Τι νέο υπάρχει στη Microsoft Access

Transcript

1

2

3 Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στη Microsoft Access Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια... 9 Λήψη βοήθειας για το βιβλίο και το CD του...9 Λήψη βοήθειας για τη Microsoft Office Access Περισσότερες πληροφορίες...12 Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου Τι υπάρχει στο CD-ROM;...13 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...13 Εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...14 Χρήση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...15 Απεγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...18 Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου Εξετάσεις πιστοποίησης Microsoft Office Specialist Σχετικά με το πρόγραμμα Microsoft Office Specialist...21 Τι σημαίνει αυτό το λογότυπο;...21 Επιλογή επιπέδου πιστοποίησης Microsoft Office Specialist...21 Δεξιότητες Microsoft Office Specialist...22 Η εμπειρία της εξέτασης...22 Η διασύνδεση και τα χειριστήρια της εξέτασης...23 Συμβουλές για την εξέταση...24 Πιστοποίηση...24 Για περισσότερες πληροφορίες...24 Δεξιότητες Microsoft Office Specialist Σχετικά με τους συγγραφείς Γρήγορη αναφορά Κεφάλαιο 1 Γνωριμία με τη Microsoft Access Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων...30 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή και εξαγωγή πληροφοριών από βάσεις δεδομένων...31 Κεφάλαιο 4 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες...33 Κεφάλαιο 5 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών...35 Κεφάλαιο 6 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών...37 Κεφάλαιο 7 Εκθέσεις...39 Κεφάλαιο 8 Εύκολη χρήση της βάσης δεδομένων σας από άλλα άτομα...42 Κεφάλαιο 9 Προστασία των πληροφοριών...43 Κεφάλαιο 10 Εργασία με σελίδες και υπομονάδες...46

4 4 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Κεφάλαιο 1 Γνωριμία με τη Microsoft Access Κατανόηση των βάσεων δεδομένων...50 Τι το σπουδαίο έχει η Access;...51 Άνοιγμα υπάρχουσας βάσης δεδομένων...52 Εξερεύνηση των πινάκων...54 Εξερεύνηση των ερωτημάτων...58 Εξερεύνηση των φορμών...62 Εξερεύνηση των εκθέσεων...66 Εξερεύνηση άλλων αντικειμένων της Access...69 Προεπισκόπηση και εκτύπωση αντικειμένων της Access...70 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων Δημιουργία δομής βάσης δεδομένων με απλό τρόπο...80 Έλεγχος της εργασίας του Οδηγού...84 Δημιουργία πινάκων με απλό τρόπο...89 Τελειοποίηση του τρόπου εμφάνισης των δεδομένων...92 Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων...99 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή και εξαγωγή πληροφοριών από βάσεις δεδομένων Εισαγωγή πληροφοριών από το Excel Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο οριοθετημένου κειμένου Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο κειμένου σταθερού πλάτους Εισαγωγή πληροφοριών από βάση δεδομένων της Access Εισαγωγή πληροφοριών από άλλες βάσεις δεδομένων Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο HTML Εισαγωγή πληροφοριών από αρχεία ΧML Εξαγωγή πληροφοριών σε άλλα προγράμματα Σύνδεση βάσης δεδομένων με πληροφορίες άλλης βάσης δεδομένων Άλλοι τρόποι κοινής χρήσης δεδομένων της Access Κεφάλαιο 4 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες Δημιουργία φόρμας με τη χρήση Οδηγού Ρύθμιση των ιδιοτήτων των φορμών Βελτίωση της διάταξης των φορμών Προσθήκη χειριστηρίων σε φόρμες Χρήση της γλώσσας Visual Basic for Applications για την εισαγωγή δεδομένων σε φόρμες Δημιουργία φόρμας με τη λειτουργία Αυτόματης Φόρμας Προσθήκη δευτερεύουσας φόρμας σε φόρμα Κεφάλαιο 5 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών Ταξινόμηση πληροφοριών Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα Εντοπισμός πληροφοριών που πληρούν πολλά κριτήρια Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό Εκτέλεση υπολογισμών σε ένα ερώτημα

5 Περιεχόμενα 5 Κεφάλαιο 6 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών Χρήση των ρυθμίσεων τύπου δεδομένων για τον περιορισμό των πληροφοριών Χρήση των ιδιοτήτων μεγέθους πεδίων για τον περιορισμό δεδομένων Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση μασκών εισαγωγής Χρήση κανόνων επικύρωσης για περιορισμό των δεδομένων Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση λίστας αναζήτησης Ενημέρωση πληροφοριών σε έναν πίνακα Διαγραφή πληροφοριών από έναν πίνακα Κεφάλαιο 7 Εκθέσεις Δημιουργία έκθεσης με Οδηγό Τροποποίηση μιας έκθεσης Δημιουργία έκθεσης από το μηδέν Προσθήκη δευτερεύουσας έκθεσης σε μια έκθεση Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης Κεφάλαιο 8 Εύκολη χρήση της βάσης δεδομένων σας από άλλα άτομα Δημιουργία πίνακα επιλογών με τη Διαχείριση Πινάκων Επιλογών Δημιουργία αρχικής οθόνης Ορισμός επιλογών εκκίνησης Διατήρηση της εφαρμογής σας σε καλή κατάσταση Κεφάλαιο 9 Προστασία των πληροφοριών Κρυπτογράφηση και αποκρυπτογράφηση βάσεων δεδομένων Ορισμός κωδικού πρόσβασης σε βάση δεδομένων Κοινή χρήση βάσης δεδομένων Αναπαραγωγή μιας βάσης δεδομένων Διαίρεση βάσης δεδομένων Δημιουργία ομάδας εργασίας Συντήρηση ομάδας εργασίας Προστασία βάσεων δεδομένων από αλλαγές Προστασία βάσης δεδομένων που προορίζεται για διανομή Κεφάλαιο 10 Εργασία με σελίδες και υπομονάδες Δημιουργία στατικών ιστοσελίδων Εξερεύνηση της Visual Basic for Applications (VBA) Χρήση της VBA για τη δημιουργία ιστοσελίδων Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων με τη λειτουργία Αυτόματων Σελίδων Δημιουργία σελίδων προσπέλασης δεδομένων με τον Οδηγό Σελίδας Δυνατότητα ανάλυσης δεδομένων στον Ιστό από άλλα άτομα Γλωσσάρι Ευρετήριο

6

7 Κεφάλαιο 5 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε: Να ταξινομείτε πληροφορίες. Να φιλτράρετε τις πληροφορίες ενός πίνακα. Να φιλτράρετε δεδομένα με βάση τη φόρμα. Να εντοπίζετε πληροφορίες που πληρούν πολλά κριτήρια. Να δημιουργείτε ερωτήματα σε προβολή Σχεδίασης. Να δημιουργείτε ερωτήματα με τη βοήθεια Οδηγών. Να εκτελείτε υπολογισμούς σε ερωτήματα. Μια βάση δεδομένων είναι στην ουσία μια αποθήκη πληροφοριών. Μπορεί να περιέχει λίγες μόνο εγγραφές σε έναν πίνακα ή χιλιάδες εγγραφές σε πολλούς συσχετισμένους πίνακες. Α- νεξάρτητα από το πόσες πληροφορίες είναι αποθηκευμένες, η βάση δεδομένων είναι χρήσιμη μόνο αν μπορείτε να εντοπίζετε τις πληροφορίες που θέλετε, όποτε τις χρειάζεστε. Σε μια μικρή βάση δεδομένων μπορείτε να βρίσκετε τις πληροφορίες απλώς ξεφυλλίζοντας τα περιεχόμενα μέχρι να εντοπίσετε αυτό που ψάχνετε. Όμως, καθώς μια βάση μεγαλώνει σε μέγεθος και πολυπλοκότητα, ο εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών θα γίνεται όλο και πιο δύσκολος. Η Microsoft Office Access 2003 προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων με τα οποία μπορείτε να οργανώνετε την εμφάνιση των πληροφοριών μιας βάσης δεδομένων και να εντοπίζετε συγκεκριμένα στοιχεία. Με τη βοήθεια αυτών των εργαλείων μπορείτε να εστιάζετε την προσοχή σας σε ένα μόνο τμήμα των πληροφοριών, ταξινομώντας γρήγορα τα δεδομένα ενός πίνακα βάσει οποιουδήποτε πεδίου (ή συνδυασμού πεδίων), ή φιλτράροντας τον πίνακα έτσι ώστε να εμφανίζονται (ή να μην εμφανίζονται) πληροφορίες που περιέχουν κάποιο συνδυασμό χαρακτήρων. Με λίγη δουλειά ακόμα μπορείτε να ετοιμάσετε ερωτήματα που εμφανίζουν συγκεκριμένα πεδία από συγκεκριμένες εγγραφές ενός ή περισσοτέρων πινάκων. Έχετε ακόμα τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε αυτά τα ερωτήματα, ώστε να τα χρησιμοποιείτε ξανά και ξανά καθώς οι πληροφορίες της βάσης δεδομένων αλλάζουν. Οι δυνατότητες ενός ερωτήματος δεν εξαντλούνται στη δημιουργία λιστών εγγραφών από πίνακες. Στα ερωτήματα μπορείτε να χρησιμοποιείτε συναρτήσεις οι οποίες εκτελούν υπολογισμούς με τις πληροφορίες των πινάκων και βρίσκουν το άθροισμα, το μέσο όρο, το πλήθος, και άλλες αριθμητικές τιμές.

