3.1. Αντικειμενικοί Στόχοι 3.2. Σχεδιασμός Εύρους 3.3. Σχεδιασμός W.B.S Σχεδιασμός Πακέτων Εργασίας 3.5 Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους

Transcript

1 3. Διαχείριση Εύρους Στόχοι Εύρος Δομή Εργασιών Πακέτα Εργασίας 3.1. Αντικειμενικοί Στόχοι 3.2. Σχεδιασμός Εύρους 3.3. Σχεδιασμός W.B.S Σχεδιασμός Πακέτων Εργασίας 3.5 Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους

2 Εύρος του έργου Γιατί γίνεται το έργο; Αιτιολόγηση Σκοπός Αιτιολόγηση Ποια είναι τα αποτελέσματα του έργου που θα συμβάλουν στην επίτευξη του σκοπού Αντικειμενικοί στόχοι Μη στόχοι Οριοθέτηση Ποια είναι τα υλικά ή άυλα παραδοτέα που συνδέονται με κάθε στόχο; Ποιες δραστηριότητες απαιτούνται για την παραγωγή των παραδοτέων; Παραδοτέα WBS Εύρος του έργου Αναλυτική περιγραφή εργασιών κάθε πακέτου εργασίας Περιγραφή Π.Ε. Τεχνικές Προδιαγραφές

3 Αντικειμενικοί Στόχοι του Έργου Γιατί? Σκοπός του έργου. Απαντά στην αναγκαιότητα και στην ωφέλεια που θα προκύψει Τι? Πως θα επιτευχθεί ο σκοπός του έργου? Ποιοι είναι οι στόχοι του για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Συνολική Προσέγγιση: Διασφάλιση ότι εξετάζονται όλοι οι αλληλοσυνδεόμενοι αντικειμενικοί στόχοι του έργου Ανάλυση σε: Βασικούς & Συμπληρωματικούς στόχους Οι στόχοι αναφέρονται σε παραδοτέα του έργου. π.χ...αναβάθμιση του Helpdesk έως τις 31/12 ώστε ο μέσος χρόνος αναμονής των πελατών να μη ξεπερνά τα 2 λεπτά.. Δεν μπορούμε να καθορίσουμε τα παραδοτέα που πρέπει να παραχθούν για την επίτευξη των στόχων? Κινούμαστε σε υψηλό επίπεδο πρέπει να κατέβουμε Οι στόχοι περιγράφουν χαρακτηριστικά των παραδοτέων? Φτάσαμε σε πολύ χαμηλό επίπεδο πρέπει να ανέβουμε. Η περιγραφή χαρακτηριστικών και λειτουργιών ανήκει στην ανάλυση απαιτήσεων και όχι στόχων

4 Στόχοι του Έργου Οι στόχοι του έργου συνδέονται με τα αναμενόμενα επιχειρησιακά οφέλη ως απόρροια των αποτελεσμάτων (παραδοτέων του έργου) Βασικοί Στόχοι: Μετρήσιμα κριτήρια επιτυχίας του έργου Συμπληρωματικοί Στόχοι: Επιπλέον αποτελέσματα που προκύπτουν ή μπορεί να προκύψουν έμμεσα αλλά δεν αποτελούν το βασικό λόγο υλοποίησης του έργου Αναφέρονται οι Μη Στόχοι Αποτελέσματα που μπορεί να αναμένονται (από τον κύριο του έργου ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη) αλλά δεν θα πραγματοποιηθούν ως αποτέλεσμα του έργου Βοηθούν στο να καθορισθούν τα όρια του έργου Σχέδιο Στόχων του Έργου Διαφοροποιήσεις μεταξύ των τριών κατηγοριών στόχων Διαφοροποιήσεις μεταξύ αρχικού σχεδιασμού και προσαρμογών στην πορεία του έργου

5 Σχέδιο Στόχων του Έργου (Παράδειγμα) Κατηγορία Στόχου Στόχος: (Βάση Αναφοράς) Στόχος: (Καθορίσθηκε την.../.../...) Στόχος: (Καθορίσθηκε την.../.../...) Βασικοί Στόχοι Δημιουργία 8 χλμ. ποδηλατοδρόμων Σήμανση Εκδήλωση Εγκαινίων Αρχικό σχέδιο 3/12 1 η τροποποίηση 10/8/12 Συμπληρωματικοί Στόχοι Ολοκλήρωση πριν από τις εκλογές Αρχικό σχέδιο 3/3/12 Μή Στόχοι Έκδοση ενημερωτικού φυλλαδίου

6 3. Διαχείριση Εύρους Στόχοι Εύρος Δομή Εργασιών Πακέτα Εργασίας 3.1. Αντικειμενικοί Στόχοι 3.2. Σχεδιασμός Εύρους 3.3. Σχεδιασμός W.B.S Σχεδιασμός Πακέτων Εργασίας 3.5 Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους

