Διαχείριση Ειδών (MM)- (Materials Management (MM)) Μελέτη Περίπτωσης

Transcript

1 CASE STUDY Διαχείριση Ειδών (MM)- (Materials Management (MM)) Μελέτη Περίπτωσης Αυτή η μελέτη περίπτωσης εξηγεί με λεπτομέρεια μια ολοκληρωμένη διαδικασία διαχείρισης ειδών και έτσι επιτυγχάνεται μια εις βάθος κατανόηση της λειτουργίας του SAP για τη διαχείριση ειδών. ΠΡΟΙΟΝ SAP ERP G.B.I. Release 6.04 ΕΠΙΠΕΔΟ Undergraduate Graduate Beginner Εστίαση Διαχείριση Υλικών ΣΥΓΓΡΑΦΕΙΣ Bret Wagner Stefan Weidner ΕΚΔΟΧΗ 2.20 ΚΙΝΗΤΡΑ Οι απαιτήσεις καταχώρισης δεδομένων στις ασκήσεις διαχείρισης υλικών (MM 1 έως 5 ΜΜ) ελαχιστοποιούνται διότι πολλά από τα δεδομένα ήταν ήδη αποθηκευμένα στο σύστημα SAP. Αυτά τα αποθηκευμένα δεδομένα, που είναι γνωστά ως βασικά δεδομένα (master data), απλοποιούν την δραστηριότητα των επιχειρηματικών συναλλαγών. Κατά τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων, χρησιμοποιήσαμε τα δεδομένα βασικού αρχείου για τους πωλητές και τα υλικά (είδη που αγοράσαμε) για την απλοποίηση της διαδικασίας προμηθειών. Στη μελέτη αυτής της περίπτωσης, θα δημιουργήσουμε τα κύρια στοιχεία (καρτέλα) για ένα νέο προμηθευτή και ένα νέο εμπόρευμα. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ Προτού χρησιμοποιήσετε την παρούσα μελέτη περίπτωσης, πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με την πλοήγηση στο σύστημα SAP. Προκειμένου να λειτουργήσει με επιτυχία αυτή η μελέτη περίπτωσης, δεν είναι απαραίτητο να έχουν τελειώσει οι ασκήσεις ΜΜ (ΜΜ 1 έως ΜΜ5). Ωστόσο αυτό, συνιστάται. ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ Αυτή η μελέτη περίπτωσης χρησιμοποιεί το σύνολο δεδομένων της Global Bike Inc. (G.B.I.), η οποία έχει δημιουργηθεί αποκλειστικά για τα παγκόσμια προγράμματα σπουδών (SAP UA). SAP AG

2 Περιεχόμενα Βήμα 1 - Δημιουργία νέου Προμηθευτή... 4 (Create New Vendor)... 4 Βήμα 2 Δημιουργία Καρτέλας είδους (εμπορεύματος)... 6 (Create Material Master for Trading Goods)... 6 Βήμα 3 - Επεκτείνετε την καρτέλα του εμπορεύματος (Extend Material Master for Trading Goods)... 9 Βήμα 4 - Εμφάνιση Αποθέματος / Λίστα αιτημάτων είδους (Display Stock/Requirements List) Βήμα 5 - Δημιουργία Αιτήματος για Αγορά (Create Purchase Requisition) Βήμα 6 - Εμφάνιση λίστας για Απόθεμα / Απαιτήσεις (Display Stock/Requirements List) Βήμα 7 - Δημιουργία Αιτήματος για Προσφορά (Create Request for Quotation) Βήμα 8 Καταχωρίστε τις προσφορές από τους προμηθευτές (Maintain Quotations from Vendors) Βήμα 9 Αξιολογείστε τις προσφορές ως προς την τιμή (Evaluate Quotations on Price) Βήμα 10 Απόρριψη Προσφοράς (Reject Quotations) Βήμα 11 Δημιουργία Παραγγελία αγορών με αναφορά σε ένα RFQ (Create Purchase Order Referencing an RFQ) Βήμα 12 Εμφάνιση παραγγελίας αγορών (Display Purchase Order) Βήμα 13 Δημιουργία Δελτίου Παραλαβής για την παραγγελία αγορών (Create Goods Receipt for Purchase Order) Βήμα 14 Βεβαίωση φυσικής παραλαβής προϊόντων (Verify Physical Receipt of Goods) Βήμα 15 Δημιουργία τιμολογίου απόδειξης από προμηθευτή (Create Invoice Receipt from Vendor) Βήμα 16 Προβολή ιστορικού παραγγελιών αγοράς (Display Purchase Order History) Βήμα 17 Δημιουργία απόδειξη αγαθών για παραγγελία αγορών (Create Goods Receipt for Purchase Order) SAP AG Page 2

3 Βήμα 18 Δημιουργία τιμολογίου απόδειξης από προμηθευτή. (Create Invoice Receipt from Vendor) Βήμα 19 Δημοσίευση πληρωμών σε προμηθευτή (Post Payments to Vendor) Βήμα 20 Προβολή γραμμών ειδών προμηθευτή (Display Vendor Line Items) Βήμα 21 Προβολή ιστορικού παραγγελιών αγορών (Display Purchase Order History) Βήμα 22 Προβολή/επανεξέταση G/L λογαριασμών ατομικών και στοιχεία γραμμής.38 (Display/Review G/L Account Balances and Individual Line Items) SAP AG Page 3

4 Βήμα 1 - Δημιουργία νέου Προμηθευτή (Create New Vendor) Δραστηριότητα: Δημιουργία ενός νέου προμηθευτή. Χρόνος 10 λεπτά Σύντομη Περιγραφή: Χρησιμοποιούμε το SAP Easy Access Menu για να δημιουργήσουμε έναν νέο προμηθευτή με την επωνυμία Mid-West Supply. Όνομα (Θέση): Joyce Hausman (Contract Administrator) Οι προμηθευτές είναι καταχωρημένοι τόσο στη λογιστική όσο και στο υποσύστημα αγορών. Η καρτέλα του προμηθευτή ( master record) απαιτεί την καταχώριση σε τρεις διαφορετικές προβολές-ενότητες (τα γενικά δεδομένα-τα λογιστικά δεδομένα τα δεδομένα αγορών), ώστε η καρτέλα να είναι ενεργή. Οι προμηθευτές μπορούν να δημιουργηθούν κεντρικά, πράγμα που σημαίνει ότι είτε όλες οι όψεις θα δημιουργηθούν ταυτόχρονα είτε θα δημιουργηθούν σταδιακά από τα τμήματα της λογιστικής και των αγορών. Σε αυτή τη μελέτη περίπτωσης, θα δημιουργήσουμε την καρτέλα του προμηθευτή και θα εισάγουμε όλα τα απαραίτητα δεδομένα εξ αρχής. Με αυτόν τον τρόπο, η εγγραφή του προμηθευτή θα περιέχει όλες τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη διεξαγωγή επιχειρηματικών συναλλαγών. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο προμηθευτή, ακολουθούμε το παρακάτω μονοπάτι : Logistics Materials Management Purchasing Master Data Vendor Central Create Vendor master Αφήνουμε το πεδίο Vendor κενό. Το σύστημα θα δημιουργήσει ένα νέο αριθμό. Εισάγουμε US00 για Company Code (κωδικό εταιρείας), US00 για το πεδίο Purchasing Organization και KRED ως Account Group. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο. Στο Create Vendor:Address, επιλέγουμε ως Τitle το Company, εισάγουμε ως Name Mid-West Supply, και ως όρο για την αναζήτηση τον κωδικό μας (###). Ως Street/House number εισάγουμε 335 W Industrial Lake Dr, ως US00 US00 KRED Company Mid-West Supply ### SAP AG Page 4

