ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 1 από 162

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 01. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Αναγνώριση Σχετικής Νομοθεσίας Ενημέρωση Εμπλεκομένων Τήρηση Αρχείου Νομοθεσίας Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΠΑΡΟΧΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Υποβολή Αιτήματος Νομικής Υποστήριξης Εξέταση Αιτήματος Σύνταξη Γνωμοδότησης / Εισήγησης Παρακολούθηση της Εφαρμογής των Απαραίτητων Ενεργειών Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Περιγραφή Βημάτων Κωδικοποίηση Εγγράφων Έκδοση Νέας Διαδικασίας Διανομή Εγγράφων του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας Αναθεώρηση Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 2 από 162

3 Ελεγχόμενα Έγγραφα Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Πρόσκληση για Υποβολή Προτάσεων Έργων Κατάρτιση Προτάσεων Έργων Εκτίμηση Σκοπιμότητας Υποβολή Προτάσεων Υλοποίησης Έργων Κατάρτιση Συνολικής Πρότασης Ετήσιου Προγράμματος Έργων Έγκριση Ετήσιου Προγράμματος Έργων Ενημέρωση Αρμοδίων Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Κατάρτιση Νέων Προτάσεων Έργων Εκτίμηση Σκοπιμότητας Υποβολή Προτάσεων Υλοποίησης Έργων Επεξεργασία Προτάσεων και Κατάρτιση Συνολικής Πρότασης Αναθεώρησης Ετήσιου Προγράμματος Έγκριση Αναθεωρημένου Ετήσιου Προγράμματος Ενημέρωση Αρμοδίων Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΤΕΧΝΙΚΟΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ Σκοπός ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 3 από 162

4 6.2 Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Ορισμός Υπεύθυνου Σχεδιασμού Έργου και Ομάδας Σχεδιασμού Έργου Λειτουργικός και Τεχνικός Σχεδιασμός Έργου Προσδιορισμός των Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Σχεδιασμός και Προγραμματισμός των Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Καθορισμός Συνολικού Πλαισίου Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου Υποβολή προς Έγκριση Έγκριση Συνολικού Πλαισίου Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου Ενημέρωση Εμπλεκόμενων του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υλοποίηση Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Συντονισμός και Παρακολούθηση Προόδου Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΟΡΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Ορισμός Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου Διερεύνηση Δυνατοτήτων Χρηματοδότησης Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Προτεινομένης Πράξης (ΤΔΠΠ) και Υποβολή Αίτησης Χρηματοδότησης στη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) Έγκριση ή Απόρριψη από τη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) της Αίτησης Χρηματοδότησης Περαιτέρω Ενέργειες του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΚΑΙ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 4 από 162

5 8.7 Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Προσδιορισμός Τύπου Σύμβασης προς Σύναψη και Είδους Διαδικασίας Ανάθεσης Σύνταξη Τευχών Διαγωνισμού Προδιαγραφών Έργου Σύνταξη Περίληψης Διαγωνισμού προς Δημοσίευση στον Ελληνικό Τύπο ή και στην Ε.Ε Υποβολή Σχεδίου Προκήρυξης στη Διαχειριστική Αρχή για Διατύπωση Γνώμης Υπογραφή Τευχών Προκήρυξης Διαγωνισμού - Δημοσιοποίηση Διάθεση Τευχών Διαγωνισμού Παροχή Διευκρινήσεων επί της Προκήρυξης Διαγωνισμού Συγκρότηση Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών και Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων Διενέργεια Διαγωνισμού Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Παραλαβή και Αποσφράγιση Προσφορών Αξιολόγηση των Προσφορών Σύνταξη Πρακτικού (Πρακτικών) Αξιολόγησης Κοινοποίηση στους Υποψηφίους Αναδόχους Υποβολή Απαιτούμενων Δικαιολογητικών από τον Επιλεγέντα Προσωρινό Ανάδοχο - Έλεγχος Απόφαση Κατακύρωσης (ή Απόφαση Ανάθεσης) Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ΕΝΣΤΑΣΕΩΝ / ΠΡΟΣΦΥΓΩΝ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Παραλαβή και Εξέταση Ενστάσεων / Προσφυγών Γνωμοδότηση / Εισήγηση ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 5 από 162

6 Απόφαση επί των Υποβληθεισών Ενστάσεων / Προσφυγών, Ενημέρωση Ενδιαφερομένων και Παροχή της Αναγκαίας Υποστήριξης σε Περίπτωση Προσφυγής Υποψηφίου Αναδόχου σε Διοικητικά Δικαστήρια Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Κατάρτιση Σχεδίου Σύμβασης και Υποβολή του για Διατύπωση Γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης (ή και το Ελεγκτικό Συνέδριο) Υπογραφή της Σύμβασης - Ολοκλήρωση του Διαγωνισμού Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και Υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Σύνταξη Σχεδίου Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα Υποβολή Σχεδίου Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για Διατύπωση Γνώμης Έκδοση Εγκριτικής Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και Υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Επιλογή Ωφελουμένων Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 6 από 162

7 13.3 Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου Κατάρτιση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Υποβολή & Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Τήρηση Φακέλου Έργου Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Παρακολούθηση Έλεγχος προόδου Έργου Επικαιροποίηση Χρονοδιαγράμματος και Καταγραφή Αποκλίσεων Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Εντοπισμός Προβλημάτων και Αποκλίσεων Διαμόρφωση Προτάσεων Αντιμετώπισης Κατάρτιση Σχεδίου Τροποποίησης Σύμβασης ή Σχεδίου Τροποποίησης της Εγκριτικής Απόφασης Υλοποίησης του Έργου με Ίδια Μέσα - Υποβολή για Διατύπωση Γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Υπογραφή της Τροποποιημένης Σύμβασης ή Έκδοση Τροποποιημένης Εγκριτικής Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Έργου ή Υποέργου και Υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή117 ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 7 από 162

8 15.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Παράδοση Φυσικού Αντικειμένου Διενέργεια Πιστοποίησης Συνεδρίαση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έλεγχος Συμμόρφωσης Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΛΟΙΠΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Καταγραφή Λοιπών Υποχρεώσεων Αναδόχου Έλεγχος Τήρησης Υποχρεώσεων Αναδόχου Έλεγχος Συμμόρφωσης Αναδόχου Ενσωμάτωση των Αποτελεσμάτων στο Πρωτόκολλο Παραλαβής ή Απόρριψης Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ Ή ΕΝΔΙΑΜΕΣΟΥ ΦΟΡΕΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 8 από 162

9 18.8 Περιγραφή Βημάτων Διαχείριση Επικοινωνίας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Σύνταξη και Υποβολή Δελτίων και Αναφορών Έργου Κάλυψη Εκτάκτων Αναγκών Ενημέρωσης και Επικοινωνίας Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Αναγνώριση Υποχρεώσεων Τήρηση Αρχικών Υποχρεώσεων Ορισμός Αρμοδιοτήτων Οικονομικής Διαχείρισης Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Κατάρτιση Εντολής Πληρωμής Έλεγχος Νομιμότητας και Επιλεξιμότητας Πληρωμής - Έκδοση Εντάλματος Πληρωμής Καταβολή Πληρωμής Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου για την Πραγματοποίηση Πληρωμής Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 9 από 162

10 21.7 Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Καταχώρηση Παραστατικών στο Λογιστικό Σύστημα Έλεγχος Λογιστικών Καταχωρήσεων Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΟΥ Σκοπός Πεδίο Εφαρμογής Σχετικές Διαδικασίες Δεδομένα Αποτελέσματα Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Σχετικά Κείμενα Περιγραφή Βημάτων Επιβεβαίωση Ολοκλήρωσης Έργου Σύνταξη και Υποβολή Έκθεσης Ολοκλήρωσης Πράξης Έκδοση και Κοινοποίηση Απόφασης Ολοκλήρωσης Πράξης Τακτοποίηση Φακέλου Έργου Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Πληροφοριακά Συστήματα ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 10 από 162

11 01. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ 1.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η συγκέντρωση, αξιολόγηση και αξιοποίηση όλων των νομικών κειμένων, που σχετίζονται με τις φάσεις του κύκλου ζωής των συγχρηματοδοτούμενων έργων, που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Ερευνας () του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, ιδιαίτερα στους τομείς που αφορούν στις δημόσιες συμβάσεις, τις κρατικές ενισχύσεις, την ισότητα και μη διάκριση, το περιβάλλον και την επιλεξιμότητα των δαπανών. Επιπλέον, παρακολουθούνται θέματα που έχουν σχέση με τη λειτουργία του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (π.χ. αλλαγές σε αρμοδιότητες, θέματα οικονομικής διαχείρισης και δημόσιου λογιστικού, κ.λ.π.). 1.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που διαχειρίζεται ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. 1.3 Σχετικές Διαδικασίες Υποστηρίζει το σύνολο των Διαδικασιών του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. 1.4 Δεδομένα Θεσμικές απαιτήσεις έργων που διαχειρίζεται ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. 1.5 Αποτελέσματα Πλήρως ενημερωμένο αρχείο ισχύουσας νομοθεσίας. 1.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Ο Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας οφείλει να: Αναγνωρίζει τη σχετική νομοθεσία με τα έργα που υλοποιούνται Ενημερώνει τους εντός του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας εμπλεκόμενους για μεταβολές της νομοθεσίας Τηρεί αρχείο νομοθεσίας 1.7 Σχετικά Κείμενα Νόμος 1404/1983 «Περί δομής και λειτουργίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 11 από 162

12 Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. 1.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία παρακολούθησης ισχύουσας νομοθεσίας περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Αναγνώριση σχετικής νομοθεσίας 2. Ενημέρωση εμπλεκομένων 3. Τήρηση αρχείου νομοθεσίας Αναγνώριση Σχετικής Νομοθεσίας Ο Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ενημερώνεται τακτικά για την έκδοση νομοθετημάτων και αναγνωρίζει αυτά που σχετίζονται με τα έργα που διαχειρίζεται ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Η ενημέρωση επιτυγχάνεται μέσω: παρακολούθησης των δημοσιεύσεων των τευχών Α και Β της Εφημερίδας της Κυβέρνησης, αρμόδιων φορέων (Υπουργεία, Διαχειριστικές Αρχές κλπ) ειδικευμένων νομικών εντύπων και τραπεζών νομικών πληροφοριών Ενημέρωση Εμπλεκομένων Ο Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης πληροφορεί, όλους τους εμπλεκόμενους εντός της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για κάθε μεταβολή της ισχύουσας νομοθεσίας. Σε περιπτώσεις σημαντικών μεταβολών ή θέσπισης νέου θεσμικού πλαισίου, η ενημέρωση διενεργείται μέσω συναντήσεων ή εσωτερικών παρουσιάσεων ή ακόμη και με την πραγματοποίηση ειδικών εκπαιδευτικών προγραμμάτων. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 12 από 162

13 Σε περιπτώσεις που υπάρχει αλλαγή του υφιστάμενου θεσμικού πλαισίου, η οποία επηρεάζει τον τρόπο υλοποίησης των εκτελούμενων έργων, ο Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης ενημερώνει τους εμπλεκόμενους για τις ενέργειες προσαρμογής που πρέπει να αναλάβουν Τήρηση Αρχείου Νομοθεσίας Ο Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης μόλις αναγνωρίσει κάποιο νομοθετικό κείμενο που σχετίζεται με την υλοποίηση των έργων που διαχειρίζεται ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, το καταγράφει στο Έντυπο LAW.01 Κατάσταση Ισχύουσας Νομοθεσίας και ενημερώνει σχετικά το φυσικό ή/και ηλεκτρονικό αρχείο νομοθεσίας ή τον Υ.Σ.Δ.ΕΠ. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 13 από 162

14 1.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 14 από 162

15 1.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κατάσταση Νομοθεσίας Περιλαμβάνει: Ισχύουσας Νομοθετικά κείμενα Κωδικός Εντύπου Ενημερωμένη κατάσταση ισχύουσας νομοθεσίας 1.11 Πληροφοριακά Συστήματα Ηλεκτρονικό αρχείο νομοθεσίας Εξωτερικές βάσεις νομοθεσίας Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης LAW.01 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 15 από 162

16 02. ΠΑΡΟΧΗ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ 2.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η εξασφάλιση της απαραίτητης νομικής κάλυψης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας σε θέματα που σχετίζονται με όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής των συγχρηματοδοτούμενων έργων, ώστε να διασφαλίζεται η εναρμόνιση των υλοποιούμενων έργων με τις απαιτήσεις του ισχύοντος θεσμικού πλαισίου. 2.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που διαχειρίζεται ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. 2.3 Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:12 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού Αξιολόγηση Προσφορών Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Υλοποίηση Έργου Με Ίδια Μέσα Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών Υποστηρίζεται από ΤΕ - 05 ΚΕΦ:02 Παροχή Νομικής Υποστήριξης 2.4 Δεδομένα Αιτήματα νομικής υποστήριξης Διοικητικές πράξεις και έγγραφα που δεσμεύουν το Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και διαχειρίζεται ο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 2.5 Αποτελέσματα Γνωμοδοτήσεις επί νομικών θεμάτων Έγκριση νομιμότητας διοικητικών πράξεων και εγγράφων του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που διαχειρίζεται ο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 2.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 16 από 162

17 Υποβολή αιτήματος νομικής υποστήριξης Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Εξέταση αιτήματος και σύνταξη σχετικής γνωμοδότησης / εισήγησης Έλεγχος νομιμότητας όλων των επίσημων εγγράφων του έργου (ΤΔΕ/ ΤΔΥ, προκηρύξεις/ τεύχη διαγωνισμών, συμβάσεις κλπ.) Παρακολούθηση της εφαρμογής των απαραίτητων ενεργειών 2.7 Σχετικά Κείμενα Νόμος 1404/1983 «Περί δομής και λειτουργίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. 2.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία παροχής νομικής υποστήριξης περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Υποβολή αιτήματος νομικής υποστήριξης 2. Εξέταση αιτήματος Σύνταξη γνωμοδότησης / εισήγησης 3. Παρακολούθηση εφαρμογής των απαραίτητων ενεργειών Υποβολή Αιτήματος Νομικής Υποστήριξης Όλα τα εμπλεκόμενα άτομα στην υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων έργων που διαχειρίζεται ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μπορούν και οφείλουν να κάνουν χρήση ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 17 από 162

18 υπηρεσιών νομικής υποστήριξης σε οποιαδήποτε φάση του κύκλου ζωής ενός έργου: σχεδιασμό, ανάθεση δημοσίων συμβάσεων, διαχείριση συμβάσεων κλπ. Σε κάθε περίπτωση που προκύπτει ανάγκη νομικής υποστήριξης ο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας αιτείται γραπτώς υποστήριξη από τον Αρμόδιο Νομικής Υποστήριξης Εξέταση Αιτήματος Σύνταξη Γνωμοδότησης / Εισήγησης Ο Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης εξετάζει το θέμα και προβαίνει στη σύνταξη ειδικής γνωμοδότησης / εισήγησης, την οποία διαβιβάζει στον Ειδικό Λογαριασμό Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Σε ειδικά θέματα που απαιτούν συνεχή νομική υποστήριξη μπορεί να κριθεί απαραίτητο η νομική υποστήριξη να παρέχεται μέσω της συμμετοχής του Αρμοδίου Νομικής Υποστήριξης σε Ομάδα Έργου ή Εργασίας, Επιτροπή Αξιολόγησης, Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου κ.λ.π. Σε θέματα προληπτικού ελέγχου νομιμότητας προκηρύξεων, καθώς και σε γενικότερα θέματα που μπορεί να ανακύψουν κατά τη διενέργεια του διαγωνισμού και την ανάθεση δημοσίων συμβάσεων, ο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μπορεί να ζητά υποστήριξη από εξωτερικούς συνεργάτες ή νομικές υπηρεσίες άλλων οργανισμών Παρακολούθηση της Εφαρμογής των Απαραίτητων Ενεργειών Ο Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης παρακολουθεί και υποστηρίζει τον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας στην εφαρμογή των ενεργειών που προκύπτουν ως συνέχεια της γνωμοδότησης / εισήγησής του, μέχρι την οριστική διευθέτηση του θέματος. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 18 από 162

19 2.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας 2.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Φάκελος Έργου «Τίτλος Έργου» Περιλαμβάνει: Αίτημα για νομική υποστήριξη Κωδικός Εντύπου LAW.02 Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Γνωμοδότηση / εισήγηση Αρμοδίου Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 03. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 3.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι ο καθορισμός του τρόπου έκδοσης, αναγνώρισης και ελέγχου των εγγράφων του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (Σ.Δ.ΕΠ.). 3.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα έγγραφα του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας του ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 19 από 162

20 του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για την υλοποίηση και τη διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων. 3.3 Σχετικές Διαδικασίες Υποστηρίζει το σύνολο των Διαδικασιών του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. 3.4 Δεδομένα Ανάγκες τεκμηρίωσης του Σ.Δ.ΕΠ Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης Το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (Σ.Δ.ΕΠ.) τεκμηριώνεται με μία σειρά εγγράφων, μέσα στα οποία αντικατοπτρίζεται η Διαχειριστική Επάρκεια του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας απαρτίζεται από τα εξής : Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας (ΤΕ 05): Ορίζεται το σύνολο των εγγράφων, στο οποίο καθορίζεται η Διαχειριστική Επάρκεια και περιγράφει: το πεδίο εφαρμογής του συστήματος, τον τρόπο με τον οποίο αυτό πραγματοποιείται και τις δραστηριότητες του συστήματος που σχετίζονται με τη διαχείριση της υλοποίησης των συγχρηματοδοτούμενων έργων. Τεχνικές Οδηγίες: Περιγράφουν με λεπτομερή τρόπο την ορθή εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών. Έντυπα: Τα οποία, συμπληρωμένα, απαρτίζουν τα Αρχεία, και παρέχουν αντικειμενικά αποδεικτικά στοιχεία για την ομαλή λειτουργία του συστήματος. Παράλληλα, τα έντυπα υποστηρίζουν την εκτέλεση των διαδικασιών. Να σημειωθεί ότι τα έντυπα του συστήματος διαχωρίζονται σε εσωτερικά έντυπα του Σ.Δ.ΕΠ. και έντυπα εξωτερικής προέλευσης που υποστηρίζουν τη λειτουργία του. Τα εξωτερικά έντυπα είναι κυρίως αυτά που υπαγορεύονται από το Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ (π.χ. Τεχνικό Δελτίο Έργου και Υποέργου, Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Υποέργου, Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης κ.λ.π.), τα πρότυπα που χρησιμοποιούνται (ΕΛΟΤ 1429) κ.λ.π. Αρμοδιότητες: Περιγράφεται η οργανωτική δομή και οι αρμοδιότητες των στελεχών του. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 20 από 162

21 Τεχνικές Οδηγίες (ΤΕ) : Περιγράφουν με λεπτομερή τρόπο την ορθή εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών. ΤΕ-01 Περιγραφή Θέσεων Εργασίας ΤΕ-02 Οδηγίες Εργασίας ΤΕ-03 Οδηγίες Λειτουργίας Μέσων Παραγωγής ΤΕ-04 Έλεγχοι Ποιότητος ΤΕ-05 Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας ΤΕ-06 Πιστοποίηση Ποιότητος Παρεχόμενων Υπηρεσιών ΤΕ-07 Φάκελος Δικαιολογητικών Συνεργατών ΤΕ-08 Εθνική & Ευρωπαϊκή Νομοθεσία ΤΕ-09 Οδηγός Χρηματοδότησης Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έντυπα: Τα οποία, συμπληρωμένα, απαρτίζουν τα Αρχεία και παρέχουν αντικειμενικά αποδεικτικά στοιχεία για την ομαλή λειτουργία του συστήματος. ORG (organization) Οργάνωση Ανασκόπηση από Διοίκηση SYS (system) Σύστημα Ποιότητος Έλεγχος Εγγράφων Έλεγχος Αρχείων TRA (training) Εκπαίδευση MAI (maintenance) Συντήρηση PRO (production) Παρεχόμενες Υπηρεσίες PUR (purchase) Προμήθεια - Αγορές CON (quality control) Ποιοτικός Έλεγχος SEC (Secretariat) Γραμματειακή Υποστήριξη COR (corrective action) Διορθωτικές Ενέργειες Μη Συμμόρφωση AUD (internal audit) Εσωτερικοί Έλεγχοι SAL (sales) Παράπονα - Επισημάνσεις LAW (legislation) Νομική Υποστήριξη Συμβάσεις STA (statistic) Στατιστικές Τεχνικές 3.5 Αποτελέσματα ORG.01 Κατάλογος Αρχείων & Εγγράφων Σ.Δ.ΕΠ. 3.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Υπεύθυνος Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας Έκδοση, διανομή και αναθεώρηση εγγράφων του Σ.Δ.ΕΠ. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 21 από 162

22 Τα Μέλη και το προσωπικό της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που εμπλέκονται στην εφαρμογή των διαδικασιών του Σ.Δ.ΕΠ. Υποβολή προτάσεων για την έκδοση ή αναθεώρηση εγγράφων του Σ.Δ.ΕΠ. Ενημέρωση προσωπικού 3.7 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία διαχείρισης των εγγράφων του Σ.Δ.ΕΠ. περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κωδικοποίηση - έλεγχος εγγράφων 2. Έκδοση εγγράφων 3. Αναθεώρηση εγγράφων 4. Διανομή εγγράφων Κωδικοποίηση Εγγράφων Σε όλα τα έγγραφα του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας στο επάνω μέρος κάθε σελίδας υπάρχει μάσκα στην οποία αναγράφονται τα στοιχεία του φορέα. Στο κάτω μέρος κάθε σελίδας με στόχο την πλήρη ταυτοποίηση των εγγράφων αναγράφονται, ο τίτλος, ο κωδικός, η ημερομηνία έκδοσης, ο αριθμός έκδοσης, ο αριθμός αναθεώρησης και ο αριθμός της σελίδας από το σύνολο των σελίδων του εγγράφου. (τίτλος εγγράφου) (κωδικός εγγράφου) (Έκδοση ).(Αναθεώρηση) (Ημερομηνία ) (Σελίδα Χ από ΧΧ) Στο άνω μέρος της πρώτης σελίδας του Εγχειριδίου Διαχειριστικής Επάρκειας και των Τεχνικών Οδηγιών υπάρχει η μάσκα όπου αναγράφονται τα στοιχεία των αναθεωρήσεων κάθε έκδοσης: Αναθεωρήσεις Περιγραφή Ημερομηνία Συντάκτης Ενεκρίθη 1 Σύντομη περιγραφή της αναθεώρησης ημ/μη/ έτος Ονοματεπώνυμο Ονοματεπώνυμο Έκδοση Περιγραφή Ημερομηνία Συντάκτης Ενεκρίθη Προς ημ/μη/ έτος Ονοματεπώνυμο Ονοματεπώνυμο Στο κάτω μέρος της πρώτης σελίδας του Εγχειριδίου Διαχειριστικής Επάρκειας και των Τεχνικών Οδηγιών υπάρχει η παρακάτω μάσκα όπου και αναγράφονται τα εξής στοιχεία: ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 22 από 162

23 Τίτλος εγγράφου Τύπος εγγράφου Αριθμός εγγράφου Έκδοση Νέας Διαδικασίας Οι νέες διαδικασίες, συντάσσονται από τον Υπεύθυνο Διαχειριστικής Επάρκειας, από τους υπεύθυνους των τμημάτων ή από εξωτερικό σύμβουλο. Θεωρούνται από τον Υπεύθυνο Διαχειριστικής Επάρκειας ή άλλο εξουσιοδοτημένο φορέα για την συμβατότητα τους με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 και εγκρίνονται πριν τη διανομή τους από τον Πρόεδρο Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Η έγκριση της έκδοσης νέων διαδικασιών γίνεται με την υπογραφή του Πρόεδρου της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας σε Πρακτικό Σύσκεψης (Έντυπο ORG.03) Διανομή Εγγράφων του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. Όλα τα πρωτότυπα έγγραφα που έχουν σχέση με το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (έντυπα, τεχνικές οδηγίες κλπ) διανέμονται από τον Υπεύθυνο Διαχειριστικής Επάρκειας σε όλους όσους αναφέρονται στον Πίνακα Αποδεκτών Εγγράφων (Έντυπο ORG.02). Οι αποδέκτες υπογράφουν κατά την παραλαβή των εγγράφων στον πίνακα αποδεκτών, ο οποίος τηρείται στο τέλος του πρωτότυπου έγγραφου στο αρχείο του Υπεύθυνου Διαχειριστικής Επάρκειας Αναθεώρηση Διαδικασίας Αναθεώρηση διαδικασίας γίνεται μετά από πρόταση όλων των στελεχών και του προσωπικού ή του Υπευθύνου Διαχειριστικής Επάρκειας. Για την αναθεώρηση είναι αρμόδιος ο Υπεύθυνος Διαχειριστικής Επάρκειας, ο οποίος στην συνέχεια φροντίζει για την διανομή των αναθεωρημένων σελίδων, σύμφωνα με την ανωτέρω παράγραφο. Σε περίπτωση που η πρόταση δεν εγκριθεί, ενημερώνεται ο ενδιαφερόμενος για τους λόγους μη συμβατότητας της πρότασής του με τη λειτουργία του Σ.Δ.ΕΠ.. Μετά από οκτώ αναθεωρήσεις ή όποτε θεωρηθεί σκόπιμο από τον Υπεύθυνο Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας επανεκδίδεται και διανέμεται ολόκληρη η διαδικασία. Κάθε φορά που υπεύθυνος παραλαμβάνει αναθεωρημένες σελίδες, είναι υποχρεωμένος να καταστρέψει τις αντίστοιχες σελίδες της προηγούμενης έκδοσης και να ενημερώσει τον Πίνακα Αναθεωρήσεων που βρίσκεται στην πρώτη σελίδα, σημειώνοντας την ημερομηνία παραλαβής και περιγράφοντας συνοπτικά το σημείο αναθεώρησης. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 23 από 162