7 Το εύρος * του έργου (Project Scope) * Αναφέρεται και ως το Φυσικό Αντικείμενο του Έργου Από τη πλευρά του διαχειριστή του έργου (project manager): Το σύνολο των χαρακτηριστικών και λειτουργιών ενός προϊόντος ή υπηρεσίας με μετρήσιμα αποτελέσματα σε σχέση με τις απαιτήσεις προδιαγραφές του προϊόντος / υπηρεσίας Το σύνολο των εργασιών που πρέπει να πραγματοποιηθούν για να παραδοθεί το έργο. Αποτελεί μία εξελικτική διαδικασία από την αρχική σύλληψη της ιδέας έως τον λεπτομερή ορισμό των τελικών παραδοτέων του έργου. Από την πλευρά των ενδιαφερομένων μερών: Το σύνολο των παραδοτέων που περιλαμβάνονται στο έργο Όλα τα λειτουργικά χαρακτηριστικά (ποσοτικά και ποιοτικά) Προβλήματα όταν: τα όρια του έργου δεν έχουν καθορισθεί επακριβώς και με σαφήνεια προσθήκες / μειώσεις δεν είναι επαρκώς τεκμηριωμένες Η διαχείριση του εύρους του έργου είναι μία συνεχής διαδικασία καθ όλη τη διάρκεια του έργου

8 Διαχείριση Εύρους (Φυσικού Αντικειμένου) Βασικός σκοπός της Διαχείρισης του Φυσικού Αντικειμένου του Έργου είναι να διασφαλίσει ότι όλες οι απαιτούμενες δραστηριότητες και μόνον αυτές θα πραγματοποιηθούν με τέτοιο τρόπο ώστε το έργο να ολοκληρωθεί με επιτυχία. Περιλαμβάνονται στο Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών Σύστημα Ελέγχου Αλλαγών Περιορισμοί Υποθέσεις Έναρξη Διαχείριση Εύρους Έργου Επιλογή Έργου Στρατηγικό Σχέδιο Δήλωση Εύρους Περιλαμβάνονται στο Project Charter Περιλαμβάνονται στa Σχέδια του Έργου Ανάλυση δομής εργασιών Αποδοχή Εύρους Έλεγχος Αλλαγής Εύρους Διαχείριση Απόδοσης Σχέδιο Εύρους

9 Σχεδιασμός Εύρους Προσδιορίζει τις δραστηριότητες που χρειάζονται για τον καθορισμό και τη διαχείριση του εύρους του έργου Εισροές Συμφωνητικό Ανάθεσης Έργου, Προκαταρτικό Σχέδιο Εύρους, Αντικείμενο & Στόχοι του Έργου, Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου Σχεδιασμός Εύρους Εκροές Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους (Φυσικού Αντικειμένου) Το σχέδιο διαχείρισης εύρους περιλαμβάνει οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο το εύρος του έργου καθορίζεται, τεκμηριώνεται, επαληθεύεται διαχειρίζεται και ελέγχεται από την ομάδα έργου. Περιλαμβάνει: Την προετοιμασία της αναλυτικής δήλωσης εύρους του έργου Τη δημιουργία του Work Breakdown Structure (WBS) και τον τρόπο διαχείρισης του Τον τρόπο επαλήθευσης / αποδοχής και παραλαβής των παραδοτέων Τον τρόπο εντοπισμού και ιεράρχησης των αλλαγών (ανάλογα με σπουδαιότητα, αναγκαιότητα, επιπτώσεις κ.λπ.) στο εύρος του έργου Τον τρόπο ενσωμάτωσης των αλλαγών στο φυσικό αντικείμενο του έργου

10 Παραδοτέα του Έργου Υλικά ή Άυλα αποτελέσματα που παράγει το έργο Προϊόντα, Συστήματα, Πρότυπα, Μοντέλα, Σχέδια, Περιγραφές,... Λειτουργικές διαδικασίες, Οργανωτικές Αλλαγές, Αλλαγές στους ανθρώπινους πόρους (επιμόρφωση / κατάρτιση),... Τα παραδοτέα μπορεί να έχουν διαφορετικές προτεραιότητες Συμφωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη Παραδοτέα Χαμηλής προτεραιότητας μπορεί να μη υλοποιηθούν εξ αιτίας περιορισμών στο χρόνο παράδοσης ή στον προϋπολογισμό του έργου (συνδέονται με συμπληρωματικούς στόχους) Προδιαγραφές Φυσική και Λειτουργική δομή και ιδιότητες των παραδοτέων Βοηθούν στην ελαχιστοποίηση των ατελειών / ελαττωμάτων και λαθών Απαιτούν λεπτομερή τεκμηρίωση Η Διαδικασία διαχείρισης αλλαγών βοηθά στην παρακολούθηση και έλεγχο των αλλαγών στο εύρος του έργου και στις προδιαγραφές των παραδοτέων

