ (GERT)? PP3 ΔΙΑΦ.17 Τέλος η τεχνική GERT αναπτύχθηκε το 1966 από τον Α. Pritsker για την ανάλυση στοχαστικών δυναμικών συστημάτων. Συνδυάζει τις βασικές αρχές των γραφημάτων, την θεωρία πιθανοτήτων και την προσομοίωση με Η.Υ. για να απεικονίσει τα προβλήματα του πραγματικού κόσμου.σήμερα, υπάρχουν πάρα πολλές παραλλαγές των παραπάνω τεχνικών. Πολλές από αυτές επιτυγχάνουν να συνδυάσουν τον χρονικό προγραμματισμό. 25. ΠΟΙΑ ΣΤΑΔΙΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ Η ΔΙΚΤΙΩΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ? PP3 ΔΙΑΦ.18 Η εφαρμογή της δικτυωτής ανάλυσης σ' ένα έργο περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια. Το στάδιο του σχεδιασμού (planning). Το στάδιο του χρονοπρογραμματισμού. Το στάδιο ελέγχου. 26. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ? PP3 ΔΙΑΦ.19 Tο Στάδιο του Σχεδιασμού, το έργο αναλύεται σε επιμέρους εργασίες (γεγονότα και δραστηριότητες), καθορίζονται η μέθοδος κατασκευής τους, η σειρά προτεραιότητάς τους, η αλληλοεξάρτησή τους και η εκτίμηση της διάρκειάς τους. 27. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΑΛΛΗΛΟΕΠΙΔΡΑΣΗ ΚΑΙ ΑΛΛΗΛΕΞΑΡΤΗΣΗ ΤΩΝ ΑΤΟΜΩΝ? PP4 ΔΙΑΦ.2 Η αλληλοεπίδραση και η αλληλεξάρτηση για την επίτευξη κάποιου κοινού στόχου είναι οι παράμετροι που διαφοροποιούν την ομάδα από ένα απλό σύνολο ατόμων. Έτσι, ένα διοικητικό συμβούλιο, ένα σύνολο ειδικών υπευθύνων για την ανάπτυξη ενός Πληροφοριακού Συστήματος, μια οικογένεια κ.λπ. μπορούν να θεωρηθούν ότι αποτελούν ομάδες. 28. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΟΜΑΔΑ? PP4 ΔΙΑΦ.3 Ομάδα λοιπόν είναι ένας αριθμός ατόμων που αναπτύσσουν σχέσεις και εξαρτήσεις μεταξύ τους, επιδιώκουν κοινούς σκοπούς και αντιλαμβάνονται τους εαυτούς τους ως μέλη της ομάδας. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 7

8 29. ΠΟΙΟΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΛΟΓΟΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΥΝΑΜΙΚΗ ΤΩΝ ΟΜΑΔΩΝ? PP4 ΔΙΑΦ.3 i. Καταρχάς η αναγκαιότητα και η σπουδαιότητα της ομάδας στο χώρο της διαχείρισης έργων πληροφορικής προκύπτει από το γεγονός ότι τα έργα αυτά αναπτύσσονται από ειδικές ομάδες ατόμων διαφόρων ειδικοτήτων. ii. Να βοηθήσει τον επικεφαλή του έργου (project manager) στο σχεδιασμό και την επιλογή της ομάδας που θα αναλάβει το έργο. iii. Να βοηθήσει στον έλεγχο του βαθμού αποτελεσματικής λειτουργίας της ομάδας από τον επικεφαλή του έργου. iv. Να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας του έργου, να βελτιώσουν την αποδοτικότητά τους. 30. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ? PP4 ΔΙΑΦ.6 Με την ομάδα γίνεται καλύτερη αξιοποίηση των πόρων, που διαθέτει. Η ομάδα εξουδετερώνει πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά χαμηλής ποιότητας ιδέες. Η παρουσία άλλων μελών κάνει το άτομο να παράγει περισσότερο. Δραστηριότητες που περιέχουν και τυχαία σφάλματα αντιμετωπίζονται καλύτερα από την ομάδα. Η ομάδα μαθαίνει πιο γρήγορα από ότι τα μέλη της χωριστά. Η ομάδα αποδίδει πολύ περισσότερο από ότι είναι δυνατό να αποδώσουν αθροιστικά τα καλύτερα μέλη της ξεχωριστά. Η ανάδραση σε μια ομάδα στηρίζεται σε πολλές πηγές, άρα είναι περισσότερο ακριβής. Η συμμετοχή σε μια ομάδα συνεπάγεται αυστηρότερη προσήλωση προς τον στόχο. 31. ΓΙΑ ΠΟΙΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ Η ΑΠΟΔΟΣΗ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ ΥΠΕΡΤΕΡΕΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΠΟΔΟΣΗ ΕΝΟΣ ΜΕΛΟΥΣ? PP4 ΔΙΑΦ.3 Όταν οι εργασίες απαιτούν πάνω από ένα άτομο. Όταν οι δραστηριότητες απαιτούν κατανομή εργασίας. Η ομάδα παράγει περισσότερες και καλύτερες λύσεις σε ένα πρόβλημα. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 8

9 Εκτιμήσεις στηριζόμενες σε κρίση της ομάδας, είναι λιγότερο λαθεμένες από τις αντίστοιχες που στηρίζονται σε μεμονωμένα άτομα 32. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ? PP4 ΔΙΑΦ.7 Αλληλεπίδραση - αλληλεξάρτηση. Συνείδηση του είσαι μέλος της ομάδας. Παραδοχή και απόδοση ταυτότητας μέλους της ομάδας, από τρίτους. Κοινοί θεσμοί και κοινές αξίες. Κοινοί στόχοι. Ικανοποίηση αναγκών μέσα από την ομάδα. 33. ΣΤΑΔΙΟ ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΥ PP4 ΔΙΑΦ.9 Στο πρώτο στάδιο, ένας αριθμός ατόμων συγκεντρώνεται και ανταλλάσσει απόψεις στην προσπάθεια τους να οριοθετήσουν την αποστολή τους. Οι στόχοι και οι κανόνες δεν είναι καθορισμένοι και τα καθήκοντα του καθενός αόριστα. Το κάθε μέλος δουλεύει πολύ ατομικά προσπαθεί να προσανατολιστεί, να γνωρίσει τα άλλα μέλη, να βρει κοινά σημεία επαφής μαζί τους, να κατανοήσει την ανάγκη ύπαρξης κανόνων που θα διέπουν τις σχέσεις τους κ.λπ. 34. ΣΤΑΔΙΟ ΣΥΝΘΕΣΗΣ PP4 ΔΙΑΦ.11 Στο τρίτο στάδιο, τα μέλη της ομάδας συνειδητοποιούν την αναγκαιότητα της συνοχής στην ομάδα, συμφωνούν στην κατανομή των ρόλων, τον καταμερισμό της εργασίας, τον τρόπο λήψης αποφάσεων και γενικά στον τρόπο λειτουργίας της ομάδας. 35. ΣΤΑΔΙΟ ΑΠΟΔΟΣΗΣ PP4 ΔΙΑΦ.12 Το στάδιο της απόδοσης (τέταρτο στάδιο), χαρακτηρίζεται από μια δυναμική ισορροπία κάτω από την οποία η ομάδα λειτουργεί και αποδίδει. Η ομάδα έχοντας ξεπεράσει πλέον τα εσωτερικά της προβλήματα, συγκεντρώνει την προσοχή της στην επίτευξη των στόχων που την απασχολούν. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 9

