Εργασία για το 9o πανελλήνιο συνέδριο Logistics 25, 26 Νοεµβρίου 2005 Υπό : ηµήτρη Β. Χαραλαµπόπουλου Business Sector Manager PLANNING A.E. Θέµα : Τα logistics των µικρών σηµείων λιανικής, απο τη θεωρία στην πράξη Σύνολο λέξεων : 2.034 Επιδίωξη του παρόντος κειµένου είναι να εκθέσει προβληµατισµούς και λύσεις αναφορικά µε τα αποκαλούµενα µικρα σηµεία λιανικής και την υποστηριξη τους σε θέµατα logistics. Αφορµή για γράψιµο έδωσε,όπως συνήθως γίνεται η πραγµατικότητα και φυσικά το 9ο πανελλήνιο συνέδριο logistics. Με την πραγµατικότητα των logistics των µικρων σηµείων λιανικής ήρθαµε, ως οµάδα logistics της Planning A.E., κατά την εκτέλεση ενός έργου παροχής συµβουλευτικών υπηρεσιών το πρωτο εξάµηνο του έτους 2005 εργαζόµενοι για λογαριασµό εταιρείας που τροφοδοτεί περίπτερα µε τσιγάρα και είδη καπνού. Πριν µπούµε στα των logistics κρίνεται σκόπιµο να καθορίσουµε τι εννοούµε µε τον ορο µικρά σηµεία λιανικής, σε τι διαφέρουν απο τα υπόλοιπα σηµεία λιανικής, ποια logistics processes εκτελούνται και πως οριοθετείται η διαφοροποιός γραµµή σε σχέση µε την υπόλοιπη αγορά. Ως µικρα σηµεία λιανικής εννοούµε ολα τα περίπτερα ή πολύ µικρά µαγαζιά ψιλικατζίδικα που πουλάνε ολα αυτά τα µικρά και καθηµερινά όπως εφηµερίδες, περιοδικά, τσιγάρα, παγωτά το καλοκαίρι, γκοφρέτες,τσίχλες, µπαταρίες, αναψυκτικά κ.λ.π. Στην παρούσα εργασία θα εστιάσουµε στα περίπτερα µια και οι περιορισµοί για αποτελεσµατική οργάνωση στα logistics είναι πολύ περισσότεροι απο ενός µικρού καταστήµατος ψιλικατζίδικου. Ποια τα χαρακτηριστικά λειτουργίας τους όµως και πως αυτά επηρεάζουν αποφάσεις logistics; Ας τα δούµε λοιπόν ενα, ενα 1. Μικρό εµβαδόν επιφανείας π.χ. ενα περίπτερο καταλαµβάνει χώρο στο πεζοδρόµιο µεταξυ 8 και 10 τετ µετρων, σε εξαιρετικη περίπτωση αυτο φτάνει τα 12 τετ.µέτρα µε προθήκες για περιοδικά croissants ή ψυγεία για αναψυκτικά νερα. 2. Το µέγεθος της πελατείας ενός περίπτερου εξαρτάται πολύ απο το σηµείο στο οποίο βρίσκεται. Ετσι µπορούµε να πούµε οτι έχουµε το περίπτερο της γειτονίας µε τοπική πελατεία και το περίπτερο των κεντρικών σηµείων π.χ. δίπλα σε ενα σταθµό του metro, σε µια µεγάλη πλατεία. Αυτο επηρεάζει τα ακολουθα : I. Ποικιλία ειδών που πρέπει να διαθέτει που συνδέεται αµεσα µε τις ανάγκες των πελατών. Ενα περίπτερο διαχειρίζεται κατ έλάχιστο 1.500 είδη. Ο µέσος ορος είναι 2.800 ειδη. Τα µεγιστα κυµαίνονται απο τα 3.500 εως 4.000 ειδη II. Ποσότητες που πωλούνται και αρα πρέπει να τροφοδοτηθούν III. Ωραριο λειτουργίας που φτάνει εως και τς 24 ωρες το 24ωρο, 7 ηµέρες την εβδοµάδα. Αλλες κύριες παραλλαγές είναι οι ακολουθες µονο απόγευµα βράδυ ή πρωί εως βράδυ. IV. Το ωράριο έχει σχέση µε τα ακολουθα : Πότε εχει χρόνο ο περιπτεράς να κάνει τις παραγγελίες του Πότε εχει χρόνο να παραλάβει, να τοποθετήσει, να επιστρέψει Πότε εχει διαθέσιµα λεφτά για να πληρώσει τον οδηγό που του φέρνει εµπόρευµα Εργασία µε θέµα : «Τα logistics των µικτών σηµείων λιανικής»... Σελίδα Νο : 1 απο 6
