Εγχειρίδιο Επιμελητή Δράσεων. (Υπηρεσία Ενημέρωσης για Εκπαιδευτικές και Πολιτισμικές Δράσεις)

Transcript

1 (Υπηρεσία Ενημέρωσης για Εκπαιδευτικές και Πολιτισμικές Δράσεις) Για το Έργο

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 Εισαγωγή Τεχνικά Χαρακτηριστικά Περιβάλλον Εργασίας Σύνδεση / Αποσύνδεση Επιμελητή Δράσεων Διαχείριση Δράσεων Εμφάνιση Λίστας Υφιστάμενων Δράσεων (Αναζήτηση, Ταξινόμηση) Δημιουργία Νέας Δράσης Δημιουργία δράσης από εξωτερική πηγή Τροποποίηση Δράσης Επισκόπηση Δράσης Κατάργηση Δράσης Παραγωγή Αναφορών Χρήσιμες Σημειώσεις Καθημερινής Λειτουργίας Σελίδα 2 από 22

3 1 Εισαγωγή Το εν λόγω εγχειρίδιο έχει ως σκοπό την παροχή της απαιτούμενης βοήθειας προς τους επιμελητές δράσεων της υπηρεσίας, προκειμένου αυτοί να είναι σε θέση πραγματοποιούν αποτελεσματικά τις απαιτούμενες διαχειριστικές εργασίες. Από την μία αποτελεί χρήσιμο εκπαιδευτικό βοήθημα, ενώ παράλληλα ενδείκνυται και ως σημείο αναφοράς επίλυσης προβλημάτων κατά τη διαχείριση του συστήματος. Το παρόν χρησιμοποιεί απλή και κατανοητή γλώσσα, προκειμένου να είναι εύκολα κατανοητό στα διαφορετικά διαβαθμισμένα επίπεδα διαχειριστών και ακολουθεί τη μέθοδο των σταδιακών βημάτων εκτέλεσης λειτουργιών με την παράλληλη χρήση ενδεικτικών οθονών (screenshots) για την καλύτερη εξοικείωση των επιμελητών δράσεων με ρεαλιστικά σενάρια διαχείρισης της υπηρεσίας. Σελίδα 3 από 22

4 2 Τεχνικά Χαρακτηριστικά Το σύστημα είναι μια web based εφαρμογή. Για την χρήση της απαιτείται μια σύνδεση στο Internet και η χρήση ενός web browser. Δεν απαιτείται κανένα άλλο λογισμικό από την πλευρά του τελικού χρήστη. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε απομακρυσμένο server. Σελίδα 4 από 22

5 3 Περιβάλλον Εργασίας Το Περιβάλλον Εργασίας (ή αλλιώς διεπαφή) του συστήματος αποτελείται από ένα σύνολο ιστοσελίδων (web pages) σχεδιασμένων κατά τρόπο τέτοιο ώστε το τελικό αποτέλεσμα να παραπέμπει σε περιβάλλοντα εργασίας επιχειρησιακών εφαρμογών διαδικτύου με τα οποία οι περισσότεροι χρήστες σήμερα έχουν ένα ικανοποιητικό βαθμό εξοικείωσης. Τα βασικά του χαρακτηριστικά επικεντρώνονται στα ακόλουθα: «φορτώνει» πολύ γρήγορα στον web browser του χρήστη, απαιτεί ελάχιστη υπολογιστική ισχύ, δεδομένου ότι δεν χρησιμοποιεί άλλο λογισμικό πέρα από έναν web browser, δεν χρησιμοποιεί κανένα τρίτο Web UI frameworks εκτός του ΖΚ και λειτουργεί με απομακρυσμένες βιβλιοθήκες οι οποίες βρίσκονται στον server. Το περιβάλλον εργασίας του συστήματος αποτελείται από ένα σύνολο διακριτών περιοχών όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί. Η πλοήγηση μεταξύ των διαφορετικών περιοχών του Περιβάλλοντος Εργασίας γίνεται από πάνω προς κάτω (κάθετη πλοήγηση). Σελίδα 5 από 22