24 Ελεγχόμενα Έγγραφα Ο Υπεύθυνος Διαχειριστικής Επάρκειας έχει την ευθύνη διαχείρισης των ελεγχόμενων εγγράφων του. Ως ελεγχόμενα ορίζονται τα έγγραφα που είναι καταχωρημένα από τον Υπεύθυνο Διαχειριστικής Επάρκειας στον Κατάλογο Αρχείων & Εγγράφων Σ.Δ.ΕΠ. (Έντυπο ORG.01). Μπορούν να αποτελούν είτε εξωτερικές είτε εσωτερικές εκδόσεις, όπως: Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας. Οδηγίες Εργασίας και ελέγχου. Οργανόγραμμα. Προδιαγραφές προϊόντων. Κρατικές ή Κοινοτικές οδηγίες ή κανονισμοί. Περιγραφές θέσεων εργασίας. Ο Υπεύθυνος Διαχειριστικής Επάρκειας ενημερώνει ανελλιπώς τον Κατάλογο Αρχείων & Εγγράφων Σ.Δ.ΕΠ. (Έντυπο ORG.01) ώστε να γνωρίζει την κατάσταση στην οποία αυτά ευρίσκονται και ο οποίος περιέχει τις παρακάτω πληροφορίες: Κωδικό και Τίτλο εγγράφου. Αριθμός έκδοσης και ημερομηνία έκδοσης. Αριθμός αναθεώρησης & ημερομηνία αναθεώρησης. Σχετικά με τις κρατικές και κοινοτικές οδηγίες ο Υπεύθυνος του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας ενημερώνεται από τους εξωτερικούς σύμβουλους (νομικούς κλπ), το υπουργείο, την διαχειριστική αρχή και τις παραλαμβάνει από τις αρμόδιες Δημόσιες αρχές, Οργανισμούς, Ευρωπαϊκή Ένωση, διαδίκτυο κτλ και στην συνέχεια, εάν απαιτείται, διανέμονται από αυτόν. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 24 από 162

25 3.8 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 25 από 162

26 3.9 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρηση ς Κατάλογος Αρχείων & Εγγράφων Σ.Δ.ΕΠ. ORG.01 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος Πίνακας Αποδεκτών Εγγράφων ORG.02 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος Πρακτικό Συσκέψεων ORG.03 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος Πρακτικό Ανασκόπησης από την Διοίκηση ORG.04 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος Πίνακας Αρχειοθέτησης Εγγράφων Φακέλου Αίτηση Έκδοσης Αναθεώρησης Εγγράφων Σ.Δ.ΕΠ. ORG.05 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος ORG.06 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος Λίστα Κοινοποίησης Εγγράφων Σ.Δ.ΕΠ. ORG.07 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Αόριστος 3.10 Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Mail list του Επιστημονικού Προσωπικού ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 26 από 162

27 04. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 4.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο ορθολογικός και έγκαιρος προγραμματισμός των έργων που προτίθεται να υλοποιήσει το Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας κατά το επόμενο έτος και καλείται να διαχειριστεί ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, ώστε να διασφαλιστεί η βέλτιστη κατανομή των διαθέσιμων πόρων, η έγκαιρη προώθηση των ενεργειών υποβολής / ωρίμανσής τους και η αποτελεσματική υλοποίησή τους. 4.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για τα έργα που καλείται να διαχειριστεί ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και αφορούν σε προμήθειες και υπηρεσίες, καθώς και για ενέργειες που εκτελούνται με ίδια μέσα. 4.3 Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Έπεται της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:04 Κατάρτιση Ετησίου Προγράμματος. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:04 Κατάρτιση Ετησίου Προγράμματος. 4.4 Δεδομένα Υποβολές προτάσεων για ερευνητικά ή άλλα έργα από το Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Εγκεκριμένες προτάσεις έργων του Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Επιχειρησιακά Προγράμματα και λοιπά χρηματοδοτικά πλαίσια Προσκλήσεις Διαχειριστικής Αρχής Διαθέσιμοι πόροι Υποχρεώσεις έργων σε εξέλιξη Απολογισμός προηγούμενου ετήσιου προγράμματος Αποφάσεις Συμβουλίου περί έναρξης ή συνέχισης έργων του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 27 από 162

28 4.5 Αποτελέσματα Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 28 από 162

29 4.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιστημονικό Προσωπικό (Ε.Π.) του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υποβολή προτάσεων για υλοποίηση έργων προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Αξιολόγηση και επιλογή προτάσεων έργων. Προώθηση εγκεκριμένων προτάσεων έργων στον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έγκριση του ετήσιου προγράμματος έργων Γραμματεία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Σύνταξη του προς έγκριση ετήσιου προγράμματος έργων Ενημέρωση στο Ε.Π. του εγκεκριμένου ετήσιου προγράμματος έργων 4.7. Σχετικά Κείμενα Νόμος 1404/1983 «Περί δομής και λειτουργίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων», όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 29 από 162

30 4.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία κατάρτισης του ετήσιου προγράμματος έργων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Πρόσκληση για υποβολή προτάσεων έργων από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. 2. Κατάρτιση προτάσεων έργων (Το βήμα αποτελεί αρμοδιότητα του Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας.) 3. Εκτίμηση σκοπιμότητας (Το βήμα είναι προαιρετικό και συμπληρώνεται εφ όσον ζητηθεί αποτελεί αρμοδιότητα του Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας.) 4. Υποβολή προτάσεων υλοποίησης έργων στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μετά από εισήγηση της Γενικής Συνέλευσης του Τομέα που ανήκει ο συντονιστής του προγράμματος και έγκριση του Συμβουλίου του Τμήματος. 5. Επεξεργασία προτάσεων υλοποίησης έργων και έγκριση αυτών. από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. 6. Κατάρτιση συνολικής πρότασης Ετήσιου Προγράμματος Έργων από την Γραμματεία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 7. Έγκριση Ετήσιου Προγράμματος Έργων από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 8. Ενημέρωση Αρμοδίων του Ε.Π. Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας από την Γραμματεία του Πρόσκληση για Υποβολή Προτάσεων Έργων Ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας αποστέλλει προς το Επιστημονικό Προσωπικό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ενημέρωση, που συνοδεύεται από το PRO.02 Έντυπο Υποβολής Προτάσεων Έργων, ώστε αυτό να προχωρήσει στην κατάρτιση των προτάσεών του για το επόμενο έτος Κατάρτιση Προτάσεων Έργων Οι προτάσεις καταρτίζονται ετησίως από το Επιστημονικό Προσωπικό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι για τη διαμόρφωση των προτάσεων λαμβάνονται υπόψη: ο γενικότερος στρατηγικός σχεδιασμός του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, οι τρέχουσες ή μελλοντικές προσκλήσεις Επιχειρησιακών Προγραμμάτων για υποβολή προτάσεων χρηματοδότησης έργων, ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 30 από 162

31 οι υποχρεώσεις που απορρέουν από τα έργα του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, τα οποία είναι ήδη σε εξέλιξη προτάσεις προηγούμενων ετών, που για διαφόρους λόγους δεν προχώρησαν είτε από πλευράς έγκρισης είτε από πλευράς ωρίμανσης / υλοποίησης. Προτάσεις μπορούν να υποβάλλονται με την ίδια ως κάτωθι διαδικασία και σε οποιοδήποτε χρόνο, στο βαθμό που κρίνονται απαραίτητες, προκειμένου να καλύψουν διαπιστωμένες έκτακτες ανάγκες (μέσω της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος) Εκτίμηση Σκοπιμότητας Η παρούσα διαδικασία (εκτίμηση σκοπιμότητας) δεν αφορά τον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και πραγματοποιείται εάν απαιτηθεί, από τον Υπεύθυνο του εκάστοτε προτεινόμενου έργου. Κάθε πρόταση έργου συνοδεύεται από έκθεση σκοπιμότητας. Σε περίπτωση που δεν έχει υλοποιηθεί ήδη προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας από τον εισηγητή της πρότασης ή από προηγούμενες ενέργειες ωρίμανσης, διενεργείται σε αυτή τη φάση εκτίμηση της σκοπιμότητας του έργου, με στόχο την τεκμηρίωση της εισήγησης για υλοποίηση του έργου. Η εκτίμηση της σκοπιμότητας, ανάλογα με την έκταση και την πολυπλοκότητα του υπό εξέταση έργου, δύναται να ποικίλει ως προς την μορφή και τις απαιτήσεις της. Στις πιο απλές περιπτώσεις δύναται να αποτελεί απλή περιγραφή των βασικών παραμέτρων και απαιτήσεων του έργου. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει βασικά στοιχεία του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου. Για τα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη από προηγούμενα έτη, η έκθεση σκοπιμότητας περιλαμβάνει μία συνοπτική αναφορά των σωρευτικών πεπραγμένων των έργων και του υπολοίπου προς υλοποίηση. Η έκθεση σκοπιμότητας συντάσσεται σύμφωνα με το Έντυπο PRO.04 Αιτιολογική Έκθεση Σκοπιμότητας (για κάθε προτεινόμενο έργο) Υποβολή Προτάσεων Υλοποίησης Έργων Οι προτάσεις υποβάλλονται από το Επιστημονικό Προσωπικό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μετά από εισήγηση της Γενικής Συνέλευσης του Τομέα που ανήκει ο συντονιστής του προγράμματος και έγκριση του Συμβουλίου του Τμήματος, το αργότερο μέχρι τέλους του μηνός Μαΐου του εκάστοτε έτους. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 31 από 162

32 4.8.5 Κατάρτιση Συνολικής Πρότασης Ετήσιου Προγράμματος Έργων Η συγκέντρωση των προτάσεων γίνεται από στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας το οποίο και επεξεργάζεται τις υποβληθείσες προτάσεις, λαμβάνοντας υπόψη τη συμβατότητα του προτεινόμενου έργου με το γενικότερο στρατηγικό επιχειρησιακό σχεδιασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, καθώς και με το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα στο οποίο εν δυνάμει θα μπορούσε να προταθεί προς χρηματοδότηση. Στη βάση αυτής της επεξεργασίας και την αποστολή των εγκεκριμένων προτάσεων καταρτίζεται το ετήσιο πρόγραμμα έργων, το οποίο αποτυπώνεται από την Γραμματεία του στο Έντυπο PRO.01 Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων Έγκριση Ετήσιου Προγράμματος Έργων Η έγκριση του Ετησίου Προγράμματος Έργων γίνεται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας στο πλαίσιο τακτικής ή έκτακτης συνέλευσής του. Σε αυτό το επίπεδο ανασκόπησης και οριστικοποίησης του προγράμματος εξετάζονται τα εξής: Η προτεραιότητα υλοποίησης των έργων, με βάση τη σπουδαιότητα του κάθε έργου και σε συνδυασμό με τους συνολικά διαθέσιμους πόρους. Η πολυπλοκότητα του έργου, χαρακτηρισμός ο οποίος βοηθά να οριστεί το επίπεδο οργάνωσης του έργου, δηλαδή η πληρότητα των εργαλείων και τεχνικών οργάνωσης που απαιτούνται. Το τελικό, εγκεκριμένο από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ετήσιο πρόγραμμα έργων, περιλαμβάνει τα έργα που πρόκειται να ξεκινήσουν εντός του υπό εξέταση έτους είτε ως ωρίμανση είτε ως υλοποίηση, καθώς και αυτά τα οποία βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη και έχουν υπόλοιπο προς υλοποίηση εντός του έτους, με προσδιορισμό των έργων που εκτιμάται ότι θα συγχρηματοδοτηθούν. Η έγκριση του ετήσιου προγράμματος ολοκληρώνεται το αργότερο μέχρι τέλους του μηνός Σεπτεμβρίου του εκάστοτε έτους Ενημέρωση Αρμοδίων Μετά την έγκριση του προγράμματος γίνονται με την ευθύνη της Γραμματείας του όλες οι απαραίτητες ενέργειες σχετικής ενημέρωσης των Υπευθύνων των Εγκεκριμένων Έργων, για το περιεχόμενο του εγκεκριμένου ετησίου προγράμματος έργων. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 32 από 162

33 Στις ενέργειες ενημέρωσης περιλαμβάνεται και η ανάρτηση του ετήσιου προγράμματος στον πίνακα ανακοινώσεων του, ώστε να είναι προσβάσιμο τουλάχιστον από τους άμεσα εμπλεκόμενους αλλά και η αποστολή στο Mail list του Επιστημονικού Προσωπικού. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 33 από 162

34 4.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας 4.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων PRO.01 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Πέντε έτη Έντυπο Υποβολής Προτάσεων Έργων PRO.02 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Αόριστος ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 34 από 162

35 Αιτιολογική Έκθεση Σκοπιμότητας PRO.04 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Αόριστος Το αρχείο Ετήσιων Προγραμμάτων Έργων περιλαμβάνει: Προτάσεις του Επιστημονικού Προσωπικού του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Απόφαση έγκρισης ετήσιου προγράμματος Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα 4.11 Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Mail list του Επιστημονικού Προσωπικού ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 35 από 162

36 05. ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 5.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η καθιέρωση της διεργασίας επανεξέτασης του ετησίου προγράμματος έργων και αναθεώρησής του, εφόσον παρουσιαστούν αλλαγές σε σχετικά με αυτό εξωτερικά ή και εσωτερικά δεδομένα, προκειμένου να λαμβάνονται τα απαιτούμενα μέτρα για την αντιμετώπιση αποκλίσεων και αστοχιών. 5.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για τα έργα που περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, καθώς και για νέα, προς ένταξη στο πρόγραμμα, έργα. 5.3 Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:04 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 Κατάρτιση Ετησίου Προγράμματος Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος. Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος. 5.4 Δεδομένα Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα Προβλήματα που εντοπίστηκαν στα υλοποιούμενα έργα και διορθωτικές ενέργειες που αποφασίστηκαν Νέες προσκλήσεις Επιχειρησιακών Προγραμμάτων 5.5 Αποτελέσματα Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα 5.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιστημονικό Προσωπικό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 36 από 162

37 Υποβολή προτάσεων για υλοποίηση νέων έργων Υποβολή προτάσεων τροποποίησης των ήδη ενταγμένων στο ετήσιο πρόγραμμα έργων, ως διορθωτικές ενέργειες επί προβλημάτων που παρουσιάστηκαν στα έργα αυτά Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Συγκέντρωση, αξιολόγηση και επιλογή προτάσεων έργων από το Επιστημονικό Προσωπικό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έγκριση του αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος έργων Προώθηση εγκεκριμένων προτάσεων έργων στον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Γραμματεία Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Σύνταξη του προς έγκριση αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος έργων Ενημέρωση των αρμοδίων σχετικά με το αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα έργων 5.7 Σχετικά Κείμενα Νόμος 1404/1983 «περί δομής και λειτουργίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 37 από 162

38 5.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κατάρτιση νέων προτάσεων έργων (Το βήμα αποτελεί αρμοδιότητα του Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας.) 2. Εκτίμηση σκοπιμότητας (Το βήμα είναι προαιρετικό και συμπληρώνεται εφ όσον ζητηθεί αποτελεί αρμοδιότητα του Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας.) 3. Υποβολή προτάσεων υλοποίησης έργων προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μετά από εισήγηση της Γενικής Συνέλευσης του Τομέα που ανήκει ο συντονιστής του προγράμματος και έγκριση του Συμβουλίου του Τμήματος. 4. Επεξεργασία προτάσεων υλοποίησης έργων και έγκριση αυτών από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. 5. Κατάρτιση συνολικής πρότασης Αναθεωρημένου Ετήσιου Προγράμματος Έργων από την Γραμματεία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 6. Έγκριση Αναθεωρημένου Ετήσιου Προγράμματος Έργων από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 7. Ενημέρωση Αρμοδίων του Ε.Π. Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας από την Γραμματεία του Κατάρτιση Νέων Προτάσεων Έργων Εντός του έτους αναφοράς του ετήσιου προγράμματος είναι δυνατό να προκύψει ανάγκη είτε για τροποποίηση των έργων, έτσι όπως αυτά περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα, είτε για ένταξη σε αυτό νέων έργων / πράξεων, σε συνέχεια αλλαγών στο εξωτερικό περιβάλλον του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (π.χ. νέες προσκλήσεις Επιχειρησιακών Προγραμμάτων, κάλυψη διαπιστωμένων έκτακτων αναγκών κλπ.). Οι νέες προτάσεις καταρτίζονται από το Επιστημονικό Προσωπικό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας είτε κατόπιν δικής τους πρωτοβουλίας, είτε κατόπιν ενημέρωσής τους από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Για την κατάρτιση των προτάσεων χρησιμοποιείται το PRO.02 Έντυπο Υποβολής Προτάσεων Έργων. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 38 από 162

39 5.8.2 Εκτίμηση Σκοπιμότητας Η παρούσα διαδικασία (εκτίμηση σκοπιμότητας) δεν αφορά τον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και πραγματοποιείται εάν απαιτηθεί, από τον Υπεύθυνο του εκάστοτε προτεινόμενου έργου. Κάθε πρόταση έργου συνοδεύεται από έκθεση σκοπιμότητας. Για τα έργα που ήδη είναι ενταγμένα στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα, η έκθεση σκοπιμότητας αναφέρεται επί της ουσίας στην αιτούμενη τροποποίηση, είτε στο φυσικό είτε στο οικονομικό αντικείμενό τους. Για τα νέα έργα, σε περίπτωση που δεν έχει υλοποιηθεί ήδη προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας από τον εισηγητή της πρότασης, ή από προηγούμενες ενέργειες ωρίμανσης, διενεργείται σε αυτή τη φάση εκτίμηση της σκοπιμότητας του έργου, με στόχο την τεκμηρίωση της εισήγησης για την υλοποίηση του έργου. Η εκτίμηση της σκοπιμότητας, ανάλογα με την έκταση και την πολυπλοκότητα του υπό εξέταση έργου, δύναται να ποικίλει ως προς τη μορφή και τις απαιτήσεις της. Στις πιο απλές περιπτώσεις δύναται να αποτελεί απλή περιγραφή των βασικών παραμέτρων και απαιτήσεων του έργου. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει βασικά στοιχεία του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου. Η έκθεση σκοπιμότητας συντάσσεται σύμφωνα με το Έντυπο PRO.04 Αιτιολογική Έκθεση Σκοπιμότητας (για κάθε προτεινόμενο έργο) Υποβολή Προτάσεων Υλοποίησης Έργων Οι προτάσεις υποβάλλονται από το Επιστημονικό Προσωπικό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μετά από εισήγηση της Γενικής Συνέλευσης του Τομέα που ανήκει ο συντονιστής του προγράμματος και έγκριση του Συμβουλίου του Τμήματος, το αργότερο μέχρι της είκοσι έκαστου μηνός Επεξεργασία Προτάσεων και Κατάρτιση Συνολικής Πρότασης Αναθεώρησης Ετήσιου Προγράμματος Η συγκέντρωση των προτάσεων γίνεται από στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας η οποίο επεξεργάζεται τις υποβληθείσες προτάσεις, λαμβάνοντας υπόψη τη συμβατότητα του προτεινόμενου έργου με το γενικότερο στρατηγικό επιχειρησιακό σχεδιασμό του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, καθώς και με το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα το οποίο εν δυνάμει θα μπορούσε να προταθεί προς χρηματοδότηση. Στη βάση αυτής της επεξεργασίας και την αποστολή των εγκεκριμένων προτάσεων καταρτίζεται το ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 39 από 162

40 αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα έργων, το οποίο αποτυπώνεται από την Γραμματεία του στο Έντυπο PRO.01 Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων Έγκριση Αναθεωρημένου Ετήσιου Προγράμματος Οι εισηγήσεις των υπευθύνων εξετάζονται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας στο πλαίσιο τακτικής ή έκτακτης Συνέλευσής της. Σε αυτό το επίπεδο επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος εξετάζονται τα εξής: Η ανάγκη τροποποίησης των ήδη ενταγμένων στο πρόγραμμα έργων και η σπουδαιότητα των αποκλίσεων που παρουσιάζονται, καθώς και οι τυχόν επιπτώσεις τους στην εξέλιξη άλλων συνδεόμενων με αυτά έργων και γενικότερα ενεργειών / δράσεων του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Η προτεραιότητα υλοποίησης των νέων έργων, με βάση τη σπουδαιότητα και την αναγκαιότητα κάθε έργου και σε συνδυασμό με τους συνολικά διαθέσιμους πόρους. Η πολυπλοκότητα του έργου, χαρακτηρισμός ο οποίος βοηθά να οριστεί το επίπεδο οργάνωσης του έργου, δηλαδή η πληρότητα των εργαλείων και τεχνικών οργάνωσης που απαιτούνται. Το αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα περιλαμβάνει τα έργα που πρόκειται να ξεκινήσουν εντός του υπό εξέταση έτους είτε ως ωρίμανση είτε ως υλοποίηση, καθώς και αυτά τα οποία βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη και έχουν υπόλοιπο προς υλοποίηση εντός του έτους. Η έγκριση του αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος ολοκληρώνεται το αργότερο μέχρι της εικοσιπέντε εκάστου μηνός Ενημέρωση Αρμοδίων Μετά την έγκριση του αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος, από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, γίνονται με την ευθύνη της Γραμματείας του όλες οι απαραίτητες ενέργειες σχετικής ενημέρωσης των Υπευθύνων των Εγκεκριμένων Έργων, για το περιεχόμενο του αναθεωρημένου ετησίου προγράμματος έργων. Στις ενέργειες ενημέρωσης περιλαμβάνεται και η ανάρτηση του αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος στον πίνακα ανακοινώσεων του, ώστε να είναι προσβάσιμο τουλάχιστον από τους άμεσα εμπλεκόμενους αλλά και η αποστολή στο Mail list του Επιστημονικού Προσωπικού. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 40 από 162

41 5.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας 5.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων PRO.01 Υ.Σ.Δ.ΕΠ. Πέντε έτη Έντυπο Υποβολής Προτάσεων Έργων PRO.02 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Αόριστος Αιτιολογική Έκθεση Σκοπιμότητας PRO.04 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Αόριστος ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 41 από 162

42 Το αρχείο Ετήσιων Προγραμμάτων Έργων περιλαμβάνει: Προτάσεις Επιστημονικού Προσωπικού του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Απόφαση έγκρισης αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος Εγκεκριμένο αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα 5.11 Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Mail list του Επιστημονικού Προσωπικού ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 42 από 162

43 06. ΤΕΧΝΙΚΟΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ 6.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός του έργου και ο λεπτομερής προγραμματισμός των απαιτούμενων ενεργειών για την ωρίμανσή του, προκειμένου να υποστηριχθεί η έγκαιρη και απρόσκοπτη έναρξη υλοποίησής του και να διασφαλισθεί η εκτέλεση των πρόδρομων ενεργειών. 6.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ετήσιου προγράμματος του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. 6.3 Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:04 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:07 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:02 Κατάρτιση Ετησίου Προγράμματος Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & Υλοποίηση Έργου Παροχή Νομικής Υποστήριξης Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης. Υποστηρίζει τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης. 6.4 Δεδομένα Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα έργων 6.5 Αποτελέσματα Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Εγκεκριμένο συνολικό πλαίσιο απαιτήσεων έργου Υλοποίηση ενεργειών ωρίμανσης 6.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 43 από 162

