Ο απαιτούμενος εξοπλισμός. Πως να διαβάσετε αυτό το εγχειρίδιο. Orion Συνοπτικό εγχειρίδιο χειρισμού

Transcript

1 Π ριν από οτιδήποτε άλλο, αισθανόμαστε την ανάγκη να σας ευχαριστήσουμε για την επιλογή του προγράμματος Orion. Η επιλογή σας αυτή ήταν η καλύτερη δυνατή μια και η ειδική αυτή έκδοση είναι ένα μοναδικό προϊόν τεχνολογίας αιχμής στο χώρο της μηχανοργάνωσης των Ινστιτούτων Ξένων Γλωσσών και ευθυγραμμίζεται απολύτως με τις ανάγκες και τον τρόπο λειτουργίας του ιδρύματός σας. Στο εξής, η ΔΥΝΑΜΙΚΗ θα είναι για σας ένας καταρτισμένος σύμβουλος και ένας συνεπής συνεργάτης, πρόθυμος να προσφέρει στην πρόοδο της επιχείρησής σας. Σας παρακαλούμε να διαβάσετε προσεκτικά αυτό το εγχειρίδιο. Αυτό θα συνεισφέρει στο να αποφύγετε ερωτήσεις που θα μπορούσαν να απαντηθούν με -όλο κι όλο- έναν αριθμό σελίδας. Η χρήση του προγράμματος Orion σημαίνει και την αποδοχή εκ μέρους σας των παρακάτω όρων: Ο δημιουργός του, Σπύρος Γαρδικιώτης, διατηρεί όλα τα δικαιώματα και τον τίτλο του κατόχου του προγράμματος. Από περιορισμένη εγγύηση ενός έτους καλύπτεται μόνο το υλικό μέσο στο οποίο γράφεται το πρόγραμμα (π.χ. CD). To ίδιο το πρόγραμμα δεν καλύπτεται από κανενός είδους εγγύηση και ο κατασκευαστής δεν φέρει οποιαδήποτε ευθύνη, άμεση ή έμμεση, για ζημιά που μπορεί να προκύψει από τη χρήση του προγράμματος. Δεν επιτρέπεται αντιγραφή του προγράμματος για κανένα λόγο παρά μόνο για αντίγραφα ασφαλείας. Ένα αντίτυπο -πρόγραμμα- επιτρέπεται να χρησιμοποιείται σε ένα μόνο υπολογιστή κάθε φορά. Δεν επιτρέπεται δηλαδή η χρήση ενός αντιτύπου του προγράμματος Orion σε πάνω από έναν υπολογιστές ταυτόχρονα εκτός αν έχει δοθεί ειδική γραπτή άδεια. Η ανατύπωση του παρόντος εγχειριδίου (manual) επιτρέπεται μόνο για προσωπική χρήση. Λόγω της πολιτικής της συνεχούς αναβάθμισης του προγράμματος είναι δυνατό οι πληροφορίες που περιέχονται στο παρόν να αποκλίνουν κατά τι από την έκδοση του προγράμματος που σας χορηγήθηκε. Ο κατασκευαστής διατηρεί τη δυνατότητα της αλλαγής χωρίς προειδοποίηση τμήματος ή όλου του προγράμματος. Ο απαιτούμενος εξοπλισμός Για να λειτουργήσει σωστά το πρόγραμμα Orion απαιτείται: Ένας Η/Υ πλήρως συμβατός με το λειτουργικό σύστημα Windows 98 ή μεταγενέστερο. Δεικτική συσκευή (ποντίκι) συμβατή με το παραπάνω λειτουργικό ' Eνας εκτυπωτής απολύτως συμβατός με το παραπάνω λειτουργικό ' Για τη λειτουργία εκτύπωσης πτυχίων το πρόγραμμα Microsoft Word 97 Πως να διαβάσετε αυτό το εγχειρίδιο Σας παρακαλούμε, πριν προχωρήσετε σε οτιδήποτε σχετικό με το πρόγραμμα, να αναγνώσετε ολόκληρο αυτό το εγχειρίδιο έστω «στα πεταχτά». Μ' αυτό το τρό- σελίδα 1

2 πο θα διαμορφώσετε κάποια γνώμη για τη δομή και τη λειτουργία του προγράμματος και θα ξέρετε πού περίπου να ανατρέξετε αν συναντήσετε κάποια δυσκολία. Στο παρόν εγχειρίδιο θα βρείτε τους εξής συμβολισμούς, συντομογραφίες και ειδικές έννοιες: Η/Υ είναι ο ηλεκτρονικός υπολογιστής. Ι/Ο είναι σύντμηση των λέξεων Input /Output - βλ. Παράρτημα Β'. Βλ. παρ. είναι σύντμηση των λέξεων: Βλέπε παράγραφο. «Πεδίο» εννοείται η περιοχή της οθόνης στην οποία εισάγονται στοιχεία από το χειριστή. «Δρομέας» είναι η κάθετη μπάρα που δείχνει που θα εισαχθεί κάποιο γράμμα ή αριθμός κατά την πληκτρολόγηση. σημαίνει διαδοχή επιλογών για την επίτευξη μιας εργασίας. Π.χ. Φάκελοι Μαθητές Εγγραφή σημαίνουν ανενεργό ή ενεργό κουτάκι αντίστοιχα σημαίνει πάτημα του πλήκτρου του ποντικιού μία φορά σημαίνει πάτημα του πλήκτρου του ποντικιού δύο συνεχόμενες φορές σε μικρό χρονικό διάστημα. σελίδα 2

3 Το πρόγραμμα Orion είναι ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης Εκπαιδευτηρίων με πολύπλοκη εκπαιδευτική οργάνωση και μισθολογική διαχείριση τα οποία, μεταξύ άλλων, μπορεί να συνδυάζουν ατομικά και ομαδικά μαθήματα. Η πρώτη έκδοση του Orion παρουσιάστηκε το Νοέμβριο του 1984 για το λειτουργικό σύστημα C.P.M. με το όνομα: MAR. Έκτοτε αναβαθμίζεται συνεχώς τελειοποιούμενο και προσαρμοζόμενο ακόμα και στις πιο ακραίες ανάγκες των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων. Η Εγκατάσταση του συστήματος 1. Ανοίξτε τον Η/Υ και περιμένετε να εμφανιστεί η επιφάνεια εργασίας των Windows. 2. Βάλτε το CD που περιέχει το πρόγραμμα Orion στον οδηγό CD 3. Εφόσον εμφανιστεί παράθυρο με τα περιεχόμενα του CD στο εικονίδιο «SETUP» 4. Ακολουθήστε τις οδηγίες που σας δίνει το πρόγραμμα εγκατάστασης 5. Εφόσον το πρόγραμμα εγκατασταθεί σωστά θα δημιουργηθεί μία καταχώρηση στην ενότητα Έναρξη Προγράμματα DYNAMIKH Orion. Επιλέγοντας αυτήν την καταχώρηση ξεκινάει το πρόγραμμα. Αν η εγκατάσταση δεν ξεκινήσει αυτόματα αντικαταστήστε το βήμα 3. με τις παρακάτω ενέργειες. στο εικονίδιο «Ο υπολογιστής μου» στο εικονίδιο του CD στο εικονίδιο «SETUP» Εργασίες προετοιμασίας του προγράμματος 1. Φυλάξτε το CD στη θήκη του οποίου αναγράφεται ο αριθμός σειράς του προγράμματος 2. Την πρώτη φορά το πρόγραμμα θα σας ζητήσει την ημερομηνία έναρξης του τρέχοντος σχολικού έτους. Βάλτε την ημερομηνία από την οποία αρχίζετε τις εγγραφές φέτος (π.χ. 1/9/2007). 3. Εισάγετε τα στοιχεία του ιδρύματός σας από την εργασία: Εργαλεία Στοιχεία Ιδρύματος 4. Εισάγετε τα στοιχεία κάθε σχολής (αν έχετε περισσότερες από μία) από την ίδια εργασία. 5. Δημιουργήστε μαθήματα και σενάρια τάξεων. Το πρόγραμμα έχει ήδη έτοιμα Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά και Ισπανικά και τις τάξεις ευθυγραμμισμένες με το ευρωπαϊκό πλαίσιο γλωσσών αλλά, εφόσον επιθυμείτε, μπορείτε να το προσαρμόσετε από την εργασία: Εργαλεία Αρχείο Μαθημάτων-Τάξεων 6. Προεπιλέξατε σενάρια χρεώσεων για τα μαθήματα και τα πτυχία. Βλ. Μάθημα Οικονομικά Ομάδα χρεώσεων. σελίδα 3

4 Από το μενού Φάκελοι Μαθητές μπαίνουμε στο αρχείο σπουδαστών. Στο παρόν εγχειρίδιο οι λέξεις «Μαθητής» και «Σπουδαστής» χρησιμοποιούνται ως συνώνυμες Για να βγείτε από το παράθυρο μαθητές και να επιστρέψετε στην κεντρική οθόνη στο μενού [<] Καταχώρηση μαθητή (φυσικού προσώπου) Φάκελοι Μαθητές Εγγραφή νέου σπουδαστή. Το τελευταίο μενού εμφανίζεται με στο όνομα σπουδαστή ή τη θέση της φωτογραφίας. Παρουσιάζεται η καρτέλα καταχώρησης νέου σπουδαστή. Συμπληρώστε τα στοιχεία. Ορισμένα είναι απαραίτητα. Το κουμπί με το σχέδιο πάνω αριστερά είναι δηλωτικό του φύλλου του σπουδαστή. Η φωτογραφία πρέπει να είναι το πολύ 110Χ120 pixels. σελίδα 4