6 Ένδειξη Περιοχή Συστήματος Περιγραφή 1. Περιοχή Κειμένων - Λογοτύπων (Header) Περιοχή για την απεικόνιση του ονόματος - λογοτύπου του Κυρίως Φορέα του έργου και του ονόματος λογοτύπου του πληροφοριακού συστήματος. Εμφανίζονται σε κάθε σελίδα 2. Menu Λειτουργιών Συστήματος Menu με τις βασικές λειτουργίες του συστήματος. Οι βασικές λειτουργίες διαρθρώνονται σε ιεραρχικά επίπεδα 3. Χαρακτηριστικά Σύνδεσης Το όνομα του συνδεδεμένου χρήστη. 4. Περιοχή Φίλτρα αναζήτησης ανάλογα με την τρέχουσα λειτουργία. Δυνατότητα απόκρυψης Σελίδα 6 από 22

7 Αναζήτησης φίλτρων 5. Ενέργειες Χρήστη Οι βασικές ενέργειες που μπορεί να εκτελέσει ο χρήστης για την συγκεκριμένη λειτουργία στην οποία βρίσκεται 6. Λίστα Αποτελεσμάτων Λίστα όλων των αποτελεσμάτων που ικανοποιούν τα κριτήρια αναζήτησης του χρήστη 7. Σελιδοποίηση Ένδειξη τρέχουσας σελίδας των αποτελεσμάτων της αναζήτησης. Δυνατότητα πρόσβασης στην επόμενη ή προηγούμενη σελίδα, καθώς και στην αρχική ή τελική σελίδα 8. Πρόσβαση σε κοινωνικά δίκτυα Πρόσβαση σε κοινωνικά δίκτυα δικτύωσης όπως είναι το facebook, google +, twitter 9. Περιοχή Κειμένων - Λογοτύπων (Footer) Περιοχή για την παράθεση λοιπών οριζόντιων κειμένων και λογοτύπων. Ένδειξη ονόματος Φορέα, χρηματοδότησης και λογοτύπων. Εμφανίζονται σε κάθε σελίδα Σελίδα 7 από 22

8 4 Σύνδεση / Αποσύνδεση Επιμελητή Δράσεων Σύνδεση Παρόχου Για να επιτευχθεί η σύνδεση του επιμελητή δράσεων στο σύστημα θα πρέπει να γίνει σωστή καταχωρήσει των συνθηματικών (username, password). Ο Μηχανισμός Αυθεντικοποίησης (authentication mechanism) του συστήματος ελέγχει την ύπαρξη του διαχειριστή στο σύστημα και αποδίδει σε αυτόν το πλήθος των υπηρεσιών στις οποίες αυτός έχει πρόσβαση. Σελίδα 8 από 22

9 Αποσύνδεση Επιμελητή Δράσεων Επιλέξτε από το κεντρικό μενού το εικονίδιο που αντιστοιχεί στην <<Αποσύνδεση>>. Το σύστημα εμφανίζει πλαίσιο διαλόγου για την επικύρωση της πρόθεσης σας. Αν επιλέξτε «Yes» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης), τότε αποσυνδέεστε από το σύστημα. Αν επιλέξτε «Νο» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης), το σύστημα παραμένει στην ίδια σελίδα. Σελίδα 9 από 22

10 5 Διαχείριση Δράσεων Η διαχείριση των δράσεων συνίσταται στα ακόλουθα επιμέρους σύνολα ενεργειών: 1. Εμφάνιση Λίστας Υφιστάμενων Δράσεων (Αναζήτηση, Ταξινόμηση) 2. Δημιουργία Νέας Δράσης 3. Δημιουργία δράστης από Εξωτερική Πηγή 4. Τροποποίηση Δράσης 5. Επισκόπηση Δράσης 6. Κατάργηση Δράσης 7. Δημιουργία αντιγράφου δράσης Επιλέξτε «Υφιστάμενες Δράσεις» από το κεντρικό μενού. 5.1 Εμφάνιση Λίστας Υφιστάμενων Δράσεων (Αναζήτηση, Ταξινόμηση) Σελίδα 10 από 22

