Υλοποίηση εκπαιδευτικών σεναρίων χρήσης συστημάτων ERP για την υποστήριξη επιχειρησιακών λειτουργιών

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ Κατεύθυνση: Πληροφοριακά και Επικοινωνιακά Συστήματα Υλοποίηση εκπαιδευτικών σεναρίων χρήσης συστημάτων ERP για την υποστήριξη επιχειρησιακών λειτουργιών Η Διπλωματική Εργασία παρουσιάστηκε ενώπιον του Διδακτικού Προσωπικού του Πανεπιστημίου Αιγαίου Σε μερική εκπλήρωση των απαιτήσεων για το Μεταπτυχιακό Δίπλωμα Ειδίκευσης «Πληροφοριακά και Επικοινωνιακά Συστήματα» του ΑΠΟΣΤΟΛΟΥ Ε. ΝΙΚΟΛΑΟΥ Φεβρουάριος 2016 Επιβλέπων Καθηγητής: Λουκής Ν. Ευριπίδης

2 Η ΤΡΙΜΕΛΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΔΙΔΑΣΚΟΝΤΩΝ ΕΓΚΡΙΝΕΙ ΤΗ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΟΥ ΝΙΚΟΛΑΟΥ: Λουκής Ευριπίδης, Επιβλέπων Αναπληρωτής Καθηγητής Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων Κοκολάκης Σπυρίδων, Μέλος Αναπληρωτής Καθηγητής Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων Χαραλαμπίδης Ιωάννης, Μέλος Αναπληρωτής Καθηγητής Τμήμα Μηχανικών Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Συστημάτων ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 2016 ii

3 Copyright, Αποστόλου Ε. Νικόλαος 2016 Με επιφύλαξη παντός δικαιώματος. All rights reserved. Απαγορεύεται η αντιγραφή, αποθήκευση και διανομή της παρούσας εργασίας, εξ ολοκλήρου ή τμήματος αυτής, για εμπορικό σκοπό. Επιτρέπεται η ανατύπωση, αποθήκευση και διανομή για σκοπό μη κερδοσκοπικό, εκπαιδευτικής ή ερευνητικής φύσης, υπό την προϋπόθεση να αναφέρεται η πηγή προέλευσης και να διατηρείται το παρόν μήνυμα. Ερωτήματα που αφορούν τη χρήση της εργασίας για κερδοσκοπικό σκοπό πρέπει να απευθύνονται προς το συγγραφέα. Οι απόψεις και τα συμπεράσματα που περιέχονται σε αυτό το έγγραφο εκφράζουν το συγγραφέα και δεν πρέπει να ερμηνευθεί ότι αντιπροσωπεύουν τις επίσημες θέσεις του Πανεπιστημίου Αιγαίου. iii

4 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Τα Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων θεωρούνται τα τελευταία χρόνια ως απαραίτητη προϋπόθεση για την αποτελεσματική και εύρυθμη λειτουργία της σύγχρονης επιχείρησης. Εξυπηρετούν την κάλυψη των καθημερινών αναγκών της επιχείρησης και συμβάλλουν στην ενοποίηση όλων των διαδικασιών και λειτουργιών της. Συνεπώς, τα οφέλη που προκύπτουν από την επιτυχή υλοποίηση ενός έργου ERP είναι ιδιαίτερα σημαντικά. Σκοπός της παρούσας διπλωματικής εργασίας είναι η παρουσίαση και ανάλυση σημαντικών λειτουργιών στα υποσυστήματα Αγορών, Πωλήσεων και Αποθηκών. Για την ανάλυση των λειτουργιών αυτών δημιουργήθηκαν αντίστοιχα σενάρια, τα οποία υλοποιούνται με χρήση του ERP συστήματος Microsoft Dynamics NAV. Παράλληλα με την υλοποίηση των σεναρίων, επιχειρείται και μία παρουσίαση των νέων χαρακτηριστικών και δυνατοτήτων της έκδοσης 2013 R2 του συστήματος. Στο τέλος της εργασίας παρουσιάζονται τα ενδιαφέροντα συμπεράσματα, τα οποία εξάγονται από την χρήση του NAV 2013 R2. iv

5 ABSTRACT Enterprise Resource Planning Systems are considered to be an essential requirement for the effective and proper function of a contemporary enterprise. They meet the daily demands of the business and contribute to the integration of all processes and functions. Therefore, the benefits of the successful implementation of an ERP project are highly important. The purpose of this thesis is the presentation and analysis of the most significant functions in Purchases, Sales and Warehouse modules. The scenarios, which were created for the analysis of these functions, were implemented using the Microsoft Dynamics NAV ERP system. Besides the implementation of the scenarios, we attempt to present the new features and abilities offered by the 2013 R2 version. Finally, we present the interesting conclusions arising from the use of NAV 2013 R2. v

6 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ ΑΦΙΕΡΩΣΕΙΣ Με το πέρας της παρούσας διπλωματικής εργασίας, θα ήθελα να εκφράσω τις θερμές μου ευχαριστίες σε όσους συνέβαλαν στην εκπόνηση της εργασίας αυτής. Αρχικά, θα ήθελα να ευχαριστήσω τον κύριο Ευριπίδη Ν. Λουκή, αναπληρωτή καθηγητή και επιβλέποντα της διπλωματικής εργασίας, για την άψογη συνεργασία και την πολύτιμη καθοδήγηση κατά την εκπόνηση της εργασίας. Η πολυετής εμπειρία του στον χώρο των Ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων ήταν ένα σημαντικό κίνητρο που με ώθησε να επιλέξω το συγκεκριμένο θέμα για την εργασία μου. Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω θερμά τους αναπληρωτές καθηγητές του τμήματος, Σπύρο Κοκολάκη και Γιάννη Χαραλαμπίδη, οι οποίοι αξιολόγησαν την εργασία μου. Ένα πολύ μεγάλο ευχαριστώ οφείλω σίγουρα στη σύζυγό μου, Αναστασία και στις κόρες μου, Μυρτώ και Ασπασία, για την αμέριστη συμπαράσταση και υποστήριξή τους κατά τη διάρκεια των σπουδών μου στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου. Η παρούσα διπλωματική εργασία είναι δικαίως αφιερωμένη σε αυτές. vi

7 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΕΡΙΛΗΨΗ... iv ABSTRACT... v ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ - ΑΦΙΕΡΩΣΕΙΣ... vi ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ... vii ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 - Εισαγωγή... 9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 - Συστήματα ERP Εισαγωγή Συστήματα ERP Νησίδες αυτοματισμού Ιστορική αναδρομή Δομή και βασικές λειτουργίες ενός συστήματος ERP Τρόποι ανάπτυξης ενός συστήματος ERP Προμηθευτές ERP συστημάτων και μερίδιο αγοράς Υλοποίηση ERP συστημάτων Λόγοι υλοποίησης ενός έργου ERP Επίπεδο ικανοποίησης από την χρήση ERP Οφέλη από την χρήση ERP συστημάτων Μειονεκτήματα ERP συστημάτων Κρίσιμοι παράγοντες για την επιτυχή υλοποίηση έργων ERP Το μοντέλο κρίσιμων παραγόντων επιτυχίας των Esteves και Pastor Περαιτέρω σημαντικά θέματα ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 - Μεθοδολογία ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 - Microsoft Dynamics NAV 2013 R Η ιστορία του Microsoft Dynamics NAV Παρουσίαση του συστήματος User Interface Κορδέλα (Ribbon) Application Menu Παράθυρο Πλοήγησης (Navigation Pane) Γραμμή Κατάστασης (Status Bar) Σελίδες (Pages) Λίστες (Lists) Κάρτες (Cards) Κέντρο Εργασιών Χρήστη (Role Center) Εξατομίκευση (User Personalization) Τμήματα (Departments) Περισσότερες νέες δυνατότητες Ενσωμάτωση Microsoft OneNote Εύρεση (Find) Μετάβαση (Go to) vii

8 4.3.4 Οικονομική Ανάλυση Γραφήματα (Charts) Διαχείριση Συναρμολόγησης Προϊόντων (Assembly Management) Διαθεσιμότητα Προϊόντος (Item Availability) Φύλλα κατανομής χρόνου (Time Sheets) Συνεργασία με το Microsoft Excel Ρόλοι στο NAV 2013 R Συντομεύσεις Πληκτρολογίου στο NAV 2013 R ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Υλοποίηση επιχειρησιακών σεναρίων στα υποσυστήματα αγορών και πωλήσεων Δημιουργία Προμηθευτή Εισαγωγή Εκπτώσεων Προμηθευτή Δημιουργία Προϊόντος Απόδοση Κωδικού Καταχώρηση Προσφορών από Προμηθευτές και Παραγγελία Αγοράς Παραλαβή Τιμολόγηση Πληρωμή Τιμολογίου Δημιουργία Πελάτη και Προσφοράς Πώλησης Παραγγελία Πώλησης και Αποστολή Προϊόντων Τιμολόγηση Παραγγελίας Είσπραξη Παραγγελίας ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 - Διαμόρφωση εξειδικευμένων αναφορών (Reporting) Δημιουργία αναφοράς ανάλυσης πωλήσεων Δημιουργία αναφοράς ανάλυσης αγορών Δημιουργία αναφοράς ανάλυσης αποθεμάτων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 - Υλοποίηση επιχειρησιακών σεναρίων στο υποσύστημα αποθηκών Δημιουργία νέας αποθήκης Μετακίνηση προϊόντων Χρήση σύνθετων αποθηκών Εσωτερική μετακίνηση προϊόντων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 - Συμπεράσματα και κριτική ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ viii

9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Εισαγωγή Στη σημερινή εποχή οι επιχειρήσεις είναι αναγκασμένες να λειτουργούν σε ένα οικονομικό περιβάλλον εντονότατου ανταγωνισμού, με τις προκλήσεις για τις εταιρείες να γίνονται όλο και σημαντικές και τις απαιτήσεις του καταναλωτικού κοινού να αυξάνονται συνεχώς. Μία σύγχρονη επιχείρηση που έχει ως στόχο να επιτύχει μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα είναι υποχρεωμένη να παίρνει συνεχώς μέτρα για αναβάθμιση των προϊόντων και των υπηρεσιών της, προκειμένου να διατηρήσει το ανταγωνιστικό της πλεονέκτημα. Η ανάγκη για μείωση του κόστους παραγωγής και αποθήκευσης, για αύξηση της αποδοτικότητας και παραγωγικότητας και για ποιοτικότερη παροχή υπηρεσιών στους πελάτες, ωθεί τις επιχειρήσεις στη χρήση έξυπνων εργαλείων νέας τεχνολογίας που θα συμβάλλουν στη διατήρηση της ανταγωνιστικότητάς τους. Σε αυτό το απαιτητικό επιχειρηματικό περιβάλλον, τα Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων αποτελούν έναν απαραίτητο σύμμαχο, καθώς καλύπτουν όλο το φάσμα των επιχειρηματικών διαδικασιών της εταιρείας, παρέχοντας έγκυρη ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο. Με στόχο τη διερεύνηση των δυνατοτήτων που προσφέρει ένα τέτοιο σύστημα ERP, εκπονείται η παρούσα διπλωματική εργασία, η οποία είναι δομημένη σε οχτώ κεφάλαια. Στο Κεφάλαιο 1 πραγματοποιείται μία σύντομη εισαγωγή στο θέμα ανάλυσης της εργασίας, ενώ το Κεφάλαιο 2 αναφέρεται θεωρητικά στα Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων. Το Κεφάλαιο 3 ασχολείται με τη μεθοδολογία που ακολουθήθηκε για τη συγγραφή της εργασίας και στο Κεφάλαιο 4 επιχειρείται μία παρουσίαση του ERP συστήματος Microsoft Dynamics NAV 2013 R2, καθώς και των σημαντικότερων νέων δυνατοτήτων που προσφέρει στους χρήστες. Ακολουθεί η υλοποίηση επιχειρησιακών σεναρίων στα υποσυστήματα αγορών, πωλήσεων και αποθηκών με τη βοήθεια κειμένου και οθονών του συστήματος. Συγκεκριμένα, στο Κεφάλαιο 5 υλοποιείται μία σειρά σεναρίων που καλύπτουν λειτουργίες των υποσυστημάτων αγορών και πωλήσεων, στο Κεφάλαιο 6 παρουσιάζονται εξειδικευμένες αναφορές που μπορούμε να λάβουμε από το σύστημα, ενώ στο Κεφάλαιο 7 υλοποιούνται σενάρια με χρήση του υποσυστήματος αποθηκών. Τέλος, στο Κεφάλαιο 8 παρουσιάζονται τα συμπεράσματα της διπλωματικής εργασίας μαζί με μία συνοπτική κριτική στην έκδοση 2013 R2 του συστήματος της Microsoft Dynamics. 9

10 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 - Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων 2.1 Εισαγωγή Οι συνεχώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις της αγοράς και η ανάγκη για ενοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και αποτελεσματική διαχείριση της πληροφορίας προϋποθέτουν ευελιξία και προσαρμοστικότητα από τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Σε αυτή την κατεύθυνση, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις, όχι μόνο μεγάλες, αλλά και μεσαίου ή μικρού μεγέθους, τάσσονται υπέρ της υλοποίησης ενός έργου ERP, με στόχο να αποκομίσουν τα πολλαπλά οφέλη που προκύπτουν από την επιτυχή έκβαση ενός τέτοιου εγχειρήματος. 2.2 Συστήματα ERP Με τον όρο «Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων», τα λεγόμενα συστήματα ERP (Enterprise Resource Planning Systems), εννοούμε ένα πληροφοριακό σύστημα που υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες μίας επιχείρησης και τις διασυνδέσεις μεταξύ των λειτουργιών αυτών. Ένα τέτοιο σύστημα επιτρέπει τον ενοποιημένο προγραμματισμό χρήσης, καθώς και την αξιοποίηση και παρακολούθηση όλων των παραγωγικών πόρων της επιχείρησης, με σκοπό την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών της. Ένα ERP σύστημα αποτελείται από έναν αριθμό υποσυστημάτων, ένα ή περισσότερα για κάθε λειτουργία της επιχείρησης, τα οποία είναι συνδεδεμένα σε μία κοινή βάση δεδομένων. Όλες οι συναλλαγές της επιχείρησης καταχωρούνται στο σύστημα και μάλιστα είναι διαθέσιμες σε πραγματικό χρόνο, γεγονός που επιτρέπει την άμεση διακίνηση των αναγκαίων πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων και των υπαλλήλων της επιχείρησης. [7] 2.3 Νησίδες αυτοματισμού Η εποχή πριν από την εμφάνιση των Ολοκληρωμένων Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων χαρακτηρίζεται από το παράδοξο φαινόμενο της χρήσης πολλών και διαφορετικών νησίδων λογισμικού με απομονωμένες βάσεις δεδομένων. Το γεγονός ότι αυτά τα μικρά πληροφοριακά συστήματα ήταν ανεξάρτητα και ασύνδετα μεταξύ τους 10

11 αποτελούσε τροχοπέδη για την παραγωγικότητα των επιχειρήσεων, ενώ δημιουργούσε μία σειρά από δυσλειτουργίες, καθυστερήσεις και υψηλά κόστη συντήρησης και αναβάθμισης. Τα δεδομένα του ενός συστήματος δεν ήταν δυνατό να χρησιμοποιηθούν από τα υπόλοιπα συστήματα και οι ασυμφωνίες ανάμεσα στα δεδομένα των μεμονωμένων εφαρμογών ήταν συχνό φαινόμενο. Ταυτόχρονα, ο διασκορπισμός των πληροφοριών σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων καθιστούσε πρακτικά αδύνατη τη σύνταξη συνδυασμένων αναφορών και στατιστικών αναλύσεων από τα επιμέρους τμήματα των εταιρειών. [7] Με την πάροδο των χρόνων, η ανάγκη ύπαρξης ενός ενιαίου εταιρικού συστήματος έγινε όλο και πιο επιτακτική, καθώς αποδείχθηκε ότι η ενοποίηση όλων των μεμονωμένων συστημάτων είναι απαραίτητη συνθήκη για την αποτελεσματική λειτουργία των επιχειρήσεων. Βέβαια, το να καταφέρει μία εταιρεία να κάνει όλα αυτά τα διαφορετικά συστήματα να συνεργαστούν μεταξύ τους αποτελούσε μεγάλη πρόκληση. Τη λύση στο μεγάλο αυτό πρόβλημα έρχονται να δώσουν τα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων. 2.4 Ιστορική Αναδρομή Εικόνα 1: Εξέλιξη ERP συστημάτων Τα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων θεωρούνται στη σημερινή εποχή ως αναγκαία προϋπόθεση για την εύρυθμη λειτουργία της σύγχρονης επιχείρησης, τη διαχείριση των σχέσεών της με πελάτες και προμηθευτές και τη διεξαγωγή ηλεκτρονικού εμπορίου. 11

12 Συστήματα Inventory Control Η μακρόχρονη ιστορία των ERP συστημάτων έχει τις ρίζες της περίπου μισό αιώνα πριν [11]. Συγκεκριμένα, ξεκινά κατά τη δεκαετία του 1960, όταν και εμφανίστηκαν τα πρώτα πληροφοριακά συστήματα ελέγχου αποθεμάτων (Inventory Control). Βασικό χαρακτηριστικό των συστημάτων IC ήταν ότι χρησιμοποιούσαν μία πρόγνωση της ζήτησης των διαφόρων ειδών της επιχείρησης, με σκοπό να καθοριστεί η κατάλληλη πολιτική παραγγελιών. Έτσι, υπολόγιζαν το απόθεμα ασφαλείας για κάθε προϊόν και μια στάθμη αναπαραγγελίας, με βάση την οποία προέβαιναν στις αναγκαίες παραγγελίες και προμήθειες. Τα συστήματα IC είχαν επίσης τη δυνατότητα να ενημερώνουν την τρέχουσα ποσότητα κάθε είδους στο απόθεμα, κάνοντας μία επεξεργασία των εισαγωγών και εξαγωγών του. Συστήματα MRP (Material Requirements Planning) Κατά τη δεκαετία του 1970 εμφανίστηκαν στην αγορά οι πρώτες εφαρμογές για τον προγραμματισμό των αναγκών υλικού, τα λεγόμενα συστήματα MRP (Material Requirements Planning). Τα συγκεκριμένα συστήματα, βασιζόμενα στον κατάλογο υλικών και στην εκτιμώμενη ζήτηση ενός προϊόντος, κατάφερναν να υπολογίσουν την ποσότητα που πρέπει να παραχθεί για κάθε ενδιάμεσο και τελικό προϊόν, καθώς και τον προβλεπόμενο χρόνο παραγωγής. Παρόμοια διαδικασία ακολουθούνταν και για τις παραγγελίες των προμηθευόμενων ειδών, ενώ το σύστημα μπορούσε επίσης να υπολογίσει την απαιτούμενη διάρκεια χρήσης του παραγωγικού εξοπλισμού της εταιρείας. Τα συστήματα προγραμματισμού απαιτήσεων υλικών είχαν μεγάλη απήχηση στην αγορά, καθώς παρουσίαζαν μία σειρά από πλεονεκτήματα, με βασικότερο την αποτελεσματικότερη διαχείριση των αποθεμάτων. Διευκόλυναν την τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων παράδοσης των ειδών, με συνέπεια να αυξηθούν τα επίπεδα εξυπηρέτησης και ικανοποίησης των πελατών. Εκτός από αυτά, οι εταιρείες απέκτησαν τη δυνατότητα καλύτερης αξιοποίησης του εξοπλισμού τους και γρηγορότερης προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες ανάγκες της αγοράς. Χάρη στα συστήματα MRP βελτιώθηκε όχι μόνο η ποιότητα υπηρεσιών, αλλά και η ποιότητα εργασίας εντός της εταιρείας. Συστήματα MRP II (Manufacturing Resources Planning) Η επέκταση των συστημάτων MRP πραγματοποιήθηκε τη δεκαετία του 1980 με την κυκλοφορία των συστημάτων MRP II (Manufacturing Resources Planning). Τα συγκεκριμένα συστήματα δεν εστίαζαν μόνο στη διαχείριση των απαραίτητων υλικών για την παραγωγή, αλλά και των υπόλοιπων πόρων που εμπλέκονται στη διαδικασία, όπως τα μηχανήματα, το ανθρώπινο δυναμικό και οι οικονομικοί πόροι. Συνεπώς, τα συστήματα MRP II ήταν σε θέση να 12