3. Η ποικιλία των ειδών που είναι εκτεθειµένα προς πώληση αφορά στις ακολουθες οµάδες ειδών : o Εφηµερίδες (καθηµερινές, εβδοµαδιαίες) o Περιοδικά ελληνικά (εβδοµαδιαία, µηνιαία, 2µηνιαία, 3µηνιαία). Η ποικιλία εξαρταται σε µεγάλο βαθµό απο το σηµείο όπου λειτουργεί το περίπτερο. Σε κεντρικά περίπτερα επίσης υπάρχει µεγάλη ποικιλά ξένου τύπου και εφηµερίδων o Τσιγάρα,ειδη καπνού, πούρα, αναπτήρες, σπίρτα o Μπισκότα, γκοφρέτες, σοκολάτες o Τσίχλες ολων των ειδών (γεύση, sugar free or not, σκληρές, µαλακές κ.λ.π.) o Χαρτοµάντηλα o Βασική γραφική υλη (στιλό, µολύβια, γόµες, χαρτί, φακελοι αλληλογραφίας κ.λ.π.)... o είδη ψυγείου : νερό εµφιαλωµένο, αναψυκτικά, χυµοί, sandwiches, γιαούρτια o ειδη καταψυξης : παγωτά 4. Χαρακτηριστικά των ειδών : o Σχεδόν ολα εχουν bar code τεµαχίου πώλησης o Η προτεινόµενη τιµή πώλησης αναγράφεται στο τεµάχιο o ιάρκεια ζωής µε σηµειολογία είτε best before είτε ηµεροµηνία λήξης έχουν ολα οσα είναι υποχρεωτικό εκ του νόµου 5. Οσον αφορά στο χωρο έκθεσης ή και αποθήκευσης των ειδών,χωρίς να υπολογίζουµε τα ψυγεία, έχουµε υπολογίσει τα ακόλουθα : o Το συνολο των χώρων έκθεσης και αποθήκευσης είναι ισοδύναµο των 7,5 8 κυβικών µετρων. To νούµερο που µόλις αναφέρθηκε ισοδυναµεί µε 5.882 κουτια σοκολάτας των 100 γρ ή 267 κιβώτια croissant ή 3.008 κουτιά µε τσιχλες o Τα τετρ. µέτρα επιφανείας «πώλησης», δηλάδη τα ράφια ραφάκια που είναι φατσα, δεξιά και αριστερά στο εξω µερος είναι ισοδύναµα µε 20-24 τετ µετρα o Τα κυβ.µετρα αποθήκευσης εντός του περίπτερου κυµαίνονται απο 5 εως 7. Αρα ως σύνοψη περίπτερο σηµείναι : χιλιάδες ειδη, µε συνεχώς ανανεούµενη ποικιλία, είδη µε εποχιακές πωλήσεις λίγα τεµάχια πωλησης ανα είδος (απο 50 εως 100 σε είδη µε πολύ µικρές διαστάσεις) απόθεµα είτε στο χώρο πωλησης είτε εντός ειδη που σε 1 ηµερα κλέινει ο κυκλος ζώή τους π.χ. εφηµερίδες ειδη µε διάρξεια ζωής εβδοµάδων ειδη µε µεγάλη αξία ανα κυβ µετρο ή τερ µέτρο που καταλαµβάνουν π.χ. τσιγάρα, τσίχλες τουλαχιστον 14 ωρες συνεχη λειτουργία 7 ηµέρες την εβδοµάδα Εργασία µε θέµα : «Τα logistics των µικτών σηµείων λιανικής»... Σελίδα Νο : 2 απο 6