5 Αναζήτηση μαθητή Καταχώρηση. Αν κάποια από τα απαραίτητα στοιχεία είναι λάθος ή ελλιπή κοκκινίζει η ένδειξη περιγραφής του στοιχείου. Συμπληρώστε τα εκ νέου. Μετά την επιτυχή καταχώρηση του σπουδαστή το πρόγραμμα μπαίνει αυτόματα στην διαδικασία καταχώρησης μαθήματος. (βλ. παρ. Μαθήματα) και ακολούθως, επίσης αυτόματα στην καταχώρηση οικονομικών στοιχείων (χρεώσεων). Γράψτε τον Α.Γ.Μ. ή το επώνυμο ή τμήμα από την αρχή του επωνύμου στο πεδίο κάτω αριστερά και πατήστε το πλήκτρο Enter. Το πρόγραμμα εντοπίζει τον πρώτο μαθητή με αυτό το επώνυμο. Με τα βέλη του πληκτρολογίου πάτε στον επόμενο ή τον προηγούμενο. Το ίδιο γίνεται και με στα κουμπιά < και >. Υπάρχει η δυνατότητα εύρεσης χωρίς να πατάτε το πλήκτρο Enter εφόσον μεταβάλετε το πεδίο «Χρόνος αναμονής μετά από κάθε πλήκτρο στην εύρεση σπουδαστή» από Εργαλεία Διάφορα Επιλογή λειτουργίας Μεταβλητές. Μία μέση τιμή είναι το Διόρθωση στοιχείων μαθητή Μαθήματα Φάκελοι Μαθητές Διόρθωση στοιχείων σπουδαστή Ισχύει ότι ακριβώς και στην παράγραφο Καταχώρηση μαθητή Από την καρτέλα του μαθητή επιλέξτε την ετικέτα "Μαθήματα" σελίδα 5

6 Μάθημα Φάκελοι Μαθητές [Μαθήματα] Καταχώρηση στη γκρίζα περιοχή ή σε όποιο σημείο κάτω από τις ετικέτες Νέο μάθημα Μάθημα Συμπληρώστε τα στοιχεία. Ορισμένα είναι απαραίτητα. Ελέγξτε τα προσεκτικά. Μάθημα Διδάσκων Συμπληρώνεται μόνο σε περίπτωση κατά την οποία ο μαθητής δεν είναι ε- νταγμένος σε Group αλλά κάνει ιδιαίτερο. Σε κάθε άλλη περίπτωση ή σχέση Μαθητή - Διδάσκοντα προσδιορίζεται μέσω του Group (τμήματος). Οικονομικά Ομάδα χρεώσεων Με τα βέλη (< >) Επιλέγεται το οικονομικό σενάριο (ομάδα χρεώσεων) σύμφωνα με το οποίο θα χρεωθεί ο μαθητής για το μάθημα αυτό. Τα σενάρια που υπάρχουν ήδη στο πρόγραμμα είναι: 1) Εγγραφή + Δέκα δόσεις + τέσσερα εξέταστρα + προεγγραφή 2) Μόνο προεγγραφή 3) Καμμία χρέωση 4) Δέκα δόσεις (1η δόση, 2η δόση κ.τ.λ.) 5) Εγγραφή + Δέκα μήνες (Σεπ.-Ιούν.) +Εξέταστρα + προεγγραφή 6) Δέκα μήνες (Σεπ.-Ιούν.) 7) Εγγραφή + τέσσερις δόσεις + εξέταστρα 8) Εγγραφή + πέντε δόσεις + εξέταστρα + προεγγραφή 9) Χρέωση εξετάστρων πτυχίου (μία χρέωση) 10) Ολόκληρο έτος. Εγγραφή + (Σεπ-Αυγ) + 3 Εξέταστρα + Προεγγραφή 11) Μόνο θερινοί μήνες. Εγγραφή +(Ιουν-Αυγ) + Εξέταστρα + Προεγγραφή Το προεπιλεγμένο σενάριο για τα μαθήματα είναι το 10 και για τα πτυχία ή δεξιότητες το 9. Οι προεπιλογές μπορούν να αλλάξουν από τα Εργαλεία Διάφορα Επιλογή λειτουργίας [Μεταβλητές] Οικονομικά Αμοιβή καθηγητή Μόνο στην περίπτωση κατά την οποία ο μαθητής κάνει ιδιαίτερο μάθημα Ορίστε τον τρόπο με τον οποίο αμοίβεται ο καθηγητής για αυτό το μαθητή και βάλτε το ποσόν εφόσον αμοίβεται με την ώρα ή το μαθητή και εφόσον η αμοιβή διαφοροποιείται από αυτήν που προσδιορίζεται στην καρτέλα του καθηγητή. βλ. Καθηγητές Επιλογή ομάδας χρεώσεων <> Επιλέξτε το οικονομικό σενάριο με το οποίο θα χρεώσετε τον σπουδαστή. Το προεπιλεγμένο σενάριο είναι: Εγγραφή + Δέκα μήνες + Εξέταστρα. σελίδα 6

7 Εφόσον καταχωρήσετε σωστά τα στοιχεία θα παρουσιαστεί η καρτέλα χρεώσεων του μαθήματος. βλ. Οικονομική Καρτέλα Διόρθωση στο συγκεκριμένο μάθημα Διόρθωση Ισχύει ότι και για την καταχώρηση ειδικού μαθήματος Επανεγγραφή στο συγκεκριμένο μάθημα Επανεγγραφή Μετά το τέλος του σχολικού έτους ο σπουδαστής σημειώνεται με το σημείο «?» ως ανενεργός (σε αναμονή). Δεν είναι ούτε γραμμένος ούτε διαγραμμένος. Επιλέξτε επανεγγραφή ώστε να γραφτεί για το νέο σχολικό έτος. Το ίδιο πρέπει να κάνετε αν ο μαθητής έχει διαγραφεί. Η καρτέλα που παρουσιάζεται είναι η ίδια με του νέου μαθήματος. Η επιλογή αυτή είναι ανενεργή εφόσον ο μαθητής είναι γραμμένος. Ιστορικό στο συγκεκριμένο μάθημα Ιστορικό Παρουσιάζεται καρτέλα που περιέχει πάνω τις εγγραφές και τις διαγραφές και κάτω τις εξετάσεις για το συγκεκριμένο σχολικό έτος το οποίο επιλέγεται με από τα βέλη της ετικέτας "σχολικό έτος". Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη γραμμή με επί αυτής (στην αρχή της). Μπορείτε επίσης να διαγράψετε ορισμένες γραμμές με πάνω στο κουμπί με το σύμβολο. Το κουμπί εμφανίζεται μόνο για τις γραμμές που είναι δυνατό να διαγραφούν. Επί της καρτέλας μπορούν να γίνουν διορθώσεις σε ορισμένα πεδία. Δείξτε ιδιαίτερη προσοχή όταν διορθώνετε το ιστορικό του σπουδαστή. Πιστοποιητικά - Βεβαίωση σπουδών στο συγκεκριμένο μάθημα Πιστοποιητικά Πιστοποιητικά κ.τ.λ. Βεβαίωση σπουδών Εμφανίζεται παράθυρο από το οποίο μπορείτε: Εντοπισμός Να εντοπίσετε στο δίσκο του Η/Υ τον κειμενογράφο με τον οποίο θέλετε να διαμορφώνετε και να τυπώνετε τα πιστοποιητικά. Διαμόρφωση Να διαμορφώσετε τον τύπο του πιστοποιητικού. Το πιστοποιητικό μπορεί να περιέχει οποιοδήποτε κείμενο και λέξεις κλειδιά (οδηγούς). Οι λέξεις κλειδιά κατά την δημιουργία αντικαθίστανται ως εξής: Λέξη οδηγός Λ_ΑΓΜ Λ_ΟΗ Λ_ΤΟΥΤΗΣ Λ_ΣΠΟΥΔΑΣΤΗΣ Λ_ΜΑΘΗΤΗΣ Λ_ΕΠΩΝΥΜΟ Αντικατάσταση με Αριθμό γενικού μητρώου Το άρθρο "Ο" ή "Η" ανάλογα με το γένος Την αντωνυμία "του" ή "της" ανάλογα με το γένος Τη λέξη "σπουδαστής" ή "σπουδάστρια" Τη λέξη "μαθητής" ή "μαθήτρια" ανάλογα με το γένος Το επώνυμο του μαθητή σελίδα 7