13 καταρτίσουν ένα ρεαλιστικό πλάνο παραγωγής των προϊόντων, με το να υπολογίζουν τις απαιτήσεις για το σύνολο των παραγωγικών πόρων της επιχείρησης. Συστήματα ERP Κατά τη δεκαετία του 1990, φάνηκε εντονότερα η ανάγκη σχεδιασμού πληροφοριακών συστημάτων, τα οποία θα αναλαμβάνουν την ενοποιημένη διαχείριση όλων των πόρων της εταιρείας. Για το λόγο αυτό, αναπτύχθηκαν τα πρώτα συστήματα ERP, τα οποία παρείχαν νέες σημαντικές δυνατότητες στις επιχειρήσεις. Με το ERP η εταιρεία μπορεί πλέον να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τις αποθήκες, τα οικονομικά της και τις συναλλαγές της με πελάτες και προμηθευτές. Ένα πρόσθετο χαρακτηριστικό των συστημάτων ERP είναι η υποστήριξη πληθώρας νομισμάτων και γλωσσών που βοηθάει στρατηγικά τις επιχειρήσεις στη διεθνοποίηση των δραστηριοτήτων τους. Συστήματα ERP II (extended ERP) Η χρήση των ERP συστημάτων εξαπλώθηκε γρήγορα στον κόσμο των επιχειρήσεων υποστηρίζοντας σε σημαντικό βαθμό τη λειτουργία τους. Ωστόσο, οι νέες ανάγκες των επιχειρήσεων κατά τη δεκαετία του 2000, οδήγησαν στο σχεδιασμό νέων εξειδικευμένων υποσυστημάτων που συχνά μπορούν να λειτουργούν και ως αυτόνομες εφαρμογές διασυνδεδεμένες με το ERP σύστημα της εταιρείας. Η νέα γενιά ERP ονομάστηκε ERP II (extended ERP) και πλέον τα διευρυμένα αυτά πληροφοριακά συστήματα περιλαμβάνουν συνήθως υποσυστήματα υποστήριξης αποφάσεων, διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες, διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας και ηλεκτρονικού εμπορίου. Αυτά τα νέα υποσυστήματα του ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων χρησιμοποιούν την ίδια ενιαία βάση δεδομένων με τα υπόλοιπα υποσυστήματα, αυξάνοντας σημαντικά τη λειτουργικότητα των επιχειρήσεων. Μπορεί όμως να τα συναντήσουμε και ως αυτόνομα συστήματα, τα οποία διασυνδέονται με το ERP σύστημα της επιχείρησης. Υποσύστημα επιχειρηματικής ευφυΐας υποστήριξης λήψης αποφάσεων Το υποσύστημα επιχειρηματικής ευφυΐας υποστήριξης λήψης αποφάσεων (Business Intelligence Decision Support Subsystem) εξυπηρετεί κυρίως επιχειρήσεις που έχουν ιδιαίτερες ανάγκες υποβοήθησης και υποστήριξης στη λήψη σημαντικών επιχειρηματικών αποφάσεων. Το συγκεκριμένο υποσύστημα μπορεί να καλύψει τις ανάγκες αυτές, προϋποθέτει όμως την ύπαρξη προηγμένου εξοπλισμού υψηλής υπολογιστικής δύναμης, εξειδικευμένες αποθήκες δεδομένων και συνεργασία με εξειδικευμένα 13

14 εργαλεία, όπως για παράδειγμα On Line Analytical Processing tools, Data Mining tools, καθώς και Decision και Effectiveness Modeling tools. Υποσύστημα Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πελάτες Μία εφαρμογή που κερδίζει συνεχώς έδαφος τα τελευταία χρόνια αποτελούν τα Συστήματα Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πελάτες, τα λεγόμενα CRM (Customer Relationship Management). Ένα τέτοιο υποσύστημα μπορεί να υποστηρίξει την επιχείρηση στην προσπάθειά της για εντοπισμό υποψήφιων πελατών, τη μετατροπή τους σε πελάτες της επιχείρησης, καθώς και την συνεχή εξυπηρέτησή τους, με σκοπό τη διατήρησή τους προς όφελος της εταιρείας. Αξιοποιώντας τις δυνατότητες που προσφέρει το CRM, μία επιχείρηση είναι σε θέση να παρακολουθεί επιτυχώς όλες τις απαραίτητες ενέργειες πριν από την επίτευξη μίας πώλησης (pre-sales activities) και τις ανάλογες ενέργειες που πρέπει να γίνουν για την καλύτερη εξυπηρέτηση και τη διατήρηση του πελάτη μετά την πώληση (post-sales activities). [7] Το σύστημα Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πελάτες διακρίνεται κυρίως σε Λειτουργικό ή Διεκπεραιωτικό (Operational CRM) και Αναλυτικό (Analytical CRM). Το Λειτουργικό CRM περιλαμβάνει εργαλεία και διαδικασίες που υποβοηθούν την εταιρεία στην προσέγγιση και εξυπηρέτηση των πελατών της. Με τον τρόπο αυτό, καλύπτονται όλες οι front-office διαδικασίες επικοινωνίας με τον πελάτη, ενώ παράλληλα αυτοματοποιούνται οι πωλήσεις, η λήψη παραγγελιών και πολλές λειτουργίες μάρκετινγκ. Πρακτικά θέματα που καλύπτει το Λειτουργικό CRM είναι όλες οι επαφές που έχουμε με κάποιον πελάτη πριν ή μετά από μία πώληση με οποιονδήποτε τρόπο, για παράδειγμα μέσω fax, , αλληλογραφίας, call center κλπ. Το Αναλυτικό CRM αναλαμβάνει την επεξεργασία και ανάλυση της πληθώρας των δεδομένων που συλλέγονται κατά τις καθημερινές αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες. Αποτελεί δηλαδή το back-office τμήμα του CRM και έχει ως στόχο την εξαγωγή χρήσιμης γνώσης για τη δημιουργία επωφελών σχέσεων μεταξύ πελατών και επιχείρησης. Πρακτικά, το Αναλυτικό CRM μπορεί να παρακολουθεί την καταναλωτική συμπεριφορά των πελατών, να εντοπίζει πιθανούς νέους πελάτες και να διεξάγει στοχευμένες και εξειδικευμένες προωθητικές καμπάνιες. Εκτός από αυτά, βοηθά στην ανάλυση της κερδοφορίας ανά πελάτη και στη λήψη σημαντικών διοικητικών αποφάσεων σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχει η επιχείρηση. Υποσύστημα Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας Ένα επιπλέον υποσύστημα που μπορεί να περιλαμβάνεται σε ένα extended ERP είναι το υποσύστημα Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management). Το SCM καθιστά δυνατό τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση όλων των διαδικασιών που περιλαμβάνονται στην εφοδιαστική αλυσίδα μίας επιχείρησης, όπως την παραγωγή, τις αποστολές ειδών, τη διαχείριση των αποθεμάτων κ.ά. Παράλληλα, επιτρέπει τον 14

15 συντονισμό και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ όλων των εμπλεκομένων στην εφοδιαστική αλυσίδα, διευκολύνοντας έτσι τη συνεργασία μεταξύ εργαζομένων, προμηθευτών, πελατών και καναλιών διανομής. Υποσύστημα Ηλεκτρονικού Εμπορίου Αυτόνομο ή διασυνδεδεμένο με το ERP σύστημα, μπορεί να είναι και το υποσύστημα Ηλεκτρονικού Εμπορίου (E-commerce). Χρησιμοποιώντας την ενοποιημένη βάση δεδομένων του ERP, το υποσύστημα αυτό είναι σε θέση να φιλοξενεί ιστοσελίδες που παρέχουν πληροφόρηση σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της εταιρείας, επιτρέποντας παράλληλα την τοποθέτηση και διεκπεραίωση παραγγελιών. 2.5 Δομή και βασικές λειτουργίες ενός ERP συστήματος Με σκοπό να υποστηρίξει κατάλληλα τις διάφορες λειτουργίες μίας επιχείρησης, ένα τυπικό σύστημα ERP είναι δομημένο σε ένα πλήθος από επιμέρους υποσυστήματα. Τα συγκεκριμένα υποσυστήματα διασυνδέονται μεταξύ τους μέσω μίας κοινής εταιρικής βάσης δεδομένων, με στόχο τη γρήγορη, εύκολη και αξιόπιστη ανταλλαγή δεδομένων. Τα δεδομένα από κάθε επιμέρους υποσύστημα αποθηκεύονται στην κοινή βάση και είναι σε πραγματικό χρόνο προσπελάσιμα από τους χρήστες των υπολοίπων υποσυστημάτων. Η γενική δομή ενός συστήματος ERP μπορεί να αποτυπωθεί στην παρακάτω εικόνα. Ακρογωνιαίο λίθο του συστήματος αποτελεί η κοινή βάση δεδομένων, η οποία επιτρέπει την έντονη διασύνδεση των επιμέρους υποσυστημάτων. 15

16 Εικόνα 2: Γενική Δομή ERP [6] Οι σημαντικότερες λειτουργίες που υποστηρίζονται από ένα ή περισσότερα υποσυστήματα είναι οι ακόλουθες: [5] Οικονομική Διαχείριση (Financial Management) Το υποσύστημα της οικονομικής διαχείρισης αποτελεί ίσως το βασικότερο υποσύστημα σε ένα ERP, με το οποίο επικοινωνούν και ανταλλάσσουν δεδομένα όλα σχεδόν τα υπόλοιπα υποσυστήματα. Οι συνηθέστερες διεργασίες που περιλαμβάνει είναι η Γενική Λογιστική, η Αναλυτική Λογιστική, η Διαχείριση Παγίων, η Διαχείριση εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών, μισθοδοσία κ.ά. Διαχείριση Προμηθειών (Purchasing Management) 16

17 Το συγκεκριμένο υποσύστημα περιλαμβάνει συνήθως τη Διαχείριση προσφορών και εντολών αγοράς, τον έλεγχο των παραλαβών και την αξιολόγηση των προμηθευτών της επιχείρησης. Είναι στενά συνδεδεμένο με τα υποσυστήματα Αποθήκευσης και Διανομής, Παραγωγής, καθώς και με αυτό της Οικονομικής Διαχείρισης. Διαχείριση Πωλήσεων (Sales Management) Το υποσύστημα Πωλήσεων και Μάρκετινγκ υποστηρίζει, ως επί το πλείστον, τη λήψη παραγγελιών, την τιμολόγηση, το μητρώο πελατών και την επισκόπηση στατιστικών όσον αφορά τις πωλήσεις της εταιρείας. Πολλές φορές, μπορεί να περιλαμβάνει την εξυπηρέτηση των πελατών, προβλέψεις ζήτησης των προϊόντων, μάρκετινγκ και διεξαγωγή ηλεκτρονικού εμπορίου. Όπως και το αντίστοιχο υποσύστημα προμηθειών, έτσι και το υποσύστημα πωλήσεων ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με τα υποσυστήματα Αποθήκευσης και Διανομής, Παραγωγής, καθώς και με αυτό της Οικονομικής Διαχείρισης. Διαχείριση Παραγωγής (Manufacturing Management) Το υποσύστημα παραγωγής υποστηρίζει, μεταξύ άλλων, τον προγραμματισμό παραγωγής και απαιτήσεων υλικών, τον έλεγχο της διαδικασίας παραγωγής και την κοστολόγηση της παραγωγής. Ως υποσύστημα, επικοινωνεί κυρίως με τα υποσυστήματα πωλήσεων και προμηθειών, αποθήκευσης και οικονομικής διαχείρισης. Διαχείριση Αποθεμάτων και Διανομών (Inventory and Distribution Management) Το υποσύστημα αποθεμάτων και διανομών αναλαμβάνει τη διαχείριση των αποθεμάτων, τον προγραμματισμό απαιτήσεων διανομής, ενώ μπορεί να εμπεριέχει τη διαχείριση των ειδών και των αποθηκών της εταιρείας. Συνεπώς, η λειτουργία του συνδέεται έντονα με τα υποσυστήματα πωλήσεων και προμηθειών, παραγωγής και οικονομικής διαχείρισης. Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού (Human Resources Management) Το εν λόγω υποσύστημα εξυπηρετεί τις περισσότερες φορές τον προγραμματισμό του προσωπικού, την αξιολόγησή του και τη μισθοδοσία των υπαλλήλων της επιχείρησης. Άλλες λειτουργίες που μπορεί να υποστηρίζει είναι η διαχείριση των αδειών του προσωπικού, καθώς και της εκπαίδευσής του. Το υποσύστημα ανθρώπινου δυναμικού επικοινωνεί συχνότερα με αυτό της οικονομικής διαχείρισης. 17

18 2.6 Τρόποι ανάπτυξης ενός συστήματος ERP Ένα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων μπορεί να αναπτυχθεί εντός μίας επιχείρησης με δύο τρόπους: [6] Α) Η επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ως βάση ένα λογισμικό πακέτο που προϋπάρχει στην αγορά και να προσαρμόσει τη λειτουργία του, ανάλογα με τις ανάγκες της. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μέσω της ρύθμισης παραμέτρων του συστήματος, μέσω της εισαγωγής αρχικών στοιχείων που αφορούν τη συγκεκριμένη επιχείρηση ή μέσω παρέμβασης στον κώδικα του συστήματος. Η συγκεκριμένη προσέγγιση παρουσιάζει σημαντικά πλεονεκτήματα, καθώς χαρακτηρίζεται από χαμηλότερο κόστος, ταχύτερη υλοποίηση και μικρότερο κίνδυνο αποτυχίας. Επίσης, συχνά περιλαμβάνει μία σειρά από βέλτιστες πρακτικές. Ωστόσο, υπάρχει η πιθανότητα ένα έτοιμο λογισμικό πακέτο να απέχει πολύ από τις ανάγκες και τις λειτουργίες μίας επιχείρησης, ώστε να μην είναι εφικτή η προσαρμογή και παραμετροποίησή του. Επίσης, η ενσωμάτωση ενός ERP συστήματος μπορεί να απαιτεί συχνά αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Τέτοιες αλλαγές μπορεί να είναι θετικές και να συμβάλλουν στη βελτίωση της λειτουργίας και της απόδοσης της επιχείρησης, αρκετές φορές όμως είναι αρνητικές και οδηγούν σε λειτουργικά προβλήματα και μείωση της απόδοσης. Ένα έτοιμο λογισμικό πακέτο είναι δυνατό να εγκατασταθεί στους υπολογιστές της επιχείρησης ή σε υπολογιστές κάποιου παρόχου υπηρεσιών cloud. Οι υπηρεσίες αυτές είναι γνωστές ως υπηρεσίες Software as a Service (SaaS), καθώς ο πάροχος παρέχει στην επιχείρηση και το λογισμικό, αλλά και τους υπολογιστές φιλοξενίας. Οι υπηρεσίες SaaS κερδίζουν όλο και περισσότερο έδαφος στον χώρο των ERP, γεγονός που επιβεβαιώνεται και από την τελευταία έρευνα της Panorama Consulting Solutions. Σύμφωνα με αυτή, το ποσοστό των επιχειρήσεων που επέλεξαν υπηρεσίες SaaS για την υλοποίηση του συστήματός τους αυξήθηκε θεαματικά από το 4% στο 33%, ενώ 11% των οργανισμών επέλεξε την εναλλακτική του Cloud ERP. Αντίστοιχα, το ποσοστό που επέλεξε on-premise λογισμικό έπεσε από το 85% στο 66% [2]. Όπως άλλωστε επισημαίνεται και στην πρόσφατη έρευνα των Huang και Yasunda, η παραδοσιακή βιομηχανία ERP συστημάτων μεταβάλλεται και οι διάφορες ανάγκες των οργανισμών επιταχύνουν την αλλαγή αυτή [11]. Β) Η δεύτερη επιλογή για μία επιχείρηση που θέλει να αποκομίσει τα οφέλη της χρήσης ενός συστήματος ERP είναι να αναπτύξει εξαρχής το λογισμικό που θα ανταποκριθεί καλύτερα στις ανάγκες της. Το έργο μπορεί να ανατεθεί σε κάποια εξωτερική εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού ή στο εξειδικευμένο προσωπικό της ίδιας της επιχείρησης. Αν και αυτή η προσέγγιση ανταποκρίνεται επακριβώς στις λειτουργίες και τις ανάγκες της επιχείρησης, πρόκειται συνήθως για μία δαπανηρή λύση που 18

19 απαιτεί μεγαλύτερο χρόνο υλοποίησης. Εκτός από αυτό, σε σχετικά πολύπλοκα συστήματα υφίσταται σημαντικός κίνδυνος αποτυχίας, ενώ παρέχεται περιορισμένη δυνατότητα επανασχεδιασμού των διαδικασιών της επιχείρησης. Το λογισμικό που θα αναπτύξουμε μπορεί επίσης να φιλοξενείται σε υπολογιστές ενός παρόχου cloud, οπότε μιλάμε για υπηρεσίες Infrastructure as a Service (IaaS). Στην περίπτωση που ο πάροχος προσφέρει και επιπρόσθετο λογισμικό, όπως συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, τότε μας παρέχει υπηρεσίες Platform as a Service (PaaS). 2.7 Προμηθευτές ERP συστημάτων και μερίδιο αγοράς Το μερίδιο αγοράς που κατείχαν οι σημαντικότεροι προμηθευτές ERP συστημάτων κατά το έτος 2013 φαίνεται στο ακόλουθο γράφημα. Όπως συμπεραίνουμε, η εταιρεία που κατέχει διαχρονικά το μεγαλύτερο μερίδιο στην αγορά Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων είναι η SAP με το δημοφιλές πακέτο της, το SAP R/3. Ακολουθεί η Oracle, ενώ η Microsoft καταλαμβάνει το 5% της αγοράς ERP. Παράλληλα, νέοι προμηθευτές ERP με τεράστια ανάπτυξη εμφανίζονται τα τελευταία χρόνια, απειλώντας την υπεροχή της SAP. Πολλοί από αυτούς, ιδιαίτερα σε αναπτυσσόμενες χώρες, προσφέρουν όλο και πιο οικονομικά προϊόντα, τα οποία είναι εύκολο να υλοποιηθούν και να συντηρηθούν από μικρομεσαίες επιχειρήσεις [11]. Εικόνα 3: Μερίδιο Αγοράς ERP [4] 19

20 2.8 Υλοποίηση ERP Συστημάτων Όσον αφορά τη μέθοδο υλοποίησης ενός ERP συστήματος, διακρίνουμε δύο κυρίως προσεγγίσεις: [6] Α) Big-Bang Implementation (Συνολική Υλοποίηση) Κατά τη συγκεκριμένη μέθοδο υλοποίησης, εισάγονται όλα τα υποσυστήματα του ERP σε όλη την επιχείρηση την ίδια προκαθορισμένη χρονική στιγμή. Συνεπώς, απαιτείται εκ των προτέρων πολύ προσεκτικός σχεδιασμός, καθώς η διοίκηση πρέπει να καθορίσει ποιες οργανωτικές αλλαγές είναι απαραίτητες, ώστε η υλοποίηση να είναι βιώσιμη. Επιπλέον, οι χρήστες του συστήματος πρέπει να εκπαιδευτούν επαρκώς στο νέο σύστημα και οι διαχειριστές των δεδομένων να μετατρέψουν, αν χρειάζεται, και να μεταφέρουν τα δεδομένα από το προηγούμενο σύστημα στο καινούριο. Σε κάθε περίπτωση, θεωρείται επιβεβλημένη η διεξαγωγή εκτεταμένων ελέγχων. Η υλοποίηση Big-Bang μπορεί να διακριθεί σε πέντε φάσεις: κατά την πρώτη φάση επιλέγονται οι διαδικασίες από κάθε υποσύστημα που καλύπτουν τις ανάγκες της επιχείρησης. Στη συνέχεια, το ERP σύστημα προσαρμόζεται ανάλογα με τις απαιτήσεις μας και ακολουθούν οι επιμέρους δοκιμές των υποσυστημάτων. Στην επόμενη φάση, δοκιμάζεται συνολικά το σύστημα, ώστε στην τελική πέμπτη φάση να μπορούν όλα τα υποσυστήματα να τεθούν μαζί σε παραγωγική λειτουργία. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα της μεθόδου αυτής είναι, ότι απαιτείται μικρός χρόνος υλοποίησης. Επιπλέον, δεν χρειάζονται προγράμματα διασύνδεσης μεταξύ του παλιού και του νέου ERP συστήματος, καθώς αυτά δεν λειτουργούν σε κάποια φάση ταυτόχρονα. Το γεγονός αυτό συνεπάγεται μειωμένο κόστος υλοποίησης, ενώ το κόστος μειώνεται ακόμα περισσότερο, αφού δεν χρειάζεται πλέον να συντηρείται παράλληλα με το νέο και το παλιό σύστημα της επιχείρησης. Β) Phased Rollout (Υλοποίηση κατά Φάσεις) Αν μία επιχείρηση επιλέξει την Phased Rollout, τότε εισάγει σταδιακά ομάδες υποσυστημάτων σε επιλεγμένα γραφεία της. Συνήθως, τα υποσυστήματα που εισάγονται σε κάθε φάση είναι έντονα συνδεδεμένα μεταξύ τους, ώστε να αποφεύγονται πιθανές δυσλειτουργίες. Η ταυτόχρονη λειτουργία νέων και προϋπαρχόντων υποσυστημάτων σε κάθε φάση προϋποθέτει την εγκατάσταση κατάλληλων προγραμμάτων διασύνδεσης. Με τον τρόπο αυτό, αυξάνεται το κόστος υλοποίησης, αλλά μειώνεται ο κίνδυνος αποτυχίας και εκτεταμένων δυσλειτουργιών στο νέο σύστημα. Σε περίπτωση προβλημάτων, μάλιστα, είναι εφικτή η επιστροφή στο προηγούμενο σύστημα. Ένα επιπλέον πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι, ότι η επιτυχής υλοποίηση μίας φάσης μπορεί να δημιουργήσει θετικό κλίμα μέσα στην επιχείρηση, να βοηθήσει να καμφθούν τυχόν αντιστάσεις και να προσφέρει κάποια πρώτα 20