Μιας και απο τα ανωτέρω παρουσιάστηκε αρκετα τι σηµαίνει περίπτερο ως χώρος πωλησης και λειτουργίας ερχόµαστε να δούµε ενα άλλο θέµα που είναι αυτό των εκτελούµενων logistics processes. Οπως θα δείτε διαφέρουν ελάχιστα απο αυτά που εκτελούνται σε κάθε άλλο σηµείο οργανωµένης λιανικής, µε µια οµως µεγάλη διαφορά... τα κάνει ολα ενα ατοµο. Ποια είναι αυτα τα process λοιπόν,τα παραθέτουµε : Ελεγχος αποθεµάτων Παραγγελιοδοσία Ελεγχος γκάµας Παραλαβές, καταµέτρηση,, αποσυσκευασία,τοποθέτηση στο χώρο πώλησης Επιστροφές (ποιά θα επιστραφούν, καταµέτρηση, συσκευασία)...εκτός απο αυτά ο ένας και µοναδικός ανθρωπος κάνει και.. Πωλήσεις Εισπράξεις Ταµείο Πληρωµές των προµηθευτών Τι σηµαίνουν όµως ολα τα ανωτέρω για µια εταιρεία που πουλάει και τροφοδοτεί µικρά σηµεία λιανικής ; Σε ποιό περιβάλλον καλείται να παράσχει τις υπηρεσίες της ; Πού µπορεί να δηµιουργήσει συγκριτικό πλεονέκτηµα σε σχέση µε τους ανταγωνιστές της ; Πως επηρεάζονται τα κόστη λειτουργίας της αναλόγως του logistics concept λειτουργίας που υιοθετεί ; Οι τοµείς δράσης στα logistics σχετίζονται µε τα ακόλουθα ερωτήµατα : -1- Παραγγελιοληψία, ποιοί είναι οι τρόποι που δίνουν επάρκεια γκάµας, επάρκεια αποθέµατος στο σηµείο, αποτελεσµατικά και φτηνά ; Πολιτικές push, δηλαδή βρίσκω τις ανάγκες σου και σε τροφοδοτω εχουν νόηµα ή οχι : -2- Ποιός είναι πιό κρίσιµος ως χρόνος ; Ο χρόνος εκτέλεσης µιας παραγγελλίας ή ο χρόνος παραδοσης ; -3- Εχουν νόηµα τα backorder ή οχι ; -4- Η δροµολόγηση των φορτίων πρέπει να είναι σε οφελος της πληρότητας του µέσου διανοµής ή σε όφελος του χρόνου παράδοσης ; -5- Τελικά τι θα σε διαφοροποιήσει απο τον ανταγωνισµό, ο συνολικός χρόνος αντίδρασης απο τη στιγµή που έχεις την παραγγελία ή η χρονική συνέπεια και η πληρότητα στις παραδόσεις ; Το περιβάλλον που δουλέψαµε το 1 ο εξάµηνο του ετους 2005 ηταν το ακόλουθο : Εταιρεία : εµπόριο και διανοµή τσιγάρων και ειδών καπνού Πλήθος εξυπηρετούµενων σηµείων : 650 στην Αθήνα Εβδοµαδιαία συχνότητα εξυπηρέτησης πελατών : 3,5 Κιβώτια παραδιδόµενα ανα ηµέρα, κυµαίνονταν απο 2.800 εως 3.300 µε εξαίρεση την Παρασκευή που κυµαίνονταν απο 5.000 εως 5.500 Ηµέρες παραδοσης : ευτ εως Παρ, Σάββατο κατ εξαίρεση Πλήθος vans διανοµής 15, των 8 εως 10 κυβ µέτρων χωρητικότητας Πλήθος προσωπικού αποθήκης ισο µε 20 Πλήθος προσωπικού παραγγελιοληψίας ισο µε 12 Εντονη εποχικότητα, οχι σε ολα τα σηµεία, εξαρτώµενη απο τις εορτές, τις καλοκαιρινές διακοπές Εργασία µε θέµα : «Τα logistics των µικτών σηµείων λιανικής»... Σελίδα Νο : 3 απο 6
Η πρόκληση που αντιµετωπίσαµε : τι πρέπει να γίνει ώστε η εταιρεία να διατηρήσει και µετα να αυξήσει το επιπεδο εξυπηρέτησης προς τους πελάτες της δεδοµένης της απόφασης της εταιρείας να µετακοµίσει το Κέντρο ιανοµής και τα γραφεία της απο µια συνοικία της Αθήνας, εξω απο την Αθήνα κοντα στο νέο αεροδρόµιο. Η πρόκληση είχε τα ακολουθα χαρακτηριστικά : Αποµάκρυνση απο τους σηµεία παραδοσης κατα περίπου 