Executive Academy... ή...πώς να έχετε στελέχη που φέρνουν αποτελέσµατα

Transcript

1 Κιλκίς 14, Τ.Θ.820, ιώνη ΤΚ19009, Πικέρµι Αττικής Τηλ: , Fax: Executive Academy... ή...πώς να έχετε στελέχη που φέρνουν αποτελέσµατα ηµήτρης Βιντζηλαίος Κάνω τα σωστά πράγµατα σωστά, την πρώτη φορά και ενισχύω τις σχέσεις µε τους άλλους, κάτω από οποιεσδήποτε συνθήκες, ενώ ταυτόχρονα αντλώ προσωπική ικανοποίηση από την εργασία µου και φροντίζω να γίνοµαι καλύτερο στέλεχος κάθε µέρα!!! 1. Εισαγωγή: Το σύστηµα έρχεται να δώσει λύσεις στην επαγγελµατική ανάπτυξη µεσαίων και στελεχών υποστήριξης και να πετύχει τη λύση προβληµάτων δυσλειτουργείας στο εσωτερικό των επιχειρήσεων, στην προσπάθεια των στελεχών αυτών να φέρουν αποτελέσµατα ποιότητας. Τα τελευταία χρόνια όλοι οι κλάδοι της οικονοµίας βρίσκονται σε µία συνεχή αλλαγή. Η αλλαγή οφείλεται σε µία σειρά από παράγοντες, όπως: η οικονοµία της γνώσης, η πληροφορική έχει µπει έντονα στον τρόπο που σχεδιάζεται και παράγεται το αποτέλεσµα της εργασίας µας, η παγκοσµιοποίηση έχει φέρει την ανταγωνιστικότητα σε πολύ υψηλά επίπεδα, υπάρχει τεράστια έµφαση σ' αυτό που ονοµάζουµε ποιότητα και συνεχής βελτίωση, µε κεντρικό άξονα την επικέντρωση στον πελάτη. Το αποτέλεσµα είναι οι οργανισµοί να γίνονται περισσότερο επίπεδοι και να απαιτούν από τους διευθυντές τους να υλοποιούν όλο και περισσότερα, βασιζόµενοι στα λιγοστά στελέχη τους. Αυτή η πραγµατικότητα οδηγεί τα στελέχη των τµηµάτων στη διεκπεραίωση πολλαπλάσιου αριθµού απαιτητικών εργασιών σε συνθήκες συµπιεσµένου χρόνου. 2. Η Εσωτερική Αλυσίδα ηµιουργίας Αξίας Το σύστηµα Executive Academy, είναι το µόνο πολυεπίπεδο εκπαιδευτικό πρόγραµµα για τα στελέχη γραφείου, στελέχη γραµµατειακής υποστήριξης και προσωπικούς βοηθούς, στελέχη υποστηρικτικών τµηµάτων, όπως της µηχανογράφησης, των οικονοµικών και διοικητικών τµηµάτων, τµηµάτων παραγγελιοληψίας και Logistics κλπ. Όλα αυτά τα στελέχη θεωρούνται συνήθως ότι δεν είναι πρώτης γραµµής, γιατί σπάνια έρχονται σε επαφή µε τον πελάτη, αλλά ότι λειτουργούν υποστηρικτικά σε αυτούς που δίνουν τη µάχη στην αγορά. Εάν όµως υιοθετήσουµε τις απόψεις του Michael Porter θα δούµε ότι όλα αυτά τα στελέχη είναι εξίσου σηµαντικά µε τα στελέχη πρώτης γραµµής, γιατί συµµετέχουν σε µία κρίσιµη αλυσίδα δηµιουργίας αξίας για τον τελικό πελάτη της επιχείρησης, που είναι καθοριστική για την επιβίωση και την ανάπτυξη. Σε αυτήν την αλυσίδα δηµιουργίας αξίας, ο καθένας είναι πελάτης του προηγούµενου και προµηθευτής του επόµενου. Κάθε στέλεχος έχει εσωτερικούς πελάτες και εσωτερικούς προµηθευτές. Κάθε στέλεχος θα πρέπει να παράγει αποτέλεσµα για να ικανοποιήσει τις ανάγκες των εσωτερικών πελατών του αλλά και να διαπραγµατεύεται, να λαµβάνει αποτελέσµατα από τους προµηθευτές του, σύµφωνα µε τις ανάγκες του δικού του ρόλου. Ο σχεδιασµός τoυ συστήµατος Executive Academy στηρίζεται στο µοντέλο δηµιουργίας αξίας και οπλίζει τα στελέχη αυτής της κατηγορίας µε τις απαραίτητες δεξιότητες, για να ανταποκριθούν στον ρόλο τους και να φέρουν αποτελέσµατα πρόσθετης αξίας για την επιχείρηση.