44 Ορισμός Υπεύθυνου Σχεδιασμού Έργου και σύσταση Ομάδας Σχεδιασμού Έργου Έγκριση του συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης σε θέματα απαιτήσεων θεσμικού / διοικητικού πλαισίου έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου / Ομάδα Σχεδιασμού Έργου Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Καθορισμός συνολικού πλαισίου απαιτήσεων σχεδιασμού ωρίμανσης έργου Συντονισμός /υλοποίηση και παρακολούθηση προόδου ενεργειών ωρίμανσης έργου Δημιουργία και τήρηση Φακέλου Ωρίμανσης Έργου Προϊστάμενος του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Ενημέρωση εμπλεκομένων, στις ενέργειες ωρίμανσης, επί του εγκεκριμένου πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης Παρακολούθηση προόδου ενεργειών ωρίμανσης έργου 6.7 Σχετικά Κείμενα Νόμος 1404/1983 «περί δομής και λειτουργίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 44 από 162

45 Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. 6.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία σχεδιασμού και προγραμματισμού των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης του έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Ορισμός Υπεύθυνου Σχεδιασμού Έργου και Ομάδας Σχεδιασμού Έργου 2. Λειτουργικός και τεχνικός σχεδιασμός έργου Προσδιορισμός των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης έργου 3. Σχεδιασμός και προγραμματισμός των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης έργου 4. Καθορισμός συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου Υποβολή προς έγκριση 5. Έγκριση συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου 6. Ενημέρωση εμπλεκομένων του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας 7. Υλοποίηση ενεργειών ωρίμανσης έργου 8. Συντονισμός και παρακολούθηση προόδου ενεργειών ωρίμανσης έργου Ορισμός Υπεύθυνου Σχεδιασμού Έργου και Ομάδας Σχεδιασμού Έργου Στο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ο Υπεύθυνος Σχεδιασμού Έργου ταυτίζεται με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου και καλύπτει τις αρμοδιότητες και υποχρεώσεις του Υπεύθυνου Σχεδιασμού Έργου, οπότε τα βήματα της παρούσας διαδικασίας προσαρμόζονται ανάλογα. Παρ όλα ταύτα εάν κριθεί σκόπιμο και ανάλογα με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου, η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας με σχετική της απόφαση συγκροτεί Ομάδα Σχεδιασμού Έργου και ορίζει τον Υπεύθυνο Σχεδιασμού Έργου. Σημειώνεται ότι κρίνεται σκόπιμο ο Υπεύθυνος Σχεδιασμού Έργου να ταυτίζεται με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, ο οποίος στα πλαίσια της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:07 Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & την Υλοποίηση Έργου λαμβάνει τη θέση του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου Λειτουργικός και Τεχνικός Σχεδιασμός Έργου Προσδιορισμός των Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Λαμβάνοντας υπόψη τα αντίστοιχα στοιχεία σε επίπεδο έργου, τα οποία περιγράφονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων, ο Υπεύθυνος Σχεδιασμού Έργου η/και η Ομάδα ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 45 από 162

46 Σχεδιασμού Έργου προβαίνουν στο λειτουργικό και τεχνικό σχεδιασμό του έργου, για τον οποίο λαμβάνονται υπόψη τα εξής : α) Η εκτίμηση για το προς υλοποίηση φυσικό και οικονομικό αντικείμενο του έργου, τον τρόπο υλοποίησής του και το χρονοδιάγραμμά του β) Οι ιδιαιτερότητες του έργου και ο βαθμός στον οποίο αυτές επηρεάζουν το σχεδιασμό ή/και την υλοποίησή του (συσχέτιση με άλλα έργα, απαιτήσεις θεσμικού / διοικητικού πλαισίου κ.ά.) γ) Οι απαιτούμενες ενέργειες ωρίμανσης του έργου, οι οποίες, ενδεικτικά, αφορούν στην εκπόνηση μελετών, στην προετοιμασία θεσμικού / διοικητικού πλαισίου για την εφαρμογή του έργου, σε αδειοδοτήσεις, παραχώρηση χρήσης ακινήτου κ.ά. Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, ο τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός του έργου αναφέρεται στα εξής : Φυσικό αντικείμενο του έργου, με αναφορά στα βασικά τεχνικά / λειτουργικά κ.ά. χαρακτηριστικά του Μεθοδολογία υλοποίησης του έργου (ανάλυση σε επιμέρους φάσεις ή και υποέργα του έργου) Παραδοτέα του έργου (αναφορά στα παραδοτέα σε επίπεδο φάσης ή και υποέργου) Χρονοδιάγραμμα του έργου Προϋπολογισμός του έργου και ετήσια κατανομή του, με ανάλυση του προϋπολογισμού, ανά φάση ή και υποέργα Σχεδιασμός και Προγραμματισμός των Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Με βάση τον τεχνικό και λειτουργικό σχεδιασμό του έργου, ο Υπεύθυνος και η Ομάδα Σχεδιασμού Έργου προβαίνουν σε ένα πιο αναλυτικό σχεδιασμό και προγραμματισμό των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης του έργου (μελέτες, προετοιμασία θεσμικού / διοικητικού πλαισίου, αδειοδοτήσεις, παραχωρήσεις ακινήτων για την υλοποίηση του έργου κλπ.). Ειδικά δε σε θέματα απαιτήσεων θεσμικού / διοικητικού πλαισίου ενδεχομένως θα απαιτηθεί η παροχή συνδρομής από τον Αρμόδιο Νομικής Υποστήριξης. Ο σχεδιασμός και προγραμματισμός των ενεργειών ωρίμανσης του έργου περιλαμβάνει: α) μία συνοπτική αναφορά της σκοπιμότητας / αναγκαιότητας των ενεργειών ωρίμανσης, β) την περιγραφή των επιμέρους δράσεων κάθε ενέργειας ωρίμανσης, το χρονοδιάγραμμά τους και τη μεταξύ τους αλληλουχία, γ) τον προτεινόμενο τρόπο υλοποίησης των ενεργειών (με ίδια μέσα ή με ανάθεση σε εξωτερικό ανάδοχο) και το χρονοδιάγραμμά τους, ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 46 από 162

47 δ) την καταγραφή των αναγκών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας σε προσωπικό, υλικοτεχνική υποδομή και οικονομικούς πόρους για την υλοποίηση των ενεργειών ωρίμανσης, ήτοι: τα απαιτούμενα προσόντα του προσωπικού (σπουδές, εμπειρία, εξειδικευμένες γνώσεις κλπ) προσδιορισμό των αρμοδιοτήτων και ευθυνών των διακριτών ρόλων των στελεχών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που θα εμπλακούν και την απαιτούμενη ανθρωπο-απασχόληση ανά ρόλο την απαιτούμενη υποδομή, εξοπλισμό και μέσα για την ωρίμανση έργου, τους απαιτούμενους οικονομικούς πόρους για την ωρίμανση του έργου. Το σύνολο των παραπάνω στοιχείων πρέπει να είναι διακριτό για τις επιμέρους ενέργειες ωρίμανσης του έργου. Μετά την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας, ο Υπεύθυνος Σχεδιασμού διαβιβάζει τον αναλυτικό προγραμματισμό του έργου προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, προκειμένου να λάβει τα δεδομένα αυτά υπόψη της και ενδεχομένως να προτείνει τροποποιήσεις /βελτιώσεις Καθορισμός Συνολικού Πλαισίου Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου Υποβολή προς Έγκριση Ο Υπεύθυνος Σχεδιασμού του έργου, με βάση τις παρατηρήσεις της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (εάν υπάρχουν), επεξεργάζεται το σύνολο της πληροφορίας και διαμορφώνει το συνολικό λεπτομερή προγραμματισμό των απαιτήσεων σχετικά με τις ενέργειες ωρίμανσης του έργου. Οι απαιτήσεις καταγράφονται στο Έντυπο PRO.05 Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργων. Η εξέλιξη της προόδου τους παρακολουθείται μέσω αυτού του Πίνακα, ώστε να είναι υπάρχει δυνατότητα έγκαιρου εντοπισμού τυχόν προβλημάτων και καθυστερήσεων και των επιπτώσεων που ενδεχομένως θα έχουν σε άλλες αλληλεξαρτώμενες ενέργειες ωρίμανσης ή και υλοποίησης του έργου. Στον Πίνακα αυτό καταγράφονται και οι υπεύθυνοι (όργανα, στελέχη κ.λ.π.) για την υλοποίηση κάθε μίας από τις απαιτούμενες ενέργειες ωρίμανσης. Ο Πίνακας επικαιροποιείται, όταν προκύψει αλλαγή σε κάποιο από τα στοιχεία των ενεργειών ωρίμανσης που περιλαμβάνει (π.χ. χρονοδιάγραμμα, διάρκεια, κόστος, υπεύθυνοι) Έγκριση Συνολικού Πλαισίου Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου Με βάση τον Πίνακα Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου, η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας προχωρά στη λήψη απόφασης έγκρισης επί του ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 47 από 162

48 προαναφερόμενου θέματος, με τυχόν αλλαγές επί του εισηγηθέντος πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης του έργου. Παράλληλα, αποφασίζει επί της άμεσης έναρξης της υλοποίησης συγκεκριμένων ενεργειών ωρίμανσης του έργου, είτε άνευ κόστους είτε από πόρους του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Επισημαίνεται ότι στο πλαίσιο της συγκεκριμένης απόφασης προτείνεται, εφ όσον κρίνεται σκόπιμο, και η έναρξη υλοποίησης επιμέρους ενεργειών ωρίμανσης, οι οποίες είτε κρίνονται απαραίτητες για την επιτάχυνση των διαδικασιών έναρξης υλοποίησης του έργου, είτε η ολοκλήρωσή τους αποτελεί προαπαιτούμενο για την έγκριση χρηματοδότησης του έργου στο πλαίσιο της οικείας πρόσκλησης της Διαχειριστικής Αρχής ή του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης ή/και δεν προαπαιτούν τη διασφάλιση οικονομικών πόρων Ενημέρωση Εμπλεκόμενων του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Στη βάση της ανωτέρω απόφασης, η Ομάδα (Υπεύθυνος) Σχεδιασμού προβαίνει στις τυχόν απαιτούμενες προσαρμογές του πλαισίου και το κοινοποιεί σε όλα τα εμπλεκόμενα, με τις ενέργειες ωρίμανσης του έργου, τμήματα του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υλοποίηση Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Στη βάση του εγκεκριμένου συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης του έργου, οι εμπλεκόμενοι στο έργο, με το συντονισμό της Ομάδας (Υπεύθυνου) Σχεδιασμού, ξεκινούν την υλοποίηση των ενεργειών ωρίμανσης του έργου, για την έναρξη των οποίων υπάρχει σχετική απόφαση της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Συντονισμός και Παρακολούθηση Προόδου Ενεργειών Ωρίμανσης Έργου Στη βάση του εγκεκριμένου συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης του έργου, η Ομάδα (Υπεύθυνος) Σχεδιασμού, συντονίζει και, κατά περίπτωση, συμμετέχει στην υλοποίηση των ενεργειών ωρίμανσης του έργου, σύμφωνα με το εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα του συνολικού πλαισίου απαιτήσεων για την έναρξη των οποίων υπάρχει σχετική απόφαση. Παράλληλα, η Ομάδα (Υπεύθυνος) Σχεδιασμού σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο της Γραμματείας του, παρακολουθεί την εξέλιξη των σχετικών διαδικασιών υλοποίησης των ενεργειών ωρίμανσης και ενημερώνει - επικαιροποιεί, εφ όσον χρειάζεται, τον Πίνακα Απαιτήσεων Έργου. Με ευθύνη της Ομάδας (Υπεύθυνου) Σχεδιασμού δημιουργείται Φάκελος Ωρίμανσης Έργου, στον οποίο καταχωρούνται όλα τα σχετικά έγγραφα. Ο Φάκελος αυτός συμπληρώνεται ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 48 από 162

49 και επικαιροποιείται στη διάρκεια των υπολοίπων φάσεων ωρίμανσης του έργου και κατά τη φάση υλοποίησης του έργου ενσωματώνεται στο Φάκελο Έργου. 6.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 49 από 162

50 6.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου PRO.05 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος Ωρίμανσης Έργου περιλαμβάνει: Τεχνικό και λειτουργικό σχεδιασμό έργου Ορισμό Υπευθύνου Σχεδιασμού Έργου / Ομάδας Σχεδιασμού Έργου Πίνακα Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου Έγκριση συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου Στοιχεία προόδου / αποτελέσματα των υλοποιούμενων ενεργειών ωρίμανσης 6.11 Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (ηλεκτρονικά αρχεία έργου) ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 50 από 162

51 07. ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΟΡΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ 7.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η διερεύνηση των δυνατοτήτων χρηματοδότησης του έργου και η εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίησή του. 7.2 Πεδίο Εφαρμογής Ελλάδας. Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς 7.3 Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:12 Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού Υλοποίηση Έργου Με Ίδια Μέσα Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:07 Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & Υλοποίηση Έργου. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:07 Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & Υλοποίηση Έργου. 7.4 Δεδομένα Προσκλήσεις Διαχειριστικής Αρχής Εγκεκριμένο συνολικό πλαίσιο απαιτήσεων ωρίμανσης έργου Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα έργων Λειτουργικός και τεχνικός σχεδιασμός έργου Υλοποίηση ενεργειών ωρίμανσης 7.5 Αποτελέσματα Απόφαση Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης Αίτηση χρηματοδότησης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 51 από 162

52 7.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Υπεύθυνος Σχεδιασμού Έργου / Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου / Ομάδα Σχεδιασμού Έργου Διερεύνηση δυνατοτήτων χρηματοδότησης έργου Κατάρτιση αίτησης χρηματοδότησης του Έργου (Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης και συνοδευτικά έγγραφα) Υποβολή στη Διαχειριστική Αρχή Επικοινωνία με τη Διαχειριστική Αρχή για διευθέτηση επιμέρους θεμάτων Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Ορισμός Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου Λήψη απόφασης σχετικά με τον τρόπο χρηματοδότησης του έργου Λήψη απόφασης επί του έργου, σε περίπτωση απόρριψης της πρότασης χρηματοδότησής του από η Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Συνδρομή στη σύνταξη και έλεγχος του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης και των συνοδευτικών εγγράφων Πρόεδρος Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υπογραφή της αίτησης χρηματοδότησης, του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης και των λοιπών, κατά περίπτωση, συνοδευτικών εγγράφων Υπογραφή του Συμφώνου Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης Πράξης Φορέας Χρηματοδότησης (εφ όσον είναι άλλος από το Δικαιούχο) Προσυπογραφή του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης Φορέας Πρότασης (εφ όσον είναι άλλος από το Δικαιούχο) Προσυπογραφή του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης Φορέας Λειτουργίας (εφ όσον υπάρχει) Προσυπογραφή του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 52 από 162

53 Γραμματεία του Εποπτεία συμπλήρωσης Αίτησης Χρηματοδότησης Πράξης Κοινοποίηση της απόφασης ένταξης, του Συμφώνου Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης Πράξης και του Τεχνικού Δελτίου Πράξης στους εμπλεκόμενους στο έργο. 7.7 Σχετικά Κείμενα Νόμος 1404/1983 «Περί δομής και λειτουργίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, άρθρο 56, παρ.3, άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, άρθρο 13 N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων. Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 53 από 162

54 7.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία διασφάλισης των απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίηση του έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Ορισμός Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου 2. Διερεύνηση δυνατοτήτων χρηματοδότησης 3. Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Προτεινομένης Πράξης (ΤΔΠΠ) και Υποβολή Αίτησης Χρηματοδότησης στη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης 4. Έγκριση ή απόρριψη από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης της Αίτησης Χρηματοδότησης Περαιτέρω Ενέργειες του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Ορισμός Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ορίζει τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου. Σημειώνεται ότι κρίνεται σκόπιμο ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου να ταυτίζεται με τον Υπεύθυνο Σχεδιασμού Έργου, εφ όσον αυτός έχει οριστεί στα πλαίσια της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:06 Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Διερεύνηση Δυνατοτήτων Χρηματοδότησης Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, σε συνεργασία με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, εξετάζουν τις δυνατότητες χρηματοδότησης του έργου, ανάλογα με τις προτεραιότητες που υπάρχουν και τις ευκαιρίες που παρέχονται, σε συνδυασμό με χρονικούς ή άλλους περιορισμούς, (π.χ. χρηματοδότηση ενεργειών ωρίμανσης από ίδιους πόρους, όταν η υλοποίησή τους προτάσσεται της ένταξης του έργου σε ένα Επιχειρησιακό Πρόγραμμα, χρηματοδότηση επιμέρους ενεργειών του έργου από διάφορα Επιχειρησιακά Προγράμματα ή από ίδιους πόρους). Το βήμα αυτό καταλήγει σε απόφαση για τον τρόπο χρηματοδότησης του έργου και των ενεργειών ωρίμανσης από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Προτεινομένης Πράξης (ΤΔΠΠ) και Υποβολή Αίτησης Χρηματοδότησης στη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο και την Ομάδα Σχεδιασμού Έργου υπό την εποπτεία της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 54 από 162

55 Στερεάς Ελλάδας και λαμβάνοντας υπόψη αφενός το σύνολο των δεδομένων / αποτελεσμάτων των προηγούμενων εργασιών αφετέρου δε, το περιεχόμενο της πρόσκλησης της Διαχειριστικής Αρχής ή του Ενδιάμεσου Φορέα, στο πλαίσιο της οποίας πρόκειται να προταθεί για χρηματοδότηση το έργο, προβαίνει στη σύνταξη της αίτησης χρηματοδότησης και του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης (ΤΔΠΠ). Εάν απαιτείται το σχέδιο αίτησης χρηματοδότησης και το σχέδιο ΤΔΠΠ υποβάλλεται προς την Νομική Υπηρεσία για έλεγχο. Στη συνέχεια, η αίτηση χρηματοδότησης του έργου από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα, συνοδευόμενη από το αντίστοιχο Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης (ΤΔΠΠ) υποβάλλεται αρμοδίως υπογεγραμμένη στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης. Συνημμένα υποβάλλονται επίσης, κατά περίπτωση και εφ όσον απαιτείται από την οικεία πρόσκληση, τα εξής: 1. Βεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχου, σύμφωνα με τα ισχύοντα τη χρονική στιγμή υποβολής της πρότασης (Πιστοποιητικό με βάση το Πρότυπο ΕΛΟΤ ή βεβαίωση επάρκειας από τη Διαχειριστική Αρχή για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής της επάρκειας). 2. Χρηματοοικονομική ανάλυση προσδιορισμού του προς χρηματοδότηση ποσού (για έργα που παράγουν έσοδα) ή βεβαίωση μη παραγωγής εσόδων. 3. Βεβαίωση του φορέα χρηματοδότησης περί μη χρηματοδότησης της προβλεπόμενης δαπάνης της πράξης από άλλο Ε.Π. στο πλαίσιο της τρέχουσας ή προηγούμενης προγραμματικής περιόδου. 4. Αποφάσεις ή άλλες διοικητικές πράξεις αρμόδιων φορέων για τον συντονισμό των πολιτικών, σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης και συλλογικών οργάνων, εφόσον απαιτείται. 5. Βεβαίωση έναρξης ή μεταβολής εργασιών μη φυσικού προσώπου (νομικά πρόσωπα ή ενώσεις προσώπων) εφόσον ο δικαιούχος διαθέτει. 6. Κανονιστικό πλαίσιο ορισμού του φορέα λειτουργίας και συντήρησης της πράξης και των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων του, εφόσον απαιτείται. 7. Συνοδευτικά έγγραφα που έχουν ζητηθεί από την πρόσκληση, όπως : Εγκριτικές αποφάσεις μελετών Δημοσιεύσεις προκηρύξεων / Τεύχη δημοπράτησης Άλλα (π.χ. προγραμματικές συμβάσεις, κλπ) Οικοδομικές και άλλες άδειες Έγγραφα κυριότητας του ακινήτου επί του οποίου θα υλοποιηθεί το έργο Η τελική ευθύνη σύνταξης του ΤΔΠΠ και της προετοιμασίας της αίτησης χρηματοδότησης ανήκει στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, ο οποίος και υπογράφει το Δελτίο. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 55 από 162

56 Το Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης υπογράφεται, επίσης, από το νόμιμο εκπρόσωπο της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, ως Δικαιούχο, από το νόμιμο εκπρόσωπο του Φορέα Πρότασης (υπάρχει περίπτωση να ταυτίζεται με το Δικαιούχο), τον Φορέα Λειτουργίας (εάν υπάρχει) και τον Φορέα Χρηματοδότησης. Σε περίπτωση που η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης (ΕΦΔ) ζητήσει συμπληρωματικά στοιχεία ή τροποποίηση της πρότασης, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου είναι αρμόδιος για τις σχετικές ενέργειες Έγκριση ή Απόρριψη από τη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) της Αίτησης Χρηματοδότησης Περαιτέρω Ενέργειες του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Ο Η του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ενημερώνεται από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα σχετικά με την έγκριση ή την απόρριψη της πράξης. Στην περίπτωση έγκρισης της χρηματοδότησης της πράξης, αποστέλλεται από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης στον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας το σχέδιο της Απόφασης Ένταξης του συγκεκριμένου έργου και το σχετικό Σύμφωνο Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης Πράξης, το οποίο η Γραμματεία του είναι υποχρεωμένη να επιστρέψει στη ΔΑ ή στον ΕΦΔ, υπογεγραμμένο από το νόμιμο εκπρόσωπό της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, εντός δέκα (10) ημερών. Με την παραλαβή του υπογεγραμμένου Συμφώνου εκδίδεται από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης η Απόφαση Ένταξης Πράξης. Η Απόφαση Ένταξης Πράξης, το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης Πράξης και το Τεχνικό Δελτίο Πράξης κοινοποιούνται με την ευθύνη του Υπευθύνου Έργου, στον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας όπου ακολουθούνται οι επόμενες αυτής διαδικασίες, ενώ σε περίπτωση απόρριψης της πράξης η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας θα προχωρήσει στη λήψη απόφασης σχετικά με την υλοποίηση ή μη του έργου. Επ αυτού υπάρχουν οι εξής εναλλακτικές περιπτώσεις: Προώθηση του έργου για ένταξή του σε άλλο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Υλοποίηση του έργου με ίδιους πόρους Αναστολή των διαδικασιών ωρίμανσης και υλοποίησης του έργου και διαγραφή του από το ετήσιο πρόγραμμα έργων. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 56 από 162

57 7.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 57 από 162

58 7.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Αίτηση Χρηματοδότησης Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης (ΤΔΠΠ) Χρηματοοικονομική ανάλυση Βεβαίωση μη παραγωγής εσόδων Βεβαίωση μη διπλής χρηματοδότησης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Κωδικός Εντύπου PRO.06 PRO.07 PRO.08 PRO.09 PRO.10 PRO.11 Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος έργου «τίτλος έργου» περιλαμβάνει: Απόφαση ορισμού Υπευθύνου Έργου Απόφαση Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας σχετικά με τον τρόπο χρηματοδότησης Αίτηση Χρηματοδότησης, με τα συνοδευτικά, κατά περίπτωση, έγγραφα Τεχνικό Δελτίο Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφαση Ένταξης Πράξης 7.11 Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (ηλεκτρονικά αρχεία έργου) ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 58 από 162

59 08. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΚΑΙ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 8.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η προετοιμασία των απαιτούμενων ενεργειών για τη διενέργεια διαγωνισμού, για τη σύναψη σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο, με αντικείμενο την προμήθεια προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών, σύμφωνα με το ισχύον σχετικό θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο. 8.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, τα οποία πρόκειται να υλοποιηθούν, στο σύνολό τους ή τμήμα αυτών, μέσω ανάθεσης σε εξωτερικό ανάδοχο. 8.3 Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:07 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:02 Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & Υλοποίηση Έργου. Αξιολόγηση Προσφορών Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών Παροχή Νομικής Υποστήριξης Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού. Έπεται και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού. Τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού, αλλά ενδεχομένως και την τροφοδοτεί, με τα αποτελέσματά της. Υποστηρίζει τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού. 8.4 Δεδομένα Πρόσκληση Διαχειριστικής Αρχής Απόφαση Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης 8.5 Αποτελέσματα Τεύχη Διαγωνισμού Περίληψη Προκήρυξης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 59 από 162