11 Καθορισμός Εύρους Δήλωση Εύρους (Scope statement) Διαμορφώνεται από την Προκαταρτική Περιγραφή του Εύρους Αποτελεί τη βάση της συμφωνίας για το εύρος του έργου μεταξύ της ομάδας του έργου και του «πελάτη» Περιλαμβάνει τις απαραίτητες πληροφορίες ώστε να επιτρέπει στα ενδιαφερόμενα μέρη να τεκμηριώσουν τη συμφωνία τους σε ότι αφορά: Αιτιολόγηση και Στόχους του έργου Το αντικείμενο και τα όρια του έργου (προϊόν, υπηρεσία, αλλαγή κ.λπ.) Τα παραδοτέα του έργου με αντίστοιχες προδιαγραφές ( + τεκμηρίωση) Λειτουργικές Απαιτήσεις Περιορισμούς και Παραδοχές Τα κριτήρια αποδοχής του έργου Μία λεπτομερής δήλωση εύρους Παρέχει την τεκμηρίωση για μελλοντικές αποφάσεις σχετικά με το έργο Αναθεωρείται ή εξειδικεύεται ώστε να αντικατοπτρίζει εγκεκριμένες αλλαγές στο εύρος του έργου

12 Καθορισμός Εύρους Φυσικό αντικείμενο Specific clear with no ambiguity Measurable quantifiable indicators of success Assignable responsibility resting on an individual or organization Realistic Achievable within the constraints Timely with specific duration and due dates S.M.A.R.T. Συγκεκριμένο Ξεκάθαρο χωρίς ίχνος ασάφειας Μετρήσιμο Με ποσοτική περιγραφή που καθορίζει την επίτευξη συγκεκριμένου αποτελέσματος Αναθέσιμο - Να είναι δυνατή η ανάθεση της ευθύνης υλοποίησης του σε συγκεκριμένο άτομο ή ομάδα ή οργανισμό Ρεαλιστικό - Να είναι δυνατή η πραγματοποίηση του μέσα στους περιορισμούς του έργου. Έγκαιρο Με συγκεκριμένη διάρκεια και χρόνο παράδοσης

13 Προβλήματα από μη σαφή καθορισμό του Εύρους / Φυσικού Αντικειμένου του Έργου P. G. Ipsilanids 13

14 Ερπυσμός Εύρους (Scope Creep)

15 Επαλήθευση Εύρους (Scope Verification) Αποδοχή του εύρους του έργου από τα ενδιαφερόμενα μέρη, καθ όλη τη διάρκεια του έργου Μπορεί να περιλαμβάνει: Επιθεώρηση του έργου Επισκόπηση / Ανασκόπηση της πορείας του έργου Ελέγχους Διαφέρει από τον ποιοτικό έλεγχο. Εστιάζεται στα κριτήρια αποδοχής αντί της ορθότητας / καταλληλότητας / ποιότητας των παραδοτέων Με άλλα λόγια αν τα παραδοτέα του έργου συμφωνούν με την περιλαμβανόμενα στη δήλωση του εύρους του έργου. Τεκμηρίωση της ολοκλήρωσης και παράδοσης των παραδοτέων Υπογραφή Δήλωσης Παραλαβής και Αποδοχής Επαναλαμβάνεται στη διάρκεια του έργου (σε κάθε φάση)

16 Έλεγχος Εύρους Η Διαχείριση των αιτημάτων για αλλαγή στο εύρος του έργου και των εισηγήσεων για διορθωτικά μέτρα Τις περισσότερες φορές απαιτεί αντίστοιχες προσαρμογές στους στόχους αντικείμενο του έργου, το κόστος, το χρόνο παράδοσης - διάρκεια και την ποιότητα των παραδοτέων Η διαχείριση των προδιαγραφών είναι μία συστηματική διαδικασία η οποία προστατεύει τόσο τον «πελάτη» από μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές από την ομάδα έργου, αλλά και την ομάδα έργου από νέες ή μη τεκμηριωμένες αλλαγές απαιτήσεων του πελάτη Περιλαμβάνει επίσημη τεκμηρίωση για την υποβολή αιτημάτων για αλλαγές, θεώρηση των αιτημάτων για αλλαγή, παρακολούθηση της διαδικασίας αποδοχής ή απόρριψης και καθορισμό του κατάλληλου επιπέδου διοίκησης για έγκριση.

