ΕΦΑΡΜΟΓΗ RollMan. Διαδικασία καταχώρησης δεδομένων. Εικόνα 1.

Transcript

1 ΕΦΑΡΜΟΓΗ RollMan Διαδικασία καταχώρησης δεδομένων Στη φάση αυτή γίνεται η καταχώρηση των μεταδεδομένων των Ληξιαρχικών Πράξεων από ήδη σαρωμένα έγγραφα. Για τη διευκόλυνση του χρήστη χρησιμοποιούνται δυο οθόνες (μια για προεπισκόπηση του εγγράφου και μια με φόρμα καταχώρησης). (βλ. εικόνα 1). Εικόνα 1. Το σύστημα δυο οθονών χρησιμοποιήθηκε με επιτυχία στο έργο του Κτηματολογίου με μεγάλη επιτυχία. Μετά από δοκιμές με μεγάλες οθόνες και 2 παράθυρα σε μια οθόνη τα μηνύματα που παίρναμε από τους χρήστες ήταν αποθαρρυντικά, το σύστημα 2 οθονών έγινε αποδεκτό από όλους τους χρήστες σαν ξεκούραστο για το μάτι και βολικό στη ανάγνωση του εγγράφου. Η Εφαρμογή καταχώρησης Ληξιαρχικών Πράξεων προσφέρει ένα εύχρηστο περιβάλλον για τη γρήγορη και χωρίς λάθη καταχώρηση των στοιχείων των ΛΠ και των μεταβολών τους. Μηχανισμοί διασφάλισης της ταχύτητας και ποιότητας Δυναμικές φόρμες με δυνατότητα ορισμού των ενεργών πεδίων καταχώρησης, αλλά και της σειράς των πεδίων ώστε να ταιριάζουν πάντα με τις σελίδες του βιβλίου που καταχωρείται (κείμενο «Οι φόρμες καταχώρησης»). Στην εφαρμογή δεν χρησιμοποιείται το ποντίκι, όλες οι ενέργειες γίνονται με το πληκτρολόγιο, όπως με «tab» ή «enter» - μετακίνηση ανάμεσα στα πεδία, πλήκτρα «F» για τις βασικές ενέργειες όπως F10 αποθήκευση, F11 αποθήκευση και επόμενο, F2 ακύρωση κλπ. Στην προεπισκόπηση εγγράφου χρησιμοποιούνται τα βελάκια για «zoom» και «κύλιση» της μπάρας ( κείμενο «Προεπισκόπηση εγγράφου κατά την καταχώρηση). Δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων ΛΠ μέσω τυποποιημένων λιστών επιλογής στοιχείων (αναφορικοί πίνακες) για την ταχύτερη και χωρίς λάθος καταχώρηση στοιχείων (κείμενο «Αναφορικοί Πίνακες»). Αυτόματη συμπλήρωση συχνά χρησιμοποιούμενων στοιχείων (κείμενο «Αυτοματισμοί στις καταχωρήσεις»). Αποθήκευση των καταχωρηθέντων στοιχείων σε τέτοια δομή (π.χ. σχεσιακή βάση δεδομένων), ώστε να υποστηρίζεται η έκδοση πάσης φύσεως αναφοράς 1

2 Δυνατότητα καταχώρησης (Α, Β και κατά περίπτωση Γ καταχώρηση) στοιχείων ΛΠ καθώς και στοιχείων μεταβολών / διορθώσεων ΛΠ ανά κατηγορία Ληξιαρχικών Γεγονότων. Μονοσήμαντη ταυτοποίηση ΛΠ μέσω ενός στοιχείου / πεδίου. Δυνατότητα χρέωσης και αποδέσμευσης ΛΒ ή / και ΛΠ σε και από Υπεύθυνο Καταχώρησης. Δυνατότητα καταγραφής των στοιχείων ταυτοποίησης δυσανάγνωστων ΛΠ (Ληξιαρχείο, τύπος ΛΠ, έτος, Αρ. ΛΒ, Αρ. ΛΠ κλπ.) καθώς και καταγραφή των δυσανάγνωστων στοιχείων Δυνατότητα αυτόματης εκτέλεσης των απαιτούμενων ελέγχων πληρότητας και ορθότητας των στοιχείων που θα καταχωρούνται. Τα πεδία των φορμών αυτών είναι συνάρτηση του είδους του Ληξιαρχικού Γεγονότος καθώς και του είδους της μεταβολής ή διόρθωσης και θα πρέπει να καθοριστούν επακριβώς στη Μελέτη Εφαρμογής του Αναδόχου. Δυνατότητα εντοπισμού διπλοκαταχωρήσεων μίας ΛΠ και αυτόματης ειδοποίησης σε περίπτωση εύρεσής της Δυνατότητα αυτόματης αντιπαραβολής της Α και Β καταχώρησης της ίδιας ΛΠ με σκοπό την επαλήθευση ορθής καταχώρησης. Σε περιπτώσεις λαθών κατά την αντιπαραβολή των καταχωρήσεων θα πρέπει η εφαρμογή να ενημερώνει αυτόματα σχετικά με τα πεδία στα οποία υπάρχει ασυμφωνία μεταξύ των δύο καταχωρήσεων Οι φόρμες καταχώρησης (διαφορετικές για κάθε τύπο Ληξιαρχικής Πράξης) είναι δυναμικές ως προς το περιεχόμενο (πεδία καταχώρησης), αλλά και ως προς τη σειρά εμφάνισης των πεδίων. Αν υπάρχουν διαφορές στα βιβλία των ληξιαρχικών πράξεων ο χρήστης προς τη διευκόλυνση του και την επιτάχυνση της διαδικασίας καταχώρησης μπορεί να βάλει τόσο τα πεδία καταχώρησης όσο και τη σειρά των πεδίων αυτών με τον τρόπο που επιλέγει αυτός με δυνατότητα αποθήκευσης του σχεδιασμού αυτού στον προσωπικό του φάκελο. Εικόνα 2. Προεπισκόπηση εγγράφου κατά την καταχώρηση Στην προεπισκόπηση έχουμε τις δυνατότητες μεγέθυνσης σμίκρυνσης εικόνας, εστίαση σε επιλεγμένα επίπεδα, περιστροφή κλπ. (βλ. εικόνα 2Α, 2Β). 2