60 Υποβληθείσες προσφορές 8.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Προσδιορισμός τύπου σύμβασης προς σύναψη με εξωτερικό ανάδοχο και είδους διαδικασίας ανάθεσης Σχετική εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για λήψη απόφασης (εφ όσον απαιτείται) Σύνταξη τευχών διαγωνισμού / προδιαγραφών έργου Σύνταξη περίληψης διαγωνισμού στην Ε.Ε. και τον ελληνικό τύπο (εφ όσον απαιτείται) Προετοιμασία φακέλου σχεδίου προκήρυξης και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης (προέγκριση δημοπράτησης) Διευθέτηση θεμάτων τευχών διαγωνισμού (ανάλογα με τη διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή) Υποβολή τευχών διαγωνισμού προς έγκριση από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας - Δημοσιοποίηση του Διαγωνισμού Ορισμός αρμοδίων προσώπων για την παροχή διευκρινίσεων Εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για τη συγκρότηση Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών και Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία της προκήρυξης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Συμμετοχή στη σύνταξη των τευχών διαγωνισμού και ιδίως των τεχνικών προδιαγραφών του έργου Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Λήψη απόφασης για τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί για την ανάθεση του έργου (εφ όσον απαιτείται) Ορισμός Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών και Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων Έγκριση των τευχών προκήρυξης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 60 από 162

61 Πρόεδρος Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έγκριση τευχών διαγωνισμού Υπογραφή της προκήρυξης 8.7 Σχετικά Κείμενα Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, άρθρο 60, (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, άρθρο 15, (δ) Nόμος 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Οδηγία 2004/18/ΕΚ, όπως ισχύει Νόμος 4281/2014 (ΦΕΚ 160/τ. Α / ) Νόμος 2522/1997, όπως ισχύει. Νόμος 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις» (Α 120), όπως ισχύει. Νόμος 3861/2010 «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις» (Α /112), όπως ισχύει. Νόμος 4013/2011 «Σύσταση Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Νόμος 3548/2007 «Καταχώρηση των δημοσιεύσεων των Φορέων του Δημοσίου στο νομαρχιακό και τοπικό Τύπο και άλλες διατάξεις» (Α 68), όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει. Ηλεκτρονικού Μητρώου Συμβάσεων-Αντικατάσταση του έκτου κεφαλαίου του Ν. 3588/2007 (πτωχευτικός κώδικας)- Προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης και άλλες διατάξεις» (Α 204), όπως ισχύει. της παρ. ΙΔ.3 του ν. 4093/2012 «Έγκριση Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής Επείγοντα Μέτρα Εφαρμογής του ν. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 61 από 162

62 4046/2012 και του Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής », (Α 222). Π.Δ. 60/2007 «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005» (ΦΕΚ 64 Α ) Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150 Α ) «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου». Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. 8.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία προετοιμασίας και διενέργειας διαγωνισμού περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Προσδιορισμός τύπου σύμβασης προς σύναψη και είδους διαδικασίας ανάθεσης 2. Σύνταξη τευχών διαγωνισμού Προδιαγραφών έργου 3. Σύνταξη περίληψης διαγωνισμού προς δημοσίευση στον Ελληνικό τύπο ή και στην Ε.Ε. 4. Υποβολή σχεδίου προκήρυξης διαγωνισμού στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για διατύπωση γνώμης 5. Υπογραφή τευχών προκήρυξης διαγωνισμού Δημοσιοποίηση 6. Διάθεση τευχών διαγωνισμού 7. Παροχή διευκρινήσεων επί της προκήρυξης διαγωνισμού 8. Συγκρότηση Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών και Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων 9. Διενέργεια Διαγωνισμού ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 62 από 162

63 8.8.1 Προσδιορισμός Τύπου Σύμβασης προς Σύναψη και Είδους Διαδικασίας Ανάθεσης Η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας προσδιορίζει, σύμφωνα με το σχετικό θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο περί σύναψης δημοσίων συμβάσεων και θεσμικό κανονιστικό πλαίσιο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, τον τύπο της σύμβασης προς σύναψη με εξωτερικό ανάδοχο (δημόσια σύμβαση, θέσπιση συμφωνίας πλαισίου κλπ.), το είδος της διαδικασίας διενέργειας του διαγωνισμού (απ ευθείας ανάθεση, πρόχειρος διαγωνισμός, ανοιχτός διαγωνισμός, κλειστός διαγωνισμός, διαπραγμάτευση με ή χωρίς δημοσίευση προκήρυξης, ανταγωνιστικός διάλογος), καθώς και τη διαδικασία δημοσιοποίησής του (εθνικός ή διεθνής). Στην περίπτωση, κατά την οποία, υπάρχει η δυνατότητα για περισσότερες από μία διαδικασίες, η απόφαση για τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί λαμβάνεται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, κατόπιν εισήγησης της Μονάδας Διενέργειας Διαγωνισμών του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Σύνταξη Τευχών Διαγωνισμού Προδιαγραφών Έργου Τα τεύχη του διαγωνισμού και προδιαγραφές έργου συντάσσονται από την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, με την απαιτούμενη, κατά περίπτωση, υποστήριξη του Αρμοδίου Νομικής Υποστήριξης, και περιλαμβάνουν: Όρους διενέργειας διαγωνισμού Συγγραφή υποχρεώσεων Τεχνικές Προδιαγραφές (φυσικό και οικονομικό αντικείμενο έργου) Σχέδιο Σύμβασης Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου συμμετέχει στη σύνταξη των τευχών διαγωνισμού, ιδίως σε ότι αφορά στις τεχνικές προδιαγραφές του έργου. Για τις περιπτώσεις έργων που απαιτείται σύνταξη ειδικών προδιαγραφών, αυτές υποβάλλονται προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας προς έγκριση, πριν από την υποβολή τους στην Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, για διατύπωση γνώμης Σύνταξη Περίληψης Διαγωνισμού προς Δημοσίευση στον Ελληνικό Τύπο ή και στην Ε.Ε. Εφ όσον απαιτείται (σύμφωνα με τα όρια του Π.Δ. 60/2007), συντάσσεται από την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, η περίληψη του ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 63 από 162

64 διαγωνισμού προς δημοσίευση στην Ε.Ε., ενώ αντίστοιχα ετοιμάζεται και η περίληψη της δημοσίευσης και στον ελληνικό τύπο (εφ όσον απαιτείται). Μετά την ολοκλήρωση των ως άνω εργασιών προετοιμάζεται φάκελος με τα απαραίτητα για την εξέταση της νομιμότητας της διαδικασίας δημοπράτησης έγγραφα, προκειμένου να αποσταλεί στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για διατύπωση γνώμης εάν αυτό απαιτείται Υποβολή Σχεδίου Προκήρυξης στη Διαχειριστική Αρχή για Διατύπωση Γνώμης Με ευθύνη της Μονάδας Διενέργειας Διαγωνισμών του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, πριν τη διενέργεια του διαγωνισμού, υποβάλλεται στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, φάκελος με όλα τα απαραίτητα για την εξέταση της νομιμότητας της διαδικασίας του διαγωνισμού έγγραφα (τεύχη δημοπράτησης, περίληψη της δημοσίευσης) όπου απαιτείται. Με σχετικό έγγραφο (προέγκριση δημοπράτησης), η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέα Διαχείρισης διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει το Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ή αρνητική γνώμη, η οποία κοινοποιείται στο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Στη συνέχεια ενημερώνεται η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, προκειμένου αυτή να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες (δημοσίευση διαγωνισμού, διόρθωση τευχών διαγωνισμού, επανυποβολή κλπ.) Υπογραφή Τευχών Προκήρυξης Διαγωνισμού - Δημοσιοποίηση Τα τεύχη της προκήρυξης του διαγωνισμού, αφού υπογραφούν από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, δημοσιοποιούνται, σύμφωνα με το θεσμικό / διοικητικό πλαίσιο στο οποίο βασίζεται. Ανάλογα με το είδος της διαδικασίας που έχει αποφασιστεί για το διαγωνισμό, δημοσιεύεται η περιληπτική προκήρυξή του. Σε κάθε περίπτωση για οποιαδήποτε ανάθεση στο πλαίσιο συγχρηματοδοτούμενων έργων με προϋπολογισμό άνω των , θα πρέπει να τηρούνται οι προβλεπόμενες στη σχετική Υπουργική Απόφαση (ΥΠΑΣΥΔ 14053/ΕΥΣ 1749/ ) διατυπώσεις δημοσιότητας. Επισημαίνεται ότι για δημόσιες συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών, αξίας μεγαλύτερης των ευρώ και μικρότερης των κατώτερων ορίων που θέτει το ΠΔ 60/2007, η περιληπτική προκήρυξή τους θα πρέπει να αναρτάται για 15 τουλάχιστον ημέρες, προ της διενέργειας του διαγωνισμού, στην ιστοσελίδα του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ή/και της Διαχειριστικής Αρχής ή θα πρέπει να έχει προηγηθεί ο απαιτούμενος βαθμός δημοσιότητας. Η υποχρέωση ανάρτησης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 64 από 162

65 στην ιστοσελίδα δεν υφίσταται στις περιπτώσεις που εθνικές διατάξεις προβλέπουν διαδικασία δημοσιότητας σε μέσα πανελλήνιας κυκλοφορίας Διάθεση Τευχών Διαγωνισμού Τα τεύχη διαγωνισμού διατίθενται σε έντυπη μορφή από την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών. Οι παραλήπτες των τευχών συμπληρώνουν σχετικό έντυπο με τα στοιχεία τους (επωνυμία, στοιχεία επικοινωνίας), στη βάση του οποίου καταρτίζεται πλήρης κατάλογος όσων παρέλαβαν τα τεύχη διαγωνισμού. Σε περίπτωση που προκύψει ανάγκη αποστολής συμπληρωματικών στοιχείων ή διευκρινίσεων, η αποστολή πραγματοποιείται προς όλους τους παραλήπτες της προκήρυξης, σύμφωνα με τα στοιχεία του καταλόγου Παροχή Διευκρινήσεων επί της Προκήρυξης Διαγωνισμού Η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών ορίζει το αρμόδιο άτομο, το οποίο κατά τη διάρκεια της περιόδου προετοιμασίας των προσφορών, παρέχει διευκρινήσεις, στην περίπτωση που ζητηθούν από τους ενδιαφερόμενους για συμμετοχή στο διαγωνισμό, σύμφωνα με όσα σχετικά αναφέρονται στο πλαίσιο της προκήρυξης Συγκρότηση Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών και Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων Αποφασίζεται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας η συγκρότηση της Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών, σύμφωνα με όσα σχετικά αναφέρονται στη σχετική προκήρυξη και κατά τη διαδικασία που ορίζει η σχετική νομοθεσία. Κατά τον ίδιο τρόπο συγκροτείται και η Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων, της οποίας τα μέλη είναι διαφορετικά από τα μέλη της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού Διενέργεια Διαγωνισμού Οι υποβληθείσες στο πλαίσιο του διαγωνισμού προσφορές υποβάλλονται από τους υποψήφιους ανάδοχους και παραλαμβάνονται από την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών, σύμφωνα με όσα σχετικά προβλέπονται στην οικεία προκήρυξη (τρόπος, χρόνος και τόπος υποβολής, αρμόδια υπηρεσία παραλαβής των προσφορών κλπ.). ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 65 από 162

66 8.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 66 από 162

67 8.10 Έντυπα Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Φάκελος διαγωνισμού Έργου «Τίτλος Έργου» Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Υπεύθυνος Μονάδας Διενέργειας Διαγωνισμών Χρόνος Διατήρησης Αόριστος Ο φάκελος διαγωνισμού έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Τεύχη Διαγωνισμών Προδιαγραφές έργου Διευκρινιστικές απαντήσεις Περιλήψεις στον ελληνικό τύπο ή και την Ε.Ε. Φάκελος προέγκρισης δημοπράτησης από τη Διαχειριστική Αρχή Αποδεικτικά στοιχεία δημοσιοποίησης της προκήρυξης Ορισμός Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών Ορισμός Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων Αποδεικτικά υποβολής των προσφορών Υποβληθείσες προσφορές 8.11 Πληροφοριακά Συστήματα Επίσημη ιστοσελίδα Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 67 από 162

68 09. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 9.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση της νόμιμης αξιολόγησης των προσφορών των υποψηφίων αναδόχων που υποβάλλονται στο πλαίσιο διαγωνισμού, η ανάδειξη του κατάλληλου αναδόχου με βάση τους όρους της προκήρυξης και η λήψη απόφασης κατακύρωσης από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο και τους όρους της προκήρυξης. 9.2 Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα, για τα οποία ακολουθείται η διαδικασία υλοποίησης μέσω σύναψης σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο. 9.3 Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 ΤΕ - 05 ΚΕΦ: Δεδομένα Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Τεύχη Διαγωνισμού Παροχή Νομικής Υποστήριξης Υποβληθείσες προσφορές Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 Αξιολόγηση Προσφορών. Τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 Αξιολόγηση Προσφορών. Έπεται και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 Αξιολόγηση Προσφορών. Υποστηρίζει τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 Αξιολόγηση Προσφορών. Υποβαλλόμενα δικαιολογητικά και έγγραφα (άρθρο 43 του ΠΔ 60/2007) Απόφαση ορισμού Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών 9.5 Αποτελέσματα Απόφαση κατακύρωσης ή ανάθεσης 9.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Αρμόδιο όργανο παραλαβής και αποσφράγισης προσφορών ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 68 από 162

69 Παραλαβή και αποσφράγιση προσφορών Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών Αξιολόγηση υποβληθεισών προσφορών Σύνταξη πρακτικών αξιολόγησης Εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έλεγχος δικαιολογητικών επιλεγέντα προσωρινού αναδόχου Εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για την κατακύρωση του διαγωνισμού στον επιλεγέντα ανάδοχο Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Επικοινωνία και ενημέρωση υποψηφίων αναδόχων Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έγκριση πρακτικών αξιολόγησης Έκδοση απόφασης κατακύρωσης 9.7 Σχετικά Κείμενα Οδηγία 2004/18/ΕΚ, όπως ισχύει. Νόμος 4281/2014 (ΦΕΚ 160/τ. Α / ) Νόμος 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις» (Α 120), όπως ισχύει. της παρ. ΙΔ.3 του ν. 4093/2012 «Έγκριση Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής Επείγοντα Μέτρα Εφαρμογής του ν. 4046/2012 και του Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής », (Α 222). Π.Δ. 60/2007 «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005» (ΦΕΚ 64 Α ) Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150 Α ) «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου». ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 69 από 162

70 Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. 9.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία αξιολόγησης προσφορών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Παραλαβή και αποσφράγιση των προσφορών 2. Αξιολόγηση των προσφορών 3. Σύνταξη πρακτικού (πρακτικών) αξιολόγησης Κοινοποίηση στους υποψηφίους αναδόχους 4. Υποβολή απαιτούμενων δικαιολογητικών από τον επιλεγέντα προσωρινό ανάδοχο - Έλεγχος 5. Απόφαση κατακύρωσης (ή απόφαση ανάθεσης) Παραλαβή και Αποσφράγιση Προσφορών Το αρμόδιο όργανο παραλαβής και αποσφράγισης προσφορών παραλαμβάνει και αποσφραγίζει τις προσφορές, σύμφωνα με όσα αναφέρονται στη σχετική προκήρυξη, συντάσσοντας αντίστοιχο πρακτικό. Για λόγους διαφάνειας, οι συμμετέχοντες στο διαγωνισμό υποψήφιοι ανάδοχοι καλούνται να παρευρεθούν, εφ όσον το επιθυμούν στην αποσφράγιση των προσφορών, σύμφωνα με τα σχετικά οριζόμενα στην προκήρυξη και το σχετικό θεσμικό πλαίσιο. Η αποσφράγιση των προσφορών γίνεται κατά στάδια (φάκελος προσφοράς φάκελος δικαιολογητικών - φάκελος τεχνικών προσφορών - φάκελος οικονομικών προσφορών) και σύμφωνα με τον τρόπο που προβλέπεται στην προκήρυξη του διαγωνισμού Αξιολόγηση των Προσφορών Οι προσφορές αξιολογούνται, σύμφωνα με τη διαδικασία και τα κριτήρια αξιολόγησης που ορίζει η προκήρυξη (όπως έλεγχος δικαιολογητικών για τη νομιμότητα της συμμετοχής, έλεγχος ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 70 από 162

71 εκπλήρωσης κριτηρίων ποιοτικής επιλογής, αξιολόγηση τεχνικής προσφοράς, αξιολόγηση οικονομικής προσφοράς) και με την κατά περίπτωση ισχύουσα νομοθεσία, είτε με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά είτε με κριτήριο ανάθεσης τη χαμηλότερη τιμή. Στη διάρκεια της διαδικασίας αξιολόγησης, εφ όσον προβλέπεται σχετικά από την προκήρυξη και σύμφωνα με το σχετικό θεσμικό πλαίσιο, η Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών έχει τη δυνατότητα να ζητήσει συμπληρωματικά στοιχεία (στοιχεία που ελλείπουν από το φάκελο της προσφοράς, εφ όσον η μη υποβολή τους δεν συνεπάγεται ποινή αποκλεισμού από το διαγωνισμό) ή και διευκρινήσεις από τους υποψηφίους αναδόχους, σε σχέση με την προσφορά που υπέβαλαν. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών έχει την ευθύνη ενημέρωσης των υποψηφίων για την υποβολή συμπληρωματικών στοιχείων Σύνταξη Πρακτικού (Πρακτικών) Αξιολόγησης Κοινοποίηση στους Υποψηφίους Αναδόχους Σύμφωνα με τα σχετικά αναφερόμενα στην προκήρυξη, η Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών, αφού ολοκληρώσει την αξιολόγηση, συντάσσει πρακτικό αξιολόγησης των υποβληθεισών προτάσεων. Τα πρακτικά αυτά μπορεί να είναι περισσότερα του ενός, εφ όσον η αξιολόγηση γίνεται κατά στάδια. Τα πρακτικά εγκρίνονται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και τα αποτελέσματά τους κοινοποιούνται στους υποψηφίους αναδόχους, έγκαιρα, προκειμένου αυτοί να έχουν τη δυνατότητα να ασκήσουν τα έννομα δικαιώματά τους. Μετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης, η Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών προβαίνει στη σύνταξη του Τελικού Πίνακα Κατάταξης των διαγωνιζομένων, ανάλογα με το κριτήριο ανάθεσης (πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά ή χαμηλότερη τιμή) που προβλέπεται στην προκήρυξη. Τέλος, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών μεριμνά για την κοινοποίηση του Τελικού Πίνακα Κατάταξης στους υποψηφίους αναδόχους Υποβολή Απαιτούμενων Δικαιολογητικών από τον Επιλεγέντα Προσωρινό Ανάδοχο - Έλεγχος Μετά το πέρας της αξιολόγησης και την ανάδειξη του επιλεγέντα αναδόχου (προσωρινό ανάδοχο), στον οποίο πρόκειται να γίνει η κατακύρωση (πρώτος στον Τελικό Πίνακα Κατάταξης), αυτός υποχρεούται να προσκομίσει, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην προκήρυξη, μία σειρά δικαιολογητικών και εγγράφων, σε σχέση με τα οποία, στο πλαίσιο της προσφοράς του, υποβλήθηκε υπεύθυνη δήλωση περί μη συνδρομής λόγων αποκλεισμού στο πρόσωπό του ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 71 από 162

72 από τους αναφερόμενους στο άρθρο 43 του ΠΔ 60/2007, εντός είκοσι (20) ημερών από την κοινοποίηση σε αυτόν έγγραφης ειδοποίησης από την Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών. Τα απαιτούμενα δικαιολογητικά και έγγραφα προσκομίζονται σε σφραγισμένο φάκελο, που παραδίδεται εμπρόθεσμα στην Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών, η οποία προβαίνει στην αποσφράγισή του και τον έλεγχο των δικαιολογητικών. Σε περίπτωση που ο επιλεγείς, προσωρινός ανάδοχος δεν προσκομίσει ένα ή περισσότερα απαιτούμενα δικαιολογητικά και έγγραφα η κατακύρωση γίνεται στον επόμενο, κατά σειρά, υποψήφιο ανάδοχο με τις ίδιες προϋποθέσεις Απόφαση Κατακύρωσης (ή Απόφαση Ανάθεσης) Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης, το χειρισμό τυχόν ενστάσεων στη διάρκεια των επιμέρους σταδίων της Διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών ή την πάροδο άπρακτης της προθεσμίας για υποβολή ενστάσεων και, τέλος, τον έλεγχο των προσκομισθέντων δικαιολογητικών και εγγράφων, η Επιτροπή Αξιολόγησης Προσφορών εισηγείται στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας την κατακύρωση (ή την ανάθεση της σύμβασης) στον επιλεγέντα υποψήφιο. Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας εκδίδει την απόφαση κατακύρωσης (ή την απόφαση ανάθεσης) της σύμβασης στον επιλεγέντα ανάδοχο, ο οποίος, με τον τρόπο αυτό καθίσταται πλέον, οριστικός ανάδοχος. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 72 από 162

73 9.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 73 από 162

74 9.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Φάκελος Έργου «Τίτλος Έργου» Προϊστάμενος Αόριστος Ο φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Πρακτικό (πρακτικά) αποσφράγισης των προσφορών Πρακτικό (πρακτικά) αξιολόγησης των προσφορών έγκριση από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Αλληλογραφία με υποψήφιους αναδόχους Δικαιολογητικά και έγγραφα προσωπικής κατάστασης επιλεγέντα αναδόχου Απόφαση κατακύρωσης του έργου στον επιλεγέντα ανάδοχο 9.11 Πληροφοριακά Συστήματα Επίσημη ιστοσελίδα Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 74 από 162

75 10. ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ΕΝΣΤΑΣΕΩΝ / ΠΡΟΣΦΥΓΩΝ 10.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι ο σύννομος χειρισμός των ενστάσεων / προσφυγών, που υποβάλλονται εκ μέρους των υποψηφίων αναδόχων, κατά τα στάδια του διαγωνισμού και μέχρι την υπογραφή της σύμβασης Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα, για τα οποία ακολουθείται η διαδικασία υλοποίησης μέσω σύναψης σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο και εφ όσον υποβληθούν ενστάσεις / προσφυγές Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:02 Αξιολόγηση Προσφορών Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Παροχή Νομικής Υποστήριξης Προηγείται, τροφοδοτεί, αλλά είναι δυνατόν και να τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών. Έπεται και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών. Υποστηρίζει τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών Δεδομένα Τεύχη Διαγωνισμού Δημοσίευση προκήρυξης Πρακτικά αξιολόγησης Έγκριση πρακτικών αξιολόγησης από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Απόφαση κατακύρωσης ή απόφαση ανάθεσης Υποβληθείσες ενστάσεις / προσφυγές Απόφαση ορισμού Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων 10.5 Αποτελέσματα Γνωμοδότηση / εισήγηση Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων Απόφαση Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 75 από 162

76 10.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων Παραλαβή και εξέταση ενστάσεων Γνωμοδότηση / εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης (εφόσον απαιτείται) Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Ενημέρωση τόσο των ενιστάμενων, όσο και των υποψηφίων αναδόχων, κατά των οποίων στρέφεται η ένσταση Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έκδοση αποφάσεων επί των ενστάσεων και προσφυγών των υποψηφίων αναδόχων 10.7 Σχετικά Κείμενα Ν. 2522/1997, άρθρο 3 παρ.2, όπως ισχύει Νόμος 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις» (Α 120), όπως ισχύει. Νόμος 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις» (Α 120), όπως ισχύει. της παρ. ΙΔ.3 του ν. 4093/2012 «Έγκριση Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής Επείγοντα Μέτρα Εφαρμογής του ν. 4046/2012 και του Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής », (Α 222). Π.Δ. 60/2007 «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005» (ΦΕΚ 64 Α ) Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150 Α ) «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου». ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 76 από 162

77 Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η Διαδικασία χειρισμού των ενστάσεων / προσφυγών είναι μία διαδικασία, με τα εξής χαρακτηριστικά: ακολουθείται, μόνο εφ όσον υπάρξουν ενστάσεις / προσφυγές, αλλιώς παραλείπεται και μετά από τη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 Αξιολόγηση Προσφορών ακολουθεί, απ ευθείας, η διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού. η έκβαση των επιμέρους βημάτων αυτής της διαδικασίας είναι δυνατό να οδηγήσει στην επιστροφή και στην επανάληψη ορισμένων βημάτων της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 Αξιολόγηση Προσφορών (8.2, 8.3 και 8.4), ενδεχομένως και της Διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:08 Προετοιμασία & Διενέργεια Διαγωνισμού, όταν η ένσταση αφορά στο στάδιο της προκήρυξης του διαγωνισμού. Η συγκεκριμένη διαδικασία περιλαμβάνει τα εξής βήματα: 1. Παραλαβή και εξέταση ενστάσεων / προσφυγών Γνωμοδότηση / εισήγηση 2. Απόφαση επί των υποβληθεισών ενστάσεων / προσφυγών, ενημέρωση ενδιαφερομένων και παροχή της αναγκαίας υποστήριξης σε περίπτωση προσφυγής υποψηφίου ανάδοχου σε διοικητικά δικαστήρια Παραλαβή και Εξέταση Ενστάσεων / Προσφυγών Γνωμοδότηση / Εισήγηση Οι υποψήφιοι ανάδοχοι, σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο στο οποίο βασίζεται η διενέργεια του διαγωνισμού, έχουν τη δυνατότητα υποβολής ενστάσεων / προσφυγών σε διάφορα στάδια του διαγωνισμού, από την προκήρυξη έως την έκδοση της κατακυρωτικής απόφασης. Η ένσταση / προσφυγή παραλαμβάνεται και εξετάζεται από την Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων, με την υποστήριξη, εφ όσον απαιτηθεί, του Αρμοδίου Νομικής Υποστήριξης του ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 77 από 162

