MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων

Transcript

1 MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων E208 Διοίκηση Τεχνικών Έργων Διάλεξη 5: Εκτέλεση του κύκλου ζωής ενός έργου και διαχείριση των πόρων Προγραμματισμός και περιορισμός των εκπλήξεων Δρ. Λεωνίδας Ανθόπουλος, Επίκουρος Καθηγητής

2 Περιεχόμενα Εκτέλεση του κύκλου ζωής ενός έργου και διαχείριση των πόρων Προγραμματισμός και περιορισμός των εκπλήξεων Προσδιορισμός προβλημάτων και λύσεων Επενδύουν οι κατασκευαστές στη διαχείριση ρίσκου;

3 Η εκτέλεση του κύκλου ζωής του έργου Ορισμός: Η διαδικασία με την οποία το έργο προσδιορίζεται με διαρκώς περισσότερη λεπτομέρεια στο χρόνο, οπότε περισσότεροι πόροι πρέπει να κινητροδοτηθούν Ο βρόχος της ροής πληροφοριών Ορισμός στόχων Εκτέλεση βημάτων Διορθώσεις / τροποποιήσεις Αναθεώρηση στόχων / τροποποιήσεις Αν συμβεί κάποιο λάθος στο έργο: Η ροή της πληροφορίας είναι το «κέντρο» της αιτίας: Παράγεται νέα πληροφορία στην οποία δεν ανταποκρίνονται οι στόχοι Υπάρχουν εργασίες εκτός προϋπολογισμού και χρόνου, που δεν είναι ορατές λόγω των συμφερόντων των προμηθευτών Δεν πραγματοποιούνται μετρήσεις επίδοσης Δεν είναι ξεκάθαροι οι στόχοι 3

4 Ο βρόχος ροής πληροφοριών revise objectives set objectives take corrective action continue unchanged if performance meets objectives decide on action measure performance 4 compare performance with objectives

5 The Rolling Wave % complete time now 5 time

6 Ελαχιστοποίηση της «έκπληξης» του πελάτη You did well Bernardo, in lying to us about the expense involved in the work Pope Pius II to Bernardo Rossellino on a 500% overrun on his cathedral and papal palace at Pienza. 6

7 Διαχείριση της κατασκευής Ο καλύτερος τρόπος να οριστεί ένα έργο είναι η αξιοποίηση της εμπειρίας από τη χρήση ανάλογων κατασκευών (facility vs project management) Επιτυγχάνεται με ενημέρωση: Λειτουργία: προσδιορίζει τις καθημερινές ανάγκες των χρηστών Στρατηγική: προσδιορισμός απαιτήσεων σε ορίζοντα 2-5 έτη Έργο: προσδιορίζονται οι απαιτήσεις του έργου, με βάση τις λειτουργικές και στρατηγικές απαιτήσεις 7

8 The Symbiosis of Project and Facility Management project management facility management designer briefing exploitation facility definition & description client user contractor execution feedback 8

9 Η προσέγγιση Gap Analysis Η κατασκευή είναι βιομηχανία υπηρεσιών: Δεν πωλείται προϊόν αλλά υποδομή για υποστήριξη παραγωγής Η αξιολόγηση της υπηρεσίας είναι σύνθετη (π.χ. όπως σε ένα γεύμα) Η αξιολόγηση ποικίλει μεταξύ διαφορετικών χρηστών Η συντήρηση της κατασκευής είναι μέρος των υπηρεσιών Κενά στην αντίληψη: Μεταξύ προσδοκιών του πελάτη και εκτιμώμενες -από το διαχειριστή του έργου- προσδοκίες του πελάτη Μεταξύ εκτιμώμενων προσδοκιών του πελάτη από το διαχειριστή του έργου και της μετάφρασής τους σε απαιτήσεων ποιότητας Μεταξύ απαιτήσεων ποιότητας και παραδοτέων του έργου Μεταξύ παραδοτέων του έργου και πληροφόρησης στον πελάτη Μεταξύ πληροφόρησης του πελάτη και αντίληψη του πελάτη 9