3 Εικόνα 2Α. Εικόνα 2Β. 3

4 Αναφορικοί Πίνακες Την καταχώρηση βοηθάνε οι αναφορικοί πίνακες στα πεδία που περιέχουν επαναλαμβανόμενες τιμές, όπως: Επάγγελμα, Τύπος τέλεσης γάμου, Βαθμός Γάμου, Τόπος Γέννησης (στις Γεννήσεις) κλπ. (βλ. εικόνα 11). Ταυτόχρονα χρησιμοποιούνται πίνακες πχ. ονομάτων προς αποφυγή λαθών, σε περίπτωση ασυνήθιστων ονομάτων η καταχώρηση καινούργιου ονόματος χρειάζεται η επιβεβαίωση της εγγραφής. Σημαντικό στοιχείο είναι η διατήρηση «καθαριότητας» των στοιχείων των αναφορικών πινάκων, εδώ ο υπεύθυνος κάνει καθημερινό έλεγχο (με τη βοήθεια των εκτυπωτικών αναφορών και ειδικών φορμών της εφαρμογής) και τις απαραίτητες διορθώσεις με τη βοήθεια των φορμών συγχώνευσης εγγραφών (βλ. εικόνα παρακάτω). Εικόνα 3. Αυτοματισμοί στις καταχωρήσεις Τα μεταδεδομένα μιας Λ.Π. (Ληξιαρχείο, Δήμος, Δ/Δ, Τόμος, Έτος, Αριθμός Λ.Π., Σελίδα βιβλίου) είναι ήδη καταχωρημένα από τη διαδικασία της ψηφιοποίησης και εμφανίζονται στη φόρμα καταχώρησης. Κάποια στοιχεία όπως ημ/νία δήλωσης έχει από την αρχή συμπληρωμένο το πεδίο του έτους, από το «έτος πράξης». Στη Λ.Π. γέννησης αυτόματα συμπληρώνεται το «έτος γέννησης» σύμφωνα με το «έτος πράξης». Τα πεδία αυτά (που δίνονται default) εμφανίζονται στη φόρμα με διαφορετικό χρώμα προς επισήμανση στον καταχωρητή ότι πρέπει να ελεγχτούν πριν την αποθήκευση. Στις Λ.Π. συχνά επαναλαμβάνονται κάποια στοιχεία σε αρκετά σημεία, π.χ. τα «Στοιχεία Δηλούντος» (,, Επάγγελμα, Α.Δ.Τ., κατοικία) ταυτίζονται σε πράξη Γάμου με έναν από τους συζύγους, στην πράξη Γέννησης με έναν από τους γονείς, σε τέτοιες περιπτώσεις η εφαρμογή καταχώρησης προβλέπει την αντιγραφή των στοιχείων αυτών στα κατάλληλα πεδία. Πεδία καταχώρησης Παρακάτω δίνονται τα πεδία προς καταχώρηση που έχει προβλέψει η εφαρμογή ανάλογα με το τύπο Ληξιαρχικής Πράξης (βλ. πίνακας 1). 4