2 3. Εργαλείο Αξιολόγησης : Executive Competence Navigator Για την παραγωγή ενός αποτελέσµατος υπάρχουν διάφορες δραστηριότητες που πρέπει να πραγµατοποιήσουν οι άνθρωποί µας. Με κάθε δραστηριότητα είναι συνυφασµένες 3 σηµαντικές έννοιες: η γνώση (Knowledge), πρέπει κάποιος να ξέρει τι πρέπει να κάνει, οι ικανότητες, τα skills, δηλαδή πώς πρέπει να το κάνει και τέλος, µία σηµαντική έννοια, η έννοια του attitude, δηλαδή, θα πρέπει να θέλει, θα πρέπει εσωτερικά να έχει κτίσει την κατάλληλη στάση απέναντι σ' αυτή τη διαδικασία, για να την βάζει σε εφαρµογή όποτε και όταν χρειάζεται. Η δραστηριότητα µπορεί να είναι απλή: από την έκδοση ενός τιµολογίου µέχρι την ενηµέρωση ενός πελάτη εσωτερικού ή εξωτερικού για κάποιο θέµα που τον αφορά. Κάθε δραστηριότητα λοιπόν απαιτεί από τους ανθρώπους µας να έχουν σ' ένα συγκεκριµένο επίπεδο αυτούς τους τρεις παράγοντες. Ποιό είναι όµως αυτό το συγκεκριµένο επίπεδο; Το σύστηµα Executive Academy συνοδεύεται από ένα διαγνωστικό εργαλείο το οποίο είναι άµεσα συνδεδεµένο µε τις περιοχές αποτελέσµατος. Το Executive Competence Navigator σαρώνει τις τρεις διαστάσεις των δεξιοτήτων (γνώσεις, ικανότητες και στάσεις) που απαιτούνται για την επίτευξη αποτελεσµάτων σε όλες τις περιοχές του ρόλου ενός στελέχους και µας δίνει µία διαγνωστική εικόνα των σηµείων που υπάρχει έλλειµα δεξιοτήτων. Το Executive Competence Navigator µπορεί να χρησιµοποιηθεί µε πολλούς διαφορετικούς τρόπους: Pre-assessment Στην περίπτωση αυτή τα αποτελέσµατα χρησιµοποιούνται για να προασαρµοστεί το σύστηµα και να δοθεί µεγαλύτερος χρόνος και εστίαση στα σηµεία όπου υπάρχει ουσιαστική έλλειψη δεξιοτήτων. Post-assessment Στην περίπτωση αυτή τα αποτελέσµατα χρησιµοποιούνται για να διαπιστωθεί το επίπεδο των δεξιοτήτων και να σχεδιαστούν οι Follow up ενέργειες. Pre-assessment & Post-assessment Η διενέργεια του διαγνωστικού εργαλείου πριν και µετά την εκπαίδευση δίνει την δυνατότητα να διαπιστωθεί το επίπεδο εµπέδωσης, αφοµοίωσης και εφαρµογής στην πράξη, των µεθόδων, τεχνικών και εργαλείων του συστήµατος. Εάν το επίπεδο αφοµοίωσης δεν είναι ικανοποιητικό, αυτό είναι πολύ πιθανό να σηµαίνει ότι απαιτούνται άλλου είδους παρεµβάσεις σε επίπεδο οργάνωσης, κινήτρων ή διοικητικής κουλτούρας για να επιτευχθούν αποτελέσµατα που δηµιουργούν αξία. 4. Περιγραφή του συστήµατος Executive Academy Οι σύµβουλοι της ΡΡΡ µελέτησαν την εσωτερική λειτουργία ενός τµήµατος και τους επαγγελµατικούς ρόλους που αναλαµβάνουν τα διάφορα στελέχη στην υλοποίηση τυπικών και ατύπων διαδικασίων, χρησιµοποίησαν διεθνείς βέλτιστες πρακτικές και την εµπειρία τους από την ελληνική αγορά, κωδικοποίησαν την πολυπλοκη εργασία ενός στελέχους σε οποιοδήποτε τµήµα µε στόιχο την επίτευξη αποτελεσµάτων. Προϊόν αυτής της κωδικοποίησης είναι ο προσδιορισµός 7 διαφορετικών περιοχών αναζήτησης αποτελέσµατος που απαιτούν τρία διαφορετικά είδη δεξιοτήτων, όπως αποτυπώνεται στον πίνακα που ακολουθεί.

