ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ScanHRMS: Διαχείριση Παροχών

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ScanHRMS: Διαχείριση Παροχών 1

2 Περιεχόμενα Διαχείριση Παροχών...3 Είδη Παροχών...4 Παροχές ανά Εργαζόμενο...8 Ενημέρωση Παροχών Εκτυπώσεις Παροχών Utilities Ενημερώσεις Δεδομένων Στοιχεία Εργαζομένων Εισαγωγή παροχών εκτός Μισθοδοσίας Μαζική ενημέρωση παροχών μέσω εργασιακών ρόλων

3 Διαχείριση Παροχών Σκοπός του module Διαχείριση Παροχών είναι η τήρηση και διαχείριση όλων των πληροφοριών που αφορούν στις ενέργειες του οργανισμού σε σχέση με τις παροχές που δίνονται στους εργαζόμενους εκτός μισθοδοσίας, καθώς και την παραγωγή χρήσιμων αναφορών. Ενδεικτικά παρακολουθούνται είδη παροχών όπως Κάρτες διέλευσης διοδίων Ρουχισμό Φόρμες Εργασίας Έξοδα Κατασκηνώσεων Βρεφονηπιακούς Σταθμούς Έξοδα Κίνησης Εταιρικές πιστωτικές Κάρτες Ακολουθεί ο σκοπός και η ανάλυση της λειτουργικότητας κάθε ενότητας. 3

4 Είδη Παροχών Σκοπός της ενότητας είναι η καταγραφή όλων των ειδών των παροχών (εκτός μισθοδοσίας) που χρησιμοποιούνται στον οργανισμό καθώς και ο χαρακτηρισμός, και η ένταξη του κάθε είδους παροχής σε έναν από τους τέσσερις παρακάτω τύπους. Σε χρήμα (καθορισμένο ποσό) Σε χρήμα (ανά εργαζόμενο) Σε είδος Σε υπηρεσίες Για την καταγραφή του κάθε είδους Περιγραφή. παροχής απαιτείται να δοθεί Κωδικός Παροχής και Δεξιά της Περιγραφής της παροχής, κάτω από την ένδειξη Άτομα που την έχουν εμφανίζεται ο αριθμός των εργαζομένων που λαμβάνουν την παροχή (οι εργαζόμενοι δένονται με την παροχή από την επιλογή Παροχές ανά Εργαζόμενο, βλέπε αντίστοιχη ενότητα). Για προβολή των εργαζομένων που την λαμβάνουν επιλέγεται το εικονίδιο. Ανάλογα με τον τύπο παροχής που δηλώνεται σε κάθε είδος μπορούν να καταγραφούν επιπλέον πληροφορίες που αφορούν την παροχή. Αναλυτικά ισχύει για τον κάθε τύπο παροχής: Σε χρήμα (καθορισμένο ποσό) Αφορά Παροχή σε Χρήμα εκτός μισθοδοσίας που δίνει η εταιρεία σε εργαζόμενους. Δηλώνεται και δίνεται στους δικαιούμενους ένα κοινό ποσό σε μηνιαία βάση, για παράδειγμα ένα χρηματικό ποσό για την πληρωμή του ενοικίου. Το ποσό ορίζεται στην περιοχή Τιμή και δίδεται ημερομηνία ισχύος (πεδίο Ισχύει από ). 4

5 Αν επιλεγεί το πεδίο Πληρωμή μόνο στο μήνα που δίνεται (με ) το σύστημα λαμβάνει υπόψη του την ημερομηνία ισχύος της παροχής, και δίνει την παροχή μία φορά στον συγκεκριμένο μήνα (βλέπε Παροχές ανά Εργαζόμενο). Αν δεν επιλεγεί το πεδίο τότε το ποσό δίνεται στους εργαζόμενους κάθε μήνα. Το πεδίο Τύπος Υπολογισμού Μηνιαίου Συντελεστή είναι χρήσιμο μόνο σε αυτό το είδος παροχής (Σε χρήμα (καθορισμένο ποσό)). Καθορίζεται στο πεδίο ο τύπος υπολογισμού μέσω του οποίου δίδονται οι κανόνες που ορίζουν αν θα ληφθεί η παροχή ή μέρος της, για κάποιους ή για όλους τους εργαζόμενους. 5