5 ΓΕΝΝΗΣΗ ΒΑΠΤΙΣΗ Αριθμός Λ.Π. ΓΑΜΟΣ Αριθ. Λ.Π. Αριθ. Λ.Π. Αριθμός Λ.Π. Αριθ. Λ.Π. Αριθ. Λ.Π. Τόμος Τόμος Τόμος Τόμος Τόμος Τόμος Έτος Έτος Λ.Π. Έτος Έτος Έτος Έτος Ημ/νία Δήλωσης Ημ/νία Δήλωσης Ώρα Δήλωσης Ημ/νία Δήλωσης Ημ/νία Δήλωσης/μεταγραφής Ημ/νία Δήλωσης Ώρα Δήλωσης Ημ/νία δήλωσης Ώρα δήλωσης Ώρα Δήλωσης Ώρα Δήλωσης Ληξίαρχος Ληξίαρχος Ληξίαρχος Ληξίαρχος Διευ/νση Ληξιαρχείου Τόπος Τέλεσης δηλούντος Πατέρα Ληξίαρχος Στοιχεία Δημάρχου/ιερέα 2ο επώνυμο δηλούντος 2ο επώνυμο μητέρας Δηλούντος Ημ/νία τέλεσης Άλλα επώνυμα Άλλα επώνυμα συζύγου Δηλούντος Έτος Τέλεσης Επάγγελμα δηλούντος Τόπος κατοικίας Θρήσκευμα Θρήσκευμά Ώρα Τέλεσης Α.Δ.Τ. Ημ/νία βάφτισης 2ο όνομα Επάγγελμα Επάγγελμα Τύπος Τέλεσης 2ο όνομα Άλλα ονόματα Άλλα ονόματα Υπηκοότητα Υπηκοότητα Αριθ. Άδειας Γάμου Φύλο Ιερέας Γένος ΗΜ/νία καταχώρησης Τόπος Κατοικίας Ι.Ναός Φύλο Ελεύθερο κείμενο Δημοτολόγιο Φύλο πατέρα πατέρα Α.Δ.Τ. μητέρας Συμβόλαιο του συζύγου ΘΑΝΑΤΟΣ ΕΚΘΕΣΗ ΣΥΜΒΙΩΣΗ Άλλα επώνυμα Πατέρα Πατέρα μητέρας του συζύγου μητέρας Υπηκοότητα Πατέρα συζύγου Συμβολαιογράφος 2ο όνομα Θρήσκευμα Πατέρα Θρήσκευμα Πατέρα συζύγου Συμβαλλόμενου Άλλα ονόματα Υπηκοότητα Πατέρα Επάγγελμα πατέρα Οικογενειακή κατάσταση πατέρα Επάγγελμα Πατέρα μητέρας Θρήσκευμα Θρήσκευμά μητέρας Θρήσκευμα μητέρας Κατοικία Πατέρα Επάγγελμα Επάγγελμα Επάγγελμα Υπηκοότητα μητέρας μητέρας Υπηκοότητα Υπηκοότητα Θρήσκευμα Επάγγελμα μητέρας Τόπος γέννησης Τόπος Κατοικίας Υπηκοότητα Μητρώο Αρ. πατέρα Γένος μητέρας Ημ/νία γέννησης παιδιού ημέρα γέννησης Δημοτολόγιο Τόπος γέννησης Δημοτολόγιο Πατέρα Αριθ. Λ.Π. γέννησης Μήνας γέννησης Προσδιορισμός επωνύμου τέκνων Ημέρα Γέννησης Δημοτολόγιο Μητέρας Τόπος γέννησης Έτος Γέννησης Βεβαίωση του δηλούντος 2ο επώνυμο 5

6 παιδιού Μήνας Γέννησης Κατοικία πατέρα παιδιού Δημοτολόγιο Έτος Γέννησης Κατοικία Μητέρας παιδιού Μητρώο Αρ. Κατοικία του συζύγου Τόπος γέννησης Αναδόχου Τόπος Κατοικίας αναδόχου Τόπος Θανάτου Δημοτολόγιο Ημ/νία Γέννησης Έτος Γέννησης Ώρα Γέννησης Μητρώο Αρρένων Ελεύθερο κείμενο Ώρα Θανάτου της συζύγου δηλούντος Αιτία 2ο επώνυμο Δηλούντος Γιατρός Άλλα επώνυμα Ταυτότητα Δηλούντος Δηλ. μετά το γάμο Επάγγελμα Δηλούντος Δηλ. της συζύγου Κατοικία Δηλούντος Επάγγελμα Δηλ. Α.Δ.Τ. Βαθμός Γάμου Ημ/νία Θανάτου Έτος Θανάτου Άλλα ονόματα Ημ/νία βεβαίωσης Γέννησης Στοιχεία συζύγου Μητέρας πατέρα Γένος μητέρας Ημ/νία πιστοποιητικού Στοιχεία ανήλικων παιδιών μητέρας ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΒΑΦΤΙΣΗΣ Ελεύθερο κείμενο 2ο όνομα Επάγγελμα Κατοικία Δηλ. αριθ. Λ.Π./μεταγραφή Θρήσκευμα Δήμος Ημ/νία βάφτισης Υπηκοότητα Ιερέας ΑΜΚΑ Τόπος γέννησης Ι.Ναός Α.Φ.Μ. Ημέρα Γέννησης Μήνας Γέννησης αναδόχου Έτος Γέννησης αναδόχου Κατοικία Συζύγου Δηλούντος Βαθμός Γάμου Δηλούντος Α.Δ.Τ. Φορέας Συνταξιοδότησης 6

7 Δημοτολόγιο Δηλούντος Δηλούντος Α.Δ.Τ. Δηλούντος Ημ/νία δήλωσης Επάγγελμα Δηλούντος Α.Δ.Τ. Δηλούντος Τόπος Κατοικίας συζύγων Αριθμός Λ.Π./ μεταγραφή Ελεύθερο κείμενο παιδιών Πίνακας 1. Παρακάτω στον πίνακα 2 εμφανίζονται τα προβλεπόμενα τύποι μεταβολών των Λ.Π. ΓΑΜΟΣ Αλλαγή Επωνύμου ΓΕΝΝΗΣΗ Αλλαγή Επωνύμου ΘΑΝΑΤΟΣ Απόδοση στα ελληνικά Αλλαγή κύριου ονόματος Αλλαγή κύριου ονόματος Διόρθωση Αλλαγή Θρησκεύματος Αλλαγή Θρησκεύματος Εξελληνισμός ονομ/μου Αλλαγή δόγματος Αλλαγή δόγματος Συμπλήρωση στοιχείων Διαζύγιο Αναγνώριση Μεταγραφή Απόδοση στα Ελληνικά Απόδοση στα Ελληνικά Ιερολόγηση Προσβολή Πατρότητας Ανάκληση / Ανάκτηση Ιθαγένειας Ανάκληση / Ανάκτηση Ιθαγένειας Διόρθωση Διόρθωση Εξελληνισμός ονομ/μου Εξελληνισμός ονομ/μου Πολιτικός Γάμος Πρόσληψη πατρώνυμου Συμπλήρωση στοιχείων Συμπλήρωση στοιχείων Υιοθεσία Υιοθεσία Απόδοση στα λατινικά Ονοματοδοσία Ορθή επανάληψη Ορθή επανάληψη Πολιτογράφηση Πολιτογράφηση Μεταγραφή Προσδιορισμός επωνύμου / δημοτικότητας 7