10 Κενά στην αντίληψη πρόβλημα Επικοινωνία των αναγκών Σχεδιασμός Προγραμματισμός Υλοποίηση Επίδοση στην υλοποίηση Αποτέλεσμα Επικοινωνία Πλήρης ορισμός Λεπτομερής ανάλυση Κατασκευή Έκπληξη του πελάτη 10

11 Η προσέγγιση Gap Analysis project coalition members client client s brief complete definition of the facility complete description of the facility completed facility client s requirements briefing problem design problem planning problem execution problem project performance gap line of visibility

12 project coalition members client control documents; statement of criteria basis of design project quality plan; concept review; design adequacy review project quality plan, final package scope review, pre-issue review ABC procedures,pr oject quality plan, trade contractors QA, inspection and test scientific objectives; design and construction objectives briefing problem design problem planning problem execution problem project performance gap 12 line of visibility

13 Τι σημαίνει επιτυχία του έργου; Κατάλληλη πρόθεση Πρόθεση για κατανόηση των αναγκών Ελαχιστοποίηση της έκπληξης του πελάτη Προσδιορισμός της επιτυχίας του έργου Ακεραιότητα προϊόντος και διεργασιών 13

14 Ακεραιότητα προϊόντος και διεργασιών appropriate intention quality of conception quality of specification product integrity quality of realisation programme / schedule predictability of realisation conformance process integrity budget 14

15 Η ροή πληροφορίας και η λύση ενός προβλήματος θεώρηση απόκλιση σύγκλιση ροή παράλληλη σειριακή αμφίδρομη επαναληπτική 15

16 Είδη ροής πληροφορίας Παράλληλη σειριακή αµφίδροµη επαναληπτική 16

17 Έναρξη της διεργασίας Ο ρόλος των επιπέδων Αξιολόγηση σχεδίου και διεργασίας Ποιος; Τι; Πότε; 17 Ποιος εμπλέκεται; Ποια κριτήρια εφαρμόζονται; Πότε πρέπει να εφαρμοστούν; Οι σωστές απαντήσεις: Το έργο είναι σε σωστή πορεία για να επιτύχει τους στόχους του Η διεργασία διοικείται σωστά Οι υποενέργειες ορίζονται σωστά

18 Αναπαράσταση της διεργασίας Χάρτης διεργασίας (ποια είναι;) Πρωτόκολλα διεργασίας (ποια θα έπρεπε να είναι;) Σχέδια ως πρωτόκολλα business process redesign 18

19 Επενδύουν οι επιχειρήσεις στη διαχείριση ρίσκου; Η θεωρία του ρίσκου (κινδύνου) Τεχνικές στη διαχείριση του ρίσκου Εφαρμογές λογισμικού διαχείρισης ρίσκου Η θέση της αγοράς στη διαχείριση του ρίσκου 19

20 Η θεωρία του ρίσκου Το περιβάλλον του ρίσκου: όπου λαμβάνονται αποφάσεις Βεβαιότητα: γνώση ακριβώς του τι θα συμβεί σε δοσμένο χρόνο Ρίσκο: ένα πιθανό γεγονός που σε περίπτωση που θα συμβεί θα έχει θετικό ή αρνητικό αντίκτυπο Οι διαχειριστές επιδιώκουν να αυξήσουν την πιθανότητα του θετικού ρίσκου Οι διαχειριστές επιδιώκουν να μειώσουν την πιθανότητα του αρνητικού ρίσκου Αβεβαιότητα: υπό προϋποθέσεις (πιθανότητα) πραγματοποίηση γεγονότων 20 Στο ρίσκο οι διαχειριστές προσπαθούν να υπολογίσουν την πιθανότητα πραγματοποίησης: Risk = probability of event * magnitude of loss/gain Στην αβεβαιότητα δεν επιδιώκονται υπολογισμοί και δεν υπάρχουν ιστορικά στοιχεία