21 θετικά αποτελέσματα στη λειτουργία της επιχείρησης. Θετικό είναι επίσης, ότι η εμπειρία της επιτυχημένης υλοποίησης μίας φάσης μπορεί να αξιοποιηθεί και στις επόμενες φάσεις, ενώ σε κάποια δύσκολη φάση της υλοποίησης μπορούμε να αξιοποιήσουμε περισσότερο και πιο εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό, ώστε να ξεπεραστούν οι δυσκολίες. Σε γενικές γραμμές, η υλοποίηση κατά φάσεις προτιμάται σε μεγαλύτερες σε μέγεθος επιχειρήσεις που χαρακτηρίζονται από πολυπλοκότητα διαδικασιών και προϊόντων. Συνιστάται επίσης στην περίπτωση που δεν υπάρχει αρκετό διαθέσιμο ανθρώπινο δυναμικό ή παρατηρείται μειωμένη υποστήριξη από την διοίκηση της επιχείρησης. 2.9 Λόγοι υλοποίησης ενός έργου ERP Σύμφωνα με την έρευνα της Panorama Consulting Solutions για το 2015, οι λόγοι για τους οποίους όλο και περισσότερες επιχειρήσεις επιλέγουν την χρήση ενός ERP συστήματος, είναι ποικίλοι: μεταξύ αυτών, ο πιο συνηθισμένος λόγος είναι η ανάγκη για αντικατάσταση του παλιού ERP ή άλλου συστήματος της εταιρείας. 12% των εταιρειών στοχεύουν με την υλοποίηση του ERP σε βελτίωση της απόδοσης, καθώς και στην ενσωμάτωση συστημάτων που λειτουργούν σε διάφορες τοποθεσίες της επιχείρησης, ενώ πολλές επιχειρήσεις θεωρούν την υλοποίηση ως απαραίτητη προϋπόθεση για την ανάπτυξη και επέκτασή τους. Σε κάθε περίπτωση, η πληθώρα των λόγων δείχνει τη σημασία που αποδίδουν οι σύγχρονες επιχειρήσεις στην εγκατάσταση και χρήση ενός Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων. Παράλληλα, καταδεικνύει τα πολλαπλά οφέλη που μπορούν να προκύψουν από ένα τέτοιο εγχείρημα. Εικόνα 5: Λόγοι υλοποίησης ERP [2] 21

22 2.10 Επίπεδο ικανοποίησης από την χρήση ERP Όσον αφορά το επίπεδο ικανοποίησης των εταιρειών που υλοποίησαν ένα έργο ERP, το 58% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα της Panorama δήλωσε ικανοποιημένο, σχετικά μειωμένο ποσοστό σε σχέση με το αντίστοιχο του 2014 που ανερχόταν σε 63%. Το 21% των συμμετεχόντων δήλωσε ότι η υλοποίηση του έργου απέτυχε, ενώ 21% επίσης απάντησε ουδέτερα αναφορικά με την επιτυχία της υλοποίησης. Το μεγάλο ποσοστό ουδετερότητας ή σύγχυσης δείχνει ότι πολλές επιχειρήσεις δεν αφιέρωσαν τον απαραίτητο χρόνο στην επιλογή του συστήματος. Πιθανότατα επίσης, υπερεκτίμησαν τα προσδοκώμενα οφέλη και δεν προέβησαν στους αναγκαίους ελέγχους μετά την υλοποίηση του έργου. Αυτό που προκύπτει από την έρευνα είναι σίγουρα η σπουδαιότητα της διαδικασίας του σχεδιασμού και της επιλογής του κατάλληλου συστήματος που μπορεί να μειώσει σημαντικά τον κίνδυνο αποτυχίας. Εικόνα 6: Αποτέλεσμα υλοποίησης [2] 2.11 Οφέλη από την χρήση ERP συστημάτων Τα οφέλη που προκύπτουν από την υιοθέτηση ενός ERP συστήματος είναι πολλαπλά και συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητα και ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης. Συγκεκριμένα παρατηρείται: [6, 10] 22

23 Καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών της επιχείρησης, αφού υπάρχει συνέπεια και ακρίβεια στους χρόνους παράδοσης των ειδών. Συνεπώς, βελτιώνεται άμεσα και η εικόνα της επιχείρησης προς τα έξω. Η χρήση ενός και μόνο συστήματος για όλες τις διαδικασίες της επιχείρησης συνεπάγεται μείωση των λειτουργικών εξόδων της και μείωση του κόστους μηχανογράφησης. Η ενοποίηση όλων των λειτουργιών της επιχείρησης καταργεί την υποχρέωση εισαγωγής των ίδιων δεδομένων σε διάφορα συστήματα ή εφαρμογές της επιχείρησης. Επίσης, η εισαγωγή στοιχείων σε ένα ενιαίο σύστημα εγγυάται την ύπαρξη ενός και μόνο σωστού και έγκυρου σετ δεδομένων. Αξιοποιούνται καλύτερα οι πόροι της επιχείρησης και επιτυγχάνεται σωστότερος προγραμματισμός. Εργασίες ρουτίνας αυτοματοποιούνται και επιταχύνονται, γεγονός που συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας. Ταχύτερη και σωστότερη λήψη αποφάσεων από τα στελέχη της διοίκησης, καθώς τους παρέχεται άμεση, έγκυρη και ολοκληρωμένη πληροφόρηση σχετικά με την οικονομική κατάσταση της εταιρείας. Με την υποστήριξη του ERP συστήματος, η επιχείρηση αποκτά νέες δυνατότητες ανάπτυξης και επέκτασης σε νέες αγορές, πελάτες και προϊόντα. Οι βασικότερες λειτουργίες της επιχείρησης τυποποιούνται και ελέγχονται κεντρικά. Συνεπώς, επιτυγχάνεται καλύτερος συντονισμός των εργασιών και μείωση στους χρόνους διεκπεραίωσης και παράδοσης των ειδών στους πελάτες. Ταυτόχρονα, γίνεται καλύτερη διαχείριση του αποθέματος και των προμηθειών. Αυξάνεται σημαντικά η συνεργασία και η επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων της εταιρείας μέσω της άμεσης ανταλλαγής πληροφοριών και βελτιώνονται οι συνθήκες εργασίας για τους υπαλλήλους. Η ταχύτερη αναπροσαρμογή παραγγελιών, την οποία επιτρέπει το Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων, αυξάνει την προσαρμοστικότητα της επιχείρησης στις μεταβαλλόμενες ανάγκες της αγοράς. Τα συστήματα ERP παρέχουν στις επιχειρήσεις τις αναγκαίες προϋποθέσεις και υποδομή, ώστε να δραστηριοποιηθούν με επιτυχία στον χώρο του ηλεκτρονικού εμπορίου. Η υλοποίηση ενός νέου έργου ERP προσφέρει τη δυνατότητα επανασχεδιασμού και βελτίωσης των υφιστάμενων διαδικασιών της εταιρείας. 23

24 2.12 Μειονεκτήματα ERP συστημάτων Τα σημαντικότερα μειονεκτήματα και δυσκολίες που εμπεριέχει η εγκατάσταση και υλοποίηση ενός συστήματος ERP συνοψίζονται στα εξής: [6] Το κόστος υλοποίησης συχνά αυξάνεται λόγω της πρόσληψης κάποιας ομάδας εξωτερικών συμβούλων που θα βοηθήσουν στην υλοποίηση του έργου, ενώ αρκετά δαπανηρή μπορεί να αποδειχθεί και η συντήρησή του. Η υλοποίηση ενός έργου ERP συνεπάγεται συχνά πληθώρα διαρθρωτικών αλλαγών στη λειτουργία της επιχείρησης, κάτι που οδηγεί αρκετές φορές σε αντιστάσεις από την πλευρά του ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας. Συχνά υπάρχει ανάγκη για πολυάριθμες αρχικές ρυθμίσεις, διασυνδέσεις με άλλα συστήματα και εφαρμογές, ή ακόμα και τροποποίηση του νέου συστήματος, προκειμένου να προσαρμοστεί στις ανάγκες και τις λειτουργίες της εκάστοτε επιχείρησης. Πολλές φορές παρατηρείται υπέρβαση του προβλεπόμενου χρονοδιαγράμματος υλοποίησης ή ακόμα και του προϋπολογισμού του έργου. Σύμφωνα με τα δεδομένα από την έρευνα της Panorama για το 2015, το 75% των έργων υπερέβησαν το αρχικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησής τους, με τη μέση διάρκεια υλοποίησης να ανέρχεται τελικά στους 14,3 μήνες. Όπως φαίνεται και στο γράφημα, στο 44% των έργων παρατηρήθηκε υπέρβαση του χρονοδιαγράμματος κατά λιγότερο από 25%, ενώ μόλις στο 25% των περιπτώσεων τηρήθηκε το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα. Εικόνα 7: Διάρκεια έργων ERP [2] 24

25 Οι κυριότεροι λόγοι που συχνά οδηγούν σε καθυστερήσεις είναι ο μη ρεαλιστικός υπολογισμός του αναγκαίου χρόνου υλοποίησης, η αδυναμία συνειδητοποίησης και σαφούς καθορισμού του project scope, τεχνικά θέματα ή προβλήματα με την μεταφορά των δεδομένων, καθώς και ο περιορισμός στους διαθέσιμους πόρους. Εικόνα 8: Λόγοι υπέρβασης χρονοδιαγράμματος [2] Αναφορικά με την υπέρβαση του προϋπολογισμού, η πρόσφατη μελέτη της Panorama Consulting δείχνει, ότι η πλειοψηφία των έργων (55%) ξεπέρασαν το αναμενόμενο κόστος υλοποίησης, σχεδόν το 1/3 από αυτά κατά λιγότερο από 25%. 25

26 Εικόνα 9: Κόστος υλοποίησης [2] Ο πιο συνηθισμένος λόγος, για τον οποίο πολλά έργα ξεπέρασαν το προϋπολογιζόμενο κόστος, είναι ότι στην πορεία της υλοποίησης επεκτάθηκε κατά πολύ το εύρος του έργου. Εκτός από αυτό, πολλές εταιρείες υποτίμησαν αρχικά το κόστος του απαραίτητου ανθρώπινου δυναμικού ή του πρόσθετου τεχνολογικού εξοπλισμού για την υποστήριξη υλοποίησης του έργου Κρίσιμοι παράγοντες για την επιτυχή υλοποίηση έργων ERP Προκειμένου να υλοποιηθεί με επιτυχία ένα έργο ERP, είναι αναγκαίο να πληρούνται εντός της επιχείρησης σημαντικές προϋποθέσεις. Οι κρισιμότεροι παράγοντες που επηρεάζουν σε σημαντικό βαθμό την επιτυχία της υλοποίησης είναι οι ακόλουθοι: [7] Εξαιρετικά σημαντική θεωρείται καταρχήν η εμπλοκή και το ενεργό ενδιαφέρον των στελεχών της ανώτερης διοίκησης για την υλοποίηση του νέου έργου. 26

27 Εξίσου σημαντική είναι η συμμετοχή και εμπλοκή χρηστών του συστήματος από όλα τα τμήματα της εταιρείας, καθώς και η επαρκής εκπαίδευσή τους. Είναι απαραίτητη η ύπαρξη ενός έμπειρου project manager, ο οποίος θα έχει σαφή γνώση των λειτουργιών της επιχείρησης και την αρμοδιότητα να λάβει τις κατάλληλες αποφάσεις. Ο project manager μπορεί να πλαισιωθεί από μία ομάδα εξωτερικών συμβούλων με εμπειρία στον χώρο των ERP, η οποία θα συνδράμει στην ομαλή υλοποίηση του έργου. Μία ομάδα έμπειρων και ικανών συμβούλων μπορεί να παίξει καθοριστικό ρόλο στην επιλογή του κατάλληλου συστήματος που θα ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης και στην επιλογή της κατάλληλης στρατηγικής υλοποίησης. Η χρησιμότητα της πρόσληψης εξωτερικών συμβούλων ERP φαίνεται και από την έρευνα της Panorama Consulting Solutions. Σύμφωνα με αυτή, το 77% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι ζήτησε τη βοήθεια συμβούλων, κυρίως κατά τη φάση της επιλογής και της υλοποίησης του έργου. Το 24% των οργανισμών συνεργάστηκε με κάποια εταιρεία συμβούλων, ώστε αυτή να διαχειριστεί το έργο της υλοποίησης. 18% επέλεξε συμβούλους, με σκοπό να βοηθήσουν αντικειμενικά και αμερόληπτα στην επιλογή του κατάλληλου πακέτου και για να υποστηρίξουν με τις γνώσεις και την εμπειρία τους το υπάρχον ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας. 17% των επιχειρήσεων θεωρεί την παροχή συμβουλών από τη φάση του σχεδιασμού έως και τη φάση της υλοποίησης ως ιδιαίτερα χρήσιμη, ενώ το 14% δηλώνει ότι ο σύμβουλοι μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά στη διαχείριση της οργανωσιακής αλλαγής. Εικόνα 10: Λόγοι χρήσης εξωτερικών συμβούλων [2] 27

28 Πιθανές αντιδράσεις και αντιστάσεις από την πλευρά του προσωπικού της εταιρείας είναι δυνατό να καμφθούν μέσω της εφαρμογής ενός προγράμματος διαχείρισης της αλλαγής. Ο σαφής καθορισμός του εύρους του έργου (project scope) αποτελεί έναν πολύ σημαντικό παράγοντα, καθώς αν υπερεκτιμηθούν οι προσδοκώμενοι στόχοι του νέου έργου αυξάνεται συχνά ο κίνδυνος αποτυχίας της υλοποίησης. Πριν την εγκατάσταση του νέου συστήματος, πρέπει η επιχείρηση να φροντίσει, ώστε να περιοριστούν τα όποια τεχνικά προβλήματα ενδέχεται να ανακύψουν. Συγκεκριμένα, πρέπει να εξασφαλιστεί η επιτυχής μετατροπή και μεταφορά των υπαρχόντων δεδομένων, καθώς και να εγκατασταθούν τα απαραίτητα προγράμματα διασύνδεσης του ERP με τις υπόλοιπες εφαρμογές που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Εκτός από αυτά, πρέπει να επιλεγεί η κατάλληλη στρατηγική υλοποίησης που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησης και να γίνουν οι απαραίτητες δοκιμές των υποσυστημάτων και του ERP συστήματος συνολικά Το μοντέλο κρίσιμων παραγόντων επιτυχίας των Esteves και Pastor Μία σημαντική προσπάθεια συγκέντρωσης όλων των κρίσιμων παραγόντων επιτυχίας ενός έργου ERP έγινε το 2000 από τους Esteves και Pastor, οι οποίοι δημιούργησαν το μοντέλο της σχετικής εικόνας. [1] Εικόνα 11: Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας [1] 28

29 Σύμφωνα με το μοντέλο αυτό, οι παράγοντες επιτυχίας διακρίνονται σε οργανωτικούς (στρατηγικούς ή τακτικούς) και τεχνολογικούς (στρατηγικούς ή τακτικούς), με τους οργανωτικούς να θεωρούνται σημαντικότεροι για την επιτυχία υλοποίησης. Συγκεκριμένα, αναφέρονται οι ακόλουθοι κρίσιμοι παράγοντες: Οργανωτικοί Στρατηγικοί Συνεχής υποστήριξη από τη διοίκηση Αποτελεσματική διαχείριση οργανωσιακών αλλαγών Καλή διαχείριση του εύρους του έργου Ικανή σύνθεση της ομάδας του έργου Διεξοδικός ανασχεδιασμός διαδικασιών Επαρκής συμμετοχή των υψηλότερων κλιμακίων της διοίκησης Εμπλοκή και συμμετοχή των χρηστών Εμπιστοσύνη μεταξύ των συμμετεχόντων Οργανωτικοί Τακτικοί Αφοσιωμένο προσωπικό και σύμβουλοι Ισχυρή επικοινωνία εντός και εκτός της επιχείρησης Επισημοποιημένο πλάνο και χρονοδιάγραμμα του έργου Επαρκές πρόγραμμα εκπαίδευσης Προληπτικό σχέδιο αντιμετώπισης προβλημάτων Κατάλληλη αξιοποίηση συμβούλων Δικαιοδοσία λήψης αποφάσεων στον project manager Τεχνολογικοί Στρατηγικοί Κατάλληλη στρατηγική υλοποίησης Αποφυγή εκτεταμένων τροποποιήσεων στο σύστημα Κατάλληλη επιλογή έκδοσης του συστήματος Τεχνολογικοί Τακτικοί Σωστή ρύθμιση του λογισμικού Γνώση των προϋπαρχόντων συστημάτων 29

30 Περαιτέρω σημαντικά θέματα Εκτός από τους προαναφερθέντες κρίσιμους παράγοντες, υπάρχει μία σειρά από σημαντικά θέματα που μπορούν να καθορίσουν σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία ενός έργου ERP. Η βιβλιογραφική ανασκόπηση, την οποία πραγματοποίησαν οι Huang και Yasuda, συγκεντρώνει όλα τα θέματα που χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής κατά την περίοδο της υλοποίησης, αλλά και κατά τις φάσεις πριν και μετά την υλοποίηση [11]. Όσον αφορά τη φάση προ της υλοποίησης, το θέμα που απασχολεί περισσότερο τους ερευνητές είναι αυτό της υιοθέτησης ενός έργου ERP και κυρίως η λήψη της απόφασης και η προετοιμασία της επιχείρησης, η οποία θα πρέπει να υπολογίσει τα πιθανά οφέλη. Άλλα σημαντικά θέματα σε αυτή τη φάση είναι τα κριτήρια και η μέθοδος επιλογής του κατάλληλου συστήματος, η τροποποίηση των οργανωσιακών διαδικασιών, καθώς και η τμηματοποίηση του έργου. Κατά τη φάση της υλοποίησης, ιδιαίτερα σημαντική θεωρείται η διαχείριση της επιχείρησης και της γνώσης, ώστε ο οργανισμός να προσαρμοστεί στις νέες συνθήκες που προκύπτουν με την εφαρμογή ενός έργου ERP. Οι πιο σημαντικές παράμετροι αυτού του θέματος είναι οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου, ο ανασχεδιασμός των διαδικασιών και ο υπολογισμός των πραγματικών οφελών που προκύπτουν για την επιχείρηση. Περαιτέρω θέματα που πρέπει να προσεχθούν είναι ο αντίκτυπος της υλοποίησης στην επιχείρηση, η στρατηγική υλοποίησης και η διαχείριση της αλλαγής. Το σημαντικότερο θέμα μετά την υλοποίηση του έργου είναι αυτό της χρήσης του συστήματος, με την προσοχή να εστιάζεται στην αποτίμηση της απόδοσης του συστήματος και στην ικανοποίηση των χρηστών του. Εκτός από αυτά, μεγάλο βάρος πέφτει στις δραστηριότητες συντήρησης και αναβάθμισης του συστήματος, καθώς και την ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών ERP. Σημαντικά επίσης θέματα στην παρούσα φάση αποτελούν η σχέση του ERP με άλλα πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας, οι παράγοντες που επηρεάζουν τη χρήση του συστήματος και οι νέες επιχειρηματικές δραστηριότητες ή μοντέλα που μπορεί να προκύψουν με την υλοποίηση ενός τέτοιου έργου. 30

31 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 - Μεθοδολογία Η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε για την εκπόνηση της παρούσας διπλωματικής εργασίας περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: Μελέτη της υπάρχουσας βιβλιογραφίας σχετικά με τα Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων και εξοικείωση με βασικές έννοιες και διαδικασίες κατά τη χρήση τέτοιων συστημάτων. Επιλογή και εγκατάσταση του λογισμικού πακέτου Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 για την υλοποίηση των εκπαιδευτικών σεναρίων. Μελέτη των manuals του λογισμικού, τα οποία περιγράφουν τις βασικές λειτουργίες που υποστηρίζονται από τα υποσυστήματα του NAV 2013 με την χρήση πινάκων, εικόνων και την περιγραφή ενδεικτικών σεναρίων προς υλοποίηση. Παρακολούθηση του webinar «Introduction to Microsoft Dynamics NAV 2013 R2» της Microsoft Virtual Academy. Αναλυτική περιγραφή των βημάτων που ακολουθήθηκαν κατά την υλοποίηση των σεναρίων με τη βοήθεια περιγραφικών κειμένων και συνοδευτικών screenshots. Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και εξαγωγή συμπερασμάτων. Συγγραφή τελικής μορφής της διπλωματικής εργασίας. 31