8 166 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Δουλεύοντας με τη βάση δεδομένων GardenCo, στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία ταξινόμησης και φιλτραρίσματος, αλλά και τα ερωτήματα, για να εντοπίζετε με ακρίβεια τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε μια βάση δεδομένων. Σημειώστε ότι δεν μπορείτε να συνεχίσετε με τη βάση δεδομένων από το προηγούμενο κεφάλαιο. πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία εξάσκησης από το συνοδευτικό CD-ROM. δείτε επίσης Θέλετε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στα θέματα αυτού του κεφαλαίου; Δείτε τη γρήγορη αναφορά στις σελίδες σημαντικό Για να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου θα πρέπει πρώτα να τα ε- γκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD στην προεπιλεγμένη θέση. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε την ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου" στη σελίδα 13. Ταξινόμηση πληροφοριών Microsoft Office Specialist Οι πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε έναν πίνακα μπορούν να ταξινομηθούν σε αύξουσα ή σε φθίνουσα σειρά, με βάση τις τιμές ενός ή περισσότερων πεδίων του πίνακα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ταξινομήσετε έναν πίνακα πελατών με βάση πρώτα το επώνυμο και μετά το όνομα των πελατών. Μια τέτοια ταξινόμηση θα είχε ως αποτέλεσμα μια λίστα σαν την επόμενη, που θυμίζει αυτές που βρίσκουμε στους τηλεφωνικούς καταλόγους: Επώνυμο Στεργίου Στεργίου Στεργίου Τέλογλου Τέλογλου Όνομα Δήμητρα Ιωάννης Νικόλαος Άννα Γιώργος Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να ταξινομήσετε έναν πίνακα για να συγκεντρώσετε όλες τις εγγραφές που ανήκουν σε ένα συγκεκριμένο τύπο. Για παράδειγμα, προκειμένου να έχει μια έκπτωση στα ταχυδρομικά τέλη, πριν από την εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας η εταιρεία The Garden Company ταξινομεί τις εγγραφές των πελατών κατά ταχυδρομικό κώδικα. Αν κάποιο πεδίο με τύπο δεδομένων Text (Κείμενο) περιέχει αριθμούς, μπορεί να ταξινομηθεί αριθμητικά αν συμπληρώσετε τους αριθμούς με μηδενικά στην αρχή, ώστε όλες οι καταχωρίσεις να έχουν το ίδιο μήκος. Έτσι, τα 001, 011, και 101 ταξινομούνται σωστά, παρόλο που οι αριθμοί έχουν οριστεί ως κείμενο.

9 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 167 Πώς ταξινομεί η Access Η έννοια της ταξινόμησης φαίνεται αυτονόητη, αλλά μερικές φορές η προσέγγιση που ακολουθεί ο υπολογιστής σε τέτοιου είδους έννοιες δεν είναι το ίδιο αυτονόητη. Μια τέτοια περίπτωση είναι και η ταξινόμηση των αριθμών. Στην Access, τα αριθμητικά ψηφία αντιμετωπίζονται είτε ως κείμενο είτε ως ως αριθμοί. Εξαιτίας των κενών διαστημάτων, των διαχωριστικών, και των άλλων σημείων στίξης που χρησιμοποιούνται συνήθως σε διευθύνσεις οδών, ταχυδρομικούς κώδικες, και αριθμούς τηλεφώνων, τα αριθμητικά ψηφία σε αυτά τα πεδία αντιμετωπίζονται συνήθως ως κείμενο και η ταξινόμησή τους ακολουθεί τη λογική που εφαρμόζεται στην ταξινόμηση κάθε κειμένου. Από την άλλη πλευρά, τα αριθμητικά ψηφία σε κάποιο πεδίο με τιμές ή ποσότητες προϊόντων αντιμετωπίζονται ως αριθμοί. Όταν η Access ταξινομεί κείμενο, ταξινομεί πρώτα ως προς τον πρώτο χαρακτήρα του επιλεγμένου πεδίου κάθε εγγραφής, μετά ως προς το δεύτερο χαρακτήρα, κ.ο.κ. μέχρι να τελειώσουν οι χαρακτήρες. Όταν ταξινομεί αριθμούς, αντιμετωπίζει τα περιεχόμενα του κάθε πεδίου ως μία τιμή και ταξινομεί τις εγγραφές με βάση την τιμή αυτή. Η τακτική αυτή μπορεί να οδηγήσει σε φαινομενικά παράξενα αποτελέσματα. Δείτε για παράδειγμα τον επόμενο πίνακα: η ταξινόμηση των τιμών της πρώτης στήλης σαν να ήταν κείμενο δημιουργεί τη δεύτερη στήλη. Η ταξινόμηση της ίδιας στήλης σαν να ήταν αριθμοί δημιουργεί την τρίτη στήλη: Αρχικό Ταξινόμηση κειμένου Ταξινόμηση αριθμών Στην άσκηση αυτή θα μάθετε πολλούς τρόπους ταξινόμησης των πληροφοριών ενός φύλλου δεδομένων ή μιας φόρμας. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ξεκινήσει την Access πριν το ξεκίνημα αυτής της άσκησης. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo η οποία βρίσκεται στο φάκελο με τα αρχεία εξάσκησης για το συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Access 2003 SBS \Queries\Sort, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Access 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, και αν χρειάζεται αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφαλείας.

10 168 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Αύξουσα ταξινόμηση 1 Στη γραμμή Αντικειμένων, πατήστε στο στοιχείο Tables. 2 Διπλοπατήστε στον πίνακα Customers για να τον ανοίξετε σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. 3 Για να ταξινομήσετε κατά περιοχή, πατήστε οπουδήποτε στη στήλη Region (Περιοχή), και μετά πατήστε στο κουμπί Sort Ascending (Αύξουσα ταξινόμηση). συμβουλή Ένας άλλος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε τις διαταγές Sort Ascending (Αύξουσα ταξινόμηση) και Sort Descending (Φθίνουσα ταξινόμηση) είναι να δείξετε στη διαταγή Sort (Ταξινόμηση) του μενού Records, ή να πατήσετε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη στήλη του φύλλου δεδομένων και να επιλέξετε οποιαδήποτε από τις δύο διαταγές από το μενού συντόμευσης. Φθίνουσα ταξινόμηση Οι εγγραφές θα ταξινομηθούν κατά περιοχή. 4 Για να αντιστρέψετε τη σειρά ταξινόμησης, πατήστε στο κουμπί Sort Descending (Φθίνουσα ταξινόμηση) ενώ είστε ακόμη στη στήλη Region. Στην κορυφή της λίστας θα βρεθούν τώρα οι εγγραφές για την πολιτεία Washington (WA). Και με τις δύο ταξινομήσεις το πεδίο Region ταξινομήθηκε αλφαβητικά, αλλά το πεδίο City έμεινε σε φαινομενικά τυχαία σειρά. Αυτό που θέλετε στην πραγματικότητα είναι να ταξινομήσετε τις εγγραφές κατά πόλη (City) μέσα σε κάθε περιοχή (Region). συμβουλή Η Access μπορεί να ταξινομεί περισσότερα από ένα πεδία, αλλά κάνει την ταξινόμηση με τη σειρά και από τα αριστερά προς τα δεξιά. Γι' αυτό, τα πεδία προς ταξινόμηση πρέπει να είναι γειτονικά και να έχουν τοποθετηθεί με τη σειρά που θέλετε να τα ταξινομήσετε. 5 Για να μετακινήσετε το πεδίο Region στα αριστερά του πεδίου City, πατήστε στην κεφαλίδα του για να επιλέξετε τη στήλη, και μετά πατήστε ξανά στην κεφαλίδα και σύρετε τη στήλη προς τα αριστερά μέχρι να εμφανιστεί μια σκούρα γραμμή μεταξύ των πεδίων Address και City. 6 Καθώς η στήλη Region είναι ήδη επιλεγμένη, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και πατήστε στην επικεφαλίδα City για να επεκτείνετε την επιλογή και στη δεύτερη στήλη. 7 Πατήστε στο κουμπί Sort Ascending για να ταξινομήσετε τις εγγραφές σε αύξουσα σειρά κατά περιοχή, καθώς και τα ονόματα των πόλεων επίσης σε αύξουσα σειρά μέσα σε κάθε περιοχή (ή, στην προκειμένη περίπτωση, μέσα σε κάθε πολιτεία). συμβουλή Μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές και ενώ τις εξετάζετε σε προβολή Φόρμας. Πατήστε στο πλαίσιο του πεδίου βάσει του οποίου θέλετε να γίνει η ταξινόμηση, και μετά πατήστε σε ένα από τα κουμπιά ταξινόμησης. Ωστόσο, σε προβολή Φόρμας δεν έχετε τη δυνατότητα να ταξινομήσετε πολλά πεδία ταυτόχρονα. 8 Η σειρά των στηλών στον πίνακα Customers δεν έχει ουσιαστική σημασία. κλείστε λοιπόν τον πίνακα Customers χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