8 Λ_ΟΝΟΜΑ Λ_ΠΑΤΡΩΝΥΜΟ Λ_ΓΠΑΤΡΩΝΥΜΟ Λ_ΗΜΓΕΝ Λ_ΕΤΟΣΓΕΝ Λ_ΤΟΠΟΣΓΕΝ Λ_ΟΔΟΣ Λ_ΠΟΛΗ Λ_ΤΚ Λ_ΣΧΟΛΗ Λ_ΜΑΘΗΜΑ Λ_ΑΤ Λ_ΑΦΜ Λ_ΔΟΥ Λ_ΙΣΤΟΡΙΚΟ Λ_ΓΕΝΜΑΘ Το όνομα του μαθητή Το πατρώνυμο Το πατρώνυμο στη γενική Την ημερομηνία γέννησης Το έτος γέννησης Τον τόπο γέννησης Την οδό και τον αριθμό Την πόλη Τον ταχυδρομικό κώδικα την σχολή (Ωδείο, μπαλέτο κ.τ.λ.) Το ειδικό μάθημα Τον αριθμό ταυτότητας Τον αριθμό φορολογικού μητρώου Την δημόσια οικονομική υπηρεσία Το ιστορικό του ειδικού μαθήματος Το σύνολο των γενικών μαθημάτων στα οποία έχει βαθμό Δημιουργία Να δημιουργηθεί το πιστοποιητικό του σπουδαστή για το επιλεγμένο μάθημα σύμφωνα με το ιστορικό του. Τίτλοι σπουδών στο συγκεκριμένο μάθημα Πιστοποιητικά κ.τ.λ. Τίτλος σπουδών Εμφανίζεται παράθυρο από το οποίο μπορείτε να διαμορφώσετε και να εκδώσετε τίτλους σπουδών (πτυχία, διπλώματα, ενδεικτικά). Εφόσον έχει εκδοθεί ένας τουλάχιστον τίτλος σπουδών τα πεδία γεμίζουν με τα στοιχεία του τελευταίου τίτλου που εκδόθηκε. Αυτό γίνεται για να μην πληκτρολογείτε εκ νέου ονόματα επιτροπής κ.τ.λ. Κανένα στοιχείο δεν καταχωρείται αν δεν πατηθεί το κουμπί «Καταχώρηση». Απαραίτητη προϋπόθεση για την έκδοση τίτλων σπουδών είναι η σωστή εγκατάσταση στον υπολογιστή σας του Word για Windows και η ενεργοποίηση των μακροεντολών στο παραπάνω πρόγραμμα. Δημιουργία Δημιουργεί μια νέα καταχώρηση με απροσδιόριστο τίτλο σπουδών και τα στοιχεία του τελευταίου τίτλου σπουδών στα πεδία. Συμπληρώστε τα πεδία με τα πραγματικά στοιχεία. Καταχώρηση Καταχωρούνται τα στοιχεία που υπάρχουν στα πεδία στην γραμμή που έχει σημειωθεί. Εκτύπωση Καλεί το Word και διαμορφώνει τον τίτλο σπουδών Διαγραφή Διαγράφει τη σημειωμένη καταχώρηση σελίδα 8

9 Διαμόρφωση εντύπου Καλεί το Word με το υπόδειγμα του τίτλου ώστε να μπορέσετε να το διαμορφώσετε κατά το δοκούν. Οι λέξεις οδηγοί που αντικαθίστανται με τα στοιχεία του σπουδαστή ή του τίτλου περιγράφονται στον παρακάτω πίνακα. Λέξη οδηγός Αντικατάσταση με [αρσενικό\θηλυκό] Παραμένει μόνο ένα από τα δύο, χωρισμένα από «\» μέλη, ανάλογα με το φύλο. institute Η ονομασία του ιδρύματος register Ο αριθμός αδείας του ιδρύματος SNUM Ο αύξων αριθμός του τίτλου Studentname Το όνομα του σπουδαστή Fathername Το πατρώνυμο FathernameG Το πατρώνυμο στη γενική birthplace Ο τόπος γέννησης birthyear Το έτος γέννησης section Η σχολή που ανήκει το μάθημα degree Ο τύπος του τίτλου σπουδών (πτυχίο, δίπλωμα, κ.τ.λ.) degreeg Ο τύπος στη γενική mainlesson Το κύριο μάθημα για το οποίο δίνεται ο τίτλος mainlessong Το κύριο μάθημα στη γενική schoolyear Το σχολικό έτος regnumber Ο αριθμός απόφασης για τη συγκρότηση της επιτροπής member1,2 5 Τα μέλη της επιτροπής DegreeRank Ο βαθμός του τίτλου Lesson1,2 20 Τα προαπαιτούμενα πτυχία ή οι δεξιότητες που συνοδεύουν αυτό το μάθημα Rank1,2 20 Οι βαθμοί των πτυχίων ή δεξιοτήτων αντίστοιχα examsdate Η ημερομηνία εξετάσεων Director Ο διευθυντής του ιδρύματος Teacher Ο διδάσκων Newlevel Η τάξη στην οποία πέρασε τελευταία Point1 Ο πρώτος βαθμός Point2 Ο δεύτερος βαθμός Εξετάσεις στο συγκεκριμένο μάθημα Εξετάσεις Καταχώρηση εξέτασης Εμφανίζεται η καρτέλα Εξετάσεις. Εδώ καταχωρείτε μία εξέταση του σπουδαστή ως εξής: 1) Επιλέξτε τον τύπο των εξετάσεων από τα κουμπιά πάνω δεξιά. Οι τύποι είναι: Προαγωγικές Περνάει στην επόμενη τάξη Επαναληπτικές Προαγωγικές εξετάσεις που γίνονται στη νέα χρονιά αλλά αφορούν την προηγούμενη (π.χ. ο μαθητής δεν ήρθε στις προηγούμενες προαγωγικές ή έμεινε στην ίδια τάξη) Απολυτήριες Παίρνει πτυχίο και τελειώνει τη φοίτηση Κατατακτήριες Έρχεται από αλλού και κατατάσσεται σε κάποια τάξη Επιθεώρηση Test, άτυπες εξετάσεις, επιθεωρήσεις 2) Επιλέξτε τη νέα τάξη που περνάει ο σπουδαστής 3) Βάλτε ένα τουλάχιστον βαθμό αν αυτό απαιτείται από τον τύπο των εξετάσεων 4) Βάλτε χαρακτηρισμό στο πεδίο «α,β,γ» (προαιρετικά) σελίδα 9

10 Καταχώρηση Η καρτέλα του σπουδαστή ενημερώνεται αυτόματα με τη νέα τάξη. Από την καρτέλα αυτή μπορείτε επίσης να εισάγετε το ιστορικό περασμένων ετών αλλάζοντας το δείκτη του σχολικού έτους στο συγκεκριμένο μάθημα Εξετάσεις Ακύρωση τελευταίας εξέτασης Ακυρώνεται η τελευταία εξέταση. Είναι σαν να μην έγινε ποτέ. Η τάξη στην καρτέλα του μαθητή επανέρχεται όπως ήταν πριν από αυτή την εξέταση. Διακοπή φοίτησης στο συγκεκριμένο μάθημα Διακοπή φοίτησης Το συγκεκριμένο μάθημα σημειώνεται ως διαγραφέν αλλά δεν σβήνεται από το αρχείο Σβήσιμο στο συγκεκριμένο μάθημα Σβήσιμο Το μάθημα σβήνεται εντελώς και αμετάκλητα από το αρχείο. Η ενέργεια αυτή δεν γίνεται όταν υπάρχουν, έστω μηδενικές, πιστώσεις στο μάθημα αυτό. Πτυχία ή δεξιότητες Είναι στοιχεία που συνοδεύουν ως συνημμένα τα μαθήματα. Κάθε ένα από αυτά επιδέχεται Χρέωση, Διδάσκοντα, Εξέταση, Βαθμούς και Απουσία. Όταν είναι ε- νεργά (ενεργοποίηση / απενεργοποίηση) αποτελούν στοιχείο αναζήτησης στη μηχανή αναζήτησης Γραφείο Κατάλογοι. Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να βλέπετε π.χ. πόσοι από τους μαθητές σας είναι για να δώσουν φέτος Lower ή πόσοι παρακολουθούν φέτος ένα ειδικό μάθημα Ορθογραφίας. Τέτοια μπορεί να είναι (ενδεικτικά αλλά όχι αποκλειστικά): α') διάφορα πτυχία ή επίπεδα για τις ξένες γλώσσες π.χ. Lower, Delf κ.τ.λ. β') Ενότητες των οποίων η ολοκλήρωση είναι προαπαιτούμενη ενός πτυχίου π.χ. για το ECDL μπορεί να είναι τα μαθήματα: Word, Excel, Access κ.τ.λ. γ') Ετήσιες δεξιότητες οι οποίες πρέπει να φαίνονται στα ενδεικτικά. Π.χ. για κάθε έτος βαθμολογούνται διάφορες δεξιότητες όπως Ορθογραφία, Γραμματική κ.α. Εφόσον επιθυμείτε την διακριτή διαχείριση αυτών των δεξιοτήτων θα μπορούσατε να βάλετε: Ορθογραφία Α έ- τους, Ορθογραφία Β έτους, Γραμματική Α έτους, Γραμματική Β έτους, κ.ο.κ. Επειδή το πρόγραμμα, για κάθε εξέταση μαθήματος, έχει τέσσερις βαθμολογίες (τρεις αριθμητικές και μία λεκτική) η τελευταία περίπτωση είναι μάλλον σπανίως χρήσιμη. Πάραυτα, η επιμελημένη καταχώρηση ενός σχεδίου συμβάλλει κατά πολύ στη διατήρηση μιας καλής εκπαιδευτικής οργάνωσης αλλά έχει κόστος σε χρόνο, πράγμα που μπορεί στην περίπτωσή σας να μην είναι επιθυμητό. Φάκελοι Μαθητές Πτυχία ή δεξιότητες Καταχώρηση Καταχωρούνται αυτόματα κατά τη διόρθωση ή καταχώρηση του μαθήματος σύμφωνα με την αντιστοίχηση που έχει από πριν γίνει στα Μαθήματα από τη διαδικασία Εργαλεία Αρχείο μαθημάτων - τάξεων σελίδα 10