17 Εκτιμή σεις Έλεγχος Αλλαγών διαβιβάζεται Μεταβολών σε κόστος/ οφέλη Εμπειρογνώ μονες Αναθεωρημένη Βάση Αναφοράς του έργου ορίζει Κύριος του Έργου Συντονιστή Αλλαγών ΟΚ Αν συμφωνεί εκδίδει Εντολή αποδοχής της αλλαγής διαβιβά ζεται πληροφορεί Εισηγητής Αλλαγής Αίτημα αλλαγής υποβάλλει Περιγραφή απαιτούμενης Αλλαγής Τεκμηρίωση αιτιολογίας Προτεραιότητα (υποχρεωτική, βασική, επιθυμητή) Οφέλη από την αλλαγή Στοιχεία εισηγητή Εξουσιοδότηση για αίτημα αλλαγής

18 3. Διαχείριση Εύρους Στόχοι Εύρος Δομή Εργασιών Πακέτα Εργασίας 3.1. Αντικειμενικοί Στόχοι 3.2. Σχεδιασμός Εύρους 3.3. Σχεδιασμός W.B.S Σχεδιασμός Πακέτων Εργασίας 3.5 Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους

19 Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structure (WBS) H WBS είναι μία ιεραρχική ανάλυση του έργου σε υποέργα (subprojects), δραστηριότητες (tasks / activities) και πακέτα εργασίας (work packages) έτσι ώστε κάθε μονάδα ή συστάδα μονάδων του WBS na συσχετίζεται με συγκεκριμένα παραδοτέα (deliverables) τα οποία και ορίζουν το εύρος εργασιών (φυσικό αντικείμενο) του έργου. Οι δραστηριότητες αντιπροσωπεύουν τις εργασίες που χρειάζεται να γίνουν για την υλοποίηση του έργου, (όχι προδιαγραφές προϊόντων) Π.χ. Προμήθεια Δρομολογητή όχι Δρομολογητής 250 θέσεων κ.λπ. Το πακέτο εργασίας είναι μία δραστηριότητα στο τελευταίο ιεραρχικά επίπεδο ανάλυσης του WBS Παραδοτέα: Μετρήσιμα, απτά (χειροπιαστά), επαληθεύσιμα αποτελέσματα, εκροές ή αντικείμενα τα οποία πρέπει να παραχθούν για την ολοκλήρωση του έργου ή μέρους αυτού..

20 Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structures (WBS) Μετεγκατάσταση Γραφείων Έργο Καταγραφη Απαιτήσεων Προσδιορισμός Τοποθεσίας Υπογραφή Συμβολαίων Ανακαίνιση Νέου Χώρου Μεταφορά σε Νέο Χώρο Διερεύνηση Απαιτήσεων Προσωπικού Καταγραφή Απαιτήσεων Επιλογή Μεσιτικού Γραφείου Επίσκεψεις σε Εναλλακτικές Τοποθεσίες Αξιολόγηση Εναλλακτικών Τοποθεσιών Σύσκεψη για Απόφαση Επιλογής Νομική Επισκόπηση Δραστηριότητες Πακέτα Εργασίας

21 Ανάλυση Δομής Εργασιών Work Breakdown Structures (WBS) Δύο τρόποι ανάλυσης του WBS. Με βάση: 1. τις φάσεις του έργου (Phase Oriented P.O.) ή 2. τα παραδοτέα του έργου (Deliverables Oriented D.O.) To D.O. WBS είναι πιο ξεκάθαρο, οι δραστηριότητες εστιάζονται στην παραγωγή των παραδοτέων του έργου Οι Φάσεις είναι υποσύνολα δραστηριοτήτων ομαδοποιημένα σύμφωνα με τις φάσεις προόδου του έργου, πιο δύσκολα να συσχετισθούν με υπευθυνότητα συγκεκριμένης ομάδας ή ατόμου (ίσως πιο εύκολο για αρχαρίους) Τα παραδοτέα καθορίζουν τα τελικά αποτελέσματα με καλύτερο τρόπο από ότι οι φάσεις του έργου Και στις δύο περιπτώσεις θα πρέπει να καθορισθούν ορόσημα Βασικά σημεία που καθορίζουν την επίτευξη ενδιάμεσων στόχων Η διαχείριση του έργου αποτελεί μέρος του WBS (?)

22 WBS οργανωμένο με βάση τα παραδοτέα Μέρος ενός WBS με βάση τα παραδοτέα Εσωτερικό Δίκτυο Intranet Σχεδιασμός Web Site Σχεδιασμός Αρχικής Σελίδας Σελίδες Marketing Σελίδες Πωλήσεων... Χαρτογράφηση Ιστότοπου Κείμενο Κείμενο... Σχεδιασμός Γραφικών Φωτογραφίες - Γραφικά Φωτογραφίες - Γραφικά... Προγραμματισμός Υπερσυνδέσεις Υπερσυνδέσεις...

