Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήµους: Εξοικείωση µε τη χρήση (ΙΙ)

Transcript

1 Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήµους: Εξοικείωση µε τη χρήση (ΙΙ) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγµατος (case): Πληρωµή µη βεβαιωµένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.5 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 1

2 Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήµους: Εξοικείωση µε τη χρήση 2 Η (υπο)ενότητα αυτή θα συµβάλει, κυρίως µέσα από την εκτέλεση demos, στην περαιτέρω εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε τη χρήση Συστηµάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών και µάλιστα στο πλαίσιο των όσων έχουν αναπτυχθεί στο πλαίσιο του «Ενιαίου Διαδικτυακού Περιβάλλοντος ΟΤΑ για Παροχή Υπηρεσιών στο Πολίτη και στις Επιχειρήσεις» (LGAF) της ΚΕΔΚΕ ( Περιλαµβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωµένους µε το θέµα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέµα Πρακτική Άσκηση 2

3 Στόχος H περαιτέρω εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε τη χρήση Συστηµάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών, και ειδικώς µε µια διαδικασία «οικονοµικού» χαρακτήρα που υποστηρίζει πληρωµές οφειλών πολιτών σε έναν Δήµο Περιεχόµενο Επίδειξη χρήσης της αυτοµατοποιηµένης επιχειρησίακής διαδικασίας (LGAF): Πληρωµή µη βεβαιωµένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. Δείτε αυτό το webinar µέχρι τέλους... Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! 3

4 Επιχειρησιακές Διαδικασίες, Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management (BPM), Αυτοµατοποίηση διαδικασιών, Μοντέλα επιχειρησιακών διαδικασιών ή Business Process Models, Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management Systems (BPMS), Online Υπηρεσίες, LGAF (Local Access Government Framework), Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, Διαλειτουργικότητα 4

5 Αυτοµατοποίηση σηµαίνει ηλεκτρονική διαχείριση µιας διαδικασίας από το ένα άκρο ως το άλλο Μετατρέποντας την παραγωγή ενός εγγράφου (ή µιας υπηρεσίας /δηµοτικού έργου) στην (αυτοµατοποιηµένη) εκτέλεση µιας αλληλουχίας εργασιών, συµβαίνουν δύο πράγµατα ταυτόχρονα: 1. Παρακολουθείται η πορεία της έκδοσης του εγγράφου (δηλ. της υλοποίησης της υπηρεσίας) και ενηµερώνονται σχετικά όσοι πρέπει να ενηµερωθούν (µε notifications), σε πραγµατικό χρόνο, για την ολοκλήρωση ενός σταδίου ή για τυχόν καθυστερήσεις 2. Αυτοµατοποιείται και απλοποιείται η εργασία των δηµοτικών υπαλλήλων που µέσα από ένα µοναδικό interface χειρίζονται τα αιτήµατα των πολιτών και των επιχειρήσεων που υποβάλλονται ηλεκτρονικά, και τις εφαρµογές πληροφορικής που κάθε βήµα χρειάζεται 5

6 Στην Εισαγωγή είδαµε την επίδειξη χρήσης µιας αυτοµατοιηµένης διαδικασίας (LGAF) µε αντικείµενο Την παραχώρηση χώρου (και άδειας) στάθµευσης σε άτοµα µε ειδικές ανάγκες Στην Ανάπτυξη το ενδιαφέρον µας µετατοπίζεται στη χρήση αυτοµατοποιηµένων διαδικασιών Που εκτελούνται µε σκοπό την πραγµατοποίησης µιας πληρωµής 6

7 Οι ΟΤΑ εκτελούν συγκεκριµένες διαδικασίες για την πραγµατοποίηση πληρωµών εκ µέρους των πολιτών και των επιχειρήσεων Αυτές ανήκουν σε 2 µεγάλες κατηγορίες... 7