11 Το σύστημα εμφανίζει τις υφιστάμενες δράσεις με τη μορφή λίστας, όπου για κάθε δράση εμφανίζονται τα ακόλουθα πεδία (στήλες): Τίτλος δράσης Θεματική κατηγορία Έναρξη Λήξη Χώρος διεξαγωγής Αριθμός συμμετεχόντων Μπορείτε να αναζητήσετε από τις καταχωρημένες στο σύστημα δράσεις, αυτές που σας ενδιαφέρουν επιλέγοντας τα κατάλληλα από ένα σύνολο κριτηρίων. Εφόσον δε βρεθούν δράσεις εμφανίζεται κατάλληλο μήνυμα. Τα κριτήρια που μπορείτε να επιλέξετε είναι τα ακόλουθα: Ημερομηνία από έως Θεματική κατηγόρια Λέξη κλειδί Κατάσταση δράσης Κωδικός δράσης Σελίδα 11 από 22

12 Μπορείτε να εκτελέσετε παράλληλα την λειτουργία της αναζήτησης με περισσότερα από ένα κριτήρια συνδυαστικά, συμπληρώνοντας τιμές στα φίλτρα αναζήτησης που επιθυμείτε 5.2 Δημιουργία Νέας Δράσης Μπορείτε να καταχωρήσετε μία νέα δράση στο σύστημα επιλέγοντας «Δημιουργία» από την οθόνη διαχείρισης των υφιστάμενων δράσεων. Σελίδα 12 από 22

13 Για την εισαγωγή των στοιχείων της νέας δράσης συμπληρώστε τα ακόλουθα πεδία: Τίτλος δράσης Περιγραφή δράσης Επίσημη Ιστοσελίδα Θεματική κατηγόρια Ημερομηνία έναρξη Σελίδα 13 από 22

14 Ημερομηνία λήξης Χώρος διεξαγωγής Διεύθυνση Γεωγραφική απεικόνιση Αντίτιμο συμμετοχής Εξυπηρέτηση για ΑμΕΑ Μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων Τμήμα ενδιαφέροντος Επιπλέον μπορείτε να επισυνάψετε εικόνες ή άλλου είδους αρχεία από τις αντίστοιχες καρτέλες. Η ημερομηνία έναρξης και λήξης θα πρέπει να είναι μεταγενέστερη της τρέχουσας επίσης κάτω από την ημερομηνία έναρξης ή λήξης προσδιορίστε και την ώρα έναρξης ή λήξης του σεμιναρίου. 5.3 Δημιουργία δράσης από εξωτερική πηγή Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα δράση μέσω του αποθετηρίου δράσεων επιλέγοντας «Διαχείριση» -> «Εξωτερικές Πηγές» -> «Δράσεις». Σελίδα 14 από 22

15 Το σύστημα εμφανίζει τις δράσεις του αποθετηρίου με τη μορφή λίστας, όπου για κάθε δράση εμφανίζονται τα ακόλουθα πεδία (στήλες): Ημερομηνία δημοσίευσης: η ημερομηνία δημοσίευσης της δράσης στην πηγή από την οποία προήλθε Τίτλος: ο τίτλος της δράσης Πηγή: η πηγή από την οποία προήλθε η δράση Κατηγορία Πηγής: η κατηγορία της πηγής από την οποία προήλθε η δράση Σελίδα 15 από 22

16 Κωδικός Δράσης: ο κωδικός δημοσίευσης της δράσης. Εάν μία δράση δημοσιευτεί από το αποθετήριο, ενημερώνεται ο κωδικός δημοσίευσης και στο αποθετήριο. Μπορείτε να αναζητήσετε από τις καταχωρημένες στο αποθετήριο δράσεις, αυτές που σας ενδιαφέρουν επιλέγοντας τα κατάλληλα από ένα σύνολο κριτηρίων. Εφόσον δε βρεθούν δράσεις εμφανίζεται κατάλληλο μήνυμα. Τα κριτήρια που μπορείτε να επιλέξετε είναι τα ακόλουθα: Πηγή Κατηγορία Πηγής Να εμφανίζονται Ημερομηνία από - έως Για να δημιουργήσετε μία δράση, επιλέξτε μία δράση αποθετηρίου από τη λίστα και στη συνέχεια επιλέξτε «Δημιουργία δράσης». Το σύστημα μεταβαίνει στην οθόνη καταχώρησης δράσης και συμπληρώνει τα σχετικά στοιχεία. Για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία, συμπληρώστε τα απαραίτητα στοιχεία με τα βήματα που παρουσιάστηκαν στην προηγούμενη παράγραφο. Σελίδα 16 από 22