5 Postal Code 68528, και ως City Lincoln. Επιπλέον ορίζουμε US ως country και NE ως Region. Ως communication language επιλέγουμε English. Συγκρίνουμε τις καταχωρήσεις μας με την οθόνη που φαίνεται πιο κάτω. 335 W Industrial Lake Dr Lincoln US NE English Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο ή στο μέχρι να δούμε την οθόνη Create Vendor: Control screen. Στην οθόνη Create Vendor:Control, στον τομέα TAX Information, στο Tax Number 2 εισάγουμε ### (θυμηθείτε να αντικαταστήσετε το ### με τον κωδικό σας). Επιβεβαιώστε την εισαγωγή και παραλείψετε την επόμενη οθόνη (Create Vendor: Payment transactions) κάνοντας κλικ στο ή στο δύο φορές. Στην οθόνη Create Vendor: Accounting Information Accounting, εισάγετε Recon. Account: Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ή στο. Στη οθόνη Create Vendor : Payment transactions Accounting, επιλέγουμε Payt Terms 0001, και επιλέγουμε Chk double inv. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ή στο. Στην οθόνη Create Vendor: Correspondence Accounting, πληκτρολογήστε το όνομά σας στο πεδίο Clerk at vendor. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ή στο. Στην οθόνη Create Vendor: Purchasing data οθόνη, εισάγετε USD ως Order currency και το 0001 ως Terms of paymnt. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ή στο. Δεν υπάρχουν άλλα δεδομένα που πρέπει να καταχωρηθούν για τη δημιουργία της καρτέλας του προμηθευτή. Κάντε κλικ στο για να αποθηκευθεί η εγγραφή του προμηθευτή. Το σύστημα θα εκχωρήσει αυτόματα ένα μοναδικό αριθμό για τον προμηθευτή σας. Κάντε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Access. για να επιστρέψετε στην οθόνη SAP Easy ### Chk double inv. Your name USD 0001 Vendor master number SAP AG Page 5

6 Βήμα 2 Δημιουργία Καρτέλας είδους (εμπορεύματος) (Create Material Master for Trading Goods) Δραστηριότητα: Δημιουργία καρτέλας είδους (εμπορεύματος). Χρόνος 15 λεπτά Σύντομη Περιγραφή: Χρησιμοποιούμε το μενού SAP Easy Access για να δημιουργήσουμε μια καρτέλας είδους για το Wholesale κανάλι δανομής. Όνομα (Θέση): Sandeep Das (Warehouse Supervisor) Για να δημιουργήσουμε μια νέα καρτέλα εμπορεύματος ακολουθούμε το παρακάτω μονοπάτι: Logistics Materials Management Material Master Material Create (Special) Trading Goods Θα δούμε την πιο κάτω οθόνη Στο πεδίο Material(είδος), πληκτρολογούμε CHLO1 ### (αντικατάσταση ### με τον κωδικό σας) και επιλέγουμε Retail ως Industry sector. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο. ή πατάμε το πλήκτρο Enter. CHLO1### Retail Στην επόμενη οθόνη (βλέπε εικόνα), επιλέγουμε τις ακόλουθες επιλογές, κάνοντας κλικ πάνω στο τετράγωνο μπροστά από τις αντίστοιχες γραμμ: - Basic Data 1 - MRP 1 - Sales: Sales Org. Data 1 - MRP 2 - Sales: Sales Org. Data 2 - MRP 3 - Sales: General/Plant Data - General Plant Data/Storage 1 - Purchasing - Accounting 1 Basic Data 1 Sales: Sale Org. Data 1 Sales: Sales Org. Data 2 Sales: General/Plant Data Purchasing MRP 1 MRP 2 MRP 3 General Plant Data / St. 1 Accounting 1 Επίσης, επιλέγουμε το Create views selected και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο. Create views selected SAP AG Page 6

7 Στην οθόνη Organizational levels (οργανωτικά επίπεδα), καταχωρούμε στο Plant MI00 (Miami), στο Stor. Location TG00 (Trading Goods), στο Sales Org. UE00 (US East), και στο Distr. Channel WH (Wholesale). Συγκρίνουμε με την οθόνη που φαίνεται παρακάτω. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο. MI00 TG00 UE00 WH Στην οθόνη Basic Data 1, εισάγουμε την περιγραφή του είδους Chain Lock (στο πεδίο κειμένου δίπλα στον κωδικό υλικού). Ως Base Unit (Βασική μονάδα μέτρησης), χρησιμοποιούμε τη βοήθεια του F4 για να βρούμε και να επιλέξουμε το each ΕΑ (τεμάχιο). Στο πεδίο Material Group (Ομάδα είδους) επιλέγουμε UTIL (Utilities). Ως Division τμήμα επιλέγουμε AS (Αξεσουάρ). Στο πεδίο Gross Weight (Μικτό βάρος) και στον τομέα Net Weight (Καθαρό βάρος) εισάγουμε 65 και επιλέγουμε (OZ) ως μονάδα βάρους. Στη συνέχεια, πατάμε Enter ή κάνουμε κλικ στο. Basic Data 1 Chain Lock EA UTIL AS OZ SAP AG Page 7

8 Στην οθόνη Sales:sales org. 1, στo πεδίο Delivering plant χρησιμοποιούμε τη βοήθεια F4 για να βρούμε και να επιλέξουμε το εργοστάσιο στο Miami (MI00). Στην ομάδα Tax Data (δεδομένα φόρου), στην στήλη Tax classification (είναι η στήλη που είναι επεξεργάσιμη με λευκό φόντο) πληκτρολογούμε και για τις τρεις κατηγορίες φόρων 0 (και enter)(απαλλασσόμενων). Κάνουμε κλικ στο. Στην επόμενη οθόνη, εισάγουμε Scale quantity 1 και Amount Συγκρίνουμε τις καταχωρήσεις σας με την παρακάτω οθόνη, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο να επιστρέψουμε στις πωλήσεις: sales org. 1 view. Εκεί, πατάμε Enter ή κάνουμε κλικ στο. Sales: sales org. 1 MI Στην καρτέλα: Sales:sales org. 2, επιλέγουμε στο Matl statistics grp 1. Στη συνέχεια, πατάμε Enter. Όσον αφορά τις Sales:sales General / Plant, επιλέγουμε Availability Check (Έλεγχος Διαθεσιμότητας) 02 (Individual requirements) επιλέγουμε Tansp. Grp 0001 (On pallets) και LoadingGrp 0002 (Handcart). Στην καρτέλα Purchasing, εισάγουμε Purchasing grp N00 (North America). Στην καρτέλα MRP 1, επιλέγουμε MRP type : PD (MRP), MRP Controller : 000, Lot size :EX και Minimum Lot Size :10. Στην καρτέλα MRP 2, εισάγουμε Planned Deliv.Time : 6 (ημέρες) και επιλέγουμε Sched Margin key 001. Στην καρτέλα MRP 3, ελέγχουμε αν το Availability check έχει ρυθμιστεί σωστά στο 02. Στη συνέχεια, πατάμε το πλήκτρο Enter. Περνάμε στην οθόνη Plant data / stor. 1 και επιλέγουμε συνέχεια. Στην καρτέλα Accounting 1, επιλέγουμε Valuation Class 3100 (Trading Goods), εισάγουμε Moving price Sales: sales org. 2 1 Sales: General/Plant PD 000 EX 10 Purchasing N00 MRP1 MRP MRP 3 02 Accounting Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου οθόνη. για να αποθηκεύσουμε την καρτέλα του είδους. για να επιστρέψουμε στην SAP Easy Access SAP AG Page 8

9 Βήμα 3 - Επεκτείνετε την καρτέλα του εμπορεύματος. (Extend Material Master for Trading Goods) Δραστηριότητα: Επεκτείνουμε την εγγραφή του είδους. Χρόνος 10 λεπτά Σύντομη Περιγραφή: Αντιγράφουμε τα στοιχεία των πωλήσεων των νέων εμπορευμάτων (chain lock) από το εργοστάσιο του Μαϊάμι στο εργοστάσιο San Diego για να διατηρήσουμε μια διαφορετική κατάσταση. Όνομα (Θέση): Sergey Petrov ( Υπάλληλος Αποθήκης) Για να δημιουργήσουμε νέες προβολές για ένα υπάρχον εμπόρευμα, ακολουθούμε τη διαδρομή: Logistics Materials Management Material Master Material Create (Special) Trading Goods Εισάγουμε ως material number CHLΟ1 ### (και πάλι, αντικαθιστούμε ### με τον τριψήφιο αριθμό μας). Στο Copy from πεδίο, εισάγουμε CHLO1 ### και στο material number ξανά το ίδιο. Στη συνέχεια, πατάμε το πλήκτρο Enter. Στο παράθυρο Select View (s), επιλέγουμε τις τρεις προβολές Sales Organization. Για να βεβαιωθούμε ότι η ένδειξη Create views (Δημιουργία προβολών) είναι επιλεγμένη, και κάνουμε κλικ στο. CHLO1### CHLO1### 3 Sales views Create views selected Στο παράθυρο Organizational Levels, στην αριστερή πλευρά πληκτρολογούμε Plant SD00, Sales Org. UW00 και Distr. Channel WH, ενώ στη δεξιά πλευρά (copy from), πληκτρολογούμε Plant MI00, sales Org. UE00 και Distr. channel WH. Πριν πατήστε enter συγκρίνουμε αυτά που έχουμε καταχωρίσει με αυτά που δείχνει η εικόνα. SD00 UW00 WH MI00 UE00 WH Το σύστημα θα μας μεταφέρει στην οθόνη Sales: sales org. 1. Σημειώνουμε ότι τα δεδομένα των πωλήσεων έχουν αντιγραφεί από τα στοιχεία που δημιουργήθηκαν για το κανάλι διανομής WH. Το σύστημα εμφανίζει ένα μήνυμα που λέει ότι το εμπόρευμα υπάρχει ήδη και θα επεκταθεί. Αλλάζουμε το Delivering Plant από MI00 σε SD00. Μετά κάνουμε κλικ στο. Πληκτρολογούμε Scale quantity 1 και ποσό Κάνουμε κλικ στο και τα αποθηκεύουμε πατώντας στο. Sales: sales org. 1 SD SAP AG Page 9