11 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 169 ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo. Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα Microsoft Office Specialist Αν και με την ταξινόμηση των πληροφοριών ενός πίνακα επιτυγχάνετε την οργάνωσή τους με λογικό τρόπο, αυτό δεν αλλάζει το γεγονός ότι έχετε να κάνετε με ολόκληρο πίνακα. Αν ο σκοπός σας είναι να εντοπίσετε όλες τις εγγραφές σε ένα ή περισσότερα πεδία οι οποίες ικανοποιούν κάποια συγκεκριμένη προδιαγραφή, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μία από τις διαθέσιμες διαταγές φίλτρων. Μπορείτε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε γρήγορα ένα φίλτρο που θα εντοπίζει όλους τους πελάτες της εταιρείας The Garden Company οι οποίοι ζουν στο Seattle, ή όσους έκαναν κάποια παραγγελία στις 13 Ιανουαρίου, ή όλους τους πελάτες που ζουν εκτός των Ηνωμένων Πολιτειών. Απλά φίλτρα μπορούν να εφαρμοστούν και κατά την εξέταση πληροφοριών σε έναν πίνακα ή μια φόρμα. Τα φίλτρα αυτά εφαρμόζονται στα περιεχόμενα του επιλεγμένου πεδίου. μπορείτε όμως να εφαρμόσετε και άλλα φίλτρα στα αποτελέσματα του πρώτου φίλτρου, για να εξειδικεύσετε ακόμη περισσότερο την έρευνά σας. συμβουλή Οι διαταγές φιλτραρίσματος που θα χρησιμοποιήσετε στην άσκηση αυτή βρίσκονται στο υπομενού Filter του μενού Records (Εγγραφές), ενώ μπορείτε και να τις προσπελάσετε χρησιμοποιώντας κουμπιά της γραμμής εργαλείων ή επιλέγοντας διαταγές από το μενού συντόμευσης. Ωστόσο, σε αυτές τις θέσεις δεν είναι διαθέσιμες όλες οι διαταγές φιλτραρίσματος. μπαλαντέρ Όταν δε γνωρίζετε ή δεν είστε βέβαιοι για κάποιο χαρακτήρα ή για μια ακολουθία χαρακτήρων, στη θέση των άγνωστων χαρακτήρων στα κριτήρια αναζήτησης μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ (wildcard characters). Οι πιο συνηθισμένοι χαρακτήρες-μπαλαντέρ αναφέρονται στον παρακάτω πίνακα: Χαρακτήρας Περιγραφή Παράδειγμα * Ταύτιση οποιουδήποτε αριθμού χαρακτήρων.? Ταύτιση ενός οποιουδήποτε αλφαβητικού χαρακτήρα. # Ταύτιση οποιουδήποτε (ενός) αριθμητικού χαρακτήρα. Επώνυμο = Χρ* βρίσκει και το Χρηστίδης και το Χρήστου Όνομα =?άνος βρίσκει τα Μάνος και Πάνος. Κωδ = 1## βρίσκει όλους τους κωδικούς από το 100 μέχρι το 199. Στην άσκηση αυτή θα εφαρμόσετε διάφορες μεθόδους φιλτραρίσματος σε έναν πίνακα. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo η οποία βρίσκεται στο φάκελο των αρχείων εξάσκησης για τη συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Access 2003 SBS\Queries\FilterDS, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Access 2003 Step by Step.

12 170 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, και αν χρειάζεται αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφάλειας. Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή Κατάργηση φίλτρου 1 Ανοίξτε τον πίνακα Customers σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. 2 Πατήστε σε οποιαδήποτε καταχώριση της πόλης Sidney στο πεδίο City, και μετά πατήστε στο κουμπί Filter By Selection (Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή). σημαντικό Ο αριθμός των πελατών που εμφανίζεται στον πίνακα θα αλλάξει από 110 σε 2, επειδή υπάρχουν μόνο δύο πελάτες που κατοικούν στο Sidney. Όταν φιλτράρετε έναν πίνακα, οι εγγραφές που δεν ικανοποιούν τα κριτήρια του φίλτρου δεν διαγράφονται από αυτόν. απλώς δεν εμφανίζονται. 3 Πατήστε στο κουμπί Remove Filter (Κατάργηση φίλτρου) για να εμφανιστούν πάλι οι υπόλοιποι πελάτες. 4 Τι πρέπει να κάνετε αν θέλετε μια λίστα όλων των πελατών που ζουν σε περιοχή με ταχυδρομικό κωδικό (Postal Code) που αρχίζει από V7L; Βρείτε ένα παράδειγμα με τέτοιον τύπο ταχυδρομικού κωδικού, επιλέξτε τους χαρακτήρες V7L, και πατήστε ξανά στο κουμπί Filter By Selection. Θα εμφανιστούν μόνο οι δύο εγγραφές που έχουν ταχυδρομικό κωδικό ο οποίος αρχίζει από V7L. 5 Πατήστε στο κουμπί Remove Filter. 6 Τι γίνεται αν ο πίνακας είναι τεράστιος και δεν ξέρετε καν αν υπάρχει κάποιος ταχυδρομικός κωδικός από V7L; Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιονδήποτε ταχυδρομικό κωδικό, διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Filter For (Φίλτρο για), πληκτρολογήστε στο κελί V7L*, και πατήστε ENTER για να πάρετε τα ίδια αποτελέσματα. Ο αστερίσκος (*) είναι ένας χαρακτήρας-μπαλαντέρ που υποδεικνύει στην Access να αναζητήσει οποιαδήποτε καταχώριση αρχίζει από V7L στο πεδίο Postal Code. 7 Για να βρείτε πόσοι πελάτες ζουν έξω από τις ΗΠΑ, καταργήστε το τρέχον φίλτρο, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο πεδίο Country οποιασδήποτε εγγραφής των ΗΠΑ, και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Filter Excluding Selection (Φιλτράρισμα εκτός της επιλογής). Θα δείτε όλους τους πελάτες από άλλες χώρες (στο παράδειγμα, μόνο από τον Καναδά). 8 Για να δοκιμάσετε ακόμα μία μέθοδο φιλτραρίσματος, καταργήστε το φίλτρο, αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα Customers, και διπλοπατήστε στον πίνακα Orders για να τον ανοίξετε σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. 9 Για να βρείτε όλες τις παραγγελίες που πήρε ο Michael Emanuel στις 23 Ιανουαρίου, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο όνομα Emanuel, Michael στο πεδίο EmployeeID, και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Filter By Selection. αντιμετώπιση προβλήματος Αν στο πεδίο EmployeeID δε βλέπετε ονόματα υπαλλήλων, αυτό συμβαίνει επειδή συνεχίσατε με τη βάση δεδομένων της προηγούμενης άσκησης. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων που παρέχεται για αυτή την άσκηση. Οδηγίες σχετικά με τη εγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης θα βρείτε στην ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου", στη σελίδα 13.

13 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην ημερομηνία 1/23/2003 στο πεδίο OrderDate (Ημερομηνία παραγγελίας), και μετά επιλέξτε ξανά Filter By Selection από το μενού συντόμευσης. Τώρα έχετε μια λίστα με τις παραγγελίες του Michael στις 23 Ιανουαρίου. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτή τη λίστα φιλτράροντας κάποιο άλλο πεδίο της, αλλά μπορείτε και να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα αφού πατήσετε πρώτα σε ένα πεδίο και κατόπιν σε ένα από τα κουμπιά ταξινόμησης. συμβουλή Αφού εντοπίσετε τις πληροφορίες που θέλετε και τις οργανώσετε σωστά, μπορείτε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε μια φόρμα ή μια έκθεση. Πατήστε στο κουμπί New Object (Δημιουργία αντικειμένου) στη γραμμή εργαλείων και ακολουθήστε τις οδηγίες. 11 Καταργήστε τα φίλτρα πατώντας στο κουμπί Remove Filter. 12 Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα Orders. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo. συμβουλή Για να φιλτράρετε τις πληροφορίες ενός πίνακα όταν τον εξετάζετε σε μια φόρμα, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τις διαταγές του μενού Filter. Συχνά, η διαταγή Filter For είναι χρήσιμη για φόρμες, επειδή δε χρειάζεται να είναι ορατή η επιλογή που θέλετε. Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα Microsoft Office Specialist Η διαταγή Filter By Form (Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα) παρέχει έναν γρήγορο και εύκολο τρόπο να φιλτράρετε έναν πίνακα με βάση πληροφορίες από πολλά πεδία. Αν ανοίξετε έναν πίνακα και μετά πατήσετε στο κουμπί Filter By Form, θα δείτε κάτι που μοιάζει με α- πλό φύλλο δεδομένων. Στην πραγματικότητα όμως, καθένα από τα κενά κελιά είναι ένα σύνθετο πλαίσιο με έναν πτυσσόμενο κατάλογο, ο οποίος περιέχει όλες τις καταχωρίσεις αυτού του πεδίου.