3 Οι περιοχές αναζήτησης αποτελέσµατος είναι: BUSINESS SUPPORTING SKILLS 1 ο υναµικός Ρόλος Τα στελέχη οφείλουν να κατανοούν τον ρόλο τους όχι τόσο περιγραφικά αλλά ουσιαστικά, να κατανοούν τον σκοπό της θέσης τους και να λειτουργούν δυναµικά στα πλαίσια του ρόλου τους για να πληρώσουν την αποστολή τους. Η κατανόηση του ρόλου σηµαίνει: κάνω τα σωστά πράγµατα! 2 ο Λειτουργικότητα Η λειτουργικότητα είναι άµεσα συνυφασµένη µε την ιδιαιτερότητα του κάθε επαγγελµατικού ρόλου και τον τρόπο εργασίας ώστε τα αποτελέσµατα να έρχονται µε τον πιο παραγωγικό, αποδοτικό τρόπο. Λειτουργικότητα σηµαίνει: κάνω τα σωστά πράγµατα σωστά!! CORE EXECUTIVE SKILLS 3 ο Αποτελεσµατικότητα Ενώ η λειτουργικότητα δείχνει το δρόµο για αποδοτική εργασία σε ένα περιβάλλον έντονων αλλαγών είναι εξαιρετικά σηµαντικό, τα αποτελέσµατα να είναι εγκαιρα και χρήσιµα σε αυτόν που θα τα χρησιµοποιήσει στην αλυσίδα αξίας, στον εσωτερικό πελάτη. Αποτελεσµατικότητα σηµαίνει: κάνω τα σωστά πράγµατα σωστά την πρώτη φορά!!! 4 ο Ποιοτική Εξυπηρέτηση 5 ο ιαθεσιµότητα / Προσαρµοστικότητα Πολλές φορές η ζητούµενη απόδοση, τα ζητούµενα αποτελεσµάτα δεν έιναι µόνο φυσικά, απτά αποτελέσµατα, αλλά και άϋλα όπως η συµπεριφορά, η συνεργασία, οι σχέσεις, η ικανοποίηση του εσωτερικού ή εξωτερικού πελάτη. Ποιοτική Εξυπηρέτηση σηµαίνει: κάνω τα σωστά πράγµατα σωστά την πρώτη φορά και ενισχύω τις σχέσεις µου µε τους άλλους!!! Οι αλλαγές σχεδίων, προγραµµάτων, οι αλλαγές προτεραιοτήτων και η εξυπηρέτηση πολλών και διαφορετικών πελατών δηµιουργεί συνθήκες πίεσης και φόρτου τις οποίες θα πρέπει να διαχειριστεί το στέλεχος. Προσαρµοστικότητα σηµαίνει: ότι κάνω τα σωστά πράγµατα σωστά την πρώτη φορά και ενισχύω τις σχέσεις µε τους άλλους, κάτω από οποιεσδήποτε συνθήκες!!! PROFESSIONAL SUPPORTING SKILLS 6 ο Επαγγελµατική Ικανοποίηση 7 ο Προσωπική Ανάπτυξη Στελέχη που λειτουργούν σε εσωτερικές υποστηρικτικές λειτουργίες και τµήµατα µίας επιχείρησης σπάνια συµµετέχουν σε συστήµατα κινήτρων. Το σύστηµα τους µαθαίνει να αναζητούν την προσωπική ικανοποίηση µέσα από την φύση της εργασίας τους και τον επαγγελµατισµό. Επαγγελµατική Ικανοποίηση σηµαίνει: κάνω τα σωστά πράγµατα σωστά την πρώτη φορά και ενισχύω τις σχέσεις µε τους άλλους, κάτω από οποιαδήποτε συνθήκες ενώ αντλώ προσωπική ικανοποίηση από την εργασία µου!!! Τα στελέχη, για να µπορέσουν να φέρουν τα αποτελέσµατα που τους ζητούνται υπό συνθήκες αλλαγών και πίεσης θα πρέπει να µπορούν να µπορούν να µαθαίνουν γρήγορα και να αναπτύσσουν νέες δεξιότητες µε στόχο την εκπλήρωση του επαγγελµατικού τους ρόλου, αλλά και την προσωπική τους εξέλιξη που αποτελεί ένα από τα ισχυρά κίνητρα Προσωπική ανάπτυξη σηµαίνει: κάνω τα σωστά πράγµατα σωστά την πρώτη φορά και ενισχύω τις σχέσεις µε τους άλλους, κάτω από οποιεσδήποτε συνθήκες ενώ αντλώ προσωπική ικανοποίηση από την εργασία µου και φροντίζω να γίνοµαι καλύτερο στέλεχος κάθε µέρα!!! Το σύστηµα Executive Academy καθιστά ικανό το στέλεχος να κάνει τα σωστά πράγµατα σωστά την πρώτη φορά και να ενισχύει τις σχέσεις µε τους άλλους, κάτω από οποιαδήποτε συνθήκες, ενώ ταυτόχρονα αντλεί προσωπική ικανοποίηση από την εργασία του και φροντίζει να γίνεται καλύτερο στέλεχος κάθε µέρα!!!