78 Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Η εξέταση της ένστασης / προσφυγής καταλήγει σε γνωμοδότηση / εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, για την έκδοση σχετικής απόφασης Απόφαση επί των Υποβληθεισών Ενστάσεων / Προσφυγών, Ενημέρωση Ενδιαφερομένων και Παροχή της Αναγκαίας Υποστήριξης σε Περίπτωση Προσφυγής Υποψηφίου Αναδόχου σε Διοικητικά Δικαστήρια Λαμβάνοντας υπόψη τη γνωμοδότηση / εισήγηση της Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων, η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας εκδίδει σχετική απόφαση, η οποία κοινοποιείται στον ενιστάμενο / προσφεύγοντα υποψήφιο ανάδοχο, καθώς και στους υποψηφίους κατά των οποίων στρέφεται η ένσταση. Εφ όσον ένας ενιστάμενος / προσφεύγων αποφασίσει να προσφύγει περαιτέρω στα διοικητικά δικαστήρια, τότε η Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων αναλαμβάνει την παροχή της αναγκαίας υποστήριξης προς την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών σε όλα τα στάδια και τις σχετικές διαδικασίες. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 78 από 162

79 10.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 79 από 162

80 10.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Φάκελος Έργου «Τίτλος Έργου» Προϊστάμενος Αόριστος Περιλαμβάνει: Υποβληθείσες ενστάσεις / προσφυγές Γνωμοδοτήσεις / εισηγήσεις Επιτροπής Αξιολόγησης Ενστάσεων Αποφάσεις Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Πληροφοριακά Συστήματα Επίσημη ιστοσελίδα Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 80 από 162

81 11. ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 11.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση των ενεργειών που απαιτούνται μετά την κατακύρωση (ή ανάθεση του διαγωνισμού) έως και την υπογραφή σύμβασης με τον επιλεγέντα ανάδοχο Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα, για τα οποία ακολουθείται η διαδικασία υλοποίησης μέσω σύναψης σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:09 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:10 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:02 Αξιολόγηση Προσφορών Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Παροχή Νομικής Υποστήριξης Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού. Προηγείται της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού. Έπεται και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού. Υποστηρίζει τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Δεδομένα Τεύχη Διαγωνισμού Σχέδιο Σύμβασης Αξιολογηθείσα προσφορά επιλεγέντα αναδόχου Απόφαση κατακύρωσης (ή ανάθεσης) 11.5 Αποτελέσματα Υπογραφείσα σύμβαση μεταξύ του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και επιλεγέντα αναδόχου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 81 από 162

82 11.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Κατάρτιση σχεδίου σύμβασης με τον ανάδοχο του έργου Προετοιμασία φακέλου διαδικασίας ανάθεσης και υποβολή του για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή το Ελεγκτικό Συνέδριο. Προώθηση σύμβασης προς υπογραφή από τον Πρόεδρο Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών τον νόμιμο εκπρόσωπο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, τον υπεύθυνο έργου και τον ανάδοχο του έργου Παραλαβή υπογραφείσας σύμβασης από τον Υπεύθυνο Έργου Αποστολή των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού στην Ε.Ε., εφ όσον απαιτείται από το σχετικό θεσμικό πλαίσιο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Εισήγηση για τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή Υπεύθυνος Υποέργου Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης στην κατάρτιση του σχεδίου σύμβασης Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου Πρόεδρος Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υπογραφή σύμβασης από τον Πρόεδρο Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών 11.7 Σχετικά Κείμενα Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, άρθρο 15, (δ) ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 82 από 162

83 Nόμος 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Οδηγία 2004/18/ΕΚ, όπως ισχύει Νόμος 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις» (Α 120), όπως ισχύει. της παρ. ΙΔ.3 του ν. 4093/2012 «Έγκριση Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής Επείγοντα Μέτρα Εφαρμογής του ν. 4046/2012 και του Μεσοπρόθεσμου Πλαισίου Δημοσιονομικής Στρατηγικής », (Α 222). Π.Δ. 60/2007 «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005» (ΦΕΚ 64 Α ) Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150 Α ) «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου». Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων βήματα: Η διαδικασία υπογραφής σύμβασης και ολοκλήρωσης διαγωνισμού περιλαμβάνει τα εξής ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 83 από 162

84 1. Κατάρτιση σχεδίου σύμβασης και υποβολή του για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης (ή και το Ελεγκτικό Συνέδριο) 2. Υπογραφή της σύμβασης - Ολοκλήρωση του διαγωνισμού 3. Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Κατάρτιση Σχεδίου Σύμβασης και Υποβολή του για Διατύπωση Γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης (ή και το Ελεγκτικό Συνέδριο) Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης και την επιλογή του αναδόχου για τη σύναψη σύμβασης ανάθεσης του έργου, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών με τη συνδρομή, εφ όσον κριθεί σκόπιμο, του Αρμόδιου Νομικής Υποστήριξης καταρτίζει τη σύμβαση με τον ανάδοχο, σύμφωνα με το σχέδιο που περιλαμβάνεται στην προκήρυξη, καθώς και την υποβληθείσα και αξιολογηθείσα προσφορά του αναδόχου. Μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης του σχεδίου της σύμβασης, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών, ετοιμάζει φάκελο με το σχέδιο της σύμβασης και τα απαιτούμενα έγγραφα για την τεκμηρίωση της νομιμότητας της διαδικασίας ανάθεσης, τον οποίο διαβιβάζει στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου που έχει την ευθύνη υποβολής στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για διατύπωση γνώμης. Επίσης, εφ όσον η σύμβαση εμπίπτει στα προβλεπόμενα από τη νομοθεσία όρια, το σχέδιο της σύμβασης μαζί με το φάκελο του διαγωνισμού υποβάλλεται για έλεγχο στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης προβαίνει στην εξέταση του φακέλου της διαδικασίας ανάθεσης του έργου. Η εξέταση της διαδικασίας ανάθεσης έργου γίνεται με βάση τα στοιχεία του φακέλου, το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο παραγωγής του έργου και τους εθνικούς κανόνες επιλεξιμότητας. Με σχετικό έγγραφο (προέγκριση σχεδίου σύμβασης), η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέα Διαχείρισης διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει το Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, ή αρνητική γνώμη η οποία κοινοποιείται στο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Στη συνέχεια, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου ενημερώνει την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών, προκειμένου αυτή να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες (συμπλήρωση, διόρθωση, επανυποβολή κλπ.). ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 84 από 162

85 Υπογραφή της Σύμβασης - Ολοκλήρωση του Διαγωνισμού Ο ανάδοχος, στον οποίο κατακυρώθηκε (ή ανατέθηκε) το έργο, καλείται από την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών, όπως προσέλθει εντός συγκεκριμένης προθεσμίας για την υπογραφή της σύμβασης, προσκομίζοντας και την προβλεπόμενη από το τεύχος της προκήρυξης εγγύηση καλής εκτέλεσης της σύμβασης. Μετά από τις απαιτούμενες κατά περίπτωση ενέργειες, υπογράφεται η σύμβαση μεταξύ αναδόχου και Προέδρου της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και ενημερώνεται σχετικά από την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου. Επίσης, όταν και όπου είναι αναγκαίο βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών αποστέλλει στην Ε.Ε., προς δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ε.Κ., τα αποτελέσματα του διαγωνισμού, εντός σαράντα οκτώ (48) ημερών από την υπογραφή της σύμβασης Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και Υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μετά από εισήγηση του Υπεύθυνου Έργου, εγκρίνει τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου, ο οποίος μπορεί και να ταυτίζεται με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου. Ο Υπεύθυνος Υποέργου, με την υποστήριξη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου, προβαίνει στη σύνταξη του σχετικού, με την υπογραφείσα σύμβαση, Τεχνικού Δελτίου Υποέργου. Το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου καθώς και αντίγραφο της σύμβασης υποβάλλονται, με ευθύνη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου, σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την καταχώρησή τους στο ΟΠΣ. Τα στοιχεία αυτά (Τεχνικό Δελτίο Υποέργου και αντίγραφο της σύμβασης) αποτελούν εισροές στη Διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 85 από 162

86 11.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 86 από 162

87 11.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (Τ.Δ.Υ.) Κωδικός Εντύπου PRO.12 Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Φάκελος προέγκρισης σχεδίου σύμβασης από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα. Υπογραφείσα σύμβαση. Εγγύηση καλής εκτέλεσης του έργου. Απόφαση ορισμού Υπευθύνου Υποέργου. Τεχνικό Δελτίο Υποέργου. Αποδεικτικά στοιχεία δημοσιοποίησης αποτελεσμάτων διαγωνισμού Πληροφοριακά Συστήματα Επίσημη ιστοσελίδα Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 87 από 162

88 12. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ 12.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση της τήρησης του ισχύοντος θεσμικού και κανονιστικού πλαισίου κατά την προετοιμασία και την εκτέλεση των απαιτούμενων ενεργειών για την υλοποίηση του έργου με ίδια μέσα Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται σε όλα τα έργα του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, τα οποία στο σύνολό τους ή τμήμα τους υλοποιούνται με ίδια μέσα Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:07 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & Υλοποίηση Έργου Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:12 Υλοποίηση Έργου Με Ίδια Μέσα. Έπεται και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:12 Υλοποίηση Έργου Με Ίδια Μέσα Δεδομένα Απόφαση Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης 12.5 Αποτελέσματα Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Τεχνικό Δελτίο Υποέργου 12.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Σύνταξη σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Εισήγηση στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για την έγκριση του σχεδίου υλοποίησης Διαβίβαση της εγκριτικής απόφασης του σχεδίου υλοποίησης με ίδια μέσα στις εμπλεκόμενες στο έργο Μονάδες του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Εισήγηση για τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 88 από 162

89 Υποβολή σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα για διατύπωση γνώμης (προέγκριση σύμβασης) από τη Διαχειριστική Αρχή Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Υπεύθυνος Υποέργου Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία του σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, ιδιαίτερα όσον αφορά στις διαδικασίες απασχόλησης εξωτερικών συνεργατών, καθώς και στη διαδικασία επιλογής ωφελουμένων Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου Έγκριση σχεδίου υλοποίησης με ίδια μέσα 12.7 Σχετικά Κείμενα N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, άρθρο 15, (δ) Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 89 από 162

90 Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία υλοποίησης έργου με ίδια μέσα περιλαμβάνει τα εξής βήματα: 1. Σύνταξη σχεδίου απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 2. Υποβολή σχεδίου απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα στη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για διατύπωση γνώμης 3. Έκδοση εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 4. Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης 5. Επιλογή ωφελουμένων Σύνταξη Σχεδίου Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα Λαμβάνοντας υπόψη τις προηγούμενες διαδικασίες: ΤΕ-05 ΚΕΦ:04 Κατάρτιση Ετησίου Προγράμματος, ΤΕ-05 ΚΕΦ:05 Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος, ΤΕ-05 ΚΕΦ:06 Τεχνικός & Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης και ΤΕ-05 ΚΕΦ:07 Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & Υλοποίηση Έργου, όπου μεταξύ άλλων έχει προσδιοριστεί και ο τρόπος υλοποίησης του έργου ή και μέρους αυτού (μέσω σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο ή με ίδια μέσα), ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, προβαίνει στη σύνταξη του σχεδίου απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα. Η απόφαση αυτή περιλαμβάνει τουλάχιστον τα εξής: περιγραφή των μέσων (προσωπικό, υποδομή κλπ), τα οποία θα διατεθούν για την υλοποίηση του έργου τεκμηρίωση ότι η υλοποίηση του έργου με ίδια μέσα διασφαλίζει σαφώς χαμηλότερο κόστος έναντι της προσφυγής σε τρίτους περιγραφή των εργασιών, υπηρεσιών, υλικών, που θα χρησιμοποιηθούν, με το αντίστοιχο κόστος τους, καθώς και το χρονοδιάγραμμα των επιμέρους στοιχείων του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου τους. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 90 από 162

91 περιγραφή των τυχόν επί μέρους αναθέσεων προμηθειών ή υπηρεσιών ή εργασιών στο πλαίσιο υλοποίησης του έργου (αναφορά σε επιμέρους φάσεις και παραδοτέα, κόστος, χρονοδιάγραμμα). περιγραφή των σχετικών διαδικασιών, με τεκμηρίωση ως προς την τήρηση και διασφάλιση του ισχύοντος θεσμικού πλαισίου που διέπει τη σύναψη των συμβάσεων και την έγκριση των αναθέσεων σε φυσικά πρόσωπα. Ειδικά όσον αφορά στην απασχόληση εξωτερικών συνεργατών στο έργο, θα πρέπει να γίνει ιδιαίτερη αναφορά, με τη συνδρομή του Αρμοδίου Νομικής Υποστήριξης εφ όσον απαιτηθεί, στο ισχύον θεσμικό και διοικητικό πλαίσιο του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, το οποίο διέπει τις διαδικασίες αυτές και να περιγράφει με ακρίβεια το σύστημα επιλογής των εξωτερικών συνεργατών, που θα ακολουθηθεί (δημοσιοποίηση, κριτήρια επιλογής, διαδικασία επιλογής, υπογραφή σύμβασης κλπ). περιγραφή του συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης, ελέγχου και παραλαβής των εργασιών, υπηρεσιών και υλικών φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου, καθώς των διαδικασιών και των οργάνων για την πιστοποίηση, έλεγχο και παραλαβή των προβλεπόμενων στην απόφαση παραδοτέων. περιγραφή των διαδικασιών έγκρισης και πραγματοποίησης των πληρωμών, οι οποίες θα πρέπει να συνδέονται με τα παραδοτέα του έργου και να είναι συμβατές με τον προϋπολογισμό και τη χρονική κατανομή του. Το σχέδιο της απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα διαβιβάζεται στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου Υποβολή Σχεδίου Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για Διατύπωση Γνώμης Με ευθύνη του Υπευθύνου Έργου, το σχέδιο απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα υποβάλλεται προς εξέταση στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης. Με σχετικό έγγραφο, η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέα Διαχείρισης διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει το Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ή αρνητική γνώμη, η οποία κοινοποιείται στο Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Ο ενημερώνεται προκειμένου να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 91 από 162

92 Έκδοση Εγκριτικής Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα Μετά από την οριστικοποίησή του, το σχέδιο απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα υποβάλλεται προς έγκριση από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και διαβιβάζεται στον Ειδικό Λογαριασμό Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και Υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας μετά από εισήγηση του Υπεύθυνου Έργου, εγκρίνει τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου, ο οποίος μπορεί και να ταυτίζεται με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου. Ο Υπεύθυνος Υποέργου, με την υποστήριξη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου, προβαίνει στη σύνταξη του σχετικού, με την εγκριτική απόφαση του σχεδίου υλοποίησης του έργου, Τεχνικού Δελτίου Υποέργου. Το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου καθώς και αντίγραφο της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα υποβάλλονται, με ευθύνη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου, σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την καταχώρησή τους στο ΟΠΣ. Τα στοιχεία αυτά (Τεχνικό Δελτίο Υποέργου και αντίγραφο της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) αποτελούν εισροές στη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Επιλογή Ωφελουμένων Εφ όσον το έργο περιλαμβάνει παροχή υπηρεσιών σε ωφελούμενους, θα πρέπει να γίνει ειδική αναφορά στο θεσμικό πλαίσιο που ορίζει τις διαδικασίες επιλογής τους. Εάν το υπάρχον πλαίσιο δεν καλύπτει αυτές τις διαδικασίες ή η φύση του έργου επιβάλλει διαφορετική προσέγγιση, θα πρέπει το σχέδιο υλοποίησης του έργου να περιλαμβάνει ακριβή και αναλυτική αναφορά στις διαδικασίες που θα ακολουθηθούν για την επιλογή των ωφελουμένων (με τη συνδρομή του Αρμοδίου Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, εφ όσον απαιτείται) και ειδικότερα σε σχέση με τα εξής: Τρόπο δημοσιοποίησης της πρόσκλησης για εκδήλωση ενδιαφέροντος συμμετοχής στο έργο Χαρακτηριστικά των ωφελουμένων για τη συμμετοχή τους στο έργο Κριτήρια αξιολόγησης και διαδικασία επιλογής των ωφελουμένων ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 92 από 162

93 Διαδικασία δημοσιοποίησης των αποτελεσμάτων, με στόχο τη διασφάλιση της διαφάνειας της διαδικασίας αξιολόγησης και παροχή της δυνατότητας υποβολής ενστάσεων, εκ μέρους των ενδιαφερομένων που δεν επιλέχθηκαν. Τρόπο συμμετοχής τους στο έργο (έκδοση εγκριτικής απόφασης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, όπου και εφόσον απαιτείται) Σε κάθε περίπτωση, το σύνολο των ανωτέρω στοιχείων, θα πρέπει να διασφαλίζει τις αρχές της διαφάνειας, της ίσης μεταχείρισης και της μη διάκρισης. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 93 από 162

94 12.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) PRO.12 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 94 από 162

95 Ο Φάκελος Έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Προέγκριση σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα. Εγκριτική Απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα. Απόφαση ορισμού Υπευθύνου Υποέργου. Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Επίσημη ιστοσελίδα Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (για τις προβλεπόμενες ενέργειες δημοσιότητας). ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 95 από 162

96 13. ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 13.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο αναλυτικός σχεδιασμός και η καταγραφή του συνόλου των ενεργειών, παραμέτρων και απαιτήσεων για την ομαλή και απρόσκοπτη υλοποίηση του έργου Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που εκτελεί το Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:12 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Υλοποίηση Έργου Με Ίδια Μέσα Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της την Ε.Δ.ΕΠ. 01 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου. Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Δεδομένα Απόφαση Ένταξης Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 13.5 Αποτελέσματα Σχέδιο Διαχείρισης Έργου 13.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Γραμματεία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 96 από 162

97 Ενημέρωση εμπλεκομένων, περί του εγκεκριμένου Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Εισήγηση προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για τη συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου Καταγραφή αρμοδιοτήτων και υποχρεώσεων Ομάδας Διαχείρισης Έργου Ομάδα Διαχείρισης Έργου Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του Υποβολή προς έγκριση στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Στην περίπτωση που δεν συγκροτείται Ομάδα Διαχείρισης Έργου, οι αρμοδιότητες και υποχρεώσεις αυτής, αναλαμβάνονται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, και η περιγραφή των αρμοδιοτήτων προσαρμόζεται ανάλογα Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Συνεργασία με την Ομάδα Διαχείρισης Έργου για τον καθορισμό των θεσμικών απαιτήσεων έργου Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Ορισμός Ομάδας Διαχείρισης Έργου (εφ όσον συγκροτείται) Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του 13.7 Σχετικά Κείμενα N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 97 από 162

98 ΤΕ - 05 ΚΕΦ 13. ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι.) ΣΤΕΡΕΑΣ ΕΛΛΑΔΑΣ 13.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία κατάστρωσης του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου 2. Κατάρτιση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου 3. Υποβολή και έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου 4. Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου Το βήμα είναι προαιρετικό και συμπληρώνεται εφ όσον προβλέπεται η συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου. Σημειώνεται ότι η Ομάδα Διαχείρισης Έργου, που αναφέρεται στη συνέχεια, μπορεί να διαφέρει από την Επιστημονική Ομάδα Έργου, η οποία έχει ως αρμοδιότητα την υλοποίηση των έργων με ίδια μέσα. Με ευθύνη της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, συγκροτείται η Ομάδα Διαχείρισης Έργου. Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου αποτελείται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου (ως συντονιστής / επικεφαλής της Ομάδας και έχοντας τη συνολική ευθύνη του έργου), τους Υπεύθυνους Υποέργων (εφ όσον είναι διαφορετικοί από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου) και ενισχύεται κατάλληλα, ανάλογα με τις απαιτήσεις του έργου. Εφ όσον πραγματοποιείται τμηματική ένταξη υποέργων στο έργο, η σύνθεση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου τροποποιείται ανάλογα. Ο ορισμός της Ομάδας Διαχείρισης Έργου, καθώς και κάθε τροποποίησή της, πραγματοποιείται με απόφαση της Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, κατόπιν σχετικής εισήγησης του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου Κατάρτιση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Η κατάρτιση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου αφορά στις ακόλουθες επιμέρους ενέργειες: Καθορισμός αρμοδιοτήτων Ομάδας Διαχείρισης Έργου Με ευθύνη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου περιγράφονται οι αρμοδιότητες και υποχρεώσεις των μελών της Ομάδας Διαχείρισης Έργου (π.χ. Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, Υπεύθυνοι Υποέργων, κλπ). Καθορισμός πλαισίου υλοποίησης Έργου: ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 98 από 162

99 Η Ομάδα Έργου, υπό το συντονισμό και την επίβλεψη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου και λαμβάνοντας υπόψη τα στοιχεία του έργου, ανάλογα με τη διαθεσιμότητά τους τη δεδομένη χρονική στιγμή (PRO.07 Τεχνικό Δελτίο Πράξης και PRO.12 Τεχνικά Δελτία Υποέργων, υπογεγραμμένες συμβάσεις, εγκριτικές αποφάσεις υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) προβαίνει στον καθορισμό του πλαισίου υλοποίησης του έργου, ήτοι στην αναλυτική περιγραφή του φυσικού αντικειμένου του (με τις φάσεις του έργου, τη δομή ανάλυσης των εργασιών του έργου και τα παραδοτέα αυτού). Αντίστοιχα, αποτυπώνεται και το οικονομικό αντικείμενο του έργου, όπως αυτό έχει συμπεριληφθεί στην απόφαση ένταξης και τα Τεχνικά Δελτία Πράξης και Υποέργου. Καθορισμός αναλυτικού χρονοδιαγράμματος εργασιών. Η Ομάδα Έργου συντάσσει αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου /υποέργου /εργασιών, σύμφωνα με τις δυνατότητες ανάλυσης που προσφέρονται τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή και λαμβάνοντας υπόψη την προηγούμενη εργασία. Το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα περιλαμβάνει, επίσης : - Τον προσδιορισμό κατάλληλης αλληλουχίας και εκτιμώμενης διάρκειας υλοποίησης των επιμέρους εργασιών σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου, τη διαθεσιμότητα πόρων και ενδεχόμενους περιορισμούς ή προϋποθέσεις - Τον καθορισμό χρονικών ορόσημων έργου και ενδιάμεσων/ τελικών προθεσμιών παράδοσης. Αναγνώριση και καταγραφή θεσμικών απαιτήσεων έργου Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου, σε συνεργασία με τον Αρμόδιο Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για τον προσδιορισμό και τη συλλογή όλων των σχετιζόμενων με τη φύση και τις απαιτήσεις του έργου νομικών εγγράφων σε ενιαίο φάκελο νομοθεσίας, που τηρείται και ενημερώνεται κατάλληλα σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Παράλληλα, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου μεριμνά για την ενημέρωση και την εξασφάλιση άμεσης πρόσβασης στο σχετικό υλικό από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο. Καθορισμός απαιτήσεων μηχανισμών πιστοποίησης και παρακολούθησης Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου, ανάλογα με τα διαθέσιμα στοιχεία, προβαίνει στον καθορισμό των απαιτήσεων συγκρότησης Επιτροπών Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (υποέργων) ή άλλων μηχανισμών πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου (υποέργων). Καθορισμός προδιαγραφών για τη σύνταξη Οδηγού Εφαρμογής Σε περιπτώσεις έργων που υλοποιούνται αποκεντρωμένα ή για την υλοποίησή τους είναι απαραίτητη η συμμετοχή μεγάλου αριθμού εμπλεκομένων, η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 99 από 162