30 χιλιόµετρα κατά µεσο ορο ή µε ορους διανοµής κατα 30 min. Τα µισα απο τα σηµεία παράδοσης ήταν συγκεντρωµένη σε µια γεωγραφική πειροχή µηκους 6 χιλιοµέτρων επι 2 χιλιόµετρα, κοντα στην παλαιά εδρα της εταιρείας. Ως εκ τούτου ηταν συνηθισµένοι να παραγγέλνουν όποια ωρα της ηµέρας ήθελαν απο τις 08:00 εως τις 18:00 και να παραλαµβάνον εντός 1 ωρας. Το business case όπως διαµορφώθηκε είχε τους ακóλουθους αξονες δράσης : 1. Παραγγελιοληψία : αποφασίστηκε να ενισχυθεί το υπάρχων concept της τηλεφωνικής παραγγελίας µε χρηση software που να παρακολουθεί τι παίρνει ο πελάτης, να προτείνει στον παραγγελιολήπτη τα νεα είδη που δεν τα ξέρει ακόµα ο πελάτης. Στόχος η παραγγελίοληψία να είναι πιο αποτελεσµατική και στοχευµένη αποφασίστηκε η τροποποίηση του ωραρίου παραγγελιοληψίας έτσι ώστε να αντισταθµιστεί η απώλεια χρόνου διανοµής λόγω της µετακόµισης του κέντρου διανοµής µε πρότεραιότητα στους «αποµακρυσµένους» πλέονπελάτες έγινε συµφωνία µε τον κάθε πελάτη ποιό είναι το 3ωρο που αυτόν βολεύει να τον παίρνει τηλέφωνο η εταιρεία. η διαδικασία της καταχώρησης αποφασίστηκε να διαχωριστεί απο τον έλεγχο αποθεµάτων ετσι ωστε να επιταχυνθεί η διαδικασία Ο ελεγχος αποθεµάτων αποφασίστηκε να ενισχυθεί και απο έλεγχο «ορθότητας» παραγγελίας εται ωστε να διορθώνονται λάθη στην πληκτρολόγηση (καθορισµός check point ανα ειδος ανα οµάδα πελατων ώστε π.χ να µη γινονται δεκτές παραγγελίες µε πολύ µεγάλα νούµερα. 2. Εισαγωγή δεδοµένων στο συστηµα : Αποφασίστηκε τροποποίηση των menu πληκτρολόγησης των παραγγελιών, ετσι ώστε τα πληκτρολογούµενα ψηφία ανα γραµµή να µειωθούν, αρα να µειωθεί ο χρόνος εισαγωγής µιας παραγγελίας στο συστηµα. Τις βραδινές ωρες απο µεσάνυχτα εως 06:00, αποφασίστηκε να υπάρχει σύστηµα φωνητικής καταγραφής της παραγγελιοληψίας έτσι ώστε να καλύπτονται οι περιπτώσεις πελατών µε έκτακτες ανάγκες. 3. Αυτοµατοποίηση του picking µε εγκατάσταση : συστήµατος µε σταθµούς εργασίας pick to light για το 70% των κωδικών και συστήµατα αυτόµατης εξαγωγής των παραγγελιών (manless picking) για το υπόλοιπο 30% των ειδών που όµως «ζήταγαν» πάντα πάνω απο το 65% των γραµµών και πάνω απο το 72% των picking units. Εργασία µε θέµα : «Τα logistics των µικτών σηµείων λιανικής»... Σελίδα Νο : 4 απο 6
4. Τροποποίηση ωραρίου εκτέλεσης των παραγγελιών : Αποφασίστηκε η αποθήκη να δουλευει µέχρι να εγκατασταθεί το σύστηµα αυτόµατου picking απο 22:00 εως 06:00. Μετα ο στόχος που εγινε πραγµατικότητα ηταν να δουλεύει απο 02:00 εως 06:00 5. Τροποποίηση της δροµολόγησης : Αποφασίστηκε το Σάββατο να γίνει κανονική ηµέρα παράδοσης και οχι έκτακτη µε σκοπό να µειωθούν τα peak της Παρασκευής Τα σηµεία παράδοσης