Θέματα ενδιάμεσης αξιολόγησης για το Εργαστήριο: «Βελτιστοποίηση Διαδικασιών Δημοσίων Υπηρεσιών»(ΕΔ-Ε08)

Transcript

1 ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Εκπαιδευτική σειρά: Φάση σπουδών: 23η Β Ειδική Τμήμα σπουδαστή: Ονοματεπώνυμο σπουδαστή: Θέματα ενδιάμεσης αξιολόγησης για το Εργαστήριο: «Βελτιστοποίηση Διαδικασιών Δημοσίων Υπηρεσιών»(ΕΔ-Ε08) Εισηγητές: Κ. Δεληγιώργη, Λ.Καπλάνογλου, Δ. Παπακυριακόπουλος, Α. Στασής, Ε. Χανιωτάκη Βαθμός: Ονοματεπώνυμο & υπογραφή βαθμολογητή: Σε κάθε μία από τις παρακάτω ερωτήσεις να επιλέξετε τη σωστή απάντηση: 1. Μία από τις εξειδικευμένες τεχνικές για τον υπολογισμό του κόστους μιας διαδικασίας είναι η: I. «κοστολόγηση με βάση τη διαδικασία (Process Based Costing). I «κοστολόγηση με βάση τo έργο (Work Based Costing). «κοστολόγηση με βάση τις δραστηριότητες» (Activity Based Costing). «κοστολόγηση με βάση το χρόνο (Time Based Costing). 2. Ποιο από τα ακόλουθα δεν αποτελεί χαρακτηριστικό της Διοίκησης Διοικητικών Διαδικασιών (Διοικησή Επιχιειρηματικών Διαδικασιών)

2 I. H ολιστική προσέγγιση που κατευθύνει όλη την δομή και τις δραστηριότητες του οργανισμού σύμφωνα με τις ανάγκες των πελατών. H ενίσχυση της κάθετης ιεραρχικής δομής και των λειτουργιών ενός οργανισμού I H συνεχής βελτίωση των υφιστάμενων διαδικασιών άρα και των προσφερόμενων υπηρεσιών. Η χρήση μεθόδων και εργαλείων λογισμικού για τη μοντελοποίηση των διαδικασιών του 3. Η προσπάθεια της Συνεχούς Βελτίωσης των Επιχειρησιακών Διαδικασιών επικεντρώνεται: I. στους ανθρώπους και στο πως αυτοί διεκπεραιώνουν το έργο τους I στις κρίσιμες επιχειρησιακές διαδικασίες μόνο στην τεχνολογία στις αλλαγές/ μεταβολές στην οργάνωση του φορέα 4. Σύμφωνα με το Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας μεταξύ πληροφοριακών συστημάτων και ανάπτυξης Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Συναλλαγών, ποιο από τα ακόλουθα περιλαμβάνεται στις Αρμοδιότητες του Επιχειρησιακού Υπεύθυνου μιας υπηρεσίας/ διαδικασίας: I. Η τεκμηρίωση (και η συντήρηση της τεκμηρίωσης) της υπηρεσίας. I Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση του τρόπου και των διαδικασιών παροχής της υπηρεσίας. Η εισήγηση σημείων βελτίωσης της υπηρεσίας προς τη Διοίκηση του φορέα. Όλα τα προηγούμενα 5. «Κατά τον ανασχεδιασμό οι προσπάθειες επικεντρώνονται στις λεγόμενες.. «από άκρη σε άκρη διαδικασίες, ή οριζόντιες,ή δια τμηματικές ή επιχειρησιακές οι οποίες, κατά κανόνα, διαπερνούν τις οργανωτικές μονάδες. Αυτές οι διαδικασίες είναι κρίσιμες για τον Οργανισμό και συνδέονται άμεσα με το όραμα, την αποστολή και τους στρατηγικούς του στόχους» 6. Ο ανασχεδιασμός ως διαδικασία περιλαμβάνει την ακόλουθη αλληλουχία βημάτων: I. Κατάργηση => Απλοποίηση => Συνένωση => Αυτοματοποίηση I Απλοποίηση => Κατάργηση=> Συνένωση => Αυτοματοποίηση Απλοποίηση => Κατάργηση=> Αυτοματοποίηση => Συνένωση