32 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 - Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 4.1 Η ιστορία του Microsoft Dynamics NAV [8] Το λογισμικό PC Plus Ως πρόδρομος του NAV θεωρείται το λογισμικό PC Plus, ένα λογιστικό πακέτο που σχεδιάστηκε και κυκλοφόρησε στην αγορά το 1984 από τους Jesper Balser, Peter Bang και Torben Wind. Το λογισμικό των τριών φοιτητών από το Technical University της Κοπεγχάγης γνώρισε σύντομα μεγάλη επιτυχία, κυρίως λόγω της απλότητας και της χρηστικότητάς του. Το PC Plus υποστήριζε το λογιστήριο, τις χρεώσεις και πιστώσεις της επιχείρησης, καθώς και το απόθεμα, ωστόσο μπορούσε να χρησιμοποιηθεί από έναν μόνο χρήστη. Από το PC Plus στο Navision Η πρώτη μεγάλη αλλαγή στο PC Plus έγινε το 1987, όταν οι τρεις μηχανικοί υπολογιστών λάνσαραν στην αγορά, μαζί με την IBM, την πρώτη έκδοση του NAV, η οποία ονομάστηκε IBM Navigator. Αργότερα, έγινε γνωστή και με άλλα ονόματα, μεταξύ των οποίων το Navision, ενώ η πιο πρόσφατη ονομασία που έλαβε είναι το Microsoft Dynamics NAV. Η βασική καινοτομία στο Navigator είναι ότι μπορούσε να λειτουργήσει ως εφαρμογή client/server εντός ενός τοπικού δικτύου. Έτσι, έμεινε στην ιστορία ως το πρώτο ERP σύστημα που αξιοποίησε την συγκεκριμένη τεχνολογία και διαδόθηκε γρήγορα στις επιχειρήσεις μικρού και μεσαίου μεγέθους. Το Navision εξυπηρετούσε τη διαχείριση των οικονομικών της επιχείρησης, την επισκόπηση προμηθευτών, πελατών και προϊόντων και την τιμολόγησή τους. Έως τότε, οι επιχειρήσεις ήταν αναγκασμένες να αποθηκεύουν και να διαχειρίζονται τα τιμολόγιά τους με φυσικό τρόπο. Η επανάσταση του 1990 Το 1990 υπήρξε έτος-σταθμός στην ιστορία του Navision, καθώς δόθηκε για πρώτη φορά η δυνατότητα στους χρήστες να τροποποιήσουν τον πυρήνα του συστήματος. Η δυνατότητα αυτή βασίστηκε στην χρήση μίας νέας γλώσσας ανάπτυξης εφαρμογών, της AL, και επέτρεψε στις επιχειρήσεις σημαντικές τροποποιήσεις, με σκοπό τη διαμόρφωση πιο εξατομικευμένων εκδοχών του λογισμικού. Τη δεκαετία του 90 κυκλοφόρησαν οι εκδόσεις 1.Χ έως 3.Χ του 32

33 συστήματος, με την έκδοση 2.Χ να παρέχει τη νέα δυνατότητα χρήσης SQL servers για τη λειτουργία του συστήματος διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων. Σημαντική επίσης θεωρείται η έκδοση 3.Χ στη Βόρεια Αμερική, με την οποία ενοποιήθηκαν οι βάσεις δεδομένων της οικονομικής διαχείρισης, της διανομής και της παραγωγής σε μία, ενιαία βάση δεδομένων. Μέσω των αναγκαίων αναβαθμίσεων, το σύστημα συνέχισε να γίνεται όλο και πιο λειτουργικό και γρήγορο, ενώ πολλοί από τους συνεργάτες του Navision ανέπτυξαν πρόσθετες εξατομικευμένες λύσεις για πελάτες με πιο εξειδικευμένες λειτουργικές ανάγκες. Με τον τρόπο αυτό, δημιουργήθηκαν πρόσθετα συστήματα για τη διαχείριση των πάγιων ενεργητικών των εταιριών, των σχέσεων με τους πελάτες και της παραγωγής προϊόντων που αργότερα ενσωματώθηκαν στο Navision. 1995: Η πρώτη έκδοση για Windows, το Navision Financials Το 1995 η Navision Software και η Microsoft ένωσαν τις δυνάμεις τους, με σκοπό την κυκλοφορία μίας νέας έκδοσης του Navision που να τρέχει στο λειτουργικό σύστημα των Windows. Η νέα έκδοση ονομάστηκε Navision Financials 1.0, κυκλοφόρησε την άνοιξη του 1995 και έγινε το πρώτο ERP λογισμικό, πιστοποιημένο να λειτουργεί στα Windows 95. Το 1999 παρουσιάστηκε η επιλογή χρήσης της SQL βάσης δεδομένων της Microsoft ως εναλλακτική στη μητρική βάση του Navision, γεγονός που συνέβαλε στη βελτίωση της λειτουργικότητας και στην αύξηση των δυνατοτήτων του συστήματος. Η νέα χιλιετία Κατά τα έτη πραγματοποιήθηκε μία σπουδαία εταιρική συγχώνευση στον χώρο των ERP συστημάτων. Πρόκειται για τη συγχώνευση της Navision Software με την επίσης δανέζικη Damgaard A/S, δημιουργό εταιρεία του δημοφιλούς συστήματος Axapta. Η συγχώνευση είχε ως αποτέλεσμα να συνδυαστούν αρμονικά η απλότητα και η διεθνής απήχηση του Navision με τις εξειδικευμένες δυνατότητες του Axapta. Η νέα εταιρεία ονομάστηκε NavisionDamgaard A/S και κυκλοφόρησε το 2001 τη νέα έκδοση του Navision Financials, το οποίο μετονομάστηκε σε Navision Attain. Το Attain περιελάμβανε, εκτός από μία νέα λειτουργία διαχείρισης της παραγωγής, και μία CRM λειτουργία, ώστε οι χρήστες να διαχειρίζονται αποτελεσματικά το πελατειακό κομμάτι και κυρίως τις πωλήσεις και την εξυπηρέτηση των πελατών. Το Navision Attain έδωσε στην εταιρεία την ευκαιρία να προσεγγίσει νέους πελάτες και να επεκταθεί σύντομα στη διεθνή αγορά. Για πρώτη φορά του αποδίδεται και επίσημα ο χαρακτηρισμός ως Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων. Η εξαγορά από τη Microsoft 33

34 Το 2002 η Microsoft έβγαλε από τα ταμεία της το ποσό των δύο δις δολαρίων και απέκτησε την επιτυχημένη NavisionDamgaard A/S. Την ενοποίησε μαζί με την εταιρεία Great Plains, την οποία είχε εξαγοράσει την προηγούμενη χρονιά, και δημιούργησε τον όμιλο εταιρειών Microsoft Business Solutions με βασικό προϊόν το Microsoft Business Solutions Navision. Η έκδοση 4.0 του Microsoft Business Solutions Navision κυκλοφόρησε το 2005, ενώ αργότερα τον ίδιο χρόνο η Business Solutions μετονομάστηκε σε Microsoft Dynamics και το ERP Navision έγινε γνωστό ως Dynamics NAV. Η επόμενη σημαντική αναβάθμιση ήρθε το 2007, με την έκδοση 5.0 που περιελάμβανε αρκετά νέα χαρακτηριστικά και λειτουργίες, όπως για παράδειγμα ένα καινούριο job module. Dynamics NAV 2009 Το Νοέμβριο του 2008 και μετά από μακρόχρονη αναμονή, η Microsoft Dynamics λάνσαρε στην αγορά το πολυδιαφημισμένο Dynamics NAV Το βασικό χαρακτηριστικό του NAV 2009 είναι ότι ο χρήστης χρησιμοποιεί ένα περιβάλλον εργασίας βασισμένο σε ρόλους (Role Tailored Client). Έτσι, το περιβάλλον εργασίας του συστήματος προσαρμόζεται στις εργασίες κάθε χρήστη, ανάλογα με τον ρόλο του μέσα στην εταιρεία. Αν και πολλοί χρήστες συνέχισαν να χρησιμοποιούν τον παλιό Classic client, ο νέος Role Tailored Client πρόσφερε σημαντικές δυνατότητες εξατομικευμένης εργασίας. Η αναβαθμισμένη έκδοση NAV 2009 R2 που κυκλοφόρησε τον Δεκέμβριο του 2010 περιείχε αρκετές αλλαγές και βελτιώσεις και παράλληλα αποτελεί την τελευταία έκδοση, στην οποία λειτούργησε ο Classic client και η μητρική ενσωματωμένη βάση δεδομένων του NAV. Dynamics NAV 2013 Μετά από μία μακρά μεταβατική περίοδο, κατά την οποία η Microsoft άλλαξε σχεδόν ριζικά την ομάδα ανάπτυξης του NAV, η έκδοση 2013 του συστήματος κυκλοφόρησε τελικά στα τέλη Σεπτεμβρίου του Στη συγκεκριμένη έκδοση ο Classic client έχει πλέον καταργηθεί, ενώ ο Role Tailored Client (RTC) έχει πάρει την ονομασία Windows Client. Εκτός από τον Windows Client, οι χρήστες του NAV έχουν τη δυνατότητα να εργαστούν σε δύο ακόμα περιβάλλοντα εργασίας, τον Web Client και τον SharePoint Client. Ο Web Client παρέχει πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος μέσω ενός δικτύου, όπως το Internet, και προσομοιάζει στον Windows Client, περιλαμβάνοντας τα περισσότερα χαρακτηριστικά του με ορισμένους περιορισμούς. Οι χρήστες έχουν επίσης δυνατότητα πρόσβασης μέσω της πλατφόρμας SharePoint της Microsoft, ωστόσο ο συγκεκριμένος Client προσφέρεται κυρίως για περιστασιακούς χρήστες, οι οποίοι χρειάζονται μία επισκόπηση της κατάστασης των καθημερινών τους εργασιών και προβαίνουν σε σχετικά απλές εγγραφές και καταχωρήσεις. 34

35 Ένα χρόνο μετά το NAV 2013, στα τέλη Οκτωβρίου του 2013, κυκλοφόρησε στην αγορά η αναβαθμισμένη έκδοση 2013 R2, με την οποία ασχολούμαστε στην παρούσα εργασία. Το Dynamics NAV 2013 R2 ενσωματώνει νέα βασικά υποσυστήματα και είναι πλήρως ενοποιημένο με άλλες εφαρμογές της Microsoft, όπως το Excel, το Word και το OneNote. Κυρίως όμως, χαρακτηρίζεται από ένα εντελώς καινούριο και βελτιωμένο περιβάλλον εργασίας, κάνοντας τη δουλειά των χρηστών του συστήματος ευκολότερη. 4.2 Παρουσίαση του συστήματος User Interface Το κεντρικό μενού του Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα και περιλαμβάνει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: Κουμπιά Πίσω και Εμπρός (Back & Forward Buttons) 2. Γραμμή Διευθύνσεων (Address Bar) 3. Αναζήτηση (Search) 35

36 4. Κορδέλα (Ribbon) 5. Κέντρο Εργασιών Χρήστη (Role Center) 6. Παράθυρο Πλοήγησης (Navigation Pane) 7. Γραμμή Κατάστασης (Status Bar) Στο πάνω μέρος του User Interface συναντάμε τα κουμπιά Back και Forward, τη Γραμμή Διευθύνσεων και την επιλογή της Αναζήτησης. Τα κουμπιά Back και Forward δίνουν τη δυνατότητα στον χρήστη να μετακινείται μεταξύ σελίδων που έχει επισκεφτεί πρόσφατα. Κάνοντας κλικ στο drop down κουμπί δεξιά από το κουμπί Forward, μπορεί κανείς να δει το ιστορικό και να επιστρέψει εύκολα σε μία συγκεκριμένη σελίδα. Η Γραμμή Διευθύνσεων δείχνει το μονοπάτι της τρέχουσας σελίδας και στα δεξιά της γραμμής βρίσκουμε το κουμπί Refresh. Εναλλακτικά, για να ανανεώσουμε ένα ενεργό παράθυρο, μπορούμε να χρησιμοποιούμε και το πλήκτρο F5. Η επιλογή της Αναζήτησης κάνει πολύ γρήγορη και εύκολη την εύρεση οποιασδήποτε σελίδας ή αναφοράς από τα υποσυστήματα της εγκατάστασής μας. Εξίσου βοηθητική είναι η drop down λίστα που εμφανίζεται, ενώ πληκτρολογούμε το όνομα της σελίδας που ψάχνουμε Κορδέλα (Ribbon) Καρτέλες Ενέργειες Ομάδες Πρόκειται για μία γραμμή εντολών που οργανώνει τα βασικότερα χαρακτηριστικά του προγράμματος σε μία σειρά από καρτέλες. Με τον τρόπο αυτό, αυξάνεται η λειτουργικότητα του προγράμματος, καθώς ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να μάθει γρηγορότερα το πρόγραμμα και να αποκτήσει πλήρη έλεγχο των σημαντικότερων χαρακτηριστικών και λειτουργιών του 36

37 συστήματος. Ο χρήστης μπορεί πατώντας Ctrl+F1 να επεκτείνει ή να συμπτύξει την Ribbon και πατώντας το πλήκτρο Alt να εμφανίσει τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για τις λειτουργίες που περιλαμβάνονται στην Ribbon. Η Ribbon, όπως και οι περισσότερες καρτέλες και μενού στο NAV 2013 R2 είναι προσαρμόσιμη ανάλογα με τις προτιμήσεις και τις ανάγκες κάθε χρήστη, με σκοπό να αυξήσει την παραγωγικότητα. Η δομή της Ribbon Η Ribbon αποτελείται από καρτέλες, ενέργειες και ομάδες ενεργειών ή εντολών. Καρτέλες Οι πιο συνηθισμένες καρτέλες είναι οι εξής: Home: περιλαμβάνει τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες ενέργειες, επιλογές περιήγησης και αναφορές που σχετίζονται με την ενεργή σελίδα. Actions: στη συγκεκριμένη καρτέλα απεικονίζεται το σύνολο των ενεργειών που αφορούν την ενεργή σελίδα. Navigate: εδώ βρίσκουμε το σύνολο των διαθέσιμων επιλογών περιήγησης, μέσω των οποίων μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε αρχεία της εταιρείας, όπως στατιστικά και εγγραφές γενικής λογιστικής. Report: στην καρτέλα αυτή περιλαμβάνονται όλες οι αναφορές που αφορούν τη σελίδα, όπως για παράδειγμα οι δέκα κορυφαίοι πελάτες μας στη σελίδα των πελατών. Ομάδες Σχετικές μεταξύ τους εντολές είναι δομημένες σε γκρουπ εντολών με βάση τον κοινό σκοπό που επιτελούν. Μερικά παραδείγματα για τις ομάδες εντολών που χρησιμοποιούνται στο NAV 2013 R2 είναι μεταξύ άλλων τα εξής: New Manage Process Report View General History 37

38 Ενέργειες Οι ενέργειες που είναι διαθέσιμες στην Ribbon καθιστούν εύκολη την πρόσβαση σε λειτουργίες και δεδομένα του συστήματος Application Menu Στην πάνω αριστερή πλευρά της Ribbon βρίσκεται το κουμπί για το Application Menu του NAV 2013 R2. Αν κάνουμε κλικ στο συγκεκριμένο κουμπί, εμφανίζεται ένα drop down μενού με τις ακόλουθες επιλογές: Set Work Date: Μερικές φορές χρειάζεται να αλλάξουμε την ημερομηνία εργασίας, αν θέλουμε για παράδειγμα να καταχωρήσουμε μία συναλλαγή σε μία ημερομηνία διαφορετική από την τρέχουσα. Select Language: Το NAV 2013 R2 υποστηρίζει την χρήση διαφορετικών γλωσσών, εφόσον αυτές είναι εγκατεστημένες μαζί με το πρόγραμμα. Select Server: Εάν θέλουμε να δουλέψουμε με μία εταιρεία που είναι εγκατεστημένη σε μία άλλη βάση δεδομένων, θα χρειαστεί ίσως να επιλέξουμε και τον αντίστοιχο server. 38

39 Select Company: Εάν εργαζόμαστε με διαφορετικές εταιρείες, μπορούμε από εδώ να επιλέξουμε την εταιρεία που επιθυμούμε. Τα δεδομένα των εταιρειών μπορεί να αποθηκεύονται στην ίδια ή σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Customize: Με αυτή την πολύ χρήσιμη επιλογή, μπορεί ο χρήστης να προσαρμόσει τη διάταξη του User Interface ανάλογα με τις ανάγκες του και τα χαρακτηριστικά που χρησιμοποιεί συχνότερα. Help: Ανοίγει το μενού της βοήθειας του NAV 2013 R2. Εκτός από αυτό, μπορούμε να έχουμε βασικές πληροφορίες για τη σελίδα που δουλεύουμε και για την έκδοση του NAV που έχουμε εγκατεστημένη, αλλά και να συγχρονίσουμε το Dynamics NAV με το Microsoft OneNote, ώστε να επεξεργαζόμαστε εύκολα τις σημειώσεις που κρατάμε. Exit: Επιτρέπει την έξοδο από το σύστημα. Στις άλλες σελίδες του προγράμματος, με εξαίρεση δηλαδή το Role Center, περιλαμβάνονται στο Application Menu και οι επιλογές: Page: Με την επιλογή Page μπορούμε να ανοίξουμε τη σελίδα που θέλουμε σε ένα νέο παράθυρο ή να δημιουργήσουμε ένα link για την ενεργή μας σελίδα. Print and Send: Εκτός από τη λειτουργία της εκτύπωσης, μπορούμε από εδώ να στείλουμε τα δεδομένα μας στο Microsoft Word ή στο Excel, καθώς επίσης και να δημιουργήσουμε ένα αρχείο HTML για τη σελίδα που επεξεργαζόμαστε και να το επισυνάψουμε σε ένα Παράθυρο Πλοήγησης (Navigation Pane) 39

40 Η Navigation Pane βρίσκεται στα αριστερά του User Interface και χρησιμοποιείται για να μετακινηθεί ο χρήστης μεταξύ διαφορετικών μενού, όπως το Home ή τα Departments, και να έχει γρήγορη πρόσβαση σε λίστες, όπως κάρτες πελατών, προμηθευτών, έγγραφα κ.ά. Η Navigation Pane περιλαμβάνει, εκτός από τα μενού Home και Departments, και άλλα μενού ανάλογα με το προφίλ του χρήστη, όπως για παράδειγμα το Posted Documents, όπου ο χρήστης μπορεί για παράδειγμα να δει τα καταχωρημένα έγγραφα προμηθειών και πωλήσεων. Το αρχικό μενού είναι σχεδιασμένο ανάλογα με το ρόλο που έχει στην εταιρεία ο κάθε χρήστης που χρησιμοποιεί το ERP σύστημα και περιλαμβάνει το Role Center, καθώς και μία σειρά από λίστες που χρησιμοποιούνται συχνότερα Γραμμή Κατάστασης (Status Bar) Στο κάτω μέρος του παραθύρου του προγράμματος συναντάμε την Status Bar, η οποία παρέχει πληροφορίες για το όνομα της εταιρείας, την ημερομηνία εργασίας και το ID του χρήστη. Κάνοντας διπλό κλικ πάνω στο όνομα ή στην ημερομηνία, μπορεί ο χρήστης να επιλέξει κάποια άλλη εταιρεία ή να αλλάξει την ημερομηνία εργασίας Σελίδες (Pages) Ο συνηθέστερος τρόπος για να οργανώσει κανείς και να εμφανίσει δεδομένα στο NAV 2013 R2, είναι οι σελίδες. Οι σελίδες μοιάζουν πολύ σε εμφάνιση με αυτές του Microsoft Office και περιλαμβάνουν για παράδειγμα κάρτες ή λίστες πελατών, προμηθευτών και ειδών, το Role Center που είναι προσαρμοσμένο στις ανάγκες και τις αρμοδιότητες κάθε χρήστη, έγγραφα και φύλλα εργασίας. Οι πλέον συχνά χρησιμοποιούμενες σελίδες είναι οι λίστες και οι κάρτες. 40

41 4.2.7 Λίστες (Lists) Ribbon Filter Pane Fact Boxes Τα περισσότερα καταχωρημένα δεδομένα στη βάση δεδομένων του συστήματος παρουσιάζονται πρώτα με τη μορφή λίστας. Κάθε σελίδα λίστας αποτελείται από την Ribbon, την Filter Pane, τα Fact Boxes και την ίδια τη λίστα. Με διπλό κλικ σε κάθε γραμμή της λίστας, ανοίγει σε νέο παράθυρο η καταχώρηση που επιλέγουμε. Το φίλτρο χρησιμοποιείται για να εμφανίσουμε συγκεκριμένες καταχωρήσεις, όπως λογαριασμούς, εγγραφές, πελάτες κ.ά., ανάλογα με τα κριτήρια που θα καθορίσουμε. Αν θέλουμε να εφαρμόσουμε περισσότερα του ενός φίλτρα, επιλέγουμε τη λειτουργία Advanced Filter. Τα Fact Boxes παρέχουν επιπρόσθετες πληροφορίες για μία συγκεκριμένη καταχώρηση, όπως για παράδειγμα για κάποιον πελάτη της εταιρείας. Με αυτόν τον τρόπο, ο χρήστης έχει άμεση, γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες που τον αφορούν, χωρίς να απαιτείται να ανοίξει μία νέα κάρτα. Η δυνατότητα αυτή που παρέχει το NAV 2013 R2 επιτρέπει στον χρήστη να παίρνει έγκαιρα σημαντικές αποφάσεις για την επιχείρηση. Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες λειτουργίες του συστήματος, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ποια Fact Boxes θέλει να εμφανίσει ή να αποκρύψει. 41

42 4.2.8 Κάρτες (Cards) Expanded Fast Tab Collapsed Fast Tabs Οι κάρτες χρησιμοποιούνται για να εμφανίσουμε ή να τροποποιήσουμε καταχωρήσεις ενός πίνακα, όπως τα στοιχεία ενός προμηθευτή της επιχείρησής μας. Η σελίδα της κάρτας περιλαμβάνει την Ribbon, τα Fact Boxes και τις Fast Tabs που μπορεί να είναι expanded ή collapsed, ανάλογα με το ποιες πληροφορίες θέλουμε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Οι Fast Tabs οργανώνουν τα δεδομένα σε ξεχωριστές ομάδες, όπως Γενικά, Επικοινωνία, Τιμολόγηση, Πληρωμές και Αποστολές. Τα πεδία που ενδιαφέρουν τον χρήστη από μία Fast Tab μπορούν να εμφανίζονται στην επικεφαλίδα της, όταν αυτή είναι συμπτυγμένη. 42