10 Βήμα 4 - Εμφάνιση Αποθέματος / Λίστα αιτημάτων είδους. (Display Stock/Requirements List) Δραστηριότητα: Εμφάνιση του αποθέματος / λίστα αιτημάτων είδους. Ώρα 5 λεπτά Σύντομη παρουσίαση: Εμφάνιση και επισκόπηση του αποθέματος και της λίστας αιτημάτων είδους για το εμπόρευμα κλειδαριά (chain lock), της ζήτησης που υπάρχει για αυτό το εμπόρευμα. Η έκθεση θα πρέπει να δείξει ότι δεν υπάρχει απόθεμα και ως εκ τούτου το εμπόρευμα δεν είναι διαθέσιμο για χρήση αυτή τη στιγμή. Όνομα (Θέση): Wilton Saban ( Επόπτης απογραφής) Η λίστα αιτημάτων είδους είναι μια δυναμική λίστα και, ως εκ τούτου, αλλάζει κάθε φορά που μια καταχώριση γίνει για το συγκεκριμένο είδος. Για να εμφανίσουμε το απόθεμα και τη λίστας αιτημάτων είδους, ακολουθούμε τη Menu Path: Logistics Materials Management Inventory Management Environment Stock Stock/Requirements List Αυτό θα εμφανίσει την ακόλουθη οθόνη: Stock/requirements list Στο πεδίο Material (είδος), πληκτρολογούμε τον κωδικό του νέου εμπορεύματος CHLO1 ### (αντικατάσταση ### με τον κωδικό μας) και στο πεδίο Plant MI00. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο. Η λίστα stock/requirements πρέπει να μοιάζει με την παρακάτω οθόνη CHLO1### MI00 Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου SAP Easy Access. για να επιστρέψουμε στην οθόνη SAP AG Page 10

11 Βήμα 5 - Δημιουργία Αιτήματος για Αγορά. (Create Purchase Requisition) Δραστηριότητα: Δημιουργούμε ένα αίτημα αγορών. Ώρα 5 λεπτά Σύντομη Περιγραφή: Η διαχείριση των πωλήσεων έχει ενημερώσει το τμήμα αγορών μιας διαφημιστικής καμπάνιας πως θα ξεκινήσει σε 3 μήνες να εμπορεύεται το νέο κωδικό είδους για τις κλειδαριές (chain locks). Δημιουργούμε μια νέα αίτηση αγοράς για 200 τέτοιες κλειδαριές, ώστε να λάβουμε προσφορές και να καταχωρηθούν, και στη συνέχεια ένας προμηθευτής να επιλεγεί ώστε να καλύψει τις αναμενόμενες ανάγκες που συνδέονται με αυτήν την καμπάνια πωλήσεων. Όνομα (Θέση): Wilton Saban (Επόπτης απογραφής) Για να δημιουργήσουμε ένα αίτημα αγορών, θα ακολουθήσουμε τη διαδρομή: Logistics Materials Management Purchasing Purchase Requisition Create Αυτό θα εμφανίσει την ακόλουθη οθόνη Επιλέγουμε το Header ώστε να αναπτυχθεί η κεφαλίδα του παραστατικού. Στο πεδίο κειμένου, πληκτρολογούμε τη σημείωση: «Η Global Bike Inc ζητά προσφορές για το παρακάτω εμπόρευμα. Οι προσφορές θα γίνονται δεκτές μέχρι την 1 η μέρα του επομένου μήνα. SAP AG Page 11

12 Επιλέγουμε Item Overview για την επέκταση της επισκόπησης του είδους. Εισάγουμε Material CHLO1 ### (αντικατάσταση ### με τον αριθμό μας) και Quantity 200. Ως Delivery Date εισάγουμε την ίδια ημέρα σε τρεις μήνες από σήμερα. Στη συνέχεια, πληκτρολογούμε Plant MI00, Stor. loc. TG00, και PGR. N00. Αφού κάνουμε κλικ στο συγκρίνουμε την οθόνη μας με το παρακάτω. CHLO1### months from today MI00 TG00 N00 Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο αγορών.. για να αποθηκεύσουμε το αίτημα Purchase requisition document number Το σύστημα θα δημιουργήσει ένα μοναδικό αριθμό εγγράφου Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP SAP AG Page 12

13 Βήμα 6 - Εμφάνιση λίστας για Απόθεμα / Απαιτήσεις. (Display Stock/Requirements List) Δραστηριότητα: Εμφάνιση ξανά της Stock/Requirements List. Ώρα 5 λεπτά Σύντομη παρουσίαση: Εμφάνιση και επισκόπηση της stock/requirements list για το εμπόρευμα κλειδαριά (chain locks) και της ζήτησης που υπάρχει για αυτό το εμπόρευμα. Από τη στιγμή που δημιουργήθηκε ένα αίτημα αγοράς για 200 τεμάχια αυτού του είδους, το γεγονός αυτό θα πρέπει να φαίνεται στη stock/requirements list με ημερομηνία περίπου 3 μηνών από σήμερα. Όνομα (Θέση): Alberto Conti ( Τεχνικός Βοηθός Γραφείου) Για να εμφανίσουμε τη Stock/Requirements List ξανά, ακολουθούμε το Menu Path: Logistics Materials Management Inventory Management Environment Stock Stock/Requirements List Εάν δεν εμφανιστεί, πληκτρολογούμε στο Material CHLO1 ### και στο Plant MI00. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο. Η Stock/Requirements List θα πρέπει τώρα να μοιάζει με την παρακάτω οθόνη. CHLO1### MI00 Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου SAP Easy Access. για να επιστρέψουμε στην οθόνη SAP AG Page 13

14 Βήμα 7 - Δημιουργία Αιτήματος για Προσφορά. (Create Request for Quotation) Δραστηριότητα Δημιουργία ενός αιτήματος για προσφορά για τις απαιτήσεις που υπάρχουν για αυτό το είδος. Χρόνος 10 min Σύντομη Περιγραφή Δημιουργία ξεχωριστών αιτημάτων για προσφορά (RFQ) σε διαφορετικούς προμηθευτές. Αυτή η διαδικασία θα χρησιμοποιηθεί για την συλλογή των πληροφοριών που αφορούν στην τιμή, διανομή κ.α. πληροφορίες απαραίτητες για την επιλογή του κατάλληλου προμηθευτή που θα μας προμηθεύσεις τις κλειδαριές. Όνομα(Θέση): Alberto Conti ( Τεχνικός Βοηθός Γραφείου) Για την δημιουργία του RFQ, ακολουθούμε τα βήματα από το Menu Path: Logistics Materials Management Purchasing RFQ/Quotation Request for Quotation Create Αυτό θα δημιουργήσει την οθόνη που ακολουθεί. Πληκτρολογούμε στο πεδίο RFQ AN, καταχωρούμε τη σημερινή ημερομηνία ως RFQ Date, και την πρώτη μέρα του επόμενου μήνα στο πεδίο Quotation Deadline. Στο πεδίο Organizational Data, επιλέγουμε Purch. Organization US00 και Purchasing Group N00. Στο Default Data for Items επιλέγουμε Plant MI00. Έπειτα επιλέγουμε, το οποίο θα δημιουργήσει την οθόνη που ακολουθεί. AN today s date 1 st day of next month US00 N00 MI00 SAP AG Page 14