14 172 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Αν επιλέξετε κάτι από τον κατάλογο και πατήσετε στο κουμπί ApplyFilter (Εφαρμογή φίλτρου) θα εμφανιστούν μόνο οι εγγραφές με την επιλογή σας. Η χρήση της διαταγής Filter By Form σε έναν πίνακα με λίγα μόνο πεδία, όπως αυτός εδώ, είναι απλή. Σε έναν πίνακα με μερικές δεκάδες πεδία όμως, αρχίζει να γίνεται δύσκολη. Σε αυτή την περίπτωση η χρήση της διαταγής Filter By Form γίνεται πιο εύκολη όταν ο πίνακας είναι σε μορφή φόρμας. Αν ανοίξετε μια φόρμα και επιλέξετε τη διαταγή Filter By Form, θα δείτε μια κενή φόρμα. Για να εμφανίσετε τη λίστα με όλες τις καταχωρίσεις του πεδίου πατήστε σε οποιοδήποτε πλαίσιο και μετά πατήστε στο κουμπί του με το βέλος. Αν κάνετε μια επιλογή και πατήσετε στο κουμπί ApplyFilter, το πάτημα στο κουμπί πλοήγησης ext Record (Επόμενη εγγραφή) θα εμφανίσει την πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί τα κριτήρια επιλογής σας, μετά την επόμενη, κ.ο.κ. συμβουλή Η λειτουργία Filter By Form παρέχει τις ίδιες δυνατότητες και τεχνικές είτε τη χρησιμοποιείτε σε φόρμα είτε σε πίνακα. Επειδή μερικές φορές ο ορισμός του φίλτρου είναι ευκολότερος σε μια φόρμα, ενώ η εξέταση των αποτελεσμάτων ευκολότερη σε έναν πίνακα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Αυτόματης Φόρμας (AutoForm) για να δημιουργήσετε στα γρήγορα μια φόρμα ενός πίνακα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα με τη λειτουργία Filter By Form αντί για τον πίνακα, και μετά να περάσετε σε προβολή Φύλλου Δεδομένων για να εξετάσετε τα αποτελέσματα. Στην άσκηση αυτή θα προσπαθήσετε να εντοπίσετε έναν πελάτη του οποίου δε θυμάστε το επώνυμο. Είστε σχεδόν βέβαιοι ότι το όνομα αρχίζει από S και ότι ο πελάτης είναι από την Καλιφόρνια ή την Ουάσινγκτον. γι' αυτό θα χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Filter By Form για να προσπαθήσετε να εντοπίσετε την εγγραφή του πελάτη.

15 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 173 ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, η οποία βρίσκεται στο φάκελο των αρχείων εξάσκησης για τη συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Access 2003 SBS\Queries\FilterForm, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Access 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, και αν χρειάζεται αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφάλειας. Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα Εφαρμογή φίλτρου 1 Πατήστε στο στοιχείο Forms της γραμμής Αντικειμένων και μετά διπλοπατήστε στην επιλογή Components (Στοιχεία) για να ανοίξετε τη φόρμα Customers σε προβολή Φόρμας. 2 Πατήστε στο κουμπί Filter By Form (Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα) της γραμμής εργαλείων. Η φόρμα Customers, που παρουσιάζει πληροφορίες από μια εγγραφή, θα αντικατασταθεί από την παραλλαγή της για τη λειτουργία Filter By Form, η οποία διαθέτει από ένα κενό πλαίσιο για κάθε πεδίο και τις καρτέλες Look for (Αναζήτηση του) και Or (Ή) στο κάτω μέρος της. 3 Πατήστε στο πλαίσιο LastName, πληκτρολογήστε s*, και πατήστε ENTER για να υποδείξετε στην Access να παρουσιάσει όλα τα επώνυμα που αρχίζουν από s. Η Access θα μετατρέψει τη μορφή ή σύνταξη (syntax) της καταχώρισής σας για το συγκεκριμένο τύπο παράστασης: Like "s*". 4 Πατήστε στο πλαίσιο Region και διαλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο τον κωδικό CA (για την California). 5 Πατήστε στο κουμπί Apply Filter (Εφαρμογή φίλτρου) για να δείτε μόνο τους πελάτες που ζουν στην Καλιφόρνια και το επώνυμό τους αρχίζει από S. Η Access θα αντικαταστήσει το παράθυρο φίλτρου με την κανονική φόρμα Customers, και η γραμμή πλοήγησης στο κάτω μέρος της φόρμας θα δείχνει ότι έχετε στη διάθεσή σας τρεις φιλτραρισμένες εγγραφές. 6 Πατήστε στο κουμπί Filter By Form για να επιστρέψετε στο φίλτρο. Τα κριτήρια του φίλτρου εξακολουθούν να είναι ορατά. Όταν ορίζετε κριτήρια φίλτρου με ο- ποιαδήποτε μέθοδο, τα κριτήρια αποθηκεύονται ως ιδιότητα της φόρμας και παραμένουν στη διάθεσή σας μέχρι να αντικατασταθούν από άλλα. 7 Για να προσθέσετε τους πελάτες μιας άλλης πολιτείας, πατήστε στην καρτέλα Or. Η καρτέλα αυτή έχει τα ίδια κενά κελιά με την καρτέλα Look for. Μπορείτε να μετακινηθείτε ανάμεσα στις δύο καρτέλες για να βεβαιωθείτε ότι τα κριτήριά σας δεν έχουν καταργηθεί. συμβουλή Όταν ανοίγετε την καρτέλα Or, εμφανίζεται μια δεύτερη καρτέλα Or όπου μπορείτε, αν θέλετε, να συμπεριλάβετε μια τρίτη πολιτεία. 8 Πληκτρολογήστε s* στο πλαίσιο LastName, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε WA στο πλαίσιο Region, και πατήστε στο κουμπί Apply Filter. Κυλήστε τα περιεχόμενα της φιλτραρισμένης φόρμας Customers για να δείτε τις έξι εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια. 9 Κλείστε τη φόρμα Customers. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo.

16 174 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Εντοπισμός πληροφοριών που πληρούν πολλά κριτήρια Microsoft Office Specialist Οι διαταγές Filter By Selection, Filter For <είσοδος>, και Filter By Form αποτελούν γρήγορους και εύκολους τρόπους για να πάρετε τις πληροφορίες που θέλετε, αρκεί τα κριτήρια του φίλτρου σας να είναι σχετικά απλά. Ας υποθέσουμε, όμως, ότι η εταιρεία The Garden Company θέλει να εντοπίσει όλες τις παραγγελίες που έστειλε στις Μεσοδυτικές Πολιτείες σε κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα χρησιμοποιώντας έναν από τους δύο μεταφορείς της. Όταν πρέπει να ψάξετε σε ένα μόνο πίνακα για να βρείτε εγγραφές που ικανοποιούν πολλά κριτήρια ταυτόχρονα, ή που χρειάζονται σύνθετες παραστάσεις ως κριτήρια, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη διαταγή Advanced Filter/Sort (Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση). Η εργασία με τη διαταγή Advanced Filter/Sort γίνεται στο πλέγμα σχεδίασης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πλέγμα σχεδίασης (design grid) για να δουλέψετε μόνο με έναν πίνακα. Λίστα πεδίων πίνακα Πλέγμα σχεδίασης συμβουλή Αν δημιουργήσετε στο παράθυρο φίλτρου ένα απλό ερώτημα που είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε και στο μέλλον, έχετε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσετε: Επιλέξτε τη διαταγή Save As Query (Αποθήκευση ως ερώτημα) από το μενού File ή πατήστε στο κουμπί Save As Query της γραμμής εργαλείων. Εναλλακτικά, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο παράθυρο φίλτρου και μετά επιλέξτε τη διαταγή Save As Query από το μενού συντόμευσης. Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τη διαταγή Advanced Filter/Sort για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που θα εντοπίζει τους πελάτες από δύο πολιτείες. Αφού εντοπίσετε τους πελάτες, θα πειραματιστείτε λίγο με το πλέγμα σχεδίασης για να κατανοήσετε καλύτερα τις δυνατότητες φιλτραρίσματος. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo η οποία βρίσκεται στο φάκελο των αρχείων εξάσκησης για τη συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Access 2003 SBS\Queries\AdvFilter, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Access 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, και αν χρειάζεται αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφαλείας. 1 Πατήστε στο στοιχείο Tables της γραμμής Αντικειμένων, και μετά διπλοπατήστε στον πίνακα Customers για να τον ανοίξετε σε προβολή Φύλλου Δεδομένων.

17 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 175 συμβουλή 2 Στο μενού Records, δείξτε στη διαταγή Filter, και επιλέξτε Advanced Filter/Sort. Μην ξεχνάτε ότι, αν δε βλέπετε τη διαταγή στο μενού, μπορείτε να κρατήσετε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το σύντομο μενού για να εμφανίσετε το πλήρες μενού, ή να πατήσετε στο διπλό τόξο στο κάτω μέρος του μενού. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο φίλτρου με τη λίστα των πεδίων του πίνακα Customers στο επάνω μέρος του. 3 Αν το πλέγμα σχεδίασης δεν είναι κενό, επιλέξτε τη διαταγή Clear Grid (Καθαρισμός πλέγματος) από το μενού Edit. 4 Διπλοπατήστε στο πεδίο LastName για να το συμπεριλάβετε στο κελί Field της πρώτης στήλης του πλέγματος σχεδίασης. 5 Πατήστε στο κελί Criteria κάτω από το LastName, πληκτρολογήστε s*, και πατήστε το πλήκτρο ENTER. Η Access θα μετατρέψει το κριτήριο σε "Like "s*". 6 Κυλήστε μέχρι το τέλος της λίστας με τα πεδία του πίνακα Customers, και διπλοπατήστε στο πεδίο Region για να το αντιγράψετε στην επόμενη διαθέσιμη στήλη του πλέγματος σχεδίασης. 7 Πατήστε στο κελί Criteria κάτω από το πεδίο Region, πληκτρολογήστε ca or wa, και πατήστε ENTER. Η καταχώριση που κάνατε θα αλλάξει σε "ca" Or "wa". Αυτό το φίλτρο θα βρει τώρα όλους τους πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από s και ζουν στην πολιτεία της Καλιφόρνιας ή της Ουάσινγκτον. 8 Πατήστε στη διαταγή Apply Filter/Sort του μενού Filter για να δείτε τις εγγραφές που ικανοποιούν τα συγκεκριμένα κριτήρια.