100 καθορίζει τις προδιαγραφές για τη σύνταξη του Οδηγού Εφαρμογής που θα ρυθμίζει τις σχέσεις, αρμοδιότητες και τον τρόπο επικοινωνίας των εμπλεκομένων. Καθορισμός πλαισίου παρακολούθησης προόδου Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου προσδιορίζει τον τρόπο συλλογής των απαραίτητων δεδομένων, στοιχείων και πληροφοριών για την πρόοδο των δεικτών παρακολούθησης του έργου Καθορισμός προδιαγραφών για τη δημιουργία πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης του έργου Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ορίζει τις ελάχιστες απαιτήσεις παρακολούθησης της προόδου υλοποίησης του έργου και τον τρόπο με τον οποίο τα στοιχεία προόδου του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου θα καταχωρούνται στο πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης του Έργου. Το πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης σχεδιάζεται στη βάση των λειτουργιών του ΟΠΣ, ώστε να παρέχεται η δυνατότητα άμεσης συμπλήρωσης των σχετικών εντύπων και αναφορών. Καθορισμός προδιαγραφών οργάνωσης και τήρησης Φακέλου Έργου Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ορίζει τις προδιαγραφές για τη δομή και το περιεχόμενο του Φακέλου Έργου, σύμφωνα με τις ανάγκες και απαιτήσεις διαχείρισης και παρακολούθησης. Ο Φάκελος Έργου τοποθετείται σε συγκεκριμένο σημείο και χαρακτηρίζεται ευκρινώς από συγκεκριμένο κωδικό (Κωδικός Ένταξης Πράξης/ Υποέργου στο ΟΠΣ), ώστε να είναι εύκολος ο εντοπισμός του και η πρόσβαση από όλα τα μέλη της Ομάδας Διαχείρισης Έργου. Καθορισμός πλαισίου διενέργειας πιστοποίησης. Σε περίπτωση που δεν προσκομισθούν από την αρμόδια Διαχειριστική Αρχή, η Ομάδα Έργου αναλαμβάνει τη σύνταξη των ακόλουθων οδηγών: - Μεθοδολογικό πλαίσιο και οδηγίες διενέργειας πιστοποίησης - Ελάχιστες απαιτήσεις ποιότητας παραδοτέων Καθορισμός πλαισίου επικοινωνίας έργου. Η Ομάδα Έργου προβαίνει στον εντοπισμό και την καταγραφή των απαιτήσεων επικοινωνίας έργου (π.χ. φορείς, πρόσωπα, μέσα, συχνότητα και αντικείμενο επικοινωνίας, τυποποιημένα έντυπα επικοινωνίας) σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην Απόφαση Ένταξης Πράξης και το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων, αλλά και με βάση τις ιδιαίτερες απαιτήσεις και τις ενδεχόμενες πρόσθετες ανάγκες επικοινωνίας του συγκεκριμένου έργου. Καθορισμός πλαισίου δημοσιότητας έργου Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου καθορίζει το πλαίσιο δημοσιότητας του έργου, λαμβάνοντας υπόψη τις υποχρεώσεις του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, ως Δικαιούχου, όπως αυτές ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 100 από

101 περιλαμβάνονται στο θεσμικό / κανονιστικό πλαίσιο εφαρμογής των Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ και το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης, σε συνδυασμό με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου Υποβολή & Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου υποβάλλεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου προς έγκρισή στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Η σχετική απόφαση έγκρισης κοινοποιείται με ευθύνη της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου και σε όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Η ανάγκη τροποποίησης του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου δημιουργείται κάθε φορά που μεταβάλλονται σημαντικά οι απαιτήσεις διαχείρισης και παρακολούθησης του έργου (π.χ. ένταξη νέων υποέργων, αντιμετώπιση προβλημάτων). Το Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου μπορεί να τροποποιηθεί σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή και κατόπιν σχετικής αιτιολογημένης εισήγησης του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου προς την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Η απόφαση έγκρισης εκδίδεται και κοινοποιείται σύμφωνα με τα παραπάνω προβλεπόμενα. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 101 από

102 13.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 102 από

103 13.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Φάκελος Έργου «Τίτλος Έργου» Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος Έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Απόφαση συγκρότησης Ομάδας Διαχείρισης Έργου Σχέδιο Διαχείρισης Έργου Υποβολή Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Φάκελος Νομοθεσίας Έργου Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 103 από

104 14. ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 14.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο έλεγχος της προόδου και η παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του έργου, καθώς και ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και απρόσκοπτη ολοκλήρωση του έργου, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η έγκαιρη ενημέρωση των εμπλεκόμενων στο έργο φορέων και προσώπων (αρμόδια όργανα του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, Διαχειριστική Αρχή ή Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης) και να λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:18 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Διεκπεραίωση Πληρωμών Επικοινωνία & Ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής ή Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος. Έπεται και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος. Έπεται και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος Δεδομένα Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Σχέδιο Διαχείρισης Έργου (Σ.Δ.Ε.) 14.5 Αποτελέσματα Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 104 από

105 Επικαιροποιημένο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα έργου Πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης έργου Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Στην περίπτωση που δεν συγκροτείται Ομάδα Διαχείρισης Έργου οι παρακάτω αρμοδιότητες εκτελούνται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, ενώ ανάλογα θα πρέπει να προσαρμοστεί και η περιγραφή των βημάτων της Διαδικασίας. Ομάδα Διαχείρισης Έργου Τήρηση/ ενημέρωση Φακέλου Έργου Επεξεργασία στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου Έλεγχος προόδου έργου Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Συλλογή στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου για την ενημέρωση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου Διαβίβαση στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του οικονομικού αντικειμένου του έργου στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου Ορισμός μελών Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου 14.7 Σχετικά Κείμενα N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Π.Δ. 60/2007 Π.Δ. 118/2007, άρθρο 38. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 105 από

106 14.8 Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία ελέγχου προόδου έργου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Τήρηση Φακέλου Έργου 2. Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου 3. Παρακολούθηση Έλεγχος προόδου έργου 4. Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Τήρηση Φακέλου Έργου Με ευθύνη της Ομάδας Διαχείρισης Έργου τηρείται ο Φάκελος Έργου, σύμφωνα με τις προδιαγραφές που τέθηκαν στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου (Σ.Δ.Ε.), στα πλαίσια της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου. Ο Φάκελος ενημερώνεται συστηματικά με όλα τα έγγραφα και δικαιολογητικά που αφορούν το έργο, από τη φάση ωρίμανσης ως την ολοκλήρωσή του και ελέγχεται τακτικά η πληρότητα των περιεχόμενων εγγράφων. Ο Φάκελος του Έργου τηρείται υποχρεωτικά και με ευθύνη της Γραμματείας του τουλάχιστον μέχρι το Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Σύμφωνα με τα σχετικά οριζόμενα στο εγκεκριμένο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου και λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις των έργων (υποέργων), η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ορίζει τη συγκρότηση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου, ενώ η εν λόγω απόφαση κοινοποιείται και στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου Παρακολούθηση Έλεγχος προόδου Έργου Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου παρακολουθεί και ελέγχει την τήρηση των χρονικών δεσμεύσεων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου, έτσι όπως αυτό αποτυπώνεται στο Σχέδιο Διαχείρισης Έργου, σε τακτική βάση. Προς τούτο, με ευθύνη του Υπεύθυνου Υποέργου (και των μελών της Ομάδας Έργου), μεριμνούν για τη συστηματική συλλογή και παρακολούθηση των στοιχείων προόδου των υποέργων και τη σχετική ενημέρωση του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου. Όσον αφορά την παρακολούθηση της προόδου του οικονομικού αντικειμένου, σχετικά στοιχεία διαβιβάζει ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 106 από

107 (Ομάδα Έργου) στο Λογιστήριο του. Ειδικότερα τα στοιχεία που συλλέγονται και τηρούνται από την Ομάδα Διαχείρισης Έργου αφορούν στα εξής : Πρόοδο ανάληψης νομικών δεσμεύσεων, πρόοδο επίτευξης ποσοτικών στόχων που έχουν τεθεί με βάση τις αρχικά αναληφθείσες νομικές δεσμεύσεις Έγκαιρη ολοκλήρωση των επιμέρους εργασιών του υποέργου Εμπρόθεσμη παράδοση και διεκπεραίωση των διαδικασιών παραλαβής των προβλεπόμενων παραδοτέων Προσδιορισμό και αξιολόγηση τυχόν αποκλίσεων από τις προγραμματισθείσες ενέργειες εξέλιξης των υποέργων Διορθωτικές ενέργειες που έχουν ληφθεί ή πρόκειται να ληφθούν σε περιπτώσεις αποκλίσεων Ρεαλιστικότητα των προβλέψεων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου Προς την κατεύθυνση αυτή και προκειμένου για την εξαγωγή / εκτίμηση των ανωτέρω στοιχείων, κάθε μέλος της Ομάδας Έργου ενημερώνεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, σε σχέση με τα εξής: Την έγκαιρη ολοκλήρωση των επιμέρους εργασιών του υποέργου Την εμπρόθεσμη παράδοση και τη διεκπεραίωση των διαδικασιών παραλαβής των προβλεπόμενων παραδοτέων Την εκπλήρωση οποιασδήποτε άλλης υποχρέωσης απορρέει από τη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα. Μέσω των ανωτέρω στοιχείων προόδου που συλλέγονται, ενημερώνεται από την Ομάδα Διαχείρισης Έργου και το Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Έργου, τα στοιχεία του οποίου αποτελούν, εισροή για τη συμπλήρωση των Δελτίων Παρακολούθησης Πράξης και Υποέργου καθώς και των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου. Επισημαίνεται ότι η συμπλήρωση των Δελτίων Παρακολούθησης Πράξης και Υποέργου πραγματοποιείται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου κατά τα περιγραφόμενα στη Διαδικασία 4-06 «Επικοινωνία και ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής ή Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης» Επικαιροποίηση Χρονοδιαγράμματος και Καταγραφή Αποκλίσεων Με ευθύνη της Ομάδας Διαχείρισης Έργου, ενημερώνεται το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα των εργασιών του έργου και επισημαίνονται τυχόν αποκλίσεις και ενδεχόμενοι κίνδυνοι μη τήρησης των χρονικών δεσμεύσεων εκ μέρους του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, ως Δικαιούχου. Σε αυτήν την περίπτωση, η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ενεργεί και συνεργάζεται με ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 107 από

108 την Γραμματεία του, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 108 από

109 14.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 109 από

110 ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 110 από

111 14.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Έντυπο Προβλημάτων Έργων & Προτάσεων Επίλυσής τους PRO.13 Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου. Αναφορές προόδου Έργου από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών έργου (Έκδοση - μήνας έτος) Αντίγραφα εκτυπώσεων αναφορών πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης έργου (Έκδοση - μήνας έτος) Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 111 από

112 15. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ 15.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια υλοποίησης και μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή ολοκλήρωση του έργου και την επίτευξη των επιμέρους στόχων του και η λήψη, των κατάλληλων και σύμφωνων με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, μέτρων για τη διαχείριση αυτών Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που εκτελεί η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών. Πιθανόν να τροφοδοτήσει με τα αποτελέσματά της την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών. Τροφοδοτείται ενδεχομένως από την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών Δεδομένα Έλεγχος προόδου φυσικού αντικειμένου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Εισήγηση ή και πρακτικά παραλαβής Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Εισήγηση Διαχειριστικής Αρχής ή Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης, σε συνέχεια αξιολόγησης προόδου της πράξης Αίτημα τροποποίησης της σύμβασης με τον ανάδοχο (όταν το έργο υλοποιείται μέσω σύναψης σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο) ή σχεδίου υλοποίησης του έργου (όταν το έργο υλοποιείται με ίδια μέσα) Αποτελέσματα Τροποποίηση σύμβασης και ΤΔΕ/ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται και επιτρέπεται) Τροποποίηση σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα και ΤΔΕ/ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται και επιτρέπεται) ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 112 από

113 Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου (Σ.Δ.Ε.) 15.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Γραμματεία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Αξιολόγηση προτεινομένων ενεργειών για την επίλυση των προβλημάτων Αρμόδιος Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία της τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Ομάδα Διαχείρισης Έργου Στην περίπτωση που δεν συγκροτείται Ομάδα Διαχείρισης Έργου οι παρακάτω αρμοδιότητες εκτελούνται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, με την υποστήριξη του, ενώ ανάλογα θα πρέπει να προσαρμοστεί και η περιγραφή των βημάτων της Διαδικασίας. Εντοπισμός και αξιολόγηση προβλημάτων / αποκλίσεων Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών για την επίλυσή τους Συμπλήρωση εντύπου προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους - Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Ενημέρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και στοιχείων ελέγχου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος έργου Υπεύθυνος Υποέργου Συμμετοχή στην κατάρτιση της τροποποίησης της σύμβασης ή της απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Σύνταξη νέου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου (ΤΔΥ) και διαβίβασή του στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου. Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) Υποβολή Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 113 από

114 Απόφαση /γνωμοδότηση επί της προτεινόμενης τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Έκδοση νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα. Πρόεδρος Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υπογραφή τροποποιημένης σύμβασης από τον Πρόεδρο Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών 15.7 Σχετικά Κείμενα Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, άρθρο 60 (α), όπως ισχύει Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, άρθρο 15, (δ) όπως ισχύει Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία διαχείρισης προβλημάτων και αλλαγών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Εντοπισμός προβλημάτων και αποκλίσεων Διαμόρφωση προτάσεων αντιμετώπισης 2. Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης ή σχεδίου τροποποίησης της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα - Υποβολή για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 114 από

115 3. Υπογραφή της τροποποιημένης σύμβασης ή έκδοση τροποποιημένης εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 4. Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή Εντοπισμός Προβλημάτων και Αποκλίσεων Διαμόρφωση Προτάσεων Αντιμετώπισης Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ενημερώνεται από την Επιτροπής Παρακολούθησης & Παραλαβής Έργου ή άλλο μηχανισμό πιστοποίησης για προβλήματα και αποκλίσεις που ενδεχομένως εμφανίζονται στη διάρκεια υλοποίησης του έργου και προβαίνει στην εκτίμηση των επιπτώσεων που πιθανόν θα έχουν σε αυτό ή και σε άλλα σχετιζόμενα με το συγκεκριμένο έργα. Στη συνέχεια, προσδιορίζονται οι κατάλληλες κατά περίπτωση λύσεις / διορθωτικές ενέργειες αντιμετώπισης των προβλημάτων. Τα ανωτέρω αποτυπώνονται στο PRO.13 Έντυπο Προβλημάτων Έργων & Προτάσεων Επίλυσής τους, το οποίο διαβιβάζεται στον Ειδικό Λογαριασμό. Σε περίπτωση που οι προτεινόμενες λύσεις / διορθωτικές ενέργειες δεν οδηγούν σε τροποποίηση ουσιωδών στοιχείων του έργου (τροποποίηση χρονοδιαγράμματος, φυσικού ή και οικονομικού αντικειμένου του έργου), ο Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών αποφασίζει σχετικά με την έγκρισή τους και ενημερώνει την Ομάδα Διαχείρισης Έργου, καθώς τα στοιχεία αυτά αποτελούν εισροές στη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και στη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος. Εφ όσον τα προβλήματα / αποκλίσεις που εντοπίζονται στο έργο οδηγούν υποχρεωτικά σε τροποποίηση χαρακτηριστικών του έργου, τότε μέσω του παραπάνω εντύπου ο Επιστημονικός Υπεύθυνος έργου εισηγείται σχετικά στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, προκειμένου να γνωμοδοτήσει / αποφασίσει επί των προτεινόμενων ενεργειών μέτρων αντιμετώπισης των προβλημάτων. Σε περίπτωση που η απόφαση / γνωμοδότηση συνεπάγεται την τροποποίηση της σχετικής σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα ακολουθούν τα παρακάτω αναφερόμενα βήματα. Επισημαίνεται ότι δεν επιτρέπεται, σε καμία περίπτωση, η τροποποίηση ουσιωδών χαρακτηριστικών του έργου (π.χ. τροποποίηση φυσικού αντικειμένου που έχει ως συνέπεια την αλλαγή των στόχων και των αποτελεσμάτων του έργου, αύξηση οικονομικού αντικειμένου που δεν προβλέπεται στη σύμβαση, κλπ). ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 115 από

116 Σε κάθε περίπτωση, τροποποίηση των συμβάσεων μπορεί να γίνει μόνον εφόσον δεν θίγει ουσιωδώς τον ανταγωνισμό Κατάρτιση Σχεδίου Τροποποίησης Σύμβασης ή Σχεδίου Τροποποίησης της Εγκριτικής Απόφασης Υλοποίησης του Έργου με Ίδια Μέσα - Υποβολή για Διατύπωση Γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Σε περίπτωση που η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας αποφασίσει την τροποποίηση της σύμβασης, ενημερώνει τον Ειδικό Λογαριασμό, προκειμένου να προβεί στις απαιτούμενες τροποποιήσεις, με τη συμμετοχή του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου και τη συνδρομή του Αρμοδίου Νομικής Υποστήριξης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, εφ όσον απαιτείται. Στη συνέχεια, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών καταρτίζει φάκελο με το σχέδιο τροποποίησης της σύμβασης, τον οποίο υποβάλει στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για διατύπωση γνώμης. Η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης προβαίνει στη εξέταση του φακέλου της τροποποίησης της σύμβασης - ή της απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα - με βάση τα στοιχεία του φακέλου, το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο παραγωγής του έργου και τους εθνικούς κανόνες επιλεξιμότητας. Με σχετικό έγγραφο (προέγκριση τροποποίησης σύμβασης), η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέα Διαχείρισης διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει το Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ή αρνητική γνώμη, η οποία κοινοποιείται στο Τ.Ε.Ι. ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου προχωρεί στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες Εφ όσον τροποποιούνται στοιχεία της απόφασης ένταξης, τροποποιείται η Απόφαση Ένταξης Πράξης και αναλόγως και το Τεχνικό Δελτίο Πράξης. Πριν την υποβολή τους στη Διαχειριστική Αρχή, το σχέδιο τροποποίησης της Απόφασης Ένταξης Πράξης και του Τεχνικού Δελτίου Πράξης υποβάλλεται για έλεγχο στη Νομική Υπηρεσία και κοινοποιείται στον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υπογραφή της Τροποποιημένης Σύμβασης ή Έκδοση Τροποποιημένης Εγκριτικής Απόφασης Υλοποίησης Έργου με Ίδια Μέσα Μετά τη σχετική προέγκριση της Διαχειριστικής Αρχής ή του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης και με ευθύνη του, υπογράφεται η νέα τροποποιημένη σύμβαση από τον ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 116 από

117 ανάδοχο και τον πρόεδρο της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών. Η ως άνω τροποποιημένη σύμβαση κοινοποιείται στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου και στον Ειδικό Λογαριασμό. Αντίστοιχη διαδικασία ακολουθείται από τον Ειδικό Λογαριασμό για την τροποποίηση της απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η έγκριση της οποίας πραγματοποιείται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Έργου ή Υποέργου και Υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή Σε συνέχεια των παραπάνω, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, αναλαμβάνει τη σύνταξη του τροποποιημένου ΤΔΥ ή ΤΔΕ. Το τροποποιημένο ΤΔΥ ή ΤΔΕ συνοδευόμενο από αντίγραφο της αρμοδίως υπογεγραμμένης σύμβασης ή της νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα υποβάλλονται σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την καταχώρησή τους στο ΟΠΣ. Τα παραπάνω στοιχεία (ΤΔΥ ή ΤΔΕ και αντίγραφο της σύμβασης ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) αποτελούν εισροές στη Διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:13 Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και στη Διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος. Ομοίως, το σύνολο των αλλαγών των στοιχείων των έργων που πραγματοποιούνται στα πλαίσια αυτής της διαδικασίας ενδεχομένως να απαιτήσουν την ενεργοποίηση της Διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:05 Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 117 από

118 15.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) Έντυπο Προβλημάτων Έργων & Προτάσεων Επίλυσής τους Κωδικός Εντύπου PRO.12 PRO.13 Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 118 από

119 Ο Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Συμπληρωμένα έντυπα προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους Αποφάσεις / γνωμοδοτήσεις της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Φάκελο τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Προέγκριση τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Τροποποιημένη σύμβαση ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Νέα Απόφαση Ένταξης Πράξης (εφ όσον απαιτείται) Νέο ΤΔΕ / ΤΔΥ (εφ όσον απαιτείται) Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 119 από

120 16. ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ 16.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η πιστοποίηση και παραλαβή / απολογισμός του φυσικού αντικειμένου και η παραλαβή των αντίστοιχων παραδοτέων του έργου, σύμφωνα με τους όρους και τις προδιαγραφές της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης εκτέλεσης έργου με ίδια μέσα Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που εκτελεί η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις Υπογραφή Σύμβασης ΤΕ - 05 ΚΕΦ:11 Προηγείται και τροφοδοτεί με τα Ολοκλήρωση Διαγωνισμού αποτελέσματά της την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Υλοποίηση Έργου Με Ίδια ΤΕ - 05 ΚΕΦ:12 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου. Μέσα ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτείται από την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου. ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών Ενδέχεται να ακολουθήσει, τροφοδοτούμενη από τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου. Πραγματοποιείται παράλληλα και Έλεγχος Τήρησης Λοιπών ΤΕ - 05 ΚΕΦ:17 τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Υποχρεώσεων Αναδόχου Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου. ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 Διεκπεραίωση Πληρωμών Έπεται και τροφοδοτείται από τα ΤΕ - 05 ΚΕΦ:22 Ολοκλήρωση Έργου αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Δεδομένα Απόφαση Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση /εις ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο (παραδοτέα του αναδόχου ή του έργου που υλοποιείται με ίδια μέσα). ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 120 από

121 16.5 Αποτελέσματα Πρωτόκολλα παραλαβής (ή απόρριψης) έργου ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου, με βάση το μηχανισμό πιστοποίησης Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου - Διενέργεια πιστοποίησης (διοικητική ή και επιτόπια επαλήθευση) υλοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου έργου - Διατύπωση συστάσεων - Έλεγχος συμμόρφωσης - Έκδοση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Έργου / άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου Ενημέρωση του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου και της Γραμματείας του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας - Έγκριση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης έργου / άλλων στοιχείων τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου (βάσει του μηχανισμού πιστοποίησης) Σε περίπτωση που για το συγκεκριμένο έργο δεν προβλέπει την υποχρέωση της παραπάνω έγκρισης από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, η ανωτέρω αρμοδιότητα θα πρέπει είτε να παραληφθεί είτε να προσαρμοσθεί ανάλογα Σχετικά Κείμενα Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150 Α ) «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου». Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 121 από

122 τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Παράδοση φυσικού αντικειμένου 2. Διενέργεια πιστοποίησης 3. Συνεδρίαση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής 4. Έλεγχο συμμόρφωσης 5. Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Παράδοση Φυσικού Αντικειμένου Ο ανάδοχος ή ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου (στην περίπτωση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα) υποχρεούται να παραδίδει - απολογίζει το φυσικό αντικείμενο του έργου, τμηματικά ή στο σύνολό του, σύμφωνα με τους όρους, τις προδιαγραφές και τις προθεσμίες παράδοσης που ορίζει η σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση από τον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Το φυσικό αντικείμενο παραδίδεται - απολογίζεται στην αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής όπως αυτή έχει οριστεί στα πλαίσια της Διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος, συνοδευόμενο από διαβιβαστική επιστολή στην οποία αναφέρεται το είδος και η ποσότητα, η ημερομηνία παράδοσης και ο αριθμός της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, σε εκτέλεση της οποίας υποβάλλεται το παραδοτέο ή παραδίδεται το φυσικό αντικείμενο Διενέργεια Πιστοποίησης Σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη σχετική σύμβαση, η αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ελέγχει / παραλαμβάνει το υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο ως προς την ποσότητα, την ποιότητα και τις προθεσμίες παράδοσης,. Στην περίπτωση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, στο μηχανισμό πιστοποίησης προσδιορίζεται ο τρόπος και η διαδικασία της παραλαβής /πιστοποίησης. Ανάλογα με τη φύση του έργου και τα σχετικά παραδοτέα και εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά από τη σύμβαση ή την εγκριτική ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 122 από