3 Δεν έχει σημασία η σειρά των βημάτων 7. Οι όψεις του Ανασχεδιασμού (διαμάντι του Leavitt) περιλαμβάνουν: I. την τεχνολογία και τις διαδικασίες την τεχνολογία και το ανθρώπινο δυναμικό I το ανθρώπινο δυναμικό και την εκάστοτε στρατηγική του Οργανισμού την τεχνολογία, τις διαδικασίες, το ανθρώπινο δυναμικό και τη στρατηγική του Οργανισμού 8. Ως δείκτες επίδοσης ενός επιτυχημένου Ανασχεδιασμού Διαδικασιών αποτελούν: I. η μεγιστοποίηση της ικανοποίησης των πολιτών/πελατών η οικονομία κλίμακας κόστους, η μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης της διαδικασίας και η μεγιστοποίηση της ικανοποίησης των πολιτών/πελατών I η μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης της διαδικασίας και η μεγιστοποίηση της ικανοποίησης των πολιτών/πελατών η οικονομία κλίμακας κόστους και η μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης της διαδικασίας 9. Ποια από τα ακόλουθα ισχύει στην ιεραρχική (κάθετη) οργάνωση (με βάση τις λειτουργίες) των οργανισμών: I. Είναι κατάλληλη για τη διοίκηση ανειδίκευτου εργατικού δυναμικού. Έχει μικρή εξάρτηση από τη διακίνηση των πληροφοριών I Βοηθά στην επιτήρηση των εργαζομένων Όλα τα προηγούμενα 10. Να απαντήσετε αν είναι σωστή ή λανθασμένη κάθε μία από τις παρακάτω προτάσεις: I. Η τεχνολογία πρέπει έλκεται από τις υπάρχουσες διαδικασίες, αντί να έλκει και να ενεργοποιεί τις νέες διαδικασίες (Λ) Ο Ανασχεδιασμός αναφέρεται στην αποποίηση θέσεων του παρελθόντος (Σ) I Η φιλοσοφία της Βελτίωσης των Επιχειρησιακών Διαδικασιών βασίζεται στην καλύτερη εκμετάλλευση των διατιθέμενων πόρων (Σ) Ο Ανασχεδιασμός των Επιχειρησιακών Διαδικασιών δεν καθορίζεται από το όραμα (Λ) Διαβάστε τη παρακάτω μελέτη περίπτωσης και απαντήστε στις παρακάτω ερωτήσεις: Ένας ιδιοκτήτης ζώου συντροφιάς, ο οποίος διαμένει σε δήμο του Κεντρικού Τομέα Αθηνών, θέλει να ταξιδέψει το ζωάκι του σε Τρίτη χώρα. Στη περίπτωσή αυτή θα οφείλει να προσέλθει στη Διεύθυνση Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής της Περιφέρειας για να προμηθευτεί «Κτηνιατρικό Υγειονομικό Πιστοποιητικό», το οποίο πιστοποιεί ότι το εν λόγω ζώο συντροφιάς είναι κλινικά υγιές, είναι ικανό να ταξιδέψει και συνοδεύεται από τ απαραίτητα δικαιολογητικά και παραστατικά. Προκειμένου να συγκεντρώσει τα παραπάνω ο ιδιοκτήτης του ζώου επισκέπτεται πρώτα ιδιώτη κτηνίατρο ο οποίος εξετάζει κλινικά το ζώο, εκδίδει διαβατήριο και καταγράφει σε αυτό όλα απαιτούμενα στοιχεία (στοιχεία ιδιοκτήτη, στοιχεία ζώου, εμβολιασμούς,

4 αποπαρασιτώσεις, αριθμός ηλεκτρονικής ταυτοποίησης ζώου, ημερομηνία τελευταίας κλινικής εξέτασης, πιστοποίηση ικανότητας του ζώου για να ταξιδέψει). Κατόπιν ο ιδιοκτήτης του ζώου προσέρχεται στη Διεύθυνση Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής και καταθέτει αίτηση για την χορήγηση «Κτηνιατρικού Υγειονομικού Πιστοποιητικού» προσκομίζοντας και το διαβατήριο και το βιβλιάριο υγείας του ζώου. Η αίτηση πρωτοκολλείται και υπάλληλος του αρμόδιου τμήματος την παραλαμβάνει, ελέγχει τα δικαιολογητικά και εφόσον αυτά είναι πλήρη χορηγεί άμεσα το εν λόγω πιστοποιητικό. Στη περίπτωση που το ζώο ταξιδέψει ασυνόδευτο ο υπάλληλος βεβαιώνει οφειλή στον ιδιοκτήτη ποσού των 30 ευρώ. Κατόπιν ο ιδιοκτήτης του ζώου πληρώνει ηλεκτρονικά το εν λόγω ποσό και επανέρχεται στη Διεύθυνση Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής της Περιφέρειας και καταθέτει το αντίστοιχο παραστατικό, οπότε του χορηγείται το αιτούμενο πιστοποιητικό. Στην περίπτωση που τα δικαιολογητικά δεν είναι πλήρη, τότε το πιστοποιητικό δεν χορηγείται και ο υπάλληλος που έκρινε την ανεπάρκεια των δικαιολογητικών τους ή την ακαταλληλότητά τους απαντά εγγράφως στον πολίτη σχετικά με αυτό. Στο παραπάνω παράδειγμα να εντοπίσετε και να απαντήσετε ή δυνατόν με μία πρόταση τη κάθε μία από τις παρακάτω ερωτήσεις: 1) Ποιος κατά τη γνώμη σας είναι ο ιδιοκτήτης της συγκεκριμένης διαδικασίας; Η Διεύθυνσης Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής της Περιφέρειας (λαμβάνω και τις δύο απαντήσεις σωστές) ή Ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής της Περιφέρειας 2) Ποια είναι τα στοιχεία εισόδου και εξόδου της συγκεκριμένης διαδικασίας. Είσοδος: Αίτηση, Διαβατήριο ζώου, Βιβλιάριο υγείας του ζώου ή Αίτηση, Διαβατήριο ζώου, Βιβλιάριο υγείας του ζώου, Παράβολο 30 Έξοδος Κτηνιατρικό Υγειονομικό Πιστοποιητικό ή Έγγραφη απάντηση (για δικαιολογητικά ελλιπή) 3) Ταξινομήστε τη διαδικασία: i) Βάσει του αριθμού των εισόδων της Πολύεισοδική

5 ii) Βάσει του επιχειρησιακού εύρους που καλύπτει Διατμηματική (λαμβάνοντας υπόψη και το τμήμα πρωτοκόλλου), ή Επιχειρησιακή ή Οριζόντια διαδικασία Επειδή το τμήμα πρωτοκόλλου δεν φαίνεται ρητά στο παράδειγμα ως διακριτή μονάδα, είναι αποδεκτές ως ορθές και οι κάτωθι απαντήσεις: Λειτουργική διαδικασία ή Τμηματική ή Κάθετη διαδικασία iii) Ως προς τον αποδέκτη των αποτελεσμάτων της Εξωτερική