11 Απουσία στο συγκεκριμένο πτυχίο ή δεξιότητα Απουσία Παρουσιάζεται παράθυρο στο οποίο εισάγεται η ημερομηνία της απουσίας και καταχωρείται στο μητρώο απουσιών (απουσιολόγιο). Χρέωση στο συγκεκριμένο πτυχίο ή δεξιότητα Χρέωση Παρουσιάζεται παράθυρο χρεώσεων για το συγκεκριμένο πτυχίο ή δεξιότητα (εφόσον χρεώνεται). Εφόσον το πτυχίο ή δεξιότητα έχει χρεωθεί στον πίνακα πτυχίων, στην αντίστοιχη γραμμή, στη δεύτερη στήλη εμφανίζεται το σύμβολο του ευρώ ( ). Αμοιβή καθηγητή Μόνο στην περίπτωση κατά την οποία ο μαθητής κάνει ιδιαίτερο μάθημα για τη συγκεκριμένη δεξιότητα. Ορίστε τον τρόπο με τον οποίο αμοίβεται ο καθηγητής για αυτόν το μαθητή και τη συγκεκριμένη δεξιότητα και βάλτε το ποσόν εφόσον αμοίβεται με την ώρα ή το μαθητή και εφόσον η αμοιβή διαφοροποιείται από αυτήν που προσδιορίζεται στην καρτέλα του καθηγητή. βλ. Καθηγητές Διάστημα φοίτησης από Διάστημα φοίτησης μέχρι Να χρεωθεί ο μαθητής κατά την καταχώρηση Επιλογή ομάδας χρεώσεων < > Καταχώρηση Εφόσον καταχωρήσετε σωστά τα στοιχεία θα παρουσιαστεί η καρτέλα χρεώσεων του μαθήματος. βλ. παρ. Οικονομική Καρτέλα Ενεργοποίηση - Απενεργοποίηση στο συγκεκριμένο πτυχίο ή δεξιότητα Ενεργοποίηση ή Απενεργοποίηση Σημειώνει τη δεξιότητα ως ενεργή ή την αποσημειώνει αντίστοιχα. Ο όρος ενεργή σημαίνει ότι ο σπουδαστής κατά τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου (σχολικού έτους) έχει επιλέξει αυτό το πτυχίο ή τη δεξιότητα. Π.χ. έχει δηλωθεί να δώσει φέτος για Lower. Εφόσον ένα πτυχίο ή δεξιότητα είναι ενεργό μπορεί να αποτελέσει στόχο αναζήτησης από τη μηχανή αναζήτησης (Γραφείο Κατάλογοι). Η ε- νεργοποίηση σημειώνεται με το σύμβολο (*) στη δεύτερη στήλη του πίνακα πτυχίων και δεξιοτήτων. Εξετάσεις (καταχώρηση) στο συγκεκριμένο πτυχίο ή δεξιότητα Εξετάσεις Ισχύει ότι και για το Μάθημα εκτός από τη δήλωση του τύπου εξετάσεων Εφόσον στο πτυχίο ή δεξιότητα έχει καταχωρηθεί εξέταση, εμφανίζεται το σύμβολο της σημείωσης (Check mark) ( ) στην πρώτη στήλη. σελίδα 11

12 Οικονομικά Εξετάσεις (ακύρωση) στο συγκεκριμένο πτυχίο ή δεξιότητα Εξετάσεις Σβήστε τους βαθμούς που έχετε βάλει στην καρτέλα και πατήστε Καταχώρηση. Η εξέταση ακυρώνεται αυτόματα Καταχώρηση Διδάσκων αμοιβή Εφόσον το μάθημα έχει χρεωθεί η εργασία Χρέωση αντικαθίσταται από την εργασία Διδάσκων - Αμοιβή. Επιλέγοντας αυτή την εργασία μπορείτε να διορθώσετε την ημερομηνία έναρξης λήξης, την αμοιβή και τον τρόπο αμοιβής του διδάσκοντα. Σβήσιμο Ισχύει ότι και στην παράγραφο: Μαθήματα Μάθημα Σβήσιμο Φάκελοι Μαθητές Οικονομικά Συνολικά στο όνομα μαθήματος Συνολικά Παρουσιάζεται το σύνολο των οφειλών του μαθητή. Υπάρχει η διασταυρούμενη δυνατότητα απεικόνισης ανά μάθημα, συνολικά, μέχρι σήμερα και για όλη τη διδακτική περίοδο. Είσπραξη στο όνομα μαθήματος Είσπραξη Εμφανίζεται το παράθυρο «Εισπράξεις». Βάλτε το ποσόν που πλήρωσε στο αντίστοιχο πεδίο. (Μηδέν για μηδενική απόδειξη) Ελέγξτε την ημερομηνία είσπραξης Αυτόματα Ικανοποιεί μία προς μία τις χρεώσεις με σειρά ημερομηνίας χρέωσης στη συγκεκριμένη χρέωση προσθέτει ή αφαιρεί τη χρέωση Να εκτυπωθεί μηχανογραφική απόδειξη Αν το κουτάκι είναι ενεργό τυπώνει την απόδειξη στον εκτυπωτή. Αν όχι εμφανίζει πεδίο στο οποίο βάζετε αριθμό της χειρόγραφης απόδειξης Επί πιστώσει (κάρτα, επιταγή κ.τ.λ.) Αν το κουτάκι ενεργοποιηθεί ζητάει τον αριθμό του πιστωτικού εγγράφου (αρ. κάρτας, επιταγής κ.τ.λ.). Τα ποσά επί πιστώσει καταχωρούνται στο μαθητή αλλά δεν αθροίζονται στο ταμείο μέχρι να γίνει Οικονομικά Ταμείο Εξόφληση πίστωσης. σελίδα 12

13 Καταχώρηση Καταχωρείται η απόδειξη στα οικονομικά του μαθητή και εφόσον έχει επιλεχθεί ή μηχανογραφική απόδειξη παρουσιάζει στην οθόνη την απόδειξη που θα τυπωθεί. Διόρθωση στο όνομα μαθήματος Διόρθωση Παρουσιάζεται το παράθυρο «Οικονομική Καρτέλα» βλ. παρ. Οικονομική Καρτέλα Είναι η καρτέλα χρεώσεων πιστώσεων του μαθητή η οποία παρουσιάζεται στις διορθώσεις ή τις καταχωρήσεις διδάκτρων. Στην καρτέλα αυτή εμφανίζονται γραμμές χρεώσεων πιστώσεων. Σε κάθε γραμμή υπάρχουν τα πεδία: Groups Πεδίο Χρήση Αλλάζει Αιτιολογία Η αιτία της χρέωσης Ναι Ημ. χρέωσης Ημερομηνία χρέωσης Ναι Χρεώθηκε Το ποσόν που χρεώθηκε Ναι Εκπτ% Η έκπτωση επί τοις εκατό Ναι Αμοιβή καθηγητή Η αμοιβή του καθηγητή που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη χρέωση. Χρησιμοποιείται μόνο όταν ο καθηγητής πληρώνεται με την προϋπόθεση να έχει εισπραχτεί το ποσόν. Πλήρωσε Το ποσόν της είσπραξης Όχι Ημ. Πληρωμής Η ημερομηνία πληρωμής Όχι Αρ. απόδ Οι αριθμοί απόδειξης Όχι Καταχώρηση Καταχωρείται η οικονομική καρτέλα Διαγραφή Σημειώνεται ή αποσημειώνεται η υποδεδειγμένη γραμμή για διαγραφή. Οι διαγραφές εκτελούνται κατά την καταχώρηση. Μην διαγράφετε γραμμές αν δεν είσαστε βέβαιοι πως δεν θα τις χρειαστείτε στο μέλλον. Τι είναι τα Groups (τμήματα) και οι Κατηγορίες Group (ομάδα) είναι σύνολο σπουδαστών με τον ίδιο καθηγητή που ενεργοποιούνται στο ίδιο χρονικό διάστημα και είναι συνήθως ταυτόσημο με το τμήμα μιας τάξης. Το Group μπορεί να έχει μάθημα, τάξη, καθηγητή, αμοιβή καθηγητή, διάστημα ισχύος και πρόγραμμα (ώρες και μέρες λειτουργίας). Κατηγορία είναι ιδιότητα ή σύνολο ιδιοτήτων που αποδίδεται σε σπουδαστές με σκοπό την υποθετική ομαδοποίησή τους κατά τη διαδικασία έκδοσης καταλόγων. Σύμφωνα με τα παραπάνω Group μπορεί να είναι τo τμήμα μιας τάξης (Αγγλικά_Α1, Αγγλικά_Α2, Γαλλικά_A1, Γαλλικά_A2 κ.ο.κ.) ενώ κατηγορία μπορεί να είναι π.χ. οι πολύτεκνοι μαθητές, οι μαθητές με έκπτωση κ.τ.λ. Ναι σελίδα 13