43 4.2.9 Κέντρο Εργασιών Χρήστη (Role Center) Το Role Center αποτελεί το κεντρικό σημείο διαχείρισης των πληροφοριών μέσα στο Microsoft Dynamics NAV 2013 R2. Παρέχει μία γρήγορη επισκόπηση των καθηκόντων και των συναλλαγών που σχετίζονται με τον ρόλο κάθε χρήστη μέσα στην επιχείρηση. Διαφορετικά Role Centers συσχετίζονται με διαφορετικούς ρόλους μέσα στην εταιρεία και κάθε ένα από αυτά είναι παραμετροποιήσιμο, ώστε να ανταποκρίνεται κατάλληλα στα καθήκοντα κάθε υπαλλήλου. Στο User Interface είναι ενσωματωμένο συνήθως και το Microsoft Outlook, ώστε ο χρήστης να χρησιμοποιεί εύκολα και τα δύο προγράμματα ταυτόχρονα. Σε γενικές γραμμές, ένα Role Center μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: Activities: Περιλαμβάνει στοίβες εγγράφων που χρησιμοποιούνται συχνά από τον εκάστοτε χρήστη, όπως προσφορές και παραγγελίες πωλήσεων. Επίσης, εμφανίζει τις συνηθέστερες προεπιλεγμένες δραστηριότητες ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη, όπως για παράδειγμα τη δημιουργία νέας προσφοράς πώλησης. Outlook: Από αυτό το σημείο μπορεί ο χρήστης να έχει πρόσβαση στα s και σε διάφορα ραντεβού και υποχρεώσεις που έχει αποθηκεύσει στο Outlook. Charts: Το Role Center μπορεί να περιέχει ένα ή περισσότερα γραφήματα σχετικά με το αντικείμενο δουλειάς του χρήστη. Αφήνοντας ο χρήστης το δείκτη του ποντικιού πάνω σε ένα τμήμα του γραφήματος, μπορεί να δει τις σχετικές πληροφορίες, ενώ αν κάνει κλικ σε ένα τμήμα, μπορεί να δει τα σχετικά αρχεία, με βάση τα οποία έγινε ο σχεδιασμός του γραφήματος. 43

44 My Notifications: Το συγκεκριμένο πεδίο περιλαμβάνει μηνύματα ή σημειώσεις που έχουν σταλεί από συνεργάτες μας μέσα στην εταιρεία. Lists: Στο Role Center μπορεί να περιλαμβάνονται μία ή περισσότερες λίστες, όπως λίστες πελατών, προμηθευτών ή ειδών, ενώ ο κάθε χρήστης μπορεί να επιλέξει ποιες εγγραφές θα εμφανίζονται στις λίστες του. Κάνοντας κλικ στο πεδίο Open, ανοίγει εύκολα η επιλεγμένη εγγραφή Εξατομίκευση (User Personalization) Το NAV 2013 R2 παρέχει πάρα πολλές δυνατότητες εξατομίκευσης στους χρήστες του συστήματος, οι οποίοι μπορούν να προσαρμόσουν σχεδόν οποιαδήποτε κάρτα, σελίδα, μενού ή παράθυρο του συστήματος, ανάλογα με τις προτιμήσεις και τις ανάγκες εργασίας τους. Η παραμετροποίηση γίνεται μέσω του Application Menu και της επιλογής Customize, όπως φαίνεται στις σχετικές οθόνες. 44

45 45

46 Τμήματα (Departments) Από τη σελίδα των Departments, ο χρήστης αποκτά πρόσβαση σε όλα τα υποσυστήματα της εταιρείας, για τα οποία είναι εξουσιοδοτημένος, ανάλογα με τον ρόλο του μέσα στην εταιρεία. Μέσω της ίδιας σελίδας, μπορεί επίσης κανείς να περιηγηθεί ή να τροποποιήσει τις σελίδες παραμετροποίησης των επιμέρους υποσυστημάτων. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα τμήματα, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει κάποιο άλλο σχετικό τμήμα της εταιρείας, για παράδειγμα μέσω της οικονομικής Διαχείρισης (Financial Management) μπορεί να επιλέξει κανείς το τμήμα Γενικής Λογιστικής (General Ledger). Περαιτέρω δυνατότητες πλοήγησης έχουμε, αν επιλέξουμε κάποια από τις κατηγορίες: Lists Tasks Reports and Analysis Documents History Administration 46

47 Τμήματα στο NAV 2013 R2 Τα σημαντικότερα υποσυστήματα που συναντάμε στο NAV 2013 R2 είναι τα ακόλουθα: [9] Οικονομική Διαχείριση (Financial Management) Το NAV 2013 R2 δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης όλων των συνηθισμένων οικονομικών διαδικασιών και πληροφοριών, όπως της καταχώρησης οικονομικών συναλλαγών, της διαχείρισης τραπεζικών λογαριασμών, καθώς και της διαχείρισης του κόστους παραγωγής, αποθέματος και παγίων. Οι σημαντικότερες λειτουργίες που περιλαμβάνονται στο υποσύστημα της Οικονομικής Διαχείρισης είναι οι παρακάτω: Γενική Λογιστική (General Ledger) Αποτελεί την καρδιά του υποσυστήματος και το κέντρο ελέγχου όλων των οικονομικών πληροφοριών, καταχωρήσεων και αναφορών. Τα δύο βασικά συστατικά στοιχεία της Γενικής Λογιστικής είναι το Chart of Accounts που παρέχει πρόσβαση σε λογαριασμούς και ισολογισμούς και το G/L Budgets που συγκρίνει πραγματικά με προϋπολογιζόμενα ποσά. Διαχείριση Ταμειακών Διαθεσίμων (Cash Management) 47

48 Το συγκεκριμένο χαρακτηριστικό του συστήματος επιτρέπει τη διαχείριση των τραπεζικών λογαριασμών της εταιρείας. Βασική σελίδα στο Cash Management είναι η Bank Account Card που περιέχει όλες τις τραπεζικές λεπτομέρειες της επιχείρησης. Διαχείριση Παγίων (Fixed Assets) Αυτή η λειτουργικότητα του συστήματος προσφέρει μία επισκόπηση των παγίων της επιχείρησης και επιτρέπει τη διαχείριση του κόστους συντήρησης, καθώς και τη διαχείριση ασφαλιστήριων συμβολαίων και καταχωρημένων συναλλαγών που έχουν να κάνουν με τα πάγια της εταιρείας. Αγορές (Purchase) Το υποσύστημα Αγορών περιλαμβάνει όλες τις συνηθισμένες ενέργειες που σχετίζονται με τη διαδικασία των προμηθειών μίας εταιρείας, όπως τη διαχείριση προσφορών, παραγγελιών και επιστροφών. Σημαντικό στοιχείο του υποσυστήματος αποτελούν οι κάρτες των προμηθευτών, ενώ το NAV παρέχει επίσης τα κατάλληλα εργαλεία για τον σχεδιασμό και προγραμματισμό των αγορών, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Πωλήσεις και Μάρκετινγκ (Sales and Marketing) Οι ενέργειες που αναφέραμε στο υποσύστημα των Αγορών, συναντώνται στο σύνολό τους και στο υποσύστημα των Πωλήσεων, με βασικό στοιχείο του υποσυστήματος τις κάρτες των πελατών της επιχείρησης. Εκτός από την πλήρη υποστήριξη των πωλήσεων, το NAV 2013 R2 προσφέρει ενδιαφέρουσες δυνατότητες και στον τομέα του μάρκετινγκ, καθώς παρέχει πλήρη και ακριβή πληροφόρηση, ώστε ο χρήστης να μπορεί να εστιάσει εύκολα σε συγκεκριμένες ομάδες πελατών. Ο χρήστης του συστήματος μπορεί επίσης να κατηγοριοποιήσει τους πελάτες με βάση κοινά χαρακτηριστικά τους και να διεξάγει στοχευμένες καμπάνιες για προσέλκυση πιθανών καινούριων πελατών. Βασικό χαρακτηριστικό του υποσυστήματος μάρκετινγκ αποτελούν οι κάρτες επαφών (Contact Cards), μέσω των οποίων ο εργαζόμενος αποκτά έγκαιρη ενημέρωση για τα στοιχεία των επαφών του και κυρίως για τους υφιστάμενους και ενδεχόμενους νέους πελάτες. Με τον τρόπο αυτό, γίνεται ποιοτικότερη και αποτελεσματικότερη η εξυπηρέτηση των πελατών και αυξάνεται το επίπεδο ικανοποίησής τους. Διαχείριση Αποθηκών (Warehouse Management) 48

49 Το υποσύστημα Διαχείρισης Αποθηκών περιλαμβάνει ένα σύνολο χαρακτηριστικών που διευκολύνουν το έργο της διαχείρισης σε πολύπλοκα περιβάλλοντα αποθήκευσης. Υποστηρίζει όλες τις διαδικασίες μέσα στις αποθήκες της εταιρείας που αφορούν τη διαχείριση εισερχομένων και εξερχομένων προϊόντων, καθώς και εσωτερικών διεργασιών, όπως μετακινήσεις ειδών, διαχείριση ζωνών και θέσεων αποθήκευσης κ.ά. Εκτός από τις κλασσικές ενέργειες της παραλαβής, αποθήκευσης και αποστολής των ειδών, το NAV υποστηρίζει και ενέργειες cross-docking, κατευθύνοντας είδη από τη ζώνη παραλαβής απευθείας στη ζώνη αποστολής, όταν αυτά περιλαμβάνονται σε ανοιχτές παραγγελίες πώλησης, χωρίς να χρειάζεται να μεταφερθούν πρώτα στον χώρο αποθήκευσης. Πολύ χρήσιμο αποδεικνύεται επίσης το υποσύστημα διαχείρισης αποθέματος. Διαχείριση Αποθέματος (Inventory Management) Η διαχείριση του αποθέματος αποτελεί μία διαδικασία μεγάλης σημασίας για κάθε επιχείρηση που δραστηριοποιείται στους τομείς της παραγωγής και διανομής προϊόντων. Το σχετικό υποσύστημα του NAV 2013 R2 υποστηρίζει επαρκώς τις εταιρείες στην ανάγκη τους για αξιόπιστη ενημέρωση, όσον αφορά την ποσότητα των αποθεματικών και τη διαθεσιμότητα των ειδών. Συγκεκριμένα, παρέχει πληθώρα επισκοπήσεων για τη διαθεσιμότητα των ειδών (Item Availability by Event, Period, BOM Level, Timeline, Variant, Location), αλλά και εύχρηστα εργαλεία παρακολούθησης του αποθέματος. Έτσι, ο χρήστης μπορεί εύκολα να μάθει πότε παρελήφθη ένα είδος, σε ποια αποθήκη είναι τοποθετημένο, ποιος πελάτης το αγόρασε και πότε. Παραγωγή (Manufacturing) Το υποσύστημα Παραγωγής βοηθάει αποτελεσματικά τις εταιρείες να διαχειριστούν τον σχεδιασμό και χρονικό προγραμματισμό των προϊόντων που παρασκευάζουν, τη διαδικασία παραγωγής τους και την παρακολούθησή τους. Οι ενσωματωμένες λειτουργίες του υποσυστήματος συντελούν στη μείωση του κόστους εργασίας, καθώς και στην αύξηση της παραγωγικότητας, της ταχύτητας και της ακρίβειας. Βασική οθόνη στο συγκεκριμένο υποσύστημα αποτελεί η επισκόπηση του Καταλόγου Υλικών Παραγωγής (Production Bill Of Materials), όπου απεικονίζονται τα είδη που θα χρησιμοποιηθούν για την κατασκευή του τελικού προϊόντος, όπως φαίνεται στη σχετική οθόνη. 49

50 Ένα επίσης χρήσιμο εργαλείο για την παρακολούθηση της διαδικασίας συνιστούν τα φασεολόγια (routings), τα οποία περιγράφουν την ακολουθία των διεργασιών που απαιτούνται για την παραγωγή του τελικού προϊόντος. Έργα και Πόροι (Jobs and Resources) 50

51 Το υποσύστημα Έργων περιλαμβάνει δραστηριότητες που αφορούν τη διαχείριση των πρότζεκτ της επιχείρησης, όπως τη διαμόρφωση έργων και τον προγραμματισμό των πόρων που εμπλέκονται στη διαδικασία υλοποίησης ενός νέου έργου. Το υποσύστημα επίσης παρέχει πληροφόρηση για τον προϋπολογισμό ενός έργου και για την πορεία και πρόοδο της υλοποίησής του. Με τον τρόπο αυτό, γίνεται ευκολότερη η διαχείριση μακροπρόθεσμων έργων, στα οποία απαιτείται η χρήση ειδών από το απόθεμα, μηχανημάτων και υπαλλήλων της εταιρείας, καθώς και οι αντίστοιχες ώρες εργασίας τους. Τεχνική Υποστήριξη (Service Management) Το συγκεκριμένο υποσύστημα επιτρέπει στους χρήστες να διαχειρίζονται αποτελεσματικά συμβόλαια, παραγγελίες και αιτήματα τεχνικής υποστήριξης ή επισκευών και να διατηρούν ένα πλήρες αρχείο, με στόχο την παροχή ποιοτικών υπηρεσιών στους πελάτες. Η κάρτα μίας παραγγελίας τεχνικής υποστήριξης είναι παρόμοια με τις κάρτες παραγγελιών αγορών και πωλήσεων και περιλαμβάνει όλες τις σημαντικές πληροφορίες που χρειάζεται ο χρήστης του συστήματος, όπως τα στοιχεία της παραγγελίας και του πελάτη ή το ιστορικό τεχνικής υποστήριξης του πελάτη. Για να μεταφερθούμε σε μία τέτοια κάρτα, μπορούμε να ακολουθήσουμε τη διαδρομή Departments Service Order Processing Service Orders 51

52 Ανθρώπινο Δυναμικό (Human Resources) Ένα επιπλέον υποσύστημα του NAV αποτελεί αυτό της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης. Πρόκειται για ένα πλήρως ενσωματωμένο υποσύστημα, με κύριο σκοπό την καταχώρηση και ενημέρωση των προσωπικών στοιχείων των εργαζομένων. Τα βασικότερα χαρακτηριστικά του υποσυστήματος ανθρωπίνων πόρων συνοψίζονται στα εξής: Κάρτες υπαλλήλων Καταχώριση απουσιών Αιτίες τερματισμού της σύμβασης Συμβόλαια πρόσληψης Αναφορές Εμπιστευτικές πληροφορίες για τους εργαζόμενους της εταιρείας Για να έχουμε πρόσβαση στα ατομικά στοιχεία ενός εργαζόμενου, ακολουθούμε τη διαδρομή Departments Human Resources Employees 52

53 4.3 Περισσότερες νέες δυνατότητες Ενσωμάτωση Microsoft OneNote Ένα από τα νέα χαρακτηριστικά του NAV 2013 R2 είναι η συνεργασία με την εφαρμογή OneNote της Microsoft. Με την ενσωμάτωση του OneNote, μπορεί ο χρήστης να συγχρονίσει το NAV με το OneNote ή να διαμοιράσει χρήσιμες σημειώσεις εντός της εταιρείας Εύρεση (Find) Σε ένα σύστημα ERP που μπορεί να περιλαμβάνει πολλές χιλιάδες καταχωρήσεις, είναι πολύ σημαντικό για τον χρήστη να μπορεί να βρίσκει γρήγορα και άνετα την καταχώρηση που επιθυμεί. Ένα νέο χαρακτηριστικό που παρουσιάζει το NAV 2013 R2 είναι η λειτουργία Find, η οποία ενεργοποιείται όταν πατήσουμε Ctrl+F μέσα σε μία λίστα. Στο πεδίο Find row where επιλέγουμε το κριτήριο αναζήτησης που θέλουμε και στο πεδίο matches πληκτρολογούμε την αντίστοιχη τιμή. 53

54 4.3.3 Μετάβαση (Go to) Εάν ψάχνουμε για μία καταχώρηση που περιέχει μία συγκεκριμένη τιμή σε ένα πεδίο της κάρτας, για παράδειγμα έναν πελάτη με έδρα σε κάποια συγκεκριμένη πόλη, τότε βοηθάει πολύ η λειτουργία Go to. Η συγκεκριμένη λειτουργία ενεργοποιείται, αφού επιλέξουμε κάποιο στοιχείο της βάσης δεδομένων, για παράδειγμα έναν πελάτη, και πατήσουμε Edit για να επεξεργαστούμε την κάρτα του. 54

55 Στην κάρτα του πελάτη πατάμε Ctrl+G και συμπληρώνουμε τα πεδία Where και matches αναλόγως. 55

56 4.3.4 Οικονομική Ανάλυση Στον τομέα της οικονομικής ανάλυσης, το NAV 2013 R2 παρέχει στους χρήστες που θα το επιλέξουν νέες λειτουργίες που κάνουν την ανάλυση των οικονομικών της εταιρείας ευκολότερη. [9] Λογιστική κόστους (Cost Accounting) Η συγκεκριμένη λειτουργία βοηθάει πολύ στην κατανόηση του κόστους λειτουργίας της επιχείρησης. Ο χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να εντοπίσει τα λειτουργικά κόστη των διαφόρων τμημάτων, προϊόντων και πρότζεκτ της εταιρείας και να τα συγκρίνει με τα αντίστοιχα έσοδα, με σκοπό να αναλύσει αποτελεσματικά την κερδοφορία της επιχείρησης. Το υποσύστημα της Λογιστικής Κόστους προσομοιάζει στη δομή της Γενικής Λογιστικής και βασικά στοιχεία του αποτελούν οι Κατάλογοι Τύπων Κόστους, Κέντρων Κόστους και Αντικειμένων Κόστους (Chart of Cost Types, Centers, Objects). Ο Κατάλογος Τύπων Κόστους απεικονίζει τα διαφορετικά είδη κόστους και εσόδων που μπορεί να έχουμε, για παράδειγμα κόστη ή έσοδα από αγορές και πωλήσεις πρώτων υλών. Ο Κατάλογος Κέντρων Κόστους αναφέρεται συνήθως στα τμήματα της επιχείρησης, τα οποία είναι υπεύθυνα για το μεγαλύτερο ποσοστό κόστους ή εσόδων. Ο Κατάλογος Αντικειμένων Κόστους αφορά προϊόντα, ομάδες προϊόντων ή υπηρεσίες και το αντίστοιχο κόστος τους για την επιχείρηση. 56

57 57

58 Πρόβλεψη Ταμειακής Ρευστότητας (Cash Flow Forecasting) Με το Cash Flow Forecast του NAV 2013 R2, μπορεί κανείς να επιχειρήσει μία πρόβλεψη για τη ρευστότητα της εταιρείας του. Η ρευστότητα μίας επιχείρησης υποδηλώνει την οικονομική της φερεγγυότητα και μας βοηθά να συμπεράνουμε αν η επιχείρηση είναι σε θέση να πληρώσει τις οικονομικές της υποχρεώσεις εγκαίρως. Το Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 παρέχει στον χρήστη ένα νέο χρήσιμο εργαλείο, με το οποίο μπορεί να διασφαλιστεί η φερεγγυότητα της εταιρείας. Το σύστημα, βασιζόμενο στα οικονομικά στοιχεία της προηγούμενης περιόδου, συγκεντρώνει και υπολογίζει τα προβλεπόμενα επιχειρησιακά έσοδα και έξοδα. Κατόπιν, υπολογίζει επίσης το πιθανό πλεόνασμα ή έλλειμμα στο ρευστό της εταιρείας. Με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία έχει μια αναλυτική εικόνα για τις μελλοντικές της υποχρεώσεις και μπορεί να προβεί στη λήψη των απαραίτητων μέτρων, για παράδειγμα στη λήψη ενός δανείου σε περίπτωση ελλείμματος. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο Cash Flow Forecast, ακολουθούμε τη διαδρομή Departments Financial Management Cash Flow Cash Flow Forecasts και πατάμε New, για να ανοίξουμε μία νέα κάρτα για το δελτίο μας. 58

59 Συμπληρώνουμε τα στοιχεία του δελτίου στην καρτέλα General και επιλέγουμε το εικονίδιο Cash Flow Worksheet στη Ribbon, για να επιλέξουμε τα δεδομένα, πάνω στα οποία θα βασιστεί η πρόβλεψη. Επιλέγουμε η πρόβλεψη να περιλαμβάνει τους δύο πρώτους μήνες του 2015, ώστε να έχουμε μία εικόνα για τη ρευστότητα της εταιρείας στο τέλος του Φεβρουαρίου. Στην κάρτα του Cash Flow Worksheet, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Suggest Worksheet Lines και επιλέγουμε από τα προτεινόμενα δεδομένα, αυτά που χρειαζόμαστε για την πρόβλεψή μας. 59

60 Στο παράδειγμά μας, επιλέγουμε τα Πληρωτέα και τα Εισπρακτέα, καθώς και τις Παραγγελίες Αγορών, Πωλήσεων και Τεχνικής Υποστήριξης. 60