23 WBS οργανωμένο με βάση τα παραδοτέα Το WBS του ίδιου έργου με ανάλυση των φάσεων του έργου Εσωτερικό Δίκτυο Intranet Σύλληψη Βασικές Αρχές Σχεδιασμός Web Site Ανάπτυξη Web Site Εγκατάσταση Αξιολόγηση Υφιστάμενου Συστήματος Καθορισμός Απαιτήσεων Καθορισμός Λειτουργικότητας Προσδιορισμός Κινδύνων Απαιτήσεις Χρηστών Απαιτήσεις Περιεχομένου Απαιτήσεις Συστήματος Απαιτήσεις Εγκατάστασης Εξυπηρετητή

24 Η διαχείριση του Έργου αποτελεί μέρος του WBS Μετεγκατάσταση Γραφείων 1. Διαχείριση Έργου 2. Καταγραφη Απαιτήσεων 3. Προσδιορισμός Τοποθεσίας 4. Υπογραφή Συμβολαίων 5. Ανακαίνιση Νέου Χώρου 6. Μεταφορά σε Νέο Χώρο 1.1 Ανάθεση Έργου 2.1 Διερεύνηση Απαιτήσεων Προσωπικού 3.1 Επιλογή Μεσιτικού Γραφείου 1.2 'Εναρξη Έργου Σχεδιασμός 2.2 Καταγραφή Απαιτήσεων 3.2 Επίσκεψεις σε Εναλλακτικές Τοποθεσίες 1.3 Συντονισμός Έργου 2.3 Παράδοση της Έκθεσης Καταγραφής 3.3 Αξιολόγηση Εναλλακτικών Τοποθεσιών 1.4 Έλεγχος Έργου 3.4 Σύσκεψη για Απόφαση Επιλογής 1.5 Κλείσιμο Έργου 3.5 Νομική Επισκόπηση 1.6 Αποδοχή Έργου Έγκριση

25 Από το διάγραμμα WBS στη λίστα WBS Μετεγκατάσταση Γραφείων 1. Διαχείριση Έργου 2. Καταγραφη Απαιτήσεων 3. Προσδιορισμός Τοποθεσίας 4. Υπογραφή Συμβολαίων 5. Ανακαίνιση Νέου Χώρου 6. Μεταφορά σε Νέο Χώρο 1.1 Ανάθεση Έργου 2.1 Διερεύνηση Απαιτήσεων Προσωπικού 3.1 Επιλογή Μεσιτικού Γραφείου 1.2 'Εναρξη Έργου Σχεδιασμός 1.3 Συντονισμός Έργου 1.4 Έλεγχος Έργου 1.5 Κλείσιμο Έργου 1.6 Αποδοχή Έργου Έγκριση 2.2 Καταγραφή Απαιτήσεων 2.3 Παράδοση της Έκθεσης Καταγραφής 3.2 Επίσκεψεις σε Εναλλακτικές Τοποθεσίες 3.3 Αξιολόγηση Εναλλακτικών Τοποθεσιών Μετεγκατάσταση Σύσκεψη για Απόφαση Επιλογής 2. Καταγραφή Απαιτήσεων 2.1 Διερεύνηση 3.5 Νομική Επισκόπηση 2.2 Καταγραφή. 2.3 Παράδοση Έκθεσης Ανάλυσης 3. Προσδιορισμός Τοποθεσίας 3.1. Δομικό Στοιχείο Συνολική Εργασία (Παραδοτέο) Λεπτομερείς Εργασίες Πακέτα Εργασίας (Εκτίμηση Χρόνου - Ανάθεση) Ορόσημο

26 Ανάπτυξη της Δομής Ανάλυσης Εργασιών Ξεκινώντας από την κορυφή και αναλύοντας προς τη βάση (Top-Down) Αρχικά προσδιορίζουμε τα παραδοτέα Top-Down και στη συνέχεια τις δραστηριότητες εργασίες που απαιτούνται για την πραγματοποίηση τους Εφαρμόζεται κυρίως από έμπειρους διαχειριστές έργων Ξεκινώντας από τη βάση και συνθέτοντας / ομαδοποιώντας Bottom-Top approach Προσπάθεια καταγραφής όλων των εργασιών μέσα από συζήτηση / καταιγισμό ιδεών (brainstorming) και στη συνέχεια ομαδοποίηση Bottom Up σύμφωνα με τα παραδοτέα Κατάλληλη και για μη έμπειρους διαχειριστές έργων Δύο διαφορετικές προσεγγίσεις που οδηγούν στο ίδιο τελικό αποτέλεσμα