14 Φάκελοι Μαθητές Groups Το φυσικό πρόσωπο (σπουδαστής) καταχωρείται: 1) στα διάφορα Groups κατά την καταχώρηση ή διόρθωση του μαθήματός του α- νάλογα με το μάθημα και την τάξη. 2) Σε κατηγορίες από την επιλογή Φάκελοι Μαθητές Προσθήκη κατηγορίας. Τα Groups και οι κατηγορίες πρέπει να έχουν εισαχθεί εκ των προτέρων, από το χειριστή, με τη διαδικασία Φάκελοι Groups Νέο Προσθήκη Προσθήκη κατηγορίας Ο μαθητής μπαίνει σε μια κατηγορία Σβήσιμο Πρόγραμμα Σβήσιμο Ο μαθητής διαγράφεται από το Group ή την κατηγορία. Στην πρώτη περίπτωση αλλάζει αυτόματα και η αντίστοιχη καταχώρηση στο συγκεκριμένο μάθημα στο πεδίο [Τμήμα]. Φάκελοι Μαθητές Πρόγραμμα Εμφανίζονται αυτόματα οι ώρες και οι μέρες που απασχολείται ο μαθητής σύμφωνα με τις καταχωρήσεις που έχουν ήδη γίνει στα Groups. Επιπροσθέτως εμφανίζονται και καταχωρούνται οι ώρες και οι μέρες στις οποίες ο μαθητής κάνει, εφόσον κάνει, ιδιαίτερο μάθημα (ατομικό). Το τελευταίο χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των ωρών διδασκαλίας εφόσον ο καθηγητής πληρώνεται με την ώρα και μόνο για ιδιαίτερο μάθημα. Προσθήκη 1. Συμπληρώστε το μάθημα ( στο πεδίο μαθήματος) 2. Συμπληρώστε την ημέρα με δύο γράμματα (ΔΕ, ΤΡ, κ.τ.λ.) 3. Συμπληρώστε τις ώρες από έως σε μορφή «ΩΩ:ΛΛ» 4. Προσθήκη Σβήσιμο 1. στη συγκεκριμένη καταχώρηση 2. Σβήσιμο Διαθέσιμες ώρες - RoulerSched Χάρη στην προηγμένη τεχνολογία του Orion ο χειριστής έχει στη διάθεσή του έναν μοναδικό, εύχρηστο και γρήγορο τρόπο καταχώρησης των διαθεσίμων ωρών του μαθητή ώστε να χρησιμοποιήσει αυτή την πληροφορία κατά τη διαμόρφωση των τμημάτων. Επιπροσθέτως τα στοιχεία αυτά μπορούν να αξιοποιηθούν από ειδικό πρόσθετο πρόγραμμα αυτόματης σύνταξης και διαμόρφωσης τμημάτων. στην εικόνα Παρουσιάζεται χάρακας δύο γραμμών στον οποίο μπορείτε να σημειώσετε, σύροντας το ποντίκι ενώ κρατάτε πατημένο το αριστερό πλήκτρο, τις διαθέσιμες ώρες σελίδα 14

15 του μαθητή με ανάλυση τετάρτου της ώρας. Αποσημείωση γίνεται με τον ίδιο τρόπο αλλά με το δεξί πλήκτρο του ποντικιού. Η πρώτη (πάνω) γραμμή του πίνακα χρησιμοποιείται για υπόδειξη της ημέρας. Η δεύτερη (κάτω) για σημείωση των ωρών. σελίδα 15

16 Από το μενού Φάκελοι Καθηγητές μπαίνουμε στο αρχείο διδασκόντων. Στο παρόν εγχειρίδιο οι λέξεις «Καθηγητής» και «Διδάσκων» χρησιμοποιούνται ως συνώνυμες εκτός και αν επισημαίνεται διαφορετικά. Για να βγείτε από το παράθυρο «Καθηγητές» και να επιστρέψετε στην κεντρική οθόνη στο μενού [<] Καταχώρηση καθηγητή (φυσικού προσώπου) ή άλλου μέλους προσωπικού του ιδρύματος. Φάκελοι Καθηγητές Νέος κύρια στοιχεία Συμπληρώστε τα στοιχεία. Επώνυμο, όνομα και ημερομηνία γέννησης είναι απαραίτητα. συμπληρωματικά στοιχεία Είναι προαιρετικά κύρια στοιχεία Μάθημα & Τίτλος Τίτλος είναι η θέση που έχει αυτό το πρόσωπο στην επιχείρηση. Τα λεκτικά που υποδηλώνουν θέσεις και έχουν στο τέλος αστερίσκο (π.χ. Γραμματεία *) δεν εμφανίζονται στους καταλόγους των διδασκόντων. Αυτή είναι μία μέθοδος για να μπορείτε να καταχωρείτε και να μισθοδοτείτε το υπόλοιπο προσωπικό του ι- δρύματος χωρίς το πρόγραμμα να τους εννοεί ως καθηγητές. Στην τελευταία αυτή περίπτωση ως μάθημα μπαίνει ο χαρακτηρισμός "* Άλλη δραστηριότητα" Καταχώρηση Αναζήτηση καθηγητή Γράψτε το επώνυμο ή τμήμα από την αρχή του επωνύμου στο πεδίο κάτω αριστερά και πατήστε το πλήκτρο. Με κάθε γράμμα που πληκτρολογείτε το πρόγραμμα αλλάζει τη θέση στον πίνακα πάνω από το πεδίο και εντοπίζει τον καθηγητή. στο συγκεκριμένο καθηγητή. Διόρθωση στοιχείων καθηγητή Φάκελοι καθηγητές Αλλαγές Ισχύει ότι ακριβώς και στην παράγραφο Καταχώρηση καθηγητή σελίδα 16

17 Διαθέσιμες ώρες - RoulerSched Χάρη στην προηγμένη τεχνολογία του Orion ο χειριστής έχει στη διάθεσή του έναν μοναδικό, εύχρηστο και γρήγορο τρόπο καταχώρησης των διαθεσίμων ωρών του καθηγητή ώστε να χρησιμοποιήσει αυτή την πληροφορία κατά τη διαμόρφωση των τμημάτων. Επιπροσθέτως τα στοιχεία αυτά μπορούν να αξιοποιηθούν από ειδικό πρόσθετο πρόγραμμα αυτόματης σύνταξης και διαμόρφωσης τμημάτων. στην εικόνα Παρουσιάζεται χάρακας δύο γραμμών στον οποίο μπορείτε να σημειώσετε, σύροντας το ποντίκι ενώ κρατάτε πατημένο το αριστερό πλήκτρο, τις διαθέσιμες ώρες του μαθητή με ανάλυση τετάρτου της ώρας. Αποσημείωση γίνεται με τον ίδιο τρόπο αλλά με το δεξί πλήκτρο του ποντικιού. Η πρώτη (πάνω) γραμμή του πίνακα χρησιμοποιείται για υπόδειξη της ημέρας. Η δεύτερη (κάτω) για σημείωση των ωρών. Μαθήματα Φάκελοι Καθηγητές Μαθήματα Καταχώρηση νέου μαθήματος Αλλαγές Σβήσιμο Νέο Συμπληρώστε τα στοιχεία. Τα οικονομικά στοιχεία που μπαίνουν εδώ υπολογίζονται στη μισθοδοσία για κάθε μαθητή που ο καθηγητής έχει στο όνομά του (ως ι- διαίτερο). Αν όμως έχει ενεργοποιηθεί το πεδίο «Ή αμοιβή του διδάσκοντα να υπολογίζεται από εδώ» που βρίσκεται στην καρτέλα του μαθήματος του σπουδαστή, τότε το πρόγραμμα υπολογίζει με βάση τα στοιχεία που υπάρχουν στην καρτέλα του σπουδαστή (για τον συγκεκριμένο σπουδαστή). βλ. παρ. Μαθητές Μαθήματα Μάθημα Καταχώρηση Επίσης έχετε υπόψη ότι τα Group υπολογίζονται χωριστά και εφόσον υπάρχουν εκεί τιμές διάφορες του μηδενός σε κρατήσεις, ανά ώρα, ανά μαθητή αυτές έχουν προτεραιότητα έναντι των τιμών που μπαίνουν στην καρτέλα του καθηγητή. Ε- ξαιρείται η μηνιαία αμοιβή η οποία υπολογίζεται και από την καρτέλα του καθηγητή και από κάθε group χωριστά. Αλλαγές βλ. παρ. Καταχώρηση νέου μαθήματος Σβήσιμο Σβήνεται για πάντα το μάθημα από την καρτέλα του καθηγητή. σελίδα 17