15 Εάν ο αριθμός του αιτήματος της αγοράς μας δεν εμφανισθεί, χρησιμοποιούμε το F4 που θα μας βοηθήσει να βρούμε τον αριθμό του αιτήματος της αγοράς. Έπειτα κάνουμε κλικ στο. Στην Create RFQ: Selection List: Purchase Requisitions οθόνη, καταχωρούμε SLoc (Storage Location) TG00. Κάνουμε κλικ στο για να επιλέξουμε όλες τις γραμμές. Μετά, κάνουμε κλικ στο για να επιλέξουμε όλες τις πληροφορίες για το RFQ. Στην Create RFQ : Item οθόνη, κάνουμε κλικ στο για να εμφανίσουμε τα δεδομένων της επικεφαλίδας. Καταχωρούμε RFQ1### ως Coll. No. (Να θυμηθούμε να αντικαταστήσουμε τα ### με τον δικό μας κωδικό). Συγκρίνουμε τις καταχωρίσεις μας με την οθόνη που βρίσκεται παρακάτω και κάνουμε κλικ στο για να εμφανιστεί η γραμμή των ειδών. TG00 RFQ1 ### Στην Create RFQ : Item Overview οθόνη, ελέγχουμε τα στοιχεία γραμμής και για να βεβαιωθούμε ότι είναι σωστά. Έπειτα επιλέγουμε για να εμφανίσουμε την διεύθυνση του προμηθευτή. Στην Create RFQ: Vendor Address οθόνη, χρησιμοποιούμε το F4 για να βρούμε τον δικό μας προμηθευτή Mid-West Supply. Για να το κάνουμε αυτό, χρησιμοποιούμε ως SAP AG Page 15

16 Search term (### = κωδικός σας) και την City (Lincoln) και κάνουμε διπλό κλικ στην εγγραφή για να εισαχθεί ο κωδικός του Προμηθευτή στο πεδίο. Έπειτα κάνουμε κλικ στο το οποίο θα γεμίσει με τα δεδομένα του δικού μας προμηθευτή τα αντίστοιχα πεδία. Κάνουμε κλικ στο για να αποθηκεύσουμε το RFQ. Ένα προειδοποιητικό μήνυμα θα εμφανιστεί. Πατάμε Ναι για να αποθηκεύσουμε. Το σύστημα SAP θα δημιουργεί έναν μοναδικό κωδικό παραστατικού. Παραμένουμε στην ίδια οθόνη και επαναλαμβάνουμε το τελευταίο βήμα δύο φορές για την δημιουργία ίδιου RFQ και για τους προμηθευτές Dallas Bike Basics και Spy Gear. Για να βρούμε τον προμηθευτή μας, στο πεδίο Vendor χρησιμοποιούμε ξανά τη βοήθεια του F4. Αυτή τη φορά, εισάγουμε US για τη χώρα και τον κωδικό σας (###) στον Search term. Στη συνέχεια, πατάμε το πλήκτρο Enter για να εμφανίσουμε τιη λίστα με τους προμηθευτές των ΗΠΑ (βλ. πίνακα παρακάτω). Κατ 'αρχάς, κάνουμε διπλό κλικ στο Dallas Bike Basics για να το επιλέξουμε. Πίσω στην Create RFQ : Vendor, πατάμε το πλήκτρο Enter και αποθηκεύουμε το δεύτερο RFQ. Και πάλι, για να το αποδεχθούμε πατάμε ΝΑΙ στο προειδοποιητικό μήνυμα του συστήματος. Yes Επαναλαμβάνουμε την ίδια διαδικασία για να δημιουργήσουμε ένα τρίτο RFQ (για Spy Gear) και να το αποθηκεύσουμε. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου screen για να επιστρέψουμε στην SAP Easy Access SAP AG Page 16

17 Βήμα 8 Καταχωρίστε τις προσφορές από τους προμηθευτές. (Maintain Quotations from Vendors) Δραστηριότητα: Καταχωρίστε τις προσφορές από προμηθευτές. Χρόνος 10 λεπτά Σύντομη Περιγραφή: Έχουμε λάβει απαντήσεις στα RFQs που υποβάλλαμε στους προμηθευτές, και έτσι είναι θα καταχωρίσουμε τις απαντήσεις τους στο σύστημα προμηθειών μας, έτσι ώστε να μπορεί να γίνει σύγκριση για την επιλογή του κατάλληλου προμηθευτή. Όνομα (Θέση): Alberto Conti (Τεχνικός Βοηθός Γραφείου) Για την καταχώριση των προσφορών από τους προμηθευτές, ακολουθήστε το Menu Path: Logistics Materials Management Purchasing RFQ/Quotation Quotation Maintain Χρησιμοποιούμε το F4 στο πεδίο RFQ για να βρούμε και να επιλέξουμε τον αριθμό RFQ από τον προμηθευτή μας Mid-West Supply. Στην καρτέλα Purchasing Documents per Vendor, θα πρέπει πρώτα να βρούμε και να επιλέξουμε τον προμηθευτή μας Mid-West Supply. Τοποθετούμε τον κέρσορα στο πεδίο Vendor και πατάμε το πλήκτρο F4 ξανά. Ξεκινάμε την αναζήτηση μετά την πληκτρολόγηση στο πεδίο Country US και τον κωδικό μας (###) ως Search Term. F4 F4 US ### Κάνουμε διπλό κλικ στον προμηθευτή Mid-West Supply για να τον επιλέξουμε. Τώρα ο κωδικός προμηθευτή μας εμφανίζεται στο πεδίο Vendor, πατάμε το πλήκτρο Enter ή κάνουμε κλικ στο για να βρούμε τον αριθμό της πρώτης RFQ που έχουμε δημιουργήσει στην τελευταία καταχώριση. Κάνουμε διπλό κλικ στο RFQ μας για να συμπληρωθεί ο κωδικός στο πεδίο RFQ για την Maintain Quotation : Initial Screen. Έπειτα κάνουμε κλικ στο ή πατάμε Enter. Στην Maintain Quotation:Item Overview οθόνη, εισάγουμε την τιμή των USD. Κάνουμε κλικ στο για να επιλέξουμε όλα τα είδη SAP AG Page 17

18 Μετά κάνουμε κλικ στο για να εμφανίσουμε τις συνθήκες. Εδώ, θα μπορούσαν να καθορίζονται εκπτώσεις και προσαυξήσεις που τυχόν συμπεριλαμβάνονται στην προσφορά. Στην δική μας περίπτωση, συμπληρώνουμε πως η προσφορά έχει ισχύ τρεις μήνες από σήμερα. 3 months from today Κάνουμε κλικ στο για να επιστρέψουμε στην προβολή στοιχείου γραμμής. Μετά κάνουμε κλικ στο για να αποθηκεύσουμε την καταχώριση της προσφοράς για τον προμηθευτή Mid-West Supply. Το σύστημα αναγνωρίζει τις τροποποιήσεις στην πρώτη μας προσφορά με ένα μήνυμα επιτυχίας. Επαναλαμβάνουμε αυτήν την διαδικασία για τα άλλα δύο RFQs που δημιουργήσαμε. Χρησιμοποιούμε τα παραπάνω περιγραφόμενα κριτήρια αναζήτησης για να βρούμε τους πωλητές για τον κωικό μας (###). Πληκτρολογούμε τις τιμές που ακολουθούν: Dallas Bike Basics Spy Gear USD USD Επιβεβαιώνουμε ότι αποθηκεύσαμε δύο RFQs και λάβαμε μηνύματα επιτυχίας της καταχώρισης από το σύστημα. Dallas Bike Basics Spy Gear Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP Easy SAP AG Page 18

19 Βήμα 9 Αξιολογείστε τις προσφορές ως προς την τιμή. (Evaluate Quotations on Price) Δραστηριότητα : Αξιολογούμε τις προσφορές ως προς την τιμή. Ώρα 5 λεπτά Σύντομη Περιγραφή: Δημιουργούμε μια λίστα σύγκρισης για τις τιμές που λάβαμε από τους προμηθευτές. Η λίστα σύγκρισης κατατάσσει τις προσφορές από τη χαμηλότερη στην υψηλότερη τιμή. Όνομα (Θέση) Wilton Saban (Υπεύθυνος να επιβλέπει την απογραφή) Για να συγκρίνουμε τις τιμές των προμηθευτών, ακολουθούμε τα βήματα από το Menu Path: Logistics Materials Management Purchasing RFQ/Quotation Quotation Price Comparison Αυτό θα δημιουργήσει την οθόνη που ακολουθεί. Εισάγουμε στο Purchasing Organization US00, και στο Collective RFQ RFQ1###. Επιλέγουμε με τικ τα Mean Value Quotation και Determine Effective Price. Μετά επιλέγουμε για να εκτελεστεί η σύγκριση τιμών. Αυτό φαίνεται στην οθόνη που ακολουθεί. US00 RFQ1### Mean Value Quotation Determine Effective Price Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP SAP AG Page 19