8 Προσθήκη επωνύμου πατέρα Μεταγραφή Πίνακας 2. Εικόνα 4. Κρυπτογράφηση των ψηφιοποιημένων αρχείων Τα ψηφιοποιημένα αρχεία φτάνουν στον ανάδοχο σε κρυπτογραφημένη μορφή (ασφάλεια μεταφοράς δεδομένων) και έτσι αποθηκεύονται στον Server των εγγράφων καθώς και στον Backup Server. Όταν ο καταχωρητής ζητάει το έγγραφο από την εφαρμογή γίνεται στιγμιαία αποκρυπτογράφηση (από τον αλγόριθμο της εφαρμογής) και μόλις ελευθερωθεί το έγγραφο από τον καταχωρητή τρέχει ο αλγόριθμος κρυπτογράφησης. Η διαδικασία φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα. Αλγόριθμος κρυπτογράφησης εγγράφων Ο Αλγόριθμος κρυπτογράφησης των εγγράφων είναι ο RC6 της RCA Data Security Inc. και θεωρείτε από τα καλύτερα στάνταρντ του AES (Advanced Encryption Standard). Ο RC6 είναι ένας συμμετρικός αλγόριθμος κρυπτογράφησης με 128bit block και στα NESSIE και CRYPTREC projects. Το μέγεθος του κλειδιού κρυπτογράφησης μπορεί να είναι 128, 192, 256 bits. O RC6 χρησιμοποιεί data-depentent rotations, modular additions, διαδικασίες που βοηθούν στην αρτιότερη κρυπτογράφηση και στην ταχύτητα κρυπτογράφησης / αποκρυπτογράφησης. 8

9 ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΚΡΥΠΤΟΓΡΑΦ ΗΣΗ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ κρυπτογραφημένα κρυπτογραφημένα εφαρμογή RollMan σταθμός εργασίας ΜΕΤΑΦΟΡΑ βάση εγγράφων ΚΡΥΠΤΟΓΡΑΦ ΗΜΕΝΑ DATA ENTRY ΣΥΝΕΡΓΕΙΟ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΑΠΟΚΡΥΠΤΟΓΡΑΦ ΗΣΗ / ΚΡΥΠΤΟΓΡΑΦ ΗΣΗ κρυπτογραφημένα κρυπτογραφημένα εφαρμογή RollMan σταθμός εργασίας DataEntry κρυπτογραφημένα βάση εγγράφων αποκρυπτογραφημένα backup server Περιγραφή και διαγράμματα της διαδικασίας καταχώρησης Στο παρακάτω διάγραμμα απεικονίζεται σχηματικά η γενική διαδικασία καταχώρησης των δεδομένων που περιλαμβάνει και την περίπτωση των «Δυσανάγνωστών» εγγραφών, ανάλογα με τα status των εγγραφών (μη ολοκληρωμένα, μη συμβατά κλπ). Οι επιμέρους διαδικασίες όπως «Διαδικασία Δυσανάγνωστών», «Διαδικασία Ελέγχου» περιγράφονται αναλυτικά στη συνέχεια του κεφαλαίου. 9

10 Λ.Π. προς καταχώρηση ΠΡΩΤΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ Συνεργείο Α ΔΕΥΤΕΡΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ Συνεργείο Β έλεγχος συμβατότητας καταχωρήσεων Συμβατάμη ολοκληρωμένα Συνεργείο Δυσανάγνωστων Μη συμβατά Συνεργείο Γ (έλεγχος - διόρθωση) Ολοκληρωμενα Συμβατά Διαδικασία Δυσανάγνωστων Δυσανάγνωστα Δειγματοληπτικός έλεγχος Διορθωμένα Διάγραμμα 1. Η αναλυτική διαδικασία καταχώρησης, αλλά και του ελέγχου δίνεται σχηματικά στο διάγραμμα 2, όπου δίνεται έμφαση στις ομάδες (συνεργεία) των καταχωρήσεων και ελέγχου. 10