18 Οικονομικά Φάκελοι Καθηγητές Οικονομικά Μειώσεις Επιπλέον Μειώσεις Καταχώρηση - Αλλαγές - Σβήσιμο Καταχωρείται, αλλάζει ή σβήνεται ποσόν το οποίο αφαιρείται (στη μισθοδοσία) από τις αποδοχές (π.χ. απουσία σε περίπτωση ωρομισθίου). Η αφαίρεση γίνεται πριν από τον υπολογισμό των κρατήσεων. Το ποσόν που καταχωρείται θεωρείται μικτό. Επιπλέον Καταχώρηση - Αλλαγές - Σβήσιμο Καταχωρείται, αλλάζει ή σβήνεται ποσόν το οποίο προστίθεται (στη μισθοδοσία) από τις αποδοχές (π.χ. απουσία σε περίπτωση ωρομισθίου). Η πρόσθεση πριν από τον υπολογισμό των κρατήσεων. Το ποσόν που καταχωρείται θεωρείται μικτό. Μισθοδοσία - παραδείγματα Μισθοδοσία Εκδίδεται και τυπώνεται κατάλογος μισθοδοσίας διδακτικού προσωπικού. 1. Συμπληρώστε το διάστημα για το οποίο θέλετε να εκδοθεί μισθοδοσία. 2. Επιλέξτε τον τύπο της μισθοδοσίας 3. στο κουμπί «Υπολογισμός» Το πρόγραμμα Orion έχει, όπως θα διαπιστώσετε, ένα πολύ εξελιγμένο, ευέλικτο και πλήρες σύστημα υπολογισμού αμοιβής και κρατήσεων των διδασκόντων. Μπορείτε να υπολογίσετε ταυτόχρονα αμοιβή από μαθητή (ιδιαίτερο), από τμήμα (group), ανεξάρτητη μηνιαία αμοιβή, μειώσεις και bonus. Δεν είναι όμως απαραίτητο να συμπληρώσετε όλα τα πεδία σε κάθε ενότητα. Συμπληρώστε μόνο αυτά που σας ενδιαφέρουν. Όποια πεδία έχουν 0 (μηδέν) δεν λαμβάνονται υπόψη. Ακολουθεί πίνακας που δείχνει τη σειρά (προτεραιότητα) που ακολουθείται από το πρόγραμμα κατά τον υπολογισμό. Προτεραιότητα Είδος αμοιβής ή κράτησης Ωριαία αμοιβή Μηνιαία αμοιβή Ανά μαθητή Κρατήσεις Group Group + Καθηγητής Group Group Καθηγητής Καθηγητής Καθηγητής Σε κάθε περίπτωση όμως μεταξύ Καθηγητή και Μαθητή (ιδιαίτερο μάθημα) οι τιμές που μπαίνουν στην καρτέλα μαθητή έχουν προτεραιότητα έναντι της καρτέ- σελίδα 18

19 λας του καθηγητή αλλά ισχύουν μόνο για τον συγκεκριμένο μαθητή. Ακολουθούν μερικά γενικά παραδείγματα Παράδειγμα πρώτο Ο καθηγητής αμοίβεται γενικά με 7,00 ευρώ ανά ώρα άσχετα από ποιο τμήμα έχει. Συμπληρώνουμε στην καρτέλα του καθηγητή, μόνο το πεδίο [ανά ώρα] με την τιμή 7,00. Παράδειγμα δεύτερο Ο καθηγητής αμοίβεται για τα τμήματα (groups) γενικά με 7,50 ευρώ ανά ώρα αλλά για τις ώρες που έχει στο τμήμα EngA1 αμοίβεται με 6,00 ευρώ ανά ώρα. Συμπληρώνουμε στην καρτέλα του καθηγητή, στο πεδίο [ανά ώρα], την τιμή 7,50 και στην καρτέλα του τμήματος EngA1, στο αντίστοιχο πεδίο, την τιμή 6,00 ενώ σε όλα τα άλλα τμήματα που έχουμε βάλει τον ίδιο καθηγητή αφήνουμε στο αντίστοιχο πεδίο την τιμή μηδέν (δεν τα συμπληρώνουμε). Το πρόγραμμα θα υπολογίσει τις ώρες όλων των τμημάτων με 7,50 ευρώ ανά ώρα και μόνο τις ώρες του τμήματος EngA1 με 6,00 ευρώ την ώρα. Παράδειγμα τρίτο Υποθέτουμε ότι ισχύει ότι και στο δεύτερο παράδειγμα αλλά ο καθηγητής κάνει επιπλέον ιδιαίτερο μάθημα Αγγλικών στο μαθητή Χ και για το μάθημα αυτό πληρώνεται 10,00 ευρώ την ώρα. Συμπληρώνουμε όπως και στο δεύτερο παράδειγμα αλλά επιπροσθέτως συμπληρώνουμε στην καρτέλα των Αγγλικών του μαθητή Χ τις ενδείξεις «Ή αμοιβή του διδάσκοντα να υπολογίζεται από εδώ», «Ο καθηγητής αμοίβεται [Με την ώρα]» και «Παίρνει [10,00]» Στο παραπάνω παράδειγμα το πρόγραμμα θα υπολογίσει ότι και στο δεύτερο αλλά, επιπλέον, για κάθε ώρα που ο καθηγητής κάνει ιδιαίτερο στο μαθητή Χ θα υ- πολογίσει 10 ευρώ. Εννοείται πως οι ώρες ιδιαίτερου του μαθητή πρέπει να καταχωρηθούν στην καρτέλα του χωριστά. Παράδειγμα τέταρτο Υποθέτουμε ότι και για το δεύτερο παράδειγμα αλλά θεωρούμε ότι ο καθηγητής παίρνει extra αποζημίωση (ανεξάρτητα από τμήματα και μαθητές) 100 ευρώ το μήνα και για το τμήμα EngA1 επιπλέον 50 ευρώ το μήνα. Κάνουμε ότι και στο δεύτερο παράδειγμα και επιπλέον συμπληρώνουμε το πεδίο «Βασικός μισθός» [100] στην καρτέλα του σχετικού μαθήματος του καθηγητή και το πεδίο «ανά μήνα» [50] στην καρτέλα του group (τμήματος) EngA1. σελίδα 19

20 Εκτυπώσεις Φάκελοι Καθηγητές Εκτυπώσεις Κατάσταση διδακτικού προσωπικού Κατάσταση προσωπικού Εκδίδεται και τυπώνεται κατάλογος προσωπικού (όλων των καταχωρίσεων που υπάρχουν στο αρχείο καθηγητών) ταξινομημένος ανά ειδικότητα. Φάκελοι Καθηγητές Εκτυπώσεις Ετικέτες αλληλογραφίας Ετικέτες Αλληλογραφίας Εκδίδονται και τυπώνονται ετικέτες αλληλογραφίας με τις διευθύνσεις των διδασκόντων. Οι ετικέτες είναι διαστάσεων 70 Χ 42,3 mm. 6 ή 7 στήλες ανά σελίδα ανάλογα με τον εκτυπωτή. σελίδα 20

21 Τι είναι τα Groups (τμήματα) και οι κατηγορίες Δημιουργία Group (ομάδα) είναι σύνολο σπουδαστών με τον ίδιο καθηγητή που ενεργοποιούνται στο ίδιο χρονικό διάστημα και είναι συνήθως ταυτόσημο με το τμήμα μιας τάξης. Το Group μπορεί να έχει μάθημα, τάξη, καθηγητή, αμοιβή καθηγητή, διάστημα ισχύος και πρόγραμμα (ώρες και μέρες λειτουργίας). Κατηγορία είναι ιδιότητα ή σύνολο ιδιοτήτων που αποδίδεται σε σπουδαστές με σκοπό την υποθετική ομαδοποίησή τους κατά τη διαδικασία έκδοσης καταλόγων. Σύμφωνα με τα παραπάνω Group μπορεί να είναι τo τμήμα μιας τάξης (Αγγλικά_Α1, Αγγλικά_Α2, Γαλλικά_A1, Γαλλικά_A2 κ.ο.κ.) ή π.χ. τα μέλη ενός ειδικού σεμιναρίου ενώ κατηγορία μπορεί να είναι π.χ. οι πολύτεκνοι μαθητές, οι μαθητές με έκπτωση κ.τ.λ. Για να βγείτε από το παράθυρο «Groups» και να επιστρέψετε στην κεντρική οθόνη στο μενού [<] Φάκελοι Groups Νέα Δημιουργείται μία νέα ομάδα ή κατηγορία. Παρουσιάζεται το παράθυρο Καταχώρησης Διόρθωσης Ομάδων και Κατηγοριών. Συμπληρώστε τα στοιχεία ως εξής: Τύπος καταχώρησης Επιλέξτε τον τύπο της καταχώρησης (αν είναι ομάδα ή κατηγορία).αν αναφέρεται σε όλες τις σχολές του ιδρύματος ή μόνο στην τρέχουσα. Αν π.χ. έχετε Κέντρο ξένων γλωσσών και Φροντιστήριο Μέσης εκπαίδευσης η κατηγορία «Πολύτεκνοι» αναφέρεται και στα δύο ενώ η ομάδα «Μαθηματικά Α γυμνασίου 1» μόνο στο φροντιστήριο. Λύση στο τέλος του έτους Εφόσον ενεργοποιηθεί ( ) σβήνονται αυτόματα όλοι οι σπουδαστές από αυτή την ομάδα ή κατηγορία στο τέλος του σχολικού έτους. Ενεργοποιείται εφόσον τα μέλη της ομάδας ή κατηγορίας αλλάζουν σε κάθε νέο σχολικό έτος π.χ. Τμήματα. στοιχεία ομάδας Είναι προαιρετικά και χρησιμοποιούνται κυρίως αν η ομάδα είναι κανονικό τμήμα οπότε έχει μάθημα, τάξη κ.τ.λ. στοιχεία ομάδας Υπεύθυνος Ομάδας Αμοιβή Από τα στοιχεία αυτά υπολογίζεται η αμοιβή του υπεύθυνου (διδάσκοντα) για την ομάδα αυτή. σελίδα 21