4 Πώς χτίζω αυτό το επίπεδο απόδοσης αποτελεσµάτων των στελεχών; Χρειάζοµαι µία συστηµατική µεθοδολογία για να αναλύσω τις επαγγελµατικές ανάγκες και να σχεδιάσω τις απαραίτητες αναπτυξιακές ενέργειες. ε φτάνει να κάνει κάποιος σποραδικά κάποια σεµινάρια εδώ και εκεί, πρέπει να υπάρχει µία εκπαιδευτική στρατηγική ανάπτυξης ανθρώπινου δυναµικού προσαρµοσµένη στις ανάγκες αυτών των στελεχών και στις συνθήκες του εργασιακού περιβάλλοντός τους. Το σύστηµα Executive Academy έρχεται να σας βοηθήσει να διαµορφώσετε µία τέτοια στρατηγική ανάπτυξης ανθρώπινου δυναµικού. Η υλοποίηση ενός τέτοιου συστήµατος Ανάπτυξης Ανθρώπινου υναµικού, καθιστά αναγκαία την υιοθέτηση της ιδέας της Ακαδηµίας και της µεθοδολογίας του Training Engineering. Οι Ακαδηµίες αποτελούν συστηµικές µεθοδολογίες που προσεγγίζουν µια µεγάλη περιοχή επαγγελµατικών ρόλων, οργανώνουν ένα µοντέλο που ερµηνεύει τις σχετικές ανάγκες και διαµορφώνουν µια πλήρη πρόταση για το σχεδιασµό της παρέµβασης. Το Training Engineering αποτελεί την µεθοδολογία σχεδιασµού και ανάπτυξης εκπαιδευτικού περιεχοµένου µε σαφείς, εφικτούς στόχους που πηγάζουν από επιχειρηµατικές ανάγκες. Οι παρεµβάσεις της PPΡ σε επιχειρήσεις τα τελευταία χρόνια την έχουν φέρει στο σηµείο να αναπτύξει περιεχόµενο και µεθοδολογίες, χρησιµοποιώντας την αντίληψη της Ακαδηµίας, σε πολλούς τοµείς όπως τις πωλήσεις, την ηγεσία, το change management και τώρα στην εσωτερική λειτουργεία της επιχείρησης. Είναι προφανές ότι η προσέγγιση µε την αντίληψη της Ακαδηµίας αποτελεί ένα ευέλικτο σύστηµα σχεδιασµού της ανάπτυξης του ανθρώπινου δυναµικού, και όχι απλά ένα εκπαιδευτικό πρόγραµµα. Η δοµή µιας πρότασης Ακαδηµίας προσδιορίζει: Τους στόχους ανάπτυξης σχετικά µε τα προσδοκώµενα αποτελέσµατα Την πορεία µάθησης, την πιο κατάλληλη σε σχέση µε τις συνθήκες που υπάρχουν σήµερα. Μια διαδοχή εξελικτικών φάσεων που περιλαµβάνει: διάγνωση, βασική εκπαίδευση, συνεχή αναπληροφόρηση, follow up, ενίσχυση, εξειδίκευση Μια προσεκτική δόση διαφορετικών µεθοδολογιών: ατοµική αξιολόγηση, οµαδική αξιολόγηση, οπτικοακουστικά βοηθήµατα, συστήµατα µέτρησης αποτελεσµατικότητας, χρήση νέων τεχνολογιών, βιωµατική µάθηση, blended learning. Το σύστηµα Executive Academy είναι το µόνο πολυεπίπεδο εκπαιδευτικό πρόγραµµα για τα στελέχη γραφείου, στελέχη γραµµατειακής υποστήριξης και προσωπικούς βοηθούς, στελέχη υποστηρικτικών τµηµάτων όπως της µηχανογράφησης, των οικονοµικών και διοικητικών τµηµάτων, τµηµάτων παραγγελιοληψίας και Logistics κλπ. Έχουµε προσδιορίσει τρία επίπεδα εξέλιξης των επαγγελµατικών ρόλων που προαναφέραµε που τα καθένα χαρακτηρίζεται