18 176 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα συμβουλή Μπορείτε να παρακολουθείτε ταυτόχρονα το παράθυρο του φίλτρου και το παράθυρο του πίνακα, αρκεί να μικρύνετε τις διαστάσεις τους. 9 Πατήστε στη διαταγή Filter του μενού Records, και έπειτα επιλέξτε τη διαταγή Advanced Filter/Sort για να επιστρέψετε στο παράθυρο του φίλτρου. 10 Πατήστε στο κελί or της στήλης LastName, πληκτρολογήστε b*, και πατήστε ENTER. 11 Πατήστε στη διαταγή Apply Filter/Sort του μενού Filter. Το αποτέλεσμα περιέχει τις εγγραφές όλων των πελατών με επώνυμο που αρχίζει από s ή από b. ορισμένα όμως από τα επώνυμα που αρχίζουν από b ανήκουν σε άτομα που ζουν στις πολιτείες Μοντάνα (Montana) και Όρεγκον (Oregon). Αν επανεξετάσετε το πλέγμα σχεδίασης, θα διαπιστώσετε ότι το φίλτρο σχηματίζεται από συνδυασμό των πεδίων της γραμμής Criteria με τον τελεστή And, από συνδυασμό των πεδίων της γραμμής Or με τον τελεστή And και, στη συνέχεια, από συνδυασμό των δύο γραμμών με χρήση του τελεστή Or. Έτσι, το φίλτρο αναζητάει πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από s και ζουν στην Καλιφόρνια ή στην Ουάσινγκτον, ή πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από b, ανεξάρτητα από τον τόπο διαμονής τους. 12 Επιστρέψτε στο παράθυρο του φίλτρου, πληκτρολογήστε ca or wa στο κελί or της στήλης Region, και πατήστε ENTER. 13 Εφαρμόστε ξανά το φίλτρο. τώρα θα δείτε πελάτες μόνο από την Καλιφόρνια και την Ουάσινγκτον. 14 Κλείστε τον πίνακα Customers χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που κάνατε. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo.

19 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 177 Παραστάσεις Ο όρος παράσταση (expression), όπως χρησιμοποιείται στην Access, είναι συνώνυμος με τον όρο τύπος (formula). Μια παράσταση της Access είναι ένας συνδυασμός τελεστών (operators), σταθερών (constants), συναρτήσεων (functions), και ιδιοτήτων χειριστηρίων (control properties), τα οποία υπολογίζουν μια τιμή. Η Access δημιουργεί τους τύπους σύμφωνα με τη μορφή α=β+γ, όπου α είναι το αποτέλεσμα και =β+γ η παράσταση. Μια παράσταση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την απόδοση ιδιοτήτων σε πίνακες και φόρμες, για τον ορισμό τιμών σε πεδία και εκθέσεις, σε ερωτήματα, και αλλού. Οι παραστάσεις συνδυάζουν πολλά κριτήρια για να ορίσουν το σύνολο των συνθηκών που θα πρέπει να ικανοποιεί μια εγγραφή για να μπορεί η Access να την επιλέξει έπειτα από την εφαρμογή ενός φίλτρου ή ερωτήματος. Τα διάφορα κριτήρια συνδυάζονται με τη χρήση λογικών, συγκριτικών, και αριθμητικών τελεστών. Κάθε τύπος παράστασης χρησιμοποιεί και διαφορετικούς τελεστές. Οι πιο συνηθισμένοι λογικοί τελεστές είναι οι And (λογική σύζευξη), Or (λογική διάζευξη), και Not (λογική άρνηση). Όταν κάποια κριτήρια συνδυάζονται με τον τελεστή And, μια εγγραφή επιλέγεται μόνο όταν τα ικανοποιεί όλα. Όταν τα κριτήρια συνδυάζονται με τον τελεστή Or, μια εγγραφή επιλέγεται εφόσον ικανοποιεί οποιοδήποτε από αυτά. Ο τελεστής Not επιλέγει όλες τις εγγραφές που δεν ικανοποιούν το κριτήριό του. Μεταξύ των συνηθισμένων συγκριτικών τελεστών συμπεριλαμβάνονται οι < (μικρότερο α- πό), > (μεγαλύτερο από), και = (ίσο με). Αυτοί οι βασικοί τελεστές μπορούν να συνδυαστούν και να σχηματίσουν τους τελεστές <= (μικρότερο από ή ίσο με), >= (μεγαλύτερο από ή ίσο με), και <> (διάφορο του). Στους συγκριτικούς τελεστές εντάσσεται συχνά και ο τελεστής Like ("όμοιο με"), που χρησιμοποιείται για τον έλεγχο της ομοιότητας κάποιων κειμένων. Οι συνηθισμένοι αριθμητικοί τελεστές είναι οι + (πρόσθεση), (αφαίρεση), * (πολλαπλασιασμός), και / (διαίρεση), που χρησιμοποιούνται με αριθμούς. Ένας παρεμφερής τελεστής, ο & (η μορφή κειμένου για το +), χρησιμοποιείται για τη συνένωση δύο αλφαριθμητικών. Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης Microsoft Office Specialist Αν θέλετε να εργαστείτε με περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα, πρέπει να αφήσετε τα φίλτρα και να αρχίσετε να δουλεύετε με ερωτήματα. Ο πιο συνηθισμένος τύπος ερωτημάτων επιλέγει εγγραφές που ικανοποιούν συγκεκριμένες συνθήκες, αλλά υπάρχουν και πολλοί άλλοι τύποι, όπως οι παρακάτω: Ένα ερώτημα επιλογής (select query) ανακτά δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και εμφανίζει τα αποτελέσματα σε ένα φύλλο δεδομένων. Μπορείτε ακόμα να χρησι- μοποιείτε ερωτήματα επιλογής για την ομαδοποίηση εγγραφών και τον υπολογισμό αθροισμάτων, πλήθους, μέσων όρων, και άλλων τύπων συνόλων. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να επεξεργάζεστε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος επιλογής σε προβολή Φύλλου Δεδομένων και να ενημερώνετε ταυτόχρονα εγγραφές σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Ένα ερώτημα διπλότυπου είναι μια μορφή ερωτήματος επιλογής που εντοπίζει εγγραφές οι οποίες περιέχουν ίδιες πληροφορίες σε ένα ή περισσότερα πεδία που προσδιορίζετε. Ο προσδιορισμός του πίνακα και των πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν στο ερώτημα γίνεται με τη βοήθεια του Οδηγού Ερωτήματος Εύρεσης Διπλοτύπου (Find Duplicates Query Wizard).

20 178 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα συμβουλή Ένα ερώτημα ασυμφωνίας είναι μια μορφή ερωτήματος επιλογής που εντοπίζει τις εγγραφές ενός πίνακα οι οποίες δεν έχουν συσχετισμένες εγγραφές σε κάποιον άλλον πίνακα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα τέτοιο ερώτημα για να εντοπίσετε άτομα στον πίνακα πελατών τα οποία δεν έχουν παραγγελίες στον πίνακα παραγγελιών. Ο προσδιορισμός των πινάκων και των πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν στο ερώτημα γίνεται με τη βοήθεια του Οδηγού Ερωτήματος Εύρεσης Ασυμφωνιών (Find Unmatched Query Wizard). Ένα ερώτημα παραμέτρων (parameter query) σας ζητάει πληροφορίες τις οποίες θα χρησιμοποιήσει για παράδειγμα, ζητάει ένα χρονικό διάστημα. Αυτός ο τύπος ερωτημάτων είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για περιοδικές εκθέσεις. Ένα ερώτημα διασταύρωσης (crosstab query) υπολογίζει και αναδομεί τα δεδομένα ώ- στε να μπορούν να αναλυθούν ευκολότερα. Μπορεί να υπολογίσει άθροισμα, μέσο όρο, πλήθος, και άλλους τύπους συνόλων σε δεδομένα που είναι ομαδοποιημένα κατά δύο τύπους πληροφοριών έναν στην κάτω αριστερή πλευρά του φύλλου δεδομένων και έναν κατά μήκος της κορυφής του. Τα κελιά στη διασταύρωση κάθε γραμμής και στήλης παρουσιάζουν τα αποτελέσματα των υπολογισμών του ερωτήματος. Ένα ερώτημα ενέργειας (action query) ενημερώνει ή κάνει αλλαγές σε πολλές εγγραφές με μία μόνο κίνηση. Ουσιαστικά πρόκειται για ένα ερώτημα επιλογής το οποίο εκτελεί μια ενέργεια επάνω στα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής. Υπάρχουν τέσσερις διαθέσιμοι τύποι ενεργειών: ερωτήματα διαγραφής (delete queries), που διαγράφουν εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες. ερωτήματα ενημέρωσης (update queries), που κάνουν αλλαγές στις εγγραφές ενός ή περισσότερων πινάκων. ερωτήματα επισύναψης (append queries), που προσθέτουν εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες στο τέλος ενός ή περισσότερων πινάκων. και ερωτήματα δημιουργίας πινάκων (make-table queries), που δημιουργούν ένα νέο πίνακα από το σύνολο ή κάποιο τμήμα των δεδομένων ενός ή περισσοτέρων πινάκων. Η Access διαθέτει επίσης και ερωτήματα SQL, αλλά στο παρόν βιβλίο δε θα δουλέψουμε με αυτά. Σύγκριση φίλτρων και ταξινομήσεων με τα ερωτήματα Οι πιο σημαντικές διαφορές μεταξύ φίλτρων ή ταξινόμησης και ερωτημάτων είναι οι εξής: Οι διαταγές Filter και Sort εφαρμόζονται συνήθως πιο γρήγορα από τα ερωτήματα. Οι διαταγές Filter και Sort δεν αποθηκεύονται, ή αποθηκεύονται μόνο προσωρινά. Ένα ερώτημα μπορεί να αποθηκευτεί μόνιμα και να εκτελεστεί οποιαδήποτε στιγμή. Οι διαταγές Filter και Sort εφαρμόζονται μόνο σε πίνακες ή φόρμες που τη δεδομένη στιγμή είναι ανοιχτά. Ένα ερώτημα μπορεί να βασίζεται σε πολλούς πίνακες ή σε άλλα ερωτήματα, τα οποία δεν είναι απαραίτητο να είναι ανοιχτά.