22 Αλλαγές Σβήσιμο Πρόγραμμα Διάστημα λειτουργίας Το διάστημα της ισχύος της ομάδας Φάκελοι Groups Αλλαγές βλ. παρ. Δημιουργία Φάκελοι Groups Σβήσιμο Σβήνει την ομάδα που έχει επιλεγεί Πρόγραμμα Καταχωρούνται οι μέρες και οι ώρες λειτουργίας της ομάδας. Καταχώρηση 1. Συμπληρώστε τη μέρα σε μορφή «ΔΕ, ΤΡ, ΤΕ, κ.τ.λ.» 2. Συμπληρώστε την ώρα έναρξης και λήξης σε μορφή «ΩΩ:ΛΛ» 3. στο κουμπί «Καταχώρηση» Σβήσιμο 1. στη συγκεκριμένη ημερολογιακή καταχώρηση 2. στο κουμπί «Σβήσιμο» σελίδα 22

23 Ταμείο Οικονομικά Ταμείο Εμφανίζεται παράθυρο με τις καταχωρήσεις του προσωρινού ταμείου. Κλείσιμο ταμείου Προσωρινό ταμείο εννοείται το σύνολο των καταχωρήσεων (έσοδα έξοδα) από το τελευταίο «κλείσιμο ταμείου». Επί του προσωρινού ταμείου μπορούν να α- κυρωθούν αποδείξεις. Εφόσον κλείσει το ταμείο καμμία οικονομική κίνηση δεν μπορεί να διορθωθεί. Συστήνεται το κλείσιμο του ταμείου στο πέρας της ημέρας ή της εβδομάδας. Ο- πωσδήποτε στο τέλος του σχολικού έτους. Για να βγείτε από το παράθυρο «Ταμείο» και να επιστρέψετε στην κεντρική οθόνη στο μενού [<] Κλείσιμο ταμείου Όλες οι κινήσεις που φαίνονται στην οθόνη καταχωρούνται ως τελεσίδικες. Μετά την ενέργεια αυτή καμμία κίνηση δεν μπορεί να διορθωθεί. Ακύρωση απόδειξης Ακύρωση απόδειξης Ακυρώνεται η απόδειξη που υποδεικνύεται στον πάνω πίνακα Εξόφληση πίστωσης Εκτυπώσεις Εξόφληση πίστωσης Είναι ενεργό μόνο σε απόδειξη που εκδόθηκε «επί πιστώσει». Αποχαρακτηρίζει την πίστωση και το ποσόν αθροίζεται πλέον στο ταμείο. Εκτυπώσεις->Κατάλογοι Εσόδων Εξόδων Επιλέξτε τον τύπο του καταλόγου ανάλογα με τις παραμέτρους που παρουσιάζονται στο παράθυρο. Όλες οι επιλογές είναι προφανείς. Στο πεδίο «Να περιληφθούν οι λογαριασμοί σαν:» μπαίνουν αυτόματα οι λογαριασμοί του πίνακα στα αριστερά με στον πίνακα. Για όλους τους λογαριασμούς βάλτε το χαρακτήρα «*». Για ομάδα επιλεγμένων λογαριασμών αντικαταστήστε τους χαρακτήρες επιλογής με «?». Π.χ. αν θέλετε να τυπώσετε όλους τους λογαριασμούς του τύπου 000.x00.0xx θα βάλετε 000.?00.0?? σελίδα 23

24 Καταχώρηση Εσόδων Εξόδων Οικονομικά Καταχώρηση Εσόδων Εξόδων Παρουσιάζεται το παράθυρο «Έσοδα Έξοδα». Εδώ καταχωρούνται έξοδα της επιχείρησης ή έσοδα που δεν προέρχονται από τις συνηθισμένες πηγές (λογαριασμούς μαθητών). 1. Επιλέξτε αν θα καταχωρήσετε έσοδο ή έξοδο από Είδος καταχώρησης 2. Συμπληρώστε τα πεδία. Υποχρεωτικά είναι τα πεδία «Ποσόν» και «Κωδ. Λογαριασμού». 3. Καταχώρηση 4. Η καταχώρηση γίνεται και τα πεδία καθαρίζονται για νέα καταχώρηση. 5. Εφόσον τελειώσετε τις καταχωρήσεις που θέλετε να κάνετε Τέλος Συνοπτική γενική εικόνα Πρόβλεψη Οικονομικά Συνοπτική γενική εικόνα Παρουσιάζεται γράφημα με τα έσοδα, έξοδα και κέρδη (καθαρά έσοδα) για το χρονικό διάστημα που επιλέγεται. Οικονομικά Πρόβλεψη Υπολογίζονται τα ποσά που δεν έχουν εισπραχθεί και θα εισπραχθούν μέχρι τέλους του σχολικού έτους. Προβάλλεται αναλυτικός κατάλογος με τα είδη των χρεώσεων και γράφημα. Οφειλές σπουδαστών Οικονομικά Οφειλές Παρουσιάζεται το παράθυρο Σύνταξη Καταλόγου Σπουδαστών για τη ρύθμιση του τύπου του καταλόγου που περιέχει τους οφείλοντες σπουδαστές. Εκτύπωση για εκτύπωση του καταλόγου. σελίδα 24

25 Σύνταξη καταλόγων σπουδαστών Μέσω της διαδικασίας αυτής μπορείτε να τυπώσετε καταλόγους, ετικέτες ή ενδεικτικά επί κατηγορίας σπουδαστών της επιλογής σας. Η μορφή των ενδεικτικών και της φωτογραφίας του σπουδαστή μπορεί εν μέρει να αλλάξει ώστε να συμπληρώνονται προεκτυπωμένα ενδεικτικά. Στις ετικέτες μπορεί να αναγράφεται το πατρώνυμο αντί του ονόματος του σπουδαστή αλλάζοντας από Εργαλεία Διάφορα Μεταβλητές την τιμή FatherNameOnLabels σε TRUE Γραφείο Δημιουργία καταλόγων κ.τ.λ. Συντάσσονται κατάλογοι σπουδαστών με κριτήρια της επιλογής του χειριστή. Οι επιλογές είναι προφανείς. Οι ετικέτες είναι διαστάσεων 70 Χ 42,3 mm. 6 ή 7 γραμμές ανά σελίδα Α4 (εξαρτάται από τον εκτυπωτή) Το πρόγραμμα αναζητά σύμφωνα με τα ενεργά πεδία. Ενεργό πεδίο θεωρείται αυτό που το φωτάκι του είναι αναμμένο. Τα φώτα ανάβουν ή σβήνουν με ή και ανάλογα με το περιεχόμενο των πεδίων. Περαιτέρω εξήγηση δίνεται εδώ για τις επιλογές «Σύζευξη Διάζευξη». Αναζήτηση Σύζευξη Εφόσον επιλεγεί, το πρόγραμμα ψάχνει για τους μαθητές που πληρούν όλες τις ι- διότητες που αναζητούνται. Αναζήτηση Διάζευξη Εφόσον επιλεγεί, το πρόγραμμα ψάχνει για τους μαθητές που πληρούν τουλάχιστον μία από τις ιδιότητες που αναζητούνται. Κατάλογοι εξετασθέντων Γραφείο Εξετάσεις Γραφείο Εξετάσεις Πτυχίων ή Δεξιοτήτων Τυπώνεται κατάλογος με τους εξετασθέντες, αντιστοίχως, μαθητές σε χρονικό διάστημα που προσδιορίζεται αμέσως πριν την εκτύπωση. Μητρώο σπουδαστών Γραφείο Μητρώο σπουδαστών Δημιουργείται και τυπώνεται μηχανογραφικός κατάλογος που αντικαθιστά το χειρόγραφο μητρώο σπουδαστών για την εφορία. Για να χρησιμοποιήσετε αυτή την εργασία του προγράμματος χρειάζονται αριθμημένα φύλλα. Συμβουλευτείτε σελίδα 25

26 πρώτα το λογιστή ή το φοροτεχνικό και ζητήστε το ειδικό εγχειρίδιο για τον έλεγχο της εφορίας. σελίδα 26

27 Επιλογή Σχολής και Παραρτήματος Επιλέγεται το επιθυμητό παράρτημα και η επιθυμητή σχολή επί της οποίας θα γίνει οποιαδήποτε εργασία. Διαμόρφωση απόδειξης Διαμορφώνεται η μηχανογραφική απόδειξη. Κατά τη διαδικασία της έκδοσής της οι λέξεις-οδηγοί αντικαθιστώνται με στοιχεία του μαθητή ή του συστήματος. Π.χ. η θα αντικατασταθεί με την τρέχουσα ημερομηνία του υπολογιστή κατά την έκδοση της απόδειξης. Οι λέξεις-οδηγοί και οι αντικαταστάσεις τους περιγράφονται στον παρακάτω πίνακα. Λέξη οδηγός Αντικατάσταση Αριθμός Ημερομηνία Ώρα Οδός και Ταχυδρομικός Η έκπτωση επί του Σύνολο / Κατά τη διαμόρφωση οι κενοί χαρακτήρες παριστώνται ως άνω τελείες ώστε να είναι εμφανής η θέση κάθε χαρακτήρα. Στοιχεία Ιδρύματος - Μετρητές Αλλάζουν τα στοιχεία του ιδρύματος, οι μετρητές Αριθμού Γενικού Μητρώου και απόδειξης καθώς και τα επί μέρους στοιχεία κάθε σχολής. σελίδα 27