11 Διάγραμμα 2. Περιγραφή διαδικασίας 1. Πρώτη φάση (φάση αρχικής καταχώρησης) Ο πρώτος καταχωριστής του συνεργείου Α από τη λίστα των «προς καταχώρηση» records επιλέγει ένα βιβλίο, αυτόματα εμφανίζεται η αντίστοιχη φόρμα καταχώρησης (ανάλογα με τον τύπο βιβλίου πχ. γεννήσεις), με το πρώτο record (τα βασικά στοιχεία που περάστηκαν κατά τη φάση ψηφιοποίησης: τόμος, έτος, αριθμός πράξης). Στο σημείο αυτό ο καταχωριστής μπορεί να αλλάξει τη φόρμα καταχώρησης προς τη βόλεψη του (είδος πεδίων και σειρά πεδίων), σύμφωνα με το βιβλίο, ώστε να διευκολύνει και να επιταχύνει τη διαδικασία. Ταυτόχρονα γίνεται και σύντομος οπτικός έλεγχος της συμβατότητας του εμφανιζόμενου εγγράφου με τα βασικά στοιχεία (μεταδεδομένα). Ακολουθεί καταχώρηση και προσωρινή αποθήκευση του record με τα στοιχεία του πρώτου καταχωριστή και σημειώνεται ο αριθμός παρτίδας. 2. Δεύτερη φάση (φάση 2ης καταχώρησης) Ταυτόχρονα το Συνεργείο Β καταχωρεί τα ίδια βιβλία και τα ίδια records. Η εφαρμογή πάντα ελέγχει ώστε να μην καταχωρηθεί η ίδια πράξη δυο φορές από το ίδιο άτομο. 3. Φάση αυτόματου ελέγχου συμβατότητας των δυο καταχωρήσεων Τη στιγμή που γίνεται αποθήκευση και της επαναληπτικής καταχώρησης το πρόγραμμα τρέχει την ρουτίνα της σύγκρισης και των δυο records. Σε περίπτωση απόλυτης ομοιότητας και των δυο, αυτόματα κάνει την οριστική αποθήκευση των δεδομένων. Σε αντίθετη περίπτωση (μη ομοιότητας των δυο καταχωρίσεων σημειώνει το status «μη συμβατά». Κατά την καταχώρηση μπορούν να προκύψουν δυσκολίες στην ανάγνωση των δεδομένων (δυσανάγνωστα), οι αρχικοί καταχωρητές (ομάδας Α και Β) σημειώνουν αυτές τις εγγραφές σαν μη ολοκληρωμένες. Όταν οι δυο εγγραφές είναι συμβατές ως προς το status (μη ολοκληρωμένο) και ως προς τα πεδία που δεν συμπληρώθηκαν τότε η εγγραφή αυτόματα χαρακτηρίζεται ως «Δυσανάγνωστη» και ως τέτοιο θα παεί στο «Συνεργείο Δυσανάγνωστων», αλλιώς όταν προκύπτουν διαφορές παίρνει status «προς διόρθωση». 4. Τελική φάση διόρθωσης της καταχώρησης Ένα τρίτο άτομο (Συνεργείο Γ) που δεν μπορεί να είναι το ίδιο με τα δυο προηγούμενα (έλεγχος από το λογισμικό) επιλέγει τα μη συμβατά records. Έχοντας στη μια οθόνη το σαρωμένο έγγραφο και στη δεύτερη οθόνη και τις δυο 11

12 καταχωρήσεις παράλληλα (βλ. εικόνα 5), επιλέγει την καταχώρηση προς διόρθωση (με τα λιγότερα λάθη και προχωράει στη διόρθωση. Μετά από αυτό γίνεται η οριστική αποθήκευση του record με το status «προς ποιοτικό έλεγχο». Και εδώ μπορούν να προκύψουν δυσανάγνωστα στοιχεία και έτσι η εγγραφή θα σημειωθεί σαν τέτοια και θα πάει προς το «Συνεργείο Δυσανάγνωστων». Εικόνα Τελικός δειγματοληπτικός έλεγχος από τον ανάδοχο Γίνεται ένας τελευταίος έλεγχος της ποιότητας των ψηφιοποιημένων αρχείων και των μεταδεδομένων με οπτική αντιπαραβολή από τον υπεύθυνο ελέγχου του αναδόχου. Επιλέγονται είτε συγκεκριμένα records (με επιλογή κριτηρίων, είτε τρέχει ρουτίνα της random επιλογής των records. Μετά τη διαπίστωση ικανοποιητικής ποιότητας η παρτίδα θεωρείτε ολοκληρωμένη και έτοιμη για τον έλεγχο, συντάσσεται η «Αναφορά Ελέγχου» που περιλαμβάνει τα στατιστικά στοιχεία και λίστες των καταχωρημένων records (αριθμός παρτίδας, μέγεθος παρτίδας, δυσανάγνωστα κλπ). Αναφορές συντάσσονται από το module της εφαρμογής («Reporter»). Ασφάλεια Καταχωρήσεων Η εφαρμογή είναι σχεδιασμένη έτσι ώστε κατά την καταχώρηση να τρέχουν διάφορες ρουτίνες ελέγχου της ποιότητας των δεδομένων. Πχ. συνηθισμένα λάθη των καταχωρητών είναι οι ημ/νίες, τα πεδία αυτά ελέγχονται με ρουτίνες λογικής πχ. οι ημ/νίες να μη ξεπερνούν την τρέχουσα ημ/νία, ημ/νίες γέννησης (πχ. στις πράξεις Γάμου να είναι στα λογικά πλαίσια κλπ.). Άλλο πρόβλημα που συναντάμε στις καταχωρήσεις είναι το «λάθος» των διπλοεγγραφών στη βάση δεδομένων. Η μοναδικότητα της εγγραφής μιας Λ.Π. εξασφαλίζεται πρώτα από τα πεδία των μεταδεδομένων δηλ. Τύπος Λ.Π., Τόμος, Έτος, Αριθμός Λ.Π., σελίδα βιβλίου, status Λ.Π. (άκυρη, έγκυρη). Κατά τη φάση της Καταχώρησης στον πίνακα προσωρινών εγγραφών επιτρέπονται έως και 3 εγγραφές (1η καταχώρηση, 2η καταχώρηση, 3η διορθωτική καταχώρηση (μεταβολές)), η 3η εγγραφή (διορθωτική) θεωρείται σωστή και αποθηκεύεται με το status «τελικής εγγραφής» (βλ. διάγραμμα). Σημειώνεται ότι όλες οι μεταβολές μαζί με το χρήστη που τις κάνει καταγράφονται στα log αρχεία. Η τελική «σωστή» εγγραφή μπορεί να υπάρχει μόνο μια. Άλλο πρόβλημα στις διπλοεγγραφές που μπορεί να συναντήσουμε είναι η μια Λ.Π. να είναι καταχωρημένη με δυο διαφορετικούς αριθμούς, αυτό αντιμετωπίζεται με έλεγχο μοναδικότητας στα πεδία:,, Μητέρας, Πατέρα, Ημ/νία γέννησης και βάθμός γάμου στις πράξεις Γάμου. 12