21 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 179 Η δημιουργία ενός ερωτήματος μπορεί να γίνει είτε με το χέρι είτε με τη βοήθεια Οδηγού. Ανεξάρτητα από τον τρόπο που θα χρησιμοποιήσετε, αυτό που δημιουργείτε είναι μια εντολή η οποία περιγράφει τις συνθήκες που πρέπει να ικανοποιούν οι εγγραφές οι οποίες θα εντοπιστούν σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Όταν εκτελέσετε το ερώτημα, οι εγγραφές που ικανοποιούν τις συνθήκες θα εμφανιστούν σε ένα φύλλο δεδομένων σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. Στην άσκηση αυτή θα δημιουργήσετε μια φόρμα καταχώρισης παραγγελιών, την οποία θα συμπληρώνουν οι πωλητές καθώς παίρνουν παραγγελίες από το τηλέφωνο. Η φόρμα θα βασίζεται σε ένα ερώτημα επιλογής που θα συνδυάζει πληροφορίες από τους πίνακες Order Details και Products. Το ερώτημα θα δημιουργεί ένα φύλλο δεδομένων με μια λίστα όλων των προϊόντων που έχουν παραγγελθεί, με την τιμή μονάδας, την ποσότητα της παραγγελίας, την έκπτωση, και την τελική τιμή. Επειδή η τελική τιμή δεν είναι αποθηκευμένη στη βάση δεδομένων, θα υπολογίζεται απευθείας στο ερώτημα. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo η οποία βρίσκεται στο φάκελο με τα αρχεία εξάσκησης για τη συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Access 2003 SBS\Queries\QueryDes, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Access 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, και αν χρειάζεται αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφάλειας. 1 Πατήστε στο στοιχείο Queries (Ερωτήματα) της γραμμής Αντικειμένων. 2 Διπλοπατήστε στην καταχώριση Create query in Design view (Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης). Η Access θα ανοίξει το παράθυρο ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης και μετά θα εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Show Table (Εμφάνιση πίνακα). Πλέγμα σχεδίασης Περιοχή πινάκων

22 180 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Για να καθορίσετε ποιοι πίνακες και ποια αποθηκευμένα ερωτήματα θα συμπεριληφθούν στο τρέχον ερώτημα, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Show Table. 3 Με ενεργό την καρτέλα Tables, διπλοπατήστε στους πίνακες Order Details και Products για να προσθέσετε και τους δύο στο παράθυρο του ερωτήματος. Κατόπιν κλείστε το πλαίσιο διαλόγου. Κάθε πίνακας στον οποίο πατάτε, αντιπροσωπεύεται στο επάνω μέρος του παραθύρου από ένα μικρό παράθυρο με τη λίστα των πεδίων του και με τίτλο το όνομα του πίνακα εδώ, Order Details και Products. συμβουλή Στο επάνω μέρος κάθε λίστας εμφανίζεται ένας αστερίσκος, που αντιπροσωπεύει όλα τα πεδία της λίστας μαζί. Τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού κάθε λίστας εμφανίζονται με έντονα γράμματα. Η γραμμή που ενώνει το πεδίο ProductID του πίνακα Order Details με το πεδίο ProductID του πίνακα Products δείχνει ότι αυτά τα δύο πεδία είναι συσχετισμένα. Για να προσθέσετε και άλλους πίνακες σε ένα ερώτημα, ανοίξτε ξανά το πλαίσιο διαλόγου Show Table πατώντας με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο επάνω μέρος του παραθύρου του ερωτήματος και επιλέγοντας τη διαταγή Show Table από το μενού συντόμευσης, ή πατώντας α- πλώς στο κουμπί Show Table της γραμμής εργαλείων. Το κάτω μισό του παραθύρου ερωτήματος καταλαμβάνεται από ένα πλέγμα σχεδίασης, όπου θα δημιουργήσετε τα κριτήρια του ερωτήματος. 4 Για να συμπεριλάβετε πεδία στο ερώτημα, τα σύρετε από τις λίστες στο επάνω μέρος του παραθύρου και τα αποθέτετε σε διαδοχικές στήλες του πλέγματος σχεδίασης. Σύρετε από τις δύο λίστες τα εξής πεδία: Από τον πίνακα Order Details Products Order Details Order Details Order Details Πεδίο OrderID ProductName UnitPrice Quantity Discount

23 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 181 συμβουλή Ένας γρήγορος τρόπος για να αντιγράψετε ένα πεδίο στην επόμενη κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης είναι να διπλοπατήσετε σε αυτό. Για να αντιγράψετε όλα τα πεδία στο πλέγμα, διπλοπατήστε στη γραμμή τίτλου της λίστας πεδίων για να την επιλέξετε ολόκληρη, και μετά σύρετε την επιλογή επάνω στο πλέγμα. Όταν αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, η Access θα προσθέσει τα πεδία στις στήλες με τη σειρά. Άλλος ένας τρόπος για να προσθέσετε σε ένα ερώτημα όλα τα πεδία είναι να σύρετε τον αστερίσκο σε μια στήλη του πλέγματος. πρέπει όμως να σύρετε ξεχωριστά στο πλέγμα όποια πεδία θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση ή για τον ορισμό συνθηκών. Εκτέλεση 5 Πατήστε στο κουμπί Run (Εκτέλεση) για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανιστούν τα αποτελέσματά του σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. Προβολή Τα αποτελέσματα δείχνουν ότι, μέχρι τώρα, το ερώτημα λειτουργεί. Έχουν μείνει δύο πράγματα να κάνετε: να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα ως προς το πεδίο OrderID και να προσθέσετε ένα πεδίο για τον υπολογισμό της τελικής τιμής, που είναι η τιμή μονάδας επί την ποσότητα των πωλουμένων μονάδων μείον την όποια έκπτωση. 6 Πατήστε στο κουμπί View (Προβολή) για να επιστρέψετε σε προβολή Σχεδίασης. Η τρίτη γραμμή στο πλέγμα σχεδίασης ονομάζεται Sort (Ταξινόμηση). Πατώντας στο κελί Sort οποιασδήποτε στήλης μπορείτε να καθορίσετε αν θα γίνει ταξινόμηση και αν η ταξινόμηση θα γίνεται με αύξουσα σειρά ή με φθίνουσα σειρά.

24 182 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα 7 Πατήστε στο κελί Sort της στήλης OrderID, πατήστε στο βέλος, και επιλέξτε τον τύπο ταξινόμησης Ascending (Αύξουσα). Πεδίο τελικής τιμής δεν υπάρχει σε κανέναν από τους πίνακες. Δεν υπάρχει λόγος να καταχωρίσετε αυτή την πληροφορία σε έναν πίνακα, επειδή θα χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση Παραστάσεων (Expression Builder) για να προσθέσετε στο πλέγμα σχεδίασης μια παράσταση η οποία θα υπολογίζει την τιμή από τις υπάρχουσες πληροφορίες. 8 Για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Expression Builder (Δόμηση παραστάσεων) πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην πρώτη κενή στήλη της γραμμής Field στο πλέγμα σχεδίασης (στην έκτη στήλη), και επιλέξτε τη διαταγή Build από το μενού συντόμευσης. Κουμπιά τελεστών Πλαίσιο παράστασης Περιοχή στοιχείων Θα κατασκευάσετε την εξής παράσταση: <CCur([Order Details].[UnitPrice]*[Quantity]*(1-[Discount]))> Το μόνο στοιχείο της παράστασης που ίσως χρειάζεται εξήγηση είναι η συνάρτηση CCur, η ο- ποία μετατρέπει τα αποτελέσματα των μαθηματικών πράξεων μέσα στις παρενθέσεις σε νομισματική μορφή. 9 Διπλοπατήστε στο φάκελο Functions (Συναρτήσεις) στην πρώτη στήλη της περιοχής στοιχείων, και μετά στο φάκελο Built-In Functions (Ενσωματωμένες συναρτήσεις). Θα εμφανιστούν στη δεύτερη στήλη οι κατηγορίες των ενσωματωμένων συναρτήσεων. 10 Πατήστε στην κατηγορία Conversion (Μετατροπή) της δεύτερης στήλης, για να περιορίσετε τις συναρτήσεις της τρίτης στήλης μόνο στην κατηγορία αυτή. Έπειτα, στην τρίτη στήλη, διπλοπατήστε στη συνάρτηση Ccur.