17 5.4 Τροποποίηση Δράσης Μπορείτε να επιλέξετε την τροποποίηση μιας δράσης από την λίστα αποτελεσμάτων στην οποία βρίσκεστε επιλέγοντας την σχετική ένδειξη «Τροποποίηση». Για την τροποποίηση των στοιχείων της δράσης τροποποιείστε τα στοιχεία της σχετικής ηλεκτρονικής φόρμας, όπως αυτά παρουσιάστηκαν στην αμέσως προηγούμενη ενότητα. Σελίδα 17 από 22

18 5.5 Επισκόπηση Δράσης Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη δράση, επιλέγοντάς την από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Επισκόπηση». Το σύστημα εμφανίζει ηλεκτρονική φόρμα με όλα τα πεδία της επιλεγόμενης δράσης. Σελίδα 18 από 22

19 Σελίδα 19 από 22

20 5.6 Κατάργηση Δράσης Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη δράση, επιλέγοντάς την από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης και επιλέγοντας την ενέργεια «Κατάργηση».Το σύστημα εμφανίζει πλαίσιο διαλόγου για την επικύρωση της πρόθεσης σας. Αν επιλέξτε «Ναι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα διαγράφει την επιλεγμένη δράση από τη Βάση Δεδομένων. Στην συνέχεια το σύστημα εμφανίζει μήνυμα επιβεβαίωσης και επιστρέφει στην οθόνη «Υφιστάμενες δράσεις». Αν επιλέξτε «Όχι» (στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης),το σύστημα επιστρέφει στην οθόνη «Υφιστάμενες δράσεις». Σελίδα 20 από 22

21 6 Παραγωγή Αναφορών Επιλέξτε «Διαχείριση ->Αναφορές» από το κεντρικό μενού λειτουργιών και στη συνέχεια το είδος των αναφορών που επιθυμείτε να εξάγετε. Στη συνέχεια συμπληρώστε τα αντίστοιχα πεδία τιμών και επιλέξτε «Εκτύπωση» για παραγωγή εκτυπώσιμου αρχείου PDF ή «Εxcel» για παραγωγή αρχείου Υπολογιστικού Φύλλου Excel. Σελίδα 21 από 22

22 7 Χρήσιμες Σημειώσεις Καθημερινής Λειτουργίας 1. Τι πρέπει να κάνω σε τακτική καθημερινή βάση; a. Έλεγχος του και του fax της υπηρεσίας για τυχόν ερωτήσεις χρηστών b. Έλεγχος του αποθετηρίου δράσεων για δράσεις που ενδιαφέρουν την κοινότητα του ΤΕΙ Αθήνας. c. Εκκαθάριση του αποθετηρίου από δράσεις που έχουν παρέλθει, ανά τακτά χρονικά διαστήματα. 2. Τι κάνω όταν με καλεί ένας εξωτερικός χρήστης για βοήθεια; a. Καταγραφή των βημάτων αναπαραγωγής του προβλήματος (ο τρόπος με τον οποίο προκύπτει το πρόβλημα). b. Εάν το πρόβλημα μπορεί να επιλυθεί μέσω των εργαλείων διαχείρισης του συστήματος (διαχείριση χρηστών, διαχείριση καταγγελιών κλπ.) πραγματοποιούνται όλες οι απαραίτητες ενέργειες για την επίλυση του προβλήματος. c. Εάν το πρόβλημα προκύπτει από σφάλμα της εφαρμογής ή του εξυπηρετητή λογισμικού θα πρέπει να ενημερωθεί ο υπεύθυνος τεχνικής υποστήριξης από την πλευρά του αναδόχου ώστε να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες αποκατάστασης του προβλήματος. 3. Τι κάνω όταν έχω ένα πρόβλημα με το σύστημα; Επικοινωνώ άμεσα με το στέλεχος υποστήριξης. Αν δεν τον βρω στο τηλέφωνο θα βρίσκεται σε επίσκεψη. Στέλνω για να επικοινωνήσει μαζί μου. Σελίδα 22 από 22