13 Σε κάθε περίπτωση που η εγγραφή δεν περνάει από κάποιο έλεγχο αυτόματα εμφανίζονται στον καταχωρητή αντίστοιχα μηνύματα «λάθους». Κωδικοποίηση των status (της κατάστασης) των εγγραφών Τόσο κατά τη διάρκεια της διαδικασίας Ψηφιοποίησης, όσο και της Διαδικασίας Καταχώρησης η εγγραφή ακολουθεί συγκεκριμένες φάσεις και πρέπει να μπορεί να παρακολουθείτε ανά κάθε στάδιο των διαδικασιών. Για να γίνει εύκολος, ξεκάθαρος αυτός ο τρόπος παρακολούθησης, αλλά και να μπορει ανά πάσα στιγμή να αποτυπωθεί σε εκτυπωτικές αναφορές (ιστορικότητα των εγγραφών) σε κάθε βήμα μια εγγραφή παίρνει ξεχωριστώ status. Η βάση δεδομένων κρατάει κωδικοποιημένα τα status της εγγραφής. Η λογική της κωδικοποίησης είναι: η μια εγγραφή περνάει από 2 βασικές διαδικασίες (φάσεις): Ψηφιοποίηση (Ψ), Καταχώρηση (Κ) το πρώτο στοιχείο της κωδικοποίησης η μια εγγραφή ανά φάση περνάει από διάφορους ελέγχους (πχ. στη φάση ψηφιοποίησης έχουμε τον έλεγχο ποιότητας από τεκμηριωτή, τον έλεγχο από ελεγκτή ποιότητας και τεκμηρίωσης κλπ.) αυτά είναι τα επόμενα 3 ψηφία της κωδικοποίησης - ΧΧΧ. Η μια εγγραφή σε κάθε βήμα παίρνει ένα status που δείχνει τη ποιότητα της πχ. στη φάση ψηφιοποίησης κατά τον τελικό έλεγχο χαρακτηρίζεται σαν «Έγκυρη» - αυτά είναι τα τελευταία 3 ψηφία της κωδικοποίησης - ΥΥΥ. Τα επόμενα ψηφία έχουν να κάνουν με την ενημέρωση της παρτίδας ΖΖΖΖ και αν έχει γίνει export των δεδομένων και αποστολή στον ανάδοχο Β προς μετάπτωση Η. Έτσι προκύπτει ένας 12-ψήφιος κωδικός της κατάστασης της εγγραφής. Διαδικασίες ελέγχου και μεταπτώσεων Η υποστήριξη των διαδικασιών δειγματοληπτικού και μετάπτωσης καταχωρηθέντων ΛΠ Κεντρική Βάση δεδομένων, γίνεται μέσω της εφαρμογής υποστήριξης δειγματοληπτικών ελέγχων και μετάπτωσης καταχωρηθέντων ΛΠ (υποσύστημα της κύριας εφαρμογής «RollMan». Η εφαρμογή έχει τις δυνατότητες: εξαγωγής των καταχωρηθέντων στοιχείων ΛΠ σε ψηφιακά αρχεία συγκεκριμένης γραμμογράφησης με στόχο τη μετάπτωσή τους στην κεντρική βάση δεδομένων αυτοματοποιημένου και μη αυτοματοποιημένου προσδιορισμού τυχαίου δείγματος ΛΠ ελέγχου καταχωρήσεων, με εκτέλεση κατάλληλης λειτουργίας, ώστε να πραγματοποιηθούν οι απαραίτητοι δειγματοληπτικοί έλεγχοι Επισήμανση των καταχωρηθέντων ΛΠ που έχουν μεταπέσει με επιτυχία στην κεντρική βάση δεδομένων, έτσι ώστε να είναι γνωστό ανά πάσα στιγμή ποιες Ληξιαρχικές Πράξεις και πότε έχουν μεταπέσει Μετάπτωση δεδομένων 13

14 Η ολοκληρωμένη διαδικασία μετάπτωσης εμφανίζεται στο σχήμα 4. Η εφαρμογή ψηφιοποίησης και καταχώρησης των Λ.Π. «RollMan» δίνει τη δυνατότητα μέσα από το module UniDataMan εξαγωγής των επιλεγμένων στοιχείων (δυναμική επιλογή: όλα, συγκεκριμένα πεδία (βλ. εικόνα 8) σε αρχεία πολλών τύπων όπως: MS Excel, MS Word, MS Access, RTF, HTML, XML, DBF, PDF, Text File, CSV File, DIF File, SYLK File, LaTeX, SQL, ODS File, ODT File (βλ. εικόνα 7). Εικόνα 6. Το εργαλείο μετάπτωσης δεδομένων «UniDataMan» μπορεί να συνδεθεί με τις περισσότερες βάσεις δεδομένων όπως: Access, Advantage, ASE, DB2, InterBase, MySQL, ODBC, Oracle, PostgreSQL, SQLServer, SQLite (βλ. εικόνα 8). 14