6 Για παράδειγμα θα μπορούσε να καθοριστεί τύπος υπολογισμού όπου ο αριθμός απουσιών των εργαζομένων μέσα στο μήνα διαμορφώνει το ποσό της παροχής που θα λάβουν. Συγκεκριμένα οι εργαζόμενοι που δεν έχουν απουσίες μέσα στο μήνα θα λάβουν όλο το ποσό της παροχής. Αντίστοιχα, εργαζόμενοι που έχουν κάποιες απουσίες μέσα στο μήνα θα λάβουν μέρος του ποσού της παροχής και τέλος εάν κάποιος απουσιάζει όλο το μήνα, δεν θα το λάβει καθόλου το ποσό της παροχής. Μέσω του πεδίου Κωδικός Λογιστικής υπάρχει δυνατότητα δημιουργίας άρθρου παροχών. Θα πρέπει να οριστεί από το χρήστη κωδικός λογιστικής, να δηλωθεί εδώ, και έπειτα μέσω των εργασιών ορισμού/σχεδιασμού του άρθρου να καθοδηγηθεί στο αντίστοιχο άρθρο. 6

7 Σε χρήμα (ανά Εργαζόμενο): Αφορά παροχή σε Χρήμα εκτός μισθοδοσίας, που δίνει η εταιρεία σε εργαζόμενους και προβλέπει διαφορετικό ποσό ανά εργαζόμενο σε μηνιαία βάση, για παράδειγμα έξοδα κίνησης. Οι παροχές Σε χρήμα (ανά Εργαζόμενο), ορίζονται με ποσό στους εργαζόμενους που την δικαιούνται στην ενότητα Παροχές ανά Εργαζόμενο (βλέπε αντίστοιχη ενότητα). Αν επιλεγεί το πεδίο Πληρωμή μόνο στο μήνα που δίνεται (με ) το σύστημα λαμβάνει υπόψη του την ημερομηνία ισχύος της παροχής που έχει καταγραφεί στον εργαζόμενο και δίνει την παροχή μία φορά στον συγκεκριμένο μήνα (βλέπε Παροχές ανά Εργαζόμενο). Αν δεν επιλεγεί το πεδίο τότε το ποσό δίνεται στους εργαζόμενους κάθε μήνα. Σε Είδος Αφορά παροχές Σε είδος εκτός μισθοδοσίας, που δίνονται στους εργαζόμενους, όπως για παράδειγμα φόρμες εργασίας. 7

8 Δεν ορίζεται ποσό, πάρα μόνο η παροχή, με ημερομηνία ισχύος στο εργαζόμενο στην ενότητα Παροχές ανά Εργαζόμενο (βλέπε αντίστοιχη ενότητα). Σε Υπηρεσίες Αφορά παροχές Σε Υπηρεσίες εκτός μισθοδοσίας, που δίνονται στους εργαζόμενους. Παράδειγμα παροχής Σε Υπηρεσίες μπορεί να είναι η παροχή βρεφονηπιακού σταθμού εντός εταιρείας. Δεν δίνεται κάποιο ποσό παρά μόνο ορίζεται η παροχή με ημερομηνία ισχύος στον εργαζόμενο (βλέπε ενότητα Παροχές ανά Εργαζόμενο). Παροχές ανά Εργαζόμενο Σκοπός αυτής της υποενότητας είναι να καταχωρηθούν σε κάθε εργαζόμενο οι παροχές που δικαιούται. 8

9 Στο πάνω μέρος της οθόνης εμφανίζεται το μητρώο, επώνυμο, όνομα, όνομα πατρός, πρόσληψη του εργαζόμενου αλλά και αποχώρηση, εάν υπάρχει. Τα στοιχεία αυτά αντλούνται από την ενότητα Προσωπικό και συγκεκριμένα από τα Στοιχεία Εργαζομένων. Κάτω από κάθε εργαζόμενο καταχωρούνται όλες οι παροχές που δικαιούται, πάντα με ημερομηνία ισχύος. Ανάλογα με τον τύπο κάθε παροχής γίνονται και οι αντίστοιχες καταχωρήσεις των ποσών ή των ποσοτήτων στις διαφορετικές στήλες. Παροχή σε χρήμα (καθορισμένο ποσό): Δίνεται στους εργαζόμενους το ίδιο προκαθορισμένο ποσό σε μηνιαία βάση. Αφού οριστεί το ποσό με ημερομηνία ισχύος στην οθόνη Είδη Παροχών (βλέπε ενότητα Είδη Παροχών ), έπειτα επιλέγονται οι παροχές Σε χρήμα (καθορισμένο ποσό) με ημερομηνία ισχύος σε όσους εργαζόμενους είναι επιθυμητό. Στη στήλη Σταθερό Ποσό εμφανίζετε το προκαθορισμένο ποσό που ορίστηκε στο είδος παροχής. Σημείωση: Εάν ο χρήστης επιθυμεί να εισάγει σε έναν εργαζόμενο κάποιο έξτρα ποσό, μπορεί να το καταχωρήσει στη στήλη Ποσό Εργαζομένου και αυτό θα αθροιστεί με το ποσό της στήλης Σταθερό Ποσό. 9