25 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 183 Έτσι προσθέσατε στο πλαίσιο παράστασης τη συνάρτηση νομισματικής μετατροπής. Το δεσμευτικό θέσης <<expr>> μέσα στις παρενθέσεις αντιπροσωπεύει τις υπόλοιπες παραστάσεις από τις οποίες τελικά θα προκύψει ο αριθμός που θα μετατρέψει η Access σε νομισματική μορφή. 11 Πατήστε στο δεσμευτικό θέσης <<expr>> για να το επιλέξετε, ώστε να αντικατασταθεί από την επόμενη καταχώρισή σας. 12 Το επόμενο στοιχείο που θέλετε στην παράσταση είναι το πεδίο UnitPrice από τον πίνακα Order Details. Διπλοπατήστε στο αντικείμενο Tables, πατήστε στο φάκελο Order Details, και μετά διπλοπατήστε στο πεδίο UnitPrice. Η τελευταία ενέργειά σας άφησε το σημείο εισαγωγής μετά το πεδίο UnitPrice, δηλαδή, ακριβώς εκεί που το θέλετε. 13 Τώρα θέλετε να πολλαπλασιάσετε το ποσό του πεδίου UnitPrice με το ποσό του πεδίου Quantity. Καταρχήν πατήστε στο κουμπί * (με τον αστερίσκο) στη γραμμή των κουμπιών των τελεστών κάτω από το πλαίσιο παράστασης. Η Access θα εισαγάγει το σύμβολο του πολλαπλασιασμού και άλλο ένα δεσμευτικό θέσης <<Expr>>.

26 184 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα 14 Πατήστε στο δεσμευτικό θέσης <<Expr>> για να το επιλέξετε και μετά διπλοπατήστε στο πεδίο Quantity για να το προσθέσετε στη δεύτερη στήλη. Αυτά που καταχωρίσατε μέχρι τώρα πολλαπλασιάζουν την τιμή με τον αριθμό των παραγγελθέντων ειδών, με τελικό αποτέλεσμα το συνολικό κόστος αυτού του στοιχείου. Η Garden Company, όμως, κατά τη διάρκεια ορισμένων περιόδων του έτους κάνει εκπτώσεις σε συγκεκριμένα είδη. Το ποσό της έκπτωσης καταχωρίζεται από τον υπάλληλο που κάνει την πώληση και αποθηκεύεται στον πίνακα Order Details. Στον πίνακα αυτόν, η έκπτωση αναφέρεται ως το ποσοστό που αφαιρείται συνήθως 10 με 20 τοις εκατό. Αντί όμως να υπολογίζετε την έκπτωση και μετά να την αφαιρείτε από το συνολικό κόστος, είναι πιο εύκολο να υπολογίζετε το τελικό ποσοστό που θα πληρώνει τελικά ο πελάτης συνήθως 80 με 90 τοις εκατό της κανονικής τιμής. 15 Πληκτρολογήστε *(1 -, μετά διπλοπατήστε στο πεδίο Discount, πληκτρολογήστε ), και έπειτα μεγαλώστε το πλάτος του παράθυρου για να δείτε ολόκληρη την παράσταση. Θυμηθείτε ότι η έκπτωση εμφανίζεται στο φύλλο εργασίας σε μορφή ποσοστού, αλλά αποθηκεύεται ως δεκαδικός αριθμός μεταξύ 0 και 1. Ενώ λοιπόν εσείς βλέπετε 10%, στην πραγματικότητα η έκπτωση είναι αποθηκευμένη στη βάση δεδομένων με τη μορφή 0.1. Άρα, αν η έκπτωση είναι 10 τοις εκατό, το αποτέλεσμα της παράστασης *(1-Discount) είναι *0,9. Με άλλα λόγια, ο τύπος πολλαπλασιάζει την τιμή μονάδας με την ποσότητα και μετά πολλαπλασιάζει το αποτέλεσμα με 0,9. 16 Πατήστε στο OK. Η Access θα κλείσει το παράθυρο Expression Builder και θα αντιγράψει την παράσταση στο πλέγμα σχεδίασης. 17 Πατήστε ENTER για να βγάλετε το σημείο εισαγωγής από το πεδίο και να ολοκληρωθεί η καταχώριση της παράστασης.

27 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 185 συμβουλή Είναι εύκολο να μεγαλώσετε στα γρήγορα μια στήλη του πλέγματος σχεδίασης ώστε να χωράει τη μεγαλύτερη καταχώρισή της. απλώς διπλοπατήστε στη γκρίζα γραμμή επιλογής που διαχωρίζει τη στήλη από αυτήν που βρίσκεται στα δεξιά της. Προβολή 18 Η Access έδωσε στην παράσταση αυτή το όνομα Expr1. Το όνομα αυτό δεν είναι ιδιαίτερα περιγραφικό. για να το αλλάξετε διπλοπατήστε στο πεδίο Expr1 και πληκτρολογήστε ExtendedPrice (Τελική τιμή). 19 Πατήστε στο κουμπί View (Προβολή) για να δείτε τα αποτελέσματα σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. Οι παραγγελίες ταξινομούνται τώρα ως προς το πεδίο OrderID, ενώ στο τελευταίο πεδίο υπολογίζεται η τελική τιμή. 20 Κυλήστε προς τα κάτω τα περιεχόμενα του φύλλου δεδομένων για να δείτε μερικές εγγραφές με έκπτωση. Αν ελέγξετε τις πράξεις, θα διαπιστώσετε ότι το ερώτημα υπολογίζει την τελική τιμή σωστά. 21 Κλείστε το παράθυρο του ερωτήματος και, στην ερώτηση αν θέλετε να αποθηκεύσετε το ερώτημα, πατήστε στο Yes. Πληκτρολογήστε Order Details Extended για να ονομάσετε το ε- ρώτημα και μετά πατήστε στο OK για να το κλείσετε. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo. Δόμηση Παραστάσεων Όταν μια παράσταση αποτελεί μια έγκυρη επιλογή φίλτρου ή ερωτήματος, μπορείτε είτε να την πληκτρολογήσετε είτε να χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση Παραστάσεων (Expression Builder) για να τη δημιουργήσετε. Για να ανοίξετε τη Δόμηση Παραστάσεων, επιλέξτε τη διαταγή Build από ένα μενού συντόμευσης, ή πατήστε στο κουμπί των αποσιωπητικών (μερικές φορές αναφέρεται και ως κουμπί δόμησης) το οποίο βρίσκεται στο δεξιό άκρο κάθε πλαισίου που μπορεί να δεχθεί μια παράσταση. Η Δόμηση Παραστάσεων (Expression builder) δεν είναι Οδηγός, επομένως δε σας καθοδηγεί στη διαδικασία κατασκευής μιας παράστασης. Αυτό το οποίο σας προσφέρει είναι μια ιεραρχική λίστα με τα περισσότερα από τα στοιχεία που μπορείτε να συμπεριλάβετε στην παράσταση. Αφού εξετάσετε τη λίστα, μπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε την παράσταση στο πλαίσιο παράστασης είτε να επιλέξετε συναρτήσεις, τελεστές, και άλλα στοιχεία για να τα αντιγράψετε στο πλαίσιο παράστασης και μετά να πατήσετε στο κουμπί OK για να τα μεταφέρετε στο φίλτρο ή στο ερώτημα.