8 [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Δ1: Πληρωµή δηµοτικών τελών, φόρων, προστίµων και έκδοση σχετικών εγγράφων Δ1.1 Πληρωµή βεβαιωµένων τελών, φόρων, κλπ. Δ1.2 Πληρωµή µη βεβαιωµένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. Δ1.3 Έκδοση βεβαίωσης περί µη οφειλής ΤΑΠ Δ1.4 Έκδοση υπεύθυνης δήλωσης ηλεκτροδότησης 8

9 [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Δ103: Πληρωµή δηµοτικών τελών, φόρων, προστίµων και έκδοση σχετικών εγγράφων (επιχειρήσεις) Δ103.1 Πληρωµή βεβαιωµένων τελών, φορών, κλπ. Δ103.2 Πληρωµή µη βεβαιωµένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. Δ103.3 Έκδοση βεβαίωσης περί µη οφειλής ΤΑΠ Δ103.4 Έκδοση υπεύθυνης δήλωσης ηλεκτροδότησης Δ103.5 Δήλωση τέλους επί των ακαθάριστων εσόδων κέντρων διασκέδασης Δ103.6 Δήλωση τέλους παρεπιδηµούντων 9

10 [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Δ1.2 Πληρωµή µη βεβαιωµένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. Αφορά οφειλές που δεν έχουν ακόµη, για κάποιο λόγο, βεβαιωθεί ταµειακά Π.χ. ένα πρόστιµο για παράβαση του Κώδικα Οδικής Κυκλοφορίας... Πρέπει, ενδεχοµένως, να πληρωθεί πριν ακόµη φθάσει από τη Δηµοτική Αστυνοµία στις Οικονοµικές Υπηρεσίες του Δήµου Οι µη βεβαιωµένες οφειλές θα µετατραπούν σε «βεβαιωµένες» και µετά θα πληρωθούν Αρµόδια Υπηρεσία σε ένα Δήµο Το Τµήµα Δηµοτικών Προσόδων 10

11 Να µπορούν να γίνονται ηλεκτρονικά Μέσω πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας Απ ευθείας µέσω αφαίρεσης του σχετικού ποσού από τον Τραπεζικό Λογαριασµό του/ της οφειλέτη... Και βεβαίως µέσω Ίντερνετ Αυτά γίνονται ήδη, σε ένα µικρό βαθµό βεβαίως, η χρήση ηλεκτρονικών πληρωµών µπορεί να διευρυνθεί στο µέλλον Ηλεκτρονικές Πληρωµές Το θέµα όµως, από την πλευρά που το βλέπουµε εµείς Είναι η αυτοµατοποίηση της διαδικασίας πληρωµών «από τη µια άκρη ως την άλλη» Ώστε η πληρωµή Να γίνεται από τον/την οφειλέτη µέσα από ένα interface Οι απαραίτητες πράξεις που πρέπει να διενεργήσει ο/η δηµοτικός υπάλληλος επίσης µέσα από ένα interface Αυτοµατοποίηση διαδικασίας 11

12 12 Mιας αυτοµατοποιηµένης επιχειρησιακής διαδικασίας που οι Δήµοι θα εκτελούν, στο πλαίσιο του έργου LGAF, για την παροχή online υπηρεσιών στους πολίτες και στις επιχειρήσεις: Δ1.2 Πληρωµή µη βεβαιωµένων τελών, φόρων, παραβόλων κλπ. Πληρωµή ΚΟΚ

13 Πρόκειται (επαναλαµβάνουµε) για µια διαδικασία µέσω της οποίας ένας δηµότης, ένας κάτοικος ή ένας πολίτης ζητά από το Δήµο να πληρώσει ένα µη βεβαιωµένο τέλος, φόρο ή κάποιο παράβολο... Θα xρησιµοποιήσουµε συγκεκριµένη έκδοσή της που επιτρέπει σε ένα πολίτη να πληρώσει µία κλήση ΚΟΚ στον Δήµο Τα βήµατα της διαδικασίας και οι συµµετέχοντες σε αυτήν (πολίτης / αιτώνούσα, Τµήµα Δηµοτικών Προσόδων) κατεγράφησαν στο πλαίσιο έρευνας πεδίου που έγινε, από το Έργο LGAF, σε πολλούς Δήµους της χώρας 13