10 Παροχή σε χρήμα (ανά Εργαζόμενο): δίνεται ανά εργαζόμενο διαφορετικό ποσό σε μηνιαία βάση. Για να καταχωρηθεί μία παροχή σε χρήμα ανά εργαζόμενο θα πρέπει να δοθεί η ημερομηνία ισχύος και έπειτα ο κωδικός της παροχής με το αντίστοιχο ποσό στην στήλη Ποσό Εργαζομένου. Αν έχει επιλεγεί στη οθόνη Είδη Παροχών (βλέπε Είδη Παροχών) το πεδίο Πληρωμή μόνο στο μήνα που δίνεται το σύστημα λαμβάνει υπόψη του την ημερομηνία ισχύος της παροχής που υπάρχει στον εργαζόμενο και δίνει την παροχή μία φορά στον συγκεκριμένο μήνα. Στην περίπτωση που δεν υπάρχει στην επιλογή Πληρωμή μόνο στο μήνα που δίνεται, το σύστημα δίνει την παροχή κάθε μήνα από την ημερομηνία ισχύος και μετά. Αυτή η ενέργεια γίνεται έως ότου οριστεί κάτι διαφορετικό, με νέα ημερομηνία ισχύος, στον εργαζόμενο στην ενότητα Παροχές ανά Εργαζόμενο. 10

11 Παροχές Σε είδος: Δεν δίνεται κάποιο ποσό παρά μόνο ορίζεται η παροχή, με ημερομηνία ισχύος, στον εργαζόμενο. Σε ορισμένες περιπτώσεις ανάλογα με την φύση της παροχής σε είδος, στη στήλη Ποσό Εργαζομένου μπορεί να καταγραφεί ποσότητα τεμαχίων (για παράδειγμα λίτρα βενζίνης). 11

12 Παροχές Σε Υπηρεσίες: Δεν δίνεται κάποιο ποσό παρά μόνο ορίζεται η παροχή, με ημερομηνία ισχύος στο εργαζόμενο. 12

13 Τα υπόλοιπα στοιχεία που αναγράφονται στην οθόνη Παροχές εκτός Μισθοδοσίας κατά την καταχώρηση μιας παροχής αφορούν τις εξής πληροφορίες: Πληρωμή σε τράπεζα: αν επιλεγεί το πεδίο με θα εμφανιστεί καταγραφή της παροχής στο αρχείο προς πληρωμή της τράπεζας. Ποσό τράπεζας: Το ποσό που θα πληρωθεί στην τράπεζα είναι το ποσό που αναγράφεται σε αυτό το πεδίο.* Σημείωση: εάν επιλεγεί να γίνει μαζική καταχώρηση Παροχών (Σε Χρήμα) (από την επιλογή: Utilities Ενημερώσεις Δεδομένων Στοιχεία Εργαζομένων Εισαγωγή παροχών εκτός Μισθοδοσίας, βλέπε αντίστοιχη ενότητα) και δηλωθεί το πεδίο Πληρωμή σε Τράπεζα, τότε στο Ποσό τράπεζας εμφανίζεται αυτόματα το ποσό πληρωμής. Οργανόγραμμα: καταχωρείται όταν η συγκεκριμένη παροχή δεν χρεώνεται σε κάποιο εργαζόμενο αλλά στο τμήμα της οργανωτικής δομής που θα δηλωθεί. Στο κάτω πεδίο εμφανίζεται η περιγραφή του κόμβου που επιλέχθηκε. Τα τρία επόμενα πεδία Ποσοστό, Αριθ. Παραστατικού, Μηνιαίο κόστος, Παρατηρήσεις αποτελούν καθαρά πληροφοριακά πεδία τα οποία μπορούν να εξαχθούν σε αρχείο csv και η εταιρεία μπορεί να τα διαχειριστεί κατά βούληση. *Εφόσον οι παροχές είναι εκτός μισθοδοσίας αλλά πληρώνονται μέσω τραπέζης, δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να παράγει αρχείο όπου εμφανίζονται οι παροχές και τα ποσά τους. Στο σύστημα υπάρχει επιλογή κατά την παραγωγή του αρχείου τράπεζας που δίνει αυτή την δυνατότητα. Συγκεκριμένα όπως φαίνεται στην οθόνη παρακάτω (στην επιλογή Μισθοδοσία Εργασίες Τραπεζών Αρχείο Τραπεζών) με επιλογή του ημερολογιακού διαστήματος Από Έως, εμφανίζεται στο αρχείο τράπεζας εγγραφή για κάθε εργαζόμενο που έχει λάβει παροχή, και εμπεριέχει εκτός από το μισθό του και το ποσό της παροχής για το συγκεκριμένο ημερολογιακό 13