28 Αρχείο μαθημάτων - Τάξεων Από το παράθυρο αυτό καταχωρείτε ή τροποποιείτε μαθήματα, πτυχία ή δεξιότητες και τάξεις (επίπεδα) Τα μαθήματα και τα πτυχία διαχειρίζονται με τον ίδιο α- κριβώς τρόπο αλλά με τη διαφορά ότι τα δεύτερα δεν έχουν τάξεις και συνημμένα πτυχία ή δεξιότητες. Στο κεφάλαιο αυτό οι έννοιες Μάθημα και Πτυχίο είναι ταυτόσημες εκτός αν αναφέρεται διαφορετικά. 1. Είναι ο αύξων αριθμός του μαθήματος. Μπαίνει αυτόματα από το πρόγραμμα κατά την καταχώρηση. 2. Είναι ο τύπος της καταχώρησης. Μ= μάθημα, Π= Πτυχίο ή Δεξιότητα 3. Είναι το συντετμημένο όνομα του μαθήματος (μέχρι 25 χαρακτήρες). Εμφανίζεται σε όλους τους καταλόγους μέσα στο πρόγραμμα 4. Είναι το πλήρες όνομα του μαθήματος. Εμφανίζεται στην έκδοση πτυχίων και μπαίνει συνήθως, αλλά όχι απαραίτητα, στη γενική. π.χ. παίρνει πτυχίο Αγγλικών Εφόσον το όνομα του μαθήματος είναι μικρότερο από 25 χαρακτήρες συντετμημένο και πλήρες όνομα μπορεί να είναι ταυτόσημα 5. Στο πεδίο αυτό γράφουμε το συντετμημένο όνομα προκειμένου να το αναζητήσουμε στο αρχείο 6. Είναι ο επιλογέας μαθημάτων. Με τα βέλη αλλάξει το μάθημα. 7. Κουμπιά που ενεργούν επί του αρχείου μαθημάτων 8. Κατάλογος των Πτυχίων ή δεξιοτήτων. Με πάνω στο όνομα, εφόσον είναι ενεργός, σημειώνονται τα αντιστοιχούντα στο μάθημα πτυχία ή δεξιότητες. σελίδα 28

29 Λογιστικό σχέδιο Διάφορα Αργίες Με τον τρόπο αυτόν γνωρίζει το πρόγραμμα ποια πτυχία ή δεξιότητες πρέπει να εμφανίσει σε κάθε μαθητή. 9. Ο επιλογέας του σεναρίου τάξεων. Κάθε μάθημα έχει και ένα σενάριο τάξεων. 10. Παρουσιάζει νέο παράθυρο όπου επιτρέπει τη δημιουργία, διαγραφή ή διάφορες αλλαγές σεναρίου τάξεων. Από το παράθυρο αυτό μπορείτε να διαμορφώσετε πλήρως το λογιστικό σχέδιο σύμφωνα με τις ανάγκες τις επιχείρησής σας. Το πρόγραμμα έχει ήδη ένα έτοιμο, τυπικό για τα κέντρα ξένων γλωσσών, σχέδιο. Οι κωδικοί λογαριασμών είναι της μορφής nnn.nnn.nnn ώστε να ευθυγραμμίζονται με τριτοβάθμια λογιστική ανάλυση. Οι κωδικοί nnn είναι δεσμευμένοι για τις ανάγκες του προγράμματος και αλλάζουν μόνο κατόπιν παραγγελίας. Η διδασκαλία διαμόρφωσης λογιστικών σχεδίων δεν είναι, ασφαλώς, μέσα στους σκοπούς του παρόντος εγχειριδίου. Εφόσον οι έννοιες αυτές σας είναι ανοίκειες μη διστάσετε να απευθυνθείτε σε μας προκειμένου να σας επισκεφθεί ειδικός επιστήμων και να διαμορφώσει μαζί σας το λογιστικό σχέδιο. Εργαλεία Διάφορα Επιλογή λειτουργίας Αργίες Σημειώνονται οι αργίες του σχολικού έτους. Χρησιμοποιούνται στη μισθοδοσία εφόσον υπάρχουν ωρομίσθιοι. Καταχώρηση 1. στο πεδίο από, (στη γραμμή με το σημείο «*».) 2. βάλτε την ημερομηνία σε μορφή «ΗΗ/ΜΜ» 3. στο πεδίο μέχρι (αν πρόκειται για μία μέρα βάλτε την ίδια με το από) 4. στο πεδίο περιγραφή 5. Γράψτε κείμενο της αρεσκείας σας. 6. Συνεχίστε από το βήμα (1) ή Επιστροφή Αλλαγή 1. στο πεδίο που θέλετε να αλλάξετε 2. Πληκτρολογήστε το κείμενο 3. Αν το μετανοιώσατε πατήστε το πλήκτρο Esc(ape) Διαγραφή 1. στο αριστερό όριο της γραμμής που θέλετε να διαγράψετε 2. πατήστε το πλήκτρο Delete Χειριστές Εργαλεία Διάφορα Επιλογή λειτουργίας Χειριστές Προσθέστε ή αφαιρέστε χειριστή του προγράμματος. Η καταχώρηση, διαγραφή κ.τ.λ. γίνεται όπως αναφέρθηκε παραπάνω (βλ. παρ. Αργίες) Αίτηση κωδικού κατά την έναρξη του προγράμματος, αν θέλετε το πρόγραμμα να ζητάει κωδικό κατά την εκκίνηση. Η λειτουργία αυτή είναι πιθανό να απαιτείται δύο φορές μέχρι να ενεργοποιηθεί. σελίδα 29

30 Μεταβλητές Παρουσιάζεται κατάλογος με τις διάφορες παραμέτρους του προγράμματος. Η αλλαγή αυτών των παραμέτρων απαιτεί πλήρη εξοικείωση με το σύστημα και για το λόγο αυτό δεν σας προτρέπουμε να τις διαχειριστείτε παρά μόνο σε συνεννόηση με τεχνικούς μας. Επιλογή εκτυπωτή Εργαλεία Διάφορα Επιλογή λειτουργίας Επιλογή εκτυπωτή Το πρόγραμμα τυπώνει τρία είδη εκτυπώσεων. 1. Κανονικές στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή προγράμματος 2. Πρόχειρες στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή προγράμματος 3. Απόδειξη στον εκτυπωτή αποδείξεων σελίδα 30

31 Ο απαιτούμενος εξοπλισμός...1 Πως να διαβάσετε αυτό το εγχειρίδιο...1 Η Εγκατάσταση του συστήματος...3 Εργασίες προετοιμασίας του προγράμματος...3 Καταχώρηση μαθητή (φυσικού προσώπου)...4 Αναζήτηση μαθητή...5 Διόρθωση στοιχείων μαθητή...5 Μαθήματα...5 Μάθημα... 6 Καταχώρηση... 6 Διόρθωση... 7 Επανεγγραφή... 7 Ιστορικό... 7 Πιστοποιητικά - Βεβαίωση σπουδών... 7 Τίτλοι σπουδών... 8 Εξετάσεις... 9 Διακοπή φοίτησης Σβήσιμο Πτυχία ή δεξιότητες Καταχώρηση Απουσία Χρέωση Ενεργοποίηση - Απενεργοποίηση Εξετάσεις (καταχώρηση) Εξετάσεις (ακύρωση) Διδάσκων αμοιβή Σβήσιμο Οικονομικά Συνολικά Είσπραξη Διόρθωση Οικονομική Καρτέλα...13 Groups...13 Τι είναι τα Groups (τμήματα) και οι Κατηγορίες Προσθήκη Σβήσιμο Πρόγραμμα...14 Προσθήκη Σβήσιμο Διαθέσιμες ώρες - RoulerSched Καταχώρηση καθηγητή (φυσικού προσώπου) ή άλλου μέλους προσωπικού του ιδρύματος σελίδα 31

32 Αναζήτηση καθηγητή...16 Διόρθωση στοιχείων καθηγητή...16 Διαθέσιμες ώρες - RoulerSched...17 Μαθήματα...17 Καταχώρηση νέου μαθήματος Αλλαγές Σβήσιμο Οικονομικά...18 Μειώσεις Καταχώρηση - Αλλαγές - Σβήσιμο Επιπλέον Καταχώρηση - Αλλαγές - Σβήσιμο Μισθοδοσία - παραδείγματα Εκτυπώσεις...20 Κατάσταση προσωπικού Ετικέτες Αλληλογραφίας Τι είναι τα Groups (τμήματα) και οι κατηγορίες...21 Δημιουργία Αλλαγές Σβήσιμο Πρόγραμμα Καταχώρηση Σβήσιμο Ταμείο...23 Κλείσιμο ταμείου Ακύρωση απόδειξης Εξόφληση πίστωσης Εκτυπώσεις Καταχώρηση Εσόδων Εξόδων...24 Συνοπτική γενική εικόνα...24 Πρόβλεψη...24 Οφειλές σπουδαστών...24 Σύνταξη καταλόγων σπουδαστών...25 Κατάλογοι εξετασθέντων...25 Μητρώο σπουδαστών...25 Επιλογή Σχολής και Παραρτήματος...27 Διαμόρφωση απόδειξης...27 Στοιχεία Ιδρύματος - Μετρητές...27 σελίδα 32

33 Αρχείο μαθημάτων - Τάξεων...28 Λογιστικό σχέδιο...29 Διάφορα...29 Αργίες Καταχώρηση Αλλαγή Διαγραφή Χειριστές Μεταβλητές Επιλογή εκτυπωτή σελίδα 33