14 Συµπλήρωση στοιχείων κλήσης και ποσού [ΠΟΛΙΤΗΣ] Παραλαβή [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] Εισαγωγή Κλήσης στην Οικονοµική Διαχείριση [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] Πληρωµή σε Τράπεζα [ΠΟΛΙΤΗΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΟΔΩΝ Επιβεβαίωση Πληρωµής από την Τράπεζα [ ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] Ειδοποίηση του πολίτη (µέσω , SMS κλπ) ότι η πληρωµή ολοκληρώθηκε επιτυχώς/ανεπιτυχώς [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΟΔΩΝ 14

15 1 Πολίτης: Υποβάλλει συµπληρώνει τα στοιχεία που ανεφέρει η κλήση 2 Πολίτης: Πληρώνει το πρόστιµο στην τράπεζα (συν τυχόν προσαυξήσεις) 3 Δήµος / Τµήµα Δηµοτικών Προσόδων: Επιβεβαιώνει την πληρωµή της κλήσης 4 Πολίτης: Ενηµερώνεται για ολοκλήρωση της πληρωµης του προστίµου 15

16 Με λίγα λόγια, η συγκεκριµένη διαδικασία «ενορχηστρώνει» Πολίτες και τις πληρωµές τους Δηµοτικούς υπαλλήλους Τµήµατος Δηµοτικών Προσόδων... Και 2 τουλάχιστον εφαρµογές Πληροφορικής Εφαρµογή «Οικονοµική Διαχείριση» Εφαρµογή «Αποστολή + SMS ( LGAF Notification Gateway / Εξυπηρετητής Αποστολής + SMS)» 16

17 Ας «τρέξουµε» λοιπόν µια διαδικασία online! 2. Online Πληρωµή (Web- Banking) 1. Online υποβολή αιτήµατος 3. Online Έλεγχος Πληρωµής ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΟΔΩΝ Online από τη µια άκρη στην άλλη! (υπηρεσία ηλεκτρονικής διακυβέρνησης 4 ου βαθµού) 17

18 Online Υποβολή Αιτήµατος 18

19 Ο πολίτης υποβάλλει το αίτηµα του online Πρότυπη Διαδικτυακή Πύλη Δήµου Από το menu Υπηρεσίες (click) 19

20 Οι Υπηρεσίες που µπορεί να προσφέρει ένας Δήµος έχουν οµαδοποιηθεί σύµφωνα µε πολλά κριτήρια Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου Ανά οµάδα ενδιαφέροντος Ανά οµάδα πολιτών Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου Ανά οικογένεια διαδικασιών Οι πιο δηµοφιλείς click Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Πληρωµές/ Πρόστιµα από παραβάσεις ΚΟΚ (click) 20

21 Είσοδος στο δικτυακό τόπο ως εγγεγραµµένος χρήστης, ΟΧΙ κατ ανάγκη ως πιστοποιηµένος χρήστης Είσοδος Οι πολίτες που µπορούν να χρησιµοποιήσουν αυτή την υπηρεσία ΔΕΝ χρειάζεται να είναι Δηµότες ή Κάτοικοι Μπορεί να είναι ο οποιοσδήποτε Πρέπει απλώς να έχει εγγραφεί ηλεκτρονικά στο site του Δήµου στον οποίο θέλει να πληρώσει την κλήση ως «επισκέπτης» 21

22 Φόρµα Υποβολής Αιτήµατος Ονοµεταπώνυµο Κινητό τηλέφωνο Αρ. Κλήσης ΚΟΚ, Ηµερ/νια παράβασης, Αρ. Πινακίδων Κυκλοφορίας Περιγραφή Παράβασης, Ποσό, ΑΦΜ Ονοµατεπώνυµο Κατόχου Αυτοκινήτου Start 22