61 Πατάμε ΟΚ και τα επιλεγμένα δεδομένα περνάνε στις γραμμές του Worksheet. Η λίστα που προκύπτει είναι προσαρμόσιμη, καθώς μπορούμε να διαγράψουμε γραμμές, αν για παράδειγμα πιστεύουμε ότι δεν θα λάβουμε κάποια συγκεκριμένη πληρωμή. 61

62 Αφού οριστικοποιήσουμε το Worksheet, μπορούμε να πατήσουμε Register και να δημιουργήσουμε το Cash Flow Forecast. Πατώντας Statistics πάνω στη Ribbon, μπορούμε να έχουμε μία ανάλυση της πρόβλεψης για το χρονικό διάστημα που έχουμε καθορίσει. 62

63 4.3.5 Γραφήματα (Charts) Ένα σημαντικό νέο χαρακτηριστικό του NAV 2013 R2 είναι τα γραφήματα που εξυπηρετούν τη γραφική απεικόνιση δεδομένων της εταιρείας. Συγκεκριμένα, προσφέρονται δύο τύποι γραφημάτων, τα Generic Charts που μπορούν να 63

64 δημιουργηθούν για κάθε πίνακα και τα Specific Charts που αφορούν ιδιαίτερους πίνακες, όπως τις αναφορές ανάλυσης. Ένα τέτοιο γράφημα αποτελεί το γράφημα οικονομικής απόδοσης, με το οποίο ο χρήστης συνδυάζει διάφορους οικονομικούς δείκτες, με σκοπό την ανάλυση της οικονομικής απόδοσης της εταιρείας, καθώς και το γράφημα ταμειακής ρευστότητας. Τα γραφήματα είναι διαθέσιμα από το Role Center του χρήστη. Κάθε χρήστης, ανάλογα με το ρόλο και τις αρμοδιότητές του στην εταιρεία, έχει πρόσβαση σε διαφορετικά γραφήματα Διαχείριση Συναρμολόγησης Προϊόντων (Assembly Management) Στην έκδοση 2013 R2 του Dynamics NAV μπορεί ο χρήστης να χρησιμοποιήσει παραγγελίες συναρμολόγησης προϊόντων, ώστε να δημιουργήσει νέα είδη χρησιμοποιώντας επιμέρους εξαρτήματα. Πολλές φορές, είναι σημαντικό για μία εταιρεία να μπορεί να συνδυάζει μεμονωμένα 64

65 είδη της και να τα προσφέρει ως σετ, για παράδειγμα ένα πλήρες κουτί σταθερού υπολογιστή. Συχνά μάλιστα, η συναρμολόγηση του τελικού προϊόντος γίνεται μετά την τοποθέτηση της παραγγελίας από τον πελάτη. Αυτή η επιλογή προσφέρει μεγάλη ευελιξία, καθώς ο πελάτης μπορεί να προσαρμόσει την παραγγελία του σύμφωνα με τις προτιμήσεις του. Αξιοποιώντας το Assembly Management, η επιχείρηση μπορεί να καλύψει πλήρως τις ανάγκες των πελατών της και να μειώσει το κόστος του αποθέματος, αφού δεν χρειάζεται να αποθηκεύει μεγάλες ποσότητες στοκ για κάθε πιθανό συνδυασμό ειδών που ζητούν οι πελάτες της. Η διαδικασία της συναρμολόγησης μπορεί να έχει ως στόχο την κάλυψη κάποιας παραγγελίας (Assemble to Order), οπότε επιτρέπει αλλαγές από την πλευρά του πελάτη κατά την τοποθέτηση της παραγγελίας και ελαχιστοποιεί το κόστος αποθέματος. Μπορεί όμως να έχει και ως στόχο την αποθήκευση ενός assembly item στις αποθήκες της εταιρείας (Assemble to Stock), ειδικά όταν η διαδικασία της συναρμολόγησης είναι απλή. Σημαντικές πληροφορίες για ένα assembly item μπορούμε να δούμε στην καρτέλα Replenishment στην κάρτα του είδους. Τα πεδία που αφορούν το συναρμολογούμενο είδος είναι το Replenishment System, το οποίο πρέπει να έχει την τιμή Assembly και το Assembly Policy, όπου καθορίζουμε την πολιτική για το συγκεκριμένο είδος ως Assemble-to-Order ή Assemble-to- Stock. 65

66 Σημαντικό επίσης στοιχείο του υποσυστήματος αποτελεί ο κατάλογος υλικών συναρμολόγησης (Assembly Bill of Materials), ο οποίος περιλαμβάνει τα δεδομένα που καθορίζουν ποια είδη και ποιοι πόροι θα χρησιμοποιηθούν για κάθε συναρμολογούμενο είδος της εταιρείας. Από την κάρτα του είδους, μπορούμε να κάνουμε κλικ στην τιμή Yes στο πεδίο Assembly BOM και να δούμε τα επιμέρους είδη που συμμετέχουν στον κατάλογο υλικών του συναρμολογούμενου προϊόντος. 66

67 Assemble-to-Order παραγγελία πώλησης Για να δημιουργήσουμε μία Assemble-to-Order παραγγελία πώλησης, ανοίγουμε μία νέα κάρτα παραγγελίας, συμπληρώνουμε τα στοιχεία της παραγγελίας και όταν εισάγουμε την επιθυμητή ποσότητα στη στήλη Quantity, η ποσότητα αυτή αντιγράφεται αυτόματα και στη στήλη Quantity to Assemble to Order. Με αυτό τον τρόπο, δημιουργείται αυτόματα από το σύστημα η σχετική παραγγελία συναρμολόγησης. 67

68 Στη στήλη Quantity to Assemble to Order, δίπλα από την ποσότητα υπάρχει ένα drill-down κουμπί που αν το πατήσουμε, οδηγούμαστε στη σελίδα με τις γραμμές που περιλαμβάνονται στην παραγγελία συναρμολόγησης. Για να δούμε τα πλήρη στοιχεία της παραγγελίας συναρμολόγησης, μπορούμε να πατήσουμε στο εικονίδιο Show Document πάνω στη Ribbon. 68

69 Όπως παρατηρούμε, το πεδίο Assemble to Order έχει πάρει την τιμή Yes. Κάνοντας κλικ πάνω του, επιστρέφουμε στην παραγγελία πώλησης του συναρμολογούμενου προϊόντος μας Διαθεσιμότητα Προϊόντος (Item Availability) Μία καινοτομία του NAV 2013 R2 αποτελούν τα τρία νέα παράθυρα που αφορούν τη διαθεσιμότητα των προϊόντων και συγκεκριμένα τα Item Availability by Timeline, Event και BOM Level. Με τον τρόπο αυτό, οι παρεχόμενοι τρόποι ανάλυσης της διαθεσιμότητας ενός είδους αυξάνονται σε έξι και είναι προσβάσιμοι από την κάρτα κάθε είδους, στην καρτέλα Navigate. 69

70 Item Availability by Timeline Το εν λόγω χαρακτηριστικό παρέχει μια γραφική απεικόνιση του προβλεπόμενου στο μέλλον αποθέματος για ένα είδος της εταιρείας. Η γραφική παρουσίαση του αποθέματος βασίζεται στον συνδυασμό των μελλοντικών προμηθειών και της αναμενόμενης ζήτησης ενός είδους. Το γράφημα εμφανίζεται, αν επιλέξουμε το είδος που θέλουμε στο πεδίο Item No. Οι προγραμματισμένες μεταβολές στο απόθεμα, για παράδειγμα οι μελλοντικές προμήθειες και πωλήσεις, εμφανίζονται με mouse-over πάνω στα σημεία X του γραφήματος. Στη FastTab Event Changes ο χρήστης βλέπει τις προτεινόμενες από το σύστημα αλλαγές στο απόθεμα, τις οποίες μπορεί να τροποποιήσει τσεκάροντας το πεδίο Include Planning Suggestions. 70

71 Item Availability by Event Με την επιλογή αυτή λαμβάνει ο χρήστης μία επισκόπηση του προβλεπόμενου αποθέματος, ανάλογα με τα διάφορα γεγονότα ζήτησης και προμήθειας για κάθε είδος που έχουμε στις αποθήκες μας. Μπορούμε να δούμε λεπτομερέστερα τα γεγονότα αυτά, κάνοντας κλικ στην επιλογή Expand All που βρίσκουμε στη Ribbon. 71

72 Item Availability by BOM Level Η λειτουργία αυτή παρέχει στον χρήστη πληροφορίες για τον αριθμό των Parent Items που είναι σε θέση να φτιάξει, ανάλογα με τη διαθεσιμότητα των αναγκαίων Child Items και είναι επιλέξιμη για κάθε είδος της επιχείρησης που έχει δομή BOM, Assembly BOM ή Production BOM. 72

73 4.3.8 Φύλλα κατανομής χρόνου (Time Sheets) Η διαχείριση του χρόνου είναι σημαντική για μία επιχείρηση, η οποία θέλει να παρακολουθεί και να κατανοεί καλύτερα την χρήση και κατανομή των πόρων της. Με τη διαχείριση χρόνου, μπορεί μία εταιρεία να εντοπίζει εγκαίρως προβλήματα στην κατανομή των πόρων και να αποφεύγει καθυστερήσεις ή υπερβάσεις στο κόστος των έργων που διαχειρίζεται. Τα φύλλα κατανομής χρόνου είναι μία καινοτομία στο υποσύστημα Resources Planning του NAV 2013 R2, η οποία επιτρέπει την επισκόπηση της κατανομής υπαλλήλων, μηχανημάτων και άλλων πόρων σε πρότζεκτ, παραγγελίες τεχνικής υποστήριξης ή συναρμολόγησης προϊόντων κ.ά. Για να ενεργοποιήσουμε τη χρήση Time Sheets, πρέπει να τσεκάρουμε το πεδίο Use Time Sheet στην κάρτα κάθε πόρου και να ορίσουμε έναν χρήστη του συστήματος ως αυτόν που θα κατέχει και θα εγκρίνει κάθε Time Sheet. Εκτός από αυτό, πρέπει ακολουθώντας τη διαδρομή Departments Administration Application Setup Users User Setup να καθορίσουμε έναν χρήστη του NAV ως Time Sheet Administrator. 73

74 Κατόπιν, προχωράμε στη δημιουργία του Time Sheet από τη διαδρομή Departments Resource Planning Periodic Activities Create Time Sheets. 74

75 Αφού δημιουργήσουμε το Time Sheet, μεταβαίνουμε στη λίστα των φύλλων και πατάμε στο Edit Time Sheet για να επεξεργαστούμε το νέο φύλλο κατανομής χρόνου. Στις στήλες του φύλλου επιλέγουμε το είδος και την περιγραφή της εργασίας του συγκεκριμένου εργαζόμενου, καθώς και τις ώρες εργασίας για κάθε ημέρα της εβδομάδας. Στο φύλλο μπορούμε να συμπεριλάβουμε και πιθανή απουσία του υπαλλήλου μας, λόγω ασθένειας, ρεπό ή αργίας. Όταν είμαστε έτοιμοι, πατάμε στην επιλογή Submit, ώστε να καταχωρήσουμε το Time Sheet προς έγκριση. 75

76 4.3.9 Συνεργασία με το Microsoft Excel Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του NAV 2013 R2 είναι η δυνατότητα εξαγωγής των δεδομένων μας σε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Excel. Με αυτό τον τρόπο, γίνεται πολύ εύκολη η επεξεργασία των στοιχείων με βάση τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που παρουσιάζει το Excel. Για να μεταφέρουμε, για παράδειγμα, μία λίστα των πελατών μας στο Excel, χρειάζεται απλώς να πατήσουμε στο εικονίδιο Microsoft Excel της Ribbon. 76

77 Ένα πολύ ενδιαφέρον στοιχείο είναι, ότι οι αλλαγές που κάνουμε σε κάποιο πεδίο της λίστας, μπορούν γρήγορα να εφαρμοστούν και στο φύλλο εργασίας του Excel. Αν προσθέσουμε, για παράδειγμα, έναν αριθμό τηλεφώνου στον πελάτη Spotsmeyer s Furnishings και κατόπιν πατήσουμε στο εικονίδιο Refresh της καρτέλας Dynamics NAV στο Excel, τα δεδομένα μας τροποποιούνται αυτόματα και στο φύλλο εργασίας. 77

78 Για να ενεργοποιηθεί το πρόσθετο με την καρτέλα Dynamics NAV στο Excel, θα πρέπει να έχουμε επιλέξει τη συγκεκριμένη δυνατότητα κατά την εγκατάσταση του ERP ή να προβούμε σε μία επιδιόρθωση της εγκατάστασης. 78

79 4.4 Ρόλοι στο NAV 2013 R2 Στο NAV 2013 R2 υπάρχουν συνολικά 24 διαφορετικά προκαθορισμένα Κέντρα Εργασιών Χρήστη, προσαρμοσμένα εκ των προτέρων στους πιο συνηθισμένους ρόλους που συναντάμε σε μία επιχείρηση. Μέσω του κέντρου εργασιών, ο εργαζόμενος αποκτά εύκολη πρόσβαση στις καθημερινές εργασίες, τις οποίες εκτελεί και στις πληροφορίες που χρειάζεται. Τα κέντρα εργασιών αντιστοιχίζονται στους χρήστες από τον διαχειριστή του συστήματος, ο οποίος προσαρμόζει τις λειτουργίες που καλύπτουν ανάλογα με τις ανάγκες κάθε εργαζομένου. Κατόπιν, ο κάθε χρήστης μπορεί να προσαρμόσει το περιβάλλον εργασίας του σύμφωνα με τις προτιμήσεις του. Ο κατάλογος των διαφορετικών προφίλ χρήστη είναι προσβάσιμος, αν ακολουθήσουμε τη διαδρομή: Departments Administration Application Setup Role Tailored Client Profiles Τα διαθέσιμα προφίλ φαίνονται στην ακόλουθη εικόνα, ενώ το προεπιλεγμένο προφίλ χρήστη είναι αυτό του Sales Order Processor. Για να αλλάξουμε προφίλ και κέντρο ενεργειών χρήστη, ανοίγουμε την κάρτα User Personalization, ακολουθώντας τη διαδρομή: 79

80 Departments Administration Application Setup Role Tailored Client User Personalization Οι αλλαγές που κάνουμε με διπλό κλικ στο πεδίο Profile ID, εφαρμόζονται μετά την επανεκκίνηση του προγράμματος. 4.5 Συντομεύσεις πληκτρολογίου στο NAV 2013 R2 Πληθώρα συντομεύσεων πληκτρολογίου υποστηρίζονται από το σύστημα, προκειμένου να διευκολύνουν την εργασία του χρήστη. [3] Οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες από αυτές είναι το F5 για ανανέωση της τρέχουσας σελίδας, το F7 για προβολή των στατιστικών, το F2 για επεξεργασία και το F9 για καταχώρηση. Το σύνολο των διαθέσιμων συντομεύσεων απεικονίζεται στην ακόλουθη εικόνα: 80

81 Εικόνα 12: Συντομεύσεις Πληκτρολογίου [3] 81

82 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Υλοποίηση επιχειρησιακών σεναρίων στα υποσυστήματα αγορών και πωλήσεων Οι διαδρομές που ακολουθούνται για την υλοποίηση των σεναρίων είναι ενδεικτικές, καθώς υπάρχουν συχνά πολλές εναλλακτικές διαδρομές που μπορούμε να ακολουθήσουμε, για να έχουμε πρόσβαση σε σελίδες ή κάρτες του συστήματος. Επίσης, όλες οι περιγραφόμενες ενέργειες μπορούν εύκολα και γρήγορα να πραγματοποιηθούν μέσω της επιλογής Αναζήτησης στην αρχική σελίδα του προγράμματος. 5.1 Δημιουργία Προμηθευτή Σενάριο Η επιχείρηση συνεργάζεται με δύο προμηθευτές ηλεκτρονικών υπολογιστών: τη SONY και την ACER. Ο προμηθευτής SONY θα έχει διεύθυνση τη διεύθυνσή σας, ΤΚ και πόλη, κωδικό χώρας = EL, αριθμό τηλεφώνου το δικό σας, το δικό σας, ομάδα καταχώρησης συμβαλλόμενων= National, ομάδα καταχώρησης ΦΠΑ συμβαλλόμενων= National, ομάδα καταχώρησης προμηθευτών= Domestic. Ο προμηθευτής ACER θα έχει τυχαία διεύθυνση της Σάμου, ΤΚ και πόλη της Σάμου, κωδικό χώρας = EL, αριθμό τηλεφώνου , sales@samos.gr, ομάδα καταχώρησης συμβαλλόμενων= National, ομάδα καταχώρησης ΦΠΑ συμβαλλόμενων= National, ομάδα καταχώρησης προμηθευτών= Domestic. Υλοποίηση Για να δημιουργήσουμε ένα νέο προμηθευτή, ακολουθούμε τα εξής βήματα: Από το κεντρικό μενού του ERP Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 ακολουθούμε τη διαδρομή: Departments Purchase Planning Vendors Επιλέγοντας New δημιουργούμε μία νέα κάρτα προμηθευτή και εισάγουμε τα στοιχεία στις καρτέλες General, Communication, Invoicing. 82

83 Για να προσθέσουμε μία πόλη στη λίστα των πόλεων, ανοίγουμε το dropdown menu στο πεδίο City και με New δημιουργούμε τη νέα πόλη. 83

84 Την ίδια διαδικασία ακολουθούμε και για τον δεύτερο προμηθευτή. Πατάμε ΟΚ για να καταχωρήσουμε τις αλλαγές που κάναμε και βλέπουμε τους νέους προμηθευτές στη λίστα με τους προμηθευτές της εταιρείας μας. 84

85 5.2 Εισαγωγή Εκπτώσεων Προμηθευτή Σενάριο Ο προμηθευτής SONY μας κάνει έκπτωση 15% σε επίπεδο τιμολογίου, εφόσον η παραγγελία μας υπερβεί το ποσό των και επίσης 10% επιπλέον εφόσον πληρώσουμε μέσα σε χρονικό διάστημα 7 ημερών. Ομοίως, ο προμηθευτής ACER σε επίπεδο τιμολογίου μας κάνει έκπτωση 15% εφόσον η παραγγελία μας υπερβεί το ποσό των και επίσης 5% επιπλέον, εφόσον πληρώσουμε μέσα σε χρονικό διάστημα 14 ημερών. Και για τους δύο ο αναμενόμενος χρόνος πληρωμής είναι 3 εβδομάδες (=21 ημέρες). Υλοποίηση Για να καταχωρήσουμε τη βασική έκπτωση από τους προμηθευτές μας, ακολουθούμε τα βήματα: Departments Purchase Planning Vendors Επιλέγουμε προμηθευτή και στη συνέχεια από τη Ribbon πατάμε στο Invoice Discounts και καταχωρούμε τη βασική έκπτωση τιμολογίου. 85

86 Πατάμε ΟΚ για να καταχωρήσουμε την έκπτωση και ακολουθούμε την ίδια διαδικασία για τον δεύτερο προμηθευτή του σεναρίου. 86

87 Για την επιπλέον έκπτωση σε περίπτωση ταχείας πληρωμής, επιλέγουμε από την κάρτα του προμηθευτή στην καρτέλα Payments το πεδίο Payment Terms Code και πατώντας New εισάγουμε τα στοιχεία για το νέο όρο πληρωμής. 87

88 Επιλέγουμε τον όρο πληρωμής που προσθέσαμε και αυτός εμφανίζεται άμεσα στην κάρτα του προμηθευτή. 88

89 Την ίδια διαδικασία ακολουθούμε και για τον δεύτερο προμηθευτή του σεναρίου. 89

90 Εναλλακτικά, θα μπορούσαμε να ακολουθήσουμε τη διαδρομή Departments Sales & Marketing Order Processing Setup Payment Terms ή Departments Financial Management Payables Setup Payment Terms και να παραμετροποιήσουμε από εκεί τους όρους πληρωμής. Προηγουμένως, πρέπει να ενεργοποιήσουμε τον υπολογισμό έκπτωσης τιμολογίου, οπότε επιλέγουμε: Departments Financial Management Administration General Ledger Setup και τσεκάρουμε την επιλογή Adjust for Payment Discount. 90

91 5.3 Δημιουργία Προϊόντος Σενάριο Η επιχείρηση αποφασίζει να επεκτείνει την εμπορική της δραστηριότητα σε ένα νέο τύπο υψηλών δυνατοτήτων υπολογιστή που ονομάζεται PC-A, τον οποίο αγοράζει χονδρικά από έναν από τους παραπάνω εξειδικευμένους στον χώρο αυτό προμηθευτές, ο οποίος θα υποβάλλει την καλύτερη προσφορά, και στη συνέχεια πουλά λιανικά σε πελάτες. Έχει μονάδα μέτρησης το τεμάχιο (Piece), ομάδα καταχώρησης ειδών = Miscellaneous, ομάδα καταχώρησης ΦΠΑ = 19% και ομάδα καταχώρησης αποθεμάτων = Resale. Η ονομαστική τιμή αγοράς του από τους παραπάνω προμηθευτές θα είναι στο επίπεδο των 900 Euro, αλλά μπορεί να παρουσιάζει διακυμάνσεις στις διάφορες προσφορές που θα μου υποβάλλουν (ανάλογα με τις επικρατούσες στην αγορά συνθήκες την χρονική εκείνη στιγμή), ενώ το ποσοστό κέρδους από αυτόν αποφασίσθηκε να είναι 50% επί της τιμής πώλησής του. Επίσης, η επιχείρηση για το είδος αυτό εκτιμά ότι θα έχει έμμεσο κόστος 35% (= επιπρόσθετο κόστος υπαλλήλων, ενοικίου, ηλεκτρικού ρεύματος, κλπ. του τμήματος πωλήσεων) και γενικά έξοδα 350 Euro ανά τεμάχιο (= κατανομή των εξόδων των λοιπών τμημάτων της επιχείρησης ανά τεμάχιο). Υλοποίηση 91