28 186 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό Microsoft Office Specialist Η διαδικασία που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός απλού ερωτήματος επιλογής με τον Οδηγό Ερωτημάτων (Query Wizard) είναι σχεδόν ίδια με τη διαδικασία δημιουργίας μιας φόρμας με τον Οδηγό Φόρμας (Form Wizard). Με τον Οδηγό Ερωτημάτων μπορείτε να προσθέσετε στο νέο ερώτημα ένα ή περισσότερα πεδία από υπάρχοντες πίνακες ή ερωτήματα. Για να μπορεί η Access να λειτουργεί αποδοτικά με πολλούς πίνακες, πρέπει να καταλαβαίνει τις σχέσεις ανάμεσα στα πεδία αυτών των πινάκων. Πριν χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Ερωτημάτων θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε αυτές τις σχέσεις. Για να το κάνετε αυτό πρέπει να πατήσετε στο κουμπί Relationships (Σχέσεις) και να σύρετε ένα πεδίο από τον έναν πίνακα στο ταυτόσημο πεδίο του άλλου πίνακα (τα ονόματα των πεδίων δεν είναι υποχρεωτικό να είναι τα ίδια σε κάθε πίνακα, αλλά τα περιεχόμενα των πεδίων θα πρέπει να αντιπροσωπεύουν τις ίδιες πληροφορίες). Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Ερωτημάτων για να δημιουργήσετε ένα νέο ερώτημα που θα συνδυάζει πληροφορίες από τους πίνακες Customers και Orders, ώστε να δίνει πληροφορίες για κάθε παραγγελία. Οι πίνακες αυτοί συσχετίζονται μέσω των κοινών πεδίων τους CustomerID. (Στα αρχεία της βάσης δεδομένων GardenCo που χρησιμοποιούμε σε αυτό το κεφάλαιο αυτή η σχέση έχει ήδη οριστεί.). ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, η οποία βρίσκεται στο φάκελο των αρχείων εξάσκησης για τη συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Access 2003 SBS\Queries\QueryWiz, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Access 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, και αν χρειάζεται αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφάλειας. 1 Πατήστε στο στοιχείο Queries της γραμμής Αντικειμένων και μετά διπλοπατήστε στην επιλογή Create query by using wizard (Δημιουργία ερωτήματος με τη χρήση Οδηγού). Θα εμφανιστεί το πρώτο παράθυρο του Οδηγού Απλών Ερωτημάτων (Simple Query Wizard). συμβουλή Άλλοι τρόποι για να ξεκινήσετε τον Οδηγό Ερωτημάτων είναι να ανοίξετε το μενού Insert και να επιλέξετε τη διαταγή Query, ή να πατήσετε στο βέλος δεξιά από το κουμπί New Object και να επιλέξετε την καταχώριση Simple Query Wizard (Οδηγός Απλών Ερωτημάτων). 2 Επιλέξτε την καταχώριση Table: Orders από τη λίστα Tables/Queries (Πίνακες/ερωτήματα). 3 Πατήστε στο κουμπί >> για να μεταφέρετε όλα τα διαθέσιμα πεδία στη λίστα Selected Fields (Επιλεγμένα πεδία). 4 Από τη λίστα Tables/Queries, επιλέξτε Table: Customers. 5 Στη λίστα Available Fields (Διαθέσιμα πεδία), διπλοπατήστε στα πεδία Address, City, Region, PostalCode, και Country για να τα μεταφέρετε στη λίστα Selected Fields (Επιλεγμένα πεδία), και μετά πατήστε στο κουμπί Next. συμβουλή Αν η σχέση μεταξύ δύο πινάκων δεν έχει οριστεί, η Access θα σας ζητήσει να την ορίσετε και στη συνέχεια να ξεκινήσετε πάλι τον Οδηγό.

29 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 187 Προβολή Σχεδίασης Προβολή Εκτέλεση 6 Πατήστε και πάλι στο κουμπί Next για να αποδεχθείτε την προεπιλογή της εμφάνισης λεπτομερειών στα αποτελέσματα του ερωτήματος. 7 Αλλάξτε τον τίτλο του ερωτήματος σε Orders Qry, αφήστε ενεργό την επιλογή Open the query to view information (Άνοιγμα του ερωτήματος για την προβολή πληροφοριών), και πατήστε στο κουμπί Finish. Η Access θα εκτελέσει το ερώτημα και θα εμφανίσει τα αποτελέσματα σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. "Ξεφυλλίστε" λίγο τα αποτελέσματα για να διαπιστώσετε ότι παρουσιάζονται πληροφορίες για όλες τις παραγγελίες. 8 Πατήστε στο κουμπί View για να δείτε το ερώτημα σε προβολή Σχεδίασης. Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο ελέγχου Show (Εμφάνιση) είναι ενεργοποιημένο εξ ορισμού σε όλα τα πεδία που χρησιμοποιούνται στο ερώτημα. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο σε κάποιο ερώτημα για παράδειγμα, για να ταξινομήσετε ως προς αυτό το πεδίο, να ορίσετε κριτήρια, ή για υπολογισμούς αλλά δε θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο στο φύλλο εργασίας με τα αποτελέσματα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου Show. 9 Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Show για τα πεδία OrderID, CustomerID, και EmployeeID, και μετά πατήστε στο κουμπί View (Προβολή) για να επιστρέψετε σε προβολή Φύλλου Δεδομένων. Τα τρία πεδία θα έχουν αφαιρεθεί από το φύλλο δεδομένων με τα αποτελέσματα. 10 Πατήστε στο κουμπί View για να επιστρέψετε σε προβολή Σχεδίασης. Το ερώτημα αυτό επιστρέφει όλες τις εγγραφές του πίνακα Orders. Για να το κάνετε να εντοπίζει εγγραφές που καταχωρίστηκαν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, μπορείτε να το μετατρέψετε σε ερώτημα παραμέτρων, ώστε κάθε φορά που το εκτελείτε να ζητάει το χρονικό διάστημα. 11 Στη στήλη OrderDate πατήστε στο κελί Criteria και πληκτρολογήστε τα εξής, ακριβώς όπως τα βλέπετε: Between [Type the beginning date:] And [Type the ending date:] 12 Πατήστε στο κουμπί Run (Εκτέλεση) για να εκτελέσετε το ερώτημα. 13 Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε 1/1/03 και πατήστε ENTER. 14 Στο δεύτερο πλαίσιο διαλόγου Enter Parameter Value (Εισαγωγή τιμής παραμέτρου) πληκτρολογήστε 1/31/03 και πατήστε ξανά ENTER. Θα εμφανιστεί ξανά το φύλλο δεδομένων, αλλά αυτή τη φορά θα παρουσιάζει μόνο τις παραγγελίες μεταξύ των ημερομηνιών των παραμέτρων. 15 Κλείστε το φύλλο δεδομένων και πατήστε στο Yes για να αποθηκεύσετε το ερώτημα. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo.

30 188 Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Εκτέλεση υπολογισμών σε ένα ερώτημα Microsoft Office Specialist Συνήθως θα χρησιμοποιείτε τα ερωτήματα για να εντοπίζετε όλες τις εγγραφές οι οποίες ικανοποιούν κάποια κριτήρια. Μερικές φορές όμως, δε θα σας ενδιαφέρουν τόσο οι λεπτομέρειες όλων αυτών των εγγραφών όσο το να πάρετε κάποιου είδους σύνοψή τους. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να μάθετε πόσες παραγγελίες έχουν γίνει αυτόν το χρόνο ή τη συνολική αξία όλων των παραγγελιών. Ο απλούστερος τρόπος για να πάρετε τις πληροφορίες που θέλετε είναι να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που ομαδοποιεί τα απαραίτητα πεδία και κάνει τους υπολογισμούς για λογαριασμό σας. Για το σκοπό αυτόν, θα χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα συγκεντρωτικές συναρτήσεις. Τα ερωτήματα της Access υποστηρίζουν τις εξής συγκεντρωτικές συναρτήσεις: Συνάρτηση Sum Avg Count Min Max StDev Var Υπολογίζει Το άθροισμα των τιμών ενός πεδίου Το μέσο όρο των τιμών ενός πεδίου Το πλήθος των τιμών ενός πεδίου, χωρίς να υπολογίζονται οι κενές (Null) τιμές Την ελάχιστη τιμή ενός πεδίου Τη μέγιστη τιμή ενός πεδίου Την τυπική απόκλιση των τιμών ενός πεδίου Τη διακύμανση των τιμών ενός πεδίου Στην άσκηση αυτή θα δημιουργήσετε ένα ερώτημα το οποίο θα υπολογίζει το πλήθος των προϊόντων στην αποθήκη της εταιρείας The Garden Company, τη μέση τιμή όλων των προϊόντων, και τη συνολική αξία τους. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo η οποία βρίσκεται στο φάκελο των αρχείων εξάσκησης για τη συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\ Access 2003 SBS\Queries\Aggregate, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Access 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων GardenCo, και αν χρειάζεται αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφάλειας. 1 Πατήστε στο στοιχείο Queries της γραμμής Αντικειμένων και μετά διπλοπατήστε στην επιλογή Create query in Design view (Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης). Η Access θα ανοίξει πρώτα το παράθυρο ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης, και μετά θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Show Table (Εμφάνιση πίνακα). 2 Στο πλαίσιο διαλόγου Show Table διπλοπατήστε στον πίνακα Products, και μετά πατήστε στο κουμπί Close. Η Access θα προσθέσει τον πίνακα Products στο παράθυρο ερωτήματος και θα κλείσει το πλαίσιο διαλόγου Show Table.

31 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 189 Σύνολα 3 Στη λίστα πεδίων του πίνακα Products, διπλοπατήστε στο πεδίο ProductID και μετά στο πεδίο UnitPrice. Η Access θα μεταφέρει και τα δύο πεδία στο πλέγμα σχεδίασης. 4 Πατήστε στο κουμπί Totals (Σύνολα) της γραμμής εργαλείων. Στο πλέγμα σχεδίασης θα προστεθεί μια νέα γραμμή, με το όνομα Total. Εκτέλεση 5 Επιλέξτε το κελί Total της στήλης ProductID, πατήστε στο βέλος, και διαλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο τη συνάρτηση Count (Πλήθος). Η Access θα προσθέσει στο κελί Total τη λέξη Count. Όταν εκτελέσετε το ερώτημα, η συνάρτηση αυτή θα υπολογίσει το πλήθος του αριθμού των εγγραφών που περιέχουν κάποια τιμή στο πεδίο ProductID. 6 Στο κελί Total της στήλης UnitPrice ορίστε τη συνάρτηση Avg (Μέσος όρος). Όταν εκτελέσετε αυτό το ερώτημα, η συγκεκριμένη συνάρτηση θα υπολογίσει το μέσο όρο των τιμών του πεδίου UnitPrice. 7 Πατήστε στο κουμπί Run (Εκτέλεση). Το αποτέλεσμα του ερωτήματος θα είναι μια εγγραφή η οποία θα περιέχει το πλήθος και τη μέση τιμή.