15 Εικόνα 7. Στο 2ο βήμα επιλέγεται η μορφή του αρχείου εξαγωγής και επιλέγονται τα πεδία προς εξαγωγή (βλ. εικόνα 8, 9), σειρά και format των πεδίων, default τιμές των πεδίων αν προκύπτει κλπ. Εικόνα 8. 15

16 Εικόνα 9. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας έχουμε RealTime προεπισκόπηση των εξαγομένων record, σε μορφή λίστας ή φόρμας (βλ. εικόνα 10). 16

17 Εικόνα 10. Το «UniDataMan» μπορεί να χρησιμοποιηθεί και στη διαδικασία εισαγωγής των δεδομένων από οποιαδήποτε μορφή αρχείου. Παρακολούθηση διαδικασιών ψηφιοποίησης & καταχώρησης Λ.Π. Η Εφαρμογή παρακολουθεί τα εξής στοιχεία: Στοιχεία χρήστη (ονοματεπώνυμο, ρόλος κλπ.) Είδος εργασίας (σάρωση, τεκμηρίωση σαρωμένων ΛΠ, αποστολή σαρωμένων ΛΠ στο Κέντρο Καταχώρησης, Α / Β / Γ Καταχώρηση κλπ.) Ληξιαρχικά Βιβλία τα οποία έχει χρεωθεί ένας Καταχωρητής, συμπεριλαμβανομένου του Τύπου Βιβλίου (Γεννήσεις, Γάμοι, Θάνατοι κλπ.) Ημερομηνία και ώρα Χρέωσης Ληξιαρχικού βιβλίου ή ΛΠ Ημερομηνία και ώρα ολοκλήρωσης σάρωσης και τεκμηρίωσης Ημερομηνία και ώρα έναρξης και ολοκλήρωσης καταχώρησης Λοιπά στοιχεία προόδου / κατάστασης καταχώρησης (έλεγχος Α και Β καταχώρησης, δειγματοληπτικός έλεγχος σάρωσης ή και καταχώρησης). Παράλληλα, η εφαρμογή δίνει την δυνατότητα εξαγωγής αναφορών γενικής πληροφόρησης καθώς και στατιστικών στοιχείων σχετικά με την πορεία των εργασιών σάρωσης και καταχώρησης. Ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, η εφαρμογή περιλαμβάνει τις παρακάτω αναφορές: Αναφορά προόδου σάρωσης ΛΠ. Αναφορά παραγωγικότητας ως προς τις σαρώσεις (ημερήσια, μηνιαία κλπ παραγωγή). Αναφορά εργασιών που πραγματοποιήθηκαν σε μια χρονική περίοδο, ταξινομημένες ανά χρήστη, ημερομηνία κλπ. Αναφορά εργασιών που χρεώθηκαν σε καταχωρητή ή άλλο χρήστη. 17

18 Αναφορά προόδου εργασιών που αφορούν σε χρεωμένα βιβλία ΛΠ, έτσι ώστε να είναι ανά πάσα στιγμή γνωστό σε ποια φάση ψηφιοποίησης βρίσκεται το ΛΒ ή η Ληξιαρχική Πράξη, ποιες εργασίες είναι ολοκληρωμένες ή σε εκκρεμότητα κλπ. Αναφορά παραγωγικότητας ως προς τις καταχωρήσεις (π.χ μέσος όρος πληκτρολογημένων χαρακτήρων) και του ποσοστού λαθών κατά την καταχώρηση, εντός χρονικού διαστήματος (ημερησίως, μηνιαίως κλπ.), συνολικά για την Ομάδα καταχώρησης και ανά καταχωρητή. Αναφορά αποτελεσμάτων του ελέγχου Α & Β Καταχώρησης (ημερήσια, εβδομαδιαία κλπ.) Συγκεντρωτική αναφορά διορθώσεων, ως αποτέλεσμα του ελέγχου Α και Β καταχώρησης Λ.Π. Εκτύπωση πακέτου Ληξιαρχικών Πράξεων που δεν ελέγχθηκε δειγματοληπτικά ή που ολοκληρώθηκε, με ή χωρίς επιτυχία, ο δειγματοληπτικός έλεγχος σάρωσης ή και καταχώρησης. Εκτύπωση του ποσοστού των καταχωρημένων Ληξιαρχικών Πράξεων (ανά τύπο, έτος και συνολικά) που είναι σε φάση ελέγχου ή είναι οριστικοποιημένες. Λίστα ΛΠ για τις οποίες έχουν ζητηθεί διευκρινήσεις από Ληξιαρχεία (ανά Ληξιαρχείο και συνολικά). Αναφορές Ελέγχου Στατιστικά στοιχεία Η εφαρμογή «RollMan» έχει ενσωματωμένο module δημιουργίας εκτυπωτικών αναφορών / reports (προϊόν της εταιρίας) «Reporter». Οι εκτυπωτικές αναφορές παράγονται και χρησιμοποιούνται σε όλη τη διάρκεια του έργου και σε όλες τις φάσης του, βάση αυτών ελέγχονται οι διαδικασίες, δεδομένα, παραγωγή και ροή του έργου. Σε καθημερινή βάση οι υπεύθυνοι των συνεργείων ενημερώνονται για την πρόοδο του έργου χρησιμοποιώντας της αναφορές. Στο παρακάτω διάγραμμα απεικονίζονται οι βασικές ομάδες (οντότητες) των αναφορών που χρησιμοποιούνται κατά την παραγωγή. 18