92 Για να δημιουργήσουμε ένα νέο προϊόν, επιλέγουμε: Home Items πατώντας New ανοίγουμε μία νέα κάρτα για το είδος που θέλουμε να δημιουργήσουμε και συμπληρώνουμε τις καρτέλες General και Invoicing. 92

93 5.4 Απόδοση Κωδικού Εξηγείστε τον κωδικό αριθμό που δόθηκε αυτόματα από το σύστημα στο νέο αυτό είδος (PC-A). Ο κωδικός στο νέο είδος δίνεται αυτόματα από τη σειρά αρίθμησης που έχουμε ορίσει στην παραμετροποίηση του υποσυστήματος, στην προκειμένη περίπτωση στην παραμετροποίηση αποθεμάτων (Inventory Setup) στο υποσύστημα των αποθηκών. 93

94 5.5 Καταχώρηση Προσφορών από Προμηθευτές και Παραγγελία Αγοράς Σενάριο Λαμβάνουμε προσφορές και από τους δύο παραπάνω προμηθευτές για 25 τεμάχια PC-A, στις οποίες οι προσφερόμενες μοναδιαίες τιμές είναι 950 Euro για τη SONY και η ονομαστική τιμή των 900 Euro από την ACER. Επιλέγουμε τελικά την προσφορά του προμηθευτή ACER και προχωράμε στην υποβολή παραγγελίας σε αυτόν. Παρουσιάστε και εξηγείστε την τελική τιμή της παραγγελίας αυτής: αρχική τιμή τελική τιμή (μετά τις εκπτώσεις) ΦΠΑ. Υλοποίηση Για να καταχωρήσουμε τις προσφορές αγοράς, επιλέγουμε: Departments Purchase Order Processing Purchase Quotes και πατώντας New ανοίγουμε μία νέα κάρτα για την προσφορά. Πατάμε Enter στο πεδίο No., επιλέγουμε προμηθευτή στο πεδίο Buy from Vendor No. και κατόπιν εισάγουμε τα στοιχεία της προσφοράς στην καρτέλα Lines. Αν έχουμε τσεκάρει στο Purchases & Payables Setup την επιλογή Calculate Invoice Discount, τότε η έκπτωση του προμηθευτή υπολογίζεται αυτόματα. 94

95 Με F7 ή επιλέγοντας Statistics από τη Ribbon, ελέγχουμε τα στατιστικά για την προσφορά αγοράς που κάναμε, οπότε βλέπουμε αναλυτικά την αρχική τιμή, το ποσό έκπτωσης τιμολογίου για τον συγκεκριμένο προμηθευτή, το ΦΠΑ και την τιμή + ΦΠΑ. 95

96 Τα ίδια βήματα ακολουθούμε και για τη δεύτερη προσφορά: 96

97 Για να μετατρέψουμε στη συνέχεια μια προσφορά σε παραγγελία, επιλέγουμε από τη Ribbon στην κάρτα της προσφοράς το εικονίδιο Make Order και απαντάμε θετικά στη σχετική ερώτηση. 97

98 Παρατηρούμε ότι η κάρτα άλλαξε από Purchase Quote σε Purchase Order. Με F7 ή επιλέγοντας Statistics από τη Ribbon, ελέγχουμε τα στατιστικά για τη νέα παραγγελία: 98

99 5.6 Παραλαβή Σενάριο Ο προμηθευτής μας παραδίδει άμεσα τους 18, και λίγο αργότερα τους υπόλοιπους 7 υπολογιστές. Καταχωρούμε τις παραλαβές αυτές. Εξετάζουμε προσεκτικά τις δύο αυτές καταχωρημένες στο σύστημα παραλαβές και τις πραγματοποιηθείσες ενημερώσεις του αποθέματος του είδους, αλλά και όλες τις σχετικές δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται αυτόματα στο σύστημα μετά από κάθε παραλαβή. Υλοποίηση Για να σπάσουμε την παραλαβή σε δύο μέρη, επιλέγουμε από την προηγούμενη οθόνη (Παραγγελία Αγοράς) τη στήλη Ποσότητα για Παραλαβή (Quantity to Receive), αλλάζουμε την ποσότητα σε 18 και πατάμε στην Ribbon: Post Receive 99

100 Με τον ίδιο τρόπο παραλαμβάνουμε και τα υπόλοιπα 7 τεμάχια: Για να ελέγξουμε την παραλαβή, επιλέγουμε από το κεντρικό μενού του συστήματος: 100

101 Posted Documents Posted Purchase Receipts Στη λίστα βλέπουμε τις δύο τελευταίες καταχωρημένες παραλαβές με τα είδη που παραλάβαμε. Αν κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Navigate πάνω στη Ribbon, μπορούμε να δούμε και τις δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται αυτόματα στο σύστημα. 101

102 Για να δούμε την ενημέρωση αποθέματος του είδους, μπορούμε επίσης να επιλέξουμε: Home Items Επιλέγουμε το είδος που θέλουμε και από την κάρτα του στο πεδίο Inventory βλέπουμε την τρέχουσα ποσότητα. 102

103 5.7 Τιμολόγηση Σενάριο Στη συνέχεια, ο προμηθευτής μας στέλνει το σχετικό τιμολόγιο. Εισάγουμε το τιμολόγιο αυτό και εξετάζουμε την ορθή καταχώρησή του, τη σχετική ενημέρωση του λογαριασμού του προμηθευτή αλλά και όλες τις σχετικές δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται αυτόματα στο σύστημα. Υλοποίηση Για να καταχωρήσουμε το σχετικό τιμολόγιο, εισάγουμε στην καρτέλα General έναν Αριθμό Τιμολογίου Προμηθευτή στο πεδίο Vendor Invoice No. και κατόπιν επιλέγουμε από τη Ribbon στην οθόνη της Παραγγελίας Αγοράς: Post Invoice Στη συνέχεια, για να δούμε το τιμολόγιο που καταχωρήσαμε, επιλέγουμε: Posted Documents Posted Purchase Invoices και επιλέγουμε το τελευταίο καταχωρημένο. 103

104 Πατώντας στο εικονίδιο Navigate στη Ribbon, μπορούμε να δούμε και τις δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται στο σύστημα (όπως στη Γενική Λογιστική και το ΦΠΑ). Κάνοντας κλικ στους αριθμούς της στήλης No. of Entries μπορούμε να μεταβούμε στις σχετικές σελίδες που αφορούν τις δευτερογενείς εγγραφές. 104

105 Εισάγοντας τιμολόγια πληρωτέα, αυξάνεται και η οφειλή μας στον προμηθευτή. Αυτό φαίνεται από την κάρτα του. 105

106 5.8 Πληρωμή Τιμολογίου Σενάριο Πληρώνουμε το τιμολόγιο αυτό και εξετάζουμε τη σχετική ενημέρωση του λογαριασμού του προμηθευτή, αλλά και όλες τις σχετικές δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται αυτόματα στο σύστημα. Υλοποίηση Για να πληρώσουμε ένα τιμολόγιο, επιλέγουμε: Departments Financial Management Payables Payment Journals και ανοίγει μία νέα κάρτα για να καταχωρήσουμε τα στοιχεία της πληρωμής. Πολύ χρήσιμη εδώ αποδεικνύεται η επιλογή Suggest Vendor Payments που συναντάμε στη Ribbon. Με τη συγκεκριμένη επιλογή, το σύστημα μας προτείνει διάφορες πληρωμές που μπορούμε να τακτοποιήσουμε για τους προμηθευτές που θα υποδείξουμε. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέγουμε στο πεδίο Last Payment Day την ημερομηνία που θέλουμε, ώστε να συμπεριλάβουμε όλες τις πληρωμές που μπορούμε να κάνουμε έως τότε και τσεκάρουμε ακριβώς από κάτω την επιλογή Find Payment Discounts, για να συμπεριλάβουμε και τις εκπτώσεις των προμηθευτών. Στο πεδίο Posting Date επιλέγουμε την επιθυμητή ημερομηνία καταχώρησης της πληρωμής και στις πληροφορίες του 106

107 προμηθευτή επιλέγουμε στο πεδίο Where No. is τον κωδικό του προμηθευτή που θέλουμε να πληρώσουμε. Με τον τρόπο αυτό, συμπληρώνεται το προτεινόμενο ποσό πληρωμής στην γραμμή του Payment Journal. 107

108 Κάνοντας κλικ στην επιλογή Apply Entries στη Ribbon, μπορούμε να δούμε ποια τιμολόγια συμπεριλαμβάνονται στην προτεινόμενη από το σύστημα πληρωμή. 108

109 Στη σελίδα Apply Vendor Entries που εμφανίζεται, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Set Applies to ID και υπολογίζουμε την έκπτωση που έχουμε, επειδή πληρώσαμε εγκαίρως τον προμηθευτή. Παρατηρούμε στο κάτω μέρος της σελίδας, ότι το Amount to Apply είναι διαφορετικό από το Applied Amount λόγω της έκπτωσης. Πατάμε ΟΚ και επιστρέφουμε στο Payment Journal. Για να καταχωρήσουμε την πληρωμή, κάνουμε κλικ στο Post και απαντάμε θετικά στη σχετική ερώτηση. Πηγαίνοντας στην καρτέλα του προμηθευτή, βλέπουμε ότι η οφειλή μας σε αυτόν έχει μειωθεί. Αν μάλιστα κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Ledger Entries στη Ribbon, μπορούμε εύκολα να βρούμε την τελευταία πληρωμή που καταχωρήσαμε για τον συγκεκριμένο προμηθευτή μας. 109

110 Στην κάρτα Vendor Ledger Entries που ανοίγει, επιλέγουμε την τελευταία εγγραφή και κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Navigate στη Ribbon, για να δούμε όλες τις σχετικές δευτερογενείς εγγραφές. 110

111 5.9 Δημιουργία Πελάτη και Προσφοράς Πώλησης Σενάριο Δημιουργούμε μία προσφορά για 10 PC-A προς την εταιρεία CDMEDIA.. Ο πελάτης αυτός θα έχει τυχαία διεύθυνση της Πάτρας, ΤΚ και περιοχή της Πάτρας, κωδικό χώρας = EL, αριθμό τηλεφώνου , info@patras.gr, ομάδα καταχώρησης συμβαλλόμενων = National, ομάδα καταχώρησης ΦΠΑ συμβαλλόμενων = National, ομάδα καταχώρησης πελατών = Domestic. Επειδή ο συγκεκριμένος πελάτης είναι σημαντικός για την εταιρεία μας, έχουμε αποφασίσει να του κάνουμε έκπτωση σε επίπεδο τιμολογίου 8%, εφόσον η παραγγελία του ξεπερνά τις και 2% επιπλέον, αν αποπληρώσει μέσα σε διάστημα 14 ημερών. Παρουσιάστε και εξηγείστε την τελική τιμή της προσφοράς αυτής: αρχική τιμή τελική τιμή (μετά τις εκπτώσεις) ΦΠΑ. Η προσφορά αυτή όμως δεν έγινε τελικά δεκτή από το συγκεκριμένο πελάτη. 111

112 Λίγες ημέρες αργότερα δημιουργούμε μία προσφορά για 12 PC-A από την εταιρεία INFO A.E.. Ο πελάτης αυτός θα έχει τυχαία διεύθυνση της Αθήνας, ΤΚ και περιοχή της Αθήνας, κωδικό χώρας = EL, αριθμό τηλεφώνου , info@info.gr, ομάδα καταχώρησης συμβαλλόμενων = National, ομάδα καταχώρησης ΦΠΑ συμβαλλόμενων = National, ομάδα καταχώρησης πελατών = Domestic. Επειδή ο συγκεκριμένος πελάτης είναι σημαντικός, έχουμε αποφασίσει να του κάνουμε έκπτωση σε επίπεδο τιμολογίου 10%, εφόσον η παραγγελία του ξεπερνά τις και 5% επιπλέον, αν αποπληρώσει μέσα σε διάστημα 14 ημερών. Παρουσιάστε και εξηγείστε την τελική τιμή της προσφοράς αυτής: αρχική τιμή τελική τιμή (μετά τις εκπτώσεις) ΦΠΑ. Υλοποίηση Για τη δημιουργία πελάτη, επιλέγουμε: Home Customers και αφού πατήσουμε New για τη δημιουργία νέας κάρτας, συμπληρώνουμε τις καρτέλες General, Communication και Invoicing με τα στοιχεία του πελάτη. 112

113 Στην καρτέλα Payments ορίζουμε στο πεδίο Payment Terms Code την έκπτωση βάσει του χρόνου αποπληρωμής, όπως είχαμε κάνει και με τους προμηθευτές της εταιρείας. Αν χρειαστεί, πατάμε New και δημιουργούμε το νέο όρο πληρωμής που χρειαζόμαστε. Επιλέγουμε τον επιθυμητό όρο και τον βλέπουμε άμεσα στην κάρτα του πελάτη. 113

114 Κάνοντας κλικ στη Ribbon στο Invoice Discounts ορίζουμε επίσης την έκπτωση του τιμολογίου. 114

115 Δημιουργία Προσφοράς Για να δημιουργήσουμε μια νέα προσφορά, επιλέγουμε: Home Sales Quotes Πατάμε New και συμπληρώνουμε την καρτέλα General με τα στοιχεία του πελάτη, την καρτέλα Lines με τα στοιχεία της προσφοράς και την καρτέλα Invoicing για να εφαρμόσουμε τους όρους πληρωμής. Αν έχουμε τσεκάρει στο Sales & Receivables Setup την επιλογή Calculate Invoice Discount, η έκπτωση του πελάτη μας υπολογίζεται αυτόματα. 115

116 Για να δούμε την έκπτωση και τα υπόλοιπα στοιχεία της προσφοράς, επιλέγουμε από τη Ribbon την επιλογή Statistics ή πατάμε F7 και βλέπουμε την αρχική τιμή, το ποσό έκπτωσης, το ποσό ΦΠΑ, την τελική τιμή και το προσαρμοσμένο κέρδος μας. 116

117 Ίδια διαδικασία ακολουθούμε για τον δεύτερο πελάτη, καθώς και για τη δεύτερη προσφορά: 117

118 118

119 119

120 5.10 Παραγγελία Πώλησης και Αποστολή Προϊόντων Σενάριο Η προσφορά μας αυτή γίνεται δεκτή από τον πελάτη INFO A.E., ο οποίος στη συνέχεια μας υποβάλλει αντίστοιχη παραγγελία. Αποστέλλουμε αρχικά τους 7 και λίγο αργότερα τους υπόλοιπους 5 υπολογιστές. Καταχωρούμε τις αντίστοιχες αποστολές. Εξετάζουμε προσεκτικά τις καταχωρηθείσες στο σύστημα αποστολές, τις πραγματοποιηθείσες ενημερώσεις του αποθέματος του είδους, αλλά και όλες τις σχετικές δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται αυτόματα στο σύστημα, μετά από κάθε αποστολή. Υλοποίηση Για να μετατρέψουμε την προσφορά πώλησης σε παραγγελία, επιλέγουμε από τη Ribbon στην κάρτα της Προσφοράς Πώλησης το εικονίδιο Make Order και απαντάμε θετικά στη σχετική ερώτηση. 120

121 Παρατηρούμε ότι η σελίδα αλλάζει από Sales Quote σε Sales Order. Για να στείλουμε τμηματικά τα προϊόντα μας, επιλέγουμε τη στήλη Quantity to Ship, αλλάζουμε την ποσότητα αποστολής σε 7 και πατάμε στη Ribbon: Post Ship 121

122 Παρατηρούμε ότι η στήλη Quantity Shipped συμπληρώθηκε με τα 7 τεμάχια που μόλις στείλαμε και η στήλη Quantity to Ship με τα εναπομείναντα 5 τεμάχια, τα οποία στέλνουμε με την ίδια διαδικασία. Αφού στείλουμε και τα υπόλοιπα τεμάχια, η στήλη Quantity Shipped παίρνει την τιμή

123 Για να ελέγξουμε τις αποστολές που καταχωρήσαμε, επιλέγουμε: Posted Documents Posted Sales Shipments και βρίσκουμε τις δύο τελευταίες στη λίστα καταχωρημένες αποστολές: Πατώντας σε καθεμία από τις αποστολές την επιλογή Navigate από τη Ribbon, βλέπουμε και τις δευτερογενείς εγγραφές στο σύστημα για κάθε αποστολή ξεχωριστά. 123

124 Από την κάρτα του είδους, βλέπουμε επίσης και την αφαίρεση της ποσότητας από το Απόθεμα, η οποία έχει αλλάξει από 25 τεμάχια σε

125 5.11 Τιμολόγηση Παραγγελίας Σενάριο Ακολούθως, στέλνουμε στον πελάτη το τιμολόγιο για τα 12 τεμάχια. Καταχωρούμε το τιμολόγιο αυτό και εξετάζουμε την ορθή καταχώρησή του. Εξετάζουμε επίσης τη σχετική ενημέρωση του λογαριασμού του πελάτη, αλλά και όλες τις σχετικές δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται αυτόματα στο σύστημα. Υλοποίηση Για την τιμολόγηση της παραγγελίας, επιλέγουμε από την κάρτα της Παραγγελίας Πώλησης στη Ribbon: Post Invoice Για να δούμε το τιμολόγιο που καταχωρήσαμε, επιλέγουμε: Posted Documents Posted Sales Invoices και βλέπουμε το τελευταίο καταχωρημένο τιμολόγιο που αφορά τον πελάτη μας. 125

126 Αν επιλέξουμε από τη Ribbon την επιλογή Navigate, βλέπουμε τις δευτερογενείς εγγραφές στο σύστημα, τις οποίες μπορούμε να εμφανίσουμε. 126

127 Στην κάρτα του πελάτη βλέπουμε επίσης και την αύξηση της οφειλής του Είσπραξη Παραγγελίας Σενάριο Μετά από λίγο, η εταιρεία INFO A.E. μας πληρώνει το τιμολόγιο αυτό στον τραπεζικό λογαριασμό κίνησης της επιχείρησής μας. Εξετάζουμε τη σχετική ενημέρωση του λογαριασμού του πελάτη, αλλά και όλες τις σχετικές δευτερογενείς εγγραφές που πραγματοποιούνται αυτόματα στο σύστημα. Υλοποίηση Για την καταχώριση της είσπραξης, επιλέγουμε: Home Cash Receipt Journals και στην οθόνη που εμφανίζεται, επιλέγουμε τον επιθυμητό τρόπο πληρωμής. 127

128 Στην οθόνη του Cash Receipt Journal συμπληρώνουμε τις στήλες Document Type, Account Type και Account No. με τα στοιχεία του πελάτη. Κατόπιν, κάνουμε κλικ στο Apply Entries από τη Ribbon, για να επιλέξουμε το τιμολόγιο του πελάτη μας. 128

129 Στην οθόνη Apply Customer Entries κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Set Applies to ID. Όπως παρατηρούμε στο κάτω μέρος της σελίδας, το Amount to Apply είναι τώρα διαφορετικό από το Applied Amount, καθώς το σύστημα υπολογίζει και την παρεχόμενη έκπτωση στον πελάτη λόγω ταχείας εξόφλησης της αγοράς του. Πατώντας OK, το ποσό μεταφέρεται στην αντίστοιχη γραμμή του Cash Receipt Journal, οπότε είμαστε έτοιμοι να πατήσουμε Post και να καταχωρήσουμε τις γραμμές. 129

130 Μόλις καταχωρήσουμε την πληρωμή, μπορούμε στην καρτέλα του πελάτη να δούμε τη μείωση της οφειλής του. Αν κάνουμε κλικ στην επιλογή Ledger Entries που υπάρχει στη Ribbon, μπορούμε να δούμε όλες τις εγγραφές λογιστικής που αφορούν τον πελάτη, οπότε επιλέγουμε την τελευταία από αυτές και πατώντας Navigate 130

131 εμφανίζουμε τις δευτερογενείς εγγραφές που σχετίζονται με την πληρωμή που καταχωρήσαμε. 131

132 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 - Διαμόρφωση εξειδικευμένων αναφορών (Reporting) 6.1 Δημιουργία αναφοράς ανάλυσης πωλήσεων Σενάριο Η εταιρεία χρειάζεται μία αναφορά, η οποία θα δείχνει τις πωλήσεις κατά το τρέχον έτος για όλους τους πελάτες που τροφοδοτούνται από την ΚΙΤΡΙΝΗ αποθήκη και χρησιμοποιούν το Ευρώ ως νόμισμα για τις συναλλαγές τους με την εταιρεία. Υλοποίηση Για να δημιουργήσουμε μία νέα αναφορά ανάλυσης, πρέπει καταρχήν να δημιουργήσουμε νέα πρότυπα γραμμών και στηλών, τα οποία στη συνέχεια θα συνδυάσουμε για να συντάξουμε την αναφορά μας. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο γραμμών, διαδρομή: ακολουθούμε τη Departments Sales & Marketing Analysis & Reporting Setup Sales Analysis Line Templates Αφού επιλέξουμε κάποιο όνομα και την αντίστοιχη περιγραφή για το νέο πρότυπο που δημιουργήσαμε, πατάμε στο εικονίδιο Lines πάνω στη Ribbon, για να εισάγουμε στις γραμμές τους πελάτες που τροφοδοτούνται από την κίτρινη αποθήκη. 132