21 Η θεωρία του ρίσκου Κατηγορίες: Στατικό ρίσκο: αφορά σε ρίσκο με απώλεια. Οι διαχειριστές επιδιώκουν τη μείωση των απωλειών Δυναμικό ρίσκο: αφορά σε ευκαιρίες με οφέλη ή απώλειες. Για το λόγο αυτό το δυναμικό ρίσκο συνδέεται με συγκεκριμένο παράγοντα (π.χ. κεφάλαιο), το οποίο αφορά σε πιθανό όφελος (π.χ. απόσβεση της επένδυσης). Πηγές ρίσκου στις κατασκευές: Σε δραστηριότητες (ακόμη και μετά το πέρας του κύκλου ζωής) Σε υγιεινή και ασφάλεια Στο περιβάλλον 21

22 Πηγή Πολιτική Περιβάλλον Σχεδιασμός Αγορά Οικονομία Φυσικές καταστροφές Έργο Τεχνοτροπία Άνθρωπος Έγκλημα Ασφάλεια Αβεβαιότητα λόγω: Κυβερνητικές πολιτικές, κοινή γνώμη, ιδεολογία, δόγμα, αναστάτωση (πόλεμος, τρομοκρατία, ταραχές) Πιθανότητες μόλυνσης, μολυσμένο έδαφος, θόρυβος, άδειες, νομοθεσία, κοινή γνώμη Απαιτήσεις αδειοδότησης, πολιτικές, χωροταξία, κοινωνικο-οικονομικές παρενέργειες Ζήτηση (προβλέψεις), ανταγωνισμός, παλαίωση, ικανοποίηση του πελάτη, μόδα Πολιτικές, φορολογία, πληθωρισμός, ισοτιμίες, τοκογλυφία, ασφάλεια Γεωλογικές συμπεριφορές, σεισμοί, καιρικές συνθήκες, αρχαιολογικά ευρήματα, πυρκαγιά, έκρηξη, πλημμύρα Ορισμός, στρατηγική προμηθειών, απαιτήσεις σε επιδόσεις, τυποποίηση, ηγεσία, προγραμματισμός, διαχείριση ποιότητας, προσωπικό, πόροι, επικοινωνία, νοοτροπία Σχεδιαστική συνάφεια, λειτουργική επάρκεια, αξιοπιστία Λάθη, ανεπάρκεια, άγνοια, αδιαφορία, κόπωση, ικανότητα, νυχτερινή βάρδυα Έλλειψη ασφάλειας, βανδαλισμοί, κλοπές, διαφθορά Νομοθεσία, καταστροφές, συγκρούσεις, πτώσεις, πλημμύρες, φωτιά, έκρηξη 22

23 Η θεωρία του ρίσκου Πιθανο-θεωρητικές έννοιες: Πιθανότητα γεγονότος x: μια τιμή μεταξύ 0 και 1 Το γεγονός x ανήκει σε σύνολο ενδεχομένων Α Το άθροισμα των πιθανοτήτων όλων των ενδεχομένων γεγονότων του Α ισούται με 1 Θεωρητικά όλα τα ενδεχόμενα έχουν την ίδια πιθανότητα και είναι αποτέλεσμα επανάληψης η μεταβολή της πιθανότητας ενός ενδεχομένου Στις κατασκευές η αντικειμενική πιθανότητα υποκαθίσταται από την υποκειμενική: Η πιθανότητα να συμβεί ένα ενδεχόμενο εξαρτάται από την εκτίμηση που έχει ένας υπεύθυνος για τη λήψης απόφασης Η υποκειμενική πιθανότητα δεν υστερεί σε σχέση με την αντικειμενική (που βασίζεται σε δεδομένα) καθώς βασίζεται στη Bayesian θεωρία Απαιτεί από τον υπεύθυνο λήψης απόφασης να χρησιμοποιήσει αντικειμενική πιθανότητα προκειμένου να διαμορφώσει την εκτίμησή του Χρησιμοποιεί κατανομές πιθανοτήτων χρησιμοποιώντας προσωπικές παραμέτρους 23