10 36. ΣΤΑΔΙΟ ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΥ PP4 ΔΙΑΦ.13 Το τελευταίο στάδιο της ομάδας, είναι το στάδιο του τερματισμού. Έχοντας επιτύχει τον τελικό της στόχο, η ομάδα είτε διαλύεται είτε μεταλλάσσεται σε νέα ομάδα αναλαμβάνοντας την επίτευξη ενός νέου στόχου (task). Στην δεύτερη περίπτωση, τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να ξεκινήσουν από την αρχή - από το στάδιο του προσανατολισμού - την προσπάθεια σχηματισμού νέας ομάδας, η οποία ακολουθώντας διαδοχικά όλα τα στάδια θα επιδιώξει να φθάσει στην επίτευξη του νέου στόχου. 37. ΠΟΙΟΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΗΡΕΑΖΟΥΝ ΤΑ ΣΤΑΔΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ? PP4 ΔΙΑΦ.16 Η δομή και η συνοχή της. Το μέγεθος της. Τα χαρακτηριστικά των μελών της. Οι κανόνες λειτουργίας της. Ο στόχος της ομάδας. Το περιβάλλον της Οι ρόλοι των μελών. Η ηγεσία της 38. ΠΟΙΟΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΡΟΛΟI ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΜΙΑΣ ΟΜΑΔΑΣ? ΑΝΑΠΤΥΞΤΕ ΕΝΑΝ ΤΗΣ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΣΑΣ. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Ο ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗΣ? PP4 ΔΙΑΦ.20 Συντονιστής (Go-ordinator). Είναι αξιόπιστος και καλός «πρόεδρος» της ομάδας. Αποσαφηνίζει τους στόχους και προωθεί τη λήψη απόφασης. Ο ρόλος παρέχει εξαρτημένη ηγεσία και συντονισμό του έργου της ομάδας. Στην πράξη μπορεί να αναληφθεί ο ρόλος από οποιοδήποτε μέλος της ομάδας, όχι υποχρεωτικά από τον project leader. Εγγενής αδυναμία: Είναι δυνατόν να χαρακτηρίζεται από έλλειψη πρωτοτυπίας και να είναι ένας απλός διαχειριστής θεμάτων. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Ο ΔΙΑΜΟΡΦΩΤΗΣ? PP4 ΔΙΑΦ.20 Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 10

11 Διαμορφωτής (Shaper). Είναι ο εναλλακτικός ηγέτης ο οποίος μπαίνει μπροστά, ωθεί τα πράγματα να προχωρούν και δίνει μορφή στην ομάδα. Είναι δυναμικός και εμψυχωτής. Λειτουργεί χωρίς πρόβλημα κάτω από πίεση και έχει το κουράγιο και το σθένος να ξεπερνάει τα εμπόδια. Εγγενής αδυναμία: Μερικές φορές εκνευρίζει τους άλλους ενώ συχνά γίνεται υπερβολικά κριτικός. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Ο ΚΑΙΝΟΤΟΜΟΣ? PP4 ΔΙΑΦ.21 Καινοτόμος (Innovator). Είναι ο νεωτερισμός, ο ρηξικέλευθος, ο ρέκτης, ο δημιουργός που φέρνει νέες ιδέες. Δημιουργικός, μεταρρυθμιστής με φαντασία, όχι σπάνια ανορθόδοξος, είναι το μέλος που επιλύει δύσκολα προβλήματα. Εγγενής αδυναμία: Συχνά αγνοεί τις λεπτομέρειες εμφανίζεται προσκολλημένος σε προσωπικές αλλά μη πρακτικές ιδέες. Υπερβολικά απορροφημένος για να μπορεί να επικοινωνεί αποτελεσματικά. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΞΕΡΕΥΝΗΤΗΣ? PP4 ΔΙΑΦ.21 Εξερευνητής (Resources investigator). Είναι ο εξωστρεφής, ο ενθουσιώδης, ο ομιλητικός. Είναι η διεπαφή της ομάδας με τον υπόλοιπο κόσμο. Φροντίζει για τα συμβόλαια και τις συμβάσεις. Είναι κομιστής / φορέας ιδεών αν και όχι πρωτοτύπων. Γνωρίζει τους ανθρώπους που μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα. Ο άνθρωπος που είναι περισσότερη ώρα στο τηλέφωνο παρά στην ομάδα. Εγγενής αδυναμία: Υπερβολικά ενθουσιώδης. Από τη στιγμή που βρεθεί λύση σε κάποιο πρόβλημα χάνει το ενδιαφέρον του, με αποτέλεσμα να μην ενδιαφέρεται για την εφαρμογή του τρόπου επίλυσης. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΗΣ? PP4 ΔΙΑΦ.21 Αξιολογητής (Monitor Evaluator). Νηφάλιος, σοβαρός, διορατικός, οξυδερκής. Αξιολογεί σωστά όλες τις εναλλακτικές προτάσεις και καθοδηγεί την ομάδα στις πρακτικές λύσεις. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 11

12 Εγγενής αδυναμία: Είναι συχνά άτολμος και στερείται ικανότητας να εμψυχώσει άλλους. Υπερβολικά κριτικός, συχνά είναι αδιάφορος συναισθηματικά έναντι των υπολοίπων. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΜΟΣ? PP4 ΔΙΑΦ.22 Εργατικός, ήπιος ως χαρακτήρας. Ακούει, εργάζεται σκληρά και δημιουργεί ευχάριστη ατμόσφαιρα στην ομάδα. Αποφεύγει τις τριβές και ηρεμεί τα πνεύματα. Εγγενής αδυναμία: Αναποφάσιστος, δεν παίρνει θέση σε κρίσεις της ομάδας, επηρρεάζεται εύκολα. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΥΝΑΡΜΟΛΟΓΗΤΗΣ? PP4 ΔΙΑΦ.22 Συναρμολογητής (Impiemeneter). Πειθαρχικός, αξιόπιστος, συντηρητικός αλλά αποτελεσματικός. Υιοθετεί τις διαδικασίες και τηρεί τα χρονοδιαγράμματα, μετατρέποντας τα σχέδια σε πράξεις Εγγενής αδυναμία: Είναι σχετικά άκαμπτος σε αλλαγές, αντιδρά αργά σε νέες δυνατότητες. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΕΛΕΙΟΠΟΙΗΤΗΣ? PP4 ΔΙΑΦ.22 Τελειοποιητής (Completer). Εργατικός, επιμελής, ευσυνείδητος, αναζητά την πρόοδο. Στεναχωριέται αν τα πράγματα πάνε στραβά. Εστιάζει στις λεπτομέρειες και στις παραλείψεις, στο καλό φινίρισμα των πραγμάτων. Εγγενής αδυναμία: Στεναχωριέται και ανησυχεί αδικαιολόγητα. Δύσκολα διαπραγματεύεται θέματα. Πολλές φορές «ψειρίζει» υπερβολικά τα πράγματα. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΙΔΙΚΟΣ? PP4 ΔΙΑΦ.22 Ειδικός (Specialist). Χαρακτηρίζεται από μονοδιάστατο τρόπο σκέψης. Παρέχει γνώση και δεξιότητες σε εξειδικευμένους τομείς. Μεγάλη προσήλωση σε συγκεκριμένο αντικείμενο. Εγγενής αδυναμία: Συνεισφέρει μόνο στο μικρό πεδίο της ειδικότητας του. Επιμένει προσηλωμένος στις τεχνικές λεπτομέρειες, αγνοώντας το όλον. Εστιάζει στα δέντρα χάνοντας το δάσος. Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 12

13 39. ΠΟΙΟΙ ΤΥΠΟΙ ΗΓΕΣΙΑΣ ΥΠΑΡΧΟΥΝ? PP4 ΔΙΑΦ.27 Αυταρχική ηγεσία Δημοκρατική ηγεσία Laissez-faire ή Free Rein 40. ΑΝΑΠΤΥΞΤΕ ΤΟΝ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΚΟ ΗΓΕΤΗ? PP4 ΔΙΑΦ.29 Ο δημοκρατικός ηγέτης, είναι το αντίθετο του αυταρχικού. Δεν ασκεί απόλυτη επιρροή πάνω στις δραστηριότητες της ομάδας ούτε και στα μέλη της. αντίθετα ακούει τις προτάσεις της ομάδας και επηρεάζεται από αυτές. Στηρίζεται στα μέλη της ομάδας για τον καθορισμό των στόχων, της ιεράρχησής τους καθώς και του τρόπου επίτευξής τους. 41. ΣΧΕΔΙΑΣΤΕ ΤΟΥΣ ΚΥΚΛΟΥΣ ΤΟΥ ADAiR? PP4 ΔΙΑΦ.43 Διοίκηση Έργων Πληροφορικής Τηλεπικοινωνιών Σελίδα 13