23 Στο interface του, στο portal του Δήµου ( Στις Εργασίες Πληρωµή Προστίµου ΚΟΚ click 23

24 1. Βρίσκει στην φόρµα το συνολικό ποσό που πρέπει να πληρώσει και την δικαιολογία πληρωµής 2. Πληρώνει στην τράπεζα το ποσό αυτό, συµπληρώνοντας την δικαιολογία πληρωµής 3. Επιστρέφει στην φόρµα, συµπληρώνει τον αριθµό συναλλαγής που του έδωσε η Τράπεζα click 50 1 Web-Banking 2 1 Start 3 24

25 Διαδικασία = Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS) Παραλαβή Εισαγωγή της κλήσης ΚΟΚ στην Εφαρµογή Οικονοµική Διαχείρισης Υπολογισµός του ποσού πληρωµής (πιθανόν να υπάρχουν προσαυξήσεις) Και άλλα 25

26 Στο του Η κλήση ΚΟΚ που πληρώσατε µε αρ. πληρωµής τραπέζης: µε ποσό για πληρωµή 50, παραλήφθηκε από το Σύστηµα. Μετά από ελέγχους που θα κάνουµε... Στο interface του, στο portal του Δήµου ( click Αιτήµατα που έχουν υποβληθεί στο παρελθόν συγκεντρώνονται στις Αιτήσεις ω 26

27 Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήµατος Δήµος / Τµήµα Δηµοτικών Προσόδων: Επιβεβαιώνει την πληρωµή της κλήσης (ελέγχει αν η πληρωµή στην τράπεζα έγινε και αν συµφωνεί µε το ποσό της κλήσης) 27

28 Ο κάθε ένας άπό τους υπαλλήλους του Τµήµατος Δηµοτικών Προσόδων εισέρχεται στο portal του Δήµου µε τα δικά του στοιχεία: Username + Password τaεε 28

29 Όλοι οι υπάλληλοι του Τµήµατος Δηµοτικών Προσόδων µπορούν να δουν στις «Εργασίες»... σελίδα στην οποία εµφανίζονται οι πληρωµές που πραγµατοποιούν οι πολίτες και οι επιχειρήσεις Συγκεκριµένα, κάθε πληρωµή ΚΟΚ... εµφανίζεται µε την µορφή µιας ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ που πρέπει να εκτελεσθεί. Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπαλληλος µπορεί να κάνει τον απαραίτητο έλεγχο για την πληρωµή κλήσης ΚΟΚ που µόλις έγινε... click 29

30 Η φόρµα που εµφανίζεται παρουσιάζει όλα τα στοιχεία της κλήσης ΚΟΚ Ο/η υπάλληλος έχει στα χέρια του την εκκαθάριση που του στέλνει η Τράπεζα 1. Διαβάζει τον αρ. Συναλλαγής 2. Βρίσκει τον αντίστοιχο αριθµό στο εκκαθαριστικό της Τράπεζας 3. Ελέγχει αν το ποσό που πληρώθηκε στην Τράπεζα συµφωνεί µε το ποσό της κλήσης 4. Το σηµειώνει 5. Τελειώνει οριστικά η διαδικασία πληρωµής όταν κάνει complete

31 Διαδικασία = Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS) 31

32 Η πληρωµή καταχωρείται 2. Online πληρωµή (Web Banking) 1. Online υποβολή αιτήµατος 3. Online έλεγχος πληρωµής ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΠΡΟΣΟΔΩΝ... Ενηµερώνεται ο πολίτης για την οριστική καταχώρηση της πληρωµής που έκανε (µετά την διεξαγωγή του απαραίτητου ελέγχου) 32

33 ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Παραγωγή Περιεχοµένου: ΕΑΙΤΥ [ΕΜ9: ATLANTIS Group] Συγγραφείς Θ. Εµµανουηλίδης, Π. Καβάσαλης, Γ. Κούζας, Αθ. Μώραλης, Ζ. Πολιτοπούλου ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.3 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 33