27 WBS Το σωστό επίπεδο ανάλυσης Όχι αρκετά λεπτομερές Μπορώ να εκτιμήσω τη διάρκεια, την εργασία που απαιτείται, το κόστος για την δραστηριότητα? Μπορώ να προσδιορίσω αλληλεξαρτήσεις μεταξύ δραστηριοτήτων? Είναι δυνατόν να αναθέσω τη δραστηριότητα σε κάποιον ή κάποια ομάδα? Υπερβολικά λεπτομερές Είναι η δραστηριότητα αναγκαία στη δομή ανάλυσης των δραστηριοτήτων (WBS)? Είναι μία δραστηριότητα που απαιτεί εργασία ή/και άλλους πόρους ή απλά μια υπενθύμιση ή ένα στοιχείο μιας λίστας θεμάτων προς διεκπεραίωση? Θέλω (ή είμαι σε θέση) να παρακολουθώ ξεχωριστά τη συγκεκριμένη δραστηριότητα (διάρκεια και κόστος) στην πορεία εκτέλεσης του έργου? Ο κανόνας του 1%-10% Διάρκεια κάθε Π.Ε. μεταξύ 1-10% της συνολικής διάρκειας του έργου Η διάρκεια καμίας δραστηριότητας να μη ξεπερνά το διάστημα των περιοδικών ελέγχων Γιατί είναι σημαντικό το σωστό επίπεδο λεπτομέρειας Αναφορά προόδου Διορθωτικές Κινήσεις Αποτελέσματα Αποτελέσματα ορατά σε επόμενη αναφορά προόδου

28 Οι στόχοι του WBS Εκπονείται από την ομάδα έργου και εγκρίνεται από τον κύριο του έργου Το WBS συνεισφέρει στο να υπάρχει κοινή αντίληψη και γλώσσα για τις συμφωνίες και συμβάσεις που γίνονται στα πλαίσια του έργου Το WBS αποτελεί την κοινή δομή πάνω στην οποία βασίζεται ο χρονοπρογραμματισμός, η κοστολόγηση και ο σχεδιασμός χρήσης των πόρων του έργου. Δίνει τη δυνατότητα για εκχώρηση αρμοδιοτήτων και ευθύνης στα μέλη της ομάδας του έργου

29 Εργαλεία Ανάπτυξης WBS MS Office MS Visio MS Word (Οργανόγραμμα) Εξειδικευμένο Λογισμικό Π.χ. WBS Chart Pro Λογισμικό Διαχείρισης έργων Π.χ. Primavera

30 Δομή Έργου προσανατολισμένη σε Φάσεις Αρχική Σύλληψη Σημείο Απόφασης 1 Φάση 1 Σημείο Απόφασης 2 Φάση 2 Σημείο Απόφασης 3 Φάση 3 Πριν από κάθε φάση λαμβάνεται απόφαση για τη συνέχιση ή όχι του έργου Τα κριτήρια για συνέχεια ή όχι στην επόμενη φάση πρέπει να έχουν καθορισθεί εκ των προτέρων Η διακοπή του έργου καθορίζεται από τα κριτήρια συνέχισης ή όχι και όχι από την πάροδο του χρόνου Διακοπή του έργου μπορεί να αποφέρει οφέλη και δεν πρέπει να αποκλείεται ως επιλογή. Κάποιοι λόγοι: Αρχικά σχέδια και εκτιμήσεις έχουν αποδειχθεί τελείως ανακριβή Νέες εναλλακτικές λύσεις ποιο συμφέρουσες μπορεί να έχουν προκύψει Το έργο μπορεί να μην πλέον συμβατό ή να μην εξυπηρετεί μια νέα στρατηγική του οργανισμού Απώλεια στελεχών σε θέσεις κλειδιά βάζουν το έργο σε κίνδυνο Συνέχιση του έργου μπορεί να σημαίνει οικονομικές απώλειες / καταστροφή

31 Έργα δομημένα σε διαδοχικές φάσεις (Χρονοπλαίσια) Φάσεις σε ένα Έργο Διακριτές χρονικές περίοδοι, οι διαχωρίζονται με σαφή τρόπο η μία από την άλλη Κάθε Φάση περιλαμβάνει: Παραδοτέα της συγκεκριμένης φάσης του έργου Απόφαση για συνέχεια ή όχι στην επόμενη φάση Στην πράξη υπάρχει κάποιος βαθμός επικάλυψης Φάσεις σε ένα πρόγραμμα έργων Αφορούν τα συγκεκριμένα έργα του προγράμματος και όχι το ίδιο το πρόγραμμα Η φάση των έργων εξετάζεται σε καθορισμένα χρονικά σημεία επισκόπησης προόδου του προγράμματος Χαρτοφυλάκια Έργων Σε ετήσια βάση λαμβάνονται αποφάσεις για το σχεδιασμό του χαρτοφυλακίου των έργων της επόμενης χρονιάς (ποια θα συνεχισθούν και ποια θα σταματήσουν) Επισκόπηση σε τακτικά διαστήματα για να διασφαλισθεί ότι τα έργα του χαρτοφυλακίου βαδίζουν σύμφωνα με το σχεδιασμό Σε συγκεκριμένους οικονομικούς κλάδους η ανάλυση ενός έργου σε Χρονοπλαίσια / Φάσεις μπορεί να τυποποιηθεί