20 Βήμα 10 Απόρριψη Προσφοράς (Reject Quotations) Δραστηριότητα: Απορρίπτουμε τις δύο από τις τρεις προσφορές. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Ο προμηθευτής (Mid-West Supply) έχει επιλεγεί για την προμήθεια χρησιμοποιώντας τι κριτήριο της χαμηλότερης τιμής. Θα πρέπει τώρα να κοινοποιηθεί στους υπόλοιπους προμηθευτές πως οι προσφορές τους δεν γίνονται δεκτές. Αυτό επιτυγχάνεται με το τσεκάρισμα των προμηθευτών που πρέπει να απορρίψουμε. Όνομα (Θέση): Wilton Saban (Υπεύθυνος να επιβλέπει την απογραφή) Για την flag/reject quotations, ακολουθήστε τα βήματα του Menu Path: Logistics Materials Management Purchasing RFQ/Quotation Quotation Price Comparison Αυτό που θα εμφανιστεί είναι Εισάγουμε στην Purchasing Organization US00, και Collective RFQ RFQ1###. Επιλέγουμε (τικ) Mean Value Quotation (Μέση Τιμή Προσφοράς) και Determine Effective Price (Καθορισμός Αποτελεσματικής Τιμής). Έπειτα επιλέγουμε για να εκτελέσει τη σύγκριση τιμών. Αυτό φαίνεται στην οθόνη που ακολουθεί. US00 RFQ1### Mean Value Quotation Determine Effective Price Προσδιορίζουμε τον προμηθευτή που θα μας τα προμηθεύσει (η χαμηλότερη προσφερόμενη τιμή) απορρίπτοντας τις άλλες δύο. Για να το κάνουμε αυτό, κάνουμε διπλό κλικ στην προσφορά με τιμή δολάρια. Αυτό που ακολουθεί θα παρουσιαστεί στην οθόνη. SAP AG Page 20

21 Επιλέγουμε R (Rejection Ind.) για να δείξουμε την απόρριψη αυτής της προσφοράς. Κάνουμε κλικ στο. Επιβεβαιώνουμε το προειδοποιητικό μήνυμα που θα εμφανιστεί από το σύστημα με ένα Ναι και αποθηκεύουμε. R Επαναλαμβάνουμε τη διαδικασία για την απόρριψη της δεύτερης προσφορά με USD. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access screen. για να επιστρέψουμε στην SAP SAP AG Page 21

22 Βήμα 11 Δημιουργία Παραγγελία αγορών με αναφορά σε ένα RFQ (Create Purchase Order Referencing an RFQ) Δραστηριότητα: Δημιουργούμε μια Παραγγελία αγορών με αναφορά σε ένα RFQ. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Δημιουργούμε ένα PO με αναφορά στης προσφορά που λάβαμε από τον προμηθευτή. Η αναφορά γίνεται στην χαμηλότερη προσφορά που λάβαμε και όλα τα στοιχεία καταχωρούνται σε ένα νέο PO. Όνομα (Θέση): Aura Maxwell (Αγοραστής) Για να δημιουργήσουμε την παραγγελία, ακολουθούμε το μονοπάτι: Logistics Materials Management Purchasing Purchase Order Create Vendor/Supplying Plant Known Αν δεν υπάρχει οθόνη πλοήγησης στην αριστερή πλευρά, κάνουμε κλικ στην επιλογή. Επιλέγουμε Requests for quotations(αιτήσεις για προσφορές) όπως φαίνεται παρακάτω. Requests for quotations Στην συνέχεια, στο πεδίο Material Number χρησιμοποιούμε τη βοήθεια του F4 για να βρούμε το είδος. Στο Material by Material Type, επιλέγουμε Material Type HAWA και πατάμε Enter *### (e.g. *012 εάν ο αριθμός μας είναι 012) στο πεδίο Material. Μετά, πατάμε Enter ή κάνουμε κλικ στο. Trading Goods Διπλό κλικ στο είδος chain lock (CHLO1###) για να το επιλέξουμε. Όταν ο κωδικός είδους συμπληρώνεται στο πεδίο Material Number βεβαιωνόμαστε ότι όλα τα άλλα κριτήρια αναζήτησης είναι κενά και κάνουμε κλικ στο. Αυτό θα εμφανιστεί στην οθόνη τα τρία RFQs. CHLO1### SAP AG Page 22

23 Κάνουμε κλικ στο Change Breakdown (Αλλαγή Ανάλυσης). Στην επόμενη οθόνη, επιλέγουμε Vendor name(όνομα πωλητή) στο Column Set και κάνουμε κλικ στο ( ) για να το προσθέσουμε στα Sort Criteria. Στη συνέχεια, επιλέγουμε το όνομα του Vendor στον αριστερό πίνακα Sort criteria και κάνουμε κλικ στο ( ) για να εμφανιστεί πρώτα το όνομα του προμηθευτή και μετά ο αριθμός του εγγράφου. Vendor name Αφού έχουμε επιβεβαιώσει τις αλλαγές μας, κάνουμε κλικ στο τα ονόματα των πωλητών μας, με αλφαβητική σειρά., θα δούμε Κάνουμε κλικ στο δεξί μέρος του εικονιδίου Select Layout και επιλέγουμε CHANGE layout. Επιλέγουμε Material στο σωστό πίνακα Column Set και κάνουμε κλικ στο ( ) για να προσθέσουμε τις εμφανιζόμενες στήλες. Material Αφού έχουμε επιβεβαιώσει τις αλλαγές μας, κάνουμε κλικ στο ανοίξουμε τους τρεις φακέλους, θα δούμε την παρακάτω οθόνη. και Ένα κλικ στην requisition/quotation που θέλουμε να δημιουργήσουμε αναφορά (Mid-West Supply) και επιλέγουμε για να υιοθετήσουμε τις πληροφορίες. Mid-West Supply Σημείωση: Αν προσπαθήσουμε να υιοθετήσουμε μία από τις άλλες τιμές θα λάβουμε ένα μήνυμα ότι η προσφορά έχει ήδη απορριφθεί. Επαληθεύουμε ότι το σύστημα αντέγραψε τον κωδικό είδους (Material number) CHLO1###, Ποσότητα (Quantity) 200, τρεις μήνες από σήμερα (three months from today) σαν Διανομή, Ημερομηνία, και τιμή των USD. CHLO1### months from today USD Εάν η επικεφαλίδα δεδομένων δεν έχει ακόμη εμφανισθεί, ανοίγουμε την ενότητα κάνοντας κλικ στο Επικεφαλίδα. Στο tab Conditions πατάμε tab, και εμφανίζετε η συνολική αξία της παραγγελίας (6,400 USD). SAP AG Page 23

24 Εάν η γραμμή είδους δεν έχει ακόμη εμφανισθεί, ανοίγουμε την ενότητα κάνοντας κλικ στο Item Detail. Στο Tab Delivery Schedule επιλέγουμε την πρώτη γραμμή. Μετά, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο ( ) κάτω από τον πίνακα, για να διαχωρίσουμε την παραλαβή αυτού του είδους. Αλλάζουμε το Sched Qty στην πρώτη γραμμή από 200 σε 100. Μετά, καταχωρούμε τα δεδομένα που ακολουθούν στην δεύτερη γραμμή : Delivery Date Sched Qty. 100 Purchase Req. Requisn Item one week after the first delivery same as previous line same as previous line Έπειτα κάνουμε κλικ στο. Επαληθεύουμε τις τιμές που εμφανίζονται με αυτές που βρίσκονται στην παρακάτω οθόνη week after 1 st delivery 100 same same Στην καρτέλα Material Data, επιλέγουμε Info Update. InfoUpdate Έπειτα, βρίσκουμε την ακόλουθη επιλογή στο μενού του συστήματος Purchase Order Save and Output Στην οθόνη που ακολουθεί, επιλέγουμε Output Purchase Order (NEU), Medium Print output (1), Language English (EN) και επιλέγουμε. Στην Create Pur. Order :: Output οθόνη, καταχωρούμε (Logical destination) LOCL, και κλικ στο Εκτύπωση Αμέσως (Print immediately). Purchase Order Print output English LOCL Send immediately SAP AG Page 24

25 Έπειτα, κάνουμε κλικ στο. Μετά κάνουμε, κλικ στο και επιλέγουμε Send immediately when saving the application (όταν σώσουμε την αίτηση) ως χρόνο αποστολής. Πηγαίνουμε πίσω και σώζουμε την παραγγελία. Το σύστημα θα αποδώσει έναν μοναδικό κωδικό στην παραγγελία αγορών. Ένα παρόμοιο έγγραφο σαν αυτό που εμφανίζετε πιο κάτω θα εκτυπωθεί στον δικό μας εκτυπωτή. Send immediately (when saving the application) Purchase order document number Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP Easy SAP AG Page 25