123 απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου μπορεί να λάβει μία από τις παρακάτω μορφές ή να αποτελέσει συνδυασμό τους: Διοικητική πιστοποίηση (επαλήθευση): Η διοικητική πιστοποίηση συνίσταται στην εξέταση όλων των αποδεικτικών στοιχείων τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου που υποβάλλονται από τον ανάδοχο ή τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου στην περίπτωση εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, στο πλαίσιο των υποχρεώσεών τους και σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική σύμβαση ή εγκριτική απόφαση. Οι απαιτήσεις του έργου ως προς τα αποδεικτικά τεκμηρίωσης της προόδου του φυσικού αντικειμένου και τήρησης των λοιπών υποχρεώσεων (π.χ. ενέργειες δημοσιότητας) θα πρέπει να προκύπτουν με σαφήνεια από την προκήρυξη, τα τεύχη διαγωνισμού και τη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα. Η διοικητική πιστοποίηση εφαρμόζεται κυρίως στις περιπτώσεις έργων, το φυσικό αντικείμενο των οποίων μπορεί να πιστοποιηθεί στη βάση εγγράφων και αποδεικτικών στοιχείων, χωρίς να απαιτείται επιτόπου επίσκεψη της Επιτροπής. Επιτόπια επαλήθευση: Εφόσον η φύση του έργου ή η σχετική σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα το επιβάλουν ή εφόσον κρίνεται σκόπιμο από τα μέλη της αρμόδιας Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής, η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου πραγματοποιείται στο πλαίσιο αυτοψίας στους χώρους υλοποίησης του έργου. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής προγραμματίζει επίσκεψη στο έργο, σύμφωνα με τις οριζόμενες στη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα προθεσμίες παράδοσης του φυσικού αντικειμένου ή και με βάση τα στοιχεία προόδου του έργου ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος. Η επίσκεψη πραγματοποιείται μετά τη γνωστοποίηση από τον ανάδοχο ή τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου (υλοποίηση έργου με ίδια μέσα) για την ολοκλήρωση μέρους ή του συνόλου του έργου. Ο ανάδοχος ή ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου (υλοποίηση έργου με ίδια μέσα) οφείλει να δέχεται τα μέλη της Επιτροπής και να τηρεί όλα τα προβλεπόμενα στοιχεία τεκμηρίωσης του έργου καθ όλη τη διάρκεια υλοποίησής του. Στο πλαίσιο της αυτοψίας, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής /άλλος μηχανισμός πιστοποίησης διαπιστώνει το βαθμό προόδου του έργου και τη συμφωνία της πραγματικής υλοποίησης με τα αντίστοιχα δηλωθέντα στοιχεία προόδου του έργου, τη νομιμότητα και κανονικότητα της εκτέλεσης του έργου, καθώς και την τήρηση όλων των λοιπών υποχρεώσεων του αναδόχου ή του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου (στην περίπτωση των ιδίων μέσων) σε σχέση με το υλοποιούμενο έργο. Επίσης λαμβάνει εικόνα για τυχόν προβλήματα που προκύπτουν κατά ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 123 από

124 την υλοποίηση του έργου, προκειμένου να προτείνει εφικτές και αποτελεσματικές λύσεις, στα πλαίσια της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών Συνεδρίαση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Μετά την ολοκλήρωση της διοικητικής ή επιτόπιας εξέτασης του φυσικού αντικειμένου, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής συνεδριάζει προκειμένου να αξιολογήσει τα σχετικά ευρήματα. Σε περίπτωση που διαπιστωθούν ελλείψεις, η Επιτροπή μπορεί να προτείνει διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες εντός των χρονικών ορίων και σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται στη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίηση του έργου με ίδια μέσα. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής συντάσσει και αποστέλλει στον ανάδοχο ή στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου (υλοποίηση έργου με ίδια μέσα) σχετική επιστολή, που περιγράφονται με σαφήνεια οι συστάσεις της. Στις περιπτώσεις σημαντικών αποκλίσεων ή παραλείψεων που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και αποδοτική υλοποίηση του έργου, ακολουθείται η διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών. Το σύνολο των προαναφερόμενων στοιχείων, τα οποία εξετάζονται κατά τη συνεδρίαση της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου καταγράφονται σε πρακτικά, τα οποία συνυπογράφονται από τα μέλη της Επιτροπής Έλεγχος Συμμόρφωσης Τα μέλη της Επιτροπής είναι υπεύθυνα για την παρακολούθηση και τον έλεγχο συμμόρφωσης του αναδόχου ή Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου (στην περίπτωση των ιδίων μέσων) με τις συστάσεις τους. Ο βαθμός συμμόρφωσης με τις συστάσεις ελέγχεται τόσο ως προς την ποιότητα όσο και ως προς το χρόνο, όπως αυτά ορίζονται στη σχετική επιστολή της Επιτροπής Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Η διαδικασία πιστοποίησης, τμήματος ή του συνόλου, του φυσικού αντικειμένου του έργου ολοκληρώνεται με τη σύνταξη Πρωτοκόλλου από την αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής. Ανάλογα με τα ευρήματα της Επιτροπής, το Πρωτόκολλο μπορεί να λάβει μία από τις ακόλουθες μορφές: 1. Πρακτικό Παραλαβής: Συντάσσεται στις περιπτώσεις που η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής δεν διαπιστώσει σοβαρές ελλείψεις ή αποκλίσεις από τις οριζόμενες, στη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, προδιαγραφές και ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 124 από

125 κοινοποιείται στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου και στον Ειδικό Λογαριασμό προκειμένου, αφού εγκριθεί από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, να δρομολογηθούν οι διαδικασίες καταβολής της αναλογούσας πληρωμής στον ανάδοχο. 2. Πρωτόκολλο Απόρριψης: Συντάσσεται στις περιπτώσεις σοβαρών αποκλίσεων από τα οριζόμενα στη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα τεχνικά, λειτουργικά και λοιπά χαρακτηριστικά του φυσικού αντικειμένου του έργου και περιλαμβάνει επαρκή τεκμηρίωση της απόρριψης. Κοινοποιείται στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου και στον Ειδικό Λογαριασμό, προκειμένου, μετά την έγκριση της Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, να προχωρήσουν στην ανάληψη των εκ μέρους τους ενεργειών, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο θεσμικό πλαίσιο και τους συμβατικούς όρους ή τους όρους της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα. Ο ενεργοποιεί τη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:15 Διαχείριση Προβλημάτων & Αλλαγών. Το Πρωτόκολλο (παραλαβής ή απόρριψης) εγκρίνεται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 125 από

126 16.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 126 από

127 16.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ο Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Παραδοτέο φυσικό αντικείμενο (ανάλογα με τη φύση του έργου) και έγγραφα παράδοσης / απολογισμού του Πρακτικά Συνεδριάσεων Επιτροπών παρακολούθησης και Παραλαβής έργων Έγγραφα συστάσεων προς τον ανάδοχο ή τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου Πρωτόκολλα Παραλαβής ή Απόρριψης έργων ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης διενεργηθείσας πιστοποίησης Έγκριση Πρωτοκόλλων Παραλαβής (εφόσον απαιτείται) Αλληλογραφία με εμπλεκόμενους στο έργο Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 127 από

128 17. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΛΟΙΠΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 17.1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η εξέταση και επιβεβαίωση της συμμόρφωσης του αναδόχου με το σύνολο των συμβατικών του υποχρεώσεων και ο εντοπισμός τυχόν παραλείψεων/ αποκλίσεων από αυτές Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, μέσω σύμβασης ανάθεσης σε εξωτερικό ανάδοχο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Πραγματοποιείται παράλληλα και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:17 Έλεγχος Τήρησης Λοιπών Υποχρεώσεων Αναδόχου Δεδομένα Σύμβαση ανάθεσης έργου 17.5 Αποτελέσματα Πρακτικό Παραλαβής έργου 17.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής - Δημιουργία και ενημέρωση καταλόγου λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου - Διενέργεια πιστοποίησης Έλεγχος τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου - Διατύπωση συστάσεων - Έλεγχος συμμόρφωσης (εφόσον προκύπτει ανάγκη) - Ενσωμάτωση αποτελεσμάτων ελέγχου τήρησης υποχρεώσεων αναδόχου στο Πρακτικό Παραλαβής ή απόρριψης. Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας - Έγκριση Πρωτοκόλλου Παραλαβής έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 128 από

129 Σε περίπτωση που για το συγκεκριμένο έργο δεν προβλέπεται υποχρέωση της παραπάνω έγκρισης του πρωτοκόλλου παραλαβής ή απόρριψης από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, η ανωτέρω αρμοδιότητα θα πρέπει είτε να παραληφθεί είτε να προσαρμοσθεί ανάλογα Σχετικά Κείμενα Νόμος 4009/2011 (ΦΕΚ 195/ τ.α ) «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων» και το Ν. 4076/2012 (ΦΕΚ 159/ τ. Α ) «Ρυθμίσεις θεμάτων Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν. N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150 Α ) «Κανονισμός Προμηθειών του Δημοσίου». Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία ελέγχου τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Καταγραφή λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου 2. Έλεγχο τήρησης υποχρεώσεων αναδόχου 3. Έλεγχο συμμόρφωσης αναδόχου Ενσωμάτωση των αποτελεσμάτων στο Πρακτικό Παραλαβής ή Απόρριψης Καταγραφή Λοιπών Υποχρεώσεων Αναδόχου Με ευθύνη της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου και την υποστήριξη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου καταρτίζεται πλήρης κατάλογος (π.χ. με τη μορφή πίνακα ή check list) στον οποίο καταγράφονται οι λοιπές υποχρεώσεις του αναδόχου που απορρέουν από το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, τη σύμβαση και το διαχειριστικό πλαίσιο του Προγράμματος. Η ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 129 από

130 Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου μεριμνούν για τη συστηματική ενημέρωση του καταλόγου με όλες τις μεταβολές ή επιπλέον απαιτήσεις που ενδέχεται να προκύψουν κατά την υλοποίηση του έργου ή και του Επιχειρησιακού Προγράμματος. Επιγραμματικά, οι λοιπές υποχρεώσεις του Αναδόχου αφορούν τα ακόλουθα: Αποδοχή επιτόπιων επαληθεύσεων από τα αρμόδια όργανα του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και παροχή όλων των αιτούμενων στοιχείων και δικαιολογητικών στα πλαίσια της διαδικασίας παρακολούθησης, πιστοποίησης και παραλαβής του έργου Τήρηση κανόνων δημοσιότητας. Οι ενέργειες δημοσιότητας δεν αποτελούν απαραίτητα τμήμα του φυσικού αντικειμένου του έργου του αναδόχου, συνιστούν ωστόσο υποχρέωση του αναδόχου καθ όλη τη διάρκεια ζωής του έργου Τήρηση λοιπών υποχρεώσεων που συνδέονται έμμεσα με το φυσικό αντικείμενο, εφόσον προβλέπονται στη σύμβαση (όπως, εγγύηση καλής λειτουργίας, αποκατάσταση κρυμμένων ελαττωμάτων κλπ.) Υλοποίηση έργου σύμφωνα με τους κανόνες της καλής πίστης και των συναλλακτικών ηθών Έλεγχος Τήρησης Υποχρεώσεων Αναδόχου Ο έλεγχος τήρησης των λοιπών υποχρεώσεων του αναδόχου πραγματοποιείται, με τη βοήθεια του σχετικού καταλόγου, στο πλαίσιο της πιστοποίησης και παραλαβής του έργου από την αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου και σύμφωνα με τη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου. Σε περίπτωση που κατά τη διαδικασία πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου διαπιστωθεί πλημμελής ή μη τήρηση των λοιπών υποχρεώσεων του αναδόχου (π.χ. μη τήρηση των κανόνων δημοσιότητας), γίνεται έγγραφη σύσταση για συμμόρφωση εντός συγκεκριμένης προθεσμίας Έλεγχος Συμμόρφωσης Αναδόχου Ενσωμάτωση των Αποτελεσμάτων στο Πρωτόκολλο Παραλαβής ή Απόρριψης Τα μέλη της Επιτροπής είναι υπεύθυνα για την παρακολούθηση και τον έλεγχο συμμόρφωσης του αναδόχου με τις συστάσεις της, όσον αφορά τη μη τήρηση οποιασδήποτε υποχρέωσής του συνδέεται άμεσα ή έμμεσα με το έργο. Ο βαθμός συμμόρφωσης με τις συστάσεις ελέγχεται τόσο ως προς την ποιότητα όσο και ως προς το χρόνο, όπως αυτά ορίζονται στη σχετική επιστολή της Επιτροπής, τα δε αποτελέσματα του ελέγχου εξετάζονται στο πλαίσιο των συνεδριάσεων της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής και αποτελούν ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 130 από

131 εισροή για τη σύνταξη του πρωτοκόλλου παραλαβής ή απόρριψης στα πλαίσια της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 131 από

132 17.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 132 από

133 17.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ο Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Κατάλογο λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου (ενημερωμένος) Συμπληρωμένους καταλόγους λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου (ανά πιστοποίηση) Έγγραφα συστάσεων προς τον ανάδοχο Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 133 από

134 18. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ Ή ΕΝΔΙΑΜΕΣΟΥ ΦΟΡΕΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ 18.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της επικοινωνίας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης και ενημέρωσης της / του κατά τη διάρκεια όλων των σταδίων υλοποίησης των έργων, μέσω της διαβίβασης των απαιτούμενων και ορθά συμπληρωμένων εγγράφων και αναφορών Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που εκτελεί η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις Έλεγχος Προόδου Προηγείται και τροφοδοτεί με τα ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έργου αποτελέσματά της τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:18 Παρακολούθηση Επικοινωνία & Ενημέρωση Διαχειριστικής Χρονοδιαγράμματος Αρχής ή Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης Δεδομένα Απόφαση Ένταξης Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύστημα Διαχείρισης Έργου Στοιχεία προόδου του έργου Αλληλογραφία με Διαχειριστική Αρχή ή Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για υποβολή έκτακτων αναφορών 18.5 Αποτελέσματα Τακτικές ή έκτακτες αναφορές προς τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Δελτία Παρακολούθησης Προόδου Πράξης και Υποέργου Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Υποέργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 134 από

135 18.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου - Σύνταξη οδηγιών διαχείρισης επικοινωνίας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ. - Σύνταξη και υποβολή δελτίων / αναφορών προς τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ. - Συντονισμός της επικοινωνίας του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ. - Έλεγχος και υποβολή δελτίων / αναφορών προς τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ. Ομάδα Διαχείρισης Έργου Στην περίπτωση που δεν συγκροτείται Ομάδα Διαχείρισης Έργου, οι παρακάτω αρμοδιότητες εκτελούνται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου με την υποστήριξη της Γραμματείας, ενώ ανάλογα θα πρέπει να προσαρμοστεί και η περιγραφή των βημάτων της διαδικασίας. - Υποστήριξη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου στη συμπλήρωση των δελτίων / αναφορών προς τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης - Συμμετοχή στη διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας του με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ., ανάλογα με το ρόλο και τις αρμοδιότητες κάθε μέλους - Συμμετοχή στην επικοινωνία του με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ. Γραμματεία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας - Παροχή προς την Ομάδα Διαχείρισης Έργου των απαιτούμενων στοιχείων και εγγράφων για την τακτική και έκτακτη ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής ή του Ε.Φ.Δ., συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων των διοικητικών και επιτόπιων επαληθεύσεων του έργου. - Διαβίβαση στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου των απαιτούμενων στοιχείων και εγγράφων για τη συμπλήρωση και υποβολή των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου ή και για οποιαδήποτε ανάγκη παροχής οικονομικών στοιχείων προς τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ Σχετικά Κείμενα N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 135 από

136 Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία επικοινωνίας και ενημέρωσης Διαχειριστικής Αρχής ή Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Διαχείριση επικοινωνίας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης 2. Σύνταξη και υποβολή δελτίων και αναφορών έργου 3. Κάλυψη έκτακτων αναγκών ενημέρωσης και επικοινωνίας Διαχείριση Επικοινωνίας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου δίνει σαφείς οδηγίες για τον τρόπο διαχείρισης της επικοινωνίας του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, λαμβάνοντας υπόψη τις σχετικές υποχρεώσεις που απορρέουν από την Απόφαση Ένταξης της πράξης, το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης και το Σύστημα Διαχείρισης του Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ. Οι οδηγίες αφορούν ειδικότερα στα ακόλουθα: Διαχείριση εισερχόμενης αλληλογραφίας έργου. Με ευθύνη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου καθορίζονται και κατανέμονται οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των επιμέρους μελών της Ομάδας Διαχείρισης Έργου όσον αφορά: - στην παραλαβή και στην πρωτοκόλληση του εισερχομένου εγγράφου - στο χαρακτηρισμό και στην παράδοση /κοινοποίησή του στους λοιπούς αποδέκτες, και ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 136 από

137 - στην αρχειοθέτηση του εγγράφου στο αντίστοιχο τμήμα του Φακέλου Έργου. Διαχείριση εξερχόμενης αλληλογραφίας έργου. Με ευθύνη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου καθορίζονται οι ελάχιστες απαιτήσεις περιεχομένου και μορφοποίησης των απευθυνόμενων στη Διαχειριστική Αρχή ή στον Ε.Φ.Δ. εγγράφων (πρότυπο επιστολής) και κατανέμονται οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των επιμέρους μελών της Ομάδας Διαχείρισης Έργου όσον αφορά: - στη σύνταξη του εγγράφου - στον προσδιορισμό του /ων αποδέκτη /ών - στον χαρακτηρισμό του (π.χ. «επείγον», «προς ενημέρωση» κλπ.) - στην πρωτοκόλλησή του - στην παράδοση και κοινοποίησή του στους εμπλεκόμενους - στην αρχειοθέτησή του στο αντίστοιχο τμήμα του Φακέλου Έργου. Διαχείριση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας έργου. Με ευθύνη του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου καθορίζονται οι ελάχιστες απαιτήσεις διαχείρισης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του έργου, προκειμένου να εξασφαλίζεται η άμεση πρόσβαση και ανάκτηση των ηλεκτρονικών εγγράφων καθ όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Ειδικότερα προσδιορίζονται: - ο τρόπος σύνταξης των ηλεκτρονικών εγγράφων (περιεχόμενο, μορφοποίηση, υπογραφή) - ο τρόπος πρωτοκόλλησης και αρχειοθέτησης των ηλεκτρονικών (εισερχόμενων και εξερχόμενων) εγγράφων στον ηλεκτρονικό φάκελο του έργου Σύνταξη και Υποβολή Δελτίων και Αναφορών Έργου Η ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής ή του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης για την πρόοδο υλοποίησης του έργου πραγματοποιείται μέσω των τυποποιημένων Δελτίων Παρακολούθησης Προόδου της Πράξης (τριμηνιαία ή εξαμηνιαία) και των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου που υποβάλλονται από την Γραμματεία του, σύμφωνα με συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα που προκύπτει από την Απόφαση Ένταξης Πράξης και το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης και ενσωματώνεται στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου έχει τη μέριμνα και την ευθύνη για την ορθή συμπλήρωση και την έγκαιρη υποβολή των δελτίων και αναφορών του Έργου ως ακολούθως: Σύνταξη δελτίου / αναφοράς: Τα επιφορτισμένα με το έργο υποστήριξης της συμπλήρωσης του εκάστοτε δελτίου / αναφοράς στελέχη της Ομάδας Διαχείρισης Έργου, όπως έχουν προσδιορισθεί στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου, συμπληρώνουν τα δελτία / αναφορές, ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 137 από

138 σύμφωνα με τις οδηγίες του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου και εντός των προβλεπόμενων χρονικών ορίων. Η συμπλήρωση του Δελτίου Παρακολούθησης Προόδου Πράξης / Υποέργου (Έντυπο PRO.14) υποστηρίζεται από τα στοιχεία που συλλέγονται κατά τη διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος, συμπεριλαμβανομένων των μηχανογραφημένων αρχείων, τα στοιχεία του οποίου αποτελούν, εισροή για τη συμπλήρωση των Δελτίων. Αντίστοιχη διαδικασία ακολουθείται και για τα Μηνιαία Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου (Έντυπο PRO.15), τα στοιχεία για τη συμπλήρωση των οποίων διαβιβάζονται στο Λογιστήριο του, με την ευθύνη του Υπεύθυνου Έργου. Κατά το ίδιο τρόπο, διαβιβάζονται και τα αντίγραφα παραστατικών δαπανών ή λογιστικών καταστάσεων, ή εντύπων κίνησης τραπεζικών λογαριασμών extrait, κλπ, τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν υποχρεωτικά τα Μηνιαία Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου. Επισημαίνεται ότι τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών υποβάλλονται στη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης για καταχώρηση στο ΟΠΣ, υπογεγραμμένα από: 1. Τον προϊστάμενο του 2. Τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου και 3. Τον Υπεύθυνο Υποέργου ένας εκ των δύο τελευταίων είναι υποχρεωτικά ο υπόλογος διαχειριστής του Έργου. Έλεγχος δελτίου / αναφοράς: Μετά τη συμπλήρωση τους, τα δελτία / αναφορές ΟΠΣ διαβιβάζονται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου στην Γραμματεία του που εξετάζει τα συμπληρωμένα δελτία /αναφορές ως προς την ορθότητα και πληρότητα του περιεχομένου και προβαίνει σε διορθώσεις βελτιώσεις, όπου απαιτούνται. Υποβολή δελτίου /αναφοράς: Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, ο οποίος έχει την τελική ευθύνη σύνταξης και υπογραφής του δελτίου /αναφοράς, μεριμνά για την έγκαιρη υποβολή του εκάστοτε δελτίου/ αναφοράς, σε έντυπη ή και ηλεκτρονική μορφή, προς τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Κάλυψη Εκτάκτων Αναγκών Ενημέρωσης και Επικοινωνίας Η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέας μπορούν να αιτούνται ενημέρωσης, με τη μορφή έκτακτων αναφορών ή και απλής προφορικής ενημέρωσης, σχετικά με την πρόοδο υλοποίησης του έργου και τυχόν προβλήματα ή αποκλίσεις που προκύπτουν κατά την υλοποίησή του, σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Ως εκ τούτου, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου φροντίζει και είναι υπεύθυνος για τη διαρκή ετοιμότητα όλων των μελών της Ομάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 138 από

139 Διαχείρισης Έργου, ανάλογα με το ρόλο και την αρμοδιότητα του καθενός, να ανταποκριθούν σε οποιαδήποτε πρόσθετη ή έκτακτη ανάγκη ενημέρωσης με την παροχή ορθών και επίκαιρων στοιχείων προόδου του έργου, σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες ενημέρωσης (π.χ. επίτευξη δεικτών, πρόοδος φυσικού/ οικονομικού αντικειμένου, διαχείριση συγκεκριμένων προβλημάτων κλπ.). Αντίστοιχη διαθεσιμότητα θα πρέπει να επιδεικνύει, τόσο η Ομάδα Διαχείρισης Έργου, όσο και ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, στο πλαίσιο των επιτόπιων επαληθεύσεων του έργου εκ μέρους της Διαχειριστικής Αρχής ή του Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 139 από

140 18.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 140 από

141 18.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης/ Υποέργου Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Υποέργου Κωδικός Εντύπου PRO.14 PRO.15 Υπεύθυνος Τήρησης Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Χρόνος Διατήρησης Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Οδηγίες διαχείρισης επικοινωνίας με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Εισερχόμενη αλληλογραφία έργου από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Εξερχόμενη αλληλογραφία έργου με τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Ηλεκτρονική αλληλογραφία έργου (εκτυπώσεις) μεταξύ του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και Διαχειριστικής Αρχής ή Ε.Φ.Δ. Δελτία Παρακολούθησης Πράξης Δελτία Παρακολούθησης Υποέργου Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου και συνοδευτικά αυτών Έκτακτες αναφορές προς τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Πληροφοριακά Συστήματα Server Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 141 από

142 19. ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ 19.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση της τήρησης των υποχρεώσεων του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που συνδέονται με την οικονομική διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων, όπως αυτές πηγάζουν από το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης και το εγκεκριμένο Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:07 Διασφάλιση Απαιτούμενων Πόρων για την Ωρίμανση & Υλοποίηση Έργου ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 Διεκπεραίωση Πληρωμών Προηγείται και τροφοδοτεί την ΤΕ - 05 ΚΕΦ:19 Τήρηση Λογιστικών Υποχρεώσεων Συγχρηματοδοτούμενων Έργων. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:19 Τήρηση Λογιστικών Υποχρεώσεων Συγχρηματοδοτούμενων Έργων Δεδομένα Απόφαση Ένταξης Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης 19.5 Αποτελέσματα Κατανομή αρμοδιοτήτων για την εκτέλεση των απαιτούμενων ενεργειών για την τήρηση των λογιστικών υποχρεώσεων των συγχρηματοδοτούμενων έργων 19.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Οικονομική Υπηρεσία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Αναγνώριση των απαιτήσεων που συνδέονται με την οικονομική διαχείριση του έργου Τήρηση των αρχικών υποχρεώσεων για την οικονομική διαχείριση του έργου Καθορισμός επιμέρους αρμοδιοτήτων για την οικονομική διαχείριση του έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 142 από