32 3. Διαχείριση Εύρους Στόχοι Εύρος Δομή Εργασιών Πακέτα Εργασίας 3.1. Αντικειμενικοί Στόχοι 3.2. Σχεδιασμός Εύρους 3.3. Σχεδιασμός W.B.S Σχεδιασμός Πακέτων Εργασίας 3.5 Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους

33 Προδιαγραφές των πακέτων εργασίας Work Package Specifications Ποιοτικές και ποσοτικές περιγραφές των εργασιών & του μέρους του φυσικού αντικειμένου που πρέπει να εκτελεσθεί στο πλαίσιο του πακέτου εργασίας Τα μέλη της ομάδας έργου μπορεί να αναλύσουν περαιτέρω το πακέτο εργασίας σε επί μέρους δραστηριότητες Λειτουργεί ως η βάση για συμφωνίες. Αποτελεί μέρος της τεκμηρίωσης του έργου στο καταστατικό του έργου Στόχοι: Δημιουργεί διακριτά όρια μεταξύ των πακέτων εργασίας. Αναγνωρίζει τις διασυνδέσεις μεταξύ των Π.Ε. Βοηθά στη μέτρηση της προόδου του έργου Προσδιορίζει το περιεχόμενο των εργασιών και τα αναμενόμενα αποτελέσματα Προσδιορίζει τις προδιαγραφές της εργασίας και τους απαιτούμενους πόρους Οι προδιαγραφές των ΠΕ κατευθύνουν τις εργασίες των μελών της ομάδας έργου και διασφαλίζουν την δέσμευση τους

34 Προδιαγραφές Πακέτου Εργασίας: Ένα Παράδειγμα Κωδικός WBS Πακέτο Εργασίας Online Έλεγχος Πρόοδος Περιεχόμενα Πακέτου Εργασίας Προετοιμασία δεδομένων για test ελέγχου Προετοιμασία Εντύπων Πραγματοποίηση του online ελέγχου Εκπόνηση πρωτοκόλλου διενέργειας ελέγχου 10% 20% 75% 100% Αποτελέσματα Πακέτου Εργασίας (παραδοτέα) Test protocol Θα μπορούσαν να ορισθούν και να προγραμματισθούν ως δραστηριότητες του έργου

35 3. Διαχείριση Εύρους Στόχοι Εύρος Δομή Εργασιών Πακέτα Εργασίας 3.1. Αντικειμενικοί Στόχοι 3.2. Σχεδιασμός Εύρους 3.3. Σχεδιασμός W.B.S Σχεδιασμός Πακέτων Εργασίας 3.5 Σχέδιο Διαχείριση Εύρους

36 Διαχείρισης Εύρους Scope Management Καταγραφή απαιτήσεων Πως θα επιτευχθούν οι στόχοι. Απαιτήσεις των ενδιαφερομένων μερών. Καθορισμός εύρους Λεπτομερής περιγραφή έργου Παραδοτέα, παραδοχές, περιορισμοί Ανάπτυξη του WBS. Επαλήθευση εύρους Τυπική αποδοχή των παραδοτέων Έλεγχος εύρους Παρακολούθηση έργου Διαχείριση αλλαγών

37 Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους Project Scope Management Ποιοτικές και ποσοτικές περιγραφές των εργασιών & του μέρους του φυσικού αντικειμένου που πρέπει να εκτελεσθεί στο πλαίσιο του πακέτου εργασίας Τα μέλη της ομάδας έργου μπορεί να αναλύσουν περαιτέρω το πακέτο εργασίας σε επί μέρους δραστηριότητες Λειτουργεί ως η βάση για συμφωνίες. Αποτελεί μέρος της τεκμηρίωσης του έργου Στόχοι: Δημιουργεί διακριτά όρια μεταξύ των πακέτων εργασίας. Αναγνωρίζει τις διασυνδέσεις μεταξύ των Π.Ε. Βοηθά στη μέτρηση της προόδου του έργου Προσδιορίζει το περιεχόμενο των εργασιών και τα αναμενόμενα αποτελέσματα Προσδιορίζει τις προδιαγραφές της εργασίας και τους απαιτούμενους πόρους Οι προδιαγραφές των ΠΕ κατευθύνουν τις εργασίες των μελών της ομάδας έργου και διασφαλίζουν την δέσμευση τους

38 Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους Project Scope Management 1. Εισαγωγή Συνολική προσέγγιση 2. Ρόλοι και υπευθυνότητες 3. Περιγραφή εύρους i. Περιγραφή έργου (Καθορισμός στόχων) ii. Παραδοτέα iii. WBS iv. Περιγραφή πακέτων εργασίας 4. Διαδικασίες επαλήθευσης εύρους 5. Διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου εύρους 6. Διαχείριση αλλαγών 7. Παραλαβή παραδοτέων και έργου