24 Τεχνικές στη διαχείριση του ρίσκου Διαχείριση ρίσκου: συστηματική προσέγγιση στο ρίσκο Το σύστημα ορίζει στόχους, ορίζει και αναλύει κινδύνους/ευκαιρίες (ρίσκο), επηρεάζει τον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων και επιτρέπει την παρακολούθηση και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της απόφασης Το ρίσκο ορίζεται με λεπτομέρεια και περιγράφεται κατάλληλα Σύμφωνα με το PMBOK: Σχεδιασμός διοίκησης ρίσκου Προσδιορισμός ρίσκου Ποσοτική ανάλυση ρίσκου Ποιοτική ανάλυση ρίσκου Σχεδιασμός απόκρισης στο ρίσκο Παρακολούθηση και έλεγχος του ρίσκου Project Risk Analysis and Management Guide (PRAM) Shape, Harness And Manage Project Uncertainty (SHAMPU) 24

25 Τεχνικές στη διαχείριση του ρίσκου Τα ανωτέρω 3 πλαίσια ορίζουν τις ακόλουθες ελάχιστες κοινές διεργασίες: Προσδιορισμός ρίσκου: πηγές και είδη ρίσκου, ανταλλαγή απόψεων, «τι μπορεί να γίνει λάθος;» Ταξινόμηση ρίσκου: επίπτωση, είδος, παρενέργειες Ανάλυση ρίσκου: αξιολόγηση της έκθεσης στον κίνδυνο και λήψη απόφασης για την επένδυση Deterministic vs. probabilistic μέθοδοι Συμπεριφορά στο ρίσκο: αποφυγή, αγνόηση, επιδίωξη Απόκριση στο ρίσκο: διατήρηση (ασύμφορη η απόκριση), μείωση, μεταβίβαση (σε τρίτον), αποφυγή (κυρίως στο πλαίσιο διαπραγμάτευσης) 25

26 Εφαρμογές λογισμικού διαχείρισης ρίσκου Σκοπός: Η σε βάθος ανάλυση κινδύνων Η αντικειμενική αξιολόγηση και η ανάπτυξη στρατηγικής Διαθέσιμες εφαρμογές: (module for MS Project) Monte Carlo (module for Primavera) Crystal Ball Pertmaster+ Risk Λειτουργίες: Εξέταση διάφορων what-if σεναρίων Εφαρμογή διαφόρων μεθόδων κατανομής πιθανοτήτων Προσομοίωση

27 Η θέση της αγοράς στη διαχείριση του ρίσκου Οι κατασκευαστικές επιχειρήσεις : 27 Διαθέτουν χαμηλή γνώση στην ανάλυση και διοίκηση ρίσκου Εστιάζουν στον προσδιορισμό ρίσκου με βάση τη συχνότητα εμφάνισης από ανάλογα έργα Αποφεύγουν τη σε βάθος ανάλυση ρίσκου, λόγω πολλών παραγόντων μεταξύ άλλων: Έλλειψης χρόνου Αποτελεσματικότητας τους κόστους της Χρησιμοποιούν συχνότερα τον προσδιορισμό και την αξιολόγηση του ρίσκου και λιγότερο την απόκριση Εφαρμόζουν διαχείριση ρίσκου στις φάσεις προγραμματισμού και εκτέλεσης και λιγότερο στις φάσεις σύλληψης και ολοκλήρωσης Αντιμετωπίζουν το ρίσκο κυρίως με μείωση ή μεταβίβαση και λιγότερο με επιδίωξη Δεν διαθέτουν τις κατάλληλες δομές και εργαλεία για τη διαχείριση ρίσκου

28 Αναφορές έρευνας Akintoye, A. S. and MacLeod, M. J. (1997) Risk analysis and management in construction. International Journal of Project Management, 15(1), pp Baker, S., Ponniah, D. and Smith, S. (1999) Risk Response Techniques employed currently for major projects. Construction Management and Economics, 7(2), pp Bechlivanis, Z. (2005) The Gap Between Practice and Theory in Risk Management. Dissertation under MSc in Construction Management, University of Reading, UK Lyons, T. and Skitmore, M. (2004) Project Risk Management in the Queensland engineering construction industry: a survey. International Journal of Project Management, 22, pp Uher, T.E. and Toakley, A. R. (1999) Risk Management in the conceptual phase of the project development cycle. International Journal of Project Management, 17(3), pp