143 19.7 Σχετικά Κείμενα N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, όπως ισχύει. Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, όπως ισχύει. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων. Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία τήρησης λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενων έργων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Αναγνώριση υποχρεώσεων 2. Τήρηση αρχικών υποχρεώσεων 3. Ορισμό αρμοδιοτήτων οικονομικής διαχείρισης Αναγνώριση Υποχρεώσεων Η Οικονομική Υπηρεσία του καταγράφει τις υποχρεώσεις του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, που σχετίζονται με την οικονομική διαχείριση του έργου και είναι: Να τηρεί ξεχωριστή λογιστική μερίδα για την πράξη (έργο), στην οποία θα καταχωρούνται όλες οι δαπάνες που θα αντιστοιχούν πλήρως προς τις δηλούμενες προς τη Διαχειριστική Αρχή στα Δελτία Δήλωσης Δαπανών. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 143 από

144 Να υποβάλει στη Διαχειριστική Αρχή και στην Αρχή Πιστοποίησης, μετά την ολοκλήρωση της πράξης, στοιχεία για τους δημιουργούμενους τόκους από τη χρηματοοικονομική διαχείριση των πόρων που διατίθενται. Να υποβάλει επικαιροποιημένη χρηματοοικονομική μελέτη για το έργο που παράγει έσοδα, μετά την ολοκλήρωσή του. Σε περίπτωση έργου που έχει παράξει έσοδα και δεν έχουν προσδιοριστεί στη σχετική μελέτη κόστους οφέλους, να υποβάλει κατά την ολοκλήρωση της πράξης οικονομικές καταστάσεις από την εκμετάλλευσή του. Να τηρεί όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους των πράξεων για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του Επιχειρησιακού Προγράμματος και τουλάχιστον μέχρι το Το ανωτέρω διάστημα μπορεί να παρατείνεται είτε στην περίπτωση ενδίκων διαδικασιών είτε κατόπιν δεόντως αιτιολογημένης αίτησης της Επιτροπής. Τα ανωτέρω στοιχεία και δικαιολογητικά έγγραφα τηρούνται είτε σε πρωτότυπη μορφή, είτε σε ακριβή αντίγραφα των πρωτότυπων εγγράφων είτε επικυρωμένα φωτοαντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο των εγγράφων είτε σε απλά φωτοαντίγραφα των πρωτοτύπων, είτε σε ηλεκτρονική μορφή. Με την υποβολή του πρώτου Δελτίου Δήλωσης Δαπανών η Οικονομική Υπηρεσία του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας κοινοποιεί στη Διαχειριστική Αρχή τυποποιημένη κατάσταση στην οποία καταγράφονται τα στοιχεία ταυτότητας και η διεύθυνση των φορέων στους οποίους τηρούνται τα ανωτέρω στοιχεία και έγγραφα, καθώς και η μορφή με την οποία τηρούνται από τον κάθε εμπλεκόμενο φορέα. Η εν λόγω κατάσταση επικαιροποιείται και αποστέλλεται εκ νέου στη Διαχειριστική Αρχή, εφόσον επιμέρους στοιχεία της μεταβληθούν. Ενδεχόμενοι λοιποί όροι που προβλέπονται στο Σύμφωνο Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης της Πράξης. Η Οικονομική Υπηρεσία του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου ενημερώνονται για τους κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών και λαμβάνουν όλα τα απαραίτητα μέτρα για την ακριβή τήρησή τους Τήρηση Αρχικών Υποχρεώσεων Η Οικονομική Υπηρεσία του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας προχωρά στις παρακάτω ενέργειες: ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 144 από

145 Άνοιγμα ιδιαίτερου έντοκου τραπεζικού λογαριασμού, στον οποίο θα κατατίθενται οι πιστώσεις που έχουν δεσμευτεί για το έργο. Στον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό θα τηρούνται και οι τόκοι και τα λοιπά έσοδα που πιθανόν να προκύψουν από οποιαδήποτε αιτία και τα οποία χρησιμοποιούνται υπέρ του έργου Δημιουργία ξεχωριστής λογιστικής μερίδας ή δημιουργία Βιβλίου Αναλυτικής Καταγραφής Χρηματοοικονομικών Ενεργειών Πράξης (ΒΑΚΧΕΠ) σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή (περίπτωση μη ύπαρξης διπλογραφικού μηχανογραφικού λογιστικού συστήματος) για την καταχώρηση όλων των οικονομικών πράξεων που σχετίζονται με την υλοποίηση του έργου Δημιουργία κέντρων κόστους ανά υποέργο /σύμβαση, με αντίστοιχη ανάπτυξη λογαριασμών δαπανών. Η δόμηση των υποέργων /συμβάσεων ως κέντρων κόστους θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα άθροισης των δαπανών σε επίπεδο έργου. Δημιουργία φακέλου για την τήρηση των δικαιολογητικών εγγράφων σχετικά με τις δαπάνες του έργου Ορισμός Αρμοδιοτήτων Οικονομικής Διαχείρισης Ο Προϊστάμενος Λογιστηρίου του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας είναι αρμόδιος για την οικονομική διαχείριση κάθε έργου και αναλαμβάνει τις παρακάτω υποχρεώσεις: Υποστήριξη στη διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων ενεργειών για την έγκαιρη καταβολή των πιστώσεων στο έργο Διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων ενεργειών για την καταβολή των πληρωμών στους αναδόχους και για την πληρωμή των δαπανών των έργων Ενημέρωση του Υπευθύνου Έργου για τις δαπάνες του έργου, προκειμένου να συνταχθεί και να υποβληθεί έγκαιρα και ορθά το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών, καθώς και τα συνοδευτικά αυτού έγγραφα και στοιχεία Ενημέρωση του φακέλου τήρησης των οικονομικών στοιχείων του έργου Παρακολούθηση και καταγραφή ενδεχόμενων εσόδων που δημιουργούνται από την υλοποίηση του έργου. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 145 από

146 19.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου Τίτλος Έργου Προϊστάμενος Λογιστηρίου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος Οικονομικών Στοιχείων Έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Απόδειξη ανοίγματος ιδιαίτερου έντοκου τραπεζικού λογαριασμού Πληροφοριακά Συστήματα DE FACTO Logic Dis Μηχανογραφικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 146 από

147 20. ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ 20.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση της νομιμότητας και κανονικότητας των απαιτήσεων πληρωμών του έργου, καθώς και η διεκπεραίωσή τους Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:19 Τήρηση Λογιστικών Υποχρεώσεων Συγχρηματοδοτούμενων Έργων Πληρωμών. ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:21 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:14 Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Τήρηση Λογιστικού Συστήματος Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 Διεκπεραίωση Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 Διεκπεραίωση Πληρωμών. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 Διεκπεραίωση Πληρωμών. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτείται από τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 Διεκπεραίωση Πληρωμών Δεδομένα Στοιχεία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου του έργου Αποτελέσματα Καταβολή πληρωμών στους αναδόχους των έργων, πληρωμή δαπανών των έργων Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Κατάρτιση εντολής πληρωμής και διαβίβασή της Οικονομική Υπηρεσία Ειδικού Λογαριασμού Εξέταση εντολής πληρωμής ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 147 από

148 ΤΕ - 05 ΚΕΦ 20. ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι.) ΣΤΕΡΕΑΣ ΕΛΛΑΔΑΣ Έλεγχος νομιμότητας και επιλεξιμότητας πληρωμής Έκδοση εντάλματος πληρωμής Καταβολή πληρωμής Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου για την πραγματοποίηση της πληρωμής Πρόεδρος Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Υπογραφή εντάλματος πληρωμής 20.7 Σχετικά Κείμενα N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, όπως ισχύει. Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, όπως ισχύει. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ), η οποία έχει τροποποιηθεί με την υπ. αριθμ. 5058/ΕΥΘΥ 138 (ΦΕΚ 292/τ. Β / ). Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία διεκπεραίωσης πληρωμών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κατάρτιση εντολής πληρωμής 2. Έλεγχο νομιμότητας και επιλεξιμότητας πληρωμής - Έκδοση εντολής πληρωμής 3. Καταβολή πληρωμής 4. Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου για την πραγματοποίηση πληρωμής ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 148 από

149 ΤΕ - 05 ΚΕΦ 20. ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι.) ΣΤΕΡΕΑΣ ΕΛΛΑΔΑΣ Κατάρτιση Εντολής Πληρωμής Για την πληρωμή των δαπανών του έργου ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου προετοιμάζει την εντολή πληρωμής, η οποία περιλαμβάνει τα εξής : Κατάσταση πραγματοποιηθεισών δαπανών, με χρήση των κατά περίπτωση εντύπων, ανάλογα με το είδος της δαπάνης Πρωτότυπα παραστατικά του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, Σχετική τεκμηρίωση της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου του έργου, στη βάση της οποίας αιτείται την πληρωμή των ως άνω δαπανών (πρωτόκολλα παραλαβής Επιτροπών Παρακολούθησης και Παραλαβής ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου) Στο πλαίσιο αυτό διενεργείται και η κατανομή /ο χαρακτηρισμός των δαπανών στις επιλέξιμες κατηγορίες δαπανών του έργου. Η εντολή πληρωμής διαβιβάζεται στον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έλεγχος Νομιμότητας και Επιλεξιμότητας Πληρωμής - Έκδοση Εντάλματος Πληρωμής Λαμβάνοντας υπόψη τα στοιχεία της εντολής πληρωμής, τα οποία έχει καταθέσει σε αυτήν ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (δια του Προϊστάμενου Λογιστηρίου ) προβαίνει στον έλεγχο της νομιμότητας και της επιλεξιμότητας των προς πληρωμή δαπανών. Εφόσον δεν διαπιστώσει κάποια έλλειψη ή παρατυπία, ο προχωρεί στη λογιστικοποίηση των δαπανών και στην έκδοση του σχετικού εντάλματος πληρωμής, το οποίο εγκρίνεται από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, μέσω της υπογραφής του από το νόμιμο εκπρόσωπο του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Καταβολή Πληρωμής Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας ελέγχου νομιμότητας και επιλεξιμότητας της δαπάνης, το ένταλμα πληρωμής, υπογεγραμμένο από το Πρόεδρο της Επιτροπής Εκπαίδευσης & Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, διαβιβάζεται στην Οικονομική Υπηρεσία του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας για την καταβολή της σχετικής πληρωμής Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου για την Πραγματοποίηση Πληρωμής Με την καταβολή της πληρωμής, ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (δια του Προϊστάμενου Λογιστηρίου ) διαβιβάζει φωτοαντίγραφο του εντάλματος πληρωμής ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 149 από

150 στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου, ο οποίος το χρησιμοποιεί, ως εισροή για τη σύνταξη του Μηνιαίου Δελτίου Δήλωσης Δαπανών του έργου. Κατά τον ίδιο τρόπο διαβιβάζονται στον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου και τα αντίγραφα παραστατικών δαπανών ή λογιστικών καταστάσεων, ή εντύπων κίνησης τραπεζικών λογαριασμών extrait, κλπ, τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν υποχρεωτικά τα Μηνιαία Δελτία Δαπανών Υποέργου Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 150 από

151 20.10 Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Φάκελος Οικονομικών Στοιχείων Έργου «Τίτλος Έργου» Προϊστάμενος Λογιστηρίου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου Ο Φάκελος Οικονομικών Στοιχείων Έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Εντολή πληρωμής Ένταλμα πληρωμής Παραστατικά και λοιπά αποδεικτικά στοιχεία πληρωμής και εξόφλησης Συμφωνία ειδικού τραπεζικού λογαριασμού Πληροφοριακά Συστήματα OTS Μηχανογραφικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 151 από

152 21. ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 21.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας είναι η ορθολογική οικονομική διαχείριση του έργου και ειδικότερα η διασφάλιση της τήρησης των υποχρεώσεων που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει η νομοθεσία και η συμφωνία παραστατικών, λογιστικών εγγραφών και ταμειακών ροών Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα της Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 ΤΕ - 05 ΚΕΦ:22 Διεκπεραίωση Πληρωμών Ολοκλήρωση Έργου Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - 05 ΚΕΦ:21 Τήρηση Λογιστικού Συστήματος. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της ΤΕ - 05 ΚΕΦ:21 Τήρηση Λογιστικού Συστήματος Δεδομένα Παραστατικά δαπανών και εξόφλησης 21.5 Αποτελέσματα Εγγραφές λογιστικού συστήματος Οικονομικές και λογιστικές καταστάσεις 21.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Λογιστήριο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας - Καταχώρηση παραστατικών στο λογιστικό σύστημα - Έλεγχος λογιστικών καταχωρήσεων Σχετικά Κείμενα Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 152 από

153 τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). N 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία τήρησης λογιστικού συστήματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Καταχώρηση παραστατικών στο λογιστικό σύστημα 2. Έλεγχος λογιστικών καταχωρήσεων Καταχώρηση Παραστατικών στο Λογιστικό Σύστημα Σύμφωνα με το δεύτερο βήμα της διαδικασίας ΤΕ - 05 ΚΕΦ:19 Τήρηση Λογιστικών Υποχρεώσεων Συγχρηματοδοτούμενων Έργων, έχει ήδη ανοιχθεί από το Λογιστήριο ειδική οικονομική μερίδα λογαριασμός στον προϋπολογισμό (για την είσπραξη στους κωδικούς των εσόδων και για τις πληρωμές στους κωδικούς των εξόδων), καθώς και στο Λογιστικό Σχέδιο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Με την έκδοση κάθε παραστατικού (πληρωμής ή εξόφλησης) γίνεται ενημέρωση των κωδικών των λογαριασμών του έργου, καθώς και των αντίστοιχων Βιβλίων. Τα παραστατικά που καταχωρούνται στο λογιστικό σύστημα έχουν προηγουμένως χαρακτηριστεί (αιτιολογία εντάλματος), σύμφωνα με τα περιγραφόμενα στη Διαδικασία ΤΕ - 05 ΚΕΦ:20 Διεκπεραίωση Πληρωμών από τον Ειδικό Λογαριασμό Με την ολοκλήρωση των εγγραφών τα παραστατικά αρχειοθετούνται. Τηρείται οργανωμένο και ελεγχόμενο αρχείο για την τήρηση όλων των παραστατικών και των δικαιολογητικών που συνδέονται με τις λογιστικές εγγραφές και γενικά την οικονομική διαχείριση Έλεγχος Λογιστικών Καταχωρήσεων Στο τέλος κάθε μήνα και οπωσδήποτε αμέσως μετά την ολοκλήρωση του έργου, γίνεται έλεγχος των λογιστικών καταχωρήσεων που περιλαμβάνει: Έλεγχο ορθής τήρησης των κανονιστικών και νομοθετικών διατάξεων που ισχύουν Έλεγχο της συμφωνίας των παραστατικών με τις λογιστικές εγγραφές. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 153 από

154 Έλεγχο πληρότητας των λογιστικών εγγραφών Έλεγχο συμφωνίας λογιστικών εγγραφών με τα υποβληθέντα Δελτία Δήλωσης Δαπανών. Στην περίπτωση που διαπιστωθούν λανθασμένες εγγραφές ή παραλείψεις, το Λογιστήριο του, θα πρέπει να προχωρήσει σε διορθωτική ενέργεια, σύμφωνα με τις διατάξεις που καθορίζονται για τη συγκεκριμένη λανθασμένη καταχώρηση ή παράλειψη Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας Έντυπα - Αρχεία Τύπος Εγγράφων - Αρχείου Κωδικός Εντύπου Υπεύθυνος Τήρησης Χρόνος Διατήρησης Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου «Τίτλος Έργου» Προϊστάμενος Λογιστηρίου Ακολουθεί τον Φάκελο Έργου ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 154 από

155 Ο Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου «Τίτλος Έργου» περιλαμβάνει: Εκτυπώσεις / αναφορές λογιστικού συστήματος Πληροφοριακά Συστήματα OTS Μηχανογραφικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 155 από

156 22. ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΟΥ 22.1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης και παράδοσης των παραδοτέων του έργου, σύμφωνα με την εγκεκριμένη απόφαση ένταξης και τις αντίστοιχες νομικές δεσμεύσεις, καθώς και η επιβεβαίωση της ορθότητας, κανονικότητας και επιλεξιμότητας των αντίστοιχων δηλώσεων δαπανών σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το πλαίσιο χρηματοδότησής του Πεδίο Εφαρμογής Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα της Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας που παρακολουθεί ο Σχετικές Διαδικασίες ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Παρατηρήσεις Πιστοποίηση Φυσικού Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - ΤΕ - 05 ΚΕΦ:16 Αντικειμένου 05 ΚΕΦ:22 Ολοκλήρωση Έργου. Προηγείται και τροφοδοτεί τη ΤΕ - ΤΕ - 05 ΚΕΦ:21 Τήρηση Λογιστικού Συστήματος 05 ΚΕΦ:22 Ολοκλήρωση Έργου Δεδομένα Ολοκλήρωση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου 22.5 Αποτελέσματα Έκθεση Ολοκλήρωσης Πράξης Απόφαση Ολοκλήρωσης Πράξης 22.6 Αρμόδιοι Εμπλεκόμενοι Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου Επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του Έργου Σύνταξη και υποβολή στη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ε.Φ.Δ της Έκθεσης Ολοκλήρωσης Πράξης Τακτοποίηση του Φακέλου Έργου Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας Έγκριση Έκθεσης Ολοκλήρωσης Πράξης ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 156 από

157 22.7 Σχετικά Κείμενα Κ.Υ.Α. 679/ Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» (ΦΕΚ 826/ ), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα και η οποία κυρώθηκε στο νόμο υπ. αριθμ. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ ). Οδηγός χρηματοδότησης του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας. Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, άρθρο 57, όπως ισχύει. Nόμος 4314/2014 (ΦΕΚ 265/Α/ ) Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Κάθε σχετική, με το αντικείμενο της παρούσης διαδικασίας, διάταξη, του ισχύοντος σήμερα θεσμικού πλαισίου Περιγραφή Βημάτων Η διαδικασία ολοκλήρωσης του έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Επιβεβαίωση ολοκλήρωσης έργου 2. Σύνταξη και υποβολή Έκθεσης Ολοκλήρωσης Πράξης 3. Έκδοση και κοινοποίηση Απόφασης Ολοκλήρωσης Πράξης 4. Τακτοποίηση Φακέλου Έργου Επιβεβαίωση Ολοκλήρωσης Έργου Ως ολοκλήρωση ενός έργου νοείται η ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του συνόλου των υποέργων, ώστε το έργο να αποδίδει το αναμενόμενο λειτουργικό αποτέλεσμα. Η ολοκλήρωση τόσο του φυσικού όσο και του οικονομικού αντικειμένου διαπιστώνεται στο πλαίσιο της συγκεκριμένης, για κάθε υποέργο, κανονιστικής διαδικασίας υλοποίησης του. Κατά συνέπεια, ανάλογα με τη φύση του υποέργου και την προβλεπόμενη θεσμοθετημένη διαδικασία υλοποίησής του, καθορίζεται και η χρονική στιγμή ολοκλήρωσής του. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 157 από

158 Η ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου κάθε υποέργου πραγματοποιείται τη χρονική στιγμή κατά την οποία διαπιστώνεται και πιστοποιείται από τον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας με προκαθορισμένες και θεσμοθετημένες διοικητικές ενέργειες, ότι το φυσικό αντικείμενο του υποέργου ολοκληρώθηκε όπως προβλεπόταν στην αντίστοιχη σύμβαση ή άλλη νομική δέσμευση και όπως περιγράφεται στη σχετική απόφαση ένταξης στο ΕΠ. Η ολοκλήρωση του οικονομικού αντικειμένου κάθε υποέργου πραγματοποιείται τη χρονική στιγμή κατά την οποία έχει ήδη ολοκληρωθεί το προβλεπόμενο, σύμφωνα με τους όρους της απόφασης ένταξης (όπως αυτή ισχύει), φυσικό αντικείμενο και ο του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας έχει πιστοποιήσει και καταβάλει τις δαπάνες για την υλοποίησή του. Ειδικότερα όσον αφορά: τις δημόσιες συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών: ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των ειδών ή υπηρεσιών και ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου, η έκδοση από τον δικαιούχο του παραστατικού πληρωμής για τα αντίστοιχα είδη ή υπηρεσίες. την υλοποίηση έργων με ίδια μέσα ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η παραλαβή του συνόλου των εργασιών από το ορισμένο για το σκοπό αυτό όργανο (Επιτροπή Παραλαβής ) ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου η τελευταία εξόφληση τιμολογίου, μισθοδοσίας κ.λ.π. Με βάση τα ανωτέρω ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου είναι αρμόδιος για την διαπίστωση του κατά πόσο πληρούνται οι παραπάνω συνθήκες για την ολοκλήρωση του έργου, σε συνεργασία με τις αρμόδιες Επιτροπές Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (υποέργου), καθώς και με τον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας (δια του Προϊστάμενου Λογιστηρίου ) Σύνταξη και Υποβολή Έκθεσης Ολοκλήρωσης Πράξης Αφού ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου επιβεβαιώσει την εκπλήρωση των προϋποθέσεων ολοκλήρωσης του έργου, προχωρά στη σύνταξη της Έκθεσης Ολοκλήρωσης Πράξης, σύμφωνα με το τυποποιημένο Έντυπο PRO.16 Έκθεση Ολοκλήρωσης Πράξης. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 158 από

159 Ταυτόχρονα θα πρέπει να συντάξει και το Τελικό Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης και το Τελικό Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (εάν εκκρεμεί). Η έκθεση περιλαμβάνει τα παρακάτω μέρη: Περιγραφή ολοκληρωμένου φυσικού αντικειμένου έργου και αποτελέσματα Οικονομικό αντικείμενο έργου Στοιχεία πιστοποίησης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου Συμμόρφωση σε συστάσεις ελέγχων / επαληθεύσεων ελεγκτικών οργάνων Επίσης, η Έκθεση συνοδεύεται από μια σειρά συνημμένων στοιχείων, τα οποία θα συλλέγονται με ευθύνη του Υπευθύνου Έργου. Η Έκθεση υποβάλλεται προς έγκριση και υπογραφή από την Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας και στη συνέχεια αποστέλλεται στη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης Έκδοση και Κοινοποίηση Απόφασης Ολοκλήρωσης Πράξης Η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης εξετάζει τα υποβληθέντα από τον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας στοιχεία, καθώς και αυτά που τηρεί στον φάκελο έργου και στο ΟΠΣ, προκειμένου να επαληθεύσει: Τα παραδοτέα (φυσικό αντικείμενο) του έργου και την ικανοποίηση του λειτουργικού του αποτελέσματος Τα στοιχεία του οικονομικού αντικειμένου, όπως αυτό έχει αποτυπωθεί στο ΟΠΣ, σε σχέση με τα τηρούμενα στοιχεία στη λογιστική μερίδα της πράξης Τη συμμόρφωση του του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας σε τυχόν συστάσεις προγενέστερων ελέγχων, που έχουν διενεργηθεί στο έργο από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα. Στην περίπτωση που ζητηθούν οποιαδήποτε συμπληρωματικά στοιχεία ή διευκρινήσεις από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου είναι αρμόδιος για τη συγκέντρωση και υποβολή τους. Στην περίπτωση που κατά τη διοικητική επαλήθευση των στοιχείων από τη Δ.Α. ή τον Ε.Φ.Δ. διαπιστωθούν προβλήματα ή εάν με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία το φυσικό αντικείμενο του έργου που πραγματοποιήθηκε και το λειτουργικό αποτέλεσμα δεν είναι δυνατόν να επαληθευτούν διοικητικά, προγραμματίζει επιτόπια επαλήθευση. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, μόλις ενημερωθεί για την πραγματοποίηση της επιτόπιας επαλήθευσης, λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα για τη διευκόλυνση της επιτόπιας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 159 από

160 επαλήθευσης, τη διασφάλιση της ετοιμότητας των εμπλεκόμενων και τη δυνατότητα πρόσβασης στο σύνολο των απαιτούμενων πληροφοριών και στοιχείων. Μετά το πέρας της διοικητικής ή και επαλήθευσης, η Διαχειριστική Αρχή ή ο Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για την έκδοση της Απόφασης Ολοκλήρωσης Πράξης, η οποία κοινοποιείται στον Ειδικό Λογαριασμό του Τ.Ε.Ι. Στερεάς Ελλάδας, με συνημμένο το Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης Πράξης, προκειμένου να καταχωρηθεί από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου στο Φάκελο Έργου Τακτοποίηση Φακέλου Έργου Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου καταχωρεί την Απόφαση Ολοκλήρωσης Πράξης και το Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης Πράξης στο Φάκελο Έργου, επιβεβαιώνει την πληρότητα του φακέλου, σύμφωνα με τις προδιαγραφές του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και διασφαλίζει τη φύλαξή του σε ασφαλές μέρος. ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 160 από

161 22.9 Διάγραμμα Ροής Διαδικασίας ΤΕ 05 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ 162 Μάρτιος 2016 Έκδοση 1.0 Σελίδα 161 από