14 διάστημα. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα να παραχθεί αρχείο που αναγράφονται μόνο οι παροχές των εργαζομένων (χωρίς το μισθό του μήνα). Ενημέρωση Παροχών Η συγκεκριμένη επιλογή αφορά μόνο παροχές τύπου Σε χρήμα (καθορισμένου ποσό). 14

15 Σκοπός της επιλογής είναι να δημιουργηθούν μαζικά νέες ιστορικές εγγραφές στην οθόνη Παροχές ανά Εργαζόμενο για τις Παροχές Σε Χρήμα (καθορισμένο ποσό) που θα επιλεγούν και να δοθεί το ποσό της παροχής μέχρις ότου δηλωθεί από την οθόνη. Δηλώνονται τα πεδία: Από Ημερομηνία Ισχύος, Έως Μήνα, και επιλέγονται με οι παροχές που θα ενημερωθούν. Επιπλέον επιλέγονται με φίλτρο οι επιθυμητοί εργαζόμενοι καθώς και Ενημέρωση. *Να σημειωθεί ότι η παροχή θα πρέπει να υπάρχει ήδη στον εργαζόμενο με προηγούμενη ιστορική εγγραφή για να ενημερωθεί με νέα. εάν ο εργαζόμενος (στην οθόνη Παροχές ανά Εργαζόμενο ) δικαιούνται πέρα από Παροχές Σε Χρήμα (καθορισμένο ποσό) και άλλα είδη παροχών τότε κατά την δημιουργία των νέων ιστορικών εγγραφών, από την παραπάνω οθόνη, θα συμπαρασυρθούν και τα υπόλοιπα δεμένα είδη και θα δημιουργηθούν ιστορικές εγγραφές και για αυτά. Εκτυπώσεις Παροχών Παρέχεται μια έτοιμη εκτύπωση στην ενότητα των Παροχών, με ενσωματωμένα πεδία ταξινόμησης ανά Εργαζόμενο ή ανά Είδος Παροχής, επιλογή Ημερομηνίας Από - Εως, δυνατότητες ομαδοποίησης των εξαγόμενων πληροφοριών, δυνατότητα αξιοποίησης του μηχανισμού Φίλτρων καθώς και δυνατότητα εξαγωγής του αρχείου σε csv. 15

16 Ακολουθεί ενδεικτική Εκτύπωση Κατάστασης Παροχών Εκτός Μισθοδοσίας, με Ταξινόμηση κατά: Είδος Παροχής, επιλεγμένο Τύπο εκτύπωσης: Ανά Παροχή και διάστημα από 01/01/2015 έως 31/12/2015. Utilities Ενημερώσεις Δεδομένων Στοιχεία Εργαζομένων Εισαγωγή παροχών εκτός Μισθοδοσίας Στην περίπτωση που χρειάζεται να ενημερωθούν μαζικά Είδη Παροχών στην οθόνη Παροχές ανά Εργαζόμενο, υπάρχει επιλογή στα Utilities (Ενημερώσεις Δεδομένων Στοιχεία Εργαζομένων Εισαγωγή παροχών εκτός Μισθοδοσίας). 16

17 Επιλέγεται το αρχείο δεδομένων csv που έχει δημιουργηθεί με την επισημασμένη γραμμογράφηση που φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, επιλέγεται, αν προβλέπεται, το πεδίο Πληρωμή μέσω τραπέζης, και τέλος εισάγεται το αρχείο με Εισαγωγή. Η συγκεκριμένη επιλογή ενημερώνει μόνο τα δύο Είδη Παροχών Σε χρήμα. Μαζική ενημέρωση παροχών μέσω εργασιακών ρόλων Μαζική ενημέρωση των παροχών των εργαζομένων μπορεί να πραγματοποιηθεί και μέσα από τους Εργασιακούς ρόλους (στη επιλογή HRΑνάλυση Εργασιακών ΡόλωνΕργασιακοί Ρόλοι). Αφού ενημερωθεί ο εργασιακός ρόλος με τις επιθυμητές παροχές στο tab Αμοιβές/Παροχές. 17

18 και εφόσον οι εργαζόμενοι είναι ενημερωμένοι στην καρτέλα τους με τον αντίστοιχο εργασιακό ρόλο, επιλέγεται Ενημέρωση Εργαζομένων. 18

19 Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη ενημέρωσης. Επιλέγονται οι εργαζόμενοι που θα ενημερωθούν και οι παροχές τους, ελέγχονται οι ημερομηνίες των ιστορικών εγγραφών και επιλέγεται Ενημέρωση. 19

20 Οι εργαζόμενοι έχουν ενημερωθεί. 20