εντάχθηκαν σε 3 οµάδες ως προς τη συχνότητα παραδοσής τους : 24ωρης λειτουργίας τα οποία ενταχηκαν σε πρόγραµµα καθηµερινής παραγγελιοληψίας - παραδοσης ή ακόµα και δυο φορές την ηµέρα 14 ωρης λειτουργίας τα οποία ενταχθηκαν σε πρόγραµµα καθηµερινής παραγγελιοληψίας -παράδοσης 14ωρης λειτουργίας τα οποία ενταχθηκαν σε πρόγραµµα παραγγελιοληψίας παραδοσης 3 φορές την εβδοµάδα 6. Ανασχεδιασµός της δροµολόγησης : Η προδροµολόγηση σχεδιάσθηκε απο µηδενική βάση µε γνώµονα τη συχνότητα παραδοσης, το drop size της παράδοσης ανα πόρτα σε παραδιδόµενα κιβώτια, τη χωρητικότητα των φορτηγών, το πότε είναι προγραµµατισµένος ο πελάτης να παραγγέλλει, να εχουν παραδοθεί ολες οι παραγγελίες εως τις 12:00 για το 1 ο κυµα και εως τις 18:00 για το 2 ο κύµα. 7. Μεσοπρόθεσµο πρόγραµµα αλλαγής του στόλου διανοµής : Αποφασίστηκε οτι τα vas της εταιρείας πρέπει να αλλάξουν ετσι ωστε να εχουν µεγαλύτερη χωρητικότητα και να πάνε στα 16 κυβ µετρα απο τα 8 εως 12 που ηταν.στόχος να σταµατήσουν να έρχονται πίσω στο κέντρο διανοµής για 2 ο δροµολόγιο οχι γιατί δεν εχουν χωρητικότητα κιβωτίων αλλά γιατί δεν εχουν χρόνο διανοµής Αποφασίστηκε οτι το καύσιµο πρέπει να γίνει diesel απο βενζίνη ετσι ωστε το κόστος συντήρησης να µειωθεί στο 40% και το κόστος καυσίµων στο 60% Εργασία µε θέµα : «Τα logistics των µικτών σηµείων λιανικής»... Σελίδα Νο : 5 απο 6
... τα ανωτέρω µέχρι σήµερα εχουν επιφέρει τα ακολουθα αποτελέσµατα : -α.1- Κανένας πελάτης δεν χάθηκε λόγω της µετακόµισης -α.2- Τα είδη που παίρνει ο πελάτης αυξήθηκαν απο 27 µ.ορο ανα τιµολόγιο σε 32 -α.3- Οι πωλήσεις των πελατών που έγιναν καθηµερινοί ή 2 φορές την ηµέρα αυξήθηκαν κατα 15% σε παραδιδόµενα τεµάχια -α.4- Ο ογκος παραγγελιοληψίας (γραµµες /ωρα/θέση) αυξηθηκε κατα 8% -α.5- Τα λάθη στην πληκτρολόγηση εξαλείφτηκαν εντελώς -α.6- Το εργο του Picking γίνεται απο τους µισούς ανθρώπους σε 3,5 ωρες κατα µέσο ορο την ηµέρα -α.7- Η εταιρεία µε άνεση εχει απορροφήσει ακόµα 150 σηµεία. -α.8- Το Σάββατο εγινε αποδεκτό µε ενθουσιασµό χωρίς οµως στην πράξη να παραγγέλονται οι ποσότητες που θα µπορούσε. Η Παρασκευή µειώθηκε κατα 15%... τα επόµενα βήµατα για αυτο το Logistics business case εχουν να κάνουν µε τα ακόλουθα : Βελτίωση της διαχείρισης αποθεµάτων Υποστήριξη συγκεκριµένων περιπτέρων αναφορικά µε το merchandising προιόντων Εφαρµογη push πολιτικής 100% βάσει στοιχείων πώλησης που θα λαµβάνονται απο συγκεκριµένα περίπτερα. Ευχαριστούµε για το χρόνο σας και ελπίζουµε ως αναγνωστης του συγκεκριµένου κειµένου να προβληµατιστήκατε αναφορικά µε τα logistics των µικρών σηµείων λιανικής. Εργασία µε θέµα : «Τα logistics των µικτών σηµείων λιανικής»... Σελίδα Νο : 6 απο 6