39 Σχέδιο Διαχείρισης του Εύρους του Έργου Συνολική Προσέγγιση Ποιος είναι εξουσιοδοτημένος και έχει την ευθύνη για τη διαχείριση του εύρους του έργου Με ποιο τρόπο καθορίζεται το εύρος (π.χ. Περιγραφή Φυσικού Αντικειμένου, WBS, WBS Dictionary, Περιγραφή εργασιών, κ.λπ.) Με ποιο τρόπο μετρείται και επαληθεύεται η υλοποίηση του φυσικού αντικειμένου (π.χ. Λίστες ελέγχου ποιότητας, Βάση Αναφοράς Εύρους, Μέτρηση απόδοσης εργασίας, κ.λπ.) Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών στο εύρος του έργου (πως κινείται η διαδικασία, ποιος εγκρίνει κ.λπ.) Ποιος έχει την ευθύνη παραλαβής και αποδοχής των τελικών παραδοτέων του έργου και του έργου συνολικά

40 Ρόλοι και Υπευθυνότητες (παράδειγμα) Όνομα Θέση Υπευθυνότητες Χάρης Χαρούλης Δήμος Λαρισαίων Νίκος Νίκου Μήτσος Μήτσου Κύριος του έργου Χορηγός Διαχειριστής Έργου Υπεύθυνος Π.Ε. Εγκρίνει ή απορρίπτει εισηγήσεις για αλλαγές στο εύρος του έργου και προωθεί για τελική έγκριση στον Χορηγό Αξιολογεί αναγκαιότητα αλλαγών Παραλαμβάνει παραδοτέα Εγκρίνει αλλαγές του εύρους και τον προϋπολογισμό Μέτρηση και επαλήθευση εύρους Αξιολογεί εισηγήσεις αλλαγών εύρους & εκτιμά επιπτώσεις Οργανώνει την ομάδα του έργου για αλλαγές σε σχέση με χρονοδιάγραμμα Επικοινωνεί με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για ενημέρωση σχετικά με αλλαγές στο Φ.Α. Επικαιροποιεί σχέδια έργου Μέτρηση και επαλήθευση εύρους Εισηγείται αναγκαίες αλλαγές & συμμετέχει σε εκτίμηση επιπτώσεων Επικοινωνεί με την ομάδα του για ενημέρωση σε σχέση με αλλαγές

41 Δήλωση Εύρους του Έργου Η δήλωση εύρους του έργου αναφέρει λεπτομερώς τα παραδοτέα του έργου και τις αναγκαίες εργασίες για να δημιουργηθούν αυτά τα παραδοτέα. Περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία: Περιγραφή παραδοτέων του έργου Κριτήρια αποδοχής Λεπτομερή κατάλογο των παραδοτέων του έργου Εξαιρέσεις - περιγραφή των εργασιών που δεν περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα και εκτός του πεδίου εφαρμογής Περιορισμοί - λίστα περιορισμών στους πόρους, το χρόνο, τη χρηματοδότηση, το ανθρώπινο δυναμικό, ή ο εξοπλισμό Υποθέσεις / Παραδοχές

42 W.B.S.

43 Προδιαγραφές Πακέτου Εργασίας: Ένα Παράδειγμα Κωδικός WBS Πακέτο Εργασίας Online Έλεγχος Πρόοδος Περιεχόμενα Πακέτου Εργασίας Προετοιμασία δεδομένων για test ελέγχου Προετοιμασία Εντύπων Πραγματοποίηση του online ελέγχου Εκπόνηση πρωτοκόλλου διενέργειας ελέγχου 10% 20% 75% 100% Αποτελέσματα Πακέτου Εργασίας (παραδοτέα) Test protocol

44 WBS dictionary Επίπεδο WBS Κωδικός WBS Όνομα Testing Test Περιγραφή Εργασιών Τεστ καλής λειτουργίας του υποπρογράμματος καταχώρησης και ελέγχου στοιχείων πρόσβασης Παραδοτέα Προϋπολο Πόροι γισμός Ελεγμένο 15,000 2 προγραμματιστές υποπρόγραμ Υπεύθυνος ελέγχου μα έτοιμο για Υπεύθυνος σύνδεση με ολοκλήρωσης 1.3.2

45 Επαλήθευση Εύρους του Έργου Επαλήθευση σε σχέση με σχεδιασμό εύρους (ποσότητες, προδιαγραφές κ.λπ.) Σταδιακή αποδοχή Επίλυση διαφορών κ.λπ. Τυπική παραλαβή

46 Διαδικασία Παρακολούθησης και Ελέγχου Εύρους του Έργου Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Φ.Α. Συχνότητα Τρόπος μέτρησης προόδου Διαδικασία ελέγχου αλλαγών Αναθεώρηση της Βάσης Αναφοράς (Project Baseline)