26 Βήμα 12 Εμφάνιση παραγγελίας αγορών (Display Purchase Order) Έργο: Εμφάνιση της παραγγελίας αγορών. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Να εμφανίσετε ηλεκτρονικά τι έχετε αποστείλει στον προμηθευτή σας. Όνομα (Θέση): Aura Maxwell (Αγοραστής) Για να εμφανίσουμε μια παραγγελία αγορών, ακολουθούμε τη διαδρομή: Logistics Materials Management Purchasing Purchase Order Display Αυτό που ακολουθεί θα εμφανιστεί στην οθόνη: Εάν ο κωδικός της παραγγελίας αγορών από το προηγούμενο στάδιο δεν εμφανιστεί, κάνουμε κλικ στο Other Purchase Order. Στην επόμενη οθόνη, εισάγουμε ή θα βρούμε τον αριθμό παραγγελίας μας στο Pur. order field, επιλέγουμε Pur. order και κάνουμε κλικ στο. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο για να εξετάσουμε την ηλεκτρονική εκτύπωση. Θα πρέπει να είναι ίδιο με αυτό που εκτυπώθηκε στον εκτυπωτή μας. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου δύο φορές για να επιστρέψουμε στην SAP Easy Access οθόνη. SAP AG Page 26

27 Βήμα 13 Δημιουργία Δελτίου Παραλαβής για την παραγγελία αγορών. (Create Goods Receipt for Purchase Order) Έργο: Δημιουργείστε ένα Δελτίο Παραλαβής για την παραγγελία αγορών. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Παραλαβή και ενημέρωση της απογραφής των ειδών που παραγγέλθηκαν στον προμηθευτή Mid-West στα προηγούμενα βήματα. Ένα Δελτίο Παραλαβής ειδών θα δημιουργηθεί με αναφορά στην παραγγελία με σκοπό να επιβεβαιωθεί η παραλαβή των ειδών που είχαν παραγγελθεί εντός του χρονικού ορίου και σε καλή κατάσταση. Το απόθεμα του εμπορεύματος θα αυξηθεί και ένα λογιστικό γεγονός θα δημιουργηθεί που θα επηρεάσει την ποσότητα του αποθέματος αυτού του είδους. Όνομα (Θέση): Tatjana Karsova (Υπάλληλος παραλαβών) Για να δημιουργήσουμε ένα Δελτίο Παραλαβής για μια παραγγελία αγορών, ακολουθούμε την παρακάτω διαδρομή: Logistics Materials Management Inventory Management Goods Movement Goods Receipt For Purchase Order GR for Purchase Order (MIGO) Επιβεβαιώνουμε πως τα Goods Receipt και η Purchase Order είναι επιλεγμένα στη λίστα. Καταχωρούμε (ή βρίσκουμε) τον PO αριθμό στο διπλανό πεδίο. Μετά, πατάμε Enter το οποίο θα συμπληρώσει το PO data στο πεδίο. Goods Receipt Purchase Order your PO number Αλλάζουμε τη ποσότητα από 200 σε 100 (να θυμηθούμε πως κάναμε αίτημα για δυο ξεχωριστές παραδόσεις ). Εάν η γραμμή του προϊόντος στο τμήμα εμφάνισης του είδους είναι μόνο για ανάγνωση, κάνουμε click στο εικονίδιο χαμηλά στην οθόνη για να κλείσουμε το τμήμα ανάλυσης των προϊόντων. Μετά, επιλέγουμε το OK. SLoc (Storage location) και τα είδη θα πρέπει να έχουν εισαχθεί. Τέλος, κάνουμε click στο ή για να καταχωρίσουμε την παραλαβή των ειδών. Το σύστημα θα δημιουργήσει ένα μοναδικό κωδικό για το παραστατικό του Δελτίου Παραλαβής. 100 OK Trading Goods Goods receipt document number Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP SAP AG Page 27

28 Βήμα 14 Επιβεβαίωση της φυσικής παραλαβής των ειδών. (Verify Physical Receipt of Goods) Έργο: Επιβεβαίωση της φυσικής παραλαβής των ειδών Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Επιβεβαιώστε την τρέχουσα απογραφή του είδους κλειδαριά ( chain locks). Η εμφάνιση του αποθέματος δίνει πληροφορίες σχετικά με αυτό το είδος σε όλα τα οργανωτικά επίπεδα. Όνομα (Θέση): Tatjana Karsova ( Υπάλληλος παραλαβών ) Για την επιβεβαίωση της φυσικής παραλαβής των ειδών ακολουθούμε το Menu Path : Logistics Materials Management Inventory Management Environment Stock Stock Overview Εισάγουμε στο Material CHLO1###, εισάγουμε στο Plant MI00, και την έκδοση 1. Μετά πατάμε κλικ σε. CHLO1## MI00 1 Στη στήλη Unrestricted use, εμφανίζεται η τρέχουσα απογραφή. Επιλέγουμε τη γραμμή με το υπόλοιπο και κάνουμε κλικ στο. Βλέπουμε πως υπάρχουν 100 τεμάχια αποθέματος για απεριόριστη χρήση και αλλά 100 σε παραγγελία αγορών (σε αναμονή να παραδοθούν στο εργοστάσιο του Miami ). Πατάμε κλικ σε. Πατάμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP Easy SAP AG Page 28

29 Βήμα 15 Καταχώριση τιμολογίου Αγορών από προμηθευτή. (Create Invoice Receipt from Vendor) Έργο: Καταχώριση τιμολογίου Αγορών από προμηθευτή Time 5 min Σύντομη περιγραφή: Καταχωρούμε το τιμολόγιο αγορών που παραλάβαμε από τον προμηθευτή Mid-West αξίας 3, με αναφορά στο Δελτίο Παραλαβής που έχουμε ήδη καταχωρίσει. Αυτό το τιμολόγιο θα δημιουργήσει ένα λογιστικό γεγονός και θα καταχωρηθεί εγγραφή σε υπάρχοντες λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής. Το τιμολόγιο αγορών εμφανίζεται πιο κάτω προκειμένου να μας βοηθήσει να κάνουμε τις απαραίτητες καταχωρήσεις. Όνομα (θέση): Silvia Cassano (Ειδικοί πληρωτέοι λογαριασμοί ) SAP AG Page 29

30 Για την καταχώριση ενός τιμολογίου Αγορών ακολουθούμε τη διαδρομή: Logistics Materials Management Logistics Invoice Verification Document Entry Enter Invoice Εισάγουμε την σημερινή ημερομηνία ως Invoice date χρησιμοποιώντας F4 και ENTER. Ελέγχουμε το Company Code US00.Εισάγουμε το ποσό του τιμολογίου (3200) στο πεδίο Ammoun» και επιλέγουμε XI ως TAX Code (πεδίο δίπλα από το Tax Ammount). Μετά, πληκτρολογούμε INVOICE ### ως κείμενο και κάνουμε κλικ σε. Εισάγουμε (ή βρίσκουμε) τον PO αριθμό (στη μέση της οθόνης δίπλα από το Purchase Order/Scheduling Agreement ) και πατάμε Enter. today s date US00 3, XI INVOICE ### your PO number Επιλέγουμε το Booking OK πεδίο στη γραμμή είδους. Χρησιμοποιούμε το κουμπί για να ελέγξουμε εάν οι κινήσεις είναι σωστές. Τέλος, κάνουμε click στο για να αποθηκεύσουμε το τιμολόγιο αγορών.το σύστημα θα δημιουργήσει ένα μοναδικό αριθμό για αυτό το παραστατικό. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP Booking OK Invoice document number SAP AG Page 30