από δεξιότητες µε αυξανόµενο επίπεδο πολυπλοκότητας. Ως εκ τούτου το σύστηµα Executive Academy αναπτύσσεται σε 3 φάσεις: ξεκινώντας την εκπαίδευση των στελεχών στις 7 περιοχές αποτελέσµατος και στην υιοθέτηση πρακτικών και εργαλείων για την επίτευξη έργου σε όλες (φάση 1), το σύστηµα καθοδηγεί τα στελέχη στη διαχείριση δύσκολων καταστάσεων και στη χρήση προχωρηµένων τεχνικών και εργαλείων σε συνθήκες πίεσης και υψηλού φόρτου (φάση 2), για να τα οδηγήσει στην υπεροχή, στην καταξίωση µέσα από το ρόλο τους και στην επαγγελµατική τους ανάπτυξη (φάση 3).

5 To σύστηµα σε πλήρη έκταση αποτελείται από 21 τρίωρες ενότητες οι οποίες είναι δοµηµένες οριζόντια σε 7 περιοχές δηµιουργίας αποτελέσµατος και κάθε περιοχή αποτελέσµατος µελετάται σε βάθος τριών επιπέδων διαφορετικής πολυπλοκότητας και βαθµού δυσκολίας. 5. Επίλογος Βεβαίως, το σύστηµα Executive Academy, ένα σύστηµα ανάπτυξης ανθρώπινου δυναµικού δε λύνει όλα τα προβλήµατα. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου µετά την παρέµβαση η βελτίωση είναι πρόσκαιρη. Αυτό µπορεί να συµβεί όταν η οργάνωση και ο εξοπλισµός µέσα από τα οποία θα υλοποιήσουν τη δουλειά τους, δεν υπάρχουν, ή δεν υπάρχουν στο βαθµό που θα έπρεπε να υπάρχουν. Όταν δεν υπάρχει δέσµευση του management στην εκπαίδευση. Επίσης, η εφαρµογή καινούργιων τεχνικών και εργαλείων απαιτεί πρόσθετη προασπάθεια. Το περιβάλλον, η κουλτούρα το σύστηµα λειτουργίας της επιχείρησης αµείβουν αυτή την προσπάθεια; Το εργαλείο του Executive Competence Navigator είναι πραγµατικά αναντικατάστατο σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις στο να µας δείξει που ακριβώς βρίσκονται οι αιτίες των φτωχών αποτελεσµάτων. Το κόστος; Όσοι σκέφτονται πόσο είναι το κόστος της εκπαίδευσης, θα ήταν καλύτερα να σκέφτονται ποιο είναι το κόστος του να µην εκπαιδεύουν τον κόσµο τους. Γιατί το κόστος της εκπαίδευσης είναι µόνο το ορατό µέρος του παγόβουνου. Αυτό που δε φαίνεται είναι το κόστος του να έχω ανθρώπους οι οποίοι δεν έχουν τις κατάλληλες ικανότητες, δεν έχουν τις κατάλληλες γνώσεις και δεν έχουν την κατάλληλη στάση, την κατάλληλη προδιάθεση απέναντι στα πράγµατα και στις καταστάσεις. Το αόρατο κόστος αυτό πραγµατικά δεν είναι µετρήσιµο και συνήθως αγνοείται. Μόνο στο βάθος του χρόνου µπορείτε να καταλάβετε πόσο πολύ σας κοστίζει το να µην εκπαιδεύετε τους ανθρώπους σας. Ο σχεδιασµός τoυ συστήµατος Executive Academy οπλίζει τα µεσαία στελέχη και τα στελέχη υποστηρικτικών λειτουργειών µε τις απαραίτητες δεξιότητες για να ανταποκριθούν στον ρόλο τους και να δηµιουργήσουν αποτελέσµατα πρόσθετης αξίας για την επιχείρηση.