133 Στην οθόνη που ανοίγει, επιλέγουμε από τη Ribbon το εικονίδιο Insert Customers και κατόπιν στη λίστα των πελατών εφαρμόζουμε τα κατάλληλα φίλτρα που θα διευκολύνουν την επιλογή μας. 133

134 Επιλέγουμε όλους τους πελάτες που φιλτράραμε και πατάμε ΟΚ, για να περάσουν στις γραμμές της αναφοράς. Στην κάρτα Sales Analysis Lines επιλέγουμε ξανά όλους τους πελάτες και πατάμε στη Ribbon στο εικονίδιο Renumber Lines, ώστε να αλλάξουμε για λόγους εμφάνισης την αρίθμηση των γραμμών. 134

135 135

136 Στις στήλες της αναφοράς θα χρησιμοποιήσουμε τα στοιχεία από ένα έτοιμο πρότυπο στηλών που αφορά τις πωλήσεις, το πρότυπο Sales, οπότε είμαστε έτοιμοι να προχωρήσουμε στη δημιουργία της αναφοράς. Για να δημιουργήσουμε μία νέα αναφορά ανάλυσης, ακολουθούμε τη διαδρομή: Departments Sales & Marketing Analysis & Reporting Sales Analysis Reports Πατάμε New και συμπληρώνουμε τα στοιχεία για τη νέα αναφορά στις στήλες Name, Description, Analysis Line Template Name και Analysis Column Template Name. 136

137 Πατώντας στο εικονίδιο Edit Analysis Report, μπορούμε να επεξεργαστούμε την αναφορά που δημιουργήσαμε, να την εξάγουμε στο Excel ή να την εκτυπώσουμε. Επιλέγουμε το εικονίδιο Print από τη Ribbon και στη σελίδα που ανοίγει μπορούμε να επιλέξουμε ένα φίλτρο ημερομηνίας, ώστε να συμπεριλάβουμε στην αναφορά μόνο το τρέχον έτος. 137

138 Κατόπιν, πατάμε Preview και βλέπουμε μία προεπισκόπηση της αναφοράς ανάλυσης. 138

139 6.2 Δημιουργία αναφοράς ανάλυσης αγορών Σενάριο Η εταιρεία χρειάζεται μία αναφορά για όλα τα είδη που αγόρασε από τον προμηθευτή ACER κατά το τρέχον οικονομικό έτος. Υλοποίηση Όπως κάναμε και στην αναφορά ανάλυσης πωλήσεων, πρέπει πρώτα να δημιουργήσουμε νέα πρότυπα γραμμών και στηλών, τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε για τη σύνταξη της αναφοράς. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο γραμμών, διαδρομή: ακολουθούμε τη Departments Administration Application Setup Purchase Analysis & Reporting Purchase Analysis Line Templates Αφού επιλέξουμε όνομα και περιγραφή για το νέο πρότυπο, πατάμε στο εικονίδιο Lines πάνω στη Ribbon. Στην κάρτα Purchase Analysis Lines κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Insert Vendors και από τη λίστα των προμηθευτών επιλέγουμε και εισάγουμε στις 139

140 γραμμές τον προμηθευτή του σεναρίου. Στη συνέχεια, επαναριθμούμε τις γραμμές με την επιλογή Renumber Lines. 140

141 Η δεύτερη ενέργειά μας είναι να δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο στηλών, οπότε ακολουθούμε τη διαδρομή Departments Administration Application Setup Purchase Analysis & Reporting Purchase Analysis Columns Templates Επιλέγουμε όνομα και περιγραφή για το νέο πρότυπο στηλών και πατάμε στο Columns, για να επιλέξουμε τα δεδομένα των στηλών ανάλυσης. 141

142 Στη σελίδα που ανοίγει, επιλέγουμε να εμφανίσουμε τόσο τις καταχωρησθείσες, όσο και τις μη καταχωρησθείσες αγορές, καθώς και την ποσότητα των ειδών που αγοράσαμε. Επίσης, επιλέγουμε και τον αντίστοιχο τύπο ανάλυσης και αξίας στις στήλες Analysis Type Code και Value Type. Για να δημιουργήσουμε την αναφορά ανάλυσης, ακολουθούμε τη διαδρομή: Departments Purchase Analysis & Reporting Purchase Analysis Reports Πατάμε New και συμπληρώνουμε τα στοιχεία για τη νέα αναφορά στις στήλες Name, Description, Analysis Line Template Name και Analysis Column Template Name. 142

143 Πατώντας στο εικονίδιο Edit Analysis Report, μπορούμε να επεξεργαστούμε την αναφορά που δημιουργήσαμε, να την εξάγουμε στο Excel ή να την εκτυπώσουμε. Επιλέγουμε το εικονίδιο Print από τη Ribbon και στη σελίδα που ανοίγει μπορούμε να επιλέξουμε ένα φίλτρο ημερομηνίας, ώστε να συμπεριλάβουμε στην αναφορά μόνο το τρέχον έτος. 143

144 Κατόπιν, πατάμε Preview και βλέπουμε μία προεπισκόπηση της αναφοράς ανάλυσης. 144

145 6.3 Δημιουργία αναφοράς ανάλυσης αποθεμάτων Σενάριο Η εταιρεία χρειάζεται μία αναφορά ανάλυσης αποθέματος, η οποία θα απεικονίζει τις τιμές και το κόστος μονάδας για όλες τις διαφορετικές οθόνες υπολογιστή που διαθέτει η εταιρεία. Υλοποίηση Όπως κάναμε και στα προηγούμενα σενάρια, δημιουργούμε πρώτα νέα πρότυπα γραμμών και στηλών, τα οποία στη συνέχεια θα συνδυάσουμε για να συντάξουμε την αναφορά μας. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο γραμμών, διαδρομή: ακολουθούμε τη Departments Financial Management Inventory Analysis & Reporting Setup Invt. Analysis Line Templates Αφού επιλέξουμε κάποιο όνομα και την αντίστοιχη περιγραφή για το νέο πρότυπο που δημιουργήσαμε, πατάμε στο εικονίδιο Lines πάνω στη Ribbon, για να εισάγουμε στις γραμμές τους τύπους οθονών που έχουμε στο απόθεμα. 145

146 Στη σελίδα Inventory Analysis Lines κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Insert Items και από τη λίστα των ειδών επιλέγουμε τις οθόνες. Στη συνέχεια, τις επιλέγουμε όλες και κάνουμε κλικ στο Renumber Lines, για να διορθώσουμε την αρίθμηση. 146

147 147

148 Στο δεύτερο βήμα, δημιουργούμε ένα νέο πρότυπο στηλών, ακολουθώντας τη διαδρομή Departments Financial Management Inventory Analysis & Reporting Setup Invt. Analysis Columns Templates Επιλέγουμε όνομα και περιγραφή για το νέο πρότυπο στηλών και πατάμε στο Columns, για να επιλέξουμε τα δεδομένα που μας ενδιαφέρουν. Στη σελίδα της επεξεργασίας, επιλέγουμε να εμφανίσουμε στις στήλες της ανάλυσης το κόστος και την τιμή μονάδας, οπότε επιλέγουμε και τον κατάλληλο τύπο ανάλυσης και αξίας στις στήλες Analysis Type Code και Value Type. 148

149 Αφού δημιουργήσουμε και το νέο πρότυπο στηλών, μπορούμε να ετοιμάσουμε τη νέα αναφορά ανάλυσης αποθέματος. Η διαδρομή που ακολουθούμε είναι Departments Financial Management Inventory Analysis & Reporting Inventory Analysis Reports και στη σελίδα που ανοίγει, πατάμε New και συμπληρώνουμε τα στοιχεία για τη νέα αναφορά στις στήλες Name, Description, Analysis Line Template Name και Analysis Column Template Name. 149

150 Πατάμε στο εικονίδιο Edit Analysis Report, για να επεξεργαστούμε την αναφορά που δημιουργήσαμε, να την εξάγουμε στο Excel ή να την εκτυπώσουμε. Στο σενάριό μας, επιλέγουμε το εικονίδιο Print από τη Ribbon, για να προβούμε στην εκτύπωση της αναφοράς. 150

151 Κάνουμε κλικ στην επιλογή Preview και βλέπουμε την προεπισκόπηση της αναφοράς ανάλυσης αποθέματος που δημιουργήσαμε. 151

152 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 Υλοποίηση επιχειρησιακών σεναρίων στο υποσύστημα αποθηκών 7.1 Δημιουργία νέας αποθήκης Σενάριο Η εταιρεία επιλέγει να ιδρύσει μία νέα αποθήκη για τα προϊόντα της στην πόλη της Σάμου, με την ονομασία Purple Warehouse. Η νέα αποθήκη θα περιλαμβάνει ενδεικτικά τρεις ζώνες (Zones) και τρεις θέσεις (Bins) ως φυσικές μονάδες αποθήκευσης των ειδών της εταιρείας. Υλοποίηση Για να δημιουργήσουμε μία νέα αποθήκη, ακολουθούμε τη διαδρομή: Departments Warehouse Administration και επιλέγουμε Setup Locations. Από τη Location List επιλέγουμε New και δημιουργούμε μία νέα κάρτα αποθήκης. Εισάγουμε τα στοιχεία της νέας αποθήκης στις καρτέλες General και Communication και αν θέλουμε να παραμετροποιήσουμε πλήρως την αποθήκη, τροποποιούμε και τις επιλογές που συναντάμε στην καρτέλα Warehouse. 152

153 Στην παραμετροποίηση της νέας μας αποθήκης, επιλέγουμε να απαιτείται πάντα παραλαβή και αποστολή για κάθε διακίνηση προϊόντων (Require Receive, Require Shipment) και παράλληλα να είναι υποχρεωτική η χρήση θέσεων αποθήκευσης (Bin Mandatory). Επίσης, στην καρτέλα Bins ορίζουμε τη θέση Ρ ως θέση παραλαβής, τη Ρ ως θέση αποστολής και τη Ρ ως θέση ειδών προς συναρμολόγηση. 153

154 Στη συνέχεια, επιλέγοντας από τη Ribbon το εικονίδιο Zones, δημιουργούμε μία Ζώνη Παραλαβής, μία Ζώνη Αποστολής και μία Ζώνη Αποθήκευσης. Εισάγουμε τον αντίστοιχο κωδικό για κάθε νέα ζώνη, μία περιγραφή, τον κατάλληλο τύπο θέσης αποθήκευσης και τον ειδικό εξοπλισμό που πιθανόν χρειάζεται να χρησιμοποιηθεί για τη μεταφορά και αποθήκευση των προϊόντων. Αν επιλέξουμε από τη Ribbon το εικονίδιο Bins, μπορούμε να δημιουργήσουμε νέες θέσεις αποθήκευσης για τα είδη μας. Συγκεκριμένα, θα δημιουργήσουμε τις θέσεις με κωδικούς Ρ , Ρ και Ρ

155 Αφού επιλέξουμε την επιθυμητή θέση, πατάμε στο εικονίδιο Contents πάνω στη Ribbon και επιλέγουμε τα είδη που θέλουμε να αποθηκεύσουμε σε κάθε θέση. Για παράδειγμα, στη θέση Ρ επιλέγουμε να αποθηκεύουμε τα είδη με τον κωδικό 1896-S. 155

156 Ολοκληρώνουμε την παραμετροποίηση της νέας αποθήκης, με το να προβούμε στην αντιστοίχιση των διάφορων ομάδων καταχώρησης αποθεμάτων. Για το λόγο αυτό, πληκτρολογούμε στο πεδίο της Αναζήτησης Inventory Posting Setup και αντιστοιχίζουμε στις ομάδες καταχώρησης αποθεμάτων Finished, Raw Mat και Resale τους αντίστοιχους λογαριασμούς, όπως φαίνεται στη σχετική εικόνα. 156

157 7.2 Μετακίνηση προϊόντων Σενάριο Η εταιρεία επιλέγει να μετακινήσει δύο τεμάχια του είδους ALBERTVILLE Whiteboard, Green από τη μπλε αποθήκη στην κόκκινη. Η μεταφορά θα γίνει με φορτηγό της εταιρείας. Υλοποίηση Για να μετακινήσουμε ένα είδος από μία αποθήκη σε μία άλλη, ακολουθούμε τη διαδρομή: Departments Warehouse Planning & Execution Transfer Orders και επιλέγουμε New από τη Ribbon. 157

158 Στη νέα κάρτα που ανοίγει συμπληρώνουμε τα στοιχεία για τη μετακίνηση στις καρτέλες General και Lines, ενώ οι καρτέλες Transfer- from και Transfer- to συμπληρώνονται αυτόματα, μόλις καταχωρήσουμε τις αποθήκες που εμπλέκονται στη διαδικασία της μετακίνησης. Αφού επιλέξουμε την ποσότητα των ειδών που θέλουμε να μετακινήσουμε, επιλέγουμε από τη Ribbon το εικονίδιο Release και κατόπιν Post Ship για να προβούμε στην αποστολή των ειδών. 158

159 Για να καταχωρήσουμε και την παραλαβή των ειδών στην αποθήκη προορισμού, επιλέγουμε ξανά Post και Receive. 159

160 Αν μεταβούμε στην κάρτα του είδους και πατήσουμε πάνω στην ποσότητα του αποθέματος, μπορούμε να δούμε τις τελευταίες καταχωρημένες εγγραφές για το συγκεκριμένο είδος. Ανοίγει η κάρτα Item Ledger Entries και βλέπουμε τις 4 τελευταίες καταχωρήσεις που αφορούν τη μετακίνηση που πραγματοποιήσαμε. 160

161 7.3 Χρήση σύνθετων αποθηκών Σενάριο Η εταιρεία επιλέγει να μετακινήσει δύο τεμάχια του είδους LS-75 (Loudspeaker, Cherry, 75W) από τη λευκή αποθήκη στη νεοσύστατη μωβ αποθήκη της εταιρείας. Η μεταφορά θα γίνει με φορτηγό της εταιρείας. Υλοποίηση Για την υλοποίηση πιο σύνθετων σεναρίων στο υποσύστημα των αποθηκών, χρειάζεται να ορίσουμε έναν χρήστη του συστήματος ως υπάλληλο των αποθηκών που θα διαχειριστούμε. Συνεπώς, γράφουμε στο πεδίο της Αναζήτησης τον όρο Warehouse Employees και επιλέγουμε το αντίστοιχο link. Ορίζουμε στη στήλη User ID τον υπάλληλο που επιθυμούμε και στη στήλη Location τις αποθήκες, στις οποίες μπορεί να εργάζεται. (Για εκπαιδευτικούς λόγους, ορίζουμε τον μοναδικό χρήστη του συστήματος να εργάζεται και στις δύο εμπλεκόμενες αποθήκες.) Η αποθήκη White χαρακτηρίζεται από υψηλό επίπεδο πολυπλοκότητας, καθώς απαιτεί την καταχώρηση εγγράφων για οποιαδήποτε μορφή μετακίνησης των ειδών της, ενώ περιλαμβάνει και μία αναλυτική παραμετροποίηση των θέσεων αποθήκευσης που περιέχει. 161

162 Η παραμετροποίηση κάθε αποθήκης φαίνεται στην κάρτα της αποθήκης, στην καρτέλα Warehouse. Για να πραγματοποιήσουμε τη μετακίνηση των προϊόντων, ακολουθούμε όπως και στο προηγούμενο σενάριο τη διαδρομή: 162

163 Departments Warehouse Planning & Execution Transfer Orders και επιλέγουμε New από τη Ribbon. Συμπληρώνουμε τα στοιχεία των αποθηκών στην καρτέλα General και τα στοιχεία που αφορούν το μετακινούμενο είδος στην καρτέλα Lines. Επιλέγουμε Release από τη Ribbon και κατόπιν από την καρτέλα Actions την επιλογή Create Warehouse Shipment, λόγω της παραμετροποίησης της αποθήκης White, η οποία απαιτεί τη δημιουργία αντίστοιχου εγγράφου σε κάθε αποστολή. 163

164 Δημιουργείται η αντίστοιχη επικεφαλίδα για την αποστολή των ειδών και στην κάρτα Warehouse Shipment που ανοίγει επιλέγουμε το εικονίδιο Create Pick Note από τη Ribbon και δημιουργούμε ένα σημείωμα για τη συλλογή των ειδών προς αποστολή. Στο επόμενο παράθυρο που ανοίγει ορίζουμε κάποιον χρήστη με πρόσβαση στην αποθήκη ως υπεύθυνο για την συγκέντρωση των προϊόντων. 164

165 Δημιουργείται από το σύστημα η δραστηριότητα συλλογής των ειδών και αυτό απεικονίζεται και στην κάρτα της αποστολής, στη στήλη Pick Quantity. 165

166 Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία συγκέντρωσης των προϊόντων, πατάμε στο εικονίδιο Pick Lines πάνω στη Ribbon και βλέπουμε τις γραμμές που έχουν δημιουργηθεί από το σύστημα. 166

167 Πατάμε στο εικονίδιο Card, για να μεταφερθούμε στην κάρτα Warehouse Pick και να καταχωρήσουμε τη συγκέντρωση των ειδών προς αποστολή. Κάνουμε κλικ στην επιλογή Register Pick και καταχωρούμε την ενέργειά μας. Η διαδικασία συγκέντρωσης των προϊόντων ολοκληρώθηκε και το παρατηρούμε τόσο στο πεδίο Document Status, το οποίο έχει πλέον την τιμή Completely Picked, όσο και στη στήλη Quantity Picked. 167

168 Είμαστε έτοιμοι για την αποστολή των προϊόντων, οπότε επιλέγουμε Post Shipment Ship και καταχωρούμε την αποστολή. Ανοίγουμε την κάρτα Transfer Order για τη μετακίνηση των ειδών και βλέπουμε ότι η στήλη Quantity Shipped έχει συμπληρωθεί με τα 2 τεμάχια που θέλουμε να μεταφέρουμε. Επειδή η παραμετροποίηση της αποθήκης Purple, για την οποία προορίζονται τα είδη, απαιτεί τη δημιουργία Warehouse Receipt, επιλέγουμε 168

169 από την καρτέλα Actions στη Ribbon το εικονίδιο Create Warehouse Receipt. Ανοίγει η κάρτα Warehouse Receipt και προχωρούμε στην παραλαβή των ειδών, πατώντας στην επιλογή Post Receipt. 169

170 Η μετακίνηση των προϊόντων έχει ολοκληρωθεί και η παραγγελία μετακίνησης διαγράφεται αυτόματα από το σύστημα. Από την κάρτα της αποθήκης μπορούμε να δούμε ότι η συγκεκριμένη ποσότητα των ειδών που μετακινήσαμε, έχει μεταφερθεί στη θέση Ρ που επιλέξαμε. 170

171 Αν πληκτρολογήσουμε στο πεδίο της Αναζήτησης Posted Transfer Shipments και Posted Transfer Receipts, μπορούμε με την επιλογή Navigate να δούμε όλες τις δευτερογενείς εγγραφές που αφορούν τη μετακίνηση που πραγματοποιήσαμε. 171

172 7.4 Εσωτερική μετακίνηση προϊόντων Σενάριο Η εταιρεία προχωρά στην αγορά δέκα τεμαχίων του είδους PC-A από τον προμηθευτή SONY και στην τοποθέτησή τους στη νέα αποθήκη της εταιρείας με την ονομασία Purple. Στη συνέχεια, επιλέγει να μετακινήσει εσωτερικά πέντε τεμάχια από τη θέση παραλαβής Ρ στη θέση αποστολής Ρ Υλοποίηση Προχωράμε στην αγορά των ειδών, όπως έχουμε περιγράψει σε προηγούμενο σενάριο, μόνο που στην καρτέλα Lines της κάρτας Purchase Order εισάγουμε στη στήλη Location Code την αποθήκη όπου θα κατευθυνθούν τα προϊόντα και στη στήλη Bin Code την επιθυμητή θέση αποθήκευσής τους. 172

173 Ολοκληρώνουμε τη διαδικασία της αγοράς και επιλέγοντας από την κάρτα της αποθήκης Bins Contents μπορούμε να δούμε ότι τα νέα είδη μεταφέρθηκαν στη θέση αποθήκευσης που είχαμε ορίσει. Για να μετακινήσουμε εσωτερικά τα είδη που θέλουμε, πληκτρολογούμε στο πεδίο της Αναζήτησης Internal Movement και ανοίγουμε μία νέα κάρτα για τη 173

174 μετακίνηση των προϊόντων. Στην κάρτα Internal Movement συμπληρώνουμε τα στοιχεία για τη μετακίνηση στις καρτέλες General και Lines. Επιλέγουμε από τη Ribbon την επιλογή Create Inventory Movement και απαντάμε θετικά στη σχετική ερώτηση. 174