31 Βήμα 16 Προβολή ιστορικού της παραγγελίας αγορών. (Display Purchase Order History) Έργο: Εμφάνιση του ιστορικού της παραγγελίας αγορών. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Εμφανίζουμε την κατάσταση για το PO για τις κλειδαριές (chain locks). Μια καρτέλα με το ιστορικό της PO δημιουργείται εντός της PO κάθε φορά που γίνεται μια κίνηση για αυτή τη παραγγελία. Όνομα (Θέση): Wilton Saban (Επιβλέπων απογραφή) Για να προβάλουμε το ιστορικό μιας παραγγελίας αγορών ακολουθούμε τη διαδρομή: Logistics Materials Management Purchasing Purchase Order Display Το PO προβάλλεται αυτόματα. Εάν όχι, τότε κάνουμε κλικ στο (Other Purchase Order) και βρίσκουμε τον PO κωδικό. Εάν δε εμφανίζονται τα δεομένα της γραμμής είδους, τότε ανοίγουμε την ενότητα κάνοντας κλικ στο (Item Detail) Στη καρτέλα Purchase Order History, επανεξετάζουμε τη δραστηριότητα που υπάρχει σε σχέση με αυτή την παραγγελία αγορών. Κάνουμε κλικ στο WE (Goods Receipt) material document number. Αυτό θα μας εμφανίσει το παραστατικό που δημιουργήθηκε όταν καταχωρίσαμε την παραλαβή των ειδών. WE Στην καρτέλα Doc. info tab, επιλέγουμε. Αυτό που εμφανίζεται είναι η εγγραφή της Γενικής λογιστικής που δημιουργήθηκε όταν καταχωρίσαμε το Δελτίο Παραλαβής αγορών. Κάνουμε κλικ στο δύο φορές και πηγαίνουμε πίσω στο PO. Στην καρτέλα Purchase Order History, κάνουμε κλικ στο RE-L Τιμολόγιο απόδειξης (Invoice Receipt ) αριθμό παραστατικού. Αυτό θα μας εμφανίσει το παραστατικό του τιμολογίου που καταχωρήθηκε με βάση το τιμολόγιο αγορών του προμηθευτή που καταχωρίσαμε. RE-L Επιλέγουμε. Εδώ βλέπουμε το άρθρο της Λογιστικής που δημιουργήθηκε κατά την αποθήκευση του τιμολογίου. Κάνουμε κλικ στο για να πάμε πίσω στο παραστατικό του τιμολογίου. Στη δεξιά μεριά της οθόνης, κάνουμε κλικ (Line item list) για να ελέγξουμε εάν το τιμολόγιο έχει ακόμη εκκρεμότητες, που σημαίνει ότι δεν έχουμε πληρώσει τον προμηθευτή. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου στο SAP Easy Access screen τρεις φορές για να επιστρέψουμε SAP AG Page 31

32 Βήμα 17 Δημιουργία Δελτίου Παραλαβής για την παραγγελία αγορών. (Create Goods Receipt for Purchase Order) Έργο: Δημιουργείστε ένα Δελτίο Παραλαβής για την παραγγελία αγορών. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Έχουμε υπόψη πως απομένουν για παραλαβή κα άλλα είδη με βάση την παραγγελία στο Mid-West στηριζόμενοι στο προηγούμενο βήμα. Ένα Δελτίο Παραλαβής ειδών θα δημιουργηθεί με αναφορά στην παραγγελία με σκοπό να επιβεβαιωθεί η παραλαβή των ειδών που είχαν παραγγελθεί εντός του χρονικού ορίου και σε καλή κατάσταση. Το απόθεμα του εμπορεύματος θα αυξηθεί και ένα λογιστικό γεγονός θα δημιουργηθεί που θα επηρεάσει την ποσότητα του αποθέματος αυτού του είδους. Όνομα (Θέση): Tatjana Karsova (Υπάλληλος λήψεων ) Για να δημιουργήσουμε ένα Δελτίο Παραλαβής για μια παραγγελία αγορών, ακολουθούμε την παρακάτω διαδρομή: Logistics Materials Management Inventory Management Goods Movement Goods Receipt For Purchase Order GR for Purchase Order (MIGO) Επιβεβαιώνουμε πως τα Goods Receipt και η Purchase Order είναι επιλεγμένα στη λίστα. Καταχωρούμε (ή βρίσκουμε) τον PO αριθμό στο διπλανό πεδίο. Μετά, πατάμε Enter το οποίο θα συμπληρώσει το PO data στο πεδίο. Το σύστημα θα πρέπει να προεπιλέξει στα 100. Εάν η γραμμή του προϊόντος στο τμήμα εμφάνισης του είδους είναι μόνο για ανάγνωση, κάνουμε click στο εικονίδιο χαμηλά στην οθόνη για να κλείσουμε το τμήμα ανάλυσης των προϊόντων. Μετά, επιλέγουμε το OK. SLoc (Storage location) και τα είδη θα πρέπει να έχουν εισαχθεί. Τέλος, κάνουμε click στο ή για να καταχωρίσουμε την παραλαβή των ειδών. Το σύστημα θα δημιουργήσει ένα μοναδικό κωδικό για το παραστατικό του Δελτίου Παραλαβής. Goods Receipt Purchase Order Your PO number 100 OK Trading Goods Goods receipt document number Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Access screen για να επιστρέψουμε στο SAP Easy SAP AG Page 32

33 Βήμα 18 Καταχώριση τιμολογίου Αγορών από προμηθευτή. (Create Invoice Receipt from Vendor) Έργο: Καταχώριση τιμολογίου Αγορών από προμηθευτή Χρόνος 5 min Σύντομη περιγραφή: Καταχωρούμε το τιμολόγιο αγορών που παραλάβαμε από τον προμηθευτή Mid-West αξίας 3, με αναφορά στο Δελτίο Παραλαβής που έχουμε ήδη καταχωρίσει. Αυτό το τιμολόγιο θα δημιουργήσει ένα λογιστικό γεγονός και θα καταχωρηθεί εγγραφή σε υπάρχοντες λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής. Το τιμολόγιο αγορών εμφανίζεται πιο κάτω προκειμένου να μας βοηθήσει να κάνουμε τις απαραίτητες καταχωρήσεις. Όνομα (Θέση): Silvia Cassano (Ειδικός λογαριασμών πληρωτέων) Για την καταχώριση ενός τιμολογίου Αγορών ακολουθούμε τη διαδρομή: Logistics Materials Management Logistics Invoice Verification Document Entry Enter Invoice Ανάλογα με την καταχώριση του πρώτου τιμολογίου, εισάγουμε την σημερινή ημερομηνία ως Invoice date χρησιμοποιώντας το F4 και πατώντας Enter. Ελέγχουμε το Company Code US00. Εισάγουμε το ποσό του τιμολογίου (3,200.00) στο πεδίο Amount field και επιλέγουμε XI ως Tax Code. Μετά, πληκτρολογούμε INVOICE ### ως κείμενο και πατάμε. Εισάγουμε (ή βρίσκουμε) τον PO αριθμό (στη μέση της οθόνης δίπλα από το Purchase Order/Scheduling Agreement ) και πατάμε Enter. Επιλέγουμε το Booking OK πεδίο στη γραμμή είδους. Χρησιμοποιούμε το κουμπί για να ελέγξουμε εάν οι κινήσεις είναι σωστές. Κάνουμε κλικ στο για να αποθηκεύσουμε το τιμολόγιο αγορών. Το σύστημα θα αποδώσει έναν μοναδικό κωδικό για αυτό το παραστατικό. today s date US00 3, XI INVOICE ### your PO number Booking OK Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP Easy SAP AG Page 33

34 Βήμα 19 Καταχώριση πληρωμής σε προμηθευτή. (Post Payments to Vendor) Έργο Καταχώριση πληρωμής σε προμηθευτή. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή Καταχωρούμε μια πληρωμή στον προμηθευτή Mid-West Supply για να διευθετήσουμε το συνολικό υπόλοιπο. Να σημειωθεί ότι το ποσό που του οφείλουμε περιλαμβάνει τα ποσά και των δυο τιμολογίων που καταχωρίσαμε προηγουμένως. Μια ημερολογιακή εγγραφή θα προκύψει για την πληρωμή του λογαριασμού Mid-West Supply από το λογαριασμό της τραπέζης. Όνομα (Θέση ) Silvia Cassano (Ειδικός λογαριασμών πληρωτέων ) Για να καταχωρίσουμε την πληρωμή σε ένα προμηθευτή, ακολουθούμε την παρακάτω διαδρομή: Accounting Financial Accounting Accounts Payable Document Entry Outgoing Payment Post Στην Post Outgoing Payments: Header Data οθόνη, εισάγουμε (ή επιλέγουμε ) την σημερινή ημερομηνία ως Document Date. Στο Bank data field group, εισάγουμε Account (Bank Account), το ποσό που πρόκειται να πληρώσουμε (6400), και το κείμενο INVOICES ### & ###. Στo πεδίο Open items, εισάγουμε (ή βρίσκουμε) τον κωδικό του προμηθευτή Mid-West Supply στο πεδίο Account field (χρησιμοποιούμε τον όρο ### στο F4). Ελέγχουμε πως τα δεδομένα μας είναι ίδια με τα παρακάτω. Today s date , INVOICES Mid-West Supply Lincoln ### Επιλέγουμε. Αυτή η επιλογή θα μας οδηγήσει στην παρακάτω εικόνα. SAP AG Page 34