19 ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦ ΟΡΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΤΩΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ ΟΜΑΔΑ ΕΠΙΒΛΕΠΟΝΤΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΤΗ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΣΙΩΝ ΧΡΕΩΣΗ Λ.Β., Λ.Π. ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΕΣ ΔΥΣΑΝΑΓΝΩΣΤΑ ΠΑΡΤΙΔΕΣ ΜΕΤΑΠΤΩΣΕΙΣ ΕΓΓΡΑΦΑ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ Ακολουθούν εικόνες από παραδειγματικές αναφορές. 19

20 Ευρετήριο 20

21 Λίστα των ψηφιοποιημένων ανά ψηφιοποιητή 21

22 Λίστα Καταχωρημένων records ανά καταχωρητή 22

23 Ανάλυση Παραγωγής 23

24 Λάθη καταχωρήσεων 24

25 Ιστορικότητα εγγράφου Διαχείριση χρηστών / ασφάλεια Σχετικά με την ασφάλεια που θα παρέχει η εφαρμογή ιδιαίτερη σημασία δίνεται στα εξής στοιχεία: Εξασφάλιση της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών αλλά και του περιορισμού της πρόσβασης στο σύστημα σε επίπεδο που αυτό είναι επιτρεπτό για τον εκάστοτε χρήστη. Παροχή μηχανισμών εξακρίβωσης της ταυτότητας του χρήστη. Εξασφάλιση διαθεσιμότητας πληροφορίας και υπηρεσιών συστήματος (μη άρνηση εξυπηρέτησης). Η ασφάλεια των δεδομένων αποτελεί επίσης ένα από τα πλέον καίρια σημεία εστίασης ενδιαφέροντος, για δυο λόγους: Η αλλοίωση ή δυνατότητα αποποίησης της περιεχόμενης πληροφορίας μπορεί να οδηγήσει σε μη νόμιμες ενέργειες από μέρος του Φορέα ή του ενδιαφερόμενου. Η μη εγκεκριμένη προσπέλαση διαβαθμισμένων στοιχείων θέτει σε κίνδυνο την απαίτηση μη δημοσιοποίησης τους. Λόγω των παραπάνω δίδεται ιδιαίτερο βάρος στον τομέα «Ασφάλεια» και είναι απαραίτητη η εφαρμογή σύγχρονων προδιαγραφών και πρωτοκόλλων έτσι ώστε να διασφαλισθεί η απρόσκοπτη λειτουργία του Συστήματος. Η είσοδος στην εφαρμογή γίνεται μόνο μετά από τη δήλωση του Χρήστη και του ειδικού κωδικού του κάθε χρήστη. Οι ενέργειες των χρηστών στην εφαρμογή (όπως login, logout, μεταβολές, εκτυπώσεις κλπ) για λόγους ασφάλειας καταγράφονται στα log αρχεία και οι αντίστοιχες αναφορές μπορούν να εκτυπωθούν από τον επιβλέποντα της ομάδας / 25

26 συνεργείου. Η εφαρμογή περιέχει και τηρεί τα συστήματα ασφαλείας με τα υποσυστήματα ομάδων, ρόλων και δικαιωμάτων των χρηστών. Υπάρχει ιεραρχία στα δικαιώματα ανάλογα με το ρόλο του χρήστη (ADMIN_DBA, POWER_DBA κλπ.) που ορίζει τις επιτρεπόμενες ενέργειες τόσο στη βάση δεδομένων όσο και στις φόρμες τις εφαρμογής (βλ. εικόνα). Οι επιτρεπόμενες ενέργειες για τον κάθε ρόλο ορίζονται από το Διαχειριστή της εφαρμογής και μόνο, ο οποίος έχει τα δικαιώματα δημιουργίας νέων ρόλων, αλλαγή των ήδη υπαρχόντων ρόλων στους χρήστες και παραμετροποίηση της εφαρμογής. Οι επιτρεπόμενες ενέργειες πάνω στον ρόλο του χρήστη (το τι μπορεί να βλέπει, αν μπορεί να περνάει αλλαγές, αν έχει δικαίωμα στα επισυναπτόμενα έγγραφα, δικαίωμα διαγραφής κλπ.) φτάνουν σε πολύ χαμηλό επίπεδο (ακόμα και επίπεδο πεδίου, κατηγορίας εκτυπωτικών αναφορών κλπ). Ο κάθε χρήστης ανήκει στη συγκεκριμένη ομάδα χρηστών ( Διαχειριστής, Δυναμικός Χρήστης, Απλός Χρήστης, Επισκέπτης στην οποία έχουν ανατεθεί κάποιοι ρόλοι) Βέβαια στην ανάγκη μπορούν να ανοιχτούν και άλλες ομάδες (βλ. εικόνα). 26

27 Κατά τη δημιουργία νέου χρήστη εφαρμογής ορίζεται το συνθηματικό, κωδικός και σε πια ομάδα χρηστών ανήκει. Ο ορισμός των παραμέτρων αυτών είναι πολύ σημαντικός αφού η είσοδος στην εφαρμογή επιτρέπεται μόνο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες, μετά από έλεγχο του συνθηματικού και κωδικού ασφαλείας. 27

28 28