35 Τα τιμολόγια για τα οποία έχει αντιστοιχισθεί η αξία είναι χρωματισμένα με μπλε γράμματα. Στο πεδίο Not assigned, θα πρέπει να εμφανίζει πως το συνολικό ποσό έχει αντιστοιχισθεί. Επιλέγουμε για να αποθηκεύσουμε την πληρωμή στον προμηθευτή Mid-West Supply. Το σύστημα θα δημιουργήσει έναν μοναδικό κωδικό για το παραστατικό πληρωμής του προμηθευτή. Vendor payment document number Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου SAP Easy Access οθόνη. και επιλέγουμε ΝΑΙ για να επιστρέψουμε στη SAP AG Page 35

36 Βήμα 20 Προβολή κινήσεων του προμηθευτή. (Display Vendor Line Items) Έργο: Προβολή κινήσεων του προμηθευτή. ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Εμφανίζουμε και επιβεβαιώνουμε τις κινήσεις και το υπόλοιπο του προμηθευτή Mid-West Supply. Θα πρέπει να εμφανίζονται οι πιστώσεις και η χρέωση που προέρχονται από τα δύο τιμολόγια και από την πληρωμή αντίστοιχα. Όνομα (Θέση): Shuyuan Chen (Αρχιλογιστής) Για να εμφανίσουμε την κίνηση του προμηθευτή, ακολουθούμε το παρακάτω μονοπάτι: Accounting Financial Accounting Accounts Payable Account Display Balances Βρίσκουμε ή καταχωρούμε τον κωδικό του προμηθευτή Mid-West Supply, για την εταιρίαςus00, και για το τρέχον έτος ως οικονομικό έτος. Μετά, πατάμε κλικ στο. Αυτό θα μας οδηγήσει στην παρακάτω εικόνα : Mid-West Supply US00 current year Για να ελέγξουμε τα Open Items κάνουμε διπλό κλικ στη σχετική περίοδο, για να ελέγξουμε τις κινήσεις που συνθέτουν το υπόλοιπο. Εδώ, μπορούμε να δούμε ποια κίνηση είναι ανοιχτή και ποιες έχουν αντιστοιχισθεί. Στη δική μας περίπτωση, θα πρέπει να βλέπουμε το εξής σύμβολο Κάνουμε κλικ στο Access οθόνη. τρεις φορές για να επιστρέψουμε στην SAP Easy SAP AG Page 36

37 Βήμα 21 Προβολή ιστορικού της παραγγελίας αγορών. (Display Purchase Order History) Έργο: Εμφάνιση του ιστορικού της παραγγελίας αγορών. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Εμφανίζουμε την κατάσταση για το PO για τις κλειδαριές (chain locks). Μια καρτέλα με το ιστορικό της PO δημιουργείται εντός της PO κάθε φορά που γίνεται μια κίνηση για αυτή τη παραγγελία. Όνομα (Θέση): Wilton Saban (Επιβλέπων απογραφή) Για να προβάλουμε το ιστορικό μιας παραγγελίας αγορών ακολουθούμε τη διαδρομή: Logistics Materials Management Purchasing Purchase Order Display Το PO προβάλλεται αυτόματα. Εάν όχι, τότε κάνουμε κλικ στο (Other Purchase Order) και βρίσκουμε τον PO κωδικό. Εάν δε εμφανίζονται τα δεομένα της γραμμής είδους, τότε ανοίγουμε την ενότητα κάνοντας κλικ στο (Item Detail) Στη καρτέλα Purchase Order History, επανεξετάζουμε τη δραστηριότητα που υπάρχει σε σχέση με αυτή την παραγγελία αγορών. Κάνουμε κλικ στο WE (Goods Receipt) material document number. Αυτό θα μας εμφανίσει το παραστατικό που δημιουργήθηκε όταν καταχωρίσαμε την παραλαβή των ειδών. WE Στην καρτέλα Doc. info tab, επιλέγουμε. Αυτό που εμφανίζεται είναι η εγγραφή της Γενικής λογιστικής που δημιουργήθηκε όταν καταχωρίσαμε το Δελτίο Παραλαβής αγορών. Κάνουμε κλικ στο δύο φορές και πηγαίνουμε πίσω στο PO. Στην καρτέλα Purchase Order History, κάνουμε κλικ στο RE-L Τιμολόγιο απόδειξης (Invoice Receipt ) αριθμό παραστατικού. Αυτό θα μας εμφανίσει το παραστατικό του τιμολογίου που καταχωρήθηκε με βάση το τιμολόγιο αγορών του προμηθευτή που καταχωρίσαμε. RE-L Επιλέγουμε. Εδώ βλέπουμε το άρθρο της Λογιστικής που δημιουργήθηκε κατά την αποθήκευση του τιμολογίου. Κάνουμε κλικ στο για να πάμε πίσω στο παραστατικό του τιμολογίου. Στην καρτέλα Delivery Schedule ελέγχουμε τις γραμμές ειδών για τις οποίες έχουμε παραλάβει τα είδη. Υπάρχουν είδη που εκκρεμεί η παραλαβή τους; Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP SAP AG Page 37

38 Βήμα 22 Προβολή/Έλεγχος των υπολοίπων των λογαριασμών και και των κινήσεων αυτών.. (Display/Review G/L Account Balances and Individual Line Items) Έργο: Προβολή/Έλεγχος των υπολοίπων των λογαριασμών και των κινήσεων αυτών. Χρόνος 5 λεπτά Περιγραφή: Προβολή και επιβεβαίωση για κάθε ξεχωριστό λογαριασμό του υπολοίπου του κα των κιν σεων που συνδέονται με αυτό. Όνομα (Θέση): Shuyuan Chen (Προιστάμενος Λογιστηρίου) Για να προβάλουμε τα υπόλοιπα των λογαριασμών της Γ.Λ. ακολουθούμε την παρακάτω διαδρομή : Accounting Financial Accounting General Ledger Account Display Balances (New) Εισάγουμε λογαριασμό Γ.Λ (Bank Account), Company code US00, και το τρέχον έτος ως οικονομικό έτος. Μετά, κάνουμε κλικ στο. Μια εικόνα σαν την παρακάτω θα εμφανιστεί (τα ποσά πιθανόν να είναι διαφορετικά) US00 current year Κάνουμε διπλό κλικ στη γραμμή που περιέχει το ποσό του τρέχοντος μήνα (η πρώτη στήλη δείχνει τις περιόδους στο SAP που είναι οι 12 μήνες συν μία ειδική περίοδος). Πάνω στη γραμμή του λογαριασμό ΓΛ εμφανίζεται G/L μια εικόνα, μπορούμε να δούμε όλες τις χρεώσεις και τις πιστώσεις για τον τραπεζικό λογαριασμό για τον τρέχον μήνα. SAP AG Page 38

39 Σημείωση : Επειδή όλοι οι συμμετέχοντες στην τάξη (εικονικοί απασχολούμενοι) κάναμε καταχωρίσεις στον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό, χρειάζεται να βρούμε τις δικές μας καταχωρίσεις σε όλη αυτή τη λίστα. Για να το κάνουμε αυτό, ρίχνουμε μια ματιά στη στήλη κείμενο και αναζητάμε το δικό μας ###, e.g. INVOICES and εάν ο αριθμός μας είναι 000. ### Αρκεί να βρούμε μια φορά τη δική μας γραμμή κίνησης, και θα είμαστε σε θέση να αναγνωρίζουμε τον κωδικό του Παραστατικού.Κάνουμε διπλό κλικ πάνω στη γραμμή κίνησης για να εμφανίσουμε τις λεπτομέρειες. Όταν κάνουμε scroll down, θα πρέπει να μπορούμε να βρίσκουμε το όνομα χρήστη αποδεικνύοντας ότι εμείς δημιουργήσαμε το άρθρο πληρωμής για τον προμηθευτή. Κάνουμε κλικ στο και μετά επιλέγουμε δύο φορές για να επιστρέψουμε πίσω στο προβολή υπόλοιπων λογαριασμών της ΓΛ. Επαναλαμβάνουμε την παραπάνω διαδικασία για τον λογαριασμό ΓΛ (Payables-Trade Accounts). Στη λίστα των παραστατικών, θα πρέπει να μπορούμε να βρούμε τα δυο δικά μας τιμολόγια (INVOICE ### και INVOICE ###) Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access οθόνη. για να επιστρέψουμε στην SAP SAP AG Page 39

40 SAP AG Page 40